Nguyễn Thu Ngà _ K8KT2 Viện Đại Học Mở Hà Nội Lời nói đầu Việt Nam trình đẩy mạnh tiến trình hội nhập phát triển kinh tế với nớc tiên tiến giới Víi sù ®ỉi míi ®ã, nỊn kinh tÕ níc ta đà mang lại cho doanh nghiệp nớc nhiều hội có không thử thách Với nhiều hình thức sở hữu, nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, doanh nghiệp muốn tồn đợc phải tìm kiếm phơng hớng SXKD cho phù hợp để sản phẩm cạnh tranh thị trờng phục vụ đợc nhu cầu tiêu dùng ngày cao xà hội Vì đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao khả cạnh tranh, sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau, xây dựng quy trình hạch toán kế toán cách hợp lý mà kế toán nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng Bởi nguyên vật liệu yếu tố đầu vào thiếu đợc trình sản xuất, định chất lợng sản phẩm đầu Chi phÝ vỊ nguyªn vËt liƯu chiÕm mét tû träng lớn tổng giá thành sản xuất Bất kỳ biến động vật liệu làm ảnh hớng đến giá thành sản phẩm doanh nghiệp sản xuất vật liệu có nhiều chủng loại khác nhau, yêu cầu quản lý chúng có khác Hơn nữa, kế toán nguyên vật liệu cung cấp thông tin kịp thời xác cho phần hành kế toán khác doanh nghiệp, giúp cho ngời quản lý doanh nghiệp lập đợc dự toán vật liệu đảm bảo cho việc cung cấp đủ, chất lợng vật liệu kịp thời cho sản xuất Từ giúp cho trình sản xuất diễn nhịp nhàng, kế hoạch xác định nhu cầu vật liệu tồn kho hợp lý tránh tình trạng ứ đọng vốn nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Là doanh nghiệp lớn ngành Dệt- May Việt Nam, Công ty Dệt May Hà Nội đà có bớc tiến đáng kể năm gần Sản phẩm công ty đà đợc nớc a chuộng, công tác hạch toán kế toán nói chung nh công tác kế toán vật liệu nói riêng không ngừng đợc đổi Tuy nhiên trình độ quản lý phát triển SXKD nhiều hạn chế, chế độ kế toán tài cha phù hợp với quy mô đặc điểm sản xuất đơn vị nên thực tế kế toán nguyên vật liệu công ty nhiều vớng mắc cần đợc giải Sau thời gian đợc thực tập Công ty Dệt- May Hà Nội, thấy rõ tầm quan trọng kế toán nguyên vật liệu đợc hớng dẫn tận tình cô giáo- khoá luận tốt nghiệp- 7/2003 Nguyễn Thu Ngà _ K8KT2 Viện Đại Học Mở Hà Nội ThS Nghiêm Thị Thà- em đà mạnh dạn sâu nghiên cứu đề tài: Kế toánKế toán nguyên vật liệu Công ty Dệt -May Hà Nội Khoá luận tốt nghiệp em đợc trình bày theo ba chơng chính: Chơng I Những vấn đề lý luận kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Chơng II Thực trạng kế toán nguyên, vật liệu Công ty Dệt-May HN Chơng III Phơng hớng hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu Công ty Dệt -May Hà Nội Do thời gian kiến thức có hạn nên khoá luận tốt nghiệp em khó tránh khỏi thiếu sót, em mong đợc cô giáo hớng dẫn- ThS Nghiêm Thị Thàcùng cô chú, anh, chị công ty thông cảm, bảo góp ý thêm cho em để khóa luận tốt nghiệp em đợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nghiêm Thị Thà bác, cô, chú, anh chị công ty đà tạo điều kiện, giúp đỡ em thực khóa luận tốt nghiệp Bảng kê chữ viết tắt bài: CCDC: công cụ, dụng cụ ; ®: ®ång CP: chi phÝ ; Tr®: triƯu ®ång CPSX: chi phí sản xuất ; TT: thành tiền CNV: công nhân viên ; TH: tổng hợp CTGS: chứng từ ghi sổ ; TSLĐ: tài sản lu động BH: bán hàng ; TSCĐ XDCB: tài sản cố định xây dựng ĐV: đơn vị ; TK: tài khoản ĐG: đơn giá ; SL: số lợng GTT: giá thùc tÕ kho¸ ln tèt nghiƯp- 7/2003 Ngun Thu Ngà _ K8KT2 Viện Đại Học Mở Hà Nội GHT: giá hạch toán DN: doanh nghiệp HTK: hàng tồn kho KKĐK: kiểm kê định kỳ KKTX: kê khai thờng xuyên LD: liªn doanh NKCT: nhËt ký chøng tõ NVL: nguyªn vật liệu PS: phát sinh PX: phân xởng QLDN: quản lý doanh nghiƯp SP: s¶n phÈm SX: s¶n xt SXKD: sản xuất kinh doanh Chơng I Những vấn đề lý luận kế toán nguyên, vật liệu doanh nghiệp sản xuất 1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại tính giá vật liệu 1.1.1 Khái niệm đặc điểm vật liệu Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đối tợng lao động đợc thể dới dạng vật hoá nh sắt, thép doanh nghiệp khí chế tạo, sợi DN dệt, da DN đóng giày, vải DN may mặc Vì vậy,Vì vậy, NVL ba yếu tố trình sản xuất, sở cấu thành nên thực thể sản phẩm.Trong trình sản xuÊt-kinh doanh, NVL chØ tham gia vµo mét chu kú SXKD định dới tác động lao động chúng bị tiêu hao toàn bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo hình thái vật chất sản phẩm Do giá trị NVL chuyển dịch toàn lần vào giá trị tạo nên NVL chiếm tỷ trọng lớn toàn CPSX giá thành sản phẩm DN Bởi vậy, cần biến động nhỏ NVL ảnh hởng trực khoá luận tèt nghiƯp- 7/2003 Ngun Thu Ngµ _ K8KT2 ViƯn Đại Học Mở Hà Nội tiếp đến tiêu quan trọng doanh nghiệp nh tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm, tiêu doanh thu, giá thành, tiêu lợi nhuậnVì vậy, Doanh nghiệp sản xuất cần phải có NVL, lợng tồn đợc Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời xác NVL điều kiện có tính chất tiền đề cho liên tục trình SXKD DN Hơn nữa, đảm bảo cung ứng NVL có chất lợng tốt điều kiện nâng cao chất lợng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm NVL, tăng suất lao động Xuất phát từ đặc điểm quan trọng vật liệu trình SXKD, đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ khâu từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng dự trữ 1.1.2 Phân loại nguyên vật liƯu Nguyªn vËt liƯu sư dơng DN cã rÊt nhiều loại, nhiều thứ khác nên để thuận lợi cho việc quản lý hạch toán cần thiết phải phân loại NVL Có nhiều cách phân loại NVL theo tiêu thức khác (theo vai trò tác dụng vật liệu, theo nguồn hình thànhVì vậy,) nh ng phân loại NVL theo vai trò tác dụng sản xuất đợc sử dụng phổ biến Theo cách phân loại này, NVL đợc chia thành loại sau: Nguyên vật liệu chính: thứ mà sau trình gia công, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu sản phẩm Ngoài ra, bán thành phẩm mua để tiếp tục chế biến thuộc NVL chính, ví dụ sợi mua doanh nghiệp dệt đợc coi NVL Vật liệu phụ: vật liệu có tác dụng phụ trợ SX, đợc sử dụng kết hợp với NVL để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động t liệu lao động hay phục vụ cho lao động công nhân viên (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộmVì vậy,) Nhiên liệu: thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trình SXKD nh than, củi, xăng, dầu, đốtVì vậy, Phụ tùng thay thế: chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa thay cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tảiVì vậy, Vật liệu thiết bị XDCB: gồm loại vật liệu thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụVì vậy,) mà DN mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng Phế liệu: loại vật liệu thu đợc trình SX hay lý tài sản, sử dụng bán (phôi bào, vải vụn, gạch, sắtVì vậy,) khoá luận tèt nghiƯp- 7/2003 Ngun Thu Ngµ _ K8KT2 ViƯn Đại Học Mở Hà Nội Vật liệu khác: gồm loại vật liệu lại thứ cha kể nh bao bì, vật đóng gói, loại vật t đặc chủng Việc phân loại NVL nh tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức quản lý mét c¸ch khoa häc NVL phơc vơ cho viƯc më c¸c sỉ kÕ to¸n chi tiÕt nh»m kiĨm tra, gi¸m sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu sở phân loại tỉ mỉ xác thứ vËt liƯu 1.1.3 TÝnh gi¸ vËt liƯu 1.1.3.1 TÝnh gi¸ vật liệu nhập kho Trong hạch toán vật liệu tính theo gi¸ thùc tÕ (gi¸ gèc) Tuú DN tÝnh thuÕ VAT theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà giá thực tế có thuế VAT (nếu tính theo phơng pháp trực tiếp) hay thuế VAT (nếu tính theo phơng pháp khấu trừ) Với vật liệu mua ngoài: Giá Giá mua ghi nhập Các CP thu Giảm giá + Thuế thực = hoá đơn (nếu + mua thực tế hàng tế ngời bán có ) mua Các CP thu mua thực tế: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê khoVì vậy, Víi vËt liƯu tù SX: Gi¸ thùc tÕ = Gi¸ thành sản xuất thực tế (giá thành công xởng thực tế) Với vật liệu thuê giá công, chế biến: Giá thực tế = Giá trị NVL xuất + Các CP liên quan (tiền thuê gia công, chế chế biến biÕn, chi phÝ vËn chun…V× vËy,) Víi vËt liƯu nhËn góp từ đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế = Giá thoả thuận bên xác định + CP tiếp nhận (nếu cã) Víi phÕ liƯu: Gi¸ thùc tÕ = Gi¸ íc tính thực tế sử dụng đợc Với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá thực tế = Giá thị trờng tơng đơng + Chi phí tiếp nhận (nếu có) 1.1.3.2 Tính giá vật liệu xuất kho Đối với NVL xuất kho để dùng kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động DN, dựa vào yêu cầu quản lý trình độ nghiệp vụ cán kế toán mà sử dụng phơng pháp sau theo nguyên tắc quán hạch toán, có thay đổi phải giải thích rõ ràng khoá ln tèt nghiƯp- 7/2003 Ngun Thu Ngµ _ K8KT2 Viện Đại Học Mở Hà Nội * Phơng pháp bình quân gia quyền Theo phơng pháp này, giá thực tế NVL xuất dùng kỳ đợc tính theo giá đơn vị bình quân (bình quân kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trớc hay bình quân sau lần nhập) Giá thực tế NVL xuất dùng = SL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Phơng pháp giá đơn vị bình quân kỳ dự trữ đơn giản, dễ làm nhng độ xác không cao Hơn công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công tác toán nói chung Giá bình quân GTT vật liệu tồn đầu kỳ + GTT vËt liƯu nhËp kú = c¶ kú dù trữ Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + nhập kỳ Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc đơn giản phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu kỳ nhiên không xác không tính đến biến động giá vật liệu kỳ Giá đơn vị bình GTT vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc) = quân cuối kỳ trLợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc) ớc Phơng pháp giá bình quân sau lần nhập vừa khắc phục đợc nhợc điểm hai phơng pháp trên, lại vừa xác vừa cập nhật Nhng phơng pháp có nhợc điểm tốn nhiều công sức phải tính toán nhiều lần Giá đơn vị bình quân sau lần nhập GTT vật liệu tồn kho sau lần nhập Lợng thực tế vật liệu tồn kho sau lần nhập * Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc = Theo phơng pháp này, giả thiết số NVL nhập trớc đợc xuất trớc, xt hÕt sè nhËp tríc míi ®Õn sè nhËp sau theo giá thực tế số hàng xuất Nói cách khác, sở phơng pháp giá thực tế NVL mua đầu kỳ gần đầu kỳ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế NVL xuất trớc giá trị NVL tồn kho cuối kỳ đợc tính theo giá NVL nhập kho thời điểm cuối kỳ gần cuối kỳ tồn kho Phơng pháp thích hợp trờng hợp giá ổn định có xu hớng giảm * Phơng pháp nhập sau, xuất trớc Phơng pháp giả định NVL mua vào sau đợc xuất trớc tiên, xuất hết số nhập sau đến số nhập trớc theo giá thực tế số hàng xuất Hay nói cách khác, sở phơng pháp giá thực tế NVL nhập kho sau gần sau đợc dùng làm giá để tính giá thực tế NVL xuất trớc giá trị NVL tồn kho cuối kỳ đợc tÝnh theo gi¸ thùc tÕ kho¸ ln tèt nghiƯp- 7/2003 Nguyễn Thu Ngà _ K8KT2 Viện Đại Học Mở Hà Nội số NVL nhập kho đầu kỳ gần đầu kỳ tồn kho Phơng pháp thích hợp với điều kiện mà kinh tế có lạm phát * Phơng pháp tính theo giá đích danh Theo phơng pháp NVL đợc xác định giá trị theo đơn hay lô hàng giữ nguyên từ lúc nhập vào đến lúc xuất dùng Khi xuất NVL tính theo giá thực tế vật liệu Phơng pháp đợc áp dụng DN có loại NVL NVL ổn định nhận diện đợc 1.1.4 Yêu cầu nhiệm vụ hạch toán vật liệu Yêu cầu kế toán NVL phải theo dõi xác, kịp thời, đầy đủ tình hình nhập, xuất, tồn kho mặt SL, tình trạng giá trị loại, thứ NVL theo kho, ngời quản lý Để thực đợc yêu cầu kế toán phải làm tốt nhiệm vụ sau: Phản ánh kịp thời, xác SL, chất lợng giá trị NVL tăng, giảm, tồn kho kỳ Xác định xác SLvà giá trị NVL thực tế tiêu hao cho mục đích nhằm giúp cho việc tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm đợc nhanh chóng Kiểm tra việc chấp hành định mức tiêu hao, sử dụng dự trữ vật liệu, phát ngăn ngừa trờng hợp sử dụng lÃng phí vật t hay thất thoát vật t nh nguyên nhân thừa, thiếu, ứ đọng, phẩm chấtVì vậy,từ đề xuất biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế thiệt hại cho DN 1.2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên 1.2.1 Tài khoản hạch toán, thủ tục chứng từ * Phơng pháp KKTX phơng pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho HTK tài khoản sổ kế toán Phơng pháp đợc sư dơng phỉ biÕn hiƯn ë níc ta v× tiện ích Tuy nhiên, với DN có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán áp dụng phơng pháp tốn nhiều công sức Tuy vậy, phơng pháp có độ xác cao cung cấp thông tin HTK cách kịp thời cập nhật * Tài khoản hạch toán Để theo dõi tình hình có, biến động tăng, giảm vật liệu theo phơng pháp KKTX, kế toán sử dụng TK sau: kho¸ ln tèt nghiƯp- 7/2003 Ngun Thu Ngà _ K8KT2 Viện Đại Học Mở Hà Nội Tài khoản 152- NVL: TK dùng để theo dõi giá trị có, tình hình tăng, giảm, tồn kho NVL theo gi¸ thùc tÕ, cã thĨ më chi tiÕt theo loại, nhómVì vậy,tuỳ theo yêu cầu quản lý phơng tiện tính toán Bên Nợ: Phản ánh nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL kho kỳ Bên Có : Phản ánh nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL kho kỳ D Nợ : Giá thực tế NVL tồn kho (đầu kỳ, cuối kỳ) Tài khoản 151- Hàng mua đờng: TK sử dụng để theo dõi loại NVL, CCDC, hàng hoáVì vậy, mà DN đà mua hay chấp nhận mua, đà thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp nhng cuối tháng cha nhập kho ( kể số gửi kho ngời bán) Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đờng tăng Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đờng kỳ trớc đà nhập kho hay chun giao cho c¸c bé phËn sư dơng giao cho khách hàng D Nợ: Giá trị hàng đờng (đầu kỳ, cuối kỳ) Ngoài ra, trình hạch toán, kế toán sử dụng số TK có liên quan khác nh 111,112,331,311,Vì vậy, * Thủ tục chứng từ Căn vào giấy báo nhận hàng, xét thấy cần thiết, hàng đến nơi lập biên kiểm nhận để kiểm nhận NVL thu mua SL, chất lợng, quy cáchVì vậy,Ban kiểm nhận vào kết thực tế ghi vào Kế toánBiên kiểm nhận vật t” Sau ®ã bé phËn cung øng sÏ lËp “KÕ toánPhiếu nhập kho vật t sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng biên kiểm nhận giao cho thñ kho Thñ kho sÏ ghi sè thùc nhập vào phiếu chuyển cho phòng kế toán làm ghi sổ Trờng hợp phát thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho phận cung ứng biết ngời giao hàng lập biên Các chứng từ đợc sử dụng hạch toán vật liệu DN thờng bao gồm: hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT ngời bán, phiếu nhập kho, phiÕu xt kho, phiÕu xt kho kiªm vËn chun néi bộ, phiếu xuất kho theo hạn mứcVì vậy, tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể 1.2.2 Trình tự hạch toán tình hình tăng, giảm vật liệu DN tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ Đối với thực thể kinh doanh đủ điều kiện áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế VAT giá trị NVL tăng thêm kỳ mua không bao gồm phần thuế VAT đầu vào Phần thuế VAT đầu vào đợc tách riêng khoá luận tốt nghiệp- 7/2003 Nguyễn Thu Ngà _ K8KT2 Viện Đại Học Mở Hà Nội đợc phản ánh TK 1331- Thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ hàng hoá dịch vụ Các nghiệp vụ làm tăng, giảm vật liệu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế VAT đợc thể sơ đồ sau: (Xin xem trang bên) Sơ đồ 1: Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKTX (tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ) TK 111,112,331 TK 152 TK 621 141,311Vì vậy, NVL mua nhập kho Xuất NVL để sản xuất SP TK 1331 Thuế VAT đợc khấu trừ TK411 Nhận cấp phát, góp liên doanh TK 627,641,642 XuÊt NVL dïng cho PX, cho BH, cho QLDN TK 128,222 XuÊt gãp vèn liªn doanh TK 632,3381 TK 1381,632 Thừa phát kiểm kê, thừa Thiếu phát qua định mức kiểm kê, thiếu định mức TK 128,222 TK154 Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất NVL thuê gia công TK 154 Nhập kho VL đà gia công TK 1388, 1368 TK 151 Xuất NVL cho cá NVL đờng nhập kho nh©n, cho néi bé vay TK 621,627,641,642 TK 632 NhËp kho NVL dùng không Xuất NVL bán, trả lơng hết hay thu håi phÕ liƯu tõ SXKD tr¶ thëng cho CNV TK 711 TK 412 NVL tăng đợc tặng, thởng Đánh giá giảm đánh giá tăng khoá luận tốt nghiệp- 7/2003 Nguyễn Thu Ngà _ K8KT2 Viện Đại Học Mở Hà Nội 1.2.3 Trình tự hạch toán tình hình tăng, giảm NVL DN tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp Trình tự hạch toán biến động tăng giảm NVL doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp đợc thể hiện: TK 111,112 TK 152 TK 621 331,141Vì vậy, Xuất NVL để chế tạo SP NVL tăng mua TK 154 TK 411 Tăng cấp phát, góp liên doanh Xuất NVL thuê gia công chế biến TK 627,641,642 TK 151 Xt dïng cho PX, cho VL ®i ®êng vỊ nhËp kho BH , cho QLDN TK128,222 NhËn l¹i vèn gãp LD TK 154 NVL gia c«ng nhËp kho NVL thiếu kiểm kê, thiếu định mức TK1381,632 TK 128, 222 XuÊt NVL gãp liªn doanh TK 3381,632 TK 1368,1388 NVL thừa kiểm kê Xuất NVL cho cá nhân, thừa định mức cho nội vay tạm thời TK627,641,642 TK 632 Nhập kho NVL dùng không Sè NVL thiÕu sau ®· trõ hÕt hay thu hồi phế liệu khoản bồi thờng TK 711 TK412 NVL tăng đợc tặng, thởng Đánh giá giảm NVL Đánh giá tăng Sơ đồ 2: Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kktx (tính thuế vat theo phơng pháp trực tiếp) Do DN áp dụng phơng pháp trực tiếp để tính thuế VAT nên giá trị NVL tăng mua DN bao gồm thuế VAT Phần thuế VAT đầu vào không đợc phản ánh TK 1331 nh DN tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ mà đợc phản ¸nh trùc tiÕp trªn TK 152 (chi tiÕt cho tõng loại vật liệu) 1.3 Hạch toán tình hình biến động vật liệu theo Phơng pháp kiểm kê định kỳ 1.3.1 Tài khoản sử dụng khoá luận tốt nghiệp- 7/2003