Thuc trang to chuc hach toan ke toan tai cong ty 98567

Những đặc điểm kinh tế- kỹ thuật của Công ty Vật t kỹ thuật khí tợng thuỷ văn

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty vật t khí tợng thuỷ văn là một DNNN đợc thành lập theo Quyết định số 120 KTTV/QĐ ngày 29/4/1993 của Tổng cục Khí tợng thuỷ v¨n, phù hợp với quy chế về thành lập và giải thể DNNN ban hành kèm theo Nghị định 156/HĐBT ngày 7/5/1992 của Hội đồng Bộ trởng

Tên giao dịch của công ty vật t khí tợng thuỷ văn là HYMETCO (viết tắt của HYDROMETE OROLOGICAL TECHNICAL MATERIALS COMPANY).

Trụ sở chính đặt tại số 1 Nguyễn Chí Thanh- Phờng Láng Thợng- Đống Đa-

Hà Nội Công ty có đầy đủ t cách pháp nhân, có tài khoản bằng VNĐ và USD mở tại ngân hàng Công thơng Đống Đa và VIETCOMBANK.

Thời kỳ đầu, tiền thân của công ty là một đơn vị trực thuộc Tổng cục khí tợng thuỷ văn, đợc thành lập vào năm 1977 với chức năng nhiệm vụ thực chất chỉ nh một tổng kho cho toàn ngành Hoạt động của công ty trong giai đoạn 1975- 1989 hết sức trì trệ, không có hiệu quả do cơ chế quản lý kế hoạch hoá tập trung lỗi thời chi phối Ngay cả sau khi chuyển đổi sang cơ chế thị tr - ờng, giai đoạn 1989- 1993, công ty vẫn hoạt động không hiệu quả do vẫn chịu sự quản lý quan liêu bao cấp của Tổng cục khí tợng thuỷ văn Đến 29/4/1993, công ty đợc thành lập lại trở thành một DNNN hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính nhng công ty vẫn phải trải qua 2 năm hạch toán thử Do vậy còn ít nhiều bao cấp nên công ty không đạt đợc các chỉ tiêu kinh tế đã đặt ra, hoạt động kinh doanh bấp bênh.

Sau khi dứt hẳn khỏi sự bao cấp, bằng nỗ lực không ngừng và sự đồng tâm hiệp lực của Ban Giám đốc cùng toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong công ty, công ty đã có đợc những thành tựu rất đáng kể Từ chỗ hoạt động kinh doanh thua lỗ, không có lãi, cơ sở vật chất nghèo nàn, vốn kinh doanh hạn chế, thị trờng bị bó hẹp, thì tới nay tình hình đã khác hẳn: công ty làm ăn có lãi trong vài năm liên tục và đang trên đà tăng trởng, thị trờng đợc mở rộng ra cả trong và ngoài nớc (Lào, Campuchia…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời sống cán bộ công nhân viên không ngừng đợc cải thiện Không những thế công ty vẫn đảm bảo thực hiện nhiệm vụ chính trị của ngành.

Vì thực sự còn non trẻ trong cơ chế thị trờng cạnh tranh gay gắt nên bên cạnh những thành tựu nêu trên, công ty vẫn còn những tồn tại cần khắc phục Đó là cơ sở vật chất kỹ thuật còn nghèo cần tiếp tục đầu t, nâng cấp để phục vụ tốt hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Bên cạnh ph- ơng thức tiêu thụ hàng không đợc đa dạng hoá, chỉ có một phơng thức bán hàng qua kho, đồng thời hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cha đợc khai thác Công tác Marketing nhất là quảng cáo cha đợc thực sự chú trọng nên có ảnh hởng đến việc tiêu thụ hàng hoá.

Tuy nhiên, phát huy những thành tích đã đạt đợc, cùng với sự năng động sáng tạo, đoàn kết nhất trí trong nội bộ của mình thì công ty đã dần khắc phục đợc những tồn tại trên và đã đạt đợc những thành tựu đáng kể. Đơn vị: đồng

Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003

TN b×nh qu©n ng- ời/tháng 1.500.000 1.600.000 1.700.000

B.1 Một số chỉ tiêu phân tích

Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Hoà nhịp với hơi thở của nền kinh tế thị trờng, công ty đã tận dụng chính sách mở cửa của Đảng và Nhà nớc để không ngừng nỗ lực phấn đấu nhằm nâng cao mặt hàng kinh doanh để phù hợp với tốc độ phát triển chung của nền kinh tế trong và ngoài nớc.

Mục đích hoạt động của công ty HYMETCO là thông qua các hoạt động kinh doanh của mình nhằm khai thác một cách có hiệu quả các nguồn vật t, nhân lực và tài nguyên của công ty.

Căn cứ vào điều lệ tổ chức hoạt động của công ty, công ty HYMETCO có những chức năng sau:

Nhập khẩu vật t, máy móc thiết bị chuyên dụng dành cho ngành khí t- ợng thuỷ văn.

Hoạt động thơng mại cung cấp vật t, máy móc thiết bị chuyên dụng cho mạng lới đài, trạm khí tợng thuỷ văn trong toàn ngành ở toàn bộ 61 tỉnh thành trên cả nớc hay các cơ quan có nhu cầu…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời

Làm đại lý, mở cửa hàng bán buôn bán bán lẻ các mặt hàng chuyên doanh trong níc. Để hoàn thành tốt các chức năng trên, công ty phải hoàn thành một số nhiệm vụ chủ yếu sau:

Nghiên cứu nhu cầu thị trờng, kiến nghị và đề xuất với Bộ Thơng mại, Nhà nớc các biện pháp giải quyết những vấn đế vớng mắc trong kinh doanh.

Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đồng thời tự tạo vốn cho sản xuất kinh doanh, tự bù đắp các chi phí, tự cân đối ngân sách, bảo đảm thực hiện kinh doanh có lãi và làm tròn nghĩa vụ tài chính với Nhà nớc (nộp ngân sách Nhà nớc).

Cùng với các công ty trong ngành thực hiện nhiệm vụ chung của toàn ngành Đảm bảo cho hoạt động kinh doanh theo quy định và pháp luật hiện hành của Nhà nớc và của Tổng cục khí tợng thuỷ văn.

1.2.1 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

Kinh doanh xuất nhập khẩu máy, thiết bị vật t kĩ thuật phục vụ đo đạc khảo sát các chuyên ngành khí tợng thuỷ văn, hải văn, môi trờng, khoa học kĩ thuật và các mặt hàng kim khí, điện máy…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời

Sản xuất gia công, lắp đặt, sửa chữa các thiết bị chuyên ngành.

Thiết kế xây dựng và lắp đặt các công trình khí tợng thuỷ văn.

T vấn chuyển giao công nghệ, dịch vụ khoa học kĩ thuật chuyên ngành.

1.2.2 Các mặt hàng kinh doanh chính a Các mặt hàng

Công ty thực hiện kinh doanh 3 nhóm mặt hàng chính.

Nhóm mặt hàng khí tợng bao gồm: các loại máy đo áp suất không khí; các loại máy đo độ ẩm không khí, độ ẩm đất, đổ ẩm các sản phẩm nông nghiệp; các máy đo nhiệt độ không khí, nhiệt độ đất, nhiệt độ nớc; các trạm khí tợng tự động, rađa thời tiết; thiết bị vô tuyến thám không…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời

Nhóm mặt hàng thuỷ văn- hải văn: các loại máy đo tốc độ, hớng dòng chảy và mực nớc biển, sông hồ, mơng máng; các loại máy đo sâu, đo mức n- ớc, đo các yếu tố sang; thiết bị đo tốc độ và hớng dòng chảy nhiều tầng; các loại máy trắc địa, thuỷ chuẩn kinh vĩ, la bàn đo xa, định vị…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời; máy quyết địa địa hình đáy sông, hồ, biển…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời

Nhóm mặt hàng môi trờng: các loại máy đo các yếu tố đặc trng của n- ớc, nhiệt độ, độ mặn, độ dầu, độ PH, oxy hoà tan, chất rắn hoà tan, độ đục…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời trong sông, hồ và biển; các máy đo nồng độ bụi, phân tích các thành phần khí, khí độc, khí cháy…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời, thiết bị đo và phân tích xăng dầu.

Ngoài ra, công ty còn kinh doanh các mặt hàng thiết bị khoa học kĩ thuật trong các phòng thí nghiệm và các mặt hàng kim khí điện máy b Vị trí và đặc điểm của mặt hàng khí tợng

Các mặt hàng khí tợng là những mặt hàng có tính chuyên nghiệp cao, phục vụ chủ yếu cho ngành khí tợng thuỷ văn nhằm thực hiện các phép đo về khí tợng để đa ra t liệu nhằm dự báo thời tiết, dự báo các hiện tợng tự nhiên nh hiện tợng khí, hiện tợng gió…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời

Các mặt hàng khí tợng không phải là các mặt hàng để sử dụng sản xuất ra hàng hoá một cách trực tiếp, song nó là một phần không thể thiếu nhằm hỗ trợ cho các ngành sản xuất kinh doanh khác Chính vì thế nhu cầu về mặt hàng này ngày càng gia tăng và đòi hỏi những đổi mới về trình độ tiên tiến để có thể đáp ứng đợc nhu cầu về độ chính xác của những thông số đo.

Với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kĩ thuật cùng với quá trình hội nhập nền kinh tế toàn cầu ngày càng sâu rộng, điều này đòi hỏi tính đổi mới của công nghệ cao đợc ứng dụng trong từng mặt hàng khí tợng Các mặt hàng khí tợng chủ yếu đợc sản xuất ở các nớc lớn nh Anh, Mỹ, Thuỵ Điển, Nga nơi có trình độ khoa học phát triển cao ở nớc ta các mặt hàng khí tợng do công ty HYMETCO cung cấp hoàn toàn đợc nhập khẩu từ 9 nớc (Anh, Mỹ, Đức, Pháp, Nauy, Thuỵ Điển, Nga, Singapore, Malaixia) Do vậy các mặt hàng của công ty đã đáp ứng đợc những đòi hỏi về mức độ tiên tiến công nghệ cho các hoạt động tại các trạm khí tợng của Việt Nam trong giai đoạn hiện nay- giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hoá.

Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Để đảm bảo cho mọi hoạt động tổ chức quản lý, đa hoạt động kinh doanh đi vào nền nếp ổn định, thống nhất chỉ đạo và tổ chức thực hiện để không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế Công ty đã tổ chức bộ máy hoạt động của mình theo kiểu trực tuyến theo sơ đồ sau đây:

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ1: Tổ chức bộ máy quản lýChức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

Giám đốc là ngời đứng đầu công ty, có quyền ra các quyết định tổ chức chỉ đạo điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty; chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty trớc pháp luật cũng nh trớc Tổng cục khí tợng thuỷ văn

Phòng hành chính tổ chức: có các nhiệm vụ sau

Sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý và có hiệu quả lực l- ợng lao động của công ty Nghiên cứu các biện pháp và tổ chức thực hiện việc giảm lao động gián tiếp của công ty.

Có kế hoạch đào tạo cán bộ có trình độ nghiệp vụ để đáp ứng quy chế lao động Nghiên cứu các phơng án nhằm hoàn thiện việc trả lơng và phân phối hợp lý tiền thởng để trình giám đốc Đồng thời thực hiện chế độ kỉ luật đối với cán bộ công nhân viên vi phạm điều lệ của công ty.

Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ khai thác nguồn hàng, trực tiếp tham gia các hoạt động xuất nhập khẩu, cung ứng tiêu thụ hàng hoá trong nớc, thực hiện kinh doanh theo phơng thức khoán đối với từng nhân viên trong phòng. Ngoài ra, phòng phải lập các kế hoạch phát triển kinh doanh của công ty Tr- ởng phòng là ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc, đồng thời thực hiện chế độ kỉ luật đối với cán bộ công nhân viên vi phạm điều lệ của công ty.

Phòng kế toán: có chức năng tham mu hỗ trợ giám đốc quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản, tiền vốn của công ty theo quy định của pháp luật, chế độ thể lệ kinh tế tài chính Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm chính trớc giám đốc.

Xởng máy: sửa chữa, lắp ráp máy khí tợng thuỷ văn, khắc các loại ống đong, cắt đục giấy…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời, lắp đặt sân vờn khí tợng thuỷ văn…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời Xác định đợc h hỏng và lập phơng án sửa chữa, thay thế các loại máy chuyên dùng trong các ngành Xây dựng định mức kĩ thuật cho các sản phẩm sản xuất gia công. Chỉ đạo và kiểm tra thực hiện các quy trình công nghệ trong sản xuất, cải tiến mẫu mã và ứng dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật Giám sát kiểm tra chất lợng sản phẩm.

Kho hàng: trực thuộc phòng kế toán, có nhiệm vụ đảm bảo việc xuất nhập hàng, theo đúng nguyên tắc, chế độ kế toán; bảo quản, quản lý và đảm bảo an ninh về số lợng, chất lợng hàng…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời

Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Là một công ty sớm đợc thành lập, trải qua nhiều thăng trầm, nên công ty ý thức đợc việc đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh của mình Năm 1993, các mặt hàng khí tợng của công ty thờng rất ít về chủng loại, và chủ yếu đợc nhập từ Liên Xô, Thuỵ Điển…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời, tình hình tiêu thụ ở tình trạng trì trệ Sau khi đổi mới, tới năm 1997, tình hình có khởi sắc Các mặt hàng chuyên doanh của công ty đã đợc đa dạng hóa về chủng loại, phong phú về mẫu mã hơn Đặc biệt các mặt hàng khí tợng đợc nhập về từ các nớc phát triển (Anh, Pháp, Mỹ, Đức, Nauy, Thuỵ Điển, Nga, Singapore, Malaixia) đã đáp ứng đợc nhu cầu của thị trờng Bên cạnh đó việc mua hàng từ các công ty trong nớc cũng góp phần đa dạng hoá chủng loại mặt hàng Hiện nay công ty đang thực hiện kinh doanh 3 nhóm mặt hàng chính là:

Nhóm mặt hàng khí tợng bao gồm: các loại máy đo áp suất không khí; các loại máy đo độ ẩm không khí, độ ẩm đất, đổ ẩm các sản phẩm nông nghiệp; các máy đo nhiệt độ không khí, nhiệt độ đất, nhiệt độ nớc; các trạm khí tợng tự động, rađa thời tiết; thiết bị vô tuyến thám không…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời

Nhóm mặt hàng thuỷ văn- hải văn: các loại máy đo tốc độ, hớng dòng chảy và mực nớc biển, sông hồ, mơng máng; các loại máy đo sâu, đo mức n- ớc, đo các yếu tố sang; thiết bị đo tốc độ và hớng dòng chảy nhiều tầng; các loại máy trắc địa, thuỷ chuẩn kinh vĩ, la bàn đo xa, định vị…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời; máy quyết địa địa hình đáy sông, hồ, biển…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời

Nhóm mặt hàng môi trờng: các loại máy đo các yếu tố đặc trng của n- ớc, nhiệt độ, độ mặn, độ dầu, độ PH, oxy hoà tan, chất rắn hoà tan, độ đục…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời trong sông, hồ và biển; các máy đo nồng độ bụi, phân tích các thành phần khí, khí độc, khí cháy…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời, thiết bị đo và phân tích xăng dầu.

Ngoài ra, công ty còn kinh doanh các mặt hàng thiết bị khoa học kĩ thuật trong các phòng thí nghiệm và các mặt hàng kim khí điện máy.

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong hoạt động của công ty Vì vậy việc xác định rõ quyền sở hữu về hàng hoá là vấn đề quan trọng trong hoạt động kinh doanh Phơng thức thanh toán chủ yếu của công ty là ký quý, mở L/

C thực hiện hợp đồng nhập khẩu; trả trớc cho ngời bán; mua chậm trả…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời Cách thức mua hàng thờng đợc áp dụng là mua trực tiếp của các đơn vị sản xuất trong và ngoài nớc Phơng thức thu mua là nhận hàng trực tiếp.

Tiêu thụ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng trong quá trình lu chuyển hàng hoá của công ty Với đặc thù riêng của công ty, công ty đã áp dụng ph- yếu là bán hàng qua kho và thờng giao nhận trực tiếp tại kho) Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá Hàng tiêu thụ có thể đợc ngời mua thanh toán trực tiếp, hoặc công ty nhận tiền ứng trớc của khách hàng Một điểm đáng chú ý trong phơng thức thanh toán của công ty là, do khách hàng đa phần trong ngành lại là các đơn vị HCSN thờng mua hàng rồi thanh toán sau, do vậy công ty luôn bị chiếm dụng vốn.

1.4.3 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty a Những thành tựu đạt đợc

Trong hoạt động nhập khẩu chủ trơng của công ty là chọn lọc các mặt hàng có nhu cầu u tiên nhập khẩu, với chủ trơng này công ty đã không ngừng mở rộng hoạt động kinh doanh Kim ngạch nhập khẩu của công ty năm 1997 là 6,7 triệu USD đã lên tới 21 triệu USD năm 2002.

Ngoài ra, công ty còn thực hiện đa dạng hoá các mặt hàng cho nên thu hút đợc nhiều đối tợng khách hàng Công ty đã xây dựng đợc các mặt hàng chủ lực để tạo đà phát triển, giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh Để đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh của mình công ty HYMETCO đã từng bớc hoàn thiện quy chế quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và hạch toán nội bộ công ty Qua đó phát huy tính tích cực, chủ động của nhân viên trên nguyên tắc phân phôi thu nhập theo kết quả lao động với phơng châm quán triết: “ Thà ít nhân viên trả lơng cao còn hơn nhiều nhân viên trả lơng thấp”. Nhờ vậy, công ty đã tận dụng đợc hiệu quả nguồn nhân lực.

Trong hoạt động thị trờng, công ty từ chỗ chỉ khai thác nguồn thị tr- ờng tại các trạm ở Hà Nội, Hải Phòng nay công ty đã mở rộng hoạt động kinh doanh ra nhiều thị trờng khác nh: Tp Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Nha Trang…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời Phòng kinh doanh đã xây dựng đợc các quan hệ tiêu thụ khá ổn định Nhờ vậy thơng hiệu HYMETCO ngày càng đợc củng cố.

Cơ cấu hoạt động kinh doanh gọn nhẹ quản lý thống nhất từ trên xuống tạo đợc sự phối hợp giữa các cấp quản lý Hoạt động quản trị của lãnh đạo công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi khuyến khích công nhân viên phấn đấu vợt qua mọi trở ngại để đạt đợc hiệu quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh. b Những tồn tại

Việc quảng bá thơng hiệu, quan hệ công chúng cha đợc công ty chú ý.Trong khi tham gia hoạt động thị trờng, công ty mới chỉ tập trung nhiều vào thị trờng truyền thống (thị trờng hành chính sự nghiệp), do vậy khả năng mở rộng thị trờng còn gặp nhiều khó khăn Do hoạt động Marketing còn mang tính riêng lẻ, ở quy mô nhỏ nên cha tạo đợc những bớc đột phá.

Hoạt động tài chính còn phải đối mặt với một số thách thức nh bị chiếm dụng vốn vì khách hàng của công ty phần nhiều là các đơn vị HCSN th- ờng trả tiền chậm một thời gian sau khi đã nhận hàng.

Hoạt động tổ chức nhân sự còn thiếu sự chủ động do cơ cấu tuyển dụng, chỉ tiêu nhân viên chịu sự điều hành phân bổ từ Tổng cục khí tợng thuỷ văn Tuy nhiên những tồn tại này đang từng bớc đợc công ty dần khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong thời gian tới.

1.4.4 Phơng hớng kinh doanh của công ty

Duy trì ổn định và từng bớc phát triển, phấn đấu giữ tốc độ tăng trởng cao đạt ở mức ổn định 10%, với doanh thu dự kiến năm 2004 là trên 30 tỉ USD.

Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Vật t kỹ thuật khí tợng thủy văn

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Tại công ty HYMETCO, phòng kế toán là bộ phận tham mu rất quan trọng cho Giám đốc trong quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giám sát chặt chẽ và liên tục các hoạt động kinh tế tài chính và quá trình sử dụng tài sản, từ đó đảm bảo bảo toàn và tăng trởng vốn sản xuất kinh doanh của công ty Để phù hợp với đặc thù hoạt động của 1 công ty nhỏ, với những chức năng, nhiệm vụ đã nêu, công ty đã áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, và hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Bộ máy kế toán đợc tổ chức theo hình thức tập trung với cơ cấu gọn nhẹ gồm 6 ngời theo sơ đồ dới đây:

Kế toán TSC§ + Thủ quỹ

Sơ đồ 2: tổ chức bộ máy Kế toán Trách nhiệm, phần hành cụ thể của mỗi ngời nh sau:

Kế toán trởng kiêm trởng phòng: đợc bổ nhiệm với chức năng kiểm soát kinh tế tài chính theo quyết định của Tổng cục Là ngời tổ chức điều hành

Bộ máy kế toán, kiểm tra việc thực hiện ghi chép, luân chuyển chứng từ Cũng là ngời tham mu cho Giám đốc, giúp Giám đốc ra những quyết định đúng đắn, kịp thời trong quá trình quản lý hoạt động SXKD Kế toán trởng có nhiều quyền lợi khác theo pháp lệnh kế toán thống kê.

Kế toán thanh toán: là ngời theo dõi các khoản luân chuyển tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (cả ngoại tệ); tiến hành thanh toán với cả ngời mua ngời bán; thanh toán tiền lơng, bảo hiểm; theo dõi thanh toán với Ngân sách và cấp trên; thanh toán và tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Là ngời kiểm tra, tổ chức hợp lý, hợp lệ chứng từ giúp kế toán trởng kiểm tra chi phí theo đúng chế độ quy định của Nhà nớc.

Kế toán tiêu thụ: Theo dõi tình hình xuất- nhập hàng; lập bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng mua- bán; lập Báo cáo quyết toán thuế.

Kế toán TSCĐ & Thủ quỹ: hàng ngày viết hoá đơn, theo dõi sổ hàng hoá, vật t tăng giảm theo từng ngày, từng tháng, quý; lập bảng kê xuất, nhập, tồn kho hàng hoá, vật t; tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm do công ty sản xuất, sửa chữa, xây lắp Đồng thời tiến hành cấp phát, chi, thu tiền mặt cho quá trình kinh doanh của công ty.

Kho hàng: với 2 cán bộ có nhiệm vụ quản lý theo dõi việc cấp phát hàng cũng nh nhập kho hàng theo hợp đồng, hoá đơn; tập hợp, ghi chép sổ sách để cuối tháng đối chiếu với kế toán; quản lý, bảo quản hàng về số lợng và chất lợng.

Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty

2.2.1 Thông tin chung về tổ chức công tác kế toán Để phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng nh với trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán, công ty đã sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ theo phơng pháp Kê khai thờng xuyên, áp dụng hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Cũng nh bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào khác, việc thực hiện lập các báo cáo kế toán của công ty đợc tiến hành vào cuối mỗi quý, và cuối năm Báo cáo các cấp đợc lập vào cuối năm theo niên độ kế toán từ ngày 1/1 đến ngày 31/12, hàng quý vẫn thực hiện báo cáo cho nội bộ công ty.

Với đặc điểm kinh doanh mua hàng từ nớc ngoài và một số đơn vị sản xuất trong nớc để tiêu thụ trong nớc cho nên đồng tiền sử dụng chủ yếu của công ty là VNĐ và ngoại tệ USD, EURO Tỉ giá sử dụng trong quy đổi ngoại

Tử là tỉ giá thực tế, khi mua hàng tính theo tỉ giá liên Ngân hàng.

Nhìn chung công tác tổ chức kế toán là tốt, đi vào nền nếp, ổn định.

Bộ máy kế toán với cơ cấu gọn nhẹ, hợp lý và phù hợp với cơ cấu tổ chức, cách thức quản lý của công ty luôn hoạt động có chất lợng, đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, chế độ kế toán, quy định của Pháp luật đồng thời đáp ứng đợc yêu cầu quản lý kinh tế tài chính Các cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, có trách nhiệm và phù hợp với các phần hành kế toán đợc kế toán trởng giao phó Bộ máy kế toán của công ty đã thực hiện đợc chức năng thông tin và giám đốc tài sản cũng nh những nhiệm vụ chính của mình, đã đánh giá trung thực toàn bộ quá trình và kết quả hoạt động SXKD, hoạch định chiến lợc phát triển cho công ty Không những thế nó còn là nhân tố giúp cho công ty duy trì những mối quan hệ hợp tác kinh tế tốt đẹp với bạn hàng, tạo lập niềm tin đối với các nhà đầu t tơng lai của công ty.

Hạn chế của công tác tổ chức hạch toán kế toán của công ty và cũng là nhợc điểm của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là: tuy đã tiết kiệm đợc thời gian lao động nhng vẫn có sự trùng lặp, sai sót trong ghi chép, hạch toán Việc đối chiếu số liệu giữa kế toán, kho và phòng kinh doanh lại dồn đến cuối tháng nên gây nhiều khó khăn, làm mất nhiều thời gian, ảnh hởng đến việc cân đối tiền hàng, cung cấp số liệu, quyết toán và lập các Báo cáo kế toán bị chËm trÔ.

2.2.2 Hệ thống chứng từ kế toán

Hiện nay Công ty HYMETCO đang áp dụng hệ thống chứng từ và biểu mẫu sổ sách ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng

Bộ tài chính cùng với các văn bản quy định sửa đổi bổ sung theo chuẩn mực kế toán mới

+ Hệ thống chứng từ theo chế độ hiện hành nh:

STT Tên chứng từ Số hiệu chứng từ áp dông

Bảng thanh toán tiền lơng

Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành

Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá

Hóa đơn cho thuê nhà

Giấy đề nghị tạm ứng

Giấy thanh toán tạm ứng

Biên bản giao nhận TSCĐ

01-L§TL 02-L§TL 03-L§TL 04-L§TL 06-L§TL

01-TT 02-TT 03-TT 04-TT 07a-TT

BB BB BB BB HD

BB BB HD BB BB

Biên bản thanh lý TSCĐ

Biên ban giao nhận TSCĐ SCL hoàn thành 03-TSCĐ

BB HD B2: Danh mục chứng từ sử dụng

Các chứng từ mua hàng còn có:

- Đơn xin mua ngoại tệ của Ngân hàng, Yêu cầu mở tín dụng

- Hợp đồng mua hàng, tờ khai hàng hoá nhập khẩu của hải quan

- Biên bản kiểm tra hàng hoá của hải quan, kiểm tra thuế

Ngoài ra còn có các chứng từ dới dạng văn bản hớng dẫn sửa đổi Luật kế toán, thay đổi tài khoản kế toán sử dụng của Vụ kế toán

2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán

Phải thu của khách hàng

Thuế GTGT đợc khấu trừ

Thuế GTGT đợc khấu trừ hh

TGTGT đợc khấu trừ TSCĐ

Phải thu nội bộ khác

Phải trả, phải nộp khác

Tài sản thừa chờ giải quyết Kinh phí công đoàn

Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Doanh thu nhËn tríc Phải trả, phải nộp khác

Nợ dài hạn Nguồn vốn kinh doanh Chênh lệch Tài Sản Chênh lệch tỷ giá

Quỹ đầu t phát triển Quỹ dự phòng tài chính Lợi nhuận cha chia

Lợi nhuận năm trớcLợi nhuận năm trớc

Tài sản thiếu chờ xử lý

Cầm cố, ký quỹ ngắn hạn

Hàng mua đang đi đờng

Nhà cửa, vật kiến trúc

Hao mòn TSCĐ hữu hình

Xây dựng cơ bản dở dang

Phải trả cho ngời bán

Thuế và các khoản nộp NN

Thuế GTGT hàng nhập khẩu

Thuế thu nhập doanh nghiệp

Quỹ khen thởng, phúc lợi

Quỹ khen thởng Quỹ phúc lợi

Nguồn vốn đầu t XDCB Doanh thu bán hàng

Hàng bán bị trả lại Giảm giá hàng bán Giá vốn hàng bán

Chí phí nhân viên Chí phí bảo hành Chí phí dịch vụ mua ngoài Chí phí bằng tiền khác

Chi phí nhân viên QLDN Chí phí đồ dùng văn phòng ChÝ phÝ khÊu hao TSC§ Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác

Thu nhập hoạt động TCThu nhËp bÊt thêngChi phí hoạt động TCChi phÝ bÊt thêngXác định kết quả KDNgoại tệ các loạiNguồn vốn khấu hao cơ bản

B3: Hệ thống tài khoản kế toán

Riêng các tài khoản 711, 721, 811, 821 đã đợc công ty thay đổi phù hợp với thay đổi của chế độ kế toán mới từ năm 2002 Đợc thay thế bằng các tài khoản 635, 515

TK 515: Thu nhập từ hoạt động tài chính

TK 635: Chi phí hoạt động tài chính

TK 711: Thu nhập hoạt động bất thờng

TK 811: Chi phí hoạt động bất thờng

2.2.4 Hệ thống sổ kế toán

Sổ kế toán chi tiết:

- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

- Sổ chi tiết hàng hoá, giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng

- Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng

- Sổ kế toán chi tiết tiền mặt, TSCĐ, thẻ TSCĐ

- Sổ chi tiết tiền lơng, các khoản trích theo lơng

- Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay

- Sổ chi tiết tiêu thụ

- Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh …), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời

Sổ kế toán tổng hợp:

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp ghi các nghiệp vụ theo trình tự thời gian, sổ này có tác dụng đăng ký nghiệp vụ kế toán đã đợc ghi ở chứng từ ghi sổ và có tác dụng kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh.

- Sổ cái TK 111, 112, 211, 131, 331, 156, 632, 511…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời

* Trình tự hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ sử dụng tại công ty

Sổ kế toán chi tiÕt

Bảng tổng hợp chi tiết

Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ tổng hợp

2.2.5 Hệ thống Báo cáo tài chính

Với niên độ kế toán là 1 năm, cuối mỗi quý và cuối mỗi năm kế toán phải lập các báo cáo:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Hệ thống báo cáo tài chính này đợc lập ra để tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong một quý, một năm Đồng thời cung cấp thông tin kinh tế tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của Công ty.

Hiện nay BCTC của Công ty đợc gửi cho Cục thuế, Sở tài chính và Cục thống kê Hà Nội

Đặc điểm hạch toán các phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty

2.3.1 Hạch toán TSCĐ tại Công ty

Là một DNNN hạch toán độc lập, kinh doanh trong lĩnh vực thơng mại nên TSCĐ của công ty chủ yếu là TSCĐ hữu hình, một phần đợc Tổng cục khí tợng thuỷ văn cung cấp, còn lại là do đơn vị tự mua sắm.

Với quy mô kinh doanh vừa và nhỏ của mình thì việc trang bị TSCĐ của công ty chủ yếu là phục vụ cho việc bán hàng và quản lý công ty.

- Nhà cửa, đất đai (do Tổng cục khí tợng thuỷ văn cấp).

- Hệ thống máy tính văn phòng, ô tô chuyên chở hàng…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời do công ty tự trang bị để kịp thời phục yêu cầu tiêu thụ và quản lý.

TSCĐ vô hình: quyền sử dụng đất

2.3.1.2 Luân chuyển chứng từ và hạch toán chi tiết TSCĐ a Luân chuyển chứng từ

Các chứng từ sử dụng để hạch toán TSCĐ bao gồm:

- Biên bản giao nhận TSCĐ

Giám đốc Hội đồng giao nhËn

QuyÕt định tăng giảm TSCĐ

Biên bản giao nhËn TSC§

LËp hoặc huỷ thẻ TSC§

- Biên bản thanh lý TSCĐ

- Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ

* Trình tự luân chuyển chứng từ

Trong việc quản lý TSCĐ, kế toán phải theo dõi chặt chẽ, đầy đủ mọi biến động tăng, giảm, khấu hao Vì là những tài sản có giá trị lớn nên với các nghiệp vụ tăng giảm tài sản thờng phải qua các thủ tục nghiêm ngặt Quá trình luân chuyển chứng từ phản ánh rõ điều này:

Sơ đồ 4: Trình tự luân chuyển chứng từ TSCĐ

Khi có sự tăng giảm TSCĐ phải có quyết định tăng giảm TSCĐ do cơ quan cấp trên, Giám đốc công ty ký duyệt Khi hoạt động mua hoặc bánTSCĐ diễn ra công ty lập một ban giao nhận TSCĐ gồm một ngời đại diện cho bên giao, một ngời đại diện cho bên nhận, một ngời đại diện cho tổng công ty để xác nhận TSCĐ về nguyên giá, loại TSCĐ, năm sử dụng…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời Biên bản này phải có chữ ký của bên giao, bên nhận, kế toán trởng, giám đốc.

Sau khi giao hoặc nhận TSCĐ, kế toán TSCĐ huỷ thẻ TSCĐ hoặc lập thẻ TSCĐ cho tài sản mới Thẻ TSCĐ đợc lập theo mẫu 02- TSCĐ Thẻ này lập cho từng đối tợng ghi TSCĐ.

Biên bản cho việc mua TSCĐ là “ Biên bản giao nhận TSCĐ” ( mẫu số 01- TSC§).

Biên bản cho việc thanh lý TSCĐ là “ Biên bản thanh lý TSCĐ” ( mẫu sè 03- TSC§). b Hạch toán chi tiết TSCĐ Để hạch toán chi tiết TSCĐ, kế toán TSCĐ sử dụng:

- Sổ chi tiết Tài sản cố định mở cho những loại tài sản cố định trong toàn doanh nghiệp.

- Sổ chi tiết tài sản cố định theo đơn vị sử dụng.

- Thẻ Tài sản cố định: dùng để ghi chép theo dõi kịp thời đầy đủ các tài liệu cần thiết liên quan đến quá trình sử dụng TSCĐ từ khi nhận đến khi thanh lý hoặc chuyển giao cho đơn vị khác.

- Bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ

- Bảng phân bổ khấu hao.

Sổ chi tiết TSCĐ mở cho cho toàn doanh nghiệp đợc căn cứ vào cách thức phân loại TSCĐ theo đặc trng kỹ thuật và cách thức xác định đối tợng ghi TSCĐ Sổ chi tiết này đợc mở để theo dõi cho 1 loại TSCĐ Số lợng sổ chi tiết đợc mở gồm: sổ chi tiết của TSCĐ nhà cửa, hệ thống máy vi tính, ô tô Căn cứ để ghi sổ chi tiết này là các chứng từ tăng, giảm TSCĐ và khấu hao TSCĐ.

Sổ chi tiết theo đơn vị sử dụng đợc mở để theo dõi TSCĐ tại mỗi phòng ban của công ty Kế toán TSCĐ sẽ mở sổ chi tiết theo dõi các loại tại từng phòng ban trong công ty Căn cứ để ghi sổ chi tiết này là các chứng từ tăng, giảm TSCĐ.

2.3.1.3 Hạch toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ a Thủ tục chứng từ

Là một đơn vị thơng mại hoạt động kinh doanh với quy mô nhỏ, cho nên tình hình sử dụng TSCĐ cũng nh sự biến động tăng, giảm TSCĐ của công ty là nhỏ, không thờng xuyên.

Khi có TSCĐ tăng đều đợc ban kiểm nghiệm TSCĐ làm thủ tục nghiệm thu, đồng thời cùng với bên giao nhận lập “ Biên bản giao nhận

TSCĐ” (01-TSCĐ) theo mẫu quy định trong “ chế độ ghi chép ban đầu” cho từng đối tợng ghi TSCĐ Biên bản này đợc phòng kế toán sao lục cho mọi đối tợng một bản để lu vào hồ sơ riêng Hồ sơ bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các hoá đơn, giấy vận chuyển Căn cứ vào các hồ sơ TSCĐ, phòng kế toán mở thẻ hoặc sổ để hạch toán chi tiết TSCĐ Thẻ TSCĐ lập làm 1 bản và để tại phòng kế toán để theo dõi, ghi chép diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ Sau khi lập xong, thẻ TSCĐ đợc đăng ký vào sổ TSCĐ Sổ TSCĐ lập chung cho toàn công ty 1 quyển và cho từng phòng ban sử dụng 1 quyển.

Nguyên giá tài sản cố định tại công ty HYMETCO đợc xác định theo quy định chung của Nhà Nớc trong đó:

NG TSCĐ = Giá mua + Thuế + Chi phí lắp đặt - Các khoản mua sắm thực tế nhập khẩu chạy thử giảm giá ( nếu có)

NG TSCĐ đợc = Giá trị còn lại ghi ở + Phí tổn mới trớc cấp trên chuyển đến sổ đơn vị cấp khi dùng

TSCĐ của công ty HYMETCO giảm chủ yếu là do nhợng bán, thanh lý, tháo dỡ bộ phận…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời Kế toán phải xác định đúng những khoản thiệt hại và thu đợc từ việc giảm TSCĐ Chứng từ chủ yếu là “ Biên bản thanh lý TSCĐ” mẫu 03- TSCĐ ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của

Nhợng bán TSCĐ thờng là máy tính văn phòng, ô tô sử dụng không còn hiệu quả Khi nhợng bán TSCĐ, kế toán tiến hành làm đầy đủ các thủ tục (quyết định, biên bản, hợp đồng…), cơ sở vật chất kỹ thuật và đời) Đồng thời kế toán phải theo dõi việc thu tiền từ việc nhợng bán TSCĐ.

TSCĐ thanh lý gồm những tài sản nh máy tính, ô tô, một số trang thiết bị văn phòng không thể nhợng bán đợc Khi thanh lý TSCĐ, đơn vị ra quyết định thanhlý, thành lập ban thanh lý TSCĐ Ban thanh lý có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc thanh lý TSCĐ và lập “Biên bản thanh lý TSCĐ” theo mẫu quy định Biên bản đợc lập 2 bản, 1 bản chuyển cho phòng kế toán theo dõi và ghi sổ, 1 bản giao cho phòng ban đã quản lý, sử dụng TSCĐ. b Tài khoản sử dụng

Kế toán sử dụng TK 211, 212, 214 và các tài khoản khác để phản ánh tình hình tăng, giảm TSCĐ.

- TK 211: “ Tài sản cố định hữu hình”

+ Bên nợ: Nguyên giá tài sản cố định tăng do mua sắm

Nguyên giá tài sản cố định tăng do đợc cấp

Nguyên giá tài sản cố định tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao Điều chỉnh tăng Nguyên giá tài sản cố định

+ Bên có: Nguyên giá tài sản cố định giảm do điều chuyển cho các đơn vị khác

Nguyên giá tài sản cố định giảm do nhợng bán Nguyên giá tài sản cố định giảm do thanh lý

Nguyên giá tài sản cố định giảm do đánh giá lại hoặc tháo dỡ một số bộ phận

+ D nợ:Nguyên giá tài sản cố định hiện có ở cuối kỳ

Tk 211 đợc chi tiết thành các Tk cấp hai nh sau:

Tk 2112: Nhà cửa vật kiến trúc

Tk 2113: Máy móc thiết bị

Tk 2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý

Tk 2118: Tài sản cố định hữu hình khác

- Tk 214 “ Hao mòn tài sản cố định”

Thực trạng hạch toán mua hàng và thanh toán với ngời bán

2.4.1 Hạch toán chi tiết mua hàng

- NV1: ngày 10/3/2003 nhập từ Hà Lan 4 bộ máy đo lu tốc kiểu điện tử, 1bộ thiết bị đo lòng xói (nhập hàng vào kho Viện khoa học Thuỷ lợi).

- NV2: ngày 11/3/2003 nhập của XNKTTV 7000 cuốn sổ quan trắc mực nớc-N1, 3000 cuốn sổ ghi quan trắc mực nớc triều-T1, 500 sổ thang bằng-STB, 1000 tờ biểu thống kê mực nớc từng giờ CBT1-CBT1 (Nhập hàng vào kho) Ngày 14/3/2003 thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt.

Căn cứ vào các phiếu nhập kho kế toán mở các sổ chi tiết hàng hoá: đơn vị cty vật t kĩ thuật kttv số: 73 phiếu nhập kho tk nợ: 156

Ngày 10 tháng 3 năm 2003 tk có: 3311

Nhập của Nhập từ Hà Lan

Do ông bà Nguyễn Hùng Khanh CMND số

Nhập theo Invoice số: V7611100607, ngày 30/01/2003

BBKN hh, vt Nhập vào Kho Công ty

STT TÊN HàNG, PHẩM CHấT QUY CáCH ĐV

Số LƯợNG Giá đơn vị Thành tiền

1 Máy đo lu tốc kiểu điện tử Hà

Lan- MDLTKDTHL (Nhập hàng vào kho Viện khoa học Thuỷ

2 Thiết bị đo lòng xói trong mô h×nh PV-09HL-

Thành tiền (viết bằng chữ) một tỷ ba trăm m ời tám triệu bảy trăm bốn m ơi tám nghìn hai trăm đồng chẵn

Ngời nhận Ngời giao Ngời lập phiếu Kế toán trởng Thủ trởng

BiÓu 1: PhiÕu nhËp kho Đơn vị: Cty HYMETCO Sổ chi tiết hàng hoá

Tên hàng hoá: Máy đo lu tốc kiểu điện tử Đơn vị tính: đồng

Tài khoản đối ứng Đơn giá

SH NT SL TT SL TT SL TT

Mua 4 máy ®o lu tèc kiểu điện tử

Ngời ghi sổ Kế toán trởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2: Sổ chi tiết hàng hoá Đơn vị: Cty HYMETCO Sổ chi tiết hàng hoá

Tên hàng hoá: Thiết bị đo lòng xói Đơn vị tính: đồng

Mua 1bé thiết bị đo lòng xói

Biểu 3: Sổ chi tiết hàng hoá đơn vị cty vật t kĩ thuật kttv số: 100 phiếu nhập kho tk nợ: 156

Ngày 11 tháng 3 năm 2003 tk có: 3311

Nhập của XN in KTTV

Do ông bà Nguyễn Hùng Khanh CMND số

Nhập theo HĐ số 0010092, ngày 10/02/2003

BBKN hh, vt Nhập vào Kho Công ty

STT TÊN HàNG, PHẩM CHấT QUY CáCH ĐVT Số LƯợNG Giá đơn vị Thành tiền

1 Sổ quan trắc mực nớc-N1 (nhập hàng vào kho) cuon

2 Sổ ghi quan trắc mực nớc triều-

3 Sổ thang bằng-STB (Nhập hàng vào kho)

4 Biểu thống kê mực nớc từng giờ

CBT1-CBT1 (Nhập hàng vàokho)

Thành tiền (viết bằng chữ) Chín triệu bảy trăm bốn m ơi hai nghìn tám trăm năm m ơi bảy đồng chẵn

Ngời nhận Ngời giao Ngời lập phiếu Kế toán trởng Thủ trởng

BiÓu 4: PhiÕu nhËp kho Đơn vị: Cty HYMETCO Sổ chi tiết hàng hoá

Tên hàng hoá: Sổ quan trắc mực nớc-N1 Đơn vị tính: đồng

Tên hàng hoá: Sổ ghi quan trắc mực nớc triều-T1 Đơn vị tính: đồng

Mua 3000 cuon sổ ghi quan trắc mùc níc triÒu-T1

Tên hàng hoá: Sổ thang bằng-STB Đơn vị tính: đồng

Mua 500 cuon sổ thang bằng

Tên hàng hoá: Biểu thống kê mực nớc từng giờ CBT1-CBT1 Đơn vị tính: đồng

Mua 1000 biÓu thèng kê mực nớc

Biểu 8: Sổ chi tiết hàng hoá

Cuối tháng kế toán dựa trên các sổ chi tiết hàng hóa để lập bảng tổng hợp chi tiết hàng hoá. Đơn vị: Cty HYMETCO Bảng tổng hợp chi tiết hàng hoá

Ngày 30 tháng 3 năm 2003 Đơn vị tính: đồng

Tên, chủng loại qui cách

Nhập Xuất Tồn đầu kỳ

SL TT SL TT SL TT SL TT

Máy đo lu tốc kiểu điện tử

Thiết bị đo lòng xãi

Sổ quan trắc mực níc-N1

Sổ ghi quan trắc mùc níc triÒuT1

Biểu thống kê mùc níc tõng giê

Biểu 9: Bảng tổng hợp chi tiết hàng hoá

2.4.2 Hạch toán chi tiết thanh toán với ngời bán

Với NV1 ngày 10/3/2003 công ty thanh toán cho nhà cung cấp theo phơng thức L/C Để ghi sổ chi tiết kế toán cần căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán Với nghiệp vụ này, Công ty đã thực hiện các bớc sau:

- Yêu cầu mở th tín dụng

- Mua ngoại tệ của ngân hàng

- Tờ khai hàng hóa nhập khẩu của Hải quan

Công ty Vật t Kỹ thuật KTTV Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội Độc lập- Tự do- Hạnh phúc §T: 8343582 Fax: 835569 yêu cầu mở th tín dụng (application for documentary credit)

Kính gửi: Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam (Trung ơng)

Với mọi trách nhiệm về phần mình, chúng tôi đề nghị Ngân hàng mở Th tín dụng theo loại sau bằng điện/ th:

Với nội dung dới đây qua ngân hàng thông báo:

The hongkong & shanghai banking corporation ltd

01 Queen’s Road, Central, Hong Kong

50 Applicant: (Full name and address

Công ty Vật t Kỹ thuật Khí tợng Thuỷ v¨n- HYMETCO

NguyÔn ChÝ Thanh Str - §èng §a –

Hà Nội – Việt Nam Tel: 84 4 8356944 Fax: 84 4 8355699

59 Beneficiary (Full name and address)

Place 979 King’s Road, Quarry Bay,

32B Currency, amount in figure and words EUR 66,500.00

( The EUR Sixty Six Thousand Five Hundred only)

(31D) Date and place of expiry:

(44B) Shipment to: Noibai Airport, Hanoi,

Hà nội, ngày 12 tháng 01 năm 2004

Kế toán trởng Giám đốc

Công ty vật t kỹ thuật kttv Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

HYMETCO Độc lập - Tự do- Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 15 tháng 01 năm 2003 kính gửi: ngân hàng ngoại thơng việt nam Đơn vị chúng tôi xin mua số ngoại tệ: EURO 66,500.00 để thanh toán chuyển trả Hợp đồng số: SCHMIDT/HYMETCO/021-04 Để mua máy đo lu tốc, thiết bị đo lòng xói cục bộ

Theo giÊy phÐp kinh doanh sè: 108269

Ngày 10 tháng 5 năm 1993 do Trọng tài kinh tế Hà Nội cấp

Hợp đồng số: SCHMIDT/HYMETCO /021-04 Đồng Việt Nam ghi nợ tài khoản số: 001.1.00.00.17317

Tại Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam

Ngoại tệ ghi có tài khoản số: 001.1.14.031.8124; CIF 0004784

Tại Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam

Tỷ giá: Theo tỷ giá bán của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam

Chúng tôi xin cam đoan sử dụng số ngoại tệ trên đúng mục đích.

Kế TOáN TRƯởng giám đốc Công ty HYMETCO

DONG DA, HA NOI, ViET NAM

SCHMIDT ORDER NO V76100678- IND-HAN/ SVN REE NO

HYDRAULICS INSTRUMENTS WITH THE DETAILS AS STAED IN THE ANNEX NO.1 OF THE CONTRACT NO.SCHMIDT/HYMETCO/021-04 DATED 08JAN2004

PRICE UNDERSTOOD CIP NOIBAI AIRPORT, HANOI, VIETNAM

NAME OF GOODS: DELFT EQUIPMENT

FROM ROTTERDAM, NETHERLAND AIRPORT TO NOIBAI AIRPORT, HANOI,VIETNAM BY AIRFREIGHT HAWB NO: 618-55314210,MAWB

Chấp nhận thanh toán For and on behalf of

Giám đốc Công ty HYMETCO Schmidt BioMedTech (H.K) Limited Authorized signature(s)

Hải quan Việt Nam tờ khai hàng hoá nhập khẩu

Bản lu ngời khai Hải quan HQ/2002-NK

Cục Hải quan Hà nội

Chi cục Hải quan: Gia lâm

Tê khai sè: 1869/KD/gl

Số lợng phụ lục tờ khai:0

Cán bộ đăng ký (ký, ghi rõ họ tên)

A- PHầN DàNH CHO NGƯời khai hải quan kê khai và tính thuế

Công ty vật t kĩ thuật khí tợng thủy văn

Nguyễn Chí Thanh Đống Đa- Hà nội

14 §iÒu kiện giao hàng:CIF Nội Bài

Từ các chứng từ trên, kế toán lập sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

Tài khoản: 331 Đối tợng: SCHMIDT BIOMEDTECH (H.K) LTD

NTGS Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng

- mua 4bộ máy đo lu tốc kiểu điện tử

- mua 1bộ thiết bị đo lòng xói

Ngời ghi sổ Kế toán trởng (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)

Biểu 10: Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

Với NV2: ngày 11/3/2003 Công ty nhập kho hàng từ XN IN KTTV. Đến ngày 14/3/2003 công ty thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt Để ghi sổ chi tiết kế toán cần căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán Với nghiệp vụ này, Công ty đã thực hiện các bớc sau:

Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT - 3 LL

Giá trị gia tăng KB/ 2003B

Ngày 10 tháng 4 năm 2003 Đơn vị bán hàng: XN IN KTTV Địa chỉ:

Số tài khoản: Điện thoại: MS:

Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Hùng Khanh Đơn vị: Công ty vật t khí tợng thuỷ văn Địa chỉ: Phờng Láng Thợng, Đống Đa, Hà Nội

Hình thức thanh toán: MS: 01 00910766 1

STT Tên hàng hoá, dịch vô Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng 9.742.857ThuÕ suÊt thuÕ GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT487.143

Số tiền viết bằng chữ: Mời triệu hai trăm ba mơi nghìn đồng

Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)

Biểu 11: Hoá đơn GTGT Đơnvị: HYMETCO Phiếu chi Quyển số: Mẫu số 02-TT

Sè: 187 (Q§ sè 1141- TC/Q§/C§KT ngày 1 tháng 11năm 1995

Họ tên ngời nhận tiền: XN IN KTTV Địa chỉ:

Lý do chi: thanh toán- trả tiền theo HĐ số 0010092

Số tiền: 10.230.000 đ (Viết bằng chữ) mời triệu hai trăm ba mơi nghìn đồng chẵn

Kèm theo 07 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)

Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu Thủ quỹ Ngời nhận tiền

(Ký, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Phiếu nhập kho đã lập ở phần trên.

Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

Tài khoản: 331 Đối tợng: XN IN KTTV

NTGS Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng

- Sổ quan trắc mực n- íc-N1

- Sổ ghi quan trắc mùc níc triÒu-T1

- Biểu thống kê mực níc tõng giê-CBT1

Ngời ghi sổ Kế toán trởng (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)

Biểu 13: Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

2.4.3 Hạch toán tổng hợp mua hàng Để hạch toán tổng hợp mua hàng, kế toán Công ty đã căn cứ vào các chứng từ gốc để lập các chứng từ ghi sổ.

NV1: ngày 10/3/2003 kế toán lập chứng từ ghi sổ sau

Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú

1 thiết bị đo lòng xói 156 3311 331 174 360

Kèm theo 01 chứng từ gốc.

Ngời lập Kế toán trởng

Biểu 14: Chứng từ ghi sổ

NV2: Ngày 11/3/2003 kế toán lập chứng từ ghi sổ

Sổ quan trắc mực nớc-N1 156 3311 3 733 333

Sổ ghi quan trắc mực nớc triÒu-T1

Biểu thống kê mực nớc tõng giê CBT1-CBT1

Việc lập sổ đăng ký chứng từ đợc kế toán Công ty thực hiện 5 ngày 1 lần lập, trên cơ sở các chứng từ ghi sổ.

Tổng Cục KTTV Đơn vị: HYMETCO

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền

Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng

Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 16: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Từ các chứng từ ghi sổ cuối tháng kế toán vào sổ cái tài khoản 156

Chứng từ ghi sổ Diễn giải

Số hiệu tài khoản đối ứng

- mua máy đo lu tốc kiểu điện tử từ Hà Lan

- mua thiết bị lòng xói

- mua sổ quan trắc mực níc-N1

- mua sổ quan trắc mực níc triÒu-T1

- mua sổ thang bằng- STB

- mua biểu thống kê mực níc tõng giê

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký tên, đóng dấu)

2.4.4 Hạch toán tổng hợp thanh toán với ngời bán

NV1: ngày 10/3/2003 kế toán lập chứng từ ghi sổ sau

1 thiết bị đo lòng xói 156

NV2: Ngày 11/3/2003 kế toán lập chứng từ ghi sổ

Sổ quan trắc mực nớc-N1 156

Sổ ghi quan trắc mực nớc triÒu-T1

2 380,95 Biểu thống kê mực nớc tõng giê CBT1-CBT1

Ngày 14/3/2003 Công ty trả tiền mua hàng ở ngày 11/3/2003 bằng tiền mặt Kế toán lập Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ này.

Việc lập sổ đăng ký chứng từ đợc kế toán Công ty thực hiện 5 ngày 1 lần lập, trên cơ sở các chứng từ ghi sổ.

Tổng Cục KTTV Đơn vị: HYMETCO

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền

Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 21: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Từ các chứng từ ghi sổ cuối tháng kế toán vào sổ cái tài khoản 331

Chứng từ ghi sổ Diễn giải

Số hiệu tài khoản đối ứng

- mua máy đo lu tốc kiểu điện tử từ Hà Lan

- mua thiết bị lòng xãi

- mua sổ quan trắc mùc níc-N1

- mua sổ quan trắc mùc níc triÒu-T1

- mua sổ thang bằng- STB

- mua biểu thống kê mùc níc tõng giê

- trả tiền theo hợp đồng số 0010092

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký tên, đóng dấu)

Đánh giá tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Vật t kỹ thuật khí t- ợng thuỷ văn và một số ý kiến đề xuất

2.5.1 Đánh giá tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty

Là một Công ty kinh doanh vật t chuyên ngành với gần 10 năm hoạt động kinh doanh trong đó có 2 năm hạch toán thử, cho nên kinh nghiệm còn rất hạn chế Thị trờng bó hẹp trong phạm vi của ngành, vốn kinh doanh và cơ sở vật chất ban đầu còn nghèo nàn, nhng với những nỗ lực của Giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên luôn cố gắng phấn đấu để vợt lên nhằm khẳng định vị trí của Công ty trên thị trờng, hàng hóa của Công ty luôn đảm bảo yêu cầu về chất lợng và số lợng mà Tổng cục giao cho Đây là một cố gắng rất lớn của Công ty, nó đã góp phần nâng cao chất lợng của công tác Khí tợng thuỷ văn trong việc nghiên cứu cũng nh trong công tác đo đạc, quan trắc thực tế.

Do nhận thức đợc vai trò của công tác kế toán trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty: Kế toán không chỉ đảm bảo tính chính xác của thông tin mà nó còn có tác dụng củng cố nề nếp kinh doanh Công ty đã không ngừng nâng cao chất lợng công tác kế toán.

Nhìn chung, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với tình hình thực tế của Công ty về quy mô hoạt động và loại hình kinh doanh Mỗi một phần hành kế toán là một mắt xích quan trọng, nên để đảm bảo tính hoàn thiện của thông tin kế toán, các kế toán phần hành có trình độ tơng đối đồng đều và có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình và trung thực đã đảm nhiệm tốt công tác quản lý và hạch toán kinh tế của Công ty.

Với hình thức tổ chức kế toán tập trung, sự phân công trách nhiệm bảo cho quá trình hạch toán và xử lý thông tin đợc chặt chẽ kịp thời và chính xác Phần lớn là kế toán thủ công nhng công việc luôn đợc tiến hành đầy đủ đảm bảo kịp thời gian đề ra và nộp báo cáo cấp trên.

Hệ thống chứng từ sổ sách mà Công ty đang sử dụng hiện nay mặc dù cha phải là hoàn toàn nhng cũng tơng đối đầy đủ, đúng với quy định của chế độ kế toán, đồng thời phù hợp với thực tế của Công ty Việc luân chuyển hệ thống chứng từ sổ sách kế toán đợc tổ chức một cách khoa học, đáp ứng nhu cầu thông tin và tạo mối quan hệ mật thiết với nhau giữa các bộ phận trong toàn bộ hệ thống kế toán, thúc đẩy quá trình lập báo cáo đợc tốt hơn.

2.5.2 Đánh giá hạch toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty

Qua quá trình thực tế tại Công ty cho thấy việc tổ chức bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng và công tác kế toán nói chung đã đáp ứng đợc yêu cầu của Công ty đề ra, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phơng pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán với các bộ phận liên quan Số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu Trong quá trình hạch toán đã hạn chế rất nhiều sai sót khi ghi chép, cập nhật chứng từ, hạn chế đợc ghi chép trùng lặp mà vẫn bảo đảm tính thống nhất và đầy đủ của cơ sở dữ liệu ban đầu

Trong công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói chung các bảng kê, sổ chi tiết, sổ tổng hợp đã đợc lập một cách đầy đủ mặc dù biên chế phòng kế toán không ít nhng vì việc theo dõi về lợng hàng xuất, nhập, tồn kho và theo dõi công nợ rất phức tạp nhng các nhân viên trong phòng vẫn đảm bảo đợc tốt từng phần hành mà mình đợc giao Bên cạnh những u điểm mà Công ty và bộ phận kế toán đã đạt đợc vẫn còn một số những hạn chế sau đây:

- Về vấn đề tổ chức hệ thống sổ và ghi chép kế toán: Mặc dù tiết kiệm đợc thời gian lao động nhng khi sai sót nhầm lẫn trên sổ sách thì việc phát hiện những sai sót này còn gặp nhiều khó khăn vì vào cuối tháng kế toán, kho và phòng kinh doanh mới đi đối chiếu số liệu trên sổ sách và thực tế, nếu không khớp thì việc đối chiếu sẽ rất mất thời gian.

- Về việc lựa chọn phơng pháp bán hàng và tổ chức bán hàng: Do việc bán hàng thờng chỉ áp dụng bán hàng trực tiếp qua kho do đó cha đa dạng hoá phơng thức bán hàngnên phần nào đã hạn chế lợng hàng tiêu thụ Việc tổ chức quảng cáo, marketing còn rất ít, chi phí cho công tác tiêu thụ hàng hoá còn hạn hẹp nên ảnh hởng đến lợng hàng hoá bán ra.

- Về việc mở rộng thị trờng tiêu thụ hàng hoá: Công ty là nơi cung cấp thiết bị vật t chuyên ngành nên không phải đơn vị ngoài ngành hoặc ai cũng biết đợc mặt hàng mà Công ty có Trong khi đó có rất nhiều ngành khác cũng cần đến các thiết bị hàng hoá của Khí tợng Thuỷ văn nh: Thuỷ lợi, xây dựng, giao thông, nông nghiệp y tế ví dụ: nh máy đo độ ẩm, máy đo gió, đồng hồ bấm giây Vậy Công ty cần phải tìm hiểu thêm về mảng thị trờng còn khá là phong phú này.

2.5.3 Một số ý kiến đề xuất

Trớc tiên để nâng cao hiệu quả trong công tác hạch toán tiêu thụ và sau đó là nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh công ty cần thực hiện:

Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng để đảm bảo thông tin kịp thời Hàng ngày hoặc định kỳ là một tuần thủ kho và kế toán phải đối chiếu số liệu trên sổ sách và thực tê, nếu thấy không khớp thì kiểm tra ngay nh vậy công việc sẽ không bị dồn lại vào cuối tháng Hiện nay công ty đang bắt đầu sử dụng phần mềm máy tính để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, nên khai thác hết thế mạnh này, nếu số liệu kế toán nhập vào luôn đợc cập nhật thì thông tin đa ra là chính xác Tuy nhiên để khai thác tối u hệ thống phần mềm kế toán trên hệ thống máy tính, thì yếu tố con ngời vẫn là hàng đầu, muốn thông tin đa ra tốt thì thông tin đa vào phải chính xác- đó vẫn phải là phần việc của các Kế toán viên.

Công ty nên đa dạng hoá các phơng thức tiêu thụ, thanh toán cho phù hợp nhằm nâng cao tổng doanh thu Công ty cần có đợc phơng thức hạch toán và quản lý hàng tồn kho một cách hợp lý, vừa kích thích đợc thị hiếu về cái mới và đồng thời tránh lạc hậu với các mặt hàng đã cũ.

Qua thời gian kiến tập tại Công ty vật t kỹ thuật khí tợng thuỷ văn, qua thời gian nghiên cứu thực tế với sự giúp đỡ và hớng dẫn nhiệt tình của Giám đốc và Phòng Kế toán của Công ty, em đã có thể hoàn thiện đợc những hiểu biết thực tiễn mang tính khái quát trên cơ sở lý luận ở trờng học Có thể thấy một số nội dung cơ bản đó đã đợc trình bày trong báo cáo nh sau:

Công ty vật t kỹ thuật thuỷ văn là một DNNN còn non trẻ trong nền kinh tế thị trờng, lại phải đảm bảo chức năng chính là cung cấp vật t, máy móc, thiết bị chuyên dụng cho mạng lới Đài, Trạm khí tợng thuỷ văn trên toán quốc Công ty không tránh khỏi những khó khăn, thử thách bớc đầu Nhng Công ty đã biết tự vơn lên và đạt đợc nhiều thành tích trong thời gian hoạt động vừa qua Điều đó là kết quả của một tập thể cán bộ công nhân viên luôn đoàn kết, năng động, tự chủ, hết lòng với công việc, với một cơ cấu tổ chức, phân cấp quản lý hợp lý và sự sáng suốt dân chủ trong công tác quản lý của Công ty.

Định dạng
Số trang	94
Dung lượng	106,44 KB