BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ ABC doc

Hình thức bán hàng qua đại lý : Công ty chỉ cung cấp cho các đại lý theo hình thức bán đúng giá hưởng hoa hồng.Hàng hóa bán giao cho đại lý được giao trực tiếp tại kho công ty gần nhất.C

NỘI DUNG BÀI TẬP:

BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG TY

LỜI CẢM ƠN

Ngày nay, nhu cầu áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán ngày càng nhiều Các phần mềm hỗ trợ ngày càng đa dạng hơn, do đó yêu cầu người làm công tác kế toán phải chủ động hơn trong việc tìm hiểu, sử dụng phần mềm kế toán

Môn Hệ thống thông tin kế toán phần 3 cung cấp kiến thức giúp sinh viên tổ chức công tác kế toán trong môi trường tin học hóa Việc áp dụng phần mềm Ttsoft 1A để làm bài tập tình huống giúp sinh viên có dịp làm quen sử dụng phần mềm kế toán như trong thực tế

Trong quá trình tiếp nhận những kiến thức và làm bài tập của môn học đầy ý nghĩa này, tập thể lớp K2006 - Kế Toán 1 chúng em xin chân thành cảm ơn cô PHẠM TRÀ LAM – giáo viên bộ môn là người đã nhiệt tình dạy bảo trong suốt quá trình học tập

Tiếp đến,tập thể Nhóm 5 chúng em trong quá trình làm bài tập tình huống cũng đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của cô Lam Một lần nữa tập thể Nhóm 5 chúng em chân thành cảm ơn cô PHẠM TRÀ LAM

Tuy nhiên, do hạn chế khách quan và chủ quan nên bài tập của nhóm khó tránh khỏi những thiếu sót, sai lầm nhất định Tập thể Nhóm 5 rất mong nhận được ý kiến đóng góp, nhận xét từ cô Lam

Tập thể Nhóm 5 xin chân thành cám ơn

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MAI -DỊCH VỤ ABC

1.1.1 Loại hình kinh doanh:

Công ty TNHH ABC là công ty thương mại-dịch vụ,hoạt động kinh doanh chính là kinh doanh hàng hóa máy tính,máy in lắp ráp sãn thông qua hình thức bán buôn,bán qua cac đại

lý Công ty là nhà phân phối độc quyền trên toàn quốc cho một số nhà sản xuất máy tính lớn

Vốn điều lệ :30,000,000,000,00VND

1.1.2 Đặc điểm kinh doanh:

Đối tượng kinh doanh: Đối tượng kinh doanh bao gồm các mặt hàng sau:

 Máy tính :bao gồm các loại máy tính để bàn (desktop) và máy tính xách tay (laptop) của nhiều nhãn hiệu từ các nhà sản xuất khác nhau.Mỗi nhãn hiệu có hơn 10 dòng sản phẩm

 Máy in : cung cấp các loại máy in lắp ráp sãn từ nhà sản xuất với trung bình hơn 10 loại máy khác nhau từ một nhà sản xuất

Mạng lưới kinh doanh : Công ty chia thị trường toàn quốc thành 4 khu vực lớn:

 TPHCM

 Miền Bắc (từ Quảng Nam trở ra,với kho ở Hà Nội)

 Miền Trung –Tây Nguyên ( từ Đà Nẵng đến Ninh Thuận và các tỉnh Tây Nguyên,với kho

ở Đà Nẵng)

 Nam Bộ (từ Bình Thuận trở vào,từ khu vực TPHCM,với kho ở Cần Thơ)

 Các khu vực được chia thành nhiều phân vùng nhỏ hơn theo các tỉnh trong khu vực,riêng khu vực TPHCM chia theo các quận trực thuộc.Mỗi phân vùng có một hay nhiều khách hàng,nhà phân phối,đại lý.Mỗi khách hàng,nhà phân phối,đại lý của công ty

se do một trưởng phân vùng bán hàng theo dõi

Kho bãi: Công ty có kho tại TPHCM và các khu vực.Khách hàng ở khu vực nào yêu cầu thì sẽ xuất kho ở khu vực đó.Ngoài ra,bộ phận điều phối kho vận có thể thực hiện điều phối hàng giữa các kho với nhau tùy theo từng tình hình hàng tồn của từng kho Kho của công ty vừa phục vụ cho mục tiêu kinh doanh chính,vừa cho thuê khi không sử dụng hết nhu cầu hay cho khách hàng thuê khi cần thiết

1.1.3 Hoạt động kinh doanh:

Hoạt động chủ yếu của công ty :

Bao gồm mua hàng của nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài thông qua hình thức nhập khẩu ủy thác ,bán hàng thông qua khách hàng là các nhà phân phối cho

công ty (bán buôn) ,bán thông qua các siêu thi và bán thông qua các đại lý và cung cấp dịch

vụ bảo hành sản phẩm bán ra

Nhà cung cấp và phương thức nhận hàng :

Hàng hóa mua vào từ các nhà sản xuất do bộ phận mua hàng của công ty thực hiện.Tùy theo khoảng cách giữa địa điểm của nhà cung cấp với các kho mà hàng mua được giao nhận trực tiếp tại kho gần nhất

Khách hàng và phương thức giao hàng :

Hàng hóa bán giao cho khách hàng được giao trực tiếp tại kho công ty gần nhất.Nếu cần thiết,công ty sẽ điều chuyển từ kho công ty này đến kho công ty khác.Công ty bán hàng thông qua catalogue,không có phòng trưng bày.Nếu khách hàng muốn xem hàng sẽ xuống kho xem hàng mẫu

Hình thức bán hàng qua đại lý :

Công ty chỉ cung cấp cho các đại lý theo hình thức bán đúng giá hưởng hoa hồng.Hàng hóa bán giao cho đại lý được giao trực tiếp tại kho công ty gần nhất.Công ty sử dụng phiêu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi giao hàng cho đại lý (hóa đơn giao sau).Sau khi bán hàng ,đại lý sẽ gửi bảng kê hàng bán về cho công ty để lâp hóa đơn GTGT cho hàng hóa,từ

đó làm căn cứ thanh toán và kê khai thuế

(Tuy nhiên trong thời gian cao điểm hoặc bên khách hàng không thể nhận hàng tại kho,công ty có thể linh hoạt giao hàng tại địa chỉ khách hàng yêu cầu.)

Thanh toán cho người mua - người bán:

Công ty áp dụng chính sách bán chịu cho khách hàng và hình thức thanh toán ưu tiên giao dịch qua ngân hàng (do lượng tiền giao dịch thường lớn) Mỗi khách hàng và nhà phân phối đều có hạn mức tín dụng riêng và công ty sẽ không bán hàng nếu như nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng đó

Đối với khách hàng thường xuyên thì hạn mức tín dụng của mỗi khách hàng là 1% vốn điều lệ.Nếu số dư nợ lớn hơn hạn mức tín dụng hoặc số dư nợ lớn hơn 90% của hạn mức tín dụng trong 3 tháng liên tục thì sẽ tạm ngưng bán hàng cho khách hàng đó

Đối với các khách hàng không thường xuyên,khách hàng tiềm năng,công ty áp dụng chính sách bán hàng lần đầu tiên như sau:

 Nếu trả hết một lần khi mua (thanh toán hết): giảm 5% tổng giá trị lô hàng sau thuế

 Trả chậm (không thanh toán hết) :được giảm 3% tổng giá trị lô hàng nhưng phải trả trước 2/3 giá trị lô hàng sau thuế, 1/3 giá trị lô hàng còn lại trả trong vòng 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn

Các giao dịch mua bán hàng hóa có thể thanh toán tiền ngay hoặc được thanh toán chậm qua ngân hàng (tiền mặt) với thời hạn thanh toán 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn.Chiết khấu thanh toán 1% tổng số tiền thanh toán (sau hoa hồng) nếu thanh toán trong 10

ngày Với những hạn mức tín dụng trên, việc phân quyền xét duyệt bán chịu của công ty như sau :

 Từ 500 triệu trở xuống : nhân viên bán hàng

 Từ 500 triệu đến 1 tỷ : trưởng phòng bán hàng

 Từ 1 tỷ trở lên : phó tổng giám đốc kinh doanh

Đối với việc thanh toán cho người bán,công ty luôn có chính sách trả nợ linh hoạt để có thể được hưởng mức chiết khấu tối đa từ nhà cung cấp.Nếu công ty không thể thực hiện thnah toán trong khoảng thời gian chiết khấu thì nên tận dụng tối đa chính sách trả chậm từ đối tác.Tuy nhiên,tiêu chí trên hết là công ty vẫn phải luôn giữ uy tín với nhà cung cấp

Các quy định về hoa hồng và tiền thưởng :

 Đối với khách hàng là nhà phân phối,siêu thị : hưởng 2% trên tổng doanh số vượt mức hàng tháng

 Đối với nhân viên : thưởng 0,05% trên doanh thu,chia cho từng khu vực,phân vùng trên doanh số bán hàng vượt chỉ tiêu.Các phân vùng,khu vực tự chia tiền thưởng cho nhân viên,tùy theo chính sách từng khu vực,phân vùng

 Hoa hồng cho đại lý được tính dựa theo thỏa thuận giữa 2 bên.Tính và thanh toán cho đại lý dựa trên doanh số bán thực tế hàng tháng

1.1.4 Đặc điểm hàng hóa :

Đặc trưng hàng hóa là hàng công nghệ cao nên sớm trở nên lạc hậu,lỗi thời.Vì vậy,công ty phải lưu ý trong việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Chiến lược kinh doanh của công ty là đánh vào mẫu mã và tính năng của sản phẩm

Chú ý :

 Trong quá trình vận chuyển để tránh trầy xước,móp méo

 Do hàng hóa có giá trị cao nên khi xảy ra rủi ro sẽ dẫn đến việc thất thoát vốn lớn,do đó doanh nghiệp phải luôn mua bảo hiểm cho hàng hóa

 Chính sách đổi và trả hàng : khách hàng có quyền đổi lại hàng hư hỏng hoặc móp méo

do lỗi từ công ty trong vòng 4 thang sau ngày hóa đơn phát hành

 Khách hàng có quyền trả hàng trong vòng 10 ngày sau ngày phát hành hóa đơn nếu hàng bị lỗi nặng hoặc không hài lòng

 Công ty không nhận lại hàng khi sự hư hỏng do lỗi từ khách hàng hoặc trả lại hàng với

lý do hàng bị lỗi thời sau một thời gian giữ hàng

1.1.5 Tổ chức bộ máy kinh doanh :

Công ty TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ ABC được tổ chức bao gồm các phòng ban – các bộ phận sau :

 Ban giám đốc : Bao gồm tổng giám đốc và 2 phó tổng giám đốc.Tổng giám đốc phụ trách chung,1 phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh,1 phó tổng giám đốc phụ trách nhân sự - hành chính – tài chính kế toán,đồng thời có 1 ban kiểm soát trực thuộc tổng giám đốc

 Bộ phận điều phối – kho vận :

TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

NHÂN SỰ-TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KINH DOANH

PHÒNG MUA HÀNG

PHÒNG BÁN HÀNG

BỘ PHẬN ĐIỀU PHỐI KHO VẬN

PHÒNG

NHÂN SỰ

HÀNH CHÍNH

PHÒNG TÀI CHÍNH

KẾ TOÁN

Chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua,hàng bán,nhập xuất kho…

 Ban kiểm soát :

Thực hiện công việc kiểm soát và kiểm toán nội bộ tại công ty

Mỗi phòng ban,bộ phận đều có trưởng phòng ban - bộ phận.Trưởng phòng ban - bộ phận sẽ trực tiếp báo cáo cho ban giám đốc công ty

1.1.6 Mục tiêu,phương hướng phát triển trong thời gian tới :

Đạt được mức tăng doanh thu tối thiểu là 5% so với năm trước

Mở rộng thị trường xuống tỉnh Bình Dương và Nha Trang

Tin học hóa các bộ phận còn lại trong doanh nghiệp,huấn luyện nhân viên sử dụng thành thục công cụ tin học

1.1.7 Phương châm hoạt động :

Luôn giữ vững hình ảnh,uy tín của công ty đối với khách hàng và nhà cung cấp

Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng lâu năm,áp dụng chính sách bán hàng ưu đãi đối với khách hàng không thường xuyên và khách hàng tiềm năng nhằm ngày càng mở rộng thị phần

Cập nhật liên tục các mặt hàng,thiết bị mới nhất,hiện đại nhất… Tập trung đánh vào các mặt hàng có mẫu mã đẹp,tính năng nhiều,chât lượng cao

Huấn luyện đội ngũ kỹ thuật viên về bảo hành và sữa chữa máy móc,thiết bị,nâng cao tay nghề chuyên môn,cũng như huấn luyện đội ngũ nhân vien bán hàng luôn giữ thái độ hòa nhã,ân cần đối với khách hàng

1.2 Đặc điểm của hệ thống kế toán :

1.2.1 Hình thức tổ chức :

Mô hình kế toán tập trung

Văn phòng chính của công ty đặt tại Thành Phố Hồ Chí Minh.Văn phòng này chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý,xử lý các giao dịch của công ty.Các kênh phân phối còn lại của công ty sẽ do trưởng khu vực quản lý.Cuối tháng,trưởng khu vực từng vùng sẽ hợp tất cả các chứng từ gốc liên quan đến các giao dịch trong tháng,lập bản kê bán hàng và nộp về văn phòng chính

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Theo phương pháp kê khai thường xuyên

 Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : hàng tồn kho được ghi chép theo giá phí thực tế,tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn

 Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song

 Lập dự phòng phải thu khó đòi : Dự phòng phải thu khó đòi được lập theo các quy định hiện hành (Quyết định 15 - Bộ Tài Chính)

 Phương pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình,tài sản cố định vô hình : tùy theo đặc điểm của tài sản và quy định của thuế để lựa chọn phương pháp khấu hao

 Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

 Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp : 28%

2.1 Yêu cầu thông tin đối với hệ thống kế toán :

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực,hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin.Nhu cầu thông tin của doanh nghiệp bao gồm 2 nhóm thông tin kế toán sau:

 Các yêu cầu thông tin bắt buộc : ( thông tin kế toán tài chính)

 Các báo cáo tài chính theo quy định : Bảng cân đối kế toán ,báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ,báo cáo lưu chuyển tiền tệ ,Thuyết minh báo cáo tài chính

 Các chứng từ ,báo cáo theo yêu cầu của cơ quan chức năng ( cơ quan thuế,ngân hàng) : hóa đơn GTGT,tờ khai thuế…

 Tất cả các báo cáo trên phải được lâp theo đúng qui định của chế độ quản lý tài chính kế toán hiên hành

 Các yêu cầu thông tin kế toán:

2.1.1 BẢNG MÔ TẢ NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN

Thông tin về nhu cấu thị hiếu của khách hàng,chiến lược phát triển sản phẩm mới,dự

kinh doanh Thông tin doanh thu,chi phí,lãi

gộp bán hàng theo quý,theo khu vực, theo kế hoạch đề ra Thông tin về tình hình,hiệu quả sử dụng vốn trong đầu tư tài chính ngắn hạn ( cổ

phiếu,trái phiếu,tín phiếu,Tiền

Phó Tổng giám đốc

kế toán – tài chính

gửi có kỳ hạn

Thông tin về tình hình sử dụng quỹ của doanh nghiệp

Thông tin về việc sử dụng tài sản để đưa ra quyết định xây mới,mua mới tài sản

Phó tổng giám

đốc kinh doanh

Theo dõi,phân tích đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh

Thông tin doanh thu,chi phí,lãi gộp bán hàng theo quý,theo khu vực,theo kế hoạch đề ra

Phòng bán hàng, phòng kế toán - tài chính

Thông tin về hàng tồn kho,lượng hao hụt vượt định mức

Kho,kế toán kho,bộ phận vận chuyển Thông tin về chi phí thu mua

hàng (so với kỳ trước,dự toán) Kế toán mua hàng Thông tin về giảm giá hàng

bán và hàng bán bị trả lại và phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp

Phòng bán hàng,kế toán bán hàng,

Thông tin về nhu cấu thị hiếu của khách hàng,chiến lược phát triển sản phẩm mới,dự toán chi phí

Phòng bán hàng,kế toán bán hàng, phòng kế toán - tài chính

Thông tin về hiệu quả quảng cáo ( tình hình bán hàng sau các đợt quảng cáo)

Phòng bán hàng,kế toán bán hàng Thông tin khách hàng có số

dư nợ lớn hơn 90% hạn mức tín dụng trong 3 tháng liên tục

Kế toán nợ phải thu

Thông tin về công nợ ,hàng tồn kho,thu chi tiền mặt,mua bán hàng,kết quả kinh doanh của công ty trong kỳ và dự toán kỳ tiếp theo

Phòng bán hàng,kế toán bán hàng

Thông tin chiết khấu thương mại,chiết khấu thanh toán tổng hợp theo từng khách hàng

Phòng bán hàng,kế toán bán hàng Phó Tổng giám

đốc kế toán –

tài chính

Theo dõi,phân tích đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính, nhân sự

Thông tin về tình hình sử dụng quỹ của doanh nghiệp

Thông tin các khoản phải thu khó đòi để quyết định lập dự phòng nợ khó đòi hoặc bán cho các công ty mua bán nợ

Kế toán nợ phải thu

Thông tin về tình hình thanh toán của khách hàng theo tuổi

nợ

Kế toán nợ phải thu

Thông tin về các khoản nợ tới hạn trả ,chính sách trả nợ,chính sách tiền mặt trong

Kế toán tiền

Thông tin về tình hình đào tạo,bồi dưỡng nhân viên,tuyển nhân viên mới,tình hình thăng tiến của nhân viên

Phòng nhân sự Thông tin về biến động số

lượng nhân viên và việc chi trả lương trong kỳ

Thông tin về việc sử dụng tài sản để đưa ra quyết định xây mới,mua mới tài sản

Thông tin về công tác kế toán tại đơn vị : số liệu,qui trình xử

lý nghiệp vụ,phương pháp kế toán

Các bộ phận có liên quan

Thông tin về qui trình hoạt động của các phòng ban

Phòng bán

hàng

Gia tăng doanh thu,mở rộng thị phần

Thông tin về khách hàng ,nhà phân phối,đại lý Phòng bán hàng Thông tin tổng hợp về tình

hình bán hàng trong tháng Nhân viên bán

hàng Thông tin về doanh số bán

Thông tin về hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán Phòng bán hàng

Thông tin về chiết khấu thương mại

Thông tin về hàng hóa tại công ty ( mẫu mã,quy cách,chất lượng)

Phòng mua hàng

Thông tin về số lượng hàng

Thông tin về hạn mức tín dụng theo từng khách hàng Kế toán nợ phải thu

Thông tin về giá bán sản phẩm

Phó tổng giám đốc kinh doanh

Thông tin về tình hình bán hàng cho kỳ kế tiếp

Phòng bán hàng Thông tin về chế độ bảo hành

sản phẩm,về sản phẩm bảo hành trong tháng

Kho

Quản lý hàng tồn kho chặt chẽ,tránh thất thoát,đảm bảo đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp

Thông tin về số lượng hàng tồn kho tối đa tối thiểu Ban giám đốc Thông tin về tình hình hàng

tồn kho (số lượng và trạng thái

Thông tin về hiệu quả sử dụng kho(diện tích kho đang cho thuê,đang sử dụng) Kho

Thông tin về dự toán hàng nhập xuất

Phòng bán hàng,mua hàng

Thông tin về tình hình điều phối điều chuyển hàng giữa các kho

Kho

Phòng

Marketing

Quảng bá hình ảnh công ty,sản phẩm và mở rộng thị phần

Thông tin về khách hàng Phòng bán

hàng,mua hàng Thông tin về chi phí quảng cáo Phòng bán

hàng,mua hàng Thông tin về thị trường và

nghiên cứu thị hiếu của khách

Thông tin về sản phẩm mới

Phòng bán hàng ,mua hàng

Thông tin về chính sách ưu đãi của công ty Ban giám đốc Thông tin về doanh số bán

theo từng khu vực và mặt

Thông tin về chính sách phát triển của công ty Ban giám đốc Thông tin về doanh số của

khách hàng mới trong tháng Phòng bán hàng

Nhân sự -

Hành chính

Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực,tìm kiếm nguồng nhân lực mới,sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực

Thông tin về nhu cầu nhân lực của các phòng ban (số lượng

và vị trí)

Các phòng ban

Nội dung các sự kiện thất thoát,mất mát xảy ra và yêu cầu nhân viên bồi thường,bồi hoàn

Thông tin về chính sách phát triển công ty

Thông tin về môi trường làm việc đối với nhân viên

Thông tin về ngân sách để thay đổi môi trường làm việc Thông tin về mức độ làm việc của nhân viên

PHÒNG MUA

HÀNG

Chọn nhà cung cấp, Kiểm soát quy trình mua hàng

Số tồn kho hàng ngày

Bộ phận điều phối kho vận, ban giám đốc, Phòng bán hàng

Mức tồn kho tối đa và mức tồn kho tối thiểu của mỗi mặt hàng

Các khoản phải trả nhà cung cấp

Doanh thu bán hàng và các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại theo từng mặt hàng, từng kênh phân phối, từng khu vực

Nhà cung cấp được theo dõi theo khu vực địa lý( nhà cung cấp trong nước-nhà cung cấp

Phòng kế toán tài chính, Phòng mua hàng

nước ngoài) Các khoản phải trả nhà cung cấp( hạn mức tín dụng cho

chính Chính sách ưu đãi của nhà

cung cấp

PHÒNG KẾ

TOÁN TÀI CHÍNH

Thực hiện công tác kế toán của công ty,công nợ khách hàng,Tình hình cung cấp hàng hóa.Đánh giá mức lợi nhuận các mặt hàng, các hoạt động kinh doanh

Các khoản nợ phải thu phải trả của tất cả khách hàng, nhà cung cấp

Phòng bán hàng, Phòng kế toán tài chính

Khách hàng thanh toán không đúng hạn hay số dư nợ lớn hơn 90% hạn mức tín dụng trong 3 tháng liên tiếp Công nợ phải thu Hàng tồn kho Doanh thu bán hàng và các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại Lãi gộp của từng mặt hàng, từng hoạt động kinh doanh, từng hoạt động kinh doanh chính và phụ

Hàng Hóa Hàng hóa Mã hàng, tên hàng, quy

cách,ĐVT, xuất xứ,

Số Lượng (xuất, nhập, tồn), Phương pháp tính giá xuất kho, Nhóm hàng

Mã số thuế

Chi tiết theo từng chứng

từ

Số dư nợ phải trả Phương thức thanh toán

Chi phí

mua hàng Chi phí vận chuyển

Thuế

Thuế GTGT đầu vào

Thuế nhập khẩu

Tiền

Tiền mặt tại quỹ Tiền gởi ngân hàng Ngoại tệ

2.1.3 BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT PHƯƠNG THỨC MÃ HÓA CÁC ĐỐI

TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT

MT01-001 : máy in Laser Xerox

- Mã số, đơn vị tính, số lượng

- Chữ ký

Bộ phận có yêu cầu lập

Phòng mua hàng,

bộ phận

có yêu cầu, kho

Mẫu 02

Đơn đặt

hàng

DDH 01/07

- Ngày, tháng, năm, số đơn đặt hàng

- Nhà cung cấp ( tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế,…)

Phòng mua hang

Phòng mua hàng, nhà cung cấp

Mẫu 03

- Chi tiết hàng hóa (số thứ

tự, loại hàng, quy cách, phẩm chất, mã số, đơn vị tính, số lượng,…)

- Số phiếu, ngày lập, tên người nhận, tại kho, số hóa đơn

- Lý do nhập, tên hàng, loại hàng, số lượng hàng thực nhập, đơn giá, thành tiền

Phòng mua hang

Kế toán

nợ phải trả, kho

Kế toán phải trả, phòng mua hàng,

cơ quan hải quan

- Đơn vị bán hang, địa chỉ,

số tài khoản, điện thoại,

mã số thuế

- Họ tên người mua hang, tên đơn vị, địa chỉ, số tài khoản, hình thức thanh toán, mã số thuế

- Số thứ tự, tên hang hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền

- Thuế GTGT, số tiền viết bằng chữ

Nhà cung cấp

Kế toán phải trả

Bảng kê

mua hàng

BKMH 01/07

- Ngày, tháng, năm, số

- Họ tên người mua hang,

bộ phận, phòng ban

- Số thứ tự,tên, phẩm chất, quy cách hang hóa, địa chỉ nhà cung cấp, đơn vị tính,

số lượng, đơn giá,thành tiền

Phòng mua hang

Phòng mua hang,

kế toán phải trả,

kế toán tổng hợp

- Họ tên người nhận

- Lý do chi, số tiền bằng số,

số tiền bằng chữ

Kế toán tiền

Kế toán tiền, khách hang, thủ quỹ

02-TT

Ủy nhiệm

chi

UNC 01/07

- Ngày, tháng, năm lập ủy nhiệm chi

- Ngân hàng (mã ngân hàng, địa chỉ,…)

- Số tiền, lý do chi, người

Kế toán tiền

Kế toán tiền

thụ hưởng, số tiền Giấy báo

nợ

Do ngân hàng quy định

- Ngày, tháng, năm

- Số trương mục của khách hàng, trương mục của doanh nghiệp, lý do chi, số tiền, chữ ký các đối tượng liên quan

Ngân hàng

Kế toán tiền

Điện thoại: (08) 39320990 Fax: (08) 39320993

Địa chỉ: 32 Trần Bình Trọng, Quận 5, Tp HCM Liên: ……

Đơn vị tính

Số lượng Lý do

Mẫu : CT-03

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ ABC

Mã số thuế: 0302987456

Điện thoại: (08) 39320990 Fax: (08) 39320993

Địa chỉ: 32 Trần Bình Trọng, Quận 5, Tp HCM Liên: ……

(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)

Mẫu : 01-TT

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ ABC

Mã số thuế: 0302987456

Điện thoại: (08) 39320990 Fax: (08) 39320993 Địa chỉ: 32 Trần Bình Trọng, Quận 5, Tp HCM Liên: ……

PHIẾU THU Số:……

Ngày ……tháng…….năm……

Nợ: Có: Họ và tên ngừơi nộp tiền:………

Địa chỉ:………

Lý do nộp:………

Số tiền:………(viết bằng chữ):………

………

Kèm theo:……… ………Chứng từ gốc Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)

Đã nhận đủ tiền (viết bằng chữ):………

Mẫu : 01-VT

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ ABC

Mã số thuế: 0302987456

Điện thoại: (08) 39320990 Fax: (08) 39320993

Địa chỉ: 32 Trần Bình Trọng, Quận 5, Tp HCM Liên: ……

Số: ………

PHIẾU NHẬP KHO Ngày … tháng… năm……

Nợ:

Có:

Họ tên người giao hàng:……… Theo: ……….Số……….Ngày………….Tháng………….Năm……… Nhập tại kho:………Địa diểm:………

Thành tiền

Theo chứng

từ

Thực nhập

CỘNG

Phụ trách kinh doanh Người giao hàng Thủ kho

(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) Ký, ghi họ tên)

Mẫu : 02-TT

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ ABC

Mã số thuế: 0302987456

Điện thoại: (08) 39320990 Fax: (08) 39320993 Địa chỉ: 32 Trần Bình Trọng, Quận 5, Tp HCM Liên: ……

PHIẾU CHI Số:……

Ngày ……tháng…….năm………

Nợ: Có: Họ và tên ngừơi nhận tiền:………

Địa chỉ:………

Lý do chi:………

Số tiền:………(viết bằng chữ):………

………

Kèm theo:……… ………Chứng từ gốc Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)

Đã nhận đủ tiền (viết bằng chữ):………

Ghi chú:

- Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT

- Hàng được giao tại kho

- Thời gian giao hàng

Trân trọng kính chào!

Tp HCM, ngày …….tháng…… năm……

Phòng kinh doanh

BẢNG ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

Tình hình công nợ của Quý khách hàng tính đến thời điểm hiện tại với Công ty của chúng tôi như sau:

Ngày Số

HĐ

Mã hàng

Tên hàng

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Thuế GTGT

Tổng cộng

Thanh toán

Thời gian thanh toán

Chữ ký khách hàng

(vui lòng ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Mã nhà cung cấp

Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá

Thuế GTGT

Thành tiền

CỘNG

(Số tiền bằng chữ:……….) Ghi chú:

Người mua Kế toán trưởng Thủ kho Giám đốc

(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)

BIÊN BẢN TỔNG HỢP SỐ LIỆU KIỂM KÊ

Thời điểm kiểm kê: ………giờ………ngày……….tháng…… năm… …

Ban kiểm kê gồm:

Đơn

vị tính

Theo sổ sách

Theo kiểm kê

Trong đó Chênh lệch

Ứ đọng

Kém, mất phẩm chất

Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê

(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)

(Ý kiến giải quyết số chênh lệch)

2.2.3 Quy Trình Lập và Lưu Chuyển Chứng Từ:

a) Nghiệp vụ mua hàng của nhà cung cấp nước ngoài

 Phạm vi áp dụng:Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ mua hàng của nhà cung cấp nước ngoài thông qua nhà nhập khẩu uỷ thác Giao nhận hàng tại kho công ty theo phương thức giao hàng hoặc tại cảng nhập khẩu tuỳ theo điều kiện trong hợp đồng Đối tượng là nhà cung cấp nước ngoài, nhà nhập khẩu uỷ thác đã kí hợp đồng với công ty

 Phương thức thanh toán: thanh toán thông qua nhà nhập khẩu uy thác Không áp dụng cho các đối tượng là nhà cung cấp trong nước hay các phương thức mua hàng khác

 Danh mục chứng từ

Hợp đồng ngoại thương Hợp đồng với nhà nhập khẩu uỷ thác Phiếu yêu cần mua hàng Mẫu số CT – 02

Báo cáo nhận hàng

Bộ chứng từ nhập khẩu

Phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi Hoá đơn hàng nhập

Giấy báo nợ

 Quy định chung:

 Nhận được giấy đề nghị mua hàng từ các bộ phận có nhu cầu chuyển đến, bộ phận kho xem xét số lượng thực tồn, kiểm kho, lập phiếu yêu cầu mua hàng làm 3 liên Gửi 3 liên phiếu yêu cầu mua hàng cho trưởng phòng mua hàng xem xét, lựa chọn nhà cung cấp, giá cả, hình thức nhập khẩu, sau đó chuyển qua cho phó tổng giám đốc kinh doanh kí duyệt Nếu được chấp nhận 1 liên phiếu yêu cầu mua hàng đã xét duyệt lưu tại bộ phân kho, 1 liên lưu tại phòng mua hàng, 1 liên chuyển qua phòng kế toán

 Dựa vào phiếu yêu cầu mua hàng đã xét duyệt, phòng mua hàng lập đơn đặt hàng làm 2 liên Liên 1 lưu, liên 2 gửi cho nhà cung cấp Khi nhận được giấy hồi báo người bán đồng ý giao dịch, phòng mua hàng lập hợp đồng ngoại thương với nhà cung cấp gồm 4 bản, hợp đồng nhập khẩu uỷ thác với bên nhận uỷ thác gồm 3 bản Sau khi được phó tổng giám đốc kinh doanh kí duyệt, 1 bản hợp đồng ngoại thương chuyển cho kế toán công nợ, 1 bản gửi cho nhà cung cấp, 1 bản gửi cho bên nhận nhập khẩu uỷ thác, 1 bản lưu Đối với hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, 1 bản chuyển cho kế toán công nợ, 1 bản gửi cho bên nhận nhập khẩu uỷ thác, 1 bản lưu

 Dựa vào hợp đồng ngoại thương và hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, phiếu yêu cầu mua hàng đã xét duyệt, phòng kế toán in uỷ nhiệm chi làm 2 liên Sau khi được kế toán trưởng xét duyện, 1 liên lưu, liên 2 gửi ngân hàng chuyển cho bên nhập khẩu uỷ thác mua ngoại tệ mở L/C

 Khi hàng về đến, phòng mua hàng cùng bên nhận nhập khẩu uỷ thác cùng làm thủ tục nhận hàng Phòng mua hàng nhận hoá đơn GTGT về dịch vụ nhập khẩu uỷ thác, hoá đơn hàng nhập, bộ chứng từ nhập khẩu(B/L, bảo hiểm, C/O,….)từ bên nhận nhập khẩu uỷ thác Sau khi kiểm tra hàng hoá, phòng mua hàng lập báo cáo nhận hàng làm 3 liên và phiếu nhập kho làm 2 liên Liên 1 báo cáo nhận hàng chuyển cho bộ phận kho, liên 2 gửi cho

phòng kế toán, liên 3 lưu Liên 1 phiếu nhập kho gửi cho bộ phận kho, liên 2 lưu

 Bộ phận kho nhận được báo cáo nhận hàng và phiếu nhập kho, tập hợp các chứng từ có liên quan (phiếu yêu cầu mua hàng đã xét duyệt) đối chiếu với hàng nhập thực

tế và nhập kho hàng Sau đó thủ kho ký nhận đồng thời ghi thẻ kho Bộ phận kho lưu lại báo cáo nhận hàng và chuyển phiếu nhập kho cho phòng kế toán

 Phòng kế toán tập hợp tất cả các chứng từ, kiểm tra, đối chiếu, nhập dữ liệu vào

cơ sở dữ liệu hàng tồn kho, nợ phải trả Tới hạn thanh toán phòng kế toán in uỷ nhiệm chi làm 2 liên và gửi cho kế toán trưởng ký duyệt Sau khi uỷ nhiệm chi được chấp nhận, liên 1 lưu, liên 2 gởi cho ngân hàng để thanh toán tiền hoa hồng dịch vụ cho nhà nhập khẩu uỷ thác và phần tiền hàng còn thiếu cho nhà cung cấp nước ngoài Khi nhận được giấy báo nợ

từ ngân hàng, phòng kế toán nhập liệu giảm nợ phải trả

 Cuối tháng, từ cơ sở dữ liệu hàng tồn kho, in sổ cái, sổ quỹ, nhật ký có liên quan

và lưu theo chế độ

 Quy định về thời gian lưu chuyển chứng từ

 Xử lý giấy đề nghị, lập phiếu yêu cầu mua hàng và chuyển về trưởng phòng mua hàng chậm nhất là 1 ngày kể từ ngày nhận giấy đề nghị

 Phó tổng giám đốc kinh doanh kí duyệt phiếu yêu cầu mua hàng và chuyển về phòng mua hàng chậm nhất là 1 ngày kể từ ngày nhận chứng từ

 Khi nhận được hồi báo của nhà cung cấp đồng ý giao dịch Phòng mua hàng lên đồng ngoại thương và hợp đồng nhập khẩu uỷ thác và chuyển về phòng kế toán chậm nhất

là 5 ngày kể từ ngày nhận được hồi báo

 Báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT về dịch vụ nhập khẩu uỷ thác, hoá đơn hàng nhập chuyển về phòng kế toán sau khi chứng từ về tới công ty và chậm nhất là 2 ngày kể từ ngày nhận

 Quy định khác:

 Phòng tài chính kế toán có quyền yêu cầu điều chỉnh hay đề nghị huỷ các chứng

từ không được lập chính xác, không đầy đủ nội dung hay không được lập theo quy trình trên

 Tất cả ý kiến thắc mắc, đề nghị chỉnh sửa quy trình này cần được thông báo về Phòng tài chính kế toán

 Quy trình này phải được thông báo đến các bộ phận có liên quan ít nhất 5 ngày trước khi áp dụng

 Các bộ phận có trách nhiệm lưu trữ chứng từ theo quy định, tránh làm mất mát,

hư hỏng Ngiêm cấm mọi hành động giả mạo chứng từ, gian đối Mọi sự vi phạm sẽ được xử

lý theo quy định của công ty

 Lưu đồ luân chuyển chứng từ

Trưởng phòng xem xét, lựa chọn NCC

PHÒNG MUA HÀNG PTGĐ kinh doanh

Xét duyệt

Phiếu yêu cầu mua hàng 1 2

PYC mua hàng đã xét duyệt

PYC mua hàng đã xét duyệt 1 2

3

ĐĐH 1 NCC

Giấy phản hồi

Lập HĐ ngoại thương và

HĐ nhập khẩu uỷ thác

HĐ nhập khẩu uỷ thác 1

2 4

HĐ ngoại thương 1 2

B

N

Xét duyệt B

HĐ NK uỷ thác đã xét duyệt 1

2 4

HĐ ngoại thương dã xét duyệt 1 2

HĐ NK uỷ thác đã xét duyệt 1

2 4

HĐ ngoại thương dã xét duyệt 1 2 C

Nhập liệu, in uỷ nhiệm chi

C

HĐ NK uỷ thác đã xét duyệt

HĐ ngoại thương dã xét duyệt

PYC mua hàng đã xét duyệt

3 3

2

Uỷ nhiệm chi

2 1

N

Kế toán trưởng xét duyệt

Uỷ nhiệm chi đã xét duyệt 2

Bên nhận uỷ thác

N N

b) Quy trình mua hàng nhà cung cấp trong nước:

 Phạm vi áp dụng: Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ mua hàng của nhà cung cấp trong nước Giao nhận hàng tại kho của công ty theo phương thức giao hàng, với các đối tượng là các nhà cung cấp trong nước đã ký hợp đồng với công ty Phương thức thanh toán trả ngay hoặc trả chậm Không áp dụng cho các đối tượng là nhà cung cấp nước ngoài hay phương thức mua hàng khác

 Danh mục chứng từ

Giấy đề nghị Phiếu yêu cần mua hàng Mẫu số CT – 02

Báo cáo nhận hàng

Phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi Hoá đơn GTGT

Giấy báo nợ

 Quy định chung:

 Nhận được giấy đề nghị mua hàng từ các bộ phận có nhu cầu chuyển đến, bộ phận kho xem xét số lượng thực tồn, kiểm kho, lập phiếu yêu cầu mua hàng làm 2 liên Gửi 2 liên phiếu yêu cầu mua hàng cho trưởng phòng mua hàng xem xét, lựa chọn nhà cung cấp, giá cả Sau khi thông qua 1 liên phiếu yêu cầu mua hàng đã xét duyệt lưu tại bộ phân kho, 1 liên lưu tại phòng mua hàng

 Dựa trên phiếu yêu cầu mua hàng, nhân viên phòng mua hàng lập đơn đặt hàng thành 4 liên Sau khi phó tổng giám đốc tài chính kí duyệt, 1 liên gửi cho nhà cung cấp, 1 liên gửi hồi báo cho các bộ phận có yêu cầu, 1 liên gửi cho kế toán công nợ, 1 liên lưu

 Khi hàng về đến, phòng mua hàng làm thủ tục nhận hàng, nhận hoá đơn từ nhà cung cấp Sau khi kiểm tra hàng hoá, phòng mua hàng lập báo cáo nhận hàng làm 3 liên và phiếu nhập kho làm 2 liên Liên 1 báo cáo nhận hàng chuyển cho bộ phận kho, liên 2 gửi cho phòng kế toán, liên 3 lưu Liên 1 phiếu nhập kho gửi cho bộ phận kho, liên 2 lưu Hoá đơn chuyển cho phòng kế toán

 Tại kho, thủ kho dựa vào phiếu giao hàng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho

và phiếu yêu cầu đã xét duyệt để kiểm tra, nhập kho hàng hoá, kí nhận và ghi thẻ kho Sau

đó chuyển phiếu nhập kho đã kí lên phòng kế toán Các chứng từ còn lại lưu

 Dựa vào các chứng từ nhận được (phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng,…) kế toán đối chiều kiểm tra và nhập liệu vào CSDL mua hàng, lưu các chứng từ đã nhận theo quy định

 Đến thời hạn thanh toán nợ, kế toán kiểm tra và in bảng kê nợ đến hạn phải trả đưa cho phó tổng giám đốc kinh doanh kí duyệt Sau khi được chấp nhận, kế toán nhập liệu

và in uỷ nhiệm chi làm 2 liên Uỷ nhiệm chi sẽ được kế toán trưởng xét duyệt 1 liên gửi cho ngân hàng, 1 liên lưu Khi nhận được giấy báo nợ từ ngân hàng, kế toán nhập liệu vào CSDL, cuối kỳ in nhật kí chung và sổ cái

 Quy định về thời gian lưu chuyển chứng từ

 Xử lý giấy đề nghị, lập phiếu yêu cầu mua hàng và chuyển về trưởng phòng mua hàng chậm nhất là 1 ngày kể từ ngày nhận giấy đề nghị

 Phó tổng giám đốc kinh doanh kí duyệt phiếu yêu cầu mua hàng và chuyển về phòng mua hàng chậm nhất là 1 ngày kể từ ngày nhận chứng từ.(Nếu Phó tổng giám đốc kinh doanh đi vắng thì phải uỷ quyền lại cho trưởng phòng mua hàng ký duyệt)

 Báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT chuyển về phòng kế toán sau khi chứng từ về tới công ty và chậm nhất là 1 ngày kể từ ngày nhận

 Quy định khác:

 Phòng tài chính kế toán có quyền yêu cầu điều chỉnh hay đề nghị huỷ các chứng

từ không được lập chính xác, không đầy đủ nội dung hay không được lập theo quy trình trên

 Tất cả ý kiến thắc mắc, đề nghị chỉnh sửa quy trình này cần được thông báo về Phòng tài chính kế toán

 Quy trình này phải được thông báo đến các bộ phận có liên quan ít nhất 5 ngày trước khi áp dụng

 Các bộ phận có trách nhiệm lưu trữ chứng từ theo quy định, tránh làm mất mát,

hư hỏng Ngiêm cấm mọi hành động giả mạo chứng từ, gian đối Mọi sự vi phạm sẽ được xử

lý theo quy định của công ty

 Lưu đồ luân chuyển chứng từ