Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại văn phòng ủy ban nhân dân thành phố hà nội

Việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội là một trong những nội dung mấu chốt, quan trọng, không thể thiếu được trong quá trình xây dựng Chính quyền điện

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

HỮU THỊ MINH NGỌC

TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ

HÀ NỘI

Chuyên ngành : Quản lý công

Mã số : 8 34 04 03

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ

QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI - NĂM 2021

Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn THị Lan Anh

Phản biện 1:

Phản biện 2:

Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia

Địa điểm: Phòng nhà A, Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ Học viện Hành chính Quốc gia

Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - TP Hà Nội

Thời gian: vào hồi giờ phút ngày tháng năm 2021

Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài luận văn

Để xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại cần phải cải cách thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian trao đổi và xử lý thông tin văn bản giữa các

cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả công việc, đảm bảo tính công khai, minh bạch trong hoạt động của cơ quan nước

Trong thời gian qua, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã đạt được rất nhiều thành tích góp phần vào sự đổi mới, CCHC của thành phố Hà Nội Việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội là một trong những nội dung mấu chốt, quan trọng, không thể thiếu được trong quá trình xây dựng Chính quyền điện tử, đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất, nâng cao

năng lực cạnh tranh của địa phương Tuy nhiên thực tiễn cho thấy, thời gian qua,

mặc dù đã có nhiều văn bản quy định, hướng dẫn về hoạt động này, song việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội vẫn còn những lúng túng, bất cập như: Hạ tầng kỹ thuật, việc nâng cấp phần mềm, tổ chức phân cấp còn chưa phù hợp, thiếu nguồn nhân lực,

Xuất phát từ những lý do trên, tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội” để nghiên cứu Luận văn Thạc sỹ

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Cho đến nay, nội dung tổ chức sử dụng văn bản hay tổ chức sử dụng văn bản điện tử đã được nghiên cứu, như:

- Tài liệu đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản trong quản lý của Học viện

Hành chính Quốc gia (2020) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản, tổ

chức, đánh giá văn bản

- Bài giảng Đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản của TS Lưu Kiếm Thanh

gồm 06 bài trình bày sự hình thành các loại văn bản trong hoạt động của các

cơ quan và đặc điểm của chúng, trình bày các loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan;…

- Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ

chức của TS Nguyễn Thị Hà và TS Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên, Nxb

Chính trị Quốc gia (2014) cung cấp các nguyên tắc của công tác văn thư, lưu trữ

- Kỷ yếu Hội thảo khoa học "Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử",

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2013) giới thiệu kết quả nghiên cứu về những vấn đề cơ bản trong quản lý tài liệu điện tử, những quy định pháp luật liên quan đến quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử, về sử dụng tài liệu điện tử trong quản lý… từ thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế

- Kỷ yếu Hội thảo khoa học "Lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử",

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2015) tập trung những vấn đề về quy định pháp luật Việt Nam về lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử,…

Bên cạnh các giáo trình, bài viết, kỷ yếu Hội thảo khoa học thì còn có các luận văn Thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp cũng nghiên cứu về đề tài này, cụ thể như:

- Tạ Tuyết Nhung (2015), “Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến tại

Văn phòng Chính phủ”

- Phạm Phương Linh (2015), “Quản lý văn bản trên môi trường mạng tại

Văn phòng Quốc hội giai đoạn 2012-2015, tầm nhìn 2020”

- Từ Thị Kim Ngân (2018), “Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến,

văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư”

Các tác giả tập trung phân tích, đánh giá chất lượng của văn bản, quản lý văn bản trên địa bàn, từ đó đưa ra các giải pháp góp phần nâng cao công tác quản lý văn bản

Tuy nhiên, trong các công trình nêu trên, chưa có đề tài nào đề cập đến tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

3 Mục đích và nhiệm vụ của luận văn

- Mục đích

+ Luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, ghi nhận những kết quả cần phát huy và tìm ra những hạn chế cần khắc phục

+ Đánh giá một cách toàn diện, chỉ ra những thành tựu và vướng mắc, xác định nguyên nhân và đề xuất các giải pháp làm tốt hơn nữa việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

- Nhiệm vụ

+ Hệ thống hóa cơ sở khoa học về tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh;

+ Làm rõ lý luận về tổ chức sử dụng văn bản điện tử của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội;

+ Phân tích vai trò của việc xây dựng và hoàn thiện công tác sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng của thành phố Hà Nội trong giai đoạn hiện nay + Nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội từ năm 2016 đến giữa năm

2020, nhận diện mặt đã đạt được, chưa đạt được, tìm ra nguyên nhân dẫn tới thực trạng đó;

+ Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của luận văn

- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng

UBND thành phố Hà Nội

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về nội dung: Luận văn tập trung vào tổ chức sử dụng văn bản điện tử liên quan đến quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phục vụ công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

+ Về thời gian: Luận văn tập trung nghiên cứu giai đoạn 2016-6/2020 là giai đoạn tăng cường xây dựng chính quyền điện tử

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

- Phương pháp luận

Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng

và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin, hệ thống những chủ trương, quan điểm của Đảng, Nhà nước trong việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT, xây dựng Chính phủ điện tử và mối quan hệ chặt chẽ giữa ứng dụng CNTT với hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước nhằm xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số

- Phương pháp nghiên cứu

+ Phương pháp thu thập thông tin, khảo sát thực tế

+ Phương pháp so sánh

+ Phương pháp phân tích, tổng hợp

+ Phương pháp xin ý kiến chuyên gia

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Về lý luận: Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh

- Mô tả, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức sử dụng văn bản điện tử của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

- Đưa ra các giải pháp tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo, Luận văn bao gồm 3

chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại

Văn phòng UBND cấp tỉnh

Chương 2 Thực trạng tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng

UBND thành phố Hà Nội

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại

Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND CẤP TỈNH

1.1 Một số vấn đề chung về tổ chức sử dụng văn bản điện tử

1.1.1 Văn bản điện tử

1.1.1.1 Khái niệm

Tài liệu điện tử: Là một loại tài liệu và được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Văn bản điện tử; Là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định

Hồ sơ điện tử: Là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

1.1.1.2 Đặc điểm văn bản điện tử

- Là loại văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu và được được hình thành thông qua các phương tiện công nghệ tiên tiến

- Văn bản điện tử được đảm bảo tính toàn vẹn, tính nguyên gốc của thông tin (nội dung)

- Sự chu chuyển nhanh chóng trong môi trường điện tử

- Thông tin và nội dung văn bản có tính hệ thống cao, dễ dàng tìm kiếm thông qua các công cụ, hệ thống tra tìm tự động

- Chỉnh sửa nội dung văn bản đơn giản và nhanh chóng, thuận tiện

- Việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ được đảm bảo

1.1.2 Tổ chức sử dụng văn bản điện tử

1.1.2.1 Khái niệm

Tổ chức sử dụng điện tử là quá trình bao gồm nhiều nội dung Trong phạm

vi của luận văn chủ yếu đề cập đến việc tổ chức sử dụng văn bản liên quan đến quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các

cơ quan, tổ chức

1.1.2.1 Nội dung tổ chức sử dụng văn bản điện tử

Một là, tổ chức quản lý văn bản

Tổ chức quản lý văn bản điện tử đến:

Bước 1: Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước theo quy định và thông báo đã nhận văn bản Bước 2 Đăng ký, số hóa văn bản đến

Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống

Bước 4: Giải quyết văn bản đến trong Hệ thống

Tổ chức quản lý văn bản điện tử đi

Bước 1: Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Bước 2: Ban hành và phát hành văn bản

Hai là, lập hồ sơ và nộp lưu, quản lý hồ sơ

- Lập hồ sơ là một quá trình bao gồm các công việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ, đồng thời hồ sơ cũng là kết quả thu được, ghi nhận lại toàn bộ diễn biến của quá trình đó một cách chân thực và khách quan

- Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử: Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định

1.1.2.3 Vai trò, ý nghĩa tổ chức sử dụng văn bản điện tử

Một là, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu,

tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội

Hai là, giúp cho CBCCVC nâng cao hiệu suất công việc, xử lý nhanh chóng và đáp ứng được

các yêu cầu của tổ chức, cá nhân

Ba là, có vai trò, ý nghĩa đối với công việc trước mắt và lâu dài (văn thư và lưu trữ)

1.1.2.4 Yêu cầu, nguyên tắc

- Yêu cầu:

+ Nhanh chóng

+ Thuận lợi

+ Chính xác cao trong việc theo dõi quy trình xử lý văn bản

+ Bí mật

+ Đúng pháp luật

- Nguyên tắc:

+ Trong trường hợp các văn bản có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản

có hiệu lực pháp lý cao hơn

+ Trong trường hợp các văn bản do cùng một cơ quan ban hành có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định của văn bản ban hành sau

+ Trong trường hợp văn bản mới không quy định trách nhiệm pháp lý hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra, trước ngày văn bản có hiệu lực thì áp dụng văn bản mới

+ Việc áp dụng văn bản trong nước không được cản trở việc thực hiện điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên

1.2 Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh

1.2.1 Khái quát về Văn phòng UBND cấp tỉnh

1.2.1.1 Vị trí

Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (cấp tỉnh) là cơ quan thuộc UBND cấp tỉnh, có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh về: Chương trình, kế hoạch công tác của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; kiểm soát thủ tục hành chính; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của địa phương;

tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; đầu mối Cổng thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện từ phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; quản lý công báo và phục vụ các hoạt động chung của UBND cấp tỉnh; giúp Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND cấp tỉnh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý công tác quản trị nội bộ của Văn phòng

1.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

Chức năng:

- Chức năng tham mưu

- Chức năng tổng hợp

- Chức năng hậu cần

Nhiệm vụ:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị

- Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị

- Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

- Trợ giúp về văn bản

- Củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng

- Duy trì hoạt động thường xuyên của Văn phòng

1.2.2 Cơ sở pháp lý về tổ chức sử dụng văn bản điện tử

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (Nghị định 30) ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một

số điều của Luật lưu trữ

- Các văn bản quy định về các điều kiện và giá trị pháp lý của chữ ký số; các quy trình gửi, nhận văn bản điện tử bảo đảm các yêu cầu kết nối, liên thông và giá trị pháp lý, độ tin cậy và xác thực của văn bản điện tử trong hệ thống:

+ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước

+ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước

+ Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ

ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

- Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề

án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025”

Đối với thành phố Hà Nội, UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2020 về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội

1.2.3 Nội dung tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh

1.2.3.1 Quản lý văn bản đến

1.2.3.2 Quản lý văn bản đi

* Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư

1.2.3.3 Lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan

1.2.4 Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh

1.2.4.1 Yêu cầu

- Văn bản điện tử phải được đảm bảo tính xác thực về nguồn gốc

- Văn bản điện tử phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được ký ban hành

- Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30 của Chính phủ về công tác văn thư

1.2.4.2 Nguyên tắc:

- Việc tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Giao dịch điện tử

- Tất cả văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, tổ chức được phát hành, tiếp nhận, xử lý trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

- Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không đảm bảo nguyên tắc, yêu cầu về phát hành, tiếp nhận

1.2.5 Trách nhiệm của Lãnh đạo trong tổ chức sử dụng văn bản điện tử

1.2.5.1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:

- Chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác tổ chức sử dụng văn bản điện tử

- Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác tổ chức

sử dụng văn bản điện tử theo quy định

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác tổ chức sử dụng văn bản điện tử đối với các đơn vị trực thuộc

1.2.5.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng:

Giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại cơ quan, tổ chức, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về tổ chức sử dụng văn bản điện tử cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc

1.2.5.3 Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị trong cơ quan

Triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử

1.2.6 Mối quan hệ của Văn phòng UBND cấp tỉnh và các đơn vị trực thuộc

Văn phòng UBND cấp tỉnh có mối quan hệ mật thiết với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND các quận, huyện, thị xã để nắm bắt thông tin hoạt động trên địa bàn, đôn đốc kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND quận, huyện, thị xã thực hiện các quyết định, chỉ chị, chủ trương của cơ quan nhà nước cấp trên, của UBND tỉnh

1.2.7 Cơ cấu tổ chức của UBND cấp tỉnh

- UBND tỉnh gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên

- Cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh gồm có các sở và cơ quan tương đương sở

Chương 2

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Khái quát về Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

2.1.1 Vị trí, chức năng

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND thành phố

Hà Nội được quy định tại Quyết định số 09/2016/QĐ-UBND ngày 31/3/2016 của UBND thành phố Hà Nội về việc quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

2.1.3 Tổ chức bộ máy, biên chế, cơ chế làm việc

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy

Cơ cấu tổ chức hiện tại của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội gồm 13 đơn vị, trong đó có 11 phòng, ban và 02 đơn vị sự nghiệp công lập

2.1.3.2 Biên chế

Biên chế của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội bao gồm biên chế công chức và số lượng người làm việc tại các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

2.1.3.3 Cơ chế làm việc

Văn phòng UBND thành phố Hà Nội và các đơn vị trực thuộc làm việc theo chế độ thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ

2.1.4 Nội dung công tác văn phòng của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, gồm 13 nội

dung được quy định tại Quyết định 316/QĐ-VP ngày18/8/2016 của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

2.2 Nội dung tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 2.2.1 Các quy định và điều kiện tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

2.2.1.1 Các quy định của UBND và Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

- Các quy định của UBND thành phố Hà Nội:

+ Công văn số 3645/UBND-THCB ngày 09/8/2018 của UBND thành phố

Hà Nội về việc tổ chức thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ

+ Công văn số 1550/UBND-KGVX ngày 22/4/2019 của UBND thành phố

Hà Nội về việc triển khai Chỉ thị số 02/CT/TTg ngày 23/01/2019 của Thủ tướng Chính phủ

+ Công văn số 1613/UBND-THCB ngày 24/4/2019 của UBND thành phố

về việc tổ chức thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử có ký số trên tục liên thông văn bản quốc gia và trong Thành phố

+ Công văn số 2261/UBND-HCTC ngày 03/6/2019 gửi Văn phòng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về việc phát hành văn bản điện tử trên Trục liên thông văn bản quốc gia của UBND thành phố Hà Nội (Áp dụng kể từ ngày 03/6/2019)

+ Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2020 của UBND thành phố

Hà Nội về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội

- Các quy định của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội:

+ Thông báo số 387/TB-VP ngày 31/12/2015 của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội về việc quy trình xử lý văn bản và hồ sơ công việc tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội