Tổng quan về Công ty TNHH Tam Phúc 1.1Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Công ty TNHH Tam Phúc có ảnh hưởng tới kế toán vật liệu
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH Tam Phúc tiền thân là một xưởng mộc được thành lập trên cơ sở kế thừa vật chất kỹ thuật của xưởng mộc Bộ Tư Lệnh Thông Tin, giao khoán tự góp vốn đầu tư xây dựng và quản lý theo cơ chế thị trường bảo toàn vốn, tự chịu trách nhiệm.
Xưởng hoạt động từ năm 1995 trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp sản phẩm thiết bị nội thất như Văn phòng, trường học, khách sạn, phòng họp hội trường, bục đặt tượng đài, văn phòng giao dịch… vv Xưởng đã liên doanh liên kết với nhiều hãng lớn trong nước cũng như trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp các sản phẩm nội thất trong và ngoài thị trường, và trở thành một địa chỉ đáng tin cậy đối với khách hàng Trước nhu cầu mở rộng phạm vi kinh doanh cũng như để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của xưởng, ngày 6/12/2003 xưởng đã chính thức chuyển thành Công ty TNHH Tam Phúc theo giấy phép số 1902000422 của Sở kế hoạch và đầu tư Tỉnh Vĩnh Phúc Với số vốn điều lệ là 1.200.000.000 đồng.
Tên giao dịch: Công ty TNHH Tam Phúc. Địa chỉ nhà máy: Xã Tam Phúc - Huyện Vĩnh Tường - Tỉnh Vĩnh Phúc. Địa chỉ văn phòng giao dịch: 168 Hào Nam - Đống Đa - Hà Nội Điện thoại / Fax: 04.5113080
Công ty có tư cách pháp nhân, tài khoản và con dấu riêng, tài khoản mở tại Ngân hàng TMCP Quân đội với hoạt động kinh doanh chủ yếu là:
- Sản xuất các sản phẩm từ thép.
- Sản xuất đồ dùng nội thất văn phòng ( Bàn, ghế, tủ làm việc)
- Sản xuất cửa sắt, cửa Inox, hàng rào sắt.
- Sản xuất đồ gỗ nội thất.
- Lắp đặt đồ gỗ trong xây dựng (ốp gỗ sàn, cửa gỗ, nhà gỗ, khung gỗ)
- Buôn bán gỗ các loại.
- Xây dựng công trình kỹ thuật.
- Mua bán công trình kỹ thuật. Địa bàn hoạt động của Công ty hiện nay rộng khắp trong cả nước, đặc biệt đối tượng khách hàng quen thuộc là các đơn vị quân đội.
Với những chức năng và ngành nghề, vốn kinh doanh ở quy mô lớn hơn tổng diện tích nhà xưởng là 20 ngàn mét vuông với trang thiết bị đồng bộ.Về đội ngũ lao động hiện nay công ty có trên 50 lao động làm việc cố định và 30 lao động thời vụ, thời kỳ cao điểm lên tới 110 lao động trong đó có 35 người lao động có tay nghề kỹ thuật cao Công ty TNHH Tam Phúc đã liên tục hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra và trở thành một đơn vị mạnh trong ngành đồ gỗ nội thất.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Để hoà nhập với sự phát triển chung Công ty TNHH Tam Phúc đã và đang không ngừng hoàn thiện tổ chức bộ máy của đơn vị theo mô hình tập trung để thực hiện chức năng quản lý sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho công ty tồn tại và phát triển
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tam Phúc được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý của Công ty
- Giám đốc công ty: là người giữ vai trò chỉ đạo trong việc quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Phòng kinh doanh - kế hoạch: tham mưu cho lãnh đạo trong việc lên kế hoạch, định hướng phát triển công ty, lập phương án đầu tư, mua sắm thiết bị, điều động thiết bị theo kế hoạch sản xuất.
- Phòng quản lý dự án: lên kế hoạch khối lượng, số lượng sản xuất cho từng phân xưởng, bộ phận, đảm bảo nguyên vật liệu, nhân công trong quá
Phòng kinh doanh - Kế hoạch
Phòng quản lý dự án
Phòng kỹ thuật thiết kế
Phòng kế toán – Tài chính
Bộ phận kỹ thuật Bộ phận điều hành
Phân xưởng xẻ Phân xưởng mộc
Ngành dịch vụ trình sản xuất, tất cả nhằm mục đích đảm bảo tiến độ giao hàng xuất xưởng trong thời gian ngắn nhất, chất lượng tốt nhất.
- Phòng kỹ thuật thiết kế: nghiên cứu thiết kế sản phẩm, đưa ra các giải pháp kỹ thuật trong quá trình sản xuất làm sao cho sản phẩm đáp ứng được tất cả các chỉ tiêu kỹ thuật, chất lượng theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời rút ngắn thời gian sản xuất đảm bảo tiến độ
- Phòng kế toán – tài chính: thực hiện chức năng đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức công tác hạch toán kế toán tổng hợp số liệu tài chính liên quan đến mọi hoạt động kinh doanh Phải cung cấp các thông tin tài chính của công ty một cách chính xác và kịp thời để phục vụ công tác quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Quản đốc phân xưởng: chịu trách nhiệm giúp giám đốc chỉ đạo toàn bộ khâu sản xuất dưới nhà xưởng.Tham mưu giúp giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất hàng năm và đôn đốc thực hiện kế hoạch.
- Bộ phận kỹ thuật: chịu trách nhiệm phụ trách, theo dõi mọi khâu trong quá trình sản xuất từ khâu thiết kế - đưa vào sản xuất - KCS - đóng gói.
- Bộ phận điều hành: kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo mọi hoạt động sản xuất của nhà máy lên các phòng ban có liên quan.
- Các phân xưởng và các ngành dịch vụ: phải chịu trách nhiệm trướcGiám đốc về chất lượng và thời gian hoàn thành sản phẩm.
Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Công ty TNHH Tam Phúc là một doanh nghiệp kinh tế độc lập, ngành nghề kinh doanh chính của công ty là những sản phẩm có kết cấu hoàn toàn bằng gỗ hoặc chiếm tỷ trọng lớn là gỗ, gồm những mặt hàng chủ yếu như:
Bàn ghế, tủ, giường, ốp tường, ốp trần, phào, vách ngăn và các trang trí nội thất khác như cửa, cầu thang, tủ bếp…
Nhìn chung, nhằm tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có cũng như để đạt được mục tiêu đưa công ty phát triển vững mạnh công ty đã và đang thực hiện đa dạng hoá các loại hình kinh doanh Công ty coi bán hàng trong các đơn vị quân đội là chiến lược của công ty bên cạnh đó công ty không bỏ qua thị tường trong nước đang mở rộng cho nên công ty cũng không bỏ qua cơ hội sản xuất và nhập những hàng hoá mà nhu nhu cầu trong nước đang đòi hỏi ngày càng cao Chính vì vậy mà trong vài năm gần đây cơ cấu mặt hàng sản xuất và thương mại của công ty ngày càng tăng.
1.1.3.2 Quy trình công nghệ sản xuất
Sản phẩm chính của Công ty TNHH Tam Phúc là các mặt hàng được làm từ gỗ vì vậy mà quy trình công nghệ để sản xuất ra sản phẩm gồm các bước sau:
Sơ đồ 2: Quy trình công nghệ sản xuất
Máy cưa vòng xẻ gỗ tròn
Bể xử lý gỗ Lò sấy gỗ Máy cưa xẻ gỗ định hình
1.1.3.3 Ngành nghề kinh doanh của Công ty
Công ty TNHH Tam Phúc là một đơn vị sản xuất đồ gỗ nội thất có nhiều kinh nghiệm cho nên Công ty có sẵn năng lực về con người, thiết bị máy móc và khả năng tài chính để sản xuất các dự án mang tính chất quy mô, đòi hỏi tính phức tạp về kỹ thuật, mỹ thuật và chất lượng.
- Sản xuất đồ dùng nội thất văn phòng ( Bàn ghế, tủ làm việc)
- Lắp đặt đồ gỗ trong xây dựng (ốp gỗ sàn, cửa gỗ, nhà gỗ, khung gỗ)
- Mua bán giường tủ bàn ghế.
- Sản xuất đồ gỗ nội thất gia đình
Những năm qua công ty đã lắp đặt và cung cấp rất nhiều các loại mặt hàng đồ gỗ nội thất: cung cấp lắp đặt bàn ghế hội trường cho đơn vị Bộ chỉ huy quân sự thành phố Hà Nội, cung cấp lắp đặt bàn ghế cho đơn vị Ban quản lý dự án 678/BQP, cung cấp doanh cụ cho BTL Phòng không không quân và Trường Học Viện Quân Y và rất nhiều dự án hợp đồng có quy mô lớn khác.
Công ty TNHH Tam Phúc rất thuận lợi vì các đơn vị quân đội là khách hàng chính và những khách hàng truyền thống từ xưởng mộc cũ vẫn luôn tìm đến như các đơn vị: Ban Quản lý dự án 678/BQP, BTL Phòng không không quân, Trường Sỹ quan lục quân 1, Tổng Cục Chính Trị… Từ đó công ty đã tạo ra được rất nhiều bạn hàng qua khách hàng quen thuộc giới thiệu tìm đến
Tổng kho như là: Cục Hậu Cần Quân Khu 2, Văn phòng Bộ Quốc Phòng, Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự, Trường Học Viện Quân Y… Hiện nay với sự hội nhập nền kinh tế nên doanh nghiệp nào chiếm ưu thế thì mới tồn tại trên thương trường, chính sự chiếm ưu thế đó tạo ra cho Công ty TNHH Tam Phúc không ngừng thay đổi sản phẩm ngày càng đa dạng về kiểu dáng chất lượng, sản phẩm được nâng cao đáp ứng được nhu cầu khách hàng
1.1.3.5 Khái quát về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian gần đây
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế trong những năm qua Công ty TNHH Tam Phúc cũng đã phát triển mạnh mẽ Điều đó thể hiện qua hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng đạt kết quả cao với quy mô và thị trường trong nước ngày càng lớn Đối với thị trường nội địa công ty đã và đang thực hiện đa dạng hoá loại hình kinh doanh để thoả mãn nhu cầu thị trường mặc dù đang còn thiếu máy móc để phục vụ sản xuất và điều kiện kinh tế còn nhiều khó khăn cho nên công ty liên tục tìm kiếm những bạn hàng mới.
Trong những năm qua với phương pháp kinh doanh có hiệu quả, sản phẩm làm ra đảm bảo yêu cầu chất lượng Công ty đã phát huy cao độ tính năng động, sáng tạo, chủ động tìm kiếm thị trường, nâng cao trình độ của cán bộ lãnh đạo và chuyên môn cho công nhân viên Để đạt được thành công trước hết Công ty phải quản lý và sử dụng vốn sản xuất kinh doanh chấp hành đúng pháp luật và chính sách của Nhà nước.
Sau đây là một số chỉ tiêu về kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Tam Phúc qua các năm gần đây.
Bảng 1: Bảng chỉ tiêu kết quả kinh doanh ĐVT: VNĐ
TT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007
5 Thu nhập bình quân người / tháng 1.600.000 2.700.000 Qua bảng số liệu trên ta thấy được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Tam Phúc năm 2007 tốt hơn năm 2006 Một số chỉ tiêu phản ánh rõ nét như:
- Doanh thu của Công ty năm 2007 so với năm 2006 tăng 45,58% tương ứng với số tiền là 2.817.063.000 đồng
- Lợi nhuận trước thuế của Công ty năm 2007 so với năm 2006 tăng lên 60,14% tương ứng với số tiền tăng 185.835.650 đồng.
Như vậy tốc độ tăng doanh thu của Công ty qua 2 năm vừa qua không ngừng tăng, Công ty đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với nhà nước, thuế năm sau đều cao hơn năm trước, thu nhập của người lao động cũng tăng, đời sống vật chất và tinh thần của người lao động luôn được nâng cao và chế độ chính sách xã hội cho người lao động cũng được công ty thực hiện một cách đầy đủ và nghiêm túc.
Công ty có được kết quả kinh doanh như vậy chính là nhờ sự cố gắng không ngừng với tinh thần khắc phục khó khăn, đoàn kết nhất trí của ban lãnh đạo công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên và đặc biệt là phương châm đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng và đầy đủ tư cách pháp nhân theo luật định, thực hiện chế độ hạch toán theo qui định chung của Nhà nước Công ty hạch toán kế toán theo mô hình kế toán tập trung, năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 dương lịch, đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán là VNĐ.
Công tác kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất của công ty, biết tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong cơ chế thị trường Công ty đã sắp xếp cơ cấu bộ máy kế toán hết sức gọn nhẹ, hợp lý, hoạt động có hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho ban lãnh đạo và giúp ban lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời góp phần rất lớn trong quá trình phát triển của công ty. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ và cũng để phù hợp với quy mô, công ty đã áp dụng tổ chức công tác hoạt động kế toán theo hình thức tập trung Toàn bộ công tác kế toán được trọn vẹn ở phòng kế toán tài chính của công ty Phòng kế toán có 7 người được phân công nhiệm vụ cụ thể tạo thành một bộ máy kế toán hoàn chỉnh, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra các công việc kế toán trong công ty, thực hiện đầy đủ công việc ghi chép, hạch toán theo chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành, bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo sơ đồ:
Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
TGNH kiêm kế toán tiền lương
Kế toán chi phí và tính giá thành
Kế toán thành phẩm và tiêu thụ
- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: là người chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán tài chính, hạch toán kinh tế tổng hợp số liệu kế toán toàn công ty, lập báo cáo hàng tháng.
- Kế toán vật tư: thực hiện theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu tại kho Cuối tháng tổng hợp số liệu, lập báo cáo vật liệu xuất nhập tồn kho Khi có yêu cầu, bộ phận kế toán nguyên vật liệu và các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê kho vật tư, đối chiếu với sổ sách kế toán.
- Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng kiêm kế toán tiền lương: viết phiếu thu, phiếu chi, phát hành séc, uỷ nhiệm chi Hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu và phiếu chi để xuất hoặc nhập quỹ ghi sổ quỹ thu chi Cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công để lập bảng thanh toán lương.
- Kế toán công nợ: có trách nhiệm theo dõi các khoản nợ phải thu phải trả trong công ty.
- Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ: có nhiệm vụ phân loại và tính khấu hao TSCĐ và CCDC hiện có của nhà xưởng.
- Kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành: lập báo cáo nguyên vật liệu, căn cứ vào bảng xuất nhập nguyên vật liệu để tính giá thành các sản phẩm trong tháng.
- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Tam Phúc….12
1.2.1 Chế độ và phương pháp kế toán
Công ty TNHH Tam Phúc áp dụng các Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán Việt Nam.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01, kết thúc 31/12
- Đơn vị tiền tệ để ghi chép sổ kế toán : Việt Nam đồng
- Công ty sử dụng hình thức kế toán: Nhật ký chung
- Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo nguyên giá và phương pháp khấu hao TSCĐ theo đường thẳng.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Giá bình quân gia quyền.
- Công ty TNHH Tam Phúc nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
1.2.2 Tổ chức chế độ chứng từ kế toán
Tại Công ty, các chứng từ kế toán là bằng cứ quan trọng xác minh nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán Hiện nay công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ tài chính phát hành Danh mục chứng từ kế toán bao gồm:
+ Chứng từ lao động tiền lương gồm: Bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH
+ Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho
+ Chứng từ bán hàng: hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu
+ Chứng từ TSCĐ: Biên bản thanh lý nhượng bán TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ.
1.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Công ty TNHH Tam Phúc là một doanh nghiệp vừa và nhỏ nên hiện đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Để phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc thù riêng của công ty, một số tài khoản còn được mở chi tiết theo đặc điểm và tính chất kinh doanh như:
TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản này được chi tiết theo từng ngân hàng
TK 131-Phải thu của khách hàng ( chi tiết cho từng khách hàng)
TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang có 3 tài khoản cấp 2
TK 1541-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TK 1542- Chi phí nhân công trực tiếp
TK1543- Chi phí sản xuất chung
TK 211-Tài sản cố định hữu hình
TK2112- Nhà cửa vật kiến trúc
TK 2113 - Máy móc thiết bị
TK331-Phải trả nhà cung cấp ( chi tiết cho từng nhà cung cấp)
TK 511- Doanh thu bán hàng có 2 tài khoản cấp 2
TK 5111 - Doanh thu bán hàng hoá
TK 5112- Doanh thu bán các thành phẩm
TK 632 - Giá vốn hàng bán có 2 tài khoản cấp 2
TK 6321 - Giá vốn hàng bán - hàng hoá
TK 6322 - Giá vốn hàng bán - thành phẩm
1.2.4 Hình thức tổ chức sổ kế toán
Hình thức kế toán áp dụng là kế toán trên máy vi tính, tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Công tác tổ chức sổ kế toán tại công ty khá hoàn chỉnh, luôn cập nhập những đổi mới của chế độ kế toán.
Theo hình thức Nhật ký chung thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ thẻ kế toán chi tiết, sổ Nhật ký đặc biệt liên quan để vào Sổ cái các tài khoản tương ứng Cuối mỗi tháng, mỗi quý, năm kế toán cộng tất cả số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối phát sinh Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng thì số liệu ghi trên Sổ cái được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Ngoài ra, Công ty còn có hệ thống sổ chi tiết bao gồm: sổ tài sản cố định, sổ chi tiết các tài khoản, sổ giá thành sản phẩm.
Căn cứ vào chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hợp lệ, kế toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự sau:
Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán (Theo hình thức Nhật ký chung)
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ Nhật ký đặc biệt
1.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán của công ty thể hiện rõ các thông tin kinh tế như: khả năng tài chính của công ty, khả năng tạo ra nguồn tiền mặt, khả năng thanh toán và khả năng tối đa hoá lợi nhuận Do vậy việc tổ chức hệ thống báo cáo kế toán là rất quan trọng giúp cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho cấp trên, cho chủ doanh nghiệp, các nhà đầu tư và khách hàng một cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính của công ty.
Công ty TNHH Tam Phúc đã và đang sử dụng hệ thống Báo cáo tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính ban hành, báo cáo được lập định kỳ vào cuối quý bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và thuyết minh Báo cáo tài chính được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
Bảng Cân đối kế toán ( Mẫu số B01-DNN)
Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (Mẫu số B02-DNN) Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu số B09-DNN)
Công ty áp dụng báo cáo quý nên hoạt động tài chính của công ty được tổng hợp, theo dõi thường xuyên, qua đó giúp Ban Giám đốc nắm bắt kịp thời tình hình tài chính của công ty, để từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn đem lại hiệu quả kinh tế cao trong kinh doanh.
Thời gian hoàn thành gửi báo cáo tài chính năm của công ty phải nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời gian 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán của năm báo cáo tài chính Địa điểm nộp báo cáo:
- Chi cục thuế huyện Vĩnh Tường
trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tam Phúc 2.1 Khái quát chung về nguyên vật liệu tại công ty TNHH Tam Phúc
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tam Phúc
Công ty TNHH Tam Phúc là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn Đồng thời do đặc điểm sản xuất là các vật liệu về đồ gỗ nên Công ty có một khối lượng lớn NVL với nhiều chủng loại.
Công ty sử dụng hàng trăm NVL cho quá trình sản xuất Các nguyên vật liệu này có đặc điểm, tính chất khác nhau do đó việc quản lý và phân loại là khó khăn Một số loại NVL chính như: gỗ lim, gỗ tròn, gỗ sồi, gỗ mỡ, gỗ xoan đào, ….Với số lượng và chủng loại nhiều như vậy việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng NVL vào quá trình sản xuất là khó khăn, đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn và trách nhiệm cao của cán bộ nói chung và cán bộ kế toán nói riêng.
Sản phẩm của công ty là các sản phẩm được làm từ gỗ vì vậy NVL là một trong những yếu tố hàng đầu để quyết định chất lượng sản phẩm do đó công tác thu mua chọn lựa nhà cung cấp là hết sức quan trọng Bởi vì NVL chính là gỗ thường được nhập kho dự trữ với khối lượng lớn Quá trình xuất kho để sản xuất sản phẩm cũng diễn ra thường xuyên và liên tục và số lượngNVL xuất kho tuân thủ theo các định mức kỹ thuật Các NVL phụ như giấy giáp, keo, cồn, vecni, đinh vít, … nhiều và phong phú chủng loại Các phụ tùng thay thế, nhiên liệu rất đa dạng Vì vậy Công ty phải xây dựng một hệ thống kho đầy đủ theo quy định, đảm bảo tiêu chuẩn bảo quản và quản lý các loại NVL giúp phục vụ sản xuất liên tục không bị gián đoạn và bị ảnh hưởng.
Trong doanh nghiệp chi phí NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong chỉ tiêu giá thành đồ gỗ của Công ty Với mục tiêu quan trọng là hạ giá thành, nâng cao lợi nhuận thì việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm dựa trên các định mức kỹ thuật đó được tính toán và dự toán chi phí có ý nghĩa quyết định trong việc thực hiện mục tiêu này.Mặt khác NVL là một bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động của Công ty để tăng tốc độ luân chuyển tài sản lưu động, cần thiết phải sử dụng hợp lý tiết kiệm NVL. Trong suốt các giai đoạn từ khâu thu mua, khai thác, bảo quản, quản lý, xuất kho để phục vụ cho sản xuất sản phẩm đều phải được đảm bảo chất lượng, tuân thủ quy định chung và đạt hiệu quả kinh tế Quá trình thu mua NVL dựa trên kế hoạch sản xuất sản phẩm Chính vì thế giúp cho Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều và đặc biệt tránh được sự lãng phí trong quá trình sản xuất.
2.1.2 Công tác quản lý NVL tại Công ty TNHH Tam Phúc
NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh Vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ bảo quản và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết đảm bảo chất lượng, tiết kiệm chi phí, góp phần tăng lợi nhuận cho Công ty.
- Ở khâu thu mua: phải quản lý về khối lượng, chất lượng, chủng loại giá cả để NVL khi thu mua phải đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, chủng loại, giá hạ để có thể hạ thấp chi phí NVL một cách tối đa.
- Ở khâu bảo quản: thực hiện đúng chế độ bảo quản theo đúng quy định với tính chất lý hoá của mỗi NVL để tránh hư hỏng mất mát, hao hụt.
- Ở khâu sử dụng: NVL cần phải tiết kiệm hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho Công ty Do vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình kinh doanh.
- Ở khâu dự trữ: Cần xác định một lượng dự trữ tối đa, tối thiểu đối với từng loại để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường không bị ngưng trệ, gián đoạn cho việc cung ứng như mua không kịp thời hoặc dự trữ quá nhiều gây tình trạng ứ đọng vốn, giảm vòng quay của vốn.
Như vậy để quản lý NVL tốt phải đảm bảo các khâu trên nhưng trước hết phải tiến hành phân loại các NVL một cách hợp lý, khoa học để phục vụ một cách hiệu quả nhất cho yêu cầu quản lý NVL trong Công ty.
2.1.3 Phân loại NVL tại Công ty TNHH Tam Phúc
Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác với một số lượng NVL lớn, chủng loại phong phú, Công ty TNHH Tam Phúc đã tiến hành phân loại NVL để hạch toán thuận lợi và nâng cao hiệu quả quản lý.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị của Công ty, NVL được chia thành các loại sau:
- NVL chính: là đối tượng lao động chính cấu thành nên thực thể sản phẩm như : gỗ lim, gỗ tròn, gỗ sồi, gỗ mỡ, gỗ xoan đào…
- Vật liệu phụ: Tuy không trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng được kết hợp với NVL chính để hoàn thiện sản phẩm như giấy giáp, keo, cồn, vecni, đinh vít, khoá….
- Nhiên liệu: đây là những vật liệu quan trọng nó gồm có các loại tạo nhiệt năng trong quá trình sản xuất bao gồm: dầu diezel, xăng, nhiên liệu động lực khác.
- Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải gồm: lưỡi cưa, đục, chạm….
Với cách phân loại nói trên đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán và để thuận tiện tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán Trên cơ sở phân loại như trên, Công ty đã phân loại chi tiết hơn các loại NVL bằng cách xây dựng hệ thống danh điểm vật tư Và để đáp ứng được yêu cầu đó, Công ty TNHH Tam Phúc đã tiến hành mã hoá đối tượng kế toán là NVL tới từng danh điểm Lập danh điểm NVL là quy định, áp đặt cho mỗi NVL một ký hiệu thay thế tên gọi, quy cách của chúng.Có nhiều cách để xây dựng hệ thống danh điểm NVL, hệ thống danh điểm NVL của Công ty TNHH Tam Phúc được xây dựng theo bảng sau:
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU
Tên nhãn hiệu, qui cách, NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú
1521-02-02 Gỗ dán 6ly M 2 1521-02-03 Gỗ dán 8ly M 2
1521-50-02 Khoá tủ 498 Cái 1521-50-03 Khoá việt tiệp Cái
Phân loại NVL tại Công ty TNHH Tam Phúc
Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác với một số lượng NVL lớn, chủng loại phong phú, Công ty TNHH Tam Phúc đã tiến hành phân loại NVL để hạch toán thuận lợi và nâng cao hiệu quả quản lý.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị của Công ty, NVL được chia thành các loại sau:
- NVL chính: là đối tượng lao động chính cấu thành nên thực thể sản phẩm như : gỗ lim, gỗ tròn, gỗ sồi, gỗ mỡ, gỗ xoan đào…
- Vật liệu phụ: Tuy không trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng được kết hợp với NVL chính để hoàn thiện sản phẩm như giấy giáp, keo, cồn, vecni, đinh vít, khoá….
- Nhiên liệu: đây là những vật liệu quan trọng nó gồm có các loại tạo nhiệt năng trong quá trình sản xuất bao gồm: dầu diezel, xăng, nhiên liệu động lực khác.
- Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải gồm: lưỡi cưa, đục, chạm….
Với cách phân loại nói trên đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán và để thuận tiện tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán Trên cơ sở phân loại như trên, Công ty đã phân loại chi tiết hơn các loại NVL bằng cách xây dựng hệ thống danh điểm vật tư Và để đáp ứng được yêu cầu đó, Công ty TNHH Tam Phúc đã tiến hành mã hoá đối tượng kế toán là NVL tới từng danh điểm Lập danh điểm NVL là quy định, áp đặt cho mỗi NVL một ký hiệu thay thế tên gọi, quy cách của chúng.Có nhiều cách để xây dựng hệ thống danh điểm NVL, hệ thống danh điểm NVL của Công ty TNHH Tam Phúc được xây dựng theo bảng sau:
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU
Tên nhãn hiệu, qui cách, NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú
1521-02-02 Gỗ dán 6ly M 2 1521-02-03 Gỗ dán 8ly M 2
1521-50-02 Khoá tủ 498 Cái 1521-50-03 Khoá việt tiệp Cái
Với việc phân loại và quản lý tới từng danh điểm và cách thức mã hoá xây dựng hệ thống danh điểm tương đối khoa học, ta có thể biết được NVL này thuộc nhóm nào, quy cách chủng loại… Danh điểm được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý giúp cho công ty tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí và đạt hiệu quả cao trong quản lý và công tác kế toán NVL tạiCông ty.
Đánh giá NVL tại Công ty TNHH Tam Phúc
Việc đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc và những tiêu thức nhất định Việc tính giá NVL là khâu quan trọng trong tổ chức công tác NVL Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh trong việc sử dụng và hạch toán NVL Nguyên tắc vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được đánh giá theo giá thực tế Song để thuận lợi cho công tác hạch toán vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán, Công ty TNHH Tam Phúc sử dụng giá thực tế để hạch toán.
2.1.4.1 Đánh giá NVL nhập kho
NVL của Công ty nhập kho chủ yếu từ nguồn thu bên ngoài với nhiều hình thức khác nhau Đối với các NVL được người cung cấp mang đến hay Công ty cử cán bộ đi mua ở các cơ sở cung cấp thì giá bán được ghi trên hoá đơn kèm theo các chi phí liên quan như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, bảo quản, chi phí bảo hiểm,chi phí hao hụt hợp lý trên đường đi, chi phí tiền thuê bến bãi… là giá nhập kho và ghi sổ kế toán Do vậy Công ty sử dụng giá vật tư nhập kho theo công thức:
NVL nhập kho = Giá NVL ghi trên hoá đơn + Chi phí liên quan
2.1.4.2 Đánh giá NVL xuất kho
Công ty sử dụng tính giá trị vật liệu thực tế xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền Áp dụng phương pháp tính giá này phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Do đặc điểm nghiệp vụ xuất kho đối với từng danh điểm NVL trong ngày và trong kỳ hạch toán diễn ra thường xuyên liên tục Vì vậy Công ty đã áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cố định theo tháng để giảm bớt khối lượng tính toán.
Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán sẽ xác định được giá bình quân từng vật liệu và căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ.
= Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá xuất kho bình quân Trong đó đơn giá xuất kho bình quân được tính theo công thức: Đơn giá xuất kho bình quân
Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ
Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ
VD: Ta có bảng kê lượng hàng nhập tháng 8/2007 của NVL chính là gỗ lim.
Theo công thức trên ta có:
Vậy trị giá xuất kho trong tháng của gỗ lim là:
Kế toán NVL tại Công ty TNHH Tam Phúc
2.2.1 Kế toán chi tiết NVL
Một trong những yêu cầu của công tác hạch toán NVL đòi hỏi phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng loại, từng thứ vật tư cả về số lượng, chủng loại, giá trị Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn từng loại NVL sử dụng trong Công ty TNHH Tam Phúc rất đa dạng, phức tạp nghiệp vụ nhập xuất diễn ra hàng ngày, do đó nhiệm vụ kế toán chi tiết NVL là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được Hiện nay tổ chức hạch toán chi tiết NVL ở Công ty TNHH Tam Phúc được áp dụng theo phương pháp thẻ song song Kế toán chi tiết NVL hạch toán trên cơ sở các chứng từ, những chứng từ này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán.
2.2.1.1 Thủ tục nhập xuất kho NVL
* Thủ tục nhập kho NVL
Theo chế độ kế toán quy định tất cả các NVL khi về đến Công ty đều phải làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho NVL của Công ty chủ yếu từ nguồn thu mua bên ngoài do vậy hàng mua về phải có hóa đơn và phiếu xuất kho của bên cung cấp hàng dự vào các chứng từ đó tiến hành kiểm nghiệm và viết phiếu nhập kho.
Mục đích viết phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho được lập để phòng kế toán và kho cùng có thể theo dõi xác định số lượng sản phẩm, vật tư hàng hóa nhập kho căn cứ để ghi thẻ kho, tiền hàng thanh toán xác định rõ với người có liên quan và ghi sổ kế toán.
Phương pháp ghi chép phiếu nhập kho:
- Góc trên bên trái của phiếu nhập kho ghi rõ tên của đơn vị, bộ phận nhập kho.Phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng năm lập phiếu, họ tên người giao NVL, số hóa đơn, tên kho, địa điểm nhập kho.
+ Cột A: ghi số thứ tự nguyên vật liệu nhập kho
+ Cột B: ghi tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất nguyên vật liệu
+ Cột C: ghi mã số nguyên vật liệu
+ Cột D: ghi đơn vị tính của từng loại nguyên vật liệu nhập kho
+ Cột 1: ghi số lượng theo chứng từ mua vào
+ Cột 2: ghi số lượng thực nhập vào kho
+ Cột 3,4: ghi đơn giá và tính ra số tiền của từng thứ nguyên vật liệu thực nhập
Dòng cộng: ghi tổng số tiền của các loại nguyên vật liệu nhập cùng một phiếu nhập kho.
Dòng số tiền viết bằng chữ: ghi tổng số tiền trên phiếu nhập kho bằng chữ.
Cuối cùng ghi ngày tháng nhập kho NVL và lấy chữ ký, họ tên của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị.
Nhiệm vụ của kế toán:
- Dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ, phòng quản lý dự án căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết sẽ cử cán bộ cung ứng vật tư đến nơi cung cấp NVL để mua Khi NVL đến kho Công ty người bán hoặc người đi mua hàng phải có hoá đơn của đơn vị bán, trong hoá đơn phải ghi rõ: Chủng loại NVL, số lượng, đơn giá, thành tiền và hình thức thanh toán Sau khi xem xét hoá đơn đã đầy đủ thủ tục hợp lệ và được chuyển cho phòng kế toán vật tư xem xét, kiểm tra các nội dung ghi trong hoá đơn, nếu kế toán vật tư thấy vật tư mua về đúng chủng loại, chất lượng quy cách thì kế toán vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho Dựa trên phiếu nhập kho này kế toán vật tư yêu cầu thủ kho cho nhập kho Sau khi thủ kho kiểm tra xong và đồng ý cho nhập số liệu nói trên vào kho, phiếu nhập kho phải ghi đầy đủ chữ ký xác nhận của những người có liên quan.
Phiếu nhập kho được viết thành 3 liên:
- 01 liên kẹp với hóa đơn mua hàng làm chứng từ thanh toán.
- 01 liên giao cho thủ kho.
Trong trường hợp kiểm nghiệm phát hiện vật tư thừa, thiếu kém phẩm chất, không đúng quy cách mẫu mã đã ghi trên chứng từ thủ kho phải báo ngay cho phòng quản lý dự án biết cùng với phòng bộ phận kế toán vật tư lập biên bản xử lý ( có xác nhận của người giao hàng ) Thông thường người bán giao hàng tận kho của Công ty thì thủ kho chỉ kiểm nghiệm nhập kho số NVL đủ phẩm chất, số lượng, số còn lại không đúng phẩm chất thì hoàn trả lại cho người bán.
VD: Ngày 10 tháng 08 năm 2008 nhập NVL gỗ lim với tổng số tiền thanh toán là 482.451.200đ trong đó đã có thuế GTGT 10% Hóa đơn GTGT được chuyển tới kho với mẫu sau:
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG DV/2006B Liên 2: Giao cho khách hàng 0049384
Ngày 10 tháng 08 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thành Trung Địa chỉ : Hữu Bằng - Thạch Thất - Hà Tây
Số tài khoản: ………. Điện thoại: ……… MST: 0 5 0 0 4 1 3 0 3 7
Họ tên người mua hàng: ………
Tên đơn vị : Công ty TNHH Tam Ph úc Địa chỉ : Xã Tam Phúc - Huyện Vĩnh Tường - Tỉnh Vĩnh Phúc
Số tài khoản:……… Hình thức thanh toán: TM MST: 2 5 0 0 2 2 2 7 7 3
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
0 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 43.859.200
Tổng cộng tiền thanh toán 482.451.20
Số tiền bằng chữ: Bốn trăm tám mươi hai triệu bốn trăm năm mươi mốt ngàn hai trăm đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu)
Căn cứ vào hóa đơn và số hàng đã đến Công ty ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm và ghi vào biên bản kiểm nghiệm.
CÔNG TY TNHH TAM PHÚC Mẫu số 03 – VT
Bộ phận: Tổng kho ( Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ - BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
( Vật tư, thiết bị, hàng hóa)
Số: 289 Căn cứ : Hóa đơn số 0049384 ngày 10 tháng 08 năm 2007 của Công ty TNHH Thành Trung.
Bản kiểm nghiệm gồm: Ông ( Bà): Nguyễn Tuấn Anh Đại diện kỹ thuật Ông ( Bà): Lê Thành Dũng Công ty TNHH Thành Trung Ông (Bà ): Nguyễn Thúy Hằng Thống kê thủ kho Ông ( Bà): Trần Văn Bình Thủ kho Ông ( Bà): Phan Thị Hường Kế toán vật tư Đã kiểm nghiệm các loại vật tư hàng hóa sau:
Tên vật tư, hàng hóa
Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách
Số lượng không đúng quy cách
Tổng cộng 61,6 61,6 Ý kiến của ban kiểm nghiệm : Hàng mới, đúng chủng loại yêu cầu, đồng ý nhập kho. Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng
Phòng kế toán vật tư
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Sau khi kiểm nghiệm số lượng hàng đủ và đạt quy cách, kế toán vật tư căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm và hóa đơn bán hàng tiến hành viết phiếu nhập kho khi thủ kho đồng ý cho nhập kho thì thủ kho ký vào phiếu.
CÔNG TY TNHH TAM PHÚC Mẫu số 01 – VT Địa chỉ: Tam Phúc - Vĩnh Phúc ( Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK 152
Ngày 10 tháng 08 năm 2007 Có TK 111
- Họ và tên người giao hàng: Anh Dũng - Công ty TNHH Thành Trung
- Theo Hóa đơn số 0049384 ngày 10 tháng 08 năm 2007
- Biên bản kiểm nghiệm s ố: 289 ngày 10 tháng 08 năm 2007
Nhập tại kho: Công ty TNHH Tam Phúc Điạ chỉ: Tam Phúc - Vĩnh Phúc
Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền: Bốn trăm ba mươi tám triệu năm trăm chín mươi hai ngàn đồng chẵn
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
* Thủ tục xuất kho NVL
NVL trong kho của Công ty chủ yếu sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh Khi có nhu cầu về sử dụng một loại NVL nào đó, bộ phận có nhu cầu sử dụng báo cho quản đốc phân xưởng đồng thời quản đốc viết phiếu xin lĩnh vật tư Phiếu xin lĩnh vật tư do Công ty tự lập Công ty căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư kế toán kiểm tra dựa vào định mức sử dụng và yêu cầu của sản phẩm cần sản xuất theo kế hoạch, kế toán thấy đầy đủ thủ tục hợp lệ thì kế toán tiến hành phân loại vật liệu, tiến hành tính giá xuất kho vật liệu đồng thời viết giấy xuất kho, trong phiếu xuất kho phải ghi rõ, đầy đủ các nội dung, giao cho thủ kho đề nghị thủ kho cho xuất kho, thủ kho kiểm tra thấy đủ thủ tục đồng ý cho xuất kho Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan.
PHIẾU XIN XUẤT VẬT TƯ
Bộ phận sử dụng: Tổ sản xuất 1
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư
Mã số Đơn vị tính
1 Gỗ lim 1512-01-01 M 3 5,9 Dùng cho sản xuất sản phẩm
Phụ trách bộ phận sử dụng
Mục đích viết phiếu xuất kho NVL.
Phiếu xuất kho theo dõi chặt chẽ số lượng NVL xuất kho cho các bộ phận sử dụng nhằm căn cứ hạch toán chi phí kinh doanh tính giá thành và điều tra việc sử dụng thực hiện định mức tiêu hao vật tư.
Phương pháp ghi phiếu xuất kho
- Góc trên bên trái của phiếu xuất kho ghi rõ tên của đơn vị, bộ phận xuất kho.Phiếu xuất kho phải ghi rõ số phiếu xuất và ngày, tháng năm lập phiếu, họ tên người nhận NVL, số hóa đơn, tên kho, địa điểm xuất kho.
+ Cột A: ghi số thứ tự nguyên vật liệu xuất kho
+ Cột B: ghi tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất nguyên vật liệu
+ Cột C: ghi mã số nguyên vật liệu
+ Cột D: ghi đơn vị tính của từng loại nguyên vật liệu xuất kho
+ Cột 1: ghi số lượng yêu cầu từng loại nguyên vật liệu của các bộ phận + Cột 2: ghi số lượng thực xuất kho nguyên vật liệu cho các bộ phận + Cột 3,4: ghi đơn giá và tính ra số tiền của từng thứ vật tư thực xuất Dòng cộng: ghi tổng số tiền của các loại vật tư xuất cùng một phiếu xuất kho.
Dòng số tiền viết bằng chữ: ghi tổng số tiền trên phiếu xuất kho bằng chữ.
Cuối cùng ghi ngày tháng xuất kho NVL và lấy chữ ký, họ tên của người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị.
Kế toán xem xét yâu cầu của các bộ phận nếu thấy hợp lý sẽ cho xuất kho NVL Kế toán viết phiếu xuất kho và viết làm 3 liên:
- 01 liên lưu tại phòng kế toán làm chứng từ
- 01liên chuyển cho bộ phận vật tư.
CÔNG TY TNHH TAM PHÚC Mẫu số 02 – VT Địa chỉ: Tam Phúc - Vĩnh Phúc ( Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK 154
Ngày 12 tháng 08 năm 2007 Có TK 152
- Họ và tên người nhận hàng: Anh Chiến
- Địa chỉ: Tổ sản xuất 1
- Lý do xuất : Sản xuất bàn ghế
- Xuất tại kho: Kho gỗ thịt
Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty TNHH Tam Phúc
Đánh giá chung về kế toán NVL tại Công ty TNHH Tam Phúc
Qua tìm hiểu và phân tích hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHHTam Phúc nhìn chung với chức năng và nhiệm vụ của mình đã tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với đặc điểm yêu cầu của đơn vị mình.
Về bộ máy kế toán và trình độ của kế toán viên
Một trong những ưu điểm lớn của Công ty đó là lực lượng lao động dồi dào, đội ngũ cán bộ nhân viên có trinh độ năng lực luôn đáp ứng được yêu cầu công tác đề ra.Với lòng nhiệt huyết, sự đam mê của toàn thể ban lãnh đạo công ty và anh em cán bộ công nhân viên đã và đang dốc hết sức mình để đưa Công ty tiến lên ngày càng vững mạnh Bên cạnh đó bộ máy kế toán thì được tổ chức một cách khoa học, gọn nhẹ tuy số lượng người không nhiều nhưng vẫn đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Về chế độ, chính sách liên quan đến hạch toán NV L
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm của Công ty Hình thức kế toán này phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty, giúp giảm bớt khối lượng công việc mà vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Với khối lượng NVL mà chủng loại lại phong phú thì việc áp dụng hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên là hoàn toàn hợp lý NVL được ghi nhận theo theo giá thực tế, khối lượng tồn kho của NVL được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng Với đặc điểm và yêu cầu quản lý về NVL thì các chính sách áp dụng này áp dụng đúng đắn sẽ góp phần nâng cao công tác NVL tại Công ty TNHH Tam Phúc.
Về hệ thống danh điểm NVL
Tại Công ty NVL gồm nhiều chủng loại, quy cách đa dạng, phong phú nên rất dễ bị nhầm lẫn trong quá trình theo dõi, quản lý và hạch toán sự biến động của chúng Để phục vụ cho công tác kế toán trên, Công ty đã xây dựng hệ thống danh điểm NVL Hệ thống danh điểm NVL này giúp cho công tác kế toán NVL theo dõi được chính xác và hiệu quả hơn rất nhiều.
Về thủ tục nhập, xuất kho NVL
Với khối lượng NVL lớn, chủng loại đa dạng Công ty đã có nhiều biện pháp nhằm quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, khai thác bảo quản, dự trữ đến xuất dùng Trong khâu thu mua Công ty đã quy định chặt chẽ các thủ tục khi tiến hành nhập kho NVL khi nhập kho phải có một hội đồng kiểm nghiệm với đầy đủ các thành viên đại diện có liên quan Trong đó có một đại diện của phòng kế toán Khi NVL đã được kiểm nghiệm là đảm bảo chất lượng thì nhập kho Với các thủ tục đó cho thấy công tác kế toán NVL là chặt chẽ, đảm bảo được yêu cầu quản lý.
Quá trình xuất NVL phải thông qua xét duyệt yêu cầu sử dụng Xuất dùng NVL phải căn cứ vào định mức, tiêu hao tại phòng kỹ thuật, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, sau đó kế toán mới được phép viết phiếu xuất kho và thủ kho sẽ xuất kho theo phiếu Có thể thấy công tác kế toán về thủ tục nhập, xuất NVL tương đối là chặt chẽ, hợp lý có sự liên kết giữa các phòng ban chức năng, tạo thuận lợi cho quản lý, theo dõi tổng quát và chính xác biến động của các loại NVL, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho NVL.
Về phương pháp kế toán chi tiết NVL
Việc áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết NVL là phù hợp trong điều kiện Công ty tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền Quá trình hạch toán chi tiết tới từng danh điểm NVL tiến hành song song giữa thủ kho và kế toán đảm bảo cho các loại NVL đều được theo dõi thường xuyên về tình hình biến động của chúng, từ đó giúp các nhà quản trị có kế hoạch thu mua và dự trữ chính xác cho từng loại NVL.
Với những ưu điểm trên thì công tác kế toán NVL góp phần hoàn thiện kế toán nói chung trong Công ty, nâng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả sử dụng NVL cho các quá trình, các mục đích khác nhau Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên thì Công ty cũng tồn tại những mặt hạn chế nhất định Những hạn chế này cần được khắc phục để công tác kế toán được cải thiện và dần được hoàn thiện.
3.2.2 Những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Tam Phúc
Với một khối lượng NVL lớn và gồm nhiều loại khác nhau nên ít nhiều Công ty sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình theo dõi và quản lý NVL Bên cạnh đó do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan nên công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Tam Phúc còn có những hạn chế nhất định.
Thứ nhất: Công ty TNHH Tam Phúc tiền thân là một xưởng mộc cũ cho nên toàn bộ các dây chuyền công nghệ sản xuất đều trở nên lạc hậu, các thiết bị đã bị hư hỏng, không còn phù hợp để sản xuất sản phẩm Trước đây do các máy móc ngoại nhập thường ít hoặc hiếm các phụ tùng thay thế nên công ty đã tiến hành mua dự trữ để xuất dùng dần phục vụ cho sản xuất cũng như để sửa chữa máy móc, thiết bị Hiện nay khi các dây chuyền công nghệ đã được thay thế, toàn bộ các phụ tùng và một một số NVL khác dự trữ không còn cần thiết nữa, trở thành NVL tồn kho lâu năm Số lượng tồn kho này kế toán vẫn phải theo dõi, định kỳ tiến hành kiểm kê và ghi chép trên các sổ kế toán Do tồn kho lâu năm nên một số NVL đã không còn sử dụng được nữa làm giá trị thực tế giảm đi rất nhiều, mặc dù về số lượng không thay đổi Hơn nữa, giá trị của các NVL này tương đối lớn, gây cho Công ty một khó khăn là vốn bị tồn đọng là khá lớn, làm cho chi phí cơ hội đối với số NVL này tăng. Không chỉ có thế, mà công ty còn mất chi phí để bảo quản, quản lý, chi phí về nhân công, kho bãi…
Trong kho có rất nhiều NVL từ nhiều năm nay không có sự biến động nào, số lượng, giá trị tại các cột “tồn đầu kỳ” và “tồn cuối kỳ” trên sổ kế toán giữ nguyên, và kế toán NVL vẫn phải theo dõi trên các sổ kế toán, lập Báo cáo hàng tồn kho theo định kỳ, tiến hành kiểm kê như bình thường
Việc theo dõi, bảo quản các NVL tồn kho lâu năm lại kém chất lượng là không cần thiết đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty mà còn mang lại nhiều hạn chế như vốn bị ứ đọng trong thời gian dài, tốn kém về nhiều khoản chi phí Đây là vân đề Công ty cần nhanh chóng đưa ra biện pháp xử lý thu hồi phần vốn đầu tư ban đầu và giảm bớt khối lượng công việc kế toán không cần thiết cho kế toán viên.
Thứ hai: Trong điều kiện mở cửa nền kinh tế hiện nay, sức cạnh tranh giữa các công ty kinh doanh ngày càng gay gắt cộng thêm vào đó là giá cả thị trường luôn biến động bất thường Hệ thống thông tin còn nhiều điểm chưa tốt, dẫn đến sự chỉ đạo liên kết giữa các phòng ban với nhau thiếu chặt chẽ, không tạo được sức mạnh Và bộ phận kế toán tài chính trong quá trình chuyên môn hoá công tác kế toán của Công ty vẫn còn một số tồn tại như là: số lượng nhân viên phòng kế toán còn ít nên phải kiêm nhiệm nhiều việc, sẽ ảnh hưởng đến luân chuyển số liệu và hiện tượng gian lận sẽ xảy ra.
Tại Công ty, bộ phận thống kế tổng kho phụ trách phiếu nhập, xuất NVL và từng người sẽ theo dõi từng nhóm NVL khác nhau Tại phòng kế toán lại theo dõi tình hình Nhập - Xuất theo kho Xuất phát từ hai đặc điểm trên mà trong công tác kế toán NVL còn tồn tại một số bất cập.
Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty
Để nâng cao và hoàn thiện dần công tác kế toán nói chung và kế toánNVL nói riêng, ngoài việc duy trì và phát huy những ưu điểm đã có thì bên cạnh đó Công ty cần nhanh chóng tìm ra các biện pháp khắc phục những hạn chế đang tồn tại làm ảnh hưởng nhất định đến công tác kế toán tại Công ty.
Sau thời gian thực tập tại Công ty, nhận thức được tầm quan trọng của kế toán NVL đối với công tác kế toán nói chung và xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như điều kiện thực tế tại Công ty, em xin đưa ra một số kiến nghị sau:
3.3.1 Về tổ chức công tác quản lý và theo dõi NVL
Như đã trình bày ở trên, tổ chức quản lý NVL còn tồn tại một số bất cập Sự phân chia quản lý có sự khác nhau giữa bộ phận thống kế tổng kho với kế toán NVL, gây nhiều khó khăn cho việc đối chiếu số liệu giữa thống kê kho - kế toán - thủ kho Để có thể nâng cao được hiệu quả quản lý NVL cần có sự phân chia quản lý khoa học hơn so với cách phân công công việc cũ.
Theo cách phân công cũ: Bộ phận thống kế , thủ kho theo dõi vật tư về các loại mặt hàng, còn kế toán theo dõi vật tư theo kho, các vật tư nằm ở các kho và một kho thì có nhiều loại vật tư không thống nhất cho kho CCDC và khao NVL Điều này làm cho quá trình đối chiếu số liệu trở nên chồng chéo, kho khăn cho cả hai bên mà không đem lại được hiệu quả về mặt quản lý Do đó cần phân công lại quảnlý của tổng kho và kế toán thống nhất khi theo dõi mặt hàng hoặc cùng theo dõi theo chỉ tiêu kho để đơn giản và nâng cao hiệu quả quản lý và đối chiếu số liệu.
VD: Gỗ keo ở cả kho gỗ thịt và kho gỗ dán
Theo sự phân công cũ:
Bộ phận kế toán: Chị Hường theo dõi kho gỗ thịt và gỗ dán
Bộ phận thủ kho: Anh Bình theo dõi kho gỗ thịt, Chị Nhung theo dõi kho gỗ dán.
Bộ phận thống kê : Chị Hằng theo dõi kho gỗ thịt, Chị Xuân theo dõi kho gỗ dán
Theo sự phân công như trên thì khi đối chiếu số liệu vào cuối tháng, Chị Hường phải đối chiếu số liệu với 2 thủ kho và 2 thủ kho Như vậy rõ ràng quá trình đối chiếu phức tạp gây khó khăn và hạn chế trong phát hiện sai sót.
Theo em, có thể phân chia theo cách mới đó là: một kho chỉ bảo quản một loại vật tư, chuyển toàn bộ số NVl ở các ko khác nhau về quản lý tập trung tại một kho Theo như trường hợp trên, chuyển gỗ lim về cùng một kho gỗ thịt, theo đó anh Bình theo dõi kho gỗ thịt, chị Hằng theo dõi toàn bộ gỗ lim ở kho gỗ thịt, với cách phân chia mới này, khi tiến hành đối chiếu số liệu chỉ cần chị Hường ( Kế toán ), chị Hằng ( thống kế thủ kho) và thủ kho gỗ thịt đối chiếu với nhau Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian, công sức mà hiệu quả rất nhiều.Với cách quản lý như trên, mỗi loại NVL được bảo quản trong cùng một kho, như vậy quá trình theo dõi biến động của các NVL sẽ chính xác, chặt chẽ và dễ dàng hơn.
Song trên thực tế, để thực hiện được giải pháp này không phải là đơn giản Do Công ty có nhiều kho, khối lượng NVl lớn, sự điều chuyển từ nhiều kho sang cùng 1 kho sẽ gặp nhiều khó khăn và tốn kém Và cần có kho điều kiện về diện tích và không gian đảm bảo tốt cho bảo quản NVL Để thực hiện được như thế không thể tiến hành ngay mà cần có thời gian để thay đổi, điều chuyển các loại NVL.
3.3.2 Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Như đã trình bày ở trên hiện nay Công ty không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Theo ý kiến của em Công ty nên xem xét lại vấn đề trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho bởi vì do nền kinh tế thị trường hiện nay có nhiều biến động và dẫn đến giá của các NVL tăng mạnh.
Sự thay đổi về giá NVL sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản xuất của sản phẩm Nếu giá NVL dùng cho sản xuất được xác định cao sẽ làm cho giá sản phẩm sản xuất ra cao, khó có thể cạnh tranh trên thị trường Nguồn nhập NVL của Công ty lại chủ yếu là mua ngoài trước tình hình giá cả thị trường có nhiều biến động nên hạn chế những khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh và xác lập giá bán bằng cách bù đắp tổn thất có thể xảy ra bằng nguồn tài chính dự phòng Khi giá của các loại NVL trên thị trường có xu hướng giảm Công ty nên lập khoản “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” phản ánh trên
TK 159 để dự phòng sự biến động giá cả của số NVL tồn kho trong Công ty. Vận dụng một cách chính xác quy định của Bộ tài chính hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng gim giá hàng tồn kho sẽ giúp cho Công ty hạn chế được rủi ro trong kinh doanh.
Cuối kỳ kế toán hàng năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.
Số dự phòng cần trích lập được xác định :
Số dự phòng cần trích lập năm N+1
Số lượng hàng tồn kho ngày 31/12/N x Đơn giá gốc hàng tồn kho
- Đơn giá ước tính có thể bán
Việc lập dự phòng được tính riêng cho từng NVL:
Cách lập dự phòng như sau:
- Cuối niên độ kế toán ( 31/12/N) căn cứ vào số lượng vật tư tồn kho và giá trị thuần có thể thực hiện được để xác định mức lập dự phòng KHoản dự phòng này được xem như là một khoản chi phí và được phản ánh trên TK 632
Kế toán sẽ định khoản như sau:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Cuối niên độ kế toán năm sau ( 31/12/N+1) tiếp tục tính mức dự phòng cần lập cho năm tiếp theo.
+ Nếu khoản dự phòng phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập cuối kì kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập thêm
Có TK 159 + Nếu khoản dự phòng phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập:
