Khái niệm, đặc điểm và ý nghĩa của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Khái niệm
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động chủ yếu để cấu thành nên thực thể sản phẩm Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và là một trong ba yếu tố cơ bản, quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh để tính giá thành sản phẩm (lao động, đối tượng lao động, công cụ lao động) Giảm chi phí nguyên vật liệu cả về mức tiêu hao lẫn đơn giá sẽ có tác động không nhỏ tới giá thành sản phẩm Nói cách khác, có giảm được chi phí nguyên vật liệu mới giảm được chi phí sản xuất kinh doanh, từ đó hạ giá thành sản phẩm mà không làm thay đổi chất lượng công trình.
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất Dưới hình thái hiện vật, nguyên vật liệu biểu hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản ngắn hạn, còn dưới hình thái giá trị nguyên vật liệu biểu hiện là vốn lưu động trong doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ cho sản xuất Do vậy quản lý nguyên vật liệu chính là quản lý vốn kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp Tổ chức quản lý và sử dụng tốt, hợp lý nguyên vật liệu là rất cần thiết đối với bất kì doanh nghiệp nào.
Đặc điểm
Sản phẩm của doanh nghiệp xây dựng là các công trình, hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn Do vậy nguyên vật liệu dùng trong doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại,phức tạp về kỹ thuật Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội doanh nhất định và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kì Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu bị biến dạng hoặc bị tiêu hao hoàn toàn.
Ý nghĩa và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp
Mỗi quá trình thi công xây lắp đều là sự kết hợp của ba yếu tố: đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động Vật liệu là đối tượng lao động, vì thế chúng không thể thiếu được trong quá trình thi công xõy lắp Mặt khác trong ngành XDCB, giá trị NVL thường chiếm từ 60% đến 70% giá trị công trình Số lượng và chất lượng công trình đều bị quyết định bởi số lượng và chất lượng VL tạo ra nó.
Vì vậy việc sử dụng và quản lý nguyên vật liệu một cách hợp lý, có hiệu quả cao sẽ làm giảm giá thành và tăng lợi nhuận của công ty.
- Ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch thi công của doanh nghiệp.
- Trong khâu dự trữ doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn dự trữ quá nhiều.
- Trong khâu sử dụng đòi hỏi việc sử dụng phải hợp lý, tiết kiệm, tránh lãng phí. Trên cơ sở các định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích lũy cho doanh ghiệp, do vậy trong khâu này cần tổ chức tốt công việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu.
Tóm lại quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu mua tới bảo quản, sử dụng và dự trữ là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp.
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội
Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
- Thực hiện việc đánh giá nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản tri doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khản kế toán, sổ phù hợp với các phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu, tình hình hiện có và sự tăng giảm nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua và tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng nguyên vật liệu.
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, khác về công dụng và khác về tính năng lý hóa Để phục vụ cho nhu cầu quản trị thì doanh ghiệp cần phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp.
- Căn cứ vào nội dung tính chất kinh tế, tính chất lý hóa học và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu bao gồm:
+ Nguyờn liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành lên thực thể của sản phẩm như sắt, thép, xi măng trong doanh nghiệp xây dựng, cơ khớ…
+ Vật liệu phụ: Là các vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng sản phẩm.
+ Nhiên liệu, năng lượng: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng, nó có thể ở dạng rắn, lỏng, khí.
+ Phụ tùng thay thế: là các chi tiết và phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho mỏy mú, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải…
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội
+ Phế liệu: Các loại phế liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài.
+ Vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản.
- Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu cũng như nội dung qui định phản ánh chi tiết nguyên vật liệu trờn cỏc tài khoản kế toán thì vật liệu được chia thành:
+ Nguyờn vật liệu dùng để trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện công việc, lao vụ, dịch vụ.
+ Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như phục vụ quản lý ở các phân xưởng, đội, cho nhu cầu bán hàng và quản lý doanh nghiệp…
- Căn cứ vào nguồn hình thành, nguyên vật liệu được chia thành:
+ Nguyên vật liệu do nhập, mua ngoài: trong nước và nhập khẩu.
+ Nguyên vật liệu tự gia công chế biến.
+ Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh, biếu tặng…
Đánh giá nguyên vật liệu
Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định Nguyên vật liệu phải được đnỏh giỏ theo nguyên tắc gái gốc(trị giá vốn thực tế) quy định trong chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho”.
Giá gốc (giá thực tế ) hàng tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Nguyên vật liệu trong donah nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nên nội dung các yếu tố cấu thành giá gốc cảu nguyên vật llieeuj được xác định theo từng trường hợp nhập xuất.
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội
3.2.1 Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:
- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho:
Giá thực tế Giá mua ghi trên Các loại thuế Chi phớ cú liờn
NVL mua = hóa đơn sau khi trừ + không được + quan trực tiếp ngoài nhập đi các khoản chiết hoàn lại đến việc mua kho khấu, giảm giá hàng
+ Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp tới việc mua hàng tồn kho (chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, bói…).
+ Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT thì giá gốc là giá mua chưa thuế GTGT, thuế GTGT đầu vào khi mua nguyên vật liệu được hạch toán vào tài khoản 133.
+ Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp thì giá gốc là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.
- Đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến nhập kho:
Giá thực tế Giá thực tế
NVL tự gia công = NVL xuất kho + Chi phí chế biến chế biến nhập kho để chế biến
+ Chi phí chế biến bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp tới chế biến nguyên vật liệu đó như: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến NVL.
- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến nhập kho được tính theo công thức:
Giá thực tế Giá thực tế Tiền phải trả Chi phí vận chuyển
NVL thuê = NVL xuất kho + cho người + bốc dỡ và các chi
GCCB nhập thuê GCCB chế biến phí có liên quan kho trực tiếp khác
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội
- Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp: Được ghi nhận theo giá do hội đồng thẩm định đánh giá lịa và đã được chấp nhận cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có).
- Đối với nguyên vật liệu nhận biếu tặng:
Giá thực tế Giá trị hợp lý ban đầu Các chi phí khác
NVL nhập kho = của những NVL + có liên quan trực tiếp tương đương đến việc tiếp nhận
- Đối với NVL được cấp :
Giá thực tế Giá ghi trên sổ của đơn vị Chi phí vân chuyển bốc dỡ
NVL nhập = cấp hoặc giá được đánh giá + chi phí có liên quan trực tiếp kho lại theo giá trị thuần khác
- Đối với phế liệu thu hồi:
Là giá ước tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
3.2.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho
Do giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho từ các nguồn khác nhau như đã trình bày ở trên, để tớnh giỏ thực tế hàng xuất kho, kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo quy định chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02
- Phương phỏp tính theo giá đích danh:
Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập Phương pháp này được sử dụng với các loại hàng có giá trị cao và có tính tách biệt như: Vàng, bạc, kim loại quý…
Theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý và theo dõi nguyên vật liệu theo từng lô hàng Khi xuất kho nguờn vật liệu thuộc lô hàng nào thì phải căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho.
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội
- Phương pháp bình quân gia quyền:
Giá thực tế của loại nguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá trung bình của từng loại nguyên vật liệu tồn kho đầu kì và mua hoặc sản xuất trong kỡ(bỡnh quõn gia quyền) Giá trung bình có thể được tính theo bình quân gia quyền cả kì dự trữ hoặc bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập.
Trị giá vốn thực tế Số lượng thực tế Đơn giá bình quân
NVL xuất kho = NVL xuất kho + gia quyền
Việc xác định giá đơn vị bình quân được tiến hành theo 2 cách:
Cách 1: Tính theo giá bình quân gia quyền cả kì dự trữ:
Trị giá vốn thực tế NVL + Trị giá vốn thực tế NVL Đơn giá bình tồn kho đầu kì nhập kho trong kì quõn gia quyền cả kì dự trữ Số lượng NVL tồn kho + Số lượng NVL nhập kho đầu kì trong kì
Cách 2 : Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập:
Trị giá vốn thực tế NVL + Trị giá vốn thực tế NVL nhập Đơn giá bình quân còn lại sau lần xuất trước kho tiếp sau lần xuất trước gia quyền sau mỗi = Số lượng NVL còn lại + Số lượng NVL nhập kho tiếp lần nhập sau lần xuất trước sau lần xuất trước
- Phương pháp nhập trước xuất trước(FIFO)
Theo phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là NVL tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và NVL tồn kho còn lại cuối kì là NVL được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kì Theo phương pháp này thì trị giá NVL xuất kho được tính theo giá của lô NVL nhập kho tại thời điểm đầu kì hoặc gần đầu kì, trị giá của NVL tồn kho được tính theo giá của NVL nhập kho ở thời điểm cuối kì hoặc gần cuối kì.
- Phương pháp nhập sau xuất trước:
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội
Theo phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là NVL tồn kho mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và NVL tồn kho còn lại cuối kì là NVL được mua hoặc sản xuất trước đó Theo Phương pháp này thì giá trị NVL xuất ko được tính theo giá trị của NVL nhập kho đầu kì hoặc gần đầu kỡ cũn tồn kho.
- Phương phỏp giá hạch toán:
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Chứng từ và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Theo QĐ số 15 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính thỡ cỏc chứng từ sử dụng để kế toán chi tiết nguyên vật liệu như sau:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 03- VT)
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (mẫu 04- VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 05- VT)
- Bảng kê mua hàng (mẫu 06- VT)
- Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu 01 GTGT- 3LL)
- Hóa đơn bán hàng thông thường (mẫu 02 GTGT- 3LL)
Ngoài các chứng từ bắt buộc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thờm cỏc chứng từ hướng dẫn khác tùy thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp. Để kế toán chi tiết vật tư hàng hóa, kế toán sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu
- Sổ đố chiếu luân chuyển
Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn từng thứ vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên nhiên liệu, quy cách, đơn vị tính Sau đó gửi thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết theo phương pháp nào.
Các sổ thẻ kế toán nguyên vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, số dư vật liệu được sử dụng để phản ánh nghiệp vụ nhập – xuất- tồn kho vật liệu về mặt giá trị hoặc cả giá trị và số lượng, tùy thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp Ngoài các sổ kế toán chi tiết cũn cú thờm cỏc bảng kê nhập,bảng kê xuất bảng kê lũy kế, tổng hợp nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời.
Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Có 3 phương pháp kế toán chi tiế nguyên vật liệu:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội
- Phương pháp sổ số dư
Mỗi doanh nghiệp lựa chọn một phương pháp khác nhau tùy thuộc vào loại hình, quy mô, lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh.
4.2.1 Phương pháp thẻ song song
- Tại kho: việc ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về một số lượng Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi số thực nhập, xuất vào thẻ kho Định kì thủ kho chuyển (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập, xuất đã được phân laoij theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng cú thờm cỏc cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị, cuối tháng kế toán vật liệu kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho Để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp, cần phải tổn hợp số liệu chi tiết từ các sổ chi tiết vào các bảng tổng hợp.
Trình tự ghi sổ theo phương pháp thẻ song song được thể hiện ở (phụ lục số 01) + Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu
+ Nhược điểm: việc ghi chép còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng Hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do cuối tháng mới tiến hành kiểm tra đối chiếu.
+ Phạm vi áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp cú ớt chủng lạo nguyên vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
4.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Tại kho: việc ghi chép của kho cũng được thực hiện trên thr kho giống như phương pháp the song song.
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội
- Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ dối chiếu luân chuyển đê ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng thứ vật liệu, ở từng kho dùng cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi sổ đố chiếu luân chuyển kế toán phải lập bảng kê nhập, xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất mà theo định kì thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị Cuối tháng tiến hành đố chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được thể hiện ở (phụ lục 02)
+ Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
+ Nhược điểm: việc ghi sổ kế toán trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối thỏng nờn công tác kiểm tra bị hạn chế.
+ Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất không có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trớ riờng nhân viên kế toán vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
4.2.3 Phương pháp sổ số dư:
- Tại kho: Thủ kho ghi chép trên thẻ kho giống phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Hàng ngày thủ kho tính và ghi ngay số dư trên thẻ kho mỗi lần nhập, xuất Thủ kho phải tập hợp giao nhận chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ do thủ kho nộp, kế toán căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ kiểm tra và đối chiếu các chứng từ liên quan.Sau khi kiểm tra kế toán tính tiền cho từng phiếu và tổng số tiền nhập kho cho từng loại vật liệu rồi ghi vào bảng lũy kế nhập xuất kho nguyên vật liệu Số liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu được đối chiếu với số liệu tồn kho cuối
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội tháng của từng danh điểm vật liệu được đối chiếu với số liệu trên sổ số dư và số liệu kế toán tổng hợp
Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư được thể hiện ở (phụ lục 03)
+ Ưu điểm: Tránh được việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng.
+ Nhược điểm: do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết sổ hiện có và tỡnh hỡnh tăng giảm của từng loại vật liệu về mặt hiện vật thì phải xem số liệu trên thẻ kho, hơn nữa trong việc kiểm tra phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán khó khăn.
+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng công tác nghiệp vụ nhập xuất nhiều, thường xuyên nhiều chủng laoijvaatj liệu mới và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập xuất và đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán vững vàng.
Mỗi phương pháp đều có những ưu nhược điểm khác nhau nhưng đều có điểm giống nhau là được thể hiện qua công việc thực hiện tại kho của thủ ko Đó là thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn vật tư về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập xuất và tính ra số tồn về mặt số lượng theo từng danh điểm vật tư Định kì thủ kho phải gửi các chứng từ nhập xuất đã được phân loại cho phòng kế toán.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Kế toán tổn hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho nói chung và nghuyờn vật liệu nói riêng một cách thường xuyên, liên tục trên cơ sở các chứng từ nhập xuất tồn kho Phương
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội pháp này được sử dụng phổ biến vì có được độ chính xác cao và cung cấp thông tin một cách kịp thời, cập nhật Tại bất kì thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được tình hình nhập- xuất- tồn kho của rừng loại hàng tồn kho.
Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành QĐ 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ gồm:
+ Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT)
+ Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)
+ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 05- VT)
5.1.2 Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình nhập nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 151: hàng mua đang đi trên đường
Tài khoản này dùng để theo dõi trị giá vật tư, hàng hóa doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và hàng đang đi đường cuối tháng trước, tháng này đã nhập kho.
Kết cấu của tài khoản này như sau:
- Giá trị hàng đang đi đường tăng – Giá trị vật tư hàng hóa đi đường tháng trước tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay.
Dư nợ: Phản ánh giá trị vật tư hàng hóa Đang đi đường cuối
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội
- TK 152: Nguyên liệu vật liệu
Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm NVL theo giá trị vốn thực tế TK 152 có thể mở chi tiết thành các TK cấp 2, cấp 3 theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Kết cấu của tài khoản này như sau:
- Phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL - Phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL nhập trong kì giảm trong kì do xuất dùng
- Số tiền điều chỉnh tăng NVL khi đánh - Số tiền giảm giá, trả lại NVL khi mua. giá lại - Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi
- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê đánh giá lại.
-Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê
- Dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế của
NVL tồn kho cuối kì
* Ngoài ra cũn cú cỏc TK liên quan khác như TK 133, 331, 111, 112, 632
Sơ đồ hạch toán nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được thể hiện ở (phụ lục 04).
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ ĐẦU TƯ DẦU KHÍ
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐẦU TƯ DẦU KHÍ
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Được thành lập theo Nghị quyết số 567/NQ-DKVN ngày 08/03/2009 của Hội đồng Quản trị Tập đoàn Dầu khí Việt Nam.
Tên công ty : Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng Đầu tư Dầu khí
Trụ sở chính: 70B - 80 Nguyễn Du, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại : (04) 35746023
Email : info@pcic.com.vn
Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng Đầu tư Dầu khí tiền thân là Ban quản lý dự án các công trình xây dựng phía Bắc, là một phần trong chiến lược phát triển đa dạng các ngành nghề của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam như: tư vấn quản lý, xây dựng nhà cửa dân dụng, các công trình công nghiệp, hạ tầng cơ sở…
Với đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm và say mê nghề nghiệp, công ty cổ phần Tư vấn xây dựng Đầu tư Dầu khí đã được tin tưởng thực hiện nhiều hợp đồng tư vấn xây dựng công nghiệp, dân dụng, hạ tầng kỹ thuật như: Trung tâm tài chính Dầu khí, Rạp Kim Đồng, Bãi đồ xe ngầm và dịch vụ thương
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội mại Thành Công, Toà nhà Viện Dầu khí, Trường Đại học Dầu khí, Nhà máy Ethanol Phú Thọ, Khách sạn Dầu khí Thái Bình, Trung tâm thương mại khách sạn Hạ Long
1.2.Đặc điểm quy trình xây dựng của công ty.
Phần lớn các công trình do công ty thi công bao gồm các công trình do công ty tự khai thác hoặc do Tổng công ty giao nhiệm vụ Nhìn chung tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty được thực hiện qua các giai đoạn sau:
- Tổ chức tham gia đấu thầu hoặc nhận thầu trực tiếp từ Tổng công ty
- Kí hợp đồng giao nhận thầu
- Tổ chức thi công công trình
Hồ sơ đấu thầu, hợp đồng giao nhận thầu chỉ được lập cho các công trình do công ty tự khai thỏc.Với cỏc công trình do Tổng công ty giao thì công ty sẽ tiếp nhận giấy giao nhiệm vụ và các hồ sơ liên quan đến việc thi công công trình từ Tổng công ty.
* Quy trình xây dựng nhà dân dụng của công ty được thể hiện theo sơ đồ ở
Căn cứ vào sơ đồ thì quy trình xây dựng một khu nhà ở cao tầng được thực hiện qua các công đoạn sau: chuẩn bị mặt bằng, thi công phần móng, thi công phần thô và hoàn thiện.
Sau khi chuẩn bị mặt bằng đội tiến hành thi công phần móng gồm hai giai đoạn thi công cọc ép và thi công đài cọc giằng móng, bể nước ngầm Trong thi công cọc ộp thỡ đội phải tiến hành kiểm tra cọc, chuẩn bị giá đỡ, định hướng, neo, đối trọng, ép cọc Thi công giằng móng, đài cọc, bể nước ngầm gồm các giai đoạn: đổ bê tông lót, làm ván khuôn, thực hiện công tác cốt thép, công tác bê tông, tháo dỡ ván khuôn Tiếp theo là thi công phần thô bao gồm thi công bê tông cốt thép, xây gạch,
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội chống thấm sàn vệ sinh… Cuối cùng là phần hoàn thiện công trình theo các công việc trát, lăn sơn, ốp tường…và bàn giao công trình
1.3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện ở (phụ lục 07)
Căn cứ vào sơ đồ đú thỡ bộ máy quản lý được chia thành các bộ phận sau:
- Đại hội đồng cổ đông : Bao gồm tất cả các cổ đông có quyền dự họp và biểu quyết, là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, thông qua điều lệ hoạt động của công ty.Cú quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, quyết định tổ chức lại hoặc giải thể công ty.
- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty, có quyền nhân danh công ty để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, có quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm, cách chức các thành viên trong ban giám đốc.
- Ban giám đốc: Là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về nhiệm vụ được giao.
- Ban kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc do đại hội đồng cổ đông bầu ra,cú nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh và báo cáo tài chính của công ty
- Phòng Tài chớnh-Kế toỏn: Làm công việc ghi chép, phản ánh, giám sát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, thông qua chỉ tiêu các giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và thống kê các vấn đề tài chính khác.
- Phòng tổng hợp: Chịu trách nhiệm thực hiện các công tác có liên quan tới hành chính, tổ chức và các giao dịch với các cơ quan chính quyền địa phương về các hoạt động của công ty.
1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh
Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2010 và
2011 được thể hiện ở (phụ lục 08)
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội
Nhận xét: Theo số liệu trong bảng báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh ta thấy:
- Doanh thu: tăng 8,9% thể hiện sự cố gắng và chiến lược kinh doanh đúng hướng có hiệu quả của công ty trong năm 2011.
- Giá vốn hàng bán: tăng 11,6% chứng tỏ chi phí sử dụng năm 2011 tăng cao hơn so với năm 2010.
- Lợi nhuận gộp: tăng 3,8% do giá vốn tăng.
- Lợi nhuận sau thuế của công ty tăng 34,4% điều này cho thấy tình hình tài chính của công ty đang trên đà phát triển.
Qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy công ty đã đạt được mức tăng trưởng cụ thể qua các chỉ tiêu Nhìn chung công ty đã đảm bảo tốt hoạt động kinh doanh và có mức thu nhập cho toàn công ty tăng, nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước Do vậy tình hình tài chính của công ty là hết sức lành mạnh và hứa hẹn những năm tiếp theo hoạt động của công ty sẽ có kết quả tốt hơn.
1.5 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty:
1.5.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán
NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐẦU TƯ DẦU KHÍ
NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
1.1 Về mặt tổ chức công tác kế toán
Mặc dù công ty Cổ phần Tư vấn xây dựng Đầu tư Dầu khí thành lập chưa được bao lâu nhưng nhìn vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh mà công ty đã đạt được thì không phải nhỏ Và để đạt được những thành công như vậy không thể không kể đến đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty đã cùng nhau nỗ lực đưa công ty có được thành quả như ngày hôm nay Song song với sự phát triển chung
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội của toàn công ty thì đội ngũ kế toán đã không ngừng hoàn thiện và ngày càng thể hiện rõ là công cụ tài chính đắc lực và là một phần không thể thiếu, đóng góp cho sự thành công chung của toàn công ty. Đội ngũ kế toán của công ty tuy còn trẻ nhưng có trình độ cà kinh nghiệm,làm việc chăm chỉ, nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm cao Kế toán nguyên vật liệu nắm vững những thông tin cho quá trình hạch toán Toàn bộ cỏc khõu từ lập kế hoạch thu mua, công tác thu mua, tiếp nhận quản lý NVL, tiếp nhận chứng từ, quản lý kho
Công ty chọn hình thức ghi sổ Nhật kí chung kết hợp xử lý số liệu bằng phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty Từ nhập số liệu, chỉnh lý, ghi sổ kế toán chi tiết- tổng hợp toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, đến tổng hợp báo cáo số liệu kế toán đều được tập trung ở phòng kế toán và đều được xử lý bằng phần mềm kế toán trên máy vi tính Do đó đảm bảo được sự tập trung, thống nhất, chặt chẽ, đảm bảo việc tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân viên mà vẫn mang lại hiệu quả công việc cao.
1.2 Về chứng từ sử dụng:
Công ty sử dụng các mẫu chứng từ Biểu mẫu báo cáo theo quyết định số 48/2006 của Bộ Tài Chính.
Công ty đã sử dụng hình thức kế toán Nhật kí chung là hoàn toàn phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Hệ thống chứng từ được luân chuyển giữa các phần hành kế toán theo một trình tự hợp lý.
Hệ thống sổ kế toán, thẻ kho dùng để theo dõi diễn biến nhập- xuất- tồn kho NVL được mở rất chi tiết và rõ ràng, thuận tiện cho quá trình lấy và tổng hợp thông tin về hàng tồn kho và cho quá trình tập hợp chi phí sản xuất Toàn bộ các thẻ kho được mở đều được đánh giá theo thứ tự, có chữ kí quản lý của kế toán trưởng Định kì thủ kho đem chứng từ kho lên phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu và kí xác nhận.Điều này giúp giảm bớt được những sai sót trong suốt quá trình theo dõi.
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội
Mặc dù số lượng và chủng loại các NVL tại công ty rất nhiều nhưng với việc áp dụng quản lý theo dõi NVL qua phần mềm kế toán cùng tinh thần trách nhiệm và kinh nghiệm quản lý kho của các thủ kho đã tạo ra cho công ty một quá trình quản lý kho và hoạt động hiệu quả Vì vậy đã phản ánh trung thực, kịp thời toàn bộ diễn biến của quá trình chi phí NVL.
1.3 Về quản lý, sử dụng NVL
- Khâu dự trữ bảo quản NVL: Công ty đã cho xây dựng những nhà kho tương đối kiên cố tại trung tâm điều hành của công ty nhằm cung cấp kịp thời nguyên vật liệu kịp thời cho các tổ, đội sản xuất Bên cạnh các tổ đội sản xuất còn xây dựng các kho vừa và nhỏ đặt ở các công trình hoặc gần nơi thi công của công trình.
- Khâu phân loại NVL: Cụng ty đã dựa vào vai trò, công dụng của nguyên vật liệu để phân loại NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế Việc phân loại của công ty dựa trên những cơ sở như vậy là tương đối chính xác và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
- Khâu sử dụng: mọi nhu cầu sử dụng NVL đều được dưa qua phòng kế toán xem xét tính hợp lý của của các nhu cầu đó nhằm sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả từng loại NVL.
Bên cạnh những ưu điểm trên em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục:
- Thứ nhất: Việc tập hợp chứng từ kế toán với những công trình mà công ty nhận thầu ở các tỉnh xa, các chứng từ ban đầu (hóa đơn GTGT, bảng thanh toán lương, hợp đồng kinh tế ) được nộp về phòng kế toán không đúng theo thời gian quy định dẫn đến một số cụng tỡnh thi công 1 hoặc 2 tháng rồi nhưng chưa có chi phí để tập hợp Điều này ảnh hưởng tới sự chính xác và kịp thời của số liệu.
- Thứ hai: Việc quản lý NVL cũng như việc sử dụng lãng phí NVL bởi công ty thường coi số NVL xuất ra đều sử dụng hết Nhưng thực tế số vật liệu vẫn chưa sử
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội dụng hết , trong khi đó công ty không lập phiếu báo vật tư cuối kì của mỗi loại vật tư tại mỗi tổ đội thi công.
- Thứ ba: Về việc lập định mức dự trữ NVL: Công ty không tiến hành phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu trong đơn vị Tồn kho dự trữ NVL là rất quan trọng trong các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp xây dựng hoạt động trong tình hình biến động mạnh của giá nguyên vật liệu.
- Thứ tư: Về sổ danh điểm vật tư hàng hóa Vì khối lượng nguyên vật liệu của công ty là rất lớn với tính chất, quy cách và công dụng khác nhau nên việc phân loại nguyên vật liệu một cách cụ thể và khoa học là rất cần thiết Tuy nhiên việc này công ty chưa đạt được hiệu quả như mong muốn bởi chưa lập sổ danh điểm vật tư để sắp xếp các loại nguyên vật liệu dẫn đến khó khăn trong công tác quản lý và công tác kế toán.
MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
Trên cơ sở thực trạng những tồn tại cần khắc phục, em xin mạnh dạn đề xuất một số đóng góp như sau:
* í kiến thứ nhất: Công ty cần phải xem xét lại quy chế đối với các công trình thi công ở xa và có thể áp dụng biờn phỏp phạt đối với đội thi công nào gửi hóa đơn về chậm mà không có lý do chính đáng, làm ảnh hưởng tới quá trình hạch toán tại phòng kế toán.
* í kiến thứ hai: Để quản lý tốt nguyên vật liệu công ty nên lập phiếu báo vật tư cuối kì của mỗi tổ đội thi công Căn cứ vào phiếu báo vật tư cuối kì kế toán hạch toán theo 2 trường hợp:
+ Nguyên vật liêu sử dụng hết
+ Nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho
Kế toán ghi: Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu nhập lại
Có TK 154: Trị giá nguyên vật liệu nhập lại
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội
* í kiến thứ ba: So sánh số lượng NVL thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ Cao quá hoặc thấp quá đều không tốt Nếu dự trữ cao quá sẽ gây ứ đọng vốn Vì thế mục tiêu của dự trữ nguyên vật liệu phỉa luôn kết hợp hài hòa: vừa đảm bảo hoạt động thi công được thường xuyên, đều đặn, vừa đảm bảo sư dụng tiết kiệm vốn
* í kiến thứ tư: Sổ danh điểm NVL là bảng kờ kớ hiệu, mã số NVL của công ty dựa trên tiêu thức nhất định và theo một trật tự thống nhất để phân biệt giữa nguyên vật liệu này với nguyên vật liệu khác thống nhất trong toàn công ty.
Sử dụng sổ danh điểm vật liệu sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý và hạch toánNVL được thống nhất, dễ dàng, thuận tiện khi cần tìm thông tin về một thứ hay một nhóm NVL nào đó.
Trường ĐH Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội
