Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty CP đầu tư xây dựng thương mại VIFRICO

Qua quá trình học tập lĩnh hội kiến thức về lý thuyết trên nhà trường và thời gian đi thực tế tại Công ty CP Đầu tư xây dựng thương mại VIFRICO. Trong thời gian áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế để tìm hiểu quá trình điều hành quản lý và công tác hạch toán của từng phần hành trong công ty. Em nhận thấy rằng hầu hết các doanh nghiệp dù sản xuất sản phẩm hay kinh doanh dịch vụ nói chung và Công ty CP đầu tư xây dựng VIFRICO nói riêng (là một đơn vị sản xuất sản phẩm bê tông) trong nền kinh tế thị trường như hiện nay để có thể tồn tại và phát triển được, công ty phải sản xuất ra sản phẩm. Để sản xuất ra sản phẩm công ty phải bỏ ra những chi phí ban đầu để mua các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất sản phẩm trong đó các yếu tố nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong ba yếu tố chiếm tỷ trọng lớn và cấu tạo nên thực thể sản phẩm. Trong thực tế doanh nghiệp nào dù là nhà nước hay tư nhân đều muốn kinh doanh có lãi. Để có được lợi nhuận cao doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý tới công tác quản lý, các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất sản phẩm như yếu tố nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Để làm được điều này phải nói đến công tác hạch toán của bộ phận kế toán trong công ty trong đó có kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Người làm nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải hạch toán kịp thời, chính xác, đầy đủ từng thứ, tùng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình nhập - xuất - tồn kho. Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại và chiếm tỷ trọng rất lớn nên việc tiết kiệm, quản lý chặt chẽ vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc giảm giá thành phẩm sản phẩm. Kế toán cung cấp dầy đủ thông tin chính xác kịp thời về tình hình thu mua sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho nhà quản lý và lãnh đạo để đưa ra được các quyết định điều hành quản lý các khâu đầu vào có hiệu quả cao. Từ những nhận thức được tầm quan của yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất có một ý nghĩa lớn quyết định đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Bởi vậy em xin chọn chuyên đề “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ” Chuyên đề của em được trình bày gồm 3 phần : Chương 1 : Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty CP đầu tư xây dựng thương mại VIFRICO. Chương 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty CP đầu tư xây dựng thương mại VIFRICO. Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty CP đầu tư xây dựng thương mại VIFRICO.

LỜI MỞ ĐẦU Qua quá trình học tập lĩnh hội kiến thức về lý thuyết trên nhà trường và thời gian đi thực tế tại Công ty CP Đầu tư xây dựng thương mại VIFRICO. Trong thời gian áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế để tìm hiểu quá trình điều hành quản lý và công tác hạch toán của từng phần hành trong công ty. Em nhận thấy rằng hầu hết các doanh nghiệp dù sản xuất sản phẩm hay kinh doanh dịch vụ nói chung và Công ty CP đầu tư xây dựng VIFRICO nói riêng (là một đơn vị sản xuất sản phẩm bê tông) trong nền kinh tế thị trường như hiện nay để có thể tồn tại và phát triển được, công ty phải sản xuất ra sản phẩm. Để sản xuất ra sản phẩm công ty phải bỏ ra những chi phí ban đầu để mua các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất sản phẩm trong đó các yếu tố nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong ba yếu tố chiếm tỷ trọng lớn và cấu tạo nên thực thể sản phẩm. Trong thực tế doanh nghiệp nào dù là nhà nước hay tư nhân đều muốn kinh doanh có lãi. Để có được lợi nhuận cao doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý tới công tác quản lý, các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất sản phẩm như yếu tố nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Để làm được điều này phải nói đến công tác hạch toán của bộ phận kế toán trong công ty trong đó có kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Người làm nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải hạch toán kịp thời, chính xác, đầy đủ từng thứ, tùng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình nhập - xuất - tồn kho. Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại và chiếm tỷ trọng rất lớn nên việc tiết kiệm, quản lý chặt chẽ vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc giảm giá thành phẩm sản phẩm. Kế toán cung cấp dầy đủ thông tin chính xác kịp thời về tình hình thu mua sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho nhà quản lý và lãnh đạo để đưa ra được các quyết định điều hành quản lý các khâu đầu vào có hiệu quả cao. Từ những nhận thức được tầm quan của yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất có một ý nghĩa lớn quyết định đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Bởi vậy em xin chọn chuyên đề “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ” Chuyên đề của em được trình bày gồm 3 phần : Chương 1 : Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty CP đầu tư xây dựng thương mại VIFRICO. Chương 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty CP đầu tư xây dựng thương mại VIFRICO. Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty CP đầu tư xây dựng thương mại VIFRICO. CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CP Đầu Tư Xây Dựng TM VIFRICO 1.1.Đặc điểm nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ tại công ty CP Đầu Tư Xây Dựng TM VIFRICO 1.1.1 Tầm quan trọng và quy định chung của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong Công ty CP Đầu Tư Xây Dựng TM VIFRICO: 1.1.1.1 Tầm quan trọng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : Xuất phát từ vị trí quy mô sản xuất trong công ty, kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một công cụ đắc lực không thể thiếu được trong công tác quản lý kinh tế. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là người hạch toán theo dõi quản lý chặt chẽ từng thứ, từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, từ đó tiết kiệm được chi phí, làm giảm giá thành sản phẩm và tiết kiệm vốn. Cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ cả về mặt hiện vật và giá trị của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giúp cho nhà quản lý và lãnh đạo trong công ty nắm bắt nhìn nhận về tình hình nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty mình để đưa ra những quyết định điều hành quản lý có hiệu quả cao. 1.1.1.2 Những quy định chung kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : Trong công ty CP Đầu Tư Xây Dựng TM VIFRICO luôn đưa ra những quy định đối với kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng để quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ. Những quy định mang tính chất chủ quan của hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển, việc sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ một cách tiết kiệm hợp lý ngày càng được coi trọng. Vật liệu công cụ dụng cụ trong công ty lại chiếm tỷ trọng rất lớn (khoảng 60 đến 70%) Trong chi phí là một trong 3 yếu tố để đảm bảo cho quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp được tiến hành một cách thuận lợi và nhanh chóng, thực hiện tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm là cơ sở để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để hạch toán vật liệu chính xác, chặt chẽ giảm được những hư hao mất mát xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý, và lãnh đạo thì kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ cần tuân theo những quy định sau: - Nắm chắc nội dung và bản chất kinh tế của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Hiểu rõ được tính năng lý hoá, công dụng và mục đích sử dụng của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ khi chuyển dịch dần quá trình sản xuất sản phẩm. - Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo yêu cầu và nội dung kinh tế của ban lãnh dạo công ty và công tác hạch toán. - Đánh giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập - xuất - tồn kho theo quy định của công ty. - Quản lý chặt chẽ tình hình thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ trên các mặt số lượng, chất lượng, giá trị và thời hạn cung cấp. Quá trình thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ phải đảm bảo kịp thời đầy đủ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Phân định được vật liệu, công cụ dụng cụ dùng trong quá trình sản xuất kinh doanh: + Vật liệu là đối tượng lao động, một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhưng tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. + Công cụ dụng cụ thường tham giá vào chiều chu kỳ sản xuất thường vẫn giữ được hình thái vật chất ban đầu, trong quá trình tham gia vào sản xuất giá trị công cụ dụng cụ bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Xác định trình tự hạch toán và nhập - xuất - tồn vật tư. - Hạch toán đầy đủ, chính xác kịp thời về số lượng, chất lượng của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm tiết kiệm được vật tư trong một đơn vị sản phẩm. - Dự trữ vật liệu, công cụ dụng cụ hợp lý, tiết kiệm trên các cơ sở định mức kỹ thuật nhằm hạ thấp chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm. - Dự trữ vật liệu,công cụ dụng cụ hợp lý để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. - Tổ chức bảo quản vật liệu, công cụ dụng cụ trong kho cũng như đang trên đường vận chuyển một cách có hệ thống phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm hạn chế những rủi ro sảy ra. 1.1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty : 1.1.2.1 Phân loại Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Trong công ty CP Đầu Tư Xây Dựng TM VIFRICO vật liệu, công cụ dụng cụ gồm chiều loại như xi măng, sắt, thép, cát đá . có tính năng lý hoá khác nhau, có công dụng và mục đích sử dụng khác nhau. Do đó, yêu cầu người quản lý phải biết từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Vì vậy để quản lý và hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ được thuận tiện cần phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ - Phân loại vật liệu: Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị trong công ty vật liệu chia thành: + Nguyên vật liệu chính: là những thứ nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ là thành phần chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm bao gồm: Sắt, thép, xi măng, cát đá . + Vật liệu phụ: khi tham gia vào sản xuất không tạo nên thực thể chính của sản phẩm mà có tác dụng phụ làm tăng chất lượng giá trị sản phẩm bao gồm: Sơn chống rỉ, nhựa thông, que hàn . + Nhiên liệu: Xăng, dầu, than, củi . + Vật kết cấu: là những bộ phận của sản phẩm trong công ty bao gồm: vật kết cấu bê tông đúc sẵn . Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng như nọi dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu chia thành + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm + vật liệu dùng cho nhu cầu khác như: phục vụ quản lý ở các phân xưởng tổ đội sản xuất, bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp. - Phân loại công cụ dụng cụ Các loại công cụ dụng cụ trong công ty chia thành: + Dụng cụ đồ nghề: bàn là, bayxay, máy khoan, may đầm, xẻng . + Dụng cụ quản lý: Máy tính, giấy bút . + Dụng cụ: quần áo bảo hộ lao động, gỗ cốp pha . 1.1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Đề phuc vụ công tác quản lý và hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ công ty đã và đang thực hiện việc đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá thực tế: - Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho: Tại Công ty CP Đầu Tư Xây Dựng TM VIFRICO áp dụng hình thức tính thuế GTGT thep phương pháp khấu trừ thuế. Toàn bộ vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty đều phải mua từ bên ngoài nên: Đối với việc tính giá thực tế vật liệu nhập kho do mua ngoài được tính theo công thức : Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua theo hoá đơn (chưa có thuế GTGT) + Các chi phí thu mua - Các khoản giảm trừ + Thuế nhập khẩu (nếu có) - Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho: Do đặc thù sản xuất của công ty, vật liệu, công cụ dụng cụ thường có tồn ở trong kho và lượng vật liệu, công cụ dụng cụ phải nhập kho trong kỳ. Để Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Phương pháp này phù hợp với đặc điểm sản xuất của công ty. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất từng loại sản phẩm, từng công trình đã được giao khoán vật liệu, công cụ dụng cụ trong kho sẽ được xuất ra đưa vào sản xuất. Ưu điểm của phương pháp này: tuy đơn giản dễ tính toán vật liệu mua về không phát sinh làm nhiều lần nhập - xuất. Điều này giúp cho công việc của người kế toán đơn giản hơn. Tuy nhiên độ chính xác không cao công việc người kế toán vật tư dồn và cuối tháng, ảnh hưởng tới công tác kế toán nói chung. 1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty CP Đầu Tư Xây Dựng TM VIFRICO : 1.2.1 Các chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ: Phiếu giao việc: Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, phòng kinh tế kế hoạch sẽ tiến hành làm phiếu giáo việc (Giao khoán) gửi đến các xí nghiệp sản xuất. Phản ánh số sản phẩm sản xuất theo hợp đồng thời gian bắt đầu thi công cho đến ngày kết thúc thi công. Giáy đề nghị tạm ứng: Khi nhận được phiếu giao việc và bản vẽ thiết kế của phòng kỹ thuật xí nghiệp được giao khoản trong công ty làm thủ tục xin mua vật tư. Căn cứ vào bản vẽ thiết kế gửi phòng tài chính kế toán theo giấy đề nghị tạm ứng thể hiện số tiền đề nghị ông giám đốc cho ứng để tiến hành sản xuất theo ký kết hợp đồng. Phiếu chi tạm ứng: Mẫu số 02 - TT/BB QĐ 141 -TC/QĐ/CĐKT. Khi giám đốc phê duyệt vào giấy đề nghị tạm ứng cảu xí nghiệp, xí nghiệp được giao việc ra quyết định xuống cho phòng kế toán để làm phiếu chi tạm ứng cho xí nghiệp sản xuất. Giấy uỷ nhiệm chi: Là chứng từ phản ánh số tiền thanh toán mua vật tư bằng chuyển khảo của công ty tại ngân hàng. Hoá đơn GTGT của người bán. Bao gồm: + Tên gọi của chứg từ là Hoá ĐƠn (GTGT) hoá đơn này chỉ dùng cho các doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Ngày tháng năm lập chứng từ: là ngày mà phát sinh các nghiệp vụ tại địa điểm mua hàng. + Đơn vị bán hàng, địa chỉ: phải ghi đầy đủ tên gọi của công ty, địa chỉ để kế toán vào sổ chi tiết thanh toán để dễ theo dõi từng đối tượng và khi có sự cố về chất lượng hàng hoá thì tiện cho việc trả lại hoặc giảm giá hàng mua, hàng bán . + Số tài khoản: tuỳ từng doanh nghiệp hoặc đơn vị cá nhân có những đơn vị cá nhân không có số tài khoản thì không phải ghi. Số tài khoản này thuận tiện cho việc thanh toán với người bán hoặc người mua bằng chuyển khoản. + Mã số: là các mã số thuế của doanh nghiệp khighi hoá đơn phải ghi đầy đủ thuế vào các ô. + Cột số thứ tự: dùng để ghi thư tự các loại hàng hoá dịch vụ. + Cột tên hàg hoá, dịch vụ: dùng để ghi tên hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp mua bán. + Cột đơn vị tính: dùng để ghi đơn vị tính đặc trưng của các mặt hàng mà doanh nghiệp mua vào hoặc bán ra. + Cột số lượng: dùng để ghi số lượng của các mặt hàng mà doanh nghiệp mua vào hoặc bán ra. + Cột đơn giá: cột này để ghi đơn giá của một loại hàng hoá hay nhiều loại theo đơn giá quy định của doanh nghiệp. + Cột thành tiền: để ghi số tièn của một loại hàng hoá, hay nhiều loại cột này là kết quả của cột đơn giá x số lượng. + Dòng cộng tiền hàng: dòng này là tổng cộng của cột thành tiền. + Dòng thuế suât, tiền thuế: dòng này để ghi thuế suất đánh vào mặt hàng là bao nhiêu phần trăm và số tiền thuế của các loại hàng hoá. + Dòng tổng cộng thanh toán: dòng này ghi số tiền hàg cộng cả tiền thuế GTGT. + Số tiền viết bằng chữ: sau khi đã tính toán ra tổng số tiền phải thanh toán thì số tiền này phải viết bằng chữ, để tránh thêm bớt các số vào dòng tổng cộng thanh toán (dòng chữ số). Cuối cùng người mua, kế toán trưởng , thủ trưởng đơn vị phải ký tên và ghi rõ họ tên để xác nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở trên. Phiếu nhập kho Nội dung cơ bản của phiếu nhập kho bao gồm: - Ngày tháng nhập kho. - Số hiệu của phiếu - Ghi Nợ TK, Ghi có TK - Họ và tên người nhập hàng. - Theo số, ngày, tháng, năm, của hoá đơn hoặc phiếu nhập kho. - Nhập tại kho. - Các cột của phiếu: + Các cột A, B, C, D lần lượt ghi số thứ tự , tên nhãn hiệu. quy cách, mã số, đơn vị tính của vật tư. + Cột số 1: Ghi số lượng theo hoá đơn hoặc lệnh nhập + Cột số 2: Thủ kho ghi số lương thực tế nhập + Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá và tính ra thành tiền của từng loại vật tư