Tình hình tổ chức và quản lý văn bản đến tại sở xây dựng thành phố hồ chí minh

LỜI NĨI ĐẦU Trong cơng tác cơng đổi đất nước nay, việc cải cách thủ tục hành chánh quy trình đắn hợp lý nhà nước ta Chính thế, cơng tác văn thư lưu trữ ngày trọng vào ngành quy định nghị định 142/CP phủ ban hành ngày 28/9/1993 Để đáp ứng nhu cầu từ trung ương địa phương Là quan dù lớn hay nhỏ muốn thực chức năng, nhiệm vu,ï quyền hạn phải sử dụng văn pháp quy, cơng văn hành để phổ biến trao đổi ghi lại kiện, vụ việc xãy hoạt động hàng ngày quan Để đáp ứng nhu cầu địi hỏi ngồi việc quan phải thiết lập đội ngũ cán có tri thức giỏi cơng văn, văn thư, cịn có nhân viên văn thư thành thạo ca trình độ lẫn tư cách đạo đức Công tác văn thư bảo đảm cung cấp cách kịp thời đày đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho quản lý nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, đảm bảo giữ bí mật hồ sơ, tài liệu có giá trị mật tạo điều kiện cho công tác lưu trữ sau Muốn có phải có phương pháp đào tạo nhằm đáp ứng ngày cao xã hội Đây củng mục đích đào tạo ngành thư ký văn phòng trường kinh tế kỹ thuật Vạn Tường Trong đợt thực tế vừa qua giúp em vận dụng nhiều kiến thức học vào thực tế công việc quan, mặt khác giúp cho em làm quen với môi trường lam g việc quan, để hiểu thêm công việc ngành học nâng cao kiến thức Trong đợt thực tập XDTP giới thiệu nhà trường Đồng thời chấp thuận Ban lãnh Đạo SXDTP em đến thực tập SXDTP Trong lần thực tập em rút nhiều kinh nghiệm quý báu cho ngánh minh học Thời gian thực tập để viét báo cáo, hướng dẫn cô nguyễn thị ngọc an giáo viên hướng dẫn em Cùng với tận tình giúp đỡ cấp lãnh đạo, cô chú, anh chị SXDTP Trong thời gian thực tập quan, nhân thức tiếp thu em cịn nhiều hạn chế nên khơng tránh khỏi sai lầm thiếu sót Rất mong ý kiến đóng góp thầy cơ, ban lãnh đạo SXDTP Em xin chân thành cảm ơn Nguyễn Thị Yến Ly LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập SXDTP dẫn tâm tình ban lãnh đạo cô chú, anh chị sở em hồn thành tốt cơng việc Q trình thực tập giúp em tiếp cận tốt học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế hơn, tạo thuận lợi cho em không bị bỡ ngỡ tiếp xúc với công việc sau Là học viên vừa rời ghế nhà trường cơng việc văn phòng thực tế mẽ xa lạ Mặc dù trang bị mặt lý thuyết đầy đủ song khơng có kinh nghiệm thực tế khơng thể hồn thành tốt công việc tương lại Đồng thời việc thực tập quan giúp em rèn luyện tác phong làm việc củng lịng u nghề tính tự giác kỹ luật cao Có kết ngày hơm nay, với lòng biêt ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trường trung học Kỹ thuật Vạn Tường, đến lãnh đạo văn phòng cô chú, anh chị giúp em thời gian qua Cuối em xin chúc tất thầy cô, anh chị quan dồi sức khỏe thành đạt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn Nuyễn Thị Yến Ly Lời Cam Đoan  Tôi xin cam đoan báo cáo thực tập riêng tôi, kết nêu báo cáo thực tập tơi hồn tồn trung thực NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN MỤC LỤC CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐỐI TRONG CƠ QUAN Tiếp nhận phân phối công văn đến Áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật đại công tác văn thư CHƯƠNG II : GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ SỞ SỞ XÂY DỰNG TP.HCM I QÚA TRÌNH THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN Trang II CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA SXP Chức Nhiệm vụ: III CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA SXD IV.CHẾ ĐỘ CƠNG TÁC CỦA CÁC PHỊNG BAN Chế độ sinh hoạt Chế độ báo cáo Chế độ trách nhiệm CHƯƠNG 3: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ: Thuận lợi Khó khăn Tình hình tổ chức máy biên chế cán vi tính II CÔNG TÁC CHỈ ĐẠO CỦA CƠ QUAN III CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Chuển giao văn đến Bóc công văn Đăng ký văn đến chuyển giao văn đến Quản lý sử dụng dấu……………………………………………………………………………………… CHƯƠNG : KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN I KIẾN NGHỊ II KẾT LUẬN Ưu điểm Hạn chế BẢNG CHỮ VIẾT TẮT CHƯƠNG I: CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẾN Khái niệm văn thư: Công tác văn thư tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn quan, đơn vịm doanh nghiệp Nội dung công tác văn thư: Xây dựng, ban hành văn Tổ chức giải quyết, quản lý văn Quản lý sử dụng dấu Lập quản lý hồ sơ Quản lý văn đi: Nguyên tắc quản lý văn : Tất văn phải đăng ký vào sổ quản lý văn văn thư Tất văn phải kiểm tra nội dung hình thức trước gửi Quy trình văn có (8 bước) Bước : sáng kiến ban hành văn Bước : dự thảo văn Bước : Lấy ý kiến đóng góp, sữa chữa Bước : Duyệt văn Bước : Nhân bản, kiểm tra nội dung, hình thức Bước : Ký thức, đóng dấu Bước : Làm thủ tục đăng ký, chuyển giao văn Bước : Lưu Quản lý văn đến: Nguyên tắc quản lý văn đến: - Các văn phải qua văn thư quản lý - Trước văn baûn giao giải phải qua Thủ trưởng quan chánh văn phòng - Người nhận văn đến phải ký vào sổ - Văn đến phải tổ chức kiệp thời * Quy trình văn đến (có bước) - Bước 1: Nhận phân lọai sơ bộ, bóc bì văn - Bước 2: Đóng dấu đến - Bước3: Đăng ký - Bước 4: Trình công văn đến - Bước 5: Giao trách nhiệm giải - Bước 6: Chuyển đến đơn vịgiải - Bước7: Tìm phương án giải - Bước 8: Theo dõi giãi Quản lyù văn nội bộ: Quản lý văn nội bộ: văn nội tổ chức giải văn văn đến Quản lý văn mật: - Xác định mức độ “Mật” “Tối mật” “tuyệt mật” văn - Thực quy định phổ biến, lưu jhành, tìm hiểu, sử dụng,vận chuyển giao nhận, tiêu huỷ tài liệu mật - Thực quy định báo cáo,thống kê việc jiểm traquản lý tài liệu mật - Chọn nhân viên, cán quản lý tài liệu mậtntheo quy định nhà nước Thực khen thưởng kỹ luật kiệp thời Quản lý sử dụng dấu: * Các lọai dấu: - Dấu quan gồm: dấu ướt, dầu nổi, dầu thu gọn - Dấu văn phòng - Các dấu mưùc độ mật, khẩn khác - Các dấu chức danh, dấu họ tên người có thẫn quyền ký văn - Dấu tên quan, dấu công văn đến * Nguyên tắc đóng dấu: - Kiễm tra văn - Chỉ đóng dấu văn thể thức yêu cầu - Văn thư tự tay đóng dấu - Dấu đóng trùm lean 1/3 ¼ chữ ký bean trái - Có thể đóng dấu treo - Khơng đóng dấu khống - Khơng đóng dấu nhầm lẫn dấu - Khơng đóng dấu trùm lean dấu nđóng trước bị mờ * Quản lý dấu: - Mỗi quan dùng moat cn dấu chung - Khắc dấu phải qun quản lý - Mực dấu sử dụng quy định - Con dấu giao cho người có trách nhiệm giữ - Người giữ dấu phải chiệu trước pháp luật quản lý sử dụng dấu - Con dấu phải bao quản cẩn thận, phải báo cho cho người có trách nhiệm - Phải có giá để dấu, không để dấu dơ bẩn CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ SỞ XÂY DỰNG TP.HCM I QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH: Sở xây dựng thành lập theo định số 77/ QĐ-UB ngày 28/02/1989 UBND thành phố hồ chí minh sở hợp Ủy ban xây doing Sở xây dựng thành tổ chức lấy tên sở xây dựng Thực chủ trương ban thường vụ thành ủy, UBND thành phố ban hành định số 122/2003/QĐ-UB ngày 18/7/2003 chuyển giao chức quản lý nhà nước nhà từ sở địa – nhà đất sang sở xây dựng thành phố Sở xây dựng quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, giúp UBND thực chức quản lý nhà nước xây dựng (dân dụng công nghiệp) Vật liệu xây dựng, nhà công sở, dịch vụ công hoạt động xây dựng có liên quan địa bàn thành phố II CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM CỦA SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH: Chức năng: Sở xây dựng quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân thành phố, giúp ủy ban nhân dân thành phố thực chức quản lý nhà nước xây dựng (dân dụng công nghiệp) vật liệu xây dựng, nhà công sở, dịch vụ cơng hoạt động xây dựng có liên quan địa bàn thành phố Sở xây dựng chịu đạo quản lý trực tiếp Uûy Ban Nhân Dân Thành Phố, đồng thời chịu đạo, hướng dẫn kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ xây dựng Sở xây dựng có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, cấp kinh phí hoạt động từ ngân sách, mở tài khoản ngân hàng kho bạc nhà nước theo quy định nhà nước Sở xây dựng có tên giao dịch tiếng anh Ho Chi Minh city department of construction, viết tắt DOC Giám đốc Sở Xây Dựng chịu trách nhiệm trước hội đồng trước Hội Đồng Nhân Dân Thành Phố, Uûy Ban Nhân Dân Thành Phố Bộ xây dựng toàn hoạt động sở theo chức traùch Nhiệm vụ: - Về pháp luật - Về quy hoạch, kế hoạch - Quản lý xây dựng - Quản lý nhà - Quản lý vầ vật liệu xây dựng: III CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH: Cơ cấu tổ chức Sở Xây DựngThành Phố Hồ Chí Minh: - Giám đốc: Nguyễn Minh Dũng - Phó giám đốc: Lê Quan Trung - Phó giám đốc: Nguyễn văn Hiệp - Phó giám đốc:Đỗ Phi Hùng - Phó giám đốc: Nguễn Tín trung - Phó giám đốc: Nguyễn Hòan Nhân - Văn phòng sở (gồm phận TCCB, tài – kế tốn văn thư hành chính, quản trị) - Phòng quy hoạch – kế hoạch - Phòng giao thuê đất - Phòng giám định đo đạc đồ - Phòng quản lý nhà - Phòng đăng - Phòng quản lý đất đai - Thanh tra sở Số: 11314 ĐẾN Ngày: 08/8/2004 Chuyển: ……………………………… * Đóng dấu đến: Đóng dấu đến nhằm xác định văn chuyển đến quan vào ngày giúp dễ dàng vào ”sổ công văn đến” * Đăng ký văn đến: Là nhập đầy đủ hay ghi chép đầy đủ thông tin công văn vào phương tiện đăng ký Sở XDTP đăng ký văn đến máy tính in thành sổ đăng ký văn đến * Cách lập sổ : Sở XDTP in sổ đăng ký chung cho tất loại công văn * Mẫu sổ đăng ký cơng văn đến quan : Tờ bìa : SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN NĂM 2004