Các vấn đề chung
1.1.1: Khái niệm về nguyên vật liệu.
NVL là đối tượng lao động doanh nghiệp mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh dưới tác động của lao động NVL bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành thực thể sản phẩm.
1.1.2: Đặc điểm nguyên vật liệu.
NVL là đối tượng lao động, là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cầu thành nên thực thể của sản phẩm Đặc điểm nổi bật của NVL là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và bị tiêu hao toàn bộ trong quá trình sản xuất, không giữ lại nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị của chúng được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
1.1.3: Vai trò của nguyên vật liệu:
Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu, ta có thể thấy nguyên vật liệu được xếp vào tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu thuộc vốn lưu động Nguyên vật liệu có nhiều loại khác nhau đảm bảo phù hợp với mọi sản phẩm khác nhau Nguyên vật liệu thường được nhập, xuất hàng ngày.
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm được sản xuất Thông thường nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, nên việc tiết kiệm NVL và sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kết quả sản xuất kinh doanh.
Xuất phát từ vai trò quan trọng của NVL đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng Trong một chừng mực nào đó, giảm mức tiêu hao NVL là cơ sở để tăng thêm sản phẩm mới cho xã hội, tiết kiệm được nguồn tài nguyên.
1.1.4: Phân loại nguyên vật liệu:
NVL sử dụng trong các doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, mỗi loại có công dụng yêu cầu quản lý khác nhau, nhằm tạo điều kiện cho hạch toán và quản lý, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải phân loại NVL Dựa vào tiêu thức khác nhau, NVL được phân thành từng loại, nhóm khác nhau.
Căn cứ vào vai trò, tác dụng của NVL trong sản xuất, kinh doanh, NVL được hình thành các loại sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tượng chế biến chính hoặc đóng vai trò chính của quá trình sản xuất Nguyên liệu, vật liệu chính khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực tế vật chất của sản phẩm Phân loạiNVL thành nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với doanh nghiệp sản xuất cụ thể và chỉ có ý nghĩa trong phạm vi từng doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại không phân loại NVL thành nguyên liệu chính, vật liệu phụ Nguyên liệu, vật liệu chính bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mục tiêu tiếp tục sản xuất, chế tạo thành phẩm.
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, làm tăng thêm chất lượng của sản phẩm, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản, đóng gói phục vụ cho quá trình lao động.
- Nhiên liệu: Là những loại vật liệu không thuộc nhóm vật liệu kể trên như phế liệu thu hồi trong qua trình sản xuất kinh doanh…
1.1.5: Tính giá nguyên vật liệu:
Tính giá nguyên vật liệu là nhiệm vụ không thể thiếu của tổ chức hạch toán NVL là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về NVL tiêu dùng và dự trữ.
1.1.5.1: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho:
Tùy theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của NVL được xác định như sau:
- Đối với NVL mua ngoài bao gồm: Giá mua ghi trên hóa đơn, các loại thuế không được hoàn lại (thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu ….), hao hụt trong định mức (nếu có), các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua NVL (chi phí vận chuyển, bốc rỡ, bảo quản….) Trong thực tế giá của NVL mua ngoài không bao gồm các khoản chiết khấu thương mại giảm giá hàng mua, giá trị hàng mua trả lại không đúng quy cách, phẩm chất.
- NVL tự chế biến: Giá thực tế của NVL tự chế biến bao gồm giá thực tế NVL xuất gia công chế biến, các chi phí liên quan trực tiếp đến thuê gia công, chế biến.
- NVL thuê ngoài gia công chế biến: bao gồm giá thực tế NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến, các chi phí khác liên quan trực tiếp đến thuê gia công, chế biến.
- NVL được biếu tặng, viện trợ: Là giá ghi trong biên bản bàn giao và các chi phí liên quan đến tiếp nhận NVL.
- Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất, kinh doanh: Giá thực tế được tính theo giá thực tế hoặc theo giá trị thu hồi.
1.1.5.2: Giá thực tế NVL xuất kho.
Vật liệu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế từng lần nhập, từng đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau Vì vậy khi nhập kho, kế toán phải tính chính xác và định kỳ giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau, theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán Để tính giá thực tế NVL xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau:
- Giá thực tế nhập trước – xuất trước (FIFO).
+ Theo phương pháp này ta phải xác định đơn giản thực tế nhập kho của từng lần nhập, sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc:NVL nhập vào trước thì xuất trước, NVL nào nhập sau thì xuất sau, nhập theo giá nào thì xuất kho theo giá đó Như vậy giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của NVL nhập kho của các lần mua vào sau cùng.
+ Ưu điểm của phương pháp này là việc tính giá đơn giản, dễ làm, tương đối hợp lý với sự biến động của giá cả trong kỳ, tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là khối công việc hạch toán nhiều, khó khăn cho việc tổ chức hạch toán chi tiết.
- Giá thực tế nhập sau – xuất trước (LIFO).
Kế toán nguyên vật liệu
1.2.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Kế toán phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL về mặt giá trị, số lượng, chất lượng theo từng kho, từng người phụ trách vật chất Để theo dõi chi tiết vật tư, kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu sau: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê nhập, bảng phân bổ nguyên vật liệu.
1.2.1.2: Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
1.2.1.2.1:Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song.
Tại kho : Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho ghi số lượng Nguyên vật liệu nhập, xuất kho theo từng chứng từ vào thẻ kho.Thẻ kho được mở theo từng danh điểm Nguyên vật liệu, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng trên thẻ kho Cuối tháng thủ kho phải tính ra lượng Nguyên vật liệu nhập, xuất trên từng thẻ kho theo từng danh điểm nguyên vật liệu Thủ kho phải thường xuyên phải đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số thẻ còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau.
Sơ đồ 1 : Khái quát quá trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo lương pháp thẻ song song
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu
Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư sử dụng thẻ kế toán chi tiết Nguyên vật liệu để phản ánh tình hình biến động của nguyên vật liệu ở từng kho theo từng danh điểm mà thủ kho đã ghi thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu có nội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị của nguyên vật liệu.
Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày nhận được các chứng nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ khác có liên quan như hoá đơn bán hàng, hợp đồng vận chuyển… ghi đơn giá hạch toán vào phiếu tính thành tiền từng phiếu nhập, xuất. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán vật liệu liên quan giống như trình tự ghi thẻ kho của thủ kho.
Cuối tháng, sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ biến động nguyên vật liệu vào thẻ chi tiết, kế toán tiến hành cộng thẻ, tính ra tổng nhập, tổng xuất và tổng tồn từng danh điểm Nguyên vật liệu Sau khi đối chiếu với thẻ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu làm căn cứ để đối chiếu với phần kế toán tổng hợp Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp thời.
Thẻ kho hoặc Sổ Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu
Bảng tổng hợp Nhập- Xuất Tồn kho Nguyên vật liệu
1.2.1.2.2:HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN: phương pháp này, tại kho, thủ kho sử dụng thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu giống phương pháp thẻ song song ở trên.
Tại phòng kế toán: Kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền theo từng danh điểm và theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của nguyên vật liệu, mỗi thứ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu, dụng cụ, công cụ trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho.
Sơ đồ 2 : Kế Toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu
Phiếu Nhập Kho Bảng Kê Nhập
Thẻ Kho Sổ Đối Chiếu Luân
Chuyển Kế Toán Tổng Hợp
Phiếu Xuất Kho Bảng Kê Xuất
1.2.1.2.3: HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ:
Phương pháp sổ số dư có nhiều cải tiến trong việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nó có đặc điểm là xoá bỏ được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác kịp thời Phương pháp này kết hợp chặt chẽ chỉ việc hạch toán nghiệp vụ về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán giá trị của Nguyên vật liệu.
Theo phương pháp này công tác hạch toán được tiến hành cụ thể như sau:
Tại kho : Ngoài những công việc giống như hai phương pháp trên, định kỳ sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng danh điểm vật liệu để tiến hành phân loại chứng từ nhập riêng, xuất riêng, sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ nộp cho kế toán Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản, xuất kho một bản, trong đó ghi rõ số lượng chứng từ của từng danh điểm Nguyên vật liệu.
Tại phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ do thủ kho nộp, kế toán phải kiểm tra việc phân loại và ghi chép của thủ kho Đống thời, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ liên quan Sau đó, kế toán tính thành tiền theo giá hạch toán để ghi vào phiếu giao nhận chứng từ… số tiền này sẽ được dùng để đối chiếu với sổ số dư và phận kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 3 : Khái quát quá trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Phương pháp sổ số dư tuy có nhiều ưu điểm hơn hẳn các phương pháp trên nhưng công việc đối chiếu khá phức tạp.
Phiếu Nhập Phiếu Giao Nhận
Bảng TH Nhập Xuất Tồn Kho
Phiếu Xuất Kho Phiếu Giao Nhận
1.2.2: Kế toán tổng hợp Nguyên Vật Liêu.
1.2.2.1: Hạch toán tổng hợp kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình tình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán.
Theo phương pháp này, các tài khoản nguyên vật liệu được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của nguyên vật liệu Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán với nguyên tắc số tồn kho thực tế luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và phải có giải pháp xử lý kịp thời.
- TK 152: Nguyên vật liệu Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết cho từng loại, nhóm,… tùy theo yêu cầu quản lý và phương tiện thanh toán.
- Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa, đánh giá tăng tài sản).
Kế toán nguyên vật liệu tại công ty
2.2.1: Đặc điểm nguyên vật liệu:
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tựợng lao động, nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã thể hiện dưới dạng vật hóa trong doanh nghiệp sản xuất phân bón Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào chu kỳ sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao tòan bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
2.2.1.1: Phân loại nguyên vật liệu: Để tiến hành sản xuất sản phẩm Công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu có vai trò và công dụng khác nhau Vì vậy để quản lý được chặt chẽ, hạch toán chính xác tình hình nhập khẩu vật liệu, tồn kho vật liệu đảm bảo cung cấp vật liệu một cách khoa học kịp thời cho sản xuất, Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu.
2.2.1.2: Đánh giá nguyên vật liệu:
Nguồn nguyên vật liệu cung cấp cho sản xuất ở Công ty được tính bằng giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào( tính theo phương pháp khấu trừ) cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ và trừ các khoản giảm trừ chiết khấu, giảm giá( nếu có), việc phản ánh thanh toán theo dõi trên tài khoản 331,111,112,141. Để đánh giá nguyên vật liệu được chính xác và thống nhất hàng ngày kế toán phải sử dụng giá thực tế ghi sổ. Đối với nguyên vật liệu nhập kho kế toán tính giá thực tế của vật liệu nhập kho theo công thức sau:
Giá thực tế nhập kho = Giá mua (chưa VAT) + chi phí mua thực tế - các khoản giảm trừ.
Trường hợp vật liệu giao tại kho doanh nghiệp thì trong giá mua (giá thanh toán với người bán chưa có thuế GTGT) đã bao gồm cả chi phí vận chuyển thì giá thực tế của vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên hóa đơn (chưa có VAT) Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Khi xuất kho vật liệu, kế toán vật tư tính giá thực tế của vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lựợng xuất x Đơn giá thực tế bình quân
Giá thực tế bình quân của NVL
Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ+ Giá thực tế NVL nhập trong kỳ
Số lựợng NVL tồn ĐK + số lựợng NVL nhập trong kỳ
2.2.2:Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng.
- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
- TK 1521: Nguyên vật liệu chính
- TK 1522: Nguyên vật liệu phụ
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
TK 331: Phải trả cho người bán
TK 111, 112: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho
Biên bản bàn giao nhận vật tư, hàng hóa
Bảng kê phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Bảng kê hàng tồn kho
Sổ chi tiết tài khoản 152
Sổ tổng hợp chi tiết
2.2.2.4:KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU.
- Một trong những yêu cầu của quản lý NVL là phải phản anh, theo dõi chặt chẽ tình hình xuất nhập tồn kho của NVL, tổ chức công tác kế toán ghi chi tiết NVL sẽ đáp ứng đựoc yêu cầu này/
- Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc gữa kho và phòng kế toán nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình xuất, nhập, tồn kho của từng lợai NVL cả về số lựong chủ loại và giá trị. Vật liệu thi công đa dạng và phức tạp nên nhiệm vụ nhập, xuất diễn ra thưongf xuyên hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán NVL là vô cùng quan trọng.
Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Sơ đồ chứng từ luân chuyển: Đỗ Mai Cương lớp KT1- K7 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
HĐ GTGT Phiếu nhập kho Sổ chi tiết
Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng tổng hợp thanh toán với người bán
Ghi cuối tháng: Đối chiều kiểm tra:
- Trình tự các bước ghi sổ.
+ Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ xuất nhập vật liệu ghi sổ theo số liệu vật liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho (sổ kho) mỗi loại vật liệu đựoc mở một thẻ kho riêng Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho và đối chiếu số tồn kho với số tồn trong kho Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ xuất nhập kho cùng với sổ kho về phòng kế toán Để kiểm tra.
+ Tại phòng kế toán mở sổ chi tiết cho từng danh điểm vật liệu để theo dõi về mặt số lượng và giá trị Hàng ngày từ 3-5 ngày một lần khi nhận được các chứng từ nhập kho NVL, kế toán kiểm tra từng chứng từ rồi ghi vào cột hóa đơn, giá và thành tiền trên phiếu nhập kho, xuất kho Căn cứ vào phiếu nhạp kho, xuất kho kế toán ghi vào thẻ kho Sau đó kế toán tiến hành đinh khoản chứng từ nhập, xuất vật liệu riêng từng thứ, từng nhóm vật liệu xếp theo thời gian và sổ chứng từ, rối từ những chứng từ này vào bảng kê nhập vật tư, bảng kê xuất vật tư đồng thời vào sổ chi tiết vật liệu Cuối tháng lập bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu.
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 2 tháng 10 năm 2009
Số: 001515 Đơn vị bán hàng: Công ty vật liệu Tuấn Linh……… Địa chỉ: số 5 Hòa Sơn, Lương Sơn, Hòa Bình……… ………
Số TK: 00285349……… Điện thoại: 046290275 Mã số thuế: 01963483942…………
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Việt……… Đơn Vị: Công ty TNHH đầu tư và phát triển Hòa Phú Số TK: 06979775…… Địa chỉ: Thắng Đầu, Hòa Thạch, Quốc Oai, Hà Nội Bình Mã Số Thuế: 01124798237
Hình thức thanh toán: Tiền Mặt……….
STT Tên Hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất thuế GTGT 10% tiền thuế GTGT: 2.250.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 24.750.000
Viết bằng chữ: Hai mươi bốn triệu bảy trăm năm mươi nghì đồng chẵn
Kế toán trưởng (ký, họ tiên)
Thủ trưởng đơn vị (ký , họ tên)
- Tác dụng: là loại hóa đơn sử dụng cho các doanh nghiệp tình thế GTGT theo phưong pháp khấu trừ, bán hàng hóa, dịch vụ với số lượng lớn để xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá, số tiền hàng hóa, dịch vụ cho người mua và số thuế GTGT tính cho số hàng hóa dịch vụ đó.
+ Hòa đơn GTGT do người bán lập khi bán hàng hoặc cung ứng dịch vị lao vụ thu tiền Mỗi hóa đơn lập cho những hàng hóa dịch vị có cùng số thuế xuât.
+ Khi lập hóa đơn phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập, số hóa đơn.
Bên bán: ghi rõ họ tên đơn vị bán, địa chỉ, số tài khoản, số hóa đơn.
Bên mua: ghi đầy đủ thông tin họ tên người mua, đơn vị, địa chỉ, hình thức mua, thanh toán.
- Sau khi ghi hết hàng hóa, dịch vụ phải cộng tổng số tiền và ghi vào dòng tổng cộng số tiền hàng.
- Ghi thuế suất vào dòng thuế GTGT, tính tiền thuế GTGT bằng tổng số tiền x với thuế suất.
- Tổng tiền thanh tóan là cộng tiền hàng với số tiền thuế GTGT và được viết bằng chữ vào dòng tương ứng.
- Lập hóa đơn xong người mau hàng, kế toán trưởng ký tên trình thủ trưởng đơn vị ký tên, đóng dấu.
Khi hóa đơn về hàng về thủ kho lập phiếu nhập kho: Đơn vị: Công ty TNHH ĐT và PT Hòa Phú Mẫu sổ C12-HD Địa chỉ: thắng Đầu, Hòa Thạch QO HN (ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC ngày 30/2/2006 của Bộ trưởng BTC
Họ và tên người giao hàng: Cty vật liệu Tuấn Linh
Theo hóa đơn theo số: 001515 ngày 2 tháng 10 năm 2009
Nhập tại kho: Vật liệu.
TT Tên VL Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Theo nhập
Tổng số tiền bằng chữ: Hai mươi triệu năm trăm nghìn đồng chẵn
Số chứng từ gốc đi kèm:01
(ký, họ tên) Người giao hàng
Ký, họ tên Thủ kho
(ký, họ tên) Kế toán trưởng
- Tác dụng: Nhắm xác định số lượng NVL, CCDC, sản phẩm hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế tóan.
- Cơ sở lập: căn cứ vào hóa đơn GTGT và chác chứng từ liên quan.
+ Góc bên trái PNK ghi tên, địa chỉ đơn vị, bộ phận nhập kho.
+ Khi lập PNK phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, số phiếu, họ tên người giao hàng.
+ Dòng côtj ghi tổng số tiền của các loại vật tư, CCDC, hàng hóa, sản phẩm.
+ PNK do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất thành 2 liên hoặc 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần và người lập phiếu ký, ghi họ tên, người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật liệu, CCDC, hàng hóa, sản phẩm.
+ Sau khi nhập xong thủ kho ghi ngỳa tháng năm lập phiếu và cùng người giao hàng ghi rõ họ tên Thủ kho giữ 2 liên để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) ngừoi giao hàng giữ.
Nhận xét thực trạng hạch toán nguyên vật liệu
3.1:Nhận xét thực trạng hạch toán NVL tại công ty TNHH đầu tư và phát triển Hòa Phú.
- Công ty TNHH ĐT và PT Hòa Phú trải qua 6 năm xây dựng và phát triển, Công ty đã bước lên phát triển không ngừng lớn mạnh và đổi mới, từng bước khẳng định được vị trí của mình góp phần sản xuất ra nhiều sản phẩm với chất lượng tốt đáp ứng nhu cầu của xã hội uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao Cùng với sự phát triển lớn mạnh của Công ty, bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng cũng được coi trọng Với đặc điểm là một công ty chuyên cung cấp phân bón cho nông nghiệp do vậy chi phí NVL chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Chính vì vậy mà công ty rất quan tâm đến công tác kế toán vật liệu và xác định đây là một điểm then chốt để hạ giá thành sản phẩm, tăng tích lũy cho Công ty, vì nếu NVL đầy đủ kịp thời, chất lượng sản phẩm đảm bảo, giá thành họp lý, sử dụng tiết kiệm chi phí NVL cho một đơn vị sản phẩm sẽ giảm xuống và ngược lại.
Qua thời gian thực tập tại công ty, em có điều kiện tìm hiểu về công tác kế toán nói chung và bộ máy kế toán nói riêng, em nhận thấy rằng: Tổ chức kế toán và bộ máy kế toán được Ban giám đốc công ty quan tâm thường xuyên chỉ đạo giám sát cao, cán bộ kế toán của công ty có năng lực và trình độ chuyên môn nghiệp vụ, hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký- chứng từ tương đối đầy đủ Các chứng từ ban đầu làm cơ sở hạch toán phù hợp với chế độ quy định Công tác kế toán vật liệu đã giúp cho lãnh đạo công ty có phương hướng biện pháp chỉ đạo sản xuất kinh doanh kịp thời, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm thông qua việc sử dụng có hiệu quả NVL của công ty Đồng thời thông qua đó cung cấp những số liệu chính xác về tình hình nhập, xuất vật liệu, đối tượng sử dụng… phục vụ cho công tác tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm.
Kế hoạch thu mua NVL được xác định khối lượng NVL cần cung ứng đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường tránh tồn đọng dự trữ qua kho sẽ làm ảnh hưởng đến khả năng quay vòng vốn của công ty Như vậy, về cở bản công ty đã tiến hành hạch toán đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến mọi chi phí về vật liệu và phản ánh hệ thống sổ sách kế toán chi tiết và tập tổng hợp Nhìn một cách tổng thể, công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH đầu tư và phát triển Hòa Phú đã đạt được những kết quả sau:
Công ty đã có hệ thống kho tàng sổ sách kế toán tương đối đầy đủ, NVL được sắp xếp gọn gàng phù hợp với đặc tính lý hóa của từng loại vật liệu, thuật tiện cho việc quản lý NVL, đáp ứng đủ cho nhu cầu vật liệu cho sản xuât.
Về việc lập định mức chi phí NVL.
- Việc lập định mức trong công ty được quan tâm Hệ thống định mức sử dụng vật tư được sử dụng và được điều chỉnh theo sự biến động của vật liệu xuất dùng thực tế nên đảm bảo được tính phù hợp, tính chính xác và tính khoa học làm tăng hiệu quả của việc quản lý NVL.
- Nếu công ty không tiến hành lập trình sát sao với thực tế sản xuất thì dẫn đến sản xuất thiếu (không đáp ứng được nhu cầu của thị trường và không sản xuất hết công suất máy móc thiết bị dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn không cao) hoặc sản xuất thừa Do vậy định mức chi phí NVL là rất cần thiết với công ty.
+ Quá trình thu mua nguyên vật liệu được tiến hành căn cứ vào định mức kế hoạch nên vật liệu nhập kho đảm bảo đủ về số lượng chất lượng, kịp thời giúp cho quá trình sản xuất được nhịp nhàng không bị gián đoạn Các thủ tục nhập kho đầy đủ với sự xét duyệt kỹ càng của Ban giám đốc và các phòng ban khác theo đúng quy định của công ty cũng như Bộ tài chính Do đó các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu luôn đảm bảo tính kịp thời, hợp pháp.
- Về việc thu mua, bảo quản sử dụng NVL:
Có thể giá công tác thu mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu ở công ty TNHH đầu tư và phát triển Hòa Phú được thực hiện tương đối tốt.
Khâu thu mua: Công ty xây dựng hệ thống bảo quản hợp lý, trong kho được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp cho NVL.
Khâu sử dụng: Vật liệu sử dụng phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm, công ty đã lập định mức vật tư cho từng sản phẩm.
- Về công tác kế toán:
Với đặc điểm vận động của nguyên vật liệu trong công ty là tình hình nhập, xuất vật liệu thường xuyên diễn ra hàng ngày và rất nhiều nên việc lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên có ưu điểm hơn Nó cho phép nhận biết một cách thường xuyên tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu của công ty
Có được sự cố gắng phát triển trên là do sự cố gắng của tập thể cán bộ nhân viên kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng Cùng với sự phát triển lớn mạnh của công ty, công tác kế toán tại phòng tài chính kế toán ngày càng được hoàn thiện và đổi mới để đáp ứng nhu cầu quản lý và hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
Bên cạnh những kết quả đạt được đáng khích lệ của công ty TNHH đầu tư và phát triển Hòa Phú, thì trong công tác kế toán vật liệu của công ty còn có những mặt hạn chế cần phải khắc phục, cụ thể:
- Thứ nhất: Khi phân loại vật liệu công ty đã phân chia thành nhiều loại: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu… về cơ bản là phù hợp với đặc điểm của vật liệu và đáp ứng nhu cầu quản lý, song với từng nhóm vật liệu thì công ty lại chưa mở sổ danh điểm vật liệu, mà vật liệu của công ty có nhiều chủng loại, nhiều thứ, nhiều quy cách khác nhau khó có thể nhớ hết được Vì vậy xây dựng sổ danh điểm vật liệu sẽ giúp cho kế toán theo dõi từng vật tư dễ dàng hơn và chặt chẽ hơn.
- Thứ hai: Về việc theo dõi hạch toán phế liệu thu hồi Tại công ty, phế liệu thu hồi không làm thủ tục nhập kho Trong kho tất cả các phế liệu thu hối của công ty đều có thể tận dụng cho vào kho, cũng như không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách về số lượng cũng như giá trị Điều đó có thể dẫn đến tình hình hao hutj, mất mát phế liệu làm thất thoát nguồn thu cho công ty.
- Thứ ba: Về việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán Hiện nay,công ty vẫn thực hiện công tác kế toán thủ công mà không áp dụng kế toán máy trong khi công nghệ thông tin ngày nay vô cùng phát triển Về kế toán máy sẽ giúp cho công việc của kế toán đơn giản hơn, về tính toán dễ dàng và càng nhanh chóng hơn rất nhiều.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện
Trong nền kinh tế thị trường hạch toán giữ một vai trò quan trọng, là một bộ phận trong hệ thống công cụ quản lý kiểm soát các hoạt động kinh tế. Đối với các doanh nghiệp thì kế toán là công cụ quan trọng để quản lý vốn và tài sản, hoạt động sản xuất kinh doanh của chính các doanh nghiệp Thông qua việc cung cấp sổ số liệu chính xác, tin cậy của từng ngành, từng lĩnh vực làm cơ sở để nhà nước điều chỉnh vĩ mô nền kinh tế Chính vì vậy việc đổi mới và không ngừng hoàn thiện công tác kế toán, đáp ứng được nhu cầu quản lý hiện nay là một vấn đề cần được quan tâm. Qua quá trình nghiên cứu nhất định phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty.
Tuy nhiên do những nguyên nhân khách quan và chủ quan mà công tác kế toán còn có những hạn chế như đã nêu trên và cần được khắc phục hoàn thiện hơn Với tư cách là một sinh viên thực tập tại công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến đóng góp phần hoàn thiện hơn nữa kế toán tại công ty, cụ thể:
- Ý kiến thứ nhất: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
+ NVL ở công ty có giá trị lớn mà giá thị trường thường xuyên biến động, đặc biện là thị trường bão giá hiện tại luôn bấp bênh, vì vậy để chủ động trong trường hợp rủi ro giảm giá hàng hóa, vật tư công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. + Việc lập dự phòng phải dựa trên nguyên tắc: Chỉ lập dự phòng cho các lại NVL tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính, có giá trị thấp hơn giá trị.
Mức NVL cho = Số vật liệu tồn kho x Mức giảm giá năm tới cuối niên độ vật liệu
(Trong đó mức giảm giá NVL = đơn giá ghi sổ - đơn giá thực tế thị trường)
TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Bút toán: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc lập dự phòng giảm giá phải tiến hành riêng cho từng loại NVL và tổng hợp vào bảng kê dự phòng giảm giá NVL.
BẢNG KÊ DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ NVL
Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá thực tế
Theo chế độ kế toán hiên hành, việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện như sau:
Cuối niên độ kế toán, so sánh với dự phòng năm cũ còn lại so với dự phòng cần lập cho niên độ mới, nếu số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lập, kế toán tiến hành hoàn thiện số chênh lệch lớn hơn bằng cách ghi giảm giá vốn hàng tồn kho.
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632: Giá vốn hàng bán
Ngược lại nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng cần lập cho niên độ kế toán mới, kế toán tiến hành trích lập số chênh lệch lớn hơn.
- Ý kiến thứ hai:Hoàn thiện tổ chức theo dõi phế liệu thu hồi.
+ Tại công ty phế liệu nhập kho không có phiếu nhập kho, do đó công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu Để trách mất mát, thiếu hụt phế liệu thu hồi trước khi nhập kho phải được bộ phận có trách nhiệm cân đo đong đếm, ước tính giá trị vật tư phế liệu thu hồi nhập kho, kế toán vật tư hạch toán nghiệp vụ nhập kho phế liệu:
Nợ TK 152: Theo giá ước tính
Có TK: 711: Theo giá ước tính + Khi xuất bán phế liệu thu tiền ngay, kế toán cũng phải phản ánh giá trị tồn hàng bán và doanh thu bán hàng như đối với trường hợp tiêu thụ hàng hóa.
Phản ánh giá vốn phế liệu xuất bán.
Nợ TK 111, 112: Theo giá bán
Có TK 511: theo giá bán
- Ý kiến thứ ba: Về nhiệm vụ của mỗi kế toán viên
+ Để công tác kế toán tại công ty đạt hiệu quả cao hơn, tại phòng kế toán công ty nên tổ chức phân công nhiệm vụ Mỗi kế toán đảm trách mãi phần việc nhất định về kế toán vật tư, kế toán TSCĐ, kế toán thanh toán…….Khi đó công việc của mỗi kế toán được giảm nhẹ nên họ có thể chuyên sâu vào việc của mình hơn nữa Do vậy công ty nên bố trí nhân sự cho phòng kế toán.
- Ý kiến thứ tư: Lập sổ danh điểm vật tư.
+ Sổ danh điểm vật liệu là tổng hợp toàn bộ các loại vật liệu mà công ty đang sử dụng.Trong sổ danh điểm, NVL được theo dõi theo từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán NVL được quy định một cách riêng Sắp xếp một cách trật tự, rất tiện khi tìm những thông tin về một loại, một nhóm NVL nào đó.
+ Để phục vụ cho công tác hạch toán NVL được tốt đồng thời quản lý vật tư được chặt chẽ dễ dàng hơn công ty nên mở sổ danh điểm vật liệu, sổ danh điểm NVL được xây dựng trên cơ sở quy định số liệu của các nhóm vật tư, 4 số quy định loại vật tư như vật liệu chính, vật liệu phụ… 2 chữ số tiếp theo chỉ nhóm vật liệu, chữ số tiếp theo chỉ thư tự vạt liệu.
- Ý kiến thứ năm: Áp dụng máy tính, phần mềm kế toán trong công ty. + Khi làm về kế toán bằng phầm mềm, người sử dụng có thể làm giảm thiểu công việc của mình do đó tăng năng xuất lao động của công tác kế toán, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Tạo sự thông suốt về công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng trong doanh nghiệp, nhằm giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác trong hoạt động sản xuất kinh doanh Do vậy công ty nên lập một phần mềm kế toán, thống nhất từ công ty tới các xí nghiệp, đồng thời cử các bộ đi học thêm về máy tính cho công việc máy tính, tăng khả năng sử dụng và khai thác có hiệu quả công nghệ thông tin.
Phương hướng và giải pháp……………………………………………………73 Kết Luận
Phương hướng để hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, muốn đạt được hiệu quả trước hết cần phải đáp ứng những yêu cầu sau:
- Hoàn thiện phải trên cơ sở tôn trọng chế độ tài chính, chế độ kế toán Mỗi quốc gia đều có một chế độ quản lý kinh tế tài chính nhất định và xây dựng luôn một chế độ kế toán phù hợp thống nhất với cơ chế tài chính đó Việc tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị kinh tế cụ thể được phép tận dụng và cải biên chứ không bắt buộc rập khuân máy móc như trong một khuân khổ nhất định nhưng vẫn phải tôn trọng quy chế, tôn trọng chế độ.
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, nhằm đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao nhất.
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí và mục đích của doanh nghiệp là kinh doanh có lãi đem lại hiệu quả kinh tế cao.
- Hoàn thiện phải đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị Trên cơ sở những yêu cầu hoàn thiện và thực trạng của việc quản lý nguyên vật liệu tại Công Ty TNHH đầu tư và phát triển Hòa Phú.
Em xin đưa ra một số giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại trong việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu:
Việc thu mua nguyên vật liệu của Công ty là thụ động, nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho công ty lại thường không ổn định dẫn đến ảnh hưởng trong quá trình sản xuất kinh doanh Để có được nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, công ty nên ký hợp đồng với những công ty có quy mô rông lớn dồi dào nguyên vật liệu và trong thời gian dài nhằm cung ứng kịp thời và đảm bảo thường xuyên cho quá trình sản xuất của đơn vị mình Ví dụ như phân rác và vôi thì ký hợp đồng với nông dân tại địa phương và các lò nung vôi. Đối với quá trình dự trữ bảo quản nguyên vật liệu đây là quá trình rất quan trọng. Nguyên vật liệu không đảm bảo sẽ dẫn đến sản phẩm kém chất lượng Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của công ty, thì để khắc phục tình trạng hệ thống nhà kho, công ty có thể thiết kế, nâng cấp hệ thống nhà kho hiện có sao cho độ cao của nhà kho được đảm bảo, chống ẩm thấp dẫn đến hư hại về vật liệu sản xuất.
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay Doanh nghiệp cần phải nhạy bến trong cơ chế thị trường Không chỉ giữ khách hàng thường xuyên mà phải mở rộng thị trường để luôn luôn đảm bảo nguồn cung cho sán xuất cũng như mở rộng được thị trường tiêu thụ.
