HƯỚNG DẪN GHI BIỂU SỐ 01 BÁO CÁO CƠ SỞ CÔNG TÁC VĂN THƯ

HƯỚNG DẪN GHI BIỂU SỐ 01 BÁO CÁO CƠ SỞ CÔNG TÁC VĂN THƯ I SỐ LƯỢNG VĂN BẢN CHỈ ĐẠO VÀ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm - Văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư bao gồm: Quy chế, quy trình; danh mục hồ sơ quy định khác vê cơng tác văn thư (ví dụ: Chỉ thị) ban hành tính đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo - Trường hợp quan, tổ chức ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ chung 01 văn thống kê vào hai Biểu số lượng văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Biểu số lượng văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Cách ghi biểu - Dịng 1: Ghi số Quy chế, quy trình văn thư - Dòng 2: Ghi số Danh mục hồ sơ - Dòng 3: Ghi số Quy định khác văn thư - Dòng 4: Ghi tổng số lượng đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư (dòng + dòng + dòng 3) II SỐ LƯỢNG VĂN BẢN Khái niệm - Văn gồm: văn (các loại văn quan, tổ chức phát hành) văn đến (các loại văn bản, đơn thư quan, tổ chức cá nhân gửi đến) tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo - Trường hợp văn phát hành hai hình thức giấy điện tử thống kê hai hình thức: giấy điện tử Cách ghi biểu - Dòng 5: Ghi số văn giấy - Dòng 6: Ghi số văn điện tử - Dòng 7: Ghi tổng số văn (dòng + dòng 6) - Dòng 8: Ghi số văn đến giấy - Dòng 9: Ghi số văn đến điện tử - Dòng 10: Ghi tổng số văn đến (dòng + dòng 9) III SỐ LƯỢNG HỒ SƠ Khái niệm - Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân - Hồ sơ điện tử tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tô chức, cá nhân - Hồ sơ bao gồm hồ sơ giấy hồ sơ điện tử Số lượng hồ sơ sổ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động lập trình giải công việc từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo Trường hợp hồ sơ có hai loại văn giấy văn điện tử thống kê haỉ hình thức: hồ sơ giấy hồ sơ điện tử Cách ghi biểu - Dòng 11: Ghi số hồ sơ giấy - Dòng 12: Ghi số hồ sơ điện tử - Dòng 13: Ghi tổng số hồ sơ (dòng 11+ dòng 12) IV SỐ TỒ CHỨC VĂN THƯ Khái niệm - Tổ chức văn thư tổ chức thực việc quản lý văn tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư - Số tổ chức văn thư số tổ chức văn thư độc lập tổ chức văn thư không độc lập quan, tổ chức có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo - Trường hợp tổ chức văn thư không độc lập, bao gồm công tác lưu trữ thống kê hai: Biểu Số tổ chức văn thư Biểu Số tổ chức lưu trữ Cách ghỉ biểu - Dòng 14: Ghi số tổ chức văn thư độc lập - Dịng 15: Ghi số tổ chức văn thư khơng độc lập - Dòng 14: Ghi tổng số tổ chức văn thư (dòng 14 + dòng 15) V SỐ NHÂN SỰ LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm - Nhân làm công tác văn thư người thực hoạt động văn thư theo quy định pháp luật quan, tổ chức - Số nhân làm công tác văn thư số người làm chuyên trách văn thư người làm công tác văn thư kiêm nhiệm cơng tác khác có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo - Trường hợp người làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ thống kê hai biểu: Biểu số nhân làm công tác văn thư Biểu số nhân làm công tác lưu trữ Cách ghi biểu Ghi số nhân làm công tác văn thư số người làm chuyên trách văn thư người làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác khác có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo HƯỚNG DẪN GHI BIỂU SỐ 02 BÁO CÁO CƠ SỞ CƠNG TÁC LƯU TRỮ I DIỆN TÍCH KHO LƯU TRỮ Khái niệm - Kho lưu trữ chuyên dụng nơi dùng để bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định Mục II Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng - Kho không chuyên dụng nơi bảo quản tài liệu lưu trữ chưa bảo đảm yếu cầu Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hương dẫn kho lưu trữ chuyên dụng - Kho tạm nhà cấp 4, nhà tạm, diện tích tận dụng (hành lang, cầu thang, sảnh, ) dùng để bảo quản tài liệu lưu trữ - Diện tích kho lưu trữ diện tích kho lưu trữ tính theo mét vng (m2) Cách ghi biểu - Dịng 1: Ghi tổng diện tích kho lưu trữ chuyên dụng (dòng + dòng 3) - Dòng 2: Ghi diện tích kho lưu trữ chuyên dụng sử dụng - Dịng 3: Ghỉ diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử dụng - Dòng 4: Ghi diện tích kho lưu trữ khơng chun dụng - Dịng 5: Ghi diện tích kho lưu trữ tạm - Dịng 6: Ghi tổng diện tích kho lưu trữ (dịng + dòng + dòng 5) II SỐ LƯỢNG VĂN BẢN CHỈ ĐẠO VÀ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Khái niệm - Văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ bao gồm quy định quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ; quy chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; nội quy vào kho lưu trữ; bảng thời hạn bảo quản; quy định khác công tác lưu trữ quan, tổ chức ban hành, số lượng văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác lưu trữ có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo - Trường hợp quan, tổ chức ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ chung 01 văn thống kê vào hai Biểu số lượng văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Biểu số lượng văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Cách ghi biểu - Dòng 7: Ghi số Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ - Dịng 8: Ghi số Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Dòng 9: Ghi số Nội quy vào kho lưu trữ - Dòng 10: Ghi số Bảng thời hạn bảo quản - Dòng 11: Ghi số quy định khác lưu trữ - Dòng 12: Ghi tổng số lượng văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác lưu trữ (dịng + dịng + + dòng 11) III SỐ TỔ CHỨC LƯU TRỮ Khái niệm - Tổ chức lưu trữ tổ chức thực hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Các tổ chức lưu trữ gồm trung tâm lưu trữ tương đương; phòng lưu trữ; tổ lưu trữ; phận lưu trữ Số tổ chức lưu trữ số trung tâm lưu trữ tương đương; phòng lưu trữ; tổ lưu trữ; phận lưu trữ có đến hêt ngày 31 tháng 12 năm báo cáo - Trường hợp tổ chức lưu trữ không độc lập, bao gồm công tác văn thư thống kê hai: Biểu số tổ chức văn thư Biểu số tổ chức lưu trữ Cách ghi biểu - Dòng 13: Ghi số trung tâm lưu trữ tương đương - Dòng 14: Ghi số phòng lưu trữ - Dòng 15: Ghi số tổ lưu trữ - Dòng 16: Ghi số phận lưu trữ - Dòng 17: Ghi tổng số tổ chức lưu trữ (dòng 13+dòng 14+dòng 15+dòng 16) IV SỐ NHÂN SỰ LÀM CÔNG TÁC LƯU TRỮ Khái niệm - Nhân làm công tác lưu trữ người thực hoạt động lưu trữ theo quy định pháp luật quan, tổ chức, số nhân làm công tác lưu trữ số người làm chuyên trách lưu trữ người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo - Trường hợp người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm cơng tác văn thư thống kê hai biểu: Biểu số nhân làm công tác văn thư Biểu số nhân làm công tác lưu trữ Cách ghi biểu Ghi số người làm công tác lưu trữ quan, tổ chức V SỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm - Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp, Tài liệu lưu trữ có loại: Tài liệu giấy; tài liệu ghi âm; tài liệu ghi hình; tài liệu phim, ảnh; tài liệu điện từ tài liệu khác, - Mức độ xử lý nghiệp vụ mức độ phân loại, xếp, tổ chức khoa học tài liệu theo quy định, bao gồm: chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ chưa chỉnh lý Cụ thể: + Tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu thực đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu theo quy định + Tài liệu chỉnh lý sơ tài liệu lập hồ sơ, có cơng cụ tra cứu chưa thực đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu theo quy định + Tài liệu chưa chỉnh lý tài liệu rời lẻ, lộn xộn, chưa phân loại, xếp khoa học theo quy định - Tài liệu bị hư hỏng tài liệu có tình trạng sau: giịn, rách, thủng, đính bết, vàng, chữ mờ, bay mực, bị axit, chua, nấm mốc, có trùng phá hoại - Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu vật mang tin khác - Dữ liệu đặc tả tài liệu thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, yếu tố cấu thành tài liệu; mối liên hệ tài liệu với tài liệu khác; thông tin chữ ký số tài liệu; lịch sử hình thành, sử dụng đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho q trình quản lý, tìm kiếm lưu trữ tài liệu - Mét giá tài liệu chiều dài 01 mét tài liệu khổ A4 xếp đứng, sát vào giá (hoặc tủ); quy đổi 10 cặp (hộp, bó) tài liệu, cặp (hộp, bó) có độ dày 10 cm - Tài liệu lưu trữ quản lý theo phông lưu trữ/sưu tập lưu trữ/công trình tính theo đơn vị tính loại hình tài liệu có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo Cụ thể: + Số tài liệu lưu trữ giấy tổng số hồ sơ/đơn vị bảo quản (ĐVBQ) quy thành số mét giá tài liệu + Số tài liệu đồ tổng số đồ (Bản đồ tài liệu giấy ng bảo quản theo phương pháp riêng) + Số tài liệu ghi âm tổng số cuộn, băng, đĩa quy số nghe + Số tài liệu ghi hình tổng số cuộn phim, cuộn băng video, đĩa quy số chiếu + Số tài liệu phim, ảnh tổng số phim, ảnh + Số tài liệu điện tử số hồ sơ điện tử quy số Megabye (MB) tài liệu + Số tài liệu khác 2 Cách ghi biểu Ghi số tài liệu lưu trữ quan, tổ chức VI SỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ THU THẬP Khái niệm - Tài liệu lưu trữ thu thập tài liệu có giá trị lựa chọn để giao nộp vào tổ chức lưu trữ theo quy định pháp luật lưu trữ - Số tài liệu thu thập số tài liệu lưu trữ quan lưu trữ lịch sử thu hàng năm từ nguôn nộp lưu theo quy định - Số tài liệu đến hạn thu thập chưa thu thập số tài liệu đến hạn nộp vào Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử chưa thực thu, nộp theo quy định - Phương pháp tính: + Số tài liệu lưu trữ thu thập từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 nãm báo cáo; + Số tài liệu lưu trữ đến hạn thu thập chưa thu thập tính đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo Cách ghi biểu + Số tài liệu lưu trữ thu thập từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo; + Số tài liệu lưu ừữ đến hạn thu thập chưa thu thập tính đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo VII SỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐƯA RA SỬ DỤNG Khái niệm - Tài liệu lưu trữ đưa sử dụng tài liệu quan, tổ chức lưu trữ đưa công bố, giới thiệu phục vụ theo yêu cầu quan, tổ chức cá nhân (sau gọi tắt độc giả) - Số tài liệu lưu trữ đưa sử dụng số lượng tài liệu loại đưa sử dụng Chỉ tiêu tính theo: Số hồ sơ/đơn vị bảo quản (ĐVBQ) lượt người khai thác sử dụng tài liệu; số viết, số lần trưng bày triển lãm, số ấn phẩm xuất tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo Cách ghi biểu Số hồ sơ/đơn vị bảo quản (ĐVBQ) lượt người khai thác sử dụng tài liệu; số viết, số lần trung bày triển lãm, số ấn phẩm xuất tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo VIII SỐ TÀI LIỆU ĐƯỢC SAO CHỤP Khái niệm Sao chụp tài liệu việc chép, nhân tài liệu phương pháp chụp (photocopy), in từ số hóa nguyên văn phần nội dung thông tin tài liệu lưu trữ để phục vụ độc giả số tài liệu chụp số lượng tài liệu loại chép, nhân từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo Cách ghi biểu Số tài liệu chụp số lượng tài liệu loại chép, nhân từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo IX SỐ TRANG THIẾT BỊ DÙNG CHO LƯU TRỮ Khái niệm Trang thiết bị dùng cho lưu trữ trang thiết bị dùng để phục vụ công tác lưu trữ Số trang thiết bị dùng cho lưu trữ số loại trang thiết bị dùng để phục vụ cơng tác lưu trữ có đến 31 tháng 12 năm báo cáo Cách ghi bỉểu Số trang thiết bị dùng cho lưu trữ số loại trang thiết bị dùng để phục vụ công tác lưu trữ có đến 31 tháng 12 năm báo cáo X KINH PHÍ CHO HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Khái niệm Kinh phí hoạt động lưu trữ tồn số thu, chi quan, tổ chức lưu trữ, bao gồm nguồn thu, chi hoạt động thường xuyên chi đầu tư phát triển Số kinh phí hoạt động lưu trữ số kinh phí thu, chi quan, tổ chức lưu ữữ phát sinh năm, tính từ 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 năm báo cáo Cách ghi biểu Số kinh phí hoạt động lưu trữ số kinh phí thu, chi quan, tổ chức lưu trữ phát sinh năm, tính từ 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 năm báo cáo HƯỚNG DẪN GHI BIỂU SỐ 03 BÁO CÁO TỔNG HỢP THỐNG KÊ CÔNG TÁC VĂN THƯ I SỐ LƯỢNG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ Ghi số lượng quan, tổ chức cấp II SỐ LƯỢNG VĂN BẢN CHỈ ĐẠO VÀ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm - Văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư bao gồm: Quy chế, quy trình; danh mục hồ sơ quy định khác cơng tác văn thư (ví dụ: Chỉ thị) ban hành tính đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo - Trường hợp quan, tổ chức ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ chung 01 văn thống kê vào hai Biểu số lượng văn đạo hưởng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Biểu số lượng văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Cách ghi biểu - Dòng 1: Ghi số lượng Quy chế, Quy trình văn thư theo cấp tương ứng - Dòng 2: Ghi số lượng Danh mục hồ sơ theo cấp tương ứng - Dòng 3: Ghi số lượng Quy định khác văn thư theo cấp tương ứng - Dòng 4: Ghi tổng số văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư (dòng + dòng + dòng 3) III SỐ LƯỢNG VĂN BẢN Khái niệm - Văn gồm: văn (các loại văn quan, tổ chức phát hành) văn đến (các loại văn bản, đơn thư quan, tổ chức cá nhân gửi đến) tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo - Trường họp văn phát hành hai hình thức giấy điện tử thống kê hai hình thức: giấy điện tử Cách ghi biểu - Dòng 5: Ghi số lượng văn giấy theo cấp tương ứng - Dòng 6: Ghi số lượng văn điện tử theo cấp tương ứng - Dòng 7: Ghi tổng số văn (dòng + dòng 6) - Dòng 8: Ghi số lượng văn đến giấy theo cấp tương ứng - Dòng 9: Ghi số lượng văn đến điện tử theo cấp tương ứng - Dòng 10: Ghi tổng số văn đến theo cấp tương ứng (dòng + dòng 9) IV SỐ LƯỢNG HỒ SƠ Khái niêm - Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân - Hồ sơ điện tử tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân - Hồ sơ bao gồm hồ sơ giấy hồ sơ điện tử Số lượng hồ sơ số hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động lập trình giải công việc từ ngày 01 tháng 01 đên hêt ngày 31 tháng 12 năm báo cáo Trường hơp hồ sơ có hai loại văn giấy văn điện tử thống kê hai hình thức: hồ sơ giấy hồ sơ điện tử Cách ghi biểu - Dòng 11: Ghi số lượng hồ sơ giấy theo cấp tương ứng - Dòng 12: Ghi số lượng hồ sơ điện tử theo cấp tương ứng - Dòng 13: Ghi tổng số hồ sơ theo cấp tương ứng (dòng 11+ dòng 12) V SỐ TỔ CHỨC VĂN THƯ Khái niệm - Tổ chức văn thư tổ chức thực việc quản lý văn tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng đâu công tác văn thư - Số tổ chức văn thư số tổ chức văn thư độc lập tổ chức văn thư không độc lập quan, tổ chức có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo - Trường hợp tổ chức văn thư không độc lập, bao gồm cơng tác lưu trữ thống kê hai: Biểu số tổ chức văn thư Biểu số tổ chức lưu trữ Cách ghi biểu - Dòng 14: Ghi số tổ chức văn thư độc lập theo cấp tương ứng - Dịng 15: Ghi số tổ chức văn thư khơng độc ỉập theo cấp tương ứng - Dòng 16: Ghi số tổ chức văn thư theo cấp tương ứng (dòng 14 + dòng 15) VI SỐ NHÂN SỰ LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm - Nhân làm công tác văn thư người thực hoạt động văn thư theo quy định pháp luật quan, tổ chức - Số nhân làm công tác văn thư số người làm chuyên trách văn thư người làm công tác văn thư kiêm nhiệm cơng tác khác có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo - Trường hợp người làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ thơng kê hai biểu: Biểu số nhân làm công tác văn thư Biểu số nhân làm công tác lưu trữ Cách ghi biểu Cột 1: Ghi số người làm công tác văn thư quan, tổ chức cấp I - Cột 2: Ghi số người làm công tác văn thư quan, tổ chức cấp II - Cột 3: Ghi số người làm công tác văn thư cấp huyện - Cột 4: Ghi số người làm công tác văn thư cấp xã - Cột 5: Ghi tổng số người làm công tác văn thư (cột + cột + cột + cột 4) HƯỚNG DẪN GHI BIỂU SỐ 04 BÁO CÁO TỔNG HỢP THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ I SỐ LƯỢNG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ Ghi số lượng quan, tổ chức cấp II DIỆN TÍCH KHO LƯU TRỮ Khái niệm - Kho lưu trữ chuyên dụng nơi dùng để bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định Mục II Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng - Kho không chuyên dụng nơi bảo quản tài liệu lưu trữ chưa bảo đảm yêu cầu Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng - Kho tạm nhà cấp 4, nhà tạm, diện tích tận dụng (hành lang, cầu thang, sảnh, ) dùng để bảo quản tài liệu lưu trữ - Diện tích kho lưu trữ diện tích kho lưu trữ tính theo mét vng (m2) Cách ghi biểu - Dịng 1: Ghi tổng diện tích kho lưu trữ chun dụng (dịng + dịng 3) - Dịng 2: Ghi diện tích kho lưu trữ chuyên dụng sử dụng - Dòng 3: Ghi diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử dụng - Dịng 4: Ghi diện tích kho lưu trữ khơng chun dụng - Dịng 5: Ghi diện tích kho lưu trữ tạm - Dịng 6: Ghi tổng diện tích kho lưu trữ (dòng + dòng + dòng 5) III SỐ LƯỢNG VĂN BẢN CHỈ ĐẠO VÀ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Khái niệm - Văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ bao gồm quy định quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ; quy chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; nội quy vào kho lưu trữ; bảng thời hạn bảo quản; quy định khác công tác lưu trữ quan, tổ chức ban hành, số lượng văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo, - Trường hợp quan, tổ chức ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ chung 01 văn thống kê vào hai Biểu số lượng văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Biểu số lượng văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ 2 Cách ghi biểu - Dịng 7: Ghi số Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ - Dòng 8: Ghi số Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Dòng 9: Ghi số Nội quy vào kho lưu trữ - Dòng 10: Ghi số Bảng thời hạn bảo quản - Dòng 11 : Ghi số quy định khác lưu trữ - Dòng 12: Ghi tổng số lượng văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ (dòng + dòng + + dòng 11) IV SỐ TỔ CHỨC LƯU TRỮ Khái niệm - Tổ chức lưu trữ tổ chức thực hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thông kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Các tổ chức lưu trữ gồm trung tâm lưu trữ tương đương; phòng lưu trữ; tổ lưu trữ; phận lưu trữ Số tổ chức lưu trữ số trung tâm lưu trữ tương đương; phòng lưu trữ; tổ lưu trữ; phận lưu trữ có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo - Trường hợp tổ chức lưu trữ khơng độc lập, bao gồm cơng tác văn thư thống kê hai: Biểu số tổ chức văn thư Biểu số tổ chức lưu trữ Cách ghi biểu - Dòng 13: Ghi số trung tâm lưu trữ tương đương - Dòng 14: Ghi số phòng lưu trữ - Dòng 15: Ghi số tổ lưu ừữ - Dòng 16: Ghi số phận lưu trữ - Dòng 17: Ghi tổng số tổ chức lưu trữ (dòng 13 + dòng 14 + dòng 15 + dịng 16) V SỐ NHÂN SỰ LÀM CƠNG TÁC LƯU TRỮ Khái niệm - Nhân làm công tác lưu trữ người thực hoạt động lưu trữ theo quy định pháp luật quan, tổ chức Số nhân làm công tác lưu trữ số người làm chuyên trách lưu trữ người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo - Trường hợp người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm cơng tác văn thư thống kê hai biểu: Biểu số nhân làm công tác văn thư Biểu số nhân làm công tác lưu trữ Cách ghi biểu - Cột 1: Ghi số người làm công tác lưu trữ quan, tổ chức cấp I - Cột 2: Ghi số người làm công tác lưu trữ quan, tổ chức cấp II - Cột 3: Ghi số người làm công tác lưu trữ cấp huyện - Cột 4: Ghi số người làm công tác lưu trữ cấp xã - Cột 5: Ghi tổng số người làm công tác lưu trữ Lưu trữ quan (cột + cột + cột + cột 4) VI SỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm - Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lum trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hơp pháp Tài liệu lưu trữ có loại: Tài liệu giấy; tài liệu ghi âm; tài liệu ghi hình; tài liệu phim, ảnh; tài liệu điện từ tài liệu khác - Mức độ xử lý nghiệp vụ mức độ phân loại, xếp, tổ chức khoa học tài liệu theo quy định, bao gồm: chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ chưa chỉnh lý Cụ thể: + Tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu thực đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu theo quy định + Tài liệu chỉnh lý sơ tài liệu lập hồ sơ, có công cụ tra cứu chưa thực đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu theo quy định, + Tài liệu chưa chỉnh lý tài liệu rời lẻ, lộn xộn, chưa phân loại, xếp khoa học theo quy định - Tài liệu bị hư hỏng tài liệu có tình trạng sau: giịn, rách, thủng, đính bết, vàng, chữ mờ, bay mực, bị axit, chua, nấm mốc, có trùng phá hoại - Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tố chức, cá nhân lựa chọn để lum trữ số hóa từ tài liệu vật mang tin khác - Dữ liệu đặc tả tài liệu thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, yếu tố cấu thành tài liệu; mối liên hệ tài liệu với tài liệu khác; thông tin chữ ký số tài liệu; lịch sử hình thành, sử dụng đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho trình quản lý, tìm kiếm lưu trữ tài liệu - Mét giá tài liệu chiều dài 01 mét tài liệu khổ A4 xếp đứng, sát vào giá (hoặc tủ); quy đổi 10 cặp (hộp, bó) tài liệu, cặp (hộp, bó) có độ dày 10 cm - Tài liệu lưu trữ quản lý theo phông lum trữ/sưu tập lum trữ/cơng trình tính theo đơn vị tính loại hình tài liệu có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo Cụ thể: + Số tài liệu lum trữ giấy tổng số hồ sơ/đơn vị bảo quản (ĐVBQ) quy thành số mét giá tài liệu + Số tài liệu đồ tổng số đồ (Bản đồ tài liệu giấy ng bảo quản theo phương pháp riêng) + Số tài liệu ghi âm tổng số cuộn, băng, đĩa quy số nghe + Sổ tài liệu ghi hình tổng số cuộn phim, cuộn băng video, đĩa quy số chiếu + Số tài liệu phim, ảnh tổng số phim, ảnh + Số tài liệu điện tử số hồ sơ điện tử quy số Megabye (MB) tài liệu + Số tài liệu khác Cách ghi biểu Ghi tương tự Khoản 2, Mục V VII SỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ THU THẬP Khái niệm - Tài liệu lưu trữ thu thập tài liệu có giá trị lựa chọn để giao nộp vào tô chức lưu trữ theo quy định pháp luật lưu trữ - Số tài liệu thu thập số tài liệu lưu trữ quan lưu trữ lịch sử thu hàng năm từ nguồn nộp lưu theo quy định - Số tài liệu đến hạn thu thập chưa thu thập số tài liệu đến hạn nộp vào Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử chưa thực thư, nộp theo quy định - Phương pháp tính + Số tài liệu lưu trữ thu thập từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo; + Số tài liệu lưu trữ đến hạn thu thập chưa thu thập tính đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo Cách ghi biểu Ghi tương tự Khoản 2, Mục V VIII SỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐƯA RA SỬ DỤNG Khái niệm - Tài liệu lưu trữ đưa sử dụng tài liệu quan, tổ chức lưu trữ đưa công bố, giới thiệu phục vụ theo yêu cầu quan, tổ chức cá nhân (sau gọi tắt độc giả) - Số tài liệu lưu trữ đưa sử dụng số lượng tài liệu loại đưa sử dụng Chỉ tiêu tính theo: số hồ sơ/đơn vị bảo quản (ĐVBQ) lượt người khai thác sử dụng tài liệu; số viết, số lần trưng bày triển lãm, số ấn phẩm xuất tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo Cách ghi biểu Ghi tương tự Khoản 2, Mục V IX SỐ TÀI LIỆU ĐƯỢC SAO CHỤP Khái niệm Sao chụp tài liệu việc chép, nhân tài liệu phương pháp chụp (photocopy), in từ số hóa nguyên văn phần nội dung thông tin tài liệu lưu trữ để phục vụ độc giả số tài liệu chụp số lượng tài liệu loại chép, nhân từ ngày 01 tháng 01 đên ngày 31 tháng 12 năm báo cáo Cách ghi biểu Ghi tương tự Khoản 2, Mục V X SỐ TRANG THIẾT BỊ DÙNG CHO LƯU TRỮ Khái niệm Trang thiết bị dùng cho lưu trữ trang thiết bị dùng để phục vụ công tác lưu trữ số trang thiết bị dùng cho lưu trữ số loại trang thiết bị dùng để phục vụ công tác lưu trữ có đến 31 tháng 12 năm báo cáo Cách ghi biểu Ghi tương tự Khoản 2, Mục V XI KINH PHÍ CHO HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ Khái niệm Kinh phí hoạt động lưu trữ tồn số thu, chi quan, tổ chức lưu trữ, bao gồm nguồn thu, chi hoạt động thường xuyên chi đầu tư phát triển Số kinh phí hoạt động lưu trữ số kinh phí thu, chi quan, tổ chức lưu trữ phát sinh năm, tính từ 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 năm báo cáo Cách ghi biểu Ghi tương tự Khoản 2, Mục V