Kế toán bằng tiền và các khoản vay

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN VAY A KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN: I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN: Khái niệm: Vốn tiền phận tài sản lưu động doanh nghiệp tồn trực tiếp hình thái tiền tệ, có tính khoản cao nhất, vốn tiền dùng để đáp ứng nhu cầu toán Doanh nghiệp Vốn tiền doanh nghiệp bao gồm: tiền mặt quỹ doanh nghiệp, tiền gửi ngân hàng, kho bạc nhà nước, gửi công ty tài khoản tiền chuyển Ý nghóa, nhiệm vụ, yêu cầu quản lý Vốn tiền: 2.1 Ý nghóa vốn tiền: Trong trình sản xuất kinh doanh, Vốn tiền tài sản linh hoạt nhất, luân chuyển liên quan hầu hết tất giai đoạn từ khâu mua nguyên liệu, hàng hoá nhập kho đến sản xuất sản phẩm, trả lương cho công nhân viên, đến trình bán hàng hay thu hồi vốn khoản nợ phải thu Do vậy, thông qua việc lưu chuyển Vốn tiền đánh giá mặt hoạt động tài Công ty 2.2 Nhiệm vụ kế toán Vốn tiền: Phản ánh kịp thời khoản thu chi vốn tiền doanh nghiệp Khoá sổ kế toán tiền mặt cuối ngày để có số liệu đối chiếu với thủ quỹ Thực việc kiểm tra đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn tiền, tránh sai sót đáng tiếc xảy So sánh, đối chiếu kịp thời, thường xuyên số liệu sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán tiền mặt với số tiền mặt kiểm kê thực tế nhằm kiểm tra, phát kịp thời trường hợp sai lệch để kiến nghị biện pháp xử lý thích hợp Trang 2.3 Yêu cầu quản lý: * Đối với tiền mặt quỹ: Mọi nghiệp vụ thu chi tiền mặt việc bảo quản tiền mặt quỹ thủ quỹ thực Hằng ngày, thủ quỹ kiểm kê số tiền mặt tồn quỹ sổ kế toán tiền mặt, có chênh lệch kế toán thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch, để tránh tình trạng thâm hụt, mác * Đối với vàng bạc đá quý, phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất giá trị thứ loại * Đối với tiền gửi Ngân hàng: Được theo dõi chi tiết cho loại tiền gửi chi tiết cho Ngân hàng nhận chứng từ Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo Nếu có chênh lệch đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để đối chiếu xác minh xử lý kịp thời Nguyên tắc hạch toán: * Khi hạch toán vốn tiền cần tôn trọng nguyên tắc sau: Hạch toán vốn tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống Đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia “đ”, ký hiệu quốc tế VND) Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ngoại tệ phải đồng thời theo dõi chi tiết theo nguyên tệ quy đổi Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch (tỷ giá giao dịch thực tế tỷ giá giao dịch bình quân thị trường ngoại tệ liên ngân hàng di Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố) thời điểm phát sinh nghiệp vụ Trường hợp ngoại tệ tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam phải quy đổi thông qua loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam Trường hợp đơn vị kế toán chủ yếu thu chi ngoại tệ chọn loại ngoại tệ Bộ Tài quy định (khi chấp nhận văn quan có thẩm quyền) làm đơn vị tiền tệ để ghi sổ, lập báo Trang cáo tài sử dụng Việt Nam phải quy đổi đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân thị trường ngoại tệ liên ngân hàng Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài Cuối niên độ kế toán, số dư cuối kỳ tài khoản vốn tiền có gốc ngoại tệ phải đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân thị trường ngoại tệ liên ngân hàng Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố thời điểm khoá sổ lập báo cáo tài Đối với vàng, bạc, đá quý nhóm tài khoản Vốn tiền áp dụng cho đơn vị không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Vàng, bạc, đá quý phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất giá trị thứ, loại Giá trị vàng, bạc, đá quý tính theo giá thực tế Khi tính giá xuất vàng, bạc, đá quý áp dụng phương pháp tính giá xuất kho sau: - Bình quân gia quyền - Giá thực tế đích danh - Giá nhập trước xuất trước (FIFO) - Giá nhập sau xuất trước (LIFO) II CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BĂNG TIỀN: Chứng từ, sổ sách sử dụng: Để theo dõi khoản vốn tiền kế toán sử dụng chứng từ sau: + Chứng từ sử dụng để theo dõi tiền mặt quỹ bao gồm: - Phiếu thu: - Phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy toán tiền tạm ứng - Giấy đề nghị toán - Biên lai thu tiền - Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý - Bảng kiểm kê quỹ Trang - Bảng kê chi tiền + Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền gửi Ngân hàng gồm: - Giấy báo nợ - Giấy báo có - Bản kê ngân hàng kèm theo chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi,…) + Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền chuyển gồm: - Phiếu chi - Giấy nộp tiền - Phiếu chuyển tiền + Các loại sổ sách kế toán cần thiết gồm: - Sổ quỹ tiền mặt VNĐ - Sổ quỹ tiền mặt ngoại tệ - Sổ tiền gửi ngân hàng - Sổ chi tiết tiền mặt - Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng - Sổ nhật ký chi tiền - Sổ nhật ký thu tiền - Sổ Thủ tục kế toán: * Đối với tiền mặt quỹ: - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi, chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, đá quý có đủ chữ ký người nhận, người giao, người cho phép nhập quỹ, xuất quỹ theo quy định chế độ chứng từ kế toán Trong số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm - Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh khoản thu, chi, nhập xuất Trang quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý tính số tồn quỹ thời điểm Riêng vàng, bạc, đá quỹ phải theo dõi riêng sổ hay phần sổ - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý nhập quỹ, xuất quỹ tiền mặt Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt sổ kế toán tiền mặt Nếu có chênh lệch, kế toàn thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch * Đối với tiền gửi ngân hàng: - Khi nhận chứng từ ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo Nếu có chênh lệch số liệu sổ kế toán doanh nghiệp, số liệu chứng từ gốc với số liệu chứng từ ngân hàng doanh nghiệp phải thông báo cho ngân hàng để đối chiếu, xác minh xử lý kịp thời Cuối tháng, chưa xác định nguyên nhân chênh lệch kế toán ghi sổ theo số liệu ngân hàng giấy báo Có, giấy báo Nợ kê Phần chênh lệch ghi vào bên Nợ TK 1388 “Phải thu khác” bên Có TK 3388 “Phải trả, phải nộp khác” Sang tháng sau, tiếp tục đối chiếu để tìm nguyên nhân để kịp thời xử lý điều chỉnh số liệu ghi sổ Kế toán tổng hợp kế toán Vốn tiền: 3.1 Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 111 “Tiền mặt” có 03 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1111 : Tiền Việt Nam - Tài khoản 1112 : Ngoại tệ - Tài khoản 1113 : Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý - Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng” có 03 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1121 : Tiền gửi Ngân hàng tiền Việt Nam - Tài khoản 1122 : Tiền gửi Ngân hàng Ngoại tệ Trang - Tài khoản 1123 : Tiền gửi Ngân hàng vàng, bạc, đá quý - Tài khoản 113 “Tiền chuyển” có 02 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1131 : Tiền chuyển tiền Việt Nam - Tài khoản 1132 : Tiền chuyển Ngoại tệ - Ngoài tài khoản cấp sử dùng thêm tài khoản 413 “chênh lệch tỷ giá” 3.2 Nội dung hạch toán: 3.2.1 Hạch toán tiền Việt Nam đồng: Khi phát sinh nghiệp vụ làm tăng tiền, kế toán phản ánh số tiền thực phát sinh vào bên Nợ tài khoản 1111 (1121 hay 1131) bên Có tài khoản đối ứng(331, 338, 334, 511,…)Khi phát sinh nghiệp vụ làm giảm tiền , kế toán phản ánh số tiền thực phát sinh vào bên Có tài khoản 1111 (1121 hay 1131) bên Nợ tài khoản đối ứng (152, 153, 156, 211, 142,…) + Kết cấu nội dung phản ánh tiền Việt Nam đồng: 1111, 1121, 1131 - Các khoản tiền mặt, ngân phiếu nhập quỹ - Các khoản tiền gửi Ngân hàng - Các khoản tiền nộp vào Ngân hàng chuyển khoản vào bưu điện chưa nhận giấy báo Ngân hàng đơn vị thụ hưởng - Số tiền mặt thừa quỹ kiểm kê - Chênh lệch thừa chưa rõ nguyên nhân - Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ - Các khoản tiền mặt, ngân phiếu xuất quỹ - Các khoản tiền rút ngân hàng - Số kết chuyển vào tài khoản 112 tài khoản liên quan - Số tiền thiêu phát sinh kiểm kê - Chênh lệch thiếu chưa rõ nguyên nhân - Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ Số dư: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu tồn quỹ vào cuối kỳ - Số tiền gửi ngân hàng - Các khoản tiền chuyển Trang + Phương pháp sơ đồ phản ánh số nghiệp vụ phát sinh bản: 1111, 1121, 1131 1111, 1121, 1131 (a) 1111, 1121, 1131 (a) 112 112 (b) (b) 511, 512 (d) (d) 133(1331) 333 (3331) 711 (e) 142, 241, 621, 622, 627, 641, 642, (e) 811 (f) 311, 315, 331, 334, 341, 342 (f) 131, 136, 141 121,128, 221, 222 152, 153, 211, 213, 241 121, 221, 222, 228 (g) (g) 338, 344 411, 441 (h) 144, 244 338, 334 (i) (i) 113 144, 244 (k) (c) 113 (c) Trang * Diễn giải: (1a) : Gửi tiền mặt vào Ngân hàng (nếu chưa có giấy báo:Nợ tài khoản 113) (1b) : Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt (1c) : Tiền chuyển có giấy báo có Ngân hàng (1d) : Doanh nghiệp bán hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ thu tiền mặt (1e) : Thu từ hoạt động tài chính, hoạt động bất thường (1f) : Thu từ người mua, đơn vị trực thuộc, thu hồi tạm ứng (1g) : Thu hồi khoản đầu tư cho hoạt động tài (1h) : Nhận vốn góp kinh doanh Ngân sách cấp, cấp cấp, nhận vốn đầu tư (1i) : Nhận tiền ký quỹ, ký cược dài hạn ngắn hạn nhập quỹ (1k) : Thu hồi tiền ký quỹ, ký cược dài hạn ngắn hạn nhập quỹ (2a) : Rút tiền gửi ngân hàng (2b) : Gửi tiền vào ngân hàng (2c) : Làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản Ngân hàng để trả nợ chưa nhận giấy báo Nợ Ngân hàng (2d) : Mua vật tư, hàng hoá, Tài sản cố định (2e) : Các khoản chi phí tiền (2f) : Xuất tiền trả nợ vay, nợ nội bộ, trả tiền người bán, chi trả lương cho công nhân viên, nộp thuế, BHXH, BHYT, KPCĐ, … (2g) : Chi đầu tư hoạt động tài chính, mua chứng khoán, gốp vốn (2h) : Chi tiền mặt trả cho khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn dài hạn (2i) : Chi tiền mặt để ký quỹ, ký cược ngắn hạn dài hạn 3.2.2 Hạch toán tiền Ngoại tệ: Các Doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh có nghiệp vụ kinh tế phát liên quan đến ngoại tệ phải thực việc ghi chép sổ sách kế toán lập Báo cáo Trang tài theo đơn vị tiền tệ kế toán Doanh nghiệp Đồng thời phản ánh, theo dõi nguyên tệ sổ sách kế toán chi tiết tài khoản thuộc nhóm “các khoản mục tiền tệ” tài khoản 009 “Ngoại tệ loại” Việc quy đổi ngoại tệ phải vào tỷ giá giao dịch ngày phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán Đối với “Các khoản mục phi tiền tệ”, phát sinh nghiệp vụ kinh tế ngoại tệ (làm tăng giảm khoản mục phi tiền tệ – ghi Nợ ghi Có Tài khoản dùng để phản ánh đối tượng kế toán thuộc khoản mục phi tiền tệ) phải thực ghi sổ kế toán đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá giao dịch Đối với “các khoản mục tiền tệ” : * Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế ngoại tệ làm tăng khoản mục tiền tệ, phải thực việc ghi sổ kế toán đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá giao dịch Cụ thể là: - Khi ghi Nợ Tài khoản tiền khoản tương đương tiền: TK111, TK112, TK113, TK121 TK128: sử dụng tỷ giá giao dịch - Khi ghi Nợ Tài khoản phải thu: TK131, TK133, TK136 TK138: sử dụng tỷ giá giao dịch - Khi ghi Có Tài khoản phải trả: TK311, TK331, TK333, TK334, TK336, TK338, TK341 TK342: sử dụng tỷ giá giao dịch * Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế ngoại tệ làm giảm khoản mục tiền tệ, phải thực ghi sổ kế toán đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá ghi sổ kế toán (tỷ giá xuất ngoại tệ, tỷ giá ghi nhận nợ) Cụ thể là: - Khi ghi Có Tài khoản tiền: TK111, TK112, TK113: sử dụng tỷ giá xuất ngoại tệ (có thể coi ngoại tệ loại “hàng tồn kho đặc biệt” áp dụng phương pháp tính giá xuất kho hàng tồn kho để tính giá xuất ngoại tệ) - Khi ghi Có Tài khoản tương đương tiền: TK121 TK128: sử dụng tỷ giá ghi sổ thời điểm ghi nhận khoản đầu tư Trang - Khi ghi Có Tài khoản phải thu: TK131, TK133, TK136 TK138: sử dụng tỷ giá ghi sổ thời điểm ghi nhận khoản nợ phải thu - Khi ghi Có Tài khoản phải trả: TK 311, TK331, TK333, TK334, TK336, TK338, TK341 TK342: sử dụng tỷ giá ghi sổ thời điểm ghi nhận khoản nợ phải trả Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái cuối kỳ (tỷ giá giao dịch bình quân thị trường ngoại tệ liên ngân hàng Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố thời điểm lập Bảng cân đối kế toán cuối năm tài chính) Trường hợp, mua bán ngoại tệ Đồng Việt Nam phải hạch toán theo tỷ giá thực tế mua, bán + Sơ đồ kế toán tổng quát ngoại tệ: 1112, 1122, 1132 511, 512, 711 (a) 131 151, 152, 153, 211 (b) 515, 635 627, 641, 642, … (a) 133 (1331) 515, 635 (b) 515, 635 (c) 515, 635 331, 338, 311, … 1121, 1112 * Diễn giải: (1a) : Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ, thu hoặt động tài chính, hoạt động bất thường (1b) : Khách hàng trả nợ ngoại tệ khoản thu hồi khác ngoại tệ.(Khoản chênh lệch tỷ giá ghi bên Nợ TK 635 bên có TK 515) (2a) : Mua sắm vật tư, hàng hoá, TSCĐ chi phí phục vụ sản xuất Trang 10