Thực trạng tổ chức hoạt động ké toán tại công ty cổ phần ae thành công

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý của DN

1.Lịch sử hình thành và phát triển của đơn vị

1.1.Giới thiệu về công ty

Tên công ty : Công ty cổ phần AE Thành Công

Tên giao dịch quốc tế: Thành Công joint stock company

Tên viết tắt : AE Thành Công JSC

Hình thức : Công ty cổ phần

Giấy phép ĐKKD : số 0103013368 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội cấp ngày 03/08/2006

Trụ sở chính : số 23 phố Bát Đàn , quận Hoàn Kiếm , Hà Nội Điện thoại :84-4-8284759

Email :info@aethanhcong.com.vn

Công ty cổ phần AE Thành Công được thành lập năm 2005 dưới tên goi công ty TNHH Thành Công theo giấy phép kinh doanh số 0102022512 do phòng ĐKKD – Sở Đầu tư và kế hoạch Hà Nội cấp ngày 29/8/2005 Đến nắm 2006, công ty chuyển đổi thành công ty cổ phần AE Thành Công theo giấy ĐKKD số 0103013368 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội cấp ngày 03/08/2006.Công ty đã trải qua 3 lần thay đổi, được thể hiện qua bảng sau :

Sinh Viên : Đặng Thị Minh Hạnh Lớp : Kiểm Toán 47B

Thay đổi( lần) Ngày tháng thay đổi Mô tả

Lần 1 09/02/2007 Chuyển số cổ phần trị giá 6.000.000 VNĐ từ ông

Trịnh Ngọc Phan sang cho bà Phạm Thị Ngọc Lần 2 25/09/2007 Chuyển số cổ phần trị giá 630.000.000 VNĐ từ ông Trinh Ngọc Phan và 870.000.000 VNĐ từ ông Nguyễn Thành Công sang tập đoàn T&C Lần 3 26/10/2007 Tăng vốn điều lệ lên 23.000.000.000 VNĐ

Như vậy tỷ lệ vốn góp của tập đoàn T&C chiếm 50% trong tổng số vốn nên công ty cổ phần AE Thànhg Công là công ty con của tập đoàn T&C.công ty cổ phần AE Thành Công là một trong 9 công ty thành viên của tập đoàn T&

C với ngành nghề kinh doanh đa dạng,trong đó chủ yếu là kinh doanh thiết bị và dịch vụ xây dựng.( xem mô hình sơ đò cơ cấu tổ chức của tập đoàn T&C ở phụ lục 1) Đến năm 2007, công ty trở thành nhà phân phối chính thức cho tất cả các chủng loại máy bơm EBARA tại thị trường Việt Nam

Với đội ngũ nhân viên kĩ thuật được đào tạo chuyên môn cao và có nhiều kinh nghiệm qua các dự án ,công ty cổ phần AE Thành Công đang càng ngày khẳng định được vị trí của mình, đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng trong lĩnh vực bơm và các giải pháp kĩ thuật vận chuyển chất lỏng, đồng thời mang lại giải pháp toàn diện cho mọi công trình

+ Năm 2005 khi thành lập, Công ty cổ phần AE Thành Công chuyên kinh doanh đa dạng ngành nghề như:

- mua bán mỹ phẩm (trừ loại có hại cho sức khẻ con người)

- sản xuất, mua bán, chế biến các sản phẩm nông, lâm , thủy hải sản theo quy định của nhà nước

- mua bán các loại thức ăn bổ dưỡng

- dich vụ tư vấn chăm sóc sắc đẹp

- kinh doanh nhà hang, khách sạn, dịch vụ vui chơi giải trí( không bao gồm phòng karaoke, vũ trường , quán bar)

- mua bán các loại máy phục vụ công nghiệp, nông nghiệp, giao thông, thủy lợi, xây dựng, xử lý nước

- đại lý mua bán, kí gửi hang hóa

- xuất nhập khẩu các mặt hang công ty kinh doanh

- sản xuất, buôn bán các mặt hang thủ công mỹ nghệ và các sản phẩm có nguồn gốc từ gỗ

- mua bán và cho thuê xe ô tô

+ Tuy nhiên sau khi chuyển đổi sang công ty cổ phần thì AE Thành Công chủ yếu kinh doanh thiết bị và dịch vụ xây dựng Đặc biệt năm 2007, công ty tăng vốn điều lệ và được chỉ định làm nhà phân phối chính thức của hãng máy bơm EBARA tại Việt Nam

Càng ngày thì các loại hình kinh doanh dịch vụ, mua bán của công ty càng phát triển và chiếm tỷ lệ cao trong tổng doanh thu cũng như lợi nhuận Vì vậy, cho đến nay công ty đã không còn sản xuất các mặt hàng về nông lâm thủy hải sản; hàng thủ công mỹ nghệ mà chủ yếu chú trọng vào kinh doanh thiết bị và dịch vụ xây dựng như lắp máy, sơn cho các công trình; nhập khẩu máy bơm nước EBARA của Nhật Bản về bán trong nước

3.Tổ chức sản xuất kinh doanh

Sinh Viên : Đặng Thị Minh Hạnh Lớp : Kiểm Toán 47B

Công ty cổ phần AE Thành Công có một trụ sở chính và một chi nhánh. Đĩa chỉ cụ thể như sau:

Số 23, Phố Bát Đàn, Phường Hàng Bồ, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. ĐT: (84-4) 828 4795

Email: ae_thanhcong@vnn.vn

Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh:

Số 285, Lô 113, Đường Cách mạng Tháng 8,

Phường 12, Quận 10, Tp Hồ Chí Minh

4.Quá trình lưu thông hàng hóa , sản phẩm

Do công ty chủ yếu kinh doanh trong lĩnh vực tư vấn và dich vụ xây dựng nên quá trình lưu thông hàng hóa của công ty như các công ty thương mại khác:

Sơ đồ 1.1– Quy trình lưu chuyển hàng hoá Để cho quá trình kinh doanh đựợc thuận lợi, các hoạt động liên quan đến quá trình lưu chuyển hàng hóa(cụ thể là máy bơm EBARA) đều được quan tâm Từ việc đặt hàng,vận chuyển hàng hoá tới quá trình lưu kho hàng hoá đều được công ty chú trọng nhằm hướng tới mục tiêu luôn có nguồn cung cấp hàng đảm bảo về chất lượng và số lượng, chi phí lưu kho, bảo quản hàng hoá là thấp nhất Phòng tổ chức có nhiệm vụ lên kế hoạch mua hàng Trên cơ sở nhu cầu hàng cần có theo đơn đặt hàng từ trước của khách hàng và dự đoán

Kí kết hợp đồng với nhà cung cấp

6 lượng hàng tiêu thụ của khách lẻ, kết hợp với lượng hàng dự trữ trong kho, phòng Kinh doanh kết hợp với Ban giám đốc sẽ liên lạc và tiến hành ký kết hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp là tổng công ty Komatsu Nhật Bản. Hàng hóa sau đó sẽ đựơc gửi về chủ yếu qua đường biển thông qua cảng Hải Phòng.Sau đó nhân viên phòng kinh doanh và bộ phận kho có trách nhiệm kiểm hàng và nhận hàng.Sau đó hàng hóa có thể được nhập kho hoặc đến thẳng đến khách hàng.

5.Thị trường đầu ra, đầu vào

+ Thị trường đầu vào: là nhà phân phối độc quyền của máy bơm EBARA tại Việt Nam nên nhà cung cấp chính là tập đoàn ABARA Nhật Bản

+ Thị trường đầu ra: công ty cổ phần AE Thành Công hiện kinh doanh thiết bị và dich vụ xây dựng Trong điều kiện nước ta đang trên đà phát triển, nhu cầu về xây dựng các công trình rất lớn nên đã mở ra cho công ty một thị trường đầu ra rất tiềm năng Tuy nhiên , trong lĩnh vực này có rất nhiều đối thủ cạnh tranh nên công ty cũng có rất nhiều thách thức.

6.Kết quả hoạt động của công ty

Do năm 2006 , công ty mới chính thức chuyến sang hình thức cổ phần , lại kinh doanh trong lĩnh vực có nhiều đối thủ cạnh tranh nên trong năm 2006, công ty còn gặp nhiều khó khăn Đến năm 2007 công ty bắt đầu đi vào ổn định và phát triển, thu được nhiều kết quả đáng kể

Sau đây là kết quả hoạt động kinh doanh trong năm 2007 của công ty:

Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2007

Sinh Viên : Đặng Thị Minh Hạnh Lớp : Kiểm Toán 47B

Công ty cổ phần AE Thành Công

Mẫu : BN-02 Đơn vị :VNĐ

1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 14

2.Các khoản giảm trừ doanh thu 14

3.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ

5.Lợi nhuận gộp về bán hàng

6 Doanh thu hoạt động tài chính 16

7.Chi phí hoạt động tài chính trong đó chi phí lãi

9.Chi phí quản lý doanh nghiệp 19

10.Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh

(30 = 20 + (21-22) – (23+24) 11.Thu nhập khác 12.Chi Phí khác 13.Lợi nhuận khác 14.Lợi nhuận kế toán trước thuế

15.Chi phí thuế thu nhập hiện hành 20

16.Chi phí thuế thu nhập hoãn lại 20

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY

Bộ máy quản lý của công ty bao gồm: - Đại hội đồng cổ đông

*Thành viên Hội Đồng Quản Trị :

* Thành viên Ban Giám đốc

*Thành viên Ban Kiểm Soát

Vị trí Ông Nguyễn Văn Hiếu

Trưởng ban Ông Trần Đức Trọng Ủy viên

Bà Hà Thị Thủy ủy viên Ông Nguyễn Quang Thi ủy viên

Sinh Viên : Đặng Thị Minh Hạnh Lớp : Kiểm Toán 47B

Họ và tên Vị trí Ông Nguyễn Thành Công

Bà Pham Thi Ngoc Thành viên Ông Trịnh Ngọc Phan Thành viên Ông Đinh Sỹ Quang Thành viên

Họ và tên Vị trí

Bà Bùi Thu Anh Giám Đốc Ông Đinh Sỹ Quang Giám đốc chi nhánh

Bà Trịnh Giang Thanh Kế toán trưởng

Mô hình tổ chức công ty theo sơ đồ 1.2 Cơ quan quyết định cao nhất của công ty là Đại hội đồng cổ đông Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông sẽ được triệu tập bởi Hội đồng quản tri Tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông sẽ bầu raHội đồng quản trị và Ban kiểm soát Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, và bị giám sát bởi Ban Kiểm soát Hội đồng quản trị sẽ bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc và các cán bộ quản lý quan trọng của công ty Ban Giám Đốc là cơ quan điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Sơ đồ 1.2 Mô hình quản lý của công ty

Sinh Viên : Đặng Thị Minh Hạnh Lớp : Kiểm Toán 47B

1 2 ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Ban Kiểm soát

PHÓ GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH

Phòng kĩ thuật Phòng hành chính

Phòng kế toán Phòng tổ chức Phòng nhân sự

2.Chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo

Chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh dạo được quy định trong điều lẹ và sổ tay chất lượng công ty

* Đại hội đồng cổ đông: có các quyền và nghĩa vụ như sau:

Sinh Viên : Đặng Thị Minh Hạnh Lớp : Kiểm Toán 47B

+ Thông qua báo cáo của HĐQT (Giám đốc công ty) về tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh, báo cáo của Ban kiểm soát;

+ Thông qua đề nghị của HĐQT (Giám đốc công ty) về quyết toán năm tài chính, phương pháp phân phối sử dụng lợi nhuận, chia cổ tức và trích lập sử dụng các quỹ;

+ Thông qua phương hướng phát triển của công ty; quyết định bán số tài sản có giá trị của công ty

+ Quyết định việc tăng, giảm vốn điều lệ, gọi vốn cổ phần và phát hành cổ phiếu;

+ Xem xét sai phạm và quyết định hình thức xử lý đối với Giám đốc, cổ đông sáng lập;

+ Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc công ty;

+ Ấn định mức thù lao và các quyền lợi của Giám đốc công ty, các phòng ban giúp việc;

+ Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty;

+ Quyết định thành lập hay giải thể chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty;

+ Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định tại Luật doanh nghiệp và Điều lệ của công ty.

- vai trò của hội đồng quản trị :

Hội Đồng Quản Trị là cơ quan quản lý cao nhất trong công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, là người đại diện cho nhà đầu tư của công ty Hội Đồng Quản Trị có nhiệm vụ :

+ quyết định chiến lược,kế hoạch phát triển của công ty,

+ quyết định phương án đầu tư,

+ kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán từng loại, quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi cổ phần được quyền chào bán của từng loại, quyết định huy động theo hình thức khác, + bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác trong công ty,

+ giám sát chỉ đạo Giám Đốc, Phó Giám Đốc, các trưởng phòng, ban, + quyết định mức lương và lợi ích khác của các cán bộ quản lý đó, + triệu tập Hội Đồng Cổ Đông,

+ trình bày báo cáo tài chính hàng năm lên Đại Hội Đồng Cổ Đông + quyết định cơ cấu tổ chức,

+ thiết lập cơ chế quản lỷ trong nội bộ công ty,

+ lập chi nhánh văn phòng đại diện,

+ kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể công ty

+ các quyền hạn khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.

Hội Đồng Quản Trị thông qua quyết định thông qua biểu quyết tại buổi họp.

Ban kiểm soát là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát Hội đồng quản trị, Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao Đồng thời, kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty Đối với trưởng ban kiểm soát, có trách nhiệm phân công các thành viên phụ trách từng loại công việc; có quyền yêu cầu HĐQT họp phiên bất thường hoặc yêu cầu HĐQT triệu tập Đại hội cổ đông bất thường.

Sinh Viên : Đặng Thị Minh Hạnh Lớp : Kiểm Toán 47B

Ban kiểm soát do Đại Hội Đồng Cổ Đông bầu ra và bãi miễn nhiễm bằng thế thức giới thiệu và bỏ phiếu kín Nhiệm kỳ của Ban Kiểm Soát không quá 5 năm, thành viên Ban Kiểm Soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Các thành viên bầu 1 người trong ban kiểm soát làm trưởng ban kiểm soát Quyền và nhiệm vụ của Trưởng ban kiểm soát do điều lệ công ty quy định Thành viên Ban Kiểm Soát phải thường trú ở Việt Nam và có ít nhất 1 thành viên là kế toán hoặc kiểm toán viên

Ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành trực tiếp các hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty, giám sát hoạt động các phòng ban và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty trước Hội Đồng quản trị

*Các phòng ban trong công ty:

+ Phòng hành chính, tổ chức: Thực hiện công tác quản trị về tài sản, hành chính văn thư, con dấu; tổ chức lao động và giữ gìn an ninh trật tự, quản lý thời gian công tác của cán bộ công nhân viên trong công ty; quản lý và điều phối lao động phù hợp với hoạt động của, tuyển dụng lao động; quản lý hồ sơ pháp lý nhà đất và toàn bộ các tài sản, phương tiện, thiết bị; thực hiện các thủ tục pháp lý hành chính; quản lý sinh hoạt và bảo vệ an toàn cơ quan; Thực hiện các nhiệm vụ đối nội và đối ngoại của Công ty

+ Phòng kinh doanh và phát triển dự án: Nghiên cứu thị trường, xác định mục tiêu kinh doanh của dự án; xây dựng dự án tiền khả thi,phương án kinh doanh khả thi; Xây dựng kế hoạch, tổ chức quản lý và khai thác kinh doanh các dự án; quan hệ với đối tác và khách hàng tiềm năng.

+ Phòng kế toán – tài chính: quản lý toàn bộ vốn của công ty.

Chịu trách nhiệm với giám đốc về việc thực hiện các chế độ chính sách tài chính, kế toán của Nhà Nước.

Kiểm tra thường xuyên về việc thực hiện các chỉ tiêu của công ty, sử dụng có hiệu quả và bảo toàn vốn, phát triển vốn, thông qua việc giám sát bằng đồng tiền để giúp giám đốc nắm bắt được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Phân tích tình hình hoạt động của hàng tháng, quý, năm để chủ động hoạt động trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Thanh toán lương, quyết toán thuế, lập kế hoạch thanh quyết toán.

+ Phòng vật tư, thiết bị: căn cứ vào kế hoạch kinh doanh của công ty, phòng vật tư, thiết bị có nhiệm vụ tìm nguồn nguyên liệu, vận chuyển về và vận chuyển đến nơi tiêu thụ cho công ty

+ Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ quản lý chất lượng máy móc,thiết bị, công trình lắp đặt, công trình sửa chữa…

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KÉ TOÁN TẠI

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

*Cơ cấu bộ máy kế toán:

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách khoa học ,mang tính chuyên môn hóa cao.Bộ máy kế toán gồm ? người

Chi nhánh ở Hồ Chí Minh chỉ có 1 kế toán viên có chức năng tập hợp , kiểm tra , đối chiếu chứng từ Sau đó gửi các chứng từ ra cho phồng kế toán ở trụ sở chính

Trụ sở chính tại Hà Nội gồm 4 người, được chuyên môn hóa thành kế toán các phần hành cụ thể dưới sự quản lý của kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán) Có 5 kế toán phần hành sau:

- kế toán tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển)

- ké toán vật tư, hàng hóa

Việc phân công nhiệm vụ của các kế toán được trình bày trong bảng ở trang sau

Bảng 2.1 - Bảng phân công nhiệm vụ kế toán

*Tổ chức công tác kế toán : theo mô hình hạch toán độc lập,bộ máy kế toán tập trung

* Mối tương quan giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý của công ty :

Sơ đồ 2.2.Mối tương quan giữa phòng kế toán và các phòng ban khác

Sinh Viên : Đặng Thị Minh Hạnh Lớp : Kiểm Toán 47B

PHÓ GĐ QUẢN LÝ GĐ CHI NHÁNH

Họ và tên Vị trí

Trịnh Giang Thanh Kế toán trưởng

Nguyễn Văn Hiếu Kế toán tiền mặt

Nguyễn Văn Hiếu Kế toán thanh toán

Trịnh Giang Thanh Kế toán thành phẩm, tiêu thụ

Nguyễn Lan Thanh Kế toán vật tư, công cụ , dụng cụ, TSCĐ Nguyễn Lan Thanh Kế toán giá thành và chi phí kinh doanh

Trần Thị Hảo Thủ quỹ

Phòng kế toán có mối liên hệ mật thiết với các phòng ban khác trong công ty Vì mục tiêu hiệu qủa trong kinh doanh cho công ty mà ràng buộc trách nhiệm giữa phòng kế toán với các phòng ban khác Các phòng khác có trách nhiệm cung cấp, giải trình các thông tin tài chính cho phòng kế toán để kế toán hoàn thành lên sổ sách và báo cáo kịp thời Đặc biệt,cần có sự thống nhất giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán trong việc thống nhất giá bán, thời điểm giao nhận hàng để ghi chép kịp thời và chính xác

*Chức năng của phòng kế toán

Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ các chế độ hoạch toán, ghi chép các kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh, lập báo báo tài chính, cung cấp các thông tin kịp thời đầy đủ chính xác cho các đối tượng quan tâm đến tình hình tài chính của chi nhánh như: cơ quan thuế, tài chính, các nhà cung cấp,nhà đầu tư, cho vay, giám đốc công ty… và giúp ban lãnh đạo công ty ra quyết định kinh doanh đúng đắn.

Bộ máy kế toán có nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán kinh tế kiểm tra tính hợp lý và tính đúng các khoản thu nhập, chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh của chi nhánh, đảm bảo cho quá trình hạch toán kế toán được chính xác Đồng thời thực hiện vai trò của một bộ phận trong hệ thống kiểm soát của chi nhánh cũng như của công ty.

-Kế toán trưởng có nhiệm vụ theo dõi giám sát cộng tác kế toán của công ty từ việc thu nhập, xử lý, cung cấp thông tin kinh tế, hoạt động kinh tế tài chính, các hoạt động kinh tế tài chính, giúp giám đốc cân đối tài chính sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả Đồng thời hàng tháng hàng quý tập hợp chi phí doanh thu để tiến hành xác định kết quả kinh doanh của công ty Ngoài ra kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm giải thích các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên cùng các đối tượng quan tâm đến các báo cáo tài

2 0 chính, có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của công ty, thường xuyên chỉ đạo đôn đốc, nhắc nhở các nhân viên kế toán thực hiện công tác cùng phân hành đảm bảo hiệu quả tổ chức phối hợp giữa phòng kế toán với các phòng ban khác.

- Kế toán tiền mặt: có trách nhiệm tập hợp phản ánh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt cũng như tiền gửi ngân hàng , số tồn quỹ hoặc số dư tài khoản ngân hàng hàng ngày vào sổ nhật ký chung, đồng thời lập báo cáo tồn quỹ cuối tháng cho giám đốc và kế toán trưởng để có hướng sử dụng tốt vốn lượng tiền của công ty.

- Kế toán thanh toán: theo dõi , đánh giá các khoản công nợ với các nhà cung cấp , Nhà nước và khách hàng, kịp thời báo cáo cho kế toán trưởng để có hướng thu hồi nợ hoặc thanh toán công nợ kịp thời phù hợp với tình hình tài chính của công ty.Hàng tháng lương, thưởng, tạm ứng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho từng bộ phận.

- Kế toán vật tư, CCDC, TSCĐ :phụ trách việc theo dõi phát sinh liên quan đến vật tư, CCDC,TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi chi tiết tổng hợp tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng loại vật tư, hàng hoá, theo dõi tình hình tăng ,giảm và trích phân bổ khấu hao tài sản cố định ở các bộ phận hàng tháng.Từ đó cung cấp thông tin chính xác cho kế toán tính giá thành

- Kế toán xác định giá thành và chi phí kinh doanh:Tổng hợp những số liệu liên quan đến chi phí kinh doanh để xác đinh giá thành một cách đúng đắn và kịp thời, từ đó xác định giá vốn của doanh nghiệp

- Kế toán thành phẩm, tiêu thụ: phản ánh các nghiệp vụ xuất nhập kho bán hàng và doanh thu tiêu thụ (dựa vào các hóa đơn bán hàng) ngoài ra căn cứ vào các hóa đơn nhập kho, hạch toán thành phẩm Cuối quý, lập báo cáo kết quả kinh doanh cho từng quý

Sinh Viên : Đặng Thị Minh Hạnh Lớp : Kiểm Toán 47B

- Thủ kho: có trách nhiệm đối với kho hàng của công ty, viết phiếu nhập, xuất và kiểm tra đối chiếu giữa sổ kho so với sổ sách của kế toán vật tư để kịp thời phát hiện hàng hoá thất thoát để kịp thời xử lý báo cáo với kế toán trưởng về số lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hoá tồn kho, hàng quý , hàng năm để từ đó kế toán trưởng báo cáo lên giám đốc có hướng giải quyết những hàng hoá có tính lạc hậu trách tồn đến quý sau năm sau.

- Thủ quỹ: Viết phiếu thu, phiếu chi, báo cáo tồn quỹ thực tế hàng ngày, hàng tháng để tiến hành so sánh với kế toán tiền mặt phát hiện thiếu, mất tiền quỹ và đánh giá tình hình thu chi hàng ngày hàng tháng đồng thời kiểm tra công việc văn thư, soạn thảo văn bản, hợp đồng kinh tế, hợp đồng giao dịch công ty.

Các thành viên trong phòng kế toán có mối liên hệ mật thiết với nhau, các nhân viên phụ trách những phần hành khác nhau có nhiệm vụ tập hợp số liệu, lập sổ chi tiết và tổng hợp cần thiết để cung cấp cho các nhân viên phụ trách phần hành có liên quan.

2.Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán

2.1 Các chính sách chung được vận dụng

ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN AE THÀNH CÔNG

Ưu điểm

Nhận thấy phòng kế toán có 5 nhân viên với những nhiệm vụ được phân công rõ ràng, riêng biệt, không có sự chồng chéo một công việc có 2 người thực hiện Điều này làm cho phòng kế toán hoạt động hiệu quả với chi phí hợp lý. Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, có trình độ , trung thực , nhiệt tình là một điểm mạnh trong bộ máy kế toán của công ty.Điều này cho phép áp dụng các công nghệ tin học, các phần mềm kế toán vào trong công việc, vừa nâng cao hiệu quả làm việc, nhanh hơn, chính xác hơn lại vừa tiết kiệm được sức lao động.

Thứ ba chính là sự phối hợp nhịp nhàng giữa phòng kế toán và các phòng ban khác trong công ty như phòng kinh doanh…đã giúp cho nhân viên phòng kế toán có được các thông tin chính xác và kịp thời, từ đó lập các báo cáo phục vụ cho hoạt động quản trị

Nhược điểm

Công ty có quy mô hoạt động khá lớn nên khối lượng công việc kế toán rất nhiều Số lượng 5 nhân viên trong đó có 4 kế tóan viên và một thủ quỹ là một con số chưa hợp lý Công việc của mỗi kế toán viên khá nặng, một người phải đảm nhiệm 2 phần hành Vì vây, công ty nên cân nhắc để tuyển thêm nhân viên Tuy nhiên phải xem xét kĩ chi phí sẽ phát sinh thêm ( lương, thưởng, chi phí đào tạo lại nếu có ) và hiệu quả công việc tăng thêm, xem lựa chọn phương án hợp lý.

2.Đánh giá về tổ chức hạch toán

Ưu điểm

 hệ thống tài khoản kế toán :Công ty sử dụng hệ thống kế toán tuân theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC nên có một hệ thống tài khoản rất đa dạng, được chi tiết cụ thể, giúp cho công việc hạch toán dễ dàng hơn.

 Hệ thống chứng từ : được tổ chức tương đối tốt, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp, đầy đủ theo quy định của Bộ Tài Chính

 Về hệ thống báo cáo kế toán : Ngoài những báo cáo tài chính bắt buộc phải lập theo quy định Công ty còn lập các báo cáo quản trị như bảng kê hàng hoá bán ra, báo cáo tiền mặt tồn quỹ, bảng kê chi phí bảo hành … Chính nhờ các báo cáo quản trị này mà Giám đốc có những quyết định kinh doanh đúng đắn, góp phần đưa Công ty đi lên, ngày một phát triển Ví dụ: từ báo cáo tiền mặt tồn quỹ, Ban lãnh đạo Công ty sẽ có những quyết định làm giảm tối đa các “đồng tiền chết”, có biện pháp đầu tư vào hoạt động kinh doanh, có biện pháp để đồng tiền luôn sinh lời nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng lượng tiền mặt tối thiểu tại quỹ

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên nên Ban Giám Đốc có thể cập nhật được các thông tin về số hàng nhập, hàng tồn, hàng bán ra trong kì, từ đó các quyết định được đưa ra một cách chính xác, kịp thời Ví dụ như khi số lượng hàng tồn kho còn ít thì phải nhanh chóng mua về để đảm bảo cho việc kinh doanh được suôn sẻ

 Phương pháp tính giá hàng xuất kho: theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ Đây là phương pháp rất phù hợp vì số lượng nhập xuất của công ty rất nhiều.Nó sẽ giúp công việc kế toán nhẹ nhàng hơn.

 Hệ thống sổ kế toán: đều thực hiện đúng yêu cầu của luật kế toán, cụ thể như : Các sổ sách kế toán được ghi rõ tên đơn vị, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, khoá sổ chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật.

Nội dung ghi sổ đều đạt được các yêu cầu: ngày tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng của chứng từ làm căn cứ dùng để ghi sổ, tóm tắt nội dung ngiệp vụ kinh tế phát sinh, số tiền nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

 Bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán

Sinh Viên : Đặng Thị Minh Hạnh Lớp : Kiểm Toán 47B

Công ty thực hiện bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán theo đúng luật kế toán quy định.

+ tài liệu được đơn vị bảo quản đầy đủ an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ

+ tài liệu kế toán lưu trữ của công ty là bản chính (bản gốc)

+ thời hạn bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bảo quản 5 năm đối với các tài liệu kế toán dùng cho quản lý và điều hành của công ty gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; bảo quản 10 năm đối với những tài liệu kế toán dùng để trực tiếp ghi sổ kế toán

Nhược điểm

 Hệ thống tài khoản : vẫn còn điểm chưa phù hợp

Cụ thể: Tk 632- GVHB được chi tiết theo khu vực thành 2 Tk con là Tk 6321- GVHB của chi nhánh Hồ Chí Minh và Tk 6322 là GVHB của Trụ sở Hà Nội.Trong khi đó Tk 511- doanh thu bán hàng lại được chi tiết theo lĩnh vực kinh doanh như 5111-doanh thu bán máy bơm, 5112- doanh thu bán máy ủi và nâng…Như vậy sẽ không có sự phù hợp chưa 2 Tk này Hệ thống tài khoản về tiêu thụ sẽ không có hiệu quả trong việc quản lý hoạt động của từng loại hình, từng thị trường.

 Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng: Mặc dù phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng rất đơn giản, dễ thực hiện tuy nhiên nó sẽ làm chậm thời gian thu hồi vốn, và nó không phản ánh chính xác chi phí bỏ ra

 Lập dự phòng: Do hoạt động của công ty là buôn bán máy bơm nên công ty áp dụng nhiều chính sách nhằm bán được nhiều hàng hơn Và việc cho khách hàng thanh toán chậm cũng là một trong những hình thức đó Tuy nhiên công ty lại không lập dự phòng phải thu khó đòi Điều này sẽ làm cho công ty không chủ động trong việc nắm bắt được tình hình tài chính của công ty khách hàng

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán của công ty

Trước những tồn tại đó, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán của công ty

 Nên điều chỉnh lại TK chi tiết của tài khoản 511.Có thể mở đến Tk chi tiết cấp 3 ví dụ: 5111- doanh thu chi nhánh Sài Gòn

51112- doanh thu máy ủi và nâng

 Tính khấu hao theo phương pháp theo số dư giảm dần có điều chỉnh( phương pháp khấu hao nhanh) với một số TSCĐ có công nghệ đòi hỏi phải thay đổi( phù hợp với xu hướng của khách hàng)

 Lập dự phòng nợ khó đòi: để có thể chủ động trong việc nắm bắt thông tin tài chính của khách hàng Công ty có thể tự xác định tỷ lệ khó đòi ước tính để trích lập dự phòng đối với các khoản nợ quan trọng chưa đến hạn và theo mức trích dự phòng theo quy định của Bộ tài chính đối với các khoản nợ phải thu quá hạn (30% khoản nợ nếu quá hạn thanh toán từ 3-12 tháng; 50% khoản nợ nếu quá hạn từ 1-2 năm và 70% khoản nợ nếu quá hạn từ 2-3 năm).