HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI SO SÁNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN GIỮA VĂN BẢN GIẤY VÀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI TỔNG CÔNG TY DỊCH VỤ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG,[.]
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI SO SÁNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN GIỮA VĂN BẢN GIẤY VÀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI TỔNG CÔNG TY DỊCH VỤ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG, HÀ NỘI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản lý văn lập hồ sơ tài liệu điện tử Mã phách:………………………………………………… Hà Nội – 2023 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài tiểu luận kết thúc học phần “So sánh quy trình quản lý văn đến văn giấy văn điện tử Tổng công ty Dịch vụ Bưu Viễn thơng, Hà Nội” tác giả trực tiếp nghiên cứu, thực Tôi xin cam đoan vấn đề trình bày tiểu luận, số liệu, kết dẫn chứng tơi tự tìm hiểu, có tham khảo, sưu tầm kế thừa từ nghiên cứu tác giả trước Các số liệu kết nghiên cứu trung thực, có trích dẫn rõ ràng Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm cam kết LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài tiểu luận kết thúc học phần này, trước tiên em xin đến quý thầy, cô giáo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (Nay Học Viện Hành Chính Quốc Gia) lời cảm ơn sâu sắc chân thành Đặc biệt, em xin gửi đến Tạ Thị Liễu - người tận tình hướng dẫn, truyền tải kiến thức học phần để em hồn thành đề tài tiểu luận lời cảm ơn chân thành MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC ẢNH MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc dự kiến báo cáo tổng hợp kết nghiên cứu đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN BẢN ĐẾN GIẤY VÀ VĂN BẢN ĐẾN ĐIỆN TỬ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Văn 1.1.2 Văn đến 1.1.3 Văn điện tử 1.1.4 Đặc điểm văn điện tử 1.1.5 Chữ ký điện tử 1.1.6 Quản lý văn điện tử 1.1.7 Lập hồ sơ điện tử 1.2 Cơ sở pháp lý quản lý văn điện tử Tiểu kết chương 10 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN GIỮA VĂN BẢN GIẤY VÀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI TỔNG CÔNG TY DỊCH VỤ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG, HÀ NỘI 11 2.1 Khái quát chung văn phịng tổng cơng ty dịch vụ bưu viễn thông 11 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 11 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Ban Giám đốc 11 2.2 Khái quát hệ thống quản lý điều hành văn EOffice 12 2.3 Quy trình quản lý văn đến văn giấy 12 2.4 Quy trình quản lý văn đến văn điện tử 13 Tiểu kết chương 14 CHƯƠNG 3: SO SÁNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN GIỮA VĂN BẢN GIẤY VÀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI TỔNG CÔNG TY DỊCH VỤ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG, HÀ NỘI 15 3.1 So sánh quy trình quản lý văn đến văn giấy văn điện tử Tổng công ty dịch vụ bưu viễn thơng 15 3.1.1 Điểm giống 15 3.2.2 Điểm khác 15 3.2 Nhận xét 16 Tiểu kết chương 17 KẾT LUẬN 18 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 19 PHỤ LỤC ẢNH 21 DANH MỤC BẢNG BIỂU Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức ban Tổng giám đốc Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông (VNPT VinaPhone)…………………………………………………13 DANH MỤC ẢNH Ảnh 1: Mẫu dấu đến Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông (VNPT VinaPhone)………………………………………………………………………22 Ảnh 2: Sổ đăng kí văn đến Tổng Cơng ty Dịch vụ Viễn thông (VNPT VinaPhone) khơng cịn sử dụng…………………22 Ảnh 3: Tin nhắn thơng báo văn đến thông qua SMS điện thoại Nguyễn Thu Hoa – cán phịng văn thư Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông (VNPT VinaPhone)……………………………………………………….23 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngay bây giờ, thời đại mà sống – thời đại mà cách mạng cơng nghiệp 4.0 diễn tồn cầu Việt Nam ngoại lệ Để có phát triển hiên tại, nhân loại phải trải qua cách mạng nông nghiệp công nghiệp Đến ngày nay, không quan, tổ chức hay doanh nghiệp hoạt động mà lại thiếu di xuất máy tính, mạng internet hay hộp thư điện tử Điều cho thấy công nghệ thông tin len lỏi vào hoạt động xã hội phát triển mạnh mẽ hết Trên thực tế, trình hoạt động mình, quan tổ chức sinh nhiều văn bản, hồ sơ, tài liệu, điều cho thấy văn cơng cụ cụ quản lý thiếu quan, tổ chức Sự phát triển công nghệ kèm tho nhu cầu nhà quản lý quan, tổ chức doanh nghiệp dẫn tới đời văn điện tử - nguồn tài liệu quý giá công cụ đắc lực cho hoạt động quản lý nhu cầu xã hội So với văn giấy, văn điện tử có phàn trội nhờ ưu điểm như: văn chuyển giao nhanh chóng đến đâu vài giây với internet – điều đáp ứng yêu cầu nhanh chóng, đại, làm giảm chi phí, tiết kiệm thời gian hiệu lao động tăng lên Các quan, tổ chức nước ta ngày sản sinh số lượng lớn văn điện tử Như vậy, nói văn điện tử dần trở thành xu hướng hoạt động quản lý tương lai Tuy nhiên, hội mà thách thức cho ngành văn thư lưu trữ vấn đề cần phải đầu tư nghiên cứu nhiều tương lai Tổng công ty dịch vụ bưu viễn thơng quan hành Nhà nước Cũng quan hành khác, Tổng công ty nhận số lượng lớn văn đến ngày Vì vậy, tơi chọn đề tài “So sánh quy trình quản lý văn đến văn giấy văn điện tử Tổng cơng ty dịch vụ bưu viễn thông, Hà Nội.” làm đề tài tiểu luận kết thúc học phần Tổng quan tình hình nghiên cứu Trên giới, việc quản lý sử dụng văn điện tử ứng dụng từ sớm Khi máy tính đời, yêu cầu kỹ sử dụng ngày trở nên cần thiết nhận nhiều quan tâm nhiều nhà nghiên cứu quốc tế dành cho ngành khoa học Tại Việt Nam, số cơng trình tài liệu điện tử tiêu biểu nhắc đến là: Đề tài nghiên cứu khoa học “Xây dựng yêu cầu giải pháp quản lý tài liệu điện tử” (2010) Chủ nghiệm đề tài Nguyễn Thị Chinh, “Quản lý văn điện tử hình thành quan, tổ chức – thực trạng giải pháp” tác giả Lê Tuấn Hùng Hay kể đến “Hội thảo khoa học: Lập hồ sơ điện tử Lưu trữ điện tử” Trường đại học Nội vụ Hà Nội tháng 9/2015 Bên cạnh nghiên cứu phạm vi hẹp “Quản lý sử dụng văn điện tử phục vụ điều hành xử lý công việc môi trường mạng Trường đại học Nội vụ Hà Nội” (2018) tác giả Trần Việt Hà làm chủ nhiệm đề tài Đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên Nguyễn Thị Huệ trường đại học Khoa học Xã hội Nhân văn “Quản lý sử dụng văn Tổng cục Hải quan” (2014) Những đề tài nghiên cứu hội thảo khoa học có liên quan đến vấn đề nội dung giải theo dõi giải văn điện tử lý luận thực tiễn, cịn vấn đề nên đề tài nghiên cứu chưa đáp ứng yêu cầu thực tế quan tổ chức Cho đến nay, chưa có đề tài làm so sánh sánh văn đến giấy văn đến điện tử Tổng cơng ty dịch vụ bưu viễn thơng, Hà Nội Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu: So sánh quy trình quản lý văn đến giấy điện tử Tổng công ty Dịch vụ Bưu Viễn thơng, Hà Nội lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, loại hủy văn hồ sơ điện tử".[4] 1.1.6.2 Quản lý văn điện tử đến Nghị định 30/2020/NĐ-CP đời, quy định việc quản lý văn điện tử đến sau: “(1) Tiếp nhận văn đến; (2) Đăng ký văn đến; (3) Trình, chuyển giao văn đến; (4) Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến” [10] 1.1.6.3 Nhận xét văn điện tử văn giấy Đối với quy trình văn điện tử khơng có nhiều khác biệt so với văn giấy Nhưng có khác biệt định: Thứ nhất, công tác cấp số thời gian ban hành văn đánh tự động hệ thống Đối với trường hợp thu hồi văn bản, nhận thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời phải thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Thứ hai, lưu văn cần phải lưu văn gốc hệ thống quan, tổ chức ban hành văn Đối với quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng quy định Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định pháp luật có liên quan phép sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ thống thay cho văn giấy Đối với quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP để lưu Văn thư quan hồ sơ công việc Khi tiếp nhận văn đến văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực toàn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống 1.1.7 Lập hồ sơ điện tử Theo Khoản 1, Điều Nghị định 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn số thi hành số điều luật lưu trữ 2011, Hồ sơ điện tử “tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân” Cũng nghị định 01/2013/ NĐ – CP khoản điều quy định “Lập hồ sơ điện tử việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết tài liệu điện tử hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử” 1.2 Cơ sở pháp lý quản lý văn điện tử Đã nhiều văn quy phạm pháp luật văn điện tử, số kể đến văn sau: Năm 2005, Quốc Hội ban hành Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 quy định giao dịch điện tử hoạt động quan nhà nước; lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại lĩnh vực khác pháp luật quy định Đây viên gạch đặt nèn móng cho văn quy phạm pháp luật văn quy phạm pháp luật sau Nghị định 26/2007/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số Văn quy định chi tiết chữ ký số chứng thực số; việc quản lý, cung cấp sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số, yếu tố khơng thể thiếu việc xác thực tính ngun văn điện tử Thông tư 01/2019/TT-BNV quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức Bộ Nội vụ ban hành quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư bao gồm: quản lý văn điện tử đến, quản lý văn điện tử đi, lập nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan; với chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Và nhất, ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư Nghị định quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư Công tác văn thư quy định Nghị định bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Đây “kim nam” cho hoạt động ngành văn thư tính đến thời điểm Tiểu kết chương Như vậy, chương tác giả trình bày sở lý luận khái niệm: Văn điện tử, Đặc điểm văn điện tử, Chữ ký điện tử, Quản lý văn điện tử, Lập hồ sơ điện tử; Cơ sở pháp lý quản lý văn điện tử Đây sở để tác giả nghiên cứu triển khai đánh giá thực tế chương 10 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN GIỮA VĂN BẢN GIẤY VÀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI TỔNG CƠNG TY DỊCH VỤ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG, HÀ NỘI 2.1 Khái qt chung văn phịng tổng cơng ty dịch vụ bưu viễn thơng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông (VNPT VinaPhone) đơn vị thành viên trực thuộc Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam (VNPT) đơn vị Tập đoàn Bưu Viễn thơng thực kinh doanh tất sản phẩm dịch vụ viễn thông – công nghệ thông tin, dịch vụ giá trị gia tăng Internet, di động, dịch vụ phát truyền hình, truyền thông đa phương tiện,… tới khách hàng cá nhân tổ chức doanh nghiệp lãnh thổ Việt Nam quốc tế 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Ban Giám đốc Vốn điều lệ Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông (VNPT VinaPhone) 5.200 tỷ đồng người địa diện theo pháp luật ông Nguyễn Trường Giang Chủ tịch Tổng công ty Bà Trần Thanh Thủy Tổng giám đốc Ơng Nguyễn Trường Giang Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Ơng Nguyễn Trọng Nghĩa Ông Phạm Hùng Thắng Ông Lê Đắc Kiên Ông Trần Tiến Dũng Ông Nguyễn Văn Tấn 11 Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức ban Tổng giám đốc Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông (VNPT VinaPhone) 2.2 Khái quát hệ thống quản lý điều hành văn EOffice Phần mềm quản lý văn điều hành VNPT EOffice hay VNPT IOffice “Hệ thống quản lý văn điều hành công việc điện tử, thực hóa mục tiêu xây dựng văn phịng điện tử khơng giấy tờ” [11] Với hệ thống, người dùng truy cập sử dụng lúc, nơi cần có thiết bị (máy tính, laptop, điện thoại, máy tính bảng) kết nối Internet; hệ thống đưuọc vận hành qua Online tảng WEB; liệu quản lý tập trung Khơng vậy, hệ thống cịn cho phép thông báo theo thời gian thực, tập trung thông tin cần xử lý để người dùng tiện theo dõi, thông tin thông báo qua ba hình thức sau: Web, qua Email qua SMS Quan trọng hệ thống tuân thủ tiêu chuẩn quản lý văn bản, lập hồ sơ, Thống toàn đơn vị chu trình khép kín, phịng tránh tối đa việc bị cơng từ bên ngồi Một số chức kể đến hệ thống là: Báo cáo thông kê hệ thống văn (đi, đến, nội bộ, dự thảo, liên thông); Điều hành công việc, lịch làm việc, ủy quyền bàn giao công việc, tạo biểu mẫu; Quản trị hệ thống (Danh mục, phân quyền, cấu tổ chức, cấu hình hệ thống, log hệ thống); Tiện ích (lịch cá nhân; đăng ký xe, phịng họp, chat, gửi thông báo qua Email, SMS 2.3 Quy trình quản lý văn đến văn giấy Tại Tổng cơng ty Dịch vụ Bưu Viễn thông, Hà Nội, hầu hết văn đến thường văn giấy đơn vị chuyển đường thư Hiện nay, Tổng công ty áp dụng Quyết định số 139/QĐ-VNPT -HĐTV-VP việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động văn thư lưu trữ Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Theo Điều 23, Quyết định số 139/QĐ-VNPT-HĐTV-VP việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động văn thư lưu trữ Tập đồn Bưu Viễn thơng 12 Việt Nam quy định trình tự tiếp nhận, đăng ký văn đến sau: “Tiếp nhận văn đến; Đăng ký văn đến; Trình tự chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến” [5] Khi chưa có hệ thống quản lý điều hành, có văn giấy gửi đến Tổng công ty văn thư tiếp nhận, kiểm tra số lượng tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có) đăng ký vào sổ đăng ký văn đến (Kí hiệu, ngày tháng năm, trích yếu văn bản,…) đóng dấu “ĐẾN”, ghi đủ nội dung vào khung này, sau trình văn lên lãnh đạo đợi lãnh đạo phê duyệt tiếp tục trả cho phòng văn thư để nhân Cuối giao gốc cho đơn vị chủ trì photo cho đơn vị phối hợp khác (nếu có) Nhưng nay, Tổng cơng ty ứng dựng hệ thống quản lý điều hành EOffice nên ngồi khâu thủ cơng cần phải thực với văn giấy 100% quản lý hệ thống điều hành nội Sau tiếp nhận văn giấy đến, văn thư bóc bì, đóng dấu scan văn đưa lên hệ thống để trình lên lãnh đạo, song song lúc cần phải trình giấy lên lãnh đạo để ký duyệt giao xử lý hệ thống, lúc với đó, thư ký lãnh đạo giao việc hệ thống ủy quyền lãnh đạo quan giao lại giấy cho phịng văn thư để lưu trữ 2.4 Quy trình quản lý văn đến văn điện tử Đối với văn đến hình thức điện tử, nhắc đến phần trước, Tổng công ty thực gần 100% công đoạn hệ thống quản lý Khi có văn đến hình thức điện tử, văn thư quan cần hải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử tiếp nhận hệ thống quản lý điều hành văn Tập đoàn, văn gửi đến chưa đáp ứng yêu cầu chuyển trả lại cho quan, tổ chức gửi văn chức hệ thống, công đoạn lãnh đạo quan nắm để theo dõi quản lý văn đến hệ thống; văn đạt yêu cầu, văn thư đánh số văn đến hệ thống Sau công đoạn tiếp nhận văn bản, cán văn thư khai thác văn hệ thống chuyển trình lãnh đạo xin ý kiến phân hướng 13 giải quyết, lãnh đạo sau phê duyệt phê chuyển cho cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm giải quyết, công đoạn thường tổ thư ký thực lãnh đạo thường xuyên họp xử lý cơng việc nên khơng có thời gian trực máy Các đơn vị, cá nhân sau nhận xử lý cơng việc, q trình xử lý cập nhập thường xuyên hệ thống lần xử lý bước cuối Tiểu kết chương Trong chương hai, tác giả khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ban Giám đốc Tổng công ty Bưu Viễn thơng, Hà Nội Trước nêu quy trình quản lý văn đến giấy điện tử, tác giả khái quát hệ thống quản ý điều hành văn EOffice mà Tổng công ty sử dụng Những yếu tố sở để tác giả so sánh hai hình thức Chương 14 CHƯƠNG 3: SO SÁNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN GIỮA VĂN BẢN GIẤY VÀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI TỔNG CƠNG TY DỊCH VỤ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG, HÀ NỘI 3.1 So sánh quy trình quản lý văn đến văn giấy văn điện tử Tổng cơng ty dịch vụ bưu viễn thông 3.1.1 Điểm giống Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ ban hành cơng tác văn thư quy định giá trị pháp lý văn giấy văn điện tửu có giá trị mặt pháp lý có chữ ký người có thẩm quyền xác nhận Thứ hai, hai loại văn sử dụng trình xử lý cơng việc Những văn giúp cá nhân, đơn vị nắm bắt công việc giao cách có hệ thống Từ nâng cao hiệu suất công việc tin cậy cậy, nhanh chóng xác Thứ ba, hai loại văn sử dụng lưu trữ tra cứu thông tin cần thiết Bởi giá trị pháp lý nên hai loại văn lưu trữ sử dụng cần thiết 3.2.2 Điểm khác Về văn giấy, quy trình xử lý có phần cồng kềnh với nhiều khâu xử lý, kinh phí cho sở vật chất, trang thiết bị (giấy, máy in, máy scan,…); nhân lực công sức phải bỏ phải di chuyển nhiều để đưa văn tới cho lãnh đạo bên liên quan Để lưu trữ văn giấy cần phải bố trí mặt kho, tủ, giá,… Hơn gặp nhiều khó khăn tài liệu lưu trữ giấy dễ bị hư hại (bị rách, mối, mọt,…) Khi chưa áp dụng hệ thống quản lý điều hành văn bản, văn đến thường đăng kí sổ, cần tra tìm văn thường nhiều thời gian để tìm kiếm Theo quy trình Tổng công ty, sau tiếp nhận đăng ký văn đến, văn thư phải trình lên lãnh đạo để xin ý kiến đạo giải quyết, đơn vị phối hợp không Hà Nội lại phải nhân chuyển đường bưu điện cho đơn vị lại chuyển giải xong, hạn chế mặt địa lý gây tốn chi phí 15 Đối với văn có phần tối ưu văn giấy quy trình xử lý bớt cồng kềnh vất vả công đoạn xử lý hệ thống, văn đến hình thức cấp số tự động, so với văn giấy việc tra cứu diễn dễ dàng Với văn đến khẩn hỏa tốc bảo đảm nhanh chóng cấp thiết văn Về vấn đề bảo quản lưu trữ, văn điện tử bảo quản vĩnh viễn, hỏi trường hợp xấu xảy (bị xâm nhập, tài liệu lưu trữ,…) biết nguy thấp không xảy Trong q trình xử lý cơng việc, công đoạn hệ thống ghi lại lịch sử, phòng văn thư lãnh đạo quan xem lại khâu có tham gia xử lý; cần phối hợp với đơn vị quan dễ dàng so với văn giấy truyền thống Khi có văn đến cơng việc đến hạn hồn thành, hệ thống gửi thông báo qua hộp thư điện tử (Email), qua điện thoại, nhắc nhở hệ thống,… 3.2 Nhận xét Qua so sánh phần khẳng định ưu văn điện tử so với văn giấy Tổng cơng ty Bưu Viễn Thơng (VNPT Vinaphone) Cùng với đó, Hồng Diệu Linh – trưởng phịng văn thư cho biết: “Văn điện tử giải thiếu sót văn giấy tiện lợi hơn, kể lãnh đạo vắng đạo từ xa hệ thống, bảo đảm tính nhanh chóng kịp thời của cơng việc” Theo quan sát tác giả, quan dần chuyển đổi số phòng văn thư văn đến giấy số hóa, cấp số tự động, đưa lên hệ thống trình lãnh đạo Mặc dù chuyển đổi sang hình thức số hóa văn giấy cịn góp mặt số cơng đoạn trình lãnh đạo, ngồi điện tử cần giấy để ký xác nhận đưa vào lưu trữ 16 Tiểu kết chương Như vậy, chương 3, tác giả so sánh điểm giống khác quy trình quản lý văn văn giấy văn điện tử Từ đúc kết ưu điểm nhược điểm hai loại hình văn Tổng cơng ty Dịch vụ Bưu Viễn thơng, Hà Nội 17 KẾT LUẬN Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông (VNPT VinaPhone), Hà Nội đơn vị Tập đồn Bưu Viễn thông thực kinh doanh tất sản phẩm dịch vụ viễn thông – công nghệ thông tin, dịch vụ giá trị gia tăng Internet, di động, dịch vụ phát truyền hình, truyền thơng đa phương tiện,… Vì vậy, văn gửi đến từ nhiều nguồn khác nhau, có số lượng lên tới hàng nghìn văn ngày hai hình thức: giấy điện tử Thế quy trình xử lý văn Tổng công ty tiếp tục nghiên cứu đổi hoàn thiện, hệ thống quản lý điều hành văn EOffice ngày tinh gọn, thực chủ trương chuyển đổi số Nhà nước công tác quản lý với tính tiện lợi, phù hợp với quy trình nghiệp vụ, góp phần nâng cao hiệu triển khai quản lý văn môi trường mạng Trong tương lai, Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông (VNPT VinaPhone), Hà Nội mở trục liên thông với đơn vị tập đoàn Sở, ban, ngành,… nhằm đẩy mạnh việc số hóa văn điện tử, số hóa chữ ký lưu trữ điện tử ban, ngành, quan,… Điều có ý nghĩa việc theo dõi quản lý văn đến quan, giúp lãnh đạo nắm bắt công việc kịp thời phân hướng giải Việc so sánh quy trình quản lý văn đến giấy điện tử Tổng công ty nhằm thấy ưu nhược điểm hai loại văn quan Mong so sánh đưa tinh đóng góp vào việc xây dựng hệ thống quản lý điều hành văn mà Tổng công ty áp dụng để tiếp tục nghiên cứu phát triển tròn tương lai 18 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ (2007), Nghị định 26/2007/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số Chính phủ (2015), Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định đăng ký doanh nghiệp Chính phủ (2020), Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư Bộ Nội Vụ (2019), Thông tư 01/2019/TT-BNV quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức Hội đồng thành viên Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam (2020), Quyết định số 139/QĐ-VNPT-HĐTV-VP việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động văn thư lưu trữ Tập đoàn Bưu Viễn thơng Việt Nam Lưu Thị Linh (2020), Quản lý văn điện tử Viện Hàn Lâm Khoa học Cơng nghệ Việt Nam, Khóa luận tốt nghiệp trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lê A, Đinh Thanh Huệ: Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục, Hà Nội, 1977, trang 139 Nguyễn Quang Ninh, Hồng Dân: Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục, Hà Nội 1996, trang 15 Quốc Hội (2005), Luật giao dịch điện tử Số 51/2005/QH11 Website: 10 https://luatminhkhue.vn/van-ban-dien-tu-la-gi.aspx 11.https://vnpt.com.vn/ve-vinaphone/gioi-thieuchung#:~:text=T%E1%BB%95ng%20C%C3%B4ng%20ty%20D%E1%BB%8Bch %20v%E1%BB%A5,h%C3%A0ng%20trong%20v%C3%A0%20ngo%C3%A0i% 20n%C6%B0%E1%BB%9Bc (ngày truy cập: 04/6/2023) 11 https://www.truyensolieuvnpt.com/dich-vu-vnpt-vinaphone/he-thong- quan-ly-van-ban-va-dieu-hanh-vnpt-eoffice/132.html (ngày truy cập: 04/6/2023) 19 12 https://hanoivnpt.net/phan-mem-quan-ly-van-ban-vnpt-eoffice.html (ngày truy cập: 04/6/2023) 20 PHỤ LỤC ẢNH Ảnh 1: Mẫu dấu đến Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông (VNPT VinaPhone) Ảnh 2: Sổ đăng kí văn đến Tổng Cơng ty Dịch vụ Viễn thông (VNPT VinaPhone) khơng cịn sử dụng 21 Ảnh 3: Tin nhắn thông báo văn đến thông qua SMS điện thoại cô Nguyễn Thu Hoa – cán phịng văn thư Tổng Cơng ty Dịch vụ Viễn thông (VNPT VinaPhone) 22