Thực trạng quản lý văn bản đến đi tại phòng tổ chức hành chánh

Báo cáo thực tập GVHD: Phan Thị Thúy Phượng NHẬP ĐỀ Ngày nay, phát triển nhanh chóng đời sống xã hội, ngành Khoa học kỹ thuật, Công nghệ thông tin, y học, sinh học…đã sản sinh khối lượng tài liệu khổng lồ (các tài liệu sản sinh trình hoạt động quan, cá nhân, tổ chức…) đa dạng loại hình.Trong khối tài liệu khổng lồ có phận khơng nhỏ tài liệu hình thành hoạt động Văn phịng quan, đơn vị Như để giải dễ dàng khối tài liệu cần phải có đội ngũ Văn thư, Lưu trữ giỏi chuyên môn nghiệp vụ Mặt khác lượng thông tin thời đại ngày lớn dần, lượng tài liệu sản sinh ngày nhiều, điều địi hỏi người cán Văn phịng phải ln học hỏi mới, trau dồi công tác nghiệp vụ, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận Dựa xu hướng chung đó, tơi có đợt thực tập Quản lý văn phòng Tổ chức Hành chánh trường Đại học Bách khoa thành phố Hồ Chí Minh để tìm hiểu sâu ngành học mình, trực tiếp tham gia vào cơng việc thực tế để từ nâng cao nhận thức nghề nghiệp Đợt thực tập thực sau thầy cô Khoa trang bị cho số kiến thức Luật Hành chính, Quản trị Hành chính, Nghiệp vụ Văn thư lưu trữ, Kỹ thuật soạn thảo văn Mục đích đợt thực tập nhằm :  Thứ nhất: tìm hiểu tình hình thực tế quy trình Quản lý văn Qua sinh viên có điều kiện liên hệ kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn, củng cố nâng cao nhận thức nghề nghiệp SVTT: Nguyễn Thị Ngọc Dung Trang Báo cáo thực tập  GVHD: Phan Thị Thúy Phượng Thứ hai: vận dụng kiến thức học để thực hành số khâu nghiệp vụ Quản lý văn nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việc người cán văn phòng  Thứ ba: tạo điều kiện cho Sinh viên học hỏi, trau dồi tiếp thu kiến thức từ môi trường thực tế, biết ứng xử mối quan hệ văn phòng SVTT: Nguyễn Thị Ngọc Dung Trang Báo cáo thực tập GVHD: Phan Thị Thúy Phượng TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Giới thiệu trường Đại học Bách khoa TP.HCM  Tên trường: Trường Đại học Bách khoa TP.HCM  Địa chỉ: 268 Lý Thường Kiệt, Quận 10, Tp Hồ Chí Minh  Điện thoại: (84-8) 38.647.256  Fax: (84-8) 38.653.823  Email: hcmut.net@hcmut.edu.vn  Website: http://hcmut.edu.vn Trường Đại học Bách khoa - ĐHQG TPHCM trung tâm đào tạo cán kỹ thuật công nghệ nhà quản lý có trình độ ngang tầm với nước tiên tiến khu vực Đông nam Á, đáp ứng nguồn nhân lực có chất lượng cao cho nghiệp cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước khu vực phía Nam Là trung tâm nghiên cứu khoa học chuyển giao cơng nghệ có vai trị chủ đạo việc thơng tin ứng dụng công nghệ nước tiên tiến giới khu vực, chuyển giao công nghệ cho ngành cơng nghiệp thuộc khu vực phía Nam Tính đến tháng 05 năm 2005, trường có 11 khoa chuyên ngành, 10 trung tâm nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ, trung tâm đào tạo, 10 phịng ban chức cơng ty trách nhiệm hữu hạn Trải qua 30 năm (kể từ ngày giải phóng miền Nam , thống đất nước 1975) trường đào tạo 45.000 kỹ sư, cử nhân Từ năm 1994 đến nay, trường Đại học Bách khoa đào tạo 20.000 kỹ sư, cử nhân, 1.503 thạc sĩ, 25 tiến sĩ, nhiều sinh viên tốt nghiệp trường giữ cương vị quản lý, chuyên gia đầu ngành quan, doanh nghiệp nhà nước, SVTT: Nguyễn Thị Ngọc Dung Trang Báo cáo thực tập GVHD: Phan Thị Thúy Phượng doanh nghiệp có vốn đầu tư nước thành phần kinh tế thành phố Hồ Chí Minh tỉnh phía Nam  Sứ mạng "Trường ĐHBK – ĐHQG TP HCM trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học – chuyển giao công nghệ hàng đầu Việt Nam Trường cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao, bồi dưỡng nhân tài, phục vụ đắc lực nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa cho phía Nam nước, vươn tới trình độ khu vực Đơng Nam Á giới." 2.2 Lịch sử hình thành phát triển 1950s Tiền thân Trường Đại học Bách khoa - ĐHQG TP.HCM Trung tâm Quốc gia Kỹ thuật Phú Thọ thành lập vào ngày 29/6/1957 gồm bốn trường thành viên Cao đẳng Công chánh, Cao đẳng Điện lực, Quốc gia Kỹ sư Công nghệ Việt Nam Hàng hải 1960s Trường Cao đẳng Hóa học thành lập thuộc Trung tâm Quốc gia Kỹ thuật Phú Thọ 1970s Đến năm 1972, Trung tâm Quốc gia kỹ thuật đổi tên thành Học viện Quốc gia Kỹ thuật, sở đào tạo kỹ sư cán miền Nam lúc Theo sắc lệnh số 010/SL/VNGDTN ngày 11/1/1974 Học viện Quốc gia kỹ thuật sát nhập vào Viện Đại học Bách Khoa Thủ Đức đổi tên thành Trường Đại học Kỹ thuật Cùng năm 1974 Trường Cao đẳng Công chánh thành lập Ban Cao học Thanh hóa (Kỹ thuật mơi trường nay) Như lần trường thiết lập chế độ đào tạo Đại học SVTT: Nguyễn Thị Ngọc Dung Trang Báo cáo thực tập GVHD: Phan Thị Thúy Phượng Sau ngày thống đất nước, theo định số 426/Ttg ngày 2/10/1976 Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, Trường mang tên Trường Đại học Bách Khoa Tp.HCM Là ba Trường Đại học Bách Khoa, Trường Đại học Bách Khoa Tp.HCM có nhiệm vụ đào tạo kỹ sư thuộc lĩnh vực xây dựng bản, công nghiệp, thăm dò khai thác tài nguyên bảo vệ mơi trường, chủ yếu phục vụ vùng phía Nam đất nước 1980s Từ năm 1981, Trường bắt đầu đào tạo Nghiên cứu sinh (trên Đại học) Năm 1990, Trường mở thêm hệ đào tạo Cao học Như việc đào tạo sau Đại học Trường đặc biệt quan tâm từ 1981 1990s Theo Quyết định số 16/CP ngày 17/01/1995 Thủ tướng Chính phủ, Đại học Quốc gia TP.HCM thành lập Trường Đại học Bách khoa TP.HCM trở thành 09 trường thành viên ĐHQG TP.HCM với tên gọi Trường Đại học Kỹ thuật 2000s Với Quyết định số 15/2001/QĐ-TTg Quyết định số 16/2001/QĐTTg ngày 12/2/2001 Thủ tướng Chính phủ, ĐHQG TP.HCM tổ chức lại trường thành viên, đồng thời Đại học Kỹ thuật mang lại tên truyền thống Trường Đại học Bách Khoa 2.3 Cơ sở hạ tầng (Tính đến tháng năm 2005) Nhà trường có hai sở Cơ sở nội thành có diện tích 14,8 268 Lý Thường Kiệt, Quận 10, TP HCM Tại sở 268 Lý Thường Kiệt, quận 10, TP HCM, trường có 117 phịng học (14.479 m2), 96 phịng thí nghiệm (12.197 m2), xưởng thực hành (6.950 m2), thư viện (1.145 m2 - cho đại học sau đại học) Cơ sở ngoại thành có diện tích 26 Linh Trung, SVTT: Nguyễn Thị Ngọc Dung Trang Báo cáo thực tập GVHD: Phan Thị Thúy Phượng quận Thủ Đức, TP.HCM Tháng 5/2005 trường bắt đầu khởi công xây dựng khu nhà học có diện tích sàn xây dựng 17.600 m2 với tổng kinh phí 66 tỷ đồng Ngoài hai sở đào tạo, trường Đại học Bách khoa có khu ký túc xá nội thành với diện tích 1,4 Hiện khu ký túc xá xuống cấp trầm trọng, tháo dỡ để chuẩn bị tiến hành xây với tổng kinh phí 101 tỷ đồng - 50% nguồn kinh phí tự có nhà trường 50% từ vốn vay kích cầu thành phố Hồ Chí Minh Điều đặc biệt vòng năm trở lại (2001 - 2005), nguồn tự có (học phí, nghiên cứu khoa học - chuyển giao cơng nghệ hoạt động đào tạo khác) trường tập trung tăng cường xây 26.128m2 sàn xây dựng (tăng 40% so với năm 1995), nâng cấp phòng học, phịng thí nghiệm, thư viện 7.670 m2 (tăng 50% so với năm 1995), đầu tư trang thiết bị phục vụ đào tạo Các phòng học trang bị máy chiếu, projector máy tính Các phịng thí nghiệm tăng cường trang thiết bị đại cho đào tạo nghiên cứu khoa học (80 tỷ), 1.500 máy tính trường nối mạng cục (Intranet) mạng Internet với hai băng thông tốc độ cao tổng cộng lên tới 5Mbps Tồn mơn học trường có giáo trình tài liệu tham khảo, 55% (509 tên sách) giáo trình CBGD nhà trường biên soạn Thư viện có 277 tên tạp chí (191 tạp chí ngoại văn, 86 tạp nội văn), số đầu sách: 9.460 tên với 36.555 cuốn, có 30 máy tính để truy cập Internet tài liệu thư viện miễn phí Hàng năm thư viện đầu tư tỷ đồng để mua tài liệu, in giáo trình SVTT: Nguyễn Thị Ngọc Dung Trang Báo cáo thực tập GVHD: Phan Thị Thúy Phượng  Đội ngũ cán Tính đến tháng 05 năm 2005, trường có 1.125 CBCC có 890 cán giảng dạy (CBGD) Trong số CBGD có 10 giáo sư, 47 phó giáo sư, 186 tiến sĩ, 315 thạc sĩ, 172 giảng viên chính, 657 giảng viên, nhà giáo nhân dân, 25 nhà giáo ưu tú CBGD có trình độ sau đại học chiếm 56% số CBGD, tỷ lệ CBGD có tuổi 35 47,8% Hàng năm trường có gần 200 lượt CBGD học nước để lấy tiến sĩ thạc sĩ 2.4 Quy mô đào tạo Hiện nay, trường Đại học Bách khoa đào tạo bậc đại học (đại học quy, phi quy cao đẳng) sau đại học (cao học nghiên cứu sinh) với tổng số 25.979 sinh viên theo học * Bậc đại học: - Hệ quy: 16.922 sinh viên - Hệ đại học 2: 450 sinh viên - Hệ khơng quy: 6.452 sinh viên - Hệ cao đẳng: 763 sinh viên * Bậc sau đại học: - Cao học: 1.410 học viên - Nghiên cứu sinh: 82 nghiên cứu sinh Qua 12 năm kiên trì phấn đấu, vượt qua nhiều khó khăn, đến nhà trường hồn chỉnh hệ thống tín (đại học quy, chức), bước triển khai cho đào tạo sau đại học Có 30 trường đại học nước đến trường Đại học Bách khoa để học tập kinh nghiệm đào tạo theo tín SVTT: Nguyễn Thị Ngọc Dung Trang Báo cáo thực tập GVHD: Phan Thị Thúy Phượng Trường có nhiều chương trình đào tạo liên kết với nước Từ năm 1999 trường tham gia chương trình đào tạo kỹ sư chất lượng cao Việt – Pháp Năm 2004 có 54 SV tốt nghiệp, đánh giá cao Đặc biệt số 48 SV tốt nghiệp trường đại học Việt Nam hội kỹ sư Pháp công nhận kỹ sư Pháp hành nghề Châu Âu trường Đại học Bách khoa có 38 SV (chiếm 38/48) Năm 2002 trường thực dự án kỹ sư tài (KSTN) Năm 2005 đợt đầu tốt nghiệp 28 KSTN ngành Công nghệ thơng tin có chất lượng trội (về nghiên cứu khoa học, có 14/28 SV có báo đăng tạp chí, hội nghị khoa học quốc tế có uy tín) Trường Đại học Bách khoa đào tạo 11 khoa - chuyên ngành: o Khoa Công nghệ thơng tin o Khoa Cơng nghệ hóa học o Khoa Cơ khí o Khoa Điện - Điện tử o Khoa Kỹ thuật xây dựng o Khoa Khoa học ứng dụng o Khoa Quản lý Công nghiệp o Khoa Môi trường o Khoa Địa chất Dầu khí o Khoa Kỹ thuật Giao thông o Khoa Công nghệ vật liệu SVTT: Nguyễn Thị Ngọc Dung Trang Báo cáo thực tập 2.5 GVHD: Phan Thị Thúy Phượng Cơ cấu tổ chức Sơ đồ 1: Cơ cấu Tổ chức trường ĐHBK Trường ĐHBK có 15 Trung tâm , 11 Hội đồng cấp trường 19 phòng ban Các phòng ban: Phòng Tổ chức hành chánh Văn phịng cơng đồn Phịng Kế hoạch tài Ban Thanh tra nhân dân Phịng Quản trị thiết bị Ban Thi đua - Khen thưởng Phòng Quan hệ Đối ngoại Ban Quản lý dự án Phòng Đào tạo Ban Thư viện xuất Phòng Đào tạo Sau đại học Ban Quản lý mạng Phịng Cơng tác trị - SV Ban Đảm bảo chất lượng Văn phòng Đảng Ủy Kí túc xá Bách Khoa Ban Thanh tra Giáo dục Phòng KHCN & Dự án SVTT: Nguyễn Thị Ngọc Dung Trang Báo cáo thực tập GVHD: Phan Thị Thúy Phượng PTN Trọng Điểm Quốc Gia ĐKS & KTHT KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH  Địa điểm: Phòng Tổ chức Hành chánh (P TCHC) trường Đại học Bách khoa (ĐHBK) phân thành phận:  Phòng Hành chánh: P.102, Nhà A1, 298 Lý Thường Kiệt, Q.10, TP.HCM  Phòng Tổ chức Nhân sự: P.302 lầu 2, Nhà A1, 298 Lý Thường Kiệt, Q.10, TP.HCM  Chức Tham mưu, giúp cho Hiệu trưởng Đảng Ủy việc đạo thực công tác tổ chức máy quản lý cán nhà trường theo chủ trương sách Đảng Nhà nước; quy định quy chế Bộ, Đại học Quốc gia Nhà trường ban hành Tổ chức giao dịch hành chánh, trao đổi thông tin Ban Giám hiệu với quan khác nước Ban Giám hiệu với quan khác nước Ban Giám hiệu với đơn vị, CBCNV, sinh viên trường  Nhiệm vụ - Nghiên cứu đề xuất xây dựng máy tổ chức đội ngũ tổ chức điều hành trường - Xây dựng hướng dẫn thực nội quy, quy chế định biên quản lý biên chế - Lập quản lý hồ sơ lương, thủ tục đề nghị nâng bậc điều chỉnh lương hàng năm SVTT: Nguyễn Thị Ngọc Dung Trang 10