“Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng tư vấn thiết kế CONSTREXIM

“Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng tư vấn thiết kế CONSTREXIM

Trong bối cảnh kinh tế như thế, các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thương trường hoạt động trong các lĩnh vực thuộc mọi thành phần kinh tế đều hướng tới mục tiêu lợi nhuận Để đạt được mục tiêu này, đối với các doanh nghiệp sản xuất, một trong những vấn đề được quan tâm nhất là tổ chức sử dụng tốt các yếu tố đầu vào nhằm sản xuất ra được những sản phẩm

có chất lượng tốt với giá thành hạ Do vậy việc quản lý và sử dụng tốt Nguyên vật liệu đóng một vai trò rất quan trọng, quyết định đến toàn bộ quá trình sản xuất trong một doanh nghiệp.

Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá, nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất: là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất; tham gia vào từng chu kỳ sản xuất và bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu; giá trị của Nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch một lần vào giá trị của sản phẩm Chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn, chất lượng của sản phẩm đầu ra phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của Nguyên vật

Nguyên vật liệu đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất nên các doanh nghiệp sản xuất muốn theo đuổi mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận cần phải quan tâm đến việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực này Do đó yêu cầu kế toán với vai trò là một công cụ quản lý phải không ngừng hoàn thiện, giúp doanh nghiệp quản lý tốt trong mọi hoạt động, đặc biệt là trong việc quản lý và sử dụng Nguyên vật liệu.

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, trong thời gian thực tập ở Công ty Cổ phần xây dựng tư vấn thiết kế CONSTREXIM, em quyết

định đi sâu nghiên cứu đề tài sau: “Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại

Công ty Cổ phần xây dựng tư vấn thiết kế CONSTREXIM” để làm Chuyên

đề tốt nghiệp Chuyên đề sử dụng kiến thức đã học ở trường kết hợp với thực tiễn tại Công ty Cổ phần xây dựng tư vấn thiết kế CONSTREXIM.

Nội dung của chuyên đề gồm các chương sau:

Chương I: Tổng quan chung về hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công

ty Cổ phần xây dựng tư vấn thiết kế CONSTREXIM.

Chương II: Thực trạng Kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần

xây dựng tư vấn thiết kế CONSTREXIM.

Chương III: Một số biện pháp nhằm Hoàn thiện kế toán Nguyên vật

liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng tư vấn thiết kế CONSTREXIM.

CHƯƠNG I TỔNG QUAN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TƯ VẤN THIẾT KẾ

CONSTREXIM

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ XÂY DỰNG

TƯ VẤN THIẾT KẾ CONSTREXIM

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty:

Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng tư vấn thiết kế CONSTREXIM là mộtdoanh nghiệp cổ phần nhà nước được đăng ký thành lập theo Quyết định số

55A/QĐ/MC-TCHC ngày 16/01/2007 của Tổng giám đốc Công ty Đầu tư xâydựng và Thương mại Việt nam – Constrexim Holdings

Tổ chức tiền thân là Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Thăng Long,thành lập ngày 23 tháng 08 năm 2002 Sau hơn hai năm đi vào hoạt động sảnxuất kinh doanh, tổ chức lại bộ máy, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng tưvấn thiết kế CONSTREXIM đã dần đi vào ổn định

Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TƯ VẤNTHIẾT KẾ CONSTREXIM

Tên giao dịch nước ngoài: CONSTREXIM CONSTRUCTION

INVESTMENT DESIGN CONSULTANT JOINT STOCK COMPANYĐịa chỉ : Phòng 513 TT Nghĩa Tân – P Nghĩa Tân - Cầu Giấy - HN

VP giao dịch: SN 44 – ngõ 125/2 Trung Kính, Yên Hoà - Cầu giấy - HNĐiện thoại : (043) 7820771

Fax : (043) 7820772

Email : Constrexim-cid@fpt.vn

Tài khoản : 123 10 00 00 83343 – NH ĐT & PT CN Quang Trung

2 Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty

- Trang trí nội, ngoại thất;

- Sản xuất, buôn bán vật liệu xây dựng;

- Buôn bán vật tư máy móc ngành điện, ngành nước;

- Dịch vụ vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách;

- Sửa chữa phục hồi và phục chế các công trình di tích lịch sử;

- Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch;

- Thiết kế tổng mặt bằng xây dựng công trình; thiết kế kiến trúc côngtrình; thiết kế nội ngoại thất công trình;

- Tư vấn xây dựng các khu dân cư, khu đô thị, khu công nghiệp và cáccông trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, bưu điện, đường dây

và trạm biến thế điện, các công trình kỹ thuật hạ tầng như: Lập dự án và quản

lý dự án đầu tư, thẩm định dự toán đầu tư, lập tổng dự toán, tư vấn đấu thầu,thẩm tra thiết kế, tổng dự toán

- Mua bán, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành điều hoà không khí, điện lạnh,thiết bị văn phòng cháy nổ, thang máy, sửa chữa xe máy thi công xây dựng

b Nhiệm vụ:

- Xây dựng và thực hiện có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh

- Quản lý và khai thác các nguồn vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh,bảo đảm sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn đượcgiao

- Không ngừng nâng cao hiệu quả và mở rộng sản xuất kinh doanh trên

cơ sở tự bù đắp chi tiêu, thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ đối với ngân sách Nhànước

- Thực hiện phân phối theo lao động, chăm lo đời sống vật chất tinh thầncho CBCNV – LĐ, bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hoá, chuyên mônnghiệp vụ cho người lao động

- Chấp hành nghiêm chỉnh các nguyên tắc, chế độ chính sách, pháp luậtcủa nhà nước

- Đảm bảo an toàn sản xuất, cải thiện điều kiện làm việc, bảo vệ môitrường, cảnh quan, giữ vững an ninh, chính trị, trật tự, an toàn xã hội

c Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh.

Khi nhận được một công trình do Tổng Công ty hoặc Công ty tự tìmkiếm được đều thực hiện cơ chế giao khoán giữa Tổng Công ty và Công tytrực thuộc theo quy chế sau:

- Mức giao khoán ở tỷ lệ 80% đến 90% giá trị quyết toán được duyệt

- Số còn lại chi cho các khoản

+ Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp

+ Thanh toán phụ phí cấp trên, các khoản chi phí quản lý và trích lập cácquỹ của Công ty

- Các công trình khác nhau sẽ có mức khoán khác nhau

Các đơn vị được nhận khoán phải tổ chức thi công, chủ động cung ứngvật tư, nhân công đảm bảo tiến độ, chất lượng, kỹ thuật, an toàn lao động vàchi phí cần thiết khác có liên quan đến công trình Đối với mỗi công trình thicông, tuỳ theo quy mô của nó Công ty phải tổ chức bộ phận quản lý và banquản lý công trình Trong ban chỉ huy công trình có nhân viên đảm nhiệm cácnhiệm vụ như: Kế hoạch, kỹ thuật…

Ban chỉ huy Công trình có nhiệm vụ phối hợp hoạt động sản xuất giữacác đội sản xuất xây dựng thuộc Công ty điều động đến tiến hành tổ chức thicông, giám sát thi công công trình Đối với đội sản xuất trực tiếp gồm 3 đội.Trong các đội xây dựng bao gồm: một số tổ xây dựng được chuyên môn hoánhư: tổ sắt, tổ nề Còn lại là các tổ lao động hỗn hợp làm nhiều việc như xâytường, ốp lát…Đây là lực lượng sản xuất chủ yếu, đội điện máy phụ trách vậnhành máy thi công ở công trình, tổ chức bảo dưỡng sửa chữa máy móc thicông.

Là Công ty xây dựng nên hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu củaCông ty là thi công xây dựng công trình mới nâng cấp Cải tạo hoàn thiện lắpđặt hệ thống điện nước trang trí nội thất, ngoại thất Các công trình dân dụng

và công nghiệp Hiện nay quy trình sản xuất của Công ty hoạt động theo mộtquán trình liên tục được khép kín từ quá trình chuẩn bị thi công đến quá trình

tổ chức thi công Thi công của Công ty đều được tiến hành theo tuần tự theocác bước (xem sơ đồ 1.1 trang 7)

Sơ đồ 1.1: QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ THI CÔNG

Hợp đồng

được ký

Hoàn chỉnh hồ

Khảo sát thực tế

Thiết

kế thi công công nghệ tổ chức

Trình duyệt lần thứ nhất

Thể hiện qua bản vẽ thuyết minh

Ký duyệt lần thứ 2

Hoàn chỉnh

hồ sơ

Kế hoạch

về vốn

Kế hoạch mua sắm Nguyên vật liệu

Trang bị máy móc T/bị xây dựng

Kế hoạch nhân

sự kỹ thuật

Hoàn chỉnh bộ máy thi công

Sơ đồ 1.2 : QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC THI CÔNG

Thi công nền móng

Thi công phần thô

Hoàn thiện công trình

Nghiệm thu và bàn giao Khảo

sát

thực tế

Kết thúc thời kỳ chuẩn bị

+ Khảo sát hịên trường thi công: Đơn vị tiến hành mở công trường thi

công sau khi đã lựa chọn được phương án thi công phù hợp

+ Dọn mặt bằng nền móng: San lấp mặt bằng cho công trình và chuẩn bị

thi công phần móng công trình

+ Thi công nền móng: Thi công nền móng theo đúng quy định bản vẽ

thiết kế của công trình đã được ký duyệt

+ Thi công phần thô: Là đổ khung sàn xây các tường ngăn.

+ Hoàn thiện công trình: Bao gồm lắp đặt hệ thống điện nước, sơn quét

vôi, sơn bảng batít trang trí lắp đặt nội thất

+ Nghiệm thu và bàn giao: Tổ chức nghiệm thu bàn giao đưa công trình

vào hoạt động, tổ chức hoàn công, công trình tổ chức thanh toán quyết toáncông trình, bảo hành công trình theo đúng yêu cầu thiết kế và yêu cầu chủ đầu

tư đưa ra căn cứ vào những thoả thuận trên mang tính nguyên tắc và quyphạm kỹ thuật trong hợp đồng đã đưa ra

d Đặc điểm về dây chuyền công nghệ.

Xuất phát từ những đặc điểm của sản phẩm xây dựng cơ bản có kết cấuphức tạp bao gồm nhiều bộ phận, nhiều công việc hợp thành Do đó ngoài laođộng thủ công thì cần phải có các loại thiết bị máy móc công nghệ mới có thểđảm bảo cho quá trình thi công được tiến hành thuận lợi, đạt được những tiêuchuẩn chất lượng Hiện nay Công ty đang sử dụng công nghệ sau:

- Trong công tác gia cố nền móng có công nghệ như móng cọc, đóngbúa, cọc ép tĩnh…

- Trong công tác xây lắp phần thân có công nghệ xây gạch truyền thống,công nghệ lắp ghép

- Trong công tác hoàn thiện có công nghệ thi công bằng thủ công

Nhìn chung các công nghệ mà Công ty đang sử dụng có yêu cầu kỹ thuậttương đối cao, chủ yếu sử dụng lao động thủ công, những công nghệ cũ dần

được cải tiến Qua quá trình trưởng thành và vững mạnh của Công ty bằngnhững sản phẩm của mình trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh đã tạo chomình một chỗ đứng uy tín trên thị trường.

Tất cả các công trình và hạng mục công trình mà Công ty đã và đangtham gia thi công được bên A đánh giá rất cao về chất lượng tiến bộ tổ chức,quản lý thi công công trình của Công ty có rất nhiều kinh nghiệm thi côngphần việc xây dựng và trang trí nội thất đạt được tiêu chuẩn cao của côngtrình xây dựng dân dụng và công nghiệp với khả năng và kinh nghiệm củamình, Công ty đã được đánh giá cao

Công ty hy vọng sẽ đáp ứng được lòng tin cậy của các bạn hàng tronglĩnh vực sản xuất kinh doanh của đơn vị Chúng tôi xin cam kết giúp các bạnhàng đạt được mục tiêu của mình, trong suốt chu kỳ sống của dự án và côngtác với tất cả các nhà đầu tư, dù bạn là các cơ quan Chính phủ trung ương, địaphương, tư nhân hay là các nhà tài trợ đang khuyến khích cho một công trìnhviện trợ Chúng tôi đều có thể chắc chắn giúp các bạn đạt được mục tiêu củamình Dưới đây là bảng phản ánh một số chỉ tiêu của Công ty một vài năm

gần đây:

Biểu 1.1 : Kết quả hoạt động SXKD của Công ty

Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008

Giá trị TS cố định bình quân (triệu đồng) 1.250 1.800

Thu nhập bình quân đầu người (triệu đồng) 2,18 2,35

(Nguồn: Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng tư vấn thiết kế

3 Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động sx kinh doanh của Công ty

Căn cứ Nghị định số 64/2002/NĐ - CP ban hành ngày 19/06/2002 củaChính phủ về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty cổ phần.Căn cứ Quyết định số 55A/QĐ/MC-TCHC ngày 16/01/2007 của Tổng giámđốc Công ty Đầu tư xây dựng và Thương mại Việt nam – ConstreximHoldings chuyển đổi sang Công ty cổ phần đầu tư xây dựng tư vấn thiết kếConstrexim Để thay đổi cho phù hợp với cơ chế quản lý mới Đặc điểm củangành để quản lý và thi công tốt các công trình Cơ cấu tổ chức quản lý củaCông ty cổ phần đầu tư xây dựng tư vấn thiết kế Constrexim cũng dần dầnhoàn thiện cho đến nay cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty (Sơ đồ 1.3)

Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của Công ty

LÝ THI CÔNG

PHÒNG

TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

PHÒNG

KẾ HOẠCH

DỰ ÁN

PHÒNG

TƯ VẤN THIẾT KẾ

PHÒNG

CƠ ĐIỆN QUẢN

LÝ THIẾT BỊ

CÁC ĐỘI THI CÔNG

* Giám đốc Công ty: Là người điều hành mọi mặt của Công ty, là người

đại diện hợp pháp của Công ty Đồng thời cùng với kế toán trưởng chịu tráchnhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ với nhànước, đảm bảo và phát triển vốn cũng như đời sống cán bộ công nhân viênchức toàn doanh nghiệp

* Phó giám đốc phụ trách thiết bị: Chịu trách nhiệm toàn bộ về phần

việc quản lý khai thác máy móc thiết bị, đà giáo cốp pha và gia công cơ khícủa Công ty Phụ trách công tác an toàn và bảo hộ lao động của Công ty Liên

hệ công tác đối nội, đối ngoại điều hành các đội trưởng trong sản xuất và kinhdoanh, tích cực tìm kiếm nguồn việc cho Công ty, báo cáo trước Giám đốcCông ty

* Phó giám đốc phụ trách thi công: Phụ trách giám sát thi công ở các

công trình, hướng dẫn các đơn vị lập và duyệt biện pháp tổ chức thi công, tiến

độ thi công, biện pháp kỹ thuật an toàn và kiểm tra giám sát về kỹ thuật, chấtlượng, tiến độ ở tất cả các công trình đơn vị tổ chức thi công, quản lý phươngtiện kỹ thuật phục vụ sản xuất, an toàn lao động, tổ chức nghiệm thu bàn giaocông trình

* Phòng tổ chức hành chính:

- Thực hiện công tác tổ chức cán bộ (đánh giá, đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm, nâng lương ), xây dựng đơn giá tiền lương, các nội quy, quy định, quy chế của Công ty

- Giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động

- Quản lý nhân sự (tuyển dụng, điều động, luân chuyển )

- Công tác kỷ luật, thi đua, khen thưởng

- Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ tài liệu

- Công tác phục vụ

* Phòng Tài chính kế toán:

- Quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động tài chính kế toán

- Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Ban giám đốc về tình hình tài chính

và các chiến lược về tài chính

- Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán doanh nghiệp

- Lập dự toán nguồn vốn, phân bổ, kiểm soát vốn cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty

- Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính kế toán

- Quản lý vốn nhằm bảo đảm cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và việc đầu tư của Công ty có hiệu quả

- Công tác thu hồi công nợ

- Công tác chứng khoán (cổ phần, cổ phiếu, cổ đông )

- Các công tác khác theo sự phân công của lãnh đạo Công ty

* Phòng kế hoạch dự án: Tham mưu cho giám đốc kế hoạch sản xuất

kinh doanh, khai thác thị trường, giá cả, xây dựng đơn giá các công trình, hạng mục công trình, hợp đồng kinh tế, phân bổ kế hoạch thi công, kiểm tra đôn đốc các đội thi công thực hiện kế hoạch

* Các đội thi công: Tổ chức thi công các công trình, thực hiện các hợp

đồng giao nhận thầu xây lắp được Công ty ký với chủ đầu tư (khách hàng),theo nhiệm vụ Công ty giao và theo hợp đồng giao nhận khoán giữa Công tyvới Đội (Đội trưởng, Chỉ huy trưởng công trình) Sau khi thực hiện các nhiệm

vụ, chức năng của mình đều có những thông tin phản hồi lên Ban lãnh đạo để

từ đó giúp Ban lãnh đạo đề ra những chính sách, những kế hoạch phục vụ choquá trình thi công

* Thuận lợi:

- Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng tư vấn thiết kế CONSTREXIM làmột đơn vị chuyên xây dựng các công trình cầu, đường bộ Có đội ngũCBCNV vững vàng về kinh nghiệm, đã từng trải qua nhiều năm hoạt độngtrong ngành giao thông vận tải Được thử thách và tôi luyện trong nhiều tìnhhuống khó khăn phức tạp ở các địa bàn khác nhau Với tinh thần làm việc đầyquyết tâm của lãnh đạo để đưa Công ty ngày càng lớn mạnh hơn

- Công ty đã từng bước hoà nhập vào nền kinh tế thị trường với mức độngày càng vững chắc, làm ăn có hiệu quả, đảm bảo đời sống cho CBCNV

- Có truyền thống đoàn kết, đã hoàn thành xuất sắc mọi nhiêm vụ đượcgiao Đã tích lũy được một số kinh nghiệm trong công tác giải quyết khó khăn

về vốn phục vụ sản xuất và trong công tác đấu thầu xây dựng công trình

* Khó khăn:

Bên cạnh những thuận lợi Công ty vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn:

- Do khả năng tài chính hiện tại của Công ty vẫn còn hạn chế nên khó cóthể mở rộng quy mô và thị trường hoạt động kinh doanh

- Mặt khác vào tháng 01/2007 Công ty chuyển từ loại hình DNNN sangCông ty cổ phần Đây là năm chuyển đổi đầu tiên nên các vấn đề còn quá mới

cả về cơ cấu hoạt động cũng như bộ máy quản lý

- Một số công trình xa ở các tỉnh nên việc điều hành và chỉ đạo sản xuấtđến các đội thi công tại công trường gặp nhiều khó khăn

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, máy móc thiết bị còn yếu kém,công nghệ kỹ thuật còn nghèo nàn và lạc hậu

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Phòng tài chính kế toán là phòng trực tiếp tham mưu cho Giám đốc Công

ty quản lý sử dụng các kế hoạch và đúng nguyên tắc nguồn tiền, tài sản của

Công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh Ngoài ra còn tham mưu choGiám đốc, công đoàn Công ty quản lý và sử dụng nguồn tiền.

Theo dõi hướng dẫn và giám sát các đơn vị bộ phận trong Công ty thựchiện tốt chủ trương Chế độ của Đảng và Nhà nước, công tác tài chính kế toán

Cơ cấu của tổ chức của phòng tài chính kế toán gồm (sơ đồ 1.4)

Sơ đồ 1.4: Tổ chức bộ máy kế toán

Kế toánthuế,tổng hợpBCTC

KT tiềnLương,BHXH

- Trưởng phòng Tài chính Kế toán (KTT): Tổ chức và điều hành bộ máy

kế toán, chịu trách nhiệm chỉ đạo chung về công tác tài chính kế toán củaCông ty, lập và thực hiện kế hoạch tài chính

- Kế toán vật tư, TP, TSCD: có nhiệm vụ hạch toán và theo dõi tình hìnhtăng giảm (N-X-T kho) của Nguyên vật liệu, CCDC, TP, TSCD trong côngty

- Kế toán vốn bằng tiền và công nợ: Phụ trách việc thu chi tiền séc, tiềnmặt và thanh toán các khoản công nợ trong toàn Công ty, phụ trách công tácgiao dịch và hạch toán với Ngân hàng về tiền gửi, tiền vay

- Kế toán tiền lương và các quỹ trích theo lương: Có nhiệm vụ tổ chứccông tác ghi chép, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, tổchức cung cấp thông tin, báo cáo và phân tích chi phí tiền lương hợp lý, tínhlương phải trả cho công nhân viên, trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ theo từngđối tượng chịu chi phí theo đúng chính sách, chế độ về lao động tiền lương,chế độ phụ cấp đối với người lao động

- Kế toán thuế, tổng hợp BCTC: Trực tiếp phối hợp với các nhân viên kếtoán khác để nhanh chóng lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính đúng thời gianyêu cầu, kịp thời cung cấp thông tin cho các bộ phận quản lý có liên quan đểđưa ra các quyết định kịp thời, chính xác Giảm thiểu các chi phí về thuế,cũng như đem lại các cơ hội đầu tư của doanh nghiệp

- Thủ quỹ: quản lý thu, chi tiền mặt tại công ty

5 Hình thức tổ chức công tác kế toán.

- Niên độ kế toán của Công ty được bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 và kếtthúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam Đối với ngoại

tệ, Công ty sử dụng tỷ giá liên Ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh

- Chế độ kế toán áp dụng: Hiện nay Công ty đang áp dụng Chế độ kếtoán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng

Bộ Tài chính

- Hình thức kế toán áp dụng: Căn cứ vào tổ chức bộ máy kế toán Công ty

và căn cứ vào đặc điểm quy mô hoạt động kinh doanh, Công ty áp dụng hìnhthức sổ kế toán “Nhật ký chung”, tổ chức hạch toán bằng phần mềm kế toán

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp kê khaithường xuyên

+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo phương pháp giá gốc

+ Phương pháp tính trị giá hàng tồn kho: Phương pháp bình quân giaquyền

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao đườngthẳng

- Kê khai thuế: Công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ,hàng tháng nộp tờ khai thuế tại Chi cục thuế Quận Thanh Xuân; Công ty kêkhai và nộp thuế TNDN, các loại thuế, phí, lệ phí khác theo quy định hiệnhành

+ Trình tự ghi sổ kế toán:

- Báo cáo Tài chính

- Báo cáo quản trị

Chú thích: - Nhập số liệu hàng ngày

- In sổ, báo cáo cuối kỳ

- Đối chiếu, kiểm tra

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ,xác định tài khoản ghi Nợ, ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng,biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán (Phiếu nhập kho, phiếu thu,phiếu chi, giấy Báo nợ )

Theo quy trình của phần mềm kế toán đã được lập trình, các thông tin đãnhập được tự động nhập vào sổ Kế toán tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, sổ cáicác Tài khoản) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

- Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện cácthao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo Tài chính Việc đối chiếu giữa sốliệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chínhxác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Kế toán kiểm tra, đốichiếu số liệu kế toán với báo cáo Tài chính Sau đó thực hiện thao tác để in

Cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóngthành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghibằng tay

* Chứng từ sử dụng.

+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

+ Hoá đơn giá trị gia tăng

+ Sổ cái tài khoản

* Các tài khoản kế toán sử dụng :

3 133 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

13 331 Phải trả cho người bán

14 334 Phải trả công nhân viên

21 621 Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp

22 622 Chi phí nhân công trực tiếp

23 627 Chi phí sản xuất chung

25 642 Chi phí Quản lý doanh nghiệp

26 911 Xác định kết quả kinh doanh

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TƯ VẤN THIẾT KẾ CONSTREXIM

I ĐẶC ĐIỂM, QUẢN LÝ, PHÂN LOẠI, ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY

1 Đặc điểm Nguyên vật liệu ở Công ty

Là một trong những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh lớn Các ngànhnghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng công trình công nghiệp, kinh doanh nhàsản xuất cấu kiện bê tông, kinh doanh vật tư vật liệu xây dựng

- Nguyên vật liệu là một trong các yếu tố cơ bản có quá trình sản xuất vàkinh doanh tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sảnphẩm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm Đặc biệt trong ngànhxây dựng, Nguyên vật liệu chính chiếm 85% trong tổng chi phí khá lớn đểxây dựng lên các công trình công nghiệp nhà cửa, cầu đường Vì vậy chỉ cầnbiến động nhỏ về chi phí Nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng và làm thay đổi giáthành sản phẩm

Nguyên vật liệu chủ yếu mà Công ty sử dụng đã được nhà nước quy định

về giá cả nên ít có sự biến động như: xi măng, sắt thép Đây là điều kiệnthuận lợi cho công tác dự trữ, hạn chế hơn việc ứ đọng vốn Còn một sốNguyên vật liệu có khối lượng lớn và giá cả luôn biến động nhanh như: Gạch,vôi, đá dăm, cát Những Nguyên vật liệu làm cho việc nhập xuất kho và côngtác bảo quản rất phức tạp dẫn đến việc bảo quản Nguyên vật liệu trong ngànhkhó khăn

Nguyên vật liệu của Công ty được cung cấp từ các nhà máy, các Công ty,các cửa hàng doanh nghiệp nhà nước và tư nhân Do sản phẩm của Công tylà: các công trình, cơ sở hạ tầng Vì vậy phòng kế hoạch vật tư của Công ty cótrách nhiệm xây dựng kế hoạch cung cấp vật tư, vật liệu cho phù hợp nhằmđảm bảo chất lượng và tiến độ các công trình của Công ty ngày càng cao.Công ty đã có nhiều hợp đồng được ký kết với các Công ty, nhà máy, các

tổ chức kinh tế, các đơn vị hành chính như: Công ty TNHH Việt Úc, Kho bạctỉnh Ninh Bình, Công ty điện lực Hải Phòng, UBND TP Huế, Đại Học y khoaHuế… Các đơn vị đã tạo điều kiện về mặt bằng thi công, kho tàng bến bãi,nơi tập kết và cất giữ Nguyên vật liệu phục vụ cho công tác thi công côngtrình Cung cấp vốn kịp thời cho Công ty nhằm đảm bảo cho các công trìnhkịp tiến độ, đạt chất lượng cao

2 Phân loại Nguyên vật liệu ở Công ty

Mỗi doanh nghiệp có các đặc thù sản xuất kinh doanh khác nhau nênviệc sử dụng các Nguyên vật liệu khác nhau Để thuận lợi cho việc theo dõi

và quản lý Nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán đầy đủ,chính xác từng loại vật liệu cần thiết, Công ty đã phân loại chúng theo mộthình thức thích hợp

Phân loại vật liệu là việc chia vật liệu ra thành từng nhóm, từng loại,từng thứ vật liệu có cùng một tiêu thức nào đó theo yêu cầu của quản lý trênthực tế Nguyên vật liệu đó Vì thế Nguyên vật liệu được chia thành nhữngdòng sau:

- Nguyên vật liệu chính: Bao gồm các loại Nguyên vật liệu tham gia trực

tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể của sản phẩm như: sắt ,thép , xi măng , gạch , cát trong xây dựng cơ bản, nửa thành phẩm muangoài cũng được coi là Nguyên vật liệu chính

- Nguyên vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng làm tăng chất

lượng sản phẩm phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất cho việcbảo quản để nâng cao chất lượng tính năng sản phẩm như: Các then chốt, đinhvảy, cầu đấu điện, các chụp đèn

- Nhiên liệu: Bao gồm các loại khí lỏng, khí rắn như xăng dầu, than củi

có tác dụng tạo nhiệt năng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất Nó sửdụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm, các phương tiện vận tải, máy mócthiết bị hoạt động

- Phụ tùng thay thế: Gồm các phụ tùng chi tiết dùng thay thế sửa chữa

máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắp, xây dựng

và thiết bị không cần lắp công cụ dụng cụ, vật kết cấu, khí cụ dùng chocông tác xây lắp xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: Là loại vật liệu từ quá trình sản xuất phế liệu thu hồi từ

việc thanh lý tài sản cố định

* Căn cứ vào mục đích công dụng Nguyên vật liệu được chia thành:

+ Nguyên vật liệu trực tiếp: Dùng cho chế tạo sản phẩm.

+ Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ cho quản lý phân

xưởng dùng cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp

* Một số cách phân loại:

+ Phân loại theo quyền sở hữu: Nguyên vật liệu của doanh nghiệp và

Nguyên vật liệu do đi vay

+ Phân loại theo nguồn hình thành: Nguyên vật liệu do mua ngoài,

Nguyên vật liệu tự gia công chế biến

3 Công tác quản lý Nguyên vật liệu.

- Để đáp ứng yêu cầu quản lý Nguyên vật liệu, đơn vị phân công từng bộphận chịu trách nhiệm giữ gìn bảo quản:

- Sau khi phòng kế hoạch lên kế hoạch mua Nguyên vật liệu để cung cấpkịp thời giao cho công trình theo đúng tiến độ thi công Nguyên vật liệu mua

về nhập kho đã được giao cho các kho bãi của công trình chịu trách nhiệmbảo quản

- Để bảo quản Nguyên vật liệu được tốt, Công ty đã có các nhà kho đảmbảo kỹ thuật an toàn Các nhà kho của Công ty được xây dựng rất thoáng vàkhô ráo thuận tiện cho việc để Nguyên vật liệu như xi măng, sắt thép Mứchao hụt trong quá trình bảo quản, định mức sử dụng của từng Nguyên vậtliệu Bên cạnh đó Công ty cũng cần phải đề phòng các loại hoả hoạn xảy ratrong tất cả các chỉ tiêu phải đảm bảo yêu cầu hoạt động của Công ty

VD : Ngày 6 tháng 10 năm 2008 Công ty đã mua Nguyên vật liệu ximăng, sắt thép về nhập kho cho công trình tại Trung Kính Thủ kho tiến hànhghi chép phản ánh số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản tình

hình nhập xuất tồn kho vật liệu, tính giá thực tế của hàng tồn kho đã mua vềnhập kho, sau đó tiến hành ghi chép phản ánh trên các thẻ kho Kế toán chitiết, và tham gia kiểm kê, đánh giá lại vật liệu, công cụ dụng cụ sản phẩm –hàng hoá theo đúng chế độ của Nhà nước và Công ty

4 Phương pháp đánh giá Nguyên vật liệu

4.1 Giá thực tế Nguyên vật liệu nhập kho:

Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là do mua ngoài: Giá thực tếNguyên vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phívận chuyển, bốc rỡ Thông thường chi phí vận chuyển bốc rỡ do bên bán cungcấp nên đã tính vào giá bán Vì vậy giá vật liệu nhập kho là giá trên hoá đơnchưa có thuế VAT

× Đơn giá mua ghi trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT)

Ví dụ: Căn cứ hóa đơn GTGT số 48068 ngày 10/10/2008 của Công ty TNHHĐức Tùng bán thép gai fi 22 LD là 1.054 kg đơn giá là 5.256 đồng /kg

Giá mua chưa có thuế GTGT: 1.054 x 5.256 = 5.539.824 VNĐ

Trích hoá đơn (Biểu số 2.1 trang 24 )

Biểu 2.1

HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: QE/2008B

Liên 2: Giao cho khách hàng Số :48068

Ngày 10 tháng 10 năm 2008

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Đức Tùng

Địa chỉ: P Giếng Đáy- Quảng Ninh

MST: 0102320520

Họ tên người mua hàng: Bùi Văn Giang

Đơn vị: Công ty CPĐTXD thiết kế Constrexim

Địa chỉ: P513 Nghĩa Tân - Cầu Giấy - HN

MST: 0102185430

Hình thức thanh toán: Trả chậm

Đơn vị

Số lượng Đơn giá

Thành tiền

Bằng chữ: S áu tr ệu không trăm chín ba ngàn tám trăm linh sáu đồng./

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký tên) (Ký tên) (Ký tên)

4.2 Giá vật liệu xuất kho: Công ty đã áp dụng theo phương pháp nhập trước xuất trước.

Theo phương pháp này các loại Nguyên vật liệu nào nhập ban đầu sẽđược xuất trước theo giá thực tế từng lần nhập Như vậy vật liệu tồn kho đầu

kỳ sẽ xuất dùng đầu tiên Trị số hàng xuất kho được tính bằng cách căn cứvào số lượng vật liệu xuất kho và đơn giá lần nhập trước nhất có trong kho.Trị giá vật liệu tồn cuối kỳ được tính theo lượng tồn kho và đơn giá vật liệunhập sau cùng

Công thức:

Giá thực tế của Giá thực tế của NVL , CCDC nhập Số lượng NVL, CCDC xuất NVL – CCDC = theo từng lần nhập kho trước x dùng trong kỳ thuộc số lượng xuất dùng từng lần nhập kho

Ví dụ: Tình hình tồn đầu kỳ, nhập, xuất trong tháng 10/2008 của thép gai fi

22 LD như sau:

- Số lượng tồn đầu kỳ: 417 kg, trị giá : 2.191.752đ

- Số lượng nhập kho ngày 10/10/08 là 1.054 kg, trị giá 5.539.824 đ

- Ngày 12/10/08 xuất cho trình ở Trung Kính: 979 kg

Như vậy, trị giá thực tế xuất thép gai fi 22 LD ngày 12/10 được tínhtheo công thức:

Giá thực tế NVL xuất kho = (2.191.752 + 5.539.824)/ (417 +1.054) *979 = 5.145.624 đồng

II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

1 Chứng từ sử dụng, trình tự luân chuyển chứng từ.

Theo Chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC, quy định về cácchứng từ kế toán sử dụng để hạch toán NVL gồm:

- Phiếu nhập kho – Mẫu 01-VT

- Phiếu xuất kho – Mẫu 02-VT

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư – Mẫu 03-VT

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - Mẫu 04-VT

- Biên bản kiểm kê vật tư – Mẫu 05-VT

- Bảng kê mua hàng – Mẫu 06-VT

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu - Mẫu 07-VT

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy

đủ theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dung phương pháp lập, Công ty phảichịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh Mọi chứng từ kế toán về Nguyên vật liệu phải được tổ chức luânchuyển theo trình tự hợp lý và được kế toán trưởng quy định phục vụ cho việcphản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của bộ phận cá nhân có liênquan

2 Thủ tục nhập, xuất kho Nguyên vật liệu

Ban kiểm nghiệm vật tư thường gồm có người nhập, người phụ trách vật

tư và thủ kho Sau khi kiểm nghiệm xong, sẽ lập “Biên bản kiểm nghiệm vậttư”(Biểu 2.3 trang 29) thành hai biên bản, 1 biên bản giao cho phòng kếhoạch vật tư để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng, 1 biên bản giao cho phòng

kế hoạch tài vụ để căn cứ ghi sổ “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” phải ghi rõngày tháng kiểm nghiệm, họ tên người nhập, tên kho nhập vật tư và thànhphẩm của ban kiểm nghiệm Đồng thời phải ghi rõ tên, quy cách vật tư đượckiểm nghiệm (có đầy đủ chữ ký) Phòng kế hoạch vật tư cấp phiếu nhập vật tư

“Phiếu nhập vật tư” (Biểu 2.5 trang 31) có thể lập chung cho nhiều thứ vậtliệu cùng loại cùng một lần giao nhận, nhận cùng một kho Có thể lập riêngcho từng thứ vật liệu, nếu cần thiết “phiếu nhập vật tư” phải ghi đầy đủ tênhàng, đơn vị tính, số lượng thực nhập, giá đơn vị, thành tiền trong đó giá đơn

vị là giá trị ghi trên hoá đơn người bán còn cột thành tiền được tính như sau:

Thành tiền = Số lượng vật liệu thực nhập × Đơn giá vật liệu

Phiếu nhập khođược lập thành 03 liên:

+ 01 liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho

+ 01 liên chuyển cho phòng kế toán để kế toán ghi vào sổ chi tiết

+ 01 liên chuyển cho phòng kế hoạch vật tư giữ

Giá thực tế của Nguyên vật liệu các phiếu này phải có đầy đủ chữ ký củangười nhận hàng, thủ kho, người giao hàng, thủ trưởng đơn vị

Trích bộ chứng từ liên quan đến nhập kho Nguyên vật liệu ngày25/10/2008 như sau (Biểu 2.2 trang 28)

Biểu 2.2

(Liên 2: giao cho khách hàng) Số: 48086 Ngày 25/10/2008 Ký hiệu: QE/2008B

Đơn vị bán: Công ty CP đầu tư phát triển công nghiệp

Địa chỉ: 121 Thái Hà – P Trung liệt - Đống Đa - HN

Số lượng Đơn giá

Thành tiền

Bằng chữ: Năm mươi sáu triệu không trăm bốn mốt ngàn bảy trăm chín sáu đồng.

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên)

Biểu 2.3

Công ty CPĐTXD Thiết kế Constrexim

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

Ngày 25/10/08Căn cứ hóa đơn GTGT số 48086 ngày 25/10/2008 của Công ty CP đầu tưphát triển công nghiệp

Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông: …….: Cán bộ kế hoạch kinh doanh - trưởng ban

Bà : …… : Kế toán trưởng – Thành viên

Đơnvịtính

SLtheochứngtừ

Kết quả kiểm nghiệm

Ghichú

Số lượngđúng quycách phẩmchất

SL khôngđúng quycách phẩmchất

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: đủ số lượng, đảm bảo chất lượng

Đại diện kỹ thuật Tổ trưởng Trưởng ban

(Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên)

Biểu 2.4 (Trích)

Công ty CPĐTXD Thiết kế Constrexim

BIÊN BẢN GIAO HÀNG

Hôm nay, ngày 25 tháng 10 năm 2008, Chúng tôi gồm:

Bên bán hàng: Công ty CP đầu tư phát triển công nghiệp

Bên mua hàng: Công ty CPĐTXD Thiết kế Constrexim

Chúng tôi đã cùng kiểm tra số lượng và chất lượng của lô hàng như sau:

Ngày 25 tháng 10 năm 2008 Nợ TK152

Số: 56 Có TK331

- Họ và tên người giao: Bùi Văn Giang

- Theo Hoá đơn số 48086 ngày 25 tháng 10 năm 2008 của Công ty CP đầu tưphát triển công nghiệp

- Nhập tại kho: A Địa điểm: Công Ty CPĐTXDTK Constrexim

Thành tiềnTheo

C.từ

Thựcnhập

Bước 1: Các đội có nhu cầu vật tư xin mở “Phiếu lĩnh vật tư ”(Biểu 2.6)

Bước 2: Phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào nhu cầu và số lượng vật tư có

ở trong kho để ký duyệt vào Phiếu lĩnh vật tư Sau khi ký duyệt song, phòng

kế hoạch vật tư trả lại Phiếu lĩnh vật tư cho các đội, các đội đưa phiếu lĩnh vật

tư lên kho để lĩnh vật tư Phiếu lĩnh vật tư phải ghi đầy đủ các nội dung: Tên,quy cách, đơn vị tính, số lượng Phiếu lĩnh vật tư lập thành 3 liên

Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch vật tư

Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho, sau đó, chuyển cho phòng kế toán

Liên 3: Lưu ở kho

Trích quy trình xuất kho Nguyên vật liệu tại Công ty như sau:

Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, nhân viên thống kê hoặc nhân viên của

bộ phận sử dụng sẽ viết “Phiếu đề nghị lĩnh vật tư”

Biểu 2.6

Công ty CPĐTXD Thiết kế Constrexim

PHIẾU ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ

Ngày 27/10/2008 Kính gửi: Ông giám đốc Công ty CPĐTXD Thiết kế Constrexim.

Tên tôi là: Phạm Văn Hiển.

sử dụng

Đề nghị Thực lĩnh

Người đề nghị Quản đốc Giám đốc

Quản đốc ký vào giấy rồi chuyển lên cho Giám đốc duyệt Sau đóchuyển lên phòng kế toán, kế toán căn cứ trên số lượng được duyệt viết

“Phiếu xuất kho” (Biểu 2.7) Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên giao chongười lĩnh mang xuống kho để lĩnh vật tư.

Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu, ghi số lượng thực xuấtlên phiếu xuất kho và cùng người lĩnh ký nhận vào phiếu xuất kho Sau khi cóđầy đủ chữ ký, thủ kho giữ lại 01 liên làm căn cứ ghi “Thẻ kho”(Biểu 2.12trang 41), 01 liên giao cho bộ phận lĩnh, liên còn lại chuyển cho phòng kếtoán làm căn cứ ghi sổ

Biểu 2.7 PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02- VT

Ngày 27/10/2008

Nợ TK 621

Có Tk 152(1)

Họ và tên: Nguyễn Văn Cường: Địa chỉ: Bộ phận tổ nề

Lý do xuất: Xây dựng nhà cho công trình tại Trung Kính

Xuất tại kho: Trung Kính

Đơn

vị tính

III KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

Hiện nay, Công ty hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương phápghi thẻ song song Tổ chức kế toán Công ty có liên quan với nhau giữa các

xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho vàghi chép vào sổ kế toán chi tiết Kế toán phải đảm bảo phù hợp với số liệu

trên thẻ kho và sổ kế toán Đồng thời tránh được sự ghi chép trùng lặp không

cần thiết tiết kiệm cho hao phí lao động trong hạch toán quản lý hiệu quả củavật liệu khác Kế toán phải lựa chọn đúng các phương pháp hạch toán cho phùhợp với yêu cầu trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán trong Công ty Chính vìvậy để thuận tiện cho việc theo dõi của mình Công ty đã chọn hình thức ápdụng “Phương pháp thẻ kho”

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi

thẻ song song

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng (quý): Đối chiếu hàng ngày : Đối chiếu cuối tháng, cuối quý

Phương pháp này đước tiến hành như sau:

* Ở kho:

Thủ kho sử dụng thẻ kho, mỗi thứ Nguyên vật liệu được mở riêng 1 thẻkho Thẻ kho được đóng thành quyển và được bảo quản trong tủ nhiều ngăn.Hàng ngày, khi có nghiệp vụ xuất nhập kho, thủ kho thực hiện việc thu phát

sẽ ghi số lượng thực tế nhập xuất vào chứng từ nhập xuất Căn cứ vào các loạichứng từ này thủ kho sẽ ghi số lượng nhập xuất vào thẻ kho của từng thứ liênquan và tính ra số tồn để ghi vào cột tồn trên thẻ kho Mỗi chứng từ được ghivào 1 dòng trên thẻ kho

* Ở phòng kế toán:

Hàng ngày khi kế toán nhận được chứng từ nhập xuất của thủ kho gửilên, kế toán kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ chứng từ nhậpxuất của thủ kho gửi lên, nhân viên kế toán vật tư nhập dữ liệu vào máy theođúng mã, đối tượng liên quan và đúng nội dung kinh tế phát sinh Theo quytrình xử lý hệ thống hoá thông tin của phần mềm kế toán thì máy sẽ tự độngghi vào các bản kê nhập, bản kê xuất, sổ chi tiết các tài khoản liên quan.Chương trình cho phép tự động tổng hợp số liệu để ghi vào bảng số liệu tổnghợp nhập xuât tồn vật liệu Kế toán không phải cộng dồn, ghi chuyển số liệu

từ bảng kê theo phương pháp thủ công trước đây Do đó thông tin sẽ đượccộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động của máy, cuốitháng từ kho dữ liệu tổng hợp cho phép in ra sổ chi tiết các tài khoản, báo cáonhập, xuất, tồn

* Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu tại Công ty

Sau khi mua Nguyên vật liệu về kế toán tiến hành lập “Phiếu nhập kho”(Biểu2.10 trang 39) và tiến hành ghi sổ “Chi tiết Nguyên vật liệu” (Biểu 2.13trang 42) của từng mặt hàng và kiểm tra các số liệu viết trên hoá đơn thuế

GTGT Kế toán tiến hành cùng các thủ kho lập biên bản kiểm nghiệm vật tư,rồi tiến hành nhập kho Nguyên vật liệu

VD: Trên phiếu nhập kho ngày 10/10/2008 Công ty đã mua ống nhựa vềlắp đặt hệ thống nước cho riêng công trình tại Trung Kính

Để kiểm tra nội dung tính hợp lệ, hợp lý ghi trên hoá đơn thì kế toán phảikiểm tra nội dung trên hoá đơn của đơn vị bán hàng Hoá đơn phải có đầy đủchữ ký và các cột ghi số thứ tự, ghi tên và nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vậtliệu, đơn vị tính, số lượng và đơn giá và cột thành tiền dòng tổng cộng thuếGTGT từ đó kế toán căn cứ vào các hoá đơn của đơn vị bán để kiểm tra sốlượng vật tư mà Công ty mua vào, đơn giá của từng loại vât tư và thuế suất làbao nhiêu, số tiền cần thanh toán với người bán có khớp với phiếu nhậpkhông

VD: Ngày 10/10/2008 Công ty đã mua các loại ống nhựa của Công tynhựa Tiền Phong và kế toán định khoản:

Nợ TK 152(1) : 9.004.784

Nợ TK 133(1) : 900.478,4

Có Tk 331 : 9.905.262,4

Biểu 2.8

Mẫu 01.GTKT- 3LL

HOÁ ĐƠN THUẾ GTGT Ký hiệu: QE/2008T

Liên 2 : Giao cho khách hàng Số: 73586

Ngày 10 tháng 10 năm 2008

Đơn vị bán: Công Ty Nhựa Tiền Phong

Địa chỉ:

Họ và tên người mua hàng: Trần Văn Dũng

Đơn vị: Công ty CPĐTXD Thiết kế Constrexim

Địa chỉ: Công trình tại Trung Kính

Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu chín trăm linh năm ngàn hai trăm sáu hai phẩy bốn đồng/.

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên)

Sau khi hoá đơn bán hàng, giấy báo nhận hàng về hay do nhân viêncung ứng của Công ty mang về Phòng kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợpđồng kế hoạch thu mua vật tư để quyết định chấp nhận hay không chấp nhậnthanh toán đối với từng chuyến hàng Khi vật liệu về đến Công ty phải lậpbiên bản kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm nghiệm về số lượng và chất

lượng và quy cách vật liệu Ban kiểm nghiệm vật tư thường có : người nhậpngười phụ trách vật tư và thủ kho

Biểu số 2.9

Công ty CPĐTXD Thiết kế Constrexim

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Ngày 10 tháng 10 năm 2008Ban kiểm nghiệm gồm có:

Ông: Trần Văn Dũng: Cán bộ kế hoạch kinh doanh - trưởng ban

Bà : Trần Quế Giang: Kế toán trưởng – Thành viên

Bà : Đào Phương Liên: Thủ kho – Thành viên

Số lượng

Nhận xétTheo

Thành viên Thành viên Trưởng ban

Trần Quế Giang Đào Phương Liên Trần Văn Dũng

Sau khi kiểm nghiệm vật tư Công ty tiến hành xuất kho cho từng bộ phận

để tiến hành thi công cho đúng tiến độ của công trình đã ký: Để thuận tiện choviệc kiểm tra quá trình xuất kho và sử dụng vật liệu trên cơ sở các chứng từ

đã xuất hàng tháng kế toán căn cứ vào đó để tính tiêu hao vật liệu Phòng kếhoạch lập ra “Phiếu nhập kho”

Biểu 2.10