Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần thương mại công nghệ hoàng hoa

Trường Đại Học Thương Mại Luận văn tốt nghiệp CHƯƠNG TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết đề tài Đối với tổ chức nói chung với doanh nghiệp cụ thể nói riêng, để thực mục tiêu chung tồn doanh nghiệp, đảm bảo kinh doanh hiệu quả, yếu tố quan trọng làm để xây dựng, thiết kế máy cấu tổ chức thật gọn nhẹ linh hoạt đảm bảo tính khoa học hợp lý, mang lại hiệu hoạt động kinh tế cao phù hợp với điều kiện đặc trưng doanh nghiệp Sở dĩ doanh nghiệp từ thành lập giai đoạn phát triển cấu tổ chức ln đóng vai trò, ý nghĩa quan trọng hoạt động Cơng ty, góp phần vào phát triển chung doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức tiến hành sở khoa học thực tiễn, có hiệu giúp sử dụng triệt để nguồn lực, nguồn nhân lực sở vật chất kỹ thuật Việc phân công lao động khoa học hợp lý, xác định tầm hạn quản trị phù hợp tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tốt lực sở trường họ, từ nâng cao suất chất lượng hiệu công việc Vì cấu tổ chức tạo phù hợp móng vững cho hoạt động kinh doanh nói chung hoạt động quản trị nói riêng, công tác cấu tổ chức không tốt, cấu tổ chức tạo không hợp lý gây nhiều khó khăn phức tạp cho cơng tác quản trị, làm cho công tác khác trở nên khó khăn Nhận định vấn đề thực tế có nhiều ý kiến khác nhau: khoảng 70% - 80% ý kiến cho khó khăn, phức tạp mà cơng tác quản trị cần phải giải bắt nguồn từ bất hợp lý, sai lầm cấu tổ chức Bên cạnh cấu tổ chức khơng hợp lý gây lãng phí lực tinh thần làm việc nhân viên, kìm hãm phát triển doanh nghiệp Mặt khác, môi trường biến đổi khơng ngừng q trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, tạo hội nguy bất ngờ, công tác tổ chức tốt giúp cho doanh nghiệp thích nghi với mơi trường nắm bắt hội, tận dụng thời cơ, giảm bớt ảnh hưởng không tốt tới doanh nghiệp Bên cạnh đó, thành tựu khoa học kỹ thuật làm cho sản xuất ngày phát triển, địi hỏi q trình tập trung chun mơn hóa, phối hợp nhịp nhàng phận, cá nhân tất khâu trình sản xuất kinh doanh, để đáp ứng SV:Đỗ Thị Thúy Hằng Lớp 43A6 Trường Đại Học Thương Mại Luận văn tốt nghiệp điều yêu cầu đặt phải xây dựng cấu tổ chức khoa học, hợp lý phù hợp với đặc trưng doanh nghiệp Trong suốt trình hình thành phát triển, tổ chức máy quản trị Công ty Cổ phần Thương mại Cơng nghệ Hồng Hoa đạt nhiều thành cơng Với truyền thống thương hiệu khẳng định Việt nam 15 năm lĩnh vực TỰ ĐỘNG HÓA- ĐO LƯỜNG- ĐIỀU KHIỂN Toshiba corporation cộng nhận trung tâm kỹ thuật TOSHIBA Việt Nam Không ngừng đổi phát triển, cơng ty Hồng Hoa JSC với đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm,luôn cập nhật công nghệ, nghiên cứu để đạt thành công định việc ứng dụng sản phẩm công nghệ cao dây chuyền sản xuất nhiều nhà máy, xí nghiệp lớn nhỏ nước thời điểm khác Tuy nhiên nhu cầu thị trường biến động với môi trường cạnh tranh ngày gay gắt hướng mở rộng phát triển Công ty tương lai, với quy mô cấu tổ chức khơng cịn hợp lý mà biểu rõ phân công công việc, tải cơng việc phịng ban, phối hợp phịng ban khơng chặt chẽ… Chính việc hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty cổ phần thương mại cơng nghệ Hồng Hoa u cầu cấp thiết để cơng ty thực tốt mục tiêu kế hoạch chiến lược 1.2 Xác lập tuyên bố vấn đề đề tài Sau tìm hiểu phân tích vấn đề hai phương diện sở khoa học kết hợp với sở thực tiễn, nhận thức vai trị ý nghĩa cơng tác xây dựng cấu tổ chức tổ chức nói chung Công ty cổ phần thương mại công nghệ Hồng Hoa nói riêng, em nhận thấy vấn đề cấu tổ chức vấn đề cấp thiết cần giải Công ty cổ phần thương mại công nghệ Hồng Hoa.Vì em lựa chọn đề tài luận văn “ Hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty Cổ phần Thương mại Cơng nghệ Hồng Hoa” 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu Luận văn tập trung vào mục tiêu sau đây: - Làm rõ số lý luận cấu tổ chức doanh nghiệp - Phân tích, đánh giá thực trạng cấu tổ chức Công ty Cổ phần Thương mại Cơng nghệ Hồng Hoa SV:Đỗ Thị Thúy Hằng Lớp 43A6 Trường Đại Học Thương Mại Luận văn tốt nghiệp - Đề xuất số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Cổ phần Thương mại Cơng nghệ Hồng Hoa 1.4 Phạm vi nghiên cứu: - Nội dung: Đề tài nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức Công ty Cổ phần thương mại Công nghệ Hồng Hoa, từ đề xuất số giải pháp hồn thiện cấu tổ chức cơng ty - Về không gian: Tại Công ty Cổ phần Thương mại Cơng nghệ Hồng Hoa Trụ sở: Tịa nhà số 527- Hồng Hoa Thám- Ba Đình- Hà Nội - Về thời gian: Nghiên cứu liệu khoảng thời gian năm từ 2008-2010 1.5 Kết cấu luận văn Ngoài phần lời cảm ơn, mục lục, danh mục sơ đồ hình vẽ bảng biểu, danh mục từ viết tắt Luận văn chia thành chương sau: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài Chương 2: Lý luận cấu tổ chức doanh nghiệp Chương 3: Phương pháp nghiên cứu kết phân tích thực trạng cấu tổ chức Cơng ty Cổ phần Thương mại Cơng nghệ Hồng Hoa Chương 4: Các kết luận đề xuất số giải pháp hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty Cổ phần Thương mại Cơng nghệ Hồng Hoa SV:Đỗ Thị Thúy Hằng Lớp 43A6 Trường Đại Học Thương Mại Luận văn tốt nghiệp CHƯƠNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP 2.1 Một số định nghĩa khái niệm 2.1.1 Tổ chức máy quản trị Tổ chức máy quản trị: Là trình dựa chức năng, nhiệm vụ xác định máy quản trị để xếp lực lượng, bố trí cấu, xây dựng mơ hình giúp cho tồn hệ thống quản trị hoạt động chỉnh thể có hiệu (Giáo trình Quản trị học Ts Đoàn Thị Thu Hà, Ts Nguyễn Thị Ngọc Huyền chủ biên - Trường đại học KTQD, NXB Tài Hà Nội) Mục đích tổ chức tạo nên môi trường nội thuận lợi cho cá nhân, phận phát huy lực nhiệt tình mình, đóng góp tốt vào việc hoàn thành mục tiêu chung tổ chức 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức tập hợp bao gồm phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ phụ thuộc nhau, chun mơn hóa theo chức trách, nhiệm vụ quyền hạn định nhằm đảm bảo thực mục tiêu chung xác định Như vậy: - Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý nguồn lực - Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trị đơn vị, cá nhân, mối liên hệ đơn vị cá nhân này, hình thành nhóm thức tổ chức - Cơ cấu tổ chức xác định rõ dịng thơng tin, góp phần quan trọng việc định quản trị 2.1.3 Phân quyền Phân quyền trình chuyển giao nhiệm vụ quyền hạn cho người (bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ (Giáo trình quản trị học Ts Đồn Thị Thu Hà, Ts Nguyễn Thị Ngọc Huyền chủ biên – Trường đại học KTQD, NXB Tài Hà Nội) Nhiệm vụ hiểu công việc hay phần việc mà thành viên tổ chức phải thực để đạt mục tiêu SV:Đỗ Thị Thúy Hằng Lớp 43A6 Trường Đại Học Thương Mại Luận văn tốt nghiệp Quyền hạn hiểu quyền sử dụng nguồn lực tổ chức để thực nhiệm vụ Trách nhiệm hiểu nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ hoàn thành với yêu cầu người giao Quyền hạn giao cho chức vụ khơng phải giao cho cá nhân, chức vụ cá nhân cụ thể nắm giữ thời gian định, quyền hạn gắn liền với cá nhân 2.2 Một số lý thuyết tổ chức cấu tổ chức doanh nghiệp - Theo giáo trình quản trị học – PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp Tổ chức chức quản trị liên quan tới hoạt động thành lập nên phận tổ chức, bao gồm phận cấp tức quan hệ hàng dọc để đảm nhận hoạt động cần thiết, xác lập mối quan hệ nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm phận - Theo chester I Barnard Tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ nực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức Nói cách kháckhi người ta hợp tác thỏa thuận cách cách thức để phối hợp nỗ lực họ nhằm hồn thành mục tiêu chung tổ chức hình thành - Theo TS Đỗ Ngọc Mỹ Cơ cấu tổ chức phân chia tổng thể tổ chức thành phận nhỏ theo tiêu thức chất lượng khác nhau, phận thực chức riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhằm thực mục tiêu chung tổ chức - Theo PGS.TS Nguyễn Thị liên Diệp Cơ cấu tổ chức xếp phận, đơn vị tổ chức thành thể thống nhất, với quan hệ nhiệm vụ quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên môi trường nội thuận lợi cho làm việc nhân, phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung tổ chức - Theo Nguyễn Hải Sản Cơ cấu tổ chức hệ thống mối quan hệ hoạt động thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ , công việc tập thể Sự phân chia công việc thành phần việc cụ thể nhằm xác định làm công việc kết hợp SV:Đỗ Thị Thúy Hằng Lớp 43A6 Trường Đại Học Thương Mại Luận văn tốt nghiệp nhiều công việc cụ thể nhằm rõ cho người thấy họ phải làm việc 2.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài trước đó: Trong năm gần đây, vấn đề hồn thiện cấu tổ chức cơng ty có nhiều người nghiên cứu, số cơng trình nghiên cứu như: Đề tài: “ Hồn thiện cấu tổ chức công ty cổ phần sản xuất kinh doanh Đức Việt”–Luận văn tốt nghiệp 2010- Lê Anh Quang – TH.s Hoàng Thị Phi Yến hướng dẫn- Trường Đại Học Thương Mại Luận văn trình bày số lí luận cấu tổ chức doanh nghiệp nêu thực trạng cấu tổ chức công ty Đồng thời, luận văn đưa số giải pháp nhằm giúp hoàn thiện cấu tổ chức cơng ty như: hồn thiện phân quyền quản trị, bổ sung nhân hoàn thiện chức nhiệm vụ phòng kinh doanh…Tuy nhiên, việc điều tra trắc nghiệm vấn luận văn không tiến hành kĩ nên tính khách quan giải pháp chưa cao Đề tài: “Hoàn thiện tổ chức máy quản trị công ty TNHH thi công giới Thăng Long” Luận văn tốt nghiệp năm 2010 Lê Thị Minh Nguyệt- PGS.Ts Nguyễn Thị Bích Loan- Trường Đại Học Thương Mại Đề tài nghiên cứu rõ sở lý luận tổ chức máy quản trị doanh nghiệp, sở phương pháp nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng tổ chức máy quản trị công ty Tuy nhiên giải pháp đưa chưa cụ thể mà chung chung, chưa giải hết tồn công ty Đề tài: “Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH Nam Thanh” Luận văn tốt nghiệp năm 2009 Hà Thị Tình- THs Hồng Thị Phi Yến hướng dẫn- Trường Đại Học Thương Mại Để tài đưa rõ chi tiết nội dung cấu tổ chức công ty, nêu thành công tồn cấu tổ chức cơng ty Từ đưa giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện cấu tổ chức công ty Tuy nhiên số giải pháp đưa chưa nêu rõ giải pháp mang lại có tầm ảnh hưởng tới doanh nghiệp Đề tài: “ Hoàn thiện cấu tổ chức công ty cổ phần xây lắp thương mại Coma 25” , Luận văn tốt nghiệp năm 2009 Mai Thị Hồng- PGS.TS Phạm Cơng Đồn- Trường Đại Học Thương Mại SV:Đỗ Thị Thúy Hằng Lớp 43A6 Trường Đại Học Thương Mại Luận văn tốt nghiệp Đề tài nghiên cứu rõ sở lý luận cấu tổ chức máy,về phần thực trạng đưa cấu, chức năng, nhiệm vụ, phòng ban rõ ràng Tuy nhiên phân tích hạn chế tìm ngun nhân chưa rõ nên giải pháp chưa thực phù hợp với cơng ty Ngồi luận văn trên, cịn có nhiều đề tài cơng trình khác nghiên cứu hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên chưa có đề tài nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức công ty cổ phần thương mại cơng nghệ Hồng Hoa Trên sở lý luận cấu tổ chức cơng trình nghiên cứu đó, em sâu vào nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức công ty cổ phần thương mại cơng nghệ Hồng Hoa đề xuất giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức công ty thời gian tới 2.4 Phân định nội dung cấu tổ chức doanh nghiệp 2.4.1 Vai trị việc hồn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp Tổ chức hệ thống gồm nhiều người hoạt động mục đích chung Hay tổ chức trình triển khai kế hoạch Như hiểu chức tổ chức hoạt động chủ thể quản lý nhằm thiết lập cấu, hệ thống vị trí cho cá nhân phận cho cá nhân phận phối hợp với cách tốt để thực mục tiêu tổ chức Có thể nói chất tổ chức việc phân công lao động cách khoa học Cơ cấu tổ chức có vai trị quan trọng, định phần lớn thành bại tổ chức Cơ cấu thể hình thức định định chức tổ chức Một tổ chức xây dựng cho cấu hợp lý có lực đẩy mạnh giúp tổ chức hoạt động có hiệu quả, đồng thời thích nghi với thay đổi mơi trường Việc hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp quan trọng, định trực tiếp doanh nghiệp có đạt mục tiêu kinh doanh hay khơng? Chính cần hồn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp, để giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn, đạt hiệu cao 2.4.2 Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp - Tương thích hình thức chức SV:Đỗ Thị Thúy Hằng Lớp 43A6 Trường Đại Học Thương Mại Luận văn tốt nghiệp Khi thiết kế cấu tổ chức, phận hay đơn vị cấu thành phải nhằm thực chức hay xuất phát từ việc thực chức “hình thức phải sau chức năng” - Tính thống huy Cơ cấu tổ chức xác lập phải đảm bảo đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp mình, đảm bảo huy mang tính thống tồn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo mâu thuẫn - Tính cân đối Tính cân đối thể cân đối quyền hành trách nhiệm, cân đối công việc đơn vị, cá nhân với Sự cân đối tạo ổn định tổ chức - Tính linh hoạt Trong q trình kinh doanh, doanh nghiệp phải chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố, yếu tố biến động, phức tạp khơng giống địi hỏi cấu tổ chức doanh nghiệp phải linh hoạt để đối phó thay đổi tính linh hoạt áp dụng cho nhà quản trị để họ có định phù hợp với thay đổi tổ chức - Tính hiệu Cơ cấu tổ chức phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu cao nhất, nghĩa thực hoạt động kinh doanh có hiệu sở chi phí để thực hoạt động thấp Nguyên tắc dựa vào mối tiêu chuẩn tương quan chi phí bỏ kết thu 2.4.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới cấu tổ chức doanh nghiệp - Mục tiêu chiến lược doanh nghiệp: Một nguyên tắc quan trọng cấu tổ chức phải phù hợp đáp ứng mục tiêu, yêu cầu chiến lược kinh doanh Vì mục tiêu chiến lược tổ chức thay đổi, cấu tổ chức phải thay đổi, điều chỉnh hoàn thiện cho phù hợp đáp ứng yêu cầu mục tiêu chiến lược Thực tế cho thấy khơng có cấu tổ chức tốt cho loại hình chiến lược hay loại hình doanh nghiệp, doanh nghiệp cá thể độc lập khác biệt chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố khác SV:Đỗ Thị Thúy Hằng Lớp 43A6 Trường Đại Học Thương Mại Luận văn tốt nghiệp - Chức nhiệm vụ doanh nghiệp: Các hoạt động doanh nghiệp thể công việc chức cụ thể Những công việc địi hỏi kỹ chun mơn, phương tiện kỹ thuật quy trình cơng nghệ khác nhau, tức cần nguồn lực khác cách thức khác việc sử dụng nguồn lực Do chức nhiệm vụ doanh nghiệp tất yếu ảnh hưởng đến cấu tổ chức doanh nghiệp - Quy mơ doanh nghiệp: Quy mô doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cấu tổ chức doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mơ lớn cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp phải hình thành nhiều cấp quản trị cấp gồm nhiều nơi làm việc so với doanh nghiệp có quy mơ nhỏ Trong nhiều trường hợp quy mơ doanh nghiệp cịn ảnh hưởng trực tiếp có tính chất định đến kiểu cấu tổ chức cụ thể Ví dụ doanh nghiệp có quy mơ nhỏ thích hợp với cấu tổ chức kiểu đơn giản hay gọi cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến phải tuân thủ theo nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức quản lý - Môi trường kinh doanh doanh nghiệp: Môi trường kinh doanh doanh nghiệp bao gồm môi trường bên môi trường bên tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Sự thành công hay thất bại doanh nghiệp quan hệ lớn với môi trường hoạt động doanh nghiệp Tính ổn định hay khơng ổn định mơi trường có tác động lớn đến việc hình thành cấu tổ chức doanh nhiệp Nhìn chung, mơi trường “ tĩnh”, dự đốn kiểm sốt cấu tổ chức doanh nghiệp gần với mơ hình “kinh điển” có tính chất lý thuyết Ngược lại, mơi trường khơng ổn định, có nhiều yếu tố khó dự báo cấu tổ chức doanh nghiệp có nhiều “biến thể” để dễ dàng thích nghi với biến động mơi trường - Trình độ quản trị viên trang thiết bị quản trị: Với đội ngũ quản trị viên có trình độ kinh nghiệm, doanh nghiệp cần sử dụng nhân lực xong đảm bảo hồn thành cơng việc quản trị với chất lượng tốt so với đội ngũ quản trị đào tạo Tính hiệu nhân thêm lên việc sử dụng số lượng quản trị viên làm đơn giản hóa cấu tổ SV:Đỗ Thị Thúy Hằng Lớp 43A6 Trường Đại Học Thương Mại Luận văn tốt nghiệp chức giảm bớt đầu mối, giảm bớt mối liên hệ nơi làm việc, phận quản trị với Trình độ trang thiết bị tác động trực tiếp đến việc tổ chức máy quản lý doanh nghiệp sử dụng đội ngũ quản trị viên thành thạo, biết sử dụng thục hệ thống máy vi tính cá nhân cần thiết làm giảm bớt thời gian thực nhiệm vụ quản trị cụ thể tăng sức sáng tạo nhiều cấu tổ chức đơn giản Sẽ đơn giản hệ thống thu thập xử lý thơng tin tin học hóa, lúc nhà quản trị thu thập thơng tin cách nhanh chóng phục vụ cho việc định cách xác kịp thời 2.4.4 Một số mơ hình cấu tổ chức doanh nghiệp 2.4.4.1 Mơ hình cấu trúc tổ chức trực tuyến Với mơ hình cấu trúc trực tuyến quyền hành quản trị tập chung chủ yếu vào người,mọi thông tin tập trung cho người quản lý cao xử lý định phát từ đó, có cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên khơng nhiều Hình 2.1: Mơ hình cấu trúc tổ chức trực tuyến Tổng Giám Đốc Giám đốc tuyến A1 a A2 Giám đốc tuyến A3 B1 B2 B3 Ưu điểm: Nhanh chóng, linh hoạt gọn nhẹ chi phí quản lý thấp Việc kiểm sốt điều chỉnh hoạt động, phận bên doanh nghiệp dễ dàng, tối thiểu đến mức thấp tình trạng quan liêu giấy tờ SV:Đỗ Thị Thúy Hằng Lớp 43A6