Kế toán bằng tiền và các khoản vay1

LỜI MỞ ĐẦU Trong một doanh nghiệp vấn đề quản lý vốn bằng tiền rất quan trọng, nó không chỉ ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh mà còn cho thấy khả kiểm soát cũng luân chuyển vốn bằng tiền của doanh nghiệp đó vì vốn bằng tiền là loại vốn lưu động bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải có Việc tổ chức hạch toán vốn bằng tiền nhằm đưa những thông tin đầy đủ, chính xác về thực trạng và cấu của vốn bằng tiền để các nhà quản lý nắm bắt được những thông tin cần thiết và đưa quyết định tối ưu cho kế hoạch thu, chi tương lai Đặc biệt đối với một doanh nghiệp nhà nước, nhằm tránh những rủi ro, tiêu cực có thể xảy doanh nghiệp đó phải tổ chức hệ thống kiểm soát chặt chẽ tuân thủ đúng chế độ kế toán, những quy định của pháp luật Với một doanh nghiệp thương mại hoạt động chủ yếu là mua bán hàng hóa, kế toán vốn bằng tiền là phần hành thiết yếu, bên cạnh đó kế toán các khoản nợ phải thu cũng hết sức cần thiết cho thấy khả thu hồi nợ cũng kiểm soát nợ phải thu hồi Quá trình mua bán diễn nhiều, dòng tiền vào cũng lớn nên việc kiểm soát phải hết sức nhạy bén, độ chính xác cao và phải thực hiện đầy đủ công tác hạch toán, tuân thủ luật kế toán Nhà nước ban hành đồng thời phải theo dõi thường xuyên các khoản nợ phải thu tránh tình trạng nợ tồn đọng gây khó khăn cho hoạt động của doanh nghiệp Qua những lý trên, em đã chọn đề tài " Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu" để làm báo cáo thực tập tại Siêu thị Sài Gòn CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 1.1 Kế toán vốn bằng tiền 1.1.1 Tổng quan về kế toán vốn bằng tiền 1.1.1.1 Vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động doanh nghiệp bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở các ngân hàng, Kho bạc Nhà nước và các khoản tiền chuyển Vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí 1.1.1.2 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền Hạch toán vốn bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam(VND) Doanh nghiệp có thể sử dụng ngoại tệ để ghi sổ (phải xin phép), lập báo cáo tài chính sử dụng ở Việt Nam phải quy đổi đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó Phải mở sổ chi tiết cho loại Cuối niên độ kế toán, số dư cuối kỳ của tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân thị trường ngoại tệ liên ngân hàng 1.1.1.3 Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền Kế toán phải thực hiện những nhiệm vụ sau: Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp, khóa sổ kế toán tiền mặt cuối ngày để có số liệu đối chiếu với thủ quỹ Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền nhằm thực hiện chức kiểm soát và phát hiện kịp thời các trường hợp chi tiêu lãng phí So sánh, đối chiếu kịp thời, thường xuyên số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán tiền mặt với sổ kiểm kê thực tế nhằm kiểm tra, phát hiện kịp thời các trường hợp sai lệch để kiến nghị các biện pháp xử lý Để phản ánh và giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán phải thực hiện các nghiệp vụ sau: Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có, tình hình biến động và sử dụng tiền mặt, kiểm tra chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý tiền mặt Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có, tình hình biến động tiền gửi, tiền chuyển, các loại kim khí quý và ngoại tệ, giám sát việc chấp hành các chế độ quy định về quản lý tiền và chế độ toán không dùng tiền mặt 1.1.2 Kế toán tiền mặt 1.1.2.1 Khái niệm Tiền mặt của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý Mọi nghiệp vụ thu, chi bằng tiền mặt và việc bảo quản tiền mặt tại quỹ thủ quỹ của doanh nghiệp thực hiện 1.1.2.2 Chứng từ hạch toán Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền tại quỹ: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất, Phiếu nhập kho vàng bạc, đá quý, Biên lai thu tiền, Bảng kê vàng bạc, đá quý, Biên bản kiểm kê quỹ Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi Lệnh thu, chi này phải có chữ ký của giám đốc (hoặc người có ủy quyền) và kế toán trưởng Trên sở các lệnh thu chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu-chi Thủ quỹ sau nhận được phiếu thu - chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó Sau đã thực hiện xong việc thu - chi thủ quỹ ký tên đóng dấu "Đã thu tiền" hoặc "Đã chi tiền" các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi đó để ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ Cuối ngày thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán Ngoài phiếu thu, phiếu chi là cứ chính để hạch toán vào TK 111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi như: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy toán tiền tạm ứng, Hóa đơn bán hàng, Biên lai thu tiền 1.1.2.3 Thủ tục kế toán Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý và tính số tồn quỹ tại mọi thời điểm Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt 1.1.2.4 Tài khoản sử dụng Kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản 111"Tiền mặt" để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ Tài khoản 111 có tiểu khoản cấp 2: + TK 1111:"Tiền Việt Nam" phản ánh tình hình thu, chi, thừa, thiếu, tồn quỹ tiền Việt Nam tại doanh nghiệp + TK 1112:"Ngoại tệ" phản ánh tình hình thu, chi, thừa, thiếu, điều chỉnh tỷ giá, tồn quỹ ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi đồng Việt Nam + TK 1113:"Vàng bạc, kim khí quý, đá quý" phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu, tồn quỹ theo giá mua thực tế Cơ sở pháp lý để ghi Nợ TK 111 là các phiếu thu còn sở để ghi Có TK 111 là các phiếu chi 1.1.2.5 Nguyên tắc hạch toán - Chỉ phản ánh vào tài khoản số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ - Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ hạch toán - Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý tính số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhận ký cược phải theo dõi một sổ hoặc một phần sổ 1.1.2.6 Trình tự hạch toán sớ nghiệp vụ chủ yếu 1.1.2.6.1 Hạch toán các khoản phải thu, chi bằng tiền Việt Nam - Các nghiệp vụ ghi tăng: Nợ TK 111 (1111) : Số tiền nhập quỹ Có TK 112 : Số tiền rút từ ngân hàng Có TK 121, 128, 221, 222, 144, 244 : Thu hồi các khoản vốn đầu tư ngắn hạn… Có TK 131, 136, 138, 141 : Thu hồi các khoản tạm ứng, các khoản nợ phải thu Có TK 338 (3381) : Tiền thừa tại quỹ chưa xác định được nguyên nhân Có TK 511 : Thu tiền bán hàng hóa, dịch vụ Có TK 515 : Thu tiền từ hoạt động tài chính Có TK 711 : Thu nhập khác Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp - Các nghiệp vụ ghi giảm: Nợ TK 112 : Gửi tiền vào ngân hàng Nợ TK 121, 221 : Xuất quỹ mua chứng khoán ngắn hạn, dài hạn Nợ TK 144, 244 : Xuất tiền để ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn Nợ TK 211, 213 : Xuất tiền mua tài sản cố định đưa vào sử dụng Nợ TK 241 : Xuất tiền cho công tác xây dựng bản dở dang Nợ TK 152, 153, 156 : Xuất tiền mua vật tư hàng hóa để nhập kho Nợ TK 133 : Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Nợ TK 311, 315 : Thanh toán các khoản vay ngắn hạn, dài hạn Nợ TK 331 : Thanh toán cho người bán Nợ TK 333 : Thanh toán các khoản phải nộp Nhà nước Nợ TK 334 : Thanh toán các khoản phải trả cho người lao động Có TK 111 (1111) : Số tiền mặt thực xuất quỹ 1.1.2.6.2 Hạch toán các khoản thu, chi ngoại tệ - Việc hạch toán ngoại tệ phải quy đổi Đồng Việt Nam về nguyên tắc doanh nghiệp phải cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân thị trường ngoại tệ liên ngân hàng NHNN công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế (Gọi tắt là tỷ giá giao dịch ) để ghi sổ kế toán - Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân thị trường ngoại tệ liên ngân hàng NHNN Việt Nam công bố tại thời điểm lập bảng CĐKT - Trường hợp mua bán ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì hạch toan theo t gia thc tờ mua, ban Ô Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác thu tiền bằng ngoại tệ nhập quỹ, kế toán quy đổi ngoại tệ đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch , tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng, ghi : Nợ TK 111 (1112) : Tiền mặt ( Theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng) Có TK 511, 711 : Doanh thu bán hàng (Tỷ giá GD bình quân liên NH) Có TK 3331 : Thuế giá trị gia tăng phải nộp Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 007 Ngoại tệ cac loai Ô Khi toan N phai thu bng ngoại tệ, nhập quỹ tiền mặt + Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái giao dịch thì ghi: Nợ TK 111 (1112) : Tiền mặt ( Theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng) Có TK 131, 136, 138 : (Tỷ giá ghi sổ kế toán) Có TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính (Số chênh lệch tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng lớn tỷ giá ghi sổ kế toán TK 131) + Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá giao dịch toán nợ phải trả (tỷ giá GD bình quân liên ngân hàng nhỏ tỷ giá ghi sổ kế toán các tài khoản phải thu ) thì số chênh lệch được ghi : Nợ TK 111 (1112) : Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch (tỷ giá BQLNH) Nợ TK 635 : Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 131, 136, 138 : (tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Đồng thời ghi đơn vao bờn N TK 007 Ngoai tờ cac loai Ô Khi xuất quỹ ngoại tệ để mua tài sản, vật tư, hàng hoá và chi trả các khoản chi phí bằng ngoại tệ : + Trường hợp phát sinh lãi tỷ giá hối đoái giao dịch thì Nợ TK 152, 153, 156, 211, 611, 623, 627, 642 : ( Tỷ giá giao dịch,TG BQLNH) Có TK 111 (1112) : Tiền mặt (Tỷ giá ghi sổ TK 1112 ) Có TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính (Số chênh lệch tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng lớn tỷ giá ghi sổ kế toán) + Trường hợp phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái giao dịch thì ghi: Nợ TK 111 (1112) : Tỷ giá giao dịch Nợ TK 635 : Chi phí tài chính (số lỗ tỷ giá) Có TK 111 (1112) : Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán Đồng thời ghi đơn vào bên Có TK 007 Ngoại tệ các loại Cuối kỳ kế toán, đánh giá lại số dư tiền mặt có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo tài chính: +Trường hợp có lãi (tỷ giá hối đoái tăng) thì số chênh lệch tỷ giá, ghi: Nợ TK 111 : Tiền mặt (1112) Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (4131, 4132) +Trường hợp bị lỗ (tỷ giá hối đoái giảm) thì số chênh lệch tỷ giá ghi: Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (4131, 4132) Có TK 111 : Tiền mặt (1112) Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại số dư cuối năm là tiền mặt có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính thì không hạch toán vào chi phí hoặc thu nhập mà để số dư Báo cáo tài chính, đầu năm sau ghi bút toán ngược lại để xóa số dư 1.1.2.6.3 Kế toán nhập xuất vàng bạc, kim khí quý, đá quý - Các nghiệp vụ ghi tăng : Nợ TK 111 (1113) : Giá thực tế tăng Có TK 111 (1111) : Số tiền chi mua thực tế Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 138, 144 : Thu hồi các khoản cho vay, khoản thế chấp, ký quỹ, ký cược - Các nghiệp vụ ghi giảm theo bút toán ngược lại 1.1.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng 1.1.3.1 Khái niệm Tiền của doanh nghiệp phần lớn được gửi ở ngân hàng, Kho bạc, công ty tài chính để thực hiện việc toán không dùng tiền mặt.Lãi từ khoản tiền gửi ngân hàng được hạch toán vào thu nhập hoạt động tài chính của doanh nghiệp 1.1.3.2 Chứng từ hạch toán Chứng từ sử dụng để hạch toán các khoản tiền gửi:Giấy báo Nợ, giấy báo Có, Bản kê ( Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu…), Sổ phụ ngân hàng 1.1.3.3 Thủ tục kế toán Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo và phải thông báo với ngân hàng để xác minh và xử lý kịp thời nếu có chênh lệch xảy Theo dõi chi tiết số tiền gửi cho tài khoản ngân để thuận tiện đối chiếu và kiểm tra 1.1.3.4 Tài khoản sử dụng Để theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước hay công ty tài chính kế toán sử dụng tài khoản 112 "Tiền gửi ngân hàng".Tài khoản 112 có tài khoản cấp 2:  TK 1121:"Tiền Việt Nam" phản ánh các khoản tiền Việt nam gửi tại ngân hàng  TK 1122:"Ngoại tệ" phản ánh các khoản ngoại tệ gửi tại ngân hàng đã quy đổi đồng Việt Nam  TK 1123:"Vàng bạc, kim khí quý, đá quý" phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi tại ngân hàng Cơ sở pháp lý để ghi Nợ TK 112 là Ủy nhiệm thu và Giấy báo Có còn sở để ghi Có TK 112 là Ủy nhiệm chi và Giấy báo Nợ 1.1.3.5 Nguyên tắc hạch toán Trường hợp gửi tiền vào ngân hàng bằng ngoại tệ phải được quy đổi đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân thị trường ngoại tệ liên ngân hàng ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết loại tiền gửi theo ngân hàng để thuận tiện kiểm tra, đới chiếu 1.1.3.6 Trình tự hạch toán số nghiệp vụ chủ yếu 1.1.3.6.1 Hạch toán các khoản thu, chi tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam - Các nghiệp vụ ghi tăng: Nợ TK 112 (1121) : Tiền gửi ngân hàng Có TK 111 : Tiền mặt Có TK 131 : Phải thu của khách hàng Có TK 144, 244 : Thu hồi các khoản ký quỹ, ký cược ngắn hạn và dài hạn Có TK 344, 338 :Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn; phải trả khác Có TK 411 : Nguồn vốn kinh doanh Có TK 121 : Đầu tư chứng khoán ngắn hạn ( Giá vốn) Có TK 136 : Phải thu nội bộ (1368) Có TK 138 : Phải thu khác (1388) Có TK 511, 515 : Doanh thu bán hàng và doanh thu tài chính Có TK 711 : Thu nhập khác - Các nghiệp vụ ghi giảm: Nợ TK 111 : Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ Nợ TK 144, 244 : Ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn Nợ TK 128 : Đầu tư ngắn hạn khác Nợ TK 152, 153, 156 : Xuất tiền mua vật tư, hàng hóa nhập kho Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 211, 213 : TSCĐ hữu hình, vô hình Nợ TK 221, 222, 228 : Đầu tư tài chính dài hạn Nợ TK 241 : XDCB dở dang Nợ TK 311, 315, 331, 333, 334, 336, 338, 341, 342 : Thanh toán các khoản nợ phải trả Nợ TK 635 : Chi phí hoạt động Tài chính Nợ TK 531 : Hàng bán bị trả lại Nợ TK 532 : Giảm giá hàng bán Nợ TK 3331 : Thuế giá trị gia tăng phải nộp Nợ TK 627, 641, 642 : Chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp