TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY DƯỢC PHẨM TW 1
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Dược phẩm TW 1
Công ty Dược phẩm TW 1 là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty Dược Việt Nam - Bộ Y tế
Năm 1971, theo quyết định thành lập số 170 ngày 01/14/1971 (QĐ 170 BYT) của Bộ Y tế, công ty được chính thức thành lập với tên gọi Công ty Dược phẩm cấp 1, có nhiệm vụ cung cấp phân phối thuốc chữa bệnh cho các tỉnh, thành phố, bệnh viện TW trên miền Bắc và chi viện đắc lực cho chiến trường miền Nam.
Năm 1988, Công ty đổi tên thành Công ty Dược phẩm TW 1, trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp Dược Việt Nam thuộc Bộ Y tế Đến năm 1993, căn cứ vào quy chế thành lập giải thể doanh nghiệp Nhà nước ban hành kèm theo nghị định 388 HĐBT ngày 07/05/1992 của HĐBT Căn cứ thông báo số 108 TB ngày 09/05/1993của Văn phòng chính phủ về việc đồng ý cho phép thành lập lại các doanh nghiệp Nhà nước thuộc
Bộ Y tế thì Công ty Dược phẩm TW 1 là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Dược Việt Nam - Bộ Y tế, quyết định thành lập 408/BYT ngày 22/04/1993
Trong những năm đầu thành lập, khi còn là Công ty Dược phẩm cấp 1, công ty là nhà phân phối thuốc chủ yếu cho khu vực miền Bắc, mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều thực hiện theo kế hoạch của Nhà nước mà cụ thể là Liên hiệp các Xí nghiệp Dược Việt Nam - Bộ Y tế giao cho. Đất nước thống nhất, cùng với sự chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, để hoà nhập với nền kinh tế hàng hoá, Công ty đã có những thay đổi cơ bản trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình phù hợp với những yêu cầu trong cơ chế kinh doanh mới Công ty đã chứng tỏ được vai trò của một trong những doanh nghiệp chủ chốt của Tổng công ty Dược Việt Nam xét trên mọi lĩnh vực
Mô hình mới được Công ty áp dụng là vừa sản xuất theo công nghiệp dược hiện đại, vừa kinh doanh thương nghiệp về thuốc chữa bệnh đông tây y và xuất nhập khẩu Các mặt hàng của công ty ngày càng đa dạng hoá, các phương thức bán hàng phong phú, sự phục vụ tận nơi, thanh toán taị chỗ được thực hiện dưới nhiều hình thức và mở rộng khắp trong và ngoài nước. Với tổng số vốn từ ngân sách Nhà nước cấp và quyền tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, trong nhiều năm qua công ty luôn đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên ổn định bên cạnh việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước
Hiện nay, Công ty Dược phẩm TW 1 có tên giao dịch quốc tế là: CENTRAL PHARMACETICAL COMPANY No 1, viết tắt là CPC 1.
Trụ sở tại: 356A, đường Giải Phóng, Quận Thanh Xuân, Hà Nội. Điện thoại: 04.38643323 - 04.38643327
Website: http://www.cpc1.c o m.vn/
Giấy phép kinh doanh số: 108263 ngày 12/ 05/1993.
Giấy phép xuất nhập khẩu số: 1191013/GP ngày 05/11/1993.
Tài khoản tiền Việt Nam: 710A-00602 tại Sở giao dịch Ngân hàng
Tài khoản ngoại tệ: 362111 - 370806 tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
Về quy mô, Công ty Dược phẩm Trung Ương 1 có diện tích: 10.000 m 2 với vốn kinh doanh ban đầu là 41.202.000.000 đồng.
+ Vốn ngân sách Nhà nước cấp: 33.851.000.000 đồng. Tổng số lao động hiện có: 296 người.
Trải qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển, công ty luôn giữ vững vị trí là lá cờ đầu của ngành Dược, dẫn dầu khối các doanh nghiệp kinh doanhDược phía Bắc, và là một trong 10 đơn vị dẫn đầu các doanh nghiệp Dược trong cả nước.
Chức năng, nhiệm vụ
1.2.1 Chức năng: Được quy định tại điều lệ thành lập doanh nghiệp gồm các chức năng sau:
+ Kinh doanh, xuất nhập khẩu thuốc chữa bệnh (tân dược, đông dược và các loại khác) nguyên liệu, hoá chất, hương liệu, tinh dầu, mỹ phẩm, dụng cụ y tế, bao bì, phụ liệu.
+ Nghiên cứu sản phẩm mới kể cả nguyên liệu và thành phẩm các dịch vụ liên quan đến ngành y tế, hội chợ, triển lãm, thông tin quảng cáo, trung chuyển kho bãi.
Với Tổng Công ty Dược Việt Nam, công ty có nhiệm vụ:
- Là đơn vụ hạch toán độc lập phải chịu sự chỉ đạo trực tiếp Tổng
Công ty Dược Việt Nam nên hàng năm công ty phải xây dựng và bảo vệ kế hoạch sản xuất, kinh doanh để báo cáo lên Tổng Công ty Dược để thực hiện mục đích và nội dung hoạt động của công ty.
- Nhận vốn (kể cả nợ) bảo toàn và phát triển vốn, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn do Tổng Công ty giao, thực hiện quyết định của Tổng Công ty về điều chuyển nguồn vốn và các nguồn lực phù hợp với nhiệm vụ của công ty.
- Trích nộp để hình thành các quỹ tập trung của Tổng Công ty theo quy định của điều lệ và quy chế tài chính của công ty.
Về quản lý hoạt động kinh doanh, công ty có nhiệm vụ:
- Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Tổng Công ty về kết quả hoạt động của công ty,chịu trách nhiệm trước khách hàng và pháp luật về sản phẩm và dịch vụ do công ty thực hiện.
- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch 5 năm và hàng năm phù hợp với nhiệm vụ của công ty và nhu cầu thị trường Các kế hoạch này phải do Tổng Công ty phê duyệt.
- Đổi mới, hiện đại hoá công nghệ và phương thức quản lý sử dụng thu nhập từ chuyển nhượng tài sản để tái đầu tư, đổi mới thiết bị của công ty.
- Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật lao động Đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý công ty thông qua người đại diện của mình Chăm lo phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo thực hiện chiến lược và nhiệm vụ kinh doanh của công ty Chăm lo cải thiện điều kiện làm việc, điều kiện sống của người lao động.
- Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên môi trường, quốc phòng an ninh.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định của Tổng Công ty và báo cáo thường xuyên theo yêu cầu của chủ sở hữu, chịu trách nhiệm về tính xác thực của báo cáo.
- Chịu sự kiểm tra của đại diện chủ sở hữu, tuân thủ các quy định về thanh tra của cơ quan tài chính của Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Công ty có đội ngũ gần 300 cán bộ nhân viên với 70 Dược sĩ Đại học và trên Đại học Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty đã được Bộ Y tế và Sở
Y tế Hà Nội công nhận đạt chuẩn “Thực hành tốt bảo quản thuốc” (GSP) và
“Thực hành tốt phân phối thuốc” (GDP) Hệ thống quản lý chất lượng của
Công ty đạt tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, đã được BVQI - Vương quốc Anh công nhận.
Bộ máy quản lý kinh doanh của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, dưới sự quản lý thống nhất của Ban Giám đốc Giám đốc công ty là người quản lý và chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Thể hiện qua sơ đồ sau:
Bắc Giang Quảng Ninh Đà Nẵng Tp HCM
Bảo vệ Các chi nhánh Phòng
Sơ đồ 1.1 - SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban:
Là người đại diện hợp pháp của công ty, cũng như các mối quan hệ giữa công ty với các cơ quan trong và ngoài nước và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật Bên cạnh đó, Giám đốc cũng trực tiếp quản lý lĩnh vực kinh doanh - xuất nhập khẩu (KD-XNK) của công ty.
Là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động quản lý, điều hành, tổ chức thực hiện công tác tài chính của công ty kiêm Trưởng phòng Kế toán tài vụ.
Là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động quản lý, điều hành công tác đảm bảo chất lượng, bảo quản, ra lẻ, giao nhận, vận chuyển hàng hóa và một số công tác khác của công ty, phụ trách phòng Kỹ thuật - Kiểm nghiệm (KT-KN), phòng Kho vận và Phân xưởng.
- Phòng Kế toán tài vụ (KTTV):
Tổ chức, quản lý công tác tài chính, giá cả và hạch toán đầy đủ, kịp thời và chính xác mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, chấp hành nghiêm pháp lệnh thống kê, kế toán và tài chính của Nhà nước.
- Phòng Kinh doanh - Xuất nhập khẩu (KD – XNK):
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác định hướng kinh doanh cũng như định hướng khách hàng, trực tiếp xây dựng kế hoạch, triển khai, tổ chức các hoạt động mua hàng và bán hàng theo kế hoạch, mục tiêu đề ra (nhập khẩu và mua bán trong nước).
+ Tổ chức các hội nghị khách hàng, giải quyết khiếu nại…
- Tổ Marketing (thuộc phòng KD-XNK):
+ Xây dựng mục tiêu nhiệm vụ và chiến lược marketing cho công ty trong từng giao đoạn Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, dự báo biến động của thị trường dược và xu hướng phát triển để xây dựng chính sách sản phẩm, giá, phân phối và xúc tiến bán.
+ Xây dựng và quảng bá thương hiệu của công ty.
- Phòng Tổ chức – Hành chính (TC-HC):
Bố trí, sắp xếp nhân lực trong công ty về số lượng, trình độ nghiệp vụ, tay nghề, lên kế hoạch tiền lương, làm công tác về chế độ và đào tạo, xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng cho hoạt động của các phong ban trong công ty.
- Phòng Kỹ thuật - Kiểm nghiệm (KT-KN):
Tham mưu cho BGĐ về công tác quản lý chất lượng và giám sát, kiểm tra chất lượng hàng hoá theo quy chuẩn của Bộ Y tế Ngoài ra, còn tổ chức công tác bảo hộ lao động, kỹ thuật an toàn lao động.
- Phòng Kho vận: được chia làm 3 tổ:
+ Tổ Điều vận: có nhiệm vụ điều động phương tiện vận chuyển, giao nhận hàng hóa.
+ Tổ Kho: quản lý, bảo quản và xuất nhập hàng hóa theo đúng quy định của công ty.
+ Tổ Kiểm: kiểm nhận hàng hóa trước khi nhập kho, lập biên bản và báo cáo về chất lượng, số lượng của hàng.
Nhiệm vụ là ra lẻ và sản xuất một số mặt hàng bổ sung cho kinh doanh, tạo thêm công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên.
Thành phố Hồ Chí Minh (TP.HCM), Bắc Giang, Quảng Ninh, Đà Nẵng có nhiệm vụ đại diện cho công ty, phát triển thị trường 3 miền, tạo mối quan hệ với các doanh nghiệp và thương nhân, tìm kiếm các đối tác đầu tư Tổ chức các hoạt động về thông tin kinh tế, thông tin ngành và marketing phục vụ cho kinh doanh của toàn công ty.
- Các cửa hàng, hiệu thuốc:
Có nhiệm vụ bán và giới thiệu sản phẩm, hơn nữa cũng có thể tự khai thác nguồn hàng để phục vụ cho nhu cầu đa dạng của nhân dân.
Có nhiệm vụ tổ chức lực lượng bảo vệ ngày đêm, đảm bảo an toàn cho công ty, tổ chức lực lượng tự vệ, phòng cháy và chữa cháy.
Đặc điểm kinh doanh và thị trường tiêu thụ
Trong thời kỳ hiện nay, với sự góp mặt của các công ty phân phối thuốc nước ngoài và các công ty dược trong nước đã tạo nên một thị trường thuốc phong phú, đa dạng về chủng loại Trước tình hình đó, Công ty Dược phẩm TW 1 đã tự tìm ra cho mình những mặt hàng kinh doanh phù hợp, cụ thể:
+ Dược phẩm (tân dược, đông dược).
+ Nguyên liệu, hoá chất, phụ liệu, để sản xuất thuốc phòng và chữa bệnh, bao bì dược và các sản phẩm y tế khác. + Tinh dầu, hương liệu, mỹ phẩm, dầu động thực vật.
+ Dụng cụ y tế thông thường, máy móc thiết bị y tế dược.+ Mỹ phẩm, sản phẩm vệ sinh, sản phẩm dinh dưỡng y tế.
+ Bông băng, gạc, kính thuốc.
+ Các loại hoá chất xét nghiệm và kiểm nghiệm phục vụ cho ngành y tế.
Ngoài việc phải đảm bảo cung cấp các loại thuốc thiết yếu phục vụ phòng chữa bệnh theo yêu cầu của bộ Y tế như các loại thuốc kháng sinh (Ampixiline, Amoxiline, Penixiline )
Hiện nay, công ty đã và đang kinh doanh xuất nhập khẩu tất cả các loại thuốc thông thường như: Dep, ôxy già, ASA, nước cất và các thuốc chuyên khoa biệt dược như Unasyn, Ceclor, Chymo Mặt hàng thuốc kháng sinh và biệt dược chiếm một số lượng đáng kể trong tổng lượng tiêu thụ của công ty.
Thị trường tiêu thụ của Công ty Dược phẩm TW 1 tương đối ổn định, trải rộng từ Bắc tới Nam Công ty đã nhiều năm phục vụ cung cấp cho các bệnh viện TW như bệnh viện Bạch Mai, Việt Đức, Viện lao phổi, các xí nghiệp dược phẩm TW như xí nghiệp dược phẩm TW 1, 2, 3
Các xí nghiệp liên hợp dược các tỉnh, thành phố như Hải Dương, Hải phòng, Bắc Ninh, Lạng Sơn, Cao Bằng, Huế Các công ty kinh doanh dược khác Cùng với chi nhánh Tp HCM là đại diện cho công ty ở khu vực phía Nam, thị trường của công ty đang ngày càng mở rộng tới vùng sâu, vùng xa cung cấp thuốc cho mọi đối tượng là những người tiêu dùng, nhằm thực hiện mục tiêu cung cấp thuốc chăm sóc sức khoẻ nhân dân, điều trị các bệnh xã hội theo phương hướng của ngành dược.
Bên cạnh việc thực hiện các nhiệm vụ công ích được giao như đã trình bày ở trên, công ty còn kinh doanh trong các lĩnh vực như sau:
+ Các nguyên liệu, phụ liệu để sản xuất thuốc, các sản phẩm
+ Kinh doanh xuất nhập khẩu các thành phẩm thuốc tân dược, đông dược phòng và chữa bệnh cho người.
+ Dịch vụ nhập khẩu ủy thác, đăng ký Visa cho thuốc và nguyên liệu nhập khẩu.
+ Kinh doanh, xuất nhập khẩu tinh dầu, hương liệu, dầu động thực vật y tế, bông băng gạc, kính mát, kính thuốc, dụng cụ y tế thông thường, vật tư y tế tiêu hao, máy móc thiết bị y tế và dược.
+ Kinh doanh, xuất nhập khẩu hoá mỹ phẩm, sản phẩm vệ sinh, sản phẩm dinh dưỡng, hóa chất các loại kể cả các hóa chất xét nghiệm và kiểm nghiệm trong ngành y tế, sinh phẩm, vắc xin tiêm chủng các loại.
+ Dịch vụ cho thuê văn phòng kho xưởng, vận chuyển hàng hóa.
+ Tham gia hội chợ triển lãm, thông tin quảng cáo.
Với trên 3000 mặt hàng, thị trường trong nước của công ty trải rộng từ Bắc đến Nam, các bệnh viện Trung ương, doanh nghiệp, xí nghiệp dược đến các trung tâm y tế vùng sâu vùng xa…
Hiện công ty có quan hệ với trên 50 hãng kinh doanh thuốc của các nước trên thế giới Bởi những nỗ lực phát triển không ngừng, các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận, thu nhập bình quân 1 lao động, số nộp ngân sách… tăng nhanh qua các năm.
Bảng 1.1 - Các chỉ tiêu kinh doanh của Công ty Dược phẩm TW 1
CHỈ TIÊU Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
2 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 10.509.858.837 14.087.449.254 15.524.558.793
3 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 7.567.098.363 10.142.963.464 11.294.366.275
Cơ cấu tài chính của công ty cũng được duy trì ở mức ổn định, hợp lý. Tài sản cố định (TSCĐ) chiếm từ 5% đến 7% tổng tài sản, chủ yếu là nhà kho, phương tiện vận tải, văn phòng làm việc Tài sản lưu động phần lớn là hàng tồn kho và các khoản phải thu.
Bảng 1.2 - Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty Dược phẩm TW 1
CHỈ TIÊU Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
Với những thế mạnh về chất lượng sản phẩm, quy mô vốn lớn… doanh nghiệp luôn đứng vững trên thị trường cạnh tranh, phát triển được vốn và tăng trưởng ngày càng mạnh.
Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Dược phẩm TW 1
1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán:
Phòng kế toán tài vụ có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp các số liệu, các thông tin về công tác tài chính, kế toán giúp Giám đốc quản lý hiệu quả tài sản, tiền vốn Với chức năng và nhiệm vụ quan trọng như vậy nên công ty đã lựa chọn những cán bộ có năng lực và không ngừng đổi mới, nâng cao trình độ quản lý cho các nhân viên trong phòng kế toán của công ty. Để phù hợp với điều kiện một doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn tập trung, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung Theo hình thức này thì hầu hết các công việc kế toán được tập trung về phòng kế toán tài chính của công ty Tại các cửa hàng, hàng tháng kế toán cửa hàng tập hợp chứng từ, bảng kê hàng hoá bán ra, cùng Báo cáo kết quả kinh doanh tháng nộp lên công ty
Phòng kế toán tài vụ dựa vào các chứng từ ban đầu để tập hợp phân tích, xử lý số liệu, lập báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp (ban hành theo quy định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính); trình Báo cáo tài chính đã lập cho Giám đốc duyệt quyết toán tài chính hàng năm và nộp thuế theo quy định.
Phòng Kế toán công ty chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc.
TỔNG HỢP KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA KẾ TOÁN KHO HÀNG HÓA KẾ TOÁN TSCĐ THỐNG KÊ
KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN KẾ TOÁN CÁC CỬA HÀNG THỦ
Sơ đồ 1.2 - Bộ máy kế toán ở Công ty Dược phẩm TW 1.
+ Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc, tổ chức bộ máy kế toán phân công trách nhiệm và công việc cho từng kế toán viên, là người chịu trách nhiệm hướng dẫn, thực hiện chính sách chế độ tài chính cũng như việc chịu trách nhiệm các quan hệ tài chính đối với các đơn vị ngân hàng, việc thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước và thực hiện công tác tài chính của doanh nghiệp.
+ Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính.
+ Kế toán quỹ: Viết phiếu thu, chi căn cứ vào các chứng từ gốc đã duyệt ghi sổ nhật ký tiền mặt, lập báo cáo quỹ.
+ Kế toán tiền gửi ngân hàng, tiền vay: Căn cứ vào sổ phụ của ngân hàng, hàng ngày ghi báo Nợ, báo Có cho các tài khoản có liên quan, theo dõi số dư để phát hành séc uỷ nhiệm chi và trả khế ước đến hạn
+ Kế toán thanh toán với người mua: Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng là các công ty dược của các tỉnh trong nước; tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đơn vị đó, ghi sổ chi tiết tài khoản 131.
+ Kế toán thanh toán với người bán: Theo dõi phần tình hình thanh toán với người bán và tình hình thanh toán tiền cho người bán, theo dõi hàng về nhập kho Mở sổ chi tiết TK 331 cho từng người bán.
+ Kế toán kho hàng hoá: Theo dõi hàng nhập, xuất, tồn kho hàng ngày; thu nhận phiếu nhập xuất tại kho, đối chiếu thẻ kho cuối tháng vào sổ chi tiết tồn kho.
+ Kế toán TSCĐ kiêm thống kê: Theo dõi nguyên vật liệu, công cụ lao động nhỏ; theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ; mở thẻ kho; thẻ TSCĐ theo quy định, ghi sổ chi tiết TSCĐ.
+ Kế toán theo dõi cửa hàng: Theo dõi tình hình hàng hoá tài chính, công nợ của cửa hàng, cuối tháng lập báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng cho kế toán trưởng và Giám đốc.
+ Thủ qũy: Có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, chi, chịu trách nhiệm về quản lý qũy tiền mặt của công ty.
1.5.2 Hình thức tổ chức sổ kế toán:
NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT THẺ VÀ SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
Sơ đồ 1.3 - Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký Chung ở Công ty
Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung.
Việc áp dụng hình thức này phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của công ty và phù hợp với trình độ, khả năng của cán bộ kế toán Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên cơ sở có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết bảo đảm được các mặt kế toán tiến hành song song, việc kiểm tra số liệu được tiến hành thường xuyên công việc đồng đều ở tất cả các khâu và trong tất cả các phần việc kế toán, bảo đảm số liệu chính xác, kịp thời nhạy bén phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Việc ghi chép sổ đực tiến hành theo đúng thủ tục quy định, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào sổ chi tiết cho những đối tượng cần mở chi tiết như: thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết thanh toán cho người mua, người bán Đối với chứng từ thu chi tiền mặt, thủ quỹ phi vào báo cáo quỹ hàng ngày.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào sổ Nhật ký Chung, mỗi tài khoản có liên quan được ghi một dòng trên Nhật ký Chung Căn cứ vào Nhật ký Chung, kế toán ghi vào sổ Cái các tài khoản có liên quan Mỗi nghiệp vụ kinh tế trên Nhật ký Chung được ghi ít nhất vào hai trang sổ Cái có liên quan.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào sổ Nhật ký đặc biệt cho nghiệp vụ thu tiền, chi tiền, bán hàng, mua hàng Cuối kỳ, kế toán cộng sổ Nhật ký đặc biệt để vào sổ Cái các tài khoản có liên quan.
Cuối tháng căn cứ vào sổ kế toán chi tiết, kế toán vào sổ tổng hợp chi tiết Sổ này được dùng để đối chiếu với tài khoản có liên quan và là cơ sở để làm báo cáo kế toán cuối kỳ.
Cuối tháng căn cứ vào sổ Cái các tài khoản, kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh để đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán trước khi vào báo cáo kế toán.
1.5.3 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty:
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN LUÂN CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY DƯỢC PHẨM TW 1
Hạch toán quá trình mua hàng tại Công ty Dược phẩm TW 1
2.1.1 Các phương thức mua hàng và thanh toán:
Mua hàng là giai đoạn khởi đầu và quan trọng của quá trình kinh doanh lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Dược phẩm TW 1 Nhằm đáp ừng nhu cầu của người tiêu dùng và yêu cầu của Bộ Y tế, công ty luôn cố gắng tìm kiếm những nguồn hàng phong phú về chủng loại, mẫu mã và có chất lượng đạt tiêu chuẩn Hiện nay, hàng hoá mua, nhập kho của công ty chủ yếu từ hai nguồn lớn là hàng mua nước ngoài và hàng mua nội địa. Đối với hàng mua từ nước ngoài thì phương thức mua hàng mà công ty sử dụng là phương thức nhập khẩu trực tiếp Cán bộ phòng xuất, nhập khẩu của công ty có nhiệm vụ tìm nguồn hàng, lập kế hoạch và đệ trình lên Giám đốc phê duyệt Khi đã được sự đồng ý của Giám đốc, phòng xuất nhập khẩu tiến hành ký hợp đồng với bên bán Sau khi đã hoàn tất thủ tục cần thiết và hàng hoá đã về tới cảng, công ty cử cán bộ đi nhận hàng trực tiếp tại địa điểm quy định Trong thanh toán, công ty sử dụng cả ba phương thức: thanh toán trực tiếp bằng ngoại tệ, thanh toán bằng LC và thanh toán bằng thư chuyển tiền Đồng tiền thanh toán chủ yếu là đồng đô la Mỹ (USD).
Mua hàng nội địa là hoạt động thường xuyên của công ty Do thuốc và nguyên liệu thuốc là loại hàng hoá đặc biệt, có liên quan đến sức khoẻ của người dùng nên yêu cầu về chất lượng thuốc của công ty rất cao Cũng vì thế mà đối với nguồn hàng nội địa, công ty chủ yếu sử dụng hình thức mua hàng trực tiếp theo hợp đồng kinh tế đối với các bạn hàng quen thuộc (Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung Ương 1, Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung Ương
2, Công ty Dược liệu Trung Ương 1 ) Đây là hình thức thu mua chính của công ty Sau khi ký hợp đồng kinh tế, công ty cử cán bộ phòng kinh doanh đến đơn vị cung ứng để nhận hàng. Cán bộ cung ứng của công ty có trách nhiệm bảo quản, vận chuyển hàng về kho an toàn với chi phí vận chuyển do công ty chịu Sau đó, công ty làm nhiệm vụ kiểm nghiệm và nhập kho.
Ngoài ra, trong quá trình mua hàng nội địa, công ty còn áp dụng phương thức chuyển hàng Theo đó, đơn vị bán sẽ căn cứ vào hợp đồng đã ký, đến thời hạn chuyển hàng sẽ giao tại địa điểm quy định trong hợp đồng, thường là kho của Công ty Dược phẩm TW 1 Công ty không phải chịu tiền vận chuyển từ kho của bên bán tới nơi giao hàng.
Hình thức và phương tiện thanh toán đối với nguồn hàng thu mua trong nước tuỳ theo sự thoả thuận giữa công ty và bên bán, chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc trả chậm.
GIÁ THỰC TẾ HÀNG HÓA THU MUA TRONG NƯỚC
GIÁ MUA GHI TRÊN HÓA ĐƠN CHIẾT KHẤU GIẢM GIÁ HÀNG HÓA
2.1.2 Tính giá hàng hoá mua:
Giá thực tế của hàng hoá nhập kho được căn cứ vào nguồn nhập để tính toán Đối với nguồn hàng chủ yếu của công ty là mua hàng nội địa thì trị giá thực tế của hàng hoá được tính theo công thức:
Mọi chi phí thu mua hàng hoá của công ty được tập hợp vào chi phí mua hàng.
2.1.3 Hạch toán chi tiết kho hàng: Đối với nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu nhập kho (có thể là hoá đơn bán hàng hay hoá đơn GTGT) (Biểu số 2.1) do bên bán lập, gửi cho phòng kế hoạch nghiệp vụ của công ty, khi hàng hoá về, cán bộ phòng kế hoạch nghiệp vụ lập phiếu nhập kho (Biểu số 2.2) cho khối lượng hàng hoá ghi trên hoá đơn.
Liên 2: Giao cho khách hàng.
Ngày 02 tháng 03 năm 2008. Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dược Phẩm Việt Anh.
Họ và tên người mua hàng: Trần Thị Thanh Mai. Đơn vị: Công ty Dược phẩm TW 1.
Hình thức thanh toán: Trả chậm.
ST T Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV
T Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế suất 22.859.393
Tổng cộng tiền thanh toán 480.047.253
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm tám mươi triệu không trăm bốn mươi bảy nghìn hai trăm năm mươi ba đồng chẵn.
Hà Nội, ngày 02 tháng 03 năm 2008.
Công ty Dược phẩm TW 1.
Nhập của: Công ty TNHH Dược Phẩm Việt Anh.
Theo chứng từ: Hoá đơn số 54952 ngày 02 tháng 03 năm 2008.
ST T Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV
T Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế suất 22.859.393
Tổng cộng tiền thanh toán 480.047.253
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm tám mươi triệu không trăm bốn mươi bảy nghìn hai trăm năm mươi ba đồng chẵn.
Hà Nội, ngày 02 tháng 03 năm 2008.
Việc hạch toán nghiệp vụ hàng hoá tại kho do thủ kho tiến hành ghi chép theo sự hướng dẫn của phòng kế toán Thẻ kho được mở chi tiết cho từng mặt hàng và quy cách, được đánh số, đăng ký tại phòng kế toán, sắp xếp theo thứ tự danh điểm hàng hoá, để theo dõi sự biến động xuất, nhập, tồn kho Nếu một loại hàng ở cùng một quy cách nhưng có giá mua khác nhau thì sẽ được mở thẻ kho khác nhau cho mỗi loại giá
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các cột tương ứng trên thẻ có liên quan (Biểu số 2.1), và tập hợp các chứng từ nhập xuất này ghi vào “bảng kê chứng từ nhập (xuất)” (Biểu số 2.3). Định kỳ, thủ kho có trách nhiệm kiểm kê thực tế hàng hoá rồi đối chiếu với thẻ kho xem việc nhập xuất có sai không.
+ Mỗi thẻ kho lập cho một loại vật tư, sản phẩm hàng hoá cùng nhãn hiệu, quy cách, cùng kho.
+ Phòng kế toán lập thẻ kho và ghi các chỉ tiêu: trên nhãn hiệu, quy cách, mã số sau đó giao cho thủ kho ghi chép hàng ngày.
+ Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng của thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng Cuối tháng tính tồn cuối kỳ.
Công ty Dược phẩm TW 1
Tên hàng: Analgin 0,5g Đơn vị tính: Viên
Diễn giải Nhập Xuất Tồn
2/3 540 Cty TNHH DP Việt Anh 2.500.000 10.830.000
8/3 894 Cửa hàng Ng Công Trứ 80.000 10.550.000
28/3 Cửa hàng Ng Lương Bằng 200.000 9.500.000
Người lập Kế toán trưởng
Tại phòng kế toán: Theo định kỳ từ 3 đến 5 ngày, kế toán kho hàng xuống kho lấy toàn bộ các chứng từ nhập, xuất (phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ) và bảng kê chứng từ nhập xuất mà thủ kho đã kê Căn cứ vào các chứng từ đó, kế toán kiểm tra vào việc làm thẻ kho của thủ kho có đúng với số lượng thực nhập thực xuất không và ký xác nhận vào cột “xác nhận của kế toán” trên thẻ kho.
Kế toán sẽ lập “Bảng kê nhập kho” (Biểu số 2.4).
Trong bảng kê nhập kho kế toán ghi tên tất cả các loại hàng hoá nhập trong tháng.
Công ty Dược phẩm TW 1.
STT Tên vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá bình quân Thành tiền
Cuối kỳ, hàng hoá của công ty được phản ánh trên bảng “Bảng kê nhập kho”, sổ “Trị giá tồn kho hàng hoá cuối tháng” (Biểu số 2.5) và sổ “số dư vật liệu và sản phẩm hàng hoá” (cho từng kho).
Cơ sở để lập sổ “Trị giá tồn kho hàng cuối tháng” là lấy số lượng tồn cuối kỳ của từng hàng hoá ghi trên thẻ kho.
Công ty Dược phẩm TW 1.
TRỊ GIÁ TỒN KHO CUỐI THÁNG
STT Tên vật tư hàng hoá Đơn vị Tồn cuối kỳ tính Số lượng Đơn giá bình quân Thành tiền
Hà nội, ngày 31 tháng 03 năm 2008
Tại công ty, kế toán hàng tồn kho không theo dõi chi tiết từng loại hàng hoá trên “sổ chi tiết hàng hoá” mà tại thời điểm cuối tháng mới phản ánh trên sổ “số dư vật liệu và sản phẩm hàng hoá”.
Kết cấu và phương pháp ghi sổ “Số dư vật liệu và sản phẩm hàng hoá” như sau:
- Phần ghi tên hàng, mã số, đơn vị tính, giá đơn vị: Mỗi mặt hàng với cùng một giá được phản ánh trên một dòng.
- Phần ghi tồn đầu kỳ: Số liệu ghi vào cột này thực tế được căn cứ vào lượng tồn cuốikỳ của sổ số dư kỳ trước.
- Phần nhập trong kỳ và xuất trong kỳ: Ghi theo từng mặt hàng và đơn giá Căn cứ để ghi vào phần này dựa vào sự phân loại các chứng từ mua hàng của kế toán được đối chiếu với bảng “tập hợp chi tiết phiếu nhập (xuất)”.
- Phần tồn cuối kỳ: Được tính toán bằng cách lấy số tồn đầu kỳ cộng nhập trong kỳ rồi trừ xuất trong kỳ đối với từng mặt hàng và đơn giá khác nhau.
- Cuối cùng, dòng cuối cùng ghi trị giá toàn bộ của lượng hàng tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ.
Hạch toán quá trình bán hàng
2.2.1 Các phương thức bán hàng tại công ty: Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay các doanh nghiệp không ngừng vận động để tìm những thị trường tiêu thụ cho sản phẩm mới của mình Song song với việc tìm kiếm thị trường thì việc áp dụng các phương thức bán hàng cũng có vai trò quan trọng trong mục tiêu đạt được lượng hàng tiêu thụ nhiều nhất cho doanh nghiệp.
Với Công ty Dược phẩm TW 1, cùng với việc mở rộng thị trường tiêu thụ, công ty đã và đang thực hiện nhiều phương thức bán hàng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng mua Công việc bán hàng được thực hiện trên các phương thức bán chủ yếu sau:
- Phương thức bán hàng qua kho theo hợp đồng kinh tế ký kết giữa công ty và khách hàng Nếu khách hàng có yêu cầu, công ty sẽ cung cấp hàng hoá trực tiếp đến kho của khách hàng, song chủ yếu là bán hàng qua kho theo cách giao hàng trực tiếp cho người mua tại kho của công ty Bên mua nhận hàng tại công ty và chịu trách nhiệm vận chuyển về đơn vị mình số hàng đã giao và quyền sở hữu số hàng đó.
- Phương thức bán hàng trực tiếp qua hệ thống cửa hàng của công ty Hàng hoá chủ yếu là bán lẻ, phục vụ trực tiếp người tiêu dùng và đáp ứng nhu cầu của thị trường.
- Phương thức bán hàng giao thẳng không qua kho có tham gia thanh toán (nhập xuất thẳng) Trên thực tế hàng được vận chuyển về công ty rồi mới giao lại cho người mua, chi phí vận chuyển công ty chịu.
- Công ty đã và đang áp dụng nhiều hình thức thanh toán hợp lý đối với khách hàng như thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán chậm trả, uỷ nhiệm thu, chuyển khoản qua Ngân hàng.
Về phương thức tính giá hàng xuất bán, công ty sử dụng phương pháp nhập trước-xuất trước Theo phương pháp này, hàng hoá nhập trước được xuất bán hết mới xuất lần sau Giá hàng hoá xuất bán được tính theo giá nhập kho lần trước xong mới tính theo giá nhập lần sau Phương pháp này rất thích hợp với Công ty Dược phẩm TW 1, vì công ty kinh doanh mặt hàng thuốc chữa bệnh nên việc nhập kho và tính giá như trên sẽ không xảy ra trong trường hợp có những dược phẩm đến ngày quá hạn sử dụng mà vẫn chưa được xuất bán
2.2.2 Hạch toán quá trình bán hàng ở Công ty Dược phẩm TW 1:
Công ty Dược phẩm TW 1 hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, do vậy việc xuất nhập hàng hoá phải ghi hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Giá vốn hàng bán là giá vốn hàng hoá bán ra liên quan đến hoạt động tiêu thụ của công ty Do là doanh nghiệp thương mại nên giá vốn của các mặt hàng chính là giá nhập kho của các loại sản phẩm hàng hoá.
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ngày 08 tháng 03 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty Dược phẩm TW 1 Địa chỉ: 356A, Đường Giải Phóng, Q Thanh Xuân, Tp Hà Nội Điện thoại: 04.38643323
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Mai Anh
Tên đơn vị: Bệnh viện Bạch Mai Địa chỉ: Đường Giải Phóng - Hà Nội
Hình thức thanh toán: Nợ 30 ngày
ST T Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất: 5 % Tiền thuế suất 10.257.350
Tổng cộng tiền thanh toán 215.404.350
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm mười lăm triệu bốn trăm linh bốn nghìn ba trăm năm mươi đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký tên) (Ký tên) (Ký tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
Biểu số 2.8: Đơn vị: Công ty Dược phẩm TW 1 Địa chỉ: 356A, Đường Giải Phóng - HN Điện thoại: 04.38643310
Mã số: 0100108536-1 Mẫu số: 03PXK-3LL
PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Căn cứ lệnh điều động số 122 ngày 08/03/2008 của Trưởng phòng kho vận về việc vận chuyển hàng hoá:
Họ và tên người vận chuyển: anh Hùng, anh Khiêu
Phương tiện vận chuyển: Ô tô Công ty
Nhập tại kho: Cửa hàng Nguyễn Công Trứ
ST T Tên nhãn hiệu Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành
Thực xuất Thực nhập tiền
Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
Công ty Dược phẩm TW 1
STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Tiền
Sổ sách kế toán sử dụng phản ánh quá trình bán hàng. Ở Công ty Dược phẩm TW 1 đã lắp đặt phần mềm kế toán phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty Do đó, mặc dù công ty đăng ký áp dụng hình thức kế toán Nhật ký Chung nhưng khi áp dụng phần mềm máy tính vào đã có một số thay đổi hệ thống sổ sách nhưng vẫn đảm bảo tính kịp thời và số liệu chính xác mà không tốn nhiều thời gian và công sức
Tuy nhiên, để có được điều đó phải tổ chức quản lý, xử lý lưu trữ thông tin một cách chính xác, khoa học tiện lợi cho việc truy xuất, tra cứu lưu trữ là hết sức cần thiết.
Trong quá trình bán hàng, để quản lý hàng bán, doanh thu bán hàng và theo dõi các khoản thanh toán với người mua, kế toán sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng.
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua.
- Báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm, hàng hoá.
- Tổng hợp số dư tài khoản 1561.
Sổ chi tiết TK 1312 theo từng khách hàng (Biểu số 2.10)
Sổ chi tiết mở riêng cho mỗi đối tượng khách hàng Mỗi dòng ghi một chứng từ thanh toán, sau khi đã tiến hành định khoản và vào số liệu theo dõi theo từng khách hàng cho máy tính, máy sẽ tự động lên sổ chi tiết TK 1312
Sổ chi tiết thanh toán TK 1312 (theo từng khách hàng), phản ánh số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của tất cả các khách hàng.
Sổ chi tiết thanh toán với người mua:
Sổ này được lập trên cơ sở tập hợp các “Báo cáo chi tiết cho từng khách hàng”, phản ánh số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của tất cả các khách hàng Nôịi dung và kết cấu của sổ chi tiết này như sau:
- Cột STT, mã đơn vị, tên người mua: Do máy tính tự nạp Mỗi người mua tương ứng với một mã ghi trên một dòng
Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
2.3.1 Hạch toán chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng là những khoản chi phí liên quan đến hoạt động tiêu thụ của công ty Chi phí bán hàng bao gồm chi phí vận chuyển bốc vác, dịch vụ mua ngoài, hoa hồng cho khách hàng, chi phí chuyển tiền, chi phí quảng cáo, hao hụt trong định mức
Sổ sách phản ánh chi phí bán hàng.
Lập bảng thanh toán lương:
+ Căn cứ vào bảng chấm công và các chứng từ cần thiết.
+ Căn cứ vào bản chấm công để lập bảng thanh toán lương.
+ Lập bảng thanh toán lương của từng bộ phận, sau đó tổng hợp lại lập bảng thanh toán lương của toàn công ty.
- Tác dụng: Là căn cứ để lập bảng phân bổ số 1.
Khi phát sinh chi phí, kế toán phải lập phiếu chi Các phiếu chi sẽ được tập hợp vào “Tổng hợp chi phí 641” là cơ sở để tổng hợp số liệu của “Sổ tổng hợp TK 641” trên máy tính.
+ Tổng hợp chi phí 641 (Biểu số 15) Đây là sổ tổng hợp cho từng tiểu khoản và lập chung cho cả TK 641.Mỗi chứng từ được ghi lên một dòng của sổ Phát sinh làm tăng chi phí bán hàng được ghi bên cột “Phát sinh Nợ” và phát sinh làm giảm chi phí bán hàng được ghi bên cột “Phát sinh Có”.
+ Sổ tổng hợp TK 641 (Biểu số 2.15)
Sổ này được lập vào cuối tháng căn cứ vào sổ tổng hợp chi phí 641
Công ty Dược phẩm TW 1
Quý 1 năm 2008 Đơn vị: Đồng
Diễn giải TK ứng đối
Chi bằng tiền gửi NH 112 649.863.785
Phải thu nội bộ khác 1368 1.954.652.649
Thanh toán tiền tạm ứng 141 55.748.182
Hà nội, ngày 31 tháng 03 năm 2008
Người lập Kế toán trưởng
Công ty Dược phẩm TW 1
Quý 1 năm 2008 Đơn vị: Đồng
Diễn giải PL Phát sinh
Bao bì, vật liệu, tem 2 19.689.205 19.689.205
Phí chuyển tiền 66 302.986.598 302.986.598 Thuê ngoài vận chuyển 87 245.698.983 245.698.983
HN Khách hàng - tiếp khách 55 364.295.964 364.295.964
Hà nội, ngày 31 tháng 03 năm 2008
Người lập biểu Kế toán trưởng
2.3.2 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty bao gồm: dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nợ phải thu khó đòi và một số khoản chi phí khác như tiền điện, nước, điện thoại, tiền thuê quầy hàng.
Lập bảng thanh toán lương:
- Cơ sở lập: Căn cứ vào bảng chấm công và các chứng từ cần thiết.
+ Căn cứ vào bản chấm công để lập bảng thanh toán lương.
+ Lập bảng thanh toán lương của từng bộ phận, sau đó tổng hợp lại lập bảng thanh toán lương của toàn công ty.
- Tác dụng: Là căn cứ để lập bảng phân bổ số 1.
Công ty Dược phẩm TW 1
Quý 1 năm 2008 Đơn vị: Đồng
Chi bằng tiền gửi NH 112 140.822.382
Phải thu của Bệnh viện Việt Đức 131 12.682.000
8 14.000.000 Lương phải trả cho CNV 334 21.300.000
Hà nội, ngày 31 tháng 03 năm 2008
Người lập Kế toán trưởng
Công ty Dược phẩm TW 1
Quý 1 năm 2008 Đơn vị: Đồng
Diễn giải PL Phát sinh
Hoá đơn, ấn chỉ - VPP 21 184.218.172 184.218.172
Hà nội, ngày 31 tháng 03 năm 2008
Người lập biểu Kế toán trưởng
Hạch toán xác định kết quả kinh doanh ở công ty
Việc hạch toán xác định kết quả kinh doanh tại Công ty được tiến hành vào cuối quý Kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu trên các sổ tổng hợp TK, Bảng kê để lập phiếu kế toán kết chuyển kết quả kinh doanh của quý Để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, kế toán sử dụng TK 911.
Doanh thu hoạt động tài chính: Gồm các khoản doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia và các hoạt động tài chính khác được coi là thực hiện trong kỳ, không phân biệt các khoản doanh thu đó là thực tế đã thu được tiền hay sẽ thu được tiền.
Công ty Dược phẩm TW 1
Quý 1 năm 2008 Đơn vị: Đồng
Doanh thu cổ tức, lợi tức 111 49.000.000
Thu trong hoạt động bán hàng 111 97.930.000 Nhận lãi cổ phiếu, trái phiếu 112 98.954.795
Phải thu của khách hàng 131 10.127.816
Xác định kết quả kinh doanh 911 256.
Hà nội, ngày 31 tháng 03 năm 2008
Người lập biểu Kế toán trưởng
Tài khoản này phản ánh các khoản chi phí tài chính bao gồm các khoản chi phí hoặc các khoản lỗ, lãi liên quan đến các hoạt động đầu tư tài chính,chi phí cho vay và đi vay vốn…
Công ty Dược phẩm TW 1
Quý 1 năm 2008 Đơn vị: Đồng
Số dư đầu kỳ Chiết khấu TT cho người mua 111 530.439.667
TT tiền vay ngân hàng 112 860.535.232 Mua bán ngoại tệ 111 285.151.222 Xác định kết quả kinh doanh 911 1.676.126.12
Hà nội, ngày 31 tháng 03 năm 2008
Người lập biểu Kế toán trưởng
Phương pháp hạch toán Để phản ánh tiêu thụ, căn cứ vào hệ thống các sổ tổng hợp, kế toán đã phản ánh kết quả trên sổ tổng hợp TK 911
Sổ tổng hợp TK 911 (Biểu số 2.21) thể hiện đầy đủ rõ ràng các quan hệ đối ứng Việc kết chuyển vào TK 911 được lấy số liệu từ các sổ tổng hợp khác, các báo cáo TK Công việc này do máy tính xử lý và tổng hợp và tổng hợp số liệu vào Sổ tổng hợp TK 911.
Công ty Dược phẩm TW 1
Quý 1 năm 2008 Đơn vị: Đồng
9 K/c DT hoạt động tài chính 515 258.102.207 K/c giá vốn hàng bán 632 241.194.760.30
4 K/c chi phí hoạt động tài chính 635 1.857.331.999
Chi phí thuế TNDN hiện hành 821
KQ hoạt động kinh doanh 421 1.909.795.285
Hà nội, ngày 31 tháng 03 năm 2008
Người lập biểu Kế toán trưởng
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY DƯỢC PHẨM TW 1
Một số nhận xét về công tác lưu chuyển hàng hoá ở Công ty Dược phẩm TW 1
Sự đổi mới căn bản trong cơ chế quản lý đã tác động tới mọi mặt của đời sống xã hội mà trước hết là hoạt động kinh tế Cơ chế thị trường cho phép các doanh nghiệp kinh doanh độc lập, tự chủ nhưng cũng đòi hỏi khả năng tự giải quyết tất cả các vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động và sự quản lý của Nhà nước chỉ mang tính chất điều hành chung bằng những công cụ vĩ mô nhằm đạt được yêu cầu và nhiệm vụ đã đề ra.
Muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế mới, các doanh nghiệp cần luôn cố gắng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, bởi vì suy cho cùng, mục tiêu quan trọng nhất của hoạt động kinh doanh là tạo ra lợi nhuận Để đạt được mục đích này thì bất kỳ nhà quản trị kinh doanh nào cũng phải nhận thức được vai trò của hạch toán kế toán
Ngày nay, hạch toán kế toán không còn là công việc tính toán, ghi chép thuần tuý về vốn, nguồn vốn và quá trình tuần hoàn của vốn mà là bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, công cụ thiết yếu trong quản lý Kế toán có thể coi là một bộ phận quan sát, ghi chép, phân loại, tổng hợp các hoạt động của doanh nghiệp và trình bày kết quả của chúng nhằm cung cấp thông tin hữu ích.
Do đó, việc hoàn thiện công tác hach toán kế toán nói chung cũng như hạch toán lưu chuyển hàng hoá nói riêng phải đáp ứng được những yêu cầu sau:
- Tuân thủ chế độ kế toán của Nhà nước.
- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, nhiệm vụ của công tác kế toán đồng thời tổ chức bộ máy kế toán nói chung, công tác lưu chuyển hàng hoá nói riêng một cách khoa học, tiết kiệm, hiệu quả.
- Phù hợp đặc điểm kinh doanh của Công ty và khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán.
Công ty Dược phẩm TW 1 là một công ty quy mô lớn với bề dày trên
50 năm hoạt động Bộ máy kế toán của công ty hầu hết là những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm Đây chính là yếu tó tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của công ty và thuận lợi cho công tác kế toán Tuy đều gặp phải những khó khăn chung của ngành như sức ép thị trường, sự cạnh tranh gay gắt và khốc liệt giữa doanh nghiệp và các cơ sở khác, cạnh tranh nguồn cung cấp gần đây là việc luật thuế GTGT được áp dụng vào quá trình kinh doanh của doanh nghiệp đã gây nên không ít những khó khăn trong hoạt động kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến công tác hạch toán kế toán Mặc dù vậy, với bề dày kinh nghiệm và trình độ chuyên môn vững vàng đã được đội ngũ kế toán của công ty tổ chức một cách khoa học và hoàn thiện.
Trong công tác kế toán, công ty đã lắp đặt hệ thống máy vi tính với chương trình soạn thảo phù hợp với đặc điểm, điều kiện và trình độ của mình trên cơ sở tôn trọng chế độ tài chính, chế độ kế toán Bởi vậy, khối lượng kế toán của công ty phát rất lớn do phải tổng hợp số liệu từ các đơn vị trực thuộc đồng thời phải quản lý và theo dõi công nợ với từng đơn vị, phòng kế toán của công ty vẫn quản lý, phản ánh sát sao tình hình luân chuyển hàng hoá, số lượng tồn thực tế trên từng kho, từng cửa hàng, từ đó có hướng đi đúng đắn
Tuy nhiên là một doanh nghiệp thương mại có mặt hàng kinh doanh là loại hàng hoá đặc biệt liên quan đến sức khoẻ của con người nên công ty phải chịu những ảnh hưởng không nhỏ của các yếu tố môi tường liên quan.
- Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Việc áp dụng hình thức bộ máy kế toán tập trung tỏ ra rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh tại công ty vì nó đảm bảo sự thống nhất, tạo điều kiện cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò và chức năng giám đốc kiểm tra của mình Mặt khác, hình thức tổ chức này, cũng giúp cho việc phân công lao động chuyên môn hoá được đẩy mạnh, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế toán.
- Về tổ chức hạch toán kế toán:
Trong năm qua, mặc dù có sự thay đổi tình hình tổ chức của Phòng kế toán tài vụ: phần công nợ đã chuyển về phòng kinh doanh XNK do yêu cầu của công tác quản lý kinh doanh nhưng Phòng kế toán vẫn làm đầy đủ các kế hoạch tài chính, theo dõi hàng hoá công nợ, chi phí , kế hoạch vay vốn các Ngân hàng Đặc biệt đã thường xuyên theo dõi lãi xuất tiền vay trên thị trường để có chính sách lãi xuất ưu đãi cho công ty Có được điều này là do công ty đã lựa chọn, tinh giảm bảo đảm đội ngũ nhân viên kế toán có kinh nghiệm, trình độ đồng đều để có thể hoàn thành phần việc của mình Cho đến nay, tất cả các nhân viên trong Phòng kế toán tài vụ của công ty đều sử dụng thành thạo máy vi tính và được đào tạo nghiệp vụ đối với những thay đổi mới của chế độ (như nghiệp vụ kế toán thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, nghiệp vụ dự phòng )
- Về việc vận dụng hình thức kế toán và sổ sách kế toán:
Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký Chung nhưng có sự trợ giúp đắc lực của hệ thống máy vi tính nên đã giảm được khối lượng công việc ghi chép hàng ngày Việc vận dụng hình thức Nhật ký Chung có cải tiến và được hoàn thiện trên hệ thống máy vi tính đã giúp công ty khai thác những khả năng về chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán, nâng cao năng suất lao động của kế toán giảm lao động trong phòng mà vẫn đảm bảo tốt chức năng, nhiệm vụ kế toán và cung cấp thông tin kinh tế từ chi tiết đến tổng hợp đảm bảo yêu cầu chính xác, đầy đủ kịp thời, phục vụ cho công tác điều hành và quản lý doanh nghiệp.
- Về tổ chức kế toán bán hàng:
Công ty đã đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận khác Hệ thống kho được bố trí khoa học, hợp lý đảm bảo theo từng chủng loại, thuận tiện cho việc xuất nhập hàng Công tác quản lý hàng hoá cũng được đánh giá cao qua việc xác định đúng đắn rõ ràng nội dung, quy chế, trách nhiệm của các bên trong quản lý, tránh nhầm lẫn, hao hụt, mất mát.
Một bộ máy kế toán dù hiệu quả đến đâu vẫn có những tồn tại cần xem xét sửa đổi Ở Công ty Dược phẩm TW 1, bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên, tổ chức hạch toán kế toán vẫn còn một số tồn tại sau:
- Một là, phương thức bán hàng:
Phương thức bán hàng của công ty hiện nay chủ yếu là bán buôn cho các Công ty cấp 2, các xí nghiệp sản xuất, hệ điều trị Bán lẻ chỉ thực hiện số lượng ít thông qua các cửa hàng, mạng lưới bán lẻ chưa được công ty khai thác triệt để Công ty còn chưa có đại lý tại các khu vực nông thôn, vùng sâu, vùng xa và cả khu vực miền Trung Đây là điều bất lợi cho công ty vì không khai thác hết thị trường, gây ảnh hưởng tới thị phần tiêu thụ và doanh số hàng hoá bán ra của công ty.
- Hai là, về phương thức thanh toán:
Các khách hàng thường xuyên của công ty (các bệnh viện, các khu vực vùng sâu, vùng xa miền núi…) thường được công ty áp dụng phương thức bán hàng và thanh toán tiền hàng một cách ưu đãi để tạo điều kiện tốt nhất mua được thuốc về phục vụ bệnh nhân Công ty thường để khách hàng nhận hàng trước và thanh toán sau, do vậy mà số tiền nợ thường xuyên bị quá hạn thanh toán Khách hàng thanh toán ngay trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản chiếm một tỷ lệ nhỏ so với tổng doanh thu bán ra, số lượng vốn của công ty bị chiếm dụng khá lớn.
- Ba là, đối với hàng hoá bán lẻ:
Một số phương hướng nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh
Hoạt động kinh doanh ở bất lỳ doanh nghiệp nào cũng đều chịu ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố, có nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài Do đó, các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh phải nhằm phát huy được lợi thế và hạn chế những điểm yếu của bản thân doanh nghiệp, đồng thời tận dụng hết được thuận lợi của môi trường kinh doanh bên ngoài.
Cũng như các doanh nghiệp khác, để nâng cao hiệu quả kinh doanh mà mục tiêu quan trọng là tăng lợi nhuận, Công ty Dược phẩm TW 1 cần áp dụng các biện pháp hữu hiệu như: không ngừng tăng doanh số bán và giảm tối thiểu các khoản chi phí phát sinh, giảm thời gian một vòng quay chu chuyển hàng hoá, tăng cường chiến lược marketting …
Ngoài ra, với đặc điểm riêng của công ty, em xin đưa ra một số ý kiến sau:
+ Mở rộng thị trường kết hợp với việc đa dạng hóa phương thức bán hàng.
+ Hàng hoá mà công ty đưa tới cửa hàng của mình là được xuất từ kho công ty Trong quá trình vận chuyển phát sinh không ít chi phí Không những thế do thuốc là loại hàng hoá dễ hư hỏng trong quá trình vận chuyển nên việc vận chuyển hai lần gây nhiều bất lợi Trong khi đó hàng hoá ở cửa hàng nhiều khi đã hết mà công ty chưa kịp chuyển đến, điều này làm giảm doanh số Vì vậy, công ty có thể chuyển thẳng một khối lượng nhỏ hàng về các cửa hàng một cách trực tiếp, như thế vừa tiết kiệm được chi phí lưu thông Bên cạnh đó, công ty cần khuyến khích cửa hàng tự tìm kiếm nguồn hàng bên ngoài để có thể mua ngay khi cần thiết, tạo thế chủ động cho cửa hàng.
+ Việc xây dựng kế hoạch lưu chuyển hàng hoá cần bám sát hơn nữa nhu cầu thực tế thị trường Thực tế cho thấy tại công ty có những mặt hàng tồn kho rất lâu, có khi tới nhiều năm vẫn bị ứ đọng Chính điều này làm ứ đọng vốn lưu động, giảm tốc độ chu chuyển hàng hoá dẫn đến giảm hiệu quả kinh doanh Để hạn chế tình trạng trên, công ty cần chú ý đến vấn đề xây dựng kế hoạch mua bán hàng hoá để sao cho hàng hoá dự trữ ở mức vừa đủ, không quá nhièu gây ứ đọng rồi có kho phải chấp nhận lỗ, không quá thiếu làm giảm tiến độ của hoạt động kinh doanh.
Mục tiêu tăng doanh số tiêu thụ mà quan trọng là tăng lợi nhuận là vấn đề quan tâm của bất kỳ doanh nghiệp nào Với Công ty Dược phẩm TW 1 để nâng cao hiệu quả kinh doanh công ty cần phải nắm bắt được các thông tin về thị trường, nhu cầu thị trường về loại hàng hoá nào mà công ty đang kinh doanh, phải dự doán dược lượng tiêu thụ trên thị trường để có chiến lược kinh doanh thích hợp tổ chức mua hàng hợp lý tránh tình trạng hàng tồn đọng trong kho quá nhiều sẽ làm cho chi phí lưu kho, bảo quản và một số chi phí khác có liên quan lớn Hơn nữa, trước khi ký hợp đồng mua hàng công ty phải xem xét xu hướng biến động giá của loại hàng hoá đó vì sau khi ký hợp đồng trong một thời gian dài hàng mói tới công ty và có thể trong thời gian đó giá cả biến động của tình hình kinh tế chính trị, xã hội và chính sách nhập khẩu của Nhà nước.
Công ty phải không ngừng tăng cường phát triển quan hệ với bạn hàng, xúc tiến trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, tranh thủ khai thác triệt để thị trường truyền thống, đồng thời có những biện pháp mở rộng thị trường mới. Để giảm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp công ty phải thực hiện nguyên tắc chi đúng, chi đủ mức cần thiết, lựa chon phương thức bán hàng hợp lý để có thể tiết kiệm được chi phí bán hàng Tổ chức sắp xếp nhân sự, phân công quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận trong công ty một cách hợp lý, khoa học để giảm bớt chi phí quản lý doanh nghiệp cho công ty.
Như vậy, để có thể tăng nhanh doanh số tiêu thụ và kết quả kinh doanh, công ty phải biết kết hợp hài hoà hợp lý giữa các biện pháp trên để phù hợp với điều kiện thực tế cuả công ty giúp cho công ty có chiến lượng kinh doanh đúng đắn, chủ động thích ứng với môi trường kinh doanh, quyết định kịp thời khi có cơ hội kinh doanh đến với mình.