BÁO CÁO THỰC TẬP CÔNG TÁC VĂN THƯ

Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức CVHD: Trần Thị Liễu Anh LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian thực tập Trường Cao Đẳng Cồng Nghệ Thủ Đức thời gian thực tập Điện Lực Thủ Thiêm tạo cho em bước khởi đầu vũng vàng vững bước chân vào môi trường lao động thực tế Trước hết em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Trường Cao Dẳng Công Nghệ Thủ Đức, đặc biệt thầy cô Khoa Quản Trị Kinh Doanh hết lòng dạy dỗ, truyền đạt cho em kiến thức tồng hợp, học quý báu làm hành trang bước vào sống Tiếp đến em xin chân thành cảm ơn Cô Trần Thị Liễu Anh, người trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn, tận tình giúp đỡ em suốt trình thực tập, học tập có ý kiến đóng góp để em hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc Điện Lực Thủ Thiêm tất tồn thể Cán Bộ Cơng Nhân Viên phịng Viễn Thơng Cơng Nghệ Thơng Tin dành nhiều thời gian quý giá, nhiệt tình giúp đờ cung cấp thông tin số liệu cần thiết suốt trình em thực tập công ty Cuối em xin chúc quý công ty hoạt động ngày phát triển gặt hái nhiều thành cơng Kính chúc q thầy dồi sức khỏe để tiếp tục hướng dẫn, truyền đạt cho chúng em kiến thức, học quý báu Em xin chân thành cảm ơn! Thủ Đức, ngày 12 tháng năm 2010 TRƯỜNG CAO 1)ẲNG CỔNG NGHỆ THỦ DỨC THƯ VIỆN DKCB: jụV _ HVTH: Lê Thị Lệ Mi SINH VIÊN Lê Thị Lệ Mi lí- M GVHD: Trần Thị Liễu Anh Trưịng Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức NHẬN XÉT CỦA CO QUAN THỤC TẬP Họ Tôn : Lê Thị Lệ Mi Sinh viên lớp : COSQV Khoa MSSV: 0850QV1145 : Quản Trị Kinh Doanh Thực tập : Điện Lực Thủ Thiêm Nhận xét quan thực thực tập: Thủ Đức, ngày *>thảng ò ỳ năm 201ỗ~^ỉ^- Phan Vân Phong Vũ HVTH: Lc Thị Lệ Mi Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thị Liễu Anh NHẶN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên : Lê Thị Lệ Mi Sinh viên lớp : C08QV MSSV: 0850QV1145 Khoa : Quản Trị Kinh Doanh Thực tập : Điện Lực Thủ Thiêm Nhận xét giáo viên hướng dẫn: Thủ Đức, ngày HVTH: Lê Thị Lệ Mi thảng năm 2010 Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thị Liễu Anh MỤC LỤC Lời mở đầu Chương I: Giới thiệu chung điện lực Thủ Thiêm .7 I/ Sơ lược trình hình thành phát triên Điện lực Thủ Thiêm 1/ Lịch sử hình thành phát triển 2/ Chức nhiệm vụ II/ Tổ chức máy quản lý chức nhiệm vụ phòng ban đơn vị Điện lực Thủ Thiêm 1/ Tổ chức máy quản lý 2/ Nhiệm vụ phòng ban .10 Chương II: Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ sơ đồ tồ chức phịng Viễn Thơng & Công Nghệ Thông Tin 12 I/ Chức 12 II/ Nhiệm vụ 12 1/ Công tác viễn thông .12 2/ Phần công nghệ thông tin 13 III/ Sơ đồ tổ chức .13 1/ Cơ cấu tồ chức .13 2/ Sơ đồ tồ chức phịng viễn thơng cơng nghệ thông tin 13 IV/ Trách nhiệm quyền hạn chức danh .15 V/ Danh sách cán nhân viên phòng 23 4.Chương III:Cơ sở lý luận chung công tác văn thư 31 I/ Những vấn đề chung 31 1/ Khái niệm 31 2/ Vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư 31 HVTH: Lê Thị Lệ Mi Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thị Liễu Anh 3/ Yêu cầu công tác văn th 32 4/ Nội dung công tác văn th .33 5/ Tồ chức công tác văn th 33 6/ Phân công trách nhiệm việc thực nhiệm vụ công tác văn thư quan, doanh nghiệp 34 II/ Tồ chức quản lý giải văn quan, doanh nghiệp 36 1/ Tổ chức quản lý giải công văn đến 36 2/ Tô chức giải quản công văn đ i 37 3/ Tổ chức quản lý văn nội văn mật 40 4/ Tổ chức quản lv sử dụng d ấ u 40 III/ Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 41 1/ Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ 41 2/ Vai trị, vị trí u cầu cơng tác lạp hồ sơ .41 3/ Nội dung công tác lập hồ s 42 Chương IV: Kết luận kiến nghị 45 HVTH: Lê Thị Lệ Mi Trưcmg Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thị Liễu Anh LỜI M Ở ĐẦU Do nhu cầu nav, với lên đất nước theo hướng Cơng Nghiệp Hóa Hiện Đại Hóa, việc cải cách hành chánh cơng tác vàn thư chiếm vai trò quan trọng hoạt động quan, đơn vị Sao cho công việc tiến hành nhanh chóng, kịp thời xác Cơng tác văn thư cung cấp cho khách hàng thơng tin đầy đủ xác giúp khách hàng dễ dàng cơng việc Xét thấy tầm quan trọng công việc lưu trữ hồ sơ công ty nên em chọn đề tài công tác văn thư Điện Lực Thủ Thiêm làm chuyên đề báo cáo cho Đây hội cho em áp dụng kiến thức học vào thực tế công việc ỉ) Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài: - Đối tượng: Các giấy tờ, hồ sơ, công văn, văn để vào sồ công văn đến - Phạm vi : thực Điện Lực Thủ Thiêm nói chung văn phịng Viền Thơng & Cơng Nghệ Thơng Tin nói riêng 2) Mục tiêu nghiên cứu: Tiếp cận với thực tế hoạt động công ty qua công việc cụ thể cơng ty phân cơng Tích lũy kinh nghiệm môi trường làm việc thực tế Vận dụng kiến thức, kỹ học vào thực tiễn Nâng cao nhận thức kỹ luật lao độne, tinh thần làm việc tập thể 3) Phưong pháp nghiên cứu: Sử dụng kết họp nhiều phương pháp Nội dung nghiên cứu gồm phần: + Phân 1: Tông quan Điện Lực Thủ Thiêm + Phần 2: Giới thiệu tổng quan phịng Viễn Thơng & Cơng Nghệ Thơng Tin + Phần 3: Cơ sở lý luận chung công tác văn thư + Phần 4: Kết luận kiến nghị HVTH: Lễ Thị Lộ Mi Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thị Liễu Anh ũ CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VÈ ĐIỆN Lực T H Ủ TH IÊM I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NH IỆM vụ CỦA Đ IỆN Lực THỦ THIÊM 1/ Lịch sử hình thành phát triển : - Điện lực Thủ Thiêm tách từ Điện lực Thủ Đức với mục tiêu phục vụ khách hàng ngày tốt theo định số 300/QĐ-EVN-HĐQT ngày 14/11/2002 Hội Đồng Quản Trị Công Ty Điện lực Việt Nam việc thành lập Điện lực Thủ Thiêm thuộc Cơng ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh - Căn định số 66/CP-CN ngày 19/01/2001 Thủ Tướng Chính Phủ cho phép Cơng ty Thơng tin viễn thông Điện lực, Tống Công ty Điện lực Việt Nam tham gia cung cấp dịch vụ viễn thông công cộng nước quốc tế - Ngày 01/11/2005, Điện lực Thủ Thiêm thức vào hoạt động kinh doanh viễn thơng - Trụ sở văn phịng làm việc đặt : số 1000, Liên tinh lộ 25B , Thạnh Mỹ Lợi, Quận 2, TP HCM - Hiện Điện lực Thủ Thiêm chịu trách nhiệm quản lý khách hàng sử dụng điện khách hàng viễn thông dịa bàn Quận Quận 2/ Chức nhiệm vụ : Diện lực Thủ Thiêm doanh nghiệp Nhà nước hoại động theo phương thức quản lý phân phối, có chức nhiệm vụ sau: HVTH: Lê Thị Lệ Mi Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thị Liễu Anh -Theo phân cấp Công ty , đơn vị trực tiếp ký hợp đồng cung cấp điện viễn thône tất khách hàng dùng điện viễn thông địa bàn Quận Quận theo họp đồng đâ ký kết - Ket hợp qui hoạch phát triển quận, đơn vị xây dựng kế họach năm, tình hình cụ thê theo phương hướng đạo Cơng ty, đơn vị lập kế hoạch có phân theo quỷ để trình lãnh đạo Cơng ty duyệt Đơn vị có trách nhiệm tổ chức hồn thành kế hoạch tiến độ chất lượng cao - Đơn vị có trách nhiệm quản lý tốt hồ sơ kỳ thuật lưới điện cáp quang khu vực, có chế độ cập nhật kịp thời, xác, đầy đủ, tồ chức tốt cơng tác kiểm tra bảo trì lưới diện, Vận hành tốt lưới điện, đảm bảo cung cấp điện an toàn chất lượng điện ngày tốt hơn, giảm cố lưới điện , phạm vi điện thời gian điện - Thực nhiệm vụ gan điện kế, tổ chức thiết kế thi công cơng trình thuộc kế hoạch đại tu cải tạo, phát triển khách hàng viễn thơng góp phần phục vụ phát triển kinh tế xă hội - Đơn vị có nhiệm vụ quản lý tốt nguồn vốn, loại quv Công ty giao, báo cáo định kỳ hoạt động sản xuất tài kế tốn Công tv với đầy đủ chứng từ hợp lệ theo qui định Và năm phải xây dựng chương trình giảm tồn thất điện với đầy đủ hạng mục cụ thể phải thực cỏ hiệu nhữne chương trình HVTH: Lê Thị Lệ Mi Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thị Liễu Anh II/ TỚ CHỨC Bộ MÁY QUẢN LÝ VÀ CHỨC NĂNG NHIỆM v ụ CÁC PHÒNG BAN TẠI ĐƠN VỊ ĐIỂN Lực THỦ THIÊM 1/ Tố chức máy quản lý : ĐỘI VẶN HÀNH p HCTH : Phòng hành chánh tồng hợp p TCKT : Phòng tài kế tốn P.KD : Phịng kinh doanh P.KHVT : Phòng kế hoạch vật tư p TN : Phỏng thu ngân P.VT&CNTT :Phịng viễn thơng cơng nghệ thơng tin ĐỘI DK : Đội điện kế ĐỘI QLLĐ: Đội quản lý lưới điện HVTH: Lê Thị Lệ Mi Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thị Liễu Anh 2/ Nhiệm vụ phòng ban: 2.1/ Giám đốc: Phụ trách chung, người chịu trách nhiệm hoạt động đơn vị, đồng thời trực tiếp đạo số phòng ban Phòng TCKT Phịng HCTH 2.2/ Phó Giám đốc kỹ thuật: Phụ trách cơng tác kỹ thuật phịng đội 2.3/ Phó Giám đốc kinh doanh: Phụ trách công tác kinh doanh điện viễn thơng 2.4/ Phịng hành tổng họp: Có nhiệm vụ quản lý nhân sự, lao động Quản lý sử dụng loại vốn mang lại hiệu cao cho đơn vị, giải lưu trữ loại công văn công văn đến , hồ sơ khiếu tố, khiếu nại 2.5/ Phịng tài kế toán: Là phận máy quản lý Điện lực đặt đạo trực tiếp Giám đốc Điện lực, phận tham mưu cho Giám đốc công tác TCKT theo nghị định 26/HĐBT ngày 18/3/1989 điều lệ kế toán xí nghiệp qu ốc doanh 2.6/ Phịng kế hoạch vật tư: Lập kế hoạch theo tháng, quý, năm cho trạm đội sở cân đối nguồn vật liệu cho kế hoạch sản xuất, tô chức đề xuất thực theo dõi đánh giá lại TSCĐ, vật tư thu hồi, nhập kho 2.7/ Phòng Kỉnh doanh: Quản lý toàn hồ sơ khách hàng sử dụng điện địa bàn quận quận 9; kiểm tra việc sử dụng điện nhân dân, ghi số điện đồng hồ điện hộ dân lưu trữ hợp đồng mau bán điện; khảo sát mắc điện kê cho hộ có nhu cầu gắn điện kế pha pha đề thắp sáng sản xuất ; phúc tra lại số ghi điện, theo dõi biến động cũa điện kế, nhập số liệu ghi điện kiếm dò chuyền thông tin Trung tâm Viễn thông Công nghệ thơng tin để in hóa đơn 2.8/ Phịng Kỹ thuật: Khảo sát, thi công lắp đặt, bảo hành trang thiết bị máy móc cơng ty cung cấp cho khách hàng HVTH: Lê Thị Lệ Mi 10 Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thỉ Liễu Anh Đồng thời, giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc quan, doanh nghiệp chặt chẽ Góp phàn tiết kiệm dược công sức, nguyên vật liệu làm vãn vả trang thiết bị trình xây dựng ban hành văn Bảo đảm giữ lại đầy dủ chứng từ để chứng minh cho hoại dộng quan, doanh nghiệp có hợp pháp hay khơng hợp pháp Cơng tác văn thư góp phần giữ gìn hồ sơ tài liệu có giá trị lĩnh vực đê phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắL Yêu cầu cơng tác văn thư: Trong q trình thực nội dung công tác văn thư C o quan phải đảm bảo yêu cầu sau đây: a Nhanh chỏng: Q trình giải quvết cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý giải văn Do đó, xây dựng vãn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải qưyểt nhanh chóng cơng việc quan Nội dung văn chứa đựng việc định, giải văn chậm làm giảm tiến dộ giải công việc chung mồi quan, đồng thời giảm ý nghĩa việc nêu văn h Chỉnh xác: Chính xác nội dung văn : Nội dung văn phải xác tuyệt đối mặt pháp ỉýDần chứng trích dẫn văn hồn tồn xác Số liệu đầy đủ, chứng rõ ràng Chính xác thể thức văn bản: Văn ban hành phải có đầy đủ yếu tố Nhà nước quv định Mầu trình bày phải theo tiêu chuẩn Nhà nước ban hànlì HVTH: Lê Thị Lệ Mi 32 Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thị Liễu Anh Chính xác khâu kỳ thuật, nghiệp vụ: Yêu cầu tính xác phải quán triệt cách đầy đủ trang khâu nghiệp vụ đánh máy văn bản, đăng ký chuyển giao văn u cầu xác cịn phải thể việc thực đung chế độ quy định Nhà nước c Bỉ mật: Trong nội dung văn đến, văn Cơ quan, có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật Cơ quan, bí mật Nhà Nước Vì vậy, q trình tíển hành xây dựng văn tổ chức giải văn phải đảm bảo giữ gìn bi mật v ề khía cạnh định, yêu cầu bí mật cơng tấc văn thư cịn phải giữ gìn bí mật nội dung cơng việc bạc chưa thành cảc định thức Cơ quan chưa ban hành thành văn bàn Nội dung công tác văn thư: Công tác văn thư bao gồm ba nhóm cơng việc chủ yếu: Xây dựng văn gồm: soạn thảo văn bản, duvệt bàn thảo, đánh máy nhân bản, ký ban hành văn Tô chức quản lý giải văn gồm có: Tơ chức giải quản lý văn bân đến Tồ chức giải quvết quản lý văn Tố chức giải quản lý văn nội bộ, công văn mậL Tồ chức quản lý sử dụng dấu gồm có quy đĩnh đóng dấu văn quản lý dấu quan Tổ chức công tác văn thư: Khi xem xét tổ chức công tác văn thư cỏ thề nghiên cứu hai nội dung sau: a Biên chế cơng tác văn thư: nghiên CÚ11 bố trí cơng tác văn thư phải dựa vào ba yẻu íố: Cơ cấu tồ chức, khối lượng công việc công tác văn thư số lượng công văn, tài liệu quan, HVTH: Lê Thị Lệ Mi 33 Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHĐ: Trần Thị Liễu Anh bao gồm cơng văn đi, cơng văn đến, cơng văn nội Trên sở phân tích ba vếu tố trên, xếp biên che cán văn thư kiêm nhiệm hay chuyên trách, tổ hay phòng vãn thư Cán văn thư, ngồi vêu cầu trình độ văn hóa, trình độ chun mơn phải có phẩm chất trung thực điềm đạm, cân thận, lịch sự, giữ bí m ật b Hình thức cơng tác văn thư: Có ba hình thức Hình thức văn thư tập trung: Văn thư tập trung giải đơn vị chuyên mơn Hình thức văn thư phân tán: Văn thư giải sở, đơn vị, tổ chức trực ban Hình thức văn thư hỗn hợp: Một số khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư đánh máy, in, đăng ký công văn tố chức chung nơi, côn khâu nghiệp vụ khác thực phận, đơn vị nhỏ Phân cơng trách nhiệm đối vói việc thực nhiệm vu công tác văn thư quan, doanh nghiệp: a Trách nhiệm thủ trưởng quan: Thủ trưởng quan có trách nhiệm giải kịp thời chinh xác văn đến quan Tùv theo cương vị chức người giao cho cấp giải văn đến Thủ trưởng phải ký vãn theo quy định nhà nước Ngoài hai nhiệm vụ trôn đây, tùy theo điều kiện cụ thề mà quan thủ trưởng làm số việc cụ thể khác b Trách nhiệm Chánh văn phòng trưởng phịng hành chảnh quan khơng có văn phịng: Xem xét tồn văn đến để phân phối cho đơn V Ị, cá nhân báo cáo thủ trưởng việc quan trọng, khẩn cấp Ký thừa lệnh thủ trưởng quan số vấn đề thủ trưởng giao văn phòng trực tiếp ban hành HVTH: Lê Thị Lệ Mi 34 Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thị Liễu Anh Tham gia xây dựng văn theo yêu cầu Thủ trưởng Xem xét mặt thủ tục, thể thức văn Chảnh văn phịng khơng có văn phịng giao cho cấp phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể c Trách nhiệm văn thư chuyên trách: Đối với việc tồ chức quản lv giải văn đến: Nhận văn đến Phân loại văn Trình văn đến Đãng ký văn đến Chuyển giao văn đến Giúp chánh văn phòng theo dõi việc giải văn đến Đối với việc tổ chức quản lý văn đi: Xem lại thể thức, ghi số, ghi ngày tháng năm, đóng dấu ván Đăng ký văn Viết bì làm thủ tục gửi văn Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc sử dụng lưu văn Quản lý cấp giấv giới thiệu di dường Làm bao quản sổ sách quan đăng ký văn đến, sồ chuyển văn Đối với việc tổ chức lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ quan: Giúp chánh văn phòng trưởng phòng hành chánh quan khơng cỏ văn phịng làm danh mục hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục Giúp chánh văn phòng kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ, nộp hồ sơ lưu trữ quan Đối với việc bảo quản sử dụng dấu: Bảo quản an toàn dấu HVTH: Lê Thị Lệ Mi 35 Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thị Liễu Anh Trực tiếp đóns, dấu văn văn khác Cơ quan Dối với nhừne công việc có liên quan khác Ngồi việc giao số công việc như: trực điện thoại đánh máy, kiêm cône tác lưu trữ II TỎ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QƯYÉT VĂN BẢN TRONG c QUAN, DOANH NGHIỆP: Tổ chức quản lý giải công văn đến: a Khái niệm công văn đến: Tất công văn tài liệu, thư từ quan nhận cua bên gửi đến gọi công văn đến b Nguyên tắc quản tỷ giải công văn đến: Tất công văn đến quan phải đưa qua văn thư để đăng ký vào sổ, quản lý thống Công văn đến phải qua thủ trưởng Cơ quan, Chánh văn phòng ưưởng phòng hành chánh quan khơng có văn phịng trước phân phối cho đơn vị cá nhân giải Khi tiếp nhận, chuyển giao công văn đến từ người sang người khác, đơn vị sang đơn vị khác phải dược bàn giao, ký nhận rõ ràng Khi giải công văn đến phải đảm bảo đầy dủ yêu cầu nhanh chóng, xác giữ bí mật c Quy trình xử ỉỷ cơng vân đến: Khi tiếp nhận công văn đến phải thực bước sau: Bưỏc 1: Xem nhanh lượt ngồi bì thư đề kiểm tra cơng văn có gửi đến địa không (nếu không kịp thời trả lại cho nhân viên bưu điện), xcm phong bì có ngun vẹn hay khơng (nếu thấy bì cơng văn có bĩ bóc trước phải lập biên trước người đưa công văn) HVTH: Lễ Thị Lệ Mi 36 Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thị Liễu Anh Bước 2: Sơ phân loại công văn nhàm mục đích xác đính cơng văn đăng ký, cơng văn khơng phải đăng ký, loại công văn đăng ký cỗ thể chuyển ngay, loại phải đăng ký cần làm thủ tục sau: Loại khơng phải bóc bì vào sổ đăng ký: gồm thư riêng, sách báo, tin Loại phải bóc bì vào sồ chi tiết: gồm cơng văn ngồi bì đề tên quan khơng có dấu mật Loại khơng bóc bì vào sồ đăng ký: cơng văn ngồĩ bĩ ghi rõ họ tên người nhận, công văn mật, công văn gửi Đảng ủy Đồn thể quan Bưóc 3: Bóc bì công văn lấy nội dung cần phải đảm bảo số ngun tắc: Những cơng văn có dấu hỏa tốc, dấu thượng khẩn khẩn cần bóc trước Khi bóc cơng văn cần tránh làm rách cơng văn bên làm địa nơi gửi, dấu bưu điện Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số ký hiệu ghi ương cơng văn xem có khớp khơng Đối với cơng văn khơng thề thức hành chánh, cơng văn khơng cỏ trích yếu, khơng có chữ ký chữ ký khơng thẩm quyền phải trả cho nơi gửi để thực quy định Trường hợp nhận dược công văn quan trọng, đo yêu cầu nơi gửi công văn có kèm phiếu gửi sau nhận đủ tài liệu phải ký xảc nhận, đóng dấu vào phiếu trả lại phiếu cho Cơ quan gửi công văn Bưỏc 4: Đóng dấu đến vào cơng văn nhằm mục đích xác nhận cơng văn qua văn thư đồng thời ghi nhận ngày tháng năm công văn dến Dấu đến đóng vào khoảng trống số ký hiệu, trích yếu nội dung cơng văn khoảng trống tác giả tiêu đề công văn Mầu dấu đến quy đinh sau: Bước 5: Trình thủ trưởng xem xét cho ý kiến phân phối giải công văn đến HVTH: Lê Thị Lệ Mi 37 GVHD: Trần Thị Liễu Anh Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức Bước 6: Đăng ký vào sổ công văn đến Đăng ký khâu quan trọng việc tổ chức giải quản lý công văn đến Đó ghi lại thơng tin vãn tài liệu ấn định số, ký hiệu công văn, ngày thánh năm công văn đến Mục đích bước năm số lượng cơng văn, nội đung công văn đôi tượng giải quvết công văn đối tượng giải giải đến đâu Hình thức đăng ký loại: đăng ký bàng sổ, đăng ký thẻ đăng kỷ bàng máy tính điện tử Có thể dung ba hình thức để đăng kv công vãn thiết phải đảm bảo nội dung sau: Số đến Ngày đến Cơ quan gửi công văn đến Số, ký hiệu công văn đến Ngày tháng công văn đến Ký Lưu Nơi Lưu nhận hồ sơ hồ sơ nhận (Người số số nhận) Ghi 10 Trang bìa trình bày sau: Tên quan câp trực tiêp Tên quan Năm SỐ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐÈN Từ số đến số Từ ngày đến ngày Quyển số HVTH: Lê Thị Lệ Mi 38 Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHP: Trần Thị Liễu Anh Bưóc 7: Phân phối, chun giao cơng văn đến Trong trình phân phố, chuyển giao phải đảin bảo yêu cầu công văn đảm bảo đúng, trực tiếp cho người đơn vị có trách nhiệm giải quyết, công vân đến ngày phải phân phối, chuvển giao ngày hơm đó, cơng vãn cỏ liên quan đển nhiều phận chuyển cho người, phận Bước 8: Giải theo dõi việc giải công văn 2.TỔ chức giải quản công văn đi: a Khái niệm công văn đi: Tất công văn, tài liệu, thư từ quan gửi công văn đi, công văn giấy tờ lấy danh nghĩa quan đề gửi ngoài, thiết phải qua văn thư quan để đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi Nguyên tác nhàm hạn chế, ngăn chặn việc lạm dụng giấy tờ, dấu quan để làm việc phi pháp, giải công việc sai nguyên tắc chế độ b Quy trình xử lý công văn đi: Soạn thảo văn Người soạn thảo văn cần biết nắm vừng vêu cầu nộí dung thể thức văn Nhà nước dã quy định Thông qua văn Thủ tục thông qua văn yếu tố quan trọng việc soạn thảo văn Tổ chức chuyển công văn Để tổ chức công văn cần tiến hành nghiêm túc bước sau: Kiểm tra thê thức cơng văn nhằm tránh sai sót, đám bảo giá trị công văn Vào sổ cơng văn nhàm mục đích quản lý dược tồn số công văn gửi quan khác, phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành quan, cần đảm bào nội dung sau đây: Cho công văn vào bì viết cơng văn Mầu bì cơng văn: Tên quan HVTỈỈ: Lê Thi Lê Mi 39 GVHD: Trần Thị Liễu Anh Trưịìig Cao Đẳng Cơng Nghệ Thủ Đúc Số, ký hiệu cơng văn Kính gửi: (tên, địa noi nhạn) Chuyển công văn đi, cần đảm bảo số nguyên tắc: Công vãn phải gửi ngày vào sổ đăng ký phát hành Sắp xếp lưu công văn Mỗi công văn phải lưu hai văn Những lưu cơng văn phải chính, đảm bảo đầy đủ thể thức Nhà nước quy định Tố chức quản lý văn nội văn mật: a To chức quản lý văn nội bộ: Văn nội quan gồm: nhừng quvết định, thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu Đê quản lý tốt loại văn trên, loại phải cỏ sả đãng ký trên, nêu rõ nội dung: số, ký hiệu, người ký, nội dung tóm tắt, ngưởĩ nhận, nơi nhận b Tổ chức quản lý văn mật: Vàn mật vãn chứa đựng nội dung bí mật Đảng, Nhà nước Cần tuân thủ theo quy định vãn Nhà nước Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, ban hành ngày 8/11/1991 Tố chức quản lý sử dụng dấu: a Các loại dấu: Trong quan thường có loại dấu sau: Dấu quan Dấu văn phòng Ngồi cịn sư dụng loại dấu như: dấu chi mức độ khẩn, dấu đến, dấu tên quan, dấu họ tên người có thẩm quyền b Nguyên tắc đóng dấu: Kiểm tra rà sốt kỹ văn trước đóng dấu Văn thư phải tự tav đóng dấu vào cơng văn, khơng nhờ người khác HVTH: Lê Thị Lệ Mi 40 Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thu Đức Dấu trùm lên V3 GVHP: Trần Thị Liễu Anh % chừ ký bên trái Dấu mờ phải đóng lại, khơng đóng trùm lên dấu cũ Khơng đóng dấu khống Trường hợp có phụ lục hay văn dự thảo đóng dấu treo c Quản ỉỷ sử dụng dấu: Mồi quan sử dụng dấu loại giống Không đem dấu quan di công tác Con dấu phải bảo quản cẩn thận, phải báo theo quv định Con dấu quan Thủ trưởng chánh văn phịng giao cho người có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn văn thư giữ d Bảo quản dấu: Phải giữ gìn dấu khơng bị dơ bẩn, không dùng vật cứng nhọn đề cậy bụi dấu Con dấu phải bảo quản hòm, tủ khóa chẳc chắn IU LẬP HỊ S VÀ NỘP LƯU HÔ s : Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ: Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhàm phản ánh vấn đề, việc đối tượng cụ thể có đặc điềm thể loại tác giả, hình thành trình giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cụ thê quan, cá nhân Lập hồ sơ trình tập hợp, xếp văn tài liệu thành hồ sơ giải cône việc theo nguvên tắc phương pháp quy định Căn vào đặc diêm văn hồ sơ hình thành văn người ta chia hồ sơ thành loại: IIỒ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ trình duyệt Vai trị, vị trí u cầu cơng tác lạp hồ sơ: a, Vai trị, vị trí: HVTH: Lê Thị Lệ Mi 41 Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thị Liễu Anh Giúp cung cấp hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động quan tạơ xác để giải nhanh chóng, đắn cỏ hiệu cơng việc Góp phần giữ bí mật Cơ quan, Doanh nghiệp Hạn chế công văn giấy tờ vô dụng, đồng thời tránh việc lập hồ sơ trùng bỏ sót gây lãng phí khó khăn cho cơng quản lý b u cầu: Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đưa vào hồ sơ phải có giá trị có giá trị tương đối đồng điều Phản ánh hoạt động yếu quan qua thời kì Các văn loại hồ sơ phải có mối quan hệ logic với vấn đề, việc người Hồ sơ phải biện mục đầv đủ xác Hồ sơ lập phải thuận lợi mặt sử dụng bảo quản Nội dung công tác lập hồ sơ: a Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ liệt kê có hệ thống tên gọi hồ sơ mà quan phải tập trung năm, có kèm theo dần thời gian duyệt theo chế độ định Mục đích công tác lập danh mục hồ sơ nhằm hướng dẫn cán trong; quan đơn vị lập hồ sơ đầy đủ, thuận lợi 2Ìúp cho quản lý việc lập hồ sơ thống chặt chẽ Có hai loại danh mục hồ sơ: Hồ sơ tổng hơp, hồ sơ theo đơn vị Công tác lập danh mục hồ sơ tiến hành theo bước: Xác định loại danh mục hồ sơ Xây dụng đề cương phân loại Dự kiến tiêu đề hồ sơ Người lập hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ HVTH: Lê Thị Lộ Mi 42 GVHD: Trần Thị Liễu Anh Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức Mau bảng danh mục hồ sơ: TÊN Cơ QUAN CHỦ QUAN TÊN CO' QƯAN ĐƠN VỊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Đ ịa danh, ngày thảng n ăm DANH MỤC HÒ s CỦA c o QUAN Năm: Ký hiệu (1) Tiêu đề hồ sơ (2) Thời gian bảo quản Người 1ập Ghi (4) (3) (5) Danh mục hồ sơ có hồ sơ; Gồm loại hồ sơ có thời 2Ían bảo quản: Vĩnh viễn Lâu dài Tạm thời Duyệt N gày tháng n ăm Thủ trưởng quan hay chánh văn phịng (ký tên dóng dấu) HVTH: Lễ Thị Lệ Mi 43 Trưịng Cao Đẳng Cơng Nghệ Thù ĐÚPC GVHD: Trần Thị Liễu Anh THỤC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THU TẠI c QUAN NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG THỜI GIAN THỤC TẬP Tuần I: Từ 21/6 đến 26/6/2010 - Làm quen, tìm hiểu thu thập thơng tin khái quát công ty( tên công ty, địa chỉ, năm thành lập, loại hình kinh doanh, quy m ô ) - Bộ máy tổ chức công ty: trình hình thành phát triển, sơ đồ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ phòng ban, số lượng cán cơng nhân viên phịng ban Tuần II: Từ 28/6 đến 03/7/ 2010 - Photocopy văn bản, biên bản, hồ sơ, giấv tờ - Trình ký văn cấp điện lực - Được hướng dẫn vào số loại công văn đến, công văn Tuần III: Từ 05/7 đến 10/7/ 2010 - Phát thảo công văn theo mẫu gửi cấp điện lực Soạn thảo văn cho phòng ban yêu cầu - Nhận công văn đến vào sổ công văn đến Tuần IV: Từ 12/7 đến 17/7/ 2010 - Tiếp nhận điện thoại chuyển đến nơi yêu cầu - Hướng dẫn khách hàng đến phòng ban khách yêu cầu - Tiếp nhận hồ sơ khách hàng chuyển đến phận có liên quan HVTH: Lê Thị Lệ Mi 44 Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thị Liễu Anh CHƯƠNG IV : KÉT LUẬN VÀ K1ÉN NGHỊ Hiện cơng tác văn thư có bước phát triền mới, xong khâu nghiệp vụ hạn chế Đẻ giải vấn đề tồn đổi công tác văn thư, cần nguyên cửu hướng giải sau: Nghiên cứu hướng dẫn thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật, ban hành văn luật để tạo thành hệ thống văn đạo công tác văn thư Bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư Cơ quan phải có hiểu biết cơng tác văn thư, phải có trình độ chuvên mơn, nghiệp vụ Đấy mạnh công tác nguyên cứu khoa học, phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật công tác vàn thư Chú ý hướng nghiên cứu tập trung vào xây dựng ban hành văn Có sách hổ trợ mặt cho cơng trình ngun cứu có giá trị Áp dụng cơng nghệ thơng tin trang thiết bị kỳ thuật đại vào công tác văn thư Tuỳ theo điều kiện phương hướng phát triển Cơ quan mà trang bị phương tiện kỹ thuật phù hợp nhằm đem lại hiệu cao công tác văn thư Cơ quan HVTH: Lê Thị Lệ Mi 45 Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: Trần Thị Liễu Anh TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS TS Nguyễn Hữu Trí, Nghiệp Vụ Văn Phịng, NXB Thống Kê, năm 2001 Giáo Trình Nghiệp Vụ Thư Ký, nhà xuất Hà Nội, năm 2005 Nghiệp Vụ Thư Ký Văn Phòng, Khoa Quản Trị Kình Doank, Lưu Hành Nội Bộ Năm 2008, Trường Cao Đẳng Cơng Nghệ Thủ Đức Giáo Trình Nghiệp Vụ Thư Ký Soạn Thảo Văn Bản Quản Lý Hồ Sơ Tài Liệu, Trường Hành Chính Quốc Gia, Lưu Hành Nội Bộ, Năm 1995 HVTH: Lê Thị Lệ Mi 46