Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà
Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. a) Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết Đại hội đồng cổ đông thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản. b) Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty, nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty Hội đồng quản trị gồm 5 người: 2 người đại diện cho vốn cổ đông và 3 người đại diện cho vốn của Tổng công ty thuốc lá. c) Ban kiểm soát bao gồm 3 thành viên: được thành lập để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, trong hoạt động kế toán và tính trung thực, hợp lý của các báo cáo tài chính, đồng thời kiến nghị những biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý và hoạt động của công ty.
Bộ máy quản lý của công ty được thành lập và hoạt động chặt chẽ hơn, hợp lý và hiệu quả Ban lãnh đạo của công ty gồm 3 người: Tổng giám đốc và 2 phó Tổng giám đốc.
- Tổng giám đốc là người điều hành, chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về thức hiện các quyền và nhiệm vụ được giao về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phó tổng giám đốc phụ trách tài chính có trách nhiệm pháp lý và chỉ đạo phòng tài chính kế toán.
- Phó tổng giám đốc kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý và trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng kỹ thuật và phòng KCS.
- Phòng kế hoạch thị trường (phòng kinh doanh) có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh (ngắn hạn và dài hạn), cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện hợp đồng, ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, tổ chức thăm dò thị trường, xây dựng các chiến lược tiếp thị quảng cáo trên các phương tiện thong tin đại chúng, lập các phương án phát triển công ty.
- Phòng KCS có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào và chất lượng sản phẩm đầu ra cho quá trình tiêu thụ.
- Văn phòng có chức năng lập định thời gian cho các loại sản phẩm, tiền lương cho cán bộ công nhân viên công ty, tuyển dụng công nhân viên và các nhân sự thuê ngoài khi mùa vụ, phụ trách các vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phục vụ đón các đoành khách.
- Phòng tài vụ có chức năng huy động vốn phục vụ cho sản xuất, tính giá thành phẩm, xác định các kết quả kinh doanh của công ty, thanh toán các khoản nợ, vay và trả.
- Phòng vật tư có nhiệm vụ mua bán, quản lý, bảo quản các loại nguyên vật liệu, bao bì.
- Phòng kỹ thuật có chức năng kiểm tra theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ đảm bảo chất lượng sản phẩm, xác định tiêu chuẩn định mức tiêu dung nguyên vật liệu, nghiên cứu cải tiến chất lượng sản phẩm và phát triển sản phẩm mới.
BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Phòng vật Văn tư phòng công ty
Nhà máy Bánh kẹo Hải Hà II
Chi nhánh tp.HCM bánhXN
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH
THUẬT ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh
Các lĩnh vực hoạt động của công ty đó là: sản xuất kinh doanh trong và ngoài nước gồm các lĩnh vực bánh kẹo và chế biến thực phẩm; kinh doanh xuất nhập khẩu các loại vật tư sản xuất, máy mọc thiết bị, sản phẩm chuyên ngành, hàng hoá tiêu dung và các loại sản phẩm hàng hoá khác; đầu tư xây dựng, cho thuê văn phòng nhà ở, trung tâm thương mại.
Công ty xác định các sản phẩm: bánh quy, bánh kẹo hộp, bánh kem xốp, kẹo chew, kẹo mềm, kẹo jelly và các sản phẩm dinh dưỡng là sản phẩm chủ lực, tiếp tục cơ cấu danh mục sản phẩm, chú trọng các mặt hang đem lại lợi nhuận cao Bánh kẹo là loại sản phẩm có mùa vụ nên thường vào các tháng giáp Tết, sản lượng bình quan thường cao hơn các tháng khác trong năm. Các sản phẩm của công ty hiên nay được tiêu thụ chủ yếu trong nước. Trụ sở chính và các chi nhánh được phân bố đều trên toàn quốc là điều kiện tốt cho việc tiêu thụ và cung ứng kịp thời sản phẩm Ngoài trụ sở chính tại Hà Nội, công ty còn có 2 chi nhánh tại Đà Nẵng và tp Hồ Chí Minh.
Trong cơ chế kinh tế hiện nay, nguồn nguyên vật liệu đầu vào cung cấp cho sản xuất rất dồi dào, chất lượng cao, giá cả cạnh tranh, công ty thường mua nguyên vật liệu thao phương thức đấu thầu trên cơ sở các đơn chào hàng của nhà cung cấp Sau đó, nguyên vật liệu được vận chuyển đến tận nơi kịp thời và kiểm tra chất lượng chặt chẽ trước khi đưa vào sản xuất Tuy nhiên cũng có một số loại vật tư phải nhập từ nước ngoài như: hương liệu, cacao, bơ nhạt… giá cả không ổn định và phụ thuộc vào giá chung của thế giới và sụ biến động của tỷ giá ngoại tệ
Sản phẩm của công ty rất đa dạng, nhưng chúng cũng có đặc thù chung nên được phân thành các nhóm sản phẩm và được sản xuất trên cùng một dây chuyền công nghệ Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty theo kiểu giản đơn, chế biến liên tục, khép kín và sản xuất với mẻ lớn Do đó, mỗi sản phẩm hoàn thành ngay khi kết thúc dây chuyền sản xuất, không có sản phẩm dở dang, sản phẩm hỏng được chế biến ngay trong ca làm việc
Sơ đồ 2: Khái quát quy trình sản xuất kẹo cứng đườngHoà Đóng túi Máy gói
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà
1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, công tác kế toán được thực hiện tại phòng tài vụ của công ty Tất cả các công việc từ xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lập và phân tích báo cáo cho tới việc hướng dẫn kiểm tra đôn đốc công tác kế toán ở các xí nghiệp thành viên.
Phương thức tổ chức kế toán tại công ty là trực tuyến tham mưu, kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán, trực tiếp điều hành các kế toán viên phần hành đồng thời giữa kế toán trưởng và các kế toán viên còn có mối quan hệ tham mưu lẫn nhau.
Hiện nay kế toán của công ty đang sử dụng phần mềm kê toán VC 2001, máy tính của các kế toán được nối mạng với nhau, có một máy chủ của kế toán trưởng theo dõi được toàn bộ máy trong phòng.
1.4.2 Đặc điểm tổ chức lao động kế toán:
- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: là người chịu trách nhiệm chung toàn công ty Kế toán trưởng có trách nhiệm theo dõi, quản lý, phụ trách chung các hoạt động của phòng kế toán tài chính, chỉ đạo hạch toán toàn công ty, bên cạnh đó đưa ra ý kiến kinh doanh cho giám đốc.
- Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: quản lý các tài khoản 211, 213, 214 Thực hiện phân loại tài sản hiện có của công ty, theo dõi sự biến động của TSCĐ, tính khấu hao TSCĐ, theo dõi tình hình sửa chữa TSCĐ và các khoản XDCB đầu tư theo dự án Cuối tháng, ghi vào nhật kí chứng từ số 9 và nhật kí chứng từ số 7.
- Kế toán tiền lương và giá thành: hạch toán chi tiết, tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ, tính giá thành của sản phẩm sản xuất trong kỳ Mở các sổ chi tiết và tổng hợp để theo dõi chi phí phát sinh cho các đối tượng Từ danh sách cán bộ phòng ban, xí nghiệp mà phòng lao động, tiền lương lập các biểu chấm công và bảng phân quyết toán lương của xí nghiệp gửi lên, kế toán tiền lương xây dựng bảng thanh toán tiền lương, BHYT, BHXH… cho toàn công ty.
- Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt; tổng hợp tình hình thanh toán nội bộ và bên ngoài qua tài khoản ở ngân hàng, đối chiếu với sổ của kế toán TGNH tại ngân hàng, tổng hợp tình hình thanh toán tạm ứng, thanh toán nội bộ và bên ngoài công ty.
- Kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả: tổ chức hạch toán chi tiết, tổng hợp thành phẩm của công ty hoàn thành nhập kho, tiêu thụ, tồn kho cuối kỳ; xác định doanh thu, kết quả tiêu thụ sản phẩm, theo dõi tình hình bán hàng, tình hình công nợ của khách hàng; tính ra số thuế phải nộp trong kỳ, hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán nghiệp vụ ở kho thành phẩm; thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu trên sổ kho Từ đó, có thể cung cấp số liệu cho nhà quản trị đánh giá kết quả sản xuất, tiêu thụ thành phẩm trong kỳ của công ty.
- Kế toán huy động vốn và thanh toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết theo từng nguồn vốn hình thành và theo từng đối tượng góp vốn, đồng thời theo dõi tình hình thanh toán công nợ của công ty.
- Kế toán vật tư: theo dõi tình hình biến động tăng - giảm vật tư.
Ngoài ra, ở các xí nghiệp thành viên đều có các nghiệp vụ kế toán, thực chất họ là những nhân viên thốn kê có nhiệm vụ theo dõi tình hình sản xuất,tình hình lao động vật tư một cách giản đơn và hàng tháng gửi báo cáo lên phòng kế toán Định kỳ phải có sự đối chiếu quan hệ hàng ngang với nhau và đối chiếu với từng xí nghiệp theo sự chỉ đạo của kế toán trưởng.
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng
Kế toán tiền lương và giá thành
Kế toán động huy vốn và thanh toán công nợ
Kế toán tài sản cố định XDCBvà toán Kế vật tư
Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh
Kế toán các xí nghiệp thành viên
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại CTCP Bánh kẹo Hải Hà
1.4.3 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại CTCP Bánh kẹo Hải Hà:
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15 ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Và năm 2006, công ty lần đầu tiên áp dụng chuẩn mực kế toán VAS 18: các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tang; và VAS 30: lãi trên cổ phiếu.
1.4.3.1 Chính sách kế toán chủ yếu:
Chi phí xây dựng cơ bản dở dang: các tài sản đang trong quá trình xây dựng phục vụ mục đích sản xuất, cho thuê, quản trị hoặc cho bất kỳ mục đích nào khác được ghi nhận theo giá gốc, bao gồm chi phí dịch vụ và chi phí lãi vay có liên quan phù hợp với chính sách kế toán của Công ty Việc tính khấu hao của các tài sản này giống như với các tài sản khác.
Các khoản trả trước dài hạn: chi phí trả trước dài hạn bao gồm khoản trả trước tiền thuê đất, chi phí bảo hiểm, chi phí thuê kho và các khoản chi phí trả trước dài hạn khác Các khoản chi phí trả trước dài hạn khác bao gồm công cụ, dụng cụ xuất phục vụ sản xuất kinh doanh, các chi phí này được vốn hóa dưới hình thức các khoản trả trước dài hạn và được phân bổ vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, sử dụng phương pháp đường thẳng trong vòng ba năm theo các quy định kế toán hiện hành.
Ghi nhận doanh thu: doanh thu được ghi nhận khi kết quả giao dịch được xác định một cách đáng tin cậy và Công ty có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi giao hàng và chuyển quyền sở hữu cho người mua.
Lãi tiền gửi được ghi nhận trên cơ sở dồn tích, được xác định trên số dư các tài khoản tiền gửi và lãi suất áp dụng
Ngoại tệ: các nghiệp vụ phát sinh bằng các loại ngoại tệ được chuyển đổi theo tỷ giá tại ngày phát sinh nghiệp vụ Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ các nghiệp vụ này được hạch toán vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
Phân loại tài sản cố định tại công ty và tài khoản sử dụng
Trong những năm vừa qua, để nâng cao chất lượng và năng suất sản phẩm phục vụ người tiêu dùng trong nước cũng như xuất khẩu, Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà đã đầu tư mới một số dây chuyền công nghệ sản xuất tiên tiến Tài sản cố định hữu hình (TSCĐHH) của công ty chủ yếu là do mua sắm và đầu tư xây dựng cơ bản chuyển giao, được hình thành từ nguồn khấu hao, nguồn vốn kinh doanh, vốn đi vay Hệ thống máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải hiện đại, phong phú đã góp phần lớn trong cải thiện chất lượng sản phẩm, nâng cao giá trị hình ảnh công ty trên thị trường.
2.1.1 Phân loại: Đây là một doanh nghiệp sản xuất, có quy mô tương đối lớn nên TSCĐHH chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty, chủ yếu là nhà xưởng, máy móc thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh Công ty tập trung vào tiến hành trang bị, đổi mới, hiện đại hoá TSCĐHH Cho đến ngày 31 tháng 12 năm 2007, TSCĐHH của công ty như sau:
Do giá trị TSCĐHH của công ty tương đối lớn, đòi hỏi cần có sự quản lý chặt chẽ, ngăn chặn trường hợp mất mát thiếu hụt Vì vậy, để phục vụ tốt cho công tác quản lý và kế toán, TSCĐHH được sắp xếp, phân loại thành từng nhóm, từng loại theo những đặc trưng nhất định Công ty Cổ phần Bánh kẹo
Hải Hà đã phân loại TSCĐHH theo hình thái biểu hiện (đặc trưng kĩ thuật) và theo bộ phận sử dụng TSCĐ Tình hình phân loại TSCĐHH được thể hiện qua bảng sau:
BẢNG PHÂN LOẠI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠICÔNG TY CỔ
PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ TÊN TÀI SẢN NGUYÊN GIÁ HAO MÒN GIÁ TRỊ CÒN LẠI
Nhà cửa vật kiến trúc 2.564.829.870 1.549.098.521 1.015.731.349 Nhà sản xuất bánh kem xốp
Nhà sản xuất bánh quy 754.365.574 547.465.364 206.900.210
Máy móc thiết bị 7.283.542.870 4.685.572.933 2.597.969.937 Dây chuyền sản xuất bánh kem
Hệ thống lạnh trung tâm 240.320.000 160.465.876 79.854.124
Nhà cửa, vật kiến trúc 3.674.543.420 1.986.546.453 1.687.996.967
Nhà cửa, vật kiến trúc 4.500.423.830 2.875.765.655 1.754.754.185 Nhà sản xuất, kho kẹo chew
Dây chuyền chính sx kẹo chew
Nhà cửa,vật kiến trúc 920.000.000 587.865.543 364.134.457
Nhà cửa, vật kiến trúc 2.036.000.000 1.236.587.253 799.411.747 Phương tiện vận tải 1.764.839.900 1.265.785.994 499.053.906
NHÀ MÁY HẢI HÀ I 4.823.485.750 2.685.586.473 2.137.108.277 Nhà cửa vật kiến trúc 1.275.576.400 753.485.473 4.722.090.927 Máy móc thiết bị 2.450.586.320 1.086.473.763 1.364.112.557
NHÀ MÁY HẢI HÀ II 3.976.550.850 2.364.354.864 1.612.195.996 Nhà cửa vật kiến trúc 1.455.465.330 690.475.587 755.090.746 Máy móc thiết bị 1.700.574.360 876.465.764 824.910.596
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 10.298.560.000 6.549.865.600 3.748.455.400 Nhà cửa vật kiến trúc 4.364.352.700 2.754.756.463 1.609.433.237 Máy móc thiết bị 2.867.453.860 1.546.573.364 1.320.443.496
CHI NHÁNH TP HCM 11.756.463.000 6.463.576.453 5.292.886.547 Nhà cửa vật kiến trúc 6.576.576.000 3.576.463.865 3.000.001.135 Phương tiện vận tải 3.143.564.000 1.957.465.465 1.188.069.535
2.1.2 Tài khoản sử dụng: Để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động TSCĐHH của doanh nghiệp, kế toán sử dụng hệ thống tài khoản như sau:
SỐ HIỆU TÀI KHOẢN TÊN TÀI KHOẢN
Tài sản cố định hữu hình Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc thiết bị Phương tiện vận tải Thiết bị, dụng cụ quản lý Cây lâu năm
Tài sản cố định hữu hình khác Hao mòn TSCĐ
Hao mòn TSCĐ hữu hình Hao mòn TSCĐ vô hình
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: TK111, TK133,TK241, TK331, TK341, TK335, TK411, TK414, TK441…
Hạch toán chi tiết tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà
Kế toán chi tiết TSCĐ là khâu rất quan trọng, đồng thời cũng là khâu phức tạp nhất trong công tác kế toán TSCĐ Kế toán chi tiết TSCĐ cung cấp thông tin về các chỉ tiêu số lượng, chất lượng, tình trạng kỹ thuật của TSCĐ, tình hình huy động, trang bị và trách nhiệm vật chất của các bộ phận, cá nhân trong bảo quản, sử dụng TSCĐ, từ đó làm căn cứ quan trọng để doanh nghiệp cải tiến dây chuyền sản xuất, sử dụng và phân bổ khấu hao TSCĐ một cách hợp lý, chính xác.
Kế toán chi tiết TSCĐ bao gồm: kế toán chi tiết TSCĐ tại bộ phận sử dụng và kế toán chi tiết TSCĐ tại phòng kế toán.
2.2.1 Hạch toán chi tiết tài sản cố định hữu hình tại các bộ phận sử dụng:
Tại các đơn vị sử dụng, khi tiếp nhận hoặc di chuyển TSCĐHH thì cần phải lập biên bản bàn giao TSCĐ, có đại diện và xác nhận của các bên có liên quan
Từng đơn vị phải mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ Bên cạnh đó, định kỳ phải lập báo cáo tăng - giảm TSCĐHH Để theo dõi tình hình biến động tài sản, cần lập thêm các “Bảng danh mục tài sản” bao gồmTSCĐ hiện có tại các bộ phận đó Cuối năm, công ty có biên bản kiểm kê, xí nghiệp giữ một bản để theo dõi.
Ví dụ: Tại xí nghiệp Bánh:
1 Máy sản xuất bánh kem
8 Hệ thống điều hòa không khí
Tại xí nghiệp kẹo Chew:
1 Dây máy chính sản xuất kẹo chew
4 Bơm cấp chất béo gluco
5 Bơm cấp chất béo gielatin
12 Dây chuyền kẹo chew mở rộng
13 Máy nén khí Fusheng TA- 100
16 Hệ thống điều hòa không khí
2.2.2 Hạch toán chi tiết tài sản cố định hữu hình tại phòng kế toán
Trước tiên, kế toán phải xác định đối tượng ghi TSCĐHH và đánh số TSCĐHH theo một nguyên tắc nhất định dựa vào việc phân chia theo các nhóm như: nhà cửa, máy móc thiết bị, dụng cụ quản lý, vật truyền dẫn, phương tiện vận tải, được ký hiệu như sau:
STT MÃ NHÓM TÊN NHÓM
2 TSHH3 Máy móc thiết bị
3 TSHH4 Thiết bị động lực
4 TSHH5 Phương tiện truyền dẫn
6 TSHH7 Phương tiện vận tải
7 TSHH9 Dụng cụ quản lý Đối với từng bộ phận sử dụng, TSCĐHH được ký hiệu bằng chữ cái chỉ các bộ phận đó, như: xí nghiệp bánh là B, xí nghiệp kẹo chew là KW, xí nghiệp kẹo mềm là KM…
Ví dụ: Tại xí nghiệp kẹo mềm, TSCĐ được ký hiệu như sau:
STT MÃ TSCĐ TÊN TSCĐHH
1 KW02 Dây máy chính sản xuất kẹo chew
4 KW05 Bơm chất béo gluco
5 KW06 Bơm chất béo gielatin
12 KW13 Dây chuyền kẹo chew mở rộng
13 KW14 Máy nén khí Fusheng TA- 100
14 KW15 Máy dán băng dính
15 KW16 Máy gói kẹo xoắn
16 KW17 Hệ thống điều hoà không khí
Các chứng từ ban đầu về TSCĐHH theo quy định của Nhà nước như: Hợp đồng mua bán TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ, Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ… là căn cứ, cơ sở pháp lý cho mọi số liệu kế toán trong quá trình hạch toán TSCĐHH Từ các chứng từ này, kế toán lập thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ.
Trường hợp tăng TSCĐHH do mua sắm: Đầu năm, tại cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông, kế hoạch đầu tư TSCĐ được thông qua, dưới hai hình thức: các dự án và mua sắm bổ sung.
Trường hợp đầu tư TSCĐ theo dự án: được áp dụng đối với những TSCĐ có giá trị lớn, gồm có các dự án xây lắp, dự án mua sắm máy móc, các dự án khác.
Tiến trình của một dự án: dựa theo yêu cầu của dự án, công ty lập hồ sơ mời thầu theo quy định của Luật Đầu tư, thông báo mời thầu; khi các nhà cung cấp nộp hồ sơ dự thầu, công ty tiến hành mở thầu, dựa vào kết quả chấm điểm của tổ tư vấn và báo cáo lên Hội đồng quản trị kết quản đấu thầu. Khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, hai bên lập Hợp đồng kinh tế
Trường hợp mua sắm bổ sung: đối với máy móc thiết bị hư hỏng đột xuất, các tài sản có giá trị không lớn Lúc này, từ giấy đề nghị mua thông qua xét duyệt của Ban Giám đốc, công ty lập hồ chào hàng, khi các nhà cung cấp gửi bảng báo giá, dựa vào giá cả và các điề kiện khác, công ty quyết định chọn ra nhà cung cấp, sau đó các bên lập Hợp đồng kinh tế.
Ví dụ: Ngày 02/02/2008, Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà mua một máy nghiền siêu tốc của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoa Mai với giá 95triệu đồng (giá chưa có VAT) Các hồ sơ chứng từ của quá trình này mua thiết bị được mô tả như sau:
Hợp đồng kinh tế Biên bản nghiệm thu Biên bản thanh lý hợp đồng Hoá đơn GTGT và Biên bản bảo hành Phiếu nhập
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Căn cứ vào pháp lệnh của HĐKT cảu Hội Đồng Nhà nước công bố ngày 28/09/1989.
- Căn cứ và nghị định số 17/HĐKT ngày 16/01/19990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay, ngày 25 tháng 01 năm 2008, tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Hoa Mai, chúng tôi gồm: Đại diện bên A: Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà Địa chỉ: 25 Trương Định - Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội Điện thoại: 04.8634822
Do ông Trần Hồng Thanh - Tổng Giám đốc làm đại diện. Đại diện bên B: Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Hoa Mai Địa chỉ: 47 Hoàng Mai – Hà Nội Điện thoại:
Do bà Đặng Kim Hà - Giám đốc làm đại diện.
Sau khi thoả thuận, hai bên cùng nhau thống nhất các điều khoản của hợp đồng kinh tế như sau: Điều 1: Nội dung và giá trị của hợp đồng
Bên B nhận cung cấp, lắp đặt hoàn chỉnh máy móc cho bên A theo số lượng, chủng loại và kích thước cụ thể như sau: Đơn vị tính: Việt Nam đồng
STT Loại hàng Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng giá trị hàng trước thuế 95.000.000
Tổng giá trị hàng sau thuế 104.500.000
Hàng hoá phải đảm bảo mới 100%, tiêu chuẩn loại I, nguyên đai nguyên kiện, đúng mẫu mã, được dán tem đảm bảo chất lượng. Điều 2: Hình thức thanh toán
Tổng giá trị hợp đồng là: 104.500.000 Việt Nam đồng.
(bằng chữ: một trăm linh tư triệu, năm trăm nghìn đồng chẵn)
+ Giá trên là giá trọn gói bao gồm giá trị hàng hoá, chi phí vận chuyển, lắp đặt và các loại thuế theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Hạch toán tổng hợp tài sản cố định hữu hình tại công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà
2.3.1 Hạch toán tình hình biến động tăng tài sản cố định hữu hình:
TSCĐHH của công ty tăng chủ yếu do mua sắm máy móc thiết bị phục vụ sản xuất, phương tiện vận tải… và do đầu tư xây dựng cơ bản chuyển giao.
2.3.1.1 Trường hợp TSCĐ tăng do mua sắm:
Kế toán căn cứ vào các loại giấy tờ sau để tiến hành ghi sổ kế toán: Hợp đồng mua bán, Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSC, phiếu chi…
Ngày 18/02/2008, Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà mua một máy nghiền siêu tốc của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoa Mai với giá 95 triệu đồng (giá chưa có VAT) TS này được đầu tư bằng NVĐTXDCB 45 tr và quỹ phúc lợi 50 tr.
Căn cứ vào hoá đơn VAT, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ, phiếu chi và các chứng từ khác có liên quan, kế toán tiến hành định khoản: BT1:
Quy trình nhập dữ liệu tăng TSCĐ: Từ màn hình nền của VC 2001, chọn “giao dịch”, chọn “TSCĐ”, sau đó trong các thực đơn của “TSCĐ” chọn
“TSCĐ thêm” rồi tiến hành nhập các mục sau:
TSCĐ thêm (F10 ghi, ESC thoát)
Lý do tăng Tăng do mua mới TSCĐ Thuộc nhóm
Bộ phận sử dụng XN Bánh THHCC
Tên tài sản Máy nghiền siêu tốc Số lượng 01 Năng suất Nước sản xuất Nhật Bản
Ngân sách Tự bổ sung Tín dụng Nguồn khác Nguyên giá 95 000 000
Tiếp theo, từ màn hình VCC 2001, vào cửa sổ “giao dịch”, chọn TSCĐ” sau đó chọn loại chứng từ “chứng từ tăng TSCĐ” rồi tiến hành nhập các mục sau:
Người nhận: CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
TK Nợ Tiền NT Tiền VN Tỷ giá Số CT
Mã vụ việc Xoá Diến giải: mua máy nghiền siêu tốc Lọc
Mã TSCĐ Số lượng Đơn giá Số tiền In
Tên người bán: Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Hoa Mai
Căn cứ vào các hoá đơn, phiếu chi, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ liên quan khác, kế toán xác định tổng số phát sinh Có TK112, đối ứng Nợ các TK211, TK133 Tất cả các số liệu được cập nhật vào máy tính, máy tính tự động chạy và cho ra kế quả trên Nhật ký chứng từ số 2. Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ, các chưng từ gốc có liên quan, kế toán phản ánh số phát sinh có TK331 (chi tiết theo nhà cung cấp) số còn nợ người bán, đối ứng Nợ với các TK211… kế toán cập nhật số liệu vào máy, máy tính tự động chạy và cho ra kế quả trên NKCT số 5.
Bộ phận kế toán nguồn vốn căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan cập nhật vào máy Máy tính tự động chạy và cho ra kết quả trên Nhật ký chứng từ số 10
2.3.1.2 Trường hợp TSCĐHH tăng do đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành:
Ví dụ: Ngày 09/02/2008, bộ phận xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao công trình “đương ống dẫn nước” đưa vào sử dụng tại xí nghiệp bánh Các chứng từ liên quan gồm có: hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, bản quyết toán và thanh lý hợp đồng, hoá đơn GTGT.
Dựa vào biên bản bàn giao, bản quyết toán và thanh lý hợp đồng, hoá đơn GTGT, và các chứng từ liên quan khác, kế toán tiến hành định khoản các bút toán như sau:
Căn cứ vào biên bản nghiệm thu công trình XDCB hoàn thành, kế toán ghi tăng TSCĐ
Kế toán nguồn vốn kết chuyển vốn kinh doanh, do công trình được đầu tư bằng quỹ đầu tư phát triển:
Quy trình nhập chứng từ trên máy tính như sau:
TSCĐ thêm (F10 ghi, ESC thoát)
Lý do tăng Tăng XDCB hoàn thành Thuộc nhóm
Bộ phận sử dụng XN Bánh THHCC
Tên tài sản Đường ống dẫn nước Số lượng 01 Năng suất 2008 Nước sản xuất Việt Nam
Ngân sách Tự bổ sung Tín dụng Nguồn khác Nguyên giá 500.000.000
Tiếp theo, từ màn hình VCC 2001, vào cửa sổ “giao dịch”, chọn TSCĐ” sau đó chọn loại chứng từ “chứng từ tăng TSCĐ” rồi tiến hành nhập các mục sau:
Người nhận: CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
TK Nợ Tiền NT Tiền VN Tỷ giá Số CT
Mã vụ việc Sửa Diến giải: Tăng TCSĐ do XDCB hoàn thành Xoá
Mã TSCĐ Số lượng Đơn giá Số tiền Lọc
Tên người bán: Công ty xây lắp hoá chất Thoát
Các số liệu được cập nhật vào máy, máy tính tự động chạy và cho ra kết quả trên Nhật ký chứng từ số 5, Bảng kê số 5, Nhật ký chứng từ số 10.
2.3.2 Hạch toán tình hình biến động giảm tài sản cố định hữu hình:
TSCĐHH của công ty giảm chủ yếu do thanh lý và nhượng bán Để phản ánh các nghiệp vụ giảm TSCĐ, kế toán sử dụng các TK 211, 214, 711, 811… và các sổ kế toán liên quan như NKCT số 9, bảng kê số 1… Đối với trường hợp thanh lý TSCĐ, trước khi thanh lý phải có quyết định của tổng giám đốc công ty, sau đó hội đồng thanh lý TSCĐ được thành lập và sau đó tổ chức bán đấu giá theo quyết định của pháp luật.
Ví dụ: Ngày 28/02/2008 CTCP Bánh kẹo Hải Hà thanh lý 1 máy gói xoắn
EA1 của Đức, nguyên giá là 15triệu đồng, giá trị hao mòn là 12.172.058 đồng Với chi phí thanh lý là 2.200.000, thu từ thanh lý là 5,5 triệu đồng. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, KT hạch toán như sau:
BT2: chi phí thanh lý
Quy tình nhập liệu khi tiến hành thanh lý TSCĐ được tiến hành như sau:
Vào màn hình VC 2001, chọn thực đơn “TSCĐ”, sau đó chọn “TSCĐ giảm”
TSCĐ giảm (F10 ghi, ESC thoát)
Lý do giảm Tăng do mua mới TSCĐ Thuộc nhóm
Bộ phận sử dụng XN kẹo THHCC
Tên tài sản Máy gói xoắn EA1 Số lượng 01 Năm sản xuất 1999 Nước sản xuất Đức
Ngân sách Tự bổ sung Tín dụng Nguồn khác Nguyên giá 15 000 000
Cũng trên “TSCĐ”, chọn “chứng từ giảm”
TK Nợ Tiền NT Tiền VN Tỷ giá Số CT
Mã vụ việc Xoá Diến giải: thanh lý máy gói xoắn EA1 Lọc
Mã TSCĐ Số lượng Đơn giá Số tiền In
Căn cứ vào phiếu thu về thanh lý TSCĐ, kế toán phản ánh trên bảng kê số 1.
Căn cứ vào phiếu chi, kế toán tiền mặt nhập số liệu vào máy, máy tính tự động chạy cho ra kết quả trên NKCT số 1.
Sổ cái TK211 là sổ tổng hợp phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng Số phát sinh Có của TK211 phản ánh trên sổ cái theo tổng số lấy từ NKCT số 9 và số phát sinh Nợ trên sổ cái theo số lấy từ NKCT số 1 và số 5. Đơn vị: Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà Địa chỉ: 25, Trương Định, Hà Nội
Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng
2.3.3 Hạch toán khấu hao tài sản cố định hữu hình:
Hiện tại, Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng với hầu hêt các TSCĐHH Ngoài ra có một số rất ít TSCĐ được tính khấu hao dựa trên phương pháp tính khấu hao nhanh. Theo phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng:
Khấu hao TSCĐ hàng năm = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao năm
Việc tính khấu hao theo nguyên tắc: những TSCĐ tăng hay giảm từ ngày nào thì tính hoặc thôi tính khấu hao kể từ ngày đó.
Ngày 18/02/2008, Công ty CP Bánh kẹo Hải Hà mua và đưa vào sử dụng
1 máy nghiền với giá chưa thuế GTGT là 95.000.000 đồng, thời gian sử dụng ước tính là 5 năm.
Mức KH tăng trong tháng 2 = x 11= 622.023 (VNĐ)
HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮ HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
Đánh giá khái quát tình hình hạch toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà
3.1.1 Công tác quản lý và sử dụng tài sản cố định hữu hình:
Việc sử dụng TSCĐ đem lại hiệu quả kinh tế cao là yêu cầu của mọi doanh nghiệp và Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà cũng không phải là ngoại lệ Đặc biệt, tại công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà, TSCĐHH chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản Bộ phận kế toán TCSĐ trong công ty tiến hành phân tích giúp công ty quản lý một cách hiệu quả nhất thông qua các chỉ tiêu về TSCĐHH đầu kỳ và cuối kỳ, từ đó phản ánh tình hình biến động về TS của công ty Ban lãnh đạo dựa vào đó thấy được những mặt hợp lý và chưa phù hợp, đưa ra các biện pháp điều chỉnh.
Phần lớn TSCĐHH được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh với tỷ lệ trên 95%, đòi hỏi cần có phương pháp quản lý chặt chẽ Công ty đã tiến hành phân cấp quản lý một cách rõ ràng giữa các bộ phận quản lý và sử dụng TSCĐHH, nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng các nhân, bộ phận trong quá trình mua sắm, bảo quản TS, theo dõi tình hình biến động để hạn chế việc thất thoát.
Công tác quản lý TSCĐHH của công ty nhìn chung đạt hiệu quả cao.Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục như, trong số các TSCĐHH, có một số ít TS đã khấu hao hết, cho thấy đã lạc hậu có thể ảnh hưởng đến năng suất lao động và chất lượng sản phẩm Vì vây, để khắc phục hạn chế này, các cán bộ quản lý của công ty cấn có những biện pháp nâng cấp và đổi mới TSCĐ phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế hiện nay.
3.1.2 Công tác tổ chức hạch toán TSCĐHH tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà:
3.1.2.1 Hạch toán chi tiết TSCĐHH: Ở công ty, việc hạch toán chi tiết TSCĐHH được tiến hành tại bộ phận sử dụng và tại phòng kế toán Do TSCĐ chiếm tỷ trọng cao và tương đối lớn về mặt giá trị nên việc tổ chức hạch toán như vậy là rất phù hợp và cần thiết cho công ty để có thể quản lý TSCĐ một cách tối ưu và đạt hiệu quả cao. Tại bộ phận sử dụng, tiến hành mở sổ theo dõi chi tiết TSCĐHH, lập các báo cáo tăng - giảm TSCĐHH định kỳ theo đúng quy định của Nhà nước. Tại phòng kế toán, trong quá trình hạch toán, kế toán TSCĐ theo dõichi tiết sự biến động thường xuyên của TSCĐHH Khi phát sinh tăng hay giảm TSCĐ, kế toán thu thập đầy đủ chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ theo đúng quy định hiện hành Sau đó, mở sổ chi tiết TSCĐHH để theo dõi đầy đủ các đặc trưng kỹ thuật của mỗi TSCĐHH như: năm sản xuất, tình trạng kỹ thuật, nguyên giá, giá trị hao mòn… Việc hạch toán chi tiết ở cả bộ phận sử dụng và phòng kế toán giúp quản lý TSCĐHH chặt chẽ cả về mặt giá trị và hiện vật.
3.1.2.2 Hạch toán tổng hợp TSCĐHH:
Về phân loại, công ty đã phân loại rất chi tiết TSCĐHH theo đặc trưng kỹ thuật và theo bộ phận sử dụng Việc phân loại nà giúp cho công tac hạch toán chi tiết từng nhóm TSCĐ dễ dàng hơn, đồng thời giúp cho nhà quản lý có thể xem xét tính phù hợp về việc sử dụng TSCĐ tại các bộ phận.
Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ đầy đủ về chủng loại theo đúng chế độ quy định Hình thức ghi sổ là nhật ký chứng từ Kế toán sử dụng hệ thống sổ sách theo quy định và phủ hợp với tổ chức hạch toán của công ty:
NKCT số 1,2,5,9, 10… và các sổ cái TK 211, 214… các bảng kê, sổ chi tiết TSCĐHH Việc hạch toán nghiệp vụ phát sinh tuân thủ theo chế độ kế toán tài chính Với việc sử dụng hình thức ghi sổ NKCT kết hợp chặt chẽ với việc ghi chép các nghiệp vụ theo trình tự thời gian nên việc cung cấp các thông tin diến ra một cách nhanh chóng, đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu quản lý của cấp trên và các đối tượng có nhu cầu. Đối với hạch toán tăng - giảm TSCĐHH, kế toán đã thực hiện đầy đủ thủ tục, hố sơ, chứng từ, xác định đúng những khoản thiệt hại, thu nhập trong quá trình thanh lý, nhượng bán.
Công ty áp dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đương thẳng đối với hầu hết các TS Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng và quản lý của ban giám đốc, cũng có một số TSCĐHH được tính khấu hao dựa trên phương pháp khấu hao nhanh.
Nhìn chung công tác kế toán TSCĐHH của công ty đã thực hiện đầy đủ quy định của chế độ kế toán tài chính và đã đạt được những hiệu quả nhất định trong việc giúp cho việc quản lý của ban lãnh đạo công ty, có thể đưa ra các phương án kinh doanh phù hợp với tình hình TS của mình Tuy nhiên, cũng giống như các doanh nghiệp khác, kế toán không tránh khỏi những khó khăn do số lượng và giá trị của TSCĐHH là rất lớn Đòi hỏi bộ phận kế toán có những khắc phục sao cho phù hợp.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà
Trong công tác quản lý TSCĐHH, công ty nên phân rõ quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận sử dụng về vấn đề bảo quản, sử dụng và quy định trách nhiệm vật chất đối với các cá nhân và đơn vị sử dụng Ngoài ra, cần tăng cường công tác bảo dưỡng để có thể phát huy tối đa công suất của TSCĐ, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đối với một số tài sản không dùng hoặc xét thấy không có hiệu quả sử dụng cao, công ty nên thanh lý để có thể thu hồi một phần vốn để đầu tư máy móc thiết bị mới phù hợp.
Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp đề có một bộ hồ sơ riêng, gồm: biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hoá đơn mua TSCĐ và các chứng từ liên quan khác Trong một số trường hợp phát sinh nghiệp vụ tăng TSCĐ, giao nhận cùng lúc nhiều loại TSCĐ được lập chung vàp một biên bản bàn giao nhưng sau đó phải sao cho mỗi TSCĐ một biên bản để lưu vào hồ sơ riêng.
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, TSCĐHH tương đối lớn cả về mặt số lượng và giá trị, bên cạnh những TSCĐHH được đầu tư mới còn có những TS đã cũ, các hư hỏng phát sinh thường xuyên có thể xảy ra, cần phải nâng cấp và sửa chữa Vì vậy, chi phí sửa chữa lớn TSCĐHH thường nhiều, nhưng công ty lại không tiến hành trích trước chi phí loại này, nên có thể dẫn đến chi phí sản xuất kinh doanh tăng đột biến, chênh lệch lớn giữa các kỳ hoạt động Để hạn chế điều này, kế toán có thể tiến hành trich trước, theo các bút toán sau:
BT1: căn cứ vào kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa lớn vào chi phí sản xuất kinh doanh:
BT2: khi công trình sửa chữa hoàn thành, căn cứ vào giá quyết toán công trình:
BT3: đến cuối kỳ, kế toán tiến hành xử lý chênh lệch giữa các khoản đã trích trước và chi phí thực tế phát sinh
+ nếu chi phí thực tế lớn hơn các khoản đã trích trước:
+ nếu chi phí thực tế nhỏ hơn các khoản đã trích trước: