Thực trạng và giải pháp trong công tác kế toán nói chung và kế toán hàng tồn kho tại Công ty Xây dựng Bưu điện

Thực trạng và giải pháp trong công tác kế toán nói chung và kế toán hàng tồn kho tại Công ty Xây dựng Bưu điện

Lời nói đầu

Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc, để có thểtồn tại và phát triển các đơn vị sản xuất kinh doanh phải đảm bảo tự chủ tronghoạt động sản xuất kinh doanh của mình và có lãi Để thực hiện đợc điều này,các doanh nghiệp phải tiến hành hạch toán kinh doanh, phải xem xét tới tất cảcác yếu tố đầu vào, đầu ra của sản phẩm hàng hoá dịch vụ

Đối với các doanh nghiệp sản xuất vật chất thì hàng tồn kho chiếm một vị tríquan hệ sản xuất trọng trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, chỉ cần một

sự biến động nhỏ về hàng tồn kho cũng làm ảnh hởng tới hoạt động sản xuấtkinh doanh, ảnh hởng tới thu nhập của doanh nghiệp Do vậy doanh nghiệp phảiquan tâm đến việc quản lý và theo dõi hàng tồn kho, đây là biện pháp hữu hiệunhất để quá trình sản xuất diễn ra liên tục góp phần tăng lợi nhuận cho doanhnghiệ Nh vậy tổ chức tốt công tác quản lý hạch toán hàng tồn kho không những

đảm bảo cho việc tính toán đầy đủ chính xác giá thành sản phẩm mà còn tác

động đến chỉ tiêu chất lợng, sản lợng lợi nhuận

Kế toán với vai trò là công cụ quản lý đắc lực, phải tính toán phản ảnh quản

lý làm sao để đáp ứng đợc yêu cầu trên

Với t cách là một sinh viên khoa kế toán, thực tập tại phòng Tài chính kế toánthống kê của công ty Xây dựng Bu điện Hà nội, trong công tác kế toán đặc biệt

là kế toán hàng tồn kho ở Công ty đã tơng đối đáp ứng đợc yêu cầu quản lý hàngtồn kho của Công ty ở một mức độ nhất định Song bên cạnh đó kế toán hàng tồnkho không thể không mắc phải những hạn chế thiếu sót, nếu hoàn thiện hơn nữacông tác kế toán này thì vai trò kế toán hàng tồn kho sẽ có hiệu quả Bởi vậytrong suốt thời gian thực tập tại Công ty em đã đi sâu tìm hiểu công tác kế toánnói chung và công tác kế toán hàng tồn kho nói riêng, tìm ra đợc những mặtmạnh mặt yếu, và mạnh dạn đề xuất một số ý kiến với mong muốn hoàn thiệnhơn nữa công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty Xây dựng Bu điện

Nội dung bản báo cáo đợc chia thành ba phần:

Phần I: Tổng quan về Công ty xây dựng Bu điện

Phần II: Đặc điểm về tổ chức kế toán ở Công ty Xây dựng Bu điện

Phần III: Một số ý kiến ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán ở Công

Em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn của Cô giáo Th.S Phạm Bích Chi,các cô chú, anh chị trong phòng kế toán Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành bảnbáo cáo này.

PHần I Tổng quan hệ về công ty xây dựng bu điện

I Lịch sử hình thành và phát triển của công ty XDBĐ.

Sau chiến dịch Hồ Chí Minh lịch sử giành thắng lợi vĩ đại mùa xuân 1975,giải phóng miền nam thống nhất đất nớc Cả nớc chuyển sang thời kỳ hàn gằnvết thơng chiến tranh, xây dựng lại đất nớc

Thời kỳ này đòi hỏi thông tin Bu điện phục vụ đảng, nhà nớc, phục vụnhân dân càng phải đợc nhanh chóng phát triển theo hớng hiện đại Các côngviệc xây dựng lại mạng lới truyền dẫn, xây dựng các trung tâm Bu điện tỉnhhuyện, các nhà cơ vụ nhà ở, nhà làm việc, các cơ sở lắp đặt tổng đài bị chiếntranh tàn phá với khối lợng xây dựng khổng lồ, phải đợc nhanh chóng bắt tayvào xây dựng Trớc tình hình đó Tổng cục Bu điện thấy cần thiết phải thành lậpmột công ty chuyên ngành trực thuộc Tổng cục để đủ sức thực hiện các nhiệm vụnói trên

Công ty Xây dựng nhà Bu điện đã đợc ra đời trong bối cảnh đó Ngày30/10/1976 Tổng cục trởng Tổng cục Bu điện ký quyết định số 1948/QĐ thànhlập công ty xây dựng nhà Bu điện và quyết định số 1949/QĐ quy định nhiệm vụcủa Công ty xây dựng nhà Bu điện

Công ty xây dựng nhà Bu điện đợc thành lập trên cơ sở hợp nhất các đơn

vị xây dựng của ngành là: đội xây dân tộcựng nhà cửa, đội sản xuất gạch Tam

đảo, và bộ phận tự làm thuộc Ban thiết kế I Cục kiến thiết cơ bản Tổng cục Bu

điện

Sau nhiều năm thay đổi trụ sở làm việc từ khu ba tầng Thọ Lão đến TrạiGăng để ổn định viẹc chỉ đạo sản xuất, năm 1987 đợc Tổng cục đầu t Công ty đãnhanh chóng khởi công xây dựng nhà chỉ đạo sản xuất và nhà kho 3 tầng tạiPháp Vân - Thanh Trì (Công trình do công ty tự thiết kế và thi công), là trụ sởchính của công ty hiện nay Đến năm 1996 Công ty đổi tên thành Công ty Xâydựng Bu Điện Trong thời kỳ này Công ty đã tham gia xây dựng các công trìnhlớn của ngành nh tuyến vi ba băng rộng Hà Nội - Thành phố Hồ Chí Minh, đàiphát sóng Trung Đồng Hới, cá trung tâm Bu điện tỉnh huyện của các tỉnh LạngSơn, Cao Bằng, Sơn La các cơ sở đào tạo và nghiên cứu của ngành ở phía Bắc

Ngay sau khi thành lập, lãnh đạo công ty đã bắt tay ngay vào tổ chức lực ợng, triển khai đội hình thi công để thực hiện những nhiệm vụ nóng bỏng củangành giao Trong một thời gian ngắn với kinh nghiệm cha nhiều nhng Công ty

l-đã triển khai xây dựng một loạt nhà làm việc tại 18 Nguyễn Du Hà Nội cơ quanTổng cục Bu điện, các khu nhà ở tại Tân Mai, Trại Găng, Yên Viên, Đồng thờitriển khai xây dựng các nhà cơ vụ, lắp đặt tổng đài, lắp đặt máy phát tại C27Ninh Bình, Cao Bằng, xay dựng trạm Vi- Ba Núi Tháp Nam Hà, xây dựng cáchầm đặt máy phát tại Lạng Sơn Cuối những năm 1980 Công ty đã đợc lãnh đạotổng cục giao cho nhiệm vụ gấp rút xây dựng tuyến thông tin Vi Ba phục vụ chochiến đấu bảo vệ biên giới nh tuyến Hà nội- Thái nguyên- Bắc cạn- Cao bằng vàtuyến Hà nội- Hà bắc- Lạng sơn góp phần đắc lực cho Ngành và Trung ơng chỉ

đạo công cuộc bảo vệ biên giới, phát triển văn hoá và đời sống các dân tộc vùngcao

Từ năm 1986 các Doanh nghiệp cùng toàn bộ nền kinh tế từng bớc đợc mởcửa Đây cũng là giai đoạn ngành Bu điện thực hiện chiến lợc hiện đại hoá vàtăng tốc, từng bớc góp phần phá thế bao vây cấm vận của Mỹ, tranh thủ vốn vàcông nghệ hiện đại nhất của nớc ngoài để hiện đại hoá mạng lới viễn thông.

Với Công ty Xây dựng Bu Điện từ năm 1986 Công ty đã sắp xếp lại bộmáy, tinh giảm biên chế, tăng cờng cán bộ giỏi cho công tác quản lý và chỉ đạosản xuất,hợp lý hoá dây chuyền sản xuất, công ty thực hiện phơng thức khoán

đến từng đơn vị và ngời lao động, tạo ra đợc sự chủ động năng động sáng tạotrong sản xuất kinh doanh

Thực hiện chiến lợc tăng tốc hiện đại hoá Bu chính viễn thông của ngành

Bu Điện, trong một thời gian ngắn công ty đã triển khai xây dựng các nhà đặtmáy phát sóng Trung Đồng Hới, cải tạo đài Quế Dơng, Mễ Trì , cải tạo khu pháthình Tam Đảo

Nhiều tuyến vi ba liên tỉnh và nội địa mà các trạm đợc đặt trên núi caohàng mét đã đợc công ty thi công phục vụ cho thông tin Miền núi nh tuyến Vi ba

Hà Nội- Hoà Bình- Tuyên Quang- Hà Giang, tuyến Vi ba nội tỉnh Sơn La: SôngMã, Thuận Châu, tuyến Vi ba Na Rì Bắc cạn ,tuyến Chiêm hoá Na Hang Công

ty đã hoàn thành xuất sắc trong việc xây dựng công trình tuyến thông tin cápquang Hà Nội Thành Phố Hồ Chí Minh Trong chiến lợc phát triển công nghệviễn thông của ngành, công ty đã tích cực tham gia và hoàn thành nhiều côngtrình đòi hỏi tiến độ thi công nhanh, chất lợng cao nh tổng đài quốc tế: AXE 103

Hà Nội, AXE 105 Đà Nẵng, các nhà máy liên doanh sản xuất cáp sợi quang ,cáp đồng, lắp ráp tổng đài dới sự giám sát kỹ thuật khắt khe của chuyên gia n-

ớc ngoài Công ty tích cực tham gia và hoàn thành tất cả các chơng trình về nhà

ở của ngành, chơng trình xây dựng cơ sở vật chất cho công tác nghiên cứu đàotạo, đã xây dựng hoàn chỉnh khu trờng Công Nhân Bu ĐiệnI Nam Hà, trung tâm

đào tạo Bu Chính Viẽn Thông I, viện nghiên cứu Khoa Học Kỹ Thuật Bu Điện

II đặc điểm hoạt động kinh doanh.

1 Chức năng hoạt động.

Công ty xây dựng Bu điện là một công ty thuộc ngành Xây dựng cơ bảnnên nó cũng mang đầy đủ những công năng và nhiệm vụ của ngành xây dựng cơbản nói chung Bên cạnh đó cũng là một công ty thuộc chuyên ngành Bu điệnnên cũng có chức năng nhiệm vụ riêng cụ thể là

- T vấn thiết kế các công trình dân dụng, công nghiệp Bu Chính Viễn Thông

điện, điện tử, thông gió và điều hoà cấp thoát nớc, trang trí nội thất

- Xây dựng các trung tâm Bu điện tỉnh huyện, các nhà cơ vụ, các nhà máysản xuất thiết bị Bu Chính Viễn Thông, các nhà máy lắp đặt tổng đài, các nhàtrạm, cột phao phục vụ truyền dẫn thông tin

- Sản xuất và xây dựng các sản phẩm nhựa dùng trong xây dựng và BCVTgồm:

+ ống nhựa sóng các loại dùng để bảo vệ cáp ngầm, cáp quang, cáp điện,cáp thoát nớc

+ Các loại thanh profail, các loại nhà nhựa, các loại cửa nhựa nhiều màu cólõi thép theo tiêu chuẩn Việt Nam và tiêu chuẩn Châu Âu.

2 Những yếu tố ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty.

- Do Công ty xây dựng Bu điện là một công ty trực thuộc Tổng cục Buchính viễn thông nên hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc chủ yếu vàoquá trình phát triển của lĩnh vực Bu chính viễn thông Các công trình mà công tythực hiện phần lớn là các công trình phục vụ cho hoạt động của ngành BCVT nhcác tuyến đờng cáp thông tin, các trung tâm đào tạo công nhân viên, văn phònglàm việc trong khi đó tỉ lệ đấu thầu ra ngoài ngành còn rất hạn chế Với những

đặc điểm trên thì hoạt động kinh doanh của Công ty phụ thuộc rất lớn vào chiếnlợc phát triển của ngành và quy mô của ngành BCVT

- Bên cạnh đó, Công ty xây dựng Bu điện cũng mang đầy đủ các đặc điểmcủa một doanh nghiệp xây lắp do đó nó cũng chịu ảnh hởng bởi sự phát triểnchung của cả ngành xây lắp mà một trong những yếu tố ảnh hởng tới sự pháttriển đó có thể kể đến là chính sách phát triển của nhà nớc, phụ thuộc vào sựphát triển kinh tế của quốc gia

- Sản phẩm của công ty cố định tại nơi sản xuất còn cấc điều kiện sản xuấtphải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm Đặc điểm này làm cho công tácquản lý, sử dụng hạch toán tài sản, vật t rất phức tạp do ảnh hởng của điều kiệnthiên nhiên, thời tiết và dễ mất mát, h hỏng Do vậy công tác kế toán phải tổchức tốt quá trình hạch toán ban đầu Căn cứ vào các chứng từ kế toán để giảiquyết thiệt hại xảy ra Mặt khác kế toán phải thờng xuyên tiến hành kiểm kêvật t, tài sản để phát hiện h hỏng, sai phạm một cách kịp thời

- Sản phẩm sau khi hoàn thành không thể nhập kho mà đợc tiêu thụ ngaytheo giá dự toán hoặc giá đấu thầu đã thoả thuận với đơn vị chủ đầu t do vậytính chất hàng hoá của sản phẩm không đợc thể hiện rõ

- Thời gian sử dụng sản phẩm xây lắp lâu dài đòi hỏi công trình phải có chấtlợng bảo đảm Đặc điểm này đòi hỏi công tác kế toán phải đợc tổ chức tốt sao cho chất lợng sản phẩm nh dự toán thiết kế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bàn giao công trình, ghi nhận doanh thu và thu hồi vốn

3 Thị trờng của Công ty.

Công ty thực hiện nhiệm vụ xây dựng các công trình chuyên ngành Buchính- Viễn thông và sản xuất các sản phẩm nhựa Đối với sản phẩm xây lắp,công trình thi công ở đâu thì các xí nghiệp chịu trách nhiệm mua vật t, thuê nhâncông phục vụ thi công ở đó Còn đối với máy móc, vật t, thiết bị phục vụ thi công

và kinh doanh thì do Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp nhập khẩu haymua trên thị trờng cung cấp cho các xí nghiệp

Công ty chủ yếu thực hiện các công trình thuộc các bu điện tỉnh, huyện từbắc vào nam bao gồm các công trình do công ty giao các đơn vị thi công và docác đơn vị tự tìm kiếm.Sau đây là một số công trình thi công năm 2000:

1) Nhà bu điện Kinh Môn, Hải Dơng

2) Cải tạo bu điện Bắc Giang

3) Cải tạo nhà bu điện hệ I Thái Nguyên

4) Nhà bu điện Hàm Yên, Tuyên Quang

5) Mạng điện thoại thẻ bu điện Hng Yên

4 Quan hệ của Công ty với các bên liên quan.

Công ty xây dựng Bu điện là một đơn vị hạch toán độc lập do đó cũng có quan

hệ độc lập với cơ quan thuế và ngân hàng

- Quan hệ với Ngân hàng: Công ty tự chịu trách nhiệm về những khoản vay

của Công ty mà không đợc bất kì một cơ quan nào bảo lãnh Quy mô vốn vay Ngân hàng của Công ty năm 2003 là 43.975946060 đồng và công ty sẽ tự chịu trách nhiệm về khoản vay này mà không đợc bảo lãnh của bất kì cơ quan nào kể cả Tổng công ty Bu chính viễn thông

- Quan hệ với cơ quan thuế: Công ty xây dựng Bu điện là đơn vị hạch toán

thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và tự mình nộp tất cả các khoản thuế chocơ quan thuế mà không qua một cơ quan nào khác do đó Công ty tự chịu tráchnhiệm về việc hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế của mình Tình hình thực hiệnnghĩa vụ với cơ quan thuế năm 2003 đợc thể hiện ở một số chỉ tiêu sau: Tổng sốcác khoản phải nộp cho cơ quan thuế năm 2002 là: 3.032.543.549 đồng đạt92.71% so với kế hoạch

Chỉ tiêu giao nộp ngân sách giảm là do các chính sách u đãi đầu t nên các sảnphẩm công nghiệp giảm 50% thuế doanh thu và 100% Thuế lợi tức

Đến năm 2003 doanh thu đạt 127.752 triệu đồng tăng 4.3% so với kếhoạch và tăng trởng so với năm 2002 là 31.3% Thu về tài chính đạt 11.753.889

đồng các khoản nộp ngân sách 553.667.080 đồng đạt 61.39%.

III đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

1 Đặc điểm tổ chức lao động của Công ty.

Công ty Xây dựng Bu Điện với tổng số lao động chính thức hiện có là 341 ngời trong đó nhân viên quản lý 94 ngời chiếm gần 1/3 tổng số CBCNV.Là một Công ty có quy mô không lớn lắm về số lợng lao động chính thức tức là những lao động có hợp đồng lao động từ 1 năm trở lên Nhng lại là một công ty có số l-ợng lao động hợp đồng trong thời gian dới 1 năm là rất lớn do đặc thù của lĩnh vực kinh doanh của Công ty có sản phẩm ở khắp các địa phơng do đó việc sử dụng lao động địa phơng là rất nhiều mỗi khi Công ty tiến hành hoạt động xây lắp tại địa phơng đó Điều này ảnh hởng không nhỏ tới công tác quản lý lao độngcủa Công ty Cũng do việc thay đổi lao động thờng xuyên nên việc đào tạo lao

động là không thể tiến hành thờng xuyên và có chất lợng cao Điều này dẫn đến trình độ chuyên môn không đồng đều của những ngời lao động và có thể ảnh h-ởng trực tiếp tới chất lợng của công trình Đây là một khó khăn của Công ty xây dựng Bu điện nói riêng và của doanh nghiệp xây lắp nói chung xong đó cũng là một thuận lợi vì Công ty có thể tận dụng đợc những lao động nhàn rỗi tại địa ph-

ơng điều này góp phần giải quyết công ăn việc làm cho xã hội đồng thời góp phần giảm giá hành sản xuất của công trình.

2 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty.

Trong khi chuyển đổi cơ chế quản lý từ bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự

điều tiết của nhà nớc, những năm 1989-1990-1991 ngành XDCB gặp rất nhiềukhó khăn Thời kỳ này có hàng trăm công ty xây lắp không có việc làm , hàngchục vạn công nhân ngành xây dựng phải nghỉ việc Nhng công ty xây dựng Bu

điện vẫn tìm đủ việc làm ổn định cho CBCNV, nâng cao thu nhập cho ngời lao

động Đồng thơi chuyển đổi cơ chế quản lý, sắp xếp lại bộ máy sản xuất để thíchứng với tình hình mới Công ty đã tổ chức sắp xếp lại lực lợng lao động và bộmáy điều hành sản xuất kinh doanh kiện toàn, tăng cờng đội ngũ cán bộ chỉ huy,cán bộ quản lý có trình độ chuyên sâu vào vị trí thích hợp

Ngoài các đơn vị sản xuất trực thuộc đợc thành lập theo quyết định của Tổngcục, công ty còn thành lạp thêm các ban chỉ huy công trình để thi công nhữngcông trình ở tỉnh xa, nh ban chỉ huy 02, 03, 06 Thành lập thêm 3 xí nghiệp trongcác lĩnh vực: xây dựng nhà Bu điện, xây lắp nội thất và công trình thông tin.Thành lập phòng kinh doanh xuất nhập khẩu nhằm trực tiếp xuất nhập khẩumáy móc vật t thiết bị hoàn chỉnh, các thủ tục để tổ chức bộ máy quản lý điềuhành sản xuất của hai đơn vị mới là:Nhà máy nhựa Bu điện và xí nghiệp Xâydựng Bu điện II để đảm bảo theo kế hoạch của công ty từ quý I năm 1999

Bên cạnh đó Công ty còn mở chi nhánh văn phòng đại diện ở phía Nam đóngtại Thnàh PHố Hồ Chí Minh, chi nhánh này hoạt động trên tất cả các lĩnh vực màCông ty hoạt động, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban lãnh đạo Công ty

Công ty đã sắp xếp bộ máy quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh nh sau:Bốn phòng quản lý nghiệp vụ và 9 đơn vị sản xuất, đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

- Phó giám đốc là ngời giúp việc cho giám đốc, quản lý, điều hành một hoặcmột số lĩnh vực hoạt động cả công ty theo phân công của giám đốc, chịu tráchnhiệm trớc giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công.

- Phòng TC-KTTK làm tham mua cho giám đốc trong lĩnh vực TC-KTTK.Phòng TC-KTTK có chức năng tổ chức, quản lý và sử dụng toàn bộ tài sản, vật t,tiền vốn của công ty, cung cấp số liệu kịp thời giúp giám đốc lãnh đạo, điều hànhhoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, thực hiện chế độ lơng, phúc lợi vàbảo quản lu trữ hồ sơ TC-KTTK theo đúng pháp luật

- Phòng Kinh tế - kỹ thuật có nhiệm vụ quản lý kỹ thuật chất lợng các côngtrình, quản lý về an toàn lao động, quản lý đào tạo và sáng kiến cải tiến kỹ thuật,phối hợp với các phòng ban trong công ty thực hiện trình tự các xây dựng cơ bản,các hợp đồng, tạo điều kiện cho các đơn vị hoàn thành kế hoạch

- Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp mua máy móc, vật t, thiết bịphục vụ thi công và kinh doanh trong lĩnh vực vật t thiết bị

XN

XD nhà

b u

điện I

XN

XD nhà b

u điện II

XN Công trình thông tin

Nhà máynhựa

b u điện

Các ban CH

02,

03, 06

- Phòng Tổ chức hành chính có chức năng tham mu cho giám đốc trong côngtác quản lý, điều hành, đảm bảo tính thống nhất liên tục, có hiệu lực trong hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty

- Các xí nghiệp sản xuất của công ty hoạt động theo cơ chế khoán vốn và thoe

điều lệ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, chủ yếu thi công các côngtrình do công ty giao và công trình do xí nghiệp tự tìm kiếm

- Các ban chỉ huy do giám đốc công ty thành lập để quản lý, xây dựng côngtrình cụ thể nào đó và sau khi thanh quyết toán, bàn giao công trình , ban chỉ huychấm dứt hoạt động nếu không có công trình để quản lý hoặc không đạt các yêucầu về chất lợng kỹ thuật, không thực hiện đúng các quy định về quản lý lao

IV Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.

1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh.

- Hoạt động kinh doanh của Công ty đợc diễn ra dới điều kiện sản xuấtthiếu tính ổn định, luôn biến đổi theo địa điểm và giai đoạn thi công Do vậyphải luôn thay đổi, lựa chọn phơng án thi công thích hợp về mặt tiến độ và kỹthuật

- Chu kỳ sản xuất kinh doanh kéo dài làm cho nguồn vốn đầu t bị ứ đọngnên Công ty rất dễ gặp phải rủi ro ngẫu nhiên theo thời gian nh: Hao mòn vôhình, điều kiện tự nhiên

- Sản phẩm của Công ty thờng đợc tiến hành theo đơn đặt hàng theo từng ờng hợp cụ thể Vì vậy công tác sản xuất mang tính cá biệt cao và chi phí lớn

tr Quá trình sản xuất diễn ra trên một phạm vi hẹp với số lợng công nhân vàvật liệu lớn Đặc điểm này đòi hỏi tổ chức công tác xây lắp phải có sự phối hợp

đồng bộ và chặt chẽ giữa các bộ phận và giai đoạn công việc

Do đó Công ty không thể áp dụng y nguyên chế độ hạch toán chi phí sảnxuất và tính giá thành sản phẩm nh Bộ Tài chính ban hành mà phải vận dụngcho phù hợp Một mặt chế độ kế toán áp dụng công ty vẫn tôn trọng các quy

định hiện hành của Nhà nớc về Tài chính kế toán, đảm bảo thống nhất về kết cấu

và nguyên tắc hạch toán của chế độ kế toán Công ty Mặt khác, đợc bổ sung,hoàn thiện phù hợp với các quy định hiện hành của cơ chế tài chính, phù hợp với

đặc điểm của sản xuất sản phẩm của Công ty, thoả mãn yêu cầu quản lý đầu t

và xây dựng Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp đã đợc bộ Tàichính ký ban hành chính thức taị quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ngày16/12/1998 và Công ty Xây dựng Bu điện đã vận dụng rất đúng và sáng tạoquyết định trên.

2 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty một số năm gần

đây.

Ta có thể thấy rõ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty một sốnăm gần đây qua một số chỉ tiêu tài chính của các năm 1999,2000,2001 và gần

đây nhất là hai Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của hai năm

2002 và 2003 (Mời xem bảng 01,02,03,04,05 Phần phụ lục)

Nhờ có những bớc đi đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công

ty đạt đợc sự phát triển ổn định Điều đó thể hiện qua các chỉ tiêu kinh tế sau:

83.959.382.0972.484.101.1323.218.411.224

84.609.349.6031.701.762.1573.349.953.756

Thông qua số liệu có đợc ở bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh

ba năm 2001, 2002, 2003 ta có thể rút ra một số chỉ tiêu sau đây qua đó để thấy

đợc sụ lớn mạnh không ngừng của Công ty qua các năm:

PHần II Đặc điểm về tổ chức kế toán ở Công ty xây dựng

b-u điện

I đặc điểm tổ chức kế toán ở công ty

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty

Công ty Xây dựng bu điện có loại hình sản xuất phức tạp trên thị trờngrộng cả nớc do đó tổ chức quản lý đợc theo dõi đến từng xí nghiệp Bộ máy kếtoán gồm hai cấp: Kế toán tại công ty và kế toán tại các xí nghiệp

Kế toán tại các xí nghiệp có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán tại

xí nghiệp Kế toán tập hợp chứng từ phát sinh tại các đội trực thuộc xí nghiệp vàcác bộ phận có liên quan ddể ghi vào sổ kế toán cần thiết Định kỳ (theo quý)gửi báo cáo về phòng TC-KTTK của công ty

Kế toán công ty tập hợp chứng từ phát sinh ở các phòng ban, các xí nghiệptrực thuộc công ty và các bộ phận có liên quan để ghi chép vào sổ kế toán cầnthiết Sau đó chuyển cho bộ phận kế toán liên quan hạch toán, vào các sổ chi tiết,

sổ tổng hợp và lập các báo cáo tài chính

Sơ đồ 02: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán nh sau:

Trong đó :

- Kế toán trởng : Phụ trách chung phòng TC-KTTK, chỉ đạo tổ chức hớng

dẫn và phân công việc trực tiếp tới từng nhân viên kế toán, kiểm tra toàn bộ côngtác kế toán trong công ty Kế toán trởng chịu trách nhiệm trớc giám đốc và cơquan tài chính cấp trên về các vấn đề liên quan đến tài chính công ty

- Kế toán tổng hợp và kế toán phó có nhiệm vụ đôn đốc các nhân viên xử lý

những công việc khác của kế toán trởng, tổng hợp các báo cáo của các đơn vị vàlập báo cáo tài chính

Kế toán ngân hàng và công nợ: Theo dõi tiền vay, tiền gửi, làm các thủ tục

vay, trả ngân hàng đúng thời hạn, đẩm bảo an toàn về vốn, theo dõi công nợ phátsinh, lập báo cáo chi tiết các khoản nợ, theo dõi và thanh toán kinh phí giữa công

thành sản phẩm

Kế toán tiền mặt, TSCĐ Kế toán tiền l ơng, BHXH,

BHYT, KPCĐ

Kế toán NVL, CCDC, giá thành sản phẩm làm nhiệm vụ theo dõi biến

động NVL, CCDC, lập phiếu xuất, nhập NVL,CCDC, tập hợp chi phí tính giáthành sản phẩm.

Kế toán tiền mặt, TSCĐ làm nhiệm vụ lập phiếu thu chi tiền mặt theo lệnh,

quản lý quỹ tiền mặt, cân đối, đối chiếu với kế toán ngân hàng về tiền vay, kếthợp phong Tổ chức hành chính thanh tra kiểm kê quỹ, theo dõi biến động TSCĐ,trích khấu hao TSCĐ

- Kế toán tiềnlơng, BHXH, BHYT, KPCĐ: tính lơng và trích BHXH, BHYT,

KPCĐ theo đúng chế độ

- Thủ kho: Theo dõi nhập, xuất vật t, hàng hoá, thành phẩm.

- Thủ quỹ: Thực hiện thu, chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi, bảo quản

quỹ và thực hiện kiểm kê quỹ hàng tháng

2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán ở Công ty.

2.1 Đặc diểm vận dụng chứng từ kế toán.

* Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/01/N đến 31/12/N

* Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Công ty sử dụng đồng Việt Namtheo tỷ giá của Ngân hàng ngoại thơng

* Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức chứng từ ghi sổ

2.2 Đặc điểm vận dụng tài khoản kế toán.

Trong công tác kế toán công ty sử dụng tất cả các tài khoản trong "Danh mục hệthống tài khoản kế toán doanh nghiệp" ban hành năm 1999 Hầu nh không sửdụng tài khoản ngoài bảng

* Kế toán vật t hàng hoá: Đánh giá theo giá mua thực tế:

Giá vật t hàng hoá nhập kho = Giá mua + Chi phí mua + thuế NK (nếu có) Chiết khấu giảm giá hàng mua

Giá vật t hàng hoá xuất kho = Số lợng xuất kho  Đơn giá

+ Đơn giá xác định theo phơng pháp bình quân liên hoàn

Giá VTHH trớc khi xuất + Giá VTHH sau từng lần nhập

Đơn giá =

SL VTHH trớc khi xuất + SL VTHH sau từng lần nhập

Công ty áp dụng phơng pháp “Kê khai thờng xuyên” để hạch toán hàng tồnkho, và áp dụng phơng pháp “Ghi thẻ song song” để hạch toán chi tiết hàng tồnkho

*Tài sản cố định :

Nguyên tắc đánh giá TSCĐ:

TSCĐ mua mới = Giá mua + chi phí mua + chi phí khác

Nếu nhập khẩu : TSCĐ mua mới = giá mua + thuế + chi phí mua + chi phí khác

Phơng pháp khấu hao áp dụng: Công ty đã trích khấu hao cơ bản theo tỷ lệquy định của thông t 1062/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ tài chính

Công ty không sử dụng tài khoản tính trích dự phòng

2.3 §Æc ®iÓm vËn dông sæ s¸ch kÕ to¸n.

HiÖn nay, C«ng ty X©y dùng bu ®iÖn ®ang ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸nchøng tõ ghi sæ Ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph¬ng ph¸p kª khai th-êng xuyªn vµ nép thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ

H×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ ®ang ¸p dông t¹i c«ng ty cã c¸c lo¹i sæ sau:

- Chøng tõ ghi sæ

- Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ

- Sæ c¸i

- C¸c sæ chi tiÕt

Sơ đồ 03: Trình tự ghi sổ hạch toán kế toán theo hình thức CT- GS của công ty

ở công ty, do áp dụng máy vi tính vào xử lý số liệu kế toán nên khi nhập số liệuvào máy, máy tính sẽ tự động vào các sổ chi tiết, sổ cái và lập các bảng cân đốitài khoản, bảng cân đối phát sinh do đó công ty không thực hiện đúng theo trình

tự ghi sổ mà Bộ tài chính qui định: Định kỳ, căn cứ vào chứng từ gốc và bảngtổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập CT-GS, căn cứ vào CT-GS để vào Sổ

ĐKCTGS, sau đó ghi vào Sổ cái ở công ty kế toán chỉ vào Sổ ĐKCTGS vàocuối mỗi quí Sổ ĐKCTGS chỉ có tác dụng đăng kí các nghiệp vụ kinh tế phátsinh, quản lý CT-GS và để thuận tiện trong công tác tìm kiếm, kiểm tra chứng từ

Sổ ĐKCTGS không có tác dụng đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh

2.4 Đặc điểm vận dụng báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo mà công ty áp dụng là:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Thuyết minh báo cáo tài chính

- Báo cáo lu chuyển tiền tệ

ii đặc điểm tổ chức các phần hành kế toán ở công ty

Công tác kế toán tại Công ty XDBĐ thực hiện đúng với chức năng của một đơn

vị hạch toán độc lập sản xuất kinh doanh Và tất nhiên công tác kế toán các phầnhành kế toán tại Công ty đều có những đặc điểm chung giống nh các doanhnghiệp sản xuất kinh doanh khác, nhng nó vẫn có những nét đặc thù của mộtdoanh nghiệp sản xuất chủ yếu phục vụ cho ngành Bu điện Qua quá trình tìmhiểu Công ty, những phần hành chủ yếu mà kế toán xem xét là: Kế toán về chiphí nguyên vật liệu, chi phí về tiền lơng, bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế, kinhphí công đoàn, chi phí về khấu hao tài sản cố định, chi phí sản xuất và tính giáthành sản phẩm, kết quả tiêu thụ Tất cả các phần hành kế toán đó đều đợc thựchiện đầy đủ, đáp ứng yêu cầu hạch toán của Công ty

1 Kế toán vật liệu và công cụ lao động.

1.1 Đặc điểm:

Trong doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu và công cụ dụng cụchiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất Vật liệu tham giavào một chu kì sản xuất kinh - doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đ ợcchuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kì Còn công cụ, dụng cụ có vaitrò tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh

Trong Công ty XDBĐ, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm vị trí quantrọng nhất trong quá trình tạo ra sản phẩm vì đặc điểm của doanh nghiệp làdoanh nghiệp sản xuất Việc mua sắm cụ thể giao cho Xí nghiệp hoặc nhận đợc

từ bên khách hàng đều đợc hạch toán cụ thể Do vậy công việc quản lý cácchứng từ hoá đơn về thu mua hoặc nhận nguyên vật liệu , công cụ, dụng cụ đều

đợc theo dõi chặt chẽ

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc kế toán tính nh sau:

+ Giá trị NVL mua vào = Giá mua cha có thuế GTGT + Chi phí vận chuyển

(Doanh nghiệp tính thuế theo phơng pháp khấu trừ)

Do đơn vị mua vật t về sử dụng ngay nên không qua kho, vì vậy giá trịthực tế nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất đợc tính theophơng pháp cả kỳ dự trữ :

Giá thực tế VL xuất dùng = Số lợng VL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân

Trong đó giá đơn vị bình quân đợc tính nh sau:

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kì và nhập trong kỳ Giá đơn vị bình quân =

Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp sử dụng cácloại tài khoản sau: TK 152, TK 153, TK 141, TK 331, TK 621, TK 112…

Tài khoản 152 có tên gọi là nguyên liệu, vật liệu có tác dụng dùng để theodõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thựctế

+ Hoá đơn giá trị gia tăng

+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

- Sổ sách:

Ngoài ra các chứng từ gốc còn đợc kế toán Xí nghiệp dùng để lập sổ chitiết vật t và sổ tổng hợp chi tiết vật t.

Cuối quý kế toán khoá sổ tính ra tổng số tiền của nguyên vật liệu nhậpxuất, tồn phát sinh trong quý trên sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ , tính ra tổng sốphát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số d của tài khoản 152 và tài khoản 153trên sổ cái Căn cứ vào sổ cái để lập Bảng cân đối tài khoản

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Sổ tổng hợp chitiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập các Báo cáo Kế toán.Nguyên tắc đối chiếu ở đây là phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phátsinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối tài khoản phải bằng nhau vàbằng tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Tổng số d Nợ vàtổng số d Có của các tài khoản trên Bảng cân đối tài khoản phải bằng nhau, và số

d của từng tài khoản trên bảng cân đối tài khoản phải bằng số d của từng tàikhoản tơng ứng trên Sổ tổng hợp chi tiết

2 Kế toán tài sản cố định:

2.1 Đặc điểm:

Chứng từ kế toán liên quan

Sổ chi tiết vật t

Sổ tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái TK

152, 153

Bảng cân đối Tài khoản

Sổ đăng kí

CTGS

Tài sản cố định là những t liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụnglâu dài Khi tham gia vào quá trình sản xuất - kinh doanh, tài sản cố định bị haomòn dần và giá trị của nó đợc chuyển dịch từng phần vào chi phí kinh doanh.Khác với đối tợng lao động, tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ kinhdoanh và giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc h hỏng.

Việc tính giá trị hao mòn, Công ty Xây dựng bu điện áp dụng phơng phápkhấu hao tài sản cố định theo đờng thẳng và tỷ lệ khấu hao đợc tính nh sau:

Mức khấu hao =

Thời gian sử dụng

Việc tính khấu hao để kế toán phân bổ giá trị hao mòn của tài sản cố địnhchuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Hạch toán hao mòn tài sản cố định đợc phản ánh trên tài khoản 214 “ Haomòn tài sản cố định”

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hao mòn của toàn bộ tài sản cố

định trong doanh nghiệp

Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm giá trị hao mòn của tài sản cố

TK 214 gồm có 3 tài khoản cấp hai:

TK 2141: Hao mòn tài sản cố định hữu hình

TK 2142: Hao mòn tài sản cố định thuê tài chính

+ Biên bản thanh lý tài sản cố định

+ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

+ Biên bản đánh giá lại tài sản

+ Ngoài ra còn có các chứng từ khấu hao TSCĐ là các bảng tính và phân bổ khấuhao

- Sổ sách gồm có:

+ Sổ Tài sản cố định

+ Bảng tăng giảm tài sản cố định

+ Bảng tính và phân bổ khấu hao

Ghi cuối quý:

Đối chiếu luân chuyển:

Giải thích:

Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc về tăng giảm và khấu haoTSCĐ để kế toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ

Đăng kí chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi vào sổ Cái TK 211, 212, 213,

214 Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghivào các thẻ TSCĐ, Sổ chi tiết TSCĐ

Cuối tháng kế toán khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ tăng,giảm, khấu hao TSCĐ phát sinh trong tháng trên sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ, tínhtổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của từng tài khoản trên sổ cái.Căn cứ vào sổ cái để lập Bảng cân đối tài khoản

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái TK 211, 212, 213,

214 và Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ đợc dùng để lập các báo cáo kếtoán

Qua công tác kế toán tài sản cố định tại Công Xây dựng bu điện ta thấytình hình biến động của tài sản cố định trong ngày là ít Do vậy mà Công ty chỉtập trung vào cuối quý mới thống kê để lên sổ kế toán Mặc dù thời gian thống

kê tài sản cố định quá ít nhng cuối quý mới vào sổ thì công việc tồn tại lại quálớn Vì vậy công việc lên sổ kế toán phải rút ngắn hơn để đảm bảo cho việc tínhkhấu hao tài sản cố định

3 Kế toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn 3.1 Đặc điểm:

- Tiền lơng chính là phần thù lao lao động đợc biểu hiện bằng tiền màdoanh nghiệp trả cho ngời lao động căn cứ vào thời gian, khối lợng công việc vàchất lợng công việc của họ Về bản chất, tiền lơng chính là biểu hiện bằng tiềncủa giá cả sức lao động Mặt khác tiền lơng còn là đòn bẩy kinh tế để khuyếnkhích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của ngời lao

động đến kết quả công việc của họ, tiền lơng chính là một nhân tố thúc đẩy năngsuất lao động Vì vậy chính sách chi trả tiền lơng của doanh nghiệp rất quantrọng bởi vì nó ảnh hởng gián tiếp đến năng suất lao động của mỗi công nhânviên trong doanh nghiệp

- Tiền lơng gắn liền với thời gian lao động và kết quả lao động mà côngnhân viên đã bỏ ra Tiền lơng chính là nguồn thu nhập chủ yếu của ngời lao

động, ngoài tiền lơng để đảm bảo tái tạo sức lao động và cuộc sống lâu dài chongời lao động, theo chế độ tài chính hiện hành, công nhân viên chức còn đợc h-

ởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó có trợ cấp bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế.

- Các khoản trích theo lơng nh BHXH, BHYT, KPCĐ cũng đợc Công tyXDBĐ tính theo đúng chế độ hiện hành là nộp cho nhà nớc 25% trong tổng sốtiền lơng phải trả cho công nhân viên, trong đó có 6% trừ vào lơng của côngnhân viên và 19% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty

- Hiện tại Công ty đang áp dụng hai hình thức trả lơng cơ bản đó là: hìnhthức trả lơng theo thời gian và hình thức trả lơng theo khối lợng sản phẩm Tơng

đơng với hai chế độ trả lơng đó là hai hình thức tiền lơng cơ bản:

+Hình thức trả lơng theo thời gian: Đợc tính theo thời gian làm việc cấp bậc kỹthuật, thang bảng lơng của ngời lao động Theo hình thức này tiền lơng phải trả

+ Hình thức trả lơng theo sản phẩm: Là hình thức trả lơng cho ngời lao động căn

cứ vào số lợng, chất lợng của sản phẩm mà ngời lao động làm ra và đơn giá mộtcông đoạn Tiền lơng trả theo sản phẩm cho ngời công nhân đợc Công ty tính nhsau:

Tiền lơng sản phẩm = Số sản phẩm hoàn thành nhập kho x Đơn giá một công

Kết cấu:

Bên Nợ:

- Phản ánh các khoản khấu trừ vào tiền lơng của công nhân viên

- Tiền lơng và các khoản khác đã trả cho công nhân viên chức

- Kết chuyển tiền công cha lĩnh

Bên Có:

- Tiền lơng và các khoản phải trả cho công nhân viên chức

- Phản ánh các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ

- Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn

- Xử lý giá trị tài sản thừa

- Các khoản đã trả khác

Bên Có:

- Trích kinh phí công đoàn, BHXH, bảo hiểm y tế theo tỷ lệ quy định

- Tổng số doanh thu cha thực hiện thực tế phát sinh trong kỳ

- Phản ánh các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ

- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý

- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả đợc hoàn lại

D Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý

D Nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vợt chi cha đợc thanh toán

Tài khoản 338 đợc chi tiết làm 6 tiểu khoản:

- 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết

+ Phiếu nghỉ hởng lơng bảo hiểm xã hội

+ Bảng thanh toán tiền lơng

+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành

+ Phiếu báo làm thêm giờ

+ Hợp đồng giao khoán

+ Biên bản điều tra tai nạn lao động

- Các loại sổ sách:

+ Bảng thanh toán lơng các tổ, phân xởng xí nghiệp, khối cơ quan

+ Bảng thanh toán lơng và bảo hiểm

+ Bảng phân bổ tiền lơng

+ Sổ chi tiết

3.3 Trình tự hạch toán:

(Mời xem sơ đồ 06 phần phụ lục)

4 Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm

4.1 Đặc điểm:

Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm là một khâu đặc biệt quantrọng của Công ty khi thực hiện tự chủ trong hoat động sản xuất kinh doanh Bờivì thông qua khâu này mà Công ty có thể so sánh chi phí sản xuất kinh doanh vớidoanh thu từ việc tiêu thụ sản phẩm Từ đó Công ty xác định đợc hiệu quả caohay thấp Đối với Công ty XDBĐ, Công ty đang áp dụng hình thức hạch toán chiphí sản xuất theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm sử dụng một số tàikhoản chủ yếu sau: TK 621, TK 622, TK 627, TK 142, TK 154, TK 155, TK

623, TK 631, TK 214 Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác cóliên quan nh TK 111, TK 112, TK 331, TK 338 …

- Chứng từ phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định : Bảng tính và phân

bổ khấu hao tài sản cố định

- Chứng từ phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài: Hoá đơn mua hàng; chứng

từ chi mua dịch vụ…

- Chứng từ phản ánh các khoản thuế, phí, lệ phí mà doanh nghiệp phảinộp, đã nộp…

- Chứng từ phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác

4.3 trình tự hạch toán.

Sơ đồ 07: Trình tự hạch toán tính giá hành sản phẩm

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Đối chiếu luân chuyển:

Ghi cuối kỳ( tháng, quý hoặc năm):

Giải thích: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc phát sinh, kế toán tập hợp lại

và ghi vào sổ Chứng từ chi sổ, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và đồng thời kế toántập hợp vào sổ chi tiết tài khoản, các bảng phân bổ liên quan đến tập hợp chi phí

và tính giá thành sản phẩm Từ chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ Cái các tàikhoản: TK 621, TK 622, TK 627

Căn cứ vào các sổ cái tài khoản trên, cuối tháng kế toán tập hợp cho vàoBảng cân đối số phát sinh và cũng căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản, kế toán tậphợp lại và cho vào sổ chi tiết tài khoản 154 Từ Bảng cân đối số phát sinh kế toán

đối chiếu với số liệu trên sổ chi tiết tài khoản 154 Căn cứ vào sổ chi tiết tàikhoản, kể toán tập hợp số liệu và cho vào bảng tính giá thành sản phẩm vào cuốitháng (hoặc cuối quý, hoặc năm) Từ Bảng cân đối số phát sinh và Bảng tính giáthành sản phẩm , kế toán có nhiệm vụ báo cáo kế toán cho Công ty vào cuốitháng ( cuối quý hoặc năm) Đồng thời đối chiếu luân chuyển với sổ đăng kýchứng từ ghi sổ để so sánh

iii Đặc điểm tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho ở công ty xây dựng bu điện.

Chứng từ ghi sổ

Sổ Đăng

ký chứng

từ ghi sổ

Đối với Công ty xây dựng bu điện thì hàng tồn kho chiếm một vị trí quantrọng trong hoạt động sản xuất của công ty, chỉ cần một sự biến động nhỏ vềhàng tồn kho cũng làm ảnh hởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh, ảnh hởngtới thu nhập của doanh nghiệp Do vậy doanh nghiệp phải quan tâm đến việcquản lý và theo dõi hàng tồn kho, đây là biện pháp hữu hiệu nhất để quá trìnhsản xuất diễn ra liên tục góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệ Nh vậy tổchức tốt công tác quản lý hạch toán hàng tồn kho không những đảm bảo cho việctính toán đầy đủ chính xác giá thành sản phẩm mà còn tác động đến chỉ tiêu chấtlợng, sản lợng lợi nhuận

Để có đợc cái nhìn tổng thể về đặc điểm quản lý Hàng tồn kho, phân loại và

tính giá hàng tồn kho ta đi xem xét và nghiên cứu Bảng cân đối kế toán của

Công ty trong hai năm gần đây là năm 2002 và 2003:

Tình hình hàng tồn kho năm 2001:

Tình hình hàng tồn kho năm 2002:

1 Đặc điểm quản lý Nguyên vật liệu

Công ty xây dựng Bu Điện là một Công ty có quy mô không lớn lắm hàngnăm Công ty sản xuất những sản phẩm nh: công trình xây dựng nhà ở, thông tinliên lạc, các sản phẩm về nhựa Điều đó đã quyết định đến quy cách số lợngchủng loại,nguyên liệu sử dụng trong Công ty với một khối lợng rất phong ohú

và đa dạng nh các loại sắt thép, bột nhựa, phụ gia màu, nhôm, kính do dó việcquản lý và sử dụng chúng đã gặp không ít khó khăn

Khi tham gia vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm thì giá trị vật liệu đ ợcchuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm sản xuất ra nh bột nhựa PVCkhi đa vào quy trình công nghệ sản xuất ống sóng, thanh profail hay sắt thép ximăng trong quá trình xây dựng nhà cửa Sau khi qua các giai đoạn quy trìnhcông nghệ nó bị biến đổi hoàn toàn về hình thức giá trị tạo ra 1 sản phẩm hoàntoàn mới với một giá trị sử dụng khác

Theo đặc điểm quy trình sản xuất của Công ty thì cần rất nhiều loại nguyênvật liệu khác nhau nh các loại sắt thép, gỗ đinh vít, các loại bột nhựa để sản xuấtcác sản phẩm nhựa Đối với các loại vật liệu này phần lớn do Công ty maungoài bằng cách ký hợp đồng trực tiếp với bên bán (nếu khối lợng lớn) hoặcmua trực tiếp trên thị trờng, nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời nguyên vậtliệu cho sản xuất, tránh ứ đọng trong khâu bảo quản Bên cạnh đó cũng có nhucầu về các loại vật liệu mà trên thị trờng rong nớc khan hiếm mà phải di mua củanớc ngoài, lúc này hình thức cũng nh thủ tục thanh toán gặp rất nhiều khó khăn

và phức tạp, hơn nữa do nguồn cung cấp ở xa nên Công ty thờng dự trữ với khốilợng lớn nh bột nhựa PVC Với những loại có sẵn trên thị trờng và chiêm tỷtrọng hỏ trong giá trị sản xuất Công ty không tiến hành dự trữ mà đến khi có nhucầu sử dụng thì phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu mới tiến hành thu mua Hoặckhi thi công công trình ở các tỉnh xa thì nguyên vật liệu sẽ đợc mua tại nơi cócông trình đang thi công, do đó sẽ giảm đợc chi phí trong khâu vận chuyển vàbảo quản vật liệu

Với những đặc điểm trên việc quản lý vật liệu là rất cần thiết ở Công ty, vìvậy Công ty phải tổ chức quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí nguyênvật liệu ở các khâu:từ thu mua,bảo quản dự trữ cho đến khâu vận chuyển nguyênvật liệu Đây là yêu cầu khách quan của công tác quản lý vật t và cũng là mộttiêu chuẩn đánh giá hiệu quả kinh tế kỹ thuật của Công ty nên kế toán vật liệuphải hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình

Mặt khác cùng với sự phát triển của nền kinh tế, Công ty từ một đơn vị sảnxuất kinh doanh hoạt động bằng nguồn vốn ngân sách cấp, làm ăn thua lỗ thì đợcnhà nớc cấp bù, nhng hiện nay chuyển sang cơ chế hạch toán kinh doanh làm ănlấy thu bù chi làm ăn có lãi Việc thu mua vật liệu đợc thực hiện trên kế hoạchsản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của Công ty mà lập kế hoạch thu muavật liệu cho từng tháng, quý năm sao cho vừa tiết kiệm đợc các chi phí vừa đemlại hiệu quả cao Vật liệu mua phải đảm bảo đầy đủ về số lợng chủng loại vàchất lợng, có nguồn cung cấp tơng đối ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụthu mua Việc giao nhận vật liệu mua đợc theo dõi từ khi vận chuyển từ nơi mua

về kho, có bộ phận KCS làm nhiệm vụ cân đong kiểm tra phẩm chất quy cáchcủa vật liệu

Vấn đề quan tâm đậc biệt là giá cả của vật liệu làm sao để số chi phí bỏ ra ítnhất nhng lại mua đợc vật liệu với khối lợng lớn nhất, mà chất lợng vẫn đảm bảogóp phần hạ giá thành sản phẩm sản xuất ra

Bên cạnh đó Công ty tổ chức bảo quản nguyên vật liệu khá chặt chẽ vật liệu

đợc bảo quản ở hai kho chính là một kho ở tại trụ sở chính còn một kho đ ợc đặt

ở chi nhánh đại diện tại phía nam

Nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty chủ yếu đợc cung cấp từ các nguồnsau: Công ty SURINT OMYA CHEMICALS của Singapo Công tyMITSUIVINA của Thái lan, Công ty khoá Minh khai, Công ty nhựa thốngnhất

2 Đặc điểm phân loại và tính giá nguyên vật liệu.

2.1 Đặc điểm phân loại nguyên vật liệu.

Với một khối lợng vật liệu lớn về số lợng và rất phong phú đa dạng vềchủng loại, mỗi loại vật liệu lại có nội dung kinh tế và tính năng cơ lý hoá khácnhau Do đó để có thể tiến hành hạch toán chính xác nguyên vật liệu mà khôngtốn nhiều công sức thì phải biết phân loại vật liệu một cách khoa học Công ty đã

ý thức đợc điều này và căn cứ vào vai trò công dụng của từng loại vật liệu màphân thành các nhóm có chung một số đặc điểm nhất định Toàn bộ vật liệu củaCông ty đợc chia thành 12 nhóm, trong mỗi nhóm lại bao gồm nhiều thứ vật liệunh:

1 Sắt vuông góc: Thép L50 X 50 X 15 X6 Sắt L70 sắt U120 Théo tấm

5 Vật liệu nhập kho mộc sắt thu hồi: thu hồi từ gia công cửa nhựa,

6 Vật liệu điện: quạt thông gió hai chiều, đồng hồ đo ắc quy

7 Vật liệu nớc: Vòi tắm hoa sen, ống nối, ống nớc

8 Vật liệu chống thấm: Mat 100, con kê 90/150

9 Phụ kiện nhôm: Nẹp trần chữ T, L

10 Vật liệu mành: nan mành màu, vật liệu mành khác

11 Nhiên liệu: mỡ đặc, mỡ lỏng

12 Bột nhựa: bột CACO3, chất phụ gia PC 02

Trong mỗi loại vật liệu Công ty lại tiên hành chia nhỏ theo từng thứ nhnhôm trắng có nhôm 2522,4588,11522 kính trà có kính L65, L89

2.2 Đặc điểm đánh giá vật liệu:

Công ty đánh giá vật liệu theo trị giá vốn thực tế

*Đánh giá vật liệu nhập kho:

Vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu do mua ngoài (mua trong nớc và muangoài nớc)một phần thuê gia công chế biến và một phần khác do Công ty tự giacông chế biến.

- Nếu mua trong nớc :

Trị giá thực tế vật liệu nhập kho = giá ghi trên hoá đơn + chi phí vậnchuyển bốc xếp

Ví Dụ 1:

Căn cứ vào phiếu nhập kho số 192 ngày 31/12/2002 nhập lõi thép từ Công tykhoá Minh Khai và hoá đơn vận chuyển bốc xếp số hàng trên về kho Công ty tacó

- Số lợng 605,6 kg đơn giá 6.000 đ thành tiền 3.633.600 đ ,

- Chi phí vận chuyển số hàng trên là 908.400đ

- Chi phí bốc xếp số hàng này là 261.000 đ Vậy trị giá mua thực tế của hàng nhập kho là:

3.633.600 + 908.400 +261.000 = 4.803.000 đNhng trong thực tế việc tập hợp chứng từ không phải lúc nào cũng kịp thời

đầy đủ hơn nữa chi phí vận chuyển và chi phí bốc xếp thờng có thể thanh toánngay bằng tiền mặt do đó nhiều khi số chi phí này sẽ không đợc tính vào trị giávốn thực tế hàng nhập kho mà kế toán thờng hạch toán vào tài khoản 627 và tàikhoản 111 và tài khoản 627

- Với hàng nhập khẩu

Thì trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho chỉ bao gồm gía mua theo hợp

đồng và giá trên hoá đơn thơng mại và chi phí vận chuyển bốc xếp Còn các chiphí liên quan khác nh thuế, chi phí lu kho bãi, kế toán lại hạch toán vào tàikhoản khác

Ví Dụ 2:

Căn cứ vào hợp đồng thơng mại giữa Công ty xây dựng Bu Điện và Công tyMITSUIVINA, và hoá đơn thơng mại số LS 065/2002 ngày 4/11/2002 về việcnhập khẩu bột CaCO3 từ Băng Kốc Thái Lan với số lợng là 40 tấn, đơn giá 160USD thành tiền 6.400 USD

Để vận chuyển hàng về tận kho của Công ty, thì phải bỏ ra các chi phí sau: Tỷgiá 13.894 VNĐ/USD

- Thuế GTGT thủ tục phí và bu điện phí 35.417 đ

Tổng chi phí tính vào trị giá vốn thực tế vật liệu nhập kho là

88.921.600 + 4.480.320 +114.000 + 5.314.000 + 354.172 = 99.211.092 đ

Tổng thuế GTGT của lô hàng9.408.672 + 266.000 + 35.417 = 9.710.089 đ2.Tính giá:

Số lợng CaCO3 nhập 40.000 kg

Tổng chi phí 99.211.092 đ

Vậy đơn giá nhập 99.211.092 : 40.000 = 2.480,2773 đ/kg

Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là 99.211.092 đ bao gồm giá trên hoá

đơn + Thuế nhập khẩu + Chi phí lu kho bãi + Chi phí vận chuyển + Thủ tục phí

và bu điện phí

*Đánh giá vật liệu xuất kho:

Công ty đánh giá vật liệu xuất kho theo giá bình quân liên hoàn

Trị giá vốn thực tế xuất kho = số lợng x đơn giá

Giá vốn TT VL trớc khi nhập + Giá vốn TT VL sau từng lần nhập Đơn giá=

Số lợng VL trớc khi nhập + Số lợng VL sau từng lần nhập

Ví Dụ 3:

Số bột tồn kho đầu tháng 12/2002 là 180.112 kg với đơn giá 9.100 đ

Căn cứ vào hoá đơn nhập xuất bột của Công ty trong tháng 12 ta có tình hìnhnhập xuất bột nh sau:

- Ngày 3/12/2002 nhập bột từ Công ty MITSUIVINA với khối lợng là107.965 kg, đơn giá 8.500 đ

- Ngày 10/12/2002 xuất bột nhựa cho nhà máy nhựa số lợng là 150.000 kg

- Ngày 15/12/2002 nhập bột nhựa từ Công ty MITUSIVINA số lợng188.121 kg đơn giá 9000 đ

Vậy giá thực tế xuất kho đợc tính là:

Ngày 10/12/2002

180.112 x 9.100 + 107.965 x 8.500

Đơn giá = = 9023,67 đ/kg

180.112 + 107.965

Trị giá vật liệu xuất kho = 150.000 x 9023,67 = 1.353.550,5 đ

3.Thủ tục nhập xuất kho:

*Chứng từ kế toán liên quan đến nhập xuất kho vật liệu:

- Hoá đơn GTGT của đơn vị bán

- PHiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho

- Hạn mức vật t

3.1.Thủ tục nhập kho:

Theo kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng nh các nhu cầu về nguyên vật liệu,phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đợc sự đồng ý của lãnh đạo Công ty sẽ muavật liệu và chuyển về kho của Công ty Lúc này bộ phận KCS (kiểm tra chất lợngsản phẩm) tiến hành kiểm tra quy cách mẫu mã, phẩm chất, của từng loại vật liệuxem có đạt yêu cầu theo hợp đồng không Nếu đạt thủ kho tiến hành lập biên bản

giao nhạn hàng và cho nhập kho toàn bộ số vật liệu đó Kế toán lập phiếu nhậpkho.

Phiếu nhập kho là một loại chứng từ dùng để xác định số lợng giá trị vật liệunhập kho làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho, và kế toán ghi sổ kế toán Tất cảcác loại vật liệu nhập kho đều phải có phiếu nhập kho

Trớc khi lập phiếu nhập kho kế toán phải dựa trên Hoá đơn bán hàng hoặcHoá đơn GTGT của đơn vị bán giao cho khi đi mua hàng (Mời xem Biểu 1 )

hoá đơn (GTGT ) CN / 99 - B

Liên 2: ( Giao khách hàng ) No:069336

Ngày 26 tháng 12 năm 2002

Đơn vị bán hàng : Công ty khoá minh khai

Địa chỉ : 21D Minh Khai - Hà Nội Số tài khoản:

Tổng cộng tiền thanh toán 3.966.960

Số tiền viết bằng chữ : Ba triệu chín trăm chín sáu nghìn chín trăm sáu mơi đồng

chẵn

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký đóng dấu ghi rõ họ tên)

Kết hợp cùng các hoá đơn chứng từ khác có liên quan nh hoá đơn cớc vậnchuyển-mẫu 03BH- Phiếu xác nhận công việc hoàn thành-mẫu 06LĐTL để

lập Bảng tính giá thành thực tế vật liệu nhập kho (mời xem biểu 2)

( Ký gho rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên)

Kế toán căn cứ vào Bảng tính giá thành này để lập phiếu nhập kho (mời

xem biểu số 3)Phiếu nhập kho phải đợc lập trên mẫu in sẵn do Bộ Tài Chính ban

hành

* Phơng pháp lập phiếu nhập kho

Ghi rõ số phiếu nhập kho

Ghi ngày tháng năm lập phiếu nhập kho

Ghi rõ số tài khoản nợ có tơng ứng với phiếu nhập kho

Ghi rõ họ tên địa chỉ ngời giao hàng cũng nh ngày tháng số hiệu của hoá đơn

Họ tên ngời giao hàng : Công ty khoá minh khai

Theo hoá đơn : Số 069336 ngày 26 tháng 12 năm 2002 của Công

ty khoá Minh khai

Nhập tạI kho : Công ty Xây Dựng bu đIện

chứng từ

Thực nhập

 Trình tự luân chuyển phiếu nhập kho:

Phiếu nhập kho do kế toán vật t lập đợc lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một

lần) - Một liên lu tại quyển phiếu nhập kho (cuống)

- Một liên giao cho kế toán để ghi sổ

- Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho

Phiếu nhập kho trớc tiên phải do kế toán vật t ký vào phần phụ trách cung tiêu,sau đó chuyển cho thủ trởng đơn vị ký, kế toán trởng ký, ngời giao hàng đemhàng để nhập kho ký, và cuối cùng thủ kho căn cứ vào số hàng thực tế nhập kho

để ghi vào cột "thực nhập" đồng thời ký vào phiếu nhập kho

3.2.Thủ tục xuất kho:

ở công ty xuất kho vật liệu chủ yếu xuất cho sản xuất kinh doanh và xuấtbán,một phần xuất thuê gia công chế biến

*Xuất cho sản xuất kinh doanh:

Đơn vị sản xuất lên kế hoạch sản xuất gồm những loại sản phẩm gì, số ợng bao nhiêu, gửi lên phòng kinh tế kỹ thuật, phòng này ra hạn mức vật t saocho phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của d[[n vị sản xuất, sau đó trìnhthủ trởng đơn vị ký duyệt Kế toán căn cứ vào hạn mức vật t để lập phiếu xuấtkho kiêm vận chuyển nội bộ và giao phiếu này cho thủ kho để làm thủ tục xuấtkho

l-Hạn mức vật t ( mời xem biểu 4 ) đợc lập dựa trên các định mức kinh tế kỹthuật do ban lãnh đạo Công ty quy định cụ thể cho từng loại sản phẩm.Ví dụ đểsản xuất một bộ cửa nhựa lõi thép gồm hai cánh cao 1,5m rộng 1m thì cần300kg bột nhựa CaCo3, cần 2kg lõi thép, cần 6kg ốc vít các loại, cần một bộkhoá nắm Căn cứ vào đó mà phòng kỹ thuật ra hạn mức vật t cho phù hợp giảm

đợc đáng kể số nguyên vật liêụ bị tiêu hao không cần thiết

Biểu 4:

Hạn mức vật t

Công trình: Bu Điện tỉnh Nghệ An - Hợp đồng 3

Hạng mục: Cửa nhà Bu ĐIện văn hoá xã

Số lợng: Cửa đI 4 cánh 2,4 x 2,4 = 20 bộ khoá Việt tiệp

Cửa sổ S1 ( 1,5 x 1,2 m) = 80 bộ Khung hoa sắt trên cánh

NơI nhận: Nhà máy nhựa - Đội sản xuất 3

Ngời lập Phòng kinh tế kỹ thuật

Căn cứ vào hạn mức vật t trên kế toán lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nộibộ

*Phơng pháp lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:

Tơng tự với cách lập phiếu nhập kho nhng phiếu xuất kho kiêm vậnchuyển nội bộ thì phải căn cứ vào hạn mức vật t để lập Phải ghi rõ căn cứ vào

lệnh điều động số mấy ngày bao nhiêu, họ tên ngời vận chuyển, phơng tiện vậnchuyển Đồng thời cũng phải ghi rõ xuất tại kho nào và nhập tại kho nào.Vì doCông ty sử dụng chơng trình ké toán trên máy nên cột đơn giá và cột thành tiềntrên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cha ghi đợc ngay mà khi nhập vàomáy thì máy sẽ tự tính ra đơn gía xuất kho theo phơng pháp mà Công ty đang ápdụng và máy cũng tự tính ra số thành tiền.Sau đó căn cứ voà đó kế toán mới phản

ánh vào phiếu xuất kho

*Trình tự luân chuyển luân chuyển phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do bộ phận kế toán vật t lập thành

3 liên (đặt giấy than viết một lần) - Một liên lu tại quyển phiếu ( Cuống)

- Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho

- Một liên kế toán giữ để ghi sổ kế toánPhiếu này do kế toán vật t ký trớc chuyển cho thủ kho xuất ký, ngời vậnchuyển ký và cuối cùng là ngời nhận hàng ký

Căn cứ vào biên bản đó kế toán lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Hoá đơnGTGT ) Mời xem biểu 5

Biểu 5:

Mẫu số: 01 3LL

GTGT-hoá đơn (GTGT ) CN / 99 - B

Liên 3: No:069336 Ngày 31 tháng12 năm 2002

Địa chỉ: 63 Hoàng Hoa Thám Lạng Sơn Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Thanh toán sau Mã số:

STT Tên hàng hoá dịch vụ Đ.Vị Số lợng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng: 2.324.000

Thuế suất GTGT (10%) Tiền thuế: 232.400

Tổng tiền thanh toán: 2.556.400

Số tiền viết bằng chữ : hai triệu năm trăm năm sáu ngàn bố trăm

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký đóng dấu ghi rõ họ tên)

Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho vừa là hoá đơn bán hàng vừa là phiếu xuất kho đểdựa vào đó thủ kho làm thủ tục xuất kho và kế toán ghi sổ kế toán để hạch toándoanh thu, còn ngời mua hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán

Hoá đơn đợc lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) Liên 1 lu tạicuống liên 2 giao cho khách hàng liên 3 thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kếtoán ghi sổ kế toán và làm căn cứ thanh toán

Các cột trên hoá đơn phải đợc ghi đầy đủ rõ ràng Phần đơn giá xuất sẽ căn cứvào sự thoả thuận trên hợp đồng giữa Công ty và khách hàng

4 Đặc điểm hạch toán chi tiết vật t.

Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phảiphản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn của vật liệu theo từng thứnhóm, loại cả về số lợng và giá trị Với một khối lợng vật liệu rất phong phú và

đa dạng, nhiều chủng loại,hơn nữa nghiệp vụ nhập xuất tồn lại diễn ra thờngxuyên liên tục do đó việc quản lý cũng nh theo dõi vật liệu là rất khó khăn Vìvậy đòi hỏi kế toán phải có sự hạch toán chi tiết vật liệu để việc quản lý theo dõivật liệu đợc đơn giản dễ dàng

Với việc hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song song thìviệc quản lý vật liệu sẽ đợc tách bạch giữa kho và phòng kế toán

ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất

tồn của từng loại vật liêụ theo chỉ tiêu số lợng, tức là ở kho thủ kho chỉ quan tâm

đến mặt số lợng chứ không quan tâm đến mặt giá trị nh thế naò Mỗi loại vật liệu

đợc theo dõi riêng trên một thẻ kho và đợc thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất

định giúp cho việc ghi chép kiểm tra đối chiếu đợc thuận lợi

Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách,

đơn vị tính, mã số vật t, sản phẩm hàng hoá sau đó giao cho thủ kho để ghi chéphàng ngày

Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào cáccột tơng ứng trong thẻ kho Theo định kỳ nhân viên kế toán vật t xuống kho nhậnchứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho.Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợpvới thực tế kiểm kê theo chế độ quy định

Cuối tháng thủ kho tính ra số lợng vật liệu tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻkho

Trong tháng 12 năm 2002 thủ kho thực hiện việc nhập xuất vật liệu theo cácchứng từ nh biểu 5,7,9,10 thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho nh sau ( mời xem biểu 6 vàbiểu 7 phần phụ lục )

Biểu 6:

Thẻ kho

Ngày 31 tháng 12 năm 2002

Tên vật t: Lõi thép 15 x 35 Mã số: 10102027 ĐVT: kg Trang 1

Chứng từ Diễn giải Ngày

nhập xuất

1/12

10.058,9

ở phòng kế toán : Sau khi ký xác nhận vào thẻ kho và tạp hợp các chứng từ

nhập xuất kho theo một thứ tự nhất định, kế toán thực hiện kiểm tra chứng từ vềtính chính xác hợp lệ, sau đó căn cứ vào đó để ghi Sổ chi tiết hàng tồn kho ( nh -

ng ở Công ty lại gọi là Thẻ kho vật t), mỗi chứng từ đợc ghi trên một dòng củathẻ kho ( mời xem biểu 8 và biểu 9 )

Sổ này đợc mở cho từng danh điểm hàng tồn kho tơng tự nh thẻ kho của thủkho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn theo chỉ tiêu số lợng đơn giá

và thành tiền Số liệu trên thẻ kho vật t của kế toán đợc sử dụng để lập báo cáotình hình tồn kho vật liệu theo yêu cầu của quản trị hàng tồn kho

 Trình tự và phơng pháp lập Thẻ kho vật t nh sau:

- Ghi rõ loại vật t, tên cụ thể của vật t, mã vật t, đơn vị tính

- Ghi ngày tháng bắt đầu từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu

- Đánh số trang của thẻ kho vật t theo một thứ tự nhất định

Sổ này gồm 8 cột

Cột 1: Ghi số phiếu nhập kho, xuất kho

Cột 2: Ghi ngày thàng năm của phiếu nhập kho và xuất kho

Cột 4: Ghi đơn giá của từng loại vật liệu - nếu nhập kho ghi theo đơn giá nhậptheo phiếu nhập - nếu xuất kho mày sẽ tự tính đơn giáxuất kho theo giá bình quân liên hoàn

Cột 5,6: Ghi số lợng vật liệu nhập xuất kho theo từng phiếu nhập xuất kho

Cột 8: Ghi giá trị vật liệu tồn kho

Đầu trang phải ghi số cộng tồn của tháng trớc chuyển sang, cuối trang ghi

số cộng tồn cuối tháng Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu trên thẻ kho vật tcủa kế toán với số liệu trên thẻ kho của thủ ko nhằm đảm bảo tính chính xác của

số liệu trớc khi lập báo cáo tình hình tồn kho

Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên các thẻ kho vật t, sau đó căn cứ vào sốliệu trên các dòng cộng này để ghi vào Báo cáo tình hình tồn kho vật liệu (mờixem biểu 9 )

Chữ ký xác nhận của kế toán

Báo cáo này nhằm theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu trong kỳ cả

về số lợng và giá trị

 Căn cứ và phơng pháp lập báo cáo tình hình tồn kho vật liệu:

Cột 9: Giá trị tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu tơng ứng

5 Kế toán tổng hợp vật liệu ở Công ty XDBĐ

5.1 Kế toán nhập vật liệu:

ở Công ty do quy mô lớn với đặc điểm sản xuất kinh doanh đa dạng phongphú do đó vật liệu cũng bao gồm nhiều loại và đợc cung cấp từ nhiều nguồn khácnhau Với việc áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, kế toán phản ánh việctăng giảm vật liệu cũng theo trình tự: Từ chứng từ gốc ghi vào bảng kê nhập xuấtvật liệu ghi vào chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và cuối cùngghi vào sổ cái tài khoản 152

Với nguồn vật liệu mua ngoài thì thuận lợi hơn vì trong điều kiện nềnkhinh tế thị trờng khách hàng là thợng đế”, “thuận mua vừa bán” nên khi có nhucầu mua vật t, tuỳ thuộc vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty mà nhucầu về vật t nhiều hay ít Do đó việc mua bán có thể mua theo hợp đồng hoặctheo phiếu báo giá của đơn vị bán Nếu mua theo phiếu báo giá phải có sự kýduyệt đồng ý của lãnh đạo Công ty Việc thanh toán số vật liệu đợc mua có thểthanh toán trớc hoặc sau, thnah toán bằng tiền mặt, séc, chuyển khoản…ứng vớiứng vớimỗi trờng hợp thanh toán mà kế toán có sổ theo dõi riêng nh sổ chi tiết tài khoản331-Phải trả ngời bán, Sổ cái tài khoản 111- Tiền mặt,sổ cái tài khoản 141-Tạmứng

ở Công ty vật liệu tăng do mua ngoài không có trờng hợp “Có hoá đơnnhng hàng cha về” và trờng hợp “Hàng thừa so với hoá đơn”.Do đó việc ghi sổ

kế toán cũng nh việc xử lý các trờng hợp đơn giản hơn.Với trờng hợp hàng vềcha có hoá đơn lúc này thủ kho ký nhận vào biên bản giao nhận hàng, nhng chacho nhập kho, nếu trong thời gian này các đơn vị sản xuất cần nguyên liệu đểsản xuất cho đúng kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng nh kịp tiến đọ thi côngcông trình thì thủ kho sẽ tạm xuất và có sự ký nhận giữa thủ kho và đơn vị sảnxuất Sau đó khi hoá đơn về và có phiếu nhập kho do kế toán lập thì thủ kho mớicho nhập kho và kế toán lấy những chứng từ cần thiết để hạch toán ghi sổ bìnhthờng

Khi một loại vật liệu nào đó về chuẩn bị nhập kho Công ty mà tổ KCS( Kiểm tra chất lợng sản phẩm) phát hiện hàng thiếu so với hoá đơn thì thủ khothờng bắt đơn vị phải đổi hoá đơn khác cho khớp với số thực nhập, vì nó còn liênquan đến vấn đề thuế sẽ gây những bất lợi cho Công ty

Từ các chứng từ gốc vào sổ sách kế toán cũng nh việc tính toán các số liệusao cho chính xác thì đều do máy tính làm, do đó đã giảm đợc một khối lợng lớncông việc cho kế toán hơn nữa đảm bảo cho sự chính xác cao hơn Song nó cũngkhông thể loại trừ đợc những thiếu sót nhất định, một số công việc kế toán vẫnphải làm thủ công nh từ bảng kê vào chứng từ ghi sổ và từ chứng từ ghi sổ ghivào sổ đâng ký chứng từ ghi sổ Do đó công tác kế toán cha có sự thống nhấtcao

Trong chơng trình kế toán máy bao gồm nhiều danh mục kế toán nh kếtoán Tài sản cố định, kế toán vật t, Báo cáo tài chính…ứng với.Mỗi danh mục có hệthống bảng biểu và các sổ sách tơng ứng với từng loại kế toán, tuỳ từng yêu cầucủa công tác kế toán mà ta vào các chơng trình cho phù hợp.

Với chơng trình kế toán vật t bao gồm các mục sau:

-Nhập vật t -Danh điểm vật t -Xuất vật t -Thẻ kho vật t

-Sửa xuất nhập -Lập báo cáo vật t

Ta có thể khái quát chơng trình kế toán tổng hợp nhập vật liệu trên máy

nh sau:

Từ các phiếu nhập kho nh biểu 5 và biểu 7 ta váo chơng trình “nhập vật t”nhập các dữ liệu cần thiết vào máy nh nhập số hiệu ngày tháng của chứng từ,ngày tháng ghi sổ, nội dung của phiếu nhập kho, mã vật liệu tên vật liệu, số lợng,

đơn giá và thành tiền.Từ đó máy sẽ tự sắp xếp các chứng từ cùng loại và cho vàoBảng kê nhập tài khoản 152 ( mời xem biểu 10 phần phụ lục)

Căn cứ vào bảng kê do máy lập kế toán dựa vào dòng tổng cộng để ghi vàochứng từ ghi sổ có liên quan.( mời xem biểu 11 )

Biểu 11:

Chứng từ ghi sổ

Số 489Ngày 31 tháng 12 năm 1999

1.595.780.068 9.908.000

688.756.810890.222.7666.538.320354.172

Kèm theo một bảng kê và các chứng từ gốc

Ngời lập Kế toán trởng

5.2 Kế toán Xuất vật liệu:

Vật liệu ở Công ty đợc xuất chủ yếu cho sản xuất kinh doanh, xuất bán vàmột phần xuất thuê gia công chế biến

Cũng tơng tự nh phần kế toán nhập vật liệu, từ các chứng từ xuất kho kế toánnhập vào máy các dữ liệu cần thiết Nhng ở phần xuất có thêm dữ liệu “xuấtcho”, nếu là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì kế toán ghi Xuất cho sảnxuất kinh doanh, nếu là Hoá đơn GTGT thì kế toán ghi Xuất cho bán.Làm nh

vậy để máy tính đơn giá xuất kho cho thuận tiện và kế toán hạch toán doanh thu

đợc dễ dàng

Nếu xuất cho sản xuất kinh doanh thì máy tự tính đơn giá vật liệu xuất khotheo phơng pháp bình quân liên hoàn và tính ra số thành tiền Nếu xuất cho bánthì máy cũng tự hạch toán trị giá vốn vật liệu xuất kho nh phần xuất cho sản xuấtkinh doanh, còn kế toán sẽ hạch toán toàn bộ số tiền thu đợc ghi trên hoá đơnGTGT vào tài khoản doanh thu 511

Theo nh hoá đơn GTGT ngày 31 tháng 12 năm 2002 số 023373 kế toán sẽhạch toán phần doanh thu nh sau:

Nợ TK 511 2.324.000

Có TK 152 2.324.000Còn máy sẽ tính ra trị giá vốn vật liệu xuất kho là:

Giả sử : Ngày 27/12/02 xuất 565,7 kg lõi thép với đơn giá là 6074,5đ

Ngày 29/12/02 nhập 648,6 kg với đơn gía là 6467,9đ

Ngày 31/12/02 xuất bán 332 kg lõi thép

Nh vậy máy sẽ tự tính ra trị giá vốn của lõi thép xuất lúc này là;

Kết cấu và phơng pháp lập bảng kê này tơng tự nh phàn lập bảng kê nhập, chỉkhác

Cột 1: Ghi tổng số tiền có tài khoản 152

Cột 2: Ghi số tiền của các tài khoản đối ứng với Có TK 152

Biểu 13:

Chứng từ ghi sổ

Số 406Ngày 31 tháng 12 năm 2002

Xuất nguyên vật liệu

phục vụ sản xuất kinh

doanh, Xuất thuê gia

công và xuất bán

331621632

152

586.400.00099.689.73257.800.286