Hỗ trợ on tập [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRINH ĐẠI HỌC] QUI ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI Mã tài liệu: HC-09 Hà Nội, [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRINH ĐẠI HỌC] Hỗ trợ on tập Bảng theo dõi công văn đến, Ngày đến - Vị trí Người biên soạn Nội dung cơng văn Phó ban ISO Lần sửa Ghi Giám đốc Bản quyền tài liệu thuộc Công ty ABCD Ban ISO biên soạn kiểm sốt Tài liệu khơng chép sửa chữa phần hay tồn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang / Hỗ trợ on tập [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRINH ĐẠI HỌC] Họ tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH: II/ PHẠM VI - Áp dụng cho tồn cơng ty III/ ĐỊNH NGHĨA - TỪ VIẾT TẮT: IV/ NỘI DUNG: IV.1 QUY TRINH QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẾN Tiếp nhận văn đến - Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, nhân viên văn thư người giao tiếp nhận công văn đến (sau gọi chung là.nhân viên văn thư) người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến trường hợp văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận - Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu ''Hoả tốc'' hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau gọi tắt người giao trách nhiệm); trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn - Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, nhân viên văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, v.v…; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Bản quyền tài liệu thuộc Công ty ABCD Ban ISO biên soạn kiểm sốt Tài liệu khơng chép sửa chữa phần hay toàn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang / Hỗ trợ on tập [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRINH ĐẠI HỌC] Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Sau tiếp nhận, bì văn đến phân loại sơ xử lý sau: - Loại khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho Hội đồng quản trị, ban giám đốc, trưởng phận bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký - Loại nhân viên văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì cịn lại, trừ bì văn có đóng dấu chữ ký hiệu độ mật (bì văn mật); Khi thực phân loại cần lưu ý: - Những bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần sốt lại bì, tránh để sót văn bản; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Nếu văn bán đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu ''Đến", ghi số ngày đến - Văn đến tất đơn vị phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định khác cơng ty hố đơn, chứng từ kế toán v.v - Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu "Đến"; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) - Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu ''Đến''; văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng đấu ''Đến" Bản quyền tài liệu thuộc Công ty ABCD Ban ISO biên soạn kiểm sốt Tài liệu khơng chép sửa chữa phần hay toàn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang / Hỗ trợ on tập [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRINH ĐẠI HỌC] - Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu "Đến" mà chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải - Dấu "Đến" đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Đăng ký văn đến - Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính - Đối với nhân viên văn thư sử dụng máy vi tính đế quản lý văn đến, có sổ theo dõi văn đến để phòng ngừa xử lý cần thiết - Đối với phận khác cần sử dụng sổ theo dõi văn đến - Đối với phòng nhân phải lập sổ theo dõi đơn, thư khiếu nại, tố cáo cách giải Mẫu sổ theo dõi tương tự mẫu theo dõi văn đến đính kèm quy trình - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng IV.2 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Soạn thảo đánh máy văn bản: - Văn chuyên mơn (ví dụ: hồ sơ thầu, báo giá…) cần soạn thảo, đánh máy phận phận trực tiếp soạn thảo/đánh máy - Phịng HC chịu trách nhiệm soạn thảo định, công văn giấy tờ, hợp đồng thuộc phạm vi phụ trách văn phòng - Đối với văn Hội đồng quản trị, ban giám đốc thư ký hay phòng HCQT soạn thảo - Đối với trường hợp đánh máy sử dụng dịch vụ ngồi chuyển cho phịng HCQT thực cần đảm bảo nguyên tắc sau: a) Đánh máy nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn b) Nhân số lượng quy định; Bản quyền tài liệu thuộc Công ty ABCD Ban ISO biên soạn kiểm sốt Tài liệu khơng chép sửa chữa phần hay tồn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang / Hỗ trợ on tập [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRINH ĐẠI HỌC] c) Giữ bí mật nội dung văn Photo đóng dấu: - Đối với phận giao đánh máy phận thực việc photo tài liệu - Đối với trường hợp số lượng tài liệu cần photo lớn chuyển qua cho phịng HCQT thực việc photo - Việc thực đóng dấu tài liệu, công văn thực hiên theo quy định quản lý dấu cơng ty Chuẩn bị phong bì - Tuỳ theo số lượng, độ dày khổ giấy để lưa chọn kích thước bì cho phù hợp - Bì văn cần có kích thước lớn kích thước văn vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy gấp lại) để vào bì cách dễ dàng - Bì văn cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m2 trở lên - Trình bày bì viết bì Phần tên cơng ty phần người nhận phải in trưc tiếp từ máy đánh máy giấy dán dán vào phong bì - Vào bì dán bì: Tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặc giấy có chữ vào vào Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn Khi dán bì, cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc Chuyển phát văn đi: - Đối với trường hợp chuyển giao trực tiếp cho người nhận yêu cầu người nhận ký vào cột ký nhận sổ chuyển giao công văn - Đối với trường hợp phải giao cho nhân viên giao nhận nhân viên khác giao yêu cầu người ký vào sổ giao cơng văn đi, đồng thời chuyển cho người phiếu giao giấy tờ, sau giao xong thu hồi giấy có chữ ký lại - Chuyển phát văn qua bưu điện Tất văn chuyển phát qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) Bản quyền tài liệu thuộc Công ty ABCD Ban ISO biên soạn kiểm soát Tài liệu không chép sửa chữa phần hay tồn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang / Hỗ trợ on tập [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRINH ĐẠI HỌC] - Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ - Chuyển phát văn mật Đối với trường hợp chuyển giao văn mật, thực theo quy chế bảo mật tài liệu công ty Theo dõi việc chuyển phát văn Nhân viên văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Đối với văn mật, hỏa tốc theo yêu cầu người gửi, nhân viên văn thư phải theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Đối với trường hợp này, nhân viên văn thư phải ghi thêm thời gian phải kiểm tra, đến thời gian phải gọi điện hỏi thăm người nhận nhận chưa, sau thời gian 8h mà người nhận chưa nhận phải báo cáo người có thẩm quyền xin ý kiến xử lý (tùy theo tình chất cấp bách văn bản) - Đối với văn có đóng dấu ''Tài liệu thu hồi'', phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; - Đối với bì văn gửi lý (do khơng có người nhận, thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết; - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Lưu công văn: - Bản lưu văn văn thư Sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những văn đánh số đăng ký chung xếp chung; đánh số đăng ký riêng theo loại văn theo nhóm văn xếp riêng, theo số thứ tự văn - Đối với fax phải lưu cuống fax - Đối với trường hợp gửi văn qua bưu điện nhân viên cơng ty phải lưu kèm chứng từ chứng minh gửi xong Bản quyền tài liệu thuộc Công ty ABCD Ban ISO biên soạn kiểm sốt Tài liệu khơng chép sửa chữa phần hay tồn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang / [ĐỀ CƯƠNG CHƯƠNG TRINH ĐẠI HỌC] Hỗ trợ on tập - Các văn lưu lưu trữ hai cách: lưu cứng vào file lưu mềm hệ thống ERP (trực tiếp scan văn bản) IV.3 QUẢN LÝ CÔNG VĂN - Tất phận nhận công văn giấy tờ phải lưu vào file bìa cịng, bên ngồi phải lập danh mục thơng báo đến, thơng báo - Đối với trường hợp có cơng văn đến lưu chung file, trường hợp có nhiều cơng văn đến từ phận khác lưu theo phận - Danh mục thông báo theo biểu mẫu kèm theo quy trình V/ BIỂU MẪU KÈMTHEO Sổ công văn đến Sổ công văn Sổ chuyển giao văn bản, giấy tờ Danh mục thông báo mã số: HC – 09 – BM01 mã số: HC – 09 – BM02 mã số: HC – 09 – BM03 mã số: HC – 09 – BM04 - Bản quyền tài liệu thuộc Công ty ABCD Ban ISO biên soạn kiểm sốt Tài liệu khơng chép sửa chữa phần hay tồn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang /