NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NVL – CCDC TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
Khái niệm, đặc điểm, phân loại NVL – CCDC và nhiệm vụ của kế toán
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm NVL – CCDC:
- NVL là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm ( công trình, hạng mục công trình) Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất xây lắp, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất trong kỳ ( chuyển toàn bộ vào giá thành sản phẩm) Chi phí về các loại NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp.
- CCDC là những tư liệu lao động không đủ điều kiện, tiểu chuẩn, quy định về giá trị và thời gian sử dụng của TSCĐ CCDC tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của CCDC bị hao mòn dần, chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất trong kỳ Song do CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên được xếp vào TSLĐ.
1.1.2 Phân loại NVL – CCDC: a Phân loại NVL:
Phân loại NVL là sắp xếp NVL theo từng loại, từng nhóm,theo những tiêu thứ phù hợp Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò, công dụng của NVL trong quá trình sản xuất xây lắp, NVL được chia thành các loại:
- NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm xây lắp như: xi măng, gạch gỗ, sắt thép…
- NVL phụ: NVL phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế biến tạo ra sản phẩm như làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất như các loại phụ gia, sơn, giẻ lau, xà phòng…
- Nhiên liệu: Là các loại nhiên liệu ở thể lỏng, thế khí, thể rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị thi công như xăng ,dầu, than củi, hơi đốt…
Ngoài ra, căn cứ vào nguồn nhập NVL được chia thành: NVL nhập do mua ngoài, tự chế biến, thuê ngoài gia công chế biến, nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần. b Phân loại CCDC:
Theo quy định hiện hành những tư liệu lao động sau đây không phân biệt tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng vốn hạch toán là CCDC:
- Các lán trại tạm thời, dàn giáo, CCDC giá lắp chuyên dùng cho thi công xây lắp.
- Các loại bao bì dùng để đựng NVL, hàng hóa trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa.
- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tiền riêng nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa, vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì.
- Những dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ.
- Quần áo, giày dép chuyên để làm việc. v.v…
Ngoài ra, để phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý và hạch toán CCDC được chia thành: CCDC, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê, hoặc có thể phân loại thành CCDC đang dùng và CCDC trong kho.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán NVL – CCDC:
NVL – CCDC là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động, lại chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán NVL – CCDC trong doanh nghiệp xây lắp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế từng thứ, từng loại NVL – CCDC nhập kho, xuất kho, và NVL – CCDC tồn kho.
- Thông qua việc ghi chép, phản ánh để kiểm tra, giám sát tình hình thu mua, dự trữ và tiêu hao NVL – CCDC qua đó phát hiện và xử lý kịp thời NVL – CCDC thừa, thiếu, ứ đọng, kém, mất phẩm chất, ngăn ngừa những trường hợp sử dụng lãng phí và phi pháp NVL – CCDC.
- Tham gia kiểm kê, đánh giá NVL – CCDC theo đúng chế độ quy định củaNhà nước, tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình sử dụng NVL – CCDC trong sản xuất kinh doanh, tình hình dự trữ, bảo quản NVL– CCDC, kịp các báo cáo và cung cấp các thông tin về NVL – CCDC.
Đánh giá NVL – CCDC
Đánh giá NVL – CCDC là việc xác định giá trị của nó theo những nguyên tắc nhất định Theo quy định hiện hành, kế toán nhập, xuất, tồn kho NVL – CCDC phải phản ánh theo giá thực tế Tuy nhiên, trong thực tế, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập, xuất NVL – CCDC nhưng cuối tháng phải được tổng hợp, ghi sổ kế toán tổng hợp NVL – CCDC theo giá thực tế.
1.2.1 Đánh giá NVL – CCDC nhập, xuất kho theo giá thực tế: a Giá thực thế NVL – CCDC nhập kho:
Trong doanh nghiệp sản xuất xây lắp, NVL – CCDC được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, giá thực tế NVL – CCDC trong từng trường hợp được xác định như sau:
- Đối với NVL – CCDC mua ngoài:
Giá vốn thực tế của NVL – CCDC nhập kho là giá mua ghi trên hóa đơn ( bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng (+) với các chi phí thu mua thực tế như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, bến bãi, tiền phạt, tiền bồi thường,…trừ (-) đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có).
Trong đó, giá mua ghi trên hóa đơn được xác định như sau:
+ Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì giá trị NVL – CCDC mua vào là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào.
+ Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên thuế GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá NVL – CCDC mua ngoài vào là tổng giá thanh toán phải trả cho người bán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào).
- Đối với NVL – CCDC tự gia công chế biến:
Giá vốn thực tế của NVL - CCDC nhập kho là giá thực tế của NVL - CCDC xuất gia công chế biến cộng (+) với các chi phí gia công chế biến.
- Đối với NVL - CCDC thuê ngoài gia công chế biến:
Giá vốn thực tế của NVL - CCDC nhập kho là giá thực tế của NVL - CCDC xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi nhận thuê gia công và từ nơi đó về doanh nghiệp cộng (+) với chi phí phải trả cho người nhận gia công chế biến
- Đối với NVL - CCDC nhận từ đơn vị khác góp vốn liên doanh, giá vốn thực tế là giá do các bên tham gia góp vốn đánh giá chấp thuận. b Giá thực tế của NVL - CCDC xuất kho:
Do NVL - CCDC nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau nên đơn giá NVL
- CCDC nhập kho cũng khác nhau.Vì vậy, khi xuất kho phải tính toán và xác định được giá thực tế xuất kho của NVL - CCDC Để tính giá trị thực tế của
NVL - CCDC xuất kho, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây, nhưng doanh nghiệp lựa chọn phương pháp tính giá nào phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán.
- Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này, thì giá thực tế của NVL - CCDC xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá bình quân Cách tính như sau:
Giá thực tế của NVL -
CCDC xuất kho = Số lượng NVL -
CCDC xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Trong đó: Đơn giá thực tế bình quân có thể được tình theo ba cách sau: a Đơn giá thực tế bình quân cả kỳ: Đơn giá thực tế bình quân cả kỳ
Giá thực tế NVL – CCDC tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL - CCDC nhập kho trong kỳ
Số lượng NVL - CCDC tồn đầu kỳ + Số lượng NVL - CCDC nhập kho trong kỳ b Đơn giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Đơn giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập
Giá thực tế NVL - CCDC tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL - CCDC nhập trước lần xuất thứ i.
Số lượng NVL - CCDC tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i. c Đơn giá thực tế bình quân cuối kỳ trước: Đơn giá thực tế bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế NVL - CCDC tồn kho cuối kỳ trước.
Số lượng NVL - CCDC tồn kho cuối kỳ trước.
- Tính theo giá thực tế nhập sau – xuất trước:
Theo phương pháp này, trước tiên ta phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết hàng nào nhập sau thì xuất trước Sau đó,căn cứ vào số lượng xuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc:Hàng xuất kho trước được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập cuối cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó.
- Tính theo giá thực tế đích danh;
Tổ Chức Công Tác Kế Toán NVL - CCDC Trong Doanh Nghiệp Xây Lắp
1.3.1 Hình thức sổ sách kế toán áp dụng trong doanh nghiệp xây lắp.
Hiện nay, trong doanh nghiệp xây lắp có thể áp dụng 1 trong 5 hình thức ghi sổ đó là: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký sổ cái và Kế toán máy.Nhưng trong phạm vi của chuyên đề này, liên quan đến Công Ty Xây Dựng Thăng Long, tôi xin trình bày hình thức Chứng từ ghi sổ. Hình thức chứng từ ghi sổ.
Sơ đồ 1.1: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp CTG)
Số ( thẻ) hạch toán chi tiết.
Bảng cân đối tài khoản
Bảng tổng hợp chi tiết.
1, 2,3,4: ghi hàng ngày hoặc định kỳ.
1.3.2 Hạch toán chi tiết NVL - CCDC trong doanh nghiệp xây lắp.
Trong doanh nghiệp xây lắp, công tác quản lý NVL - CCDC do nhiều bộ phận tham gia, nhưng công việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL - CCDC chủ yếu do bộ phận kho và phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện việc theo dõi, hạch toán chi tiết NVL - CCDC được thực hiện ở phòng kế toán và bộ phận kho của doanh nghiệp Thông thường, việc hạch toán chi tiết NVL
- CCDC có thể được thực hiện theo các phương pháp sau:
1.3.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song: a Nguyên tắc hạch toán: Ở kho ghi chép về mặt số lượng, còn ở phòng kế toán ghi chép cả về số lượng và giá trị của từng thứ NVL - CCDC b Trình tự ghi chép ở kho.
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất NVL – CCDC, ghi số lượng NVL - CCDC thực nhập hoặc thực xuất vào thẻ ( hoặc sổ) có liên quan. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn thẻ kho với số tồn NVL - CCDC thực tế còn trong kho Hàng ngày hoặc định kỳ 3 – 5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho NVL - CCDC về phòng kế toán. c Trình tự ghi chép ở phòng kế toán.
Phòng kế toán mở thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết NVL - CCDC cho từng danh điểm NVL - CCDC tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ 3 – 5 ngày một lần, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho NVL - CCDC của thủ kho chuyển đến, kế toán phải kiểm tra chứng từ, rồi ghi đơn giá tính thành tiền sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết NVL - CCDC có liên quan Cuối tháng, kế toán cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng thứ NVL - CCDC rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, lập báo cáo tổng hợp N – X – T về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp NVL - CCDC
Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết NVL - CCDC theo phương pháp thẻ song song
: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ.
1.3.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. a Trình tự ghi chép ở kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình N –X – T kho NVL - CCDC giống như phương pháp ghi thẻ song song.
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ xuất, nhập kho NVL - CCDC ghi số lượng NVL - CCDC thực nhập, thực xuất vào thẻ ( hoặc sổ) kho có liên quan Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn thẻ kho với số tồn NVL - CCDC thực tế còn trong kho Hàng ngày hoặc định kỳ 3 – 5 ngày một lần sau
Thẻ kho Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết NVL - CCDC
X –T NVL - CCDC kho ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho NVL - CCDC về phòng kế toán. b Trình tự ghi chép ở phòng kế toán:
Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình N – X –
T kho của từng thứ NVL - CCDC ở từng kho dùng cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
Sau khi nhận được chứng từ kế toán về nhập, xuất kho NVL - CCDC kế toán kiểm tra hoàn chỉnh và sắp xếp phân loại chứng từ, lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ NVL - CCDC Cuối tháng, tổng hợp số liệu trong bảng kê số lượng và giá trị từng thứ NVL - CCDC đã nhập xuất kho trong tháng để ghi sổ vào sổ đối chiếu luân chuyển, sau đó tính ra số tồn kho cuối tháng của tưng thứ NVL - CCDC và ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
Sơ đồ1.3: Hạch toán chi tiết NVL - CCDC theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển
1.3.3 Hạch toán tổng hợp NVL - CCDC
1.3.3.1 Hạch toán tổng hợp NVL - CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là việc nhập xuất vật tư được thực hiện thường xuyên liên tục, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho để ghi vào tài khoản NVL - CCDC (152,153) a Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL - CCDC , kế toán sử dụng các tài khoản sau đây: TK 152, TK 151, TK 153, TK 621, TK
Sơ đồ 1.4: Kế toán tổng hợp NVL - CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên
Mua NVL - CCDC ,nhập kho Xuất kho NVL - CCDC
Chi phí vận chuyển bốc dỡ NVL - CCDC nhập kho Giảm giá hàng mua
154 154 Nhận NVL - CCDC thuê ngoài Xuất kho NVL - CCDC thuê gia công, phế liệu thu hồi ngoài gia công
Nhận vốn góp liên doanh NVL - CCDC góp vốn bằng NVL - CCDC liên doanh
1.3.3.2 Hạch toán tổng hợp NVL - CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ.
Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, trong kế toán tổng hợp sử dụng các tài khoản sau: TK 152, TK 153, TK 151… để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn NVL - CCDC trong kỳ.Theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì các tài khoản này không dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn NVL - CCDC trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế NVL - CCDC đầu kỳ và cuối kỳ.Việc nhập, xuất vật tư hàng ngày được phản ánh ở TK 611- Mua hàng Cuối kỳ, kiểm kê vật tư, sử dụng phương pháp cân đối để tính giá trị vật tư xuất kho theo công thức:
Trị giá vật tư xuất kho = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư nhập trong kỳ - Trị giá vật tư còn cuối kỳ
Sơ đồ 1.5: Kế toán tổng hợp NVL - CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Kết chuyển giá trị Kết chuyển giá trị NVL – CCDC tồn đầu kỳ NVL - CCDC tồn cuối kỳ 133
Dùng tiền mua NVL - CCDC nhập kho chiết khấu, giảm giá hàng mua 133
Mua NVL - CCDC Giá trị NVL - CCDC chưa thanh toán xuất kho trong kỳ
Thuế nhập khẩu phải nộp
Tính vào giá trị NVL - CCDC
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
Đặc điểm tình hình chung của công ty
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Trong công cuộc xây dựng đất nước thời kỳ đổi mới ngành giao thông vận tải được xếp là ngành mũi nhọn cực kỳ quan trọng trong giao lưu kinh tế. Công ty Xây Dựng Thăng Long trực thuộc bộ GTVT được thành lập ngày 17 – 08 – 1992 Tiền thân là đội cầu chủ lực gồm hơn 40 công nhân viên chức mang tên xí nghiệp cầu 16 nhằm khắc phục và phục vụ thi công các cầu trên những tuyến giao thông chiến lược quan trọng, phục vụ cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp Từ 1955 – 1965, đơn vị được đổi tên là đội Cầu 1 thuộc bộ GTVT với nhiệm vụ là khôi phục và xây dựng các cầu đường sắt, hàn gắn vết thương sau 9 năm chiến tranh ác liệt, cụ thể:
- Khôi phục cầu đường sắt Hà Nội – Lạng Sơn, Hà Nội – Vinh.
- Khôi phục cầu đường sắt Hà Nội – Lào Cai.
- Khôi phục cầu đường sắt Vành Danh – Uông Bí.
- Thi công tuyến cầu mới đường sắt Đông Anh – Thái Nguyên.
Năm 1963, Đội cầu 1 sáp nhập với Đội đại tu trực thuộc Tổng Cục Đường Sắt, lấy tên là Công Ty Cầu Thống Nhất, làm nhiệm vụ bảo đảm giao thông chống Mỹ phá hoại trên các tuyến đường sắt: phía Tây ( Hà – Lào), phía Bắc ( Hà – Lạng), phía Nam (Hà – Thanh).
Năm 1975, Công Ty Cầu Thống Nhất được đổi tên thành Công Ty Xây Dựng Thăng Long trực thuộc Tổng Cục Đường Sắt.
Sang năm 1976, lúc này đất nước hoàn toàn giải phóng, bộ GTVT giao cho công ty xây dựng một số công trình lớn nằm trong tuyến đường sắt Bắc Nam, đó là cầu Lệ Kỳ, cầu Ngân Sơn…nhiệm vụ chủ yếu là khôi phục cầu Long Biên và một số cầu khác.Công ty đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và vinh dự được Nhà nước trao tặng Huân chương lao động hạng ba.
Năm 1983, được sự quan tâm của Nhà nước và sự lãnh đạo của bộ GTVT, công ty được giao thi công nửa cầu Chương Dương, một cây cầu thế kỷ, cây cầu của sự tiến bộ vượt bậc của ngành cầu Việt Nam với bốn làn xe cơ giới.
Năm 1985, là mốc lịch sử của Công ty do hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ thi công cầu Chương Dương đúng tiến độ, chất lượng cao, đơn vị đã vinh dự được Nhà nước phong tặng đơn vị anh hùng.
Năm 1986 – 1997, Nhà nước đổi mới cơ chế từ chế độ tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, công ty cũng đang chuyển mình nhanh chóng cho phù hợp với xu thế mới.
Ngày 27 – 02 – 1993, công ty đã được thành lập lại theo quyết định này, giấy phép số 500/QĐ/TCCB-LĐ của bộ GTVT và lấy tên là Công Ty Xây Dựng Thăng Long, trụ sở kinh doanh đặt tại số 72 – Nguyễn Chí Thanh – Đống Đa – Hà Nội với tổng số vốn pháp định là 4.631.000.000 và độ ngũ cán bộ công nhân viên gồm 402 người Trong đó người có trình độ đại học là 43 người và 293 công nhân lành nghề đang trực tiếp sản xuất Nhiệm vụ và chức năng chính của Công ty là chuyên xây dựng các công trình giao thông công nghiệp và dân dụng, gia công lắp đặt các cấu kiện thép, bê thông các loại. Trong quá trình thực hiện các chức năng chính của mình Công ty tận dụng hết khả năng kinh doanh với mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận để phát triển, khẳng định được vị trí trong thị trường xây dựng giao thông
Và sau đây là biểu đồ phản ánh một số chỉ tiêu kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây:
STT Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
4 Thu nhập bình quân người 629.900 590.000 1.280.000
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của Công Ty Xây Dựng Thăng Long.
Bộ máy tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty bao gồm:
- Giám đốc công ty: Là người chỉ huy cao nhất, là chủ đại diện của Công ty trước mọi vấn đề, chịu trách nhiệm kinh doanh của Công ty trước cơ quan nhà nước, giám đốc là người đại diện cho quyền của cán bộ CNVC Công ty, có quyền quyết định, điều hành mọi mặt hoạt động của Công ty theo chính sách pháp luật của nhà nước.
- Bộ máy giúp việc cho ban Giám đốc: Là các Phó giám đốc và các phòng chức năng.
- Các đội sản xuất: Trực tiếp nhận mệnh lệnh của Giám đốc và tổ chức thi công xây dựng các công trình, đội trưởng chịu trách nhiệm điều hành tác nghiệp trong sản xuất.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh
2.1.3 Những hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty:
- Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nước bao gồm: Cầu đường nhựa, cầu bê tông, hầm, nhà ga, sân bay, cầu, cảng.
- Xây dựng các công trình công nghiệp: Kho, xưởng sản xuất, bến bãi, xây dựng cơ sở hạ tầng…
- Xây dựng các công trình dân dụng: Xây dựng nền móng và kiến trúc nhà ở, nhà làm việc, văn phòng, trụ sở.
- Xây dựng các công trình thủy lợi: trạm bơm, cống, đập, đê, kè….
- Xây dựng các công trình khác: Quốc phòng, điện, công trình ngầm dưới nước.
- v.v……. Đảng ủy Ban giám đốc Công đoàn
501 Đội cầu 502 Đội cầu 503 Đội cầu 504 Đội cầu 506 Đội cơ giới
2.1.4 Đặc điểm kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất của Công ty.
2.1.4.1 Đặc điểm xây dựng kinh tế của ngành XDCB:
- XDCB là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, có những đặc điểm riêng biệt khác với ngành sản xuất vật chất khác Sự khác nhau này có ảnh hưởng rất lớn đến công tác hạch toán quản lý trong các đơn vị XDCB.
- Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc…, có tính chất đơn chiếc, quy mô sản xuất lớn, kết cấu phức tạp và thời gian sản xuất kéo dài. Mặt khác sản phẩm xây lắp giao thông được sản xuất ra tại nơi tiêu thụ nó Vì vậy, khi đã xác định được nơi tiêu thụ sản phẩm thì đồng thời cũng xác định được nơi sản xuất sản phẩm.
- Sản phẩm xây lắp có đặc điểm là không di chuyển được mà cố định tại nơi sản xuất cho nên chịu ảnh hưởng trực tiếp của địa hình, địa chất, thủy văn, thời tiết, khí hậu, giá cả thị trường… của nơi đặt sản phẩm Đặc điểm này bắt buộc phải di chuyển máy móc, vật tư thiết bị, nhân công theo địa điểm đặt sản phẩm làm cho công tác quản lý, sử dụng, hạch toán vật tư, tài sản phức tạp.
- Các công trình giao thông có thời gian sử dụng lâu dài nên phải đòi hỏi trình độ kỹ thuật, mỹ thuật cao Vì thế chi phí sản xuất sản phẩm rất lớn Việc xác định giá thành các công trình giao thông phải được tiến hành riêng biệt đối với từng công trình cho nên việc xây dựng định mức chi phí cho công trình giao thông gặp nhiều khó khăn.
- Kỹ thuật thi công phức tạp và trang thiết bị tốn kém đòi hỏi doanh nghiệp phải bỏ ra một số vốn lớn để đầu tư mua sắm.
2.1.4.2 Quy trình công nghệ sản xuất của Công Ty Xây Dựng Thăng Long
Là một doanh nghiệp XDCB, quy trình để có một sản phẩm, công ty tiến hành như sau:
Sau khi trúng thầu, phòng kỹ thuật của công ty căn cứ vào thiết kế sẽ có một phương án thi công Sau khi được bên A duyệt, phòng kế hoạch lập dự toán, các phòng vật tư và kỹ thuật cơ điện dựa vào dự toán xác định khối lượng vật tư và máy móc thiết bị cần dùng để từ đó từng phòng có nhiệm vụ mua sắm thiết bị, vật tư, tập kết máy móc và giao cho các đơn vị sản xuất thi công công trình Sau khi công trình được hoàn thành, phòng kỹ thuật nghiệm thu nội bộ rồi bàn giao công trình cho bên A.
Sơ đồ 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất:
2.2 Cơ cấu bộ máy kế toán, hình thức tổ chức kế toán và chế độ kế toán áp dụng tại Công Ty Xây Dựng Thăng Long.
2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công Ty Xây Dựng Thăng Long
Trúng thầu Thiết kế Dự toán NVL – CCDC máy móc, thiết bị
Các đơn vị sản xuất
Bộ phận kế toán của Công Ty Xây Dựng Thăng Long gồm có 6 người, trong đó chức năng của mỗi người như sau:
- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của Công ty và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về việc chấp hành, thực hiện chế độ chính sách của Nhà nước Kế toán trưởng điều hành công việc chung của cả phòng, xác định kết quả kinh doanh và lập BCTC cho doanh nghiệp.
Thực trạng công tác hạch toán kế toán NVL - CCDC tại Công Ty Xây Dựng Thăng Long
2.3.1 Phân loại và đánh giá NVL - CCDC tại Công ty.
2.3.1.1 Phân loại NVL - CCDC : a Phân loại NVL:
NVL sử dụng trong Công ty bao gồm nhiều loại, thứ khác nhau Vì vậy, mỗi loại NVL được phân loại căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất kinh doanh Thực tế, NVL của Công ty được phân loại như sau:
- NVL chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm của ngành XDCB bao gồm hầu hết các loại vật tư mà công ty sử dụng để sản xuất thi công như: xi măng, cát, sỏi, thép tròn các loại, gạch, ngói, vôi, nhựa đường…
- NVL phụ: là những NVL khi tham gia xây dựng công trình không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà nó có thể cùng với NVL chính làm thay đổi màu sắc, kiểu dáng của sản phẩm xây dựng, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được bình thường, phục vụ quá trình lao động tốt hơn như là: vôi ve quét tường, đinh, que hàn, oxy, đất đèn….
- Nhiên liệu: là một loại NVL phụ kho sử dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc thi công xây dựng công trình, cho các loại xe cộ…do tính chất lý hóa học của nhiên liệu nên người ta đã xếp ra riêng một loại để có chế độ quản lý thích hợp Nhiên liệu của Công ty bao gồm: các xăng, dầu mỡ, chất đốt….
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà Công ty đang sử dụng bao gồm: phụ tùng thay thế các loại máy móc như máy vận thăng, máy cẩu trục…
- NVL và thiết bị XDCB: là những NVL và thiết bị được sử dụng cho công việc XDCB, đối với thiết bị XDCB bao gồm cả thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình XDCB. b.Phân loại CCDC:
CCDC có những đặc điểm với NVL và để quản lý tốt được nó Công ty phân loại CCDC thanh:
- Các lán trại tạm thời, dụng cụ gá kíp chuyên dùng cho sản xuất.
- Các loại bao bì dùng để đựng NVL trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ như vỏ bao xi măng…
- Những dụng cụ đồ nghề bằng sành sứ.
2.3.1.2 Đánh giá NVL - CCDC tại Công ty: Ở Công Ty Xây Dựng Thăng Long, các nghiệp vụ nhập, xuất NVL ra nhiều, số lượng và giá trị phát sinh lớn, do đó Công ty phải đánh giá NVL theo giá hạch toán.
NVL - CCDC x Đơn giá hạch toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán mới tính toán xác định giá trị NVL xuất dùng trong kỳ cho các đối tượng theo giá mua thực tế Việc tính toán đó được thực hiện như sau:
- Xác định hệ số giữa giá mua thực tế và giá hạch toán của NVL luân chuyển trong kỳ.
= Giá thực tế NVL - CCDC tồn kho đầu tháng
+ Giá thực tế của NVL -CCDC nhập trong tháng
CCDC Giá hạch toán NVL - CCDC tồn kho đầu tháng + Giá hạch toán NVL -
CCDC tồn kho cuối tháng
Hệ số giá NVL - CCDC có thể tính cho từng loại hay từng nhóm NVL - CCDC Giá thực tế của
NVL - CCDC xuất kho trong tháng.
Giá hạch toán của NVL - CCDC xuất kho trong tháng x Hệ số giá NVL -
2.3.2 Hạch toán chi tiết NVL - CCDC tại Công Ty Xây Dựng Thăng Long.
Một trong những nhu cầu của Công ty quản lý NVL - CCDC đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ, loại NVL về số lượng, chủng loại và giá trị Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết NVL - CCDC sẽ đáp ứng nhu cầu này.
Hạch toán chi tiết NVL - CCDC là công việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ, loại NVL - CCDC cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị.
Thủ tục nhập, xuất kho NVL - CCDC a Thủ tục nhập kho của Công Ty Xây Dựng Thăng Long.
Tại Công ty, mỗi đội xây dựng có kế hoạch thi công một lúc vài công trình, hạng mục công trình hoặc một công trình lớn có thể do một vài đội xây dựng tham gia thi công và mỗi đội phụ trách một hạng mục công trình nhất định. Đối với mỗi hạng mục công trình, công trình ở từng giai đoạn, phòng kế hoạch xem xét, nghiên cứu, tính toán xem công trình, hạng mục công trình đó cần những vật tư gì, với khối lượng, số lượng là bao nhiêu thì đủ và sau đó lập hạn mức vật tư của Công Ty Xây Dựng Thăng Long.
Biểu 2.1: Phiếu hạn mức vật tư
Công Ty Xây Dựng Thăng Long Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Phòng kế hoạch Độc lập – Tự do – Hạnh phúc.
PHIẾU HẠN MỨC VẬT TƯ
Công trình: Cầu Thái Hà
STT Tên vật tư Đơn vị Số lượng Ghi chú
Hạn mức vật tư do phòng kế hoạch lập làm 3 bản:
- 1 bản để ở phòng kế hoạch lưu.
- 1 bản gửi cho phòng kế toán tài vụ.
- 1 bản gửi cho phòng vật tư.
Theo nhu cầu về vật tư của từng công trình, hạng mục công trình, ở từng đội dựa vào hạn mức vật tư nay tại từng thời kỳ mà nhân viên tiếp liệu của đội viết đơn xin mua gửi lên phòng vật tư Phòng vật tư đối chiếu với hạn mức của công trình thấy phù hợp thì làm giấy xin séc gửi lên phòng kế toán hoặc các đội có thể gửi giấy xin séc lên phòng kế toán luôn nếu đó là các loại vật tư đội có thể mua Phòng kế toán sau khi đối chiếu với hạn mức vật tư, nếu thấy số xen mua lớn hơn hạn mức vật tư thì không cấp tiền đi mua hoặc chỉ tiến hành cấp bằng mức hay dưới hạn mức vật tư thôi Người tiếp liệu của phòng vật tư hay đội xây dựng căn cứ vào nhu cầu thực tế và tiến độ thi công của từng công trình, tiến hành tìm kiếm nguồn hàng.
Các loại vật tư do nhân viên tiếp liệu của đội xây dựng hay phòng vật tư mua đều phải theo hạn mức đã được giám đốc duyệt Nếu lượng vật tư vượt quá hạn mức, đội không thuyết minh được thì giá những vật tư ấy được trừ vào phần lãi của cả đội, đội trưởng và chủ nhiệm công trình phải chịu trách nhiệm cá nhân trước giám đốc của Công ty Hàng tháng đội sản xuất lập kế hoạch mua bán vật tư với phòng vật tư về số lượng và thời gian cấp.
Ký hợp đồng về mua bán vật tư với đơn vị bán, với yêu cầu phải đảm bảo đủ số lượng, chất lượng và đúng tiến độ.
Phương thức thanh toán với người bán cụ thể như sau:
- Sau khi nhận hàng đúng quy định, phẩm chất theo như hợp đồng quy định thì khi đó người tiếp liệu viên của phòng vật tư hay đội sản xuất làm thủ tục đề nghị phòng tài vụ Công ty cắt séc trả tiền.
- Căn cứ vào tổng giá trị mua của hóa đơn mua vật tư, phòng vật tư hoặc đội xây dựng có thể ứng trước một số tiền cho bên bán tùy theo thỏa thuận của hai bên.Sau khi hàng về mới làm thủ tục thanh ký hợp đồng.
Biểu 2.2: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Mẫu số: 01-GTKT- 3LL/HA/2011T Số: 0385622 Đơn vị bán hàng: Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Địa chỉ:Trương Định- Hà Nội
Số tài khoản:………. Điện thoại:………Mã số: ……….
Họ tên người mua hàng: Bùi Xuân Thủy
Tên đơn vị: Công ty Xây Dựng Thăng Long Địa chỉ:72 Nguyễn Chí Thanh- Đống Đa- Hà Nội
Hình thức thanh toán:chuyển khoản MS:010123567
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 4.467.712 Tổng cộng tiền thanh toán 94.106.959
Số tiền viết bằng chữ:Chín tư triệu một trăm linh sáu ngàn chín trăm năm chín đồng chẵn./.
Người bán hàng ( ký, họ tên)
Nhận xét, đánh giá khái quát công tác hạch toán kế toán NVL - CCDC tại Công Ty Xây Dựng Thăng Long
Cùng với sự lớn mạnh của Công ty, công tác kế toán nói chung và quá trình hạch toán NVL - CCDC nói riêng đã không ngừng củng cố và hoàn thiện đáp ứng yêu cầu phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Với tư các là một phần hành trong công tác kế toán, kế toán NVL – CCDC luôn được quan tâm, coi trọng vì NVL - CCDC giữ một vị trí, vai trò rất quan trọng trong sản xuất kinh doanh của Công ty Việc quản lý và sử dụng tốt NVL - CCDC không chỉ đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục mà còn tiết kiệm được vốn lưu động dùng cho khâu dự trữ, hạ thấp chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Ở Công Ty Xây Dựng Thăng Long, bộ máy kế toán được xây dựng trên mô hình kế toán tập trung là phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty. Hình thức tổ chức kế toán tập trung tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự chỉ đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự lãnh đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán của doanh nghiệp.
- Công tác kế toán của Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đảm bảo các mặt kế toán được tiến hành song song và sử dụng kiểm tra số liệu thường xuyên Nhờ vậy, nó đã thúc đẩy các mặt kế toán được tiến hành kịp thời, phục vụ nhạy bén yêu cầu quản lý, đảm bảo thông tin chính xác.
- Kế toán chi tiết vật tư áp dụng phương pháp thẻ song song là rất thích hợp với quy mô và đặc điểm của Công ty Vì vậy tổ chức kế toán đảm bảo tính thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận có liên quan.
- Về kế toán tổng hợp NVL - CCDC , Công ty vận dụng hệ thống tài khoản tương đối hợp lý, linh hoạt các tài khoản NVL - CCDC , nhìn chung chấp hành các chế độ, quy định kế toán của Nhà nước.Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động của các loại NVL - CCDC , giúp cho kế toán tìm phương thức giảm tiêu hao vật tư.
Bên cạnh những ưu điểm đó, công tác hạch toán kế toán NVL - CCDC tại Công Ty Xây Dựng Thăng Long vẫn còn tồn tại một số nhược điểm sau:
- Về công tác hạch toán chi tiết NVL - CCDC : Cụ thể là đối với công việc ghi chép sổ chi tiết vật tư Cho kế toán ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, loại NVL - CCDC nên số liệu kế toán không cho phép nhận biết sự biến động và số hiện có của từng thứ NVL - CCDC Mặt khác, khi đối chiếu, kiểm tra NVL - CCDC ở sổ số dư và bảng tổng hợp N – X – T nếu không khớp đúng thì việc kiểm tra để phát hiện sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi sổ sẽ có nhiều khó khăn, phức tạp, tốn nhiều công sức.
- Về hạch toán tổng hợp NVL - CCDC : Công ty không sử dụng tài khoản 151 và theo quy định, tài khoản này được dùng để phản ánh tình hình vật tư, hàng hóa mua về nhưng cuối tháng chưa về hoặc đã về nhưng chưa làm thủ tục nhập kho Trong trường hợp như vậy, kế toán không hạch toán được.
NHỮNG Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NVL - CCDC TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG THĂNG LONG
Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện
Như chúng ta đã biết, hạch toán NVL - CCDC là một phần hành kế toán không thể thiếu trong các doanh nghiệp xây lắp bởi vì ở các doanh nghiệp này, NVL - CCDC chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán NVL - CCDC là một vấn đề mà các doanh nghiệp xây lắp rất quan tâm và chú trọng đến.
Nội dung và biện pháp hoàn thiện
Qua phân tích tình hình hạch toán kế toánNVL - CCDC ở Công ty, bên cạnh những ưu điểm còn có một số hạn chế nhất định Sau thời gian thực tập tại Công ty, trên cơ sở những kiến thức đã nghiên cứu ở nhà trường cùng với số liệu đã được tham khảo, tôi xin mạnh dạn góp một số ý kiến xung quanh công tác hạch toán kế toán NVL - CCDC tại Công ty với mục đích hoàn thiện thêm công tác kế toán NVL - CCDC
3.2.1 Hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết NVL - CCDC
Cụ thể là đối với công việc ghi chép sổ chi tiết vật tư Cho kế toán ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, loại NVL - CCDC , nên số liệu kế toán không cho phép nhận biết sự biến động và số hiện có của từng thứ NVL - CCDC Mặt khác, khi đối chiếu, kiểm tra NVL - CCDC ở sổ số dư và bảng tổng hợp N – X –
T nếu không khớp đúng thì việc kiểm tra dễ phát hiện sự nhầm lẫn, sai sót Việc ghi sổ sẽ có nhiều khó khăn, phức tạp, tốn nhiều công sức. Để đảm bảo tính khách quan trung thực và tránh được các sai sót trong quá trình thu mua NVL - CCDC , Công ty nên có một ban kiểm nghiệm vật tư để khi có vật tư nhập kho có giá trị lớn và phức tạp, ta nên kiểm nghiệm lại để sau này nếu có sai sót thì có được biện pháp giải quyết tránh sự móc ngoặc giữa thủ kho và cung ứng vật tư Vì vậy, NVL - CCDC về đến nơi nếu có những loại có giá trị lớn hoặc vật tư mua về Công ty nhận đủ số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách thì nhất thiết phải lập biên bản kiểm nghiệm vật tư sau đó mới làm thủ tục nhập kho.
Mẫu biên bản kiểm nghiêm vật tư có thể như sau:
Biểu 3.1: Biên bản kiểm nghiêm vật tư Đơn vị: Công Ty Xây Dựng Thăng Long Mẫu số: 03 - VT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Căn cứ vào hóa đơn số:
Biên bản kiểm nghiệm vật tư bao gồm:
1 Đại diện phòng kỹ thuật: ………
2 Đại diện phòng kế toán:………
3 Thủ kho:……… Đã kiểm nghiệm vật tư dưới đây:
Tênnhãn hiệuvật tư Đơnvị Phương thứckiểm nghiệm
Kết quả kiểmnghiệm sốlượng thực tế kiểmnghiệm
Kết quả của ban kiểm nghiệm:
- Đạt tiêu chuẩn nhập kho ( không đạt tiêu chuẩn nhập kho)
- Đúng quy cách, đủ số lượng ( không đúng quy cách, không đủ số lượng) Ủy viên
( ký, họ tên) Ủy viên (ký, họ tên)
Trưởng ban( ký, họ tên)
Bên cạnh đó, sổ chi tiết vật tư mà công ty đang sử dụng không phản ánh được chi phí vận chuyển NVL - CCDC nên không phản ánh được giá trị thực tế của NVL - CCDC Vì vậy, chi phí này phải được ghi vào sổ chi tiết vật tư theo từng loại để tiện cho việc theo dõi giá cả NVL - CCDC của từng lần nhập Để nâng cao hơn nữa chất lượng của công tác kế toán chi tiết vật tư, theo dõi, hàng tháng nên lập bảng tổng hợp N – X – T kho NVL - CCDC giúp cho kế toán NVL - CCDC lập vào cuối tháng đỡ vất vả hơn.
Biểu 3.2: Sổ chi tiết NVl - CCDC
Mẫu sổ như sau: Đơn vị : Công Ty Xây Dựng Thăng Long.
SỔ CHI TIẾT NVL – CCDC
Mở sổ, ngày….tháng….năm….
TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn
SL TT SL TT SL TT
Biểu 3.3: Sổ tổng hợp nhập xuất tồn Đơn vị: Công Ty Xây Dựng Thăng Long.
SỔ TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN.
CCDC Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ
3.2.2 Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tổng hợp NVL - CCDC
Trong công tác hạch toán NVL - CCDC , Công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ Các loại sổ sách áp dụng và phương pháp hạch toán là phù hợp Song, theo tôi công ty nên sử dụng TK 151 và theo quy định tài khoản này được sử dụng để phản ánh tình hình vật tư, hàng hóa mua nhưng cuối tháng chưa về hoặc đã về nhưng chưa làm thủ tục nhập kho Trong trường hợp như vây, kế toán sẽ tiến hành hạch toán NVL - CCDC vào TK 151.
Tuy nhiên, trong thực tế ở Công ty trường hợp như vậy rất ít xảy ra và nếu có xảy ra thì việc sử dụng TK 151 được coi là không cần thiết vì cuối tháng phải kết chuyển vào tài khoản 152
Nói tóm lại, để phản ánh kịp thời vào sổ sách kế toán, Công ty nên mở thêm TK 151, hạch toán các nghiệp vụ hàng đi đường như sau:
- Cuối tháng xác định hàng đang đi đường chưa về nhập kho Kế toán ghi:
Nợ TK 151: Hàng đang đi đường.
Có TK 331: Nếu chưa thanh toán.
Có TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt.
- Tháng sau khi NVL - CCDC về, kế toán ghi:
Có TK 151: Hàng đang đi đường.
Sổ đăng ký chứn từ ghi sổ của công ty đang sử dụng theo tôi là không hợp với hình thức chứng từ ghi sổ mà công ty đang áp dụng Do đó, Công ty nên làm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu sau:
Biểu 3.4: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ.
3.2.3 Ý kiến 3: Hoàn thiện công tác quản lý NVL - CCDC Để quản lý vật tư được dễ dàng, chặt chẽ hơn Công ty nên mở “ sổ danh điểm vật tư” Việc mã hóa tên và các NVL - CCDC trong sổ danh điểm phải có sự kết hợp chặt chẽ và sắp xếp thứ tự các loại NVL - CCDC Trong sổ danh điểm phải có sự thống nhất giữa các phòng ban chức năng đảm bảo tính khoa học, hợp lý, phục vụ chung cho yêu cầu quản lý của Công ty, góp phần giảm bớt khối lượng kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các loại NVL - CCDC Để lập sổ danh điểm NVL - CCDC , điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã NVL - CCDC chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung những mã NVL - CCDC mới thuận tiện và hợp lý Công ty có thể xây dựng bộ mã dựa vào các đặc điểm sau:
- Dựa vào số nhóm NVL trong mỗi loại.
- Dựa vào thứ tự NVL trong mỗi nhóm.
- Dựa vào quy cách NVL trong mỗi thứ.
Trước hết bộ mã NVL được xây dựng trên cơ sở số hiệu các tài khoản cấp 2 đối với NVL:
- Phụ tùng thay thế TK 1524.
Trong mỗi loại NVL ta phân thành các nhóm và lập mã đối tượng cho từng nhóm Ở Công Ty Xây Dựng Thăng Long số nhóm NVL trong mỗi loại nhiều nên ta dùng hai chữ số để hiển thị.
Trong các loại VL chính, ta phân thành các nhóm và đặt mã số như sau:
Trong các loại NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, ta cũng phân thành các nhóm và đặt mã số tương tự tùy theo từng loại.
- Nhóm phụ tùng cơ khí ( vòng bi, dây cô loa.): 1524 – 01
3.2.3 Hoàn thiện công tác kiểm kê, xử lý NVL thừa, thiếu tại Công ty.
Công Ty Xây Dựng Thăng Long vào cuối năm khi kiểm kê kho, NVL thừa, thiếu đều được phản ánh trên TK 138 – phải thu khác như đã trình bày ở trên.
- Khi NVL thiếu trong kiểm kê, kế toán ghi:
Nợ TK 138- phải thu khác.
- Khi NVL - CCDC thừa trong kiểm kê, kế toán ghi;
Có TK 138 – Phải thu khác.
Như vậy, xử lý như vậy chưa thật hợp lý, chưa phản ánh rõ nguyên nhân thừa và thiếu, mặt khác việc xử lý NVL thừa trên TK 138 sẽ không có ý nghĩa.
Các loại NVL thừa, thiếu trong kiểm kê có thể do nhiều nguyên nhân như: sai sót do ghi chép, cân đong đo đếm không chính xác, do cá nhân nào đó hay do hao hụt trong định mức Để phản ánh chính xác, kế toán nên phản ánh như sau:
- Nếu NVL thiếu hụt do khách quan hay hao hụt trong định mức, kế toán ghi:
- Nếu thiếu hụt do nhân viên phạm lỗi, kế toán ghi;
Nợ TK 111 – Thu bằng tiền mặt
Nợ TK 334 – Trừ vào lương
Nợ TK 138 – Phải thu trước.
- Trường hợp NVL thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 152 – NVL Đối với NVL thừa trong kiểm kê, kế toán nên theo dõi qua TK 338 – phải trả, phải nộp khác.
- Nếu NVL thừa chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi:
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
- Sau đó có quyết định xử lý của công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
Có : Các TK liên quan.
- Nếu xác định số NVL thừa không phải của công ty, công ty nhận giữ hộ, kế toán ghi:
Nợ TK 002 – Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ.
3.2.4 Hoàn thiện các thủ tục nhập – xuất kho NVL: a Tiến hành thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi. Ở Công ty, phế liệu thu hồi không có phiếu nhập kho kèm theo Vì thế, Công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu Phế liệu thu hồi cần được cán bộ có trách nhiệm tổ chức cân, ước tính giá trị làm thủ tục nhập kho. Định kỳ, kế toán vật tư cũng phải nhận được phiếu nhập kho phế liệu từ thủ kho để vào sổ như đối với các loại vật tư khác. b Hoàn thiện thủ tục xuất kho CCDC:
Do đặc điểm của CCDC là tham gia nhiều lần vào chu kỳ sản xuất, không thay đổi hình thái vật chất ban đầu, giá trị của chúng bị hao mòn dần và chuyển dịch dần vào giá trị của sản phẩm, mặt khác CCDC lại có giá trị thấp và thời gian sử dụng ngắn nên việc tính chuyển giá trị CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh có thể thực hiện theo nhiều phương pháp Công ty cần tính toán lại một số loại CCDC dùng xuất thẳng một lần vào công trình như gỗ cốt pha, cốt pha tôn… để giảm bớt giá thành hợp lý, tránh gây lỗ cho công trình.
Những ý kiến nêu trên đây dựa trên cơ sở thực trạng của Công ty về tổ chức kế toán và trình độ kế toán NVL - CCDC Do vậy, nó sẽ góp phần nào cho công ty giải quyết được những tồn tại hiện có, mặc dù rất nhỏ nhưng nó cũng góp phần tăng cường quản lý tốt hơn NVL - CCDC , giám sát chặt toàn bộ vốn trong sản xuất và vốn thanh toán của Công ty, góp phần sử dụng có hiệu quả nguồn vốn lưu động để đạt kết quả tốt nhất trong sản xuất kinh doanh.
Ý nghĩa của việc hoàn thiện
Trên cơ sở nghiên cứu thực tế công tác quản lý của Công ty, các ý kiến đề xuất được nêu trên nhằm mục đích khắc phục những hạn chế, phát huy những ưu điểm trong công tác quản lý NVL - CCDC đảm bảo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của Công ty.
