Hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại công ty cổ phần nhựa bao bì ngân hạnh

CHƯƠNG : TỔNG QUAN QUẢN TRỊ MUA HÀNG 1.1 Tính cấp thiết đề tài xác lập tuyên bố đề tài Tồn cầu hóa hội nhập kinh tế xu hướng chung giới Tiến trình hội nhập có tham gia Việt Nam vào tổ chức WTO Từ mang lại hội thách thức mà doanh nghiệp cần phải vượt qua Các doanh nghiệp cần có chiến lược phù hợp để thích nghi với mơi trường kinh doanh đáp ứng đòi hỏi cạnh tranh Sau gia nhập WTO Việt Nam có xu hướng mở cửa nên hoạt động xuất nhập ngày tăng Đây vấn đề thách thức với doanh nghiệp sản xuất nước lại hội cho doanh nghiệp thương mại hoạt động lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, thủ tục, thếu quan ngày thơng thống Đứng trước hội lớn ngành sản xuất nhựa Việt Nam thiếu nguyên liệu sản xuất trầm trọng thỡ Ngõn Hạnh nhìn thấy hội thị trường Đối với cơng ty thương mại hoạt động quản trị mua hàng vô quan trọng Để cạnh tranh với đối thủ ngành, cung cấp cho thị trường sản phẩm có chất lượng đảm bảo giá cạnh tranh cơng ty phải trọng tới hoạt động quản trị mua hàng Chi phí mua hàng đầu vào ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động bán cơng ty cơng ty mua để bán mà khơng có hoạt động gia cơng hay làm lại cho sản phẩm bán Trong năm vừa qua công ty hoạt động mua hàng chưa thực trọng chưa có nhân cán chuyên trách quản lý hoạt động mua Do hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng nhiệm vụ quan trọng doanh nghiệp có tính sống mua tốt tiền đề để bán tốt Vì tất lý trờn nờn tờn đề tài xác lập là: “Hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh 1.2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài đối tượng nghiên cứu đề tài Mục tiêu : phân tích thực trạng mua hàng cơng ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh, qua đánh giá điểm mạnh điểm yếu đưa kiến nghị, đề xuất hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng doanh nghiệp Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị mua hàng công ty Cổ phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh 1.3 Phạm vi nghiên cứu đề tài Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh thực trạng hoạt động mua hàng cuả công ty năm 2007 – 2010 Nghiên cứu thực trang mua hàng phục vụ bán tháng đầu năm 2010 1.4 Một số lý luận quản trị mua hàng 1.4.1 Khái niệm, mục tiêu, vai trò quản trị mua hàng doanh nghiệp a) Mục tiêu + Mục tiêu hợp ký hóa dự trữ: Mua hàng đảm bảo bổ sung trữ hợp lý số lượng chất lượng thời gian + Mục tiêu chi phí: Phải đảm bảo giảm chi phí quản trị nghiệp vụ mua +Mục tiêu phát triển mối quan hệ : Thông qua mua hàng phát triển mối quan hệ nguồn hàng tại, phát thiết lập quan hệ với nguồn hàng tiềm b) Khái niệm: Mua hàng hệ thống mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa sở logistics, đáp ứng yêu cầu dự trữ, sản xuất bán hàng với tổng chi phí thấp Về chất kinh tế, mua hàng hành vi thương mại nhằm chuyển giao quyền sở hữa thương mại doanh nghiệp nguồn hàng Thực chất mua hàng tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai tồn hệ thống logistics, chất lượng cho phí logistic chịu ảnh hưởng lớn từ hoạt động mua hàng c) Vai trò - Tạo nguồn lực logistic – hàng hóa – ban đầu triển khai tồn hệ thống logistics: Đảm bảo nguồn dự trữ kịp thời Trên sở đó, thỏa mãn tốt nhu cầu dịch vụ khách hàng, đặc biệt dịch vụ mặt hàng, dịch vụ thời gian - Tạo điều kiện giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho kinh doanh thương mại.Mua hàng chiếm vị trí quan trọng doanh nghiệp thương mại, giá trị hàng hóa mua chiếm tỷ lệ lớn, từ 60% - 80% doanh thu Do cần giảm chi phí tương đối mua hàng ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận giảm cho phớ khỏc 1.4.2 Căn nguyên tắc mua a) Để mua hàng cách hợp lý cần nguyên tắc sau: + Căn định marketing mặt hàng , trình độ dịch vụ khách hàng + Căn vào kết phân tích giá trị gia tăng, phân tích dự trữ, tình hình bán hàng, phân tích chi phí, phân tích nguồn hàng + Căn vào khả dự trữ, dùng cho mua hàng b) Các nguyên tắc tiến hành mua Nguyên tắc nhiều nhà cung ứng: Nguyên tắc tránh cho doanh nghiệp không bị lệ thuộc vào nguồn hàng, đảm bảo trình sản xuất diễn bình thường, tránh rủi ro mà nguồn hàng gây bất lợi cho doanh nghiệp Nguyên tắc cân đối lợi ích, tạo mối quan hệ lâu dài bền vững cho doanh nghiệp nguồn hàng, thực marketing mối liên hệ Nguyên tắc dịch vụ chi phí hậu cần: Đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu, hàng hóa để bổ sung kịp thời cho sản xuất hay bán hàng, giảm chi phí tồn q trình cung ứng 1.4.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng 1.4.3.1Các nhân tố bên ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng a) Kế hoạch tình hình tiêu thụ hàng hố: + Chiến lược kinh doanh: Chiến lược kinh doanh có vai trị quan trọng tồn phát triển doanh nghiệp Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh theo chiến lược Bởi chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hướng Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt hội thị trường tạo lợi cạnh tranh thương trường nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết cao nhằm đạt mục tiêu đề Do chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến q trình mua hàng quản trị mua hàng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược giai đoạn mà nhà quản trị mua hàng đưa kế hoạch mua hàng hợp lí + Chính sách sản phẩm: Câu hỏi doanh nghiệp bắt tay vào kinh doanh doanh nghiệp bán gì? Cho đối tượng tiêu dùng nào? Lựa chọn mặt hàng kinh doanh, có sách mặt hàng đảm bảo cho tiêu thụ hàng hóa doanh nghiệp + Kế hoạch chi tiết: Sau xác định nhu cầu công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị phải đưa kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn mặt hàng cung ứng Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo có đủ lượng hàng dự trữ định phù hợp với nhu cầu bán + Kết tiêu thụ: Có ảnh hưởng lớn đến cơng tác quản trị mua hàng để xây dựng nên kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa kết tiêu thụ kì trước Với mặt hàng, doanh nghiệp dựa kết tiêu thụ để xác định xem mặt hàng khả tiêu thụ nào, có kết đú thỡ nguyên nhân đâu để từ xây dựng kế hoạch hợp lí b) Các nguồn lực doanh nghiệp + Vốn: Là điều kiện tiền đề vật chất cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp đặc biệt mua hàng Đây nhân tố quan trọng ảnh hởng đến công tác mua hàng doanh nghiệp + Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Mơ hình tổ chức thể mối liên hệ cỏc phũng ban có ảnh hưởng lớn đến q trình sản xuất tiêu thụ cơng ty Nếu phịng ban liên kết hoạt động hiệu làm giảm bớt thời gian công tác lập duyệt kế hoạch, giúp doanh nghiệp chủ động trình mua hàng + Cơ sở vật chất kĩ thuật: Nó sở phản ánh thực lực doanh nghiệp Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt, đại tạo điều kiện tốt mua hàng doanh nghiệp có sở vật chất đại doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt thơng tin, có nhiều hội chớp lấy thời để mua hàng nhanh hơn, tốt +Nhân viên mua hàng: Mua không đảm bảo ảnh hưởng trực tiếp đến kết hiệu kinh doanh doanh nghiệp Vì việc mua hàng phụ thuộc nhiều vào hoạt động người Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua khâu quan trọng hoạt động kinh doanh Kiến thức phong phú: Người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết hàng hố kinh doanh có hiểu biết sâu rộng hàng hố mà có trách nhiệm đảm nhận, phải nắm hoạt động mục tiêu doanh nghiệp, hiểu thị trường biết phân tích ảnh hưởng thị trường, nắm sách kinh tế nhà nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm thu mua Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động thị trường nhu cầu giá Có khả giao tiếp:Khả giao tiếp tốt yếu tố có lợi cho đàm phán kinh doanh Việc tuyển nhân viên mua hàng khâu quan trọng Chọn nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp lợi thực doanh nghiệp - Vị doanh nghiệp thương trường: Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín thương trường việc đặt mua hàng dẽ dàng hơn, doanh nghiệp nhà cung ứng ưu tiên việc chào hàng, nhà cung ứng chủ động đến chào hàng dành nhiều điều khoản ưu đãi cho doanh nghiệp 1.4.3.2Nhân tố bên ngồi ảnh hưởng đến q trình quản trị mua hàng - Nhà cung cấp: Đây yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết mua hàng doanh nghiệp lựa chọn khơng nhà cung cấp không đảm bảo khả mua hàng doanh nghiệp, không đảm bảo số lượng hàng bán Bởi doanh nghiệp thương mại thường kinh doanh nhiều mặt hàng khác Mỗi mặt hàng có nhiều nhà cung ứng Trong trường hợp có cạnh tranh nhà cung ứng Để lựa chọn người cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc: + Không hoàn toàn lệ thuộc vào nhà cung cấp để tạo lựa chọn tối ưu để tránh bị ép giá + Cần theo dõi thường xuyên tình hình tài chính, khả sản xuất khả cung ứng người cung ứng - Nhu cầu tiêu dùng khách hàng: Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu khách hàng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp lấy khách hàng làm nhân vật trung tâm, nhu cầu khách hàng mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua hàng nhu cầu tiêu dùng ảnh hưởng đến trình mua hàng như: thay đổi nhu cầu tiêu dùng làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn đến biến đổi mua hàng - Đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng doanh nghiệp mua bán Đối thủ cạnh tranh mua hàng thể chỗ doanh nghiệp ln phải đối phó với hàng loạt đối thủ cạnh tranh, cạnh tranh thị trường cạnh tranh giỏ nờn để thắng đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi sách giá đối thủ cạnh tranh, đưa mức giá khách hàng chấp nhận mà có mức giá nhỏ giá đối thủ cạnh tranh phải đảm bảo có lãi Muốn đưa mức giá thấp giá đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp phải đặc biệt trọng đến công tác mua hàng Mua hàng để đảm bảo bán với giá thấp mà đảm bảo có lãi - Mơi trường kinh tế trị Mơi trường kinh tế trị ảnh hưởng mạnh mẽ tới hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Một mơi trường kinh tế phát triển thỡ luụn có sở hạ tầng vững hệ thống trị pháp luật ổn định thuận lợi cho phát triển doanh nghiệp Đặc biệt hoạt động quan trị mua hàng số sách sách thuế, sách tỷ giá, hạn ngạch, thuế quan có ảnh hưởng trực tiếp tới giá hàng hóa mua vào 1.4.4 Quá trình quản trị mua hàng gồm giai đoạn Xây dựng kế hoạch mua Triển Xây dựng khai kế hoạch trình mua mua Đánh giá, kiểm sốt q trình mua Hình 1.1: Q trình quản trị mua hàng 1.4.4.1 Xây dựng kế hoạch mua Kế hoạch mua bao gồm nội dung sau: Xác định số lượng, cấu tổng giá trị hàng mua , xác định nguồn hàng mua, xác định sách thời điểm mua a) Xác định số lượng, cấu nguồn hàng mua Theo quan điểm hậu cần, xác định số lượng hàng mua theo công thức sau: M = (B+K+H) - (D +N) Trong M: Là số lượng hàng hóa cần mua kì kế hoạch B: Là dự báo tiêu thụ K: Lượng hàng hóa bán H: Lượng hàng hóa hao hụt D: Dự trữ có N: Lượng hàng hóa đặt mua kí kết hợp đồng Trên sơ sở tính số lượng hàng hóa mua, dự tính giá mua, xác định tổng giá trị hàng hóa kì kế hoạch nhằm tính tốn tiêu chi phí vốn mua tiêu khác kinh doanh a) Hoạch định nguồn hàng thơng thường có giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp hình 1.2 Giai đoạn khảo sát Gia đoạn lựa chọn Gia đoạn đàm phán Không Gia đoạn thử nghiệm có quan Đạt u cầu Hệ Hình 1.2: Các bước hoạch định nguồn hàng Đối với tổ chức việc có nhà cung ứng tốt tiền đề để tạo lực cạnh tranh cho doanh nghiệp Giai đoạn khảo sát: Là giai đoạn thu thập thơng tin nhà cung ứng từ nhiều nguồn khác từ hồ sơ cũ hay phương tiện thông tin đại chúng hay internet Giai đoạn lựa chọn Phân tích đánh giá điểm mạnh điểm yếu So sánh với tiêu chuẩn đặt sở lập danh sách nhà cung ứng đạt yêu cầu Đến thăm nhà cung ứng sở lựa chọn nhà cung ứng thức lâu dài Giai đoạn đàm phán ký kết hợp đồng Bước chuẩn bị Bước tiếp xúc Bước đàm phán Bước kết thúc đàm phán, đặt hàng kí kết hợp đồng Rút kinh nghiệm Giai đoạn thử nghiệm Đạt yêu cầu: quan hệ lâu dài Không đạt: chọn nhà cung ứng khác b) Xác định sách mua Các sách thời điểm mua: Xác định thời điểm mua theo biến động giá đạt tiết kiệm cao Chính sách mua ngay: Mua đáp ứng nhu cầu tiêu thụ trước mắt trường hợp giá ổn định hay có xu hướng giảm Chính sách mua trước: Mua đáp ứng yêu cầu sản xuất tiêu thụ cho thời gian dài với quy mô lớn trường hợp giá mua có xu hướng tăng Quan trọng mức giảm chi phí mua phải lớn so với mức tăng chi phí dự trữ hàng hóa Mua hỗn hợp là: mua hay mua trước giỏ trờn thị trường có biến động 1.4.4.2 Triển khai kế hoạch mua Xác định nguồn hàng phương thức mua Đặt hàng kí kết hợp đồng mua Hạch tốn nghiệp vụ nhập hàng Nhập hàng vào sở logistic Nguồn hàng Hình 1.3 Sơ đồ triển khai trình mua hàng a) Xác định nguồn hàng phương thức mua Có phương thức mua: Mua lại thẳng : Phương thức áp dụng với đơn hàng khơng có điều chỉnh, thương lượng với nguồn hàng Phương thức mua thường thực hình thức đặt hàng đơn giản từ người mua Những nguồn hàng cung ứng thường nỗ lực nâng cao mối quan hệ Phương thức mua lại có điều chỉnh: phương thức áp dụng với nguồn hàng quen, đơn hàng có thay đổi đáng kể, mơi trường kinh doanh thay đổi cần thương lượng điều chỉnh đến thống người bán người mua Nếu thương lượng khơng phải chuyển nguồn hàng Phương thức mua lại mới: Là bắt đầu tạo lập quan hệ với nguồn hàng trường hợp doanh nghiệp bắt đầu kinh doanh, kinh doanh mặt hàng mới, không triển khai phương thức có điều chỉnh, xuất nguồn hàng với đề nghị hấp dẫn Lúc cần xác định lại nguồn hàng thiết phân tích lựa chọn nguồn hàng Xác định nhà cung ứng: Sau lựa chọn danh sách nhà cung ứng doanh nghiệp phải tìm nguồn hàng thức Căn vào tình mua, danh sách lựa chọn nhà cung ứng kết lựa chọn nhà cung ứng lần trước xuất nhà cung ứng để tìm nguồn hàng phù hợp với tình diễn biến thị trường b) Đặt hàng kí kết hợp đồng Tùy thuộc vào phương thức mua mà có hình thức quan hệ kinh tế với nguồn hàng Đối với phương thức mua lại thẳng cần trao đổi đơn đặt hàng đủ, phương thức mua lại khỏc thỡ cần tiến hành thương lượng kí kết hợp đồng mua bán Có hai phương pháp: Người mua lập đơn hàng giao hàng phương tiện thông tin nhà cung ứng chấp nhận đơn hàng kí kết hợp đồng Người mua lập đơn hànghai bên trực tiếp gặp đàm phán hai bên kí hợp đồng cung ứng c) Nhập hàng Là trình thực đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán đưa hàng hóa vào hậu cần người mua, bao gồm: Giao nhận hàng vận chuyển hàng Giao nhận trình chuyển giao quyền sở hữu từ nguồn hàng sang doanh nghiệp Có thể nguồn hàng sở hậu cần người mua Tiếp nhận hàng hóa hệ thống mặt cơng tác kiểm tra tình trạng số lượng chất lượng chất lượng hàng hóa nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất cỏc bờn giao nhận, vận chuyển hàng hóa việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lí hàng hóa theo văn pháp lí quy định Tiếp nhận số lượng: Là tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhập xác định trách nhiệm vật chất bên việc giaoo nhận hàng hóa mặt lượng Tiếp nhận chất lượng : Là kiểm tra chất lượng hàng hóa thực nhập xác định trách nhiệm vật chất bên tham gia giao nhận tình trạng khơng đảm bảo chất lượng hàng hóa nhập Vận chuyển Nguồn hàng thường chịu trách nhiệm việc chuyển hàng hóa doanh nghiệp mua hàng, tiết kiệm chi phí cho người mua người bán Nhưng số trường hợp định, doanh nghiệp phải tự vận chuyển hàng hóa mua (do đặc điểm hàng hóa phải có phương tiện vận chuyển hàng hóa) Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải có phương án vân chuyển hợp lý đảm bảo chi phí thấp Thường có phương thức vận chuyển Vận chuyển thẳng: Là di động hàng hóa từ nguồn hàng thẳng đến sở hậu cần khách hàng mà không qua kho trung gian Vận chuyển qua kho: Là di chuyển mà đó, hàng hóa từ nguồn hàng cung ứng cho khách hàng phải qua khâu kho b) Hoạch toán nghiệp vụ nhập hàng