Báo cáo thực tập công tác văn thư Công tác văn thư của nước ta ngày càng được củng cố cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ. Đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập quốc tế như hiện nay, công tác văn thư càng phải được đổi mới và nâng cao hơn nữa để có thể bắt kịp với xu thế của thời đại. Công tác văn thư nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực trong quá trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước nói riêng, bởi lẽ, làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ Khái quát quan: 1.1 Sự hình thành phát triển quan 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy quan Về công tác văn thư: 10 Nhận xét chung: 11 3.1 Về công tác văn thư quan 11 3.2 Về lập hồ sơ Đăng nhà 12 II THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ 13 Tham gia soạn thảo văn quan: .15 1.1 Quy chế công tác văn thư quan .14 1.2 Hướng dẫn lập hồ sơ hướng dẫn quyền sử dụng đất 14 1.3 Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu .14 1.4 Thông báo giao nộp hồ sơ Lưu trữ quan 14 Nghiên cứu xây dựng quy trình quản lý văn bản: 16 Thực hành lập hồ sơ hành: .16 III PHẦN PHỤ LỤC 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO SVTT: Nguyễn Thị Thái Quỳnh GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác văn thư nước ta ngày củng cố với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ Đặc biệt giai đoạn hội nhập quốc tế nay, công tác văn thư phải đổi nâng cao để bắt kịp với xu thời đại Cơng tác văn thư làm tốt góp phần tích cực q trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước nói riêng, lẽ, làm tốt công tác văn thư đảm bảo thơng tin thơng suốt, xác, kịp thời cho hoạt động quản lý quan Nếu khâu công tác văn thư triển khai tốt, tiếp nhận, chuyển giao, giải văn kịp thời xác; soạn thảo văn đảm bảo chất lượng; đăng ký văn đi, đến rõ ràng đầy đủ; lập hồ sơ hành hợp lý; quy định văn chấp hành nghiêm chỉnh nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động quan nói riêng hoạt động quản lý nhà nước nói chung Mặt khác, việc làm tốt cơng tác văn thư góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ thói quen cố hữu máy hành nước ta Có thể coi biện pháp hữu hiệu làm thay đổi phương thức điều hành hoạt động quan hành nhà nước Cơng tác Văn thư Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh ngày hoàn thiện, co quan tâm định, áp dụng quy định pháp luật trình làm việc liên quan đến Văn thư Trong suốt q trình thực tập tơi học hỏi nhiều kiến thức bổ ích chun mơn có trải nghiệm thú vị đơn vị thực tập Do kiến thức nhiều hạn chế khả tiếp thu thực tế nhiều bỡ ngỡ nên báo cáo cịn nhiều thiếu sót, mong góp ý q thầy để em rút kinh nghiệm cho đợt thực tập Cuối em xin chúc quý quan Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh ln hồn thành nhiệm vụ, mục tiêu mình, chúc q thầy cô tràn đầy sức khỏe thành công nghiệp giảng dạy SVTT: Nguyễn Thị Thái Quỳnh GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN SVTT: Nguyễn Thị Thái Quỳnh GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh SVTT: Nguyễn Thị Thái Quỳnh GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh Khái quát quan: 1.1 Sự hình thành phát triển quan: Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố đơn vị nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài ngun Mơi trường, có tư cách pháp nhân, có dấu mở tài khoản Kho bạc Nhà nước ngân hàng theo quy định Ngày 03 tháng năm 2015 Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quyết định 2602/QĐ-UBND định thành lập văn phòng đăng ký đất đai Thành phố trực thuộc sở Tài nguyên Mơi trường Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố trực thuộc Sở Tài nguyên Môi trường sở hợp Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất Thành phố trực thuộc Sở Tài nguyên Môi trường Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phịng Tài ngun Mơi trường 24 quận, huyện - Tên giao dịch: Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố - Trụ sở chính: số 12 Phan Đăng Lưu, Phường 7, quận Bình Thạnh 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy quan: a Chức năng: Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố có chức thực đăng ký đất đai tài sản khác gắn liền với đất; xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống hồ sơ địa sở liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai; cung cấp thông tin đất đai theo quy định cho tổ chức, cá nhân theo quy định hành pháp luật b Nhiệm vụ quyền hạn: - Thực việc đăng ký đất đai, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất; - Thực thủ tục cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở Hình 1.1 Nhiệm vụ quyền hạn quan ( minh họa ) hữu nhà ở; SVTT: Nguyễn Thị Thái Quỳnh GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh - Thực việc đăng ký biến động đất Nhà nước giao quản lý, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất theo quy định; - Thực đăng ký giao dịch bảo đảm quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất theo quy định pháp luật; - Lập, cập nhật, chỉnh lý, lưu trữ quản lý hồ sơ địa giấy tờ khác hình thành q trình thực nhiệm vụ theo quy định; tiếp nhận, quản lý việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận theo quy định pháp luật; - Thu thập, cập nhật, chỉnh lý, đồng hóa, khai thác liệu đất đai; xây dựng, quản lý hệ thống thông tin đất đai theo quy định pháp luật; - Thực việc thống kê, kiểm kê đất đai lập đồ trạng sử dụng đất; - Thực đo đạc để chỉnh lý đồ địa chính; trích lục đồ địa chính; đo vẽ trạng nhà cơng trình xây dựng khác đất để chỉnh lý biến động, đăng ký, cấp Giấy chứng nhận; - Kiểm tra trích đo địa đất; kiểm tra, xác nhận sơ đồ nhà tài sản khác Hình 1.2 Nơi làm việc quan ( minh họa ) gắn liền với đất tổ chức, cá nhân cung cấp phục vụ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận; - Cung cấp hồ sơ, đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà tài sản khác gắn liền với đất cho tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật; - Thực dịch vụ đo đạc, lập đồ địa chính, trích đo địa đất, hồ sơ địa chính, xây dựng sở liệu đất đai, lập hồ sơ cấp Giấy chứng nhận theo quy định pháp luật; - Thực việc thu phí, lệ phí theo quy định pháp luật; SVTT: Nguyễn Thị Thái Quỳnh GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh - Quản lý viên chức, người lao động, tài tài sản thuộc Văn phòng đăng ký đất đai theo quy định pháp luật; - Thực chế độ báo cáo theo quy định hành tình hình thực nhiệm vụ lĩnh vực công tác giao; - Thực nhiệm vụ khác liên quan đến đăng ký, cấp Giấy chứng nhận Giám đốc Sở Tài nguyên Môi trường giao c Tổ chức máy: + Tổ chức máy: - Lãnh đạo Văn phịng đăng ký đất đai có: Giám đốc 02 Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc - Giám đốc Phó Giám đốc Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Giám đốc Sở Tài nguyên Môi trường bổ nhiệm, miễn nhiệm tuân thủ quy định pháp luật Thành phố công tác cán +Các tổ chức trực thuộc Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố gồm có: Các phịng chun mơn, nghiệp vụ: - Phịng Hành - Tổng hợp; - Phịng Kế hoạch - Tài chính; - Phịng Kỹ thuật Địa chính; - Phịng Lưu trữ; - Phòng Đăng ký Cấp giấy chứng nhận Lãnh đạo phịng chun mơn có: Trưởng phịng Phó Trưởng phịng, việc bổ nhiệm Trưởng phịng Phó Trưởng phịng phịng chun mơn Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố định sau có ý kiến Giám đốc Sở Tài nguyên Môi trường tuân thủ quy định pháp luật Thành phố công tác cán + Các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố có tên gọi: “Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai + tên (quận, huyện) đặt quận, huyện tổ chức sau: SVTT: Nguyễn Thị Thái Quỳnh GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Quận 1; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Quận 2; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Quận 3; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Quận 4; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Quận 5; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Quận 6; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Quận 7; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Quận 8; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Quận 9; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Quận 10; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Quận 11; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Quận 12; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận Bình Thạnh; - Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai quận Phú Nhuận; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận Thủ Đức; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận Gò vấp; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận Bình Tân; - Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai quận Tân Bình; - Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai quận Tân Phú; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Củ Chi; - Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai huyện Hóc Mơn; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Bình Chánh; - Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai huyện Nhà Bè; - Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện cần Giờ Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai có trụ sở dấu theo quy định để thực nhiệm vụ giao; chịu quản lý, đạo trực tiếp, toàn diện SVTT: Nguyễn Thị Thái Quỳnh GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố thực chế độ hạch toán phụ thuộc theo quy định pháp luật Lãnh đạo Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai có: Giám đốc 02 Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc Giám đốc, Phó Giám đốc Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố định bổ nhiệm, miễn nhiệm sau có ý kiến Giám đốc Sở Tài nguyên Môi trường tuân thủ quy định pháp luật Thành phố công tác cán Các phận trực thuộc Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai gồm có: phận Hành -Tổng hợp; phận Đăng ký cấp giấy chứng nhận; phận Kỹ thuật; phận Lưu trữ + Số lượng người làm việc: - Số lượng người làm việc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố phải đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ thực tế; - Số lượng người làm việc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Ủy ban nhân dân Thành phố phân bổ hàng năm theo Đề án vị trí việc làm phê duyệt tổng số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài nguyên Môi trường; - Số lượng người làm việc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố kế thừa Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất Thành phố Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất 24 quận, huyện 576 người, số lượng cụ thể quận, huyện Sở Tài nguyên Môi trường thống với Ủy ban nhân dân 24 quận, huyện trình Ủy ban nhân dân Thành phố định; - Đối với số lao động hợp đồng làm việc 24 Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất quận, huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện ký hợp đồng lao động, trước mắt tiếp nhận Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố để tiếp tục làm việc, đồng thời Ủy ban nhân dân quận, huyện phối hợp với Sở Tài nguyên Môi trường lập danh sách đề xuất cụ thể hướng xử lý lao động không chuyên ngành chuyển giao nhân Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố; SVTT: Nguyễn Thị Thái Quỳnh GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh - Sở Tài nguyên Mơi trường Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố có trách nhiệm rà sốt, tổ chức tuyển dụng viên chức sở số người làm việc giao 1.3 Cơ chế tài chính: Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố thực chế tài đơn vị nghiệp cơng lập có thu tự đảm bảo phần chi phí hoạt động theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng năm 2006 Chính phủ quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế tài đơn vị nghiệp công lập quy định hành Nhà nước Thành phố Sau Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính, Bộ Tài ngun Mơi trường ban hành Thơng tư hướng dẫn chế tài Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố điều chỉnh theo quy định Về công tác văn thư: Có thể thấy cơng tác văn thư lưu trữ chiếm vị trí vai trị quan trọng hoạt động quản lý hành nhà nước Tuy nhiên nay, công tác văn thư quan chưa phát huy hết vai trò ý nghĩa vốn có Cơ quan gặp nhiều khó khăn việc triển khai thực nội dung liên quan đến công tác văn thư Hiện nay,cơ quan quan tâm đến việc lập hồ sơ, nhiên chất lượng chưa cao, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử Việc ban hành văn liên quan đến công tác văn thư (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, Hình 1.3 Cơng tác văn thư ( minh họa ) danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu ) chậm chưa cụ thể Cơ quan cịn gặp nhiều khó khăn việc thu thập, xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ Điều phần lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ nhiều tồn đọng từ năm trước Tình hình dẫn đến phải tốn khoản kinh phí lớn cho việc chỉnh lý lượng tài SVTT: Nguyễn Thị Thái Quỳnh 10 GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh Phụ lục SỞ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG VĂN PHỊNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ Số: /HD-VPĐKĐĐ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng 08 năm 2020 HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ CHUYỂN NHƯỢNG QUYỀN SỬ DỤNG NHÀ/ĐẤT I PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG Phạm vi Văn hướng dẫn việc lập hồ sơ chuyển nhượng nhà/đất hình thành q trình hoạt động Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố Đối tượng áp dụng Cán bộ, cơng chức viên chức làm việc Văn phịng đăng ký đất đai Thành phố thuộc sở Tài nguyên Môi trường giao giải quyết, theo dõi công việc đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng nhà/đất II GIẢI THÍCH TỪ NGỮ Trong hướng dẫn này, từ ngữ hiểu thống sau: - “Hồ sơ” tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân - “Danh mục hồ sơ’ bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm quan, tổ chức - Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu có liên quan với hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định - "Hồ sơ điện tử" tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, cá nhân chứng kết công việc thực - "Lập hồ sơ điện tử" việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết tài liệu điện tử hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh - "Mở hồ sơ" việc gán ký hiệu hồ sơ (trong Danh mục hồ sơ) cho tài liệu điện tử hồ sơ cần lập thực phần mềm quản lý cơng văn (hồ sơ); lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ - "Mục lục văn bản, tài liệu" kê có hệ thống văn bản, tài liệu vị trí xếp chúng hồ sơ - "Chứng từ kết thúc" ghi số lượng trang, đặc điểm tình trạng vật lý văn bản, tài liệu có hồ sơ đơn vị bảo quản III.YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ ĐƯỢC LẬP 1.Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc 2.Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải gốc, hợp pháp có giá trị phải có giá trị 3.Hồ sơ cần biên mục đầy đủ xác IV.TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ: 1- Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao; trước nghỉ hưu, việc chuyển cơng tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức 2- Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ 3- Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ 4- Lưu trữ quan có trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ III YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ ĐƯỢC LẬP Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải gốc, hợp pháp có giá trị phải có giá trị Hồ sơ cần biên mục đầy đủ xác IV LẬP DANH MỤC HỒ SƠ Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan phê duyệt, ban hành vào đầu năm gửi cho đơn vị, cá nhân có liên quan để làm lập hồ sơ GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh Mẫu danh mục hồ sơ thực theo quy định Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư Khi lập Danh mục hồ sơ cần vào văn bản: - Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan đơn vị quan - Quy chế làm việc quan - Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan - Kế hoạch công tác năm quan đơn vị quan - Danh mục hồ sơ năm trước - Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Mục lục hồ sơ quan V LẬP HỒ SƠ TÀI LIỆU GIẤY Phương pháp lập hồ sơ - Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ tài liệu duyệt - Dựa vào danh mục hồ sơ đơn vị, cá nhân ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa, q trình giải cơng việc đưa tài liệu hình thành liên quan đến hồ sơ vào bìa hồ sơ, sau cơng việc kết thúc, hoàn thiện hồ sơ xếp văn bản, biên mục hồ sơ Nội dung lập hồ sơ a) Viết bìa hồ sơ Ghi số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản theo danh mục hồ sơ duyệt (theo mẫu bìa in sẵn) b) Thu thập, cập nhật văn Thu thập cập nhật văn có liên quan đến việc chuyển nhượng quyền sử dụng nhà/đất như: Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; Chứng minh nhân dân/hộ hai bên bán bên mua; Giấy tờ chứng minh tài sản chung/riêng Giấy chứng nhận đăng ký kết giấy xác nhận tình trạng độc thân; Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất; Tờ khai lệ phí trước bạ; Tờ khai thuế thu nhập cá nhân; Tờ khai thuế sử dụng đất phi nông nghiệp; GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh Tờ khai đăng ký thuế; Sơ đồ vị trí nhà đất;… c) Kết thúc hồ sơ - Kết thúc hồ sơ công việc giải xong, cán bộ, cơng chức phải xem xét cịn thiếu cơng văn, giấy tờ thu thập, bổ sung cho đầy đủ loại văn trùng thông tin, văn hết giá trị, tài liệu không cần thiết - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: Sắp xếp theo thứ tự ngày tháng văn trình tự giải cơng việc - Xác định giá trị tài liệu; - Biên mục hồ sơ: + Đánh số tờ; + Viết mục lục văn bản; + Viết chứng từ kết thúc * Hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc cơng việc chưa giải xong phải để lại năm sau ghi vào danh mục hồ sơ năm sau VII.LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 1- Việc lập hồ sơ tài liệu điện tử quan tiến hành song song với hồ sơ tài liệu giấy bảo đảm xác hồ sơ tài liệu giấy 2- Phần mềm Quản lý công văn thuộc Hệ điều hành tác nghiệp Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố xây dựng phát triển quy định sử dụng thống với Sở Tài nguyên Môi trường Các Phịng, nhân có nhiệm vụ sử dụng phần mềm để quản lý văn điện tử lập hồ sơ điện tử 3- Danh mục hồ sơ công cụ cần thiết năm bắt buộc phải cập nhật đầy đủ, xác vào phần mềm Quản lý công văn Mỗi văn điện tử đăng ký để quản lý phần mềm Quản lý công văn phải gán mã số hồ sơ (số ký hiệu) tương ứng Danh mục hồ sơ ghi vào trường "Hồ sơ số" Chuyên viên người giao chủ trì xử lý, lập hồ sơ công việc phải kiểm tra cập nhật mã số hồ sơ để bảo đảm tất văn điện tử liên quan tới việc phải mang mã số hồ sơ VIII TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1- Giao Lãnh đạo Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực thống Hướng dẫn quan GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh 2- Đứng đầu đơn vị có trách nhiệm giúp lãnh đạo tổ chức thực thống Hướng dẫn phạm vi quan đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực Hướng dẫn cấp 3- Trong q trình thực có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản ánh Văn phòng để kịp thời nghiên cứu bổ sung, sửa đổi Nơi nhận: -Các đơn vị, phòng ban; -Cá nhân liên quan; - Lưu VT,HCTH GIÁM ĐỐC GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh Phụ lục SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MƠI TRƯỜNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VĂN PHỊNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ Số: /QĐ-VPĐKDĐ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng 08 năm 2020 QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu GIÁM ĐỐC VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 thàng 11 năm 2011; Căn Quyết định số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử cấp; Căn Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Theo đề nghị Trưởng phịng Hành tổng hợp QUYẾT ĐỊNH: Điều Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm ơng, bà có tên sau: Ơng Nguyễn Văn A, Phó Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng; Ơng Bùi Văn B, Trường phịng Hành chính-Tổng hợp, Phó chủ tịch Hội đồng; Bà Lê Thị C, Trưởng phòng Lưu trữ, Thư ký Hội đồng; Bà Hà Thị D, Trưởng phòng đăng Đăng ký cấp giấy chứng nhận; Ủy viên Điều Nhiệm vụ phương thức làm việc Hội đồng -Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu; - Hội đồng thảo luận tập thể biểu theo đa số tài liệu dự kiến loại Lập biên trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị; - Hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị hồ sơ báo cáo cấp thẩm tra, phê duyệt; -Hội đồng thẩm tra tài liệu hết giá trị tự giải thể sau hoàn thành nhiệm vụ Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh Điều Trưởng phịng Hành chính-Tổng hợp, ơng bà có tên Điều chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: -Như Điều 4; -Trưởng phòng HCTH; -Lưu: VT, HC-TH GIÁM ĐỐC Bùi Thị Bích Tuyền GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh Phụ lục SỞ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG TP.HCM VĂN PHỊNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ Số: /TB-VPĐKĐĐ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng 08 năm 2020 THÔNG BÁO Về việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Nhằm thực tốt việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan theo quy định để phục vụ nhu cầu khai tthasc, sử dụng, Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố thông báo việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan sau: Hồ sơ, tài liệu nộp lưu Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu Lưu trữ quan a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu a) Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “ Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01 b) Đối với hồ sơ điện tử Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử Lưu trữ quan Hệ thống Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ, tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện Hệ thống GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh Nơi nhận: - Giám đốc, phó Giám đốc; - Các phòng ban, đơn vị; - Lưu: VT,TH GIÁM ĐỐC Bùi Thị Bích Tuyền GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh Phụ lục 5: ỦY BAN NHÂN DÂN TP.HCM Số: /QĐ-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng 08 năm 2020 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành quy trình tiếp nhận trả kết hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng nhà/đất Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Căn Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015; Căn Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2010 Chính phủ kiểm sốt thủ tục hành chính; Nghị định số 92/2017/NĐ-CP ngày 07 tháng năm 2017 cảu Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định liên quan đến kiểm sốt thủ tục hành chính; Nghi định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng năm 2018 Chính phủ thực chế cửa, cửa liên thơng giải thủ tục hành chính; Căn Quyết định số 4830/QĐ-UBND ngày 12 tháng 11 năm 2019 Ủy ban nhân dân việc phê duyệt quy trình nội giải thủ tục hành thuộc thẩm quyền tiếp nhận Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Căn Thông tư số 23/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 Bộ Tài nguyên Môi trường Quy định giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sỡ hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất; Xét đề nghị Sở Tài nguyên Môi trường tờ trình số 9405/TTr-STNMT-VP ngày 01 tháng 11 năm 2019 QUYẾT ĐỊNH: Điều Phê duyệt kiềm theo định bước thực quy trình tiếp nhận trả kết hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng nhà/đất Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Tài ngun Mơi trường, Giám đốc Văn phịng đăng ký đất đai thành phố tổ chức, nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh Nơi nhận: - Như điều 3; - Trung tâm Tin học, Trung tâm Công báo - Lưu: VT, KSTT/N CHỦ TỊCH Nguyễn Thành Phong GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh QUY TRÌNH NỘI BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ CHUYỂN NHƯỢNG QUYỀN SỬ DỤNG NHÀ/ĐẤT CỦA VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ ( Ban hành kèm theo định số 232/QĐ-UBND ngày 24 tháng năm 2020 Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố) Bộ phận tiếp nhận trả kết Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố - Địa 12 Phan Đăng Lưu, phường quận Bình Thạnh tiếp nhận trả kết hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng nhà/đất Thời gian xử lý: Không 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Thời hạn giải khơng tính thời gian ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định pháp luật; khơng tính thời gian thực nghĩa vụ tài người sử dụng đất, khơng tính thời gian xem xét xử lý trường hợp sử dụng đất; khơng tính thời gian xem xét xử lý trưng cầu giám định Thành phần hồ sơ gồm có: * Hồ sơ đất đai: + Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất; Hợp đồng, văn việc chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử đụng dất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; + Bản gốc Giâý chứng nhận cấp; + Văn chấp thuận quan , Nhà nước có thẩm quyền tổ chức kinh tế nhận chuyển nhượng, nhận góp vốn, thuê quyền sử dụng đất nông nghiệp để thực dự án đầu tư; + Văn người sử dụng đất đồng ý cho chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất chuyển nhượng gắn liền với đất trường hợp chuyển nhượn vốn tài sản gắn liền với đất mà chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất không đồng thời người sử dụng đất * Hồ sơ xác định nghĩa vụ tài chính: Bản tờ khai lệ phí trước bạ; Bản Tờ thuế thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản; GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh Bản văn người sử dụng đất đề nghị miễn, giảm Khoản nghĩa vụ tài đất đai; Bản giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng nộp nghĩa vụ tài chính; Bảo Hợp đồng chuyển nhượng bất động sản Quy trình cụ thể sau: GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh TÀI LIỆU THAM KHẢO - Quốc Hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; - Quốc Hội (2013), Luật Đất đai số 45/2013/QH13 ngày 29 tháng 11 năm 2013; - Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác Văn thư; - Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Chính phủ (2014), Nghị định số 43/2014/ NĐ-CP ngày 15/5/2014 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Đất đai; - Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Bộ Tài nguyên Môi trường (2014), Thông tư số 23/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 Bộ Tài nguyên Môi trường Quy định giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sỡ hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất; - Bộ Tài nguyên Môi trường (2014), Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 Bộ Tài nguyên Môi trường Quy định hồ sơ địa chính; - Bộ Nội vụ (2012), Thơng tư số 04/2012/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; - Ủy ban nhân dân TP.HCM (2015), Quyết định 2602/QĐ-UBND ngày 03 tháng năm 2015 Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh thành lập văn phịng đăng ký đất đai Thành phố trực thuộc sở Tài nguyên Môi trường GVHD: Phạm Nguyễn Phương Quỳnh