BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ ABC

NỘI DUNG BÀI TẬP: BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ ABC DANH SÁCH NHÓM 5: Trần Thị Quốc Hương Phí Thị Bích Hạnh Nguyễn Thị Kim Thoa Võ Phương Vinh Hồ Thị Kiều Oanh Lê Thị Bích Hạnh Trần Ngọc Giàu Huỳnh Thị Hồng Ngọc Võ Hồng Hải Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần LỜI CẢM ƠN Ngày nay, nhu cầu áp dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn ngày nhiều Các phần mềm hỗ trợ ngày đa dạng hơn, u cầu người làm cơng tác kế tốn phải chủ động việc tìm hiểu, sử dụng phần mềm kế tốn Mơn Hệ thống thơng tin kế toán phần cung cấp kiến thức giúp sinh viên tổ chức cơng tác kế tốn mơi trường tin học hóa Việc áp dụng phần mềm Ttsoft 1A để làm tập tình giúp sinh viên có dịp làm quen sử dụng phần mềm kế toán thực tế Trong trình tiếp nhận kiến thức làm tập môn học đầy ý nghĩa này, tập thể lớp K2006 - Kế Toán chúng em xin chân thành cảm ơn cô PHẠM TRÀ LAM – giáo viên môn người nhiệt tình dạy bảo suốt trình học tập Tiếp đến,tập thể Nhóm chúng em q trình làm tập tình nhận hướng dẫn tận tình Lam Một lần tập thể Nhóm chúng em chân thành cảm ơn PHẠM TRÀ LAM Tuy nhiên, hạn chế khách quan chủ quan nên tập nhóm khó tránh khỏi thiếu sót, sai lầm định Tập thể Nhóm mong nhận ý kiến đóng góp, nhận xét từ Lam Tập thể Nhóm xin chân thành cám ơn Trang Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần CÔNG TY TNHH THƯƠNG MAI -DỊCH VỤ ABC Mã số thuế : 0302987465 Điện thoại : 9320990 Fax : 9320993 Địa :32 Trần Bình Trọng, Quận TPHCM ĐẶC ĐIỂM CỦA DOANH NGHIỆP: 1.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất : 1.1.1 Loại hình kinh doanh: Cơng ty TNHH ABC công ty thương mại-dịch vụ,hoạt động kinh doanh kinh doanh hàng hóa máy tính,máy in lắp ráp sãn thơng qua hình thức bán bn,bán qua cac đại lý Công ty nhà phân phối độc quyền toàn quốc cho số nhà sản xuất máy tính lớn Vốn điều lệ :30,000,000,000,00VND 1.1.2 Đặc điểm kinh doanh: Đối tượng kinh doanh: Đối tượng kinh doanh bao gồm mặt hàng sau:  Máy tính :bao gồm loại máy tính để bàn (desktop) máy tính xách tay (laptop) nhiều nhãn hiệu từ nhà sản xuất khác nhau.Mỗi nhãn hiệu có 10 dòng sản phẩm  Máy in : cung cấp loại máy in lắp ráp sãn từ nhà sản xuất với trung bình 10 loại máy khác từ nhà sản xuất Mạng lưới kinh doanh : Công ty chia thị trường toàn quốc thành khu vực lớn:  TPHCM  Miền Bắc (từ Quảng Nam trở ra,với kho Hà Nội)  Miền Trung –Tây Nguyên ( từ Đà Nẵng đến Ninh Thuận tỉnh Tây Nguyên,với kho Đà Nẵng)  Nam Bộ (từ Bình Thuận trở vào,từ khu vực TPHCM,với kho Cần Thơ)  Các khu vực chia thành nhiều phân vùng nhỏ theo tỉnh khu vực,riêng khu vực TPHCM chia theo quận trực thuộc.Mỗi phân vùng có hay nhiều khách hàng,nhà phân phối,đại lý.Mỗi khách hàng,nhà phân phối,đại lý công ty se trưởng phân vùng bán hàng theo dõi Kho bãi: Công ty có kho TPHCM khu vực.Khách hàng khu vực yêu cầu xuất kho khu vực đó.Ngồi ra,bộ phận điều phối kho vận thực điều phối hàng kho với tùy theo tình hình hàng tồn kho Kho công ty vừa phục vụ cho mục tiêu kinh doanh chính,vừa cho th khơng sử dụng hết nhu cầu hay cho khách hàng thuê cần thiết 1.1.3 Hoạt động kinh doanh: Hoạt động chủ yếu công ty : Bao gồm mua hàng nhà cung cấp nước nhà cung cấp nước ngồi thơng qua hình thức nhập ủy thác ,bán hàng thông qua khách hàng nhà phân phối cho Trang Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần cơng ty (bán bn) ,bán thông qua siêu thi bán thông qua đại lý cung cấp dịch vụ bảo hành sản phẩm bán Nhà cung cấp phương thức nhận hàng : Hàng hóa mua vào từ nhà sản xuất phận mua hàng công ty thực hiện.Tùy theo khoảng cách địa điểm nhà cung cấp với kho mà hàng mua giao nhận trực tiếp kho gần Khách hàng phương thức giao hàng : Hàng hóa bán giao cho khách hàng giao trực tiếp kho công ty gần nhất.Nếu cần thiết,công ty điều chuyển từ kho công ty đến kho công ty khác.Công ty bán hàng thơng qua catalogue,khơng có phịng trưng bày.Nếu khách hàng muốn xem hàng xuống kho xem hàng mẫu Hình thức bán hàng qua đại lý : Công ty cung cấp cho đại lý theo hình thức bán giá hưởng hoa hồng.Hàng hóa bán giao cho đại lý giao trực tiếp kho công ty gần nhất.Công ty sử dụng phiêu xuất kho kiêm vận chuyển nội giao hàng cho đại lý (hóa đơn giao sau).Sau bán hàng ,đại lý gửi bảng kê hàng bán cho cơng ty để lâp hóa đơn GTGT cho hàng hóa,từ làm toán kê khai thuế (Tuy nhiên thời gian cao điểm bên khách hàng nhận hàng kho,cơng ty linh hoạt giao hàng địa khách hàng yêu cầu.) Thanh toán cho người mua - người bán: Cơng ty áp dụng sách bán chịu cho khách hàng hình thức tốn ưu tiên giao dịch qua ngân hàng (do lượng tiền giao dịch thường lớn) Mỗi khách hàng nhà phân phối có hạn mức tín dụng riêng cơng ty không bán hàng nợ phải thu lớn hạn mức tín dụng khách hàng Đối với khách hàng thường xun hạn mức tín dụng khách hàng 1% vốn điều lệ.Nếu số dư nợ lớn hạn mức tín dụng số dư nợ lớn 90% hạn mức tín dụng tháng liên tục tạm ngưng bán hàng cho khách hàng Đối với khách hàng không thường xuyên,khách hàng tiềm năng,công ty áp dụng sách bán hàng lần sau:  Nếu trả hết lần mua (thanh toán hết): giảm 5% tổng giá trị lô hàng sau thuế  Trả chậm (khơng tốn hết) :được giảm 3% tổng giá trị lô hàng phải trả trước 2/3 giá trị lô hàng sau thuế, 1/3 giá trị lô hàng lại trả vòng 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn Các giao dịch mua bán hàng hóa tốn tiền tốn chậm qua ngân hàng (tiền mặt) với thời hạn tốn 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn.Chiết khấu toán 1% tổng số tiền toán (sau hoa hồng) toán 10 Trang Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần ngày Với hạn mức tín dụng trên, việc phân quyền xét duyệt bán chịu công ty sau :  Từ 500 triệu trở xuống : nhân viên bán hàng  Từ 500 triệu đến tỷ : trưởng phòng bán hàng  Từ tỷ trở lên : phó tổng giám đốc kinh doanh Đối với việc tốn cho người bán,cơng ty ln có sách trả nợ linh hoạt để hưởng mức chiết khấu tối đa từ nhà cung cấp.Nếu công ty khơng thể thực thnah tốn khoảng thời gian chiết khấu nên tận dụng tối đa sách trả chậm từ đối tác.Tuy nhiên,tiêu chí hết cơng ty phải ln giữ uy tín với nhà cung cấp Các quy định hoa hồng tiền thưởng :  Đối với khách hàng nhà phân phối,siêu thị : hưởng 2% tổng doanh số vượt mức hàng tháng  Đối với nhân viên : thưởng 0,05% doanh thu,chia cho khu vực,phân vùng doanh số bán hàng vượt tiêu.Các phân vùng,khu vực tự chia tiền thưởng cho nhân viên,tùy theo sách khu vực,phân vùng  Hoa hồng cho đại lý tính dựa theo thỏa thuận bên.Tính toán cho đại lý dựa doanh số bán thực tế hàng tháng 1.1.4 Đặc điểm hàng hóa : Đặc trưng hàng hóa hàng cơng nghệ cao nên sớm trở nên lạc hậu,lỗi thời.Vì vậy,cơng ty phải lưu ý việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Chiến lược kinh doanh công ty đánh vào mẫu mã tính sản phẩm Chú ý :  Trong trình vận chuyển để tránh trầy xước,móp méo  Do hàng hóa có giá trị cao nên xảy rủi ro dẫn đến việc thất vốn lớn,do doanh nghiệp phải ln mua bảo hiểm cho hàng hóa  Chính sách đổi trả hàng : khách hàng có quyền đổi lại hàng hư hỏng móp méo lỗi từ cơng ty vịng thang sau ngày hóa đơn phát hành  Khách hàng có quyền trả hàng vịng 10 ngày sau ngày phát hành hóa đơn hàng bị lỗi nặng khơng hài lịng  Cơng ty không nhận lại hàng hư hỏng lỗi từ khách hàng trả lại hàng với lý hàng bị lỗi thời sau thời gian giữ hàng 1.1.5 Tổ chức máy kinh doanh : Trang Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SỐT PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ-TÀI CHÍNH-KẾ TỐN PHỊNG NHÂN SỰ HÀNH CHÍNH PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÒNG MUA HÀNG PHÒNG BÁN HÀNG BỘ PHẬN ĐIỀU PHỐI KHO VẬN Công ty TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ ABC tổ chức bao gồm phòng ban – phận sau :  Ban giám đốc : Bao gồm tổng giám đốc phó tổng giám đốc.Tổng giám đốc phụ trách chung,1 phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh,1 phó tổng giám đốc phụ trách nhân - hành – tài kế tốn,đồng thời có ban kiểm sốt trực thuộc tổng giám đốc  Phòng nhân - hành : Chịu trách nhiệm việc tuyển dụng,bố trí nhân theo yêu cầu,thực hiên công tác hành chính……  Phịng kế tốn tài : Chịu trách nhiệm tồn cơng tác kế tốn,tài cơng ty,đứng đầu kế tốn trưởng kiêm trưởng phịng kế tốn tài chính.Phịng bao gồm nhân sự,thực phần hành kế tốn riêng biệt  Phịng mua hàng : Chịu trách nhiệm mua hàng từ nhà sản xuất,tiềm kiếm nguồn hàng va nhập từ nước ngồi,mua hàng theo u cầu cơng ty  Phịng bán hàng : quản lý toàn mạng lưới phân phối,bán hàng,kinh doanh dịch vụ…  Phòng Marketing : Chịu trách nhiệm xây dựng thực hoạt động khuyến mãi,quảng cáo,xây dựng hình ảnh cơng ty,mở rộng thị trường  Bộ phận điều phối – kho vận : Trang Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Toán Phần Chịu trách nhiệm việc vận chuyển hàng mua,hàng bán,nhập xuất kho…  Ban kiểm sốt : Thực cơng việc kiểm sốt kiểm tốn nội cơng ty Mỗi phịng ban,bộ phận có trưởng phịng ban - phận.Trưởng phịng ban - phận trực tiếp báo cáo cho ban giám đốc công ty 1.1.6 Mục tiêu,phương hướng phát triển thời gian tới : Đạt mức tăng doanh thu tối thiểu 5% so với năm trước Mở rộng thị trường xuống tỉnh Bình Dương Nha Trang Tin học hóa phận cịn lại doanh nghiệp,huấn luyện nhân viên sử dụng thành thục công cụ tin học 1.1.7 Phương châm hoạt động : Luôn giữ vững hình ảnh,uy tín cơng ty khách hàng nhà cung cấp Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng lâu năm,áp dụng sách bán hàng ưu đãi khách hàng không thường xuyên khách hàng tiềm nhằm ngày mở rộng thị phần Cập nhật liên tục mặt hàng,thiết bị nhất,hiện đại nhất… Tập trung đánh vào mặt hàng có mẫu mã đẹp,tính nhiều,chât lượng cao Huấn luyện đội ngũ kỹ thuật viên bảo hành sữa chữa máy móc,thiết bị,nâng cao tay nghề chuyên môn,cũng huấn luyện đội ngũ nhân vien bán hàng ln giữ thái độ hịa nhã,ân cần khách hàng 1.2 Đặc điểm hệ thống kế toán : 1.2.1 Hình thức tổ chức : Mơ hình kế tốn tập trung Văn phịng cơng ty đặt Thành Phố Hồ Chí Minh.Văn phịng chịu trách nhiệm việc quản lý,xử lý giao dịch cơng ty.Các kênh phân phối cịn lại cơng ty trưởng khu vực quản lý.Cuối tháng,trưởng khu vực vùng hợp tất chứng từ gốc liên quan đến giao dịch tháng,lập kê bán hàng nộp văn phịng 1.2.2 Kỳ kế tốn : Kỳ kế tốn thức : Năm Kỳ kế tốn tạm thời : Tháng Chính sách kế toán : Niên độ kế toán : từ 01/01 đến 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán : Đồng Việt Nam (VND) Chế độ kế toán áp dụng : Trang Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần  Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Theo phương pháp kê khai thường xuyên  Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : hàng tồn kho ghi chép theo giá phí thực tế,tính giá xuất kho theo phương pháp bình qn gia quyền liên hồn  Kế tốn chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song  Lập dự phịng phải thu khó địi : Dự phịng phải thu khó địi lập theo quy định hành (Quyết định 15 - Bộ Tài Chính)  Phương pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình,tài sản cố định vơ hình : tùy theo đặc điểm tài sản quy định thuế để lựa chọn phương pháp khấu hao  Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ  Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp : 28% 2.1 Yêu cầu thơng tin hệ thống kế tốn : Tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực,hợp lý đáng tin cậy cho đối tượng sử dụng thông tin.Nhu cầu thông tin doanh nghiệp bao gồm nhóm thơng tin kế tốn sau:  Các u cầu thông tin bắt buộc : ( thông tin kế tốn tài chính)  Các báo cáo tài theo quy định : Bảng cân đối kế toán ,báo cáo kết hoạt động kinh doanh ,báo cáo lưu chuyển tiền tệ ,Thuyết minh báo cáo tài  Các chứng từ ,báo cáo theo yêu cầu quan chức ( quan thuế,ngân hàng) : hóa đơn GTGT,tờ khai thuế…  Tất báo cáo phải lâp theo qui định chế độ quản lý tài kế tốn hiên hành  Các u cầu thơng tin kế tốn: 2.1.1 BẢNG MƠ TẢ NHU CẦU THƠNG TIN KẾ TỐN Người sử Mục tiêu Nội dung thơng tin dụng Theo dõi,phân tích đánh giá hiệu Tổng Giám Đốc hoạt động doanh nghiệp Thông tin nhu cấu thị hiếu khách hàng,chiến lược phát triển sản phẩm mới,dự tốn chi phí Thơng tin doanh thu,chi phí,lãi gộp bán hàng theo quý,theo khu vực, theo kế hoạch đề Thơng tin tình hình,hiệu sử dụng vốn đầu tư tài ngắn hạn ( cổ phiếu,trái phiếu,tín phiếu,Tiền Bộ phận cung cấp Phó Tổng giám đốc kinh doanh Phó Tổng giám đốc kế tốn – tài Trang Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần gửi có kỳ hạn Thơng tin tình hình sử dụng quỹ doanh nghiệp Thông tin việc sử dụng tài sản để đưa định xây mới,mua tài sản Thơng tin doanh thu,chi phí,lãi gộp bán hàng theo quý,theo khu vực,theo kế hoạch đề Thông tin hàng tồn kho,lượng hao hụt vượt định mức Thơng tin chi phí thu mua hàng (so với kỳ trước,dự tốn) Thơng tin giảm giá hàng bán hàng bán bị trả lại phân tích nguyên nhân đề xuất giải pháp Thông tin nhu cấu thị hiếu Theo dõi,phân tích khách hàng,chiến lược Phó tổng giám đánh giá hiệu phát triển sản phẩm mới,dự tốn chi phí đốc kinh doanh hoạt động kinh doanh Thông tin hiệu quảng cáo ( tình hình bán hàng sau đợt quảng cáo) Thơng tin khách hàng có số dư nợ lớn 90% hạn mức tín dụng tháng liên tục Thông tin công nợ ,hàng tồn kho,thu chi tiền mặt,mua bán hàng,kết kinh doanh công ty kỳ dự tốn kỳ Thơng tin chiết khấu thương mại,chiết khấu toán tổng hợp theo khách hàng Theo dõi,phân tích Thơng tin tình hình sử dụng Phó Tổng giám đánh giá hiệu quỹ doanh nghiệp đốc kế toán – hoạt động Thơng tin khoản phải thu tài doanh nghiệp khó địi để định lập dự lĩnh vực tài phịng nợ khó địi bán chính, nhân cho cơng ty mua bán nợ Phịng bán hàng, phịng kế tốn - tài Kho,kế tốn kho,bộ phận vận chuyển Kế tốn mua hàng Phịng bán hàng,kế tốn bán hàng, Phịng bán hàng,kế tốn bán hàng, phịng kế tốn - tài Phịng bán hàng,kế tốn bán hàng Kế tốn nợ phải thu Phịng bán hàng,kế tốn bán hàng Phịng bán hàng,kế tốn bán hàng Kế tốn nợ phải thu Trang Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần Thơng tin tình hình tốn khách hàng theo tuổi nợ Thơng tin khoản nợ tới hạn trả ,chính sách trả nợ,chính sách tiền mặt kỳ Thơng tin tình hình,hiệu sử dụng vốn đầu tư tài ngắn hạn ( cổ phiếu,trái phiếu,tín phiếu,Tiền gửi có kỳ hạn Thơng tin tình hình đào tạo,bồi dưỡng nhân viên,tuyển nhân viên mới,tình hình thăng tiến nhân viên Thông tin biến động số lượng nhân viên việc chi trả lương kỳ Thông tin việc sử dụng tài sản để đưa định xây mới,mua tài sản Thông tin vấn đề nộp thuế doanh nghiệp Thông tin công tác kế tốn đơn vị : số liệu,qui trình xử lý nghiệp vụ,phương pháp kế toán Ban Kiểm Soát Đảm bảo tính trung thực hợp lý thơng tin tình hình tài chính,tình hình hoạt động doanh nghiệp.Đảm Thơng tin qui trình hoạt bảo doanh nghiệp động phòng ban hoạt động theo điều lệ Thông tin khách hàng ,nhà phân phối,đại lý Phòng bán hàng Gia tăng doanh thu,mở rộng thị phần Thơng tin tổng hợp tình hình bán hàng tháng Thông tin doanh số bán khu vực Thông tin hàng bán bị trả lại giảm giá hàng bán Kế toán nợ phải thu Kế toán tiền,kế tốn nợ phải trả Kế tốn tiền Phịng nhân Kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp Các phận có liên quan Phịng bán hàng Nhân viên bán hàng Phòng bán hàng Phòng bán hàng Trang 10 Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần Thơng tin chiết khấu thương mại Thơng tin hàng hóa cơng ty ( mẫu mã,quy cách,chất lượng) Phịng mua hàng Thơng tin số lượng hàng hóa tồn kho Kho Thơng tin hạn mức tín dụng theo khách hàng Kế tốn nợ phải thu Phó tổng giám đốc kinh doanh Thơng tin giá bán sản phẩm Kho Quản lý hàng tồn kho chặt chẽ,tránh thất thoát,đảm bảo đáp ứng nhu cầu kinh doanh doanh nghiệp Thơng tin tình hình bán hàng cho kỳ Thơng tin chế độ bảo hành sản phẩm,về sản phẩm bảo hành tháng Thông tin số lượng hàng tồn kho tối đa tối thiểu Thơng tin tình hình hàng tồn kho (số lượng trạng thái tồn) Thông tin hiệu sử dụng kho(diện tích kho cho th,đang sử dụng) Thơng tin dự tốn hàng nhập xuất Thơng tin tình hình điều phối điều chuyển hàng kho Phòng bán hàng Ban giám đốc Kho Kho Phòng bán hàng,mua hàng Kho Phòng bán hàng,mua hàng Phịng bán Thơng tin chi phí quảng cáo hàng,mua hàng Thông tin thị trường nghiên cứu thị hiếu khách Phòng Marketing hàng Phòng bán hàng Thông tin sản phẩm ,mua hàng Thông tin khách hàng Phịng Marketing Quảng bá hình ảnh cơng ty,sản phẩm mở rộng thị phần Trang 11 Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần Nhân Hành PHỊNG MUA HÀNG Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực,tìm kiếm nguồng nhân lực mới,sử dụng hiệu nguồn nhân lực Chọn nhà cung cấp, Kiểm sốt quy trình mua hàng Thơng tin sách ưu đãi cơng ty Thơng tin doanh số bán theo khu vực mặt hàng Thơng tin sách phát triển cơng ty Thông tin doanh số khách hàng tháng Thông tin nhu cầu nhân lực phịng ban (số lượng vị trí) Nội dung kiện thất thoát,mất mát xảy yêu cầu nhân viên bồi thường,bồi hồn Thơng tin sách phát triển cơng ty Thơng tin sách đào tạo nguồn nhân lực Ban giám đốc Phòng bán hàng Ban giám đốc Phịng bán hàng Các phịng ban Thơng tin hội thăng tiến Thơng tin sách ưu đãi cho nhân viên Thông tin môi trường làm việc nhân viên Thông tin ngân sách để thay đổi môi trường làm việc Thông tin mức độ làm việc nhân viên Ban giám đốc Số tồn kho hàng ngày Mức tồn kho tối đa mức tồn kho tối thiểu mặt hàng Các khoản phải trả nhà cung cấp Doanh thu bán hàng khoản giảm giá, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại theo mặt hàng, kênh phân phối, khu vực Bộ phận điều phối kho vận, ban giám đốc, Phòng bán hàng Nhà cung cấp theo dõi theo khu vực địa lý( nhà cung cấp nước-nhà cung cấp Phòng kế tốn tài chính, Phịng mua hàng Trang 12 Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần PHỊNG KẾ TỐN TÀI CHÍNH nước ngồi) Các khoản phải trả nhà cung cấp( hạn mức tín dụng cho phép) Chính sách ưu đãi nhà cung cấp Các khoản nợ phải thu phải trả tất khách hàng, nhà cung cấp Khách hàng tốn khơng Thực công hạn hay số dư nợ lớn tác kế tốn 90% hạn mức tín dụng cơng ty,cơng nợ tháng liên tiếp khách hàng,Tình Cơng nợ phải thu hình cung cấp Hàng tồn kho hàng hóa.Đánh giá Doanh thu bán hàng mức lợi nhuận khoản giảm giá, chiết khấu mặt hàng, thương mại, hàng bán bị trả lại hoạt động kinh Lãi gộp mặt hàng, doanh hoạt động kinh doanh, hoạt động kinh doanh phụ Phịng kế tốn tài Phịng bán hàng, Phịng kế tốn tài -o0o - 2.1.2 Tên đối tượng Hàng Hóa Phải trả người bán DANH MỤC ĐỐI TƯƠNG KẾ TOÁN Đối tượng cần theo dõi chi tiết Hàng hóa Người bán, chứng từ Tạm ứng Người bán, chứng khách hàng từ Chi phí mua hàng Chi phí vận chuyển Thuế Thuế GTGT đầu vào Thuế nhập Nội dung mô tả Mã hàng, tên hàng, quy cách,ĐVT, xuất xứ, Mã nhà cung cấp Số Hợp đồng Tên nhà cung cấp Đại chỉ, Điện thoại, Fax Mã số thuế Mã nhà cung cấp Số Hợp đồng Số Tiền Nội dung quản lý Số Lượng (xuất, nhập, tồn), Phương pháp tính giá xuất kho, Nhóm hàng Loại hàng Chi tiết theo chứng từ Số dư nợ phải trả Phương thức toán Chi tiết theo nhà cung cấp, đơn hàng, Trang 13 Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần Tiền mặt quỹ Tiền gởi ngân hàng Ngoại tệ Tiền Chiết khấu tốn Chi tiết theo hóa đơn, nhà cung cấp -o0o - 2.1.3 BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT PHƯƠNG THỨC MÃ HÓA CÁC ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT Đối tượng Số ký tự Hàng hóa 07 : XXXX XXX Diễn giải ký tự đầu: nhóm hàng - MI01 : Máy in Laser - MT01 : Máy tính để bàn - MT02 : Máy tính xách tay ký tự sau : Số thứ tự danh mục hàng hóa Ví dụ minh họa MT01-001 : máy in Laser Xerox Phải trả người bán ký tự đầu : Mã Nhà cung cấp - CC01 : IBM Corp ký tự sau : Số thứ tự danh mục CC01-001 : IBM Corp 07 : XXXX-XXX -o0o - 2.2 Hệ Thống Chứng Từ: 2.2.1 Các hoạt động Đặt hàng Danh Mục Chứng Từ: Tên chứng từ Giấy đề nghị Mã hóa chứng từ GDN 01/07 Nội dung - - Đơn đặt hàng DDH 01/07 - Đơn vị phận Ngày, tháng , năm, số Họ tên người yêu cầu, lý yêu cầu Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng, vật tư, công cụ Mã số, đơn vị tính, số lượng Chữ ký Ngày, tháng, năm, số đơn đặt hàng Nhà cung cấp ( tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế,…) Người lập Bộ phận sử dụng Mẫu Bộ phận có u cầu lập Phịng Mẫu 02 mua hàng, phận có u cầu, kho Phịng mua hang Phòng Mẫu 03 mua hàng, nhà cung cấp Trang 14 Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Toán Phần - Nhận hàng Phiếu nhập PNK kho 01/07 - - Nhận hóa đơn Bộ chứng từ nhập (tờ khai hàng hóa nhập khẩu, sales contract, invoice, B/L, L/C, Hóa đơn GTGT mua hàng - - - Bảng kê mua hàng BKMH 01/07 - Thanh Phiếu chi toán PC 01/07 - Ủy nhiệm chi UNC 01/07 - Chi tiết hàng hóa (số thứ tự, loại hàng, quy cách, phẩm chất, mã số, đơn vị tính, số lượng,…) Số phiếu, ngày lập, tên người nhận, kho, số hóa đơn Lý nhập, tên hàng, loại hàng, số lượng hàng thực nhập, đơn giá, thành tiền Ngày, tháng, năm Đơn vị bán hang, địa chỉ, số tài khoản, điện thoại, mã số thuế Họ tên người mua hang, tên đơn vị, địa chỉ, số tài khoản, hình thức toán, mã số thuế Số thứ tự, tên hang hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền Thuế GTGT, số tiền viết chữ Ngày, tháng, năm, số Họ tên người mua hang, phận, phòng ban Số thứ tự,tên, phẩm chất, quy cách hang hóa, địa nhà cung cấp, đơn vị tính, số lượng, đơn giá,thành tiền Ngày, tháng, năm lập phiếu, số phiếu Họ tên người nhận Lý chi, số tiền số, số tiền chữ Ngày, tháng, năm lập ủy nhiệm chi Ngân hàng (mã ngân hàng, địa chỉ,…) Số tiền, lý chi, người Phòng mua hang Kế tốn nợ phải trả, kho Cơng ty nhập ủy thác, phịng mua hàng Kế tốn phải trả, phịng mua hàng, quan hải quan Nhà cung cấp Kế tốn phải trả Phịng mua hang Phịng 01-VT mua hang, kế toán phải trả, kế toán tổng hợp Kế toán tiền Kế toán tiền, khách hang, thủ quỹ Kế toán tiền Kế toán tiền Trang 15 01-VT 02-TT Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần Giấy báo nợ Do ngân hàng quy định - thụ hưởng, số tiền Ngày, tháng, năm Ngân Số trương mục khách hàng hàng, trương mục doanh nghiệp, lý chi, số tiền, chữ ký đối tượng liên quan -o0o - Kế toán tiền Mẫu Chứng Từ: 2.2.2 Mẫu : CT-02 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ ABC Mã số thuế: 0302987456 Điện thoại: (08) 39320990 Fax: (08) 39320993 Địa chỉ: 32 Trần Bình Trọng, Quận 5, Tp HCM Liên: …… Số :…… YÊU CẦU MUA HÀNG Ngày…… tháng…….năm Đơn vị tính: ST T A Mã hàng Tên hàng B C Bộ phận lập nhận (Ký, ghi họ tên) Thủ kho (Ký, ghi họ tên) Chủng loại D Đơn vị tính E Số lượng F Lý G Trưởng phòng bán hàng (Ký, ghi họ tên) Người (Ký, ghi họ tên) Trang 16 Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần Mẫu : CT-03 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ ABC Mã số thuế: 0302987456 Điện thoại: (08) 39320990 Fax: (08) 39320993 Địa chỉ: 32 Trần Bình Trọng, Quận 5, Tp HCM Liên: …… Bộ phận: ĐƠN ĐẶT HÀNG Số đơn đặt hàng: Họ tên nhà cung cấp: Địa chỉ: Tên, nhãn hiệu, quy cách STT phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa A B Ngày: Số fax: Mã số Đơn vị tính Số lượng C D E CỘNG Người lập trưởng (Ký, ghi họ tên) Trưởng phòng mua hàng (Ký, ghi họ tên) Kế toán (Ký, ghi họ tên) Trang 17 Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần Mẫu : 01-TT CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ ABC Mã số thuế: 0302987456 Điện thoại: (08) 39320990 Fax: (08) 39320993 Địa chỉ: 32 Trần Bình Trọng, Quận 5, Tp HCM Liên: …… PHIẾU THU Số:…… Ngày ……tháng…….năm…… Nợ: Có: Họ tên ngừơi nộp tiền:………………………………………………………………………… Địa chỉ:…………………………………………………………………………………………… Lý nộp:………………………………………………………………………………………… Số tiền:………………………………………(viết chữ):…………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Kèm theo:…………………………………………………… …………………Chứng từ gốc Người lập phiếu trưởng (Ký, ghi họ tên) tên) Người nộp tiền (Ký, ghi họ tên) Thủ quỹ Kế toán (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ Đã nhận đủ tiền (viết chữ):…………………………………………………………………… Trang 18 Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần Mẫu : 01-VT CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ ABC Mã số thuế: 0302987456 Điện thoại: (08) 39320990 Fax: (08) 39320993 Địa chỉ: 32 Trần Bình Trọng, Quận 5, Tp HCM Liên: …… Số: ……… PHIẾU NHẬP KHO Ngày … tháng… năm…… Nợ: Có: Họ tên người giao hàng:…………………………………………………………………………… Theo: ………………….Số……………….Ngày………….Tháng………….Năm……………… Nhập kho:…………………………Địa diểm:………………………………………………… STT A Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa B Số lượng Mã số Đơn vị tính C D Theo chứng từ E Thực nhập F Đơn giá Thành tiền G H CỘNG Phụ trách kinh doanh (Ký, ghi họ tên) Người giao hàng (Ký, ghi họ tên) Thủ kho Ký, ghi họ tên) Trang 19 Bài Tập Tình Huống Mơn Hệ Thống Thơng Tin Kế Tốn Phần Mẫu : 02-TT CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ ABC Mã số thuế: 0302987456 Điện thoại: (08) 39320990 Fax: (08) 39320993 Địa chỉ: 32 Trần Bình Trọng, Quận 5, Tp HCM Liên: …… PHIẾU CHI Số:…… Ngày ……tháng…….năm……… Nợ: Có: Họ tên ngừơi nhận tiền:……………………………………………………………………… Địa chỉ:…………………………………………………………………………………………… Lý chi:………………………………………………………………………………………… Số tiền:………………………………………(viết chữ):…………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Kèm theo:…………………………………………………… …………………Chứng từ gốc Người lập phiếu trưởng (Ký, ghi họ tên) tên) Người nộp tiền (Ký, ghi họ tên) Thủ quỹ Kế toán (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ Đã nhận đủ tiền (viết chữ):…………………………………………………………………… Trang 20