Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại văn phòng ủy ban nhân dân thành phố hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ … /… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỮU THỊ MINH NGỌC TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THỊ LAN ANH HÀ NỘI – NĂM 2021 i LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan Luận văn cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập tác giả Các thông tin, tư liệu sử dụng Luận văn có nguồn dẫn rõ ràng, kết nghiên cứu trình lao động trung thực tác giả Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2021 TÁC GIẢ LUẬN VĂN Hữu Thị Minh Ngọc ii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, tác giả nhận giúp đỡ tận tình, quý báu thầy cô giáo, lãnh đạo quan, bạn bè, đồng nghiệp Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban Giám đốc, Quý thầy cô Ban Quản lý đào tạo sau đại học, Khoa Văn Công nghệ hành Lãnh đạo khoa, phịng Học viện Hành Quốc gia, chủ nhiệm lớp tận tình giảng dạy tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tác giả suốt thời gian học tập, nghiên cứu Học viện Đặc biệt, tác giả gửi lời biết ơn sâu sắc đến TS Nguyễn Thị Lan Anh – Phó Trưởng khoa Văn Cơng nghệ hành – Học viện Hành Quốc gia tận tình hướng dẫn suốt trình thực hoàn thiện luận văn Tác giả xin chân thành cảm ơn đồng nghiệp công tác Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, người chia sẻ kinh nghiệm việc ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức sử dụng văn bản, đồng thời tạo điều kiện tốt cho hoàn thành luận văn Sau cùng, tác giả xin gửi lời cảm ơn đến gia đình ln tạo điều kiện tốt cho tác giả sống q trình cơng tác, học tập Do điều kiện kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp thầy cô, bạn bè đồng nghiệp Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2021 TÁC GIẢ Hữu Thị Minh Ngọc iii MỤC LỤC Trang Trang phụ bìa i Lời cam đoan ii Lời cảm ơn iii Mục lục iv Danh mục chữ viết tắt v Danh mục bảng vi Danh mục hình vẽ vii MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND CẤP TỈNH 1.1 Một số vấn đề chung tổ chức sử dụng văn điện tử 1.2 Tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND cấp tỉnh 25 Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI 39 2.1 Khái quát Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 39 2.2 Nội dung tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội 55 2.3 Nhận xét thực trạng tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 82 Chương GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI 91 3.1 Các giải pháp 91 3.2 Điều kiện thực giải pháp 107 KẾT LUẬN 111 TÀI LIỆU THAM KHẢO 114 iv DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nội dung viết tắt CCHC Cải cách hành CBCCVC Cán bộ, cơng chức, viên chức CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu UBND Ủy ban nhân dân v DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng Trang Thống kê số lượng văn đến qua Bảng 2.1 Bảng 2.2 69 năm Thống kê số lượng văn qua năm vi 72 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Số hiệu hình ảnh Hình 2.1 Hình 2.2 Hình 2.3 Tên hình ảnh Trang Quy trình quản lý, theo dõi việc thực 62 nhiệm vụ Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ 65 công việc Các chức Hệ thống quản lý văn Hồ sơ cơng việc 68 Hình 2.4 Màn hình chức văn đến 69 Hình 2.5 Màn hình chức văn 71 Hình 2.6 Sơ đồ quy trình xử lý văn 73 Sơ đồ trình ký số hệ thống Hình 2.7 Quản lý văn (Thí điểm cơng văn) vii 77 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài luận văn Nước ta xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa dân, dân, dân bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0, hội nhập kinh tế quốc tế, q trình tồn cầu hóa Bối cảnh vừa thuận lợi, vừa thách thức u cầu đại hóa, chun nghiệp hóa cơng vụ nhà nước Để tham gia vào trình này, chương trình trọng điểm Việt Nam cải cách tồn diện hành quốc gia hướng tới mục tiêu: Xây dựng hành đại, sạch, vững mạnh, từ làm động lực cho phát triển kinh tế, trì ổn định trị phát triển lĩnh vực khác đời sống xã hội Ngày nay, công nghệ thông tin (CNTT) trở thành yếu tố quan trọng trình hội nhập phát triển đất nước, động lực cho phát triển người, đồng thời làm thay đổi đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội giới Ở nước ta, CNTT có bước phát triển đạt nhiều thành tựu sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hoạt động quản lý CNTT có tác dụng làm thay đổi cách thức làm việc nâng cao hiệu hoạt động quan nhà nước, chuyển dần từ hoạt động, trao đổi thông tin thông qua giấy tờ truyền thống sang hoạt động, trao đổi thông tin môi trường điện tử Mục tiêu chung chương trình tổng thể cải cách hành (CCHC) Nhà nước ta hướng tới xây dựng hành dân chủ, sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, đại hóa, hoạt động có hiệu lực, hiệu để phục vụ người dân, doanh nghiệp xã hội Để xây dựng hành chuyên nghiệp, đại cần phải cải cách thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian trao đổi xử lý thông tin văn quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp để nâng cao hiệu công việc, đảm bảo tính cơng khai, minh bạch hoạt động quan nhà nước đảm bảo khả tiếp cận nguồn tài ngun thơng tin Văn phịng UBND cấp tỉnh quan hành nhà nước, máy giúp việc, nơi thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý; đảm bảo sở vật chất cho cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) thực thi cơng vụ Có thể nói, Văn phịng có vị trí, vai trị vơ quan trọng công tác tham mưu, giúp việc UBND tỉnh đạo, điều hành thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội địa phương Là quan thuộc UBND thành phố Hà Nội, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội có chức Văn phịng UBND cấp tỉnh Thủ nước nên Văn phịng UBND thành phố Hà Nội có vị trí, vai trị khối lượng cơng việc lớn, tính chất cơng việc quan trọng, thơng tin đa dạng, phong phú… Trong thời gian qua, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đạt nhiều thành tích góp phần vào đổi mới, CCHC thành phố Hà Nội Tuy nhiên, trình hoạt động, Văn phòng bộc lộ số hạn chế, tồn tại, số phương diện hoạt động chưa thực hiệu việc tham mưu, đề xuất giải pháp phục vụ đạo, điều hành UBND thành phố Hà Nội, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội chưa sâu sắc, tồn diện Vì vậy, nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng nói chung, công tác thông tin, tổng hợp, tham mưu, phục vụ nói riêng Văn phịng UBND thành phố Hà Nội cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác bối cảnh Cùng với đó, việc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội nội dung mấu chốt, quan trọng, khơng thể thiếu q trình xây dựng Chính quyền điện tử, đảm bảo đồng bộ, thống nhất, nâng cao lực cạnh tranh địa phương Hằng năm, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội xử lý nhiều văn đảm bảo an toàn, quy định pháp luật, đáp ứng yêu cầu công tác đạo, điều hành UBND thành phố Hà Nội Tuy nhiên thực tiễn cho thấy, thời gian qua, có nhiều văn quy định, hướng dẫn hoạt động này, song việc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội lúng túng, bất cập như: Hạ tầng kỹ thuật, việc nâng cấp phần mềm, tổ chức phân cấp chưa phù hợp, thiếu nguồn nhân lực, Xuất phát từ lý trên, tác giả chọn đề tài “Tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội” để nghiên cứu Luận văn Thạc sỹ Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Cho đến nay, nội dung tổ chức sử dụng văn hay tổ chức sử dụng văn điện tử nghiên cứu, như: - Tài liệu đánh giá tổ chức sử dụng văn quản lý Học viện Hành Quốc gia (2020) cung cấp kiến thức văn bản, tổ chức, đánh giá văn - Bài giảng Đánh giá tổ chức sử dụng văn TS Lưu Kiếm Thanh gồm 06 trình bày hình thành loại văn hoạt động quan đặc điểm chúng, trình bày loại văn hình thành hoạt động quan, vai trò hệ thống văn quản lý nhà nước hoạt động quan đời sống xã hội, khái niệm giá trị văn bản;… - Hỏi đáp công tác văn thư, lập hồ sơ lưu trữ quan, tổ chức TS Nguyễn Thị Hà TS Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên, Nxb Chính trị Quốc gia (2014) cung cấp nguyên tắc công tác văn thư, lưu trữ, kỹ cần thiết cho CBCCVC người thực thi công việc có liên quan đến cơng tác văn bản, cơng văn giấy tờ, lập quản lý hồ sơ - Kỷ yếu Hội thảo khoa học "Quản lý tài liệu điện tử lưu trữ điện tử", Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2013) giới thiệu kết nghiên cứu - Xây dựng kế hoạch thay thiết bị máy tính, máy scan cũ với máy có cấu hình cao 3.1.5.3 Tiếp tục mở rộng việc áp dụng chữ ký số văn điện tử - Chữ ký số, chứng thư số phần mềm mã hóa tất liệu, thơng tin cá nhân dùng thay cho chữ ký loại văn tài liệu số thực giao dịch điện tử qua mạng internet Trong đó, người ký dùng phần mềm để gắn vào văn điện tử xác nhận thay cho chữ ký tay giấy, người nhận văn điện tử dùng chứng thư số để xác nhận chữ ký người ký Đây giải pháp hữu hiệu để đảm bảo tính xác thực, an tồn, bảo mật, toàn vẹn liệu văn điện tử giao dịch điện tử môi trường mạng Cùng với trình đẩy mạnh ứng dụng CNTT công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu quan quản lý Nhà nước, việc triển khai ứng dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng Văn phòng UBND thành phố Hà Nội góp phần xây dựng mơi trường làm việc đại, minh bạch CCHC, phát triển Chính quyền điện tử Theo lộ trình thực ứng dụng chữ ký số, chứng thư số UBND thành phố Hà Nội đến hết năm 2019 phổ cập đến xã, phường, thị trấn, đáp ứng toàn giao dịch điện tử mạng internet; đến năm 2020 hoàn tất 100% văn ứng dụng chữ kỹ số mở rộng đối tượng đến doanh nghiệp người dân Do đó, thời gian tới, Văn phịng UBND thành phố Hà Nội cần tiếp tục đạo phòng, ban, trung tâm quán triệt tới CBCCVC đơn vị tăng cường sử dụng chữ ký số điện tử việc xử lý, phát hành văn điện tử với mục tiêu sau: + 90% phiếu trình xử lý văn chuyên viên tới Lãnh đạo phòng áp dụng chữ ký số; 80% phiếu trình có áp dụng chữ ký số Lãnh đạo phịng, ban, chun mơn lên Lãnh đạo Văn phịng UBND Thành phố 104 + 100% văn phát hành Văn phòng UBND thành phố Hà Nội ký số đồng thời thơng qua 02 hình thức (ký số cá nhân ký số tổ chức) Hiện tại, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội thực 100% ký số tổ chức văn điện tử, thực ký số cá nhân thí điểm văn Văn phòng + 80% văn UBND thành phố Hà Nội Văn phòng phát hành thơng qua hình thức ký số điện tử - Để triển khai thành công tiêu cụ thể nêu việc đảm bảo hạ tầng kỹ thuật cho việc áp dụng chữ ký số quan trọng Do việc xây dựng hệ thống hạ tầng CNTT đồng đại, đáp ứng nhu cầu khai thác phục vụ công việc cần phải nhanh, kịp thời xác 3.1.6 Kinh phí cho CNTT - Bảo đảm kinh phí nâng cấp, hồn thiện hạ tầng kỹ thuật, hệ thống thông tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn điện tử hướng tới, coi nhiệm vụ cấp bách, điều kiện tối thiểu để làm việc, ưu tiên kinh phí kế hoạch ngân sách hàng năm - Ưu tiên phân bổ kinh phí phát triển hệ thống CNTT kế hoạch ngân sách hàng năm đơn vị 3.1.7 Đẩy nhanh sử dụng hoàn toàn văn điện tử, không dùng văn giấy Hiện nay, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội áp dụng song song hai hình thức luân chuyển văn văn giấy văn điện tử Việc gây tốn chi phí thời gian xử lý cơng việc Vì vậy, mục đích giải pháp tiến tới điện tử hồn tồn, khơng dùng văn giấy nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian Giải pháp thực là: 105 - Nâng cao trách nhiệm người đứng đầu Đó phải trực tiếp đạo, đạo liệt yếu tố định thành công - Thay đổi thói quen làm việc từ giấy tờ truyền thống sang môi trường điện tử Cần đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức, tạo lập thói quen tác nghiệp môi trường mạng cho công chức, viên chức người lao động cần thiết, hiệu việc sử dụng văn điện tử đem lại - Đưa điều kiện ràng buộc bắt buộc công chức, viên chức việc tạo lập hồ sơ điện tử Hệ thống quản lý văn Hồ sơ công việc theo quy định - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến ứng dụng CNTT quan đặc biệt công tác tác tổ chức sử dụng văn Tổ chức số thi tìm hiểu CNTT 3.1.8 Hồn thiện quy trình thực hiện, tăng cường kiểm tra việc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Các hoạt động kiểm tra khơng thể thiếu q trình xây dựng phát triển Chính phủ điện tử nói chung hoạt động tổ chức sử dụng văn điện tử nói riêng Các hoạt động cần tiến hành thường xuyên, định kỳ để phát thiếu sót quy trình điện tử hoạt động nội quan Kiểm tra định kỳ cịn dự đốn rủi ro xảy ra, từ tìm giải pháp hữu hiệu phòng ngừa Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn điện tử CBCCVC công việc, coi trách nhiệm CBCCVC việc nâng cao hiệu hoạt động, thực hành tiết kiệm, CCHC Trong đó, quy định rõ tiêu chí đánh giá, đơn vị chủ trì theo dõi, hình thức khen thưởng, kỷ luật đơn vị, cá nhân việc thực thi quy định sử dụng văn điện tử công việc 106 3.2 Điều kiện thực giải pháp Để thực giải pháp nêu trên, cần có quản lý, đạo tổ chức thực quan có thẩm quyền UBND thành phố Hà Nội tầm vĩ mơ, cụ thể: 3.2.1 Ban Cơ yếu Chính phủ - Theo quy định Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số, quy trình thủ tục cấp chứng thư số chuyên dùng Chính phủ quan, tổ chức trực tiếp tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực số chuyên dùng Chính phủ (không qua người quản lý thuê bao Thành phố theo quy định trước đây) Như vậy, khó khăn công tác quản lý thuê bao cấp chứng thư số chuyên dùng Chính phủ địa bàn thành phố Hà Nội Bên cạnh đó, quy trình, công tác hỗ trợ cấp phát, gia hạn, thay đổi thông tin chứng thư số theo quy định chưa đáp ứng yêu cầu ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động giao dịch hành điện tử thành phố Hà Nội gửi, nhận văn điện tử, xử lý hồ sơ cơng việc điện tử Do Ban Cơ yếu Chính phủ cần tổ chức phân cấp quản lý, cấp phát chứng thư số chuyên dùng Chính phủ cho địa phương để thuận lợi công tác quản lý, tổ chức cấp phát, gia hạn, thay đổi thông tin chứng thư số chuyên dùng Chính phủ sử dụng địa phương - Hiện nay, Ban Cơ yếu Chính phủ đưa 02 giải pháp để thực ký số gồm: usb token (dành cho máy PC) sim PKI (dành cho thiết bị di động) Tuy nhiên q trình thực ký số thơng qua 02 giải pháp nêu thực tế bộc lộ số khó khăn, bất cập, cụ thể sau: + Đối với usb token: Không linh động, phải gắn với máy tính để thực ký số, phải sử dụng phần mềm cho phép ký điện tử USB token chứa chứng thư số; khả bị mất, thất lạc thiết bị cao 107 + Đối với sim PKI: Giải toán linh động, ký lúc nơi thao tác, xác thực nhiều lần Do cần nghiên cứu xây dựng mơ hình ký số tập trung để áp dụng ứng dụng, hệ thống thông tin dùng chung theo yêu cầu địa phương; xem xét cho phép thực giải pháp triển khai ký số tập trung theo đề xuất thành phố Hà Nội phục vụ triển khai Hệ thống thông tin cốt lõi chuyên ngành theo mô hình tập trung 3.2.1 Bộ Nội vụ Bộ Nội vụ quan quản lý nhà nước nhiều lĩnh vực, có nhiệm vụ quản lý nhà nước công tác tác văn thư lưu trữ, đó, Bộ Nội vụ cần: - Tiếp tục hồn thiện quy định pháp lý lĩnh vực văn thư lưu trữ đáp ứng yêu cầu thực tiễn q trình xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số - Đầu tư cho nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ điện tử, hướng dẫn đạo thống khâu nghiệp vụ - Hướng dẫn đơn vị ban hành quy chế, quy trình xử lý văn điện tử, có khung chuẩn với quy định cụ thể - Phối hợp với đơn vị sản xuất phần mềm xây dựng ứng dụng quản lý văn đầy đủ tính năng, nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ - Tuyên truyền, tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho quan, tổ chức quản lý hồ sơ, lưu trữ tài liệu điện tử 3.2.3 UBND thành phố Hà Nội Để việc tổ chức sử dụng văn điện tử thành phố Hà Nội đồng bộ, thống nhất, đề nghị UBND thành phố Hà Nội đạo: - Sở Nội vụ: Kiểm tra, đôn đốc đơn vị việc triển khai tổ chức sử dụng văn điện tử 108 Tham mưu UBND Thành phố ban hành Kế hoạch triển khai thực Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 20202025" thuộc UBND thành phố Hà Nội - Giao Văn phịng UBND thành phố Hà Nội chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin Truyền thơng hồn thiện Hệ thống quản lý văn Điều hành Thành phố đảm bảo việc quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp, lập hồ sơ dạng điện tử gửi nhận văn môi trường mạng - Giao Sở Tài phối hợp với Sở Kế hoạch Đầu tư tham mưu bố trí kinh phí triển khai, đảm bảo kết nối Trục liên thơng văn Quốc gia mua sắm tập trung trang thiết bị CNTT phục vụ triển khai gửi, nhận văn điện tử quy mơ tồn thành phố Hà Nội 109 TIỂU KẾT CHƯƠNG Có thể thấy cơng tác văn thư nói chung, cơng tác tổ chức sử dụng văn nói riêng hoạt động phục vụ trực tiếp cho công tác đạo, điều hành Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội trì hoạt động nghiệp vụ thường xuyên Văn phịng UBND thành phố Hà Nội Việc đại hóa công tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý chất lượng, hiệu quả, giảm thiểu thủ tục hành chính, thời kỳ 4.0 Việc ứng dụng CNTT tổ chức sử dụng văn điện tử giúp cho việc triển khai thực văn dễ dàng tìm kiếm, tra cứu quản lý, sử dụng văn Qua đó, giúp lãnh đạo quan, đơn vị tgiám sát, đạo, điều hành quan hiệu Đồng thời, giúp CBCCVC người lao động quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội thực tốt vai trị tham mưu, giúp việc 110 KẾT LUẬN Sự phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ tác động lớn đến quy trình quản lý, từ địi hỏi phải cải cách hành cũ, phải xếp lại máy, bố trí lại nhân để theo kịp với tiến chung giới Theo đó, việc đổi tổ chức sử dụng văn nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức điều kiện tiên trình hội nhập nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước Đây nội dung quan trọng nhằm đại hóa hành tiến trình cải cách hành Việt Nam Văn bản, tài liệu điện tử đại diện cho hành điện tử, kết hoạt động Chính phủ điện tử Do loại hình tài liệu mới, với tính năng, đặc điểm khác biệt so với loại văn truyền thống, sở khoa học pháp luật để quản lý tài liệu điện tử vượt giới hạn hệ thống lý luận quản lý loại hình văn truyền thống Nói cách khác, phát triển khoa học cơng nghệ địi hỏi thay đổi lý luận để giải phát sinh thực tiễn quản lý văn bản, tài liệu điện tử Chẳng hạn, quan niệm văn bản, tài liệu vật mang tin, quản lý tài liệu quản lý vật mang tin khơng cịn phù hợp tài liệu điện tử Sự thay đổi quan điểm văn bản, tài liệu vật mang tin sang quan điểm văn bản, tài liệu thông tin quản lý văn bản, tài liệu điện tử quản lý vòng đời thông tin xu chung giới nghiên cứu quản lý lĩnh vực thông tin lưu trữ toàn giới, tảng để hình thành nên lý luận mới, bổ sung cho hệ thống lý luận lưu trữ truyền thống, hoàn thiện sở lý luận cho việc quản lý tài liệu lưu trữ loại hình, định dạng khác nhau, có tài liệu lưu trữ điện tử 111 Thêm ví dụ điển hình cho cần thiết phải bổ sung lý luận cho lĩnh vực văn thư, lưu trữ vấn đề liên quan đến chữ ký cách thức ký văn Trong môi trường truyền thống, chữ ký hiểu chữ viết tay, mô tả tên ký hiệu riêng người chứng nhận dạng Chữ ký văn việc xác nhận người ký đọc, xem, đồng ý với nội dung thể thức văn Trong môi trường điện tử, chữ ký điện tử, chữ ký số “chữ viết tay”, âm thanh, hình ảnh, dấu hiệu, ký hiệu, mật mã Khi cá nhân “ký số” lên văn điện tử, tương tự việc ký văn giấy, người ký xác nhận việc đọc, xem, đồng ý với nội dung thể thức văn Trong thực tế, thật dễ dàng xác nhận chữ ký văn giấy mắt thường Tuy nhiên, chữ ký diện tử, chữ ký số nhiều trường hợp khơng lưu lại dấu vết hình ảnh hiển thị văn bản, ẩn bên hệ thống kỹ thuật xác nhận người ký văn thao tác kỹ thuật hỗ trợ phần mềm, hệ thống, máy móc Sự khác biệt lý dẫn đến sửa đổi, bổ sung lý luận văn thư, lưu trữ chuyển dịch từ truyền thống sang điện tử Bên cạnh đó, tác động khoa học cơng nghệ thúc đẩy thay đổi tích cực lý luận quản lý thông tin lưu trữ Ðặc biệt, đời Chính phủ điện tử, Chính phủ di động, Chính phủ số cách mạng cơng nghiệp 4.0 với cơng nghệ số hóa vượt trội Hầu hết thông tin giao dịch quan, tổ chức, cá nhân ngày ghi lại dạng điện tử, dạng số Ðiều khẳng định, tài liệu lưu trữ năm chủ yếu tài liệu điện tử, tài liệu số Ðể quản lý loại hình tài liệu này, việc nghiên cứu để điều chỉnh, bổ sung lý luận văn thư, lưu trữ quản lý thông tin tài liệu cần thiết cấp bách 112 Chính vậy, xét khía cạnh lý luận, việc tổ chức sử dụng văn điện tử nhiệm vụ đặt cho quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ bối cảnh xây dựng vận hành Chính phủ điện tử, Chính phủ số Tổ chức sử dụng văn điện tử nhằm cung cấp thông tin hoạt động Chính phủ, hoạt động quan, tổ chức nhà nước đến công dân cách nhanh chóng, kịp thời thơng qua phương tiện điện tử yêu cầu tất yếu Chính phủ điện tử, Chính phủ số, Chính phủ hoạt động lợi ích công dân mục tiêu Chính phủ Việt Nam đặt cho năm Qua nghiên cứu thực tế việc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội để thấy tồn tại, cần thiết phải đổi đưa giải pháp nhằm hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn điện tử Luận văn tầm quan trọng công tác tổ chức sử dụng văn điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý, bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ khác Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Từ kết đạt nêu trên, tác giả luận văn mong muốn góp phần giúp Văn phịng UBND thành phố Hà Nội thực tốt vai trò tham mưu, giúp việc UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội lãnh đạo, đạo, điều hành lĩnh vực công tác địa bàn thành phố Hà Nội Những kết nghiên cứu bước đầu cần tiếp tục bổ sung nghiên cứu, hoàn thiện phát triển, đáp ứng yêu cầu thực tiễn thời gian tới./ 113 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2019), Thơng tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức Bộ Thông tin Truyền thông (2017), Thông tư số 39/2017/TTBTTT ngày 15/12/2017 việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng CNTT quan nhà nước Bộ Thông tin Truyền thông (2017), Thông tư số 41/2017/TTBTTTT ngày 19/12/2017 quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan nhà nước Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ Chính phủ (2016), Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Chính phủ (2018), Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số Chính phủ (2019), Nghị số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 Chính phủ số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử quan hệ thống hành nhà nước Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư 114 10 Nguyễn Thị Lan Anh (2016), Giới thiệu công cụ quản lý hồ sơ cho quản trị tốt, Tạp chí Quản lý nhà nước, tháng 5/2016 11 Nguyễn Thị Lan Anh (2018), Sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước Việt Nam, Luận án Tiến sĩ Quản lý cơng, Học viện Hành Quốc gia 12 NGƯT.TS Triệu Văn Cường (2013), Tài liệu điện tử - Nhưng ưu vượt trội thách thức hành cơng tác lưu trữ thời đại, Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 2/2013 13 Nguyễn Thị Hà, Nguyễn Văn Hậu (2014), Hỏi đáp công tác văn thư, lập hồ sơ lưu trữ, Nxb Chính trị Quốc gia 14 Học viện Hành Quốc gia (2009), PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, Hành văn phịng quan nhà nước, Nxb Khoa học kỹ thuật 15 Học viện Hành Quốc gia (2009), PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, Nghiệp vụ hành văn phịng, Nxb Thống kê 16 Học viện Hành Quốc gia (2020), PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân, Tài liệu giảng môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn quản lý, Hà Nội 17 Đỗ Thị Tuyết Lan (2007), “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng quan chuyên môn UBND thành phố Hà Nội điều kiện cải cách hành hội nhập quốc tế”, Luận văn Thạc sỹ quản lý công, Học viện Hành Quốc gia 18 Phạm Phương Linh (2015), Quản lý văn môi trường mạng Văn phịng Quốc hội giai đoạn 2012-2015, tầm nhìn 2020, Luận văn Thạc sỹ Quản lý cơng, Học viện Hành Quốc gia 19 Từ Thị Kim Ngân (2018), “Ứng dụng CNTT quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý cơng, Học viện Hành Quốc gia 115 20 Tạ Tuyết Nhung (2015), “Ứng dụng CNTT quản lý văn đến Văn phịng Chính phủ”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành Quốc gia 21 Quốc hội khóa 11 (2005), Luật số 51/2005/QH11 Luật Giao dịch điện tử, Hà Nội 22 Quốc hội khóa 11 (2011), Luật số 01/2011/QH13 Luật Lưu trữ, Hà Nội 23 PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, Bài giảng Đánh giá tổ chức sử dụng văn 24 Thủ tướng Chính phủ (2018), Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước 25 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2013), Kỷ yếu Hội thảo khoa học "Quản lý tài liệu điện tử lưu trữ điện tử" 26 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2015), Kỷ yếu Hội thảo khoa học "Lập hồ sơ điện tử lưu trữ tài liệu điện tử" 27 UBND thành phố Hà Nội (2016), Quyết định số 09/2016/QĐUBND ngày 31/3/2016 UBND thành phố Hà Nội việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 28 UBND thành phố Hà Nội (2016), Quyết định số 21/2020/QĐUBND ngày 28/6/2021 việc ban hành Quy chế làm việc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội nhiệm kỳ 2016-2021 29 UBND thành phố Hà Nội (2018), Công văn số 3645/UBND-THCB ngày 09/8/2018 việc tổ chức thực Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ 116 30 UBND thành phố Hà Nội (2019), Công văn số 1550/UBND-KGVX ngày 22/4/2019 việc triển khai Chỉ thị số 02/CT/TTg ngày 23/01/2019 Thủ tướng Chính phủ 31 UBND thành phố Hà Nội (2019), Công văn số 1613/UBND-THCB ngày 24/4/2019 việc tổ chức thực gửi, nhận văn điện tử có ký số tục liên thông văn quốc gia Thành phố 32 UBND thành phố Hà Nội (2019), Cơng văn số 2261/UBND-HCTC ngày 03/6/2019 gửi Văn phịng Chính phủ, Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương việc phát hành văn điện tử (không gửi văn giấy) Trục liên thông văn quốc gia UBND thành phố Hà Nội (Áp dụng kể từ ngày 03/6/2019) 33 UBND thành phố Hà Nội (2020), Quyết định số 12/2020/QĐUBND ngày 12/6/2020 việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý điện tử quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội 34 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội (2015), Thông báo số 387/TBVP ngày 31/12/2015 việc quy trình xử lý văn hồ sơ cơng việc Văn phịng UBND thành phố Hà Nội 35 Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội (2016), Công văn số 259/VPTHCB ngày 13/01/2016 việc triển khai xử lý văn điện tử Văn phòng 36 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội (2016), Quyết định số 316/QĐ-VP ngày 18/8/2016 việc ban hành quy chế làm việc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 37 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội (2018), Công văn số 4265/VP-HCTC ngày 07/6/2018 việc gửi nhận văn điện tử 117 38 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội (2019), Công văn số 4565/VP-HCTC ngày 22/5/2019 việc đẩy mạnh ứng dụng văn điện tử có chữ ký số chun dùng Chính phủ 39 Văn phịng UBND thành phố (2019), Cơng văn số 5762/VP-THCB ngày 25/6/2019 việc triển khai thí điểm gửi, nhận văn điện tử 40 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội (2020), Công văn số 1347/VP-HCTC ngày 14/02/2020 việc hướng dẫn danh mục thực gửi, nhận văn điện tử không gửi văn giấy thành phố Hà Nội 118 ... TRẠNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Khái quát Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 2.1.1 Vị trí, chức Văn phịng UBND thành phố Hà Nội có vị trí, chức sau: - Văn. .. chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND cấp tỉnh 25 Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI 39 2.1 Khái quát Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 39 2.2 Nội. .. lý tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND cấp tỉnh Chương Thực trạng tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Chương Giải pháp hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn điện tử