Tổng quan về Nhà máy Thuốc lá Thăng Long
Lịch sử hình thành và phát triển của Nhà máy Thuốc lá Th¨ng Long
Cùng với sự vận động của nền kinh tế nớc nhà, Nhà máy Thuốc lá Thăng Long đã có quá trình lịch sử phát triển lâu dài với chặng đờng 45 năm đầy tự hào, vẻ vang, luôn là lá cờ đầu của ngành thuốc lá Việt Nam.
Nhà máy Thuốc lá Thăng Long là đơn vị trực thuộc tổng công ty thuốc lá Việt Nam, có t cách pháp nhân và hạch toán kinh tế độc lập Nhà máy đợc thành lập với mục đích là sản xuất thuốc lá theo quy hoạch và kế hoạch phát triển của ngành, đáp ứng nhu cầu của nhân dân.
Ngày 1/6/1957 theo quyết định số 2990/QĐ của Thủ T- ớng Chính Phủ, Nhà máy Thuốc lá Thăng Long chính thức đợc thành lập Thời kỳ đầu cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc hậu, đặc biệt là trong cơ chế bao cấp, nhà máy gặp nhiều khó khăn do thiếu máy móc thiết bị và thiếu cán bộ chuyên môn. Tuy nhiên, do sự nỗ lực cùng nhau vợt mọi khó khăn của cán bộ công nhân viên, nhà máy từng bớc đi tới tự động hoá, nhà máy luôn quan tâm vào máy móc thiết bị, công tác nghiên cứu khoa học kinh tế và trang bị những dây truyền công nghệ hiện đại phục vụ sản xuất.
Hiện nay, Nhà máy Thuốc lá Thăng Long nằm ở trung tâm công nghiệp Thợng Đình (235, đờng Nguyễn Trãi, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội).
Do là một doanh nghiệp nhà nớc, hoạt động kinh doanh với mục tiêu lợi nhuận nên việc quản lý vốn theo chế độ chính sách của nhà nớc rất đợc chú trọng Tuy nhiên, nhà máy đã rất linh hoạt trong cơ chế thị trờng để đạt đợc hiệu quả cao trong kinh doanh, từng bớc nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong nhà máy Trên cơ sở đó, một số nhiệm vụ của nhà máy đợc cụ thể hoá nh sau:
+ Tổ chức tốt hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao.
+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách.
+ Bảo toàn và phát triển số vốn đợc giao.
+ Bảo đảm hạch toán kinh tế đầy đủ, phù hợp với chế độ tài chính - kế toán nhà nớc.
+ Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý vốn, tài sản, lao động tiền lơng
Từ năm 1991 đến nay, nhà máy đã đạt kết quả vợt trội, sản phẩm của nhà máy từ chỗ đáp ứng nhu cầu trong nớc tiến tới xuất khẩu Không những vậy, nhà máy còn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh nh liên doanh với các hãng nớc ngoài nh: British American - Tobaco, hãng Rothmas của Anh nhằm cung cấp cho thị trờng những sản phẩm có chất lợng cao nh: Vinataba, Dunhill kingsize, Golden Culp Nhà máy Thuốc lá Thăng Long thực sự trở thành một cơ sở sản xuất năng động, có hiệu quả trong nền kinh tế thị trờng, không ngừng nâng cao các chỉ tiêu kinh tế, phản ánh sự tăng trởng lành mạnh, ổn định và tiến bộ Để chứng minh cho kết quả trên, chúng ta có thể xem xét nhịp độ tăng trởng của nhà máy qua bảng
Với truyền thống 45 năm hoạt động, Nhà máy Thuốc lá Thăng Long đã ngày càng khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế quốc dân, sản phẩm của nhà máy đợc nâng cao về chất lợng, phong phú về mẫu mã, giá cả ổn định phù hợp với nhu cầu của ngời tiêu dùng, đóng góp một phần đáng kể vào ngân sách nhà nớc Chặng đờng hơn 45 năm đã qua của Thăng Long là chặng đờng không ngừng v- ơn lên, tự đổi mới để khẳng định mình Với hai bàn tay trắng, bằng trí tuệ và công sức của mình, toàn bộ công nhân viên nhà máy đã xây dựng thành công một nhà máy sản xuất thuốc lá hiện đại, có quy mô lớn, giữ vị trí đầu đàn trong ngành công nghiệp sản xuất thuốc lá Việt Nam
Bảng 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy các n¨m 1997 - 2001
Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long
doanh tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long.
1 Đặc điểm tổ chức sản xuất của nhà máy
Nhà máy Thuốc lá Thăng Long là một doanh nghiệp nhà nớc chuyên sản xuất và kinh doanh thuốc lá điếu Sản phẩm chính là thuốc lá điếu các loại Ngoài ra còn sản xuất sợi xuất khẩu và gia công phụ tùng cơ khí chuyên ngành thuốc lá khi có đơn đặt hàng Để thực hiện nhiệm vụ sản xuất của mình, cơ cấu sản xuất của nhà máy đợc chia làm 3 cấp: Nhà máy-Phân xởng-Tổ đội sản xuất Cơ cấu này đã tạo điều kiện cho nhà máy vận động thích nghi với những thay đổi của thị trờng, mọi kế hoạch nhà máy đề ra đều đợc nhanh chóng thực hiện, giảm bớt các khâu trung gian không cần thiết, rút ngắn thời gian chế tạo sản phẩm và kéo dài sự có mặt của sản phẩm trên thị trờng.
Căn cứ vào tình hình thực tế sản xuất và qui trình công nghệ, nhà máy đã tổ chức sản xuất thành 6 phân x- ởng, mỗi phân xởng đảm nhận một nhiệm vụ sản xuất khác nhau.
Trong đó có 4 phân xởng chính:
+ Phân xởng sợi: là dây chuyền đầu tiên của công nghệ chế biến thuốc lá, có nhiệm vụ thái sợi thuốc lá, hấp, sấy, phun hơng đảm bảo chất lợng sợi đa vào chế biến theo từng mác thuốc, sau đó qua phân xởng khác để tiến hành cuèn ®iÕu.
+ Phân xởng bao mềm: có nhiệm vụ nhận sợi từ phân xởng sợi để cuốn điếu Sản phẩm sản xuất là các loại thuốc lá bao mềm nh: Thăng Long, Thủ Đô, Hoàn Kiếm Đây là phân xởng có quy mô lớn nhất nhà máy.
+ Phân xởng bao cứng: đợc chia làm 3 tổ, bố chí theo nguyên tắc của quá trình công nghệ, có nhiệm vụ nhận sợi nhập ngoại từ kho đã đợc pha chế để sản xuất ra thuốc lá điếu, sấy điếu, cuộn điếu, đóng bao và nhập kho thành phẩm Sản phẩm sản xuất là các loại nh Vinataba, Hồng Hà
+ Phân xởng Dunhill: cũng tổ chức sản xuất cuốn điếu đóng bao nhng sản phẩm là Dunhill, sản xuất theo dây chuyền khép kín gồm 3 công đoạn liên hoàn Dây chuyền sản xuất của phân xởng là sự hợp tác giữa nhà máy và hãng Rothmans (Singapore), tổ chức sản xuất của phân xởng gồm: tổ văn phòng, tổ cuốn, tổ đóng bao
Hai phân xởng phục vụ dây chuyền sản xuất chính là: + Phân xởng cơ điện: phục vụ về mặt kỹ thuật cho dây chuyền sản xuất của nhà máy, có nhiệm vụ gia công chế tạo các loại phụ tùng thay thế để phục vụ cho việc thay thế và sửa chữa các thiết bị và công trình chung của nhà máy, duy trì điện, hơi nớc cho sản xuất.
+ Phân xởng phục vụ: có nhiệm vụ là phụ trợ cho các phân xởng sản xuất chính nh: in hòm cartong (in chữ), dán túi PE đựng túi thuốc, may găng tay, khẩu trang, xén các bìa phế liệu để bán, khâu các kiện hàng.
Ngoài các phân xởng sản xuất nhà máy còn có 2 đội:+ Đội bốc xếp: bốc xếp toàn bộ hàng hoá vật t nhập kho nhà máy đồng thời bốc xếp thành phẩm để chuyển đi.
+ Đội xe: có trách nhiệm chuyên chở hàng từ kho của nhà máy đến các kho của đại lý.
Do tính chất của sản phẩm thuốc lá nên giữa các phân xởng đều có mối quan hệ qua lại mật thiết với nhau trong quá trình phối hợp thực hiện mọi kế hoạch của nhà máy nh kế hoạch sản xuất, kế hoạch sửa chữa máy móc Bên cạnh mối quan hệ trên, các phân xởng cũng có mối quan hệ mật thiết với các phòng ban chức năng để xây dựng bộ máy sản xuất có khoa học
Cơ cấu sản xuất của nhà máy đợc thể hiện qua sơ đồ 1
2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy
Từ khi đợc thành lập, Nhà máy Thuốc lá Thăng Long đã từng bớc sắp xếp, điều chuyển và bổ sung cán bộ, công nhân viên, kiện toàn bộ máy quản lý điều hành của công ty cho gọn nhẹ hơn
Bộ máy quản lý đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, bao gồm 1176 cán bộ công nhân viên và quản lý theo chế độ một thủ trởng Đến nay, cơ cấu tổ chức bộ máy của nhà máy bao gồm:
- Ban giám đốc công ty:
+ Giám đốc nhà máy do Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị Tổng Công Ty bổ nhiệm Giám đốc là đại diện pháp nhân của nhà máy, chịu trách nhiệm trớc Hội Đồng Quản Trị, Tổng giám đốc Tổng Công Ty và trớc pháp luật về điều hành hoạt động của nhà máy Giám đốc có quyền quản lý, điều hành cao nhất trong nhà máy.
+ Phó giám đốc là ngời giúp giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của nhà máy theo phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm trớc giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc giám đốc phân công thực hiện. Hiện nhà máy có 2 phó giám đốc: 1 phụ trách kinh doanh, 1 phụ trách kỹ thuật.
+ Kế toán trởng nhà máy giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của nhà máy có các quyền và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.
Sơ đồ 1: Cơ cấu sản xuất của nhà máy Trong đó:
PX sợi PX mÒm bao cơ PX điện phôc PX vô chế Tổ biÕ n chế Tổ cuén biÕn g
Tổ xử phÕ lý liệu phục Tổ
Tổ SC tiÕt chi máy
Tổ GC tiÕt chi máy không BPT ®Çu cã lọc cã® BPT lọc ầu
Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Nhà máy Thuốc lá Thăng Long
Với nhiệm vụ là sản xuất thuốc lá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, sản phẩm chính của nhà máy là thuốc lá bao với nhiều dạng phong phú Hiện nay nhà máy có trên 10 mác thuốc lá: Vinataba, Đống Đa, Xuân Mới, Điện Biên, SaPa, Hồng Hà, Du Lịch, Dunhill, Golden Culp (sản xuất theo nguyên liệu nhâp ngoại, nguyên liệu trong nớc).
Vì sản phẩm chỉ là loại thuốc lá bao nên quy trình công nghệ của nhà máy ổn định Giá trị và chất lợng của
Cuốn điếu và ghép đầu lọc §ãng tót Đóng bao thuốc lá có đầu lọc §ãng tót Đóng bao thuốc lá không đầu lọc Cuốn điếu không đầu lọc Đóng thùng Đóng thùng
Nhập kho thành phẩm các loại thuốc lá phụ thuộc vào kỹ thuật sản xuất và công thức phối chế nguyên liệu.
Quy trình sản xuất thuốc lá bao gồm 4 giai đoạn chính sau:
Chế biến sợi Cuốn điếu Đóng bao, tút Đóng thùng
Mỗi giai đoạn công nghệ phải tuân thủ những nguyên tắc nghiêm ngặt nhằm đảm bảo đa ra thị trờng những sản phẩm có chất lợng cao, mẫu mã phong phú đáp ứng nhu cầu ngời tiêu dùng (Quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá đợc thể hiện qua sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá (Sơ đồ 3).
Sơ đồ 3: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá. Để có đựơc sợi thành phẩm cho quy trình sản xuất thuốc lá, thuốc lá ban đầu phải qua một quy trình chế biến phức tạp Đây là dây truyền chế biến sợi đang đợc đánh giá là tiên tiến giúp cho nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm hao phí nguyên vật liệu trên từng đầu bao thuốc lá, giảm đ- ợc số lao động thủ công Quy trình chế biến sợi đợc trình bày qua sơ đồ quy trình chế biến sợi (Sơ đồ 4).
Từ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm nh trên nên nhà máy tổ chức sản xuất theo phân xởng tơng ứng với từng giai đoạn của quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Kết quả sản xuất hay bán thành phẩm của giai đoạn trớc chuyển sang giai đoạn sau để chế biến Sản phẩm đợc trải qua nhiều công đoạn, từ công đoạn đầu đến công đoạn cuối và nhập kho thành phẩm Sản phẩm tiêu thụ là thành phẩm sau khi đã trải qua công đoạn cuối cùng
Mỗi giai đoạn công nghệ đều phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt nhằm đảm bảo đa ra thị tr- ờng sản phẩm có chất lợng cao, đáp ứng nhu cầu ngời tiêu dùng Để xác định đợc một quy trình công nghệ sản xuất hợp lý nh hiện nay, nhà máy đã phải trải qua một thời gian dài nghiên cứu cải tiến tiếp theo đợc thành tựu khoa học kỹ thuật Quá trình đòi hỏi phải nhiều về kinh phí nghiên cứu, đầu t ban đầu và chất xám của đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong nhà máy.
Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long
Tổ chức bộ máy kế toán
1 Hình thức tổ chức công tác kế toán
Xuất phát từ những đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của của nhà máy, bộ máy kế toán đợc tổ chức theo hình thức tập trung, toàn bộ công tác kế toán của nhà máy đều đợc tập trung tại phòng Tài Vụ của nhà máy, các bộ phận thuộc các phân xởng, kho không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có nhân viên thống kê làm nhiệm vụ thống kê ghi chép ban đầu những thông tin kinh tế, cuối tháng lập chỉ tiêu số lợng gửi về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công việc hạch toán.
Chính nhờ áp dụng hình thức kế toán tập trung đã đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của công tác kế toán tạo điều kiện thuận lợi để phân công lao động và chuyên môn hoá nghiệp vụ cũng nh ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán.
2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của nhà máy có nhiệm vụ là thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong phạm vi nhà máy, giúp giám đốc tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế Đồng thời, bộ máy kế toán còn hớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra công tác ghi chép ban đầu đợc thực hiện ở các phân xởng, kho trong nhà máy. Để thực hiện các nhiệm vụ nêu trên, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trởng, đảm bảo sự chuyên môn hoá lao động của các bộ phận kế toán, đồng thời phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý, yêu cầu và trình độ quản lý, bộ máy kế toán của nhà máy đợc tổ chức theo sơ đồ: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long (sơ đồ 5).
Bộ máy kế toán của nhà máy đợc biên chế 13 ngời với những nhiệm vụ cụ thể:
+ 8 kế toán viên phần hành
3 Nhiệm vụ các phần hành
+ Trởng phòng (kế toán trởng): Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trớc về mọi mặt hoạt động của phòng cũng nh các hoạt dộng của nhà máy có liên quan đến công tác kế toán tài chính Chịu trách nhiệm chỉ đạo, hớng dẫn toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong nhà máy: đảm bảo thực hiện chính sách chế độ về công tác tài chính kế toán Ngoài ra kế toán trởng còn có nhiệm vụ tổng hợp các quỹ của nhà máy.
+ Phó phòng: giúp việc cho trởng phòng, thay mặt cho trởng phòng giải quyết các công việc khi trởng phòng đi vắng, cùng chịu trách nhiệm với trởng phòng các phân nhiệm đợc phân công, làm trực tiếp công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, kế toán các khoản thanh toán với ngân sách Nhà nớc, kế toán các khoản kinh phí trích nộp cho Tổng Công ty.
+ Kế toán thanh toán với ngời bán và kế toán xây dựng cơ bản: chịu trách nhiệm theo dõi về số lợng, giá cả các loại vật t qua các hợp đồng mua vật t Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trớc khi thanh toán, theo dõi các khoản nợ với ngời bán, kiểm tra dự toán các công trình và các hạng mục công trình về xây dựng cơ bản, đảm bảo nguyên tắc, thủ tục, trình tự về xây dựng cơ bản theo đúng quy định của Nhà níc.
+ Kế toán thanh toán với ngời mua: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm về mặt số lợng Theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lợng, giá trị tiền hàng cũng nh thời gian thanh toán và công nợ của từng khách hàng, theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị. Thực hiện mua hàng thanh toán chậm của khách hàng, kiểm tra các khoản thanh toán cho khách hàng, thực hiện việc kiểm kê hàng tháng Hạch toán chi tiết tình hình thanh toán trong nội bộ với bên ngoài.
+ Kế toán vật t: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t các loại vật t trong nhà máy (kho vật liệu, kho cơ khí, kho vật t nông nghiệp, kho phế liệu), thực hiện việc kiểm kê định kỳ theo quy định của Nhà nớc
+ Kế toán nguyên vật liệu chính và kế toán thanh toán tạm ứng: chịu trách nhiệm theo dõi về số lợng, giá cả nguyên liệu lá thuốc lá thông qua các hợp đồng, theo dõi về tình hình tự trồng nguyên liệu lá thuốc lá thông qua các hợp đồng với chủ đầu t Theo dõi các khoản công nợ với ngời bán nguyên liệu, tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu và thực hiện kiểm kê theo quy định, thực hiện trích quỹ đầu t theo quy định, kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trớc khi thanh toán các khoản tạm ứng.
+ Kế toán tài sản cố định (TSCĐ), các khoản phải trả, phải thu, kế toán vật liệu xây dựng: Theo dõi TSCĐ cố định hiện có cũng nh tình hình tăng giảm TSCĐ trong nhà máy về đối tợng sử dụng, nguyên giá TSCĐ, giá trị hao mòn, giá trị còn lại Hàng tháng tính khấu hao cơ bản, khấu hao sửa chữa lớn vào đối tợng sử dụng, thực hiện việc kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ theo quy định; Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả, theo dõi nhập, xuất, tồn vật liệu xây dựng.
+ Kế toán tiền lơng, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn: Thanh toán tiền lơng, các khoản tiền thởng, các khoản phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của giám đốc Thanh toán BHXH, BHYT cho ngời lao động theo quy định, theo dõi việc trích lập và sử dụng các quỹ lơng của nhà máy, thanh toán các thu chi của công đoàn.
+ Kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ: kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ khi lập phiếu thu chi, cùng với thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu số d tồn quỹ, sổ sách và thực tế, theo dõi các khoản ký quỹ.
+ Cán bộ theo dõi, đôn đốc các khoản công nợ trả chậm, khó đòi và kế toán tiền gửi Ngân hàng: cùng với kế toán thanh toán với ngời mua và các phòng nghiệp vụ có liên quan đôn đốc các khoản công nợ trả chậm khó đòi Soạn thảo các văn bản liên quan tới công nợ trả chậm khó đòi Làm việc với cơ quan pháp luật để thu hồi các khoản công nợ trả chậm khó đòi, cùng với các phòng ban liên quan tham gia việc định giá tài sản thế chấp Giao dịch với Ngân hàng về các khoản thanh toán qua ngân hàng của nhà máy, làm các thủ tục vay ngân hàng và theo dõi trả nợ tiền vay.
+ Thủ quỹ: chịu trách nhiệm trong công tác thu, chi tiền mặt và tồn quỹ của nhà máy, thực hiện việc kiểm kê đột xuất và định kỳ theo quy định, quản lý các hồ sơ gốc của tài sản thế chấp, bảo lãnh các giấy tờ có giá trị nh tiền và các khoản ký quỹ của các hợp đồng thế chấp bảo lãnh mua hàng
Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long
+ Tin học: chịu trách nhiệm xây dựng và bảo trì các thiết bị tin học, cài đặt hớng dẫn vận hành các phần mềm ứng dụng phù hợp với từng công việc, kiểm tra việc sử dụng máy vi tính bảo mật theo quy định.
I Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long.
1 Hình thức tổ chức sổ kế toán
+ Hệ thống tài khoản đợc sử dụng
Hệ thống tài khoản nhà máy do Tổng công ty thuốc lá Việt Nam ban hành đợc xây dựng dựa trên “Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp” do bộ tài chính ban hành theo quyết định số 1141 – TC/QĐ/CĐ kế toán ngày 01/11/1995 tuân thủ theo các tài khoản cấp 1 và cấp 2, và chi tiết theo đặc điểm của ngành, tài khoản ngoài bảng cân đối chỉ sử dông TK 009.
Ví dụ: Những tài khoản kế toán cấp 1 nhà máy đang sử dông: TK 111, 112, 113, 141, 152, 153, 154, 211, 214, 311,
+ Hệ thống chứng từ đợc sử dụng.
Hệ thống chứng từ mà nhà máy đang sử dụng tơng đối đầy đủ, đợc thiết kế theo đúng chế độ Các loại sổ kế toán tổng hợp, các bảng kê, bảng phân bổ, Sổ (thẻ) chi tiết theo dõi hàng ngày đợc kế toán mở và tiến hành ghi sổ theo đúng trật tự quy định Hệ thống sổ sách chứng từ gồm có:
Ngoài ra kế toán còn mở sổ chi tiết theo từng đối tợng khách hàng, hàng quý lập các loại báo cáo định kỳ.
Báo cáo tài chính: Hàng tháng kế toán nhà máy lập các báo cáo tài chính quý sau luỹ kế luỹ trớc Các báo có tài chính đợc gửi lên cho cơ quan cấp trên, cơ quan chủ quản, cơ quan thuế, thống kê để báo cáo kết quả kinh doanh và tình hình thực hiện chỉ tiêu, nghĩa vụ đối với Nhà nớc.
Các loại báo cáo đợc sử dụng tại nhà máy là:
Bảng cân đối kế toán.
Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh.
Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo lu chuyển tiền tệ.
Ngoài ra nhà máy còn sử dụng một số loại báo cáo theo yêu cầu của cấp trên.
Hình thức sổ kế toán.
Hiện nay nhà máy đang áp dụng hình thức sổ “Nhật ký chứng từ” Đây là hình thức phù hợp với nhà máy và nó đang đợc áp dụng phổ biến ở các cơ quan, xí nghiệp toàn miền Bắc Với sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết làm giảm bớt đáng kể khối lợng công việc ghi chép hàng ngày, thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu thờng xuyên, thuận tiện cho việc lập báo cáo kế toán, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số liệu kịp thời cho quản lý.
Trình tự ghi sổ đợc thực hiện theo sơ đồ sau (Sơ đồ 6)
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra, lấy số liệu trực tiếp vào nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán, vào các bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu từ bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ.
Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bố chứng từ, chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả từ các bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan.
Cuối tháng khoá sổ, cộng các số liệu trên các nhật ký chứng từ và cả sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ để vào sổ cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đợc ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào đó lập các bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với sổ cái.
Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê tổng hợp chi tiết đợc dùng lập báo cáo tài chính.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
NhËt ký chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiÕt
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiÕt
Báo cáo tài chính ghi hàng ngày ghi cuối tháng đối chiếu
Sơ đồ 6: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long + Các chế độ kế toán áp dụng tại nhà máy nh sau:
Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 kết thúc 31/12.
Đơn vị sử dụng ghi chép kế toán: VNĐ
Phơng pháp kế toán TSCĐ đều theo thời gian Tỷ lệ khấu hao tỷ lệ với từng loại TSCĐ đợc thực hiện theo QĐ/1062 của Bộ Tài Chính.
Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: kế toán nhà máy sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để tiến hành hạch toán đối với hàng tồn kho.
Kế toán nguyên vật liệu xuất dùng đợc tính theo giá b×nh qu©n gia quyÒn cuèi kú dù tr÷.
Hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp sổ số d.
Việc áp dụng phơng pháp tính thuế: nhà máy đang áp dụng phơng pháp tính thuế giá trị giá tăng theo phơng pháp khÊu trõ.
2 Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long
Tổ chức công tác kế toán là công việc tổ chức điều hành cụ thể từng phần việc kế toán một cách khoa học, hợp lý để thực hiện đầy đủ nhiệm vụ và yêu cầu kế toán.
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý, yêu cầu của chế độ, thể lệ kế toán hiện hành của Nhà nớc và ngành chủ quản Tổ chức kế toán của công ty đợc thể hiện cụ thể ở các công việc sau: Kế toán tài sản cố định; kế toán mua vật t và thanh toán với nhà cung cấp; kế toán lao động và tiền lơng; kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; kế toán thành phẩm, hàng hoá, tiêu thụ và thanh toán với ngời mua.
1.1 Kế toán tài sản cố định.
Nhà máy sử dụng các loại chứng từ sau:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01-TSCĐ-BB): chứng từ này đợc sử dụng trong trờng hợp giao nhận tài sản tăng do mua ngoài, do xây dựng cơ bản bàn giao
+ Thẻ TSCĐ (MS 02-TSCĐ-BB).
+ Biên bản thanh lý TSCĐ (MS 03-TSCĐ-BB): dùng để ghi chép các nghiệp vụ thanh lý và nhợng bán TSCĐ.
Nguyê n Giá tài sản t¨ng trong kú
+ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (MS 04-TSCĐ-HD): là biên bản theo dõi số lợng sửa chữa lớn hoàn thành kể cả sửa chữa nâng cấp.
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ (MS 05-TSCĐ-HD): theo dõi việc đánh giá lại TSCĐ.
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao.
Đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long
Những thành tựu đạt đợc
Nhà máy Thuốc lá Thăng Long có đợc vị thế nh ngày hôm nay, phải kể đến sự nỗ lực, phấn đấu không ngừng của đội ngũ cán bộ công nhân viên và ban lãnh đạo nhà máy cũng nh sự kết hợp chặt chẽ, ăn khớp giữa ban giám đốc và các phòng ban cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong nhà máy
Trải qua hơn 40 năm tồn tại và phát triển, Nhà máy Thuốc lá Thăng Long đã dần khẳng định vị trí của mình và trở thành một trong những đơn vị dẫn đầu của ngành thuốc lá cả nớc Song song với quá trình lớn mạnh về cơ sở vật chất, kỹ thuật, trình độ quản lý kinh tế của nhà máy cũng từng bớc đợc nâng cao và hoàn thiện Công tác hạch toán kế toán đã ngày càng đáp ứng yêu cầu quản lý của nhà máy. Điều này đợc thể hiện rõ qua các u điểm sau:
Về bộ máy kế toán của nhà máy: bộ máy kế toán đợc tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với đặc điểm, tình hình sản xuất của nhà máy và trình độ chuyên môn của kế toán viên Với đội ngũ cán bộ kế toán trẻ với trình độ cao, có năng lực, có kinh nghiệm, đầy nhiệt tình hoạt động có hiệu quả, phòng tài vụ luôn hoàn thành kế hoạch trên giao, đảm bảo đợc toàn bộ thông tin kế toán của nhà máy, giúp ban lãnh đạo đánh giá đợc hiệu quả kinh doanh.
Về trang thiết bị phục vụ: công việc kế toán tại nhà máy đợc trang bị khá đầy đủ các thiết bị nh máy tính cá nhân, máy vi tính, máy in khổ lớn Đây là một yếu tố cơ bản hỗ trợ các nhân viên giải quyết đợc khối lợng lớn công việc kế toán một cách chính xác, khoa học và kịp thời.
Hệ thống tài khoản sử dụng nhìn chung là sự vận dụng linh hoạt hệ thống tài khoản đợc ban hành theo QĐ số 1141- TC/CĐ kế toán ngày 1.11.1995 của Bộ Tài Chính ban hành cùng những sửa đổi bổ sung sau khi Luật thuế Giá trị gia tăng ra đời Hệ thống này về cơ bản đã phản ánh đợc tính chất và nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong nhà máy Việc sử dụng đồng thời các tài khoản chi tiết bên cạnh hệ thống tài khoản tổng hợp đã giúp cho việc theo dõi các đối tợng đợc rõ ràng hơn, chính xác hơn, tránh đợc những nhầm lẫn không đáng có Trên cơ sở hệ thống tài khoản này mà trình tự hạch toán các phần hành đợc xây dựng khá tách bạch, từ đó thông tin cung cấp cho quản lý luôn luôn kịp thời chính xác và có giá trị.
Hệ thống chứng từ đợc sử dụng trong nhà máy là đúng theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính Số loại chứng từ sử dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh Các yếu tố trong chứng từ đầy đủ, chính xác, đảm bảo đủ căn cứ cho việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế Chế độ lập, luân chuyển chứng từ hợp lý, gọn nhẹ, tránh đợc sự rờm rà song vẫn khá chặt chẽ trong quản lý.
Hệ thống sổ sách kế toán: nhà máy sử dụng hệ thống sổ sách kế toán khá đầy đủ theo quy định của bộ tài chính, tạo đợc mối quan hệ giữa các phần hành trong toàn bộ hệ thống kế toán của nhà máy Hình thức sổ kế toán “ Nhật ký chứng từ” đợc áp dụng tại nhà máy rất thuận lợi cho công tác theo dõi sổ sách, đảm bảo thông tin lu trữ đợc đầy đủ, chính xác, đáp ứng đợc yêu cầu kiểm tra, đối chiếu và phù hợp với thực tế quy mô tổ chức sản xuất kinh doanh của nhà máy
Nhà máy luôn chấp hành đúng chính sách thuế của nhà nớc, thực hiện các chính sách chế độ kế toán ban hành, các báo cáo đợc lập theo đúng quy định tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin cho cấp lãnh đạo và các đối tợng có liên quan Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của nhà máy đã đợc cập nhật một cách chính xác, kịp thời tạo điều kiện giúp lãnh đạo đa ra những quyết định đúng đắn Đặc biệt nhà máy đã tổ chức áp dụng kế toán trên máy vi tính, thay cho các công việc hạch toán trớc đây, làm giảm nhẹ khối lợng công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo chính xác cao về phạm vi phối hợp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận có liên quan.
Về kỳ tính giá thành của nhà máy: nhà máy áp dụng kỳ tính giá thành là tháng đảm bảo cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết về chi phí giá thành cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo nhanh chóng có những quyết đinh hợp lý, đúng đắn trong viẹc chỉ đạo sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Ngoài ra, giúp cho việc phân tích giá thành nhanh chóng tìm ra những nguyên nhân dân đến sự tăng, giảm giá thành giữa các tháng, từ đó giúp cho nhà lãnh đạo nắm bắt đợc chính xác tình hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó đa ra những quyết định hợp lý.
Những tồn tại hạn chế và phơng hớng, giải pháp hoàn thiện
- Về việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán
Tuy phòng kế toán đã đợc trang bị số máy vi tính tơng đối đầy đủ nhng chỉ đóng vai trò là công cụ giúp kế toán nhập số liệu chứ cha tận dụng hết đợc tính năng của nó Hệ thống máy tính cha đợc nối mạng với nhau cho nên việc nhập dữ liệu của các phần hành trùng lặp giữa các khâu kế toán, việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm phải lấy số liệu báo cáo từ kế toán vật liệu, tiền lơng để nhập vào máy tính, chứ không chuyển đợc các số liệu từ các phần hành t- ơng ứng sang.
Vì vậy, để phát huy tính năng của máy tính và đạt hiệu quả cao nhất trong công việc, nhà máy nên tiến hành nối mạng cho toàn bộ hệ thống máy vi tính có trong nhà máy không chỉ trong bộ phận kế toán mà còn ở trong toàn bộ các phòng ban Nếu thực hiện đợc công việc này thì toàn bộ các công việc kiểm tra đối chiếu giữa các thủ kho, nhân viên thống kê phân xởng đợc dễ dàng, chính xác hơn, giảm đợc khối lợng công việc trùng lặp giữa các phần hành kế toán.
- Về việc sử dụng tài khoản kế toán :
Theo nh quy định của Bộ tài chính ban hành về hệ thống tài khoản kế toán nói chung và với từng phần hành kế toán nói riêng, để phản ánh tình hình vật t hàng hoá đã mua nhng cuối tháng cha về nhập kho hoặc đã về nhng đang làm thủ tục nhập kho, trong trờng hợp nh vậy kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào tài khoản 151- “ Hàng mua đang đi đờng ” Song ở Nhà máy Thuốc lá Thăng Long, kế toán vật t không sử dụng tài khoản này Đây là một vấn đề cần phải đợc khắc phục để tránh trờng hợp phải lu chứng từ sang tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra trờng hợp nhầm lẫn, số liệu không chính xác.
- Về công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại Nhà máy
Với khối lợng vật liệu gần 2.000 loại đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi loại vật liệu lại có vị trí, vai trò khác nhau trong quá trình cấu thành nên sản phẩm, do vậy việc quản lý bảo quản vật liệu tại nhà máy gặp rất nhiều khó khăn Trong khi đó nhà máy lại không sử dụng “ Sổ danh điểm vật liệu ”, cha tạo lập bộ mã vật t để có thể theo dõi dễ dàng, chặt chẽ, đảm bảo công tác quản lý có hiệu quả, nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán nguyên vật liệu
Sử dụng “Sổ danh điểm vật liệu” sẽ phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý vật liệu, cung cấp những thông tin đầy đủ, cụ thể về số lợng vật liệu hiện có cũng nh tình hình biến động của từng loại đợc sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy, đồng thời tiết kiệm đợc thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán “ Sổ danh điểm vật t ” có thể mã hoá cho tất cả các loại vật liệu ở tất cả các kho của nhà máy Làm theo phơng thức này ở kho có thể quản lý nguyên vật liệu bằng máy vi tính, thuận tiện và chính xác hơn.
Theo sổ này vật liệu đợc theo dõi từng loại, từng thứ, từng nhóm, từng qui cách giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu đợc thống nhất và dễ dàng Mỗi loại, mỗi thứ, mỗi nhóm vật liệu đợc quy định một mã riêng, sắp xếp theo một trình tự nhất định để thuận tiện khi cần những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật liệu nào đó Mặt khác, nhà máy cần tạo lập bộ mã vật liệu thống nhất để quản lý vật liệu trên máy vi tính đợc dễ dàng Vấn đề đặt ra là bộ mã vật liệu phải đầy đủ, hợp lý, không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung mã vật liệu mới thuận tiện và hợp lý Nhà máy có thể xây dựng bộ mã dựa vào những đặc điểm sau:
- Dựa vào loại vật liệu.
- Dựa vào số nhóm vật liệu trong mỗi loại.
- Dựa vào số vật liệu trong mỗi nhóm.
- Dựa vào quy cách vật liệu trong mỗi thứ.
Trớc đây nhà máy chỉ phân chia nguyên vật liệu ra thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ mà không quy định theo số hiệu tài khoản Nh vậy rất dễ gây nhầm lẫn và xáo trộn vật t từ kho này sang kho khác, gây khó khăn cho việc quản lý, bảo quản Theo em, trớc hết nên xây dựng bộ mã vật liệu trên cơ sở các số liệu các số hiệu tài khoản nh sau:
TK 152.1: Nguyên vật liệu chính
TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ
TK 152.4: Phụ tùng thay thế
TK 152.5: Vật liệu xây dựng
Trong mỗi loại, căn cứ vào công dụng của vật liệu để chia thành các nhóm cho phù hợp, đồng thời lập sổ danh điểm vật liệu đối với từng loại vật liệu chi tiết.
VD: TK 152.1: Nguyên vật liệu chính
TK 152.1.01: Nhóm thuốc lá lá
Tơng tự ta sẽ đạt đợc danh điểm cho tất cả các loại vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, vật liệu xây dựng cơ bản, phế liệu.
+ Xây dựng hệ thống giá hạch toán vật liệu.
Hiện nay, nhà máy đang sử dụng phơng pháp bình quân gia quyền để tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Mà vật liệu của nhà máy nhiều chủng loại, việc nhập xuất diễn ra thờng xuyên vì vậy việc xác định giá trị thực tế của số vật liệu cuối tháng gặp nhiều khó khăn dẫn đến việc phân bổ vật liệu trong tháng là không kịp thời.
Mặt khác, nhà máy đang hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d, áp dụng phơng pháp này phù hợp với đặc điểm của nhà máy Khi hạch toán chi tiết vật liệu thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lợng, mà trên sổ số d chỉ theo dõi giá trị vật liệu tồn cuối tháng, trong khi giá trị vật liệu lai có thể thay đổi trong tháng, do đó không thể phản ánh chính xác giá thực tế vật liệu tồn kho cuối tháng.
Do vậy, để đảm bảo công tác hạch toán chi tiết vật liệu phục vụ tốt công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, kế toán nên sử dụng giá hạch toán vật liệu để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, tạo thuận lợi cho việc tăng cờng chức năng kiểm tra của kế toán, từ đó góp phần tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, giảm bớt chi phí trong sản xuất kinh doanh của nhà máy.Giá hạch toán là giá do đơn vị tự đa ra để thuận tiện cho việc hạch toán Tuy nhiên, khi sử dụng giá hạch toán của vật liệu trong công tác kế toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, kế toán cần phải tổng hợp đợc giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu tháng và vật liệu nhập kho trong tháng Cuối tháng, kế toán tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất kho và tồn kho cuối tháng thành giá thực tế để đảm bảo phản ánh chính xác, trung thực giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho, phục vụ kế toán tổng hợp vật liệu và tập hợp chi phí sản xuất.
- Về công tác quản lí và hạch toán các khoản phải thu của khách hàng :
Một câu hỏi lớn đặt ra cho bất cứ nhà quản lý nào là làm thế nào để thu hồi vốn nhanh, vòng quay vốn nhanh trong tiêu thụ sản phẩm nhằm có vốn hoạt động sản xuất kinh doanh Vậy quản lý và hạch toán các khoản phải thu của khách hàng, nhà máy có thể áp dụng biện pháp sau:
Khuyến khích khách hàng trả tiền mua hàng một cách nhanh chóng, nhà máy nên sử dụng khoản chiết khấu bán hàng, ở đây cụ thể là chiết khấu thanh toán theo mức độ từng khoản nợ nhất định Số chiết khấu này nhà máy có thể xác định lớn hơn lãi suất tiền vay ngân hàng Việc quy định cụ thể về khoản chiết khấu bán hàng sẽ có ảnh hởng lớn đến tâm lý khách hàng, khuyến khích họ thanh toán các khoản nợ nhanh hơn.
Phần 1: Tổng quan về Nhà máy Thuốc lá Thăng Long 1
I Lịch sử hình thành và phát triển của Nhà máy Thuốc lá Th¨ng Long 1
II Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long 3
1 Đặc điểm tổ chức sản xuất của nhà máy 3
2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy 5
III Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Nhà máy Thuốc lá Thăng Long 9
Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long 12
I Tổ chức bộ máy kế toán 12
1 Hình thức tổ chức công tác kế toán 12
2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 12
3 Nhiệm vụ các phần hành 13
II Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long 15
1 Hình thức tổ chức sổ kế toán 15
2 Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long 19
Phần 3: Đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long 43
I Những thành tựu đạt đợc 43
II Những tồn tại hạn chế và phơng hớng, giải pháp hoàn thiện 45
Trữ cuộng Thái cuộng Tr ơng nở cuộng cuộng Tách làm ẩm cuéng gia liệu thái lá sấy sợi phối trộn sợi lá và sợi cuộng trữ sợi cuéng làm ẩm lá đã cắt ngọn cắt ngọn và trộn lá làm ẩm ngọn lá phun h ơng trữ sợi và phối trộn sợi kế toán tr ởng phó phòng kiêm:
+ kế toán chi phí và tính giá thành +kế toán các quỹ
+kế toán các khoản trích nộp tổng công ty kế toán thanh toán víi ng êi mua kế toán vật t kế toán chính và nvl thanh toán tạm ứng kế toán vật liệu tscđ x©y dùng và xác định kết quả kinh doanh kế toán l ơng tiền bhxh bhyt kpc® kế toán tiền mặt các khoản và ký quü cán bộ theo dâi công nợ trả chậm khó đòi và kế toán tgnh
SƠ Đồ 4: QUY TRìNH CHế BIếN SợI tr÷ phèi trén và ủ lá kế toán thanh toán với ngời bán kế toán xdcb