Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại văn phòng ủy ban nhân dân thành phố hà nội

Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Cho đến nay, nội dung tổ chức sử dụng văn bản hay tổ chức sử dụng văn bản điện tử đã được nghiên cứu, như: - Tài liệu đánh giá và tổ c

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: QUẢN LÝ CÔNG

Mã số: 8 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THỊ LAN ANH

HÀ NỘI – NĂM 2021

ii

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan Luận văn này là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tác giả Các thông tin, tư liệu được sử dụng trong Luận văn có nguồn dẫn rõ ràng, các kết quả nghiên cứu là quá trình lao động trung thực của tác giả

Hà Nội, ngày 02 tháng 8 năm 2021

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Hữu Thị Minh Ngọc

iii

Đặc biệt, tác giả gửi lời biết ơn sâu sắc đến TS Nguyễn Thị Lan Anh – Phó Trưởng khoa Văn bản và Công nghệ hành chính – Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thiện luận văn

Tác giả cũng xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp đang công tác tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, những người đã chia sẻ kinh nghiệm trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức sử dụng văn bản, đồng thời cũng tạo điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành luận văn này

Sau cùng, tác giả xin gửi lời cảm ơn đến gia đình đã luôn tạo điều kiện tốt nhất cho tác giả trong cuộc sống cũng như trong quá trình công tác, học tập

Do điều kiện và kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp

Hà Nội, ngày 02 tháng 8 năm 2021

TÁC GIẢ

Hữu Thị Minh Ngọc

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG

VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND CẤP TỈNH

8

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI

39

2.2 Nội dung tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND Thành

Chương 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN

BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI

vii

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 2.1 Quy trình quản lý, theo dõi việc thực

Hình 2.2 Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ

Hình 2.3 Các chức năng trên Hệ thống quản lý

văn bản và Hồ sơ công việc 68 Hình 2.4 Màn hình chức năng văn bản đến 69 Hình 2.5 Màn hình chức năng văn bản đi 71 Hình 2.6 Sơ đồ quy trình xử lý văn bản 73

Hình 2.7

Sơ đồ quá trình ký số trên hệ thống Quản lý văn bản (Thí điểm đối với công văn)

77

1

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài luận văn

Nước ta đang xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của dân, do dân, vì dân trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0, hội nhập kinh

tế quốc tế, quá trình toàn cầu hóa Bối cảnh đó vừa là thuận lợi, vừa là thách thức đối với yêu cầu hiện đại hóa, chuyên nghiệp hóa nền công vụ nhà nước

Để tham gia vào quá trình này, một trong những chương trình trọng điểm của Việt Nam hiện nay là cải cách toàn diện nền hành chính quốc gia hướng tới mục tiêu: Xây dựng một nền hành chính hiện đại, trong sạch, vững mạnh, từ

đó làm động lực cho sự phát triển kinh tế, duy trì sự ổn định chính trị và phát triển các lĩnh vực khác của đời sống xã hội

Ngày nay, công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành yếu tố quan trọng trong quá trình hội nhập và phát triển đất nước, là động lực cho sự phát triển của con người, đồng thời cũng làm thay đổi đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới Ở nước ta, CNTT đã có bước phát triển và đạt được nhiều thành tựu trong sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và hoạt động quản lý CNTT đã có tác dụng làm thay đổi cách thức làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động của các

cơ quan nhà nước, chuyển dần từ hoạt động, trao đổi thông tin thông qua giấy

tờ truyền thống sang hoạt động, trao đổi thông tin trên môi trường điện tử

Mục tiêu chung của chương trình tổng thể cải cách hành chính (CCHC) Nhà nước ta là hướng tới xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại hóa, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả để phục vụ người dân, doanh nghiệp và xã hội Để xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại cần phải cải cách thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian trao đổi và xử lý thông tin văn bản giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả công

vụ Có thể nói, Văn phòng có vị trí, vai trò vô cùng quan trọng trong công tác tham mưu, giúp việc UBND tỉnh trong chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương

Là cơ quan thuộc UBND thành phố Hà Nội, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội có chức năng của Văn phòng UBND cấp tỉnh nhưng là Thủ đô của cả nước nên Văn phòng UBND thành phố Hà Nội có vị trí, vai trò và khối lượng công việc lớn, tính chất công việc quan trọng, thông tin đa dạng, phong phú… Trong thời gian qua, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã đạt được rất nhiều thành tích góp phần vào sự đổi mới, CCHC của thành phố Hà Nội Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, Văn phòng còn bộc lộ một số hạn chế, tồn tại, một số phương diện hoạt động chưa thực sự hiệu quả như việc tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố Hà Nội, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội chưa được sâu sắc, toàn diện

Vì vậy, nâng cao chất lượng công tác văn phòng nói chung, công tác thông tin, tổng hợp, tham mưu, phục vụ nói riêng tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội là rất cần thiết nhằm đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ công tác trong bối cảnh hiện nay

Cùng với đó, việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội là một trong những nội dung mấu chốt, quan trọng, không thể thiếu được trong quá trình xây dựng Chính quyền điện tử, đảm bảo sự đồng bộ,

thống nhất, nâng cao năng lực cạnh tranh của địa phương Hằng năm, Văn

phòng UBND thành phố Hà Nội đã xử lý nhiều văn bản đảm bảo an toàn, đúng quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành của

3

UBND thành phố Hà Nội Tuy nhiên thực tiễn cho thấy, thời gian qua, mặc dù

đã có nhiều văn bản quy định, hướng dẫn về hoạt động này, song việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội vẫn còn những lúng túng, bất cập như: Hạ tầng kỹ thuật, việc nâng cấp phần mềm, tổ chức phân cấp còn chưa phù hợp, thiếu nguồn nhân lực,

Xuất phát từ những lý do trên, tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức sử dụng

văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội” để nghiên cứu

Luận văn Thạc sỹ

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Cho đến nay, nội dung tổ chức sử dụng văn bản hay tổ chức sử dụng văn bản điện tử đã được nghiên cứu, như:

- Tài liệu đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản trong quản lý của Học

viện Hành chính Quốc gia (2020) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn

bản, tổ chức, đánh giá văn bản

- Bài giảng Đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản của TS Lưu Kiếm

Thanh gồm 06 bài trình bày sự hình thành các loại văn bản trong hoạt động của các cơ quan và đặc điểm của chúng, trình bày các loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, vai trò của hệ thống văn bản quản lý nhà nước trong hoạt động của các cơ quan và trong đời sống xã hội, khái niệm về giá trị của văn bản;…

- Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các cơ quan,

tổ chức của TS Nguyễn Thị Hà và TS Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên, Nxb

Chính trị Quốc gia (2014) cung cấp các nguyên tắc của công tác văn thư, lưu trữ, những kỹ năng cần thiết cho CBCCVC và những người đang thực thi công việc có liên quan đến công tác văn bản, công văn giấy tờ, lập và quản lý hồ sơ

- Kỷ yếu Hội thảo khoa học "Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử", Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2013) giới thiệu kết quả nghiên cứu về

4

những vấn đề cơ bản trong quản lý tài liệu điện tử, những quy định pháp luật liên quan đến quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử, về sử dụng tài liệu điện tử trong quản lý… từ thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế

- Kỷ yếu Hội thảo khoa học "Lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử", Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2015) tập trung những vấn đề về quy

định pháp luật Việt Nam về lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử, các khuyến nghị trong nước và tiêu chuẩn quốc tế, thực trạng lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức trong nước và kinh nghiệm nước ngoài…

Bên cạnh các giáo trình, bài viết, kỷ yếu Hội thảo khoa học thì còn có các luận văn Thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp cũng nghiên cứu về đề tài này, cụ thể như:

- Tạ Tuyết Nhung (2015), “Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ”

- Phạm Phương Linh (2015), “Quản lý văn bản trên môi trường mạng tại Văn phòng Quốc hội giai đoạn 2012-2015, tầm nhìn 2020”

- Từ Thị Kim Ngân (2018), “Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư”

Những công trình nghiên cứu trên đã đưa ra những kiến thức lý luận chung về quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước, một số nội dung về ứng dụng CNTT Ngoài ra, các tác giả còn tập trung phân tích, đánh giá chất lượng của văn bản, quản lý văn bản trên địa bàn, từ đó đưa ra các giải pháp góp phần nâng cao công tác quản lý văn bản

Tuy nhiên, trong các công trình nêu trên, chưa có đề tài nào đề cập đến

tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Vì vậy, đây là nguồn tài liệu quý giá cung cấp cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn để làm căn cứ và tham khảo trong quá trình nghiên cứu về tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng tại UBND thành phố Hà Nội

+ Đánh giá một cách toàn diện, chỉ ra những thành tựu và vướng mắc, xác định nguyên nhân và đề xuất các giải pháp làm tốt hơn nữa việc tổ chức

sử dụng văn bản điện tử của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế và tiếp tục phát triển công tác sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng của thành phố Hà Nội, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hà Nội hiện nay Đồng thời, góp phần thực hiện thắng lợi các mục tiêu đề ra phục vụ công tác quản lý nhà nước tại UBND thành phố Hà Nội

6

+ Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, phục vụ công tác tham mưu, giúp việc Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của luận văn

- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn

phòng UBND thành phố Hà Nội

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về nội dung: Luận văn tập trung vào tổ chức sử dụng văn bản điện tử liên quan đến quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phục vụ công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

+ Về thời gian: Luận văn tập trung nghiên cứu giai đoạn 2016-6/2020

là giai đoạn tăng cường xây dựng chính quyền điện tử

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

- Phương pháp luận

Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin, hệ thống những chủ trương, quan điểm của Đảng, Nhà nước trong việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT, xây dựng Chính phủ điện tử và mối quan hệ chặt chẽ giữa ứng dụng CNTT với hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước nhằm xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số

- Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả luận văn đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

+ Phương pháp thu thập thông tin, khảo sát thực tế: Tập hợp thông tin văn bản, tài liệu liên quan; thông tin từ quá trình làm việc, trao đổi thực tế

7

+ Phương pháp so sánh: Đối chiếu kết quả tổng hợp với các yêu cầu đặt

ra, các yếu tố ảnh hưởng để làm cơ sở đưa ra phân tích đánh giá

+ Phương pháp phân tích, tổng hợp: Tổng hợp các số liệu thu thập được theo các tiêu chí, góc độ khác nhau, phân tích theo từng góc độ, phân tích nguyên nhân, đưa các đánh giá, nhận định và đưa ra các đề xuất, giải pháp

+ Phương pháp xin ý kiến chuyên gia: Trong quá trình thực hiện và hoàn thiện bản thảo luận văn, tác giả chú trọng việc xin ý kiến chuyên gia về lĩnh vực văn bản, việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Về lý luận: Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh

- Mô tả, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức sử dụng văn bản điện tử của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

- Đưa ra các giải pháp tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội nhằm phục vụ tốt hơn công tác tham mưu, tổng hợp, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố Hà Nội, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo, Luận văn bao

gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức sử dụng văn bản điện tử

tại Văn phòng UBND cấp tỉnh

Chương 2 Thực trạng tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng

UBND thành phố Hà Nội

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử

tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

8

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG

VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND CẤP TỈNH

1.1 Một số vấn đề chung về tổ chức sử dụng văn bản điện tử

1.1.1 Văn bản điện tử

1.1.1.1 Khái niệm

Để tìm hiểu khái niệm về văn bản điện tử, chúng ta cần tìm hiểu một số khái niệm liên quan, vì những khái niệm này có mối quan hệ mật thiết, tác động lẫn nhau trong quá trình tổ chức sử dụng văn bản điện tử

Tài liệu điện tử:

Khái niệm tài liệu điện tử được sử dụng nhiều vào cuối những năm

1990 Trước thời gian đó, trong các tài liệu trong nước và nước ngoài, người

ta thường sử dụng các thuật ngữ như: “Tài liệu đọc bằng máy”, “Tài liệu trên vật mang từ tính”, “Tài liệu do máy định hướng” và thuật ngữ “Sơ đồ, biểu đồ máy vẽ” Hiện nay trong các công trình nghiên cứu cũng như trong các văn bản pháp lý trong và ngoài nước có nhiều định nghĩa khác nhau về tài liệu điện tử, như:

- Trong TCNN quốc gia Nga 52292, khái niệm tài liệu điện tử được định

nghĩa như sau: “Tài liệu điện tử là hình thức biểu diễn tài liệu dưới dạng một tập hợp những sự thực hiện ở dạng điện tử và của những sự thực hiện liên quan qua lại tương ứng với chúng trong môi trường số”

Định nghĩa này coi điều kiện “môi trường điện tử hoặc số” là một trong những điều kiện cơ bản để xác định một tài liệu nào đó là tài liệu điện tử

Quan điểm này cũng được thể hiện trong định nghĩa của Lưu trữ quốc

gia Mỹ: “Tài liệu điện tử là những tài liệu chứa thông tin số, biểu đồ và bản văn mà thông tin đó có thể được ghi lại trên bất kỳ vật mang bằng máy nào

“Tư liệu điện tử là tài liệu được tạo ra, gửi, truyền và nhận được hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử”

“Tài liệu điện tử là những phiên bản trong máy tính của các tài liệu truyền thống được tạo ra và lưu trữ bởi các cơ quan, tổ chức”

Trong các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam chưa có khái

niệm về tài liệu điện tử mà chỉ đề cập "Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản

vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác." (khoản 2, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011)

- Theo quan điểm trong bài viết Tài liệu điện tử - Những ưu thế vượt trội và thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ thời hiện đại thì

“Tài liệu điện tử” là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số” [13]

10

Có thể hiểu một cách chung nhất, "tài liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử - số (sử dụng hệ thống số nhị phân

để biểu diễn thông tin trên thiết bị lưu trữ điện tử)" [26]

Như vậy, tài liệu điện tử là một loại tài liệu và được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức,

cá nhân Trước khi trở thành tài liệu lưu trữ điện tử vì "có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ", tài liệu điện tử là thông tin được tạo ra, xử lý, được gửi đi, được nhận, duy trì và

sử dụng, phục vụ cho công việc hằng ngày, thường xuyên của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Văn bản điện tử:

Như trên đã đề cập, trong các văn bản pháp luật hiện hành của nước ta chưa có khái niệm về tài liệu điện tử mà chỉ có khái niệm về văn bản điện tử: Theo Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ: "Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu" Khái niệm này được định nghĩa thông qua khái niệm "thông điệp dữ liệu" với giải thích

"thông tin dược tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử" và phương tiện điện tử là "phương tiện hoạt động dựa trên công

nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện

tử hoặc công nghệ tương tự”

Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ngày càng được đẩy mạnh Vì vậy, yêu cầu nghiên cứu và triển khai trên thực tế soạn thảo, ban hành

và quản lý văn bản điện tử là vấn đề cấp thiết đặt ra trong giai đoạn cách mạng công nghiệp 4.0 và xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về

công tác văn thư: Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu

Để bảo đảm về giá trị pháp lý và trong điều kiện thực tế sử dụng đồng thời cả văn bản giấy và văn bản điện tử thì "Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy" [10]

Hồ sơ điện tử

Trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quá trình quản lý

và tổ chức sử dụng văn bản điện tử bao gồm các hoạt động tạo lập, quản lý và

sử dụng văn bản, tài liệu theo quy trình vòng đời khép kín Dù là ở dạng giấy hay dạng điện tử, văn bản đều được soạn thảo, xử lý,ban hành và quản lý, sử dụng cả ở hình thức văn bản rời lẻ và cả khi tập hợp thành hồ sơ Trên cơ sở

khái niệm chung “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau

về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức

năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân" và “Lập hồ sơ là việc tập hợp,

sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp

nhất định" [10]; đối với văn bản, tài liệu điện tử, "Hồ sơ điện tử là tập hợp các

tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và "Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng CNTT nhằm liên kết các tài liệu

12

điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan,

tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử” [5]

Lập hồ sơ và hồ sơ điện tử là trách nhiệm của CBCCVC, người được giao giải quyết, theo dõi công việc theo quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ và cũng là mục tiêu mà Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ

về nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019

- 2020 đã đặt ra “90% văn bản trao đổi giữa các cơ quan nhà nước dưới dạng điện tử, tối thiểu 80% hồ sơ công việc tại cấp bộ, cấp tỉnh, 60% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 30% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng”…

1.1.1.2 Đặc điểm văn bản điện tử

Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy

Văn bản điện tử khác với văn bản giấy truyền thống bởi một số đặc điểm cụ thể như sau:

- Là loại văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu và được được hình thành thông qua các phương tiện công nghệ tiên tiến như công nghệ điện tử, máy tính, công nghệ điện, truyền dẫn không dây và nhiều phương tiện tích hợp tạo thành

- Văn bản điện tử được đảm bảo tính toàn vẹn, tính nguyên gốc của thông tin (nội dung) trong văn bản điện tử thông qua giải pháp kỹ thuật là chữ

ký điện tử

- Sự chu chuyển nhanh chóng trong môi trường điện tử: Chỉ cần có mạng Internet và thiết bị để soạn thảo, kết nối thì mọi cá nhân, tổ chức trên phạm vi toàn cầu có thể truyền thông tin, tài liệu cho nhau, kịp thời gần như ngay lập tức của các thông tin Điều này giúp cho việc tiếp nhận và xử lý

- Chỉnh sửa nội dung văn bản đơn giản và nhanh chóng, thuận tiện Ưu điểm lớn nhất của văn bản điện tử là thuận tiện, dễ dàng sử dụng, tiết kiệm thời gian và chi phí về giấy Đặc biệt, trên văn bản điện tử, người sử dụng dễ dàng chỉnh sửa nội dung văn bản khi gặp sai sót Đây là điều mà văn bản giấy không đáp ứng được

– Việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ được đảm bảo Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc

in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, bảo đảm

an toàn tài liệu

Có thể nói, sự hình thành của văn bản điện tử giúp cho hoạt động quản

lý của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và sự liên hệ, truyền đạt thông tin giữa các cá nhân, tổ chức trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn

1.1.2 Tổ chức sử dụng văn bản điện tử

1.1.2.1 Khái niệm

14

Trong hoạt động quản lý, để văn bản là nguồn thông tin hữu hiệu phục

vụ công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành cần đảm bảo hai yếu tố: Thứ nhất là chất lượng của văn bản được ban hành Thứ hai là việc tổ chức một cách khoa học các nguồn thông tin pháp lý, thông tin quản lý, thông tin thực tế, thông tin lịch sử khác nhau một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và ý thức, kỹ năng của người lãnh đạo, quản lý khai thác, sử dụng hiệu quả các nguồn thông tin đó

Sử dụng văn bản là việc cung cấp kịp thời và chính xác những thông tin cần thiết rút ra từ các văn bản để phục vụ cho hoạt động quản lý và lãnh đạo

là nhiệm vụ quan trọng bậc nhất của việc tổ chức các hệ thống văn bản ở bất

cứ cơ quan nào

Tổ chức sử dụng văn bản là quá trình nghiên cứu, đánh giá, tổ chức quản lý và dùng những nội dung thông tin của chúng vào một mục đích quản

lý nhất định

Văn bản là phương tiện, đồng thời là sản phẩm của hoạt động quản lý,

do đó tổ chức sử dụng văn bản được hiểu theo hai nghĩa: Thứ nhất, sử dụng văn bản như phương tiện quản lý Thứ hai, sử dụng văn bản như sản phẩm của hoạt động quản lý Yêu cầu đặt ra khi tổ chức sử dụng các hệ thống văn bản của các cơ quan là: thuận lợi, chính xác, có hệ thống, đáp ứng được mục

tiêu đề ra một cách kịp thời [15, tr.101]

Văn bản điện tử là một loại hình văn bản, được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy Do vậy, tổ chức sử dụng văn bản điện tử cũng có thể được hiểu là quá trình nghiên cứu, đánh giá, tổ chức quản lý và dùng những nội dung thông tin của văn bản cho mục đích quản lý nhất định Đồng thời, việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử

có một số yêu cầu và cách thức khác so với tài liệu truyền thống do ứng dụng CNTT trong quá trình tạo lập, quản lý và sử dụng

15

Như vậy, tổ chức sử dụng điện tử là quá trình bao gồm nhiều nội dung Trong phạm vi của luận văn chủ yếu đề cập đến việc tổ chức sử dụng văn bản liên quan đến quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức

1.1.2.2 Nội dung tổ chức sử dụng văn bản điện tử

Việc tổ chức sử dụng văn bản nói chung, tổ chức sử dụng văn bản điện

tử nói riêng liên quan chặt chẽ đến quá trình soạn thảo, tạo lập, ban hành, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ở giai đoạn hiện hành - giai đoạn xử lý công việc hằng ngày, thường xuyên; đồng thời liên quan chặt chẽ và các nghiệp vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng ở giai đoạn lưu trữ, khi mà thông tin văn bản, hồ sơ, tài liệu trở thành thông tin quá khứ - một trong các nguồn thông tin được khai thác, sử dụng phục vụ cho các hoạt động quản lý, nghiên cứu Nói cách khác, tổ chức sử dụng văn bản gắn liền với quy trình vòng đời khép kín và liên tục của văn bản

từ khi nó được hình thành, quản lý, tập hợp thành hồ sơ để giải quyết công việc đến khi được lựa chọn để trở thành tài liệu lưu trữ và phục vụ trở lại cho các hoạt động thực tiễn, trong đó có việc sử dụng thông tin quá khứ, thông tin văn bản có tính xác thực, độ tin cậy và tính pháp lý cao nhất để làm căn cứ xây dựng, ban hành văn bản

Các nội dung chính tổ chức sử dụng văn bản điện tử:

Do đặc điểm của văn bản điện tử, việc tạo lập, quản lý và sử dụng văn bản điện tử phải được thực hiện trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử - hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng Hệ thống phải

Một là, tổ chức quản lý văn bản

Theo nguyên tắc chung "Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật", văn bản điện tử đi và đến của cơ quan, tổ chức đều phải được đăng

ký trên Hệ thống và đáp ứng các yêu cầu về quản lý hệ thống số văn bản đi, văn bản đến là duy nhất, xác nhận đúng địa chỉ gửi và nhận; bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng; giải quyết văn bản kịp thời, đúng thời hạn quy định

Tổ chức quản lý văn bản điện tử đến: gồm những bước chính sau: Bước 1: Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước theo quy định và thông báo đã nhận văn bản

Bước 2 Đăng ký, số hóa văn bản đến

- Văn bản đến được đăng ký, cập nhật vào Hệ thống khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kết nối, liên thông trong việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bản quốc gia Số đến, thời gian đến được lưu trong Hệ thống

- Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến định dạng giấy, ký số của cơ quan tổ chức theo quy định; việc số hóa tài liệu gửi kèm văn bản có định dạng giấy căn cứ vào Danh mục văn bản phải số hóa và yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động do cơ quan, tổ chức quy định

17

Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống

- Văn thư cơ quan có trách nhiệm trình, chuyển giao văn bản đến người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản (sau đây gọi là người có thẩm quyền)

- Người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến; cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phải xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giải quyết văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết

Bước 4: Giải quyết văn bản đến trong Hệ thống

- Khi nhận được văn bản đến trong Hệ thống, đơn vị, cá nhân được giao chủ trì có trách nhiệm tổ chức giải quyết

- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản có trách nhiệm xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến theo Danh mục quy định

- Lưu đồ quản lý văn bản đến theo quy định

* Nếu văn bản đến là văn bản cần soạn thảo văn bản trả lời hay giải quyết, việc soạn thảo văn bản hành chính được thực hiện theo các bước sau:

- Đối với cán bộ, công chức:

Chuyển văn bản giấy hoặc văn bản điện tử cho văn thư cơ quan

Đăng ký văn bản đi trong phần mềm quản lý văn bản, chuyển văn thư cơ quan

- Đối với Lãnh đạo đơn vị:

18

Kiểm tra nội dung văn bản

Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho: Phó Trưởng đơn vị (trường hợp ủy quyền cho Phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết); CBCCVC chuyên môn soạn thảo văn bản

Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo cán bộ, công chức chuyên môn chỉnh sửa dự thảo

Ký tắt về nội dung (ký số đối với văn bản điện tử)

- Đối với Lãnh đạo cơ quan:

Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày) Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi

Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo công chức chuyên môn)

Ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử)

- Đối với văn thư cơ quan:

+ Đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản đi, gồm các công việc: Đăng ký văn bản đi trong Phần mềm quản lý văn bản

Đóng dấu văn bản

Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi

Lưu văn bản đi

+ Gửi văn bản điện tử đi theo quy định

Các bước công việc này được thực hiện theo quy trình bằng các tính năng trên Hệ thống

Tổ chức quản lý văn bản điện tử đi

Một văn bản đi là sản phẩm của việc giải quyết văn bản đến hoặc giải quyết công việc theo nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác Việc soạn

19

thảo, sửa chữa và phê duyệt văn bản là nhiệm vụ CBCCVC (người được giao giải quyết, theo dõi công việc), lãnh đạo cơ quan, đơn vị; việc phát hành là nhiệm vụ của văn thư cơ quan

Việc tổ chức quản lý văn bản điện tử đi gồm những bước chính sau: Bước 1: Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

- Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản: Dự thảo văn bản; đưa

dự thảo văn bản vào Hệ thống; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu và hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét

- Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản xem xét, cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo, chuyển dự thảo đến người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra, chuyển dự thảo cho văn thư cơ quan để trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản

- Văn thư cơ quan tiếp nhận bản dự thảo, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết; chuyển dự thảo về định dạng pdf (phiên bản 1.4 trở lên) trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản

- Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Bước 2: Ban hành và phát hành văn bản

- Đối với ban hành văn bản điện tử: Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theo quy định, chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản Văn thư cơ quan: cấp số, in và đóng dấu của

cơ quan, tổ chức để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng quy định và cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin

- Đối với phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy: Trường hợp cơ quan, tổ chức ban hành văn bản giấy, văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn

20

bản giấy theo quy định, ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định và phát hành văn bản số hóa

Hai là, lập hồ sơ và nộp lưu, quản lý hồ sơ

Như ở phần khái niệm về hồ sơ và lập hồ sơ, thực tiễn trong hoạt động của cơ quan, tổ chức có rất nhiều hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày, phản ánh nhiều nội dung khác nhau, được gọi là

hồ sơ hiện hành Có ba loại hồ sơ hiện hành cơ bản, phổ biến ở mọi cơ quan,

tổ chức, đó là: Hồ sơ công việc; Hồ sơ nguyên tắc và Hồ sơ nhân sự

Lập hồ sơ là một quá trình bao gồm các công việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ, đồng thời hồ sơ cũng là kết quả thu được, ghi nhận lại toàn bộ diễn biến của quá trình đó một cách chân thực và khách quan Lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân thực thi chức trách, nhiệm vụ, chuyên môn được giao; tổ chức thực hiện lập hồ sơ là trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, đơn vị, bộ phận văn phòng, hành chính, người làm văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị

Để tổ chức lập hồ sơ, cần có Danh mục hồ sơ là bản kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức

Danh mục hồ sơ gồm các thành phần: các đề mục; tiêu đề hồ sơ (dự kiến); số và ký hiệu các đề mục và hồ sơ; thời hạn bảo quản của hồ sơ; người lập hồ sơ Căn cứ vào danh mục hồ sơ, các cá nhân thực hiện việc lập hồ sơ từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc một công việc

- Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử: Bảo đảm yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ sơ Bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu trong hồ sơ và được bảo đảm an toàn trong Hệ thống

- Các bước lập hồ sơ trên Hệ thống

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài

21

liệu liên quan khác như: Ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình

và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung

hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống sau khi được phê duyệt

Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin theo quy định

Mã hồ sơ gồm: Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ; Năm hình thành hồ sơ; Số và ký hiệu hồ sơ

Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin

- Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử:

Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào lưu trữ cơ quan

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong Hệ thống

1.1.2.3 Vai trò, ý nghĩa tổ chức sử dụng văn bản điện tử

Có thể thấy, việc tổ chức sử dụng văn bản nói chung và tổ chức sử dụng văn bản điện tử nói riêng có vai trò, ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, cụ thể như sau:

22

Một là, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;

cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các

cơ quan

- Phục vụ việc nghiên cứu, tham khảo sửa đổi, bổ sung hoàn thiện các văn bản do cơ quan ban hành còn hạn chế hoặc sai sót;

- Phục vụ cho công tác kiểm tra, xử lý văn bản sai sót; là cơ sở xem xét,

xử lý trách nhiệm đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân tham mưu hoặc ban hành văn bản không đúng;

- Phục vụ cho việc rà soát, hệ thống hóa văn bản do cơ quan ban hành;

- Phục vụ cho việc tổng kết, đánh giá chất lượng, hiệu quả công tác văn bản;

- Quản lý, kiểm tra công việc trong cơ quan;

- Phục vụ để nghiên cứu, tham khảo xây dựng văn bản mới, chuẩn bị các báo cáo, kế hoạch công tác của cơ quan và các nhu cầu sử dụng thông tin văn bản của tổ chức và công dân

Hai là, giúp cho CBCCVC nâng cao hiệu suất công việc, xử lý nhanh

chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó CBCCVC có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm, qua đó góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng, hiệu quả Đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

Ba là, có vai trò, ý nghĩa đối với công việc trước mắt và lâu dài (văn

thư và lưu trữ): Sau khi văn bản được ban hành, các cơ quan liên quan, thủ trưởng cơ quan, người được giao trách nhiệm giải quyết và lưu giữ văn bản phải có kỹ năng đánh giá văn bản đó để có phương án sử dụng phù hợp Trong trường hợp này, việc tổ chức sử dụng văn bản nhằm: Xác định hiệu

23

lực, tính chất pháp lý của văn bản; mức độ phổ biến; mức độ áp dụng; Xác định biện pháp giải quyết văn bản; Xác định thời hạn bảo quản và biện pháp lưu giữ phù hợp

Đồng thời, xem xét về cách tổ chức thông tin thuận lợi cho việc khai thác và giúp sử dụng thông tin văn bản thuận lợi

Tóm lại, tổ chức quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả các văn bản, hồ sơ tài liệu giúp cho việc xây dựng, soạn thảo và triển khai thực hiện các văn bản của cơ quan, đơn vị chất lượng và hiệu quả Đặc biệt, với thực tế hiện nay văn bản điện tử đang dần thay thế văn bản giấy thì việc quản lý và tổ chức sử dụng văn bản điện tử càng có vai trò và ý nghĩa trong việc rút ngắn thời gian, thu gọn khoảng cách, giúp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức

1.1.2.4 Yêu cầu, nguyên tắc

- Yêu cầu:

Văn bản phải được tổ chức một cách hệ thống, khoa học Các văn bản trong hệ thống được đưa ra sử dụng phải bảo đảm giá trị của văn bản Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, việc tổ chức sử dụng văn bản điện

tử phải bảo đảm các yêu cầu sau:

+ Nhanh chóng: Văn bản điện tử khắc phục được một số những hạn chế của văn bản giấy đặc biệt là ở tốc độ gửi và nhận thông tin, giảm bớt được những công đoạn thủ công, tiết kiệm rất nhiều chi phí có liên quan và tạo môi trường làm việc điện tử rộng khắp, là tiền đề quan trọng trong việc xây dựng Chính phủ điện tử Do vậy, hệ thống phải được thiết kế và vận hành bảo đảm yêu cầu này, đồng thời, người sử dụng cần tuân thủ các yêu cầu theo quy trình, quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức

+ Thuận lợi: Khi văn bản được nhập vào hệ thống Quản lý văn bản sẽ thể hiện rõ: Tên cơ quan ban hành, ngày, tháng, năm ban hành, trích yếu của

24

văn bản, đơn vị xử lý… như vậy, sẽ giúp cho việc tra cứu văn bản một cách

dễ dàng nhất Qua đó, Lãnh đạo đơn vị sẽ theo dõi được quá trình xử lý văn bản của chuyên viên Từ đó tránh được tình trạng gây thất lạc hay không xử

lý văn bản

+ Chính xác cao trong việc theo dõi quy trình xử lý văn bản: Dựa trên các chức năng của hệ thống quản lý có thể biết chính xác văn bản được chuyển tới chuyên viên nào, đơn vị nào, thời gian nào, hồ sơ đang xử lý đến giai đoạn nào, những đối tượng và trách nhiệm liên quan…

+ Bí mật: Tổ chức sử dụng văn bản điện tử phải gắn với bảo đảm an ninh, an toàn thông tin, an ninh quốc gia; gắn kết chặt chẽ, đồng bộ với CCHC, đổi mới lề lối, phương thức làm việc với ứng dụng CNTT, xác định ứng dụng CNTT là công cụ hữu hiệu hỗ trợ, thúc đẩy CCHC; lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm

+ Đúng pháp luật: Việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy phạm pháp luật của Nhà nước đã quy định trong các văn bản hiện hành

- Nguyên tắc: Về mặt nội dung, văn bản điện tử chứa đựng những thông tin như văn bản giấy Do vậy, trong quá trình tạo lập, xử lý, quản lý và

sử dụng văn bản điện tử trên Hệ thống cũng phải tuân thủ các nguyên tắc chung Khi tiếp nhận, sử dụng văn bản cũng cần lưu ý để giải quyết các trường hợp văn bản mâu thuẫn nhau trên cơ sở nguyên tắc sau:

+ Trong trường hợp các văn bản có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn

+ Trong trường hợp các văn bản do cùng một cơ quan ban hành có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định của văn bản ban hành sau

25

+ Trong trường hợp văn bản mới không quy định trách nhiệm pháp lý hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra, trước ngày văn bản có hiệu lực thì áp dụng văn bản mới

+ Việc áp dụng văn bản trong nước không được cản trở việc thực hiện điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên Trong trường hợp văn bản trong nước và điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa

xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định của điều ước quốc tế đó, trừ Hiến pháp

1.2 Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh 1.2.1 Khái quát về Văn phòng UBND cấp tỉnh

1.2.1.1 Vị trí

Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (cấp tỉnh) là

cơ quan thuộc UBND cấp tỉnh, có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh về: Chương trình, kế hoạch công tác của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; kiểm soát thủ tục hành chính; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của địa phương; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; đầu mối Cổng thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện từ phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; quản lý công báo và phục vụ các hoạt động chung của UBND cấp tỉnh; giúp Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND cấp tỉnh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý công tác quản trị nội bộ của Văn phòng

1.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

Chức năng:

- Chức năng tham mưu: Đây được coi là một trong các chức năng chính của Văn phòng Bộ phận văn phòng cần phải phối hợp với các bộ phận trong

26

cơ quan nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả Bởi vậy, muốn ra quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của người trợ giúp Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án, quyết định kịp thời và đúng đắn

- Chức năng tổng hợp: Văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản

lý và sử dụng theo yêu cầu người lãnh đạo, quản lý Quá trình thu nhập, quản

lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực Chức năng này còn có vai trò quan trọng đối với

sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị (lợi thế của thông tin)

- Chức năng hậu cần: Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như công sở, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính,…

Do đó, Văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị

- Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị: Các cơ quan, đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển Chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10 – 20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần, ngày, Do đó, cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể Mỗi loại kế hoạch đều được giao cho một bộ phận chuyên trách và xây

27

dựng thực hiện Cơ quan, đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động thì phải biến các kế hoạch trên trở thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ cùng nhau hoạt động

- Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin: Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, môi trường ; những thông tin chỉ đạo: Thông tin phản hồi, thông tin dự báo, Thông tin là nguồn,

là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả Người lãnh đạo không thể tự thu nhập xử lý thông tin được mà cần phải có những người trợ giúp trong lĩnh vực này gọi đó là Văn phòng Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của một cơ quan, đơn vị vì tất cả các thông tin đến hay đều được thu thập, xử lý tại Văn phòng

- Trợ giúp về văn bản: Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng văn bản điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội phải tuân theo các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản

- Củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng: Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy Văn phòng Việc tổ chức bộ máy Văn phòng cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống

- Duy trì hoạt động thường xuyên của Văn phòng: Văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa kiểm tra vừa giám sát để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn thông tin Do đó, Văn phòng bao gồm một bộ phận nhân sự làm việc trong giờ với hoạt động chung của cơ quan, đơn vị, còn một bộ phận (không lớn) làm việc liên tục ngày đêm

để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin trong suốt

28

1.2.2 Cơ sở pháp lý về tổ chức sử dụng văn bản điện tử

Việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh hiện nay dựa trên một số văn bản quy định chủ yếu sau đây:

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (Nghị định 30) ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thay thế cho Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung Nghị định số

110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004

Có thể nói, Nghị định 30 đã tạo môi trường pháp lý, thúc đẩy việc ứng dụng CNTT, chuyển đổi quy trình làm việc với văn bản từ môi trường truyền thống sang môi trường điện tử; đáp ứng các yêu cầu thực tiễn về ban hành, quản

lý văn bản, lập hồ sơ và sử dụng văn bản, hồ sơ điện tử trong quá trình điều hành công việc; bảo đảm các yêu cầu về tính xác thực, độ tin cậy và tính pháp lý của văn bản

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ Văn bản này cụ thể hoá một số nội dung của Luật lưu trữ về tài liệu lưu trữ điện tử, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử như nghiệp vụ xác định giá trị, thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử từ giai đoạn văn thư; bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử và loại hủy tài liệu hết giá trị

- Các văn bản quy định về các điều kiện và giá trị pháp lý của chữ ký số; các quy trình gửi, nhận văn bản điện tử bảo đảm các yêu cầu kết nối, liên thông và giá trị pháp lý, độ tin cậy và xác thực của văn bản điện tử trong hệ thống:

+ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin

và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước

29

+ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước

+ Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

- Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ

về việc phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025" nhằm quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức

sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước

Các văn bản chủ yếu trên đây là căn cứ pháp lý để các cơ quan, tổ chức

cụ thể hoá thành các quy định triển khai trên thực tiễn Đối với thành phố Hà Nội, UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2020 về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành

và quản lý điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội

1.2.3 Nội dung tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh

Tổ chức sử dụng văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh gồm:

1.2.3.1 Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận văn bản điện tử đến; Đăng ký,

số hóa văn bản đến; Giải quyết văn bản điện tử đến trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

- Đối với văn thư cơ quan:

Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản Đăng ký văn bản đến trong phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc

30

Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong phần mềm Quản lý văn bản và

Hồ sơ công việc

Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến

- Đối với Lãnh đạo Văn phòng được phân công cho ý kiến văn bản: Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của các của phòng, ban, đơn vị trong cơ quan và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản đến, Chánh Văn phòng cho

ý kiến đề xuất trong Phần mềm quản lý văn bản đến và chuyển cho: Lãnh đạo

cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối với văn bản có nội dung quan trọng); Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); Lãnh đạo đơn vị phối hợp thực hiện

- Đối với Lãnh đạo đơn vị:

Trưởng đơn vị: Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan và vị trí việc làm của công chức, viên chức trong đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến chỉ đạo trong phần mềm quản lý văn bản đến và chuyển cho: Phó Trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần); công chức chuyên môn trong đơn vị (chủ trì giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết); Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần)

- Đối với công chức:

Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử do văn thư cơ quan chuyển đến; Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị, xác định và nhập thông tin “Mã hồ sơ” trong Phần mềm quản lý văn bản đến

Nghiên cứu nội dung văn bản đến để thực hiện Trường hợp văn bản đến yêu cầu phải phúc đáp thì soạn thảo văn bản trả lời

Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (hồ sơ dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử)

31

Đối với văn bản đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác định “Mã

hồ sơ”

1.2.3.2 Quản lý văn bản đi: Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ

thuật trình bày văn bản; Đăng ký văn bản đi; Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản điện tử đi

- Đối với cán bộ, công chức:

Chuyển văn bản giấy hoặc văn bản điện tử cho văn thư cơ quan

Đăng ký văn bản đi trong phần mềm quản lý văn bản, chuyển văn thư

cơ quan

- Đối với Lãnh đạo đơn vị:

Kiểm tra nội dung văn bản

Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho: Phó Trưởng đơn vị (trường hợp ủy quyền cho Phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết); Cán bộ, công chức chuyên môn soạn thảo văn bản

Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo cán bộ, công chức chuyên môn chỉnh sửa dự thảo

Ký tắt về nội dung (ký số đối với văn bản điện tử)

- Đối với Lãnh đạo cơ quan:

Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày)

32

Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi

Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho Trưởng đơn

vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo công chức chuyên môn)

Ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử)

- Đối với văn thư cơ quan:

+ Đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản đi, gồm các công việc: Đăng ký văn bản đi trong Phần mềm quản lý văn bản

Đóng dấu văn bản

Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi

Lưu văn bản đi

+ Gửi văn bản điện tử đi theo quy định

* Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư: Văn thư cơ quan có trách nhiệm quản

lý và trực tiếp sử dụng thiết bị này, cụ thể: Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; Phải trực tiếp ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; Chỉ được ký số của cơ quan,

tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa

1.2.3.3 Lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan: Tạo lập hồ

sơ điện tử; Nộp lưu, quản lý hồ sơ và hủy tài liệu điện tử tại lưu trữ cơ quan

- Việc tạo lập hồ sơ điện tử: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản

đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: Ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống Trường hợp phát sinh hồ sơ không

33

có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống sau khi được phê duyệt

Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống

- Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan:

Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ cơ quan

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong Hệ thống

1.2.4 Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh

Văn bản điện tử đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”

và “Khẩn” phải được đặt chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi

đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận

- Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành