Tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền: Thực trạng và giải pháp tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà

Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán

- Trường hợp gửi tiền vào Ngân hàng bằng ngoại tệ thì phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh (Sau đây gọi tắt là tỷ giá giao dịch BQLNH). - Trong giai đoạn sản xuất, kinh doanh (Kể cả hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp SXKD vừa có hoạt động đầu tư XDCB) các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngoại tệ nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch này được hạch toán vào bên Có TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” (Lãi tỷ giá) hoặc vào bên Nợ TK 635 “Chi phí tài chính” (Lỗ tỷ giá).

Trình tự hạch toán tiền gửi tại Ngân hàng

- Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Trường hợp rút tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ thì được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán TK 1122 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền; Nhập trước, xuất trước; Nhập sau, xuất trước; Giá thực tế đích danh.

Đặc điểm tình hình chung của công ty TNHH thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà

• Quá trình hình thành và phát triển
• Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty Đức Hà
• Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty Đức Hà

- Khó khăn: cũng nằm trong khó khăn chung của kinh tế Việt Nam trong năm 2011 đó là không ổn định, lạm phát cao dẫn đến giá cả hàng hóa tiêu thụ có sự biến động lớn gây ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của công ty. - Đứng đầu công ty là Giám đốc Bùi Thị Gấm : là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật, trước tập thể cán bộ công nhân viên chức của công ty về việc tồn tại và phát triển cũng như các hoạt động kí kết hợp đồng thế chấp, vay vốn, tuyển dụng nhân viên, bố trí, sắp xếp lao động. Là một doanh nghiệp kinh doanh với quy mô trung bình, để phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ nhân viên, đồng thời căn cứ vào chế độ kế toán của Nhà nước, công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật kí chung đối với bộ phận kế toán của công ty.

- Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kịp thời và chính xác một cách thường xuyên, liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh, công ty sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp bình quân gia quyền và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà

• Kế toán tiền mặt tại công ty Đức Hà

Căn cứ vào giấy đề nghị đã được sự ký duyệt của Giám đốc, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi lập phiếu chi và chuyển cho kế toán trưởng hoặc Giám đốc ký duyệt. Dựa vào hóa đơn bán hàng, khi nhận tiền từ khách hàng, kế toán tiền mặt lập phiếu thu (2 liên) hợp lệ, kiểm tra, sau đó chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ nhận đủ số tiền. Phiếu thu sẽ được trình kế toán trưởng ký rồi được lưu ở kế toán tiền mặt 1 liên và khách hàng sẽ giữ 1 liên.

- Hàng ngày,căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã lập trong báo cáo quỹ tiền mặt, thủ quỹ kiểm tra số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán và báo cáo quỹ.

Sổ chi tiết quỹ tiền mặt – Ngoại tệ (USD)

• Kế toán tiền gửi Ngân hàng

- Do tiền gửi của công ty chỉ tập trung trong một tài khoản của một ngân hàng duy nhất đó là ngân hàng Techcombank chi nhánh Hoàn Kiếm vì vậy công ty không mở chi tiết tài khoản tiền gửi cho từng ngân hàng mà chỉ mở chi tiết cho từng loại tiền gửi. Căn cứ vào phiếu nhập kho vật tư, tài sản, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng, hóa đơn GTGT…đã có đầy đủ phê duyệt của cấp trên, kế toán sẽ lập Ủy nhiệm chi gồm 4 liên chuyển lên cho Giám đốc và Kế toán trưởng duyệt. Thanh toán xong, ngân hàng sẽ gửi giấy báo Nợ về cho công ty.Căn cứ vào giấy báo Nợ, kế toán sẽ hạch toán vào sổ theo dừi tiền gửi ngõn hàng, cỏc sổ chi tiết tiền gửi, sổ nhật ký chung và sổ cỏi tài khoản tiền gửi 112.

Trường hợp có chênh lệch với sổ sách kế toán của công ty, giữa số liệu trên chứng từ gốc với chứng từ của ngân hàng thì kế toán phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu và giải quyết kịp thời.

Sổ chi tiết TGNH – Ngoại tệ (USD)

• Đối chiếu và điều chỉnh sổ sách

Toàn bộ hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán của công ty sau khi được lập và hoàn chỉnh đều được lưu trữ trong máy vi tính, nhờ vậy đã giảm bớt số lượng sổ sách cần lưu trữ cũng như tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc tìm kiếm, đối chiếu, kiểm tra, điều chỉnh sổ sách. - Khi nhận hoặc chi tiền, thông thường số lượng tiền phát sinh rất nhiều, thủ quỹ không kiểm soát được một cách chặt chẽ số lượng tiền mà mình đã nhận hoặc đã chi như : Không đếm hết được hoặc không kiểm soát được số nghiệp vụ phát sinh do có sự chênh lệch rất ít qua mỗi nghiệp vụ mà số phát sinh lại quá nhiều. Trường hợp hai bên sổ sách cùng thống nhất số liệu với nhau nhưng vẫn chênh lệch với số tiền thực tế còn tồn quỹ khi kiểm kê, thì hai bên lập biên bản với số chênh lệch đó và nhân viên kế toán sẽ có trách nhiệm phản ánh số chênh lệch này vào sổ kế toán.

Khi có sự chênh lệch, dù cho là do nguyên nhân gì, phát sinh ở khâu nào thì cả hai bên cũng cần có sự đối chiếu, kiểm tra sổ sách để tiến tới thống nhất về số phát sinh cũng như số dư thực tế của đơn vị , từ đó có thể điều chỉnh kịp thời sổ sách của mỗi bên.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI

• Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty TNHH thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà

- Hiện nay công ty đã sử dụng máy vi tính để lưu trữ số liệu và sổ sách nhưng vẫn chỉ là thực hiện phần mềm thông thường như: Word, Excel chứ chưa có một phần mềm riêng biệt để phục vụ công tác kế toán nên doanh nghiệp vẫn chưa thực sự phát huy hết vai trò của máy tính trong công tác hạch toán kế toán, chưa tiết kiệm được lao động của nhân viên kế toán và thời gian lập, ghi chép , tổng hợp số liệu và chuyển sổ. Sau hai tháng thực tập tại công ty TNHH thương mại dịch vụ và xây dựng Đức Hà, được tiếp xúc và làm quen với công tác hạch toán kế toán tại công ty đặc biệt là với phần hành kế toán vốn bằng tiền, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm làm hoàn thiện hơn công tác kế toán vốn. - Việc cung cấp thông tin kế toán phải đa dạng, phải coi trọng việc xây dựng, khai thác hệ thống báo cáo nội bộ và phải thấy được ý nghĩa của báo cáo kế toán quản trị nói chung và công tác quản trị vốn bằng tiền nói riêng để xây dựng kế hoạch, dự toán về vốn từ đó lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu.

Doanh nghiệp giữ quá nhiều tiền mặt so với nhu cầu sẽ dẫn đến việc ứ đọng vốn, tăng rủi ro về tỷ giá (nếu dự trữ ngoại tệ), tăng chi phí sử dụng vốn (vì tiền mặt tại quỹ không sinh lãi, tiền mặt tại tài khoản thanh toán ngân hàng thường có lãi rất thấp so với chi phí lãi vay của. doanh nghiệp).