461 nghiệp vụ quản lý văn bản đến

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỊ CHÍ MINH @M§ TRƯỜNG CAO ĐẢNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO TÓT NGHIỆP ĐÊ TẰỈ: NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐÉN GV hướng dẫn: Huỳnh Song Toàn Sinh viên thực Đinh Thị Hoài Chinh Ngành Thư ký văn phịng Lớp C10QV Nicn khóa 2010-2012 Khố luận íơt nghiệp SVTH: Đinh Thị Hồi Chinh n ! Xin chân thành biết ơn: Ban giám hiệu trường Cao Đắng Cơng Nghệ Thủ Đức Tp Hồ Chí Minh tạo điều kiện cho nghiên cứu học tập trường Quý thầy cô khoa Quản trị Kinh doanh, ngành Thư ký Văn phòng tận tình truyền đạt kiến thức kinh nghiệm cho tơi suốt thời gian theo học lóp c 1OQV vừa qua Thầy Huỳnh Song Tồn Trần Thị Liễu Anh tận tình hướng dẫn đề tơi hồn thành Chuyên đề Ban lãnh đạo ƯBND phường Linh Trung tạo điều kiện cho thực tập, thu thập xử lý thông tin, chọn đề tài thực hoàn thành đề tài Xin chân thành cảm ơn bạn sinh viên động viên suốt trình học tập, nghiên cứu thảo luận thực đê tài Thu Đức, ngày thảng năm 2012 Sinh viên Đinh Thị Hoài Chinh Trang i Nghiệp vụ quản lý văn đến NHẬN XÉT CỦA GĨÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên: Đinh Thị Hoài Chinh Khoa : Quản trị kinh doanh Ngành học: Thư ký văn phòng Lớp: C10QV MSSV: 1050QV1375 Cơ quan thực tập: ƯBND Phường Linh Trung Nhận xét giáo viên hướng dẫn: Thủ Đức, ngày tháng năm 2012 GIÁO VIÊN Huỳnh Song Tồn SVTH: Đinh Thị Hồi Chinh Khố luận tơi nghiệp NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN Họ tên: Đinh Thị Hoài Chinh Khoa : Quản trị kinh doanh Ngành học: Thư ký văn phòng Lớp: C10QV MSSV: 1050QV1375 Cơ quan thực tập: UBND Phường Linh Trung Nhận xét giáo viên phản biện: Thủ Đức, ngày thảng GIÁO VIÊN Trang iii năm 2012 Nghiệp vụ quản lỷ văn đến MỤC LỤC ÌSl COI js $ Trang Lời cảm ơn i Nhận xét giáo viên hướng dẫn ii Nhận xét quan thực tậ p iii Mục lục iV Chương I: Mỏ’ đầu 1.1 Đặt vấn đề .1 1.2 Mục tiêu nghiên CÚ11 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên c ú n 1.4 Phương pháp nghiên cứu .2 Chương II: Giói thiệu tổng quát UBND phường Linh Trung Lời giới thiệu 2.1 Lịch sử hình thành, tình hình hoạt động phát triển U BN D 2.1.1 Vị trí địa lý 2.1.2 Lịch sử hình thành 2.1.3 Dân cư xã h ộ i 2.2 Cơ cấu tô chức máy, chức nhiệm vụ UBND phường 2.2.1 Chức nhiệm vụ, quyền hạn UBND 2.2.2 Sơ đồ cấu tổ chức 11 2.3 Các phòng ban có liên quan đến chuyên đề báo c o 13 2.3.1 Giới thiệu văn phòng ƯBND 13 2.3.2 Chức nhiệm vụ phận 13 Chương III Cơ sở lý luận công tác văn thư lưu trữ 3.1 Khái niệm chức 16 3.1.1 Khái niệm 16 3.1.2 Chức n ă n g 16 3.2 Nội dung quản lý văn đến 17 3.2.1 Nguyên tắc chung 17 Trang iv SV T tí: Đinh Thị Hồi Chinh Kho luận tơt nghiệp 3.2.2 Nội dung công tác quản lý giải Văn đ ế n .17 Chưong IVi.Thực trạng tình hình cơng tác văn thư ƯBND phưịng Linh Trung 4.1 Tổ chức m y .26 4.2 Công tác văn thư UBND phường Linh T ru n g .26 4.2.1 Tình hình cán làm công tác Văn thư ƯBND phường Linh Tmng 27 4.2.2 Công tác đạo công tác Văn thư ƯBND phường Linh Trung 28 4.3 Thực trạng tình hình UBND phường Linh Trung 28 4.3.1 Nhũng ưu điếm tồn UBND phường Linh T rung 28 4.3.2 Đánh giá tổng quan ƯBND phường Linh T rung 32 4.4 Giải pháp nâng cao công tác ƯBND phường Linh T ru n g .32 Chưong V: Kiến nghị kết luận 5.1 Kiến nghị 33 5.1.1 Một số kiến nghị UBND phường 33 5.1.2 Tiểu kết 33 5.2 Kết luận 34 Trang V Kho luận tôt nghiệp SVTỈI: Đinh Thị Hoài Chinh CHƯƠNG I: MỞ ĐÀU 1.1 ĐẶT VÁN ĐÊ Trong nghiệp đôi quản lý cải cách hành nước ta, cơng tác văn thư lưu trữ có vị trí quan trọng hoạt động quan nhà nước, tố chức trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghê nghiệp, tổ chức kỉnh tế đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân Thực tốt công tác khơng góp phần vào cơng đối quản lý nhà nước cải cách hành chính, hồn thiện hệ thống văn bản, bảo đảm thông tin cho lãnh đạo việc định quản lý, mà giúp cho việc lưu giữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thơng tin q giá hình thành q khứ “Bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” Đại hội X Đảng Cộng Sản Việt Nam ghi nhận văn kiện Đại hội, vừa phương hướng vừa mục tiêu toàn ngành thời kỳ đối Vì đế phục vụ cho công tác xây dựng phát triển Đất nước việc trọng tới cơng tác quản lý ln đặt lên hàng đầu, cơng tác văn thư lưu trữ trở nên quan trọng lưu giữ tất văn giấy tờ, hồ sơ quan định tới hoạt động Xét thấy tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ quan, đồn nên tơi chọn đề tài Nghiệp vụ quản lý văn đến UBND phường Linh Trung Mặc dù nhận thức tầm quan trọng công tác nghiệp vụ quản lý văn đến, thời gian thực tập viết báo cáo có hạn nên khơng tránh khỏi thiếu sót, kính mong đóng góp q báu Thầy Cơ Giáo, Cán quan để báo cáo tơi hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn Trang Nghiệp vụ quản lý văn đền 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN c ứ u - Tìm hiếu thực trạng công tác quản lý văn đến - Phân tích, đánh giá ưu điểm, hạn chế cơng tác quản lý văn đến - Đưa giải pháp nhằm góp phần hồn thiện cơng tác quản lý văn đến ƯBND phường Linh Trung 1.3 ĐÓI TƯỢNG & PHẠM VI NGHIÊN c ứ u Đối tượng: Quản lý văn đến Phạm vi nghiên cứu: ú y ban nhân dân phường Linh Trung 1.4 PHƯƠNG PHÁP N GHIÊN c ứ u Sử dụng kết hợp nhiều phương pháp - Phương pháp thu nhập Các thông tin, số liệu tài liệu, đồ - Phương pháp thống kê - Phương pháp tông hợp - Phương pháp so sánh phân tích Nội dung nghiên cứu gồm phần: Chương I: Mở đầu Chương II: Tông quát vê ủy ban nhân dân phường Linh Trung Chương III: Cơ sở lý luận công tác soạn thảo văn Chương: IV Thực trạng công tác Văn thư - lưu trữ UBND phường Linh Trung Chương IV: Kiến nghị kết luận SVTH: Đinh Thị Hồi Chinh Khố luận tôt nghiệp CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU TỐNG QUÁT VẺ UBND PHƯỜNG LINH TRUNG Ngược khứ, vùng đât Linh Trung hình thành vào lịch sử bao vùng quê khác đất nước Nhân dân nơi với truyền thống yêu nước nồng nàn, không ngại khó khăn gian khơ tâm bảo vệ q hương đất nước, với thành phố nước viết nên trang sử hào hùng thời kỳ đấu tranh bảo vệ độc lập dân tộc, thống nước nhà Nổi bật thời kỳ đấu tranh đánh đuối thực dân Pháp đế quốc Mỹ xâm lược, suốt trình từ Đảng ta đời lãnh đạo, cán nhân dân khu vực Linh Trung quận Thủ Đức lòng theo Đảng, tâm đấu tranh giành thắng lợi cuối vào mùa xuân năm 1975 Trong suốt 35 năm kể từ ngày đât nước thông tới nay, Đảng nhân dân phường Linh Trung ln tâm phấn đấu hồn thành vượt mức tiêu đề hàng năm, nhanh chóng đưa Phường phát triến phù họp với xu đất nước thời đại Từ thành lập Phường tới nay, từ xã nông thôn vùng ngoại ô thành phố quận chuyến sang xây dựng Phường thị q trình đầy khó khăn, thách thức song tự hào nhân dân Đảng phường Linh Trung, với nước, thành phố quận nhà, Đảng - quyền Mặt trận Tổ quốc - đoàn nhân dân Linh Trung không ngừng phấn đấu vươn lên giữ vững ơn định trị, quốc phịng an ninh địa bàn, thực sách xã hội, chăm lo phát triển mặt đời sống vật chất, tinh thần nhân dân, xây dựng kiện toàn hệ thống trị sở ngày vũng mạnh xứng đáng với truyền thống Thủ Đức anh hùng Thành phố anh hùng mang tên Bác Hồ kính yêu! Trang Nghiệp vụ quán lý văn đến 2.1 LỊCH S HÌNH THÀNH, TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ PHÁT TRIỂN CỦA C QUAN 2.1.1 Vị trí địa lý Phường Linh Trung nằm cửa ngõ phía đơng bắc quận Thủ Đức thành phố Hồ Chí Minh Phía bắc giáp phường Linh Xuân - quận Thu Đức xã Đơng Hịa - huyện Dĩ An - tinh Bình Dương dọc theo quốc lộ 1A; phía tây giáp phường Linh Tây - quận Thủ Dức xã An Bình - huyện Dĩ An - tỉnh Bình Dương tuyến đường Kha Vạn Cân (quốc lộ cũ); phía nam giáp phường Linh Chiếu - quận Thủ Đức tuyến đường Hồng Diệu II; phía đơng giáp phường Tân Phú phường Hiệp Phú quận 9, dọc Xa lộ Hà Nội Phường Linh Trung 12 phường quận Thủ Đức Phường thành lập theo Quyết định số 119/QĐ ƯBND ngày 18 tháng năm 1997 ủ y ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, cụ thể hóa Nghị định số 03/NĐCP ngày tháng năm 1997 Chính phủ, Nghị định số 03/NĐ-CP ngày tháng năm 1997 với diện tích tự nhiên 681 14.134 nhân Trước năm 1975, phường Linh Trung ấp thuộc xã Linh Xuân Thôn Nơi khu vực gị cao, đất đai khơ thuận lợi cho việc trồng lâu năm thuốc lá, cao su; xã vùng ven ngoại thành, người dân sống nghề làm nông nghiệp thủ công chủ yếu Sau ngày dất nước thống nhất, với chủ trương phát triên chung Đảng Nhà nước, thực chuyên dịch cấu kinh tế theo hướng cơng nghiệp hóa, đại hóa nên đất nơng nghiệp phường ngày thu hẹp Lúc thành lập Phường có diện tích tự nhiên 681 ha, đến tháng năm 1999, thực thị số 364/CT ngày 6/11/1991 Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng (nay Thủ tướng Chính Phủ), phường Linh Trung Thành phố giao thêm diện tích tự nhiên từ ấp Tân Lập, xã Đơng Hịa, huyện Dĩ An, tỉnh Bình Dương nhập vào khu phố 6, nên diện tích tự nhiên phường tăng lên 706 ha, đất nông nghiệp 70,45 Tranợ Nghiệp vụ quản lý văn đên Số thứ tự sổ; Tên ữang đầu sổ cần có chữ ký người có thầm quyền đóng dấu trước sử dụng Nội dung bên sổ giải văn đến gồm có cột Ngày SỐ đến đến Tác số giả hiệu Tên ký Ngày loại tháng Ghi Đon vị Ký trích nhận người yếu nội nhận dung + Cột Ngày đến + Cột Số đến + Cột Tác giả + Cột Số ký hiệu + Cột Ngày tháng + Cột Tên loại trích yếu nội dung + Cột Đon vị người nhận + Cột Ký nhận + Cột Ghi Mầu sổ cách đăng ký văn mật đến giống đăng ký văn (loại thường) tên sổ (sổ đăng ký văn mật đến) phần đăng ký bên có thêm cột “Mức độ mật” sau cột “tên loại trích yếu nội dung văn bản” Trans 22 SVTH: Đinh Thị Hồi Chinh Khố luận tơt nghiệp Nếu quan, tổ chức nhận nhiều thư khiếu nại, tố cáo tập thể cá nhân lập sổ đăng ký đơn thư Bìa: Như (thay tên; sổ đăng ký đơn thư) Nội dung bên sổ gồm cột Số đến Ngày đến Họ tơn Ngày Trích Đơn địa tháng yếu nội nhận người dung người gửi Ghi vị Ký nhận 3.2.2.2 Trình chuyền giao văn đến > Trình văn đến Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tồ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết) Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thịi hạn giải văn đen (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng Mau phiếu giải văn đến quan, tổ chức quy định cụ thể (có thể tham khảo mẫu “Phiếu giải văn đến” Phụ lục IV kèm theo Công văn này) Trang 23 Nghiệp vụ quản lý văn đến Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sô đăng ký văn đến, số đăng ký đơn, thư > Chuyển giao văn đến Văn đến sau có ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền văn thư quan chuyển giao cho đơn vị cá nhân, giải việc chuyển giao văn đến cần nhanh chóng đối tượng, chặt chẽ, người nhận ký nhận đầy đủ vào sổ giao nhận tài liệu Mẩu sồ chuyển giao văn Tên quan cấp trơn trực tiếp (nếu có) Tên quan đơn vị Bìa: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Năm: .(3) Từ ngày đến ngày (4) Nội dung bên sổ Gồm cột Ngày chuyển Số đến Đơn vị Ký nhận Ghi người nhận 3.2.2.3 Giải quyết, theo dõỉ tiến độ giải văn đến > Giải văn đến Trang 24 SVTH: Đỉnh Thị Hồi Chinh Kho luận tơt nghiệp Khi nhận văn đến, đơn vị,cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật định theo định cụ thể quan, tồ chức + Đối với văn thường Nội dung công việc nêu văn thuộc phạm vi trách nhiệm cán cơng viên chức cho Cán chun mơn trực tiếp giải + Đối với văn có mức độ mật Chỉ phổ biến nội dung thông tin mật đến phạm vi người có trách nhiệm quy định > Theo dõi tiến độ giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải quy định pháp luật quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: - Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời gian quy định; Đối với văn đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi:, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Trang 25 Nghiệp vụ quản lý văn đến CHƯƠNG IV THỤC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẲN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND PHƯỜNG LINH TRƯNG 4.1 TỎ CHỨC B ộ MÁY Biên chế tối đa không 25 cán công chức gồm: - đồng chí Chủ tịch UBND - đồng chí Phó Chủ tịch ƯBND - Đồn thể ( hội cựu chiến binh, mặt trận tổ quốc, phụ nữ, đoàn niên, hội người cao tuổi, chữ thập đỏ, hội nơng dân) - cơng chức tài - cơng chức địa - cơng chức qn - cơng chức văn phịng - thống kê - cơng chức văn hóa - xã hội Tồng số biên chế phường đén 25 đồng chí 4.2 CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG LINH TRUNG Là hoạt động đảm bảo thông tin văn giấy tờ phục vụ cho việc lãnh đạo, chi đạo, quản lý, điều hành công việc Lãnh đạo quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính t r ị - X ã hội đơn vị Nhân dân gọi chung quan - Công tác văn thư quan xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Văn phịng, công tác Văn thư thiếu nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phòng Trang 26 SVTH: Đinh Thị Hồi Chinh Khố luận tơt nghiệp - Cơng tác Văn thư gắn liền với hoạt động quan xem phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp tới chât lượng quản lý Nhà nước Công tác Văn thư thực tốt góp phần quan trọng hoạt động quản lý quan - Phân công lãnh đạo phụ trách công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan, đơn vị; Bố trí cán chuyên trách kiêm nhiệm đế thực chức năng, nhiệm vụ văn thư, lưu trữ quan, đơn vị: Thực theo Quy chế công tác văn thư lưu trữ thông báo phân công cán bô công chức UBND phường Linh Trung, theo đó: + Chủ tịch ƯBND phường chịu trách nhiệm chung quản lý hoạt động công tác văn thư, lưu trữ phường; + Đ/c Nguyễn Hữu Nghĩa - Cán Văn phòng thống kê người phụ trách cơng tác hành giúp Chủ tịch phường trực tiếp quản lý giám sát việc thực công tác văn thư lưu trữ, trực tiếp soạn thảo văn kiêm tra thể thức văn phận khác soạn thảo trước trình lãnh đạo phường ký; + Đ/c Hồ Thị Phương Thảo làm công tác Thống kê kiêm công tác Văn thư, + Đ/c Đặng Thị Thanh Tâm - TQ VT LT phụ trách Thủ quỹ, Lưu trữ Thủ kho 4.2.1 Tinh hình cán làm cơng tác Văn thư UBND phường Linh Trung Cán làm công tác Văn thư ƯBND phường Linh Trung có trình độ Trung cấp trở lên thường xuyên học lóp tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ Trang 27 Nghiệp vụ quản lý văn đên Cán làm công tác Văn thư quan thường xuyen lãnh đạo quan tâm chun mơn, nâng cao trình độ nghiệp vụ tạo điều kiện tham gia lóp tập huấn học chức 4.2.2 Công tác đạo công tác Văn thư UBND phường Linh Trung - Tồ chức tiếp nhận giải công văn đến - Tổ chức soạn thảo - Đánh máy in công văn - Quản lý sử dụng dấu - Lập hồ sơ nộp lưu công văn vào Lưu trữ Thủ trưởng quan người đạo trực tiếp giao nhiệm vụ cho nhân viên Hành chính, giám sát tổ chức thực quy định chế độ công tác công văn giấy tờ Nhà nước ngành đề định kỳ phải báo cáo hàng tháng, báo cáo quý chí báo cao đột xuất lên cấp 4.3 THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CỦA UBND PHƯỜNG LINH TRƯNG 4.3.1 Những ưu điểm vấn đề tồn UBND phường Linh Trung Theo lý thuyết trang bị Nhà trường UBND phường Linh Trung em tìm hiều thực trạng tình hình cơng tác UBND phường Linh Trung Như thực tế quan giống quy trình quản lý giải tất văn kể đơn thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức quản lý giải theo quy trình nhà nước quy định > Tiếp nhận văn đến Trans 28 SVTH: Đỉnh Thị Hồi Chinh Kho luận tơt nghiệp - Văn đến từ nguồn đến phải tập trung Văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận đăng ký UBND phường Linh Trung làm theo quy trình mà nhà nước quy định > Kiểm tra Cùng với việc tiếp nhận văn bản, cán Văn thư tiến hành kiềm tra văn gửi đến có quan hay chưa, kiếm tra số ký hiệu phong bì số bưu điện, số lượng bì nhận, xem xét phong bì có bị rách, bóc, cơng văn hay khơng > Phân loại, bóc bì đóng dấu đến V Phân loại Sau tiếp nhận bì văn đến, cán làm công tác văn thư phân loại cụ thể rõ ràng Việc phân loại cán văn thư chia thành hai loại + Cho Đơn vị, Cá nhân, Lãnh đạo (theo danh sách đặt tên báo, tạp chí quan), loại thứ hai văn bản, đơn từ, Hiện việc phân loại tốt, ngăn nắp có khoa học logic theo quy trình quy định Nhà nước V Bóc bì - Ưu điểm + Khi cơng văn có dấu (hoả tốc, khấn) Cán văn thư tiến hành bóc chuyển đơn vị, cá nhân nhận văn Đối với văn mật khơng bóc mà chuyển đến cá nhân có liên quan + Những văn gửi cho đơn vị quan, đích danh cá nhân cán văn thư khơng bóc bì, cán văn thư bóc bì văn mà ngồi bìa có đề tên quan Cán văn thư ƯBND phường Linh Trang 29 Nghiệp vụ quản lý vàn đến Trung lưu ý đến vấn đề nêu theo văn 425/VTLTNN NVTW - Tồn + “Theo văn 425/VTLTNN - NVTW ngày 18 tháng 07 năm 2005 Bộ nội vụ cục văn thư hni trữ Nhà nước việc hướng dân quản ỉý văn đi, vần đến” Khi bóc bì văn bản, cán văn thư dùng kéo cắt dồn văn phía tác giả Nhưng khâu giải cán Văn thư ƯBND phường Linh Trung đơi cịn dùng tay bóc bì văn mà khơng dùng kéo cắt làm khơng với quy trình > Đăng ký văn đến Nhiều quan áp dụng hai phương pháp đăng ký văn đến đăng ký truyền thống đăng ký máy vi tính Ở UBND phường Linh Trung áp dụng phương pháp đăng ký văn bang máy tính sử dụng chương trình quản lý văn máy tính Cuối năm cán cơng tác Văn thư in đóng thành cuốn, để việc quản lý dễ nhanh chóng Tất văn đến quan đăng ký máy, thống văn đến ngày đăng ký ngày hơm S Trình văn đến - Ưu điểm Văn đến ƯBND phường Linh Trung giao kịp thời cho người có trách nhiệm chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải văn đến có dấu mức độ khẩn, Cán văn thư trình chuyển giao sau tiến hành ký nhận - Tồn Trang 30 SVTH: Đinh Thị Hồi Chinh Kho luận tơt nghiệp Cán văn thư ƯBND phường Linh Trung cịn tình trạng nhờ người khác trình văn đến khơng theo quy định nhà nước s Chuyển giao văn đến - Ưu điểm Đảm bảo xác giữ gìn bí mật nội dung văn Tiến độ chuyển giao văn đến quan đơn vị, cá nhân ngồi quan nhanh chóng kịp thời - Tồn Công tác văn thư ƯBND phường Linh Trung người làm mà kiêm nhiệm ln ln Lưu trữ để lại tình trạng cơng việc đơi cịn bị động, lúng túng, hiệu qủa cơng việc chưa cao; có ngày nhiều văn ban hành phải gửi nhiều nơi, văn thư không làm kịp phải để lại đến ngày hôm sau > Giải theo dõi tiến độ giải văn - Ưu điểm Quá trình vừa trách nhiệm cán văn phòng - thống kê Ưỷ ban phường Linh Trung nói chung,vừa trách nhiệm cán văn thư nói riêng Đây việc quan trọng định hiệu qủa cơng việc quan Cán văn thư có trách nhiệm kiểm Ưa theo dõi, đôn đốc việc giao nhận tài liệu kịp thời, xác thủ tục - Tồn Nhưng qua việc giao nhận tài liệu việc kiểm tra văn gửi giao nhận ƯBND phường Linh Trung cịn tình Ưạng thụ động Như thực trạng tất khâu nghiệp vụ ƯBND phường Linh Trung cịn thiếu sót nhiều quy trình bước làm việc Trang 31 Nghiệp vụ quản lý văn đến 4.3.2 Đánh giá tổng quan ƯBND phường Linh Trung Nhìn chung tổng quan cơng tác văn thư UBND phường Linh Trung thực nề nếp khoa học, quy trình ban hành đáp ứng yêu cầu công việc Một khâu nghiệp vụ công tác văn thư vận dụng sáng tạo thực tiễn cơng việc Đặc biệt ý thức tính trách nhiệm phương pháp làm việc logic, khoa học cán văn thư ƯBND phường ln hồn thành nhiệm vụ lãnh đạo giao cho Đó cố gắng đáng ghi nhận đội ngũ cán văn thư ƯBND phường Linh Trung Nhưng bên cạnh mặt tốt nhiều mặt hạn chế Trang thiết bị máy móc phịng văn thư tạm chưa đầy đủ để đáp ứng yêu nhu cầu cơng việc Bên cạnh ý thức số cá nhân, đội ngũ chuyên viên văn phòng công tác quản lý văn đến tắt ngang, khơng với quy trình cơng việc 4.4 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC CỦA UBND PHƯỜNG LINH TRUNG - Lãnh đạo cần quan tâm nhiều đén cơng tác quản lý văn đến nói riêng cơng tác văn thư nói chung để chỉnh lý khâu hạn chế - Thường xuyên cho cán ƯBND phường học lớp tập huấn công tác văn thư Đe cập nhập công văn, thơng tư phủ, nhà nước ban hành Trans 32 SVTH: Đinh Thị Hoài Chinh Kho luận tôt nghiệp Form CHƯƠNG V KIẾN NGHỊ VÀ KÉT LUẬN 5.1 KIẾN NGHỊ 5.1.1 Một số kiến nghị sau : Hiộn lề lối làm việc ƯBND phường Linh Trung nhiều điều đáng quan tâm như: Tình hình cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn đến nói riêng chức chưa theo quy định, dấu đến cịn sử dụng ngồi quyền hạn Văn thư Vì cấp lãnh đạo cần quan tâm công tác quản lý văn đến yêu cầu văn thư phải bảo đảm tính nguyên tắc công việc sử dụng dấu đến khơng nhờ người khác đóng dấu hộ vào văn Đe công tác lưu trữ ƯBND phường thời gian tới tổ chức tốt xin đưa số kiến nghị sau: - Sớm xây dựng hoàn thiện hệ thống văn quản lí văn đến UBND phường - Tăng biên chế số lượng cán lưu trữ có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ để thực tốt công tác quản lý văn đến ƯBND phường - Phải giao dấu cụ thể cho người người phái có trách nhiệm, quản lý dấu theo nguyên tắc 5.1.2 Tiểu kết Trên toàn giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ UBND phường Chúng hy vọng sở cho việc xây dựng hồn thiện cơng tác lưu trữ UBND phường thời gian tới nguồn tư liệu tham khảo việc tổ chức công tác lưu trữ Trang 33 Nghiệp vụ quản ỉý văn đến UBND cấp xã Đối vói quan, tổ chức mà cơng tác lưu trữ chưa hồn thiện lấy nguồn tham khảo thiết thực 5.2 KẾT LUẬN Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản văn hố dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa hoạt động quan tổ chức Trên tồn thực trạng cơng tác quản lý văn đến UBND phường mà có dịp tìm hiểu khảo sát thời gian thực tập Thực trạng giúp tơi có nhìn đầy đủ tồn diện cách thức tổ chức quản lý văn đến UBND cấp xã thực trạng công tác quản lý văn đến cấp xã nói chung UBND phường Linh Trung nói riêng Qua giúp cho tơi có nhìn đầy đủ hơn, sấu sắc kĩ nghiệp vụ học, có điều kiện so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý thuyết thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức lí luận Đồng thời qua thấy đa dạng, phong phú, khó khăn, hạn chế cơng việc, thân; thấy đan xen nhiều yếu tố để hồn thành cơng việc Đồng thịi tích lũy đựợc nhiều kinh nghiệm, học quý báu trình làm việc xây dựng tổ chức lưu trữ quan ngày hồn thiện làm việc quan, tồ chức đựợc tốt Những kết báo cáo trình tìm hiểu làm việc nghiêm túc thân tơi suốt q trình thực tập ƯBND phường Linh Trung Hy vọng kết tìm hiểu nguồn thông tin quý giá giúp UBND phường Linh Trung xây dựng ngày hoàn thiện cơng tác quản lý văn đen Qua báo cáo lần cho gửi lời cảm ơn chân thành tới lãnh đạo UBND phường, cán lưu trữ cơng tác phịng lưu trữ Trang 34 SVTH: Đinh Thị Hồi Chinh Khố luận tôt nghiệp phường cung cấp số liệu quý báu, bảo tận tình tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành báo cáo đợt thực tập Em xin chân thành cảm om./ Trang 35 Nghiep vu quän ly van bän den Trans 36