Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại văn phòng ủy ban nhân dân thành phố hà nội

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỮU THỊ MINH NGỌC TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành : Quản lý công Mã số : 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG HÀ NỘI - NĂM 2021 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn THị Lan Anh Phản biện 1: Phản biện 2: Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phịng nhà A, Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ Học viện Hành Quốc gia Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - TP Hà Nội Thời gian: vào hồi phút ngày tháng năm 2021 Có thể tìm hiểu luận văn Thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia 3 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài luận văn Để xây dựng hành chuyên nghiệp, đại cần phải cải cách thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian trao đổi xử lý thông tin văn quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp để nâng cao hiệu cơng việc, đảm bảo tính cơng khai, minh bạch hoạt động quan nước Trong thời gian qua, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đạt nhiều thành tích góp phần vào đổi mới, CCHC thành phố Hà Nội Việc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội nội dung mấu chốt, quan trọng, thiếu q trình xây dựng Chính quyền điện tử, đảm bảo đồng bộ, thống nhất, nâng cao lực cạnh tranh địa phương Tuy nhiên thực tiễn cho thấy, thời gian qua, có nhiều văn quy định, hướng dẫn hoạt động này, song việc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội lúng túng, bất cập như: Hạ tầng kỹ thuật, việc nâng cấp phần mềm, tổ chức phân cấp chưa phù hợp, thiếu nguồn nhân lực, Xuất phát từ lý trên, tác giả chọn đề tài “Tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội” để nghiên cứu Luận văn Thạc sỹ Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Cho đến nay, nội dung tổ chức sử dụng văn hay tổ chức sử dụng văn điện tử nghiên cứu, như: - Tài liệu đánh giá tổ chức sử dụng văn quản lý Học viện Hành Quốc gia (2020) cung cấp kiến thức văn bản, tổ chức, đánh giá văn - Bài giảng Đánh giá tổ chức sử dụng văn TS Lưu Kiếm Thanh gồm 06 trình bày hình thành loại văn hoạt động quan đặc điểm chúng, trình bày loại văn hình thành hoạt động quan;… - Hỏi đáp công tác văn thư, lập hồ sơ lưu trữ quan, tổ chức TS Nguyễn Thị Hà TS Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên, Nxb Chính trị Quốc gia (2014) cung cấp nguyên tắc công tác văn thư, lưu trữ - Kỷ yếu Hội thảo khoa học "Quản lý tài liệu điện tử lưu trữ điện tử", Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2013) giới thiệu kết nghiên cứu vấn đề quản lý tài liệu điện tử, quy định pháp luật liên quan đến quản lý lưu trữ tài liệu điện tử, sử dụng tài liệu điện tử quản lý… từ thực tiễn Việt Nam kinh nghiệm quốc tế - Kỷ yếu Hội thảo khoa học "Lập hồ sơ điện tử lưu trữ tài liệu điện tử", Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2015) tập trung vấn đề quy định pháp luật Việt Nam lập hồ sơ điện tử lưu trữ tài liệu điện tử,… Bên cạnh giáo trình, viết, kỷ yếu Hội thảo khoa học cịn có luận văn Thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu đề tài này, cụ thể như: - Tạ Tuyết Nhung (2015), “Ứng dụng CNTT quản lý văn đến Văn phịng Chính phủ” 4 - Phạm Phương Linh (2015), “Quản lý văn môi trường mạng Văn phịng Quốc hội giai đoạn 2012-2015, tầm nhìn 2020” - Từ Thị Kim Ngân (2018), “Ứng dụng CNTT quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư” Các tác giả tập trung phân tích, đánh giá chất lượng văn bản, quản lý văn địa bàn, từ đưa giải pháp góp phần nâng cao cơng tác quản lý văn Tuy nhiên, cơng trình nêu trên, chưa có đề tài đề cập đến tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phịng UBND thành phố Hà Nội Mục đích nhiệm vụ luận văn - Mục đích + Luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ sở lý luận pháp lý tổ chức văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, ghi nhận kết cần phát huy tìm hạn chế cần khắc phục + Đánh giá cách toàn diện, thành tựu vướng mắc, xác định nguyên nhân đề xuất giải pháp làm tốt việc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội - Nhiệm vụ + Hệ thống hóa sở khoa học tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND cấp tỉnh; + Làm rõ lý luận tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội; + Phân tích vai trị việc xây dựng hồn thiện công tác sử dụng văn điện tử Văn phòng thành phố Hà Nội giai đoạn + Nghiên cứu, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội từ năm 2016 đến năm 2020, nhận diện mặt đạt được, chưa đạt được, tìm nguyên nhân dẫn tới thực trạng đó; + Đề xuất giải pháp để hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Đối tượng, phạm vi nghiên cứu luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu: + Về nội dung: Luận văn tập trung vào tổ chức sử dụng văn điện tử liên quan đến quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phục vụ công tác tham mưu, giúp việc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội + Về thời gian: Luận văn tập trung nghiên cứu giai đoạn 2016-6/2020 giai đoạn tăng cường xây dựng quyền điện tử Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu luận văn - Phương pháp luận Luận văn nghiên cứu sở phương pháp luận vật biện chứng vật lịch sử chủ nghĩa Mác – Lênin, hệ thống chủ trương, quan điểm Đảng, Nhà nước việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT, xây dựng Chính phủ điện tử mối quan hệ chặt chẽ ứng dụng CNTT với hoạt động quan hành nhà nước nhằm xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số - Phương pháp nghiên cứu + Phương pháp thu thập thông tin, khảo sát thực tế + Phương pháp so sánh + Phương pháp phân tích, tổng hợp + Phương pháp xin ý kiến chuyên gia Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn - Về lý luận: Hệ thống hóa số vấn đề lý luận tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phịng UBND cấp tỉnh - Mơ tả, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội - Đưa giải pháp tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Kết cấu luận văn Ngoài phần Mở đầu, Kết luận Tài liệu tham khảo, Luận văn bao gồm chương: Chương Cơ sở lý luận pháp lý tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND cấp tỉnh Chương Thực trạng tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Chương Giải pháp hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 6 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND CẤP TỈNH 1.1 Một số vấn đề chung tổ chức sử dụng văn điện tử 1.1.1 Văn điện tử 1.1.1.1 Khái niệm Tài liệu điện tử: Là loại tài liệu tạo lập dạng thơng điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Văn điện tử; Là văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định Hồ sơ điện tử: Là tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 1.1.1.2 Đặc điểm văn điện tử - Là loại văn thể dạng thông điệp liệu được hình thành thơng qua phương tiện công nghệ tiên tiến - Văn điện tử đảm bảo tính tồn vẹn, tính ngun gốc thơng tin (nội dung) - Sự chu chuyển nhanh chóng môi trường điện tử - Thông tin nội dung văn có tính hệ thống cao, dễ dàng tìm kiếm thơng qua cơng cụ, hệ thống tra tìm tự động - Chỉnh sửa nội dung văn đơn giản nhanh chóng, thuận tiện - Việc quản lý văn từ chúng sản sinh đến chuyển giao vào lưu trữ đảm bảo 1.1.2 Tổ chức sử dụng văn điện tử 1.1.2.1 Khái niệm Tổ chức sử dụng điện tử trình bao gồm nhiều nội dung Trong phạm vi luận văn chủ yếu đề cập đến việc tổ chức sử dụng văn liên quan đến quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức 1.1.2.1 Nội dung tổ chức sử dụng văn điện tử Một là, tổ chức quản lý văn Tổ chức quản lý văn điện tử đến: Bước 1: Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan nhà nước theo quy định thông báo nhận văn Bước Đăng ký, số hóa văn đến Bước 3: Trình, chuyển giao văn đến Hệ thống Bước 4: Giải văn đến Hệ thống Tổ chức quản lý văn điện tử Bước 1: Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn Bước 2: Ban hành phát hành văn Hai là, lập hồ sơ nộp lưu, quản lý hồ sơ - Lập hồ sơ q trình bao gồm cơng việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ, đồng thời hồ sơ kết thu được, ghi nhận lại tồn diễn biến q trình cách chân thực khách quan 7 - Nộp lưu quản lý hồ sơ điện tử: Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử lưu trữ quan hủy tài liệu điện tử hết giá trị thực theo quy định 1.1.2.3 Vai trò, ý nghĩa tổ chức sử dụng văn điện tử Một là, góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Hai là, giúp cho CBCCVC nâng cao hiệu suất công việc, xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Ba là, có vai trị, ý nghĩa công việc trước mắt lâu dài (văn thư lưu trữ) 1.1.2.4 Yêu cầu, nguyên tắc - Yêu cầu: + Nhanh chóng + Thuận lợi + Chính xác cao việc theo dõi quy trình xử lý văn + Bí mật + Đúng pháp luật - Nguyên tắc: + Trong trường hợp văn có quy định khác vấn đề áp dụng văn có hiệu lực pháp lý cao + Trong trường hợp văn quan ban hành có quy định khác vấn đề áp dụng quy định văn ban hành sau + Trong trường hợp văn không quy định trách nhiệm pháp lý quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hành vi xảy ra, trước ngày văn có hiệu lực áp dụng văn + Việc áp dụng văn nước không cản trở việc thực điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thành viên 1.2 Tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND cấp tỉnh 1.2.1 Khái quát Văn phịng UBND cấp tỉnh 1.2.1.1 Vị trí Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (cấp tỉnh) quan thuộc UBND cấp tỉnh, có chức tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh về: Chương trình, kế hoạch công tác UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; kiểm sốt thủ tục hành chính; tổ chức triển khai thực chế cửa, cửa liên thơng giải thủ tục hành thuộc thẩm quyền địa phương; tổ chức, quản lý công bố thơng tin thức hoạt động UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; đầu mối Cổng thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành điện từ phục vụ cơng tác lãnh đạo, đạo điều hành UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; quản lý công báo phục vụ hoạt động chung UBND cấp tỉnh; giúp Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND cấp tỉnh thực nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý công tác quản trị nội Văn phòng 1.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Chức năng: - Chức tham mưu - Chức tổng hợp - Chức hậu cần Nhiệm vụ: - Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị - Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch hoạt động quan, đơn vị - Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin - Trợ giúp văn - Củng cố tổ chức máy Văn phịng - Duy trì hoạt động thường xuyên Văn phòng 8 1.2.2 Cơ sở pháp lý tổ chức sử dụng văn điện tử - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (Nghị định 30) ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ - Các văn quy định điều kiện giá trị pháp lý chữ ký số; quy trình gửi, nhận văn điện tử bảo đảm yêu cầu kết nối, liên thông giá trị pháp lý, độ tin cậy xác thực văn điện tử hệ thống: + Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 Bộ Thông tin Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan nhà nước + Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước + Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số - Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 Thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025” Đối với thành phố Hà Nội, UBND thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 12/2020/QĐUBND ngày 12/6/2020 việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý điện tử quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội 1.2.3 Nội dung tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND cấp tỉnh 1.2.3.1 Quản lý văn đến 1.2.3.2 Quản lý văn * Quản lý sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, tổ chức công tác văn thư 1.2.3.3 Lập nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ quan 1.2.4 Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND cấp tỉnh 1.2.4.1 Yêu cầu - Văn điện tử phải đảm bảo tính xác thực nguồn gốc - Văn điện tử phải phát hành ngày văn ký ban hành - Văn điện tử phải theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý Hệ thống quản lý văn điều hành - Thể thức kỹ thuật trình bày văn điện tử thực theo quy định Nghị định số 30 Chính phủ cơng tác văn thư 1.2.4.2 Nguyên tắc: - Việc tiếp nhận, phát hành văn điện tử phải thực theo nguyên tắc quy định Điều Luật Giao dịch điện tử - Tất văn điện tử thuộc thẩm quyền ban hành giải quan, tổ chức phát hành, tiếp nhận, xử lý Hệ thống quản lý văn điều hành - Bên nhận có quyền từ chối nhận văn điện tử, văn điện tử khơng đảm bảo nguyên tắc, yêu cầu phát hành, tiếp nhận 1.2.5 Trách nhiệm Lãnh đạo tổ chức sử dụng văn điện tử 1.2.5.1 Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức: - Chỉ đạo thực quy định công tác tổ chức sử dụng văn điện tử - Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác tổ chức sử dụng văn điện tử theo quy định - Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác tổ chức sử dụng văn điện tử đơn vị trực thuộc 1.2.5.2 Trách nhiệm Chánh Văn phòng: Giúp Thủ trưởng quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc tổ chức sử dụng văn điện tử quan, tổ chức, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức sử dụng văn điện tử cho quan, tổ chức đơn vị trực thuộc 9 1.2.5.3 Trách nhiệm Trưởng đơn vị quan Triển khai tổ chức thực quy định quan, tổ chức việc tổ chức sử dụng văn điện tử 1.2.6 Mối quan hệ Văn phòng UBND cấp tỉnh đơn vị trực thuộc Văn phịng UBND cấp tỉnh có mối quan hệ mật thiết với quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND quận, huyện, thị xã để nắm bắt thông tin hoạt động địa bàn, đôn đốc kiểm tra quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND quận, huyện, thị xã thực định, chị, chủ trương quan nhà nước cấp trên, UBND tỉnh 1.2.7 Cơ cấu tổ chức UBND cấp tỉnh - UBND tỉnh gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy viên - Cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh gồm có sở quan tương đương sở 10 Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Khái quát Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 2.1.1 Vị trí, chức 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng UBND thành phố Hà Nội quy định Quyết định số 09/2016/QĐ-UBND ngày 31/3/2016 UBND thành phố Hà Nội việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 2.1.3 Tổ chức máy, biên chế, chế làm việc 2.1.3.1 Tổ chức máy Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND thành phố Hà Nội gồm 13 đơn vị, có 11 phịng, ban 02 đơn vị nghiệp công lập 2.1.3.2 Biên chế Biên chế Văn phòng UBND thành phố Hà Nội bao gồm biên chế công chức số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 2.1.3.3 Cơ chế làm việc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đơn vị trực thuộc làm việc theo chế độ thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ 2.1.4 Nội dung cơng tác văn phịng Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, gồm 13 nội dung quy định Quyết định 316/QĐ-VP ngày18/8/2016 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 2.2 Nội dung tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 2.2.1 Các quy định điều kiện tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 2.2.1.1 Các quy định UBND Văn phòng UBND thành phố Hà Nội - Các quy định UBND thành phố Hà Nội: + Công văn số 3645/UBND-THCB ngày 09/8/2018 UBND thành phố Hà Nội việc tổ chức thực Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ + Cơng văn số 1550/UBND-KGVX ngày 22/4/2019 UBND thành phố Hà Nội việc triển khai Chỉ thị số 02/CT/TTg ngày 23/01/2019 Thủ tướng Chính phủ + Công văn số 1613/UBND-THCB ngày 24/4/2019 UBND thành phố việc tổ chức thực gửi, nhận văn điện tử có ký số tục liên thông văn quốc gia Thành phố + Cơng văn số 2261/UBND-HCTC ngày 03/6/2019 gửi Văn phịng Chính phủ, Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương việc phát hành văn điện tử Trục liên thông văn quốc gia UBND thành phố Hà Nội (Áp dụng kể từ ngày 03/6/2019) + Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2020 UBND thành phố Hà Nội việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội - Các quy định Văn phòng UBND thành phố Hà Nội: + Thông báo số 387/TB-VP ngày 31/12/2015 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội việc quy trình xử lý văn hồ sơ cơng việc Văn phịng UBND thành phố Hà Nội 11 + Công văn số 259/VP-THCB ngày 13/01/2016 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội việc triển khai xử lý văn điện tử Văn phòng + Cơng văn số 4265/VP-HCTC ngày 07/6/2018 Văn phịng UBND thành phố Hà Nội việc gửi nhận văn điện tử + Công văn số 4565/VP-HCTC ngày 22/5/2019 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội việc đẩy mạnh ứng dụng văn điện tử có chữ ký số chun dùng Chính phủ + Cơng văn số 5762/VP-THCB ngày 25/6/2019 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội việc triển khai thí điểm gửi, nhận văn điện tử + Công văn số 1347/VP-HCTC ngày 14/02/2020 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội việc hướng dẫn danh mục thực gửi, nhận văn điện tử không gửi văn giấy thành phố Hà Nội + Kế hoạch triển khai ứng dụng CNTT năm: 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 2.2.1.2 Điều kiện tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Một là, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật giải pháp kết nối Hai là, bảo đảm an tồn thơng tin 2.2.1.3 Cơ sở vật chất CNTT Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Hạ tầng kỹ thuật để triển khai ứng dụng quản lý văn hồ sơ công việc tập hợp thiết bị như: Máy chủ, máy trạm, thiết bị ngoại vi, thiết bị kết nối mạng, thiết bị đảm bảo an ninh an tồn thơng tin, máy tính… 2.2.1.4 Nhân sự: * Nhân làm công tác tiếp nhận, xử lý văn Mọi văn đến, quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội tập trung Phịng Hành - Tổ chức Công tác tiếp nhận, xử lý văn Phịng Hành - Tổ chức đảm nhận * Nhân làm công tác CNTT Viên chức Trung tâm Tin học - Công báo làm công tác CNTT có trình độ Đại học sau Đại học, đào tạo bản, có trình độ cao 2.2.2 Tình hình tổ chức sử dụng văn điện tử hoạt động Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 2.2.2.1 Tổ chức sử dụng văn điện tử việc quản lý, theo dõi, đôn đốc thực nhiệm vụ Phần mềm Hệ thống quản lý, theo dõi, đôn đốc nhiệm vụ UBND Thành phố - Phần mềm tích hợp với phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội giúp cho việc trích xuất nội dung văn đạo điều hành Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội để giao nhiệm vụ cho quan, đơn vị thành phố Hà Nội tổ chức thực mang lại hiệu khai thác xử lý thông tin tốt hơn, bước giảm thời gian chi phí giấy tờ, giúp cho việc quản lý, theo dõi đôn đốc việc thực ý kiến đạo Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội hiệu - Quy trình quản lý, theo dõi việc thực nhiệm vụ Phần mềm phân hệ Hệ thống quản lý, theo dõi đôn đốc nhiệm vụ UBND thành phố Hà Nội triển khai tập trung với chức sau: (1) Giao nhiệm vụ; (2) Xử lý nhiệm vụ; (3) Theo dõi nhiệm vụ; (4) Nguồn văn tiện ích 2.2.2.2 Tổ chức sử dụng văn điện tử tổ chức tiếp nhận, giải văn 12 Phần mềm Quản lý văn hồ sơ cơng việc Văn phịng UBND thành phố Hà Nội * Ứng dụng Quản lý văn Hồ sơ công việc Ứng dụng Quản lý văn Hồ sơ công việc triển khai quan Văn phịng UBND thành phố Hà Nội cho tồn người sử dụng địa chỉ: http://10.192.201.73/Default.aspx Các chức ứng dụng gồm 17 chức * Tiếp nhận, đăng ký chuyển giao văn đến - Tiếp nhận văn bản: Văn đến từ hình thức đăng ký vào phần mềm Quản lý văn hồ sơ công việc Văn phòng để làm thủ tục tiếp nhận chuyển giao theo quy trình xử lý chung Văn phòng UBND thành phố Hà Nội - Chuyển giao văn đến thực đối với: Chuyển giao văn có đóng dấu độ khẩn, mật gửi đến ngồi hành Chuyển giao văn Phịng Hành - Tổ chức chuyển giao văn Phịng - Quy trình xử lý văn đến + Xử lý văn đến cấp chuyên viên + Xử lý văn cấp lãnh đạo đơn vị + Xử lý văn cấp Lãnh đạo Văn phịng UBND thành phố Hà Nội + Trình Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội giải văn - Quy trình xử lý văn Tất văn Văn phòng phát hành phải làm thủ tục đăng ký Bộ phận văn thuộc Phịng Hành – Tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm quản lý, theo dõi văn phải thực nghiệp vụ kiểm tra thể thức văn bản, thẩm quyền ký văn bản, vào số văn bản, sau đóng dấu phát hành Văn thực số hóa văn cách scan, gắn chữ ký số tổ chức văn sau ký tươi gốc gửi theo đường văn điện tử theo quy định văn có danh mục gửi văn điện tử Kể từ ngày 15/02/2020, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội thực gửi, nhận, văn điện tử (không gửi giấy) theo danh mục văn điện tử không gửi kèm giấy quan hệ thống hành nhà nước Cơng văn số 775/VPCP-KSTT ngày 04/02/2020 Văn phịng Chính phủ 2.2.2.3 Tổ chức sử dụng văn điện tử công tác điều hành nội bộ, tổ chức họp Tổ chức sử dụng văn điện tử điều hành nội Văn phòng UBND thành phố Hà Nội - 100% CBCCVC người lao động quan Văn phòng cấp, khai thác, sử dụng hộp thư điện tư công vụ trao đổi thông tin công việc - 100% CBCCVC người lao động quan Văn phòng sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành để giải công việc giao, truy cập phần mềm thường xuyên đạt 100% Tổ chức sử dụng văn điện tử tổ chức họp: Phần mềm cung cấp tài liệu họp điện tử: Phần mềm đáp ứng mức độ xử lý nội yêu cầu người dùng việc khai thác, sử dụng tài liệu điện tử họp như: Truy cập tài liệu theo phòng họp, tra cứu tài liệu tải tài liệu thiết bị cá nhân 13 Hệ thống họp khơng giấy tờ - Ecabinet Hiện tại, Văn phịng UBND thành phố Hà Nội hoàn thành việc nâng cấp sẵn sàng đưa ứng dụng họp không giấy tờ vào triển khai thực tế Hệ thống họp trực tuyến thành phố Hà Nội Hệ thống họp trực tuyến thành phố Hà Nội hồn thành cơng tác triển khai thức tổ chức vận hành, thiết lập nhiều họp trực tuyến UBND thành phố Hà Nội, 30 quận, huyện thị xã có thành phần họp, dự họp 584 điểm cầu xã, phường, thị trấn 2.2.2.4 Quản lý chữ ký số, công tác bảo mật tài liệu điện tử * Quản lý chữ ký số Việc quản lý sử dụng chữ ký số quan Văn phòng thực theo quy định Thông tư số 41/2017/TT-BTTT ngày 19/12/2017 Bộ Thông tin Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn quan nhà nước Hiện tại, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội thử nghiệm quy trình ký số Cơng văn * Bảo mật tài liệu điện tử 2.2.2.5 Tổ chức sử dụng văn điện tử công tác quản lý hồ sơ Thực trạng lập hồ sơ điện tử * Quy trình thiết lập hồ sơ cơng việc Hệ thống quản lý văn Trên sở khảo sát “Hệ thống quản lý văn bản” Văn phòng UBND Thành phố việc tạo lập hồ sơ công việc thiết lập theo 02 hình thức: Hình thức 01 (thiết lập tự động) Hình thức 02 (thiết lập thủ cơng) * Tình hình lập hồ sơ điện tử Việc lập hồ sơ điện tử quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội thực hiện, khai thác sử dụng chức “Quản lý văn đến, văn phát hành, quản lý hồ sơ công việc”, toàn văn điện tử đến sử dụng chu trình giải quyết, xử lý công việc văn phát hành dạng điện tử Tuy nhiên, hồ sơ điện tử lưu trữ tồn q trình giải quyết, xử lý điện tử Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội, Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo phòng chuyên viên cịn chưa đầy đủ, xác thời gian 2.3 Nhận xét thực trạng tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội: 2.3.1 Những kết đạt được: - Lãnh đạo quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội quan tâm, đạo sát việc ứng dụng CNTT hoạt động quan Văn phòng - Các quy định, văn Chính phủ đẩy mạnh ứng dụng CNTT - Văn phịng có đơn vị chuyên trách CNTT với đội ngũ nhân có trình độ chun mơn cao - Hạ tầng CNTT ngày hoàn thiện - Việc tổ chức sử dụng văn điện tử đáp ứng yêu cầu, nguyên tắc chung - Việc ứng dụng CNTT Văn phòng UBND thành phố Hà Nội phát huy hiệu công việc chuyên môn hàng ngày, giảm thiểu thời gian xử lý công việc 2.3.2 Hạn chế 14 - Đối với việc nhận văn đến: Dự thảo văn trình ký lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội phải gốc, có ký tắt Lãnh đạo đơn vị trình ký nên ngồi việc cập nhật văn điện tử, hồ sơ trình ký sử dụng văn giấy - Sử dụng song song hai hình thức giấy điện tử - Sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình - Giá trị pháp lý văn điện tử gặp số khó khăn định - Tính an tồn thơng tin - Chữ ký số gặp thách thức không nhỏ thách thức chữ ký số đồng thời thách thức văn điện tử - Công tác lập hồ sơ điện tử Hệ thống quản lý văn quan Văn phịng UBND thành phố Hà Nội cịn khó khăn, vướng mắc 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế - Thiếu quan tâm, đạo đồng bộ, liệt từ cấp - Tư công chức làm công tác văn thư theo lề lối làm việc cũ - Hàng ngày, khối lượng văn tiếp nhận xử lý Văn phòng UBND thành phố Hà Nội lớn nên khó tránh nhầm lẫn, sai sót - Sự bùng nổ nhanh CNTT - Chưa có liên kết cán nghiệp vụ với nhà chuyên gia - Chưa xây dựng chế độ khen thưởng, động viên kịp thời chế kiểm tra, giám sát việc ứng dụng CNTT tổ chức sử dụng văn điện tử nên không tạo động lực chế tài buộc CBCCVC người lao động phải thực đầy đủ bước trình tổ chức sử dụng 15 Chương GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Các giải pháp 3.1.1 Nâng cao nhận thức vai trò tổ chức sử dụng văn điện tử - Tăng cường vai trò lãnh đạo người đứng đầu quan, phòng, ban, đơn vị trực thuộc - Thường xuyên theo sát việc ứng dụng CNTT quan Văn phòng, việc việc tổ chức sử dụng văn điện tử - Đầu tư nghiên cứu, tìm tịi biện pháp tạo hội điều kiện tốt để thuận tiện việc tiếp cận, khai thác sử dụng văn điện tử, phát huy tốt giá trị văn điện tử 3.1.2 Hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội phối hợp với đơn vị liên quan tham mưu UBND thành phố Hà Nội ban hành tham mưu UBND thành phố Hà Nội trình HĐND thành phố Hà Nội ban hành văn quy phạm pháp luật văn điện tử nói chung, cơng tác tổ chức sử dụng văn điện tử nói riêng 3.1.3 Hồn thiện văn quy định tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 3.1.3.1 Xây dựng quy định an tồn, an ninh thơng tin - Cần có biện pháp phòng ngừa nguy bị đánh cắp liệu, sai lệch kết quả, sửa đổi thông tin, giả mạo - Để phịng, chống cơng mạng, đảm bảo an tồn bảo mật thơng tin mạng quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, cần triển khai đồng giải pháp 3.1.3.2 Triển khai áp dụng chữ ký số, xây dựng quy trình ký số * Sử dụng chữ ký số quan, tổ chức để phát hành văn * Sử dụng hai chữ ký số (01 chữ ký số cá nhân, 01 chữ ký số quan, tổ chức) để phát hành văn * Sử dụng nhiều chữ ký số, có phát hành văn * Sử dụng nhiều chữ ký số, không phát hành văn * Sử dụng chữ ký số cho văn liên ngành 3.1.3.3 Ban hành quy chế việc tiếp nhận, xử lý, phát hành xử lý văn điện tử: Văn phòng UBND thành phố Hà Nội cần cụ thể hóa văn Chính phủ, Bộ, ngành, thành phố Hà Nội phù hợp với điều kiện Văn phòng nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT hoạt động Văn phịng nói chung cơng tác tổ chức sử dụng văn điện tử nói riêng 3.1.3.4 Về lập hồ sơ điện tử 16 Tác giả đề xuất xây dựng Dự thảo quy trình lập hồ sơ điện tử theo 03 bước, cụ thể sau: Bước 1: Công tác chuẩn bị lập hồ sơ Bước 2: Tổ chức lập hồ sơ điện tử Bước 3: Kết thúc hồ sơ 3.1.4 Giải pháp nâng cao chất lượng cơng chức, viên chức quan Văn phịng UBND thành phố Hà Nội 3.1.4.1 Đổi mới, nâng cao nhận thức tăng cường trách nhiệm lãnh đạo ứng dụng CNTT tổ chức sử dụng văn điện tử 3.1.4.2 Hợp tác hội nhập CNTT 3.1.4.3 Nâng cao trình độ, chất lượng cơng chức, viên chức Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 3.1.5 Hoàn thiện sở vật chất, hạ tầng CNTT Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 3.1.5.1 Giải pháp phần mềm 3.1.5.2 Giải pháp tổ chức quản lý, kỹ thuật vận hành, tiếp tục cải tạo, hoàn thiện hạ tầng CNTT Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 3.1.5.3 Tiếp tục mở rộng việc áp dụng chữ ký số văn điện tử 3.1.6 Kinh phí cho CNTT Đây nhiệm vụ cấp bách, điều kiện tối thiểu để làm việc, ưu tiên kinh phí kế hoạch ngân sách hàng năm 3.1.7 Đẩy nhanh sử dụng hoàn toàn văn điện tử, khơng dùng văn giấy 3.1.8 Hồn thiện quy trình thực hiện, tăng cường kiểm tra việc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 3.2 Điều kiện thực giải pháp 3.2.1 Ban Cơ yếu Chính phủ Ban Cơ yếu Chính phủ cần tổ chức phân cấp quản lý, cấp phát chứng thư số chuyên dùng Chính phủ cho địa phương để thuận lợi công tác quản lý, tổ chức cấp phát, gia hạn, thay đổi thông tin chứng thư số chuyên dùng Chính phủ sử dụng địa phương Cần nghiên cứu xây dựng mơ hình ký số tập trung để áp dụng ứng dụng, hệ thống thông tin dùng chung theo yêu cầu địa phương; xem xét cho phép thực giải pháp triển khai ký số tập trung theo đề xuất thành phố Hà Nội phục vụ triển khai Hệ thống thông tin cốt lõi chuyên ngành theo mô hình tập trung 3.2.2 Bộ Nội vụ - Tiếp tục hoàn thiện quy định pháp lý lĩnh vực văn thư lưu trữ - Đầu tư cho nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ điện tử - Hướng dẫn đơn vị ban hành quy chế, quy trình xử lý văn điện tử, có khung chuẩn với quy định cụ thể - Phối hợp với đơn vị sản xuất phần mềm xây dựng ứng dụng quản lý văn đầy đủ tính năng, nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 17 - Tuyên truyền, tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho quan, tổ chức quản lý hồ sơ, lưu trữ tài liệu điện tử 3.2.3 UBND thành phố Hà Nội: Đề nghị UBND thành phố Hà Nội đạo: - Sở Nội vụ: Kiểm tra, đôn đốc đơn vị việc triển khai tổ chức sử dụng văn điện tử Tham mưu UBND Thành phố ban hành Kế hoạch triển khai thực Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020-2025" thuộc UBND thành phố Hà Nội - Giao Văn phịng UBND thành phố Hà Nội chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin Truyền thơng hồn thiện Hệ thống quản lý văn Điều hành Thành phố đảm bảo việc quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp, lập hồ sơ dạng điện tử gửi nhận văn môi trường mạng - Giao Sở Tài phối hợp với Sở Kế hoạch Đầu tư tham mưu bố trí kinh phí triển khai, đảm bảo kết nối Trục liên thông văn Quốc gia mua sắm tập trung trang thiết bị CNTT phục vụ triển khai gửi, nhận văn điện tử quy mơ tồn thành phố Hà Nội 18 KẾT LUẬN Văn bản, tài liệu điện tử đại diện cho hành điện tử, kết hoạt động Chính phủ điện tử Do loại hình tài liệu mới, với tính năng, đặc điểm khác biệt so với loại văn truyền thống, sở khoa học pháp luật để quản lý tài liệu điện tử vượt giới hạn hệ thống lý luận quản lý loại hình văn truyền thống Nói cách khác, phát triển khoa học cơng nghệ địi hỏi thay đổi lý luận để giải phát sinh thực tiễn quản lý văn bản, tài liệu điện tử Chẳng hạn, quan niệm văn bản, tài liệu vật mang tin, quản lý tài liệu quản lý vật mang tin khơng cịn phù hợp tài liệu điện tử Sự thay đổi quan điểm văn bản, tài liệu vật mang tin sang quan điểm văn bản, tài liệu thông tin quản lý văn bản, tài liệu điện tử quản lý vịng đời thơng tin xu chung giới nghiên cứu quản lý lĩnh vực thơng tin lưu trữ tồn giới, tảng để hình thành nên lý luận mới, bổ sung cho hệ thống lý luận lưu trữ truyền thống, hoàn thiện sở lý luận cho việc quản lý tài liệu lưu trữ loại hình, định dạng khác nhau, có tài liệu lưu trữ điện tử Bên cạnh đó, tác động khoa học công nghệ thúc đẩy thay đổi tích cực lý luận quản lý thơng tin lưu trữ Ðặc biệt, đời Chính phủ điện tử, Chính phủ di động, Chính phủ số cách mạng cơng nghiệp 4.0 với cơng nghệ số hóa vượt trội Hầu hết thông tin giao dịch quan, tổ chức, cá nhân ngày ghi lại dạng điện tử, dạng số Ðiều khẳng định, tài liệu lưu trữ năm chủ yếu tài liệu điện tử, tài liệu số Ðể quản lý loại hình tài liệu này, việc nghiên cứu để điều chỉnh, bổ sung lý luận văn thư, lưu trữ quản lý thông tin tài liệu cần thiết cấp bách Chính vậy, xét khía cạnh lý luận, việc tổ chức sử dụng văn điện tử nhiệm vụ đặt cho quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ bối cảnh xây dựng vận hành Chính phủ điện tử, Chính phủ số Tổ chức sử dụng văn điện tử nhằm cung cấp thông tin hoạt động Chính phủ, hoạt động quan, tổ chức nhà nước đến công dân cách nhanh chóng, kịp thời thơng qua phương tiện điện tử yêu cầu tất yếu Chính phủ điện tử, Chính phủ số, Chính phủ hoạt động lợi ích cơng dân mục tiêu Chính phủ Việt Nam đặt cho năm Qua nghiên cứu thực tế việc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội để thấy tồn tại, cần thiết phải đổi đưa giải pháp nhằm hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn điện tử Luận văn tầm quan trọng công tác tổ chức sử dụng văn điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý, bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ khác Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 19 Từ kết đạt nêu trên, tác giả luận văn mong muốn góp phần giúp Văn phịng UBND thành phố Hà Nội thực tốt vai trò tham mưu, giúp việc UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội lãnh đạo, đạo, điều hành lĩnh vực công tác địa bàn thành phố Hà Nội Những kết nghiên cứu bước đầu cần tiếp tục bổ sung nghiên cứu, hoàn thiện phát triển, đáp ứng yêu cầu thực tiễn thời gian tới./  ... Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 2.2 Nội dung tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 2.2.1 Các quy định điều kiện tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội. .. tích, đánh giá thực trạng tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội - Đưa giải pháp tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Kết cấu luận văn Ngoài phần Mở đầu,... tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 6 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND CẤP TỈNH 1.1 Một số vấn đề chung tổ chức sử