LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
Khái quát chung về nguyên vật liệu
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu
Khái niệm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật chất hóa, là một trong những điều kiện cần thiết để tiến hành sản xuất Nguyên vật liệu là hàng tồn kho thuộc tài sản ngắn hạn Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu được sử dụng cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay được sử dụng phục vụ cho hoạt động bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
Đặc điểm nguyên vật liệu
NVL là đối tượng cần thiết để tiến hành sản xuất kinh doanh và chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, NVL bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Khối lượng NVL sử dụng, định mức NVL tiêu dùng là cơ sở để tạo ra khối lượng sản phẩm sản xuất tương ứng
Toàn bộ giá trị của vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Giá trị NVL sử dụng để tạo thành chi phí NVL có thể được ghi giảm trên cơ sở thu hồi phế liệu, vật liệu thừa có ích và các khoản bồi thường khác gắn với việc bồi thường việc sử dụng NVL.
Bên cạnh đó, NVL có thể gồm nhiều loại khác nhau về tính chất lý hoá,thông số kỹ thuật, công dụng hay giá trị Chúng bị ảnh hưởng bởi yếu tố bên trong cũng như bên ngoài của quá trình sản xuất như: lao động của con người, sự tác động của tư liệu lao động, thời tiết, khí hậu, giá cả thị trường
Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
NVL là tài sản ngắn hạn có vai trò rất quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào bởi nó chiếm phần lớn tỷ trọng trong giá thành sản phẩm sản xuất hoàn thành NVL lá yếu tố thiết yếu tạo ra sản phẩm, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, do đó ảnh hưởng quan trọng đến kết quả kinh doanh, khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường
NVL là thành phần quan trọng trong vốn lưu động, dự trữ cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vốn lưu động lưu chuyển nhanh hay chậm sẽ quyết định khả năng sản xuất và lợi nhuận của doanh nghiệp sản xuất Tài sản lưu động quay càng nhiều vòng trong một chu kỳ kinh doanh thì khả năng vốn lưu động càng nhanh và lợi nhuận tạo ra càng lớn.
Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Với vai trò như trên, yêu cầu đặt ra cho doanh nghiệp là phải quản lý NVL một cách chặt chẽ, hiệu quả ngay từ khâu lập kế hoạch, thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ để đảm bảo cung ứng vật liệu kịp thời, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả. Ở khâu thu mua: Doanh nghiệp cần dựa trên cơ sở định mức dự trữ tối thiểu, tối đa; định mức chi phí NVL và kế hoạch sản xuất trong kỳ để lập kế hoạch thu mua NVL Việc lập kế hoạch thu mua sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn do cung cấp NVL không kịp thời và tránh tình trạng ứ đọng vốn do mua quá nhiều NVL Quá trình tiến hành thu mua cần đảm bảo về số lượng, chất lượng, thời gian nhập, giảm thiểu sự thất thoát vật liệu trong khâu thu mua, giá mua phải hợp lý nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, góp phần giảm giá thành sản phẩm. Ở khâu bảo quản: Doanh nghiệp cần có hệ thống kho theo đúng chế độ, yêu cầu quản lý, NVL phải được sắp xếp hợp lý theo đúng yêu cầu kỹ thuật bảo quản,thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ trình độ chuyên môn nhằm đảm bảo an toàn, tránh lãng phí cho NVL tại kho, ghi chép ban đầu về sổ sách tại kho, phát hiện kịp thời nguyên nhân và mức độ thừa thiếu, hư hỏng, giảm phẩm chất của NVL. Ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp cần xây dựng định mức dự trữ hợp lý cho từng loại NVL phù hợp với kế hoạch sản xuất và đặc tính NVL, đảm bảo NVL cung cấp đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất, đồng thời mức dự trữ không quá cao gây ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn lưu động. Ở khâu sử dụng: Sử dụng NVL một cách hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả trên cơ sở các định mức tiêu hao và kế hoạch chi phí Thường xuyên kiểm tra đôn đốc việc sử dụng NVL hợp lý, đúng thứ loại, quy cách và đúng quy trình công nghệ sản xuất.
Làm tốt khâu quản lý NVL sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho người quản lý nắm được số lượng, chất lượng, đặc điểm và tình hình sử dụng các loại NVL; cung cấp thông tin nhập vào, xuất ra, tồn kho; cung cấp thông tin để cân đối cung cầu, vốn lưu động cho nhập, xuất giá trị NVL; cung cấp thông tin về tình hình sử dụng NVL để đo lường chi phí sử dụng NVL; quản lý và điều chỉnh hợp lý định mức tiêu hao NVL…
Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu
Hạch toán NVL cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
Tổ chức phân loại NVL phù hợp với nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp
Ghi chép, tính toán, phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời tình hình biến động tăng, giảm của NVL chi tiết và tổng hợp theo các chỉ tiêu số lượng, giá trị.
Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.
Kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL, tham gia kiểm kê NVL, phát hiện kịp thời NVL thừa thiếu, ứ đọng kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối thiểu thiệt hại có thể xảy ra.
Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,tình hình sử dụng NVL, tình hình thanh toán với người bán.
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu
Phân loại tài sản nói chung và phân loại nguyên vật liệu nói riêng là việc sắp xếp các loại tài sản khác nhau thành từng phần khác nhau theo những tiêu thức nhất định.
Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù của hoạt động sản xuất kinh doanh nên mỗi doanh nghiệp thường phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau về công dụng, tính chất lý hóa, thông số kỹ thuật… lại biến động thường xuyên, liên tục trong quá trình sản xuất nên được sử dụng, chế biến và bảo quản khác nhau Vì vậy để quản lý một cách chặt chẽ, hiệu quả và tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại NVL phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp thì việc cần thiết phải tiến hành trước tiên là phân loại NVL theo những tiêu thức phù hợp Có nhiều tiêu thức để phân loại NVL, dưới đây là những tiêu thức cơ bản phân loại NVL:
Theo vai trò, công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu được chia thành:
Nguyên liệu và vật liệu chính: là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm.
- Nguyên liệu: là những đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp như: quặng, dầu mỏ, cao su, mía
- Vật liệu: là những đối tượng lao động đã qua công đoạn chế biến công nghiệp như: sắt, thép, vải, ximăng, giấy mực
Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp cùng với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động bình thường, phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than, củi, hơi đốt
Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa,bảo dưỡng TSCĐ
Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các loại thiết bị, vật liệu (cần lắp hoặc không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.
Hạch toán nguyên vật liệu
1.2.1 Chứng từ kế toán nguyên vật liệu
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bản chứng từ
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán NVL bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ; Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Hoá đơn cước phí vận chuyển, Hoá đơn giá trị gia tăng, Biên bản đánh giá lại tài sản.
Ngoài các chứng từ sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn hoặc tuỳ theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu chứng từ riêng. Đồng thời, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, thể hiện rõ sự biến động của NVL và sự chịu trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận.
1.2.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán chi tiết NVL là việc theo dõi, ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng thứ NVL sử dụng trong sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tư Công việc này được thực hiện chủ yếu ở kho và tại phòng Kế toán – Tài chính của doanh nghiệp Sự liên hệ và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công tác ghi chép vào thẻ kho cũng như việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đảm bảo việc theo dõi chặt chẽ tình hình biến động theo từng kho, loại, nhóm, danh điểm vật tư về số lượng và giá trị.
Các doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL sau: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư.
1.2.2.1 Phương pháp thẻ song song
Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết NVL
Bảng tổng hợp chi tiết (nhập-xuất-tồn kho NVL)
Sổ kế toán tổng hợp về NVL
Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm NVL ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu để, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi số lượng NVL thực nhập, thực xuất vào thẻ kho tương ứng Cuối ngày, thủ kho tính lượng tồn kho và ghi vào cột tồn trên thẻ kho Cuối kỳ, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất, tồn của từng loại NVL, ghi vào thẻ kho để đối chiếu với số liệu của kế toán vật tư.
Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết NVL để ghi chép tình hình biến động của từng danh điểm NVL ở từng kho theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho để lấy chứng từ, kế toán kiểm tra chứng từ và ghi đơn giá, thành tiền vào các chứng từ kế toán Sau đó, kế toán lần lượt ghi chép các nghiệp vụ nhập, xuất vào sổ chi tiết NVL có liên quan Cuối kỳ, kế toán tính ra số lượng và giá trị tồn cho từng danh điểm vật tư để so sánh, đối chiếu với số liệu của thủ kho Đồng thời, dựa vào sổ chi tiết NVL kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết (nhập - xuất - tồn kho NVL) và đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết với sổ kế toán tổng hợp về NVL.
Quy trình hạch toán chi tiết NVL:
Sơ đồ1.01: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ dàng kiểm tra đối chiếu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác.
Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép rất lớn, tốn nhiều công sức và thời gian.
Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán máy hoặc các doanh nghiệp thực hiện kế toán thủ công nếu có ít danh điểm vật tư, việc nhập, xuất diễn ra không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế
1.2.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình biến động của từng danh điểm NVL giống như phương pháp thẻ song song.
Ở phòng kế toán: Kế toán mở Sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho, cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất NVL theo từng danh điểm và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kê xuất vật liệu rồi ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu thẻ kho với Sổ đối chiếu luân chuyển về số lượng hiện vật Đồng thời, trên cơ sở số liệu của Sổ đối chiếu luân chuyển NVL, kế toán đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp theo chỉ tiêu giá trị.
Quy trình hạch toán chi tiết NVL:
Sơ đồ 1.02: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê nhập vật liệu
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp về NVL
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Ưu điểm: Giảm nhẹ được khối lượng ghi chép của kế toán so với phương pháp thẻ song song do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
Nhược điểm: Vẫn còn ghi sổ trùng lặp về mặt số lượng giữa kho và phòng kế toán, khó kiểm tra đối chiếu, khó phát hiện sai sót, công việc kế toán dồn vào cuối kỳ làm cho việc lập báo cáo chậm, thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL không có tính cập nhật.
Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư song số lượng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều; hệ thống kho phân tán; không đủ lao động kế toán để thực hiện ghi chép, đối chiếu thường xuyên.
1.2.2.3 Phương pháp sổ số dư
Ở kho: Việc ghi thẻ kho giống như hai phương pháp trên Cuối tháng, dựa vào số lượng tồn trên thẻ kho thủ kho ghi vào Sổ số dư (Sổ số dư do phòng kế toán lập, sau đó chuyển cho thủ kho) để gửi lại cho phòng kế toán.
Ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Sổ kế toán tổng hợp về NVL chứng từ Căn cứ vào phiếu nhập kho, lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, căn cứ vào phiếu xuất kho lập phiếu giao nhận chứng từ xuất. Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào hai loại phiếu giao nhận này để lập Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo giá trị Sau đó, kế toán tiến hành quy số lượng tồn của thủ kho trên Sổ số dư ra tiền để đối chiếu, so sánh tồn kho từng danh điểm NVL với số liệu trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồnkho vật liệu Đồng thời, kế toán tiến hành so sánh số liệu trên Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu với sổ kế toán tổng hợp về NVL.
Quy trình hạch toán chi tiết NVL:
Sơ đồ 1.03: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán chi tiết NVL và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ đồng thời tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
Khái quát chung về Công ty VINECO
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty VINECO
Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT – NEC (Công ty VINECO) được thành lập theo giấy phép đầu tư số 1953/GP do Bộ Kế hoạch & đầu tư cấp ngày 24/07/1997 và được điều chỉnh vào ngày 30/09/1998 Theo đó, đơn vị có:
Tên gọi là: Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT – NEC
Tên giao dịch là: VNPT – NEC Telecommunication Systems Company Limited
Tên viết tắt là: VINECO
Trụ sở và nhà xưởng đặt tại: Ngọc Trục, Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội.
Giấy phép đầu tư có giá trị trong 15 năm kể từ ngày cấp lần đầu tiên.
Doanh nghiệp là công ty liên doanh giữa các bên:
Bên Việt Nam: Tổng công ty bưu chính viễn thông Việt Nam, trụ sở đặt tại
18 Nguyễn Du, Hà Nội Bên Việt Nam góp 3.430.000 USD, chiếm 49% vốn pháp định.
Bên nước ngoài: NEC Corporation, trụ sở đặt tại 1-1 Shiba 5-chome, Minato-ku, Tokyo 108-01, Nhật bản Bên nước ngoài góp 3.570.000 USD, chiếm 51% vốn pháp định.
Công ty là một doanh nghiệp liên doanh có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính và chịu sự quản lý trực tiếp của hai đối tác liên doanh.
Công ty VINECO được thành lập tại Việt Nam từ năm 1997 với hoạt động chính là sản xuất và bán các tổng đài điện tử kỹ thuật số và cung cấp các dịch vụ kỹ thuật có liên quan khác phục vụ phát triển mạng viễn thông Việt Nam.
Sau khi đầu tư xây dựng cơ bản xong, đầu năm 1999, Công ty chính thức đi vào hoạt động và luôn chú trọng đến việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ,đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, cũng như đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sản xuất từng bước tìm hiểu và áp dụng thành công Hệ thống Quản lý Chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001:2000, được hai tổ chức chứng nhận Quacert của Việt Nam và TUV Cert của CHLB Đức đánh giá và cấp chứng chỉ sau 5 năm thành lập.
Sau 10 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty VINECO đã đạt được các mục tiêu cơ bản đã đề ra Công ty đã xây dựng được một nhà máy hiện đại, áp dụng công nghệ mới trong lĩnh vực sản xuất điện tử viễn thông với các máy móc thiết bị tiên tiến Thực hiện tốt việc tiếp nhận chuyển giao công nghệ từ Tập đoàn NEC, sản phẩm tổng đài NEAX61 Sigma do công ty sản xuất là một sản phẩm có công nghệ cao và đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật của mạng viễn thông Việt Nam
Từ khi đi vào hoạt động, Công ty đã luôn cung cấp đủ số lượng và đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng thiết bị của các Bưu điện tỉnh, thành phố, góp phần quan trọng vào sự phát triển của mạng viễn thông tại các địa phương trên cả nước.
Công ty luôn có nhiều nỗ lực để nhanh chóng đạt được hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh: doanh thu của VINECO liên tục tăng qua các năm Từ năm thứ hai đi vào sản xuất Công ty đã bắt đầu có lãi và năm thứ ba đã có lãi cộng dồn, thực hiện chia lợi nhuận cho các bên góp vốn.
Bước sang giai đoạn mới, sự thay đổi của xu thế công nghệ trong lĩnh vực viễn thông, quá trình hội nhập khu vực và thế giới, cũng như sự cạnh tranh gay gắt trong quá trình mở cửa thị trường viễn thông của Việt Nam đang đặt ra cho Công ty VINECO những thách thức rất lớn, đòi hỏi Công ty phải có nhiều nỗ lực hơn nữa trong những năm tiếp theo.
Hiện nay công ty có 90 nhân viên trong đó phần lớn đều gắn bó với Công ty từ những ngày đầu hoạt động.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty VINECO
2.1.2.1 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của VINECO
Công ty có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh ngành nghề: sản xuất, lắp đặt các hệ thống tổng đài điện tử kỹ thuật số NEAX61 Sigma (viết tắt của: NipponElectronics Automatic Exchange Sigma - Tổng đài tự động điện tử Nhật Bản được cải tiến một cách tổng thể) và cung cấp các dịch vụ kỹ thuật có liên quan khác.
Hệ thống tổng đài kỹ thuật số NEAX61∑ được thiết kế bao gồm:
Hệ thống tổng đài HOST đa bộ xử lý, điều khiển dung lượng lớn
Hệ thống tổng đài HOST đơn bộ xử lý, điều khiển dung lượng vừa
Tổng đài vệ tinh RSU điều khiển dung lượng vừa
Trạm vệ tinh RLU điều khiển dung lượng nhỏ
Khối thuê bao xa ELU điều khiển dung lượng nhỏ hơn
CDMA-WLL (Hệ thống điện thoại vô tuyến mạch vòng thuê bao công nghệ CDMA)
Ngoài sản phẩm hệ thống tổng đài, công ty còn cung cấp các dịch vụ:
Giám sát lắp đặt hệ thống
Hỗ trợ kỹ thuật khai thác và bảo dưỡng: tại chỗ và từ xa 24/24 giờ.
Đào tạo cán bộ kỹ thuật tổng đài NEAX61∑ cho khách hàng
Dịch vụ bảo hành, bảo trì, sửa chữa hệ thống NEAX61∑
Thiết kế, xây dựng đề án tổng đài, thiết kế lắp đặt hệ thống
Thiết kế cơ sở dữ liệu và phần mềm ứng dụng cho khách hàng
Công ty VINECO sử dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến, hiện đại của Nhật Bản sản xuất và lắp đặt tổng đài kỹ thuật số cho khắp các Bưu điện tỉnh, thành trên cả nước góp phần hiện đại hoá, phát triển hệ thống viễn thông ở Việt Nam
Từ khi thành lập đến nay dù đã trải qua nhiều khó khăn song công ty ngày càng phát triển, khẳng định được vai trò, vị thế của mình Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừng tăng qua các năm, đặc biệt là các năm 2003, 2004,
Có thể nhận thấy sự phát triển này qua bảng số liệu tổng hợp các chỉ tiêu chủ yếu của VINECO (Bảng 2.01)
Bảng 2.01 : Bảng tổng hợp các chỉ tiêu chủ yếu của VINECO qua các năm
Năm Sản lượng sản xuất
Quy mô tài sản (hay nguồn
(KL) (KL) (1000 đồng) đồng) (1000 đồng)
2.1.2.2 Những thuận lợi, khó khăn của Công ty trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
Công ty hoạt động trong lĩnh vực được nhà nước khuyến khích, đó là lĩnh vực viễn thông - một trong những lĩnh vực ưu tiên đầu tư của nhà nước ta.
Là doanh nghiệp liên doanh giữa VNPT của Việt Nam và NEC của Nhật Bản, Công ty được chuyển giao công nghệ tiên tiến, hiện đại của Nhật Bản và được hỗ trợ về kỹ thuật từ phía NEC, đồng thời Công ty còn áp dụng những kinh nghiệm tổ chức sản xuất, kinh nghiệm quản lý của Nhật Bản kết hợp với những kinh nghiệm quản lý của Việt Nam đảm bảo hiệu quả quản lý và phù hợp với điều kiện môi trường sản xuất kinh doanh tại Việt Nam VINECO cũng có được sự hỗ trợ từ phía VNPT về thị trường tiêu thụ sản phẩm, đó là một sự hậu thuẫn lớn để có được một thị trường tiêu thụ sản phẩm rộng khắp cả nước - hệ thống Bưu điện các tỉnh thành của Việt Nam. Đội ngũ quản lý và đội ngũ công nhân viên trong công ty đều có năng lực trình độ hợp lý với chức năng, nhiệm vụ của từng người và có sự phối kết hợp vì lợi ích chung của Công ty, gắn bó và cùng đóng góp cho sự phát triển của Công ty.
Hoạt động trong lĩnh vực viễn thông công nghệ cao, VINECO phải đối mặt với sự thay đổi của xu thế công nghệ thường xuyên, liên tục và mạnh mẽ Đặc biệt là trong những năm gần đây, quá trình hội nhập khu vực và thế giới cũng như sự cạnh tranh gay gắt trong quá trình mở cửa thị trường viễn thông của Việt Nam đang đặt ra cho Công ty VINECO những thách thức rất lớn về giải pháp công nghệ.
Sản phẩm tổng đài kỹ thuật số NEAX61∑ của VINECO đang chuẩn bị bước vào giai đoạn cuối của chu kỳ sống của nó, tổng đài này đang dần trở nên bão hoà và lạc hậu đối với những biến đổi không ngừng về công nghệ Thực tế đó đòi hỏi Công ty phải có nhiều nỗ lực hơn nữa trong những năm tiếp theo, tìm ra cho mình một định hướng kế hoạch sản phẩm, đa dạng hoá sản phẩm và dịch vụ phù hợp để đón bắt kịp thời các sản phẩm mới của Tập đoàn NEC, cũng như xu thế công nghệ mới của thế giới Đồng thời, trước yêu cầu đổi mới, Công ty phải chuẩn bị mọi mặt như về vốn, lao động, nguồn cung ứng NVL… để đảm bảo cho sự phát triển bền vững của mình
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý và các chính sách quản lý tài chính – kinh tế đang được áp dụng tại Công ty VINECO
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý
Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty VINECO
2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty 2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là các linh kiện điện tử tinh vi có tính chất lâu bền, đa dạng về chủng loại với nhiều hình dáng kích thước, tính năng kỹ thuật khác nhau từ những con chíp, tụ điện rất nhỏ đến những cuộn cáp có dạng tròn, khung giá to bản Tuy nhiên các loại NVL này lại dễ hút ẩm trong không khí, có thể bị hư hỏng vì nhiệt độ, độ ẩm và các điều kiện môi trường khác.
Công ty chỉ có NVL mua ngoài, không gia công chế biến NVL, không có vốn góp liên doanh bằng NVL, không nhập kho phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh
NVL của VINECO chủ yếu được nhập khẩu từ Nhật Bản Giá trị NVL nhập khẩu chiếm khoảng 95% tổng giá trị NVL Trong đó, phần lớn các NVL chính được nhập khẩu từ các công ty nước ngoài như Kanematsu, NEC, NEC TEL CHINA, Krone, Specialty Tech Corporation Ltd, Sumitomo Công ty cũng mua một số loại NVL chính và NVL phụ từ những nhà cung cấp trong nước như: Công ty liên doanh cáp điện LG VINA, Công ty cổ phần cơ khí chính xác số 1, Công ty cổ phần thiết bị điện và dịch vụ điện tử viễn thông
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty nên giá trị NVL luôn chiếm tỷ trọng cao trong tổng giá thành sản phẩm Vì vậy, việc quản lý và sử dụng NVL tốt có ý nghĩa quyết định đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, giá bán sản phẩm, cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2.1.2 Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
Xuất phát từ đặc điểm NVL, yêu cầu quản lý và hạch toán NVL, công ty đã tiến hành các hoạt động quản lý NVL chặt chẽ qua từng khâu: Ở khâu thu mua: Tất cả các đơn đặt hàng do phòng kế hoạch lập được dựa trên kế hoạch sản xuất tổng thể, số lượng NVL tồn kho và đều phải thông qua Tổng giám đốc ký duyệt Vật liệu trước khi nhập kho được kiểm tra về mặt số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã và các thông số kỹ thuật đảm bảo đúng với yêu cầu Ở khâu bảo quản: NVL được bảo quản tại kho vật tư với hệ thống điều hoà nhiệt độ để đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm trong kho theo đúng các yêu cầu bảo quản vật tư Các NVL tuy cùng chứa trong một kho nhưng được dán tem và quản lý chặt chẽ trên từng giá nằm ở các khu riêng rất thuận tiện trong việc quản lý, sử dụng NVL. Ở khâu sử dụng: Nhu cầu sử dụng của các bộ phận được nằm trong kế hoạch xuất vật liệu hàng tháng Dựa trên kế hoạch sản xuất và tiến độ sản xuất thực tế của dự án, phòng kế hoạch lập và phê duyệt chỉ thị xuất kho, trên cơ sở đó kế toán NVL lập Phiếu xuất kho.
Công ty đã xác định các định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL, các định mức chi phí NVL cho từng dự án Từ đó, có kế hoạch dự trữ, mua và sử dụng NVL giúp cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và hiệu quả
2.2.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty VINECO Để sản xuất và lắp ráp tổng đài điện tử NEAX61∑, NVL trong Công ty có khoảng hơn 600 chủng loại, được chia thành hai đối tượng lớn: nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ Trong đó:
Nguyên vật liệu chính: là NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm NVLC của đơn vị được chia làm tám nhóm lớn dựa trên cơ sở công dụng kinh tế - kỹ thuật của vật liệu:
- Nhóm vật tư A (Các thiết bị lắp ráp - Materials), gồm 557 loại chi tiết: bảng mạch, thiết bị kết nối, điôt, transito, khung giá, giá treo, tấm cách điện, đai sắt,
- Nhóm vật tư B (Các bảng mạch - Card), gồm 49 loại chi tiết
- Nhóm vật tư C (Unit & Card) gồm 11 loại chi tiết.
- Nhóm vật tư H (Các thiết bị điều khiển – Installation materials) gồm 12 loại chi tiết.
- Nhóm vật tư F (Các thiết bị nguồn – Power equipment) gồm 17 loại chi tiết.
- Nhóm vật tư J (Phần mềm – Software) gồm 8 loại chi tiết.
- Nhóm vật tư E (Các chi tiết dùng để lắp đặt hệ thống tổng đài – Maintenance tools)
- Nhóm NVL mua từ thị trường Việt Nam được chia thành nhóm nguyên vật liệu H-4 và G, chủ yếu là các loại pin, đồng hồ,
Nguyên vật liệu phụ : là NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm nhưng nó có thể kết hợp với NVLC tạo thành một sản phẩm hoàn chỉnh hoặc tạo điều kiện để quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi hơn NVLP của Công ty chiếm số lượng ít trong tổng số NVL, bao gồm: bulông, ốc vít, bột hàn, dây buộc, băng dính, keo dán thường có giá trị thấp và được nhập mua từ thị trường trong nước.
Bên cạnh đó, Công ty còn theo dõi NVL theo nguồn gốc xuất xứ của chúng: theo đó, NVL được chia thành:
NVL nhập khẩu (chủ yếu nhập từ thị trường Nhật Bản)
NVL nhập mua từ thị trường Việt Nam
2.2.3 Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty VINECO
Do đặc điểm NVL của Công ty được nhập khẩu tới 95% trong tổng số, kế toán công ty đã tiến hành theo dõi giá NVL theo nguyên tắc:
- Với từng loại NVL nhập khẩu kế toán chỉ theo dõi giá trị theo USD.
- Với từng loại NVL mua trong nước kế toán chỉ theo dõi giá trị theo VNĐ Các phiếu nhập kho, xuất kho NVL mua trong nước sẽ được đổi ra USD
Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ:
- Giá trị NVL nhập khẩu, tiền thuế nhập khẩu, khoản phải trả người bán được quy đổi sang tiền VNĐ theo tỷ giá thực tế tại ngày mở tờ khai hải quan.
- Phí vận chuyển, lưu kho, giám định phải trả có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá trên hoá đơn GTGT của người cung cấp dịch vụ.
- Các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được hạch toán vào tài khoản chi phí tài chính và doanh thu hoạt động tài chính
2.2.3.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu: Đối với các nghiệp vụ nhập khẩu công ty sử dụng giá CIF để thanh toán Các chi phí ngoài lãnh thổ Việt Nam do người bán trả Khi đó, giá NVL nhập kho được tính như sau:
Giá nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn
(giá CIF) + Thuế nhập khẩu
Thuế nhập khẩu = Giá CIF
(USD) x Tỷ giá tại thời điểm mở tờ khai hải quan x Thuế suất thuế nhập khẩu
Công ty mua Thiết bị kết nối (Interface Connector) theo hoá đơn thương mại số 100-75249-1S với số lượng là 2 cái, đơn giá là 78,43 USD/cái, thuế suất thuế nhập khẩu của thiết bị này là 5% Tỷ giá ngoại tệ vào ngày lập tờ khai hải quan là 1USD = 16.070VNĐ.
Đối với nguyên vật liệu mua trong nước:
Giá nhập kho Giá mua ghi trên hoá đơn +
Chiết khấu, giảm giá được hưởng
NVL mua trong nước của công ty được các nhà cung cấp chuyển đến và giao tại kho Công ty nên rất hiếm khi phát sinh chi phí ngoài giá mua ghi trên hoá đơn.
PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY VINECO
Đánh giá khái quát về tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý của Công ty VINECO
lý của Công ty VINECO
Từ khi thành lập đến nay, trải qua nhiều khó khăn, Công ty VINECO đã dần khẳng định được vị trí của mình và đạt được nhiều thành tựu đáng kể Để có được kết quả như vậy là do Công ty đã có chiến lược kinh doanh phù hợp, Công ty đặc biệt chú trọng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng như không ngừng cải tiến công nghệ để có được những sản phẩm có chất lượng cao, đồng thời Công ty có những định hướng đúng đắn trong việc sắp xếp, tổ chức, quản lý, đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ lao động, làm cho đội ngũ lao động của Công ty vừa đảm bảo chuyên môn công tác vừa gắn bó và cống hiến hết mình cho lợi ích chung của Công ty.
Đánh giá khái quát tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty VINECO
về môi trường kinh doanh, tính chất, trình độ lao động của Việt Nam.
Bộ máy quản lý điều hành của công ty với những thành viên có trình độ cao, sáng tạo, nhạy bén và có nhiệt huyết cùng tinh thần trách nhiệm với công việc, được tổ chức hợp lý với đặc điểm sản xuất kinh doanh và đáp ứng được các yêu cầu của quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ tài sản của Công ty đồng thời hoạt động hiệu quả của bộ máy chính là yếu tố quyết định dẫn đến thành công của Công ty trong quá trình hoạt động những năm vừa qua.
3.2 Đánh giá khái quát tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty VINECO
Bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, thiết kế khoa học, hợp lý thích ứng với yêu cầu công việc và đặc điểm hoạt động của công ty Đội ngũ kế toán viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tương xứng, làm việc có tinh thần trách nhiệm và luôn phối hợp ăn ý với nhau để công việc đạt hiệu quả cao nhất Do đó, công tác hạch toán kế toán nói chung tại công ty được tiến hành nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và luôn có những cải biến đáp ứng được các yêu cầu mới của công việc Từng phần hành kế toán được phân công phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho phù hợp với năng lực, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm thực tế của từng người, tạo điều kiện cho nhân viên kế toán của phòng phát huy năng lực và trình độ chuyên môn của mình Tuy có các nhân viên trong phòng đảm nhiệm từ hai phần hành trở lên song nguyên tắc bất kiêm nhiệm vẫn được đảm bảo bằng việc tách riêng người phê chuẩn, thực hiện và ghi chép Điều này vừa tiết kiệm được chi phí về nhân sự song vẫn đảm bảo tạo sự kiểm soát lẫn nhau khá chặt chẽ trong quá trình thực hiện công việc kế toán, giảm thiểu những sai sót, gian lận có thể xảy ra.
Phòng kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận, phòng ban khác trong công ty đảm bảo các dữ liệu ban đầu được cập nhật kịp thời, chính xác và đảm bảo sự luân chuyển chứng từ theo đúng chế độ
Từ khi thành lập tới nay, Công ty không ngừng hoàn thiện, nâng cao phương pháp và tổ chức công tác hạch toán kế toán nhằm đạt hiệu quả cao nhất đồng thời tuân thủ các chế độ kế toán hiện hành
Nhìn một cách tổng thể, công tác kế toán tại công ty đã chấp hành nghiêm chỉnh Luật kế toán Việt Nam, điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước ban hành, chế độ và các chuẩn mực kế toán hiện hành, tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi cũng như lý luận cơ bản của lý thuyết hạch toán kế toán Đồng thời, công tác hạch toán kế toán của công ty không ngừng hoàn thiện, nâng cao về phương pháp hạch toán kế toán và tổ chức hạch toán kế toán.
Về tổ chức công tác kế toán:
Nhìn chung Công ty đã áp dụng đúng chế độ kế toán doanh nghiệp banh hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC về việc Ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp mới ngày 20-03-2006 của Bộ Tài chính, và các nghị định, thông tư hướng dẫn về quản lý tài chính trong các doanh nghiệp Các chứng từ mang tính chất bắt buộc của công ty sử dụng theo đúng mẫu biểu quy định và các chứng từ đều được lập, ghi chép, luân chuyển đúng chế độ Hệ thống tài khoản sử dụng về cơ bản đã thống nhất với hệ thống tài khoản theo Quyết định 15 và được chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý ở đơn vị Các báo cáo tài chính luôn được lập đầy đủ, kịp thời và chính xác.
Về phương pháp hạch toán kế toán:
Nhìn một cách tổng thể, đơn vị đã áp dụng và tuân thủ theo quyết định 15 và các chuẩn mực kế toán hiện hành
Công ty VINECO sử dụng phần mềm kế toán EFFECT trong quá trình hạch toán kế toán với nhiều tiện ích đem lại do đó, công tác kế toán được thực hiện hiệu quả, chính xác và nhanh hơn kế toán thủ công rất nhiều Đồng thời, phần mềm kế toán EFFECT luôn được điều chỉnh, cập nhật để đảm bảo phương pháp kế toán theo đúng chế độ kế toán mới ban hành.
Việc hạch toán kế toán tập trung giúp công ty có khả năng nắm bắt tình hình về sản xuất kinh doanh một cách chung nhất từ đó những thông tin phản ánh một cách tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Cả hai bộ phận kế toán tài chính cũng như kế toán quản trị đều được chú trọng đảm bảo cho việc cung cấp thông tin nhiều mặt phục vụ nhu cầu về thông tin cho các đối tượng khác nhau.
Bên cạnh những ưu điểm, thuận lợi kể trên, công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty VINECO còn có khó khăn sau:
Trong thời gian tới, Công ty sẽ có những định hướng mới về sản phẩm, dịch vụ cung cấp, do đó, việc tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty đang đứng trước thách thức đổi mới, cải cách để phù hợp với yêu cầu quản lý trong điều kiện mới.Bởi khi sản phẩm, dịch vụ cung cấp thay đổi, thì đồng thời với quá trình đó yêu cầu, tính chất quản lý cũng thay đổi Như vậy việc tổ chức lại công tác kế toán của đơn vị là điều tất yếu xảy ra nhằm đảm bảo các thông tin kế toán cung cấp cũng phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu quản lý trong môi trường kinh doanh mới.
Giai đoạn đổi mới là một thời kỳ khá nhạy cảm đối với hoạt động của Công ty vì khi đổi mới, những khó khăn gặp phải là tất yếu, khả năng lợi nhuận giảm sút là khá cao Yêu cầu đặt ra là các thông tin kế toán vừa phải phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty song phải làm sao để vẫn giữ được niềm tin của khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, người lao động… đối với sự phát triển bền vững của Công ty.
Nhận xét, đánh giá về tình hình quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty VINECO
3.3.1 Đánh giá tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu
Công ty đã dựa vào công dụng kinh tế - kỹ thuật của NVL để phân loại Do NVL của Công ty rất nhiều, đa dạng nên việc phân loại như vậy là rất hợp lý, giúp cho việc quản lý NVL được dễ dàng, khoa học
Công ty đã xây dựng được sổ danh điểm NVL thống nhất trong nội bộ đơn vị tạo điều kiện cho việc quản lý NVL một cách nhất quán trong toàn Công ty.
Về việc thu mua NVL:
Số lượng, chủng loại, quy cách NVL, thời gian nhập mua NVL trong từng tháng đều được lập sẵn kế hoạch một cách cụ thể chi tiết bởi Phòng Kế hoạch Việc lên kế hoạch trước như vậy vừa đảm bảo cho Công ty có thể chuẩn bị về mặt tài chính, vốn vừa đảm bảo cho việc thu mua NVL diễn ra thuận lợi, số lượng, chất lượng NVL thu mua đáp ứng được nhu cầu sản xuất Đồng thời việc lên kế hoạch trước như vậy còn đặc biệt quan trọng đối với Công ty khi mà 95% giá trị NVL củaCông ty mua từ thị trường nước ngoài cần phải ký hợp đồng và đặt hàng trước khi nhận được NVL tối thiểu là ba tháng.
Nguồn cung cấp NVLC của Công ty chủ yếu là từ phía Tập đoàn NEC (Nhật Bản) nên ổn định và có sự đảm bảo khá chắc chắn về chất lượng Về một số NVLC và NVLP nhập mua từ thị trường Việt Nam, đây là những hàng hóa phổ biến trên thị trường nên nguồn cung cấp khá nhiều, không gây khó khăn cho Công ty Vì vậy, có thể nói, nguồn cung cấp NVL của VINECO rất ổn định, không có khả năng gây gián đoạn cho sản xuất. Đối với hàng nhập khẩu, VINECO thuê một Công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực đại lý làm thủ thủ thục hải quan, và vận chuyển - Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long với nhiệm vụ làm thủ tục hải quan, kiêm vận chuyển hàng từ cảng Hải Phòng, sân bay Nội Bài về kho Công ty Việc này giảm bớt được công việc cho nhân viên Công ty và giúp cho việc thông quan, vận chuyển hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Tất cả NVL trước khi nhập kho đều được kiểm tra về mặt số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã và các thông số kỹ thuật đảm bảo NVL nhập mua đúng với yêu cầu đặt mua, đáp ứng tốt yêu cầu của sản xuất
Về việc bảo quản NVL:
NVL được bảo quản trong kho Công ty với những điều kiện phù hợp nhất, đúng với các tiêu chuẩn về bảo quản đồ linh kiện điện tử đảm bảo chất lượng NVL không bị giảm sút trong quá trình bảo quản
Nhân viên quản lý kho được chọn lựa là người có trình độ nghiệp vụ và phẩm chất đạo đức giúp cho việc bảo quản NVL một cách chặt chẽ, tránh thất thoát NVL cho Công ty.
Công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu chính thường xuyên theo tháng, nguyên vật liệu phụ theo định kỳ sáu tháng một lần cho thấy sự quản lý và bảo quản NVL của công ty rất chặt chẽ.
Về việc dự trữ NVL:
Công ty đã xây dựng các định mức dự trữ cho NVL phù hợp với yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo NVL tồn kho không quá lớn gây ứ đọng vốn, đồng thời không quá ít gây ra thiếu NVL làm gián đoạn quá trình sản xuất, giảm năng suất sản xuất, lãng phí nguồn lực.
Về việc sử dụng NVL:
Căn cứ trên định mức chi phí NVL của Tập đoàn NEC và kinh nghiệm trong
10 năm hoạt động sản xuất kinh doanh, VINECO đã xây dựng định mức chi phí NVL khá chính xác Đây là căn cứ cho việc lên kế hoạch nhập, xuất NVL Số lượng, chủng loại NVL, thời gian xuất NVL cho từng dự án đều được lập kế hoạch cụ thể từ trước trong từng tháng. Đội ngũ công nhân, kỹ thuật viên của Công ty đều có đủ trình độ, kinh nghiệm sử dụng những công nghệ sản xuất hiện có, đảm bảo cho việc sử dụng NVL tiết kiệm và hiệu quả.
Sau mỗi dự án hoàn thành, Công ty đều lập bảng tổng hợp so sánh CPNVL thực tế và CPNVL theo kế hoạch, định mức Như vậy, Công ty sẽ đánh giá được việc sử dụng NVL cho DA hoàn thành chênh lệch so với kế hoạch đã lập dựa trên các định mức CPNVL là bao nhiêu Nếu sự chênh lệch này quá lớn, đơn vị sẽ tìm hiểu nguyên nhân và có những biện pháp xử lý thích hợp: Quy trách nhiệm cho cá nhân, bộ phận làm thất thoát, hỏng… NVL; điều chỉnh lại định mức CPNVL… Điều này góp phần vào việc quản lý chặt chẽ về NVL đồng thời đem lại những thông tin phản hổi về quá trình sử dụng NVL giúp cho nhà quản lý đánh giá hiệu quả sử dụng NVL và rút ra những kinh nghiệm quản lý.
VINECO phân loại NVL thành: NVL chính và NVL phụ Trong đó, NVLC lại được phân thành nhiều nhóm: nhóm A, B, C,… Tuy nhiên, có những nhóm NVL như nhóm A có số lượng loại NVL rất lớn – 557 loại, Công ty đã đặt hệ thống mã vật tư theo thứ tự từ A1 đến A557 cho 557 loại vật tư đó, trong đó có những NVL có quy cách khác nhau Trong khi đó, nhóm A có thể phân nhỏ hơn thành những nhóm vật tư tương đồng về các thông số kỹ thuật, quy cách vật tư Việc đặt mã như vậy vô hình chung đã gây ra khó khăn trong quản lý nhóm NVL này.
Về việc sử dụng NVL:
Hiện nay, VINECO không thực hiện việc phân tích tình hình sử dụng NVL qua các chỉ tiêu tài chính sau các kỳ hoạt động Tuy đây không phải là một hoạt động bắt buộc nhưng kết quả quá trình phân tích sẽ giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý NVL tại Công ty.
Vấn đề sử dụng NVL luôn được sử dụng đúng mục đích và đảm bảo hiệu quả sử dụng trong quá trình sản xuất Song việc có phế liệu trong quá trình sản xuất là không thể tránh khỏi Tuy lượng phế liệu này có giá trị không lớn song việc quản lý lượng phế liệu này lại hoàn toàn không được quan tâm Điều này có thể gây những thất thoát không đáng có cho Công ty.
3.3.2 Đánh giá tình hình hạch toán nguyên vật liệu
Hạch toán NVL của Công ty nhìn chung được tổ chức chặt chẽ, hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo của công ty.
Về lập và luân chuyển chứng từ:
Quá trình lập và luân chuyển chứng từ trong các quá trình thu mua, sử dụng, kiểm kê… được thực hiện theo đúng quy định đảm bảo theo đúng các thủ tục và có đầy đủ sự phê duyệt cần thiết.