Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán quản lý nguyên vật liệu
Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp và được thể hiện dưới dạng vật hóa như: Sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, vải trong doanh nghiệp may mặc Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch giá trị một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ. b Đặc điểm
Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Về mặt giá trị do chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nên giá trị của vật liệu sẽ được tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Do đặc điểm này mà nguyên vật liệu được xếp vào loại tài sản lưu động trong doanh nghiệp.
Vai trò của nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động lại chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất Do vậy, việc quản lý chặt chẽ vật liệu trong quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng có ý nghĩa lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm vốn Trong ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu có chủng loại đa dạng phong phú, đơn vị tính không giống nhau và quản lý phức tạp, không phải thứ vật liệu nào cũng bảo quản trong kho được Do vậy, việc tổ chức hạch toán, quản lý tốt vật liệu, là công việc hết sức quan trọng và cần thiết, vì có như vậy mới góp phần làm tăng lợi nhuận, giảm sự lãng phí, thất thoát về vật tư và tiết kiệm được vốn để xây dựng được nhiều công trình phục vụ cho sản xuất đời sống nhân dân. b Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Để tối đa hóa lợi nhuận trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải ưu tiên quản lý hiệu quả nguyên vật liệu Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, do đó việc kiểm soát chặt chẽ từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý nguyên vật liệu bằng cách ghi chép đầy đủ và chính xác các hoạt động mua, nhập, xuất và tồn kho, cung cấp thông tin cần thiết để doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại, từng nhóm theo những tiêu thức phù hợp Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò, công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất xây lắp, nguyên vật liệu được chia thành các loại:
Nguyên vật liệu chính là những vật liệu đóng vai trò chủ yếu trong việc cấu thành nên sản phẩm thông qua quy trình sản xuất Chúng là những thành phần thiết yếu, tạo nên vật chất của sản phẩm Ví dụ, trong ngành cơ khí chế tạo máy hay xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu chính thường là sắt và thép.
- Vật liệu phụ: Là những thứ vật liệu khi tham gia vào sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất như các loại phụ gia, sơn, giẻ lau, xà phòng…
- Nhiên liệu: Là các loại nhiên liệu ở thể lỏng, thể khí, rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị thi công như xăng, dầu, than củi, hơi đốt…
- Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại phụ tùng chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải…
-Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công tác xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản).
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu như vật liệu đặc chủng, các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, vật liệu thu nhặt được, phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ.
Ngoài ra, căn cứ vào nguồn nhập (nguồn hình thành) vật liệu được chia thành: Vật liệu nhập do mua ngoài, tự chế biến, thuê ngoài gia công chế biến,nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần.
Đánh giá nguyên vật liệu
2.2.1.Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
- Đối với vật liệu mua ngoài.
Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá mua trên hoá đơn (bao gồn cả khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng (+) với các chi phí thu mua thực tế như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bạt, tiền phạt, tiền bồi thường… trừ (- ) đi các khoản chiết khấu, giảm giá nếu có.
- Đối với vật liệu tự sản xuất:
Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất gia công chế biến cộng (+) với các chi phí gia công chế biến.
- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi nhận thuê gia công và từ nơi đó về doanh nghiệp cộng (+) với chi phí phải trả cho người nhận gia công chế biến
- Đối với vật liệu nhận từ đơn vị khác góp vốn liên doanh, là giá do các bên tham gia góp vốn đánh giá (chấp thuận).
- Đối với vật liệu được biếu tặng: Giá nhập kho là giá được xác định theo giá thị trường.
2.2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Do đặc điểm vật liệu nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau dẫn đến giá thực tế nhập kho khác nhau Do đó, khi xuất kho cần xác định giá trị thực tế xuất kho cho từng mục đích, đối tượng sử dụng khác nhau Để xác định giá trị thực tế vật liệu xuất kho, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp như trung bình gia quyền, FIFO, LIFO, Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo tính thống nhất trong việc lựa chọn phương pháp tính giá trong cùng một niên độ kế toán.
- Phương pháp bình quân gia quyền
Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức:
Trị giá vốn thực tế Số lượng NVL Đơn giá NVL xuất kho = xuất kho x bình quân gia quyền
Trong đó: Đơn giá thực tế bình quân được xác định như sau:
Trị giá thực tế Trị giá thực tế
NVL tồn đầu kỳ + NVL nhập trong kỳ Đơn giá
Bình quân = cả kỳ dự trữ Số lượng NVL Số lượng NVL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập: Sau mỗi lần nhập kế toán xác định đơn giá bình quân cho từng đầu tên nguyên vật liệu như sau:
Trị giá vốn thực tế NVL Trị giá vốn thực tế của NVL
Còn lại sau lần xuất trước + nhập tiếp sau lần xuất trước Đơn giá bình quân =
Sau mỗi lần nhập Số lượng NVL còn lại Số lượng NVL nhập tiếp
Sau lần xuất trước + sau lần xuất trước
- Phương pháp giá thực tế đích danh
Theo phương pháp này trước hết phải theo dõi, quản lý được số lượng và đơn giá nhập kho của từng lô hàng Khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của lô hàng đó để tính ra giá thực xuất kho.
- Phương pháp nhập trước - xuất trước
Theo phương pháp này, trước tiên ta phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết hàng nào nhập kho trước thì xuất trước Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính theo giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: hàng xuất kho trước được tính theo đơn giá nhập của hàng nhập lần trước, số hàng còn lại của lần xuất trước ( nếu có ) được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp theo Công thức tính như sau:
Trị giá thực tế giá thực tế đơn vị của NVL Số lượng NVL xuất kho NVL xuất kho = nhập kho theo từng lần x trong kỳ thuộc số lượng nhập kho trước từng lần nhập kho
- Phương pháp nhập sau - xuất trước
Theo phương pháp này, trước tiên ta phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho, giả sử hàng nhập sau thì xuất trước Đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.
Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể sử dụng giá hạch toán để phản ánh sự biến động của nguyên vật liệu trong kỳ Khi sử dụng giá hạch toán thì cuối kỳ kế toán phải tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu tồn kho và nhập kho trong kỳ để xác định giá thực tế của vật liệu xuất trong kỳ.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Phương pháp thẻ song song
*Trình tự ghi chép ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu ghi số lượng nguyên vật liệu thực nhập và thực xuất vào thẻ ( hoặc sổ ) có liên quan Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn thẻ kho với số tồn nguyên vật liệu thực tế còn ở kho Hàng ngày hoặc định kỳ 3 – 5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất, kho nguyên vật liệu về phòng kế toán.
* Trình tự ghi chép ở phòng kế toán: Phòng kế toán mở thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng danh điểm nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ 3 – 5 ngày một lần, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu của thủ kho chuyển đến, kế toán phải kiểm tra chứng từ, rồi ghi đơn giá tính thành tiền sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết nguyên vật liệu có liên quan Cuối tháng kế toán cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Phương pháp sổ số dư ( số dư )
*Trình tự ghi chép ở kho: Hàng ngày hoặc định kỳ 3 – 5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại theo từng nhóm nguyên vật liệu theo quy định Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ,trong đó ghi số lượng, số liệu chứng từ của từng nhóm nguyên vật liệu, ( một phiếu nhập, phiếu xuất Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra ghi số lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu, vào sổ số dư Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền.
*Trình tự ghi chép ở phòng kế toán: Khi nhận được chừng từ xuất, nhập nguyên vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra chứng từ và đối chiếu với các chứng từ có liên quan rồi ghi giá thực tế của nguyên vật liệu, và tính thành tiền ghi vào chứng từ, sau đó tổng hợp giá trị nguyên vật liệu, nhập, xuất kho theo từng nhóm nguyên vật liệu, ghi vào bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất Căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập, bảng kê luỹ kế xuất lập bảng kê tổng hợp nhập xuất, tồn kho nguyên vật liệu, đồng thời tính ra giá trị của từng nhóm, loại nguyên vật liệu, tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Đồng thời ghi nhận số dư do thủ kho chuyển đến, kế toán tính giá hạch toán cho từng thứ, từng nhóm, loại nguyên vật liệu, phù hợp.
Sau khi lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, và ghi vào sổ số dư, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu về giá trị của từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu, tồn kho cuối tháng ở sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Kiểm tra đối chiếu giữa bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, với số liệu ở sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Số liệu nhập kho, xuất kho và tồn kho phải khớp với nhau.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
* Trình tự ghi chép ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, giống như phương pháp ghi thẻ song song Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ xuất – nhập kho, ghi số lượng nguyên vật liệu, thực nhập, thực xuất vào thẻ ( hoặc sổ ) kho có liên quan.Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn thẻ kho với số tồn nguyên vật liệu,thực tế còn ở kho Hàng ngày hoặc định kỳ 3 – 5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu về phòng kế toán.
*Trình tự ghi chép ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu, ở từng kho dùng cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng.Sau khi nhận được chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, kế toán kiểm tra hoàn chỉnh và xắp xếp phân loại chứng từ, lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ nguyên vật liệu Cuối tháng, tổng hợp số liệu trong bảng kê số lượng và giá trị từng thứ vật liệu, đã nhập xuất kho trong tháng sau đó tính ra số tồn kho cuối tháng của từng thứ nguyên vật liệu và ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
4.1.1 Khái niệm và tài khoản hạch toán
- Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp kho có các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu Phương pháp này được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn như: ôtô, máy móc,
- Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
+ Tài khoản 152 (nguyên liệu, vật liệu)
+ Tài khoản 151 (Hàng mua đi đường)
Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 331, 311, 111, 112
4.1.2 Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
(1) Trường hợp mua ngoài về nhập kho
(a.1) Nếu hàng và hóa đơn cùng về:
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận, phiếu nhập kho ghi:
Nợ TK152: (chi tiết từng loại)- trị giá vật liệu mua ngoài
Nợ TK 133(1331) - thuế GTGT được khấu trừ
Có TK (331, 111, 112 …): Tổng giá thanh toán
(a.2) Nếu hàng mua về trước hóa đơn về sau:
Kế toán ghi nhận phiếu nhập kho vào tập hồ sơ "Hàng chưa có hóa đơn" để theo dõi các khoản nhập hàng chưa có đầy đủ hóa đơn chứng từ Nếu trong tháng có hóa đơn nhập về, kế toán sẽ ghi sổ thông thường như bút toán (a.1) Trường hợp cuối tháng vẫn chưa nhận được hóa đơn, kế toán sẽ ghi sổ theo giá tạm tính để tạm thời ghi nhận giá trị nhập hàng.
Nợ TK152: (chi tiết)-trị giá vật liệu mua ngoài (giá tạm tính)
Có TK331 phải trả người bán (giá tạm tính)
(a.3).Nếu hóa đơn về trước hàng về sau:
Kế toán lưu hóa đơn, nếu trong tháng về, làm thủ tục nhập kho và ghi bút toán như trường hợp (a.1) Nếu cuối tháng hàng chưa về kế toán ghi tăng hàng đang đi trên đường
Nợ TK151 -Trị giá hàng đang đi đường
Nợ TK133(1331)-Thuế GTGT của hàng mua
Tháng sau hàng về nhập kho ghi định khoản:
(a.4).Xử lý các trường hợp thừa thiếu so với hóa đơn:
* Trường hợp hàng thừa so với hóa đơn:
- Nếu nhập toàn bộ kế toán định khoản:
Nợ TK152: Trị giá toàn bộ số hàng
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT tính theo số hóa đơn
Có TK331: Trị giá thanh toán theo hóa đơn
Có TK 3381: Trị giá số hàng thừa chưa có thuế GTGT
- Nếu nhập kho theo số hóa đơn: Kế toán ghi nhập số nhập như TH (a.1) số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi:
Nợ TK002: Trị giá hàng giữ hộ
- Nếu trả lại số hàng thừa kế toán ghi:
- Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 152: Nhập kho số hàng thừa
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thừa.
Có TK331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa
- Nếu thừa do cân, đo, vận chuyển ghi tăng thu nhập
Nợ TK152: Trị giá hàng thừa không thuế
Có TK711: Thu nhập khác
* Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn
Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhập, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ.
- Phản ánh trị giá hàng nhập:
Nợ TK152: Trị giá số vật tư thực nhập
Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu (không thuế GTGT)
Có TK331: Trị giá thanh toán theo hóa đơn
- Sau căn cứ vào xử lý kế toán định khoản
+ Nếu người bán giao tiếp số hàng thiếu:
Nợ TK152: Trị giá số vật tư thiếu nhập tiếp
Nợ TK1381: Xử lý số thiếu
+ Nếu người bán không còn hàng, trừ vào số tiền phải trả
Nợ TK331: Ghi giảm số tiền phải trả
Có TK1381: Xử lý trị giá hàng thiếu
Có TK133(1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu
+ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường:
Nợ TK 1388, 334: Cá nhân phải bồi thường
Có TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu
Có TK 1381: Xử lý số thiếu
(a.5).Trường hợp hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng, tuỳ theo cách xử lý của hai bên:
- Với hàng hóa kém phẩm chất, trả lại người bán ghi:
Có TK 152: Trị giá vật tư trả lại
Có TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng giao trả.
- Trường hợp người bán giảm giá hoặc cho hưởng chiết khấu, kế toán ghi định khoản.
(2) Trường hợp vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến , căn cứ trên các chứng từ liên quan định khoản:
Nợ TK152: Giá thành sản xuất thực tế
Có TK 154: Vật tư thuê ngoài gia công hoặc tự chế biến
(3) Các trường hợp tăng vật liệu khác:
Nợ TK152: Giá trị thực tế vật liệu tăng thêm
Có TK411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng, biếu
Có TK412: Đánh giá tăng vật tư
Có TK336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ
Có TK642: Thừa trong định mức tại kho
Có TK3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý
Có TK621, 641, 154: Dùng không hết nhập lại, phế liệu thu hồi
Có TK241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu phế liệu từ XDCB
Có TK222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
(xem phụ lục số 05-trang 4):
4.2.1.Khái niệm và tài khoản sử dụng:
Khái niệm: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hóa, sản phẩm trên các tài khoản, phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ của nguyên vật liệu trên cơ sở kiểm kê kểm kê cuối kỳ, xác định được lượng tồn kho thực tế từ đó có thể xác định được lượng xuất dùng trong kỳ.
Giá trị vật Giá trị VL Tổng giá trị Gía vật liệu liệu xuất dùng = tồn kho + vật liệu tăng - tồn kho trong kỳ đầu kỳ thêm trong kỳ cuối kỳ
TK6111 - Mua nguyên vật liệu
+ TK151 - “hàng mua đang đi đường”
+ Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại
Có TK152: Nguyên vật liệu tồn kho
Có TK 151: Hàng đi đường
+ Cuối kỳ, dựa vào kết quả kiểm kê kế toán ghi:
+ Trong kỳ căn cứ vào các hoá đơn mua hàng
Nợ TK611(6111): Giá thực tế vật liệu thu mua
Nợ TK133(1331): Thuế VAT được khấu trừ
+ Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ
Có TK411: Nhận vốn liên doanh, cấp phát, tặng thưởng
Có TK331, 336, 338: tăng do đi vay
Có TK128: Nhận lại góp vốn liên doanh ngắn hạn
Có TK222: nhận lại góp vốn liên doanh dài hạn
+ Số chiếu khấu, giảm giá mua hàng và hàng mua trả lại trong kỳ (nếu có)
Nợ TK331, 111, 112… số chiết khấu, giảm giá, hàng mua trả lại (tổng số)
Có TK 133(1331): Thuế VAT không được khấu trừ
Có TK 611 (6111): Trị giá thực tế
+ Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát thiếu:
Nợ TK152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ
Nợ TK151: hàng đang đi đường
Nợ TK138, 334: Số cá nhân phải bồi thường
Nợ TK1381: Số thiếu hụt chờ xử lý
Nợ TK642: Số thiếu hụt trong định mức
Có TK611(6111): Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt
Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất bằng tổng phát sinh bên nợ tài khoản 611 (Nguyên vật liệu) trừ đi số phát sinh bên có, sau đó phân bổ cho các đối tượng sử dụng dựa theo mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức Bằng cách này, giá trị nguyên vật liệu được tính chính xác và phân bổ hợp lý cho từng đối tượng, góp phần nâng cao tính chính xác và minh bạch trong hạch toán chi phí sản xuất.
Kế toán các nghiệp vụ khác về vật liệu
Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
* Kế toán sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
5.1.2.Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu:
- Trường hợp khoản trích lập dự phòng cuối niên độ trước nhỏ hơn khoản cần trích tại thời điểm cuối niên độ này, thì phải trích lập thêm bằng bút toán
Nợ TK 632: Mức trích lập thêm
Ngược lại, nếu số cần trích lập lớn hơn số đã trích lập, kế toán chỉ phải hoàn nhập phần chênh lệch để ghi giảm chi phí kinh doanh trong kỳ.
Nợ TK 159: - Phần chênh lệch
Kế toán kiểm kê NVL
Định kỳ vào cuối mỗi năm kế toán tiến hành kiểm kê NVL tồn kho theo thực tế từ đó phân ra số lượng các NVL kém phẩm chất hay không cần dùng. Đối chiếu số lượng NVL tồn kho thực tế so với sổ kế toán từ đó tìm ra các nguyên nhân gây nên số nguyên vật liệu thừa hoặc thiếu để xử lý.
- Nếu thừa chưa rõ nguyên nhân
- Nếu thiếu chưa rõ nguyên nhân
- Nếu thủ kho phải bồi thường
- Khi thực hiện bồi thường
+ Nếu nộp bằng tiền mặt
5.3.Đánh gíá lại vật liệu:
* Tài khoản sử dụng: TK412-Chênh lệch đánh giá lại tài sản
- Số chênh lệch giảm do đánh gía lại tài sản
- Xử lý số chênh lệch tăng do đánh giá lại tài sản
- Số chênh lệch tăng do đánh giá lại tài sản;
- Xử lý số chênh lệch giảm do đánh giá lại tài sản.
Tài khoản 412-Chênh lệch đánh giá lại tài sản, có thể có số dư bên Nợ hoặc số dư bên Có:
- Số chênh lệch giảm do đánh giá lại tài sản chưa được xử lý.
- Số chênh lệch tăng do đánh giá lại tài sản chưa được xử lý.
1 Đánh giá lại vật liệu: - Nếu đánh giá lại cao hơn trị giá đã ghi sổ kế toán thì số chênh lệch giá tăng, ghi:
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản.
- Nếu đánh giá lại thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán thì số chênh lệch giá giảm, ghi:
Nợ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
2 Cuối năm tài chính xử lý chênh lệch đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan hoặc cấp có thẩm quyền:
- Nếu TK 412 có số dư bên Có, được quyết định bổ sung nguồn vốn kinh doanh, ghi:
Nợ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản
Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.
- Nếu TK 412 có số dư bên Nợ, được quyết định ghi giảm nguồn vốn kinh doanh, ghi:
Nợ TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh
Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản
CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG BẮC HƯNG
Khái quát chung về công ty cổ phần xây dựng Bắc Hưng
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG BẮC HƯNG
Trụ sở chính: Số 352 đường Giải Phóng, Phường Phương Liệt, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
Mã số thuế: 0102201548 Điện thoại: 043.668.6488
Vốn điều lệ: 15 tỷ ( 15.000.000.000 vnd) chia làm 1.500.000 cổ phần, giá trị mỗi cổ phần là 10.000đ/cổ phần Loại cổ phần là cổ phần phổ thông.
*Người đại diện trước pháp luật của Tổng công ty:
+Chức vụ: Chủ tịch hội đồng quản trị - Tổng giám đốc
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102201548 do Phòng Đăng ký Kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội, cấp (Lần hai ) ngày
Là một doanh nghiệp trẻ nằm trên địa bàn TP Hà Nội, Công ty Cổ phần xây dựng Bắc Hưng ra đời từ nền tảng của Công ty Công trình Thủy Lợi- Thủy Điện tỉnh Điện Biên Đội ngũ cán bộ nhân viên kỹ thuật của công ty được đào tạo và trưởng thành trong quá trình làm việc và công tác tại Công ty Công trình Thủy Lợi- Thủy Điện tỉnh Điện Biên Và đã trải qua các công trình cấp tỉnh của tỉnh Điện Biên, tỉnh Hòa Bình, Vĩnh Phúc,Thanh Hóa, Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh.
1.1.2- Chức năng nhiệm vụ của công ty
Hiện nay Công ty hoạt động theo các chức năng sau:
- Sản xuất, kinh doanh, khai thác đá các loại
- Đầu tư, xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, thủy điện, nhiệt điện, trạm biến áp từ 0,4 đến 35kw
- Khai thác, chế biến, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng.
- Kinh doanh nhà ở, quy hoạch đô thị, quy hoạch công nghiệp, quy hoạch sản xuất nông lâm nghiệp
- Khai thác chế biến và xuất nhập khẩu khoáng sản
- Sản xuất kinh doanh bê tông cấu kiện và bê tông thương phẩm.
- Nổ phá công nghiệp, thí nghiệm vật liệu xây dựng
Với chức năng trên Công ty cổ phần xây dưng Bắc Hưng chuyên thực thi các công trình và sản xuất kinh doanh theo ngành nghề đã đăng ký Với mục đích kinh doanh lấy lãi công ty chuyên sản xuất kinh doanh các loại đá hoa, cát sỏi và thi công các công trình kiến trúc, các công trình giao thông đường bộ, sản xuất kinh doanh vật liệu là chủ yếu góp phần cung cấp trực tiếp sản phẩm phục vụ cho ngành xây dựng đồng thời đóng góp vai trò cung cấp sản phẩm cho nền kinh tế quốc dân Không ngừng nâng cao hiệu quả và mở rộng sản xuất kinh doanh, tự trang trải đạt chất lượng cao thích ứng nhanh với tiến bộ khoa học- kỹ thuật trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đảm bảo đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty ngày càng được nâng cao, giải quyết việc làm và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ, chính sách với nhà nước Mở rộng liên kết kinh tế với các cơ sở sản xuất trong và ngoàiCông ty Hạch toán và báo cáo tài chính trung thực theo chế độ chính sách của nhà nước quy định.
Tình hình và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty một số năm gần đây
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được thể hiện trong bảng ở phụ lục số 6 trang 5
Nhìn vào bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ta thấy rõ công ty đã hoàn thành tốt kế hoạch đề ra trên tất cả các mặt Doanh thu năm sau cao hơn năm trước là do quan hệ làm ăn của công ty đã được mở rộng, số lượng các hợp đồng ký kết nhiều hơn, số lượng công trình được đổi mới và đưa vào khai thác với số lượng lớn Công ty đã đổi mới mua sắm trang thiết bị, máy móc nhằm nâng cao năng lực sản xuất.
Trong năm 2011, doanh thu của công ty tăng đáng kể 11,05% tương ứng 15.100 tỷ đồng, kéo theo tỷ lệ lãi gộp tăng đến 37,36% Sự tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ này giúp lợi nhuận sau thuế của công ty cũng tăng đột biến từ 651 triệu đồng năm 2010 lên 906 triệu đồng năm 2011, đạt mức tăng trưởng 39,17% Sự bứt phá về doanh thu được ghi nhận là kết quả của việc công ty đã áp dụng hiệu quả các tiêu chuẩn quản lý chất lượng, thống nhất phương thức quản lý và ứng dụng nhiều sáng kiến cải tiến kỹ thuật, giúp giảm thiểu chi phí phát sinh ngoài định mức.
Đặc điểm quy trình sản xuất kinh doanh của công ty
Trong những năm gần đây, Công ty cổ phần xây dựng Bắc Hưng đã mở rộng nhiều loại hình kinh doanh dịch vụ nhưng chủ yếu vẫn là thi công, xây lắp các công trình xây dựng và kinh doanh gạch đá các loại.
Quy trình sản xuất sản phẩm xây lắp của Công ty có thể khái quát theo sơ đồ: (phụ lục 07 trang 6)
Từ nhu cầu xây dựng của các địa phương, đơn vị, công ty xem xét và tham gia đấu thầu Khi trúng thầu công ty sẽ ký kết hợp đồng nhận thầu thi công với bên giao thầu( chủ đầu tư) Sau khi quá trình khảo sát địa chất, địa hình của công trình được tiến hành, phía công ty sẽ lập dự án thi công và giao khoán cho các đội xây dựng hoặc xí nghiệp tiến hành thi công Các đội tiến hành thi công các công trình, hạng mục công trình phải đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng đã ký kết với chủ đầu tư Đội trưởng của các đội, xí nghiệp là người đại diện của đội phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về chất lượng công trình và an toàn laođộng Khi công trình hoàn thành, hai bên tiến hành nghiệm thu, bàn giao công trình và bên giao thầu thanh quyết toán cho bên nhận thầu.
Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý kinh
Với đội ngũ trên 100 cán bộ, nhân viên Công ty Cổ Phần Xây Dựng Bắc Hưng là một tổ hợp của đội ngũ các kỹ sư và kỹ thuật viên nhiều kinh nghiệm có trình độ từ trung cấp trở lên đến trên đại học và đội ngũ công nhân, thợ lành nghề Trong đó:
*Có trình độ đại học: 48 người
* Có trình độ trung cấp + cao đẳng: 37 người
Ngoài ra Công ty còn có một lực lượng công nhân được hợp đồng ngắn hạn thường xuyên là 60 người sẵn sàng nhận công việc theo sự điều động của Công ty.100% công nhân viên chức của Công ty đều được mua bảo hiểm đầy đủ theo quy định và được Công ty cấp thẻ an toàn lao động.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty như sau: (phụ lục 08 trang 6) + Đại hội đồng cổ đông: Được tổ chức thường niên hằng năm đề ra quy chế hoạt động của công ty cũng như phương hướng chiến lược phát triển của công ty.
+ Hội đồng quản trị: Có trách nhiệm giám sát hoạt động của công ty thông qua giám đốc, đảm bảo công ty hoạt động theo mục tiêu mà các cổ đông thống nhất tại đại hội cổ đông hằng năm Trong một số trường hợp là người có quyết định cuối cùng nhằm giải quyết công việc trong công ty.
+ Ban kiểm soát: Hỗ trợ cho hội đồng quản trị trong công tác quản lý đồng thời giám sát công việc của hội đồng quản trị
+ Tổng giám đốc: Là người có quyền hành cao nhất, quyết định chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Các phó tổng Giám Đốc, có nhiệm vụ tham mưu cho Giám Đốc về công tác tổ chức quản lý và điều hành hoạt động tổ chức kinh doanh.
+ Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện nhiệm vụ bố trí, theo dõi, sắp xếp lại đội ngũ lao động trong Công ty về số lượng, trình độ nghiệp vụ Đồng thời làm nhiệm vụ tính toán tiền lương, tiền thưởng.
+ Phòng kế toán tài vụ: Là phòng nghiệp vụ cơ bản, chủ động lập kế hoạch tháng, quý, năm theo dõi, kiểm tra, giám sát từng đơn vị, từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, quản lý tốt các loại vốn chủ động khai thác các nguồn vốn để phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh của đơn vị.
+ Phòng kế hoạch kỹ thuật: Chịu trách nhiệm xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh ở các phân xưởng, xí nghiệp Xây dựng đề cương và triển khai các đề tài khoa học - kỹ thuật, các dự án về sản xuất công trình, làm hồ sơ dự thầu, đấu thầu các công trình xây dựng cơ bản, tập hợp những sáng kiến cải tại kỹ thuật trong Công ty và tiếp cận thị trường mua bán sản phẩm hàng hóa.
+ Các nhà máy, xí nghiệp, đội xây dựng: Có chức năng sản xuất, kinh doanh gạch và các loại vật liệu, xây dựng và thi công các công trình nhằm phục vụ việc cung ứng sản phẩm cần thiết cho ngành xây dựng Chịu sự chi phối củaTổng giám đốc và báo cáo thực tế diễn ra nơi thuộc quyền quản lý của mình.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty
Để nâng cao hiệu quả quản lý, Công ty cổ phần xây dựng Bắc Hưng đã sớm đầu tư và phát triển bộ máy kế toán chuyên nghiệp, bố trí hợp lý và chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế toán Công ty áp dụng mô hình kế toán kết hợp giữa tập trung và phân tán, đáp ứng nhu cầu quản lý và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty như sau: (phụ lục 09 trang
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán Để có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao, công ty đã tổ chức phòng kế toán theo mô hình trên Việc phân thành từng bộ phận trên tạo thuận lợi trong công việc quản lý, phát huy được thế mạnh của từng người đồng thời nhân viên có trách nhiệm hơn trong lĩnh vực hoạt động của mình Tuy nhiên, trong nhiệm vụ chung, mỗi bộ phận lại có những nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Kế toán trưởng: Trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động và thu nhập thông tin tài chính của bộ máy kế toán; tổng hợp thông tin và báo cáo tình hình tài chính với giám đốc công ty
Kế toán tiền lương là quá trình ghi chép, theo dõi và kiểm tra chứng từ liên quan đến công tác quản lý nhân sự (như chấm công, làm thêm giờ, nghỉ việc) trong các bộ phận Sau đó, họ tiến hành tính lương, phân tích sử dụng lao động và lập bảng thanh toán lương, BHXH cho người lao động Kế toán tiền lương cũng lập bảng phân bổ tiền lương và hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kế toán vật tư và tài sản cố định: Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán tình hình nhập xuất nguyên, nhiên vật liệu Đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định và việc trích khấu hao tài sản cố định.
Kế toán vốn bằng tiền thực hiện ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác lượng tiền có trong công ty, tình hình biến động và sử dụng vốn Ngoài ra, hoạt động này còn quản lý chế độ thu chi, đối chiếu với ngân hàng về các khoản vay, gửi, lãi, từ đó tư vấn cho lãnh đạo công ty về thực trạng vốn Dựa trên số liệu này, lãnh đạo có thể đưa ra kế hoạch thu, chi và vay vốn hợp lý.
- Kế toán tổng hợp giá thành, doanh thu và xác định kết quả: Theo dõi tập hợp chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, các khoản phải thu, thu nhập của công ty, tính toán xác định kết quả kinh doanh, ghi sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính theo quy định.
Thủ quỹ có nhiệm vụ chính là quản lý tiền mặt trong đơn vị Họ căn cứ vào phiếu thu, chi và các chứng từ hợp lệ để xác nhận việc nhập, xuất tiền Ngoài ra, thủ quỹ phải đảm bảo cập nhật sổ kiểm kê quỹ mỗi ngày và đối chiếu tiền mặt với kế toán tiền mặt nhằm đảm bảo tính chính xác.
Kế toán tại các đơn vị trực thuộc có vai trò quan trọng trong việc hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ Họ chịu trách nhiệm gửi chứng từ về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán Trong một số trường hợp, nhân viên kế toán tại đơn vị phụ thuộc còn thực hiện cả công việc hạch toán và thống kê, sau đó định kỳ gửi báo cáo về phần việc được giao kèm theo các chứng từ liên quan.
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Căn cứ vào đặc điểm tình hình cụ thể của Công ty mà hiện nay Công ty đã bước đầu đưa phần mềm kế toán Cyber Accounting vào sử dụng cùng hình thức kế toán theo chế độ sổ kế toán ban hành theo QĐ 15/QĐ – BTC ngày 20/03/
+ Niên độ kế toán áp dụng từ 01/01/N đến 31/12/N.
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong sổ kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ).
+ Phương pháp hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. + Phương pháp hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song.
+ Phương pháp xác định trị giá nguyên vật liệu tồn kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền.
+ Doanh nghiệp kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Chứng từ bên trong do công ty cung cấp như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, hợp đồng lao động
Chứng từ bên ngoài như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, giấy báo nợ được cung cấp bởi các nhà cung cấp, cơ quan thuế và ngân hàng Hiện công ty đang áp dụng hình thức hạch toán kế toán là chứng từ ghi sổ với trình tự cụ thể nêu tại phụ lục số 10 trang 8 Các tài khoản chính thường được sử dụng trong công ty bao gồm: TK111, TK112, TK512, TK153, TK131, TK331, TK241, TK211, TK411, TK334, TK338 và TK622.
Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng Bắc Hưng
Kế toán nguyên vật liệu tại công ty
3.1.1 – Phân loại nguyên vật liệu của công ty Để tiến hành xây dựng các công trình, sửa chữa các sản phẩm xây dựng cơ bản, công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu gồm nhiều chủng loại khác nhau Hiện nay để phù hợp với yêu cầu sản xuất, thi công và quản lý nguyên vật liệu ở công ty thì nguyên vật liệu được chia thành:
- NVL chính: là những nguyên vật liệu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm Nguyên vật liệu chính cũng bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài, đó là các chi tiết, bộ phận của sản phẩm mà doanh nghiệp mua của các đơn vị khác với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm, hàng hoá như: Cát, sỏi, xi măng, sắt, thép…
Nguyên vật liệu phụ (NVL phụ) là những vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất nhưng không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm Chúng có thể kết hợp với nguyên vật liệu chính để thay đổi các đặc điểm như hình dáng, màu sắc, mùi vị hoặc hình dáng bên ngoài Ngoài ra, NVL phụ còn có khả năng tăng cường chất lượng hoặc giá trị sử dụng của sản phẩm Một số ví dụ về NVL phụ bao gồm sơn tường, vôi và dầu nhờn.
- Nhiên liệu: là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng lượng quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí:Xăng, dầu, khí ga.
- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng máy móc mà doanh nghiệp mua về phục vụ thay thế cho các bộ phận, các loại phụ tùng, các chi tiết dược sử dụng được thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải…
- Thiết bị XDCB: Những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác XDCB.
- Vật liệu khác: Phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ.
3.1.2.Chứng từ kế toán áp dụng:
Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ, do vậy Công ty vẫn áp dụng đầy đủ hệ thống các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và cả hệ thống chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn.
Cụ thể sử dụng các chứng từ kế toán nguyên vật liệu chi tiết sau:
Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số 01 GTKT – 3LL
Hoá đơn bán hàng thông thường Mẫu số 02 GTGT – 3LL
Hợp đồng vận chuyển bốc dỡ hàng hoá
Phiếu nhập kho Mẫu số 01 – VT
Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 03 – VT
Bảng kê mua hàng( vật tư) Mẫu số 06 – VT
Phiếu xuất kho Mẫu số 02 – VT
Bảng kê xuất vật tư
+ Chứng từ theo dõi quản lý
Giấy đề nghị thanh toán Mẫu số 05 – TT
3.1.3.Hệ thống tài khoản áp dụng : Áp dụng hệ thống tài khoản kế toán hiện nay có 86 tài khoản cấp 1 trong bảng và 6 tài khoản ngoài bảng.
Như tài khoản 152” nguyên liệu, vật liệu”
+ Tài khoản này có 6 tài khoản cấp 2;
TK 1521: Nguyên vật liệu chính.
TK 1522:Nguyên vật liệu phụ.
TK 1524: Phụ tùng thay thế.
TK 1526: Thiết bị xây dựng cơ bản.
* Hệ thống báo cáo tài chính: Doanh nghiệp tiến hành lập báo cáo tài chính năm, không lập báo cáo tài chính giữa niên độ
*Chế độ chứng từ kế toán: Ngoài các chứng từ kế toán theo đúng quy định ra công ty còn sử dụng một số chứng từ kế toán hướng dẫn tự in lấy tuy nhiên vẫn đảm bảo đủ và đúng các nội dung chủ yếu, cần thiết của một chứng từ.
* Chế độ sổ kế toán: Công ty cổ phần xây dựng Bắc Hưng sử dụng sổ kế toán tổng hợp theo hình thức chứng từ ghi sổ nên hệ thống sổ bao gồm các bảng kê, sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản theo đúng quy định của Nhà nước ban hành.
3.1.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song a– Công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu.
Công ty Xây dựng Bắc Hưng giao nhiệm vụ quản lý nguyên vật liệu (NVL) cho thủ kho của từng đội Thủ kho chịu trách nhiệm bảo quản, sắp xếp NVL nhập kho, định kỳ kiểm tra chất lượng NVL và sắp xếp lại để đảm bảo hợp lý Ngày 31/12 hàng năm, công ty tiến hành kiểm kê NVL tồn kho của toàn công ty do phòng Kế hoạch - Kỹ thuật, Kế toán và thủ kho các đội kết hợp thực hiện Mục đích của hoạt động kiểm kê là xác định chính xác số lượng và giá trị NVL hiện có, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng, ứ đọng, kém phẩm chất để nâng cao trách nhiệm của thủ kho và các đội sử dụng, đồng thời có kế hoạch điều chuyển NVL thừa từ đội này sang đội khác Công tác kiểm kê được thực hiện bằng các phương pháp phù hợp với từng loại NVL như cân, đo, đếm Trước khi lập quyết toán năm, công ty tiến hành kiểm kê và lập biên bản ghi kết quả để tính giá NVL của công ty.
* Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Khi vật tư, nguyên vật liệu mua ngoài dùng hoàn toàn cho sản xuất, xây lắp thì giá nhập kho sẽ là giá mua trên hóa đơn cộng thêm chi phí xếp dỡ (không bao gồm thuế VAT).
VD:Ngày 02/12/2011 đội xây dựng số 05 nhập kho 100 tấn xi măng, 6.300kg thép fi 6-8 của bà Nguyễn Thị Hồng (mua tại chân công trình xây dựng, chi phí vận chuyển, bốc dỡ đã tính trong đơn giá ).
Trong đó:+ xi măng: đơn giá nhập 1.200.000đ/tấn
Trị giá nhập xi măng là: 1.200.000đ/tấn x 100 = 120.000.000đ
+ Thép fi 6- 8: Đơn giá nhập 16.500đ/kg
Trị giá nhập của thép fi 6-8 là: 16.500đ/kg x 6.300 = 103.950.000đ Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá trị mua NVL tính theo hoá đơn không bao gồm thuế GTGT.
*Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền
VD:Xác định đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ và trị giá thực tế của 150m3 đá 4x6 xuất trong kỳ (Đầu kỳ tồn kho 30m3 đá với số tiền là 4.650.000 đ, trong kỳ nhập 120m3 đá với số tiền là 19.200.000 đ) Vậy: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ: = 4.650.000 + 19.200.000 = 159.000đ/m 3
Trị giá thực tế đá 4x6 xuất dùng trong kỳ: 159.000đ/m3 x 150 = 23.850.000đ
Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nghĩa là số tiền mà công ty nộp cho nhà nước thông qua người bán hàng khi mua vật tư, sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ chấp nhận thanh toán với giá bán thì công ty được khấu trừ hoặc hoàn lại theo đúng quy định của luật doanh nghiệp.
3.1.5 Thủ tục mua và nhập – xuất kho nguyên liệu, vật liệu a - Thủ tục mua và nhập kho nguyên liệu, vật liệu
Nguồn nguyên liệu phục vụ cho các đội, xí nghiệp chủ yếu được mua ngoài và căn cứ vào dự toán công trình kỹ thuật vật tư lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đưa lên cho Giám đốc, giám đốc xí nghiệp thoả thuận với đơn vị bán hàng về việc mua nguyên vật liệu theo hợp đồng mua bán Hợp đồng mua bán là một văn bản có tính ràng buộc giữa bên mua và bên bán, trong đó có quy định trách nhiệm của mỗi bên và những điều khoản mà các bên thoả thuận và cam kết thực hiện theo đúng quyền lợi và trách nhiệm của mình.
MỘT SỐ Ý KIẾN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG BẮC HƯNG
Ưu điểm
Trong công tác kế toán, Công ty cổ phần xây dựng Bắc Hưng đang áp dụng đúng theo chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán áp dụng do các doanh nghiệp do
Bộ tài chính ban hành năm 2006, theo nghị quyết số 15-2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính Công ty luôn tìm hiểu để có những thay đổi phù hợp, vận dụng các chuẩn mực kế toán trên tinh thần sáng tạo, hiệu quả Nhờ đó mà sổ sách của công ty luôn cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác số liệu phục vụ yêu cầu quản lý của lãnh đạo công ty và các đối tượng quan tâm trong và ngoài công ty.
- Do Công ty bao gồm nhiều đội, xí nghiệp trực thuộc nên áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán là phù hợp với sự quản lý vi mô của công ty Việc tổ chức mô hình bộ máy kế toán như vậy giúp công ty kiểm tra, chỉ đạo kịp thời Đội ngũ nhân viên kế toán của công ty là những người có năng lực, có chuyên môn vững vàng, làm việc có tinh thần trách nhiệm đáp ứng yêu cầu quản lý.
- Toàn bộ công việc sử lý thông tin trong toàn công ty được thực hiện tập trung ở phòng kế toán, còn có các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện thu thập, phân loại và chuyển chứng từ ban đầu cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán Việc làm đã được chuyên môn hóa theo từng phần hành kế toán riêng biệt, tránh được sự chồng chéo trong công việc của các nhân viên kế toán,nhưng vẫn đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, bổ sung hỗ trợ cho nhau, từ đó đảm bảo thực hiện tốt chức năng của kế toán.
- Công ty đã áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo việc quản lý nguyên vật liệu được thường xuyên, liên tục,có hệ thống Công ty thực hiện các thủ tục nhập xuất kho tương đối chặt chẽ Mọi nguyên liệu mua về nhập kho đều kiểm nghiệm.Các chứng từ ban đầu được thiết lập đầy đủ, thuận lợi cho việc ghi chép, tổng hợp kế toán.
- Công ty bao gồm nhiều đội, xí nghiệp trực thuộc.Việc theo dõi nguyên vật liệu của các đội, xí nghiệp là theo từng công trình sau đó là tổng hợp báo cáo lên phòng tài vụ của công ty Kho nguyên vật liệu lưu động theo từng công trình, mỗi công trình có kho nguyên vật liệu riêng và số lượng nguyên vật liệu mua căn cứ vào hồ sơ dự toán, được nhập dàn theo tiến độ thi công vì vậy việc xuất dùng nguyên liệu thuận tiện, việc theo dõi, giám sát cũng dễ dàng hơn.
- Công ty bước đầu đưa phần mềm kế toán trên máy vi tính vào áp dụng trong công tác hạch toán góp phần mang lại hiệu quả hơn như tổng hợp số liệu nhanh…
Tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm đã nêu, công tác kế toán NVL còn có một số vấn đề tồn tại như sau:
Hệ thống danh điểm Nhập vật liệu (NVL) của công ty chưa được xây dựng hiệu quả Hoạt động lập danh điểm NVL chỉ được tiến hành bởi nhân viên kế toán vật liệu theo ý chủ quan, chưa đạt được sự thống nhất Điều này dẫn đến khó khăn trong việc đối chiếu thông tin giữa kho vật liệu và phòng kế toán, cản trở quá trình quản lý vật tư hiệu quả.
+ Vật liệu thừa và phế liệu chưa được quan tâm quản lý đúng mức.
+ Công ty chưa xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu trong khi giá cả thị trường luôn biến động mà mỗi biến động nhỏ cũng ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất cũng như tiến độ thi công công trình Muốn vậy công ty phải có định mức dự trữ tối đa, định mức dự trữ tối thiểu để dựa vào đó mà xác định mức dự trữ hợp lý.
+ Việc luân chuyển chứng từ kế toán chưa kịp thời Các chứng từ chuyển lên phòng kế toán thường tập trung vào cuối tháng khiến cho việc tập hợp và phân bổ chi phí gặp khó khăn.
Một số ý kiến về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần xây dựng Bắc Hưng 35 KẾT LUẬN
Với những nhận xét về các tồn tại của công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phẩn xây dựng Bắc Hưng Với những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ kế toán mà các thầy cô giáo khoa kế toán trường kinh doanh và công nghệ Hà Nội đã dày công phổ biến và truyền đạt Bản thân em xin đề xuất một số ý kiến nâng cao chất lượng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty như sau:
- Cần xây dựng một hệ danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn Công ty để dề dàng kiểm tra tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu Điều này là hoàn toàn cần thiết đối với Công ty, nó giúp kế toán dễ dàng kiểm tra, đối chiếu, theo dõi, nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
MẪU SỐ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy cách nguyên liệu, vật liệu Đơn vị Đơn giá
Sắt tròn các loại Sắt phi 6
Vật liệu phụ Bulong-ốc vít…
Nhiên liệu Xăng Xăng Mogas 83 Xăng Mogas 92
- Công ty cần phải có những biện pháp quản lý chặt chẽ đối với nguyên vật liệu thừa và phế liệu để đạt được kết quả kinh doanh tốt nhất Lập những kế hoạch sản xuất cụ thể trong kỳ, tháng, quý,… để tính toán lượng nguyên vật liệu cần đề sản xuất trong kỳ, tránh tình trạng dư thừa, ứ đọng nguyên vật liệu… … Làm ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp./.
- Công ty nên có mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý: Để có mức dự trữ thích hợp công ty cần căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật của Nhà nước và dự toán chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình Phòng vật tư thiết bị cần nghiên cứu và dự toán trước biến động về cung cấp, giá cả thị trường để đề ra biện pháp thích hợp khi dự trữ nguyên vật liệu Ví dụ Công ty dự đoán xu hướng nguyên vật liệu nào đó có khả năng khan hiếm, giá cả tăng thì phòng vật tư sẽ lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đó với khối lượng lớn để đề phòng giá cả và nguồn cung cấp không ổn định Ngoài ra công ty nên xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để căn cứ vào đó xác định mức dự trữ hợp lý.
- Chứng từ là căn cứ để kế toán lập và quản lý chi phí nên việc luân chuyển chứng từ kịp thời là rất cần thiết Để giảm bớt tình trạng luân chuyển chứng từ chậm và giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán vào cuối tháng, đảm bảo theo dõi ghi sổ cập nhật chứng từ chính xác thì việc xuống kho lấy chứng từ cần được tiến hành thường xuyên (10 ngày một lần đối với công trình ở gần và 15 ngày một lần đối với công trình ở xa) Các chủ công trình chỉ được ứng tiền khi đã trả đủ chi phí của lần tạm ứng trước đó và phải xác định rõ thời hạn thanh toán tạm ứng Làm như vậy sẽ nâng cao trách nhiệm của chủ công trình với các chứng từ chi phí cũng như nộp chứng từ lên phòng kế toán đúng thời hạn quy định Đồng thời tạo điều kiện cho công tác kiểm tra tiêu hao vật tư theo định mức, từ đó kịp thời điều chỉnh tránh thất thoát vật tư và tình hình thực hiện kế hoạch được chính xác.
