Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên, vật liệu
Khái niệm và đặc điểm vật liệu
Trong cơ chế thị trờng tự do cạnh tranh, hoạt động của doanh nghiệp phải gắn liền với thị trờng, doanh nghiệp phải căn cứ vào thị trờng để giải quyết then chốt vấn đề : Cái gì? Cho ai? Chi phí bao nhiêu? và việc phối hợp các yếu tố một cách tối u, vì quá trình sản xuất của doanh nghiệp chính là sự kết hợp đồng bộ giữa t liệu với lao động sản xuất để tạo ra sản phẩm Mặt khác, doanh nghiệp cần phải nắm đợc các yếu tố đầu vào và tình trạng sản xuất để tối đa hoá lợi nhuận.
Trong quá trình sản xuất sản phẩm, việc phát sinh chi phí là một tất yếu Hoạt động sản xuất chỉ có thể đợc tiến hành khi có đủ ba yếu tố: t liệu lao động, đối tợng lao động và sức lao động Sự tham gia của ba yếu tố này vào quá trình sản xuất làm hình thành những chi phí tơng ứng: chi phí khấu hao t liệu lao động, chi phí nguyên, vật liệu và chi phí tiền lơng lao động tơng ứng Đó là ba yếu tố cấu thành giá trị sản phẩm
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tợng lao động, thể hiện dới dạng vật hoá Chi phí về nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm và là bộ phận dự trữ quan trọng nhất trong doanh nghiệp
Khác với tài sản cố định, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh , toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ Trong quá trình sản xuất dới sự tác động của lao động thông qua t liệu lao động, vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành hình thái vật chất sản phẩm
Phân loại vật liệu
Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp sản xuất bao gồm nhiều loại và th- ờng xuyên biến đổi nên cần thiết phải phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu
*Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu đợc chia thành các loại sau:
- Nguyên,vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào)
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất , đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, xà phòng, giẻ lau,…))
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh nh than, củi, xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt,…)
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị,…)
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ,…)) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt,…))
- Vật liệu khác: Bao gồm các vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trên nh: bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng,…)
*Căn cứ vào nguồn gốc nguyên, vật liệu thì toàn bộ nguyên, vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành nguyên, vật liệu mua ngoài và nguyên, vật liệu tự chế biến, gia công.
*Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh và nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh quản lý phân xởng , quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm,…)
Tính giá vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, việc tính giá vật liệu nhập kho, xuất kho là rất cần thiết và quan trọng vì nó phục vụ cho việc tính đúng và tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm
Trong hạch toán, vật liệu đợc tính theo giá thực tế ( giá gốc) Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế GTGT ( nếu tính thuế GTGT theo ph- ơng pháp trực tiếp) hay không có thuế GTGT ( nếu tính thuế GTGT theo ph- ơng pháp khấu trừ). a Tính giá nguyên, vật liệu nhập kho
- Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn ngời bán cộng (+) thuế nhập khẩu ( nếu có) và các chi phí thu mua thực tế ( chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lu kho, lu hàng, lu bãi, ) trừ các khoản giảm giá hàng mua đ
- Với vật liệu tự sản xuất : Tính theo giá thành sản xuất thực tế ( giá thành công xởng thực tế)
- Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan ( tiề thuê gia công, chế biến, chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì, )
- Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định công (+) chi phí tiÕp nhËn ( nÕu cã).
- Với phế liệu: Giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu.
- Với vật liệu đợc tặng, thởng: Tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng (+) chi phÝ tiÕp nhËn ( nÕu cã). b Tính giá nguyên, vật liệu xuất kho Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.
- Phơng pháp giá đơn vị bình quân
Theo phơng pháp này giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá đơn vị bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ hay bình quân cuối kỳ trớc, hoặc bình quân sau mỗi lần nhập.)
Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lợng vật liệu xuất dùng x
Giá đơn vị bình qu©n
Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản dễ làm nhng độ chính xác không cao Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kú Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kú
Phơng pháp giá bình quân cuối kỳ trớc mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác và không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này.
Giá đơn vị b×nh qu©n cuèi kú tríc
Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ( hoặc cuối kỳ tr- íc) Lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ tríc)
Phơng pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục đợc nhợc điểm của cả hai phơng pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật Nhợc điểm của phơng pháp này là tốn nhiều công sức tính toán nhiều lần.
Giá bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
- Phơng pháp nhập trớc – xuất trớc( FIFO)
Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng nhập Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm.
- Phơng pháp nhập sau – xuất trớc (LIFO)
Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngớc lại với phơng pháp nhập trớc – xuất trớc ở trên Phơng pháp nhập sau – xuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát.
Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng ( trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy, phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.
- Phơng pháp giá hạch toán
Theo phơng pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán ( giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ , kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế vật liệu xuất dùng ( hoặc tồn kho cuèi kú)
Giá hạch toán vật liệu xuất dùng( hoặc tồn kho cuối kỳ) x
Hệ số giá vật liệu
Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ
Hệ số giá có thể tính theo từng loại, từng nhóm, hoặc từng thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán vật liệu
Đối với mỗi doanh nghiệp nguyên, vật liệu có vai trò hết sức quan trọng, để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thờng, liên tục thì các doanh nghiệp phải thờng xuyên đảm bảo cung cấp đủ vật liệu cho sản xuất Mỗi loại vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau và giá trị của chúng thờng xuyên biến động trên thị trờng Do vậy, đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua đến quản lý , sử dụng và dự trữ.
Yêu cầu của việc quản lý, hạch toán nguyên, vật liệu đợc thể hiện ở một sè ®iÓm sau:
- Khâu thu mua: Do mỗi loại vật liệu có tính chất lý , hoá khác nhau, công dụng khác nhau nên khi mua đòi hỏi phải đúng chủng loại, số lợng, chất lợng, giá mua và chi phí thu mua phải hợp lý để hạ thấp chi phí trong sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Đồng thời kế hoạch thu mua phải phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
- Khâu bảo quản: Để tránh h hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn vật liệu thì doanh nghiệp phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản với từng loại vật liệu
- Khâu sử dụng: Đòi hỏi sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu Đó chính là cơ sở để hạ thấp giá thành sản phẩm Chính vì vậy, ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng nguyên, vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh cần đợc tổ chức tốt.
- Khâu dự trữ: Để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục thì vật liệu phải đợc dự trữ một cách hợp lý làm sao để cung cấp cho sản xuất liên tục mà không gây ứ đọng vốn.
Quản lý nguyên, vật liệu là một trong những nội dung quan trọng, cần thiết của công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp Vậy muốn quản lý vật liệu đợc chặt chẽ cần phải tiến hành tăng cờng công tác quản lý cho phù hợp với thực tế doanh nghiệp.
Muốn thực hiện tốt việc quản lý và hạch toán nguyên, vật liệu kế toán viên có những nhiệm vụ sau:
- Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu về: số lợng, chất lợng, chủng loại, mẫu mã, giá trị và thời gian.
- Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tợng khác nhau Kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, cha dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế thiệt hại.
- Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, sử dụng và dự trữ vật liệu.
Hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
1 Khái niệm và tài khoản sử dụng
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại. Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Theo phơng pháp này tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định đợc l- ợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên, vật liệu nói riêng Tuy nhiên, phơng pháp này có nhợc điểm là khối lợng ghi chép nhiều, không thích hợp với những doanh nghiệp có những loại hàng tồn kho mà giá trị đơn vị nhỏ, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán. Để hạch toán nguyên, vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau đây:
- Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” dùng theo dõi giá thực tế của toàn bộ nguyên, vật liệu hiện có, tăng giảm qua kho doanh nghiệp, có thể mở chi tiết từng loại, nhóm, thứ,…) tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên, vật liệu trong kú.
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kú.
D nợ: Phản ánh giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho.
- Tài khoản 151 “ Hàng mua đi đờng”: Phản ánh giá trị vật t, hàng hoá, mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho ( kể cả số đang gửi kho ngời bán )
Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng
Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D nợ: Giá trị hàng đi đờng( đầu và cuối kỳ).
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: 133,331,111,112,…)
2 Phơng pháp hạch toán các nghiệp vụ tăng vật liệu trong các doanh nghiệp a Hạch toán các nghiệp vụ tăng nguyên, vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Đối với các cơ sở kinh doanh tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngời bán, phần giá mua cha thuế đợc ghi tăng giá vật liệu còn phần thuế GTGT đầu vào đợc tách riêng (ghi vào số thuế đợc khấu trừ) Cụ thể:
*Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): Giá thực tế vật liệu
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK liên quan (331,111,112,141,…)) Tổng giá thanh toán của vật liệu mua ngoài nhập kho.
Trờng hợp doanh nghiệp đợc giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại ( nÕu cã) ghi:
Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả
Nợ TK 111, 112: Số tiền đợc ngời bán trả lại.
Nợ TK 138(1388): Số đợc ngời bán chấp nhận
Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Số giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại theo giá không có thuế.
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tơng ứng.
Số chiết khấu mua hàng đợc hởng
*Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn
Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý Về mặt kế toán, trị giá hàng thừa đợc phản ánh ở tài khoản 3381 có thể ghi theo tổng giá thanh toán hay giá mua không thuế GTGT đầu ra Khi xử lý, kế toán sẽ dựa vào từng cách ghi tơng ứng để phản ánh vào sổ sách Chẳng hạn, nếu giá trị thừa đợc ghi theo giá mua không thuế:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu ): Trị giá toàn bộ số hàng
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT tính theo số hoá đơn
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn
Có TK 338 (3381): Trị giá số hàng thừa (không thuế)
Căn cứ vào quyết định xử lý ghi:
+ Nếu trả lại cho ngời bán:
Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK 152( chi tiết vật liệu): Trả lại số thừa
+ Nếu đồng ý mua tiếp số hàng thừa:
Nợ TK338 (3381): Trị giá hàng thừa
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa
+Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa
Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân.
-Nếu nhập theo số hoá đơn:
Ghi nhận số nhập nh trờng hợp trên Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi:
Khi xử lý số thừa:
Cã TK 002 Đồng thời căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:
+ NÕu mua tiÕp sè thõa:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá hàng thừa
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa
+ Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu):Trị giá hàng thừa
Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân
*Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn
Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập
Nợ TK 138 (1381): Trị giá số thiếu
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT theo hoá đơn
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn
Khi xử lý số vật liệu thiếu:
+Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu):Số thiếu đã nhận
Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu
+Nếu ngời bán không còn hàng:
Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán
Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tơng ứng của số hàng thiếu + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:
Nợ TK 138 (1388), 334: Cá nhân phải bồi thờng
Có TK 133( 1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu
Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu
+ Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân coi nh một khoản thiệt hại của doanh nghiệp.
Nợ TK 811: Số thiếu không rõ nguyên nhân
Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu
Ngoài cách ghi trên, trong trờng hợp thiếu, giá trị chờ xử lý ghi ở TK
138 (1381) có thể đợc ghi nhận theo tổng giá thanh toán (cả thuế GTGT)
*Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh hợp đồng
Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán Khi giao trả hoặc giảm giá, kế toán ghi:
Có TK 152 (chi tiết vật liệu):
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tơng ứng
*Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ: “ Hàng cha có hoá đơn” Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu )
Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong hai cách:
+ Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thờng.
+ Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ ( nếu giá tạm tính > giá thực tế), hoặc bằng bút toán thờng ( nếu giá thực tế > giá tạm tính )
*Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về
Kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ: “ Hàng mua đang đi đờng” Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng vẫn cha về thì ghi:
Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ
Sang tháng sau khi hàng về, ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Nếu nhập kho
Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xởng
Có TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đã về
*Trờng hợp nguyên, vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công, chế biến
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thành sản xuất thực tế
Có TK 154: vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho
*Các trờng hợp tăng vật liệu khác
Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa,…) Mọi trờng hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều đợc ghi Nợ tài khoản 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng Chẳng hạn:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu):Giá thực tế vật liệu tăng thêm
Có TK 411: Nhận cấp phát, vốn góp
Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu
Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ
Có TK 632: Thừa trong định mức tại kho
Có TK 338 (3381): Thừa ngoài định mức chờ xử lý
Có TK 621, 627,641, 642:Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu
Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh
Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ b Hạch toán các nghiệp vụ tăng nguyên, vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, do phần thuế GTGT đợc tính vào giá thực tế vật liệu nên khi mua ngoài, kế toán ghi vào tài khoản 152 theo tổng giá thanh toán:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu mua ngoài (kể cả thuÕ GTGT)
Số giảm giá hàng mua đợc hởng hay giá trị hàng mua trả lại:
Nợ TK có liên quan (331, 111,112,1388, )
Có TK 152 (chi tiết vật liệu)
Các trờng hợp khác còn lại cũng hạch toán tơng tự
3 Hạch toán các nghiệp vụ giảm nguyên, vật liệu trong các doanh nghiệp
Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mọi trờng hợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của tài khoản 152.
*Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh
Nợ TK 621 ( chi tiết đối tợng sử dụng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ
Nợ TK 627 (6272 – Chi tiết phân xởng) Xuất dùng chung cho phân xởng
Nợ TK 641 ( 6412): Xuất phuc vụ cho bán hàng
Nợ TK 642 (6422) : Xuất cho nhu cầu QLDN
Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ
Có TK 152 ( chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất dùng *Xuất góp vốn liên doanh Đối với nguyên vật liệu đa đi góp vốn liên doanh đợc coi nh là nguyên vật liệu xuất bán , phải ghi nhận doanh thu và thuế GTGT đầu ra.
- Phản ánh giá vốn của nguyên vật liệu đợc đa đi góp vốn liên doanh
Nợ TK 632: Giá vốn nguyên vật liệu đa đi góp vốn liên doanh
Có TK 152: Giá trị nguyên vật liệu đa đi góp vốn liên doanh
- Phản ánh doanh thu từ hoạt động liên doanh
Nợ TK128,222: Giá trị nguyên vật liệu theo hội đồng LD thoả thuận
Có TK 511: Doanh thu từ hoạt động LD
Cã TK 33311: ThuÕ GTGT ®Çu ra
Trong điều kiện bên đa đi góp vốn liên doanh đồng thời phải lập hoá đơn GTGT sau khi có sự thoả thuận đồng nhất của hai bên.
*Xuất thuê ngoài gia công chế biến
Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến
Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế
*Giảm do cho vay tạm thời
Nợ TK 138 (1388): Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời
Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời
Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất
*Giảm do các nguyên nhân khác
Nợ TK 632: Nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởng
Nợ TK 632: Thiếu trong định mức tại kho
Nợ TK 138 (1381): Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý
Nợ TK 138 (1388), 334: Thiếu cá nhân phải bồi thờng
Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu
Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)
D: xxx Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm
ThuÕ GTGT TK 627,641, 642 đợc khấu trừ Xuất cho phân xởng
Hàng đi đờng kỳ trớc TK 128,222
TK 411 Xuất góp vốn liên doanh
Vốn góp liên doanh TK 1381, 632
TK 632,3381 Thiếu phát hiện qua kiểm kê
Thừa phát hiện khi kiểm kê
Đặc điểm hạch toán nguyên, vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
pháp kiểm kê định kỳ
1 Khái niệm và tài khoản sử dụng
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên , liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.
Theo phơng pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TK 611: “ Mua hàng” ( tiểu khoản 6111 “ mua nguyên, vật liệu”): Dùng theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm vật liệu theo giá thực tế( giá mua và chi phí thu mua) Từ đó xác định trị giá vật t xuất dùng.
Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng lên trong kỳ.
Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt, trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.
TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại.
Bên Nợ: Trị giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho cuối kỳ
Bên Có: Kết chuyển giá thực tế nguyên , vật liệu tồn đầu kỳ
D Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho.
TK 151: “ Hàng mua đang đi đờng”: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua ( đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ng- ời bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán.
Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ
Bên Có: Kết chyển giá thực tế hàng mua đang đi đờng đầu kỳ
D Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nh: 133,331,111,112,…) Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.
2 Phơng pháp hạch toán Đầu kỳ kết chuyển giá trị vật liệu cha sử dụng theo từng loại:
Nợ TK 611 (6111- chi tiết vật liệu )
Có TK 152: Nguyên, vật liệu tồn kho
Có TK 151: Hàng đi đờng (vật liệu đi đờng)
Trong kỳ căn cứ vào các hoá đơn mua hàng ghi:
Nợ TK 611 (6111 – chi tiết vật liệu)
Có TK 411: Nhận vốn liên doanh, cấp phát, tặng thởng.
Cã TK 336,338: T¨ng do ®i vay
Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn, dài hạn
Số giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trong kỳ:
Nợ TK 331, 111, 112,…) Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại (tổng số)
Có TK 133(1331): Thuế GTGT tơng ứng với số giảm giá vật liệu mua và vật liệu mua trả lại
Có TK 611 ( 6111 – chi tiết vật liệu): Giá thực tế
Số chiết khấu thanh toán theo quy định đợc ghi tăng thu nhập họat động tài chính
Cuối kỳ , căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát thiếu hụt.
Nợ TK 152: Nguyên, vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Nợ TK 151: Hàng đi đờng cuối kỳ ( vật liệu đi đờng)
Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt cá nhân phải bồi thờng
Nợ TK 1381: Số thiếu hụt cha rõ nguyên nhân chờ xử lý
Nợ TK 632: Số thiếu hụt trong định mức
Có TK 611 ( 6111 – chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu ch a sử dụng cuối kỳ và thiếu hụt trong kỳ.
Giá trị nguyên, vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ tài khoản 6111 trừ đi số phát sinh bên Có ( bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, giảm giá hàng mua, ) rồi phân bổ cho các đối tợng sử dụng ( dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức)
Có TK 611 (6111 – chi tiết vật liệu)
Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, đối với vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế GTGT đầu vào Do vậy, kế toán ghi:
Nợ TK 611 (6111- chi tiết vật liệu) Giá thực tế
Có TK liên quan ( 331,111,112, ) Tổng giá thanh toán ( kể cả thuÕ GTGT, thuÕ nhËp khÈu)
Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại ( nếu có)
Có TK 611 (6111 – chi tiết vật liệu)
Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tơng tự nh doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuếGTGT.
Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ(tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)
TK152,151 TK 611 (6111) TK 331,111,112 Đầu kỳ kết chuyển giá trị Giảm giá hàng mua và nguyên vật liệu cha SD hàng mua trả lại
Tăng do mua ngoài tơng ứng
TK128,222 Xuất cho sản xuất, PXSX, bán hàng, QL doanh nghiệp
Nhận lại vốn góp LD TK 138,334,632
TK411,336,338 Thiếu hụt qua kiểm kê
Nhận vốn LD, tặng TK 152,151 thởng, vay Giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuèi kú
Hạch toán chi tiết vật liệu
Hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về số lợng, giá trị, chất l- ợng của từng thứ ( từng danh điểm) vật liệu, theo từng kho và từng ngời phụ trách vật chất.
Việc lựa chọn một phơng pháp hạch toán đối với mỗi doanh nghiệp là rất quan trọng Trên thực tế có ba phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau đây:
1 Phơng pháp thẻ song song
Thẻ hoặc sổ chi tiÕt vËt liệu
Bảng tổng hợp nhËp, xuÊt, tồn kho vật liệu
- Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lợng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm vật liệu Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danh điểm vật liệu.
- Tại phòng kế toán: kế toán vật liệu mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung t- ơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hàng ngày, hoặc định kỳ khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu, ghi đơn giá hạch toán vào và tính ra số tiền. Sau đó lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan Cuối tháng, tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho.
- Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
Ghi cuối tháng Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại nguyên, vật liệu Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.
Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán còn mở sổ đăng ký thẻ kho cho thẻ kho, kế toán phải ghi vào sổ.
2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lợng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ đợc mở cho từng danh điểm vật liệu Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danh điểm vật liệu.
- Tại phòng kế toán: Không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu theo từng kho Số này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
- Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu lu©n chuyÓn
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
- Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lợng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ đợc mở cho từng danh điểm vật liệu Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danh điểm vật liệu Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu quy định Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu.
Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
- Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để h- ớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ( giá hạch
Sổ đối chiếu lu©n chuyÓn
Bảng kê xuất toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật liệu ( nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu.
Tiếp đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật liệu Số d này đợc dùng để đối chiếu với số d trên sổ số d ( trên sổ số d đợc tính bằng cách lấy số tồn kho x giá hạch toán)
- Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
PhiÕu giao nhËn chứng từ
Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu
PhiÕu giao nhËn chứng từ xuất
Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội
Đặc điểm kinh tế – kỹ thuật và tổ chức bộ máy kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty Dệt May Hà Nội có ảnh hởng đến hạch toán nguyên, vật liệu
1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Dệt May Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc đợc th nh lập theoành lập theo quyết định số 211/CNn, là thành viên hạch toán độc lập của Tổng công ty Dệt May Việt Nam Công ty hoạt động theo luật doanh nghiệp nhà nớc, các quy định của pháp luật và điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty Dệt - May Hà Nội đợc Chủ tịch hội đồng quản trị Tổng Công ty Dệt May Việt Nam phê chuẩn.
Công ty là đơn vị sản xuất – kinh doanh – xuất nhập khẩu các ngành hàng sợi, dệt kim, dệt thoi, may mặc, khăn …) theo giấy phép kinh doanh do
Sở kế hoạch và đầu t thành phố Hà Nội cấp.
Ngày 7/4/1978, hợp đồng xây dựng nhà máy đợc ký kết chính thức giữa Tổng Công Ty Nhập khẩu thiết bị Việt Nam và hãng UNIOMATEX (CHLB Đức)
Tháng 2/1979, công trình đợc khởi công.
Tháng 1/1982, công nhân, kỹ s Việt Nam cùng các chuyên gia CHLB Đức, Italia, Bỉ, bắt đầu lắp đặt thiết bị phụ trợ.
Ngày 21/11/1984, hoàn thành các hạng mục cơ bản, chính thức bàn giao công trình cho nhà máy quản lý và điều hành với tên gọi nhà máy Sợi Hà nội
Tháng 12/1987, toàn bộ thiết bị công nghệ, phụ trợ đợc đa vào sản xuất, các công trình còn lại trong thiết kế của toàn xí nghiệp tiếp tục xây dựng và đa vào sử dụng.
Tháng 12/1989, đầu t xây dựng dây chuyền dệt kim số I và tháng 6/1990 dây chuyền đợc đa vào sản xuất.
Tháng 4/1990, Bộ Kinh Tế Đối Ngoại cho phép xí nghiệp đợc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, với tên viết tắt là HANOSIMEX.
Tháng 4/1991, Bộ Công Nghiệp Nhẹ quyết định tổ chức hoạt động của nhà máy sợi Hà Nội thành Xí nghiệp liên hiệp sợi dệt kim Hà Nội, tên giao dịch đối ngoại là HANOSIMEX.
Ngày 19/5/1994, nhà máy dệt kim đợc khánh thành bao gồm cả hai dây chuyền I và II.
Tháng 10/1993, bộ Công Nghiệp Nhẹ quyết định sát nhập nhà máy sợi Vinh (tỉnh Nghệ An) vào xí nghiệp liên hợp.
Tháng 1/1995, khởi công xây dựng nhà máy thêu Đông Mỹ và 2/9/1995 khánh thành.
Tháng 6/1995, Bộ Công Nghiệp Nhẹ quyết định đổi tên xí nghiệp liên hợp sợi dệt kim Hà Nội thành Công ty Dệt Hà Nội.
Ngày 28/2/2000, Công ty đổi tên là Công ty Dệt May Hà Nội
2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
Việc tổ chức quản lý là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, nó giúp cho việc đảm bảo sản xuất kinh doanh và đặc biệt là việc nâng cao chất l- ợng sản phẩm đợc thực hiện và hoàn thiện hơn Doanh nghiệp nào thực hiện công tác quản lý một cách nghiêm túc hơn và có hệ thống thì ở đó có hiệu quả sản xuất và sản phẩm sản xuất ra đạt chất lợng cao. ở công ty Dệt May Hà Nội, do sản phẩm chủ yếu xuất khẩu, đòi hỏi chất lợng cao nên công tác tổ chức quản lý chất lợng đợc cán bộ lãnh đạo đặc biệt quan tâm.
Công ty Dệt May Hà Nội thực hiện chế độ quản lý theo hình thức trực tuyến Công ty áp dụng mô hình hệ thống chất lợng từ tổng giám đốc đến các phòng ban và đến các công nhân sản xuất.
PTG§ §H May Đ Diện lãnh đạo
Phòng Th ơng mại Đ Diện lẫnh đạo vÒ SK và AT
Nhà máy Dệt De nim
Nhà máy Dệt Hà Đông
Sơ đồ bộ máy quản lý công ty Dệt May Hà Nội Điều hành trực tuyến Điều hành HTQLCL và HTQLTNXH
Tổng Giám Đốc: Điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trớc pháp luật và cơ quan chủ quản về kết quả hoạt động của doanh nghiệp mình
Phó Tổng Giám đốc kiêm đại diện lãnh đạo phụ trách hệ thống chất lợng và hệ thống trách nhiệm xã hội: Quản lý, điều hành công tác kỹ thuật, sản xuất, đầu t và môi trờng sống thuộc lĩnh vực may; thay mặt Tổng Giám Đốc điều hành việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lợng theo ISO-
9000, hệ thống trách nhiệm xã hội SA8000.
Giám đốc điều hành sợi:Quản lý, điều hành công tác kỹ thuật, sản xuất đầu t và môi trờng thuộc lĩnh vực Sợi, các đơn vị tự hạch toán.
Giám đốc điều hành Dệt – Nhuộm: Quản lý, điều hành công tác kỹ thuật, sản xuất, đầu t và môi trờng thuộc lĩnh vực Dệt nhuộm.
Giám đốc điều hành tiêu thụ nội địa: Quản lý, điều hành lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm may nội địa, công tác khoán chi phí sản xuất, thẩm định, đánh giá dự án đầu t, đánh giá doanh nghiệp.
Giám đốc điều hành quản trị hành chính: Quản lý, điều hành lĩnh vực lao động tiền lơng, chính sách đời sống, văn thể.
Giám đốc điều hành công tác xuất nhập khẩu: Quản lý, điều hành lĩnh vực xuất nhập khẩu
Phòng kế toán tài chính: Tham mu giúp việc cho Tổng Giám Đốc trong các công tác kế toán, tài chính của Công ty
Phòng Xuất Nhập Khẩu: Phòng xuất nhập khẩu có chức năng tìm kiếm khách hàng, thị trờng trong ngoài nớc, tham mu cho Tổng Giám Đốc trong công tác xuất, nhập khẩu
Phòng thị trờng: Tham mu, giúp Tổng Giám Đốc trong lĩnh vực nghiên cứu, dự đoán sự phát triển của thị trờng nội địa, đồng thời đề ra các giải pháp xây dựng kế hoạch sản xuất tiêu thụ sản phẩm nội địa và sản phẩm xuÊt khÈu.
Phòng tổ chức hành chính: Tham mu cho Tổng Giám Đốc về lĩnh vực tổ chức cán bộ, đào tạo lao động, tiền lơng, chế độ chính sách, quản lý hành chính, pháp lý.
Trung tâm kiểm tra chất lợng sản phẩm ( trung tâm KCS): Nghiên cứu, đề ra các biện pháp nhằm tiếp cận với các phơng pháp quản lý chất lợng
Kế toán nguyên vật liệu
Kế toán tiêu thụ tiên tiến tác động kịp thời vào sản xuất; tham gia xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO.
II Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Dệt May Hà Nội
1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty Dệt - May Hà Nội tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung Đứng đầu là kế toán trởng, có nhiệm vụ tổ chức điều hành bộ máy kế toán, giám đốc các hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các phát sinh kinh tế của công ty, đồng thời kiểm tra và đánh giá chất lợng công tác của các kế toán viên Đặc biệt, kế toán trởng cùng một phó Tổng Giám Đốc và
6 Giám đốc điều hành, tổ chức giúp Tổng Giám Đốc lựa chọn phơng án kinh doanh và đầu t có hiệu quả cao Trợ lý cho kế toán trởng là hai phó phòng.
Nhiệm vụ của hai phó phòng là định kỳ báo cáo lại cho kế toán trởng một cách chính xác và kịp thời các số liệu do các kế toán viên cung cấp sau khi đã kiểm tra tính chính xác và hợp lý của chúng Cụ thể, đợc thể hiện qua sơ đồ d- íi ®©y:
Sơ đồ bộ máy kế toán
Trong bộ máy kế toán mỗi một kế toán viên phụ trách một phần hành kế toán cụ thể nh:
+ Kế toán XDCB phụ trách về các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ liên quan đến XDCB
+ Kế toán nguyên vật liệu có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kiên quan đến những biến động của nguyên vật liệu.
+Kế toán giá thành: cuối kỳ toỏnập hợp các chi phí và tính giá thành sản phẩm.
+Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ thanh toán với khách hàng, trả lơng cho nhân viên…)…)
2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán
Công ty Dệt May Hà Nội là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam.
Hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội
1 Phân loại và tính giá nguyên, vật liệu tại Công ty Dệt – May Hà Néi
- Công ty Dệt May Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc có qui mô sản xuất lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lợng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng Do vậy, vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất đa dạng Để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu căn cứ vào vai trò tác dụng của vật liệu trong sản xuất Cụ thể, vật liệu của công ty đợc chia thành các loại sau:
Vật liệu chính : Gồm các loại bông xơ, chủ yếu nhập từ nớc ngoài nh xơ
PE ( Eslon ), xơ PE ( Sunkyong ), bông Mỹ cấp I, II, bông úc cấp I, bông Việt Nam.
Vật liệu phụ : Các loại ghim, cúc, mác, chỉ các loại, khuy, chun, phecmơtuya, phấn may, băng dính, hoá chất, thuốc nhuộm…)
Nhiên liệu : Điện, xăng (A 83, A92 ), dầu công nghiệp…)
Phụ tùng thay thế : Máy may, máy kéo sợi, vòng bi, ốc vít, thoi suốt, d©y curoa.
Văn phòng phẩm : Giấy, mực in, bút bi, máy tính…)các đồ dùng phục vụ cho công tác văn phòng.
Vật liệu xây dựng : Sắt, thép, xi măng, kính…)
Bao bì đóng gói : Bao tải dứa, dây buộc, dây đai nylon, hòm carton,…) Phế liệu thu hồi : Sản phẩm hỏng, vải vụn, vải thừa…)
Việc phân loại vật liệu nh trên tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức quản lý một cách khoa học vật liệu phục vụ cho việc mở các sổ kế toán chi tiết nhằm kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên cơ sở phân loại tỉ mỉ, chính xác từng thứ vật liệu.
- Vật liệu của công ty chủ yếu đợc nhập từ nớc ngoài và từ nhiều nguồn khác nhau Do vậy, giá thực tế của vật liệu nhập kho đợc xác định theo từng nguồn nhập, đồng thời tuỳ thuộc vào tính chất của từng loại vật liệu mà chúng đợc bảo quản ở các kho khác nhau: Kho bông xơ, kho hoá chất, kho xăng dầu, kho thiết bị, kho vật t bao gói, kho phế liệu, kho vật liệu xây dựng. Đối với vật liệu xuất kho, công ty áp dụng phơng pháp đánh giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ Hàng ngày khi nhận đợc
Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
3 2 các chứng từ xuất kho, kế toán chỉ ghi số thực xuất Cuối tháng, sau khi tổng hợp đầy đủ vật liệu xuất kho, kế toán tính giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ nh sau :
Nhng theo nguyên tắc kế toán, kế toán xuất kho vật liệu phải phản ánh theo trị giá thực tế.Vì vậy để đơn giản hơn Công ty tính giá vật liệu vật liệu xuất kho theo giá hạch toán Đến cuối kỳ, kế toán tính giá thực tế của số vật liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu, theo công thức sau :
Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ…)Giá hạch toán vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn Nh vậy, giá thực tế vật liệu nhập kho phản ánh đợc phần chi phí có liên quan phát sinh còn giá hạch toán thì không, giá hạch toán và giá thực tế chỉ khác nhau nếu có các chi phí khác phát sinh ngoài hoá đơn tài chính.
2 Phơng pháp hạch toán Để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho tàng của công ty và để công tác kế toán đạt hiệu quả cao, công ty hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp
“thẻ song song” Cách thực hiện nh sau: a Tại kho Đối với vật liệu nhập kho: Dựa vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho Sau đó thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu và cùng ngời giao hàng ký vào từng liên Phiếu này gồm ba liên, một liên thủ kho
Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
GTT vật liệu tồn đầu kỳ + GTT vật liệu nhập trong kỳ Đơn giá b×nh qu©n
Giá trị vật liệu xuất kho trong tháng = Số lợng vật liệu xuất kho trong tháng Đơn giá bìmh qu©n
Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá hạch toán vật liệu Hệ số chênh lệch giữa giá TT và giá HT
Hệ số chênh lệch giữa giá
= Giá HT vật liệu tồn đầu + Giá TT vật liệu nhập trong kỳGiá TT vật liệu tồn đầu kỳ + Giá TT vật liệu nhập trong kỳ giao cho ngời giao hàng kèm với hoá đơn bán hàng để làm thủ tục thanh toán, một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán, liên còn lại gửi về phòng sản xuất kinh doanh.
Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện thiếu hoặc thừa vật liệu,vật liệu không đúng qui cách, mẫu mã ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng ngời giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng sản xuất kinh doanh biÕt.
Biểu 3.1 Hóa đơn ( GTGT) Mẫu số 01- GTGT
Ngày 25/09/04 Số 079733 Đơn vị bán: Công ty XNK Dệt May Địa chỉ: 57B – Phan Chu Trinh – Q Hoàn Kiếm Hà Nội
Họ tên ngời mua hàng: Địa chỉ: Công ty Dệt May Hà Nội Địa chỉ giao hàng: 57B- Phan Chu Trinh – Q Hoàn Kiếm Hà Nội Hình thức thanh toán:
TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
Tổng cộng tiền thanh toán
Số tiền viết bằng chữ: Ba tỷ, ba trăm mời bốn triệu, một trăm chín chín nghìn, bảy trăm bảy t đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, đóng dấu, họ tên)
Biểu số 3.2 Biên bản kiểm nghiệm vật t Mẫu số 05 – VT
Ngày 25/09/04 Đơn vị: Công ty Dệt May Hà Nội
Căn cứ hoá đơn số: 079733 ngày 25/09/04 của công ty Dệt May Hà Nội.
Biên bản kiểm nghiệm gồm: 1 KHTT- Trởng ban
3 Thủ kho- Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau:
Tên, nhãn hiệu vật t Đơn vị tÝnh
Số lợng theo chứng từ
Số lợng thùc tÕ kiÓm nghiệm
Số lợng đúng quy cách
Số lợng không đúng quy cách
1 Bông Mỹ cÊp 3 kg Kg 160656 160656 160656 0
Kết luận của ban kiểm nghiệm vật t : Đạt tiêu chuẩn nhập kho.
Trởng ban Uỷ viên Uỷ viên
( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký)
Từ biên bản kiểm nghiệm và hoá đơn lập phiếu nhập kho.
BiÓu 3.3 phiÕu nhËp kho MÉu sè 02 - VT
Ngày 25/09/04 QĐ liên bộ TCKT-TC
Số 583 LB ngày 1/9/1967 Đơn vị bán: Công ty XNK Dệt May
Nhập tại kho : Bông xơ Có…)…)…)…)
Biên bản kiểm nghiệm số:.
Tên,quy cách sản phẩm Đơn vị tÝnh
Số lợng Giá đơn vị
Thành tiền Ghi Theo chó
Thùc nhËp Bông Mỹ cấp 3 Kg 16065
Số tiền viết bằng chữ : Ba tỷ, không trăm mời hai triệu, chín trăm lẻ tám nghìn, tám trăm tám sáu đồng.
Thủ kho Ngời nhập Ngời phụ trách kinh doanh ( Đã ký ) ( Đã ký) ( Đã ký) Đối với vật liệu xuất kho: Nh chúng ta đã biết, trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất trực tiếp và phục vụ quản lý quá trình sản xuất đó, ngoài ra vật liệu còn xuất bán.
Trớc hết, đối với vật liệu xuất kho cho sản xuất: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất vật t hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng sản xuất kinh doanh lập Phiếu này gồm có 3 liên, thủ kho giữ hai liên và bộ phận lĩnh giữ một liên để ghi lại số thực xuất vào thẻ kho.Vì khi đi lĩnh vật t, ngời đi lĩnh phải mang theo phiếu xuất vật t xuống kho Cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu xuất kho của các bộ phận, tính tổng số vật t đã xuất đối chiếu với số ghi trên thẻ kho rồi ký vào ba liên, một liên thủ kho gửi trả lại phòng sản xuất kinh doanh để lu, một liên ngời phụ trách vật liệu tại bộ phận nghiệp vụ sản xuất giữ để theo dõi, một liên thủ kho chuyển sang phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
BiÓu sè 3.5 phiÕu xuÊt kho MÉu sè 02 - VT
Bộ phận sử dụng: Nhà Máy Sợi Vinh
Lý do xuất : Sản xuất
Xuất tại kho : Bông xơ
STT Tên nhãn hiệu quy cách vật t Đơn vị tÝnh
Số lợng Đơn giá Thành tiền
Cộng thành tiền ( bằng chữ ) : Sáu tỷ, tám trăm bốn sáu triệu, hai trăm bốn mơi nghìn, một trăm lẻ ba đồng.
Thủ kho Ngời nhận Phụ trách cung tiêu Phụ trách bộ phận sử dụng
( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) Đối với vật liệu xuất bán: Thủ kho căn cứ vào “ Hoá đơn GTGT” do phòng sản xuất kinh doanh lập ( dựa vào những thoả thuận với khách hàng, phiếu này đợc lập thành ba liên) tiến hành xuất giao vật t cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào ba bản: Liên một lu ở phòng thị trờng, liên hai giao cho khách hàng, liên ba thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ
Biểu số 3.6 Hoá đơn ( gtgt ) Mẫu số 01- GTGT
Liên 2 ( giao khách hàng) Số 079734 Đơn vị bán : Công ty Dệt - May Hà Nội. Địa chỉ : Số 1- Mai Động.
Họ tên ngời mua : Đơn vị: Xí nghiệp dịch vụ TM Ngành Bông Địa chỉ : Lộ I, 15-16-17 đờng D2-P25- Q Bình Thạch –TPHCM.
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính
1 Bông Việt Nam cấp 1 Kg 98 18300 1793400
Tổng cộng tiền thanh toán 1972740
Số tiền viết bằng chữ : Một triệu chín trăm bảy hai nghìn bảy trăm bốn mơi đồng.
Ngời mua Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký )
Tóm lại, trình tự mở thẻ kho của thủ kho đợc tiến hành nh sau:
Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lợng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho Định kỳ ( 10 ngày ), thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ ( phiếu nhập, phiếu xuất đợc sắp xếp theo từng nhóm vật t ) về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn của từng kho và số tồn trên thẻ kho Song ở công ty việc này không diễn ra thờng xuyên bởi vì vật liệu của công ty có rất nhiều chủng loại, việc kiểm tra tốn rất nhiều thời gian và công sức Công ty chỉ tiến hành tổng kiểm kê vào cuối năm.
Biểu số 3.8 Thẻ kho Từ số 15
Vật t : Bông F1 - Đơn vị tính : kg
Chứng từ Diễn giải Số lợng nhËp
109 12/9 Công ty Dệt May VN-
Kế toán trởng Ngời lập biểu
( Ký tên ) ( Ký tên ) b Tại phòng kế toán
Kế toán vật liệu ở công ty sử dụng sổ chi tiết vật t để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu Sổ chi tiết vật liệu mở cho từng thứ, loại vật liệu tơng ứng với thẻ kho của thủ kho Sổ chi tiết có kết cấu giống thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị Trên sổ chi tiết, kế toán vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần nhập, xuất Số tiền của mỗi lần nhập đợc tính căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho Số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lợng nhập, xuất, tồn có khớp không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại Sổ kế toán chi tiết vật liệu chính đợc đóng thành quyển còn vật liệu phụ ở dạng tờ rời ( Sổ chi tiết vật liệu đợc trích ở trang sau, biểu 3.9).
Biểu số 3.9 Sổ chi tiết vật liệu
SH NT Số lợng Đơn giá TT Số lợng Đơn giá TT Số lợng Đơ n giá
Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng, giảm vật liệu tại Công ty Dệt - May Hà Nội
Công ty Dệt May Hà Nội là đơn vị sản xuất có quy mô lớn Do vậy, vật liệu có một vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất, chiếm tỷ lệ rất lớn trong giá thành sản phẩm và giá trị tài sản dự trữ Cũng chính vì vậy, cho nên muốn theo dõi đợc tình hình nhập, xuất vật liệu cho từng nhà máy để sản xuất hay để bán và tình hình tồn kho vật liệu tại mọi thời điểm, công ty đã sử dụng phơng pháp “ kê khai thờng xuyên” để hạch toán tổng hợp vật liệu.
Phục vụ cho công việc hạch toán tổng hợp vật liệu, tại công ty Dệt - May Hà Nội sử dụng chủ yếu một số tài khoản sau :
- Tài khoản 152 : Nguyên, vật liệu.
TK 152 đợc chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với cách phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị, bao gồm :
TK 1521 : Nguyên vật liệu chính
TK 1524 : Phụ tùng sửa chữa thay thế
*TK 152 cã kÕt cÊu nh sau:
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng nguyên, vật liệu trong kỳ.
Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kỳ.
D Nợ: Phản ánh giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho.
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh : 151,111, 112, 133, 331…)
2 Phơng pháp hạch toán a Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu
Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh đợc giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ đợc sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Vật liệu sử dụng tại doanh nghiệp bao gồm rất nhiều thứ, nhiều loại nên đợc thu mua từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau Do vậy, phần hành kế toán thanh toán với ngời bán chỉ mang tính độc lập tơng đối với phần hành kế toán vật liệu, và yêu cầu đặt ra cho kế toán là phải phản ánh đúng đắn, chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu cũng nh tình hình thanh toán với ngời bán
Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán vật t tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đa dữ liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn đỏ cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên " Sổ chi tiết số 2 " và các nhật ký chứng từ liên quan khác nh NKCT số 1, số 2, số 4, số 10 Mỗi phiếu đợc theo dõi một dòng trên " Sổ chi tiết số 2 " với đầy đủ các thông tin trên hoá đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán Phơng thức thanh toán của công ty là có thể trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trớc, bù trừ, trả chậm theo hợp đồng hay bằng tiền tạm ứng Nhng dù theo phơng thức nào kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên " Sổ chi tiÕt sè 2 "
Nguyên tắc mở sổ chi tiết số 2: Sổ này đợc mở hàng tháng Đối với ngời bán có quan hệ thờng xuyên với công ty thì đợc mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thờng xuyên thì theo dõi qua một cuốn sổ chung của công ty.
- Cơ sở số liệu : Từ phiếu nhập kho, hoá đơn và các chứng từ thanh toán.
Căn cứ vào phiếu nhập vật t, hóa đơn , kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu chứng từ.
Cột nội dung : Ghi số d đầu tháng của từng nhà cung cấp đợc lấy từ "
Sổ chi tiết số 2 " của tháng trớc Và ghi các nghiệp vụ nhập vật t (Tên vật t, số lợng nhập, đơn giá ), các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán.
Cột tài khoản đối ứng : Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn mua vật liệu gì thì chi tiết theo tài khoản của vật liệu đó và căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi phÇn thuÕ
(TK 133) Thanh toán với ngời bán theo hình thức nào, chẳng hạn thanh toán bằng tiền mặt (TK 111), bằng tiền gửi ngân hàng (TK 112), bằng vay ngắn hạn (TK 311), và đối với ngời bán có mua hàng của xí nghiệp thì có thể thanh toán bù trừ (TK 131)…)
+Số phát sinh Có : Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho về số vật liệu theo hoá đơn đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán các nội dung :
Hoá đơn, phiếu nhập và số tiền vào các cột phù hợp theo định khoản :
+ Số phát sinh Nợ : Căn cứ vào các chứng từ thanh toán tiền hàng, tuỳ theo hình thức thanh toán, kế toán kiểm tra xác định số tiền thanh toán với từng ngời bán cho từng chuyến hàng ghi vào các cột phù hợp.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi :
Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng kế toán ghi :
Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng kế toán ghi :
Cột số d : Kế toán phản ánh khoản công ty còn nợ ngời bán hoặc các khoản công ty trả trớc cho ngời bán nhng trong tháng hàng cha về hoặc số tiền công ty trả thừa cho ngời bán vào cột số d.
Biểu số 3.14: Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Khách hàng: Công ty XNK Dệt May
Chúng từ Nội dung TKĐƯ Phát sinh Số d
SH NT Nợ Có Nợ Có
Kế toán trởng Ngời lập biểu
(Đã kí) (Đã kí) từ ngày: 01/09/2004 đến ngày 30/09/2004
Chứng từ Nội dung TKĐƯ Số phát sinh Số d
SH NT Nợ Có Nợ có
111 4/12 Tạm ứng mua bao tải dứa
Kế toán trởng Ngời lập biểu
141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán ngoài số trang mở cho ngời bán còn mở cho từng cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu.
Khi ngời đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua vật liệu gì, số lợng là bao nhiêu rồi đa lên phòng kế hoạch cung ứng Phòng kế hoạch cung ứng sẽ xem xét và duyệt để chuyển lên phòng tài chính kế toán, kế toán trởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu Khoản tạm ứng này đ- ợc ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản :
Việc phản ánh này giống nh trờng hợp ứng trớc tiền hàng cho ngời bán, thực chất đây không phải là tiền ứng trớc cho ngời bán nhng lại đợc theo dõi trên sổ chi tiết TK 331 nh một khoản trả trớc cho ngời bán Điều này cha phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Và khi ngời tạm ứng mua vật liệu về nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiÕt nh sau :
Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, theo từng nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng sổ bao gồm cả phát sinh Có TK 331/ Nợ TK liên quan và phần phát sinh Nợ TK 331/ Có TK liên quan.
NKCT số 5 là một loại sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp của toàn công ty Nguyên tắc mở NKCT sè 5 :
- Cơ sở số liệu : Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trớc, sổ chi tiết số 2.
+ Cột số d đầu tháng : Lấy số liệu từ cột số d cuối tháng của NKCT số 5 tháng trớc.
Số d nợ : Phản ánh số tiền công ty đã trả trớc cho ngời bán nhng hàng vẫn cha về nhập kho trong tháng.
Số d có : Phản ánh số tiền công ty còn nợ ngời bán.
Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK ( 1521,…)) lấy số liệu cộng của từng loại vật liệu của ngời bán ghi vào các tài khoản tơng ứng.
Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK ( 111,112…)) lấy số liệu cộng ở các TK tuỳ theo hình thức thanh toán để ghi số tiền vào tài khoản tơng ứng.
+ Số d cuối tháng : Căn cứ vào số d đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tíinh số d cuối tháng của từng ngời bán.
( Mẫu nhật ký chứng từ số 5 đợc trích ở trang sau )
STT Nội dung Số d đầu tháng
Ghi có TK 331, nợ các TK liên quan Cộng có TK 331 Nợ TK
Nợ Có TK 1521 TK 1331 …) TK
Kế toán trởng Ngời lập biểu
( Đã kí) (Đã kí) số 5 để ghi sổ cái TK 152 ( Nợ TK 152, Có TK 331). b Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu
Hoàn thiện hạch toán nguyên, vật liệu tại công ty Dệt May Hà Nội
Đánh giá khái quát tình hình hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt May Hà Nội
Sau hơn hai mơi năm xây dựng và trởng thành, công ty Dệt - May Hà Nội đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt Công ty đã và đang gặt hái đợc những thành tựu to lớn, trở thành một trong những doanh nghiệp thành công nhất của ngành Dệt - May Việt Nam Cùng với sự phát triển của công ty, công tác tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán nói chung cũng không ngừng đợc hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh Thực hiện đợc điều đó sẽ góp phần vào việc sử dụng vật liệu hiệu quả hơn nữa và góp phần tích cực hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo ra sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trờng.
Sau một thời gian thực tập tại phòng kế toán - tài chính của công ty Dệt
- May Hà Nội, đợc tiếp xúc với cán bộ, nhân viên kế toán cũng nh các phần hành mà họ phụ trách, em thấy việc hạch toán tại công ty có những điểm nổi bËt sau ®©y :
1 Về bộ máy quản lý
Công ty Dệt – May Hà Nội có một bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến đồng bộ, khoa học và thống nhất trong toàn doanh nghiệp Mọi quyền hành đều tập trung trong tay Tổng giám đốc , Phó Tổng giám đốc và 6 giám đốc điều hành có nhiệm vụ tham mu cho Tổng giám đốc trong các lĩnh vực cụ thể nh may, sợi, dệt, nhuộm,…) Các phòng ban khác trong công ty đợc phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, chính xác và phối hợp nhịp nhàng Vì vậy mà mọi thông tin về tình hình kinh tế của doanh nghiệp nói riêng , của cả nớc và trên thế giới nói chung đều đợc công ty nắm bắt một cách kịp thời, khách quan và khoa học Đồng thời nếu có xảy ra sai sót ở một cá nhân hay bộ phận nào đó đều đợc các cấp lãnh đạo trong công ty đa ra những giải pháp phù hợp và kịp thời nhằm khắc phục đến mức tối thiểu thiệt hại xảy ra và có chủ trơng phê bình hay khen ngợi kịp thời tạo ra không khí làm việc công bằng, dân chủ , khích lệ, động viên đối với tinh thần làm việc của các công nhân viên và lao động trong toàn doanh nghiệp.
6 5 quản lý nguyên vật liệu a ¦u ®iÓm
- Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung Toàn bộ công việc kế toán đợc tập trung tại phòng kế toán, với một đội ngũ nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm nghề nghiệp, nhạy bén với những đổi mới của thị trờng, họ đợc giao nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với năng lực của mình Các nhân viên phòng kế toán tài chính luôn hoàn thành nhiệm vụ, cung cấp thông tin kế toán một cách thờng xuyên đầy đủ và chính xác, giúp cho ban lãnh đạo công ty đánh giá đợc kết quả sản xuất kinh doanh của công ty mình.
- Về việc vận dụng hình thức sổ kế toán : Để quản lý và hạch toán các phần hành kế toán, phòng kế toán đã áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Đây là hình thức sổ có nhiều u điểm trong quá trình quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp sản xuất hiện nay cũng nh ở công ty Dệt - May Hà Nội
- Công ty tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài Chính ban hành Hệ thống tài khoản của công ty đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh Việc sắp xếp, phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của công ty là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh.
- Về công tác quản lý nguyên vật liệu : Là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc ngành công nghiệp nhẹ, sản phẩm của công ty Dệt - May Hà Nội đã đứng vững đợc trên thị trờng hàng chục năm nay Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong kinh tế thị trờng, nhng công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm những bớc đi mới cho mình Hiện nay, công ty đã áp dụng nhiều chính sách để nâng cao uy tín với khách hàng về chất lợng sản phẩm trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng Cụ thể, công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng.
+ Đối với công tác thu mua vật liệu, công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt đợc giá cả trên thị trờng, tìm đợc nguồn mua nguyên vật liệu và thu mua với giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty Công ty đã lập đợc định mức sử dụng và dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của côngNguyễn Thanh Hà Lớp A17 – K38 thiÕt.
+ Đối với công tác tổ chức kho vật t :Các kho đợc tổ chức khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật t Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, cao, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu.
+ Đối với khâu sử dụng vật liệu : Công ty đã xây dựng đợc hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu Nhờ đó, vật liệu đợc xuất dùng đúng mục đích sản xuất, và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trớc Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật t gửi lên phòng sản xuất kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, phòng sản xuất kinh doanh xét duyệt Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp vật liệu đầy đủ, kịp thời mà tránh đợc tình trạng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu.
- Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để thực hiện kế toán hàng tồn kho, và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phơng pháp thẻ song song đ- ợc sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thờng xuyên, liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật t ở các kho Điều này có tác dụng rất lớn vì công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng nh việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu Bên cạnh đó, số liệu kế toán đợc ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lợng và giá trị Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thờng xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu đợc chính xác.
- Công ty đánh giá vật liệu theo giá thực tế Giá xuất là giá bình quân cả kỳ dự trữ, phơng pháp này phản ánh chính xác số vật liệu xuất dùng trong tháng Tuy nhiên, để tạo điều kiện thuận tiện cho việc tính toán, công ty đang tiếp tục nghiên cứu nhằm vi tính hoá toàn phần công tác kế toán tại công ty.
Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán vật liệu tại công ty, có thể thấy rằng công tác kế toán vật liệu đợc tiến hành khá nền nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán, phù hợp với yêu cầu của công ty, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn
6 7 dông. b Những tồn tại, hạn chế
Bên cạnh những cố gắng và những thành tựu đã đạt đợc thì hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội vẫn còn những hạn chế nhất định cần đ- ợc hoàn thiện hơn nữa Đó là :
- Về phân loại vật liệu : Việc phân loại vật liệu dựa vào vai trò, công dụng kinh tế của vật liệu để chia ra thành từng nhóm, từng thứ vật liệu cụ thể là rất phù hợp với đặc điểm vật liệu tại công ty Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay để áp dụng phần hành hạch toán vật liệu vào máy vi tính thì xây dựng hệ thống sổ " Danh điểm vật t" thống nhất, áp dụng trong toàn công ty là cần thiết để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý vật liệu.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội
Với t cách là một sinh viên thực tập, dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn, em cũng xin mạnh dạn đa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện thêm một bớc công tác kế toán vật liệu tại Công ty nói riêng và công tác kế toán nói chung.
1 Xây dựng sổ danh điểm vật t thống nhất cho toàn công ty Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu đợc chặt chẽ thống nhất, đối chiếu kiểm tra đợc dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót, và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, trớc hết công ty nên mở
" Sổ danh điểm vật liệu " Sổ danh điểm vật liệu đợc mở theo tên gọi, quy cách nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính và giá hạch toán Muốn mở đợc sổ này, trớc hết công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn công ty chứ không phải xác định tuỳ ý chỉ giữa kho và phòng kế toán.
Sổ danh điểm vật t còn cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn kho bất cứ khi nào theo giá hạch toán Bởi vì nh đã nói ở trên, công ty tính giá xuất vật liệu theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán sẽ không theo dõi đợc giá trị vật liệu xuất kho và tồn kho trong tháng, chỉ đến cuối tháng mới biết đợc Nh vậy, việc mở sổ danh điểm vật t sẽ góp phần giảm bớt khối lợng công việc hạch toán, xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho phần vận hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính.
Sổ danh điểm vật liệu có thể đợc xây dựng theo mẫu sau :
Biểu số 1.1 sổ danh điểm vật liệu
Kho Danh ®iÓm vật liệu
Tên vật liệu Đơn vị tính Giá hạch toán
Bông 1521 Vật liệu chính Kg
Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán, phòng kế hoạch cung ứng sau đó trình lên cơ quan chủ quản của công ty để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn công ty.
2 Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu
Sổ chi tiết của công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi trên hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan Chi phí thu mua vật liệu phát sinh thờng theo dõi trên các nhật ký chứng từ số 1, số 2 Giá thực tế vật liệu đợc tính toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3 Nh vậy, để thuận tiện hơn trong việc theo dõi cả giá mua vật liệu và chi phí thu mua công ty có thể lập sổ kế toán chi tiết vật liệu nh sau :
Biểu số 1.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu
Tài khoản : 1521 Số thẻ : …) Số tờ : …)
Tên vật t : Bông Việt Nam
Sè danh ®iÓm : 1521 AO1 Đơn vị tính : Kg Kho : Bông Xơ
CT Diễn giải TKĐƯ Nhập Xuất Tồn GC
SH NT SL TT SL TT SL TT
3 Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu
Nguyễn Thanh Hà Lớp A17 – K38 chi tiết nguyên vật liệu Phơng pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc ghi chép nhiều và trùng lặp, tốn nhiều công sức Mặt khác, do đặc điểm vật liệu ở công ty có rất nhiều chủng loại, với tần suất nhập - xuất nhiều, nên công việc theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu của kế toán viên không đảm bảo đợc công việc ghi chép, hạch toán hàng ngày Do đó, kế toán thanh toán vẫn phải trợ giúp một phần công việc này.
Do đặc điểm vật liệu của công ty là đa dạng về chủng loại, hơn nữa hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, biến động ít…)cho nên theo em công ty áp dụng phơng pháp thẻ song song là cha phù hợp Trong điều kiện hiện nay, công ty nên áp dụng phơng pháp sổ số d trong việc hạch toán chi tiết về nguyên vật liệu Ưu điểm của phơng pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kế toán vật liệu.
Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị nguyên vật liệu Với phơng pháp này có thể khắc phục đợc hạn chế của phơng pháp sổ chi tiết và sẽ tạo điều kiện thực hiện kiểm tra th- ờng xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.
Theo phơng pháp sổ số d, trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đợc thực hiện theo các bớc sau :
Bớc 1 : Giống nh phơng pháp thẻ song song, tại kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số lợng Ngoài ra, cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lợng tồn kho vào sổ số d.
Bớc 2 : Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn làm căn cứ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng loại vật liệu.
Bớc 3 : Kế toán mở sổ số d sử dụng cho cả năm theo từng kho, từng loại nguyên vật liệu, đợc ghi một dòng sổ tổng hợp d về số lợng và giá trị sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lợng d vào cuối tháng và đa lên phòng kế toán ghi cột số tiền d bằng cách lấy số lợng ở các sổ số d nhân với giá hạch toán.
4 Hoàn thiện tổ chức dự trữ và sử dụng nguyên, vật liệu
7 1 thời sản xuất vừa không gây ứ đọng vốn lu động Đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng với ngời bán đồng thời để có hiệu quả trong việc tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn lu động Công ty nên tổ chức mua vật t nhiều lần mỗi lần mua với số lợng vừa phải làm cho số vật t tồn kho giảm đi, có điều kiện để đầu t vốn vào các mục đích khác.
Tổ chức công tác bốc dỡ, kiểm nhận vật liệu để tránh số lợng nhập kho và trên hoá đơn khác nhau hoặc chất lợng không đảm bảo yêu cầu Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đánh giá lại toàn bộ vật t, đối chiếu giữa số liệu của kế toán và thủ kho Cần xử lý nghiệm minh các trờng hợp hao hụt ngoài định mức bằng cách quy trách nhiệm cho từng cá nhân liên quan Đối với vật t ứ đọng lâu năm chất lợng kém Công ty cần phải tiến hành bán ngay có thể chấp nhận bán với giá thấp để thu hồi vốn và giải thoát kho tàng.
Ngoài ta, công ty cần phải nghiên cứu thay thế các nguyên, vật liệu nhập ngoại nh bông,sợi đắt tiền bằng các nguyên liệu sản xuất trong nớc Bởi vì, nguyên vật liệu trong nớc thu mua rẻ hơn do chi phí thu mua ít hơn, hơn nữa nó còn góp phần làm cho các ngành kinh tế khác trong nớc phát triển. Nguyên, vật liệu mua trong nớc cần phải qua giai đoạn chọn lọc, sơ chế nên công ty cần làm tốt để chất lợng đầu vào không ảnh hởng đến sản phẩm đầu ra
