BÁO CÁO THỰC TẬP CÔNG TÁC VĂN THƯ

Í 1,11 NG D TRƯỜNG CAO ĐẢNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC C hun đê: C ơíìg T ác V ăn T h u r T ^ r: GV hướng dẫn Bùi Thị Bích Du HVTH Ngơ Thị Thu Dung C08QV ■Niên k h ó a ÍG CAO ĐẮNG CÔNG NGHỆ THỦ n ứ c THƯ VIỆN T P.H C M , Tháng /2010 Trong suốt thời gian học tập Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức thời gian tực tập Công Ty TNHH Lam Nguyễn cho em tản khởi đầu vững tự tin bước chân vào môi ừường làm việc thực tế Đầu tiên em xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức, đặt biệt Thầy Cô Khoa Quản Trị Kinh Doanh tận tình dạy dỗ thời gian vừa qua, truyền đạt cho em kiến thức bản, học quý báu làm hành trang vào sống Kế đến em xin chân thành cảm ơn Cô Giáo Chủ Nhiệm Nguyễn Thị Liêm,Cô Bùi Thị Bích Du trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn, tận tinh giúp đỡ em trình học tập, thực tập có ý kiến đóng góp để em hồn thành báo cáo Đồng thịi em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc Công Ty TNHH Lam Nguyễn , đặt biệt anh chị Phịng Hành Chính nhiệt tình giúp đỡ cung cấp thông tin số liệu cần thiết thịi gian em thực tập cơng ty Cuối em xin kính chúc Q Cơng Ty hoạt động ngày phát triển thành đạt Kính chúc Quý Thầy Cô dồi sức khỏe thành công nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Thủ Đức, ngày 20 tháng năm 2010 Sinh viên Ngô Thị Thu Dung Báo Cáo Thực Tập GVHD: Bùi Thị Bích Du NHẬN XÉT CỦA Cơ QUAN THỤC TẬP Họ tên : Ngô Thị Thu Dung Là sinh viên : C08QV Khoa : Quản Trị Kinh Doanh Thực tập : Công Ty TNHH Lam Nguyễn MSSV: 0850Q V 1117 Nhận xét Cơ quan thực tập : \|IÍ7JỊ .4ucU kfưã' .ọ/;cm 7ÌÍ.LỔC .icíy •£& / Á&hị 'hị .r ^.ưn ỉí mƠL .N ọa 7ũ 7ẤiL.ỈẰưiỹ hCềA .CỈUu rtííQ W.L âktĩL .ßkech Tuần 1: - Phó phịng nhân giới thiệu người văn phòng phòng ban cần thiết để liên hệ thời gian thực tập cần học hỏi học tập: phòne nhân sự, phòng kỹ thuật - Tim hiếu công ty ngành nghề kỉnh doanh: • Cơng ty chun thiết kế tạo mẫu Pano, hộp đèn quản cáo, mua bán đề can • Cơng ty làm việc dựa ngun tắc: “ Khách hàng thượng đế ” • Đi tham quan nơi làm việc thuộc khu hàn, sơn sắt văn phịng chun phụ trách £Ìao dịch với khách hàng • Nghỉ trưa lúc lh 307 HVTH: Ngô Thị Thu Dung 28 GVHD: Bùi Thị Bích Du Báo Cáo Thực Tập - Sử dụng máy Photo copy văn : • Photo giấy tờ ngày: lịch làm việc, bảng báo giá, báo cáo thuế • Những chứng từ giao dịch photo để gửi khách hàng 01 bản, 01 lưu • Học cách sữa chữa máy bị kẹt giấy, mực không ^ Máy photo nơi làm việc đa dạng chức năng, máy photo, cịn có trể in, khay đựng giấy đến 500 tờ, công suốt tối đa 75000 trang > Tuần 2: - Nhận fa x kiểm tra fax • Nhận fax • Nhớ số máy fax quan, nơi gởi fax đến • Học cách fax • Nhận fax: xác định rõ fax đến từ đâu, giải fax gửi fax - Việc l u tạ i n i làm t r ữ h s c ũ n g g ặ p k h ó k h ă n v ì c h a q u e n VỚI s ự s ắ p s ế p h ò s t i l i ệ u v iệ c - Đóng dấu bảo quản dấu khơng khác so với lỷ thuyết dược học trường y Tuần 3: - Trực điện thoại • Xưng danh cơng ty HVTH: Ngô Thị Thu Dung 29 GVHD: Büi Thi Bich Du Bäo Cäo Thirc Täp • Hưi quy danh nirdi goi den • Ghi vän tat noi düng ngirdi goi den yeu cäu väo phieu ghi • Chuyen dirdng däy den line khäch häng mn lien lac hộc cư hen - Tưng hop cưng vän di, den, hư sa • Phän loai cöng vän den, di, hö so, säp dät theo düng thur tu cüa tirng loai vän bän • Trinh len cäp tren - Läp bang cöng viec cho tuän m&i • Sau mưi tn läm viec, bäo cư cäp tren ve linh virc phu träch, neu cö khö khän de xuät giäi phäp, xin y kien chi dao • Läp bän ke hoach tuän möi dua len cäp tren • Hop cuöi tuän de bäo cäo hoat dong vira qua, dänh giä nhüng gi chua läm dugc, da läm dugc vä dua giäi phäp nhüng gi cön tön dong > Tuän - Quän ly hö so" khäch häng • Khi khäch häng den cän kiem tra hư so cö däy du hay chua, neu thieu thi ggi y bư xung • Ghi ngäy, gio, so dien thoai khäch giao hö so de tränh truöug hgp giao häng tre hộc cư su cư xäy HVTH: Ngư Thi Thu Dung 30 GVHD: Bùi Thị Bích Du Báo Cáo Thực Tập Đón tiếp khách quan: Khách đến gặp cấp • Chào khách, hỏi quý danh xem khách có u cầu muốn gặp ? • Gọi điện cho cấp nói tóm tắt nội dung, xin ý kiến đạo • Nếu cấp đồng ý dẫn hướng dẫn khách đến phịng gặp • Neu cấp vắng hẹn lại với khách Khách đến giao dịch • Chào hỏi khách • Hỏi nhu cầu khách cần £Ì ? • Tư vấn cho khách hàng cơng trình mà cơng ty làm - Tồng hợp công việc tuần thực tập • Viết báo cáo cơng việc làm thời gian qua • Những thuận lợi khó khăn thới gian thực tập • Nhữne việc làm chưa làm - Nộp báo cảo • Gặp người quản lý trực tiếp nộp báp cáo xin ý kiến nhận xét • Xin dấu chửng thực quan HVTH: Ngô Thị Thu Dung 31 GVHD: Bùi Thị Bích Du Báo Cáo Thực Tập • Cảm ơn người cơng ty giúp đỡ tạo điều kiện học tập thời gian thực tập quan KHÓ KHĂN ■ Lý thuyết khác với thực tiễn ■ Sừ dụng máy, móc, thiết bị chưa thành thạo ■ Thao tác đánh máy cịn yếu ■ Chưa quen với cơng việc thực tế THUẬN LỢI ■ Được tiếp cận với công việc thực tiễn ■ Tiếp xúc với trang thiết bị văn phòng đại loại giấy tờ lý thuyết thảo chưa biết ■ Được hướng dẫn nhiều v ề nghiệp vụ hành văn thư ■ Tạo điều kiện tiếp xúc học hỏi phòng ban Doanh nghiệp ■ Được làm việc môi trường thoải mái vui vẻ, không căng thẳng ■ Được quan tâm giúp đỡ anh chị đáp ứng cách thỏa đáng / HVTH: Ngô Thị Thu Dung 32 Báo Cáo Thực Tập GVHD: Bùi Thị Bích Du Chưtrag KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ I NHỮNG CÔNG VIỆC Đà HOÀN THÀNH ■ Kv photo cao ■ Sử dụng thành thạo trang bị văn phịng ■ Biết xếp cơng văn trình ký II KỂT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ KÉT LUẬN Qua thời gian thực tập công ty TNHH Lam Nguyễn, em thực tập nhiều điều thực tể nghiệp vụ Thư ký thầy cô giảng dạy trường, qua giúp em hiểu sâu chuyên môn Giúp em hiểu biết thêm môi trường làm việc tực tế có vấn đề kiến thức cần học tập có kinh nghiệm làm việc cho tương lai tới Hơn giúp đỡ tận tình anh chị cơna ty tạo diều kiện cho em tiếp xúc thực tế công việc cách cụ thể nghiệp vụ thư ký mà em học HVTH: Ngô Thị Thu Dung 33 GVHD: Bùi Thị Bích Du Báo Cáo Thực Tập MỘT SỐ KIẾN NGHỊ • Việc bố trí trang thiết bị văn phịng phải thích ứng nhu cầu cơng việc Vì cần trang bị thêm số máy mới( máy vi tính, máy fax, máy in ) để phục vụ tốt công tác đánh máy lưu trữ hồ sơ • Cơng tác văn thư văn phịng cần thu nhập thơng tin quy định ban hành văn bản, vi tính văn phịng cách cử cán văn thư học nâng cao nghiệp vụ, học thêm anh văn • Mở rộng thêm diện tích vãn phịng, sữa chừa trang thiết bị kịp thời để nhân viên làm việc, nhanh chóng đạt hiểu Tài liệu tham khảo: • Tham khảo tài liệu khóa trước • Tham khảo từ tài liệu Cơng Ty TNHH Lam Nguyễn • Giáo trình Nghiệp Vụ Thư Ký, soạn thảo văn quản lý hồ sơ tài liệu, Trường Hành Chánh Quốc Gia, lưu hành nội bộ, năm 1995 • Nghiệp Vụ Thư Ký Văn Phòng, Khoa Quản Trị Kinh Doanh, Lưu hành nội năm 2009, Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đ ức • PGS.TS Nguyễn Hữu Trí, Nghiệp Vụ Văn Phịng, NXB Thống Kê, năm 2001 HVTH: Ngơ Thị Thu Dung 34