BÁO CÁO THỰC TẬP CÔNG TÁC VĂN THƯ

Ỷ tr 'ừ tr tĩ tr 'ừ ☆ ir 'ừ 'ừ 'ừ 'ù 'ừ 'ừ tĩ 'ừ tỉ tĩ tr 'ừ 'ừ tĩ'ừ 'ừ tỉ ti’tf tỉ tf tĩ 'ừ 'ừ tỉ tr tr -ừ UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHĨ HỊ CHÍ MINH Ỳ ử tr TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC 'ừ tỉ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH tỉ %ĩ tỉ Ỳ 'ừ tr Ỳ tỉ V'Y VY 'ừ ìf*s A ☆ vi#Y Ị ☆ ử Ỳ tr iM tf BÁO CÁO THựC TẬP TÓT NGHIỆP w ☆ ☆ tỉ tĩ Irs1 ☆ ☆ Ạ A tỉ tỉ tỉ Ịĩ 'ừ 'ử tĩ %ỉ tx tr A s‘V- ù w 'ử' ,A ☆A YY Ạ Chuyên đề: Công Tác Văn Thư tV xV GV hướng dẫn : Nguyễn Thị Bạch Mường H ọc sinh thực : N guyễn Thị Thanh Xn tí A vr ì 'ị N gành ■•i A w tr vr tc tỉ ử" V tĩ Lớp : T hư K ý Văn Phòng !-< : C 08Q V tỉ V f N iên khoá _ ; 2008 - 2010 Vr TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THU ĐƯC THƯ VIỆN ĐKCR: lò ề TP.H CM , tháng 7/2010 Vf tV * 'tỉtr 'ù tĩ tr 'ừ tf tĩ tc tr tí tỉ’tr tY tr tc tĩ tề tĩ tr tỉ t? tr tr t? tr t? 'ù tỉ tỉ tĩ tỉ tỉ tĩ ức tr tr tf tí tr Báo ( 'áo Thực Tập GVHD: Nguyễn Thị Bạch Hường Trong suốt thời gian học tập Trường Cao Đẳng Công Nghệ I hu Dức thời gian thực tập Công Ty TNHH TM Rồng Nam Hái tạo cho em bước khởi đầu vừng vàn vững bước chân vào môi trường lao dộng thực tế Trước hết em xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô Trường Cao Đang Công Nghệ Thủ Đức, đặc biệt Thầy Cô Khoa Quản Trị Kinh Doanh hết lòng dạy dỗ, truyền đạt cho em kiến thức tống hợp học quý báu làm hành trang bước vào sống Tiếp đến em xin chân thành cảm ơn Cô Nguyễn Thị Bạch Hường, người trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn, tận tình giúp đỡ em suốt trình học tập thực tập có ý kiến đóng góp để em hoàn thành báo cáo Tm chân thành cảm ơn Ban lãnh dạo Công Tv TNIIH 1VI Rồng Nam Hải, đặc biệt Cô Chú Anh chị Phịng Hành Chính dành nhiều thời gian q giá nhiệt tình giúp đỡ cung cấp thơng tin số liệu cần thiết st q trình em thực tập Công Ty Cuối em xin kính chúc Q Cơng Ty hoạt động ngày phát triển gặt hái nhiều thành cồng Kính chúc Q Thầv Cơ dồi sức kh đế tiêp tục hướng dẫn, truyền đạt cho chúng em nhũng kiến thức, học quv báu Em xin chân thành cảm ơn./ Thu Đức, ngày 26 tháng ~ năm 20ỉ SINH VIEN Nguyễn Thị Thanh Xuân Báo Cáo Thực ’l ập GVHD: Nguyen Thị Bạch Hường NHẬN XÉT CỦA CO QUAN THỤC TẬP Họ tên : Nguyễn Thị Thanh Xuân Là sinh viên lớp : C08QV Khoa : Quản Trị Kinh Doanh Thực tập : Công Ty TNHH TM Rồng Nam Hải Nhận xét quan thực tập: _ -TẨẤjl—-Jjfjan -—jhiLt _ -ú ấ ỉ a Ỉ - O R _ị J&LQ _J jiS k d ẻ ấ - VỔL -XQ-_ TẤiị - SÁC ¿MỊAíị lũứL 120JQ- nlẹỉu^M rxiu! TÚaJj. sTjmm -Ể x dJiilL _Ảíẻn -h ã i - /Cz£ ưẻL ¿ầdũa. /yưẢâp. Thu Đức, ngày tháng ^n m 20Ị Báo Cáo Thực Tập GVHD: Nguyễn Thị Bạch Hường NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẦN Họ tcn : Nguyễn Thị Thanh Xuân Là sinh viên lớp : C08QV Khoa : Quản Trị Kinh Doanh Thực tập : Công Ty TNHH TM Rồng Nam 1lải Nhân xét Giáo viên hướng dẫn: _ ỂẲâảu c ấ _ _ ¿ Ẽ iiỵn 2ũẤủâJỳ _cẲ uẤểl _ _ LclIíị ] Ẩ i - _M u - -i i i - d & A ị _± ị LỊèl Thủ Đức, ngày 4-L tháng ị năm 20 ỉ cw Li o L \ỳ a d iH ú c n j GVHD: Nguyễn Thị Bạch Hường _ Bảo Cáo Thực I ập MỤC LỤC Lời mở dầu Chương í: Giới thiệu tổng qt Cơng Ty TNHH IM Rồng Nam Hải Quá trình hỉnh thành phát triền Đặc điem Bộ máy tồ chúc chức hoạt động công ty Chương II: Cơ sở lý luận công tác lưu trữ hồ sơ I Những vấn đề chung Khái niệm Vị trí ỷ nghĩa cơng tác lưu trữ văn thư Yêu câu công tác văn thư Nội dung công tác văn thư Tổ chức công tác văn thư Phân công trách nhiệm dối với việc thực nhiộm vụ công tác văn thư Cơ quan, Doanh nghiệp II Tố chức quan lý giải văn quan doanh nghiệp Tỏ chức quản lv giải văn đên Tố chức quản lý giải văn Tô chức quản lv văn nội văn mật Tô chức quản lý sư dụng dâu III Lập hồ sơ nộp lưu trữ hồ sơ Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ Vai trị, vị trí yêu cầu công tác lập hồ sơ Nội dung công tác lập hô sơ Công tác nộp lưu hô sơ Chương III: Nhận xét Tài liệu tham kháo Báo Cáo Thực Tập GVHD: Nguyền Thị Bạch Hường LỜI MỞ ĐẦƯ Do nhu cầu nay, với ỉcn đất nước theo hướng Cơng Nghiệp Hố Hiện Đại Ilố, việc cải cách hành chánh công tác văn thư chiêm vai trò quan trọng hoạt động cua quan, đơn vị Trong cơng lác văn thư đà góp phần quan trọng hoạt động quan, đơn vị Sao cho công việc tiến hành nhanh chóng, kịp thời xác Cơng tác văn thư có thê cung cấp xác đầy đủ nguồn thông tin nhằm phục vụ cho người xã hội Xét thấy tầm quan trọng việc lưu trữ hồ sơ công ty nên em chọn đề tài công tác văn thư Công ty TNHH TM Rồng Nam Hải làm chuvên đề báo cáo Đây hội cho em áp dụng kiến thức học vào thực tế cơng việc: ĐĨI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN cửu ĐÈ TẰH Đôi tượng : Các hô SO', công văn, văn bái ) công văn dên di Phạm vi : Thực Công ty TNHH TM Rồng Nam I lai MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU: Tiêp cận với thực tế hoạt động công ty qua cơng việc cụ Cơng ty phân cơng Tích luỳ kinh nghiệm môi trường làm việc thực tê Vận dụng kiến thức, kỳ dã dược học vào thực tiễn Nâng cao nhận thức kỷ luật lao dộng, tinh thần làm việc tập thể, ý thưc trân trọng thành lao động PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU: Sử dụng nhiêu phương pháp: thống kê, tông họp, so sánh phân tích Nội dung nghiên cứu gơm bốn phần: GVHD: Nguyễn Thị Bạch Hường Báo Cáo Thực Tập + Phần 1: Tổng quan Cồng ty TNIĨII TM Rồng Nam I lài + Phần 2: Cơ sớ lý luận công tác văn thư + Phần 3: Thực trạng công tác văn thư Công ty TNI1H TM Rồng Nam I lải t Phần 4: Nhân xét Báo Cáo Thực Tập GVHD: Nguyễn Thị Bạch Hường CHUÔNG I GIỚI THIỆU TỊNG QT VÈ CƠNG TY TNHH TM RỒNG NAM HẢI I KHÁI QUÁT: Quá trình hình thành phát triên: Công ty TNHH TM Rồng Nam Hải thành lập ngàv 22 tháng 10 năm 2008 với han đầu khoảng 30 nhân viên, công ty phát triên có khoang 90 nhân viên Chức công tv tư vấn thiết kế lắp đặt, bảo trì hộ thống điều hịa khơng khí cho quan, văn phịng, xí nghiệp dân dụng kho lạnh dung ngành bảo quản thực phâm Bằng kinh nghiệm trải nghiệm lĩnh vực hệ thống điều hịa khơng khí, hệ thống lạnh chuyên sâu công ty xây dựng dội ngũ nhân viên có tay nghê giỏi, chuvên nghiệp tác phong làm việc đê cỏ thê dáp ứng vêu cầu khách hang Với hợp tác giúp đỡ công ty nôi tiêng Mỹ Nhật thê giới máy lạnh TRANE, Daikin, Carrier, Panasonic cơng ty có đủ mầu mã phù hợp với vêu câu khách hàng Đặc điềm: Tên cơng tv : CƠNG TY TNHH TM RỒNG NAM HẢI Tên giao dịch : NAM HAI DRAGON TRADING COMPANY LIMITED Viết tát : NAM HAI TRADING CO., LTD Trụ sở : 266/5 Bạch Dang Phường 24 Quận Bình Thạnh, TP.HCM Điện thoại : (08) 6254 9006 Fax : (08) 6254 9066 E-mail : 1n fo(ci).namhaidragon.com Mã số thuế : 03061064444 Sô tài khoản : 55035159 GVHD: Nguyễn Thị Bạch Hường Tại ngân hàng Báo Cáo Thực Tập : Á Châu ( ACB Bank ) đường Lê Quang Định ( chi nhánh quận Bình Thạnh, TP.HCM ) Tống giám đơc : Ơng HUỲNH LÊ QUÂN Điện thoại : 0918 153 723 E-mail : huvnhlequan05 Vpyahoo.com.vn Bộ máy tố chức chúc công ty a Bộ mảy to chức: h Chức nâng, nhiệm vụ: ■ Tồng giám đốc: Giữ nhiệm vụ điêu hành chung tồn cơng ty, qut định liên quan đến tồn hộ họat động cua cơng ty Ký kết hợp đồng, làm việc trực tiếp gián tiếp đoi tác ■ Giám đốc điều hành: Điêu phôi hoạt động chung công ty GVHD: Nguyễn Thị Bạch Hường Bảo Cáo Thực Tập Thay mặt tông giám đốc làm việc với đối tác đuực úy quyền Báo cáo trực tiếp cho tống giám đốc tình hình hoạt động cua cơng ty ■ Ke tốn trưởng: Tổ chức ghi chép, tính tốn phản ánh xác, trung thực,kịp thời dây đu tồn tài sản phân tích kết hoạt động kinh doanh cơng ty Tính tốn trích nộp đầv đủ, kịp thời khoản thuế nộp ngân sách, quĩ đế lại cơng tv tốn hạn khoản tiên vay, khoản công nợ phải thu, phải trả Xác định phản ánh xác kịp thời, chế độ, kết kiếm kê tài sản hàng kỳ dề xuất biện pháp giải quyết, xử lý có trường hợp thât xảy Lập đầv đu giữ dúng hạn báo cáo kế tốn tốn cua cơng ty theo chế độ hành; Tố chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tốn, giữ bí mật tài liệu sơ liệu kế tốn bí mật cua cơng ty Thực kế hoạch đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ nhân viên kê tốn cơng ty ■ Quản Ịỳ khối hành chánh: Quản lý chung cơng việc chung cịng ty Soạn thảo hợp đồng, văn bẳn càn thiết Bảo quán lưu trừ văn bán, hợp dồng Săp sêp lịch hẹn cho tông giám đốc Báo cáo trực tiếp công việc cho tổng giám đốc giám đốc điều hành ■ Trưởng phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm công việc lien quan dến kỹ thuật GVI ID: Nguyen Thị Bạch Hường + Báo Cáo Thực Tập Loại phái bóc bì vào sổ chi tiết: gồm cơng văn ngồi bì đê tên quan khơng có dâu mật Loại khơng bóc bì vào số đăng ký: cơng văn ngồi bì ghi rõ họ tên người nhận, công văn mật công văn gửi Đảng uỷ Đồn thể quan Bu ó c 3: Phải bóc mép phải, khơng rách văn ban, khơng để xót văn ban khơng dấu bưu điện, khơng địa người gửi; bóc bì văn gửi quan, gửi thu trưởng quan, gửi phịng ban Những bì văn ban có dâu mức độ: “khan", “thượng khấn”, “hoa tốc” bóc trước Nhừng bì văn có dấu mức độ mật thi bóc bì ngồi Khi bóc bì văn phải dơn văn vê bên trái đê dùng kéo căt mép bôn phai Khi căt mép phong bì khơng cắt rời mà phải để “râu" cho phong bi Lây văn phải nhẹ tay không đê rách, đê phịng văn bị dính hơ dán Đối chiếu số ký hiệu ghi ngồi bì với văn xem cỏ khớp khơng Nêu phát bì có văn gửi nhầm cho quan phải gửi trả lại cho CO' quan gửi Đối với công văn thức hành chánh, công văn khơng có trích yếu, khơng cỏ chữ ký chữ kv không thấm quyền phải trả cho nơi gửi dê thực quy định Trường hợp nhận công văn quan trọng, nhu câu nơi gửi cơng văn có kèm phiếu gửi sau nhận đủ tài liệu phải ký xác nhận, đóng dâu vào phiếu trả lại phiếu cho quan gửi cơng văn Bu ó c 4: Đóng dâu den vào công văn nhăm mục dich xác nhận công văn dà qua văn thư dông thời ghi nhận ngày tháng năm công văn den Dấu đôn đỏng bên trái , sô ký hiệu nêu văn có tơn loại, việc (trích yếu) văn khơng tên loại dóng vào khoảng trống tác giả Quốc hiệu Mầu dấu den dược quy định sau: HVTH: Ntmvèn Thi Thanh Xuân Trang 21 GVHD: N guyễn Thị Bạch Hường Báo Cáo Thực Tập TÈN CÔNG VĂN ĐẾN cm C QUAN Số: Ngày: Chuyển: Lưu: Bu óc 5: Trình thủ trưởng xem xét cho V kiến phân phối giải văn den Bước 6: Đăng ký vào sô văn dên Đăng ký công văn khâu quan trọng việc tổ chức giải quan lý cơng văn đến Đó ghi lại thông tin văn tài liệu ấn định số, ký hiệu công văn, ngày tháng năm cơng vàn đến Mục đích bước nắm sô lượng công văn nội dung công văn đôi tượng giải công văn đối tượng giải giải qut dơn dâu Hình thức đăng ký có ba loại: đăng kv bàng sổ, đăng ký thẻ dăng ký bàng máy tính diện tử Có thể dung ba hình thức đê đăng ký công văn thiết phải đảm bảo nội dung sau: Số đèn Ngày đến Cơ quan gưi công văn đến Sô ký hiệu công văn đên N gày tháng công văn đến ? Trích vếu nội dung cơng văn dến Lưu hô sơ số Nơi nhận (Người nhận) Ký nhận Ghi 10 _ ! _ HVTH: Ntmvên Thi Thanh Xuân Trane 22 Báo Cáo Thực Tập GVHD: Nguyền Thị Bạch Hường Trang bìa trình bày sau: Tên quan cấp TÊN C QUAN Năm SÔ ĐẢNG KÝ VĂN BAN ĐẺN Từ số đến sô Từ ngày dến ngày Quyển Bước 7: Phân phơi, chun giao cơng văn đên Trong q trình phân phối, chuyến giao phải đảm bảo yêu câu công văn đảm bảo đúng, trực tiếp cho người đơn vị có trách nhiệm giải quyết, cơng văn đên ngày phái phân phối, chuvển giao hôm cơng văn cỏ liên quan đến nhiều phận chuvến cho người, phận Mầu sô chuyên công văn đến Ngày chuyến Số ký hiệu cơng văn hav bì Số lượng cơng văn hay bì Người hay đơn vị nhận KÝ nhận Bu’ö’c 8:Theo dõi giải văn bán đến Văn thư phải xem người nhận dã giải văn chưa, có dùng dơi tượng, thời hạn khơng? Có dứng tinh thần chi đạo lãnh đạo không? To chức quán lý giải văn a Khái niệm vãn đi: Tất loại vãn ban CƯ quan ban hành dô quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn doanh nghiệp gửi den dối tượng có liên quan gọi văn Tất văn ban phải dược đăng kv vào sô quản lv văn văn thư HVTH: Nmivễn Thi Thanh Xuân Trang 23 Báo Cáo Thực Tập GVHD: Nguyen I hi Bạch Hường Tất cá văn bán phải dược kiểm tra nội dung thức trước gửi di b Quy trình XU' lý vãn đi: Bước 1: Xem xét văn lần cuỏi trình ký Kiểm tra vãn đă thể thức, thẩm quyền ký, số ký hiệu, ngày tháng, nơi nhận Thư ký phải báo đảm lất văn bán lãnh đạo ký phải chế độ, thẩm quyền, the thức khơng sai sót xảv Bước 2: Don” dấu văn Nhân viên văn thư trực tiếp đóng dấu vào văn Dấu dóng ngăn, khơng nh, khơng mờ, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký bơn trái Bụ•ỏc : Vào số đăng kv văn di Nhàm mục đích quản lý tồn số công văn gửi quan khác, phục vụ cho lãnh dạo quan lý điều hành quan Mẩu sổ đăng ký vãn Sô ký hiệu cơng văn Ngày tháng năm cơng văn Trích yếu nội dung công văn Nơi nhận công văn Dơn vị người nhận Ghi chủ Bu•ỏc 4: Cho cơng văn vào bi viết bì cơng văn theo mẫu Tên quan: Số, ký hiệu cơng vãn Tem Kính gửi: Tên (ngưòi hay quan) Địa nơi nhận Báo Cáo Thực Tập GVHD: Nguyễn Thị Bạch Hường Birỏc : Lưu văn bán Khi văn ban gửi phải lưu lại hai chính: 01 lưu vãn thư: 01 lưu đơn vị dự thảo ban hành văn Bước 6: Chuyển công văn Chuyển ngàv đăng ký hay chậm sau ngày làm việc Ghi đầy đủ thông tin vào sô chuyên văn Mẩu sô chuyến văn Ngày tháng gửi công văn (1) Số ký hiệu cơng vãn (2) Số lượng bì cơng văn (3) Nơi nhận hay người nhận (4) Ký nhận dóng dấu (5) Tố chức quan lý văn nội văn bán mật: a Tô chức quart lý văn nội bộ: Vãn nội quan gồm: qut định, chí thị, thơng báo giây công tác, giấy giới thiệu Dê quán lý tốt loại văn trên, loại phải có sỏ đăng kv riêng, đỏ nêu rõ nội dung: số ký hiệu, người ký, nội dung tóm tăt, người nhận, nơi nhận b Tỏ chúc quan ỉỷ văn bán bảo một: Văn ban mật văn chứa dựng nội dung bí mật cua Đảng, Nhà nước Cần tuân thủ theo quy định văn Nhà nước Pháp lệnh bảo vệ bí mật cua Nhà nước, ban hành ngày 8/11/1991 Tố chức quán lý sử dụng dấu: a Các loại (lau: Dâu tên quan, doanh nghiệp Dâu văn phịng Dấu cơng vãn đên HVTH: Ngun Thị Thanh Xuân Trang 25 GVHD: Nguyen Thị Bạch Hường Báo Cáo Thực Tập Các dấu dộ mật độ khấn Các dấu chức danh, dấu họ ten người có thâm quyền ký văn bán b Nguyên tue đóng dấu: + Kiểm tra rà soát kỹ văn trước dóng dấu + Chỉ đóng dấu văn thể thức yêu câu + Văn thư phai tự tay đóng dấu vào công vãn không nhờ người khác + Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký lệch bcn trái Cỏ ba điêu khơng: + Khơng đóng dấu khống + Khơng đóng nhâm lẫn dấu + Khơng đóng trùm lẽn dấu đóng trước bị mờ c Quán lỳ Vil sử dụng dấu: Mỗi quan dùng dâu pháp lv Không dem dâu quan vê nhà công tác Mực dấu sư dụng quy định Con dâu dược giao cho người có trách nhiệm giữ Người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật quan lý sư dụng dâu Con dấu phải bảo quản cân thận Mất phải báo cho người có trách nhiệm d B(io quán dấu: Phai giừ gìn dấu không bị dơ bcin không dùng vật cứng nhọn dể cậy bụi dấu Phải có giá đê dấu khơng đế dấu dơ bân III LẠP HỊ SO VÀ NỘP HÒ s o LƯU TRỬ: Khái niệm hồ SO', lập hồ so: GVHD: Nguyen Thị Bạch Hường Báo Cáo Thực l ập Hồ sơ hay tập văn có liên quan với cơng việc, q trình, vấn dề đối tượng cụ thể, người, tác giá đặc điếm thể loại hình thành q trình giải qul cơng việc Lập hồ sơ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn dược giao yêu cầu phương pháp lập hồ sơ đẻ tập hợp văn bán tài liệu thành hô sơ Vai trị, vị trí u cầu cua cơng tác lập hồ so: a Vai trị, vị trí: Giúp cung cấp hồ sơ phản ánh trung thực, đu hoạt độnẹ CO' quan, tạo cử chinh xác đê giai quvết nhanh chóng, đăn CĨ hiệu cơng việc Góp phân giừ bí mật cua quan, doanh nghiệp Hạn chế công văn giấy tờ vô dụng, đồng thời tránh dược việc lập hô sơ trùng bo sót gâv lãng phí khó khăn cho công tác quan lý b Yêu cầu: Phản ánh chức năng, nhiệm vụ dưa vào hô SO' phái có giá trị có giá trị tương đối đồng Phan ánh dược hoạt dộng yếu cua quan qua thời kv Các văn loại hồ sơ phải có mối quan hệ logic với vê vấn đề sụ' việc người Hò sơ phải dược biện mục đầy đủ xác Hơ sơ lập phải thuận lợi mặt sư dụng bảo quản Nội dung cua công tác lập hồ so: a Lặp danh mục hồ sơ: Danh mục hô sơ ban kc dự kiến hồ sơ phai lập năm cua quan, đơn vị, cỏ kèm theo chi dẫn thời gian dược duyệt theo chè độ định HVTH: Neuvễn Thi Thanh Xuân Trang 27 Báo Cáo Thực Tập GVHD: Nguyên Thị Bạch Hường Mục đích cua công tác lập danh mục hồ sơ nhằm hướng dẫn cán quan, đơn vị lập hồ sơ đầy đủ thuận lợi giúp cho quản lý việc lập hồ sơ thơng chặt chẽ Có hai loại danh mục hồ sơ: IIỒ sơ tống hợp hồ sơ theo dơn vị Công tác lập danh mục hồ sơ tiến hành theo hước: + Xác định loại danh mục hồ sơ f Xây dựng đề cương phân loại + Dự kiến tiêu đề hô sơ + Quy định kv hiệu hồ sơ + Người lập hô sơ + Thời hạn báo quản hồ sơ Mau bảng danh mục hơ so CO QUAN CHỦ QUẢN CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN C QUAN, ĐƠN VỊ Độc lập - Tụ - Hạnh phúc DANH MỤC HÒ s o CỦA CO QUAN Ký hiệu Tiêu dề hồ sơ Thời gian bảo quản Năm bảo Thời hạn quan bảo quản Người lập hô sơ Ghi Bản danh mục hô sơ gôm: Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn IIÔ sơ báo quan lâu dài H ô sơ báo quan tạm thời Duvệt Ngày thámỊ năm CHÁNH VĂN PHÒNG Kv tên đỏng dấu HVTH: Nguyên Thị Thanh Xuân Trang 28 GVHD: Nguyen Thị Bạch Hường Báo Cáo Thực Tập b M hồ sơ: Đầu năm cán giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cân lập vào bìa hơ SO' mở hơ sơ c Căn cử vào đặc trưng cửa văn tài liệu đế chia thành hô sơ: ■ Những đặc trưng ban đê lập hô sơ: Đặc trưng “tên gọi” cơng văn có tên gọi xếp hồ sơ Đặc trưng “vấn đề” công văn có nội dung định xếp hồ sơ Đặc trưng "tác giả” tác gia quan ban hành văn tài liệu Lập hơ sơ theo đặc trưng có nghĩa tập hợp tài liệu có tác giả vào hơ sơ Đặc trưng "thịi gian” văn bán ban hành thời gian định dược xêp vào hơ sơ Đặc trưng "giao dịch" nhóm tài liệu văn quan thường giao dịch với cư quan khác vào hô sơ Đặc trưng “địa dư” Địa dư dịa dư hành chánh Các tài liệu địa dư xcp vào hô sơ d Sắp xếp till liệu hồ sơ: ■ Có cách săp xêp hô sơ: Sắp xếp theo tên gọi văn Săp xêp theo thứ tự thời gian hình thành văn Săp xêp theo tác giả kèm theo thời gian Săp xếp theo vân đề kèm theo thời gian sáp xếp theo trình tự giải vấn đề thực tế Sắp xếp theo mức dộ quan trọng vấn đề Săp xêp theo vân chữ e Biên mục hồ sơ: Hồ sơ biên mục công việc giải xong Biên mục hồ SO' phải dám bảo đầy đủ, xác HVTH: Neuvễn Thi Thanh Xuân Trang 29 GVHD: Nguyễn Thị Bạch Hường Báo Cáo Thực Tập Biên mục gồm việc sau: + Đánh số tờ + Ghi mục lục tài liệu + Viết tờ kèt thúc / Đóng quyên: Sau biên mục xong, cần đóng quyền để cố định thủ tục xếp tài liệu, văn kiện hồ sơ dể tránh mát, tạo thuận lợi cho việc nộp lưu khai thác hồ sơ Khi đóng cân ý: Kiếm tra tình trạng tài liệu hồ sơ Gỡ vật liệu bàng kim loại dính tài liệu đinh, kẹp Dóng bàng chì bền, khơng đóng bàng vật liộu kim loại Cơng tác nộp lưu hồ so: Khi giao nộp hô sơ, tài liệu phải lập biên giao nộp tài liệu kèm theo danh mục hô sơ tài liệu nộp lưu danh sách nhừng hơ sơ tài liệu cịn lại giữ lại đê nghiên cứu HVTH: Neuvên Thi 'khanh Xuân Trang 30 GVHD: Nguyen Thị Bạch Hường Báo Cáo Thực Tập THỤC TRẠNG CƠNG TÁC VẢN THƯ TẠI • • • CÔNG TY NHẬT KÝ VÈ CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG THỜI GIAN THỤC TẬP TUẦN I: TỪ 21/6/2010- Đ É N 26/6/2010 Hướng dẫn nghe điện thoại 1lương dần soạn thảo văn ban Hướng dẫn photocopy văn biên bản, giây tờ Hướng dân fax, email Hướng dẫn gửi nhận công văn Hướng dẫn cách \êp lịch Hướng dẫn dâu cách đóng dâu Hướng dẫn vào số loại công văn đến, công văn cách lưu trữ công văn TUẢN II: TỦ 28/6/2010 - Đ E N 03/7/2010 Trực diộn thoại Dóng dấu công văn đên Nhận công văn đen, vào sổ công văn đến, gửi fax Đánh văn bán (thư mời thông báo) Photo giấy tờ, lầx tài liệu TUẦN III: TỪ 5/7/2010- Đ É N 10/7/2010 Trực điện thoại Photo tài liệu, fax tài liệu Đóng dâu cơng văn đến cơng văn di Trình ký loại văn Gửi công văn di Soạn thảo văn cho phịng ban u cẩu (trình chỉnh sưa) Kiêm dâu, quản lý dâu HVTH: Nguyên Thị Thanh Xuân Trang 31 GVHD: Nguyễn Thị Bạch Hường Báo Cáo Thực Tập TUẦN IV: TỪ 12/7/2010 - ĐÉN 17/7/2010 Tiếp khách nhận hồ sơ khách hàng giao cho quan cấp có liên quan Tiếp nhận điện thoại chuyên đến nơi cẩn Hướng dẫn khách đến phòng ban mà khách cần gặp theo yêu câu Soạn thảo báo cáo hợp đồng Nhận cơng vãn đèn Đóng dấu công văn dcn Gửi thư mời cho đối tác TU AN V: TÙ 19/7/2010 - ĐÉN 24/7/2010 Trực diộn thoại Chuyển cơng văn thơng báo cho phịng ban Photo tài liệu, phác thảo thiết kế gửi cho đối tác Nhận ỉầx đèn Gửi thư mời cho đối tác Trình kv loại vãn bán Photo tài liệu íax cơng văn Vào sơ cơng văn di dền I KÉT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC: Hoàn thành tôt công việc giao Hiêu môi trường làm việc thê Tích luỹ kinh nghiệm từ cô công tv Biết phân lích thu thập tài liệu để phục vụ cho cơng tác văn phòng câp giao nhiệm vụ Năm rõ nguyên tăc lập lưu hô sơ cách khoa học hon Thực quy trình soạn thảo văn Biết cách bố trí, xếp noi làm việc cách gọn gàng, tiện lợi HVTH: Nguyễn Thị Thanh Xuân Trang 32 GV1ÍD: Nguyễn Thị Bạch Hường Báo Cáo Thực Tập Nắm quy trình, mục đích, u cầu việc xử lý giải quyêt văn đen, văn ban việc ban quản sử dụng mục đích dâu cua cơng ty Hồ đồng với nhân viên công ty thiện cám với họ I THƯẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN ■ Thuận lọi: Phương tiện lại dễ dàng Dược quan tâm chí dẫn tận tình cua anh, chị văn phòng Dược tiếp xúc học hỏi phòng ban danh nghiệp Cách vận hành thiết bị như: máy photocopy, máy fax, máy in Đã nắm dược quy trình soạn tháo văn ban, lưu trừ hơ sơ, đóng dâu Được hướng dẫn nhiều nghiệp vụ hành văn phịng Dược cung cấp đầv đủ thơng tin việc hồn thành báo cáo thực tập Nơi làm việc trang bị dầy đủ thiẽt bị văn phịng máy vi tính, máv photocopy, máy fax máy in, máy scan, máv diêu hoà, quạt thơng gió ■ Khó khăn Tiến dộ cơng việc cịn chậm Chưa quen với mơi trường làm việc Sử dụng trang thiêt bị văn phòng đại nhiêu bỡ ngỡ, lúng túng Còn lúng túng việc photo nên dẫn đên sơ sai sót Cịn lúng túng việc lưu công văn đến, công văn chưa thực bành mà học lý thut Cịn hạn chế số nội dung đóng dấu văn đến, văn đi, trình văn chuyển cơng văn giấy tờ đi, đến tính chất bí mật cơng việc HVTH: Nguyễn Thị Thanh Xuân Trang 33 Báo Cáo Thực Tập GVHD: Nguyên Thị Bạch Hường CHƯƠNG III NHẬN XÉT i- VẺ CÔNG TY: Diều đâu tiên mà em có thê nhận thây cơng tv tích cực, hồ đơng nhân viên công ty Và trãi qua thời gian thực tập dà giúp em hiẻu rồ môi trường làm viộc nào? Tất người làm việc với trách nhiệm mà khơng lợi ích cá nhân Kinh doanh ngành nghề đăng ký Thực chế độ sách tài kinh tê nhà nước Dám bảo phát triển công ty chấp hành đầy đủ nghĩa vụ nhà nước xã hội Quản lý sử dụng tốt nhân lực vốn tài sản công ty Chăm lo đời sống vật chất tinh thần cán công nhân viên, thực chế độ sách nhà nước tăng cường bồi dưỡng giáo dục nâng cao văn hố, trình dộ kỹ thuật tay nghề cho người lao động I VẺ CHUYÊN MÔN: v ề nghiệp vụ chuvên mơn cơng tác văn thư có vị trí ý nghĩa quan trọng nơi tiếp nhận cung câp thông tin cho phịng han cơng ty Vì việc giải quyêt công văn, giấv tờ phải tuân thủ nguyên tăc dà định, phai dám bảo lính xác nhanh chóng giúp cho đơn vị cỏ liên quan năm băt chuyên tai kịp thời Và điều đặc biệt địi hỏi người làm cơng tác văn thư phải tuyệt đối giữ bí mật, biết cách lưu trữ tài liệu cách khoa học, trật tự logic đế cần đến có thê tìm dễ dàng mà tict kiệm thời gian HVTH: Nguyễn Thị Thanh Xuân Trang 34 GVHD: Nguyen Thị Bạch Hường Báo Cáo Thực Tập Ngoàn người làm văn thư phải biết linh hoạt tình hng biêt cách thu thập xử lý thơng tin cách nhanh chóng xác đế cung cấp cho nhà lãnh đạo Qua trình thực tập em tiếp cận với thực tế bên ngồi có nhiều khó khăn khiến cm phái bối rối cách giải Tuy nhiên em dà vượt qua nhờ giúp đờ cơng ty, qua em tích 111V dược chút kinh nghiệm cho từi nhân viên cơng ty MỘT SĨ TÀI LIỆƯ THAM KHẢO Tham khảo tai liệu từ khóa trước Tham khải tài liệu lý thuyết dã học Tham khảo từ tài liệu Công tv TNHH TM Rồng Nam Hải ■ Cụ thè: + Nghiệp Vụ Thư KÝ Văn Phòng, Khoa Quán Trị Kinh Doanh Lưu Hành Nội Bộ, năm 2008, Trường Cao Đăng Công Nghệ Thu Đức + Giáo Trình Nghiệp Vụ Thư Ký Soạn Thảo Văn Bản Quản Lý n Sơ Tài Liệu Trường" Hành Chính Quốc Gia Lưu Hành Nội Bộ năm 1995 HVTH: Nguyễn Thị Thanh Xuân Trang 35