Khái niệm và đặc điểm chung của nguyên vật liệu
DN là đơn vị kinh tế cơ sở, là tế bào của nền KT quốc dân, nơi trực tiếp tiến hành các hoạt động SXDK nhằm thực hiện cung cấp các loại lao vụ, dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của XH Với chức năng nh vậy, các DN nói chung và DNSXTM nói riêng muốn thực hiện tốt chức năng đú thỡ cần phải có đầy đủ những yếu tố cơ bản để phục vụ cho quá trình SXKD của mình Một trong những yếu tố cơ bản đó là đối tượng lao động nh Mác đã nói: “Tất cả mọi vật liệu thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có Ých của con người có thể tác động vào gọi là đối tượng lao động Nguyên liệu vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên liệu vật liệu Chỉ trong điều kiện đối tượng lao động đó có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tái tạo ra sản phẩm mới trở thành nguyên liệu vật liệu” Chẳng hạn mọi khoáng sản khi nằm trong lòng đất thì không được gọi là vật liệu nhưng khi nó được dùng trong công nghiệp thì gọi là NVL vì nhờ có lao động có Ých của con người đã khai thác các khoáng sản đú lờn.
Trong DNSXTM, NVL là những đối tượng lao động do mua ngoài hay tù gia công chế biến, một trong ba yếu tố cơ bản trong quá trình hoạt động SXKD (tư liệu SX, đối tượng lao động, sức lao động) và là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm mới.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động SXKD, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ SX nhất định và xét về mặt hiện vật thì trong chu kỳ SX đú nú bị tiêu hao sản phẩm Về mặt giá trị, NVL được dịch chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí SXKD trong kỳ Vì vậy tốc độ chu chuyển của nguyên vật liệu thường rất nhanh Vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia công ty trong đó chủ yếu là do Doanh nghiệp mua ngoài.
1.2 : Vai trò, nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán Nguyên vật liệu
1.2.1: Vai trò của kế toán nguyên vật liệu
- Hoạch toán kế toán nguyên vật liệu có chính xác kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo doanh nghiệp mới nắm được chính xác tình hình thu mua, dự trữ, xuất dùng cả mặt số lượng và thực tế
- Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu số liệu và tình hình thu mua, vận chuyển, tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu.
- Trong Doanh nghiệp vật tư bao gồm rất nhiều loại, đảm bảo bổ sung cung cấp kịp thời, đầy đủ đúng chủng loại, quy cách nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần phải dựa vào tài liệu của kế toán nguyên vật liệu Qua đó biết được các thông tin về nguyên vật liệu nh: số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả từ đó đè ra các biện pháp thích hợp cho quản lý nguyên vật liệu.
1.2.2: Nhiệm vụ của tổ chức quản lý và hoạch toán nguyên vật liệu
Tổ chức tốt công tác hoạch toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu để quản lý và thúc đẩy việc cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ cũng như sử dụng hợp lý tiết kiệm các lọai nguyên vật liệu nhằm ngăn ngừa các hiện tượng mất mát và lãng phí các yếu tố đầu vào trong quá trình sản xuất Để đáp ứng các yêu cầu quản lý kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép, tính toán phản ánh một cách chính xác, trung thực kịp thời số lượng chất lượng giá trị của hàng nhập kho.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ chính xác số lượng và giá trị của hàng xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao và sử dụng nguyên vật liệu.
- Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.
- Xác định và phản ánh chính xác, đầy đủ số lượng và giá trị của hàng tồn kho, tổ chức bảo quản và thực hiện các thủ tục nhập kho, xuất kho, phát hiện kịp thời số thừa, thiếu, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiện hại có thể xảy ra.
- Tiến hành kiểm tra, phân tích hiệu quả sử dụng NVL, lập đầy đủ, kịp thời các báo cáo về nhập, xuất, tồn và sử dụng NVL theo đúng chế độ nhà nước quy định.
- Xuất phát từ những nhiệm vụ trên, công tác kế toán NVL cần phải được tổ chức một cách hệ thống trên chứng từ, sổ chi tiết tổng hợp những biện pháp thích hợp của doanh nghiệp Do vậy, tổ chức kế toán NVL cần thực hiện một số những nhiệm vụ sau:
+ Nắm vững đặc điểm nguyên vật liệu về chủng loại, quy cách, đặc tính cơ lý hoá, tính chất lưu chuyển cần cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Lựa chọn phương pháp đánh giá hàng nhập kho, xuất kho một cách hợp lý để làm căn cứ ghi giá trị vật tư.
+ Lựa chọn phương pháp ghi chép tổng hợp, cần thiết hệ thống sổ chi tiết và ghi giá trị vật tư.
1.2.3: Yêu cầu quản lý đối với nguyên vật liệu
Công tác quản lý vật liệu là yêu cầu tất yếu của mội phương thức sản xuất kinh doanh, việc quản lý vật liệu có tốt hay không còn phụ thuộc vào năng lực và sự nhiệt tình của người cán bộ quản lý nói chung và của mọi người nói riêng.
Nhìn chung quản lý vật liệu có thể xột trờn phớa cạnh sau:
- Trong quá trình thu mua thì NVL được quản lý về khối lượng, chất lượng,quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua, thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Về mặt nhân sự phải có đầy đủ số nhân viên bảo vệ và thủ kho có nhiệm vụ thích hợp với công việc bảo quản, có khả năng nắm vững và thực hiện tốt việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách kế toán ở kho,
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu là công việc phân chia vật tư của doanh nghiệp thành các loại, các thức, cỏc nhúm, theo tiêu thức phân loại nhất định nhằm tổ chức tốt kế toán nguyên vật liệu Tuỳ theo loại hình sx của từng ngành, nội dung kinh tế, vai trò và công dụng của vl trong kế hoạch SXKD mà VL có sự phân chia khác nhau Song nhìn chung trong các doanh nghiệp thương mại, VL được chia thành các loại như sau:
1.3.1: Căn cứ vào nội dung, tính chất của NVL trong quá trình sản xuất, NVL được chia thành:
- Nguyờn vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, tái tạo ra thành phẩm), là những đối tượng lao động khi tham gia vào quá trình SX sẽ là thành phần chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm
- Nguyên vật liệu phụ: là những loại VL khi tham gia vào quá trình SX không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà có tác dụng phụ như làm tăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng của sản phẩm.
- Nhiên liệu: là những VL có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong qỳa trỡnh
SX cho các phương tiện, máy móc thiết bị hoạt động SXKD như xăng, dầu, than, củi, chất đốt Nhiờn liệu có thể tồn tại ở dạng thể rắn (than, củi); thể lỏng (xăng, dầu); thể khí (hơi đốt) Về thực chất, nhiên liệu tham gia vào quá trình SX được coi là vật liệu phụ nhưng do tính chất lý, hoá và tác dụng của nó nên cần bảo quản và hạch toán riêng
- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc mà DN mua về phục vụ cho việc thay thế các bộ phận của phương tiện vận tải, máy móc thiết bị nh vòng bi, vòng đệm, xăm lốp
- Vật liệu và thiết bị cơ bản: là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản Bao gồm các thiết bị cần láp và không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản.
1.3.2: Căn cứ vào nguồn cung cấp, nguyên vật liệu được chia thành
- Nguyên vật liệu mua ngoài
- Nguyờn vật liệu thuê gia công chế biến
- Nguyên vật liệu tự gia công chế biến
- Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh
Cách phân loại này có tác dụng: Quản lý kho, thuận tiện cho việc xuất nhập trong kho, cung cấp cho kế toán số liệu chính xác.
1.3.3: Căn cứ vào mục đích và công dụng, nguyên vật liệu được chia thành:
- Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm
- Nguyên vật liệu dùng cho quản lý sản xuất
- Nguyên vật liệu dùng cho quản lý sản doanh nghiệp
- Nguyên vật liệu dùng cho khâu bán hàng
- Nguyên vật liệu dùng cho mục đích khác.
Cách phân loại này có tác dụng quản lý kho theo từng nhóm, cung cấp số liệu chính xác.
1.3.4: Căn cứ theo danh điểm:
Theo phương pháp này thì kế toán dựa vào tính chất lý hoá của vật liệu chia thành cỏc nhúm kim loại (đen, màu) nhúm hoá chất, nhóm thảo mộc,
Theo phương pháp này có tác dụng quản lý kho theo từng nhóm, cung cấp số liệu cho việc nhập xuất.
Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Đánh giá nguyên vật liệu có chính xác, trung thực mới đảm bảo cho việc quản lý nguyên vật liệu chật chẽ và hiệu quả.
Về nguyên tắc: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản lưu động, phải được đánh giá theo giá vốn thực tế của nguyên vật liệu mua sắm, gia công chế biến, tức là giá trị nguyên vật liệu phản ánh trên sổ sách kế toán.
1.4.1: Mục đích của việc đánh giá nguyên vật liệu là:
- Tổng hợp các nguyên vật liệu khác nhau để báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu
- Giúp kế toán viên thực hiện chức năng ghi chép bằng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
1.4.2: Các nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu
- Nguyên tắc giá gốc: Vật tư hàng hoá phải được đấnh giá theo giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của vật tư và hàng hoá là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những vật tư hàng hoá đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
- Nguyên tắc thận trọng: thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do đó trên báo cáo tài chính trình bầy trên 2 chỉ tiêu:
+ Trị giá vốn thực tế của vật tư hàng hoá
+ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (điều chỉnh giảm giá)
- Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán: tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải sử dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó.
1.4.3: Các phương pháp tớnh giỏ nguyên vật liệu
1.4.3.1: Tớnh giỏ nguyên vật liệu nhập kho
Nguyên vật liệu có thể nhập từ nhiều nguồn khác nhau nh:
- Nhập kho NVL mua ngoài
- Nhập kho NVL do tù gia công chế biến
- Nhập kho NVL thuê gia công chế biến
- Nhập kho NVL do nhận vốn góp liên doanh
- Nhập kho NVL do được nhà nước cấp.
Do đó giá vốn của nguyên vật liệu cũng được đánh giá khác nhau, Tuỳ theo các Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có VAT hay không có VAT.
* Đối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài.
- Nếu Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Giá mua ghi trên hoá đơn chưa thuế + Chi phí thu mua +
Thuế nhập khẩu (nếu có)
Các khoản giảm giá, chiết khấu (nếu cón)
Trong đó: Chi phí thu mua thực tế bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua về đơn vị, chi phí thêu kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thường nếu có, hao hụt tự nhiên trong định mức quá trình đi mua.
- Nếu Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
Giá thực tế của NVL nhập kho
Giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả VAT)
Thuế nhập khẩu (nếu có)
* Đối với nguyên vật liệu tự chế biến.
NVL nhập kho = Giá thực tế của NVL xuất chế biến + Chi phí chế biến thực tế
* Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến.
Giá thực tế của NVL Giá thực tế của NVL xuất +
Chi phí thuê ngoài gia công chế biến +
Chi phí vận chuyển bốc dỡ
* Đối với NVL nhập kho do nhận vốn góp liên doanh.
NVL nhập kho = Giá do hội đồng liên doanh đánh giá + Chi phí tiếp nhận
* Đối với nguyên vật liệu được tặng thưởng
Giá thực tế của NVL nhập kho = Giá thực tế theo giá thị trường + Chi phí tiếp nhận
* Đối với phế liệu thu hồi: Từ sản phẩm hỏng, công cụ, dụng cụ hỏng, TSCĐ thanh lý Giá nhập kho là giá có thể bán hoặc giá ước tính.
1.4.3.2: Tớnh giỏ nguyên vật liệu xuất kho:
Khi xuất kho, kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của vật liệu xuất cho nhu cầu, đối tượng khác nhau theo phương pháp tớnh giỏ thực tế xuất kho đã dăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính chất nhất quán trong niên độ kế toán để tính giá trị thực tế của NVL xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau:
* Phương phỏp tính theo giá bình quân gia quyền.
Trị giá NVL tồn đầu kỳ + trị giá NVL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân Gia quyền SL vật liệu tồn đầu kỳ + SLvật liệu nhập trong kỳ
Giá thực tế xuấtkho Số lượng nguyên vật liệu xuất dùng x Đơn giá bình quân gia quyền
Nh vậy giá thực tế của NVL sẽ phụ thuộc vào tổng nhập trong kỳ và số tồn kho đầu kỳ Chúng ta chỉ biết được giá này cuối kỳ, khi đó NVL nhập kho trong kỳ vần được ghi theo giá thực tộ, cũn NVL xuất có thể được ghi theo một loại giá nào tuỳ theo doanh nghiệp quy định và sẽ được điều chỉnh vào cuối kỳ.
Phương pháp này đơn giản, dễ tính nhưng độ chính xác không cao Hơn nữa phương pháp này chỉ tiến hành vào cuối kỳ hoạch toỏn nờn công việc bị dồn vào cuối kỳ, không phản ánh được sự biến động về giá cả.
* Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập.
Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Giá đơn vị bình quân Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Phương pháp này có ưu điểm là khi xuất kho đã biết giá của NVL xuất Do vậy cuối kỳ sẽ bớt được khâu điều chỉnh và giá trị tồn kho cuối kỳ sẽ sát với giá trị thực tế trên thi trường, tính toán theo phương pháp này có độ chính xác cao nhưng mất nhiều công sức Phương pháp này chỉ phù hợp với quy mô nhỏ hoặc có vật liệu Ýt, biến đổi không thường xuyên hay thực hiện kế toán bằng máy vi tính.
* Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO)
Theo phương pháp này trước hết ta phải xác định đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết rằng hàng nhập trước thì xuất trước Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính đơn giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho -số đã xuất thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập tiếp theo Nh vậy thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc lần nhập sau cùng.
* Phương pháp nhập sau - xuất trước ( LIFO)
Theo phương pháp này những lô hàng mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên. Ngược với phương pháp nhập trước - xuất trước, như vậy giá của hàng xuất kho sẽ được tính theo giá lô hàng lần nhập gần nhất, công việc tớnh gớa thực tế thường xuyên trong kỳ hoạch toán và đơn giản hơn nhiều lần so với phương pháp (FIFO), đồng thời không bị phụ thuộc vào số lần nhập, xuất nhiều hay Ýt.
Theo phương pháp này doanh nghiệp phải đòi hỏi quản lý theo dõi vật liệu theo từng lô hàng, khi xuất kho vật liệu, thuộc lô hàng nào thì căn cứ số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tớnh gớa thực tế xuất kho Phương pháp này thường được áp dụng đối với những vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.
* Phương phỏp tớnh giỏ nguyên vật liệu theo giá hoạch toán.
Kế toán chi tiết Nguyên Vật liệu
1.5.1: Hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán sử dụng theo quy định chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 15/ 2006/QĐ/ BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán vật tư bao gồm:
Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT)
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)
Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03M- BH)
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước ban hành, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thờm cỏc chứng từ kế toán hướng dẫn sau:
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT)
Và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thnàh phần kinh tế khác nhau Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập Những người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Mọi chứng từ kế toán nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghi chép, tổng hợp kịp thời các số liệu trên sổ sách kế toán.
1.5.2: Phương pháp kế toán chi tiết Nguyên vật liệu
Trong thực tế, công tác kế toán hiện nay ở nước ta đang áp dụng ba phương pháp hoạch toán chi tiết vật tư: Phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp ghi sổ số dư, tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp cũng như trình độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn một trong ba phương pháp này.
1.5.2.1: Phương pháp ghi thẻ song song
* Nguyên tắc: theo phương pháp này để hoạch toỏn cỏc nghiệp vụ, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và gái trị.
* Trình tự: Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu ( 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thẻ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lượng thực nhập thực xuất vào thẻ kho sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từ được ghi vào thẻ kho một dòng Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu với số tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo so sánh hiện vật luôn luôn khớp nhau Hàng ngày, hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán Tại phòng kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu theo mẫu.
Sổ Chi tiết vật liệu
Sè danh điểm: Đơn vị tính: Kho:
SH NT SL TT SL TT SL TT chó
Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu được mở cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ kho kế toán chi tiết vật liệu có nội dung nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của vật liệu
Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần nhận được chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập xuất kho với các chứng từ liên quan như (Hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng )ghi đơn giá kế toán vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập xuất Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra để tính thành tiền, kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu lien quan giống nh trình tự ghi thẻ kho của thủ kho.
Cuối tháng sau khi ghi chép các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán xác định cộng các số tổng cộng tính ra số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh điểm vật liệu Số lượng vật liệu tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiết phải được đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực Để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật tư để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu, số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp phản ánh trên bảng tớnh giỏ vật liệu.
Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn
SL TT SL TT SL TT SL TT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Để hiểu thêm về phương pháp thẻ song song ta có sơ đồ hoạch toán chi tiết:
Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo phương pháp thẻ song song áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có Ýt nguyên vật liệu, các nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, trình độ kế toán còn hạn chế ưu điểm: ghi chép đơn giản, dẽ kiểm tra đối chiếu
Nhược điểm: Việc ghi chép giứu kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu và số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều
1.5.2.2: Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
*Nguyên tắc: theo phương pháp này ở kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng loại danh điểm vật tư, công cụ dụng theo thẻ song song.
- ở kho: thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép nh phương pháp ghi thẻ song song
- ở kế toán: không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối thỏng trờn cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất, phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ.
Thẻ hoặc sổ kÕ toán chi tiÕt
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật t
Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếuGhi cuối tháng
Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
Sổ đối chiếu luân chuyển
Tên vật liệu đơn giá đơn vị tính
Luân chuyển trong kỳ Số dư cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
: Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng
Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư Ýt, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày, phương pháp này Ýt được sử dụng trong thực tế.
-ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi chép một lần vào cuối tháng.
- Nhược điểm: phương pháp này vần còn ghi chùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượn, việc kiểm tra đối chiếu giưa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuối thỏng nờn hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán
1.5.2.3: Phương pháp ghi sổ số dư
Tại kho: thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng vật liệu nhập - xuất- tồn trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Trong mét doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong 2 phương pháp hoạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, do vậy kế toán tổng hợp nguyên vật liệu cũng sử dụng một trong hai phương pháp đó.
1.6.1: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Là phương pháp theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tớnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán tổng hợp, theo phương pháp này các tài khoản nguyên vật liệu được dùng để phản ánh tình hình biến động,tăng giảm của nguyên vật liệu Vì vậy giá trị nguyên vật liệu trên sổ kế toán có thể được xác định bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán Phương pháp này thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất, cho các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như: máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật chất lượng cao ….
Tuy trong quá trình hoạch toỏn khỏ phức tạp và mất nhiều thời gian công sức và ghi chép nhiều sổ sách, nhưng phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời
1.6.1.2: Tài khoản sử dụng Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng TK 152 “ Nguyên vật liệu”
Tài khoản này được dùng để theo dõi giá gốc hiện có, tình hình tăng, giảm của các vl (chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán) tại kho của DN
+ Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho trong kỳ do mua ngoài, tự chế biến, nhận góp vốn liên doanh, được cáp hoặc từ các nguồn khác.
+ Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại
+ Trị giá vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê.
+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ (theo phương pháp KKĐK)
+ Trị giá vốn thực tế xuất trong kỳ
+ Số tiền giảm giá chiết khấu thương mại hàng mua.
+ Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lạị.
+ Trị giá vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê.
+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ (theo phương pháp KKĐK)
- Số dư nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ.
TK152 có thể được mở thành các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại vật liệu, phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, bao gồm:
+ TK152.1-Nguyờn vật liệu chính
+ TK152.4-Phụ tùng thay thế
+ TK152.5-Thiết bị xây dựng cơ bản
* Tài khoản 133 “ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ”
- Bên nợ ghi: số thuế GTGT được khấu trừ
+ Số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ
+ Thuế GTGT đầu vào của vật tư đã mua trả lại, được giảm giá
+ Kết chuyển số thuế không được kháu trừ.
+ Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ
+ Số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn lại.
TK 133 có 2 tài khoản cấp 2:
- TK 133.1 “ Thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ”
- TK 133.2 “ Thuế GTGT của Tài sản cố định”
* Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”
Tài khoản này dùng để theo dõi các loại vật liệu, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng, chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi cho người bán).
- Bên nợ ghi: giá trị vật liệu đã mua đang đi đường tăng thêm trong kỳ.
- Bên có ghi: Giá trị vật liệu đi đường kỳ trước đã về nhập kho hoặc giao cho bộ phận sử dụng.
- Số dư bên nợ: Giá trị hàng đang đi đường.
Ngoài ra trong quá trình hoạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 331, TK 151, TK 111, TK 112, TK 141….
*Hạch toán tình hình tăng NVL trong DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Đối với các cơ sở kinh doanh tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế GTGT đầu vào được tách riêng (ghi vào số thuế được khấu trừ) Cụ thể:
*Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về:
+ Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi tăng giá gốc hàng nhập kho bằng bỳt toỏn:
Nợ TK152, (chi tiết từng loại): giá gốc vật liệu nhập kho
Nợ TK133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK liên quan (111, 112, 141, 331): tổng giá thanh toán
+ Các chi phí thu mua vật liệu, được hạch toán vào giá gốc của hàng mua bằng bỳt toỏn:
Nợ TK152,: ghi tăng giá gốc vật liệu
Nợ TK133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
Có TK liên quan (331, 111, 112, 141 ): tổng cp thu mua thực tế + Trường hợp DN được hưởng giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại hay giá trị hàng đã mua trả lại người bán, kế toán ghi:
Nợ TK331: trừ vào số tiền hàng phải trả người bán.
Nợ TK111, 112: số tiền được người bán trả lại.
Nợ TK138 (1388): số được người bán chấp nhận nhưng chưa trả.
Có TK liên quan:152, 153 (chi tiết từng loại): số giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại hay hàng mua trả lại theo giỏ khụng thuế
+ Có TK 133 (1331): thuế GTGT đầu vào tương ứng với số giảm giá, chiết khấu thương mại được hưởng hay hàng mua trả lại.
+ Trường hợp Doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi:
Có TK515: số chiết khấu thanh toán được hưởng.
*Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn:
Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng chưa có hoá đơn” Nếu trong thỏng cú hoỏ đơn về thì ghi sổ bình thường như trường hợp trờn, cũn nếu cuối thỏng, hoỏ đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bỳt toỏn:
Nợ TK152 (chi tiết từng loại): ghi tăng giá trị vl, theo giá tạm tính.
Có TK331: số tiền phải trả theo giá tạm tính.
Sang tháng sau, khi hoá đơn về, căn cứ vào hoá đơn, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách:
+ Nếu giá thực tế nhỏ hơn giá tạm tớnh thỡ ghi bằng bỳt toỏn đỏ (chỉ phần chênh lệch giảmc)
+ Nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tớnh thỡ ghi bằng bỳt toỏn thường (chỉ phần chenh lệch tăngc)
*Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về
Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi trên đường” Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường như TH1, còn nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về nhưng đã thuộc quyền sở hữu của DN, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi:
Nợ TK 151: Giá mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT).
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK liên quan (111, 112,331, 141 ): tổng giá thanh toán.
Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho hay sử dụng, ghi:
Nợ TK 152, : ghi tăng giá gốc hàng nhập kho từng loại, hoặc
Nợ TK 621, 627, 641, 642: xuất sử dụng cho sxkd, hoặc
Nợ TK 632: ghi tăng gv hàng bán (nếu giao bán TT, không NK)
Có TK 151: hàng đi đường kỳ trước đã về, kiểm nhận t.kỳ.
*Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn:
Khi kiểm nhận, nhập kho, phát hiện hàng thừa so với hoá đơn, về nguyên tắc, bên mua phải làm văn bản báo cho cỏc bờn liên quan biết để cùng xử lý Về mặt kế toán, khi nhập kho, kế toán phản ánh toàn bộ số thực nhập:
Nợ TK 152: giá mua thực tế toàn bộ số vật liệu, nhập kho (giá chưa có thuế GTGT).
Nợ TK 133 N (1331): thuế GTGT được khấu trừ tính theo số hoá đơn.
Có TK 111, 112, 331: tổng số thanh toán theo hoá đơn.
Có TK 338 (3381): trị giá hàng thừa (chưa có thuế GTGT).
Khi có quyết định xử lý số thừa, ghi:
- Nếu trả lại cho người bán:
Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa đã xử lý.
Có TK 152, : trả lại số thừa theo giá mua chưa có thuế GTGT
- Trường hợp DN đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa đã xử lý.
Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT của số hàng thừa.
Có TK 111,112, 331: tổng giá thanh toán số hàng thừa.
- Trường hợp hàng thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác:
Nợ TK 152,: trị giá hàng thừa.
Có TK 711: số thừa không rõ nguyên nhân.
- Khi có hàng thừa dn cũng có thể làm thủ tục nhập kho theo hoá đơn, số hàng thừa coi nh giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa, kế toán xoá sổ số hàng giữ hộ bằng bỳt toỏn: Cú TK 002 Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể, nếu dn đồng ý mua tiếp số thừa, kế toán ghi:
Nợ TK 152, : trị giá vật liệu (giá mua chưa có thuế GTGT).
Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT của hàng thừa.
Có TK 111, 112, 331: tổng giá thanh toán số hàng thừa.
* Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn:
Kế toán chỉ ghi tăng vật liệu theo trị giá hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiêm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ nh sau:
- Khi nhập kho, kế toán phản ánh ghi:
Nợ TK 152: giỏ mua không thuế GTGT của số vl, thực nhập kho.
Nợ TK 138 (1381): trị giá số thiếu chờ xử lý (không kể thuế GTGT)
Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT theo hoá đơn.
Có TK 111, 112, 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn.
- Khi xử lý, nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu:
Nợ TK 152, 153: số thiếu đã nhận.
Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu.
Nếu người bán không còn hàng, căn cứ vào biên bản xử lý, kế toán ghi giảm số tiền phải trả tương ứng:
Nợ TK 331: ghi giảm số tiền phải trả người bán.
Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu.
Có TK 133 (1331): thuế GTGT của số hàng thiếu.
- Trường hợp cá nhân làm mất phải bồi thường, ghi:
Nợ TK 138 (1388), 334: cá nhân phải bồi thường.
Có TK 133 (1331): thuế GTGT của số hàng thiếu.
Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu.
- Nếu số hàng thiếu không xác định được nguyên nhân, kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán trong kỳ:
Nợ TK 632: số thiếu không rõ nguyên nhân.
Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu.
- Nhập kho nguyên vật liệu tự gia công:
+ Khi xuất kho NVL để gia công chế biến
+ Chi phí phát sinh trong quá trình gia công
+ Sau khi gia công chế biến song đưa vào nhập kho
- Nhập kho NVL do nhận vốn góp liên doanh hoặc được cấp
- Nhập kho NVL do viện trợ hay biếu tặng
` - Nhập kho NV do nhận lại vốn góp liên doanh
- Nguyên vật liệu xuất dùng không hết được nhập kho
+ NÕu để lại phân xưởng để kỳ sau tiếp tục sản xuất thì ghi bỳt toỏn đỏ
+ Nếu sang đầu kỳ sau xuất dùng sản xuất kế toán ghi bỳt toỏn bình thường
- Các nghiệp vụ làm giảm vật tư
- Khi xuất dùng NVL cho SXKD và chế tạo sản phẩm
- Khi xuất NVL để góp vốn liên doanh
Có TK 412 (nếu phần chênh lệch đỏnh gớa giảmn)
- Xuất NVL để trả lương thưởng, biếu tặng
Nợ TK 632 (Trả lương nhượng bỏnT)
Nợ TK 642 (thiếu trong định mứct)
Nợ TK 138.1 (thiếu không rõ nguyờn nhõnt)
Nợ Tk 412 (chênh lệch giảm nếu cóc)
Sơ đồ 1.4: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên
TK 151 TK 621 Nhập kho hàng đi đường Xuất NVL cho chế tạo
Tăng do mua ngoài (1) Xuất VL cho bán hàng
Nhận vốn góp liên doanh Xuất bán NVL
Hoặc được biếu tặng, tài trợ
Nhập kho do tự chế hoặc xuất NVl gia công
Thuê ngoài gia công chế biến hoặc thuê gia công
Chênh lệch tăng khi đánh giảm giá hàng mua,
Giá lại tài sản trả lại TK 133
Chó ý: (1) : Cơ sở kinh doanh nép thuế theo phương pháp trực tiếp
(2) : Cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ
1.6.2: Kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập - xuất-tồn kho trờn cỏc tài khoản hàng tồn kho mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khảon tổng hợp không căn cứ vào chứng từu xuất kho mà căn cứ vào giá trị vật liệu tồn kho đàu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ.
+ Nội dung: Tk này dùng để theo dõi tình hình mua và nhập kho giá trị nguyên vật liệu nhập trong kỳ.
- Bên Nợ: Đầu kỳ kết chuyển trị giá vật liệu tồn đầu kỳ từ TK 151, 152 về
TK 611 và trị giá vật liệu mua vào trong kỳ
- Bên có: Trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ từ TK 611 Về các TK 152,151
TK 611 không có số dư, được chi tiết cho tài khoản cấp 2:
- TK 611.1” Mua nguyên vật liệu”
CL giảm khi đánh giá lại tài sản
- Đầu kỳ kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu
Trong kỳ khi mua NVL căn cứ vào háo đơn và phiếu nhập kho, chứng từ khác kế tỏon ghi:
+ Nếu được giảm giá vật liệu hoặc chiết khấu thương mại, kế toán ghi:
+ Nếu trả lại vật tư cho người bán đã mua
+ Trường hợp đơn vị được người bán chiết khấu khi thanh toán tiền
+ Nhập kho vật liệu do nhận góp vốn liên doanh:
+ nhập kho NVl do thu hồi vốn góp liên doanh
- Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê tớnh giỏ vật liệu kết chuyển từ TK 611về TK 151,152
- Xác định giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức
Trị giá vật liệu xuất dùng = Trị giá vật liệu nhập trong kỳ + trị giá vật liệu tồn đầu kỳ - trị giá vật liệu tồn cuối kỳ
Căn cứ giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ, kế toán ghi:
- Xuất kho VL để bán
- Xuất kho NVL để góp vốn liên doanh
Sơ đồ 1.5: Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Giá trị vl, tồn đầu kỳ cha sử dụng Giá trị NLVL tồn cuối kỳ
Giá trị vl, mua vào trong kỳ Giảm giá đợc hởng và giá trị hàng bán trả lại
1.6.2.4: Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
* Mục đích lập dự phòng:
- Giúp cho doanh nghiệp có nguồn vốn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm đảm bảo toàn vốn kinh doanh của doanh nghiệp
Các hình thức sổ kế toán
Tuỳ theo mô hình doanh nghiệp, đặc điểm sản xuất, yêu cầu quản lý mà kế toán có thể áp dụng một trong các hình thức sau:
Hình thức nhật ký chung
Hình thức nhật ký sổ cái
Hình thức nhật ký chứng từ
Hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức Kế toán trên máy vi tính
1.7.1: Hình thức kế toán nhật ký chung.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ NKC theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế, phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng với các tài khoản) rồi ghi vào Sổ cái.
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung.
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ, thẻ kế toán chi tiÕt
Bảng tổng hợp chi tiÕt
Sổ nhật ký đặc biệt ghi hàng ngày ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.7.2: Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ” việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở trên chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, cú cựng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên lục trong tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổt) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt khi ghi sổ kế toán)
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Thân Thị Thu Hồng Chuyên đề thực
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chứng tõ gèc Chứng từ ghi sổ
Sổ, thẻ kế toán chi tiÕt
Bảng tổng hợp chi tiÕt Bảng cân đối
Ghi chó: ghi hàng ngày ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.7.3: Hình thức Nhật ký – sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức này là: Các nghiệp vị kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo nội dung kinh tế ( theo TK) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật Ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào Nhật ký sổ cái là các chứng từ kinh tế cùng loại
Hệ thống sổ: + Nhật ký - Sổ cái
+ Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký - Sổ Cái
Bảng tổng hợp chứng tõ gèc
Sổ, thẻ kế toán chi tiÕt
Ghi chó: ghi hàng ngày ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.7.4: Hình thức kế toán Nhật Ký – Chứng từ Đặc trưng cơ bản của hình thức này là:
- Tập hợp và hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các TK đối ứng bên Nợ
- Kết hợp chật chẽ các nghiệp vụ kinh tế phất sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ theo nội dung kinh tế ( Theo TK)
- Kết hợp rộng rãi hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán trong cùng một quá trình ghi chép
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn, các quan hệ đối ứng TK, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập BCTC
– Hệ thống sổ: + Nhật ký chứng từ
+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Sơ Đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ
Sổ, thẻ kế toán chi tiÕt Bảng kê
Ghi chó: ghi hàng ngày ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.7.5: Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của hình thức này là:
- Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải in được đầy đủ sổ Kế toán và BCTC theo quy định.
- Các loại sổ của hình thức Kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán phải được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ cú cỏc loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán bằng tay
Sơ Đồ 1.10 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy vi tính.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
- Báo cáo KQKDPhần mềm kế toán
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ IN DP VIỆT NAM.
2.1 : Đặc điểm chung về Công Ty Cổ Phần phát triển công nghệ in DP Việt Nam
2.1.1 : Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tên công ty: Công ty cổ phần phát triển công nghệ in DP Việt Nam
- Tổng giám đốc: Nguyễn Hùng Sơn
- Trụ sở chính: Số 128 E5, TT Phương Mai, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội
- Gmail: Dpvietnam.vn@gmail.com
Giấy phép đăng ký kinh doanh sè 0103023239 do Sở kế hoạch đầu tư Thành phố
Vốn điều lệ: 800.000.000 đồng ( Tám trăm triệu đồng)
Ngành nghề kinh doanh: Quảng cáo và in Ên các loại thiếp mời, giấy khen, card
Công ty cổ phần phát triển công nghệ in DP Việt Nam là Doanh nghiệp thương mại Được thành lập và hoạt động từ năm 2008 dưới sự lãnh đạo của Giám Đốc Nguyễn Hùng Sơn, với ngành nghề kinh doanh là quảng cáo và in Ên Công ty đã hoạt động và đã được khẳng định, là công ty có uy tín với đông đảo người tiêu dùng trong nước.
Qua quá trình suốt 3 năm hoạt động và phát triển, xuất phát từ doanh nghiệp thương mại, hoạt động trên lĩnh vực sản xuất kinh doanh quảng cáo và in Ên, doanh nghiệp đã đạt được những thành tựu đáng kể và phát triển thêm nhiều hình thức kinh doanh đa ngành.
Với mục tiêu phát triển đa dạng ngành nghề kinh doanh, phân tán rủi ro và tận dụng phát triển tối đa tiềm lực cạnh tranh Trong năm 2010 Công ty đã phát triển mạnh trên thị trường và đưa thương hiệu của mình đi lên.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty cổ phần phát triển công nghệ in DP Việt Nam luôn là một trong những doanh nghiệp trẻ tiêu biểu của toàn quốc. Hoạt động kinh doanh của Công ty đã tạo công ăn việc làm cho hơn 25 lao động thường xuyên với mức thu nhập bình quân trên 2 triệu đồng/thỏng.
Nhiệm vụ hoạt động kinh doanh chính của Công ty là kinh doanh thương mại theo đúng pháp luật của Nhà nước và theo đúng hướng dẫn của Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội nhằm đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng.
Là một Công ty có quyền tự mình sử dụng vốn và sử dụng sao cho có hiệu quả để thực hiện nghĩa vụ kinh doanh của mình Ngoài ra công ty có quyền huy động và phân phối vốn ở nhiều nguồn khác nhau, phải có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các cam kết trong giấy phép đăng ký kinh doanh, kinh doanh theo đúng mục.
Nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của công ty phải luôn đạt ra những mục tiêu kinh doanh mang tầm cỡ chiến lược, tổ chức nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu thi hiếu người tiêu dùng Ngoài ra Công ty còn chú trọng tới việc chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho công nhân viên, thường xuyên khích lệ tinh thần làm việc của công nhân viên, nâng cao trình độ văn hóa nghiệp vụ chuyên môn, tay nghề…Cựng với việc sản xuất Công ty đặc biệt quan tâm tới
Đặc điểm hoạt động sản xuất của Công ty
Quy trình in thiết kế:
Chế bản Out film Phơi bản kẽm In ofset
Gia công sau in Kiểm tra sản phẩm Hoàn thành sản phẩm.
Công ty chuyên ngành nghề kinh doang quảng cáo và in Ên Vì vậy sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, sản phẩm mẫu của khách hàng được chuyển đến phòng kế hoạch Tại đây, phòng kế hoạch chuẩn bị tiến hành cân đối vật tư và lệnh cho các phân xưởng sản xuất.
Tiếp sau đó sản phẩm mẫu của khách hàng được chuyển đến phòng kỹ thuật. Tại đây sản phẩm mẫu được tách thành 2 phần là: phần hình ảnh và phần chữ.
Phần hình ảnh của sản phẩm được đưa lên máy chuyên dùng tách mầu điện tử để tách những mầu cơ bản như: xanh, đỏ, vàng, đen và một số mầu đặc biệt Từ ảnh mầu ta được một số phim trắng theo mật độ của từng màu trong ảnh, rồi sau đó được chuyển đến bộ phận bình bản của phân xưởng chế bản.
Còn phần chữ của sản phẩm mẫu được chuyển đến bộ phận vi tính của phân xưởng chế bản.
Tại phân xưởng chế bản:
Bộ phận vi tính: phần chữ của sản phẩm mẫu được đánh máy vi tính căn chỉnh kích cỡ theo mẫu rồi chuyển cho bộ phận bình bản
Bộ phận bình bản tiến hành sắp xếp bố trí ảnh, chữ của một Ên phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng chuyển phim theo mẫu cho bộ phận phơi bản
Bộ phận phơi bản tiến hành chụp từ phim sang bản kẽm in, kẽm in được toạ ra với hình ảnh và chữ in được thể hiện theo công nghệ, sau đó kẽm in được
Phân xưởng in: kẽm in được chuyển tới phân xưởng in sau đó đưa vào máy in, từ máy in cho các sản phẩm in theo đúng mẫu mã.
Phân xưởng hoàn thiện: Sản phẩm dở dang tiếp tục được qua công đoạn gấp, khâu, ghim rồi được chuyển tới bộ phận máy dao để chỉnh sủa và hoàn thành sản phẩm giao cho khách hàng.
2.1.3 Tình hình kinh doanh 3 năm gần đây của công ty
Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hoạt động của doanh nghiệp trongg 3 năm gần đây: Đơn vị tính :VND
Thuế thu nhập doanh nghiệp
Qua bảng trên ta thấy doanh thu bán hàng trong các năm vừa qua liên tục tăng cụ thể là:Doanh thu bán hàng năm 2009 tăng 482.255.695 so với năm 2008 và tăng 343.096.740 so với năm 2010 Lợi nhuận tăng:Năm 2010 tăng 1.029.980 so với năm 2008 và giảm 409.872 so với năm 2009.
Đặc diểm tổ chức quản lý của Công ty
Cơ cấu tổ chức bộ mỏý quản lý đóng vai trò hết sức quan trọng bởi vì nếu nó thích nghi được với môi trường thì doanh nghiệp sẽ tồn tại ,phát triển nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.Ngược lại bộ máy tổ chức sơ cứng sẽ làm cho sản xuất kinh doanh bị trì trệ ,cản trở sản xuất ,không theo kịp được sự biến động của thị trường.Trong suốt quá trình hình thành và phát triển ,với đội ngũ nhân viên có năng lực và chuyên môn cao, nhiệt tình trong công việc Công ty cổ phần phát triển công nghệ in DP Việt Nam là một công ty có quy mô nhỏ cơ cấu quản lý chặt chẽ ,gọn nhẹ linh hoạt với số nhân viên văn phòng của công ty còn hạn chế ,do vậy mỗi nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau, thể hiện qua sơ đồ sau:
Phòng KH & ĐT Phòng Kế Toán Phòng HC
Chức năng, nhiệm vụ của cỏc phũng ban:
- Ban Giám Đốc: là người đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của công ty.Cú nhiệm vụ chiến lược tổng thể cho cỏc phũng ban, các cơ sở sản xuất.
- Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, kiểm soát tài sản, hàng hoá, vật tư, tiền vốn của công ty, lập báo cáo tài chính, báo cáo thống kê và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và pháp luật về báo cáo tài chính.
- Phòng sản xuất: thực hiện nhiệm vụ sản xuất sản phẩm và được chia làm các phân xưởng.
- Phòng hành chính: thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo nhân lực, làm các chế độ bảo hộ lao động chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho các cán bộ công nhân viên của công ty.
- Phòng kế hoạch và đầu tư: là bộ phận tham mưu về kế hoạch chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh Đề xuất đưa ra các biện pháp thích hợp để kích thích, khuyến khích sản xuất cho toàn công ty.
- Các cơ sở sản xuất: Chịu trách nhiệm sản xuất các sản phẩm in Ên các biển quảng cáo, tờ quảng cỏo… phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và sản xuất theo đơn đặt hàng của các công ty khỏc Cỏc sản phẩm hoàn thành nhập kho phải được kiểm duyệt của các tổ trưởng, quản đốc,thủ kho và ban giám đốc.
Cỏc phòng ban chức năng của Công ty đều có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ của mình , đồng thời vẫn có thể hỗ trợ lẫn nhau thực hiện các mục tiêu chung của Công ty.
Các cơ sở sản xuất
Tiêu chí trong kinh doanh của Công ty cổ phần phát triển công nghệ in DP Việt Nam “Khách hàng là người bạn đồng hành trong sự nghiệp phát triển của
Công ty” Có thể nói đây là một tiêu chí nhằm khẳng định chất lượng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nó cũng là nội dung mà ban lãnh đạo công ty xuyên suốt trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh với phương châm phục vụ khách hàng tận nơi nhiệt tình và có trách nhiệm.
Nhìn chung mô hình và tổ chức quản lý của Công ty được sáp xếp, bố trí phù hợp với khả năng, trình độ của nhân viên có thể đảm nhiệm thực hiện tốt nhiệm vụ của từng bộ phận Do đó đảm bảo cho Công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ sxkd còng nh đối với các mặt đối nội đối ngoại của mình Giữa các phòng ban trong Công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hoạt động ăn khớp với nhau nhằm đảm bảo hoàn thành các mục tiêu chung của Công ty Với bộ máy quản lý nh vậy Công ty hoạt động có hiệu quả và thích ứng với nền kinh tế thị trường Cỏc phũng ban với các chức năng cụ thể nhưng đều có mối liên hệ với nhau nhằm mục đích cuối cùng là giúp ban Giám đốc giải quyết tốt các vấn đề đang phát sinh từng ngày, từng giờ trong Công ty.
2.1.5 : Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công Ty
2.1.5.1: Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và quy mô hoạt động sx của Công ty là theo một cấp, không có sự phân tán quyền lực trong quản lý hoạt động kinh doanh cũng như trong hoạt động tài chính nên hiện nay bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến với mô hình kế toán tập trung.
Tổ chức theo kiểu này làm cho mối quan hệ phụ thuộc của bộ máy trở nên đơn giản Phòng kế toán của Công ty thực hiên tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần kế toán từ khâu nhận ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp Trong đó kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán thông qua khâu trung gian nhận lệnh
Phó giám đốc điều hành công ty Phó giám đốc giám sát
Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư Kế toán thanh toán Thủ quỹ
Tổ chức bộ máy kế toán Công ty theo hình thức tập trung chuyờn sõu mỗi người trong phòng kế toán được phân công phụ trách một công việc nhất định do vậy công tác kế toán tại công ty là tương đối hoàn chỉnh, hoạt động không bị chồng chéo lên nhau Phòng kế toán của Công ty cổ phần phát triển in DP Việt Nam có 7 người Trong đó có 2 phó giám đốc, 4 kế toán và 1 thủ quỹ.
- Chức năng: Giúp giám đốc chỉ đạo thực hiệ toàn bộ công tác tài chính kế toán trong công ty theo chế độ chính sách của nhà nước về quản lý tài chính.
- Nhiệm vụ: Thực hiện ghi chép phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản có liên quan Lập báo cáo, cung cấp số liệu, tài liệu của công ty theo yêu cầu của giám đốc của công ty và của cơ quan quản lý nhà nươc Lập kế hoạch, kế toán tài chính, tham mưu cho giám đốc về các quyết định trong việc quản lý công ty.
Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần phát triển công nghệ in DP Việt Nam
2.2.1: Đặc điểm và yêu cầu quản lý VNL tại công ty Cổ Phần phát triển công nghệ in DP Việt Nam
Xuất phát từ đặc điểm về sự đa dạng của sp và quy trình SX của mỗi tổ tạiCông ty là khác nhau cho thấy để đảm bảo cho quá trình sx và chất lượng sản phẩm, Công ty đã phải sử dụng một khối lượng NVL tương đối lớn, đa dạng về chủng loại do đối với loại sản phẩm khác nhau thì cần phải có NVL tạo nên thực tế của sản phẩm là khác nhau.
Vấn đề đầu tiên mà Công ty quan tâm tới trong việc quản lý NVL là hệ thống kho tàng Công ty đã xây dựng kho tàng khá kiên cố nhằm bảo quản cung cấp kịp thời NVL cho các tổ SX Bên cạnh đú cỏc tổ đội sản xuất còn rất thuận tiện trong việc lấy VL do các kho rất gần nơi SX.
Phòng KH & ĐT có trách nhiệm quản lý theo dõi kiểm tra các nghiệp vụ nhập xuất NVL trong tháng Nếu phát hiện NVL tồn đọng hoặc kém phẩm chất, thỡ phũng sẽ tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng NVL không kịp thời ảnh hưởng tới tiến độ SX, hay tình trạng ứ đọng vốn do NVL tồn đọng quá nhiều không sử dụng hết Thủ kho vật tư là nhân viờn thuộc sự quản lý của phòng KH & ĐT, có trách nhiệm nhập, xuất NVL theo đúng yêu cầu thi công, đảm bảo đầy đủ thủ tục mà Công ty đã quy định.
Kế toán vật tư kết hợp chặt chẽ với thủ kho và phòng KH & ĐT theo dõi chặt chẽ sự biến động NVL, kiểm tra đối chiếu và tiến hành ghi sổ kế toán chính xác, trung thực, kịp thời.
2.2.1: Phân loại nguyên vật liệu. Để phù hợp với đặc điểm, yêu cầu trong quá trình SX, phù hợp với đặc điểm tác dụng của từng loại NVL, đối với từng sp và giúp hạch toán chính xác khối lượng NVL tương đối lớn, đa dạng về chủng loại thì công việc phân loại NVL tại Công ty quả là một điều khó khăn, vì đối với một loại sản phẩm thì những NVLC, NVLP cấu thành nên thực thể sản phẩm là khác nhau Tuy nhiên có thể căn cứ vào công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất mà vật liệu của Công ty được chia thành các loại chủ yếu sau:
- Nguyờn vật liệu chính: (Ký hiệu 152.1) Là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể spản phẩm bao gồm các loại nh sau: giấy offset, giấy in bãi bằng, giấy Couche
+ Mực in: có nhiều loại mực của các nước và nhiều màu sắc khác nhau.Trong đó mực in của Nhật là được sử dụng nhiều nhất, sau đó có mực in TrungQuốc, mực ý và Việt Nam
- Nguyên vật liệu phụ:( Ký hiệu152.2) Là đối tượng lao động không cấu tạo nên thực tế sản phẩm, nhưng NVL phụ có tác dụng hỗ trợ nhất cần thiết và được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm NVL phô bao gồm các loại sau; Băng dính, keo, vải phin….
- Nhiên liệu: (Ký hiệu 152.3) Nhiên liệu ở Công ty chủ yếu dùng trực tiếp cho sản xuất nh: Dầu, axiton và cồn công nghiệp để lau rửa máy móc.
- Phụ tùng thay thế: (Ký hiệu 152.4) kim máy khâu vòng bi 608, dây coroa, cao su offset, dây đai dệt máy offset.
- Vật liệu khác; Bóng đèn
Việc phân định vật liệu ở Công ty trên đây chỉ mang tính tương đối Tuy nhiên khi sử dụng cách phân loại này lại có ý nghĩa với Công ty, giúp cho Công ty có thể theo dõi một cách chính xác, thuận tiện từng loại, từng thứ vật liệu Nhận biết được vai trò, vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất để từ đó có cơ sở cho công tác tính giá thành sản phẩm
2.2.2: Đánh giá nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần phát triển công nghệ in
* Đối với nguyên vật liệu nhập kho. Đánh giá NVL, là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu đúng đắn, chân thực Vật liệu ở đơn vị có nguồn hình thành từ mua ngoài, kế toán ở đây đã sử dụng giá thực tế để hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tình hình nhập – xuất – tồn kho vật liệu
Công thức tớnh giỏ nguyên vật liệu nhập kho:
Giá vốn thực tế nhập kho = Giá mua chưa thuế + Chi phí thu mua + Thuế thu nhập
(nếu có) - Các khoản giảm trừ
Ví dụ về giá mua thực tế của giấy in:
Ngày 29/06/2010 Doanh nghiệp đã mua giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65 x98 với số lượng là 6.750 tờ của công ty HĐGTGT số 0001265 của công ty CN giấy và sản xuất bao bì Ngọc Diệp với đơn giá chưa thuế GTGT là 500 đồng/tờ, thuế
GTGT 10% chi phí vận chuyển bốc dỡ do công ty Ngọc Diệp chịu, với ví dụ này xí nghiệp tớnh giỏ giấy bãi bằng 60g/m2 khổ 65 x98 nhập kho như sau:
Giá vốn thực tế nhập kho = giá mua ( không có thuế GTGT)
= Số lượng x đơn giá = 6.750 x 500 = 3.375.000 đồng
*Đối với nguyên vật liệu xuất kho.
NVL của Công ty được xuất kho thường xuyên theo yêu cầu sản xuất và hàng nhập về bao nhiêu xuất kho số lượng tương ứng bấy nhiêu là phổ biến. Thường thì lượng vật tư dự trữ không nhiều lắm Hiện nay tại Công ty khi xuất kho vật liệu kế toán áp dụng phương pháp “Giỏ đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ ”. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Lượng thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Sau khi đã có giá đơn vị bình quân thực tế xuất kho của từng loại vật liệu kế toán vl ỏp giỏ vào phiếu xuất kho cho từng đối tượng sử dụng từ đó tính ra giá trị thực tế xuất dùng.
NVLxuất kho = Số lượng từng loại xuất kho x Giá đơn vị bình quân
Vớ dô: Dựa vào số lượng, giá trị giấy in tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ để xác định trị giá thực tế xuất dùng:
- Giấy Bãi Bằng 60g /m2 khổ 65 x 98 tồn đầu kỳ tháng 1 là 53.000 đơn giá
- Tổng số lượng nhập kho trong tháng 1 là 62.700 tờ , tổng giá thực tế nhập kho trong kỳ là 25.000.000 đồng
- Tổng số lượng giấy xuất kho trong kỳ là: 100.000 tờ, kế toán xác định giá bình quân của tờ giấy
Giá bình quân của 1 tờ giấy 443 x 53.000 + 25.000.000
53.000 + 62.700 Giá thực tế giấy xuất kho = 100.000 x 419,006 = 41.900.600 (đồng).
2.2.3: Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần ph át triển công nghệ in DP Việt Nam
2.2.3.1: Thủ tục và chứng từ sử dụng
* Đối với Nguyên vật liệu nhập kho.
Hạch toán chi tiết VL là một trong những yêu cầu của công tác quản lý VL nhằm phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho từng loại, từng thứ
VL về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị Đó là công việc hạch toán kết hợp chặt chẽ giữa kho và phòng kế toán.
Cơ sở căn cứ để công tác tổ chức kế toán nói chung còng nh kế toán VL nói riêng đạt hiệu quả cao đó là các chứng từ kế toán phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất VL Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán Thực tế tại Công ty cú cỏc chứng từ được sử dụng trong kế toán chi tiết
Phiếu xuất kho Đó cũng chính là cơ sở để làm thủ tục nhập xuất kho VL tại Công ty.
tháng 02 năm 2010
Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền
10/2 01 Mua vật liệu giấy in 152 111 107.958.000
Kìm theo chứng từ gốc : phiếu nhập kho sè 03
Ngày …thỏng …năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng
Kìm theo chứng từ gốc : phiếu xuất kho
Người lập biểu Kế toán trưởng
tháng 02 năm 2010
Công tác kiểm kê đánh giá nguyên vật liệu
Mục đích của việc kiểm kê vật tư là nhằm xác định một cách chính xác số lượng và giá trị của từng loại vật tư ở trong kho của công ty Ngoài ra công tác và xử lý các hao hụt, hỏng, mất… các vật tư tại các kho Qua công tác này sẽ nâng cao ý thức trách nhiệm của từng người trong việc bảo quản, sử dông vật tư còng nh việc quản lý NVL phải có nề nếp.
Nguyên vật liệu của Công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại phức tạp nên quá trình kiểm tra thường kéo dài Vì vậy Công ty tiến hành kiểm kê định kỳ 6 tháng một lần (6tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm).
Công ty tổ chức kiểm kê ở tất cả các kho, mỗi kho được lập một bảng kiểm kê bao gồm 3 người.
Kế toán thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho tìm ra nguyên nhân vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt là do các nguyên nhân, thời tiết, khí hậu hay do hao hụt khi cần đo đong đếm Kết quả kiểm kê được ghi vào “ biên bản kiểm kờ”
VD: Ngày 28/6/2010 Công ty tiến hành kiểm kê số vật liệu, đến ngày 30/6/2010 mới có kết quả kiểm kê và thấy rằng giá trị của NVL liệu tồn cuối quý ghi trong sổ kế toán không khớp so với số thực tế kiểm kê (thiếu giấy in BB 60/84 :2.456.200t) và (thừa giấy in BB 58/84: 1.469.710) số chệnh lệch này chưa biết rõ nguyên nhân.
Kế toán tiến hành định khoản:
Sau khi điều tra nguyên nhân của số hàng thiếu thấy được số NVL thiếu do cán bộ vật tư không làm tròn trách nhiệm và số hàng thừa NVL là do bên bán chuyển thừa Kế toán định khoản:
Có TK 138 (1): 2.456.200 + giấy in BB 58/84
Sự cần thiết hoạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần phát triển công nghệ in DP Việt Nam
Trải qua quá trình phát triển và đổi mới sâu sắc theo cơ chế thị trường hơn thập kỷ qua, kế toán Việt Nam đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển góp phần tích cực vào việc tăng cường và nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế tài chính với tư cách là công cụ quản lý, kế toán gắn liền với hoạt động kinh tế xã hội, đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin hữu Ých cho các quyết định kinh tế Vì vậy, kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài chính của Công ty và các DN tổ chức khác.
Hệ thống kế toán của Việt Nam được áp dụng thống nhất và được xây dựng trên cơ sở tôn trọng và vận dụng có chọn lọc các nguyên tắc chuẩn mực chung nhất của kế toán quốc tế, tuy nhiên vẫn còn bộc lộ nhiều bất cập gây ảnh hưởng khó khăn cho các DN Thực tiễn của quá trình đổi mới luôn đặt ra yêu cầu nâng cao vai trò của kế toán Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán, không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán luôn luôn là vấn đề được các DN hết sức quan tâm.
Cũng như nhiều DN hoạt động trong nghiên cứu và phát triển công nghiệp Nhuộm, với đặc điểm chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí cũng như giá thành SP, công tác hạch toán NVL tại Công ty Cổ Phần phát triển công nghệ in
DP VN luôn được chú trọng, đáp ứng yêu cầu phát triển của Công ty Ban lãnh đạo luôn đặt ra yêu cầu hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung cũng như hạch toán NVL nói riêng.
Phương hướng chung hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại Công ty là trên cơ sở đánh giá thực trạng hạch toán NVL, phát hiện ưu và nhược điểm, từ đó tìm ra biện pháp hoàn thiện cả về phương pháp hạch toán cũng như cách thức quản lý chặt chẽ, phù hợp với tình hình SX của Công ty, trên cơ sở tuân thủ những quy định chung của chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành
Công ty tiến hành SX theo các đơn đặt hàng đã được ký kết Trong kỳ có rất nhiều hợp đồng được ký kết với những trị giá và yêu cầu khác nhau Vì vậy mỗi một đơn đặt hàng, Công ty sẽ lập một lệnh SX kèm theo nó là lệnh cấp phát vật tư cho từng đơn đặt hàng Điều đó đảm bảo cho việc sử dụng tiết kiệm NVL nhưng chất lượng vẫn theo đúng hợp đồng Hơn nữa trong quá trình sx không bị gián đoạn, để bàn giao kịp thời cho khách hàng.
Đánh giá thực trạng tổ chức hoạch toán nguyên vật liệu tại công ty
Trải qua quá trình xây dựng và phát triển đến nay, Công ty Cổ Phần phát triển công nghệ in DP VN đã từng bước lớn mạnh và đạt được thành công Có thể thấy được điều đó thông qua các sản phẩm được đổi mới đa dạng hoá và rất nhiều bạn hàng trong nước Để đạt được điều đó công tác hạch toán kế toán của Công ty đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện, trở thành công cụ quản lý đắc lực cho công tác quản lý chung.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán NVL, Công ty đã tổ chức khá tốt công tác quản lý và hạch toán NVL
Qua nghiên cứu thực trạng hạch toán NVL tại Công ty có thể thấy được những ưu điểm nổi bật sau:
- Thứ nhất về bộ máy kế toán của Công ty
Hiện nay, trong Công ty điều kiện cơ chế quản lý đổi mới với 5 nhân viên kế toán, hệ thống kế toán của Công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, công tác hạch toán gần như đã được chuyên môn hoá cao Đội ngũ nhân viên kế toán bao gồm những người đã dạn dày kinh nghiệm cùng đội ngũ trẻ năng động Mỗi người đều được phân công nhiệm vụ rõ ràng và đều có lòng say mê nghề nghiệp. Đây là một lợi thế nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán cũng như hiệu quả công tác quản lý kinh tế nói chung tại Công ty.
- Thứ hai về vấn đề tổ chức chứng từ và tổ chức hạch toán NVL
Hệ thống chứng từ sổ sách Công ty sử dụng đều được lập theo quy định chung, tương đối đầy đủ và hợp lý, phản ánh đầy đủ và chính xác tình hình biến động về NVL, kết hợp phương pháp chứng từ ghi sổ chặt chẽ chi tiết, do đó tạo
NVL tại Công ty Mặt khác, để tiến hành hạch toán tổng hợp NVL, Công ty đã lựa chọn phương pháp KKTX, đây là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư trên sổ kế toán, do đó góp phần không nhỏ thuận lợi hoá công tác hạch toán NVL Hơn nữa, công tác kiểm kê được Công ty tiến hành đều đặn hàng năm để tìm ra thiếu hụt (nếu có) chi tiết cho từng loại NVL cả về số lượng và giá trị Nhìn chung việc tổ chức chứng từ và tổ chức hạch toán NVL đã cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời và thuận tiện cho việc tập hợp chi phí tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh.
- Thứ ba về hệ thống kho tàng Để NVL tồn kho được đảm bảo chặt chẽ cả về số lượng và chất lượng, tránh hư hao mất mát góp phần cung cấp kịp thời cho SX Công ty đã xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng khá tốt và phù hợp Nguyên vật liệu được tổ chức sắp xếp đảm bảo ở kho hợp lý tạo điều kiện thuận lợi khi có yêu cầu xuất vật liệu đột xuất đồng thời địa điểm các kho cũng được bố trí thuận lợi nhất cho việc vận chuyển đến nơi sử dụng Dưới sự quản lý chặt chẽ của phòng vật tư, thủ kho và nhân viên bảo vệ, hệ thống kho tàng của Công ty nhìn chung được tổ chức tốt, do đó góp phần giảm thiểu hao hụt, mất mát và hư hỏng vật tư.
- Phương pháp hoạch toán nguyên vật liệu
Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Phương pháp này, có ưu điểm là đơn giản trong ghi chép, đối chiếu và phát hiện sai sót, cung cấp thông tin về biến động NVL kịp thời, chính xác, phù hợp với đặc điểm vật liệu và sản xuất của công ty.
Nhìn chung tổ chức kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ Phần phát triển công nghệ in DP Việt Nam đã được thực hiện khá hiệu quả, đảm bảo theo dõi được tình hình vật liệu trong quá trình SX Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên vẫn còn một số vấn đề còn tồn tại cần được khắc phục, hoàn thiện trong công tác kế toán
Thứ nhất: Về Công tác quản lý vật tư;
- Vật liệu trong Công ty chủ yếu cho các đơn đặt hàng Khối lượng NVL rất lớn, chủng loại rất đa dạng nhưng Công ty vẫn chưa sử dụng Sổ danh điểm vật tư với quy định của từng loại để tạo điều kiện theo dõi vật tư được dễ dàng, chặt chẽ cho từng loại vật tư.
Thứ hai: Việc lập Dự phòng giảm giá hàng tồn kho thì kế toán công ty vẫn chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL nói riêng và hàng tồn kho nói chung
3.3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công TY Cổ Phần phát triển công nghệ in DP Việt Nam.
Trên cơ sở khái quát hoá những vấn đề lý luận chung về tổ chức hạch toán NVL trong các DN, và vận dụng những vấn đề đó để đánh giá thực trạng hạch toán NVL tại Công ty Cổ Phần phát triÓn công nghệ in DP VN, dưới góc độ là một sinh viên em xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán toán NVL tại Công ty.
* Thứ nhất: Về công tác quản lý vật tư. Để có thể phục vụ tốt hơn cho yêu cầu quản lý tránh nhầm lẫn trong việc đối chiếu giữa thủ kho và kế toán về tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL Công ty nên xây dựng sổ danh điểm NVL Sổ danh điểm này sẽ thống nhất tên gọi, mã hiệu, quy cách phẩm chất, đơn vị tính … cho tất cả cỏc bộ phận sử dông, tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý và hạch toán, tránh nhầm lẫn nâng cao hiệu quả làm việc.
Sổ danh điểm vật tư:
TK 152: nguyên liệu vật liệu
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy cách vật liệu đơn vị tính Đơn giáNhóm Danh điểm
* Thứ hai: hiện đại hoá công tác kế toán
- Hiện nay, đứng trước nhu cầu cập nhật nắm bắt và sử dụng thông tin ngày càng cao, việc ứng dụng vi tính vào công tác kế toán đang được hầu hết các DN quan tâm và đã được sử dụng ở hầu các DN Tuy nhiên, tuỳ theo yêu cầu công việc, phạm vi SXD và trình độ vi tình của mỗi nhân viên mỗi DN mà sự vi tính hoá công tác kế toán được sử dụng nhiều hay Ýt Tại Công ty Cổ Phần phát triển công nghệ in DP VN, để nhanh chóng tiếp cận, ứng dụng máy tính vào công tác kế toán, trước hết cần có sự quan tâm từ ban lãnh đạo Công ty, tạo điều kiện trang bị thêm máy tính cho phòng kế toán, đồng thời mở khoá học cung cấp những kiến thức về máy tính và xử lý thông tin kế toán bằng máy vi tính cho nhân viên kế toán Việc ứng dụng kế toán cần phải tiến hành một cách khoa học, trỏnh gõy xáo trộn trong quy trình hạch toán chung Bên cạnh đó, phần mềm kế toán cũng cần được cải tiến và nâng cấp, nhăm tăng tốc độ xử lý thông tin kế toán, góp phần không nhỏ trong quá trình tổ chức thông tin kế toán nói chung.
Tổ chức thông tin kế toán khoa học cũng đòi hỏi một đội ngũ nhân viên có trình độ để có thể sử dụng một cách tối ưu nhất Hiện nay, đối với bất kỳ DN nào, yêu cầu tuyển dụng nhân viên có năng lực vào làm việc là một nhu cầu tất yếu Công ty Cổ Phần phát triển công nghệ in DP VN cũng đang đứng trước vấn đề đó Công ty cần đề ra chiến lược đào tạo con người và coi đó là một khoản đầu tư sẽ đem lại hiệu quả lâu dài, tác động tích cực tới sự phát triển của công ty Cụ thể là: Đối với những nhân viên kế toán đang làm việc, kế toán trưởng đánh giá khách quan năng lực làm việc từng người, trên cơ sở đó, đề xuất với ban lãnh đạo công ty đề ra chương trình đào tạo ngắn hạn, hoặc nâng cao trình độ nghiệp vụ từng người Đây là công việc nên thực hiện một cách nghiêm túc và có chất lượng thực sự, sẽ có tác dụng tốt đặc biệt với đội ngũ kế toán trẻ chiếm tới một nửa số nhân viên phòng kế toán của Công ty.
Khi đã sử dụng kế toán trong phòng kế toán thì mỗi kế toán viên nên được trang bị một máy vi tính đó cú cỏc phần mềm ứng dụng đối với mỗi phần hành kế toán Điều này là rất cần thiết đối với các kế toán viên vỡ nú giảm nhẹ được cụng viờc cho họ đồng thời khả năng tính toán sẽ chính xác hơn, giúp cho công việc của các kế toán viên đơn giản, hiệu quả hơn.
Các máy vi tính trong phũng nờn được nối mạng với nhau:
Giúp cho công việc lấy mẫu sổ dễ dàng hơn
Cỏc máy thông nhau tạo điều kiện đối chiếu các số liệu từ các Bảng tổng hợp, Bảng phân bổ, Bảng cân đối kế toán, Bảng báo cáo tài chính.
