VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí KPI gì? Cách xây dựng KPI KPI - hệ thống số đo lường hiệu suất thật xuất Việt Nam khoảng vài năm trở lại Để hiểu rõ KPI cách xây dựng KPI mời bạn theo dõi viết sau VnDoc KPI KPI – Key Performance Indicator có nghĩa số đánh giá thực cơng việc Thơng thường chức danh có mô tả công việc kế hoạch làm việc hàng tháng Nhà quản lý áp dụng số để đánh giá hiệu chức danh Dựa việc hồn thành KPI, cơng ty có chế độ thưởng phạt cho cá nhân Vậy xây dựng KPI nào? Câu trả lời là: Tôi cần KPIs giúp cho định phù hợp mà Cũng giống bạn vào khám bệnh (ngoại trừ trường hợp đặc biệt), có ơng sợ chết, thần kinh có vấn đề yêu cầu người ta “có test cho test hết”: tốn tiền, tốn thời gian, tốn công sức,… Nhưng, phần lớn lãnh đạo công ty khơng thực biết cần phải biết thơng tin để giúp định, dễ rơi vào trạng thái biết nhiều thơng tin, lại khơng giúp định thay đổi Cụ thể, lãnh đạo ngồi chỗ loạt KPIs, nhiều khả số KPIs không thực tế, không thu thập số liệu, chi tiết, vv… Các loại số KPI Việc hiểu nhầm áp dụng máy móc hệ thống KPI tạo bất cập hệ thống đánh giá cơng ty KPI thuộc ba loại sau: 01- Hệ thống KPI tập trung vào đầu – output: Các KPI đầu output quen thuộc với chuyên viên nhân hệ thống KPI output cho phép thực công tác đánh giá nhanh hiệu Tuy nhiên hệ thống có yếu điểm khơng cân nhắc tốt tình hình thay đổi thị trường kinh doanh, khơng khuyến khích phát triển, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào giải pháp ngắn hạn tình 02- Hệ thống KPI hành vi – behavior: Các KPI hành vi tương đối chuyên viên nhân Việt Nam Các KPI hành vi thích hợp với vị trí mà đầu khó lượng hóa Ví dụ vị trí chun viên dịch vụ khách hàng, hành vi tích cực làm việc, chăm chỉ, cẩn thận yếu tố tiên đảm bảo đầu vị trí làm việc 03- Hệ thống KPI lực – competencies: VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Các KPI lực trọng vào khả người nhân viên Hệ thống KPI lực tập trung vào nguyên nhân thay kết hệ thống KPI tập trung vào đầu Các chuyên viên nhân triển khai hệ thống đánh giá thường băn khoăn tự hỏi hệ thống KPI tốt Chúng ta có nên tập trung vào đầu đảm bảo KPI lực hành vi áp dụng phù hợp khơng? Bài tốn áp dụng hệ thống KPI tương tự vị thầy lang có vị thuốc Bản thân vị thuốc không quan trọng liều lượng vị thuốc áp dụng cho bệnh nhân cụ thể hoàn cảnh cụ thể Điều chỉnh tỷ lệ nhóm KPI cho vị trí cơng việc, hồn cảnh mơi trường kinh doanh định tính hiệu cơng tác nhân Một số dẫn sau giúp phòng nhân xác định tỷ lệ hợp lý cho ba loại nhóm KPI nói 01- Vị trí cơng việc: Vị trí cơng việc đóng vai trị định tỷ lệ ba nhóm KPI Tại vị trí chun viên nghiên cứu R & D, hệ thống KPI tập trung đầu không hiệu nghiên cứu phát triển mang tính chất rủi ro bất định cao Đảm bảo chi phí hoạt động hỗ trợ R & D không đảm bảo 100 % thành công Áp tỷ lệ KPI output tạo áp lực vơ hình cho chun viên nghiên cứu Tuy nhiên vị trí giám sát bán hàng FMCG, hệ số KPI output phải chiếm tỷ trọng lớn Cũng tương tự, hệ thống KPI lực phù hợp với vị trí nhân viên trẻ 02- Chiến lược kinh doanh: Chiến lược kinh doanh tác độn sâu sắc tới hệ thống tiêu đánh giá Một cơng ty có chiến lược kinh doanh dài hạn bền vững có trọng số hệ thống KPI lực hành vi nhiều công ty tập trung vào ngắn hạn 03- Áp lực môi trường kinh doanh: Áp lực môi trường kinh doanh ảnh hưởng ngắn hạn tới hệ thống KPI đánh giá Các ngân hàng ví dụ cụ thể tất nhân viên phải đảm bảo số huy động vốn 04- Năng lực phòng nhân sự: Năng lực hữu phòng nhân cấp quản lý yếu tố định lựa chọn hệ thống KPI Hệ thống KPI tập trung ouput khơng địi hỏi lực chun mơn phịng nhân Trái lại, hệ thống KPI lực hành vi đòi hỏi lực cao phòng nhân cần xác định rõ ràng mối liên kết kết hành vi/ lực Hệ thống KPI tốt hệ thống KPI thực tế với hoàn cảnh doanh nghiệp mình, khả thi, thu thập thơng tin xác với chi phí thời gian hợp lý Nếu muốn thiết lập KPIs cho phòng ban, nhân viên nhân phải tham vấn với trưởng phòng ban cấp cao (họ cần thơng tin để đưa định quản lý) ra, cần vào mục tiêu chức phịng ban đó… Mục tiêu xây dựng KPI Là công cụ dùng ĐGTHCV, nên xây dựng hệ KPI nhà quản lý cố gắng hướng đến đảm bảo tiêu chí SMART: VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí S – Specific: Cụ thể M – Measurable: Đo lường A – Achiveable: Có thể đạt R – Realistics:Thực tế T – Timbound: Có thời hạn cụ thể Khơng phải yêu cầu bắt buộc xây dựng KPIs, nhiên hệ thống KPIs cuả tổ chức đảm đạt tiêu chí SMART hiệu đánh giá thực công việc cao Ưu điểm sử dụng KPI ĐGTHCV Nó cách nhanh cho thấy thành thời mục đích mục tiêu chiến lược Các định thực nhanh có đo lường nhận thấy xác kèm theo Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành tổ chức, phòng/ban nhân viên để từ có hướng khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên Một đội nhóm làm việc chung với theo mục đích đo lường Đưa tiêu đo lường được, từ việc ĐGTHCV cụ thể dễ thực mà có kiến nghị, bất đồng Nhược điểm sử dụng hệ thống KPI Nếu số KPIs xây dựng khơng đạt tiêu chí SMART không gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống ĐGTHCV mà gây hậu xấu cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung Nếu mục tiêu khơng đạt tiêu chí Specific (cụ thể) người lao động khơng biết phải làm làm để đạt hiệu công việc mong muốn Các số khơng đạt tiêu chí measuarable (đo lường được): Như đưa tiêu chí khơng cịn ý nghĩa đo lường kết THCV Các số KPIs khơng đạt tiêu chí Achievable (có thể đạt được) Realistics (thực tế):…: Mục tiêu xây dựng xa vời so với thực tế, nhân viên đạt mục tiêu dù cố gắng Điều dẫn đến tâm lý thất vọng, chán nản không muốn làm việc Các số KPIs khơng có hạn định cụ thể: người lao động công việc phải làm thời gian hay phải hoàn thành Điều gây khó khăn lớn cho người lao động q trình thực cơng việc Khi sử dụng tiêu chí KPIs làm mục tiêu phải thay đổi theo mục tiêu tổ chức, khơng có hiệu cao sử dụng theo thời gian dài VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Quy trình xây dựng KPI cho nhân viên Bước 1: Xác định phận/người xây dựng KPI Các phận/phịng/ban tự xây dựng KPI: phận/phòng/ban chức trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho vị trí chức danh phận/phịng/ban dựa hướng dẫn, trợ giúp mặt phương pháp người có chun mơn (bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, nhà chuyên môn) Người xây dựng KPI thường Trưởng phận/phòng/ban – người hiểu rõ tổng quan nhiệm vụ, yêu cầu vị trí chức danh phận Trong trường hợp phận/phịng/ban q lớn việc xây dựng KPIs nên đảm nhận quản lý cấp thấp Ưu điểm phương pháp này: số KPIs phận/phòng/ban tự xây dựng cho phận có tính khả thi cao mang thể rõ nét chức năng, nhiệm vụ phận Nhược điểm phương pháp này: dẫn đến việc thiếu khách quan việc xây dựng hệ thống KPIs như: đặt mục tiêu thấp Do đó, xây dựng KPIs theo phương pháp cần có kiểm định, đánh giá hội đồng nhà chuyên môn, am hiểu công việc phận/phòng/ban Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, nhà chuyên môn: khác với phương pháp trên, phương pháp đảm bảo tính khách quan, khoa học phương pháp Tuy nhiên số KPIs đưa khơng thực tế, khơng thể chức năng, nhiệm vụ phận/phòng/ban Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau xây dựng cần có góp ý, thẩm định, đánh giá phận chức Bước 2: Xác định KRAs (Keys Result Area) phận (các chức năng/nhiệm vụ Phịng) Mỗi phận tổ chức có chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho phận/phòng/ban hệ thống KPIs xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ phận Bước 3: Xác định vị trí chức danh trách nhiệm vị trí chức danh Với vị trí chức danh người xây dựng KPIs cần số trách nhiệm mà người đảm nhận vị trí cơng việc phải thực (mô tả công việc) Các trách nhiệm sở để xây dựng hệ thống số KPIs đó, trách nhiệm nêu phải rõ ràng, cụ thể thực Bước 4: Xác định số đo lường hiệu suất (chỉ số đánh giá) a KPIs phận: dựa sở chức năng, nhiệm vụ phận/phòng/ban người xây dựng hệ thống KPIs xây dựng số KPIs chung đặc trưng cho phận Những số KPIs sở để xây dựng KPIs vị trí chức danh VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí b Hệ thống số đo lường hiệu suất cho vị trí chức danh: Vây dựng KPIs người lao động thực mơ tả u cầu cơng việc Do đó, số KPIs xây dựng sở trách nhiệm vị trí chức danh nêu số KPIs phận Các số KPIs phải đảm bảo tiêu chí SMART phải có nguồn thu thập thơng tin mà doanh nghiệp áp dụng áp dụng tương lai gần Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng tháng, quý, năm Tùy vào số KPIs, nội dung số mà người Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho kết đạt Thông thường điểm số chia thành – mức độ điểm số tương ứng với mức độ hồn thành cơng việc theo kết Càng nhiều mức độ điểm số việc đánh giá khách quan Tuy nhiên, chia nhỏ mức độ điểm số việc đánh giá cuối xác định tổng điểm cuối gặp khó khăn việc xác định điểm số Bước 6: Liên hệ kết đánh giá KPIs lương, thưởng Với khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống số đo lường hiệu suất xác định liên hệ kết đánh giá mức đãi ngộ cụ thể Tùy thuộc vào phận chức danh, lĩnh vực hoạt động… mà nhà quản lý thực việc xây dựng KPIs linh hoạt bước nên thuê chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên Công ty để tiêu đưa đưa vào sử dụng phát huy hiệu cao phù hợp với mục tiêu quản lý chung Công ty, đặc biệt mục tiêu quản lý nhân