Báo cáo tổ chức công tác kế toán tại công ty tnhh abc

Báo cáo tổ chức công tác kế toán BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ABC Đặc điểm hoạt động doanh nghiệp 1.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất 1.1.1 Loại hình kinh doanh: Công ty ABC là công ty thương mại dịch vụ tổng hợp, hoạt động kinh doanh chính là kinh doanh hàng hóa máy tính, máy in lắp ráp sẵn bán buôn, bán qua các đại lý Công ty làm nhà phân phối độc quyền toàn quốc cho một số nhà sản xuất máy tính lớn 1.1.2 Đặc điểm kinh doanh:  Phương thức mua hàng Hàng hoá được mua từ các nhà cung cấp và ngoài nước Việc mua hàng từ các nhà sản xuát bộ phận mua hàng công ty thực Tuỳ theo khoảng cách địa điểm nhà cung cấp với các kho hàng mà hàng mua được giao nhận trực tiếp kho gần nhất  Phương thức bán hàng Công ty bán hàng thông qua các khách hàng là các nhà phân phối cho công ty (bán buôn), bán thông qua các siêu thị và bán thông qua các đại lý Hàng hoá bán giao cho khách hàng được giao trực tiếp kho công ty gần nhất Nếu cần thiết, công ty điều chuyển hàng từ kho này sang kho khác Mỗi khách hàng đều có hạn mức tín dụng và công ty không bán hàng dư nợ phải thu lớn hạn mức tín dụng khách hàng đó Đối với khách hàng là nhà phân phối, siêu thị, hàng tháng được thưởng 2% tổng doanh số hàng tháng – tính trị giá toán hóa đơn Đối với đại lý, hoa hồng cho đại lý được tính 5% giá bán đại lý Việc tính và toán cho đại lý dựa doanh số bán thực tế hàng tháng  Phương thức toán Các giao dịch mua, bán hàng hóa công ty với nhà cung cấp và khách hàng có thể toán tiền được toán chậm với thời hạn toán 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn Chiết khấu toán 2% tổng số tiền toán hóa đơn toán vòng 10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn Phương thức toán tiền mặt hay chuyển khoản qua ngân hàng  Vận chuyển hàng hố -1- Báo cáo tổ chức công tác kế toán Cơng ty có kho hàng Tp.HCM và các khu vực Bắc, Trung – Tây Nguyên và Nam Bộ Khách hàng khu vực nào yêu cầu xuất kho khu vực đó Bộ phận điều phối kho vận có thể thực điều phối hàng các kho với tuỳ theo tình hình hàng tồn kho  Thị trường tiêu thụ Công ty chia thị trường toàn quốc thành khu vực lớn: ▪ Thành phố Hồ Chí Minh ▪ Miền Bắc (từ Quảng Nam trở ra) ▪ Miền Trung – Tây Nguyên (từ Đà Nẵng đến Ninh Thuận và các tỉnh Tây Ngun) ▪ Nam Bợ (từ Bình Thuận trở vào, trừ khu vực Thành phố Hồ Chí Minh) Mỗi khu vực lớn được chia thành nhiều phân vùng nhỏ theo các tỉnh khu vực, riêng khu vực Thành phố Hồ Chí Minh chia theo các quận trực thuộc Mỗi phân vùng có một hay nhiều khách hàng, nhà phân phối, đại lý Các khách hàng, nhà phân phối, đại lý công ty trưởng phân vùng bán hàng theo dõi 1.1.3 Đặc điểm hàng hoá: Đối tượng kinh doanh công ty bao gồm các mặt hàng sau: ▪ Máy tính: bao gồm các loại máy tính để bàn (Desktop) và máy tính xách tay (Laptop) nhiều nhãn hiệu từ các nhà sản xuất khác Mỗi nhãn hiệu có 10 dòng sản phẩm ▪ Máy in: cung cấp các loại máy in từ nhiều nhà sản xuất với trung bình 10 loại máy khác từ một nhà sản xuất 1.1.4 Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh: Công ty ABC được tở chức bao gồm các phịng ban – bợ phận sau: ▪ Ban Giám Đốc: bao gồm Tổng Giám Đốc và hai Phó tổng Giám Đốc TGĐ phụ trách chung, một PTGĐ phụ trách Kinh doanh, một PTGĐ phụ trách Nhân - hành chính – Tài chính Kế toán – Kiểm soát ▪ Phịng Nhân - Hành chính: Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân theo yêu cầu, thực các công tác hành chính … ▪ Phịng Kế tốn – Tài chính: Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác Kế toán, Tài chính công ty, đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Kế toán Tài Chính ▪ Phòng Mua hàng: Chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất, tìm kiếm nguồn hàng và nhập hàng từ nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu công ty ▪ Phịng Bán hàng: Quản lý toàn bợ mạng lưới phân phới, bán hàng, kinh doanh dịch vụ … ▪ Phịng Marketing: Chịu trách nhiệm xây dựng và thực các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty ▪ Bộ phận Điều phối – Kho vận: Chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho … -2- Báo cáo tổ chức công tác kế toán ▪ Ban Kiểm sốt: Thực cơng việc kiểm soát và kiểm toán nội bộ công ty Mỗi phịng ban, bợ phận đều có trưởng phịng ban – bợ phận Trưởng phịng ban – bợ phận trực tiếp báo cáo cho Ban Giám Đốc công ty … 1.1.5 Mục tiêu phương hướng phát triển thời gian tới: Mở rộng và phát triển thị trường nước ,tăng lợi nhuận năm tới Tìm kiếm thêm nhà cung cấp uy tín, chất lượng để nâng cao tính cạnh tranh Đa dạng hoá hàng hoá (thêm một số mặt hàng mới, ví dụ: máy Scan, máy chiếu, máy photocopy ) Từng bước hoàn thiện bộ máy tổ chức công tác kế tóan chuyển sang hệ thống kế toán tin học, sử dụng, khai thác phần mềm để xử lý số liệu và cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp Trong thời đại thương mại điện tử, công ty cần quản lý, kiểm soát chặt chẽ, nhất là thông tin và bảo mật thông tin 1.2.Đặc điểm hệ thống kế tốn 1.2.1 Hình thức tở chức: Phịng Kế toán – Tài chính chịu trách nhiệm toàn bộ công tác Kế toán, Tài chính công ty, đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Kế toán – Tài chính Bợ máy kế toán được tở chức theo hình thức tập trung gồm người Công tác kế toán được tin học hoá 1.2.2 Kỳ kế toán: Kỳ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 Niên độ kế toán theo năm dương lịch Chính sách kế tốn: 2.1 u cầu thơng tin kế tốn BẢNG MƠ TẢ NHU CẦU THƠNG TIN KẾ TỐN ST T Người sử dụng Mục tiêu Ban giám Kiểm soát đốc điều hành doanh nghiệp Nội dung thông tin Bộ phận cung cấp Các khoản phải thu, phải trả, doanh thu, chi phí, hàng tởn kho, thuế… Phòng nhân – hành chính, phòng kế toán tài chính, phòng mua hàng, phòng bán hàng, phòng Marketing, phận điều phối -3- Đơn vị sử dụng Trong DN X Ngoà i DN Báo cáo tổ chức công tác kế toán Phòng kế Lập toán tài báo cáo tài chính Phòng mua hàng Phòng bán hàng Phòng Marketing Bộ phận điều phối – kho vận Ban kiểm Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, tìm kiếm nguồn hàng Quản lý toàn mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch vụ Xây dựng hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty Kiểm tra bảo quản hàng hóa (nhập, xuất) Kiểm soát kho vận, ban kiểm soát Doanh số bán, Bộ phận số lượng hàng mua hàng, bán phòng bán hàng, phòng marketing, phận điều phối – kho vận, phòng nhân - hành Thông tin Bộ phận kho nhà cung cấp sản phẩm Thông tin khách hàng, hạn mức tín dụng, hàng hóa Bộ phận kho, phòng kế toán - tài chính, phòng marketing Thông tin Bộ phận hàng hóa, thị mua hàng, trường phận bán hàng Số lượng hàng nhập, xuất kho, chất lượng hàng hóa Thông tin -4- Bộ phận mua hàng, phận bán hàng Tất X X X X X X Báo cáo tổ chức công tác kế toán soát kế toán nội bộ, phát ngăn ngừa sai sót Thúc đẩy hiệu sản xuất kinh doanh Thẩm định tính chất độ tin cậy thông tin kế toán Tuyển dụng Phòng nhân – và bớ trí nhân hành Thực cơng tác hành chính Xác định Ngaân hạn mức tín hàng dụng Xác định khả chi trả 10 Cơ quan Khả nợp thuế thuế Thu thuế theo luật định 11 Nhà cung Xác chiết khấu cấp toán Hình thức bán hàng Đồng ý bán hàng hay khơng Chính sách 12 Khách bán chịu hàng cơng ty Chất lượng hàng bán hoạt động doanh nghiệp ty Lương, chế đợ lương nghỉ phép Bảo hiểm Tỷ lệ nợ Các khoản nợ vay Tình hình kinh doanh Lợi nhuận chịu thuế Thuế đầu vào Thuế đầu Nợ phải trả Tình hình trả nợ Tình hình kinh doanh Nhu cầu hàng hoá Chiết khấu thương mại Chiết khấu toán HTK -5- phaän công X X X X Báo cáo tổ chức công tác kế toán Chế đợ bảo Bảng báo giá hành Chế đợ khuyến X 2.2.Đối tượng kế tốn đối tượng quản lý chi tiết DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG KẾ TỐN STT Nhóm đối tượng Tiền Tên đối tượng Tiền mặt -Tiền Việt Nam -Ngoại tệ Tiền gởi ngân hàng -Tiền Việt Nam -Ngoại tệ Doanh thu Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ Doanh thu bán hàng nội bợ Doanh thu hoạt động tài - Chiết khấu toán Khoản giảm trừ Giảm giá hàng bán doanh thu Chiết khấu thương mại Hàng bán bị trả lại Phải thu Phải thu khách hàng Phải thu nhà cung cấp Phải thu khác Phải trả Phải trả cho khách hàng Phải trả nhà cung cấp Giá vớn Chi phí Chi phí tài chính Thuế 10 Khơng Phải trả người lao động Phải trả khác Giá vớn Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Chiết khấu toán Thuế nhập Thuế giá trị gia tăng Nguyên giá tài sản cố định -6- Theo dõi chi tiết Không Không Hàng hóa Hàng hóa Không Hợp đồng Hàng hóa Hàng hóa Hàng hóa Hóa đơn bán hàng Nhà cung cấp Khơng Khách hàng Hóa đơn mua hàng Nhân viên Khơng Hàng hóa Khơng Khơng Khơng Khơng Khơng Từng tài sản cớ Báo cáo tổ chức công tác kế toán 11 Khơng 12 Dự phịng 13 14 Khơng Trị giá hàng hóa định Hao mịn tài sản cớ định Từng tài sản cớ định Dự phịng phải thu khó đòi Khách hàng Hàng hóa Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hóa đơn bán hàng Dự phòng phải trả Thu nhập khác Không Theo hàng hóa và Trị giá hàng tồn kho Trị giá hàng mua kho đường Trị giá hàng gửi bán DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT STT Tên đối tượng 01 Hàng hóa Nội dung mô tả Mã hàng, tên hàng, đơn giá, quy cách, chủng loại, nhãn hiệu,… 02 Tài khoản ngân hàng Tên ngân hàng, địa chỉ, trương mục tài khoản 03 Khách hàng Tên khách hàng, địa khách hàng, Nội dung quản lý Số lượng, giá trị, trạng thái tồn tại, mức tồn kho… Phương pháp mã hóa HH_XX_XXX_XXX HH: mã gợi nhớ XX: tên nhóm theo phương pháp 01: laptop 02: desktop 03: máy in laze XXX: tên sản phẩm theo phương pháp XXX: quy cách phẩm chất theo phương pháp Vd: HH 01 001 001 Máy tính laptop_IBM thinkpad _T1 Số dư, loại tiền NH_XX_XXXXXXXX NH: mã gợi nhớ XX: tên ngân hàng XXXXXXXX: số tài khoản Vd: NH 01 12345678 Ngân hàng ACB_Số tài khoản 12345678 Số dư, hạn KH_XX_XX_XX_XXX mức tín dụng, KH: mã gợi nhớ kênh phân XX: mã khu vực theo -7- Baùo cáo tổ chức công tác kế toán mã sớ thuế, phối, nhân nhân viên bán viên, tuổi nợ hàng, khu vực 04 05 06 07 08 phương pháp XX: mã vùng theo phương pháp XX: loại khách hàng theo phương pháp XXX: tên khách hàng Vd: KH 01 01 01 001 Khách hàng HCM_quận 01_nhà phân phối_Văn An Nhà Mã nhà cung Số dư, tuổi nợ, NCC_X_XXX cung cấp cấp, tên nhà hàng hóa NCC: mã gợi nhớ cung cấp, địa nhà cung X: mã gợi nhớ (T: chỉ, mã số cấp nước, N: ngoài nước) thuế, số điện XXX: tên nhà cung cấp thoại, phân theo phương pháp tuần vùng khu tự vực, mã nước Vd: NCC T 001 Nhà cung cấp nước_Minh Hải Tài sản Tên tài sản, Giá trị tài sản TS_XX_XX_XX cố định loại tài sản cớ định, hao TS: mã gợi nhớ mịn, phương XX: khu vực theo pháp khấu hao, phương pháp thời gian sử XX: mã vùng theo dụng phương pháp XX: tên tài sản theo phương pháp Vd: TS 01 01 01 Tài sản HCM_quận 01_xe tải Ngoại tệ Tên ngoại tệ Giá trị, tỷ giá Không mua vào, nguyên tệ, trạng thái tồn Hóa đơn Mã hóa đơn, Nơi lập, nơi HD_XXXXXXXX loại hóa đơn lưu HD: mã gợi nhớ XXXXXXXX: số hóa đơn Vd: HD 12345678 Hóa đơn có mã số 12345678 Kho Tên, địa Khu vực, trạng K_XX_XX -8- Báo cáo tổ chức công tác kế toán 09 Nhân viên kho thái sử dụng Tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại, chức vụ Lương, doanh số bán K: mã gợi nhớ XX: khu vực theo phương pháp XX: trạng thái sử dụng Vd: K 01 01 Kho HCM_kho công ty NV_XX_XX_XXX NV: mã gợi nhớ XX: khu vực theo phương pháp XXX: phân vùng theo phương pháp XXX: tên nhân viên theo phương pháp Vd: NV 01 01 001 Nhân viên_tp HCM_quận 01_Phan Văn Trung 2.3.Hệ thống chứng từ 2.3.1 Danh mục chứng từ: STT Tên chứng từ Nơi lập Nơi duyệt Mục đích sử dụng 01 Đơn đặt hàng Khách khách hàng hàng 02 Lệnh bán hàng Bộ phận Bộ phận Cơ sở thực nghiệp bán hàng kế toán – vụ bán hàng tài chính Cơ sở lập hóa đơn, phiếu xuất kho 03 Phiếu xuất kho Bộ phận Không điều phối – kho vận Theo dõi việc xuất hàng hóa 04 Phiếu xuất kho Bộ phận Không kiêm vận chuyển điều nội bộ phối – kho vận Chứng minh tính hợp lý, hợp pháp hàng hóa 05 Hóa đơn giá trị Bộ phận Không gia tăng kế toán – tài chính Chứng minh tính hợp lý, hợp pháp hàng hóa -9- Khơng Làm lập lệnh bán hàng Báo cáo tổ chức công tác kế toán Chứng minh chuyển giao quyền sở hữu từ bên bán sang bên mua Ghi sổ kế toán Thuế Đối chiếu kiểm tra toán khách hàng 06 Giấy báo Bộ phận Không toán kế toán tài chính Thông báo số tiền và thời hạn tóan 07 Biên lai thu tiền Bộ phận Không kế toán tài chính Xác nhận khách hàng toán Ngân hàng Ghi nhận việc toán khách hàng 08 Giấy báo có Không Ghi sổ kế toán Ghi sổ kế toán 09 Phiếu yêu mua hàng 10 Đơn đặt hàng cầu Bộ phận Bộ phận Thông báo hàng cần mua điều mua hàng để đảm bảo hạn mức phối – hàng kho kho vận Bộ phận Không mua hàng Xác định số lượng hàng cần mua 11 Lệnh bán hàng Nhà Không nhà cung cấp cung cấp Xác nhận đơn đặt hàng doanh nghiệp được chấp nhận 12 Báo cáo hàng Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực nhận 13 Phiếu chi Bộ phận Kế toán Theo dõi việc chi tiền kế toán - trưởng Ghi sổ kế toán tài chinh 14 Giây báo nợ Ngân hàng nhận Bộ phận Không điều phối – kho vận Không Thông báo cho nhà cung cấp để mua hàng Theo dõi việc chi tiền qua ngân hàng Ghi sổ kế toán 15 Uỷ nhiệm chi Bộ phận Kế - 10 - toán Yêu cầu ngân hàng