Đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty tnhh phát triển kinh doanh dự án quốc tế a c 3

LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn NK : Nhập LỜI MỞ ĐẦU TÍNH TẤT YẾU Trong năm gần xu tồn cầu hóa kinh tế ngày phát triển mạnh Cùng với phát triển kinh tế toán cầu, kinh tế Việt Nam bước phát triển Việt Nam ngày mở rộng quan hệ giao lưu bn bán với nước nhằm tích cực hội nhập vào kinh tế vực kinh tế giới, ngoại thương trở thành hoạt động khơng thể thiếu doanh nghiệp Để đáp ứng nhanh với phát triển đất nước, doanh nghiệp xuất Việt Nam đời ngày nhiều nhằm góp phần thúc đẩy q trình cơng nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước thơng qua việc xuất nhập hàng hóa đem lại nhiều lợi ích cho đất nước Trong thời kỳ nhập đóng vai trị quan trọng, thể mặt sau: - Một là, nhập có tác động trực tiếp đến việc sản xuất kinh doanh thương mại hoạt động nhập cung cấp cho kinh tế 60-100% nguyên vật liệu thiết yếu như: máy móc thiết bị, xăng dầu, phân bón, vật liệu xây dựng,… - Hai là, nhập có vai trị điịnh việc cải thiệu nâng cao mức sống địa phận nhân dân thơng qua nhập sản xuất nước có đủ nguyên vật liệu, máy móc thiết bị sản xuát tạo nhiều việc làm thu hút lực lượng lớn lao động dư thừa nước, thúc đẩy kinh tế phát triển, nâng cao mức sống nhân dân - Ba là, nhập tác động vào đổi trang thiết bị, công nghệ kỹ thuật đại nhờ trình độ sản xuất ngày nâng cao, suất lao động tăng cao, sản phẩm đa dạng, chất lượng bảo đảm Chính nhập có vai trò quan trọng phát triển đất nước thời kỳ đổi mới, đòi hỏi tất cán làm công tác XNK phải giỏi chun mơn nghiệp vụ, có đam mê, lịng nhiệt tình có tinh thần trách nhiệm cao Đã khơng doanh nghiệp XNK trình độ người làm công tác XNK yếu lam cho kết kinh doanh giảm dẫn đến phá sản Do kiến thức học trường để thực tiễn hóa kiến thức học, thêm vào nhu cầu nhập đất nước cần thiết đề tài:“ Đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C” em chọn để nghiên cứu MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Trên sở hệ thống lý luận thực tiễn việc đàm phán ký kết hợp đồng xuất công ty TNHH phát triển dự án quốc tế A.C đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH phát triển kinh doanh quốc tế A.C định hướng đến năm 2015 PHẠM VI NGHIÊN CỨU Hoạt động đàm phán đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty A.C từ năm 2008 đến 2012 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phương pháp thu nhập số liệu, chứng từ cơng ty phân tích tiêu kinh tế - Phương pháp tư quan sát: xem xét q trình làm việc nhân viên cơng ty - Phương pháp suy luận - Phương pháp tiến hành thâm nhập thực tế, xem xét công việc, quy trình thực KẾT CẤU ĐỀ TÀI Đề tài gồm có chương Chương 1: Giới thiệu sở thực tập, kinh nghiệm học Chương 2: Thực trạng đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C Chương 3: Định hướng giải pháp đẩy mạnh đàm phánvà ký kết hợp đồng nhập công ty A.C NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ KINH NGHIỆM 1.1 GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP Cty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C Viết tắt A.C IP Co., LTD Ngày thành lập 20/6/2008 HN Giấy phép kinh doanh số 0102035061 Vốn pháp định 1.500.000 VNĐ Địa văn phòng làm việc: phòng 307 – nhà B11c – KĐT Nam Trung Yên Cầu Giấy – HN Tel: 84-4-62810826 Fax: 84-4-62810645 Chức nhiệm vụ: - Sản xuất, mua bán, phân phối, lắp đặt, bảo trì, bảo hành, sửa chữa, bảo dưỡng hệ thống chống sét - Sản xuất mua bán phần mềm tin học - Môi giới thương mại, đại diện thương nhân - Tư vấn đầu tư, môi giới, xúc tiến đầu tư hỗ trợ phát triển dự án đầu tư - Kinh doanh hàng hóa , vật tư trang trí nội, ngoại thất, vật liệu xây dựng - Kinh doanh văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng,đồ dùng nội ngoại thất, hàng thủ công mỹ nghệ - Đại lý mua, ký gửi hàng hóa - Kinh doanh lắp đặt thang máy - Dịch vụ làm thủ tục hải quan - Sản xuất, mua bán, cung cấp, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng máy phát điện Kinh doanh thiết kế xây lắp hệ thống điều hòa khơng khí: - Tư vấn – thiết kế hệ thống điều hịa khơng khí cho cơng trình - Thi cơng lắp đặt sản phẩm điều hịa khơng khí Kinh doanh thiết kế xây lắp hệ thống chống sét - tư vấn thiết kế hệ thống chống sét cho cơng trình - thi ông lắp đạt sp chống sét Kinh doanh lắp đặt thang máy A.C thành lập từ năm 2008 đến nhanh chóng trở thành cơng ty có uy tín thị trg việc thiết kế, chế tạo, lắp đặt bảo trì loại thang máy Việt Nam Đồng thời A.C làm đại diện độc quyền hang thang máy NIPPON – Malaysia, Một hãng hàng đầu giới chế tạo cung cấp loại thang máy, thang Một số sản phẩm thang máy A.C như: thang máy NIPPON (Malaysia) thang máy Mitshubishi (Thái Lan)… A.C phân phối rộng rãi Kinh doanh lắp đặt máy phát điện 1.2 KINH NGHIỆM VỀ ĐÁM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG 1.2.1 Kinh nghiệm 1.2.1.1 Kinh nghiệm chuẩn bị cho trình đàm phán Những nhà đám phán có kinh nghiệm cho thành cơng đàm phán phụ thuộc 80% vào khâu chuẩn bị Giai đoạn bao gồm nhiều việc đó, điều cần chuẩn bị mục tiêu đàm phán, thông tin phương án đàm phán Kỹ thuật chuẩn bị tốt giúp thu thập đủ thông tin cần thiết mà không lan man, tốn thời gian 1.2.1.1.1 Xác định mục tiêu, chiến lược, chiến thuật Bước trình chuẩn bị xây dựng mục tiêu đàm phán Đây bước quan trọng tiêu chí so sánh với kết đạt sau đám phán để xác định hiệu đàm phán Đàm phán theo mục tiêu khung theo kế hoạch giúp nhà đàm phán chủ động định nhượng bộ, tiết kiệm thời gian ngăn chặn việc ký kết hợp đồng bất cẩn Mục tiêu đàm phán tốt phải mục tiêu xác, chi tiết va thực tế Muốn vậy, ta cần phân biệt điều muốn điều cần, xác định hạn chế mình, dự đốn mức mà đối phương chấp nhận Sau xác định lợi ích cần đạt được, phải đặt thứ tự ưu tiên cho chúng, việc giúp q trình đàm phán có định hướng tập trung Các mục tiêu cần chi tiết hóa thành giới hạn cụ thể mức giá lý tưởng, mức giá tối thiểu (nếu người bán) mức giá tối đa (neeuslaf người mua) Sau mục tiêu đến việc xác định chiến lược đàm phán tức lộ trình, đường nước bước đàm phán để đạt mục tiêu Chiến lược bao gồm chiến thuật đàm phán hành động, cách ứng phó ta phương án đàm phán, giúp ta thoát khỏi khó tránh xung đột bất lợi Ví dụ chiến thuật tạm nghỉ chiến thuật quan giúp ta giữ vẻ bình tĩnh, lấy lại tinh thần, giảm nhịp độ đàm phán ta thấy khó theo kịp đối tác 1.2.1.1.2 Chuẩn bị khơng gian Trước đàm phán thức, hai bên cần đàm phán lựa chọn địa điểm Tùy tính chất đàm phán tương quan bên, chọn địa điểm doanh nghiệp mình, doanh nghiệp đối tác hay địa điểm trung lập Nếu đàm phán địa điểm trung lập hay địa điểm đối tác, ta cần ý đến chuẩn bị phương tiện, thong tin có sẵn bên Dù đàm phán địa điểm nên thỏa mãn tiêu chí sau: - Là nơi ta cảm thấy thoải mái tinh thần thể chất - Nơi ta nghe rõ, lời nói khơng bị ngắt qng - Có đủ phương tiện ta cần bàn ghế, thiết bị nghe nhìn… - Riêng biệt an tồn - Nơi gần với nơi ta Vị trí ngồi nhà đàm phán: Hầu hết đàm phán chấp nhận cách xếp thành viên ngồi đối diện nhau, thường bàn tròn thành viên hai bên ngồi cạnh Nên đảm bảo nhà đàm phán ngồi gần thành viên nhóm để thảo luận giao tiếp mắt với nhân vật chủ chốt bên bên đối tác 1.2.1.1.3 Chuẩn bị thời gian, chương trình nghị đàm phán Các đàm phán tương đối lớn có lịch làm việc hay chương trình nghị sự, thường bên có địa điểm chuẩn bị bên thơng qua Các lịch làm việc nên xếp khoa học, chi tiết để giảm phát sinh bất ngờ trình thương lượng, tạo hiệu cho bên Ngoài ra, nhà đàm phán nên lưu ý việc đến buổi đàm phán cử tạo khơng khí đàm phán tích cực 1.2.1.1.4 Chuẩn bị đội ngũ tham gia đàm phán Đây yếu tố quan trọng định thành cơng đàm phán nói chung đàm phán thương mại quốc tế nói riêng Các thương vụ thương mại quốc tế lớn thường đoàn đàm phán đảm nhiệm gồm: trưởng đoàn đàm phán, cán kinh doanh cán kỹ thuật Các thành viên phụ trách mảng để đoàn tập hợp đầy đủ yếu tố: trình độ chun mơn ngành sản phẩm, kiến thức xuất nhập khẩu, ngoại ngữ, kỹ giao tiếp, kinh nghiệm đàm phán thương mại quốc tế Việc lựa chọn nhân cho đàm phán cần đảm bảo số yếu tố: - Đủ người không q đơng để giảm thiểu chi phí - Có kết hợp cân kỹ kinh nghiệm - Có phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho người (Một người “gai góc” chun bình luận gay gắt đối phương nói làm, người “dễ thương” ln thúc đẩy thảo luận nhìn nhận quan điểm đối phương) - Gồm thành viên đoàn kết tin cậy lẫn Tại nhiều đàm phán, yếu tố kết hợp nhà đàm phán người có kiến thức tổng hợp, linh hoạt nhiều kinh nghiệm đàm phán 1.2.1.1.5 Chuẩn bị tài liệu Nếu đối phương đưa hợp đồng soạn trước, ta nên đọc hiểu kỹ điều khoản để đảm bảo khả thực hợp đồng, hạn chế bất lợi có Nếu khơng đồng ý với điều khoản nào, cần nêu lên để thương lượng đạt thỏa thuận chung cho bên Tốt hơn, ta nên soạn thảo sẵn hợp đồng tương đối chi tiết chặt chẽ để tự bảo vệ cho quyền lợi mình, tránh rơi vào tình trạn lệ thuộc hợp đồng đối tác Ngoài ra, nhà đàm phán nên chuẩn bị tốt số liệu để minh họa, thuyết phục cho lập luận, chiến lược đàm phán 1.2.1.1.6 Chuẩn bị thông tin đối tác Một bước thiếu chuẩn bị thông tin đối tác Ngồi thơng tin luật pháp, tập qn, thị trường đối tác Nói chung, ta nên tìm hiểu thêm phong cách tình hình kinh doanh, quan hệ với ngân hàng, vị thị trường quan hệ đối tác với số bạn hàng họ, thêm vào tên , tuổi, trình độ, uy tín, thẩm quyền định người trực tiếp đàm phán; mục tiêu đối tác bước vào đàm phán mong muốn tiềm ẩn họ Khi biết mục tiêu đối phương nên so sánh với mục tiêu ta để đưa đàm phán đến kêt tích cực Tóm lại, tự tin nhà đàm phán lão luyện khơng phịng thái sẵn có mà cịn có kết trau dồi chuẩn bị chu đào trước lần đàm phán Do đó, việc nắm kỹ thuật chuẩn bị hiệu trước đàm phán điều quan trọng 1.2.1.2 Kinh nghiệm mở đầu đàm phán 1.2.1.2.1 Bắt đầu đám phán khơng khí cởi mở Tạo bầu khơng khí đàm phán tích cực từ ban đầu quan trọng lý Thứ nhất, nhiệm vụ mở đầu tiếp cận tìm hiểu đối tác, tạo bầu khơng khí thuận lợi, tạo cho đối tác thái độ nhiệt tình xây dựng thảo luận cơng việc trình đàm phán Thứ hai, mở đầu đàm phán diễn đạt nội dung bàn tới đàm phán để đối tác có chuẩn bị trước 1.2.1.2.2 Hai cách mở đầu đàm phán Có hai cách mở đầu đàm phán trực tiếp gián tiếp Trong cách mở đầu trực tiếp, người mở đầu trình bày mục đích, u cầu nội dung đàm phán theo cách thẳng vào vấn đề, giúp đối tác nhanh chóng hiểu nội dung đàm phán số trường hợp phần đặt vấn đề ngắn làm đối tác chưa kịp tập trung ý Còn phương pháp mở đầu gián tiếp, người mở đầu dựa vào điểm liên hệ với vấn đề chuyển vấn đề sang bàn luận rộng tiếp Cách làm đối tác tưởng ta nhà hùng biện nên có tâm lý đề phịng lời nói ta sau đơi họ bị phân tán nhiều chi tiết mà không tập trung vào nội dung đàm phán Dù mở đầu theo cách nào, từ đầu ta nên thiết lập cho phong cách đàm phán tự tin, vui vẻ, cởi mở chắn đoán 1.2.1.3 Một số kỹ thuật đề nghị đàm phán 1.2.1.3.1 Kỹ thuật đề nghị Đề nghị việc đưa gợi ý, phương án giải vấn đề để đối phương cân nhắc nhằm đến thỏa thuận Đề nghị cần đưa vào thời điểm thích hợp trình bày ngắn gọn, rõ rang nên nhấn mạnh thiện chí thỏa thuận Thời điểm thích hợp việc đưa đề nghị phụ thuộc vào chiến lược mà ta chọn Ta chọn cách chủ động đặt vấn đề trước để đối phương đưa đề nghị trước  Kỹ thuật đưa đề nghị Nếu ta đề nghị trước lời đề nghị nên: Chỉ rõ tất điều kiện liên quan “ Nếu anh chúng tôi…chúng cung cấp cho anh…” Tìm hiểu phản ứng đối phương “ Anh cảm thấy đề nghị…?” Nên tiên liệu trước phản ứng có đối phương Khơng nên thể nhượng không nên đưa u cầu khơng thực tế, thái q, dẫn đến khó có sở để đạt đến thỏa thuận Nhấn mạnh vào thuận lợi mà đề nghị ta mang lại Lợi ích ln “dễ chịu” “cái giá phải trả” Ta nên đưa đề nghị nằm phạm vi thỏa thuận, nghĩa nằm phạm vi mà đối tượng điều chỉnh ta nhượng song cuối đảm bảo lợi nhuận cao cho bên Muốn vậy, ta phải chuẩn bị cẩn thận lý lẽ để bảo vệ cho đề nghị  Kỹ thuật đối phó với việc đối phương đưa đề nghi trước Để đối phương đưa đề nghị trước tạo cho ta lợi Trước hết, giúp ta cảm nhận cách biệt quan điểm bên để từ ta nhanh chóng tìm giải pháp xích hai bên gần Mặt khác, ta trình bày lý lẽ nhằm hủy bỏ đề nghị ban đầu đối phương khiến đối phuơng phải đưa đề nghị khác đối phương chưa biết quan điểm ta Tuy nhiên, thủ pháp khơng dễ thành cơng trước nhà đàm phán sành sỏi Họ khơng dễ bị dụ vào việc thảo luận đề nghị họ Ngược lại, họ đề nghị ta đưa ý kiến phản bác hai bên lật ngửa quân Tốt nhất, ta nên đặt câu hỏi sau kết thúc thủ tục khai mạc đàm phán để giành quyền đề nghị đối phương lật ngửa quân họ Nếu đối phương đề nghị trước, ta cần có thời gian xem xét họ nói Đừng ngại u cầu họ giải thích thêm đó, ta có thêm thời gian để suy nghĩ thu thập thêm thơng tin từ họ Tạm nghỉ để trao đổi nhóm thấy cần thiết nên thận trọng hạn chế sử dụng chiến thuật Khi trả lời nên bắt đầu việc tóm tắt lại lời đề nghị đối tác 1.2.1.3.2 Kỹ thuật giao tiếp- truyền đạt thông tin Phương tiện để trao đổi thông tin đàm phán đề nghị phản bác, thỏa thuận nhượng Trong phần này, tác giả tóm tắt trình bày số kỹ thuật trình giao tiếp đàm phán  Kỹ thuật đặt câu hỏi Để tiết kiệm thời gian, giành quyền chủ động hướng đàm phán thu thập thông tin cần thiết cho mình, ta phải nắm kỹ thuật đặt câu 10 Sơ đồ 2: Mơ hình vùng thương lượng trùng khớp Khởi đầu Phạm vi Cao Của ng mua Trùng khớp Phạm vi Lý tưởng Thấp người bán Lý tưởng Khởi đầu Nguồn: Sách Nghệ thuật đàm phán kinh doanh- Phil Baguley Trong sơ đồ trên, dễ dàng nhận thấy mức giá khởi đầu người bán cao đáng kể so với đề nghị khởi đầu người mua Mức giá lý tưởng người bán cao nhiều so với đề nghị lý tưởng người mua Mức giá thực tế người bán gần cao mức đề nghị thực tế người mua Tuy nhiên có cách giải chênh lệch theo mơ hình sau:  Kỹ thuật đối phó với đàm phán viên hiếu thắng Bảng: Một số kỹ thuật đối phó với đàm phán viên hiếu thắng Chiến thuật họ Đe dọa Phản ứng ta Từ chối đàm phán áp lực Nói cho họ biết ta nhượng họ đưa lý lẽ hợp lý dựa thật Sẵn sàng rút khỏi đàm phán đối phương kiên chiến thuật Xúc phạm Giữ bình tĩnh, đừng giận hay có lời lẽ xúc phạm trở lại Khẳng định lại vị trí ta Cảnh báo họ tiếp tục có lời lẽ xúc phạm kiểu làm hỏng đàm phán Dọa dầm Có lúc doạ dẫm khơng rõ ràng không dễ phát Nếu phát hiện, ta nên nhớ mánh khoé Đừng để ta bị áp lực mà sớm thoả thuận hay nhượng Chai cắt đối Ta đối phó chuẩn bị tốt ta phương chinh tạm nghỉ đàm phán giải khác biệt phục nhóm Lừa đảo Từ c Xem xéTừ chối thỏa thuận vấn đề chưa rõ ràng Xem xét lại tuyên bố ccủa họ đòi chứng nghĩ chúng giả mạo  Kỹ thuật nhượng Trong mua bán, không nhượng điều khơng đạt điều trả lại Cũng khơng nên nhượng q dễ dàng hay sớm Một 19 điều cần lưu ý ta phải đảm bảo chắn ta đổi thứ có giá trị để lấy nhượng có giá trị tương đương từ phía đối phương Nhiều nhượng nhìn bề ngồi có ýý nghĩa, thực chất vơ nghĩa Vì vậy, ta cần quan tâm vấn đề sau nhượng bộ: -Liệu mà đối phương trao cho ta có phải thứ có giá trị hay khơng? - Đối phương địi lại trao nhượng cho ta? - Liệu nhượng có thực cách nghiêm chỉnh hay khơng?  Kỹ thuật đảm bảo thơng thống đàm phán Để đàm phán khơng bị trì trệ, ách tắc trường hợp bất đồng ý kiến hai bên, ta nên biết số kỹ thuật khai thông như: Sử dụng trí hài hước: nhằm làm cho khơng khí đàm phán thoải mái, thân thiện Chuyển trọng tâm: Một vấn đề dài lại trình bày vào lúc bên căngthẳng, mệt mỏi điều không nên, ta nên chuyển sang vấn đề nhẹ nhàng hơn, dễ thu hút quan tâm đối tác hơn, cần thiết cịn nghỉ giải lao với tiệc trà cà phê, Giải thích điểm khó hiểu dễ nhầm lẫn để chắn đối tác hiểu ta trình bày Chia nhỏ vấn đề: Ta chia nhỏ vấn đề hóc búa gặp phải thành vấn đề nhỏ hơn, ta có nhiều khả giải từ tốn vấn đề nhỏ dễ dàng bẻ gãy que đũa dễ bẻ bó đũa Thoả thuận từ vấn đề nhỏ đến thoả thuận vấn đề lớn Đi vòng: Khi bế tắc cản trở đàm phán, ta tạm thời để sang bên, chuyển sang vấn đề khác quay lại sau Ta làm việc tiếp tục vấn đề làm nguy hiểm cho hội thoả hiệp 20