CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
1.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của vốn kinh doanh thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, được hình thành trong quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đến với các doanh nghiệp là loại vốn rất cần thiết không thể thiếu được, đặc biệt trong điều kiện đổi mới cơ chế quản lý và tự chủ về tài chính thì vốn bằng tiền càng có vị trí quan trọng thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển và đạt hiệu quả kinh tế cao Vốn bằng tiền là loại vốn có tính lưu động nhanh chóng vào mọi khâu của quá trình sản xuất Trong điều kiện hiện nay doanh nghiệp càng phải có kế hoạch hoá cao việc thu, chi tiền mặt, việc thanh toán qua ngân hàng, không những đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp mà còn tiết kiệm được vốn lưu động, tăng thu nhập cho hoạt động tài chính, góp phần quay vòng nhanh vốn lưu động.
Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành:
- Tiền Việt Nam: đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Ngoại tệ: đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước ViệtNam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trường ViệtNam như các đồng: đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp (FFr),yên Nhật (JPY), đô la Hồng Kông (HKD), mác Đức (DM).
- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.
Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:
- Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.
- Tiền gửi Ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng.
- Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác.
1.1.2 Đặc điểm của vốn bằng tiền:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp đồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền:
* Kế toán phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh.
- Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểm tra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và có hiệu quả.
* Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước sau đây:
- Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam ( ký hiệu quốc gia là_đ, ký hiệu quốc tế là_VNĐ ) (Điều 11- Luật kế toán)
- Trong trường hợp nghiệp vụ kế toán phát sinh là ngoại tệ phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Đối với loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam (Điều 11-Luật kế toán)
- Đơn vị kế toán chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ thì được chọn một loại ngoại tệ do Bộ tài chính quy định làm đơn vị tiền tệ để kế toán, nhưng khi sử dụng tại Việt Nam phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.(Điều 11-Luật kế toán)
- Các loại vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền tệ tại thời điểm phát sinh theo giá thực tế (nhập, xuất), ngoài ra phải theo dõi chi tiết số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại Giá nhập vào trong kỳ được tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể được tính theo một trong những phương pháp sau:
+ Phương pháp bình quân gia quyền.
+ Phương pháp nhập trước, xuất trước.
+ Phương pháp nhập sau, xuất trước.
- Vào cuối kỳ kế toán năm, kế toán phải đánh giá lại các loại ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái tại thời điểm cuối năm tài chính.
* Để phản ánh và giám đốc chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động của từng loại vốn bằng tiền.
- Giám đốc chặt chẽ chấp hành các chế độ thu chi tiền mặt, tiền gửi, quản lý ngoại tệ, vàng bạc, đá quý.
Kế toán tiền mặt
1.2.1 Nguyên tắc chế độ lưu thông tiền mặt:
Việc quản lý tiền mặt phải dựa trên nguyên tắc chế độ và thể lệ của Nhà nước đã ban hành, phải quản lý chặt chẽ cả hai mặt thu chi và tập trung nguồn tiền vào Ngân hàng Nhà nước nhằm điều hòa tiền tệ trong lưu thông, tránh lạm phát và bội chi ngân sách, kế toán đơn vị phải thực hiện những nguyên tắc sau:
- Nhà nước quy định Ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách quản lý tiền mặt Các xí nghiệp cơ quan phải chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ thể lệ quản lý tiền mặt của Nhà nước.
- Các xí nghiệp, các tổ chức kế toán và các cơ quan đều phải mở tài khoản tại Ngân hàng để gửi tiền nhàn rỗi vào hoạt động.
- Mọi khoản thu bằng tiền mặt bất cứ từ nguồn thu nào đều phải nộp hết vào Ngân hàng trừ trường hợp Ngân hàng cho phép tọa chi như các đơn vị ở xa Ngân hàng nhất thiết phải thanh toán qua Ngân hàng Nghiêm cấm các đơn vị cho thuê, cho mượn tài khoản.
- Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh Thông thường tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm : tiền Việt Nam, ngoại tệ , ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý
- Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp được tập trung tại quỹ Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo thống kê nghiêm cấm thủ quỹ không được trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tư, kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặc tiếp nhiệm công việc kế toán.
- Mức tồn quỹ phải được tính toán theo định mức hợp lý để giúp doanh nghiệp có thể:
+ Tránh được các rủi ro thanh toán ngay, phải gia hạn thanh toán nên bị phạt hoặc trả lãi cao hơn.
+ Không làm mất khả năng mua chịu từ các nhà cung cấp.
+ Tận dụng được các cơ hội kinh doanh có lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.
- Quy định về trách nhiệm của thủ quỹ:
+ Thủ quỹ chịu trách nhiệm mọi khoản thu, chi tiền.
+ Thu, chi phải có chứng từ và chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng. + Thủ quỹ không kiêm nhiệm công tác khác.
+ Thủ quỹ theo dõi sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ.
1.2.2.1 Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt:
- Bảng kê vàng bạc đá quý, kim khí quý.
- Các chứng từ kèm theo: Hóa đơn giá trị gia tăng, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng, Phiếu nhập kho… Để việc lập phiếu thu - phiếu chi hợp pháp, theo đúng chế độ kế toán, người đứng đầu bộ phận kế toán của công ty cần phải quy định các chứng từ tương ứng kèm theo để những yêu cầu thanh toán không phù hợp sẽ được nhận biết và xử lý kịp thời Các kế toán viên mặc nhiên căn cứ vào đó mà áp dụng.
* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thu - chi tiền mặt:
- Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu - chi: chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền có thể là giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, hóa đơn, hợp đồng…Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền có thể là giấy thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn…
- Kế toán tiền mặt đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của công ty), sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
- Kế toán trưởng kiểm tra lại rồi ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
- Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó giám đốc: căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của công ty, Giám đốc hoặc Phó giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi Các đề nghị chi, mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
- Lập chứng từ thu - chi: kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
- Ký duyệt chứng từ thu - chi: kế toán trưởng ký vào phiếu thu, phiếu chi.
- Thực hiện thu - chi tiền: khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi do kế toán lập kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ phải:
+ Kiểm tra số tiền trên phiếu thu, phiếu chi với chứng từ gốc.
+ Kiểm tra nội dung ghi trên phiếu thu, phiếu chi có phù hợp với chứng từ gốc hay không.
+ Kiểm tra ngày tháng lập phiếu thu, phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
+ Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi.
+ Sau đó thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu hoặc phiếu chi ghi vào Sổ quỹ.
+ Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao liên còn lại của phiếu thu hoặc phiếu chi cho kế toán để làm căn cứ ghi sổ.
+ Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số dư cuối ngày trên sổ quỹ.
1.2.2.2 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán:
Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 “Tiền mặt” Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm:
- Nội dung: TK 111 dùng để phản ánh tình hình tăng, giảm và tồn quỹ tiền mặt.
Các khoản tiền mặt tăng:
+ Số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê.
+ Chênh lệch tăng do đánh giá lại ngoại tệ.
Các khoản tiền mặt giảm:
+ Số tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê.
+ Chênh lệch giảm do đánh giá lại ngoại tệ.
Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2.
+ Tài khoản 1111 “ Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam.
+ Tài khoản 1112 “ Tiền ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam.
+ Tài khoản 1113 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ theo giá mua thực tế.
Cơ sở pháp lý để ghi Nợ TK 111 là các phiếu thu còn cơ sở để ghi Có TK
Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ trên TK 111:
- Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt Đối với khoản tiền thu được (chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi vào bên Nợ Tài khoản 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ Tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”.
- Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị.
- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo qui định của chế độ chứng từ kế toán Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
- Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh của các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
- Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán.
Tiền mặt bằng ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên TK 007 “Nguyên tệ các loại” (TK ngoài bảng cân đối kế toán).
Kế toán tiền gửi Ngân hàng
Tiền gửi là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc các công ty tài chính bao gồm: tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, vàng bạc đá quý…
1.3.1 Chứng từ dùng để hạch toán tiền gửi Ngân hàng:
- Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng.
- Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu.
1.3.2 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán:
Hạch toán tiền gửi Ngân hàng (TGNH) được thực hiện trên tài khoản
112- TGNH Kết cấu và nội dung của tài khoản này như sau:
- Nội dung: TK 112 dùng để phản ánh tình hình tăng, giảm và hiện có về các khoản tiền gửi của doanh nghiệp.
+Các khoản tiền VN, ngoại tệ, vàng bạc…đã gửi vào ngân hàng.
+TGNH đối chiếu phát hiện thừa.
+Chênh lệch tăng do đánh giá lại ngoại tệ.
+Các khoản tiền VN, ngoại tệ, vàng bạc…rút ra từ ngân hàng.
+TGNH đối chiếu phát hiện thiếu.
+Chênh lệch giảm do đánh giá lại ngoại tệ.
Số tiền gửi hiện còn gửi ở các ngân hàng.
Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp hai :
+ TK 1121-Tiền Việt Nam : Phản ánh khoản tiền Việt Nam đang gửi tại ngân hàng.
+ TK 1122- Ngoại tệ : Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam.
+ TK 1123- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi tại Ngân hàng.
* Nguyên tắc hạch toán trên TK 112-TGNH:
- Căn cứ để hạch toán trên TK 112-TGNH là các giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi…)
- Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388) (Nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có
TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (Nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng) Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.
- Ở những đơn vị có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại).
- Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
- Trường hợp gửi tiền vào Ngân hàng bằng ngoại tệ thì phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh (Sau đây gọi tắt là tỷ giá giao dịch BQLNH). Trường hợp mua ngoại tệ gửi vào Ngân hàng thì được phản ánh theo tỷ giá mua thực tế phải trả.
Trường hợp rút tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ thì được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán TK 1122 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền; Nhập trước, xuất trước; Nhập sau, xuất trước; Giá thực tế đích danh.
- Trong giai đoạn sản xuất, kinh doanh (Kể cả hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp SXKD vừa có hoạt động đầu tư XDCB) các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngoại tệ nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch này được hạch toán vào bên Có
TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” (Lãi tỷ giá) hoặc vào bên Nợ
TK 635 “Chi phí tài chính” (Lỗ tỷ giá).
1.3.3 Trình tự hạch toán tiền gửi tại Ngân hàng:
1.3.3.1 Trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi Việt Nam:
* Các nghiệp vụ làm tăng tiền gửi:
- Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng:
- Nhận được tiền do khách hàng trả nợ hoặc ứng trước bằng chuyển khoản,căn cứ vào giấy báo Có ghi:
Có TK 131: Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng khách hàng)
- Thu hồi các khoản tiền ký quỹ, ký cược bằng TGNH:
Có TK 144, 244: Ký cược, ký quỹ
- Nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn bằng TGNH:
Có TK 3386,344: Nhận ký cược, ký quỹ
- Nhận vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần…bằng chuyển khoản:
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
- Thu hồi các khoản đầu tư ngắn hạn và nợ ngắn hạn bằng chuyển khoản:
Có TK 121: Đầu tư chứng khoán ngắn hạn (giá vốn)
Có TK 136: Phải thu nội bộ (1368)
Có TK 138: Phải thu khác (1388)
Có TK 515: Doanh thu tài chính (lãi)
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
- Thu tiền bán hàng, thu từ các hoạt động tài chính và hoạt động khác bằng chuyển khoản:
Có TK 511, 515: Doanh thu bán hàng và doanh thu hoạt động tài chính.
Có TK 711: Thu nhập khác
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
* Các nghiệp vụ làm giảm tiền gửi:
- Rút TGNH về nhập quỹ:
- Chuyển TGNH đi cầm cố, ký cược, ký quỹ, đầu tư ngắn hạn:
Nợ TK 144, 244: Ký cược, ký quỹ
Nợ TK 128: Đầu tư ngắn hạn khác
- Trả tiền mua vật liệu, công cụ, hàng hóa đã nhập kho, hoặc gửi bán thẳng bằng chuyển khoản, ủy nhiệm chi, séc:
Nợ TK 152, 153, 156: Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
- Trả tiền mua TSCĐ, đầu tư dài hạn, chi phí đầu tư XDCB bằng chuyển khoản:
Nợ TK 211, 213: TSCĐ hữu hình, vô hình
Nợ TK 221, 222, 228: Đầu tư tài chính dài hạn
Nợ TK 241: XDCB dở dang
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
- Thanh toán các khoản nợ phải trả bằng chuyển khoản:
- Các khoản chiết khấu thanh toán cho người mua bằng chuyển khoản:
Nợ TK 635: Chi phí tài chính
- Thanh toán các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại cho người mua bằng chuyển khoản:
Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại
Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
- Chi bằng TGNH liên quan đến các khoản chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi phí hoạt động tài chính, chi phí khác:
Nợ TK 635, 811: Chi phí tài chính, chi phí khác
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
1.3.3.2 Sơ đồ trình tự kế các khoản thu chi TGNH bằng tiền Việt Nam
Nhận giấy báo Có Nhận giấy báo Nợ
TK 338(8) TK 138(8) Đối chiếu phát hiện thừa Đối chiếu phát hiện thiếu
Kế toán tiền đang chuyển
Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã xuất khỏi quỹ, nộp vào Ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc gửi vào bưu điện để chuyển vào Ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản của Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo có của Ngân hàng, chứng từ của bưu điện.
Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang ở trong các trường hợp sau:
- Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng.
- Chuyển tiền qua bưu điện trả cho các đơn vị khác.
- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc ( giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc nhà nước)
- Tiền doanh nghiệp đã lưu ý cho các hình thức thanh toán séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền
3 - Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc
- Các chứng từ gốc kèm theo khác như: séc các loại, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu.
Việc hạch toán tiền đang chuyển được thực hện trên tài khoản 113-
“Tiền đang chuyển” Nội dung và kết cấu của tài khoản này:
Bên Nợ: các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, séc đã nộp vào ngân hàng, gửi qua bưu điện và số chênh lệch tăng tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ do đánh giá lại.
Bên Có: số kết chuyển vào TK 112 hoặc các tài khoản liên quan và số chênh lệch giảm tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ do đánh giá lại số dư ngoại tệ.
Dư nợ : Các khoản tiền còn đang chuyển
TK1131- “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam.
TK 1132-“Ngoại tệ”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng ngoại tệ.
* Sơ đồ trình tự kế toán tiền đang chuyển ( Sơ đồ 1.03 )
Chuyển TM, thu tiền bán hàng, thu nợ…chuyển vào NH, kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo Có
Khi nhận được giấy báo Có
Làm thủ tục chuyển tiền từ TKNH để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ
Khi nhận được giấy báo Nợ hoặc chứng từ bưu điện
Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được chứng từ của bưu điện
Kế toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ
- Các khoản mục tiền tệ: là tiền và các khoản tương đương tiền hiện có, các khoản nợ phải thu, hoặc nợ phải trả bằng một lượng tiền cố định.
- Các khoản mục phi tiền tệ: là các khoản mục không phải là các khoản mục tiền tệ (chi phí, doanh thu, vật tư, TSCĐ…)
1.5.1 Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ:
- Các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán (Sau khi được chấp thuận của Bộ Tài chính) Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra đồng Việt Nam, hoặc ra đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán về nguyên tắc doanh nghiệp phải căn cứ vào tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch là tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giỏ giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để ghi sổ kế toán.
Doanh nghiệp đồng thời phải theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết các tài khoản: Tiền mặt, Tiền gửi Ngân hàng, Tiền đang chuyển, các khoản phải thu, các khoản phải trả và tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán).
- Đối với tài khoản thuộc loại doanh thu, hàng tồn kho, TSCĐ, chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí khác, bên Nợ các tài khoản vốn bằng tiền, Nợ phải thu, bên Có các tài khoản Nợ phải trả khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch (Là tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh).
- Đối với bên Có của các Tài khoản vốn bằng tiền, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán (Theo một trong các phương pháp : tỷ giá đích danh; tỷ giá bình quân gia quyền, tỷ giá nhập trước, xuất trước; tỷ giá nhập sau, xuất trước).
- Đối với bên Nợ của các Tài khoản Nợ phải trả, hoặc bên Có của các Tài khoản Nợ phải thu, khi phát sinh cách nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán.
- Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính.
- Trường hợp mua, bán ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam thì hạch toán theo tỷ giá thực tế mua, bán.
1.5.2 Chênh lệch tỷ giá hối đoái và nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái:
1.5.2.1 Chênh lệch tỷ giá hối đoái:
Chênh lệch tỷ giá hối đoái là chênh lệch phát sinh từ việc trao đổi thực tế hoặc quy đổi cùng một số lượng ngoại tệ sang đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá hối đoái khác nhau.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái chủ yếu phát sinh trong các trường hợp:
- Thực tế mua bán, trao đổi, thanh toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ trong kỳ (Chênh lệch tỷ giá hối đoái đó thực hiện); Chênh lệch tỷ giá hối đoái thực tế phát sinh trong kỳ (Chênh lệch tỷ giá hối đoái đó thực hiện) ở doanh nghiệp bao gồm:
+ Chênh lệch tỷ giá hối đoái thực tế phát sinh trong kỳ của hoạt động đầu tư XDCB (giai đoạn trước hoạt động);
+ Chênh lệch tỷ giá hối đoái thực tế phát sinh trong kỳ của hoạt động kinh doanh, kể cả của hoạt động đầu tư XDCB của doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh vừa có hoạt động đầu tư XDCB.
- Đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ ở thời điểm cuối năm tài chính
Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ ở thời điểm cuối năm tài chính bao gồm:
+ Chênh lệch tỷ giá hối đoái ở thời điểm cuối năm tài chính do đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ liên quan đến giai đoạn đầu tư XDCB (Giai đoạn trước hoạt động);
+ Chênh lệch tỷ giá hối đoái ở thời điểm cuối năm tài chính do đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ liên quan đến hoạt động kinh doanh. Đối với doanh nghiệp sử dụng công cụ tài chính để dự phòng rủi ro hối đoái thì các khoản vay, nợ phải trả có gốc ngoại tệ được hạch toán theo tỷ giá hối đoái thực tế phát sinh Doanh nghiệp không đuợc đánh giá lại các khoản vay, nợ phải trả có gốc ngoại tệ đó sử dụng cụng cụ tài chính để dự phòng rủi ro hối đoái.
1.5.2.2 Nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái:
- Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch đánh giá lại cuối kỳ của hoạt động kinh doanh, kể cả hoạt động đầu tư XDCB (Của doanh nghiệp SXKD vừa có hoạt động đầu tư XDCB):
+ Toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính được ghi nhận ngay vào chi phí tài chính, hoặc doanh thu hoạt động tài chính trong kỳ.
+ Doanh nghiệp không được chia lợi nhuận hoặc trả cổ tức trên lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XÂY DỰNG ĐỨC HÀ
Đặc điểm tình hình chung của công ty TNHH thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà
và xây dựng Đức Hà:
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển:
2.1.1.1 Quá trình hình thành của công ty:
- Công ty TNHH thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà được thành lập và đăng kí kinh doanh lần đầu vào ngày 15/09/2008, đăng kí thay đổi lần 2 vào ngày 27/01/2010 tại phòng đăng kí kinh doanh số 03 thuộc sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội.
Tên công ty : Công ty TNHH thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà.
Tên giao dịch : DUC HA TRADE SERVICE AND CONSTRUCTION COMPANY LIMITED.
Tên viết tắt : DUC HA CONTRASCO CO., LTD. Địa chỉ trụ sở chính : Số 1 dãy D TT Bà Triệu, phường Nguyễn Trãi, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội. Điện thoại : 04.36506222.
Email : thuyha_buithi@yahoo.com.
- Công ty được thành lập với số vốn điều lệ là 9.000.000.000 đồng (9 tỷ đồng) do 2 thành viên góp vốn :
Bà Bùi Thị Gấm : 5.400.000.000 đồng (60% vốn góp) Ông Phạm Đình Công : 3.600.000.000 đồng (40% vốn góp)
Người đại diện theo pháp luật của công ty là : Bà Bùi Thị Gấm
Nơi đăng kí hộ khẩu thường trú : Số 1 dãy D TT Bà Triệu, phường Nguyễn Trãi, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội.
Chỗ ở hiện tại : 34 phố Lý Thường Kiệt, phường Quang Trung, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội.
2.1.1.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty:
- Sản xuất, mua bán máy móc thiết bị và trang thiết bị y tế, thiết bị môi trường, thiết bị thí nghiệm, thiết bị trường học.
- Sản xuất, mua bán phần mềm tin học.
- Sản xuất, mua bán máy móc, thiết bị, phụ tùng, vật tư ngành in.
- In và các dịch vụ liên quan đến in, tách màu điện tử.
- Mua bán và cho thuê các loại máy móc, thiết bị phục vụ trong công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải.
- Mua bán thiết bị, máy vi tính, linh kiện máy vi tính, thiết bị điện tử viễn thông, máy văn phòng và văn phòng phẩm.
- Sản xuất, mua bán, bảo dưỡng, bảo hành, bảo trì các mặt hàng điện, điện tử, điện lạnh.
- Tư vấn giám sát xây dựng và hoàn thiện các công trình dân dụng và công nghiệp.
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, hạ tầng kĩ thuật 9 không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình.
- Xây dựng, lắp đặt các công trình cơ điện, điện nước.
2.1.1.3 Sự phát triển của công ty:
Tuy công ty chỉ mới được thành lập từ năm 2008 nhưng cho đến nay đó đạt được những thành tựu sau :
- Lĩnh vực mở rộng : mở rộng ngành nghề đa dạng và phong phú.
- Thị trường tiêu thụ : sản phẩm của công ty đã có mặt ở cả 3 miền Bắc, Trung, Nam Tương lai mở rộng ra thị trường nước ngoài.
- Quy mô kinh doanh: ngày càng được mở rộng
- Quá trình hoạt động sản xuất : Trải qua 3 năm, công ty đã đạt được những thành tựu to lớn gúp phần đưa DN ngày càng phát triển nhanh chóng, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Đức
Kế hoạch kinh doanh năm 2011 của công ty đã kết thúc và được đánh giá là năm khởi sắc nhất kể từ khi thành lập Doanh thu năm 2011 của công ty đã đạt trên 10 tỷ đồng, gấp 1,5 lần so với doanh thu năm 2010 và cao nhất so với các năm khác Nguồn công việc đã dồi dào hơn, thu nhập và đời sống của cán bộ, công nhân viên được nâng lên rõ rệt, các chỉ tiêu về nghĩa vụ nộp Ngân sách Nhà nước đều hoàn thành vượt mức Đó là kết quả của sự đoàn kết, nhất trí cùng sự năng động, sáng tạo và quyết tâm phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty trong những năm vừa qua.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kinh doanh năm 2011, công ty đã có những thuận lợi và khó khăn sau:
+ Ban lãnh đạo hoạt động tích cực, năng động, sáng tạo.
+ Bộ máy quản lý được sắp xếp lại và bổ sung tăng cường đã phát huy tốt trong công tác quản lý điều hành kinh doanh.
+ Các cán bộ trong công ty đều đồng tâm hiệp lực quyết tâm phấn đấu đưa công ty đi lên, khắc phục khó khăn.
- Khó khăn: cũng nằm trong khó khăn chung của kinh tế Việt Nam trong năm 2011 đó là không ổn định, lạm phát cao dẫn đến giá cả hàng hóa tiêu thụ có sự biến động lớn gây ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của công ty.
+ Do kinh tế thị trường ngày càng phát triển nên công ty gặp phải sự cạnh tranh lớn từ nhiều doanh nghiệp khác đặc biệt là các doanh nghiệp cùng ngành, cùng lĩnh vực kinh doanh Vì vậy công ty đã gặp phải nhiều khó khăn trong việc tiêu thụ cũng như đổi mới và mở rộng sản phẩm, dịch vụ cung cấp.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty Đức Hà:
- Đứng đầu công ty là Giám đốc Bùi Thị Gấm : là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật, trước tập thể cán bộ công nhân viên chức của công ty về việc tồn tại và phát triển cũng như các hoạt động kí kết hợp đồng thế chấp, vay vốn, tuyển dụng nhân viên, bố trí, sắp xếp lao động Giám đốc công ty có quyền tổ chức bộ máy quản lý mạng lưới kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ của công ty.
- Trong ban giám đốc, giúp việc cho Giám đốc có một đồng chí phó Giám đốc: phụ trách giải quyết các vấn đề liên quan đến công ty khi Giám đốc đi vắng.
- Giúp Giám đốc có các phòng chức năng bao gồm :
+ Phòng kế hoạch vật tư :
Làm tham mưu cho Giám đốc về xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, duyệt kế hoạch với cấp trên, đề xuất các biện pháp tổ chức thực hiện thắng lợi.
Tham mưu về hướng phát triển sản xuất kinh doanh, chuyển hướng kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trường về công tác tiêu thụ hàng hoá, mua sắm vật tư, phụ tùng phục vụ sản xuất kinh doanh.
Luôn chăm lo tìm kiếm công việc, làm các hợp đồng kinh tế, quản lý kho vật tư, phụ tùng.
Đảm nhận công tác mua, bán hàng hoá, các dịch vụ vận chuyển, sửa chữa…
Đảm bảo cho việc kinh doanh diễn ra liên tục, ổn định.
Tham mưu cho việc kinh doanh như thế nào là hợp lý nhất : tối đa hoá lợi nhuận và giảm các chi phí thừa không cần thiết.
+ Phòng kế toán tài chính :
Tham mưu cho Giám đốc quản lý các mặt về công tác tài chính, sử dụng nguồn vốn và khai thác khả năng vốn của công ty để đạt hiệu quả cao nhất.
Đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trích nộp đối với Nhà nước.
Luôn luôn chủ động chăm lo bằng mọi biện pháp để có đủ vốn phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh.
Tham mưu cho Giám đốc trong công tác xây dựng các tiêu chuẩn kỹ thuật cao, các mặt hàng chất lượng đảm bảo.
Cải tiến kỹ thuật và quản lý chặt chẽ các chỉ tiêu kỹ thuật, chất lượng hàng hoá, duy trì và từng bước nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng để đủ sức mạnh cạnh tranh với các thành phần kinh tế khác. + Phòng hành chính :
Làm công tác hành chính, tổ chức cán bộ, lập các phương án về tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn sử dụng lao động.
Cân đối lao động phục vụ sản xuất kinh doanh.
Tham mưu về việc thực hiện các chế độ chính sách xã hội đối với công nhân viên.
Xây dựng và ban hành kịp thời các quy chế trên mọi lĩnh vực sản xuất kinh sách của Nhà nước.
2.1.3.2 Sơ đồ bộ máy quản lý tổ chức của công ty Đức Hà:
2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty Đức Hà:
- Tại công ty TNHH thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà, việc tổ chức công tác kế toán được vận dụng theo hình thức kế toán tập trung Theo hình thức này, công ty chỉ có một phòng kế toán chung duy nhất để tập trung thực hiện toàn bộ công việc kế toán.
- Nhân viên các phòng ban sẽ gửi giấy tờ, hoá đơn, chứng từ có liên quan lên phòng kế toán Nhân viên kế toán có nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra thứ tự ban đầu và ghi sổ.
Phòng tài chính kế toán
Phòng hành chính Phòng kế hoạch
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XÂY DỰNG ĐỨC HÀ
Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty TNHH thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà
3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty TNHH thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà:
Từ khi được thành lập lại đến nay, công ty TNHH thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà luôn phải đối đầu với hàng loạt khó khăn, đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt của đơn vị, tổ chức kinh tế khác, nhưng công ty Đức Hà đã có những cố gắng đáng ghi nhận trong việc tổ chức bộ máy quản lý nhằm đáp ứng được nhu cầu của thị trường.
Là một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với quy mô kinh doanh vừa công ty đã phải tìm cho mình một bộ máy quản lý, một phương thức kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất Song, bên cạnh những yếu tố trên, tinh thần đoàn kết cũng đóng vai trò quan trọng trên bước đường tự khẳng định mình. Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm và động viên cán bộ trong công ty rèn luyện về đạo đức, tinh thần cũng như kỹ năng nghiệp vụ, khuyến khích họ đoàn kết phấn đấu đi lên Công tác quản lý và hạch toán kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện, thực sự trở thành công cụ đắc lực phục vụ cho quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của công ty.
Hiện nay, công ty TNHH thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhât, đồng thời áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán “Nhật ký chung” Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ, mỗi kế toán viên đều được phân công công việc rõ ràng Trình độ của nhân viên không ngừng được nâng cao thường xuyên được đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, biết vận dụng khéo léo và nhịp nhàng giữa lý thuyết và thực tế tại công ty, biết áp dụng những phương pháp hạch toán phù hợp với thực tế phát sinh đồng thời có thể giảm được khối lượng công việc ghi chép thừa để đạt được hiệu quả cao Mỗi nhân viên kế toán đều có thể sử dụng được máy vi tính nên công việc kế toán được thực hiện nhanh chóng, số liệu luôn chính xác.
Do địa bàn kinh doanh thuộc phạm vi trung bình nên công ty đã áp dụng kiểu tập trung để thực hiện công tác kế toán của mình Đây là sự lựa chọn hết sức phù hợp, đảm bảo tính thống nhất, tổng hợp trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty Với việc tổ chức bộ máy kế toán hợp lý và lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đã góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả của công tác kế toán cũng như công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.
Như đã phân tích rõ ở phần trước, trong công tác hạch toán kế toán tại công ty thì hạch toán vốn bằng tiền là một khâu vô cùng quan trọng Nhờ nhận thức rõ điều này, công ty đã có những biện pháp tốt trong việc tổ chức hạch toán cũng như quản lý và sử dụng vốn bằng tiền.
Việc giữ gìn và bảo quản tiền mặt trong két được đảm bảo tính an toàn cao Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhật hàng ngày nên thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác Công tác kế toán tổng hợp được đơn giản hoá tới mức tối đa, cho phép ghi chép kịp thời một cách tổng hợp những hiện tượng kinh tế có liên quan đến tình trạng biến động của vốn bằng tiền.
Hệ thống tài khoản áp dụng để theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền hoàn toàn tuân thủ theo quy định và đã được chi tiết tối đa cho từng loại tiền.
Sự chi tiết đó đã cho phép ban lãnh đạo nắm bắt được những số liệu cụ thể và chi tiết của vốn bằng tiền , từ đó có thể ra các quyết định một cách chính xác và hợp lý.
Sổ sách kế toán được lập và ghi chép rõ ràng, rành mạch Việc lưu trữ thông tin và lập sổ sách đã được thực hiện trên máy vi tính và chỉ in ra với sự lựa chọn đối với sổ sách cần thiết phục vụ cho kinh doanh , quản lý nên doanh nghiệp đã trực tiếp giảm được một phần chi phí, đồng thời giảm được số lượng các chứng từ và sổ lưu trữ ở kho.
Trên đây là một số những nhận xét về ưu điểm của công ty TNHH thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà nói chung và phòng kế toán nói riêng trong việc tìm ra con đường có tính hiệu quả nhất cho kinh doanh.
3.1.2 Một số những tồn tại:
- Bộ máy kế toán của công ty được xây dựng chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán tài chính cho việc tổng hợp mà chưa có bộ phận riêng phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh Vì vậy, trong bộ máy của công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị.
- Do mang tính chất là doanh nghiệp vừa và nhỏ vì vậy trong hệ thống tài khoản kế toán của công ty vẫn còn nhiều tài khoản chưa được mở chi tiết một cách cụ thể từ đó làm cho công tác kế toán chưa thực sự rõ ràng và hợp lý.
- Do đơn vị chưa có một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể cũng như một kế hoạch thanh toán tiền công nợ thống nhất nên dẫn đến tình trạng số tiền mặt có tại quỹ của đơn vị không ổn định, có lúc quá ít có lúc quá nhiều Điều này dễ gây nên những khó khăn cho Công ty trong việc chi tiêu tiền mặt phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh hoặc gây ứ đọng quá nhiều tiền làm vòng quay của vốn bị chậm lại.
- Trình độ về công nghệ thông tin của cán bộ kế toán trong công ty chưa cao nên việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật hiện đại, đặc biệt là máy vi tính chưa hiệu quả; thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp lưu trữ thông tin còn nhiều hạn chế.
- Hiện nay công ty đã sử dụng máy vi tính để lưu trữ số liệu và sổ sách nhưng vẫn chỉ là thực hiện phần mềm thông thường như: Word, Excel chứ chưa có một phần mềm riêng biệt để phục vụ công tác kế toán nên doanh nghiệp vẫn chưa thực sự phát huy hết vai trò của máy tính trong công tác hạch toán kế toán, chưa tiết kiệm được lao động của nhân viên kế toán và thời gian lập, ghi chép , tổng hợp số liệu và chuyển sổ.
Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước mà gay gắt, quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh cả về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý Do vậy, để cạnh tranh được, các doanh nghiệp nhỏ và vừa phải tìm được cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển Một trong số các giải pháp cần phải làm là tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng vốn…mà thông tin để làm cơ sở không thể khác hơn ngoài thông tin kế toán Chính vì vậy, các doanh nghiệp nhỏ và vừa muốn phát triển bền vững thì đòi hỏi phải có bộ máy kế toán tốt, hiệu quả.
Sau hai tháng thực tập tại công ty TNHH thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà, được tiếp xúc và làm quen với công tác hạch toán kế toán tại công ty đặc biệt là với phần hành kế toán vốn bằng tiền, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm làm hoàn thiện hơn công tác kế toán vốn
* Về công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền:
- Công ty nên xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với cơ cấu quản lý của công ty Xác định số lượng nhân viên kế toán cần thiết để đảm nhận khối lượng công việc kế toán của tổng công ty nói chung và phần hành kế toán vốn bằng tiền nói riêng Tìm kiếm những nhân viên kế toán có trình độ phù hợp với quy mô phát triển của công ty để tiết kiệm chi phí.
- Quy định chặt chẽ và cụ thể về việc tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển xử lý chứng từ vì đó là khâu quan trọng quyết định đến thông tin kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng, tránh chồng chéo.
- Việc cung cấp thông tin kế toán phải đa dạng, phải coi trọng việc xây dựng, khai thác hệ thống báo cáo nội bộ và phải thấy được ý nghĩa của báo cáo kế toán quản trị nói chung và công tác quản trị vốn bằng tiền nói riêng để xây dựng kế hoạch, dự toán về vốn từ đó lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu.
- Cần phải từng bước xây dựng một hệ thống báo cáo quản trị trong đó bao gồm cả báo cáo quản trị về vốn bằng tiền và tình hình nợ phải thu để giúp công ty tránh được tình trạng thiếu vốn, mất khả năng thanh khoản.
- Cần phải sớm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, cụ thể là việc sử dụng phần mềm kế toán để cập nhật dữ liệu hàng ngày, giúp nhanh chóng có được nữhng thông tin cần thiết cũng như việc tìm kiếm dữ liệu được nhanh và kịp thời Hiện nay, với giá khoảng 2 triệu đồng cho một phần mềm kế toán với những tính năng cơ bản theo quy định về hạch toán và báo cáo của Bộ Tài chính sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc kế toán tại doanh nghiệp.
- Tăng cường hoạt động của các tổ chức nghề nghiệp kế toán, phát triển các dịch vụ tư vấn kế toán và tư vấn lập báo cáo tài chính Thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo, hội thảo đội ngũ cán bộ kế toán.
* Về công tác quản trị vốn bằng tiền:
Tiền mặt kết nối tất cả các hoạt động liên quan đến tài chính của doanh nghiệp Vì thế, nhà quản lý cần phải tập trung vào quản trị tiền mặt để giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán, tăng hiệu quả sử dụng tiền, đồng thời ngăn ngừa các hành vi gian lận về tài chính trong nội bộ doanh nghiệp hoặc của bên thứ ba.
Quản trị tiền mặt là quá trình bao gồm quản lý lưu lượng tiền mặt tại quỹ và tài khoản thanh toán ở ngân hàng, kiểm soát chi tiêu, dự báo nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp, bù đắp thâm hụt ngân sách, giải quyết tình trạng thừa, thiếu tiền mặt trong ngắn hạn cũng như dài hạn.
Nhận thấy được vai trò và ý nghĩa quan trọng của công tác quản trị tiền mặt, công ty nên:
- Xác định và quản lý lưu lượng tiền mặt
Dự trữ tiền mặt (tiền tại quỹ và tiền trên tài khoản thanh toán tại ngân hàng) là điều tất yếu mà doanh nghiệp phải làm để đảm bảo việc thực hiện các giao dịch kinh doanh hàng ngày cũng như đáp ứng nhu cầu về phát triển kinh doanh trong từng giai đoạn Doanh nghiệp giữ quá nhiều tiền mặt so với nhu cầu sẽ dẫn đến việc ứ đọng vốn, tăng rủi ro về tỷ giá (nếu dự trữ ngoại tệ),tăng chi phí sử dụng vốn (vì tiền mặt tại quỹ không sinh lãi, tiền mặt tại tài khoản thanh toán ngân hàng thường có lãi rất thấp so với chi phí lãi vay của doanh nghiệp) Hơn nữa, sức mua của đồng tiền có thể giảm sút nhanh do lạm phát.
Nếu doanh nghiệp dự trữ quá ít tiền mặt, không đủ tiền để thanh toán sẽ bị giảm uy tín với nhà cung cấp, ngân hàng và các bên liên quan Doanh nghiệp sẽ mất cơ hội hưởng các khoản ưu đãi giành cho giao dịch thanh toán ngay bằng tiền mặt, mất khả năng phản ứng linh hoạt với các cơ hội đầu tư phát sinh ngoài dự kiến.
Lượng tiền mặt dự trữ tối ưu của doanh nghiệp phải thỏa mãn được 3 nhu cầu chính:
+ Chi cho các khoản phải trả phục vụ hoạt động sản xuất - kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp như: Trả cho nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, trả người lao động, trả thuế
+ Dự phòng cho các khoản chi ngoài kế hoạch
+ Dự phòng cho các cơ hội phát sinh ngoài dự kiến khi thị trường có sự thay đổi đột ngột.
Sau khi xác định được lưu lượng tiền mặt dự trữ thường xuyên, doanh nghiệp nên áp dụng những chính sách, quy trình sau để giảm thiểu rủi ro cũng như những thất thoát trong hoạt động.
Số lượng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức thấp chỉ để đáp ứng những nhu cầu thanh toán không thể chi trả qua ngân hàng Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có tài khoản ngân hàng Thanh toán qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro gian lận, đáp ứng yêu cầu pháp luật liên quan Theo Luật thuế Giá trị gia tăng (sửa đổi), có hiệu lực từ ngày 01/01/2009, tất cả các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên nếu không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
