CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÁC ĐƠN VỊ KINH DOANH THƯƠNG MẠI
Đặc điểm và nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá
1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại:
Thương mại : là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Thương mại bao gồm phân phối và lưu thông hàng hoá Đặc điểm khác biệt cơ bản giữa doanh nghệp kinh doanh thương mại và doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp thương mại không trực tiếp tạo ra sản phẩm, nó đóng vai trò trung gian môi giới cho người sản xuất và người tiêu dùng Doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp trực tiếp tạo ra của cải vật chất phục vụ cho nhu cầu của xã hội Doanh ngiệp thương mại thừa hưởng kết quả của doanh nghiệp sản xuất, vì thế CP mà doanh nghiệp thương mại bỏ ra chỉ bao gồm: giá phải trả cho người bán và các phí bỏ ra để quá trình bán hàng diễn ra thuận tiện, đạt hiệu quả cao
- Đặc điểm về hoạt động: Hoạt động kinh tế chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là lưu chuyển hàng hoá Quá trình lưu chuyển hàng hoá thực chất là quá trình đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua hoạt động mua bán, trao đổi sản phẩm hàng hoá nhằm thoả mãn nhu cầu hàng hoá của người tiêu dùng.
- Đặc điểm về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về để bán.
- Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Quá trình lưu chuyển hàng hoá được thực hiện theo hai phương thức: bán buôn và bán lẻ
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
- Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp công ty môi giới Ngoài nhiệm vụ kinh doanh chủ yếu là mua, bán hàng hoá thì các doanh nghiệp thương mại còn thực hiện nhiệm vụ sản xuất, gia công chế biến tạo thêm nguồn hàng và tiến hành các HĐKD.
- Đặc điểm về sự vận động hàng hoá: Sự vận động hàng hoá trong kinh doanh thương mại không giống nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng khác nhau có sự vận động khác nhau Do đó, CP thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng.
1.1.2 Nhiệm vụ kế toán lưu chuyển hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại:
Lưu chuyển hàng hoá: là quá trình đưa hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng thông qua các phương thức mua bán.
Trong doanh nghiệp thương mại thì công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá đóng vai trò rất quan trọng và nó ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Để cung cấp cho các nhà quản trị một cách chính xác, kịp thời thì công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình nhập - xuất- tồn kho hàng hoá cả về số lượng, giá cả, chất lượng, tình hình bảo quản hàng hoá dự trữ Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ mua, bán hàng hoá.
- Quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, phát hiện xử lý kịp thời những hàng hoá giảm chất lượng, giá cả và khó tiêu thụ.
- Tổ chức tốt nghiệp vụ hạch toán chi tiết hàng hoá, luôn luôn kiểm tra tình hình ghi chép ở các kho, quầy hàng Thực hiện tốt chế độ kiểm tra, đối chiếu sổ sách ghi chép và kết quả kiểm kê hàng hoá ở các kho và quầy hàng
- Lựa chọn phương pháp tính giá vốn hàng hoá xuất bán cho phù hợp để đảm bảo đúng chỉ tiêu lãi gộp hàng hoá của doanh nghiệp.
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
- Ghi nhận DTBH đầy đủ và kịp thời phản ánh kết quả mua bán hàng hoá, tham gia kiểm kê đánh giá lại hàng hoá.
- Tính toán chính xác các CP liên quan đến quá trình mua bán hàng hoá, các khoản giảm trừ DT, các khoản thanh toán công nợ với nhà cung cấp và với khách hàng Xác định kết quả tiêu thụ và lập báo cáo kết quả kinh doanh
Kế toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá
1.2.1.1 Các phương thức mua hàng, thanh toán và thủ tục chứng từ:
Doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng theo các phương thức sau:
- Mua hàng theo phương thức trực tiếp:Theo phương thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp cử nhân viên thu mua hàng hoá mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán hàng để nhận hàng theo quy định của hợp đồng mua bán hàng hoá, hoặc có thể doanh nghiệp mua trực tiếp tại các cơ sở sản xuất kinh doanh, tại thị trường Sau khi hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng hoá, nhân viên thu mua sẽ vận chuyển hàng hoá bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài, mọi CP vận chuyển thì do doanh nghiệp chịu.
- Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, bên bán chuyển hàng tới cho bên mua theo địa điểm quy định trước và bên mua sẽ cử nhân viên thu mua đến nhận hàng Trường hợp này thì CP vận chuyển hàng hoá có thể do bên bán hoặc bên mua chịu theo thoả thuận của hai bên Chứng từ mua hàng hoá có thể kèm theo quá trình mua hàng đó là: Hoá đơn GTGT (bên bán lập), Hoá đơn bán hàng(bên bán lập), bảng kê mua hàng hoá, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận hàng hoá, phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng…
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
1.2.1.2 Phương pháp tính giá hàng hoá nhập kho:
Theo quy định, đối với hàng hoá nhập mua trong HĐKD thương mại được tính theo phương pháp giá thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí Tính giá hàng mua là việc xác định giá ghi sổ của hàng hoá mua vào
Giá thực tế của hàng hoá mua vào được xác định:
Giá thực tế của hàng hoá mua vào
Giá mua của hàng hoá
Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB phải nộp (nếu có)
CP thu mua phát sinh trong quá trình mua hàng
- Giá mua hàng hoá là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hoá đơn: Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua của hàng hoá là mua chưa có thuế GTGT đầu vào Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và đối với những hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá mua hàng hoá bao gồm cả thuế GTGT đầu vào Ngoài ra, đối với trường hợp hàng hoá mua vào trước khi bán cần phải gia công chế biến thì giá mua hàng hoá bao gồm toàn bộ cho phí phát sinh trong quá trình đó.
- Giảm giá hàng bán là số tiền mà người bán giảm giá cho người mua. Khoản này sẽ ghi giảm giá mua hàng hoá Giảm giá hàng mua bao gồm: giảm giá đặc biệt, bớt giá và hồi khấu Và CP thu mua hàng hoá là CP phát sinh liên quan đến việc thu mua hàng hoá như CP vận chuyển, bôc dỡ, hao hụt trong định mức
1.2.1.3 Kế toán chi tiết hàng hoá:
Kế toán chi tiết hàng hoá được thực hiện chi tiết đối với các loại hàng hoá lưu chuyển qua kho cả về chỉ tiêu giá trị lẫn hiện vật Đây là công tác quản lý hàng hoá cần có ở các doanh nghiệp kế nhập - xuất- tồn hàng hoá phải được phản ánh theo giá thực tế Việc kế toán chi tiết hàng tồn kho phải được thực hiện hàng ngày ở từng kho và từng loại vật tư, hàng hoá Cuối tháng, phải
Trả lại hàng, chiết khấu thương mại
Giảm giá hàng mua Mua hàng hoá nhập kho gửi bán
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD tổng hợp số liệu để xác định giá vốn của hàng tiêu thụ Hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương pháp ghi chi tiết hàng hoá đó là:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp sổ số dư
1.2.1.4 Kế toán tổng hợp một số nghiệp vụ mua hàng chủ yếu:
* Theo phương pháp kê khai thường xuyên:
+ TK 156 “Hàng hoá”:TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng, giảm theo giá thực tế của các loại hàng hoá của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng.
TK 156 chi tiết thành 2 TKcấp 2:
TK 1561 “Giá mua hàng hoá” phản ánh giá trị mua thực tế của hàng hoá tại kho
TK 1562 “CP thu mua hàng hoá”: phản ánh CP thu mua hàng hoá. + TK 151 “Hàng mua đang đi đường”: phản ánh hàng hoá, vật tư của doanh nghiệp cuối kỳ vẫn đang trên đường đi.
Ngoài các TKtrên, trong quá trình hạch toán ở giai đoạn mua hàng kế toán còn sử dụng các TKcó liên quan như: TK 111, 112, 133, 331
- Phương pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng:
+ Trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp thương mại tính thuế theo phương pháp khấu trừ được khái quát ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Thuế GTGT Thuế GTGT hàng mua
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
+ T rong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp(đối với mặt hàng không chịu thuế GTGT):
Hạch toán mua hàng trong các doanh nghiệp này, về nguyên tắc cũng tương tự như các doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác, trong giá mua hàng hoá còn bao gồm cả thuế GTGT
* Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn khao cuối ký của vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị hàng hóa, vật tư xuất dùng trong kỳ theo công thức sau:
Trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất trong kỳ
Trị giá vốn thực tế của hàng hoá còn lại đầu kỳ
Trị giá vốn thực tế của hàng hoá tăng thêm trong kỳ
Trị giá vốn thực tế của hàng hoá còn lại cuối kỳ
+ TK 611 “Mua hàng” Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng các TKkhác như: 156, 157, 151, 111, 112, 331, 133
- Phương pháp hạch toán mua hàng hoá:
+ Trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Sơ đồ 1.2: Hạch toán nghiệp vụ quá trình mua hàng ở các doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
Hàng hoá tồn cuối kỳ kết chuyển
Kết chuyển hàng hoá tồn đầu kỳ
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
+ Trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay đối với mặt hàng không chịu thuế GTGT:
Hạch toán mua hàng trong các doanh nghiệp này, về nguyên tắc cũng tương tự như các doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác, trong giá mua hàng hoá còn bao gồm cả thuế GTGT.
1.2.2 Quá trình tiêu thụ hàng hoá:
1.2.2.1 Các phương thức tiêu thụ hàng hoá, phương thức thanh toán và thủ tục chứng từ
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình HĐKD của doanh nghiệp thương mại Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị Doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra bù đắp CP và có nguồn tích luỹ để mở rộng HĐKD Các doanh nghiệp thương mại có thể sử dụng các phương thức bán hàng sau:
Là phương thức bán hàng cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thương mại để tiếp tục bán ra hoặc đưa vào sản xuất, gia công, chế biến tạo ra sản phẩm để bán ra Đặc điểm của phương thức bán hàng này là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chứ chưa đưa vào trạng thái tiêu dùng Hàng hoá
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN19 HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CP TIN HỌC VIỄN THÔNG NAM LONG
Tổng quan về công ty CP tin học viễn thông Nam Long
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty cổ phần tin học viễn thông Nam Long là đơn vị hàng đầu của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm, dịch vụ và giải pháp viễn thông tin học Đầu tư đổi mới công nghệ, phát triển nguồn nhân lực, nâng cao năng lực quản lý đã giúp công ty Nam Long khẳng định niềm tin của khách hàng trên toàn quốc Với khẩu hiệu “Biến cái không ngày hôm qua thành cái có ngày hôm nay và sự hoàn thiện của ngày mai” Công ty cổ phần tin học viễn thông Nam Long là sự lựa chọn đúng đắn của bạn cho các giải pháp viễn thông và tin học.
Ngày thành lập công ty: 01/01/2005
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103026990 Công ty được thành lập và được Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội(phòng đăng ký kinh doanh số 01) cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Cấp lại ngày 26/8/2008 Theo quyết định số : 124 GP/TLDN.
Tên doanh nghiệp : Công ty cổ phần tin học viễn thông Nam Long Tên giao dịch quốc tế : Nam Long Telecommunication Informatics Joint
Tên viết tắt : NL.,JSC
Giám đốc hiện tại : NGUYỄN TRỌNG QUYỀN Địa chỉ trụ sở chính : Số 27, phố Nguyễn Chính, phường Tân Mai, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội Điện thoại : 04.661.6662 Số Fax : 04 661.6663
Email : hiq_it@yahoo.com Số TKgiao dịch: 1303.201.037.317
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Công ty CP tin học viễn thông Nam Long được thành lập dựa trên luật doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm toàn bộ HĐKD của mình trong số vốn do công ty quản lý, có con dấu riêng, có tài sản và các quỹ tập trung được mở TK tại ngân hàng theo quy định của nhà nước Hinh thức sở hữu vốn của doanh nghiệp: Cổ phần phổ thông Từ ngày đầu thành lập với số vốn ban đầu là:
7.000.000.000(Bẩy tỷ đồng VNĐ) cùng các thành viên góp vốn:
Bảng 2.1:Các thành viên tham gia góp vốn thành lập công ty CP tin học viễn thông Nam Long:
Tên thành viên góp vốn Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú Giá trị vốn góp (đồng)
1 Nguyễn Trọng Quyền Thôn Trương Xá, xã Toàn Thắng, huyện Kim Động, tỉnh Hưng Yên 3.000.000.000 42.8
2 Nguyễn Huy Trường Số 22 Lý Thường Kiệt, phường Thanh
Sơn, thị xã Uông Bí, tỉnh Quảng Ninh 2.000.000.000 28.8
3 Nguyễn Danh Mạnh Xóm Hạ, xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh 1.000.000.000 14.2
4 Trần Công Quý Số 7, tổ 25, phường Trần Lãm, thành phố Thái Bình, tỉnh Thái Bình 1.000.000.000 14.2
Từ lúc thành lập ( năm 2005 – 2007) với tổng số nhân viên là 05 người làm trong một cửa hàng có diện tích > 60 m 2 Đây là giai đoạn hình thành của công ty Giai đoạn này công ty cũng gặp phải một số khó khăn vì bước đầu mới thành lập, còn bỡ ngỡ khi ra nhập vào thị trường đã có khá nhiều doanh nghiệp đang hoạt động Ngoài ra qui mô của công ty là một doanh nghiệp nhỏ, nguồn vốn huy động có hạn, kinh nghiệm hoat động chưa có, chưa có thương hiệu của mình Luồng thông tin hai chiều của công ty còn nhiều hạn chế Nhưng đến giai đoạn 2007– đến nay thì đây là thời kỳ khởi sắc của Công ty Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã đi vào trạng thái an toàn và
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD có lãi Sau 5 năm hoạt động Công ty Nam Long đã và đang tạo dựng được cho mình một vị trí vững chắc và phát triển mạnh trong lĩnh vực công nghệ thông tin Tuy chỉ là một công ty có quy mô vừa nhưng công ty đã khẳng định được tên tuổi và thương hiệu của mình trên thị trường trong nước.
Tháng 3 năm 2005, để mở rộng HĐKD, công ty tăng số vốn điều lệ lên hơn 4,6 tỷ đồng và hiện nay công ty đã có tổng số là 200 nhân viên với cơ cấu lao động theo trình độ như sau : Công ty có nguồn nhân lực khá trẻ có độ tuổi từ 18- 45 tuổi Trình độ Đại Học chiếm 21%, Cao Đẳng chiếm :30%, Công nhân lành nghề chiếm 49% Công ty có đội ngũ nhân viên hùng hậu và có trình độ chuyên môn cao ( hơn 80% đã tốt nghiệp Đại Học, Cao Đẳng chuyên nghành Kinh Tế, Kỹ Thuật), đủ khả năng để đáp ứng mọi yêu cầu dù là khắt khe nhất mà khách hàng yêu cầu Số lượng lao động bình quân của từng thành phần trong cơ cầu lao động của công ty Nam Long năm 2010 như sau: Cán bộ công nhân viên lao động trực tiếp có 180 người: CBCNV quản lý nghiệp vụ :1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 1 kế toán trưởng và 10 cán bộ nghiệp vụ khác Nhân viên khác: Có 7 người trong đó có lái xe, kho và bảo vệ Công ty còn có lực lượng lao động ngoài quỹ lương là các công tác viên, các nhân viên làm việc theo hợp đồng DT và150 lao động thời vụ
Hiện nay, công ty CP Nam Long là một trong những công ty phát triển với tốc độ toàn diện và bền vững về mọi mặt Cùng với sự phát triển của công ty là những chính sách kinh doanh mang tính đột phá, tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy tính, máy in…như chính sách kinh doanh “ bán giá bán buôn đến tận tay người tiêu dùng”, chính sách bảo hành “ một đổi một trong vòng 6 tháng” & “ bảo hành trong cả trường hợp IC bị cháy nổ”, “ chính sách hoàn tiền khi biến động giá”…
Chính vì vậy, Công ty Nam Long luôn chiếm được sự tin tưởng của khách hàng bởi chính sách, sự cam kết và dịch vụ mà rất nhiều công ty cùng ngành
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD khác không thế có được Điều này được khảng định bằng một số chỉ tiêu đạt được của công ty qua các năm:
Bảng 2.2: Báo cáo tổng hợp kinh doanh ( năm 2005- 2009) của công ty
6 Giá trị tài sản cố định bình quân Tỷ 2.403492 2.95788 3.400772 3.954305 4.305450
7 Số vốn lưu động bình quân Tỷ 5.128915 4.835928 7.835254 9.802892 12.194724
8 Số lao động bình quân( người) 300 296 245 230 200
9 Tổng chi phi sản xuất bình quân Tỷ 7.97566 6.807308 10.25886 12.259039 13.431439
10 Nộp ngân sách(tỷ đồng) Tỷ 125.653 132.558 169.851 190.860 211.692
Thu nhập bình quân đầu người
( Số liệu phòng kế toán cung cấp )
2.1.2.Lĩnh vực HĐKD của công ty CP tin học viễn thông Nam Long
Ngành nghề kinh doanh đăng ký là:
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
- Sản xuất, mua bán, gia công các thiết bị tin học, phần mềm tin học, thiết bị văn phòng thiết bị âm thanh, thiết bị viễn thông, thiết bị chiếu sáng, thiết bị mạng và thiết bị truyền số liệu, thiết bị y tế, thiết bị giáo dục.
- Sản xuất, mua bán, gia công các thiết bị điện tử, điện lạnh dân dụng, điện lạnh công nghiệp
- Sản xuất, mua bán, gia công các thiết bị in ấn, mực in, linh kiện, phụ kiện mực in, máy in
- Dịch vụ bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa, lắp đặt, lắp ráp thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, thiết bị âm thanh, thiết bị viễn thông, thiết bị mạng thiết bị truyền số liệu, thiết bị y tế, thiết bị giáo dục, thiết bị điện, thiết bị điện tử, điện lạnh dân dụng, điện lạnh công nghiệp, thiết bị in ấn, mực in, linh kiện, phụ kiện mực in, máy in.
- Đại lý mua, bán hàng thanh lý và ký gửi hàng hóa
- Xây dựng các công trình điện, công trình viễn thông
- Xuất - nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh.
- Các loại máy như: Máy in, máy vi tính, máy fax, máy photocopy…
- Các linh kiện máy tính: Loa, ram, CPU, tai nghe, main …
- Card inno 3D: Đây là dòng sản phẩm card màn hình, card đồ hoạ … công ty nhập khẩu từ Trung Quốc, hiện tại, công ty là nhà phân phối độc quyền sản phẩm này.
Các dịch vụ cung cấp là: Đổ mực máy in, sửa chữa các loại máy, lắp đặt thiết bị, sửa chữa các thiết bị …Công ty có thể cung cấp cho khách hàng những dịch vụ hoàn hảo từ khâu tư vấn đến cung cấp phần cứng, lắp đặt chạy thử, cung cấp phần mềm và các dịch vụ khác vv….
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty CP tin học viễn thông
Nhóm kinh doanh Nhóm trợ giúp
Phòng Hành chính quản trị
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của cty CP tin học viễn thông Nam
Long (Theo mô hình trực tuyến chức năng)
(Nguồn: Phòng Hành chính – quản trị)
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty:
Công ty CP tin học viễn thông Nam Long được tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ theo mô hình trực tuyến chức năng Mỗi nhóm chức năng đảm nhiệm những phần việc cụ thể Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận giúp cho việc thực hiện các hợp đồng và bán lẻ hàng hóa được nhanh chóng, thuận lợi,mang lại thành công cho công ty Các bộ phận của công ty bao gồm:
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty CP tin học viễn thông Nam Long
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán:
Với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty, công ty CP tin học viễn thông Nam Long áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.Phòng kế toán chịu tránh nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê,tài chính trong toàn bộ doanh nghiệp Ở các cửa hàng, chỉ bố trí nhân viên bán hàng hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu( lập hóa đơn,xuất bán vật tư, hàng hóa,vào sổ theo dõi chi tiết) để hàng ngày hoặc định kỳ ngắn chuyển chứng từ về phòng kế toán doanh nghiệp để kế toán kiểm tra,phân loại, ghi sổ chứng từ và chi tiết các nghiệp vụ trên, ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo tài chính Trong điệu kiện có thể, kế toán trưởng phân công cho các nhân viên hạch toán ở các đơn vị phụ thuộc thực hiện một số phần hành công việc kế toán và thống kê ngay tại đơn vị phụ thuộc và định kỳ lập báo
Bộ phận kế toán vật tư- hàng hóa, tài sản cố định
Bộ phận kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán
Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán
Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Bộ phận kế toán tiêu thụ, thuế
Bộ phận kế toán khác
Nhân viên kế toán ở các cửa hàng
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD cáo đơn giản về các phần hành công việc được giao gửi về phòng kế toán (kèm theo các chứng từ kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán)
Cơ cấu bộ máy kế tóan của công ty Nam Long được tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2.Sơ đồ bộ máy kế toán công ty CP tin học viễn thông Nam Long:
( Theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung)
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán của công ty:
- Kế toán trưởng:Là người trực tiếp chỉ đạo về mặt nghiệp vụ, giám sát các hoạt động trong phòng kế toán, là người giúp lãnh đạo nắm bắt các thông tin tài chính và hạch toán kinh tế của công ty, đồng thời là người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về mọi hoạt động về công tác kế toán tài chính.Kế toán viên bao gồm 6 người, trong đó mỗi người chuyên trách một hoặc hai phần hành kế toán.
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
- Kế toán thu chi có nhiệm vụ : Cập nhập chứng từ thu chi tiền mặt và phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay đồng thời quản lý các sổ chi tiết và sổ cái tiền mặt Lập phiếu thu chi tiền mặt, quản lý quỹ tiền mặt.
- Kế toán hàng hóa có nhiệm vụ: Theo dõi việc nhập xuất hàng hóa của các phòng kinh doanh Lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa cuối kỳ hạch toán Lưu các phiếu nhập kho và xuất kho Quản lý các sổ chi tiết và các sổ cái liên quan đến hàng hóa đồng thời có thể xem các sổ và báo cáo khác.
- Kế toán công nợ có nhiệm vụ: Theo dõi sổ chi tiết phải trả và phải thu của khách hàng.Báo cáo lại tình hình phải thu của khách hàng để xác định DT.
- Kế toán thuế có nhiệm vụ: Theo dõi tình hình thuế đầu ra và đầu vào Kê khai thuế và nộp thuế cho cơ quan thuế.
- Thủ quỹ có nhiệm vụ: Bảo quản và thu chi tiền mặt, ngân phiếu khi có chứng từ hợp lệ Hàng ngày ghi chép các nghiệp phát sinh vào sổ quỹ tiền mặt, kiểm kê số lượng tồn quỹ và đối chiếu số liệu trên, thực hiện đúng nguyên tắc về quản lý quỹ do nhà nước ban hành.
2.2.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty CP tin học viễn thông Nam Long:
Với đặc thù kinh doanh của công ty là kinh doanh các thiết bị văn phòng, thiết bị điện tử tin học, địa bàn hoạt động rộng khắp nên công ty đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký - chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006
2.2.2.1 Hệ thống sổ kế toán áp dụng tại công ty Nam Long:
- Các sổ kế toán bao gồm:
+ Sổ NK - CT số 1, sổ NK- CT số 5, sổ NK- CT số 10
+ Bảng kê ( Bảng kê số 1, bảng kê số 5, bảng kê số 8, bảng kê số 11) + Sổ cái TK 156, sổ cái TK 5111, sổ cái TK 331, sổ cái TK 131, sổ cái
TK 632, sổ cái TK 641, sổ cái TK 642
+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
+ Các báo cáo theo mẫu quy định của kế toán hiện hành như:
Bảng cân đối kế toán,
(NKCT) Thẻ và các sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Báo cáo kết quả kết quả HĐKD
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Thuyết minh báo cáo tài chính.
- Trình tự ghi sổ kế toán: Để phù hợp với đăc điển quy mô kinh doanh và công tác kế toán được thuận lợi trong ghi chép và quản lý Công ty vận dụng hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký - chứng từ Quy trình hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ tại công ty CP tin học viễn thông Nam Long được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ ghi chép sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký – Chứng Từ
+ Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn, chứng từ hàng hóa nhập, xuất kho, phiếu thu, phiếu chi… Kế toán tại các cửa hàng lập phiếu nhập kho, xuất kho đối với hàng hóa, sau đó vào thẻ kho, căn cứ vào thẻ hàng hóa lên bẳng tổng hợp
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD nhập- xuất- tồn kho hàng hóa Đồng thời căn cứ vào hóa đơn nhập, xuất kho kế toán cửa hàng vào sổ công nợ, sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp công nợ hàng mua và công nợ của hàng bán Định kỳ (là 01 tháng) kế toán cửa hàng chuyển các bảng tổng hợp hàng hóa mua vào, hàng bán lên phòng tài chính kế toán công ty Mọi công việc được diễn ra trong vòng một tháng.
Căn cứ vào bảng cân đối công nợ hàng mua, hàng bán của các cửa hàng chuyển lên, kế toán phòng tài chính kế toán công ty lấy số liệu ghi trực tiếp vào các NK - CT hoặc bảng kê, ghi lên bảng cân đối TK131 toàn công ty
+ Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các NK - CT, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NK - CT với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các NK - CT ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng,cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng TKđể đối chiếu với sổ cái
Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong NK - CT, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Cuối năm căn cứ vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết kế toán tổng hợp sẽ lên bảng cân đối kế toán toàn công ty, lập báo cáo tài chính
2.2.2.2 Hệ thống tài khoản, c hế độ kế toán và hệ thống chứng từ áp dụng tại công ty CP tin học viễn thông Nam Long :
* Hệ thống TKsử dụng tại công ty:
Thực tế nghiệp vụ kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty CP tin học viễn thông Nam Long
2.3.1 Đặc điểm về hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa của công ty:
2.3.1.1 Đặc điểm về hàng hóa của công ty:
-Về hàng hóa: Công ty cung cấp nhiều chủng loại mặt hàng: Các mặt hàng do công ty cung cấp mang tính đơn chiếc, mỗi loại có những đặc điểm, tính năng khác nhau Các hàng hoá được nhập mua theo đơn đặt hàng của khách hàng và yêu cầu của bộ phận bán lẻ Hàng hoá mang đặc tính kỹ thuật cao, gồm nhiều chi tiết, phụ kiện đi kèm do đó đòi hỏi phải có kỹ thuật viên tiến hành lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và bảo trì, bảo dưỡng Các loại máy móc hầu hết có giá trị lớn, đòi hỏi phải có bảo hiểm trong quá trình vận chuyển Các loại máy móc có khối lượng lớn Do vậy việc vận chuyển được thực hiện bằng ô tô chuyên dụng Các mặt hàng của công ty đều chịu thuế GTGT với mức thuế suất 5% Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Về nguồn hàng: công ty nhập hàng từ 2 nguồn: mua trong nước và nhập khẩu từ các nước ngoài Hàng hoá được bảo hành bởi nhà sản xuất
- Về quản lý hàng hoá: Công ty có 01 kho hàng hóa do Thủ kho quản lý Mọi nhân viên được yêu cầu làm thủ tục tài chính khi mang hàng vào hay ra khỏi kho.Để hạch toán chi tiết hàng tồn kho, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song Thủ kho lập Thẻ kho để theo dõi số lượng, chủng loại hàng hóa nhập, xuất, tồn kho Tại phòng kế toán, kế toán nội bộ theo dõi tình hình nhập,
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD xuất, tồn kho hàng hóa cả về số lượng và giá trị Cuối tháng, thủ kho và kế toán nội bộ tiến hành đối chiếu số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho.
2.3.1.2 Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa tại công ty Nam Long:
* Các phương thức bán hàng được áp dụng ở công ty:
Công ty CP tin học viễn thông Nam Long là một đơn vị kinh doanh tổng hợp các mặt hàng như máy tính, máy in, máy fax,các linh kiện điện tử…. với chức năng chính là lưu chuyển hàng hoá, phục vụ mọi nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của tất cả mọi tổ chức cá nhân.Vì vậy, Công ty rất coi trọng phương thức bán hàng đến tay người tiêu dùng với những thủ tục và CP hợp lý nhất Hiện nay công ty thực hiện bán hàng theo 2 hình thức: bán buôn (bán hàng qua hợp đồng ) và bán lẻ
- Phương thức bán buôn ( bán hàng qua hợp đồng):
Với hình thức bán này công ty thường ký kết những hợp đồng với các cơ sở văn phòng, các doanh nghiệp sản xuất, các doanh nghiệp thương mại trong nước, ngoại thương, các công ty thương mại…Các biên bản thỏa thuận mà công ty cung cấpvới một khối lượng lớn các máy móc văn phòng thì khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu thương mại khi mua những sản phẩm đó. Đồng thời công ty cũng có chế độ bảo hành với những sản phẩm của mình trong thời gian quy định.Việc cung cấp hàng hoá của công ty phần lớn được thực hiện theo hợp đồng thông qua đấu thầu theo Luật đấu thầu Hàng hoá nhập về theo đúng chủng loại, mẫu mã được nhập về kho Sau khi hàng hóa được nhập về đầy đủ theo đơn hàng, tiến hành xuất kho hàng hóa giao hàng tại địa điểm ghi trên hợp đồng Phương thức bán hàng này chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản Khi bên mua nhận được chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán tiền ngay thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ Đối với hình thức bán buôn ở công ty chủ yếu là hình thức bán buôn qua kho.
Theo nghiên cứu của bộ phận bán lẻ, một số thiết bị, phụ kiện có giá trị nhỏ được nhập về kho để xuất bán khi có yêu cầu của khách hàng Khách hàng
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD có nhu cầu liên hệ trực tiếp với phòng bán lẻ và hẹn thời gian nhận hàng Đến ngày hẹn, khách hàng trực tiếp tới văn phòng công ty nhận hàng và trả tiền.
* Các hình thức thanh toán áp dụng tại công ty:
Công ty CP tin học viễn thông Nam Long hạch toán kinh doanh trong nền kinh tế thị trường do đó để phù hợp với những phương thức bán hàng đang áp dụng công ty cũng ghi nhận những hình thức thanh toán khác nhau Dựa vào thời điểm ghi nhận DT người ta chia ra làm hai hình thức thanh toán:
- Hình thức thanh toán trực tiếp: Theo hình thức này này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời nên còn gọi là thanh toán trực tiếp tức là DT đựoc ghi nhận ngay khi chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.
- Hình thức nợ lại: Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã được thực hiện, nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh toán, chưa trả ngay tiền hàng Tuy vậy đơn vị bán vẫn ghi nhận DT, nói cách khác DT được ghi nhận trước kỳ thu tiền.
* Nguyên tắc ghi nhận DTBH áp dụng tại công ty:
- Nguyên tắc cơ bản để ghi nhận DTBH của Công ty Nam Long là DTBH chỉ được ghi nhận tại thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ
- Hàng hoá của doanh nghiệp được coi là tiêu thụ khi thoả mãn điều kiện Doanh nghiệp mất quyền tự chủ về hàng hoá, đồng thời nhận được quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền mà bên Mua chấp nhận
- Việc xác định thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp, có xác định đúng được thời điểm mới xác định được điểm kết thúc việc quản lý hàng hoá, và phản ánh chính xác DTBH, trên cơ sở dó tính toán chính xác kết quả bán hàng trong kỳ của doanh nghiệp
2.3.2 Kế toán chi tiêt hàng hóa tại công ty CP tin học viễn thông Nam Long:
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Công ty Nam Long áp dụng kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song, hàng hóa ở kho sử dụng thẻ kho, còn bộ phận kế toán vật tư sử dụng thẻ kế toán chi tiết.
2.3.2.1 Chứng từ sử dụng: a) Nhập kho hàng hóa:
Hàng hóa của công ty Nam Long nhập kho sử dụng chứng từ là: Các biên bản xác nhận bàn giao khối lượng hàng hóa và phiếu nhập kho Khi có một lô hàng được xác nhận là đã nhập kho của công ty, trước khi nhập kho kế toán phải căn cứ vào: Biên bản bàn giao thiết bị do đơn vị người bán cung cấp.
Ví dụ 1: Ngày 05 tháng 10 năm 2009 công ty nhập 01 lô hàng trị giá
28.000.000 chưa bao gồm thuế GTGT 5%, chưa trả tiền cho công ty cổ phần thế giới số Trần Anh, có biên bản giao như sau:
Biểu số 2.1 Biên bản bàn giao thiết bị Đơn vị: Công ty CP thế giới Số Trần Anh Địa chỉ:1174 Đường Láng Đống Đa –Hà Nội
BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ
Người nhận hàng: Chị Thanh - Công ty CP tin học viễn thông Nam Long Địa chỉ: 27 Nguyễn Chính, Tân Mai, Hoàng Mai, Hà Nội.
Nội dung: Máy in canon 1210,…
Kho: Kho hàng 1174- Đường Láng
STT Mặt hàng ĐVT S.Lượn g Đơn giá Thành tiền
1 Máy in laser canon 1210 Chiếc 08 2.203.00
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Cộng tiền hàng Thuế VAT 5%
Cộng thành tiền( bằng chữ): Hai mươi chín triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn. Lập biểu Người mua Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
( Đã Ký) (Đã ký) ( Đã Ký) (Đã ký) (Đã ký)
( Số liệu phòng kế toán cung cấp) Căn cứ vào biên bản bàn giao thiết bị kế toán lập phiếu nhập kho như sau:
Biểu số 2.2 Mẫu phiếu nhập kho ( Số 0508001) ĐV:Cty CP tin học viễn thông Nam Long Đ/C:27Nguyễn Chính, Tân Mai, PHIẾU NHẬP KHO Số 0508001
Hoàng Mai, Hà Nội Ngày 05 tháng 10 năm 2009
Người giao hàng: Chị Nguyễn Thị Phương Đơn vị:Công ty CP thế giới số Trần Anh
Nội dung: Nhập mua hàng hóa
TKcó: 331- Phải trả người bán
Tên hàng hóa TK ĐVT Số lượng Đơn Giá
Máy in laser canon 1210 156 Chiế c 08 2.203.00
Cộng tiền hàng Thuế VAT 5%
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Cộng thành tiền(bằng chữ): Hai mươi chín triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn.
Người giao hàng Người nhận hàng Thủ kho
( Đã Ký) (Đã ký) ( Đã Ký)
( Số liệu phòng kế toán cung cấp) b) Xuất kho hàng hóa:
- Khi hàng hóa xuất kho bán cho khách hoặc xuất xuống các cửa hàng trực thuộc của công ty, thì kế toán sử dụng: phiếu xuất kho, phiếu xuất kho nội bộ.
- Nếu xuất hàng bán trực tiếp cho khách hàng thì kế toán sử dụng: phiếu xuất kho theo quy định của bộ tài chính.
Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty CP tin học viễn thông Nam Long
- TK911 “ Xác định kết quả kinh doanh”.TKnày dùng để xác định toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp, được mở chi tiết theo từng hoạt động.
- TK641 “chi phí bán hàng” CPBH của công ty là toàn bộ CP phát sinh liên quan đến việc bán hàng như: lương nhân viên bán hàng, CP bảo hành, triển khai lắp đặt, CP vận chuyển, CP điện, nhà…và các CP khác phục vụ cho bán hàng…
TK 641 này không có số dư và được chi tiết theo các TKcấp 2 như sau:
+ TK 6412 “ CP vật liệu bao bì”
+ TK 6413 “ CP dụng cụ, đồ dùng”
+ TK 6414 “ CP khấu hao tài sản cố định”
+ TK 6417 “ CP dịch vụ mua ngoài”
+ TK 6418 “ CP khác bằng tiền”
- TK642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” CP quản lý doanh nghiệp trong công ty là tòan bộ CP phát sinh đến việc quản lý doanh nghiệp như: CP nhân viên quản lý, CP khấu hao TSCĐ, CP lãi tiền vay, thuế, phí, lệ phí,
CP dịch vụ mua ngoài và CP khác CP QLDN chiếm tỷ trọng lớn trong tổng CP của công ty Do đó tiết kiệm được CP QLDN là nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
TK 642 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết theo các TK cấp 2 như sau:
+ TK 6421 “ CP nhân viên quản lý”
+ TK 6422 “ CP vật liệu quản lý”
+ TK 6423 “ CP đồ dùng văn phòng”
+ TK 6424 “ CP khấu hao tài sản cố định”
+ TK 6425 “ Thuế, phí, lệ phí”
+ TK 6417 “ CP dịch vụ mua ngoài”
+ TK 6428 “ CP khác bằng tiền”
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
2.4.2 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty:
Ví dụ 7: Tình hình CPBH và CP QLDN tại công ty Nam Long như sau:
- Ngày 02/10/09: CP vận chuyển hàng cho khách hàng là: 3.675.00,
CP của bộ phận quản lý là: 658.000
- Ngày 03/ 10/09: CP bán hàng là: 625.300
- Ngày 10/10/09 Trả lương cho nhân viên:
+ Lương nhân viên bán hàng là: 6.235.000.
+ Lương nhân viên cho quản lý là : 2.356.000
Tât cả được chi bằng tiền mặt. Để phản ánh chi bằng tiền mặt kế toán dựa vào các chứng từ: Phiếu chi, phiếu xuất kho, bảng thanh toán tiền lương…để lập bảng NK - CT số 1 như sau:
Biểu số 2.32: Mẫu sổ NK - CT số 1 ( Ghi Có TK 1111)
CÔNG TY CP TIN HỌC VIỄN THÔNG NAM LONG
27 NGUYỄN CHÍNH, TÂN MAI, HOÀNG MAI, HÀ NỘI
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
Ghi có tài khoản: 1111- Tiền mặt Việt Nam
TT Ngày TK 641 TK 642 Tổng Có
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký Họ tên) (Ký Họ tên)
( Số liệu phòng kế tóan cung cấp) Để tập hợp CP phát sinh của công ty dựa vào các phiếu chi tiền mặt và sổ NK
- CT ở trên kế tóan vào bảng kê số 5 và dựa vào mẫu bảng kê số 5 để ghi vào sổ cái TK 641, Số cái TK 642.Các chứng từ này có mẫu như sau:
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Biểu số:2.33: Mẫu bảng kê số 5
CÔNG TY CP TIN HỌC VIỄN THÔNG NAM LONG BẢNG KÊ SỐ 5
3 6413- CP đồ dùng văn phòng 2.781.000
4 6414- Khấu hao tài sản cố định 6.791.634
5 6417- CP dịch vụ mua ngoài 35.796.000
7 642- CP quản lý doanh nghiệp 57.055.750
8 6421- CP nhân viên quản lý 9.780.000
9 6423- CP đồ dùng văn phòng 898.000
10 6424- Khấu hao tài sản cố định 3.784.543
11 6427- CP dịch vụ mua ngoài 21.781.000
( Số liệu phòng kế toán cung cấp)
Biểu số 2.34: Mẫu sổ cái TK 641- CPBH
CÔNG TY CP TIN HỌC VIỄN THÔNG NAM LONG
27 TÂN MAI, HOÀNG MAI, HÀ NỘI
Số dư đầu năm SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Lũy kế phát sinh Nợ 105.963.533
Lũy kế phát sinh Có 105.963.533
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Biểu số 2.35:Mẫu sổ cái TK 642 - CPQLDN
CÔNG TY CP TIN HỌC VIỄN THÔNG NAM LONG
27 NGUYỄN CHÍNH, TÂN MAI, HOÀNG MAI, HÀ NỘI
Số dư đầu năm SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642
Lũy kế phát sinh Nợ 57.055.750
Lũy kế phát sinh Có 57.055.750
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
( Số liệu phòng kế toán cung cấp)
2.4.3 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ tại công ty CP tin học viễn thông Nam Long :
Phương pháp xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty CP tin học viễn thông Nam Long như sau:
Kết quả tiêu thụ bán hàng = DTBH
( theo hóa đơn) - GVHB - CP BH - CP
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Với các nghiệp vụ bán hàng ở trên việc xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty Nam Long ( T10/2009) gồm những bút toán kết chuyển sau:
- Bút toán kết chuyển DT
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
- Bút toán kết chuyển GVHB
Có TK :632 1.120.787.154 -Bút toán kết chuyển CPBH
Có TK :641 105.963.533 -Bút toán kết chuyển CPQLDN
Số liệu trên đã được phản ánh ở NK - CT số 8.
- Bút toán xác định kết quả kinh doanh
Số liệu được phản ánh trên Nhật ký số 10 sau:
Biểu số:2.36 : Sổ nhật ký chứng từ số 10
CÔNG TY CP TIN HỌC VIỄN THÔNG NAM LONG
27 NGUYỄN CHÍNH, TÂN MAI, HOÀNG MAI , HÀ NỘI
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10
Ghi có tài khoản: 421: LN chưa phân phối Tháng 10/2009
Ghi có TK 421, Ghi nợ Tk 911 Dư cuối tháng
Nợ Có TK 911 Cộng có
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
( Số liệu phòng kế toán cung cấp)
Biểu số 2.37: Sổ cái TK 911
CÔNG TY CP TIN HỌC VIỄN THÔNG NAM LONG
27 NGUYỄN CHÍNH, TÂN MAI, HOÀNG MAI, HÀ NỘI
Số dư đầu năm SỔ CÁI TÀI KHOẢN 911
Lũy kế phát sinh Nợ 1.315.678.052
Lũy kế phát sinh Có 1.315.678.052
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
(Số liệu phòng kế toán cung cấp)
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VIỄN THÔNG NAM LONG
Đánh giá chung về công ty
Trong 2 năm qua, năm 2008 và năm 2009, thị trường máy tính và linh kiện có
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD nhiều biến động, các doanh nghiệp cạnh tranh nhau gay gắt, nhưng công ty luôn cố gắng phát huy hết khả năng hiện có, cùng với sự đồng lòng của toàn thể nhân viên để mở rộng thị trường, đem thương hiệu tới các tỉnh thành trong cả nước.
Có thể nói rằng, để có thể tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một chiến lược kinh doanh phù hợp để nâng cao khả năng cạnh tranh trong thị trường ngày nay DTBH là nguồn thu nhập, do vậy công ty ý thức được tầm quan trọng của công tác tiêu thụ và luôn đặt nhiệm vụ tổ chức tốt công tác tiêu thụ lên hàng đầu Để thực hiện mục tiêu này, công ty đã tổ chức một bộ máy kế toán nhạy bén với nhiệm vụ, cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ hỗ trợ cho công tác quản lý của ban lãnh đạo công ty Đặc biệt là bộ phận kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong việc phản ánh tình hình tiêu thụ một cách chi tiết về số lượng, DTBH, GVHB và đã trở thành một công cụ đắc lực giúp ban lãnh đạo công ty ra quyết định kinh doanh một cách đúng đắn .
Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty CP tin học viễn thông Nam Long và sự hướng dẫn của cô PGS.TS Phạm Thị Bích Chi, với kiến thức tích lũy ở trường, em xin đưa ra những nhận xét về hoạt động kế toán nói chung, kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa nói riêng tại Công ty CP tin học viễn thông Nam Long như sau:
Đánh giá những thành tựu và những tồn tại trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty:79 1.Những thành tưụ công ty đã đạt được
3.1.2.1.Những thành tưụ công ty đã đạt được:
- Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty khá gọn nhẹ, các cán bộ kế toán có nghiệp vụ vững vàng và không ngừng được trang bị thêm những kiến thức mới Bộ máy kế toán có sự phân công phân nhiệm rõ ràng Cán bộ phòng kế toán đều là những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình được bố trí công việc hợp lý, phù hợp với năng lực của từng người, không những thế cán bộ kế
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD toán Nhà máy còn không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp trên giao.
- Về hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán:
Việc xây dựng hệ thống chứng từ, sổ sách, TKcủa công ty được vận dụng đúng theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Chứng từ được tổ chức hợp lý, ghi chép đầy đủ, trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sổ sách của công ty được tổ chức chặt chẽ, thuận tiện cho quá trình ghi chép và lập Báo cáo tài chính Nhằm đảm bảo cho việc hạch toán DT bán các sản phẩm và giá vốn thành phẩm bán ra được cụ thể kế toán công ty đã tổ chức hệ thống sổ chi tiết theo từng mặt hàng Điều này đã giúp cho ban lãnh đạo công ty nắm bắt được nhu cầu của thị trường và hiệu quả kinh doanh của từng loại thành phẩm để từ đó có quyết định hợp lý về tổ chức kinh doanh cũng như đầu tư công nghệ nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Việc sử dụng TKkế toán được thực hiện theo hệ thống TK ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính đảm bảo việc cập nhật những quy định mới nhất về TK kế toán
- Về việc ứng dụng công nghệ thông tin: Hiện nay công ty sử dụng phần mềm kế toán Bravo 6.0, phần mềm kế toán này được thiết kế phù hợp với đặc điểm hạch toán kế toán tại công ty Trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ nhờ áp dụng kế toán máy, công ty đã xây dựng được bảng mã sản phẩm cho từng loại sản phẩm theo tên gọi, quy cách. Việc xây dựng bảng mã sản phẩm góp phần không nhỏ vào công tác quản lý thành phẩm và công tác kế toán thành phẩm tại công ty.
- Về công tác theo dõi công nợ:
Kế toán tiêu thụ quản lý chặt chẽ lượng tiêu thụ và các khoản phải thu khách hàng Có sự phối hợp và đối chiếu giữa kế toán tiêu thụ và kế toán theo dõi các khoản phải thu của khách hàng Các khoản phải thu được quản lý chi
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD tiết, chặt chẽ theo từng khách hàng Hàng quý, trước khi lập Báo cáo Tài chính, Nhà máy luôn gửi thư xác nhận nợ tới các khách hàng nhằm đảm bảo số liệu chính xác, đầy đủ.
- Về xác định kết quả tiêu thụ:
Việc xác định kết quả tiêu thụ của công ty được tiến hành vào cuối mỗi quý một cách chính xác và kịp thời Các khoản CPBH và CPQLDN được theo dõi cụ thể, chi tiết đảm bảo cho các khoản chi hợp lý và tiết kiệm.
3.1.2.2 Những tồn tại trong công tác lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty:
Nhìn chung, công tác kế toán của công ty được tổ chức chặt chẽ, hiệu quả tuân thủ chế độ kế toán Tuy nhiên, do những nguyên nhân khách quan và chủ quan mà công tác kế toán vẫn còn một số điểm chưa hoàn thiện
- Tổ chức luân chuyển chứng từ:
Chứng từ sử dụng được luân chuyển đúng quy định và có sự quy định trách nhiệm rõ ràng Nhưng tại phòng kế toán văn phòng, mọi chứng từ tập hợp về lại chưa có công tác phân loại (theo từng nội dung) Bộ chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng phát sinh được kế toán bán hàng lưu chung thành một tập gồm: Hoá đơn bán hàng (HĐGTGT), phiếu thu, phiếu chi Như vậy, khi muốn đối chiếu số liệu sẽ gây khó khăn và tốn thời gian đặc biệt khi sử dụng chứng từ gốc làm căn cứ để ghi các sổ liên quan, lập chứng từ ghi sổ hoặc khi cơ quan chức năng (Thuế) đến kiểm tra.
- Về việc kế toán các khoản giảm trừ DT:
Hiện nay ở công ty CP tin học viễn thông Nam Long không theo dõi các khoản giảm trừ DT là hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại.Ở công ty hầu như không xuất hiện trường hợp khách hàng trả lại hàng bán hay giảm giá hàng bán do hàng bị kém phẩm chất.Tuy nhiên, trong quá trình kinh doanh không thể đảm bảo chắc chắn rằng sản phẩm cung cấp trên thị trường là đạt tiêu chuẩn.Khi khách hàng mua phải sản phẩm kém
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD phẩm chất thì việc trả lại và giảm giá hàng bán là điều không thể tránh khỏi.
Vì vậy, công ty cần theo dõi các nghiệp vụ trả lại cũng như giảm giá hàng bán Bên cạnh đó, khuyến mại bằng tiền là một trong những biện pháp của công ty nhằm thu hút khách hàng và tăng DT tiêu thụ Đối với những khách hàng mua sản phẩm của công ty với khối lượng lớn, trị giá hàng mua từ 10 triệu đồng trở lên sẽ được hưởng khuyến mại bằng tiền và khoản khuyến mại này được hạch toán vào CP bán hàng Như vậy là không đúng, vì thực chất đây là một khoản giảm trừ DT tiêu thụ trong kỳ Điều này làm sai về nội dung của CP bán hàng và tính chính xác của DTBH và cung dịch vụ trong kỳ.
- Về việc kế toán DT tiêu thụ nội bộ:
Ngoài việc xuất sản phẩm bán cho các khách hàng, sản phẩm còn được xuất sử dụng cho các nhu cầu nội bộ công ty như sửa chữa nội bộ, giới thiệu sản phẩm Theo quy định, trường hợp xuất sử dụng nội bộ phải được theo dõi trên TK512 – DT tiêu thụ nội bộ Nhưng hiện nay, công ty không sử dụng TK512 để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế này mà hạch toán trực tiếp vào TKCP liên quan như 641, 642.
Ví dụ: ngày 03/12, Công ty xuất kho một số linh kiện điện tử, mực in, phụ kiện máy in,…phục vụ cho việc kinh doanh tại cửa hàng của công ty, nghiệp vụ này được hạch toán:
Có TK 156 987.297 (Mà thực chất đây được coi là tiêu thụ nội bộ và phải được hạch toán như sau:
Kế toán DT tiêu thụ nội bộ như vậy không ảnh hưởng đến việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ nhưng lại cung cấp thông tin không chính
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD xác về GVHB và DT tiêu thụ nội bộ.
- Về phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho tiêu thụ:
Công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá thành phẩm xuất kho Phương pháp này tuy có ưu điểm là đơn giản, dễ làm nhưng việc tính toán bị dồn vào cuối kỳ gây ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung. Mặc dù có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán nhưng phương pháp này không thích hợp với doanh nghiệp có nhiều loại sản phẩm và số lần nhập, xuất của mỗi sản phẩm nhiều như công ty CP tin học viễn thông Nam Long
- Về việc thu hồi nợ của khách hàng:
Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tai công ty CP
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa:
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
Sự thành bại của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán Thông qua việc kiểm tra, tính toán, ghi chép, phân loại, tổng hợp nghiệp vụ phát sinh bằng hệ thống phương pháp khoa học của kế toán: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp cân đối có thể biết được thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời toàn diện về tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp.
Kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa có vai trò quan trọng trong công tác kế toán của công ty Bởi phần hành này phản ánh một cách trực tiếp các thông tin về sản phẩm, khách hàng, thị trường tiêu thụ, khả năng bù đắp CP và tạo ra LN trong kỳ Bất kỳ một sự hạn chế nào trong công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả hàng hóa đều ảnh hưởng đến tính chính xác và kịp thời của thông tin kế toán tại doanh nghiệp Do vậy việc hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa là hết sức cần thiết.
3.2.2: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty CP tin học viễn thông Nam Long :
Hoàn thiện là cần thiết và tất yếu, nhưng để đảm bảo tính khoa học trong việc hạch toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết tiêu thụ hàng hóa thì các biện pháp hoàn thiện phải có tính khả thi, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
Do đó, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty CP tin học viễn thông Nam Long cần phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
- Thứ nhất, hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng các cơ chế tài chính, chế độ kế toán Kế toán không chỉ là công cụ quản lý của doanh nghiệp, nó còn là công cụ quản lý tài chính quan trọng của Nhà nước Tuy nhiên việcNhà nước ban hành các cơ chế tài chính, văn bản pháp lý chỉ mang tính chất
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD tổng hợp và hướng dẫn cho các doanh nghiệp Việc tổ chức kế toán tại doanh nghiệp cần phải vận dụng sáng tạo, linh hoạt, tránh dập khuôn máy móc.
-Thứ hai, hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm CP, giảm nhẹ công tác kế toán nhưng vẫn đảm bảo tính khoa học, đảm bảo hiệu quả của công tác kế toán nói chung.
- Thứ ba, hoàn thiện phải trên cơ sở phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau Chính vì vậy, việc vận dụng chế độ kế toán sao cho phù hợp với trình độ của doanh nghiệp, ngành nghề sản xuất kinh doanh, điều kiện vật chất của doanh nghiệp là cần thiết.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty CP
- Ý kiến 1:Hình thức ghi sổ của công ty là NK-CT còn rườm rà, nhiều sổ sách khó khăn trong việc thực hiện ghi sổ trên máy tính Vì thế công ty nên chuyển hình thức ghi sổ sang nhật ký chung phù hợp hơn với các nghiệp vụ phát sinh nhiều và thường xuyên và thuận tiện cho việc ghi sổ trên máy.
- Ý kiến 2 Đặc điểm của công ty là có khối lượng hàng hóa luân chuyển và hàng tồn kho lớn với nhiều loại mặt hàng.Vì thế công ty phải đưa ra chỉ tiêu định mức dự trữ cho hàng tồn kho và hàng bán ra ở mức an toàn để công ty có khối lượng hàng hóa dự trữ để đảm bảo bán ra một cách thường xuyên Ý kiến 3: Công ty CP tin học viễn thông Nam Long kinh doanh nhiều loại hàng hóa và được bán tại nhiều cửa hàng ở các địa điểm khác nhau vì thế công ty nên hạch toán và cung cấp thông tin chi tiết theo từng nhóm hàng qua đó có thể quản lý và kiểm soát tình hình CP và đề ra những biện pháp thích hợp nhằm giảm CP.
Viện ĐH Mở Hà Nội Khoa Kinh Tế & QTKD
