Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tam Phúc.

Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay đã gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO) đã tạo ra nhiều thời cơ nhưng cũng đặt ra nhiều thách thức lớn cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh của Việt Nam hiện nay. Một trong những thách thức to lớn đối với các doanh nghiệp đó là mức độ cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt và khốc liệt. Ở đây cạnh tranh bao gồm sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước với nhau và cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài ngay trên thị trường nội địa và quốc tế. Để nâng cao năng lực cạnh tranh cho các sản phẩm, các doanh nghiệp có thể sử dụng biện pháp hữu hiệu đó là tìm cách giảm chi phí kinh doanh ở mức hợp lý để từ đó có thể hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường và tối đa hoá lợi nhuận của doanh nghiệp. Để tiến hành hoạt động sản xuất cần thiết phải có đầy đủ ba yếu tố: sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Như vậy nguyên vật liệu giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất, muốn hoạt động sản xuất diễn ra một cách đều đặn liên tục thì phải đảm bảo các nguyên vật liệu phải đủ về số lượng, đúng về chất lượng và kịp thời gian. Nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là vấn đề phức tạp đòi hỏi phải tổ chức khép kín từ khâu mua và bảo quản, xuất dùng nguyên vật liệu, do vậy tổ chức tốt khâu hạch toán nguyên vật liệu là điều kiện không thể thiếu trong việc quản lý tài sản, thúc đẩy cung ứng kịp thời đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất kinh doanh. Tổ chức hạch toán là theo dõi từ khâu mua, dự trữ, đưa vào sử dụng từ tập hợp các chứng từ sử dụng, tập hợp các đối tượng sử dụng, tập hợp chi phí vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu thì mới có khả năng tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, tránh mất mát, nhầm lẫn từ đó sản xuất mới có hiệu quả tạo điều kiện cho việc tính giá thành được chính xác. Do nhận thức được tầm quan trọng của công tác nguyên vật liệu đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, em đã chọn đề tài “ Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tam Phúc” làm chuyên đề tốt nghiệp. Kết cấu chuyên đề ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 3 phần như sau: Phần1: Tổng quan về Công ty TNHH Tam Phúc. Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tam Phúc. Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tam Phúc.

LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, chúng ta đang sống trong nền kinh tế số. Nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế nước ta nói riêng đang ngày càng phát triển. Bởi vậy nó trở nên hoàn thiện hơn nhưng cũng phức tạp hơn rất nhiều. Để có thể tồn tại và phát triển các doanh nghiệp đã sử dụng rất nhiều phương thức và công cụ khác nhau để quản lý hoạt động kinh doanh. Và các doanh nghiệp đã nhận thấy rằng:” Hệ thống thông tin là một hệ thống trung gian đóng vai trò quan trọng trong việc liên kết các hệ thống trong một doanh nghiệp với nhau.” Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin giúp cho tổ chức đạt được sự thống nhất trong hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh. Với bên ngoài, hệ thống này giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn, cải tiến dịch vụ tạo đà cho sự phát triển. Một điều không thể phủ nhận là cốt lõi của Hệ thống thông tin chính là các sản phẩm phần mềm. Và để có được những sản phẩm đó đòi hỏi chúng ta phải có ngành công nghiệp phần mềm phát triển. Với 60 tiết học Công nghệ phần mềm dưới sự dạy bảo tận tình của PGS.TS. Hàn Viết Thuận chúng em đã cho ra đời một phần mềm quản lý bán hàng cho Công ty Điện máy Thái Bình Dương. Với phần mềm này công ty sẽ giải quyết được những vướng mắc trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của mình, giảm thiểu được thời gian cũng như chi phí. Nó là hệ thống trung gian gắn kết các phòng ban trong công ty thành một khối thống nhất tạo điều kiện cho công tác quản lý của Ban giám đốc. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng phần mềm sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ phía Công ty và sự chỉ bảo, hướng dẫn của Thầy. Chúng em xin chân thành cảm ơn ! Nhóm G3SOFT Lớp Tin 47B I. Tổng quan về Công ty Điện máy Thái Bình Dương Trụ sở chính : Địa chỉ: 325 Phố Vọng – Hai Bà Trưng – Hà Nội Điện thoại: 046281685 Fax: 046282265 Di động: 0912033797 Website: http://dienmaythaibinhduong.com Diện tích bề mặt : 60m2 Cơ sở 2: Địa chỉ: 31 Phố Huế - Hà Nội Điện thoại: 046282696 Website: http://31phohue.com Diện tích bề mặt: 60m2 Là 1 công ty chuyên cung cấp các sản phẩm kim khí điện máy cao cấp của chính hãng nổi tiếng trên thế giới: PANASONIC. Công ty trưng bày và giới thiệu trên 3000 sản phẩm kim khí điện máy khác nhau thuộc các ngành hàng: Điện tử, điện lạnh và điện gia dụng. 20 nhóm hàng kinh doanh chính của công ty bao gồm: Bàn ủi, Lò vi ba, Máy hút bụi, Sinh tố, Nồi cơm điện, Dụng cụ làm đẹp, Nồi hầm, Phích điện, Quạt điện, Lò nướng các loại, Lẩu điện, Máy khử độc rau quả, Bình đun siêu tốc, Tủ lạnh, Máy giặt, Điện tử- Kỹ thuật số, Máy lạnh, Máy nước nóng, Điện thoại, Dụng cụ văn phòng. II. Các quy trình xây dựng phần mềm 1. Quy trình 1: Xây dựng và quản lý hợp phần mềm Mục đích của quy trình là tiến hành đưa ra phác thảo hợp đồng, tiến hành xây dựng các điều kiện cụ thể của hợp đồng, ký kết văn bản hợp đồng, theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng. Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm được đăc trưng bởi các dấu hiệu sau: – Ký kết hợp đồng phần mềm – Theo dõi thực hiện hợp đồng phần mềm – Thanh toán và thanh lý hợp đồng phần mềm Việc thực hiện quy trình bao gồm 6 bước được thể hiện trong lưu đồ sau: 1.1.Bước 1: Đề xuất tham gia xây dựng phần mềm Công ty điện máy Thái Bình Dương đã gửi cho G3 SOFT một bản thông báo về các khó khăn mà công ty đang gặp phải, và muốn có một phần mềm quản lý bán hàng đáp ứng được các yêu cầu mà công ty đề ra. Sau khi khảo sát về công ty điện máy Thái Bình Dương, công ty G3 SOFT quyết định tham gia xây dựng phần mềm. 1.2.Bước 2: Lập giải pháp hồ sơ phần mềm G3 SOFT đưa ra một số giải pháp kĩ thuật cho hồ sơ phần mềm, và đã được công ty điện máy Thái Bình Dương chấp nhận bao gồm những nội dung sau: - Phần mềm phải có khả năng mở rộng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. - Cho phép kết nối dữ liệu với dữ liệu bán hàng - Được thiết kế dựa trên ngôn ngữ lập trình Visual Basic. - Được thiết kế trên giao diện chuẩn của Windows, vì vậy người sử dụng có kinh nghiệm làm việc trên Windows dễ dàng khai thác được chương trình. - Ngôn ngữ thể hiện hoàn toàn bằng tiếng Việt. 1.3.Bước 3: Xây dựng hợp đồng phần mềm Hợp đồng phần mềm sẽ được căn cứ vào: – Căn cứ Pháp lệnh hợp đồng Kinh tế của Hội đồng Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, công bố ngày 25/9/1989. – Căn cứ quyết định số 17 – HĐBT ngày 16/12/1990 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính Phủ) quy định chi tiết về việc thi hành Pháp Lệnh hợp đồng kinh tế. – Căn cứ vào bộ luật dân sự số 33/2005/Q1111. được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 06 năm 2005 – Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên. 1.4.Bước 4: Theo dõi thực hiện hợp đồng Việc theo dõi và thực hiện hợp đồng sẽ được phân chia thành từng công việc cụ thể sau: – Theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng theo thời gian. – Theo dõi tiến trình hợp đồng theo công việc. – Dùng sơ đồ để biểu diễn các tiến trình và đề xuất các giải pháp trong trường hợp xảy ra sự cố 1.5.Bước 5: Thanh toán, thanh lý hợp đồng Giá trị của hợp đồng là 2000USD được thực hiện trong vòng 35 ngày, không kể các ngày thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ. Giá trị của hợp đồng sẽ được thanh toán bằng tiền mặt, hoặc séc, hoặc chuyển bán hàngản như sau: – Thanh toán lần 1: Thanh toán 40% tổng giá trị hợp đồng trong vòng 3 ngày sau khi kí kết hợp đồng. – Thanh toán lần 2: Thanh toán 40% tổng giá trị hợp đồng ngay sau khi việc cài đặt và lắp đặt phần mềm được hoàn tất. – Thanh toán lần 3: Thanh toán 20% tổng giá trị hợp đồng sau 3 tháng kể từ ngày bàn giao phần mềm. Sau khi việc thanh toán hoàn tất, thì tiến hành thanh lý hợp đồng. Trong trường hợp quá thời hạn nêu trên đây mà công ty điện máy Thái Bình Dương không thanh toán toàn bộ bán hàngản phí dịch vụ nêu trên cho công ty G3 SOFT, thì phải thanh toán theo mức lãi suất tín dụng của Ngân hàng Ngoại Thương công bố tại thời điểm thanh toán tính trên số tiền chậm thanh toán bán hàng phí dịch vụ nêu trên không bao gồm các bán hàng chi phí phát sinh do các yêu cầu về việc thay đổi các hạng mục công việc được quy định tại bàn yêu cầu của công ty hoặc xây dựng thêm các module mới theo yêu cầu của công ty điện máy Thái Bình Dương. Trường hợp phát sinh các thay đổi, các yêu cầu bổ sung nêu trên, các bên sẽ thoả thuận về thời gian thực hiện và mức phí dịch vụ cho các công việc thay đổi và bổ sung này. HỢP ĐỒNG CUNG CẤP PHẦN MỀM (Số /SND) • Căn cứ pháp lệnh về Hợp đồng kinh tế ngày 28/9/1989 của Hội Đồng Nhà nước. • Căn cứ Nghị định số 18 ngày 10/01/1990 của Hội đồng Bổ trưởng (nay gọi là Chính Phủ) quy định chi tiết về việc thi hành pháp lệnh về Hợp đồng kinh tế. • Căn cứ vào bộ luật dân sự số 33/2005/Q1111 được Quốc hội nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 06 năm 2005. • Căn cứ vào nhu cầu của công ty điện máy Thái Bình Dương và năng lực của công ty tin học G3 SOFT. Hôm nay tại Hà Nội, ngày 20 tháng 9 năm 2008 Chúng tôi gồm: 1. BÊN A: CÔNG TY Điện máy Thái Bình Dương Đại diện: Ông Nguyễn Quang Triệu Chức vụ: Giám Đốc Địa chỉ: 325 Phố Vọng – Hai Bà Trưng – Hà Nội Điện thoại: 04 6281685 2. BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN G3 SOFT Đại diện: Anh Lý Văn Quân Chức vụ: Giám Đốc Địa chỉ: 113 Kim Ngưu – Hai Bà Trưng – Hà Nội Điện thoại: 04 2454562 Hai bên thống nhất thoả thuận ký hợp đồng với nội dung như sau: ĐIỀU 1: PHẠM VI HỢP ĐỒNG Theo Hợp đồng này, Bên A chỉ định Bên B xây dựng và cung cấp cho Bên A phần mềm quản lý bán hàng theo yêu cầu của Bên A, và Bên B đồng ý xây dựng , cài đặt và chuyển giao cho Bên A phần mềm đã được thiết kế hoàn chỉnh theo yêu cầu của Bên A. Chi tiết hạng mục công vịêc do Bên B thực hiện cho việc xây dựng, cài đặt phần mềm được quy định tại phụ lục của hợp đồng. (Bản đề xuất chức năng) ĐIỀU 2: THỜI GIAN XÂY DỰNG PHẦN Bên B có nghĩa vụ xây dựng, hoàn thiện, cài đặt và chuyển giao Phần mềm cho bên A trong thời hạn quy định tại phụ lục 01 của hợp đồng là 30 ngày (không bao gồm các ngày thứ 7, chủ nhật và ngày lễ) . Thời gian bắt đầu thực hiện kể từ ngày kí kết hợp đồng. Trong trường hợp bên A không thống nhất về giao diện do Bên B thiết kế sau khi nhận được bản thiết kế do Bên B gửì trong vòng 2 ngày (như ghi ở phụ lục 01) và phát sinh nhu cầu sửa chữa hoặc thiết kế lại thì thời gian thực hiện hợp đồng sẽ được tính từ ngày Bên A ký biên bản duyệt thiết kế cộng 15 ngày. ĐIỀU 3: PHÍ DỊCH VỤ VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN • Phí dịch vụ: Phí trọn gói dịch vụ của Bên B cho việc thiết kế, xây dựng cài đặt và chuyển giao phần mềm là 2000USD. • Phương thức thanh toán: Giá trị hợp đồng Bên A phải trả cho Bên B bằng tiền mặt hoặc séc, hoặc chuyển bán hàngản như sau: – Thanh toán lần 1: Thanh toán 40% tổng giá trị hợp đồng trong vòng 3 ngày sau khi hai bên ký kết hợp đồng. – Thanh toán lần 2: Thanh toán 40% tổng giá trị của hợp đồng trong vòng 3 ngày sau khi hai bên ký Biên bản nghiệm thu toàn bộ Phần mềm như Quy định tại điều 6 của hợp đồng . – Thanh toán lần 3: Thanh toán 20% tổng giá trị của hợp đồng trong vòng 15 ngày sau khi triển khai phần mềm, và thanh lý hợp đồng. • Trong trường hợp nếu quá thời hạn nêu tại khoản 3.2 nêu trên đây mà Bên A không thanh toán toàn bộ bán hàngản phí dịch vụ nêu trên cho Bên B, thì Bên A phải thanh toán thêm theo mức lãi suất tính dụng do Ngân hàng Ngoại Thương công bố tại thời điểm thanh toán tính trên số tiền chậm thanh toán. • Khoản phí dịch vụ nêu tại bán hàngản 3.1 trên đây không bao gồm các khoản chi phí phát sinh do: – Các yêu cầu của Bên A về việc thay đổi các hạng mục công việc được quy định tại Phụ lục 01 và/ hoặc xây dựng thêm các module mới theo yêu cầu của Bên A. Trường hợp phát sinh các thay đổi, các yêu cầu bổ sung nêu trên, các bên sẽ thoả thuận về thời gian thực hiện và mức phí dịch vụ cho các công việc thay đổi, bổ sung này. – Những điều kiện thiên tai xảy ra hoặc những trường hợp bất khả kháng. ĐIỀU 4: CÁC NGHĨA VỤ CỦA BÊN B • Bên B có trách nhiệm thực hiện toàn bộ công việc xây dựng phần mềm, lắp đặt, chạy thử, đào tạo sử dụng như đã quy định tại phụ lục 01 của Hợp đồng. • Bên B đảm bảo phần mềm và các phần thay thế, sửa đổi bổ sung luôn trong tình trạng làm việc tốt và thích hợp cho các nhu cầu sử dụng đã được quy định trong hợp đồng. • Bên B đảm bảo thời gian thực hiện hợp đồng này theo đúng quy định tại Phụ lục 01 và điều khoản 2.2 (Điều 2) về thời gian xây dựng phần mềm. ĐIỀU 5: CÁC NGHĨA VỤ CỦA BÊN A • Không sao chép sửa đổi chương trình dưới mọi hình thức nếu không được sự cho phép của Bên B. Bên A tuân thủ luật bảo hộ quyền tác giả đối với chương trình được cài đặt. • Cung cấp cho Bên B các thông tin, phương tiện để giúp bên B thực hiện công việc trong khuôn khổ hợp đồng này. • Cử người hỗ trợ Bên B về thông tin trong quá trình Bên B xây dựng, cài đặt và chuyển giao phần mềm do Bên B truyền đạt. ĐIỀU 6: CÀI ĐẶT VÀ CHUYỂN GIAO • Từng phần và toàn phần của phần mềm cùng tài liệu hướng dẫn sử dụng sẽ được giao tại địa điểm của Bên A theo đúng tiến độ thực hiện. • Hai bên sẽ kí biên bản nghiệm thu kỹ thuật ngay sau khi toàn bộ phần mềm đã được Thanh toán đầy đủ và đúng hạn các bán hàngản phí dịch vụ cho Bên B theo quy định tại Điều 3 của Hợp đồng. • Đối với việc lưu trữ trên máy chủ của Bên B, Bên A phải chịu trách nhiệm về nội dung các thông tin đưa lên phần mềm. • Chịu trách nhiệm nghiệm thu phần mềm sau khi Bên B đã xây dựng, cài đặt và chuyển giao cho Bên A. Việc nghiệm thu phần mềm phải được lập thành biên bản, có chữ kí của người đại diện có thẩm quyền của các bên. • Chuẩn bị máy tính có cấu hình thích hợp để Bên B cài đặt phần mềm quản lý bán hàng, cử cán bộ quản lý bán hàng có năng lực để tiếp thu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bên B xây dựng và bàn giao theo đúng yêu cầu kĩ thuật mà hai bên đã thoả thuận. • Sau khi hai bên ký Biên bản nghiệm thu kỹ thuật, Bên B sẽ cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng và đào tạo người của Bên A để đảm bảo Bên A có thể vận hành tốt phần mềm sau khi được bàn giao. • Thời gian đào tạo tư vấn là 2-3 buổi (3giờ/buổi). ĐIỀU 7: QUYỀN SỬ DỤNG VÀ BẢO MẬT • Bên A có quyền sử dụng, khai thác vận hành Phần mềm cho mục đích hoạt động của mình. • Bên A có nhiệm vụ giữ mật mọi thông tin, mã nguồn, tài liệu hướng dẫn và các thông tin, tài liệu khác kèm theo liên quan đến hợp đồng này. • Bên B đảm bảo giữ bí mật các thông tin thuộc nghiệp vụ của Bên A và không được tiết lộ cho bên thứ 3 nào các thông tin nội bộ của Bên A và các thông tin liên quan đến hợp đồng khi chưa được sự đồng ý của Bên A. ĐIỀU 8: BẢO HÀNH VÀ HỖ TRỢ NGƯỜI DÙNG • Về mặt kĩ thuật ( không bao gồm cập nhật dữ liệu cho khách hàng) trong vòng 12 tháng kể từ ngày nghiệm thu toàn bộ phần mềm. Nội dung bảo hành: Bảo hành các lỗi của chương trình, khi Bên A có nhu cầu làm thêm tính năng và module, Bên B sẽ đảm bảo thực hiện đầy đủ trên cơ sở khả năng kĩ thuật tối đa cho phép với giá cả ưu đãi hơn so với làm mới. • Bên B đảm bảo rằng hệ thống sẽ cung cấp là phiên bản mới nhất và đảm bảo về tính ổn định và đồng bộ của phần mềm trong quá trình khai thác và vận hành. • Bên B cam kết bảo hành hệ thống • Phương thức bảo hành: Khi nhận được thông báo của Bên A, Bên B sẽ phải tiến hành khắc phục lỗi của chương trình theo một trong các phương thức sau đây: – Phương thức 1: Hướng dẫn người sử dụng sửa lỗi chương trình thông qua điện thoại, Fax hoặc Email trong vòng 8 (tám) giờ làm việc kể từ khi nhận được thông báo của Bên A. – Phương thức 2: Trong trường hợp phương thức 1 không khắc phục được lỗi của chương trình thì Bên B trực tiếp sửa chữa chương trình tại Bên A trong vòng 1 ngày. ĐIỀU 9: CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG Hợp đồng này chấm dứt trong các trường hợp sau: – Bất khả kháng : Thiên tai, hoả hoạn ảnh hưởng đến các bên tham gia hợp đồng làm một trong hai bên hoặc cả hai bên không có khả năng tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng này. – Vi phạm nghiêm trọng hợp đồng (bao gồm nhưng không hạn chế) như: Bên B vi phạm quy chế bảo mật, phá huỷ hệ thống thông tin Bên A, Bên A cung cấp phần mềm cho bên thứ ba mà không được sự đồng ý của Bên B. ĐIỀU 10: CÁC ĐIỀU KHOẢN CHUNG – Mọi tranh chấp phát sinh và liên quan đến hợp đồng này sẽ được các bên giải quyết bằng thương lượng. Trường hợp xảy ra tranh chấp không giải quyết được bằng thương lượng hoà giải thì một trong các bên có quyền đưa tranh chấp ra giải quyết tại toà án Kinh tế thành phố Hà Nội. – Hợp đồng này được làm thành hai bản, các bản có pháp lý như nhau. Các bản phụ lục, sửa đổi bổ sung là một phần không thể tách rời của Hợp đồng này, các bên có nghĩa vụ thực hiện nghiêm chỉnh các cam kết trong các phụ lục, sửa đổi bổ sung. – Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B PHỤ LỤC CỦA HỢP ĐỒNG Bên A chỉ định Bên B xây dựng và cung cấp cho Bên A phần mềm quản lý bán hàng theo yêu cầu của Bên A.Phần mềm đã được thiết kế hoàn chỉnh theo yêu cầu của Bên A. Chi tiết các hạng mục công việc do Bên B thực hiện cho việc xây dựng, cài đặt phần mềm được quy định như sau: Cập nhật: Hàng hoá Khách hàng Quản lý bán hàng: Nhận yêu cầu khách hàng và chuyển cho NCC Lập hoá đơn và thu tiền Cung cấp dữ liệu lập báo cáo Báo cáo: Doanh thu theo hàng bán Doanh thu theo khách hàng Doanh thu theo nhân viên . của công ty điện máy Thái Bình Dương và năng lực của công ty tin học G3 SOFT. Hôm nay tại Hà Nội, ngày 20 tháng 9 năm 2008 Chúng tôi gồm: 1. BÊN A: CÔNG TY. 1 2.2.Bước 2: Khảo sát Công ty có 12 nhân viên, một giám đốc và một phó giám đốc. Hiện tại công ty đang sử dụng một phần mềm kế toán và chưa có phần mềm