XXây dựng bộ chỉ số KPI trong đánh giá hiệu quả công việc của giảng viên các trường đại học. Báo cáo này có ý nghĩa tham khảo đối với các giảng viên, cán bộ quản lý các trường đại học muốn áp dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc
MỤC LỤC BÁO CÁO HỘI THẢO ÁP DỤNG BỘ CHỈ SỐ KPI TRONG GIAO VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG, ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HẢI DƯƠNG Cơ sở triển khai xây dựng áp dụng tiêu KPI trường cao đẳng, đại học địa tỉnh Hải Dương 1.1 Các trường cao đẳng, đại học có phương hướng chiến lược nhiệm vụ trọng tâm cụ thể cho năm học Các trường cao đẳng, đại học địa bàn tỉnh Hải Dương ln có phương hướng chiến lược Nhiệm vụ trọng tâm cụ thể cho năm học giai đoạn phát triển nhà trường Hằng năm trường có Báo cáo tổng kết năm học vừa qua bao gồm kết nhà trường đạt (theo phương hướng, nhiệm vụ đặt từ trước năm học đó, với hạn chế khó khăn cịn tồn để làm sở triển khai thời gian tiếp theo) Phương hướng nhiệm vụ năm học thống Ban lãnh đạo nhà trường Hai văn công bố cho toàn thể đơn vị, cán nhà trường để nắm thơng tin Bởi vậy, đảm bảo đơn vị cán nhà trường nắm mục tiêu chiến lược nhiệm vụ trọng tâm nhà trường năm học tới Do đó, việc phải làm để cán đơn vị nắm rõ hiểu mục tiêu chung đơn vị, từ hiểu họ cần phải làm gì, đóng góp cho phát triển đơn vị, nhà trường công tác quan trọng quy trình đánh giá cán Vì vậy, sở quan trọng để xây dựng áp dụng phương pháp đánh giá KPI cho đơn vị cán trường cao đẳng, đại học địa bàn tỉnh Hải Dương 1.2 Các đơn vị nhà trường có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng - Các đơn vị nhà trường có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, ln cập nhật đầy đủ ban hành theo định nhà trường Chúng ta khái quát nhiệm vụ chung đơn vị nhà trường sau: * Đối với phòng chức năng: 1- Chủ trì phối hợp với đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung, tổ chức hội nghị, hội thảo, buổi làm việc nhà trường với tổ chức, đơn vị trường Dự thảo, thông báo kết luận Hiệu trưởng lĩnh vực chuyên môn thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị; theo dõi, đôn đốc việc thực kết luận Hiệu trưởng 2- Chủ trì phối hợp với đơn vị chức xây dựng văn quản lý; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra đơn vị cá nhân trường thực cơng việc có liên quan 3- Giúp Hiệu trưởng tổ chức phối hợp với đơn vị có liên quan thực mục tiêu, kế hoạch, chương trình cơng tác, để án, dự án nhiệm vụ khác có liên quan 4- Quản lý hồ sơ, tài liệu, nộp lưu trữ theo quy định pháp luật, quy định Hiệu trưởng 5- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đơn vị 6- Quản lý sử dụng tài sản giao theo quy định pháp luật quy chế trường 7- Giáo dục việc chấp hành quy định pháp luật, nội quy, quy chế trường viên chức, người lao động thuộc đơn vị 8- Tham mưu cho Ban Giám hiệu nội dung công việc theo lĩnh vực phân công 9- Đánh giá, xếp loại chất lượng viên chức phỏng; tham gia đánh giá cán quản lý cấp trên, cán quản lý ngung cấp theo quy định trường, 10- Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Hiệu trưởng phân công * Đối với khoa/Bộ môn: 1- Tổ chức triển khai đào tạo ngành học, học phần khoa quản lý 2- Tổ chức giáo dục trị, tư tưởng, đạo đức, lối sống cho sinh viên hoạt động giáo dục khác kế hoạch chung trường 3- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên, phát triển chương trình đào tạo sở vật chất, tăng cường điều kiện bảo đảm chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội 4- Tổ chức biên soạn chương trình, đề cương chi tiết, giáo trình học phần khoa quản lý; nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập 5- Quản lý hồ sơ, tài liệu, nộp lưu trữ theo quy định pháp luật, quy định Hiệu trưởng 6- Quản lý sử dụng tài sản giao thc0 quy định pháp luật quy chế trường Đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị dạy học, thực hành, thực tập thực nghiệm khoa học 7- Giáo dục việc chấp hành quy định pháp luật, nội quy, quy chế trường viên chức, người lao động thuộc đơn vị 8- Tham gia tổ công tác, ban chuyên môn, hội đồng liên đơn vị thành lập hội đồng chun mơn, tư vấn có liên quan 9- Đánh giá, xếp loại chất lượng viên chức khoa; tham gia đánh giá cán quản lý cấp trên, cán quản lý ngang cấp theo quy định trường, 10- Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Hiệu trưởng phân công 11- Xây dựng quy chế, tổ chức hoạt động hệ cựu sinh viên khoa; chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đơn vị - Chức năng, nhiệm vụ đơn vị đăng tải công khai trang website nhà trường để người truy cập tra cứu Đây sở vô quan trọng xây dựng hệ thống đánh giá cán KPI, mục đích việc thiết lập tiêu KPI hướng cá nhân tập thể đến mục tiêu chung tập thể đến chức năng, nhiệm vụ phận, đơn vị Căn vào chức năng, nhiệm vụ chung đơn vị ta xác định vị trí việc làm đơn vị, hay nói cách khác vai trò cá nhân làm việc đơn vị Do đó, cá nhân cần phải hiểu đơn vị mà họ làm việc có chức năng, nhiệm vụ cá nhân đơn vị đóng vai trị Quy trình xây dựng đánh giá kết KPI 2.1 Quy trình xây dựng KPI Từ sở lý luận phương pháp đánh giá hiệu suất công việc KPI, dựa thực tế công việc trường cao đẳng, đại học địa bàn tỉnh Hải Dương, nhóm tác giả đề xuất quy trình xây dựng KPI cho đơn vị trường cao đẳng, đại học sau: Bước 1: Xác định phận/người xây dựng KPIs Bước 2: Rà soát lại chức năng, nhiệm vụ đơn vị Bước 3: Xây dựng PIs (Performance Indicators) đơn vị dựa chức năng, nhiệm vụ đơn vị Bước 4: Xây dựng KPIs (Key Performance Indicators) đơn vị dựa PIs xác định Phương hướng chiến lược Nhiệm vụ trọng tâm tháng/năm học Bước 5: Rà sốt lại vị trí cơng việc đơn vị trách nhiệm cán Bước 6: Xây dựng KPIs cho cá nhân dựa KPIs đơn vị nhiệm vụ cá nhân Bước 7: Trao đổi, thảo luận KPIs xây dựng với cán đơn vị Cụ thể, bước quy trình diễn giải sau: Bước 1: Xác định phận/người xây dựng KPIs Người xây dựng KPIs cho đơn vị người đứng đầu đơn vị (các Trưởng Phịng/Trưởng khoa/Giám đốc Trung tâm, ) Bước 2: Rà sốt lại chức năng, nhiệm vụ đơn vị Mỗi đơn vị trường có chức năng, nhiệm vụ cụ thể đặc trưng đơn vị Bởi vậy, hệ thống KPIs xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ đơn vị Do tất đơn vị cần rà soát lại để xem xét chức năng, nhiệm vụ cập nhật hay chưa có cần điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế hay khơng Bước 3: Xác định PIs (Performance Indicators) đơn vị dựa chức năng, nhiệm vụ đơn vị Chúng ta biết rằng, PI số đo lường thực công việc, nhiên chưa phải số “key” – trọng yếu Tương ứng với chức năng, nhiệm vụ có loạt số PIs Xác định số PI giúp người xây dựng KPIs dễ dàng sàng lọc số thực quan trọng (KPI) thời điểm Do đó, việc xác định PIs sở để lựa chọn KPI giai đoạn Ở bước này, PI liệt kê, người xây dựng cần phải xác định được: - Tần suất đo: Tần suất đo cho biết tiêu PI lại cần phải đo lường, đánh giá lần - Ý nghĩa: Mỗi số PI hay KPI có ý nghĩa định Nếu ta khơng xác định ta cần phải đo lường số số vô nghĩa, đơn số liệu - Mục tiêu: Bản chất số đo lường thực công việc phải gắn liền với mục tiêu Bởi vậy, đơn vị phải xác định mục tiêu hướng tới đơn vị nhiệm vụ để làm sở Để từ đó, đánh giá, ta xác định kết thực công việc tốt hay chưa tốt Bước 4: Xây dựng KPIs (Key Performance Indicators) đơn vị dựa PIs xác định Dựa PIs xác định, đơn vị lựa chọn số thực quan trọng (KPIs) số gắn liền với mục tiêu chung nhà trường giai đoạn Khi lựa chọn KPIs, nên ý rằng: - Khơng nên có q nhiều KPI, đơn vị nên có tối đa 10 KPIs vừa đủ - Trong số KPIs lựa chọn, ta gắn trọng số vào KPI để xác định nhiệm vụ cần ưu tiên hoàn thành thời điểm Bước 5: Rà sốt lại vị trí cơng việc đơn vị Người giao trách nhiệm xây dựng số KPIs cần rà sốt lại vị trí cơng việc đơn vị vai trị, nhiệm vụ cá nhân làm việc đơn vị Điều nhằm xác định lại, liệu cán có làm với vai trị, nhiệm vụ hay khơng? Liệu có tồn đơn vị chồng chéo công việc nào, có cơng việc mà có q nhiều người làm không thực cần thiết có cơng việc mà lại chưa có đứng chịu trách nhiệm hay không ? Bước 6: Xây dựng KPIs cho cá nhân dựa KPIs đơn vị nhiệm vụ cá nhân Dựa KPIs đơn vị nhiệm vụ rà soát lại cá nhân, người đứng đầu đơn vị lại tiếp tục giao số KPIs cho cá nhân đơn vị Các KPIs phải gắn liền với KPIs – mục tiêu chung đơn vị Bước 7: Trao đổi, thảo luận KPIs xây dựng với cán đơn vị Người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm xây dựng số KPIs cho đơn vị Từ đó, xây dựng giao KPIs cho vị trí chức danh đơn vị Tuy nhiên, nên có trao đổi, tham khảo ý kiến với cán đơn vị để xây dựng KPIs đắn phù hợp cho cá nhân Bởi vì, mô tả công việc thường liệt kê nhiệm vụ, cơng việc Trong đó, cơng việc thực tế cán đảm trách có điều chỉnh để phù hợp với khối lượng công việc đơn vị giai đoạn 2.2 Phương pháp đánh giá kết KPI Nhằm đánh giá kết thực KPI đơn vị cá nhân, nhóm tác giả đề xuất đánh giá cách chấm điểm, xây dựng theo bước sau: Bước 1: Thang điểm đánh giá Thang điểm để đánh giá tiêu thang điểm 4, cụ thể sau: Điểm Diễn giải Không đạt Cần cố gắng (Đạt phần so với mục tiêu đề ra) Đạt yêu cầu Vượt yêu cầu Bước 2: Xác định điểm theo mục tiêu Căn kết thực tiêu so với mục tiêu để xác định điểm cho KPI theo thang điểm trọng số tương ứng, tính sau: Điểm mục tiêu = (Điểm đạt theo thang điểm tiêu chí) x (trọng số tương ứng tiêu chí) Bước 3: Xác định điểm KPI Điểm đánh giá kết thực tiêu kế hoạch KPI đơn vị, phận, cá nhân xác định công thức sau: Điểm KPI = Tổng điểm mục tiêu/Tổng trọng số 2.3 Quy trình thực đánh giá hiệu công việc công cụ KPI - Quy trình thực đánh giá hiệu cơng việc công cụ KPI gồm 10 bước: Lập triển khai kế hoạch; Xây dựng mục tiêu KPIs; Phê duyệt mục tiêu KPIs; Tổng hợp mục tiêu đơn vị; Phê duyệt thức mục tiêu KPIs; Phân bổ, triển khai KPIs ; Tự đánh giá kết quả; Tổng hợp kết quả; Phê duyệt kết quả; Lưu hồ sơ - Quy trình thực hàng tháng - Lưu đồ quy trình: Xem lưu đồ quy trình (Phụ lục 1) Xây dựng áp dụng số KPI số đơn vị trường cao đẳng, đại học địa bàn tỉnh Hải Dương 3.1 Xây dựng số KPI 3.1.1 Xác định PIs đơn vị Căn vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị kết khảo sát (175 chuyên viên, giảng viên) đơn vị thuộc trường: Đại học Sao Đỏ, Cao đẳng Dược Trung ương Hải Dương, Cao đẳng giới xây dựng Cao đẳng Hải Dương, nhóm tác giả đề xuất xây dựng tiêu PIs sau: Bảng Bộ số đo lường hiệu suất công việc (PIs) chuyên viên ST T PIs I Thực quy định hành Đảm bảo ngày công giấc làm việc Thực chế độ báo cáo, xin phép theo quy định Mặc trang phục theo quy định Tuân thủ điều động quan/đơn vị Thực văn hóa giao tiếp, ứng xử II Thực công việc chun mơn Trách nhiệm, tích cực, chủ động, sáng tạo thực cơng việc giao Hồn thành công việc tiến độ Lưu đầy đủ, xác, khoa học hồ sơ cơng việc Chủ động, tích cực đề xuất, tham vấn cho cán quản lý lĩnh vực chuyên môn Dám nghĩ, dám làm, dám đề xuất phương án giải công việc III Thực công việc khác Thực công tác tuyển sinh theo quy định Thực nhiệm vụ nghiên cứu khoa học theo quy định Học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Tham gia phong trào văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao, tổ chức đồn thể Thực công việc đột xuất theo phân công quan/đơn vị Bảng Bộ số đo lường hiệu suất công việc PIs giảng viên STT PIs I Thực nội quy quan Mặc trang phục theo quy định Thực chế độ báo cáo, xin phép theo quy định Thực đạo đức, tác phong nhà giáo II Thực nhiệm vụ chuyên môn Giảng dạy - Đảm bảo số tiêu chuẩn theo quy định - Đảm bảo chất lượng, hiệu giảng dạy theo quy định - Thực thời khóa biểu quy định thời gian ra, vào lớp Hoạt động chuyên môn - Coi, chấm thi - Hướng dẫn, chấm đồ án/ luận văn tốt nghiệp - Hoàn thiện, lưu đầy đủ, xác, khoa học hồ sơ giảng dạy - Học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ cuyên môn, nghiệp vụ Nghiên cứu khoa học - Đăng kí, thực nhiệm vụ nghiên cứu khoa học theo quy định - Kết nghiên cứu công nhận đánh giá từ mức đạt trở lên III Thực nhiệm vụ khác - Thực công tác tuyển sinh theo quy định - Tham gia phong trào, hoạt động tập thể, đoàn thể - Thực công việc đột xuất theo phân công quan/đơn vị 3.1.2 Xây dựng số KPIs 3.1.2.1 Bộ số KPIs cho Phòng chức Từ phương hướng chiến lược nhiệm vụ trọng tâm phòng Ban giám hiệu nhà trường giao, kết hợp với PIs đề xuất trên, nhóm tác giả đề xuất số KPI đánh giá thực cơng việc phịng gồm nhóm bao gồm: Thực nhiệm vụ chun mơn; Thực nhiệm vụ khác; Thực quy chế, quy định Bảng mục tiêu KPIs phòng (Phụ lục 2) 3.1.2.2 Bộ số KPIs cho khoa/bộ môn Từ phương hướng chiến lược nhiệm vụ trọng tâm khoa/bộ môn Ban giám hiệu nhà trường giao, kết hợp với PIs đề xuất trên, nhóm tác giả đề xuất số KPI đánh giá thực công việc khoa/bộ môn gồm nhóm bao gồm: Thực giảng dạy; Thực nghiên cứu khoa học; Thực nhiệm vụ khác; Thực quy chế, quy định 10 Bảng mục tiêu KPIs khoa/Bộ môn (Phụ lục 2) Kết áp dụng số KPI giao đánh giá hiệu công việc Trong mục này, nhóm tác giả trình bày kết áp dụng số KPI giao đánh giá hiệu công việc tháng gồm tháng tháng năm 2021, 12 đơn vị trực thuộc trường: Đại học Sao Đỏ, Cao đẳng Dược Trung ương Hải Dương, Cao đẳng giới Xây dựng Cao đẳng Hải Dương Sau thực công tác bồi dưỡng KPI cho cán bộ, giảng viên chuyên viên đơn vị Kết hợp với quy trình thực đánh giá hiệu cơng việc công cụ KPI Các đơn vị triển khai thực hiện, đánh giá kết đạt sau: - Số đơn vị triển khai áp dụng KPI: 12 đơn vị (Trường ĐH Sao Đỏ: đơn vị; Trường Cao đẳng Dược Trung ương Hải Dương: đơn vị; Trường Cao đẳng Cơ giới Xây dựng: đơn vị; Trường Cao đẳng Hải Dương: đơn vị), gồm khoa, phịng, 01 mơn 01 trường Tiểu học (Trực thuộc trường Cao đẳng Hải Dương) - Tổng số cán bộ, giảng viên, chuyên viên triển khai áp dụng KPI: 175 người, đó: + Giảng viên: 98 người + Chuyên viên: 77 người - Số đơn vị thực giao đánh giá quy trình: 12/12 Bảng Tổng hợp kết áp dụng số KPI giao đánh giá hiệu cơng việc tháng năm 2021 STT Trung bình Điểm trọng số KPI 2.4 3.0 Đơn vị áp dụng Trường Số tiêu chí Đại học Sao Đỏ ” ” 2.5 2.67 2.7 3.1 Phòng Cơng tác sinh viên Phịng Quản lý đào tạo Phịng Quản lý Chất lượng Khoa Cơ khí Khoa Điện ” ” 6 2.67 2.67 3.0 3.1 Khoa Khoa học ” 2.67 3.25 Bộ môn Hóa dược Cao đẳng 2.67 3.0 11 STT Đơn vị áp dụng Phòng Đào tạo Khoa Máy xây dựng 10 Phòng Tổng hợp 11 Khoa Giáo dục mầm non 12 Trường Tiểu học Chu Văn An Trung bình Điểm trọng số KPI Trường Số tiêu chí Dược Trung ương Hải Dương ” 2.67 3.0 Cao đẳng Cơ giới Xây dựng ” 2.67 3.0 2.6 3.0 Cao đẳng Hải Dương ” 2.5 3.0 2.5 3.0 Bảng mục tiêu KPI Bảng tự đánh giá kết thực KPI các đơn vị tháng năm 2021 (Phụ lục 3) Bảng Tổng hợp kết áp dụng số KPI giao đánh giá hiệu cơng việc tháng năm 2021 Phịng Cơng tác sinh viên Đại học Sao Đỏ Số tiêu chí Phòng Quản lý đào tạo Phịng Quản lý Chất lượng Khoa Cơ khí Khoa Điện ” ” ” ” 6 2.57 2.67 2.67 2.67 Khoa Khoa học ” 2.67 Cao đẳng Dược Trung ương Hải Dương ” 2.5 3.0 2.5 3.0 Cao đẳng Cơ giới Xây dựng ” Cao đẳng Hải Dương ” 2.67 3.0 6 2.67 2.5 3.0 3.0 2.5 3.0 STT Đơn vị áp dụng Bộ mơn Hóa dược Phòng Đào tạo Khoa Máy xây dựng 10 Phòng Tổng hợp 11 Khoa Giáo dục mầm non 12 Trường Tiểu học Chu Văn An Trường Trung bình trọng số 2.57 Điểm KPI 3.0 3.0 3.1 3.0 2.63 3.0 Bảng mục tiêu KPI Bảng tự đánh giá kết thực KPI các đơn vị tháng năm 2021 (Phụ lục 4) 12 Từ kết thu đây, nhận thấy đơn vị bước đầu triển khai xây dựng áp dụng có hiệu hệ thống đánh giá hiệu cơng việc theo KPI góp phần thực tốt mục tiêu đơn vị Tuy nhiên, qua trình thực cịn gặp số khó khăn, trở ngại như: Xác định KPIs cho cá nhân, xác định trọng số…cần đồng chí trưởng đơn vị điều chỉnh phù hợp Một số đề xuất nhằm triển khai thành công hệ thống đánh giá hiệu công việc theo KPI Từ kết thu sau tháng triển khai áp dụng đánh giá theo KPI, số vấn đề khó khăn gặp Để triển khai thành công Hệ thống đánh giá cán theo KPI trường cao đẳng, đại học địa bàn tỉnh Hải Dương, theo nhóm tác giả thực giải pháp chủ yếu sau: 5.1 Kiện toàn máy xây dựng chiến lược, lựa chọn đội ngũ xây dựng KPI phù hợp Việc xây dựng chiến lược hệ thống tiêu hiệu suất đo lường KPI quan trọng đơn vị phức tạp, khó khăn KPI thước đo tiêu kế hoạch giao kết thực Việc xây dựng đội ngũ chuyên làm chiến lược, KPI chuyên nghiệp, am hiểu cần thiết Bởi có công tác giao xây dựng triển khai đánh giá KPI xác, sát thực tế, cơng kịp thời điều chỉnh sai sót, điều phát huy hết tác dụng KPI 5.2 Tổ chức đào tạo truyền thơng đến tồn thể cán KPI Vì KPI cơng cụ kết nối mục tiêu chiến lược nhà trường với hoạt động thực tế phát sinh, hệ thống số đo lường hiệu suất KPI nhằm cụ thể hóa mục tiêu chiến lược kết đạt tổng hịa yếu tố Để đạt mục tiêu kế hoạch đề ra, đòi hỏi phải có tham gia đồng thuận toàn thể đơn vị tập thể cán nhân viên Một đào tạo tuyên truyền cho cán thấu hiểu kiến thức KPI, lợi ích mục tiêu tất cán tìm thấy vị trí phương pháp KPI, họ đồng lòng, cố gắng thực yêu cầu đặt Điều nhanh chóng giúp nhà trường đạt kết mục tiêu đặt 5.3 Xây dựng phát triển hệ thống thu thập thống kê thơng tin nhà trường Việc hồn thiện xây dựng sở liệu thu thập thống kê thông tin giúp trường thống kê đầy đủ thơng tin liên quan đến q trình đánh giá tiêu KPI đơn vị, giúp cho người quản trị hệ thống KPI giải thích giúp đỡ phận, cá nhân cách nhanh chóng kịp thời 13 Mặt khác, hệ thống giúp người quản lý tiết kiệm nhiều thời gian xử lý, đánh giá truy xuất thông tin 14 ... với đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung, tổ chức hội nghị, hội thảo, buổi làm việc nhà trường với tổ chức, đơn vị ngồi trường Dự thảo, thơng báo kết luận Hiệu trưởng lĩnh vực chuyên môn thuộc...BÁO CÁO HỘI THẢO ÁP DỤNG BỘ CHỈ SỐ KPI TRONG GIAO VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG,... lược Nhiệm vụ trọng tâm cụ thể cho năm học giai đoạn phát triển nhà trường Hằng năm trường có Báo cáo tổng kết năm học vừa qua bao gồm kết nhà trường đạt (theo phương hướng, nhiệm vụ đặt từ trước