Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên, vật liệu
Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá vật liệu
Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong DN dệt, da trong DN đóng giày, vải trong DN may mặc…Vì vậy,Vì vậy, NVL là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở cấu thành nên thực thể sản phẩm.Trong quá trình sản xuất-kinh doanh, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ SXKD nhất định và dới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Do giá trị của NVL chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị mới tạo ra nên NVL chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ CPSX và giá thành sản phẩm ở các DN Bởi vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ của NVL cũng ảnh h ởng trực khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
4 tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm, chỉ tiêu doanh thu, giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận…Vì vậy,
Doanh nghiệp sản xuất cần phải có NVL, năng lợng mới tồn tại đợc Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác NVL là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình SXKD của DN Hơn nữa, đảm bảo cung ứng NVL có chất lợng tốt còn là điều kiện nâng cao chất l- ợng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm NVL, tăng năng suất lao động. Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của vật liệu trong quá trình SXKD, đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng và dự trữ.
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu sử dụng trong DN có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán cần thiết phải phân loại NVL.
Có rất nhiều cách phân loại NVL theo những tiêu thức khác nhau (theo vai trò tác dụng của vật liệu, theo nguồn hình thành…Vì vậy,) nhng phân loại NVL theo vai trò tác dụng của nó trong sản xuất đợc sử dụng phổ biến nhất Theo cách phân loại này, NVL đợc chia thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính: là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm Ngoài ra, bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến cũng thuộc NVL chính, ví dụ sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc coi là NVL chính.
Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong SX, đợc sử dụng kết hợp với NVL chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm…Vì vậy,).
Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình SXKD nh than, củi, xăng, dầu, hơi đốt…Vì vậy,
Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải…Vì vậy,
Vật liệu và thiết bị XDCB: gồm các loại vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ…Vì vậy,) mà DN mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.
Phế liệu: là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình SX hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hoặc bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt…Vì vậy,). khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
Vật liệu khác: gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ ch a kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng.
Việc phân loại NVL nh trên tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức quản lý một cách khoa học NVL phục vụ cho việc mở các sổ kế toán chi tiết nhằm kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên cơ sở phân loại tỉ mỉ chính xác từng thứ vật liệu.
1.1.3.1 Tính giá vật liệu nhập kho.
Trong hạch toán vật liệu tính theo giá thực tế (giá gốc) Tuỳ DN tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thuế VAT (nếu tính theo phơng pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính theo phơng pháp khấu trừ).
Với vật liệu mua ngoài:
= Giá mua ghi trên hoá đơn ngời bán
+ ThuÕ nhËp khÈu (nÕu cã )
+ Các CP thu mua thực tế - Giảm giá hàng mua Các CP thu mua thực tế: đó là chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho…Vì vậy,
Với vật liệu tự SX:
Giá thực tế = Giá thành sản xuất thực tế (giá thành công xởng thực tế) Với vật liệu thuê ngoài giá công, chế biến:
Giá thực tế = Giá trị NVL xuất chế biến + Các CP liên quan (tiền thuê gia công, chế biÕn, chi phÝ vËn chuyÓn…V× vËy,)
Với vật liệu nhận góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh:
Giá thực tế = Giá thoả thuận do các bên xác định + CP tiếp nhận (nếu có)
Giá thực tế = Giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc
Với vật liệu đợc tặng, thởng:
Giá thực tế = Giá thị trờng tơng đơng + Chi phí tiếp nhận (nếu có)
1.1.3.2 Tính giá vật liệu xuất kho. Đối với NVL xuất kho để dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng DN, dựa vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
* Phơng pháp bình quân gia quyền.
Theo phơng pháp này, giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá đơn vị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trớc hay bình quân sau mỗi lần nhập).
Giá thực tế NVL xuất dùng = SL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân
Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.
Hạch toán tình hình biến động NVL theo phơng pháp KKTX
của số NVL nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho Phơng pháp này thích hợp với điều kiện khi mà nền kinh tế có lạm phát.
* Phơng pháp tính theo giá đích danh.
Theo phơng pháp này thì NVL đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô hàng và giữ nguyên từ lúc nhập vào đến lúc xuất dùng Khi xuất NVL nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Phơng pháp này đợc áp dụng đối với DN có ít loại NVL hoặc NVL ổn định và nhận diện đợc.
1.1.4 Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán vật liệu.
Yêu cầu của kế toán NVL là phải theo dõi chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình nhập, xuất, tồn kho về mặt SL, tình trạng và giá trị của từng loại, từng thứ NVL theo từng kho, từng ngời quản lý Để thực hiện đợc yêu cầu đó thì kế toán phải làm tốt các nhiệm vụ sau:
Phản ánh kịp thời, chính xác SL, chất lợng và giá trị NVL tăng, giảm, tồn kho trong kú.
Xác định chính xác SLvà giá trị NVL thực tế tiêu hao cho các mục đích nhằm giúp cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đợc nhanh chãng.
Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ vật liệu, phát hiện và ngăn ngừa các trờng hợp sử dụng lãng phí vật t hay thất thoát vật t cũng nh các nguyên nhân thừa, thiếu, ứ đọng, mất phẩm chất…Vì vậy,từ đó đề xuất các biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế thiệt hại cho DN
1.2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
1.2.1 Tài khoản hạch toán, thủ tục và chứng từ.
* Phơng pháp KKTX là phơng pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho của HTK trên tài khoản và sổ kế toán Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên, với những DN có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán nếu áp dụng phơng pháp này sẽ tốn nhiều công sức Tuy vậy, phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về HTK một cách kịp thời cập nhật.
* Tài khoản hạch toán. Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của vật liệu theo ph - ơng pháp KKTX, kế toán sử dụng những TK sau: khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
Tài khoản 152- NVL: TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm, tồn kho của NVL theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, từng nhóm…Vì vậy,tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL tại kho trong kỳ. Bên Có : Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL tại kho trong kỳ.
D Nợ : Giá thực tế NVL tồn kho (đầu kỳ, cuối kỳ).
Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đờng: TK này sử dụng để theo dõi các loại NVL, CCDC, hàng hoá…Vì vậy, mà DN đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho ( kể cả số đang gửi tại kho ngời bán).
Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.
Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D Nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu kỳ, cuối kỳ).
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK có liên quan khác nh 111,112,331,311,…Vì vậy,
* Thủ tục và chứng từ.
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi có thể lập biên bản kiểm nhận để kiểm nhận NVL thu mua cả về SL, chất l- ợng, quy cách…Vì vậy,Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Kế toánBiên bản kiểm nhận vật t” Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Kế toánPhiếu nhập kho vật t” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao hàng lập biên bản.
Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán vật liệu ở DN thờng bao gồm: hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT của ngời bán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho theo hạn mức…Vì vậy, tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể.
1.2.2 Trình tự hạch toán tình hình tăng, giảm vật liệu trong các DN tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ. Đối với các thực thể kinh doanh đủ điều kiện áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế VAT thì giá trị của NVL tăng thêm trong kỳ do mua ngoài không bao gồm phần thuế VAT đầu vào Phần thuế VAT đầu vào đó đợc tách riêng khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
9 ra và đợc phản ánh trên TK 1331- Thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ
Các nghiệp vụ làm tăng, giảm vật liệu trong các doanh nghiệp áp dụng ph- ơng pháp khấu trừ để tính thuế VAT đợc thể hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKTX (tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ).
NVL mua ngoài nhập kho Xuất NVL để sản xuất SP
Thuế VAT đợc cho PX, cho BH, khÊu trõ cho QLDN
TK411 TK 128,222 Nhận cấp phát, góp liên doanh Xuất góp vốn liên doanh
Thừa phát hiện khi kiểm kê, thừa Thiếu phát hiện qua trong định mức kiểm kê, thiếu trong định mức
Nhận lại vốn góp liên doanh
Xuất NVL thuê gia công
TK 154 Nhập kho VL đã gia công TK 1388, 1368
TK 151 Xuất NVL cho các cá
NVL đi đờng về nhập kho nhân, cho nội bộ vay
Nhập kho NVL dùng không Xuất NVL bán, trả lơng hết hay thu hồi phế liệu từ SXKD trả thởng cho CNV
NVL tăng do đợc tặng, thởng Đánh giá giảm đánh giá tăng khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
1.2.3 Trình tự hạch toán tình hình tăng, giảm NVL trong DN tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp.
Trình tự hạch toán sự biến động tăng giảm NVL trong các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp đợc thể hiện:
Xuất NVL để chế tạo SP
NVL tăng do mua ngoài
Xuất NVL thuê ngoài gia công
Tăng do cấp phát, góp chế biến liên doanh TK 627,641,642
TK 151 Xuất dùng cho PX, cho
VL đi đờng về nhập kho BH , cho QLDN
TK128,222 NVL thiếu khi kiểm kê, thiếu
Nhận lại vốn góp LD trong định mức
NVL gia công nhập kho Xuất NVL góp liên doanh
NVL thừa khi kiểm kê Xuất NVL cho các cá nhân, thừa trong định mức cho nội bộ vay tạm thời
Nhập kho NVL dùng không Số NVL thiếu sau khi đã trừ hết hay thu hồi phế liệu các khoản bồi thờng
NVL tăng do đợc tặng, thởng Đánh giá giảm NVL Đánh giá tăng
Sơ đồ 2: Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kktx (tính thuế vat theo phơng pháp trực tiếp).
Do DN áp dụng phơng pháp trực tiếp để tính thuế VAT nên giá trị các NVL tăng do mua ngoài của DN là bao gồm cả thuế VAT Phần thuế VAT đầu vào không đợc phản ánh ở TK 1331 nh các DN tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ mà nó đợc phản ánh trực tiếp trên TK 152 (chi tiết cho từng loại vật liệu).
Hạch toán tình hình biến động vật liệu theo phơng pháp KKĐK
1.3.1 Tài khoản sử dụng. khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
* Phơng pháp KKĐK kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại HTK mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho SXKD và các mục đích khác. Độ chính xác của phơng pháp này là không cao mặc dù nó có tiết kiệm đ- ợc công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.
* Tài khoản sử dụng. Để theo dõi đợc tình hình tăng, giảm vật liệu theo phơng pháp KKĐK, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 611- Mua hàng: để theo dõi tình hình thu mua tăng, giảm NVL,
CCDC…Vì vậy, theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua).
Bên Nợ : Phản ánh giá thực tế NVL, CCDC, hàng hoá…Vì vậy, tồn đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.
Bên Có: Phản ánh giá thực tế NVL, CCDC, hàng hoá…Vì vậy,xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản này cuối kỳ không có số d và nó đợc chi tiết thành hai TK cấp hai:
TK 6111- Mua nguyên, vật liệu.
Tài khoản 152- Nguyên vật liệu: dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại.
Bên Nợ : Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ.
Bên Có : Kết chuyển giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ.
D Nợ : Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản 151- Hàng mua đi đờng: dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán.
Bên Nợ : Giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ.
Bên Có : Kết chuyển giá thực tế hàng mua đang đi đờng đầu kỳ.
D Nợ : Giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ. khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
Nguyễn Thu Ngà _ K8KT2 Viện Đại Học Mở Hà Nội Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan nh 133,331,111,112,311,131…Vì vậy,Kết cấu và nội dung phản ánh của các TK này giống nh hạch toán theo phơng pháp KKTX.
1.3.2 Trình tự hạch toán tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu trong DN tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ.
Trong các đơn vị SXKD sử dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế VAT, giá trị các vật liệu tăng thêm trong kỳ của đơn vị do mua ngoài là không bao gồm phần thuế VAT mà chỉ có giá mua vật liệu ghi trên hoá đơn và các chi phí thu mua vật liệu Phần thuế VAT này đợc phản ánh trên TK 1331- thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm biến động tăng, giảm vật liệu trong doanh nghiệp đợc thể hiện trên sơ đồ tài khoản sau:
Nhập kho VL không sd hết hay thu hồi phế liệu sx TK 1368, 1388
TK 128, 222 Xuất cho cá nhân
Nhận lại vốn góp LD nội bộ vay tạm thời
NVL tăng do đợc tặng, thởng Đánh giá giảm VL
Sơ đồ 3: Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp KKĐK (tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ).
1.3.3 Trình tự hạch toán tình hình tăng, giảm vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp
Việc hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm vật liệu ở các doanh nghiệp này cũng đợc thực hiện giống nh các doanh nghiệp hạch toán HTK theo phơng pháp KKĐK và tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ chỉ khác là do áp dụng thuế VAT trực tiếp nên giá trị các vật liệu tăng thêm do mua ngoài của các doanh nghiệp là bao gồm cả thuế VAT.
Trình tự hạch toán biến động vật liệu đợc thể hiện trên sơ đồ:
TK 151, 152 TK 611 TK151,152 khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
Kết chuyển vật liệu tồn kho Giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ cha sử dụng cuối kỳ
Vật liệu tăng do mua ngoài Xuất vật liệu cho chế tạo SP, cho BH,
NVL tăng do đợc cấp phát, TK128,222 nhận góp LD, đợc tặng, đợc thởng Xuất vật liệu góp LD
Nhận lại vốn góp LD Xuất NVL cho cá nhân, nội bộ vay tạm thời
NVL tăng do đi vay NVL thiếu khi kiểm kê, thiếu trong định mức
TK 412 TK 412 Đánh giá tăng vật liệu Đánh giá giảm vật liệu
Sơ đổ 4: Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp KKĐK (tính thuếVAT theo phơng pháp trực tiếp).
Hạch toán chi tiết vật liệu
Hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lợng, chất l- ợng của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu theo từng kho và từng ngời phụ trách vật chất Trong thực tế hiện nay có ba phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau:
1.4.1 Phơng pháp thẻ song song.
Theo phơng pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt SL và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt SL và giá trị Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho.
Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
Sổ kế toán chi tiÕt NVL
Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho NVL
Kế toán tổng hợp nhập, xuất tính ra số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
Kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu t ơng ứng với thủ kho mở ở kho Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Thẻ kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống nh thẻ kho nhng chỉ khác là nó theo dõi cả về giá trị vật liệu Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày một lần, khi nhận đợc các chứng từ, kế toán NVL đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan, ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ kho của thủ kho.
Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu cả về giá trị, số lợng theo từng nhóm, loại vật liệu.
Trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song có thể đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 5 : Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song
Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu
: Ghi cuối tháng khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho.Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán Phơng pháp này thích hợp với những DN có ít chủng loại vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán cha cao.
1.4.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp thẻ song song.
Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu tại kho thủ kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng pháp thẻ song song.
* Tại phòng kế toán. Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho về SL và giá trị của từng loại vật liệu ở từng kho Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật liệu Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đợc ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho chuyển tới.
Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu SL vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với SL trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp để xác định lại số chính xác của NVL cha sử dụng còn tồn kho cuối kỳ Nếu đối chiếu thấy có sự chênh lệch giữa kế toán NVL với thủ kho, giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp thì kế toán và thủ kho phải tiến hành đối chiếu, kiểm tra lại số liệu cho đến khi có sự trùng khớp mới thôi
Trình tự kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát theo sơ đồ sau:
(Xin xem ở trang bên) khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
Sổ đối chiếu luân chuyÓn
Sơ đồ 6: Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiÕu lu©n chuyÓn
Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng
Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, khối lợng ghi chép giảm bớt so với ph- ơng pháp ghi thẻ song song Tuy nhiên, phơng pháp này còn tồn tại một số nh- ợc điểm sau:
Việc ghi sổ còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng.
Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong các tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót Nếu lập bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi chép vẫn lớn.
Phơng pháp này thích hợp với các DN không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết NVL do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
Phơng pháp này là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán ở kho chỉ hạch toán về SL và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu nên đã xoá bỏ việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời Theo phơng pháp này, công việc hạch toán đợc tiến hành cụ thể nh sau:
Sổ kế toán nguyên vật liệu
* Hình thức Nhật ký- sổ cái.
Hình thức kế toán Nhật ký- sổ cái là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký- sổ cái Sổ này đợc kết hợp phản ánh cả theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh. Để có những thông tin chi tiết cụ thể về tình hình NVL của DN, kế toán sử dụng sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL, sổ Nhật ký- sổ cái (phần theo dõi TK 152), các bảng tổng hợp…Vì vậy,để phản ánh tình hình tăng, giảm NVL và cung cấp thông tin kịp thời cho nhu cầu quản lý của DN.
Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức Nhật ký- sổ cái
* Hình thức chứng từ ghi sổ: khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
Bảng cân đối tài khoản
Ctừ gốc (bảng TH ctừ gèc)
Bảng TH nhập- xuất- tồn kho NVL
Bảng TH nhập- xuất- tồn kho NVL Bảng kê số 3
Theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ để có thể theo dõi đợc sự biến động của NVL, có đợc những thông tin kịp thời chính xác cho các cấp lãnh đạo cũng nh những đối tợng sử dụng thông tin, kế toán DN sẽ mở các sổ nh sổ đăng ký CTGS, sổ cái TK 152, sổ chi tiết TK 152, các CTGS, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho NVL và một số sổ khác tuỳ theo đặc điểm cụ thể của tõng DN.
Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức chứng từ ghi sổ đợc thể hiện ở sơ đồ sau: ( Xin xem ở trang bên)
Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức chứng từ ghi sổ.
* Hình thức nhật ký- chứng từ.
Hình thức kế toán nhật ký- chứng từ là hình thức kế toán kết hợp phản ánh cả theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh Với những DN áp dụng hình thức kế toán này, kế đơn vị sử dụng các nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, sổ cái TK 152, sổ chi tiết TK 152, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho NVL, bảng kê số 3, bảng phân bổ số 2 để phản ánh sự biến động tăng giảm của NVL Ngoài ra DN còn có thể mở một số sổ khác tuỳ theo đặc điểm SXKD của doanh nghiệp mình.
Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức nhật ký- chứng từ khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
Ctừ gốc (bảng TH ctõ gèc)
Bảng cân đối tài khoản
Bảng TH nhập- xuất- tồn kho NVL
*Hình thức Nhật ký chung.
Hình thức Nhật ký chung là hình thức kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung Từ nhật ký chung ta lấy số liệu để ghi vào sổ cái Đối với các doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán này để hạch toán kế toán nguyên vật liệu kế toán doanh nghiệp mở các sổ kế toán theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 11: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú: (dùng chung cho sơ đồ 8,9,10,11)
: Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu
Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt-may hà nội
2.1 Đặc điểm chung của công ty dệt – may hà nội có ảnh may hà nội có ảnh hởng đến kế toán nguyên vật liệu khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.
Công ty Dệt-May Hà Nội (tên giao dịch là HANOSIMEX) là một trong những công ty lớn mạnh của ngành Dệt-May Việt Nam, là đơn vị trực thuộc tổng công ty Dệt- May Việt Nam.
Tên gọi chính thức: Công ty Dệt- May Hà Nội
Trụ sở chính: Số 1 Mai Động – Hai Bà Trng- Hà Nội. Điện thoại: 8621019-8621023 Fax: 84-4-622334.
TK giao dịch: 710a-00022 Ngân hàng công thơng II- Hai Bà Trng, HN.
Công ty đã trải qua những bớc xây dựng và trởng thành tính đến nay là hơn 20 năm Ngày 7/4/1978, tổng công ty nhập khẩu thiết bị Việt Nam và hãng UNIOMATEX (cộng hoà liên bang Đức) chính thức ký hợp đồng xây dựng nhà máy sợi Hà Nội- tiền thân của công ty Dệt- May Hà Nội hiện nay – công trình đợc khánh thành vào ngày 21/11/1985.
Tháng 12/1989, nhà máy đầu t xây dựng dây chuyền dệt kim số 1 và sáu tháng sau, dây chuyền đợc đa vào hoạt động
Tháng 4/1990, Bộ kinh tế đối ngoại cho phép nhà máy Sợi Hà Nội đợc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp với tên giao dịch là HANOSIMEX.
Tháng 4/1991, Bộ công nghiệp nhẹ quyết định chuyển tổ chức và hoạt động của nhà máy Sợi Hà Nội thành xí nghiệp liên hợp Sợi-Dệt kim Hà Nội
Tháng 6/1993, dây chuyền dệt kim số 2 đợc xây dựng và tháng 3/1994 đ- ợc đa vào sản xuất.
Tháng 10/1993, Bộ công nghiệp nhẹ quyết định sáp nhập nhà máy sợi Vinh (Nghệ An) vào xí nghiệp liên hợp.
Ngày 19/5/1994, nhà máy dệt kim đợc khánh thành.
Tháng 1/1995, khởi công xây dựng nhà máy thêu Đông Mỹ.
Tháng 2/1995, khánh thành nhà máy thêu Đông Mỹ.
Tháng 3/1995, Bộ công nghiệp nhẹ quyết định sáp nhập công ty dệt Hà Đông vào xí nghiệp liên hợp.
Tháng 6/1995, Bộ công nghiệp nhẹ quyết định đổi tên xí nghiệp liên hợp Sợi Dệt kim Hà Nội thành công ty Dệt Hà Nội.
Tháng 2/2000, tổng công ty Dệt-May Việt Nam quyết định đổi tên công ty thành công ty Dệt- May Hà Nội. khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
Với công nghệ sản xuất tiên tiến, với thiết bị hiện đại đợc nhập từ Italia, Cộng hoà liên bang Đức, Bỉ, Hàn Quốc…Vì vậy,cùng lợng lao động trên 5200 ngời- đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, cán bộ kỹ thuật chuyên sâu nhiều kinh nghiệm và đội ngũ công nhân lành nghề sản phẩm của công ty đã đáp ứng đợc nhu cầu trong nớc và xuất khẩu, tạo hiệu quả kinh tế lớn cho công ty Sản phẩm của công ty đợc xuất sang nhiều nớc nh Nhật Bản, Hàn Quốc, úc, Thái Lan, Thụy Điển Các khách hàng trong nớc cũng rất mến mộ sản phẩm của công ty.
Công ty luôn duy trì và phát triển sản xuất đạt hiệu quả kinh tế cao, mở rộng các hình thức kinh doanh buôn bán, gia công, trao đổi hàng hoá, sẵn sàng hợp tác cùng các bạn hàng trong và ngoài nớc để đầu t thiết bị hiện đại, khoa học công nghệ mới nhằm nâng cao năng lực sản xuất và chất lợng sản phẩm Các sản phẩm của công ty: sản phẩm dệt kim, khăn bông, khăn ăn, khăn tắm, lều vải Các loại sản phẩm này rất đợc a chuộng trên thị trờng.
Trong những năm qua, Công ty Dệt- May Hà Nội đã không ngừng cải tiến sản xuất, nâng cao chất lợng sản phẩm, nâng cao năng lực cạnh tranh cho sản phẩm của mình và công ty là một trong những đơn vị làm ăn có hiệu quả nhất trong các công ty thuộc tổng công ty Dệt- May Việt Nam Kết quả đó đợc thể hiện ở bảng sau:
Bảng 1 Kết quả kinh doanh 1998-2001
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động SXKD tại công ty Dệt- May Hà Nội.
Công ty Dệt -May Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc lớn, hạch toán độc lập trực thuộc tổng Công ty Dệt -May Việt Nam Tổ chức của công ty thống nhất từ trên xuống dới, mọi hoạt động đợc chỉ đạo thống nhất từ cơ quan giám đốc tới khối phòng ban điều hành và xuống các nhà máy.
Tổng giám đốc công ty là ngời đại diện pháp nhân của công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ một thủ trởng và chức danh này do Bộ công nghiệp chỉ định ngời nắm giữ Tổng giám đốc là ngời chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động SXKD của DN theo đúng pháp luật Giúp việc khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
2 3 cho tổng giám đốc có ba phó tổng giám đốc: phó tổng giám đốc 1, 2,3 Các phó tổng giám đốc này điều hành một số lĩnh vực do sự phân công của tổng giám đốc.
Các phòng ban nghiệp vụ của công ty có chức năng tham mu giúp giám đốc điều hành công việc Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban do tổng giám đốc công ty phân công nh sau:
- Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học hợp lý, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, quản lý và sử dụng có hiệu quả quỹ tiền lơng, tiền thởng trên cơ sở quy chế đã ban hành.
- Phòng kỹ thuật đầu t: có chức năng tham mu cho giám đốc về công tác tổ chức sản xuất, lập kế hoạch tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo kịp thời cho kế hoạch SXKD của công ty.
Thực trạng kế toán NVL tại công ty Dệt- May Hà Nội
Phơng hớng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt- May Hà Nội
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt-May Hà Nội
Với t cách là một sinh viên thực tập, mặc dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ còn hạn chế nhng em cũng mạnh dạn xin đa ra một vài giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện một bớc công tác kế toán vật liệu tại công ty.
3.2.1 Hoàn thiện việc vận dụng hệ thống sổ kế toán.
Hiện nay công ty Dệt- May Hà Nội đang tổ chức sổ kế toán để thực hiện hạch toán kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng theo hình thức Nhật ký- chứng từ Với hình thức kế toán này, để hạch toán phần hành kế toán NVL kế toán phải sử dụng một khối lợng lớn các sổ sách kế toán Đó là các NKCT (NKCT số 1, số 2, số 5…Vì vậy,), bảng kê số3, các bảng phân bổ (bảng phân bổ số 2 ) mà kết cấu của những sổ này là rất phức tạp nên việc đa chúng lên máy vi tính là rất khó khăn vì hiện tại DN đã thực hiện tin học hoá đối với tất cả các phần hành kế toán của mình Chính thực tế này đã làm hạn chế khả năng phục vụ của máy tính trong công việc hạch toán kế toán NVL Theo em công ty nên áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung để tổ chức bộ sổ kế toán phục vụ cho khóa luận tốt nghiệp- 7/2003
Sổ nhật ký mua hàng
Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiÕt NVL
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho NVL
Thẻ kho hạch toán NVL nói riêng và hạch toán kế toán nói chung Hình thức Nhật ký chung là hình thức kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung Dựa vào số liệu trên Nhật ký chúng, lấy số liệu để ghi vào các sổ cái
Theo hình thức này, quy trình hạch toán NVL tại công ty đợc thực hiện nh sau:
Căn cứ vào các chứng từ ban đầu nh: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…Vì vậy,, kế toán tiến hành vào sổ chi tiết vật liệu, sổ nhật ký chung, sổ nhật ký mua hàng (ghi Nợ TK
152 đối ứng với bên Có TK 331)…Vì vậy,
Hàng ngày kế toán có thể lấy số liệu ở trên sổ nhật ký chung để vào sổ cái
TK 152 hoặc định kỳ hay cuối tháng dựa vào số liệu trên sổ Nhật ký mua hàng để ghi vào sổ cái TK 152. Định kỳ hoặc cuối tháng từ sổ chi tiết NVL kế toán hình thành nên bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho NVL và bảng này sẽ đợc dùng làm cơ sở đối chiếu kiểm tra với sổ cái TK 152.
Sơ đồ 15: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức Nhật ký chung.
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu
Các sổ kế toán để thực hiện kế toán NVL theo hình thức Nhật ký chung đ- ợc trình bày theo các mẫu sau: (Trang bên) khóa luận tốt nghiệp- 7/2003
Bảng 21 Sổ nhật ký chung
Năm 200…Vì vậy, (Đơn vị tính: 1000đ)
Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái
Sè trang tríc chuyÓn sang
…V× vËy,…V× vËy,…V× vËy,…V× vËy, …V× vËy,…V× vËy, …V× vËy,…V× vËy,
Céng chuyÓn sang trang sau 50.852
Ngày…Vì vậy, tháng …Vì vậy, năm 200…Vì vậy,
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Năm 200…Vì vậy, (Đơn vị tính:1000đ)
Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải SHTK đối ứng
Sè trang tríc chuyÓn sang
…V× vËy,…V× vËy,…V× vËy,…V× vËy,…V× vËy,…V× vËy, 15/10 36542 14/10 Mua bông Nga cấp I 112 25.000
…V× vËy,…V× vËy,…V× vËy,…V× vËy,…V× vËy,…V× vËy, …V× vËy,…V× vËy, …V× vËy,…V× vËy,…V× vËy, …V× vËy,…V× vËy,…V× vËy,
Céng chuyÓn sang trang sau 35.251 27.120
Ngày…Vì vậy,.tháng…Vì vậy,.năm 200…Vì vậy,
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Bảng 23 sổ nhật ký mua hàng
Năm: 200…Vì vậy, (Đơn vị tính:1000đ)
Chứng từ Diễn giải Ghi nợ các TK Phải trả ng- ời bán (ghi
SH Ngày NVL TK khác
SH Sè tiÒn khóa luận tốt nghiệp- 7/2003
Sè trang tríc chuyÓn sang
…V× vËy,…V× vËy,…V× vËy,…V× vËy, …V× vËy,…V× vËy, …V× vËy,…V× vËy,
Céng chuyÓn sang trang sau 53.893
Ngày…Vì vậy,.tháng…Vì vậy,.năm…Vì vậy,
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Bảng 24 sổ chi tiết vật liệu
Số thẻ: 20 Số tờ: 6 Tên vật t: NAOH đặc.
Sè danh ®iÓm: 1522A1. Đơn vị tính: kg Kho: Hoá chất.
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Nhập Xuất Tồn
SH NT SL TT(Tr®
) SL TT(Tr®) SL TT(Tr®)
Ngày…Vì vậy,tháng…Vì vậy,năm…Vì vậy,
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ngoài ra kế toán mở thêm một số sổ chi tiết nh hình thức kế toán khác nh sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (nh mẫu mà DN đang sử dụng),sổ chi tiết TK141 (dùng để theo dõi các khoản tiền tạm ứng cho nhân viên cung ứng đi mua vật liệu)…Vì vậy, Công ty nên mở sổ chi tiết TK 141 vì tại công ty nghiệp vụ tạm ứng tiền cho nhân viên cung ứng diễn ra thờng xuyên nên đòi hỏi kế toán phải theo dõi thật chi tiết tình hình tăng, giảm khoản tạm ứng đó để kịp thời phát hiện và có biện pháp xử lý những sai phạm trong việc sử dụng các khoản tạm ứng không đúng mục đích của đối tợng đợc tạm ứng
Phơng pháp lập sổ chi tiết TK 141: khóa luận tốt nghiệp- 7/2003
Chứng từ: ghi số hiệu, ngày tháng phiếu chi, số séc…Vì vậy,
Cột diễn giải: ghi nội dung chi tạm ứng, thời hạn thanh toán tạm ứng.
Cột số d: phản ánh số chi cha hết của các lần tạm ứng.
Cột PS Nợ : phản ánh các khoản tạm ứng cho ngời mua vật liệu.
Cột PS Có : phản ánh giá trị vật liệu hàng hoá mua về đợc nhập kho hoặc sử dụng luôn.
Bảng 25 sổ chi tiết TK 141 Đối tợng: Anh Nguyễn Văn A. ghi sổ Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
SH NT Nợ Có Nợ Có
17/10 564 15/10 Tạm ứng tiÒn mua thuèc tÈy
D cuèi kú Ngày…Vì vậy,tháng…Vì vậy,năm…Vì vậy,
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nh vậy với việc tổ chức bộ sổ kế toán NVL theo hình thức Nhật ký chung số lợng các bảng biểu dùng để hạch toán kế toán đã giảm so với tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- chứng từ, việc ứng dụng tin học vào kế toán đợc thực hiện dễ dàng hơn do các mẫu sổ đơn giản, dễ thiết lập trên máy vi tính nên các công việc tính toán đều đợc thực hiện hết ở trên máy vi tính và các nhân viên kế toán không phải tự khớp giá vào các bảng nh trớc nữa Do vậy, khối lợng công việc tính toán của kế toán viên đã giảm xuống nên áp lực trong công việc của họ cũng giảm theo đồng thời thông tin kế toán cung cấp sẽ nhanh nhạy hơn phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp.
3.2.2 Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu.
Công ty đang sử dụng phơng pháp giá hạch toán để tính giá cho vật liệu xuất kho Theo phơng pháp này, cuối tháng kế toán phải điều chỉnh giá để xác định giá trị thực tế của vật liệu xuất kho theo hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu Với việc sử dụng phơng pháp này thì việc tính toán đơn giản dễ làm nhng tính chính xác không đợc cao gây ảnh hởng tới khóa luận tốt nghiệp- 7/2003 việc tính giá thành sản phẩm của công ty Hơn nữa, theo quy định mới của Bộ tài chính phơng pháp này không còn phù hợp để đánh giá NVL xuất kho, do đó công ty nên sử dụng phơng pháp tính giá khác (phơng pháp bình quân gia quyền, phơng pháp nhập trớc xuất trớc, phơng pháp nhập sau xuất trớc, phơng pháp giá đích danh) để đánh giá vật liệu xuất kho
Do vật liệu của công ty phong phú về chủng loại, SL nhập xuất lớn và NVL chủ yếu đợc thu mua từ nhiều nguồn khác nhau nên giá thực tế của vật liệu luôn biến đổi do các tác động của các yếu tố trên thị trờng nh sự khan hiếm, sự thay đổi của thời tiết, sự cạnh tranh trong thu mua NVL giữa các
DN…Vì vậy,theo em công ty nên áp dụng phơng pháp giá bình quân di động (giá bình quân sau mỗi lần nhập) để đánh giá NVL xuất kho.
Theo phơng pháp này giá trị thực tế NVL xuất kho đợc tính theo công thức sau:
Giá thực tế NVL xuất kho = Số lợng NVL xuất kho x Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Trong đó:
Giá đơn vị b×nh qu©n sau mỗi lần nhập
= GTT vật liệu trớc và sau từng đợt nhập
Lợng thực tế vật liệu trớc và sau từng đợt nhập Với phơng pháp tính giá này cứ sau mỗi lần nhập NVL kế toán phải xác định lại giá đơn vị của NVL và giá tính lại này đợc dùng làm giá xuất kho cho NVL nào xuất kho ngay sau lần điều chỉnh đó Theo phơng pháp này khối l- ợng công việc tính toán của nhân viên kế toán tuy nhiều nhng nó phản ánh chính xác giá trị NVL xuất kho vì giá đơn vị luôn đợc điều chỉnh theo thời gian phát sinh của nghiệp vụ nhập kho NVL, hơn nữa nếu công ty sử dụng các phần mềm kế toán trên nền sổ Nhật ký chung thì việc cài đặt công thức tính giá thành vật liệu theo phơng pháp bình quân di động chỉ là kỹ thuật của máy.
Do đó với cách tính giá này việc tính giá thành SX sản phẩm của công ty đợc chính xác hơn, sát với thực tế nên công ty đánh giá đợc chính xác kết quả SXKD của mình Thêm vào đó cuối kỳ công ty sẽ không phải tiến hành điều chỉnh giá trị xuất kho của NVL xuất kho nh trớc và việc sử dụng phơng pháp tính giá này là hoàn toàn phù hợp với quy định hiện hành trong chế độ kế toán hiện nay.
Ví dụ: Trong tháng, ngày 26/10/2002 doanh nghiệp xuất kho 1.000 kg bông Nga cấp I cho nhà máy sợi Vinh để sản xuất sản phẩm và giá đơn vị bình quân sau lần nhập NVL gần nhất vào ngày 24/10 là 20.566,44đ/kg
Giá trị NVL xuất dùng = 1.000 x 20.566,44 = 20.566.440đ khóa luận tốt nghiệp- 7/2003
Kế toán ghi bút toán sau: Nợ TK 621(NM sợi Vinh): 20.566.440đ
Nếu áp dụng phơng pháp giá bình quân cuối kỳ trớc để tính cho 1.000kg bông Nga cấp I (giả sử giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc của bông Nga cấp I là 19.895.5đ/kg).
Giá trị NVL xuất dùng = 1.000 x 19.895,5 = 19.895.500đ
Kế toán ghi bút toán sau: Nợ TK 621(NM sợi Vinh): 19.895.500đ
Qua ví dụ trên ta thấy rằng phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập phản ánh giá trị NVL xuất kho là chính xác hơn so với phơng pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ.
3.2.3 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.