Tên và chủng loại hàng hoá giao dịch mua bán
“ Tên hàng” là điều khoản quan trọng bậc nhất trong việc xác định đối tợng hợp đồng Nếu điều khoản này không rõ ràng thì ngời ta không thể xác định chính xác loại hàng muốn mua hoặc muốn bán Trong điều khoản này, ngời ta qui định một cách đầy đủ, toàn diện và bao quát về đối tợng mua bán Vì thế tên hàng phải đợc diễn tả cách nào cho không thể có sự hiểu lầm đợc nh:
- Tên thông thờng của hàng hoá đợc ghi kèm với tên thơng mại và tên khoa học của nó
- Tên hàng đợc ghi kèm với địa danh sản xuất ra hàng đó
- Tên hàng đợc ghi kèm với tên nhà sản xuất ra hàng hoá đó
- Tên hàng đợc ghi kèm với quy cách chính hoặc tính năng chủ yếu của hàng hoá đó
- Tên hàng đợc ghi kèm với số hiệu hạng mục của danh mục hàng hoá thống nhất đã đợc ban hành
Về đối tợng của họp đồng, ngời ta có thể quy định rõ cả công suất, mục đích xây dựng và địa điểm xây dựng thiết bị toàn bộ.
Về khối lợng nghĩa vụ của ngời bán ( tuỳ theo sự thoả thuận của các bên có liên quan ) ngời ta có thể buộc ngời bán phải ghi rõ hoặc:
- Cung cấp thiết bị, vật liệu
- Làm và giao các thiết kế ( thiết kế sơ bộ, thiết kế kỹ thuật hay thiết kế thi công )
- Cung cấp các dịch vụ kỹ thuật
- Cung cấp phụ tùng thay thế
Trong việc cung cấp thiết bị, vật liệu và phụ tùng, ngời bán thờng muốn dành quyền thay đổi quy cách Ngời mua cần quy định rõ ràng sự thay đổi đó phải trên cơ sở sự thỏa thuận bằng văn bản.
Các định nghĩa
Vì trong một hợp đồng mua bán thiết bị toàn bộ có nhiều thuật ngữ đợc nhắc đi nhắc lại nhiều lần, muốn đảm bảo ngắn gọn mà vẫn chính xác, tạo thuận lợi cho việc trao đổi th từ và điện tín, ngời ta đề ta mục định nghĩa nhằm giải thích mọi vấn đề cần thiết Ví dụ, trong mục này ngời ta định nghĩa rằng thuật ngữ “ nhà máy”chỉ đối tợng của hợp đồng, thuật ngữ “ bên mua” chỉ
“Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật”, thuật ngữ “ ngời thầu phụ” chỉ một ngời thứ ba nào đó đ- ợc bên bán thu hút vào việc xây dựng công trình…
Giao dịch về chất lợng hàng hoá
Chất lợng hàng hóa rất phức tạp Trong nhiều trờng hợp phải dùng máy móc thiết bị hiện đại mới xác định đợc Ph- ơng pháp xác định chất lợng rất có ý nghĩa trong giao dịch đàm phán để xác định chất lợng hàng hoá Ngời ta thờng sử dụng các phơng pháp sau đây để giao dịch đàm phán về chất lợng.
- Chất lợng theo mẫu:Theo phơng pháp này chất lợng hàng hoá đợc xác định căn cứ vào chất lợng của một số ít hàng hoá gọi là mẫu hàng do ngời bán đa ra và ngời mua thoả thuận
- Chất lợng theo tiêu chuẩn quy đinh: khi giao dịch đàm phán lấy thớc đo chất lợng theo các quy định của Nhà nớc hoặc quốc tế
- Chất lợng dựa theo nhãn hiệu hàng hoá
Giao dịch về số lợng hàng hoá mua bán
Nhằm nói lên mặt “lợng” của hàng hoá giao dịch, điều khoản này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lợng hoặc trọng lợng của hàng hoá, phơng pháp quy định số l- ợng và phơng pháp xác định trọng lợng.
Trớc hết phải xác định rõ đơn vị tính số lợng Nhiều khi do không chính xác đơn vị đo sẽ dẫn tới sự hiểu lầm.
Do tập quán địa phơng nhiều đơn vị đo lờng cùng 1 tên gọi nhng lại có một nội dung khác nhau.
Trong thực tiễn buôn bán, ngời ta có thể quy định số lợng hàng hoá giao dịch bằng hai cách:
Một là, bên bán và bên mua quy định cụ thể số lợng hàng hoá giao dịch Đó là một số lợng khẳng định dứt khoát Khi thực hiện hợp đồng, các bên không đợc phép giao nhận theo số lợng khác với số lợng đó Phơng pháp này thờng đợc áp dụng cho những hàng hoá tính bằng cái, chiÕc.
Hai là, bên bán và bên mua quy định một cách phỏng chừng về số lợng hàng hoá giao dịch Khi thực hiện hợp đồng, các bên có thể giao nhận theo một số lợng cao hoặc thấp hơn số quy định trong hợp đồng Khoản chênh lệch đó gọi là dung sai về số lợng Điều khoản của đơn chào hàng, hợp đồng hoặc hiệp đinh qui định dung sai về số lợng gọi là điều khoản phỏng chừng Trong nhiều trờng hợp, ngời ta còn thoả thuận quy định giá hàng của khoản dung sai về số lợng sao cho một trong hai bên phải không thể lợi dụng sự biến động của giá cả thị trờng để làm lợi cho mình.Ngoài việc qui định dung sai về số lợg ngời ta còn quan tâm đến địa điểm xác định số lợng và trọng lợng. Nếu lấy trọng lợng đợc xác định ở nơi gửi hàng làm cơ sở để xét tình hình ngời bán chấp hành hợp đồng, hoặc để thanh toán tiền hàng thì những rủi ro xảy ra với hàng hoá trong quá trình chuyên chở do ngời mua phải chịu.Nếu việc thanh toán tiền hàng trên cơ sở trọng lợg đ- ợc xác định nơi hàng đến hai bên phải căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lợng hàng hoá ở nơi đến Kết quả này đợc ghi trong một chứng từ do một tổ chức đợc các bên thoả thuận chỉ định tiến hành kiểm tra và lập nên.
Ba là, phơng pháp xác định trọng lợng
- Trọng lợng cả bì: đó là trọng lợng hàng hoá cộng với trọng lợng của các loại bao bì đó
- Trọng lợng tịnh: đó là trọng lợng thực tế của bản thân hàng hoá Nó bằng trọng lợng cả bì trừ đi trọng lợng của vật liệu bao bì Từ trọng lợng cả bì muốn tính ra trọng lợng tịnh, phải tính đợc trọng lợng của bì.
Bao b×
Trong điều khoản về bao bì, các bên giao dịch thờng phải thoả thuận với nhau những vấn đề về yêu cầu chất l- ợng của bao bì, phơng thức cung cấp bao bì và giá cả của bao bì Quy định chất lợng của bao bì phải phù hợp với một phơng thức vận tải nào đó, ví dụ : “ bao bì thích hợp với vận chuyển đờng sắt”, “ bao bì đờng biển” Nói chung việc cung cấp bao bì đợc thực hiện bằng một trong ba cách dới đây, tuỳ sự thoả thuận của các bên giao dịch,
Một là, bên bán cung cấp bao bì đồng thời với việc giao hàng cho bên mua Đây là phơng thức thông thờng nhất, phổ biến nhất.
Hai là, bên bán ứng trớc bao bì để đóng gói hàng hoá,nhng sau khi nhận hàng bên mua phải trả lại bao bì Nói cách khác, bên bán chỉ bán hàng hoá, còn bao bì đựơc giữ lại để tiếp tục sử dụng Phơng thức này chỉ dùng đối với những loại bao bì có giá trị cao hơn giá trị hàng hoá.
Ba là, bên bán yêu cầu bên mua gửi bao bì đến trớc để đóng gói, sau đó mới giao hàng Trờng hợp này chỉ xảy ra khi nào bao bì quả thật khan hiếm và khi thị trờng thuộc về ngời bán.
Giao dịch về giá cả hàng hóa
Trong giao dịch thơng mại giá cả là một nội dung quan trọng Giá cả mua bán phải là giá cả thị trờng Hai bên giao dịch với nhau phải thống nhất về mức giá, phơng pháp xác định mức giá, cơ sở của giá cả và việc giảm giá Trong mục này, ngời ta qui định rõ: giá cố định hay giá di động, nếu là giá di động thì nguồn tài liệu để tính toán lại giá đó nh thế nào, đồng tiền tính giá là đồng tiền nào… Trong nhiều hợp đồng ngời ta còn qui định trị giá của một tấn trọng lợng tịnh lý thuyết của từng nhóm hàng để trên cơ sở đó, các bên có thể tạm thanh toán với nhau trong quá trình giao hàng.
Trong giao dịch thơng mại, bên bán thanh toán giá và bên mua trả giá Nguyên tắc đặt giá và trả giá trong giao dịch tuân thủ theo phơng châm: “ Ai đặt giá cao và giữ giá thờng bán đợc giá cao”, “ Ai trả giá thấp thờng mua đợc giá rẻ”, “ Ai nhợng bộ quá lớn sẽ bị thua thiệt” Cho nên thách giá phải cao và nhợng bộ phải từ từ.
Giao dịch về thời hạn và địa điểm giao hàng
Nội dung cơ bản của thoả thuận giao hàng là sự xác định thời hạn và địa điểm giao hàng, sự xác định ph- ơng thức giao hàng và việc thông báo giao hàng
Thời hạn giao hàng là thời hạn mà ngời bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng Nếu các bên giao dịch không có thỏa thuận gì khác, thời hạn này cũng là lúc di chuyển những rủi ro và tổn thất về hàng hoá từ ngời bán sang ng- ời mua Thờng việc giao hàng đợc thực hiện theo một tiến trình ( harmonogramme ) nhất định Tiến trình này đợc lập ra trên cơ sở lịch thi công mà ngời mua và ngời bán đã thoả thuận Thời hạn này đợc bắt đầu tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực, hoặc từ ngày ngời mua hoàn thành một nghĩa vụ nhất định ( ví dụ giao số liệu thiết kế, gửi kết quả mẫu thí nghiệm, ứng tiền trớc… ).
Việc lựa chọn địa điểm giao hàng có liên quan chặt chẽ đến phơng thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao hàng Quy định chặt chẽ cơ sở giao hàng để tránh những trục trặc trong giao hàng, tốn chi phí, mất mát Tuỳ theo khả năng thuê tàu, các bên có thể qui định những điều kiện cơ sở giao hàng khác nhau cho từng hàng hoá khác nhau Có khi thiết bị đợc giao theo điều kiện FOB ( cảng nớc ngời bán ) mà phụ tùng hoặc vật liệu lại đợc giao theo điều kiện CIF ( cảng nớc ngời mua ) Cũng có khi tất cả đối tợng mua bán đều đợc giao theo một điều kiện cơ sở.
Ngời ta có thể qui định về việc giao nhận về số lợng đ- ợc tiến hành ở một địa điểm nào đó là việc giao nhận về số lợng hoặc việc giao nhận về chất lợng Giao nhận về số lợng là việc xác định số lợng thực tế của hàng đợc giao bằng các phơng pháp cân, đo, đếm Việc giao nhận về số lợng ở đâu đợc tiến hành là tuỳ vào điều khoản qui định trong hợp đồng.Ví dụ, nếu hợp đồng qui định
“trọng lợng bốc hàng” thì địa điểm xác định trọng lợng là cảng gửi hàng, thời gian xác định là khi giao hàng Giao nhận về chất lợng là việc kiểm tra hàng hoá về tính năng,công dụng, hiệu suất, kích thớc, hình dáng và các chỉ tiêu khác của hàng đó để xác định sự phù hợp giữa chúng với quy định của hợp đồng, việc giao nhận này tuỳ theo sự thoả thuận của các bên, có thể đợc tiến hành bằng phơng pháp cảm quan hoặc phơng pháp phân tích lý tính, hoá tính, cơ học Cũng theo sự thoả thuận đó, việc giao nhận này có thể đợc tiến hành trên toàn bộ hàng hoá hoặc chỉ trên cơ sở kiểm tra điển hình Địa điểm tiến hành việc giao nhận này cũng phụ thuộc vào giao nhận của hợp đồng,chẳng hạn nh vào các điều khoản “ phẩm chất dỡ hàng”.
Tài liệu kỹ thuật
Tài liệu kỹ thuật gồm những loại gì? bằng tiếng nớc nào?đợc xây dựng trên cơ sở tiêu chuẩn kỹ thuật nào? việc xét duyệt thiết kế thực hiện theo trình tự nào ? đều đợc qui định rõ.
Ngời mua thờng yêu cầu qui định quyền của ngời mua đợc cử cán bộ kỹ thuật tới theo dõi quá trình thiết kế và qui định trách nhiệm của ngời bán về việc đảm bảo tính chính xác của thiết kế cũng nh của các tài liệu kỹ thuật khác Ngời bán thờng yêu cầu qui định việc giữ bí mật tài liệu và quyền sở hữu về tài liệu.
Bảo hành
Việc bảo hành đối với thiết bị toàn bộ gồm 3 nội dung: bảo hành chung, bảo đảm cơ khí và bảo đảm các chỉ tiêu thực hiện.
Trong việc bảo hành chung, ngời bán phải đảm bảo cung cấp thiết bị và dịch vụ kỹ thuật để công trình đạt đợc các chỉ tiêu xác định về công suất và chất lợng Trong phần này, nhiều hợp đồng quy định rằng ngời bán phải đảm bảo giao thiết bị mới sản xuất , thiết bị đã đợc nhiệt đới hoá, thiết bị đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật công nghệ hiện đại và giải quyết đầy đủ các vấn đề thi công xây dùng.
Trong việc bảo đảm cơ khí, ngời bán thoả thuận với ng- ời mua thời hạn cụ thể cho việc bảo hành, ví dụ 18 tháng kể từ ngày ký biên bản nghiệm thu công trình hoặc từ ngày đa vào sản xuất.
Trong việc bảo đảm các chỉ tiêu thực hiện, cả ngời bán cùng với ngời mua qui định rõ các chỉ tiêu chất lợng cần đ- ợc bảo đảm nh: công suất, phẩm chất sản phẩm, mức tiêu hao nhiên liệu.
Vận hành và kiểm tra thử
Sau khi xây dựng xong, đại diện của ngời mua và của ngời bán thành lập một Ban nghiệm thu để kiểm tra từng bộ phận cũng nh toàn bộ công trình Nó xem xét việc chạy thử từng máy, từng phân xởng và toàn bộ nhà máy để kiểm tra các thông số kỹ thuật Việc cho chạy thử nh vậy có thể qua các giai đoạn:
- Thử không tải ( No – load test )
- Thử có tải ( Load test )
- Thử quá tải ( Over load test )
- Thử các chỉ tiêu chất lợng ( Performance test )
Giúp đỡ kỹ thuật
Những qui định về giúp đỡ kỹ thuật có thể là một điều khoản, có thể là một phụ lục hợp đồng hoặc là một hợp đồng riêng Trong phần này ngời ta nêu rõ :
- Khối lợng công việc và phạm vi giúp đỡ kỹ thuậ Ví dụ làm qui hoạch, giám sát thiết kế, giám sát thi công, hớng dẫn vận hành…
- Những yêu cầu về trình độ chuyên gia, số lợng chuyên gia, thời gian công tác của họ
- Nhiệm vụ của các chuyên gia
- Quy định về chế độ làm việc tại công trờng, chế độ ăn ở đi lại của chuyên gia, chế độ lơng bổng của họ.
- Việc thay thế chuyên gia
Phạt
Trong các hợp đồng mua bán thiết bị toàn bộ, ngời ta th- ờng qui định nhiều loại phạt nh phạt vì chậm giao hàng, phạt vì giao hàng không đồng bộ, phạt vì thiết bị không đạt các chỉ tiêu công suất hoặc chất lợng sản phẩm không đạt yêu cầu…
Thanh toán và kết thúc giao dịch
Hai bên phải thống nhất với nhau về phơng thức thanh toán Bàn bạc thống nhất về điều kiện và thời gian thanh toán Trách nhiệm và quyền lợi hai bên trong thanh toán phải rõ ràng Hai bên cùng thoả thuận hàng trong giao dịch mua bán Quy định với nhau về thời hạn kết thúc giao dịch, chuẩn bị cho lần giao dịch mới.
Ba giai đoạn đàm phán
Giai đoạn chuẩn bị đàm phán
Chuẩn bị đàm phán kinh doanh là việc rất khó khăn, phức tạp nhng quan trọng nhất, nó chiếm 80% kết quả của đàm phán Vì thế đòi hỏi các thành viên tham gia đàm phán phải có tinh thần trách nhiệm và trình độ hiểu biết.
Có hai qui tắc cần ghi nhớ trong quá trình chuẩn bị đàm phán kinh doanh
Qui tắc 1: Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị đàm phán kinh doanh
Qui tắc 2: Làm việc có phơng pháp và theo kế hoạch
Mỗi cuộc đàm phán có những nội dung, yêu cầu và tính chất riêng nhng nhìn chung để tiến hành một cụôc đàm phán, cần phải chuẩn bị một số công việc cụ thế sau: a Thu thập thông tin
Là công việc khó khăn và chiếm nhiều thời gian nhất, nhng là một trong những thao tác quan trọng của khâu chuẩn bị Chú ý sau khi thu thập thông tin nào đó cần có ý kiến nhận xét, đánh giá ngay Điều này sẽ có lợi cho các thao tác tiếp theo của việc chuẩn bị đàm phán Mục tiêu đàm phán quyết định nội dung thao tác lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu.Thực chất đây là quá trình tiếp tục thu thập tài liệu Từ khối lợng thông tin, tài liệu thu thập đợc, chọn lọc những gì cần thiết, có ý nghĩa phục vụ cho cuộc đàm phán Để đạt đợc mục tiêu cần tập trung vào phân tích và đa ra một số phán đoán, nắm đợc những thông tin sau:
- Đối phơng có lợi gì trong thơng vụ này,
- Ta có lợi gì trong thơng vụ này,
- Đối phơng là ai và đại diện cho đối phơng là ngời nh thế nào, đối chiếu, so sánh những gì mà ta định thông báo, giải thích với mục tiêu mong muốn đạt đợc trong cuộc đàm phán Cần phải cẩn thận, tránh hấp tấp, vội vàng, phải chắt lọc đợc những ý kiến quan trọng, đi vào thực chất vấn đề.
- Những thông tin gì có thể cung cấp cho đối phơng
- Khuynh hớng thị trờng ra sao
Trớc khi tiến hành đàm phán, phải xác định rõ nhu cầu, mục tiêu của cuộc đàm phán, lựa chọn đề tài, thời điểm thích hợp và sau đó mới thoả thuận với đối tác Có nh vậy doanh nghiệp mới giành đợc quyền chủ động và kiểm soát đợc tình hình trong quá trình đàm phán. b Chuẩn bị chiến lợc
Trứơc khi đàm phán ta cần xác định t duy chủ đạo của mình là t duy chiến lợc ( strategic thinking ) hay t duy ứng phã ( incremental thinking )
Những công cụ và phơng tiện ta sẽ dùng là gì ( hăng háI, nhiệt tình hay lãnh đạm, thờ ơ, đơn giản và thúc ép hay lạnh nhạt và xa lánh )
Sự nhanh trí, sáng tạo, tính kiên trì và tinh thần tận tuỵ với công việc của cán bộ thừa hành ( đây là điểm cơ bản nhất ) Thái độ thụ động, thờ ơ trong khi thu thập thông tin sẽ làm giảm hiệu quả khâu chuẩn bị. c Chuẩn bị kế hoạch
Việc xây dựng kế hoạch đàm phán có vai trò và ý nghĩa đặc biệt, nhất là đối với những vấn đề phức tạp, những vấn đề đàm phán có qui mô lớn, đòi hỏi còn phải tranh luận ( chẳng hạn các cuộc đàm phán về thơng mại, hợp tác kinh tế… ) Tuỳ theo ý nghĩa, tầm quan trọng, quy mô cuộc đàm phán, số lợng các thành viên tham gia, kinh nghiệm tiến hành đàm phán mà lập một sơ đồ, kế hoạch đàm phán cụ thể cho phù hợp Xây dựng kế hoạch kinh doanh chu đáo giúp ta rèn luyện kỹ năng, hình thành thói quen phản ứng linh hoạt trong mọi tình huống, chủ động, bất ngờ, tạo u thế thuận lợi trong đàm phán, cho dù là môi trờng không quen thuộc hoặc gặp khó khăn.
Tóm lại, trớc khi đàm phán, cần phải xác định mục tiêu của cuộc đàm phán ( yêu cầu tối đa, tối thiểu, giá cả cao nhất và giá cả thấp nhất… ), những nhợng bộ có thể phải thực hiện, những đòi hỏi đổi lại cho mỗi nhợng bộ đó… Ta cũng phải sắp xếp về nhân sự cho cuộc đàm phán ( trong đoàn đàm phán gồm có ai ? ) Việc tiếp cận cũng không kém phần quan trọng trong việc đa đàm phán đến thắng lợi cuối cùng.
Giai đoạn đàm phán
Tổ chức đàm phán kinh doanh là một giai đoạn của quy trình đàm phán, tiếp sau giai đoạn chuẩn bị đàm phán. Những nội dung cơ bản của tổ chức đàm phán bao gồm: tổ chức nhân sự của đoàn đàm phán, thực hiện mở đầu đàm phán, truyền đạt thông tin, phân tích các tình huống và kết thúc đàm phán.
Trong quá trình đàm phán các bên cần luôn luôn thực hiện những nguyên tắc sau:
- Hoà khí và thiện cảm,
- Không xa rời mục tiêu đã định,
Trên thực tế giai đoạn mở đầu đàm phán thờng bị bỏ qua hoặc chỉ thực hiện đợc một phần Vậy thế nào là mở đầu đàm phán ? Một số ngời cho rằng khâu mở đầu đàm phán tựa nh việc lên dây đàn trớc khi biểu diễn. Trong mọi trờng hợp giai đoạn mở đầu phải xác định thái độ, quan hệ đúng đắn với ngời đối thoại Nh vậy có thể nói rằng, mở đầu đàm phán là cầu nối giữa ta và đối tợng đàm thoại Để mở đầu cuộc đàm phán ngời ta có thể sử dụng một trong những cách sau:
- Mở đầu làm dịu căng thẳng
- Mở đầu kích thích chí tởng tợng của đối phơng
- Mở đầu trực tiếp ( nghĩa là nhanh chóng chuyển vào nội dung Đi vào đàm phán cần tranh thủ sự đồng tình của đối phơng về từng vấn đề một Muốn vậy, những phơng pháp thờng dùng là:
- Trình bày với vẻ bề ngoài thật thà,
- Khéo léo sử dụng chữ “ nhng”,
- Nêu ra những câu hỏi để đối phơng trả lời và tự thuyết phục chính họ,
- Đề ra yêu cầu ban đầu cao rồi chủ động giảm dần dần yêu cầu của mình,
- Đa ra những phơng án để đối phơng tự lựa chọnBất kỳ cuộc đàm phán kinh doanh nào cũng có các cao trào và thoái trào, ở đây xuất hiện cau hỏi: khi nào cần phải đa đàm phán vào giai đoạn kết thúc- giai đoạn ra quyết định Tất nhiên không phải lúc cuộc đàm phán đang ở thời kỳ thoái trào Khi đàm phán đã đạt đợc một trong những đỉnh cao của mình thì cần phải chuyển sang giai đoạn kết thúc Cuối cùng, cần thúc đẩy ra quyết định bằng văn bản.
Sau đàm phán
Sau đàm phán cần thể hiện rõ thiện chí thực hiện những gì đã đạt đợc trong cuộc đàm phán Tuy nhiên, cũng lại cần phải tỏ ra rất sẵn sàng xem xét lại những điều thoả thuận nào đó
Việc theo dõi thực hiện cần phải có sổ sách và tuần kỳ, đối chiếu, kiểm điểm cùng đối phơng.
Mỗi cuộc đàm phán là một khoá học mà đối với những ngời có ý chí cầu tiến, mỗi bên có thể rút ra cho mình những bài học để tự hoàn thiện mình.
Ba hình thức đàm phán
Đàm phán qua giao dịch th tín
Th tín là công cụ giao tiếp không thể thiếu đợc trong cuộc sống và trong công tác hàng ngày Ngời muốn làm giàu cần phải mở mang giao dịch, thu thập thông tin Trao đổi th tín là một trong những hình thức đạt đợc mục đích nào đó Ngày nay, th từ và điện tín vẫn còn là ph- ơng tiện chủ yếu để giao dịch giữa những ngời xuất nhËp khÈu.Nh÷ng cuéc tiÕp xóc ban ®Çu thêng qua th tõ.Ngay khi sau này hai bên đã có điều kiện gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì quan hệ cũng phải thông qua th tín th- ơng mại.
So với việc gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua th tín tiết kiệm đợc nhiều chi phí Hơn nữa trong cùng một lúc, lại có thể giao dịch trao đổi với nhiều khách hàng ở nhiều nớc khác nhau Ngời viết th tín có điều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến nhiều ngời và có thể khéo léo dấu kín ý định thực sự của mình.
Nhng việc giao dịch qua th tín thờng đòi hỏi nhiều thời gian chờ đợi , có thể cơ hội mua bán tốt sẽ trôi qua Việc sử dụng điện tín phần nào khắc phục đợc nhợc điểm này. Với một đối phơng khéo léo, già dặn thì việc phán đoán ý đồ củ họ qua lời lẽ trong th là một việc rất khó khăn Khi sử dụng th tín để giao dịch đàm phán cần phải luôn luôn nhớ rằng th từ là “sứ giả” của mình đến với khách hàng, ngời ta sẽ phê phán, đánh giá mình qua những th từ mình gửi đến Bởi vậy cần phải lu ý hết sức trong việc viết th, gửi th… Những nhà kinh doanh lâu năm nhận thấy giao dịch bằng th tín phải đảm bảo những yêu cầu: lịch sự, chính xác, khẩn trơng và kiên nhẫn.
Nội dung của th thơng mại bao giờ cũng hết sức chính xác Tránh những sự hiểu lầm do trình bày không rõ ràng,không khúc triết hoặc do sử dụng từ ngữ không chính xác.Mọi lý lẽ đợc diễn đạt đầy đủ, nhng không rờm rà Cần nhớ rằng mọi nớc có một cách hiểu khác nhau về từng vấn đề liên quan tới buôn bán nh đơn vị đo lờng, cách bao bì, đóng gói, cách trả tiền, sự phân chia các chi phí trong giao nhận bốc dỡ… bởi vậy khi đề cập đến mỗi vấn đề, cần phải thật chi tiết, cụ thể, rõ ràng về quan niệm của mình hoặc những yêu cầu của mình nêu ra Không bao giờ nên nghĩ rằng chắc chắn đối phơng cũng hiểu vấn đề này nh cách mình hiểu.
Giao dịch đàm phán qua điện thoại
Việc trao đổi qua điện thoại nhanh chóng, giúp ngời giao dịch tiến hành đàm phán một cách khẩn trơng, đúng vào thời cơ cần thiết Nhng phí tổn điện thoại giữa các n- ớc rất cao, các cuộc đàm phán bằng điện thoại thờng phải hạn chế về mặt thời gian, các bên không thể trình bày chi tiết, mặt khác trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận, quyết định trong trao đổi, bởi vậy điện thoại chỉ đợc dùng trong những trờng hợp cần thiết, thật khẩn trơng, sợ lỡ thời cơ, hoặc trong trờng hợp mà mọi điều kiện đã thảo luận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết… Khi phải sử dụng điện thoại, cần chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề đợc nêu lên một cách chính xác Sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần có th xác nhận nội dung đã đàm phán thoả thuận.
3.Giao dịch đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp
Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi về mọi điều kiện giao dịch, về mọi vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng là hình thức đàm phán đặc biệt quan trọng Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng th tín hoặc điện thoại đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả. Nhiều khi đàm phán qua th từ kéo dài vài tháng mới đi đến ký kết hợp đồng Trong khi đó đàm phán trực tiếp chỉ 2, 3 ngày đã có kết quả Hình thức đàm phán này th- ờng đợc dùng khi hai bên có nhiều điều kiện phải giải thích cặn kẽ để thuyết phục nhau, khi đàm phán về những hợp đồng lớn, những hợp đồng có tính chất phức tạp.
Việc hai bên mua bán trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì đợc quan hệ tơt lâu dài với nhau,
Cũng phải thấy rằng đây là hình thức khó khăn nhất trong các hình thức đàm phán Đàm phán trực tiếp đòi hỏi ngời tiến hành đàm phán phải chắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh, nhạy… để có thể tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm đợc ý đồ, sách lợc đối phơng, nhanh chóng có biện pháp đối phó trong những trờng hợp cần thiết hoặc quyết định ngay tại chỗ khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi Mất bình tĩnh, không tự chủ sẽ dễ lộ ý định của mình để đối phơng nắm đợc Trong trao đổi trực tiếp, nên tránh bàn bạc tham khảo ý kiến của nhau trớc đối phơng để trả lời cho đối phơng Mỗi lần gặp gỡ nhau thờng tốn kêm về chi phí đi lại, tiếp đón, quà cáp, cho nên gặp gỡ nhau mà không đi đến kết quả gì là điều mà cả hai bên đều không mong muốn Chuẩn bị kỹ lỡng trớc khi tiến hành đàm phán trực tiếp là việc hết sức cần thiết. Cần xác định rõ mục đích, yêu cầu của đợt đàm phán,dự kiến những biện pháp để đạt đợc những kết quả mong muốn Mỗi bên đều phải nghiên cứu kỹ về hàng hóa mình định mua bán, các điều kiện giao dịch định đa ra trao đổi… Quan trọng là việc tìm hiểu kỹ khách hàng mình sẽ gặp Tính tình, tác phong, trình độ… đều cần đợc chú ý Cần phải để nhiều công sức vào việc dự đoán cho đợc ý định của khách hàng, dự kiến những yêu cầu hoặc những nhận xét mà khách hàng sẽ nêu ra đối với quy cách phẩm chất mặt hàng, về điều kiện giao dịch về giá cả, về những hợp đồng đã ký kết trớc đó, về tình hình thực hiện những hợp đồng đó… Cần tránh hai khuynh h- ớng: Một khuynh hớng cho rằng chẳng cần chuẩn bị gì nhiều cũng có thể đàm phán thành công, ỷ vào những hiểu biết và kinh nghiệm vốn có… Một khuynh hớng khác thì chuẩn bị quá lâu, quá cầu toàn Việc chuẩn bị đàm phán cần làm chi tiết, chu đáo nhng phải nhanh.
Trớc giai đoạn này ngời ta thờng lập phơng án đàm phán. Trong phơng án đàm phán nêu rõ mục đích của khách hàng, dự kiến những vấn đề khách hàng sẽ nêu ra và cách giải quyết những vấn đề đó Sách lợc đàm phán phải đợc nghiên cứu chuẩn bị thật kỹ Có thể chuẩn bị nhiều sách l- ợc ứng với từng tình huống.Những yêu cầu cần đạt đợc trong đàm phán cũng đợc đề ra với nhiều mức ( yêu cầu tối đa, yêu cầu tối thiểu… ) Bên cạnh là những biện pháp dự kiến bao gồm từ thành phần đàm phán, đến các bớc thăm dò, cách trình bày ý kiến, các điều kiện giao dịch với những nhân nhợng khuyến khích… và nhất là về giá cả mua bán Phơng án này đợc lập dựa trên phơng án giao dịch, nhằm thực hiện phơng án giao dịch Nó cần phải dựa trên những nhân tố cụ thể của lần đàm phán cụ thể đối với khách hàng nhất định Và nh vậy nó có những yêu cầu rõ rệt cần đạt đợc trong lần đàm phán
Bên cạnh phơng án đàm phán, các cán bộ kinh doanh còn có phơng án tiếp đãi Trong phơng án này có nêu rõ ràng những ngời tiếp đón, đàm phán, dự kiến bố trí ch- ơng trình làm việc, giải trí, tặng phẩm, chiêu đãi Khi tiếp đón khách hàng, cần phải gây thiện cảm ngay từ bớc đầu Nhã nhặn, quan tâm, nhiệt tình nhng đúng mức, không quá vồ vập.
Trong đàm phán cần theo dõi lời nói, cách phát biểu và những thái độ biểu lộ của khách hàng để phán đoán đợc ý định và điều quan tâm thực sự của khách hàng Tất nhiên khách hàng sẽ tìm cách che dấu, nhng những cán bộ giàu kinh nghiệm, chuẩn bị kỹ càng, đã tìm hiểu sâu công việc và khách hàng vẫn có khả năng thăm dò, phát hiện đợc Trong quá trình đàm phán, nên tránh những căng thẳng không cần thiết ý kiến hai bên có thể đối lập nhau, nhng thái độ vẫn phải mềm mỏng, lịch sự Trong một số trờng hợp ngời ta tránhviệc phân biệt thắng bại rõ ràng mà tìm cách ngăn ngừa trớc không để đối phơng đa ra những ý kiến đối lập, tìm cách làm đối phơng thống nhất, công nhận dần từngg lập luận mình đa ra, để cùng đa đến một kết luận thống nhất Điều này chỉ có thể làm đợc nếu ngời đàm phán nắm đợc ý đồ của đối phơng và giành đợic chủ động trong đàm phán
Việc ký kết hợp đồng trong đàm phán cần đựơc tiến hành kịp thời khi điều kiện ký kết đã chín muồi Không nên nôn nóng trong việc ký kết dù thấy thời gian đàm phán đã sắp hết Nếu một bên kia có ý nhất định phải ký hợp đồng trong đợt đàm phán thì sẽ lợi dụng để ép buộc bên kia phải có nhiều nhợng bộ Nhiều hợp đồng đợc ký kết khi tiễn khách ra sân bay Nhng cũng không nên vì thế mà không ký ngay khi có điều kiện
Ngời tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ dùng để đàm phán, vì nh vậy, sẽ dễ chủ động, linh hoạt và nâng cao đợc tốc độ đàm phán
Khi cần dùng phiên dịch, ngời phiên dịch cũng nên đợc chuẩn bị trớc để nắm nội dun đàm phán Việc này giúp ngời phiên dịch rất nhiều trong việc hiểu và do đó dịch đợc trung thành ý tứ của hai bên
Khi đàm phán có đông ngời tham dự, nên để một ngời thống nhất phát ngôn để tránh sơ hở trong đối đáp Cũng nên tránh việc bàn bạc trao đổi ý kiến với nhau ngay trớc mặt khách hàng Việc này vừa không lịch sự, vừa không có lợi Phải luôn giả thiết rằng khách hàng cũng hiểu ngôn ngữ của mình.
Mỗi buổi đàm phán đều đợc ghi biên bản theo sổ theo dõi đàm phán Việc theo dõi này rất có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáo hơn Có lợi cho việc rút kinh nghiệm cả ngay trong quá trình đàm phán và sau này.
Các yếu tố ảnh hởng đến chất lợng cuộc đàm phán
Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trờng đều có một môi trờng kinh doanh nhất định Môi trờng kinh doanh có thể tạo ra những thuận lợi cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển, đồng thời nó cũng có thể ảnh hởng xấu đến quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đàm phán – ký kết hợp đồng là một nghiệp vụ chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Do đó quá trình này cũng chịu ảnh hởng của nhiều yếu tố, cả về yếu tố môi trờng vĩ mô lẫn các yếu tố thuộc môi trờng vi mô của doanh nghiệp Tuy nhiên chúng ta có thể khái quát một số yếu tố ảnh hởng đến chất lợng cuộc đàm phán nh sau:
1.Các yếu tố thuộc môi trờng kinh tế xã hội
Môi trờng doanh nghiệp hoạt động trên một phạm vi,một lĩnh vực nhất định Nó luôn chịu ảnh hởng bởi các yếu tố thuộc môi trờng kinh tế xã hội mà nó nằm trong đó.Các yếu tố này tác động một cách trực tiếp hay gián tiếp lên hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mặt khác đàm phán ký kết là các nghiệp vụ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bởi vì nó cũng không tránh khỏi sự tác động của các yếu tố này.
Môi trờng kinh tế xã hội luôn vận động phát triển và các bộ phận của nó luôn trong quá trình thay đổi Mỗi sự thay đổi ấy kéo theo nó là những ảnh hởng tích cực cũng nh tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn nh trong thời kỳ nền kinh tế phát triển mạnh, mức lạm phát giữ ở mức thấp, tỷ lệ thất nghiệp không đáng kể thì những cuộc đàm phán về việc làm và thu nhập sẽ diễn ra một cách thuận lợi hơn nhiều so với những cuộc đàm phán tơng tự trong thời kỳ nền kinh tế trì trệ, lạm phát thất nghiệp ở mức cao Trong đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty cũng sẽ có nhiều thuận lợi hơn khi nền kinh tế xã hội của Việt Nam phát triển và ổn định Đối tác sẽ hoàn toàn tin tởng vào năng lực kinh doanh của công ty.
2.Các yếu tố chính sách, pháp luật của Nhà nứơc
Thực tế đã cho thấy, kinh doanh trong cơ chế thị trờng bên cạnh việc tuân thủ cá qui luật cung cầu, cạnh tranh cũng nh các qui luật khách quan khác của thị trờng, thì doanh nghiệp còn phải tuân thủ các chính sách pháp luật của Nhà nớc Song mỗi nớc đều có chính sách pháp luật riêng của mình Nó tạo ra hành lang pháp lý cho doanh nghiệp hoạt động Nó qui định các hoạt động hợp pháp và bất hợp pháp của doanh nghiệp Nó xác định rõ quyền và trách nhiệm của mỗi bên, bản thân những văn bản pháp lý lại là cơ sở pháp lý để giải quyết những tranh chấp giữa các bên tham gia trong quá trình kinh doanh Sự cần thiết của cơ sở pháp lý trong giao dịch đàm phán kinh doanh là không thể thiếu Công ty có nắm bắt đợc chính sách pháp luật của mình cũng nh của đối tác mới đảm bảo chất lợng của cuộc đàm phán Chẳng hạn công ty đang trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu gỗ tròn với một công ty của Nhật Bản Nhng để ngăn chặn nạn phá rừng và bảo vệ nguồn tài nguyên thiên nhiên của đất nớc, Chính Phủ đã ra lệnh cấm khai thác xuất khẩu gỗ ( trong đó có cả gỗ tròn ) Vì vậy trong trờng hợp này cuộc đàm phán trên phải đợc huỷ bỏ nếu không công ty sẽ vi phạm pháp luật của Nhà nứơc Tuy nhiên Technoimport là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trực thuộc Bộ Th- ơng Mại cho nên các chính sách pháp luật của Nhà nớc cũng nh chính sách xuất nhập khẩu của Bộ Thơng Mại công ty luôn nắm vững, công ty chỉ phải tìm hiểu chính sách pháp luật của bên đối tác đàm phán kinh doanh với mình. Đây là một trong những yếu tố khách quan ảnh hởng tới chất lợng của cuộc đàm phán và vì là yếu tố khách quan nên công ty cần phải thờng xuyên cập nhật, nắm bắt đợc những thông tin về chính sách pháp luật của Việt Nam và tìm hiểu kỹ chính sách pháp luật của đối tác trớc khi đàm phán ký kết, có nh vậy mới bảo đảm đợc thành công trong đàm phán.
Khi tham gia vào thị trờng, công ty cũng nh các doanh nghiệp khác không thể lẩn tránh cạnh tranh mà phải chấp nhận cạnh tranh, phải đón trớc và sẵn sàng sử dụng các vũ khí cạnh tranh một cách hữu hiệu Chính vì lẽ đó, trong quá trình đàm phán không thể không có sự cạnh tranh. Bởi vì, hai bên đối tác là đại diện của hai bên thị trờng, sự cạnh tranh này đợc thể hiện qua việc thơng lợng các điều khoản của hợp đồng Bên cạnh sự cạnh tranh này, ta còn thấy đợc rằng một đối tác không phải chỉ có quan hệ giao dịch với một bạn hàng mà họ có thể cùng một lúc quan hệ với hai hay nhiều bạn hàng Do đó để đạt đợc kết quả tốt trong quá trình đàm phán, công ty không thể không tính đến sự tác động của yếu tố này
4.ảnh hởng của văn hoá đối với hành vi giao dịch, đàm phán kinh doanh
Văn hoá chi phối hành vi của con ngời, và vì vậy nó ảnh hởng quyết định đến hành vi của các nhà kinh doanh trong giao dịch đàm phán Đàm phán đợc thực hiện giữa các bên đối tác có nền văn hoá khác nhau, thậm chí là những giá trị văn hóa mâu thuẫn nhau, thì văn hoá lại là nguồn gốc cơ bản của sự bất đồng quan điểm trong đàm phán Nh vậy khi đề cập đến văn hóa, yếu tố này thực sự là một vấn đề quan trọng khi xem xét những cuộc giao dịch đàm phán giữa những nhà kinh doanh đại diện cho những giá trị, đặc điểm văn hoá khác nhau ảnh hởng của sự khác biệt của yếu tố văn hoá chéo đối với giao dịch, đàm phán kinh doanh giữa công ty với các đối tác từ những nền văn hoá khác nhau là vô cùng rõ rệt, nó ảnh h- ởng trực tiếp tới chất lợng cuộc đàm phán
Sự khác biệt về ngôn ngữ và cử chỉ hành vi không lời cũng ảnh hởng đến chất lợng cuộc đàm phán Làm sao có thể hiểu hết hàm ý trong ngôn ngữ của đối tác hay ngôn ngữ không lời ( cử chỉ, điệu bộ ) thậm chí là không hiểu hoặc có thể dẫn tới hiểu lầm.
Sự khác biệt về quan niệm giá trị, sự khác biệt về t duy và quá trình ra quyết định Đàm phán là một quá trình giải quyết các bất đồng thông qua việc thoả thuận đợc các bên chấp nhận Nó bao gồm ba yếu tố cấu thành: bối cảnh, thời gian và quyền lực đàm phán trong đó yếu tố thời gian là quan trọng nhất Bởi một mặt nó thể hiện chi phí bỏ ra trong quá trình đàm phán Mặt khác, nó lại thể hiện nghệ thuật của cán bộ đàm phán Nếu hai bên có khả năng ra quyết định nh nhau thì trong trờng hợp này có thể đi đến ký kết hợp đồng một cách nhanh chóng, giảm các chi phí không cần thiết trong quá trình đàm phán
5.Mục tiêu của công ty
Mục tiêu của công ty là điểm cuối cùng của nhiệm vụ đòi hỏi công ty cái mà công ty đang tìm kiếm ở hiện tại cũng nh qua các hoạt động dài hạn của mình Các mục tiêu này phải cụ thể, có thể đo lờng cam kết hành động cụ thể và nhờ đó nhiệm vụ của công ty đợc thực hiện
Trong mỗi lần đàm phán công ty đều đặt ra cho mình những mục tiêu cụ thể để hớng tới Những mục tiêu đó sẽ chi phối quá trình đàm phán của công ty Nên công ty đặt ra cho mình mục tiêu nâng cao lợi nhuận bằng mọi giá, thì trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng các điều khoản liên quan đến giá cả, số lợng, chi phí sẽ đợc thảo luận rất kỹ càng Ngợc lại nếu công ty đặt cho mình mục tiêu nâng cao doanh số tạo việc làm cho ngời lao động thì công ty lại tập trung vào các điều khoản số lợng, khối lợng Hoặc giả công ty thực hiện mục tiêu kinh tế xã hội thì vấn đề lợi nhuận không phải là mục tiêu hàng đầu trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng Nh vậy mục tiêu của công ty là yếu tố chủ quan ảnh hởng tới chất lợng cuộc đàm phán.
Quá trình giao dịch đàm phán đi đến kết thúc bằng việc xác nhận các điều khoản mà hai bên thoả thuận trong một biên bản hợp đồng kinh tế Mỗi loại hợp đồng khác nhau đòi hỏi quá trình giao dịch đàm phán kinh doanh cũng phải tuân theo những thủ tục, qui định khác nhau. Chẳng hạn hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác thờng ít chú ý tới các điều khoản liên quan đến giá cả, chi phí bởi vì chi phí này do bên uỷ thác chịu trách nhiệm Hay trong các hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu hai bên cạnh việc thoả thuận các điều khoản khác còn phải thoả thuận về số vốn góp của mỗi bên, phơng pháp và hình thức góp vốn, phơng thức phân chia lợi nhuận, chi phí… trách nhiệm của mỗi bên trong hợp đồng kinh doanh ( xin giấy phép, hạn ngạch, làm thủ tục xuất khẩu, nộp thuế… )
Nói đến sự ảnh hởng của các loại hợp đồng mà không nói đến ảnh hởng của các đối tác kinh doanh thì thật là thiếu sót Đối tác có ảnh hởng rất lớn trong quá trình giao dịch đàm phán kinh doanh Với chính sách mở cửa nền kinh tế nhanh chóng hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới, bạn hàng của công ty có thể ở khắp mọi nơi trên thế giới, với chủng tộc, màu da khác nhau, chế độ chính trị, văn hoá, tôn giáo khác nhau Đối với mỗi đối tác nh vậy, công ty cần có những cách ứng xử khác nhau cho phù hợp
8.Khả năng ra quyết định trong đàm phán
Nh chúng ta đã biết, đàm phán là một quá trình giải quyết các bất đồng thông qua việc thoả thuận đựơc các bên chấp nhận Nó bao gồm ba yếu tố cấu thành: bối cảnh, thời gian và quyền lực trong đàm phán, trong đó, yếu tố thời gian là quan trọng nhất Bởi một mặt nó thể hiện chi phí bỏ ra trong quá trình đàm phán, mặt khác nó lại thể hiện nghệ thuật của các cán bộ đàm phán Nếu hai bên có khả năng ra quyết định nh nhau thì trong trờng hợp này có thể đi đến ký kết hợp đồng một cách nhanh chóng,giảm chi phí không cần thiết trong quá trình đàm phán.Thông thờng khả năng ra quyết định của một ngời đợc quyết định bởi:
- Chức năng hay địa vị của họ trong doanh nghiệp
- Quy mô của doanh nghiệp: nếu doanh nghiệp có qui mô lớn, ngời đại diện sẽ rất cẩn thận khi ra quyết định
- Mức độ tập trung hoá của doanh nghiệp ảnh hởng đến các quyết định đợc làm bởi cá nhân hay tập thể. Các doanh nghiệp có mức độ tập trung cao chắc chắn là làm quyết định tập thể ít hơn Cá doanh nghiệp Nhà nớc có qui mô lớn với mức độ tập trung hoá nhất định sẽ theo h- ớng làm theo các quyết định tập thể nhiều hơn.
Giới thiệu khái quát về công ty
1 Sự hình thành và phát triển
Công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật ( Technoimport ), tiền thân là Tổng công ty nhập khẩu thiết bị toàn bộ và trao đổi kỹ thuật, thành lập ngày 28 tháng 01 năm 1959, theo quyết định số 28/ Bộ ngoại th- ơng/ QT/ TTCB Đây là doanh nghiệp Nhà nớc đầu tiên đợc thành lập để hoạt động trong lĩnh vực tham mu kinh tế đối ngoại và nhập khẩu các công trình thiết bị, kỹ thuật cho mọi ngành, mọi địa phơng trên mọi miền đất nớc
Từ một tổ chức ban đầu nhỏ bé, bao gồm một số cán bộ chủ chốt thuộc phòng viện trợ và phòng thiết bị thuộc
Bộ ngoại thơng trớc đây, Technoimport ngày nay đã trở thành một doanh nghiệp lớn thuộc Bộ thơng mại, có trụ sở chính đặt tại 16-18 Tràng Thi, Hà Nội, có mạng lới cơ sở đặt ở các trung tâm thơng mại lớn tại các thành phố nh Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phòng và có văn phòng đại diện tại 14 nớc trên thế giới.
Suốt một thời gian dài trong thời kỳ kế hoạch tập trung (1959-1989 ), dới sự chỉ đạo chặt chẽ của Bộ ngoại thơng,
Uỷ ban kế hoạch Nhà nớc, của Chính Phủ cùng với sự phối hợp của các ban ngành, các nhà đầu t, Technoimport đã góp phần xây dựng cơ sở vật chất, kỹ thuật cho đất nớc thông qua việc nhập khẩu hàng loạt các công trình kinh tế, văn hoá, xã hội, anh ninh, quốc phòng bao gồm các nhà máy thuỷ điện, nhiệt điện, đờng dây và trạm biến thế, nhà máy cơ khí chế tao, nhà máy phân đạm, nhà máy dệt, nhà máy in, nhà máy giấy, nhà máy xi măng, các công trình thuỷ lợi, y tế, thông tin, bu chính viễn thông, trờng đại học, nhà bảo tàng, cung văn hóa và rất nhiều hạng mục công trình quan trọng khác đã gắn bó với tên gọi Technoimport trong suốt thời kỳ khôi phục và phát triển đất nớc
Ngày 9/11/1989 Bộ kinh tế đối ngoại nay là Bộ thơng mại đã có quyết định số 739/KTĐN/TTCB đổi tên thành Tổng công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật.
Từ đó, cùng với cả nớc chuyển sang nền kinh tế thị trờng, Công ty cũng bắt đầu hoạt động theo cơ chế mới Do chủ trơng chuyển giao việc nhập khẩu thiết bị toàn bộ cho tất cả các ngành, các địa phơng trong cả nớc nên công ty không còn độc quyền, công ty phải tự khẳng định mình để làm tròn vai trò trách nhiệm của mình Dù gặp nhiều khó khăn và còn nhiều bỡ ngỡ với cơ chế thị trờng nhn công ty đã có những đổi mới trong mọi mặt và hoạt động có hiệu quả ngày càng cao Technoimport đã mở rộng nhiều loại hình kinh doanh phong phú và đa dạng, bao gồm nhập khẩu thiết bị toàn bộ, máy móc, thiết bị lẻ, phụ tùng, nguyên liệu, hàng tiêu dùng, xuất khẩu ballats điện tử, than, cao su, hoặc các sản phẩm từ cao su, thiết bị điện, đồ gốm sứ, hàng nông sản, t vấn đầu t và thơng mại, lập hồ sơ mời thầu, xét thầu, tính toán hiệu qủa các dự án đầu t, thẩm định các hợp đồng ngoại… Tiếp tục phát huy thế mạnh truyền thống và kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu các công trình thiết bị toàn bộ và kỹ thuật, Technoimport đã coi trọng công tác t vấn đầu t và thơng mại giúp cho các điạ phơng và các ngành trong việc hiện đại hoá và đầu t chiều sâu cho các công trình hiện có, gắn kinh doanh với sản xuất để tạo thêm nguồn hàng xuất khẩu, tăng cờng hợp tác, liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc
Với những thành tích và đóng góp to lớn trong sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế đất nớc, Technoimport đã đợc Chủ tịch nớc tặng thởng huân chơng lao động hạng ba năm 1963, huân chơng lao động hạng nhì năm 1984 và hai lần đợc tặng huân chơng lao động hạng nhất năm
Lấy mục tiêu công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nớc làm phơng hớng kinh doanh, Technoimport tiếp tục phát huy vai trò và trách nhiệm của mình nhằm phục vụ tốt hơn nữa mọi nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nớc.
2 Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động a Chức năng
Công ty Technoimport là một doanh nghiệp thơng mại kinh doanh xuất nhập khẩu nên chức năng chính là tổ chức lu thông hàng hoá thông qua trao đổi mua bán giữa trong nớc và nớc ngoài Hay cụ thể hơn, chức năng cơ bản này đ- ợc thể hiện thông qua các chức năng sau:
- Chức năng chuyên môn kỹ thuật: là công ty kinh doanh xuất nhập khẩu nên các hoạt động của công ty có liên quan đến các đối tác khách hàng và nhà cung ứng trong và ngoài nớc.
- Chức năng thơng mại: công ty thực hiện giá trị của hàng hoá bằng cách mua hàng hóa từ nhà sản xuất và xuất khẩu sau đó bán cho ngời tiêu dùng Công ty thực hiện chức năng thơng mại qua các hoạt động xuất nhập khẩu lu thông hàng hoá.
- Chức năng tài chính: đây là chức năng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào và đối với Technoimport , là một doanh nghiệp thơng mại nên chức năng tài chính là thớc đo đánh giá hiệu quả kinh doanh Tình hình tài chính trong công ty đợc phân bổ hợp lý, từ công tác phân bổ vốn, nguồn vốn trong đó cụ thể công tác phân bố tiền mặt, các khoản phải thu, phải trả một cách hiệu quả nhằm thúc đẩy phát triển kinh doanh
- Chức năng quản trị: tình hình quản trị của Technoimport đợc phân cấp cụ thể, đơn giản, hiệu quả, không chồng chéo trong việc quản lý cũng nh việc ra quyết định Bộ phận quản trị phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác ( bộ phận kinh doanh, tài chính… ) để nâng cao hiệu quả quản lý công việc làm cho các hoạt động của doanh nghiệp đợc phối hợp ăn khớp và đi theo đúng mục tiêu đặt ra. b Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chính của công ty là nhập khẩu các thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ, nguyên vật liệu dới sự uỷ thác của các ngành, các bộ, các địa phơng Ngoài ra, công ty còn nhập khẩu tự doanh, tức là nhập khẩu các loại hàng hoá phục vụ nhu cầu tiêu dùng trên thị trờng và xuất khẩu uỷ thác một số mặt hàng đặc biệt là nông sản
Bên cạnh đó, công ty còn có nhiệm vụ tổ chức bán hàng cho mọi đối tợng trong và ngoài nớc có nhu cầu, nhận t vấn xuất nhập khẩu cho mọi đối tợng, tổ chức đơn vị có nhu cầu Quản lý và sử dụng hiệu quả vốn kinh doanh theo đúng chính sách và chế độ tài chính, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh theo đúng chính sách và chế độ tài chính hiện hành, và phát triển vốn kinh doanh mà Nhà nớc giao Thực hiện nghiêm túc chính sách tài chính của Nhà nớc và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với Nhà nớc. c Phạm vi hoạt động
Trớc năm 1989, Technoimport chỉ chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật Nh- ng từ đó đến nay, dới sự uỷ thác của các bộ, ngành, địa phơng, ngoài việc nhập khẩu hàng hoá mà chủ yếu là các thiết bị cho nhà máy ( chiếm 60% ), nhập khẩu thiết bị lẻ ( chiếm20%), nguyên liệu sản xuất ( 15% ), hàng tiêu dùng( 5% ),…Công ty còn xuất khẩu một số mặt hàng đáp ứng nhu cầu thị trờng nh cao su, hàng thêu ren, tiêu đen, gốm sứ, động cơ điezel… Cùng với sự phát triển của công ty và để phù hợp với cơ chế mới, công ty đã mở rộng thêm hoạt động t vấn giúp cho các công ty, các chủ đầu t và đặc biệt là các ngành có thể nhập khẩu đợc nhiều công trình phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế đất nớc Bên cạnh đó, công ty còn thực hiện liên doanh liên kết trực tiếp với các cơ sở sản xuất, kinh doanh trong và ngoài nớc nhằm phát triển sản xuất và mở rộng phạm vi kinh doanh
Thực trạng của công tác đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị toàn bộ ở công ty Technoimport
đó Chức năng chính của Technoimport là nhập khẩu ( chủ yếu là dới hình thức nhập khẩu uỷ thác ) các thiết bị toàn bộ nh: các thiết bị lò hơi, thiết bị động lực, ph- ơng tiện giao thông vận tải, máy móc và thiết bị cho dây chuyền sản xuất toàn bộ ( chẳng hạn nh dây chuyền sản xuất sợi bông ), các thiết bị cho thông tin liên lạc, các thiết bị y tế, trờng học, máy móc thiết bị dùng trong xếp dỡ hàng hoá, thiết bị cho nhà máy điện sử dụng khí ga…
1.Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị toàn bộ theo một số thị trờng chính năm 2001 - 2003
Trong cơ chế quản lý kế hoạch hoá tập trung, chủ thể của các hợp đồng là hai Chính Phủ của hai nớc, các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thực chất chỉ thực hiện kế hoạch của Nhà nớc giao về số lợng, quy cách chất lợng. Vì vậy, việc ký kết hợp đồng hầu nh đã theo một khuôn mẫu sẵn và tơng đối đơn giản Sau những thay đổi cơ bản của nền kinh tế cho đến nay công ty đã tự mình giao dịch với khách hàng để ký kết hợp đồng, không còn thụ động, trông chờ vào Nhà nớc nh trớc kia nữa Bằng uy tín và mọi sự cố gắng nỗ lực của mọi thành viên trong công ty số lợng khách hàng đã đến với công ty tăng dần và số lợng hợp đồng ký kết đợc qua các năm cũng ngày một tăng.
Thị trờng nhập khẩu chính của công ty là các nớc nh:Pháp, Mỹ, Nhật, Hàn quốc, Singapore, Trung Quốc…, số hợp đồng ký kết với các nớc này là tơng đối ổn định qua các năm cho thấy nhu cầu về các mặt hàng nhập khẩu này đang có xu hớng chững lại do: một mặt đây là loại thiết bị dùng trong sản xuất nên giá trị hao mòn của nó đợc khấu hao đều qua các năm và không phải là loại hàng hoá phải thờng xuyên đổi mới; mặt khác nhu cầu nhập khẩu thiết bị toàn bộ cho sản xuất trong nớc mạnh mẽ nhất trong thời kỳ đầu đổi mới đã đợc đáp ứng, hơn nữa nền khoa học công nghệ trong nớc trong những năm gần đây đã có nhiều tiến bộ cũng nh năng lực kỹ thuật trong nớc đã phát triển
Tuy nhiên, không phải bất cứ hợp đồng nào mà công ty tham gia ký kết đều thực hiện đợc Theo số liệu của công ty thì có khoảng 3% trong tổng số hợp đồng đã ký không đợc thực hiện Điều này có thể lý giải bởi một số lý do khách quan: việc Nhà nớc sửa đổi cơ chế chính sách xuất nhập khẩu tạo ra sự thiếu đồng bộ khiến một số khâu nh thủ tục hải quan, nộp thuế… phức tạp và phiền hà hơn gây tốn kém và thiệt hại cho doanh nghiệp.Tỷ giá USD có biến động, biên độ giao động lớn ( 10% ) đã tạo nên khan hiếm ngoại tệ dẫn đến có nhiều dự án trớc đây đợc ngân hàng bảo lãnh nhng sau đó bị từ chối, do đó mặc dù Technoimport đã ký kết đựơc hợp đồng để xuất nhập khẩu hàng hoá uỷ thác cho hàng chục công trình trị giá 50 triệu cũng bị mất không
Không nh một số công ty khác chỉ tập trung vào các thị trờng quen thuộc, thị trờng truyền thống một cách bảo thủ, Technoimport đã và đang vơn tới các thị trờng ở Châu Âu, Châu Mỹ Đây là những thị trờng có tiềm năng rất lớn song lại rất khó tính, mặc dù vậy số hợp đồng ký kết của công ty sang các thị trờng này ngày một tăng, ví dụ nh Mỹ, Thuỵ Điển, Hà Lan, Pháp…
2.Quá trình thu thập, quản lý thông tin cho đàm phán
Công tác thu thập và xử lý tài liệu là công việc khó khăn và chiếm nhiều thời gian nhất, nhng là một trong những thao tác quan trọng của khâu chuẩn bị Việc thu thập và xử lý thông tin của công ty thờng đợc tiến hành theo các bớc sau:
- Xác định nguồn thông tin ( báo cáo tổng kết, sơ kết, chuyên đề, các công trình nghiên cứu, các bài báo, tạp chí, số liệu thống kê chính thức, các mối quan hệ cá nh©n thùc tÕ…
- Đánh giá sơ bộ về mức độ thu thập tài liệu ( khối l- ợng, chất lợng… )
Tuy nhiên sau khi thu thập thông tin nào đó công ty lại không có ý kiến nhận xét, đánh giá ngay mà đây lại là công việc hết sức cần thiết và quan trọng của quá trình thu thập thông tin Hơn nữa điều này sẽ có lợi cho các thao tác tiếp theo của việc chuẩn bị đàm phán. Khối lợng và chất lợng thông tin phụ thuộc vào: mức độ am hiểu thông tin nói chung, phơng pháp thu thập thông tin, trình độ kiến thức chuyên môn của ngời thu thập thông tin, sự nhanh trí, sáng tạo, tính kiên trì và tinh thần tận tuỵ với công việc của cán bộ thừa hành Yêu cầu về thông tin thu thập đợc ( cả về mặt chất lợng và số l- ợng ) ngày càng đợc bảo đảm hơn do cán bộ thu thập thông tin của công ty ngày càng vững vàng về nghiệp vụ và dày dạn kinh nghiệm hơn.Từ khối lợng thông tin, tài liệu thu thập đợc, chọn lọc những gì cần thiết, có ý nghĩa phục vụ cho cuộc đàm phán Để đạt đựơc mục tiêu của mình công ty luôn tập trung vào phân tích và đa ra đợc một số phán đoán: đối tác đàm phán với công ty là ai, đối chiếu, so sánh những gì mà công ty định thông báo, giải thích với mục tiêu mong muốn đạt đợc trong cuộc đàm phán
3.Đội ngũ thực hiện đàm phán, kỹ năng đàm phán a Đội ngũ đàm phán
Một đoàn đàm phán với nhiều các nhà đàm phán với kinh nghiệm đàm phán quốc tế dày dạn là yếu tố nguồn lực con ngời quan trọng quyết định đến thành công của cuộc đàm phán.
Các thành viên của đoàn đàm phán của công ty th- ờng bao gồm: lãnh đạo nhóm đàm phán, các chuyên gia về kinh tế, pháp luật, chuyên gia về kỹ thuật công nghệ, th ký đoàn đàm phán, ngời phiên dịch, các thành viên khác ( nhiệm vụ của các thành viên của đoàn đàm phán đợc trình bày ở phần Tổ chức đàm phán kinh doanh ). Đội ngũ thực hiện đàm phán kinh doanh của công ty là những ngời có đầu óc, có kiến thức, kinh nghiệm và đã từng chiêm nghiệm, trải qua thử thách thực tế của đàm phán trong môi trờng quốc tế, giỏi về nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ Ngôn ngữ là vũ khí lợi hại trong các cuộc đàm phán văn hoá chéo Nói thêm đợc một ngôn ngữ cũng có nghĩa là hiểu thêm về một nền văn hoá Việc sử dụng chung một thứ ngôn ngữ, không cần sự trợ giúp của phiên dịch cũng là một yếu tố củng cố sự tin tởng, thiện chí hợp tác giữa các bên đối tác trong đàm phán
… Không cần thiết phải là tất cả nhng một số thành viên của đoàn đàm phán phải là những ngời có ảnh hởng quan trọng ở công ty ( thờng là các trởng phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm chính trong từng vụ đàm phán ) Một đoàn đàm phán có đủ thẩm quyền quyết định trực tiếp các vấn đề đàm phán là một nhân tố củng cố lòng tin cho đối tác b.Kỹ năng đàm phán Để đảm bảo thành công trong giao dịch đàm phán,các cán bộ trong đoàn đàm phán thờng sử dụng một cách linh hoạt những kỹ năng đàm phán cần phải có nh:nghệ thuật truyền đạt thông tin ( nghệ thuật đặt câu hỏi, kỹ thuật nghe ), nghệ thuật lập luận ( nghệ thuật hài hớc, nghệ thuật dựa vào uy tín, nghệ thuật cách ly, nghệ thuật trì hoãn, nghệ thuật đặt câu hỏi bẫy ), nghệ thuật vô hiệu hoá ý kiến đối tác.
4.Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh
Chuẩn bị đàm phán kinh doanh là một việc rất khó khăn, phức tạp nhng quan trọng Có thể nói, khâu chuẩn bị chu đáo quyết định tới 50% kết quả cuộc đàm phán Vì thế đòi hỏi các thành viên tham gia đàm phán phải tinh thần trách nhiệm và trình độ hiểu biết Trớc hết để có thể tiến hành đàm phán công ty xác định thời gian và địa điểm đàm phán, thờng thì công ty thoả thuận đàm phán tại Việt Nam Lập kế hoạch chi tiết cho việc chuẩn bị đàm phán là hành động cụ thể của khâu chuẩn bị đàm phán Trong phần này vạch rõ khối lợng công việc cần phải chuẩn bị, chất lợng, thời gian, số lợng thành viên cần thiết cho từng công việc chuẩn bị Các kế hoạch đợc thành lập trên cơ sở phán đoán, nhận xét, đánh giá
Thờng đoàn đàm phán của công ty bao gồm: trởng đoàn, cán bộ phiên dịch và các thành viên khác Việc lựa chọn các thành viên cho đoàn đàm phán, trớc hết công ty căn cứ vào trình độ nghiệp vụ ngoại thơng của họ đồng thời cũng căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá và thị trờng giao dịch Vì mặt hàng nhập khẩu của công ty là máy móc, thiết bị kỹ thuật nên nhất thiết trong đoàn đàm phán phải có ít nhất một cán bộ kỹ thuật,sau đó mỗi thành viên sẽ đợc giao những nhiệm vụ nhất định nh điều tra về thị trờng, văn hoá, tôn giáo của phía bên kia Các thông tin này công ty thờng thu thập chủ yếu từ các báo chí hoặc từ phòng Thơng Mại – Công Nghiệp Việt Nam hoặc từ các VPĐD của công ty ở nớc ngoài – tại nớc của bên đối tác tham gia đàm phán Tuy nhiên trên thực tế, hiệu quả trong khâu thu thập thông tin của công ty là không cao Do một số nguyên nhân nh trình độ kiến thức chuyên môn ( mức độ am hiểu thông tin nói chung ) của cán bộ thu thập thông tin còn nhiều hạn hẹp Hơn nữa thái độ thụ động, thờ ơ trong khi thu thập thông tin cũng làm giảm hiệu quả khâu chuẩn bị Thông thờng sự phối hợp hoạt động của các bộ phận, cá nhân và ngời thừa hành công việc nhằm thu thập thông tin mắc phải sai lầm là coi việc thu thập thông tin là nhiệm vụ thứ yếu của mình Thông tin thu đợc chỉ là thông tin thô cha đợc xử lý, sau khi thu thập thông tin lại không có ý kiến nhận xét, đánh giá ngay để chọn lọc những gì cần thiết, có ý nghĩa phục vụ cho cuộc đàm phán Tuy công ty đã có sự phân tích thông tin và đa ra một số phán đoán: đối tác đàm phán với công ty là ai nhng lại hấp tấp vội vàng, không cẩn thận chắt lọc những ý kiến quan trọng đi vào thực chất vấn đề Ngay từ đầu công ty đã có thái độ phụ thuộc vào đối tác cho rằng mình cần đến họ Đây là quan điểm hoàn toàn sai lầm Kinh nghiệm thực tiễn kinh doanh của công ty cho thấy những sai lầm, khuyết điểm này của công ty là nguyên nhân thất bại phần lớn cho khâu chuẩn bị đàm phán.
Bớc tiếp theo, công ty tiến hành dự trù kinh phí cho việc đàm phán Để dự trù kinh phí này, công ty thờng dựa trên các chỉ tiêu sau:
- Tính chất của cuộc đàm phán
- Số lợng các công việc phải đàm phán
- Khối lợng các thơng vụ
Bớc cuối cùng, công ty tiến hành đặt ra các mục tiêu cho cuộc đàm phán, chẳng hạn nh:
- Thu hồi lợi nhuận tốt nhất có thể đạt đợc
- Tạo lập các mối quan hệ làm ăn mới
Qua trên có thể thấy, hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh của công ty còn nhiều hạn chế Do công ty cha thực sự thấy đợc vai trò của khâu này, và quan trọng hơn là việc thu thập, xử lý, phân tích, chọn lọc thông tin của cán bộ thừa hành cha cao Tuy nhiên những nguyên nhân tồn tại này công ty có thể khắc phục thậm chí có thể gạt bỏ nó vì hầu hết đều là những nguyên nhân chủ quan Thực tế là cán bộ của công ty ngày càng đợc nâng cao về nghiệp vụ cũng nh kinh nghiệm trong thu thập, xử lý, phân tích, chọn lọc thông tin ngày càng nhiều, chất lợng đàm phán kinh doanh ngày càng cao, điều này đợc thể hiện qua số vụ đàm phán kinh doanh của công ty tăng dần trong mấy năm trở lại đây.
5 Tổ chức đàm phán kinh doanh
một số biện pháp nâng cao chất lợng giao dịch đàm phán kinh doanh nhập khẩu thiết bị toàn bộ của công ty I Mục tiêu của công ty trong thời gian tới
Phơng hớng phát triển kinh doanh của công ty trong thêi gian tíi
thêi gian tíi Để đạt đựơc các mục tiêu nêu trên, công ty đã đề ra một số phơng hớng thực hiện nh sau:
- Tiến hành kinh doanh bằng các hình thức thích hợp, đa dạng hoá các ngành hàng kinh doanh, các mặt hàng xuất khẩu phải hỗ trợ lẫn nhau, phải tận dụng và khai thác các nguồn lực trong nớc, xây dựng các chiến lợc kinh doanh có hiệu quả
- Mở rộng thị trờng trong và ngoài nớc một cách thờng xuyên và liên tục Tăng nhanh kim ngạch xuất nhập khẩu, nhập khẩu phải bảo đảm bám sát nhu cầu phục vụ sản xuất trong nớc,
- Thiết lập cơ cấu mặt hàng xuất khẩu và nhập khẩu hợp lý, căn cứ vào chiến lợc phát triển kinh tế trong nớc để đa ra danh sách những mặt hang xuất khẩu, nhập khẩu có tiềm năng, đồng thời xây dựng tỷ lệ giữa xuất khẩu và nhập khẩu hợp lý.
- Tuyển dụng và đào tạo một đội ngũ nhân lực tinh thông về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, giỏi về ngoại ngữ Gắn quyền lợi của ngời lao động với lợi ích của công ty để từ đó phát huy tính năng động sáng tạo của mỗi cá nhân
- Nhập khẩu những máy móc thiết bị kỹ thuật nhằm phục vụ công nghiệp hoá, hiện đại hoá trong bối cảnh đất nớc ta còn lạc hậu, nguồn vốn ít ỏi, tiến hành hiện đại hoá nền sản xuất nhằm rút ngắn khoảng cách giữa nớc ta với các nớc khác trong khu vực và thế giới Đứng trớc hoàn cảnh chung nh vậy, công ty chủ trơng nhập khẩu những thiết bị tiên tiến, hiện đại, đón đầu xu h- ớng phát triển của thế giới, tránh tình trạng nhập khẩu những máy móc thiết bị toàn bộ không phù hợp với điều kiện sản xuất của nớc nhà và năng lực công nghệ trong n- ớc hoặc mua phải những máy móc thiết bị toàn bộ cũ kỹ đã đợc tân trang lại nhằm đánh lừa ta thiếu kinh nghiệm…
- Ưu tiên nhập khẩu máy móc thiết bị toàn bộ sử dụng nhiều lao động Hơn nữa việc thu hút nhiều lao động là một trong những hớng đựơc nhà nớc khuyến khích thực hiện.
- Tiết kiệm vốn và tối đa hiệu quả sử dụng vốn trong việc nhập khẩu máy móc thiết bị toàn bộ bởi vì nguồn vốn hiện nay của công ty không nhiều Tiết kiệm và hiệu quả phải đợc thực hiện từ khâu nghiên cứu nhu cầu thị trờng đến đa vào chạy thử và vận hành.
Một số biện pháp nâng cao chất lợng đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị toàn bộ của công ty54
1.Hoàn thiện công tác giao dịch đàm phán và kí kết hợp đồng
Kinh doanh thơng mại quốc tế là hoạt động phức tạp có rủi ro cao, giá trị kinh doanh lớn Khâu đàm phán ký kết hợp đồng là đặc biệt quan trọng nó sẽ tác động đến toàn bộ các khâu sau của quá trình kinh doanh. Nếu có sơ xuất trong khâu này thì sẽ gây thiệt hại rất lớn, nhng qua khâu này nếu thực hiện tốt cũng có thể đ- a lại lợi ích cho công ty Do đó, các cán bộ đàm phán ký kết hợp đồng đòi hỏi phải có khả năng, trình độ, nhiệt tình và phải có óc sáng tạo để đại diện cho công ty tham gia vào quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng
Xây dựng quy trình đàm phán Đàm phán là một nghiệp vụ rất khó khăn, phức tạp việc tiếp cận với nó cần có một phơng pháp riêng, có một qui trình nhất định Năm đợc qui trình này chúng ta sẽ thực hiện hiệu quả mọi cuộc đàm phán, mọi hình thức trao đổi từ đơn giản là một cuộc trao đổi điện thoại cho đến một cuộc đối đầu phức tạp liên quan tới nhiều khía cạnh, nhiều phía tham gia Một qui trình nh vậy phải đảm bảo tính khoa học, đơn giản và dễ thực hiện. Qui trình đó nh sau:
- Chuẩn bị giao dịch đàm phán
- Lập kế hoạch đàm phán kinh doanh
- Tổ chức giao dịch đàm phán có hiệu quả
- Kết thúc giao dịch đàm phán
- Rút ra bài học kinh nghiệm
Bớc 1: Chuẩn bị giao dịch đàm phán Điều quan trọng đầu tiên của bớc 1 là phân tích tình huống đàm phán thông qua việc nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc để nắm bắt thu thập thông tin về khách hàng, sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, các đặc điểm về thị trờng, số lợng các đối thủ cạnh tranh, các điều kiện chính trị, thơng mại, luật pháp, những điều kiện về tiền tệ, lãi suất, thuê tàu, bảo hiểm… Trên cơ sở những thông tin thu thập đợc chọn lọc, phân tích rút ra các nhận xét, kết luận để làm cơ sở xây dựng các kế hoạch chiến lợc phơng án kinh doanh
Lựa chọn đối tác giao dịch đàm phán kinh doanh
Trớc hết công ty phải căn cứ vào các điều kiện giao dịch do đối phơng gửi sang có phù hợp với yêu cầu của công ty hay không Thứ hai, công ty phải xác minh đầy đủ các thông tin về tình hình kinh doanh của công ty đó, lĩnh vực và phạm vi hoạt động để thấy đợc khả năng cung cấp lâu dài thờng xuyên, khả năng liên doanh liên kết, tìm hiểu về vốn, cơ sở vật chất kinh doanh để thấy đợc u thế trong thoả thuận, giá thanh toán, thái độ, quan điểm kinh doanh của đối phơng là mềm dẻo hay cứng nhắc.
Thái độ thụ động, thờ ơ trong thu thập thông tin sẽ làm giảm hiệu quả khâu chuẩn bị Do vậy khi tiến hành thu thập thông tin bên cạnh phơng pháp tốt, hớng đi đúng, công ty phải biết chọn ngời có tâm huyết thực sự để nâng cao hiệu quả, chất lợng của khâu chuẩn bị Trên cơ sở những thông tin, tài liệu thu thập đợc, sau khi đã phân tích đã chọn lọc, công ty cần đề ra mục tiêu của mình cần đạt đựơc trong đàm phán, xác định đâu là mục tiêu dài hạn, ngắn hạn, sắp xếp theo mức độ u tiên, tìm hiểu các yếu tố ảnh hởng, mức độ ảnh h- ởng tới các mục tiêu đó và đề ra phơng hớng giải quyết
Bớc 2: Lập kế hoạch đàm phán kinh doanh
Việc lập kế hoạch đàm phán kinh doanh giúp công ty dự tính đợc những gì sẽ xảy ra, biết đợc phỏng chừng những gì bên kia có thể sẽ đề nghị và thiết lập đợc những chiến lợc và mục tiêu thích hợp, từ đó mà giúp công ty giảm thiểu đợc những điều bất ngờ gặp phải trong giao dịch đàm phán
Kế hoạch về thời gian và địa điểm Địa điểm diễn ra cuộc giao dịch đàm phán nên trang trọng, chu đáo, lịch sự, kế hoạch tiếp đón cần tỷ mỉ, chính xác Nên tìm hiểu về sở thích cá nhân, thói quen của họ để có cách phục vụ tốt nhất, gây đựơc thiện cảm của họ ngay từ đầu Nhng cũng không nên phô tr- ơng gây lãng phí, tuy nhiên cũng nên để đối tác thấy đợc khả năng tài chính và thế mạnh của công ty.
Nếu cuộc đàm phán diễn ra ở nớc đối tác: công ty cần có kế hoạch chu đáo về ăn ở, chi phí, thời gian, cách thức đi lại Điều quan trọng khi ở nớc bạn nên tôn trọng phong tục tập quán hay sở thích thói quen nếu cần thiết hãy thể hiện chođốitácthấyđiềuđó.Chúngtanên yêu cầu họ cho biết chơng trình, kế hoạch để có những sự chuẩn bị trớc Tuyệt đối không để đối tác biết mục đích của mình ( chẳng hạn phải ký đựơc hợp đồng trong chuyến đi giao dịch đàm phán này ), thời gian eo hẹp hay kinh phí dành cho chuyến công tác gần hết họ sẽ gây sức ép bằng cách kéo dài cuộc đàm phán hay gần đến khi kết thúc đàm phán mới đa ra thảo luận những vấn đề gay cấn cần nhiều thời gian tranh cãi
Kế hoạch về nhân sự Đây là việc rất quan trọng vì những ngời trong nhóm đàm phán là ngời đại diện cho doanh nghiệp tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng, là ngời quyết định sự thành công hay thất bại, quyết định doanh thu hay chi phí… điều này ảnh hởng trực tiếp đến uy tín, hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Việc lựa chọn các thành viên tham gia đàm phán phải dựa trên trình độ kiến thức, nghiệp vụ, ngoại ngữ, phẩm chất đạo đức cần phải có của một đàm phán viên Đặc biệt trởng đoàn quyền đại diện cho công ty, năng lực trình độ, kinh nghiệm trong giao dịch quốc tế, khả năng ngoại giao, kiến thức văn hoá, tinh thần trách nhiệm, trung thành với các lợi ích tập thể của quốc gia, phải biết kết hợp lợi ích của công ty với lợi ích của đất nớc. Đoàn đàm phán phải đảm bảo sự đoàn kết thống nhất trong nội bộ, có nh vậy mới phát huy đựơc sức mạnh của mỗi ngời thành sức mạnh của cả tập thể và giữ đợc bí mất, thông tin quan trọng Muốn làm đựơc việc này, công ty cần tạo cho mình một môi trờng bình đẳng, hữu nghị, đoàn kết, thân ái giữa các thành viên, đảm bảo trả lơng, chế độ phụ cấp, phúc lợi xã hội một cách bình đẳng.
Trớc mỗi cuộc đàm phán nên có một cuộc họp nội bộ để các thành viên bày tỏ quan điểm của mình nhằm đi đến thống nhất, phối hợp nhịp nhàng khi chính thức bớc vào đàm phán.
Sắp xếp mỗi ngời một công việc theo khả năng chuyên môn Trong thực tế mỗi ngời có một thế mạnh, năng lực riêng, nếu giao đúng công việc theo lĩnh vực chuyên môn, sở thích thì công việc sẽ đợc thực hiện nhanh hơn, tốt hơn và hiệu quả hơn và có sự phối hợp của mọi ngời đảm bảo tiến độ của quá trình đàm phán
Kế hoạch tác nghiệp trên bàn đàm phán
Kế hoạch tác nghiệp trên bàn đàm phán là kế hoạch hành động để đề ra mục tiêu chiến lợc, sắp xếp theo trình tự đàm phán, dự kiến thái độ của đối tác…
Bớc 3: Tổ chức đàm phán có hiệu quả - giành và giữ quyền kiểm soát trong đàm phán Đây là giai đoạn triển khai các kế hoạch hành động bao gồm: một chơng trình nghị sự, sắp đặt thời gian cho các chủ đề phải thảo luận sao cho thuận lợi nhất. Để giành đợc quyền điều khiển nhà đàm phán phải sử dụng những công cụ sẵn có để giữ và duy trì quyền điều khiển cuộc đàm phán khi nó đã bắt đầu Một trong những công cụ có giá trị nhất là chơng trình đàm phán Lập một chơng trình nghị sự có ý nghĩa quan trọng nhất trong việc chuẩn bị cho một cuộc đàm phán sắp diễn ra.
Tạo sự tập trung vào chủ điểm cuộc đàm phán, nếu thiếu sự tập trung chủ điểm thì phiên họp sẽ mờ nhạt và rời rạc Để giành đợc quyền chủ động cần khéo léo, dẫn dắt quá trình đàm phán diễn ra theo đúng chơng trình nghị sự Ngời chủ trì đàm phán phải tạo đợc sự đồng tình của mọi ngời tham gia Đây là quá trình tìm kiếm một đề nghị có thể chấp nhận đựơc đến mức các thành viên đều có thể ủng hộ hoặc không có thành viên nào chống đối