Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh sản xuất và thương mại hải long

Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Mã số Tên sơ đồ, bảng biểu Sơ đồ 1.1 Kế toán chi tiết NVL phương pháp thẻ song song Sơ đồ 1.2 Kế toán chi tiết NVL phương pháp sổ số dư Sơ đồ 1.3 Kế toán chi tiết NVL phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sơ đồ 1.4 Hình thức chứng từ ghi sổ Sơ đồ 1.5 Hình thức Nhật ký chứng từ Sơ đồ 1.6 Hình thức Nhật ký chung Sơ đồ 1.7 Hình thức Nhật ký sổ Sơ đồ 2.1 Quy trình cơng nghệ sản xuất Bảng 2.2 Bảng máy móc thiết bị chủ yếu Sơ đồ 2.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Bảng 2.4 Bảng báo cáo kết hoạt động kinh doanh Sơ đồ 2.5 Tổ chức máy kế tốn cơng ty Sơ đồ 2.6 Hình thức kế tốn Cơng ty Sơ đồ 2.7 Quy trình nhập kho NVL Sơ đồ 2.8 Quy trình luân chuyển chứng từ nhập xuất vật tư Sơ đồ 2.9 Kế toán chi tiết NVL Công ty SV: Phùng Thị Thu Hiền - K20KT2 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD DANH MỤC VIẾT TẮT NVL Nguyên vật liệu CCDC Công cụ dụng cụ TSCĐ Tài sản cố định VT Vật tư HH Hàng hóa BH Bán hàng CCDV Cung cấp dịch vụ GTGT Giá trị gia tăng KKTX Kê khai thường xuyên KKĐK Kiểm kê định kỳ TNDN Thu nhập doanh nghiệp BTC Bộ Tài Chính NK Nhập kho XK Xuất kho ĐK Đầu kỳ CK Cuối kỳ SV: Phùng Thị Thu Hiền - K20KT2 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD LỜI MỞ ĐẦU Sản xuất kinh doanh hoạt động địi hỏi phải có tính toán tổ chức cách phù hợp yếu tố đầu vào để có đầu hợp lý nhằm thu lợi nhuận tối ưu nhất, điều đặc biệt quan trọng doanh nghiệp sản xuất Để đứng vững lên kinh tế có cạnh tranh gay gắt Buộc doanh nghiệp phải đưa sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng Sản phẩm sản xuất phải có chất lượng cao, giá thành hạ, đồng thời bảo toàn tăng tốc độ chu chuyển vốn Mà mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn đạt cuối lợi nhuận Bên cạnh doanh nghiệp cịn phải thực nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước đảm bảo công việc thu nhập ổn định cho người lao động Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải có đầy đủ ba yếu tố là: Lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao dộng Vật liệu tư liệu lao động, sở phận chủ yếu để tạo hình thái vật chất sản phẩm Trong trình sản xuất sản phẩm, nguyên vật liệu yếu tố đầu vào trình sản xuất kinh doanh.Giá trị nguyên vật liệu tiêu hao cho trình sản xuất kinh doanh chuyển nhượng toàn vaog giá trị sản phẩm phần dạng sản phẩm dở dang,do phận cấu thành nên sản phẩm, tham gia nhiều vào chu kỳ kinh doanh góp phần trực tiếp tạo sản phẩm.Vì doanh nghiệp việc tổ chức cơng tác kế tốn nói chung, kế tốn ngun vật liệu nói riêng hoạt động ln coi trọng thiếu công tác quản lý công ty Công ty TNHH sản xuất thương mại Hải Long bước hoàn thiện sản xuất Tìm biện pháp giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu để hạ giá thành sản phẩm Đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm, giữ uy tín với khách hàng Nhận thức tầm quan trọng việc hạch toán Kế Toán quản lý công ty,trong thời gian thực tập em tìm hiểu nghiên cứu cơng tác hạch tốn: “Hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu Cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hải Long ” làm khóa luận tốt nghiệp SV: Phùng Thị Thu Hiền - K20KT2 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD Nội dung luận văn gồm phần: Chương I: Cơ sở lý luận kế toán nguyên vật liệu Chương II: Thực trạng cơng tác kế tốn nguyên vật liệu Công ty TNHH sản xuất thương mại Hải Long Chương III: Một số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn NVL Cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hải Long Mặc dù giúp đỡ cô chú, anh chị cơng ty tồn thể cơng ty với bảo tận tình giáo Ths.Trương Thị Hồng Phương Nhưng kinh nghiệm thực tế hạn chế nhiều phần, kiến thức hẹp thời gian thực tập khơng dài nên khóa luận tốt nghiệp em khơng tránh khỏi thiếu sót Em kính mong góp ý cơ, chú, anh, chị phịng kế tốn cơng ty giáo Ths.Trương Thị Hồng Phương để luận văn em hoàn thiện Cuối em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ tận tình giảng viên hướng dẫn Ths.Trương Thị Hồng Phương giúp em hoàn thành báo cáo Hà Nội, ngày tháng năm 2015 SINH VIÊN Phùng Thị Thu Hiền SV: Phùng Thị Thu Hiền - K20KT2 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ, YÊU CẦU QUẢN LÝ, NHIỆM VỤ CỦA NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1.1 Khái niệm Nguyên vật liệu đối tượng lao động doanh nghiệp mua tự chế dùng cho sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ Nguyên vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh định Khi tham gia vào trình sản xuất kinh doanh, tác động lao động nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành thực thể sản phẩm 1.1.2 Vai trò Nguyên vật liệu yếu tố trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm chất lượng NVL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến hiệu sử dụng vốn kinh doanh doanh nghiệp Nguyên vật liệu phải đảm bảo đầy đủ số lượng chất lượng, chủng loại…có tác động lớn đến chất lượng sản phẩm Vì vậy, đảm bảo chất lượng NVL cho sản xuất biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm Nguyên vật liệu liên quan trực tiếp đến kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, đầu vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Do cung ứng NVL kịp thời với giá hợp lý tạo điều kiện cho trình sản xuất tiêu thụ sản phẩm thị trường Xét mặt vật giá trị, nguyên vật liệu yếu tố khơng thể thiếu q trình sản xuất kinh doanh nào, phận quan trọng tài sản lưu động Chính vậy, quản lý NVL quản lý vốn sản xuất kinh doanh tài sản doanh nghiệp 1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn chi phí sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ sử dụng vật tư SV: Phùng Thị Thu Hiền - K20KT2 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD nói chung, nguyên vật liệu nói riêng điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Nhằm quản lý tốt nguyên vật liệu cần phải đảm bảo nhiệm vụ sau: Về công tác quản lý NVL: doanh nghiệp có nhiều NVL cần xây dựng hệ thống danh điểm NVL nhằm thống tên gọi, quy cách, ký hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán danh điểm NVL Hệ thống danh điểm NVL phải rõ ràng, dễ nhớ, tương ứng với quy cách, chủng loại NVL Quản lý tốt trình bảo quản, vận chuyển NVL đơn vị, chống hao hụt, mát, giảm chất lượng trình vận chuyển Khâu dự trữ: Để trình sản xuất kinh doanh thực liên tục, sử dụng vốn có hiệu quả, doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ hợp lý cho danh điểm NVL, tránh trường hợp dự trữ nhiều Định mức tồn kho NVL sở để xây dựng kế hoạch thu mua, kế hoạch tài doanh nghiệp Khâu bảo quản: Để quản lý tốt việc dự trữ NVL, giảm thiểu việc hao hụt, mát, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, nhân viên thủ kho phải có trình độ chuyên môn phẩm chất đạo đức tốt Các quy trình nhập, xuất kho NVL cần thực đầy đủ, chặt chẽ Khơng bố trí thủ kho kiêm nhiệm việc tiếp liệu kế toán NVL 1.1.4 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Để cung cấp đầy đủ, kịp thời xác thơng tin cho cơng tác quản lý NVL doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phải thực nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phải tuân thủ nguyên tắc thủ tục chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hóa, ghi chép, phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động hàng tồn kho, sở ngăn ngừa phát kịp thời hành vi tham ô, thiếu trách nhiệm làm tổn hại đến tài sản doanh nghiệp SV: Phùng Thị Thu Hiền - K20KT2 Khóa luận tốt nghiệp - Khoa Kinh tế & QTKD Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết hàng tồn kho, kết hợp chặt chẽ hạch toán nghiệp vụ nơi bảo quản vật tư, hàng hóa với kế tốn chi tiết vật tư, hàng hóa phịng kế tốn - Xác định giá gốc hàng tồn kho để làm sở xác định kết kinh doanh doanh nghiệp - Kế toán phải với phận khác đơn vị thực nghiêm túc chế độ kiểm kê định kỳ hàng tồn kho nhằm đảm bảo phù hợp số liệu sổ sách kế toán với số vật tư, hàng hóa thực tế kho 1.2 PHÂN LOẠI, ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU 1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Hàng tồn kho doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng chủng loại, khác đặc điểm, tính chất, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trị cơng dụng khác trình sản xuất kinh doanh Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại xếp hàng tồn kho theo tiêu thức định 1.2.1.1 Phân loại theo yêu cầu quản lý, vai trò nguyên vật liệu Nguyên vật liệu chính: đặc điểm chủ yếu NVL tham gia vào q trình sản xuất kinh doanh cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn giá trị NVL chuyển vào giá trị sản phẩm Nguyên vật liệu phụ: loại vật liệu sử dụng sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm… Các loại vật liệu không cấu thành nên thực thể sản phẩm kết hợp với vật liệu làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngồi, làm tăng chất lượng sản phẩm tạo điều kiện cho trình chế tạo sản phẩm thực bình thường Nhiên liệu: nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, cơng tác quản lý… Nhiên liệu tồn thể lỏng, thể rắn hay thể khí SV: Phùng Thị Thu Hiền - K20KT2 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD Phụ tùng thay thế: vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… Vật liệu thiết bị xây dựng bản: vật tư sử dụng cho công việc xây dựng Đối với thiết bị xây dựng bao gồm thiết bị cần lắp thiết bị không cần lắp, cơng cụ, khí cụ vật kết cấu dùng để lắp đặt cho cơng trình xây dựng Các loại vật liệu khác: loại vật liệu không xếp vào loại Các loại vật liệu trình sản xuất loại phế liệu, vật liệu thu hồi lý TSCĐ Cách phân loại sở để xây dựng định mức tiêu hao cho loại, thứ nguyên vật liệu sở để hạch toán chi tiết NVL doanh nghiệp 1.2.1.2 Phân loại theo nguồn gốc NVL Nguyên vật liệu mua ngoài: NVL sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp mua thị trường Nguyên vật liệu tự chế biến, thuê gia công: NVL doanh nghiệp tự sản xuất thuê chế biến Nguyên vật liệu từ nguồn khác: nhận góp vốn, cấp phát, tài trợ, biếu tặng Cách phân loại giúp cho việc xây dựng kế hoạch, tìm nguồn cung cấp NVL có hiệu Trên sở đánh giá hiệu sử dụng vật liệu đồng thời giúp tính giá NVL xác 1.2.1.3 Phân loại theo mục đích, cơng dụng Ngun vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh: - Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm - Nguyên vật liệu dùng cho quản lý phân xưởng, dùng cho phận bán hàng, phận quản lý doanh nghiệp Cách phân loại giúp cho việc xác định trọng tâm cần phải quản lý loại NVL SV: Phùng Thị Thu Hiền - K20KT2 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD Ngoài cách phân loại trên, để phục vụ cho việc quản lý vật tư cách tỷ mỷ, chặt chẽ đặc biệt điều kiện ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn cần phải lập danh điểm vật liệu Lập danh điểm vật liệu quy định cho loại vật liệu ký hiệu riêng hệ thống chữ số (Kết hợp với chữ cái) thay tên gọi, quy cách, kích cỡ chúng Tùy theo doanh nghiệp, hệ thống danh điểm vật tư xây dựng theo nhiều cách thức khác phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp Thông thường hay dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp để ký hiệu loại, nhóm vật liệu kết hợp với chữ tên vật tư để ký hiệu Danh điểm vật tư sử dụng thống phận quản lý liên quan doanh nghiệp nhằm thống quản lý thứ vật tư 1.2.2 Nguyên tắc tính giá phương pháp tính giá NVL 1.2.2.1 Nguyên tắc tính giá Đánh giá NVL việc xác định giá trị vật liệu thời điểm định theo nguyên tắc định Các nguyên tắc đánh giá NVL sau: Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực 02 “Hàng tồn kho” vật liệu phải đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay gọi trị giá vốn thực tế vật liệu tồn chi phí mà doanh nghiệp bỏ để có vật liệu thời điểm trạng thái Nguyên tắc thận trọng: Vật liệu đánh giá theo giá gốc, trường hợp giá trị thực thấp giá gốc tính theo giá trị thực Giá trị thực giá bán ước tính hàng tồn kho kỳ sản xuất kinh doanh trừ chi phí ước tính để hồn thành sản phẩm chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng Nguyên tắc quán: Các phương pháp kế toán áp dụng đánh giá NVL phải đảm bảo tính quán Tức chọn phương pháp kế toán phải áp dụng quán phương pháp kế tốn suốt niên độ kế tốn Doanh nghiệp thay phương pháp chọn phải đảm bảo phương pháp thay SV: Phùng Thị Thu Hiền - K20KT2 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD cho phép trình bày thơng tin kế toán cách trung thực hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích ảnh hưởng thay đổi 1.2.2.2 Tính giá ngun vật liệu nhập kho * Nhập kho nguyên vật liệu mua Giá nhập kho = Giá trị hoá đơn GTGT + Chi phí vận chuyển, bỗc dỡ - Các khoản giảm giá hàng bán * Nhập kho nguyên vật liệu tự chế biến Giá thực tế NVL tự chế biến = Giá thực tế NVL xuất chế biến + Các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc chế biến * Nhập kho nguyên vật liệu thuê gia công, chế biến Giá thực tế NVL thuê ngồi gia cơng, chế biến = Giá thực NVL xuất th ngồi gia cơng, chế biến + Các chi phí khác liên quan trực tiếp đến th ngồi gia công chế biến * Nhập kho nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần Giá thực tế = Giá trị bên tham gia góp vốn liên doanh thống đánh giá chấp thuận + Các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận * Nhập kho NVL biếu tặng, viện trợ Giá thực tế = Giá ghi biên bàn giao (hoặc giá Hội đồng định giá đơn vị xác định) + Các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có) 1.2.2.3 Tính giá ngun vật liệu xuất kho * Phương pháp giá đích danh Theo phương pháp này, giá thực tế vật tư, hàng hóa giữ nguyên từ nhập vào đến xuất Khi xuất lơ hàng tính theo giá thực tế lơ hàng nhập Phương pháp áp dụng trường hợp vật tư, hàng hóa có giá trị lớn, có tính tách biệt, doanh nghiệp có loại mặt hàng mặt hàng có tính ổn định nhận diện tơ, vàng bạc đá q… * Phương pháp bình qn gia quyền SV: Phùng Thị Thu Hiền - K20KT2 10 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD Cơng ty mục đích, có hiệu quả, hạn chế lãng phí, hao hụt khơng đáng có Về phân loại NVL: Công ty dựa vào chữ số để đánh kí hiệu mã vật tư cho loại NVL cách có trình tự Việc phân loại thuận tiện cho việc quản lý hạch toán chi tiết NVL Phương pháp tính giá NVL theo phương pháp bình qn gia quyền có ưu điểm phù hợp với doanh nghiệp có số lần nhập, xuất nhiều giảm nhẹ việc hạch tốn chi tiết NVL không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất kho loại NVL Việc áp dụng phương pháp thẻ song song kế toán chi tiết nguyên vật liệu hình thức Nhật ký chung kế tốn tổng hợp nguyên vật liệu Công ty phù hợp, đảm bảo chứng từ luân chuyển kịp thời, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra 3.1.2 Hạn chế Tuy nhiên, bên cạnh ưu điểm trên, cơng tác kế tốn ngun vật liệu Cơng ty cịn số vấn đề sau: 3.1.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu Do đặc trưng ngành sản xuất khối lượng vật liệu sử dụng cho hoạt động sản xuất lớn đa dạng số lượng chủng loại Do đó, điều dễ nhận thấy công tác quản lý vật liệu phức tạp, cơng tác kế tốn địi hỏi phải tỉ mỉ, chi tiết nhiên Công ty chưa sử dụng “Sổ danh điểm vật liệu” mà chia nhóm, loại vật tư Điều gây khơng khó khăn cho cơng tác kế tốn vật liệu cơng tác đối chiếu, quản lý vật tư Bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu, vật liệu chia thành nhóm hệ thống ký hiệu chữ số để thay cho tên gọi nhãn hiệu, quy cách vật liệu Sổ danh điểm vật liệu áp dụng thống phạm vi toàn doanh nghiệp giúp cho phận phối hợp chặt chẽ công tác quản lý vật tư Phùng Thị Thu Hiền – K20KT2 84 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD Trong Công ty TNHH sản xuất thương mại Hải Long, số lượng chủng loại vật tư nhiều, nguyên vật liệu chủ yếu loại kính với kích thước chất liệu khác kính 3mm, kính 4mm, kính 5mm, kính 6mm, kính phản quang 2mm, kính phản quang 3mm Nếu sử dụng tên gọi dễ gây nhầm lẫn loại kính với kính 3mm kính phản quang 3mm Do vậy, sử dụng “Sổ danh điểm vật liệu” đảm bảo tính xác, hiệu việc sử dụng vật liệu 3.1.2.2 Về cơng tác ln chuyển chứng từ Chứng từ kế tốn có ý nghĩa lớn cơng tác quản lý kinh tế, cơng tác kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế, bảo vệ tài sản đơn vị, ngăn ngừa phát gian lận Chứng từ để ghi sổ kế toán, để kiểm tra tình hình chấp hành sách kinh tế tài chính, phương pháp bảo vệ an toàn tài sản giải khiếu nại, tranh chấp quy trách nhiệm người có liên quan đến nghiệp vụ kế toán phát sinh Chứng từ phương tiện để truyền đạt mệnh lệnh cấp cấp Với ý nghĩa quan trọng vậy, việc luân chuyển chứng từ phòng ban phận phải tiến hành nghiêm ngặt, có bàn giao Tuy nhiên, Cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hải Long việc luân chuyển chứng từ phịng kinh doanh, phịng kế tốn thủ kho diễn thường xuyên, hàng ngày phận, phịng ban khơng có biên giao nhận Điều dẫn đến thực trạng dễ xảy tình trạng thất lạc, mát chứng từ, xảy mát chứng từ lại quy trách nhiệm cho để xử lý, xác định lại nhiều thời gian Hạn chế khiến cho cán công nhân viên thiếu trách nhiệm, buông lỏng việc quản lý chứng từ 3.1.2.3 Về công tác kiểm kê kho cuối kỳ Các loại nguyên vật liệu Công ty đa dạng, có số lượng lớn, hoạt động nhập xuất nguyên vật liệu diễn thường xuyên, liên tục Do đó, không tiến Phùng Thị Thu Hiền – K20KT2 85 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD hành công tác kiểm kê kho cuối kỳ dẫn đến tình trạng tổn thất, mát nguyên vật liệu Nếu có thiếu, khơng rõ thời điểm kỳ Vì vậy, cuối kỳ, cơng ty nên tiến hành kiểm kê kho để quản lý thật chặt chẽ số lượng NVL cịn lại kho Cơng tác kiểm kê kho giúp cho doanh nghiệp nằm rõ nguyên vật liệu lại để từ xây dựng cho kế hoạch mua ngun vật liệu kỳ tới Kính loại nguyên vật liệu đặc thù dễ vỡ nên cần bảo quản kỹ lưỡng cẩn thận Nếu không tiến hàng kiểm kê kho định kỳ, doanh nghiệp khơng kiểm sốt số lượng kính bị vỡ, bị hỏng gây nên tình trạng lãng phí ngun vật liệu Bẳng việc kiểm kê kho định kỳ, doanh nghiệp cải thiện công tác bảo quản nguyên vật liệu cho hợp lý tránh để tình trạng nguyên vật liệu bị hư hỏng 3.1.2.4 Về công tác ứng dụng tin học Mặc dù cơng ty trang bị hệ thống máy tính cho phịng kế tốn giúp cho phần tính tốn đơn cịn việc hạch tốn chủ yếu thực theo thao tác thủ công nên khối lượng cơng việc mà kế tốn làm vất vả, việc đối chiếu số liệu bảng biểu khơng đảm bảo tính xác tin cậy Điều ảnh hưởng đến tiến độ thực độ xác số liệu Áp dụng cơng tác kế tốn máy giúp nâng cao khả năng, trình độ kế toán viên, giúp doanh nghiệp xây dựng máy kế toán chuyên nghiệp Một khía cạnh tốt sử dụng phần mềm kế tốn doanh nghiệp khơng phải tốn q nhiều thời gian giống sử dụng hệ thống kế toán cũ Doanh nghiệp cần nhập số liệu in kết quả, phần mềm kế toán thiết kế phù hợp với quy định, luật lệ, thuế hành Việc áp dụng kế toán máy giúp doanh nghiệp khơng cần bỏ thời gian tính tốn số liệu rắc rối nên sai sót người giảm thiểu Sai sót Phùng Thị Thu Hiền – K20KT2 86 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD doanh nghiệp gặp phải nhập liệu thông tin sai lệch từ bạn đầu Hầu hết phần mềm kế toán có phần hỗ trợ hướng dẫn cách sử dụng tốn quy trình nhập liệu thơng tin khách hàng nhân viên Hình thức hướng dẫn giúp giảm thiểu sai sót cải thiện chất lượng sổ sách kế tốn doanh nghiệp 3.1.2.5 Về cơng tác trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Tại cơng ty vật tư sử dụng q trình sản xuất có nhiều chủng loại phong phú đa dạng Công ty thường xuyên tiến hành mua nguyên vật liệu để gia công, sản xuất sản phẩm Trong thời buổi kinh tế thị trường, lạm phát tăng cao, giá nguyên vật liệu thường xuyên biến động, khơng ổn định Nếu doanh nghiệp khơng tiến hành trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho có rủi ro cao số lượng, giá trị nguyên vật liệu công ty lớn, doanh nghiệp bị lỗ Việc trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho tức việc doanh nghiệp bù đắp khoản thiệt hại thực tế xảy bị giảm giá hàng tồn kho Rủi ro điều mà nhà đầu tư, kinh doanh không mong muốn Tuy nhiên Trong kinh doanh không mạo hiểm, thương trường biết rủi ro xảy doanh nghiệp có tay nguồn tài tốt, kế hoạch kinh doanh hiệu Lập ngân sách dự phịng để đề phịng trường hợp xấu nhất, không mong muốn xảy Hơn nữa, nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất tảng để doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh Vì vậy, việc trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho tất yếu doanh nghiệp 3.2 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI HẢI LONG Phùng Thị Thu Hiền – K20KT2 87 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD 3.2.1 Nguyên tắc hoàn thiện Nguyên tắc quán: Kế toán chọn phương pháp để hạch tốn NVL phải áp dụng phương pháp niên độ kế toán Nguyên tắc giá gốc: Quy định NVL phải tính giá theo giá gốc Nguyên tắc thận trọng: Để hồn thiện kế tốn NVL cầ phải thận trọng bước 3.2.2 Yêu cầu hoàn thiện Tôn trọng nguyên tắc, chế độ, chuẩn mức kế toán Đây yêu cầu bắt buộc, cư sở, tảng cho việc quản lý, điều hành thống hoạt động sản xuất kinh doanh tất doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp khác áp dụng hình thức, phương pháp kế tốn khác phải đảm bảo tuân thủ chế độ, chuẩn mực kế tốn Nhà nước Đó hành lang pháp lý cơng tác kế tốn tạo khả so sánh, đối chiếu thuận tiện cho việc kiểm tra, đạo, đào tạo đội ngũ cán kế tốn Tổ chức kế tốn nói chung kế tốn NVL nói riêng phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh khác lựa chọn cho hình thức kế tốn, phương pháp kế toán khác Nếu doanh nghiệp áp dụng cứng nhắc hình thức phương pháp kế tốn khơng thích hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp tất yếu tạo bất hợp lý hạch tốn khơng đem lại hiệu cơng tác kế tốn mong muốn Cơng tác kế tốn phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thơng tin, kịp thời, xác u cầu có ý nghĩa vơ quan trọng việc đưa định nhà quản trị doanh nghiệp Nếu thơng tin kế tốn khơng đáp ứng yêu cầu định kinh tế doanh nghiệp khơng đảm bảo tính thích hợp, đắn, sát với thực tế Hơn thơng tin kế tốn cung cấp cịn tranh tồn cảnh doanh nghiệp Nó để thuyết phục nhà Phùng Thị Thu Hiền – K20KT2 88 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD đầu tư, chủ đầu tư, ngân hàng…trong việc ký kết hợp đồng đấu thầu lớn, thực khoản vay, dự án lớn Hoàn thiện kế toán NVL phải mối quan hệ thống kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, kế tốn tài với kế tốn quản trị Kế toán NVL phần hành kế toán khác phận tồn cơng tác kế tốn doanh nghiệp, chúng có quan hệ mật thiết, khăng khít với nhau, bổ sung cho nhau, khơng thể thiếu phận kế tốn 3.2.3 Phương hướng hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu Công ty TNHH sản xuất thương mại Hải Long 3.2.3.1 Lập sổ danh điểm vật liệu Để đảm bảo quản lý tốt hạch toán cách xác loại vật liệu, Cơng ty nên sử dụng Sổ danh điểm vật liệu Sổ danh điểm vật liệu sổ tập hợp toàn loại nguyên vật liệu mà công ty sử dụng Sổ phản ánh chi tiết đến loại, nhóm, quy cách có hệ thống giúp cho doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ, rõ ràng Theo sổ này, loại nguyên vật liệu có mã riêng xếp trật tự nên thuận tiện cho việc tìm kiếm thơng tin loại nhóm, thứ nguyên vật liệu Sổ danh điểm mở cách : ký hiệu loại vật liệu theo nguyên tắc dựa vào số loại vật liệu loại, dựa vào số thứ vật liệu, số nhóm vật liệu loại dựa vào số quy cách vật liệu thứ sở phải kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán Phùng Thị Thu Hiền – K20KT2 89 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU – KÝ HIỆU 152 Nhóm Danh điểm vật liệu VL 152.1.01 Tên vật tư Đơn giá ĐVT Ghi Kính thường 152.1.01.01 Kính 2mm 152.1.01.02 Kính 3mm 152.1.01.03 Kính 4mm 152.1.01.04 Kính 5mm 152.1.02 Kính nhập 152.1.02.01 Kính nhập 15mm 152.1.02.02 Kính nhập 19mm 152.1.02.03 Kính nhập 6mm 152.1.03 Kính phản quang 152.1.03.01 152.1.03.02 Kính phản quang nhập Kính phản quang Phùng Thị Thu Hiền – K20KT2 90 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD 3.2.3.2 Hồn thiện cơng tác ln chuyển chứng từ Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ luân chuyển chứng từ phòng ban, phận Mỗi luân chuyển chứng từ bên giao, nhận chứng từ phải ký vào sổ Nếu xảy mát chứng từ dễ quy trách nhiệm cho người, phận để có biện pháp xử lý Việc làm giúp quản lý chặt chè chứng từ công ty, nâng cao tình thần trách nhiệm cho cán công nhân viên việc quản lý chứng từ nói riêng cơng việc nói chung PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP, XUẤT KHO Từ ngày đến ngày Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền 3.2.3.3 Tổ chức công tác kiểm kê tồn kho cuối kỳ Mặc dù doanh nghiệp sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn, nhiên tháng loại vật tư sử dụng để sản xuất sản phẩm Chính vậy, sổ chi tiết nguyên vật liệu bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn giúp nắm thông tin số vật tư xuất dùng tháng đó, cịn loại vật tư chưa dùng đến không nắm bắt thơng tin cách xác Để cải thiện tình trạng đồng thời nâng cao khả kiểm sốt nguồn vật tư cơng ty, cần tiến hành công tác kiểm kê cuối kỳ Phùng Thị Thu Hiền – K20KT2 91 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD Công tác diễn sau: Trước tiến hành kiểm kê, công ty cần lập hội đồng kiểm kê nguyên vật liệu gồm: nhân viên phòng vật tư kế toán vật tư Khi tiến hành kiểm kê cần phải tiến hành cân đo, tính tốn ngun vật liệu dụng cụ phương pháp phù hợp để xác định xác mặt số lượng giá trị sổ kế toán số liệu thực tế Kết thúc trình kiểm kê, trưởng ban kiểm kê lập biên kiểm kê vật tư, xác định số chênh lệch thừa thiếu so với sổ sách tìm ngun nhân dẫn đến chênh lệch Biên kiểm kê làm để kế tốn hạch tốn kết kiểm kê Ví dụ: ngày 31 tháng 11 năm 2014, tiến hành kiểm kê kho vật tư; Phùng Thị Thu Hiền – K20KT2 92 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD Đơn vị: Mẫu số: 05-VT BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Thời điểm kiểm kê: ngày tháng năm Ban kiểm kê gồm: Ông/Bà: ………….Chức vụ…………Đại diện……………Trưởng ban Ông/Bà: ………….Chức vụ…………Đại diện……………Ủy viên Ông/Bà: ………….Chức vụ…………Đại diện……………Ủy viên Đã kiểm kê kho có loại vật tư, mặt hàng đây: Tên nhãn TT hiệu Mã quy số cách Đơn vị tính Đơn Theo sổ giá Theo kế toán kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất NVL Thừa Thiếu Còn SL TT SL TT A B C D tốt SL- SL- 100 TT TT % Kém Mất phẩm phẩm chất chất 10 Ngày tháng năm Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê (Ý kiến giải số (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) chênh lệch) (Ký, họ tên) Phùng Thị Thu Hiền – K20KT2 93 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD 3.2.3.4 Hồn thiện ứng dụng tin học vào cơng tác hạch toán vật liệu : Trong điều kiện nay, kinh tế ngày phát triển, quy mô hoạt động đơn vị ngày lớn, tính chất hoạt động phức tạp việc thu nhận, xử lý thơng tin kế tốn ngày khó khăn phức tạp Bên cạnh đó, khơng có nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm, sử dụng thông tin kế tốn mà cịn có nhiều đối tượng khác quan tâm đến thơng tin kế tốn doanh nghiệp Do đó, kế tốn doanh nghiệp phải tổ chức cho cung cấp đầy đủ thông tin cho đối tượng Việc thu nhận, xử lý, hệ thống hóa cung cấp thơng tin theo cách thủ cơng phương tiện máy tính đơn giản kế tốn khơng thể đáp ứng u cầu phát triển kinh tế, yêu cầu kiểm soát đơn vị Để giải triệt để lâu dài vấn đề trên, việc ứng dụng tin học cơng tác kế tốn u cầu tất yếu - Tổ chức mã hóa đối tượng cần quản lý : lập sổ danh điểm để tìm kiếm nhanh chóng đối tượng, tăng tốc độ xử lý số liệu, giảm thời gian nhập số liệu - Tổ chức chứng từ kế toán : xây dựng hệ thống danh mục chứng từ phần mềm kế toán, từ chứng từ gốc vào máy Chương trình phải lập để tự động luân chuyển, xử lý chứng từ sỏ sách thích hợp (từ phiếu xuất, nhập kho vật liệu máy tự động vào bảng) đảm bảo tính hợp lý, dễ kiểm tra - Cung cấp thông tin : từ máy tính cho báo cáo sổ kế tốn tổng hợp Chương trình phải lập cho kế toán viên dễ dàng lấy báo cáo cần thiết nhằm cung cấp thông tin theo yêu cầu người sử dụng Phùng Thị Thu Hiền – K20KT2 94 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD Để chuẩn bị cho việc áp dụng phần mềm kế tốn, cơng ty nên có kế hoạch bồi dưỡng kỹ tin học cho cán kế toán Điều giúp cho việc làm kế tốn sau dễ dàng 3.2.3.5 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Là doanh nghiệp có khối lượng NVL nhiều, nhiều loại mặt hàng có độ nhạy giá cao, nhà nước phải đối mặt với tình trạng lạm phát., giá thị trường biến động thường xuyên Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng kinh doanh việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho việc làm cần thiết Tuy nhiên, công ty TNHH sản xuất thương mại Hải Long không tiến hành trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp khoản thiệt hại thực tế xảy vật tư, sản phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm giá đồng thời phản ánh giá trị thực hàng tồn kho doanh nghiệp lập báo cáo tài vào cuối kỳ kế tốn Mức dự phịng tính theo cơng thức sau : Mức dự phịng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho thời điểm lập báo cáo tài x (Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán – Giá trị thực hàng tồn kho Kế tốn cần trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho TK 159, cụ thể kế toán ghi : Nợ TK 632 : Số dự phịng trích lập Có TK 159 : Số dự phịng trích lập Hàng tháng, vào giá nguyên vật liệu số lượng nguyên vật liệu tồn kho, kế toán định cho trích lập thêm dự phịng giảm dự phịng, cụ thể kế toán ghi : Phùng Thị Thu Hiền – K20KT2 95 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD Trường hợp thêm dự phòng : Nợ TK 632 : Số dự phịng trích lập thêm Có TK 159 : Số dự phịng trích lập thêm Trường hợp giảm dự phòng : Nợ TK 159 : Số dự phịng giảm Có TK 632 : Số dự phịng giảm Phùng Thị Thu Hiền – K20KT2 96 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD KẾT LUẬN Qua nghiên cứu cơng tác hạch tốn vật liệu phục vụ trực tiếp cho sản xuất Công ty TNHH sản xuất thương mại Hải Long, em thấy không riêng với Công ty mà doanh nghiệp sản xuất nói chung việc tổ chức hợp lý, khoa học, xác khâu hạch toán vật liệu cần thiết, tiền đề cho khâu trình sản xuất kinh doanh khoản chi phí vật liệu chiếm phần lớn tổng chi phí sản xuất Thơng qua cơng tác hạch tốn vật liệu giúp cho đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản tốt vật tư ngăn ngừa tượng tiêu hao, lãng phí, mát làm thiệt hại đến tài sản doanh nghiệp đồng thời góp phần làm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng tốc độ chu chuyển vốn Sau thời gian tìm hiểu thực tế Cơng ty em thấy cơng tác hạch tốn vật liệu đóng vai trị vơ quan trọng công tác quản lý vật tư Cơng ty Tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu tốt cơng cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo Cơng ty nắm tình hình đạo sản xuất hiệu Do đó, cơng tác hạch tốn vật liệu nói riêng cơng tác kế tốn nói chung phải khơng ngừng hồn thiện nâng cao Những kết nghiên cứu thời gian thực tập giúp thân em củng cố thêm kiến thức học nhà trường có điềfu kiện vận dụng lý thuyết vào thực tế Với mong muốn đóng góp phần nhỏ vào việc hồn thiện cơng tác hạch tốn vật liệu Cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hải Long, dó phần kiến nghị báo cáo em mạnh dạn nêu số đề xuất rút từ thực trạng Công ty Một lần em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ, bảo tận tình Cơ giáo THs Trương Thị Hồng Phương cán nhân viên phịng kế tốn Công ty TNHH sản xuất thương mại Hải Long giúp đỡ em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Hà Nội, ngày tháng năm 2015 SINH VIÊN Phùng Thị Thu Hiền Phùng Thị Thu Hiền – K20KT2 97 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO • Báo cáo hoạt động SXKD, phương hướng nhiệm vụ công ty TNHH sản xuất thương mại Hải Long ( năm 2012-2014) • Giáo trình kế tốn doanh nghiệp trường học viện tài • Giáo trình hệ thống kế tốn đơn vị SXKD • Giấy phép kinh doanh số 0500417176 ngày 15/1/2010 ( đăng ký thay đổi lần thứ 7) • Giáo trình kế tốn doanh nghiệp Viện Đại Học Mở Hà Nội • Quyết định 15/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài Chính • Thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 Phùng Thị Thu Hiền – K20KT2 98