Sự cần thiết của công tác tuyển mộ, tuyển chọn đối với tổ chức
Khái niệm
Tuyển mộ: là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức.
Nguồn tuyển mộ: bao gồm lực lượng lao động bên trong tổ chức và bên ngoài thị trường lao động.
Nguồn tuyển mộ bên trong: bao gồm những người đang ký kết hợp đồng với tổ chức.
Tỷ lệ sàng lọc là tỷ lệ giữa số lượng lao động cần tuyển và số ứng viên tham gia ứng tuyển.
Tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo khía cạnh khác nhau dựa vào yêu cầu công việc để tìm được những ứng viên phù hợp với yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ.
Tuyển dụng: Bao gồm quá trình tuyển mộ và tuyển chọn trong đó hoạt động tuyển mộ diễn ra trước.
Tuyển mộ có ảnh hưởng tới nhiều chức năng của quản trị nhân lực như: Đánh giá tình hình thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, các mối quan hệ lao động.
Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tuyển mộ:
*Uy tín của công ty: nếu công ty có uy tín sẽ được nhiều người biết đến và muốn vào làm việc tại công ty do đó sẽ được những người có nhu cầu xin việc quan tâm theo dõi tình hình tuyển dụng của công ty Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tuyển mộ và thu hút được nhiều nhân tài.
*Quảng cáo và các mối quan hệ xã hội: Nếu khi tiến hành tuyển mộ mà quảng cáo được rộng khắp, hoặc công ty có nhiều mối quan hệ xã hội thì sẽ thu hút được lao động từ nhiều nguồn khác nhau đến tham gia thi tuyển.
*Các quan hệ với công đoàn , các chính sách nhân sự và bầu không khí tâm lý trong tập thể lao động: Đây là các vấn đề liên quan trực tiếp đến người lao động, nó chính là điều kiện làm việc và khả năng thăng tiến, đây chính là vấn đề chính mà người xin việc quan tâm Do đó yếu tố này quyết định đến cả chất lượng cũng như số lượng người tham gia xin việc tại nhà máy.
*chi phí : Sẽ là điều kiện để công ty chọn cho mình các phương pháp thu hút quảng cáo, tuyển mộ người xin việc từ các nguồn khác nhau như ý muốn nếu chi phí cho phép còn nếu không sẽ phải chọn các phương pháp khác để phù hợp với chi phí của mình.
*Các điều kiện về thị trường lao động: Đây là yếu tố tác động khá lớn đến quá trình tuyển mộ nếu thị trường thiếu lao động thì việc tuyển mộ rất khó khăn và ngược lại.
*Sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác: Khi gặp sự cạnh tranh của doanh nghiệp khác thì nhân lực là yếu tố quan trọng đối với sự cạnh tranh Việc thu hút được người giỏi sẽ đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, do vậy việc tuyển mộ trở lên khó khăn hơn công ty cần đưa ra các chính sách hấp dẫn các ứng viên về phía mình.
*Các xu hướng kinh tế: yếu tố này quyết định sự hưng thịnh của các loại hình kinh doanh, các nghành nghề nó ảnh hưởng đến định hướng tương lai của doanh nghiệp do vậy người lao động cũng quan tâm đến vấn đề này.
* Thái độ của xã hội đối với nghề mà doanh nghiệp tuyển mộ: Nếu nghành nghề được xã hội tôn trọng, yêu thích thì sự thu hút sẽ rễ ràng hơn.
Quá trình tuyển chọn phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
+ Tuyển chọn phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch nguồn nhân lực.
+Phải tuyển chọn được những người có trình độ chuyên môn cần thiết cho công việc để đạt tới năng suất lao động cao, hiệu suất công tác tốt.
+Tuyển được những người có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc và tổ chức.
Vai trò của công tác tuyển mộ, tuyển chọn, nhân lực trong tổ chức
Trong quá trình sản xuất kinh doanh không phải lúc nào doanh nghiệp cũng hoạt động với một số lượng nhân viên và cơ cấu định sẵn mà doanh nghiệp luôn phải có sự thay đổi nhằm thích hợp với môi trường kinh doanh. Những sự thay đổi này luôn diễn ra, đòi hỏi doanh nghiệp phải bố trí những nhân viên đủ năng lực vào vị trí phù hợp Để đáp ứng nhu cầu này thì doanh nghiệp phải tuyển mộ và tuyển chọn lao động Công tác này không chỉ đảm bảo cho nhu cầu nhân lực ngắn hạn mà còn đảm bảo cho các kế hoạch phát triển lâu dài của doanh nghiệp Nếu công tác này được thực hiện tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những con người có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, tuyển chọn tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng như tránh được các rủi do trong quá trình thực hiện công việc Vì vậy sẽ làm cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể hoạt động ổn định, đạt được hiệu quả cao Ngược lại sẽ làm cho tình hình sản xuất kinh doanh mất ổn làm giảm hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp dẫn đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường giảm, do vậy khó phát triển được.
Mặt khác không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có ngay những nhân viên có thể đảm nhận được những vị trí quan trọng Thông qua công tác tuyển mộ và tuyển chọn doanh nghiệp có thể tìm cho mình những nhân viên giỏi có khả năng giải quyết công việc một cách hiệu quả Công việc được giải quyết nhanh chóng, có chất lượng cao sẽ tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cũng như tạo được niềm tin đối với các đối tác khác trong kinh doanh Đồng thời có thể nâng cao uy tín và thị phần của doanh nghiệp trên thương trường.
Ngày nay với sự phát triển khoa học ngày càng cao, rất nhiều ứng dụng khoa học công nghệ được đưa vào công việc sản xuất kinh doanh thì rất cần những con người có thể làm chủ khoa học công nghệ vào làm việc ở doanh nghiệp, khả năng thay thế những người lao động này khó khăn hơn trước rất nhiều.
Do vậy công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực ngày càng trở lên quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp nếu không thực hiện tốt công tác này, có thể khi vào doanh nghiệp sẽ không làm được việc hoặc bỏ việc ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất gây thiết hại cho doanh nghiệp rất nhiều
Như vậy công tác tuyển mộ và tuyển chọn lao động là một hoạt động quan trọng, có tác động lớn đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Điều này đòi hỏi sự quan tâm thích đáng từ phía các nhà quản trị doanh nghiêp đặc biệt là bộ phận tổ chức tuyển chọn lao động của các doanh nghiệp.
Quá trình tuyển mộ trong tổ chức
Lập kế hoạch tuyển mộ
Trong hoạt động tuyển mộ lao động doanh nghiệp cần có kế hoạch hoá nguồn nhân lực cụ thể, từ đó xác định nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần bao nhiêu người, ở những vị trí nào, nhu cầu đột xuất hay thường niên Đó là những vấn đề doanh nghiệp cần làm rõ để việc tuyển mộ và tuyển chọn lao động tốt hơn Đi đôi với vấn đề đó doanh nghiệp cũng cần phải có một kế hoạch tuyển mộ cụ thể, chi tiết, sẽ tránh được những sai sót không đáng có, tiết kiệm được thời gian cho quá trình tuyển mộ
Trong kế hoach tuyển mộ doanh nghiệp cần xác định xem cần tuyển mộ bao nhiêu người cho từng vị trí cần tuyển Muốn vậy doanh nghiệp cần xác định được tỷ lệ sàng lọc ở mỗi vị trí cần tuyển mộ một cách chính xác và hợp lý Bởi vì, tỷ lệ sàng lọc có ảnh hưởng tới chi phí tài chính , tâm lý và kỳ vọng của người dự tuyển Các tỷ lệ sàng lọc phần lớn quyết định bởi tính đặc thù của công việc, tâm lý xã hội của người xin việc, trong đó yếu tố thu nhập có ý nghĩa quan trọng nhất Khi xác định tỷ lệ sàng lọc cần căn cứ vào các yếu tố sau:
+ Thị trường lao động (sự cân bằng cung cầu của thị trường lao động)
+ Chất lượng của nguồn lao động mà doanh nghiệp sử dụng
+Tâm lý chọn nghề của người lao động
+Mức độ phức tạp của công việc cần tuyển
Khi đã xác định được số lượng người cụ thể cần tuyển mộ thì vấn đề còn lại là xác định các nguồn tuyển mộ và phương pháp tuyển mộ, thời gian tuyển mộ.
Xác định các nguồn và phương pháp tuyển mộ
1.2.1 Đối với nguồn nhân lực bên trong tổ chức Đối với các vị trí quan trọng thông thường các doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực trong công ty để biết được ai là người có năng lực trong số các nhân viên để đề bạt những nhân viên này Đối với các vị trí ít quan trọng, các Công ty trên thế giới thường sử dụng phương pháp:
Niêm yết chỗ làm hay công việc đang cần tuyển người Bảng niêm yết này được dán ngay chỗ công khai để mọi người đều biết Đó là một thủ tục thông báo cho công nhân viên toàn Công ty biết rằng hiện đang cần tuyển người cho một số công việc nào đó
Sự giới thiệu của nhân viên công ty những người có năng lực trong quá trình làm việc
*Ưu điểm của nguồn này
Với những vị trí công việc cần tuyển mộ đột xuất thì cách tốt nhất là thông báo trong nội bộ Công ty Vì nhân viên chỉ cần một thời gian ngắn là có thể hoà nhập vào môi trường làm việc mới ngay Đồng thời, tuyển người theo nguồn này sẽ đem lại những cơ hội thăng tiến cho nhân viên trong doanh nghiệp, tạo ra động lực làm viêc cho nhân viên làm việc, phấn đấu hoàn thiện mình để được thăng tiến.
*Nhược điểm của nguồn này
Khi đề bạt những người đang làm việc trong doanh nghiệp sẽ có hiện tượng những người không được bổ nhiệm không phục lãnh đạo tạo ra những xung đột về tâm lý như chia bè phái gây mâu thuẫn mất đoàn kết nội bộ Đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ nếu chỉ sử dụng nguồn bên trong doanh nghiệp sẽ không cải thiện được chất lượng lao động.
1.2.2 Đối với nguồn nhân lực từ bên ngoài tổ chức
*Bạn bè của nhân viên: Đó chính là bạn bè của các nhân viên trong công ty, tuyển mộ theo nguồn này có ưu điểm ứng viên nhanh hoà nhập với doanh nghiệp Nhưng nhược điểm là có khả năng dẫn tới sự thiên vị hoặc cảm tưởng không tốt trong nhân viên khi một người bạn, họ hàng của họ không được chấp nhận vào làm việc
*Nhân viên cũ của Công ty
Những nhân viên cũ của công ty muốn trở lại làm việc cho công ty là những người lao động đã từng làm việc tại doanh nghiệp sẽ có thể làm được công việc ngay khi được nhận vào làm việc, không phải tốn chi phí đào tạo và thời gian làm quen với công việc Qua việc này giúp cho các nhân viên khác thấy là doanh nghiệp mà mình làm việc có điều kiện tốt hơn doanh nghiệp khác, từ đó họ sẽ gắn bó với doanh nghiệp hơn.Việc nhận lại số nhân viên này có thể làm cho nhân viên khác có ý tưởng rằng họ có thể rời Công ty bất cứ khi nào họ muốn mà một khi trở laị họ cũng chẳng bị mất mát gì
*Ứng viên tự nộp đơn xin việc
Những người tự ý đến công ty để nộp đơn xin việc được coi như là ứng viên tự nguyện Loại hồ sơ như thế có thể tiết kiệm được tiền bạc và thời gian cho Công ty khi Công ty cần tuyển hoặc cần nhân viên gấp nhưng công ty sẽ phải quanr lý hồ sơ của các ứng viên này.
*Nhân viên của hãng khác. Đó chính là các nhân viên có sẵn tay nghề của một hãng khác, của các cơ quan nhà nước, các trung tâm nghiên cứu Đây là con đường ngắn nhất và có hiệu quả nhất vì Công ty không phải chi phí cho nghiệp vụ đào tạo dù là ngắn hạn và gần như không cần qua thời kỳ tập sự Mặc dù, có ưu điểm là nguồn tuyển mộ có hiệu quả nhưng doanh nghiệp cũng cần thận trọng tránh bị ăn cắp công nghệ.
*Các trường đại học và cao đẳng
Sinh viên trong các trường đại học và cao đẳng là những người vẫn còn giữ thói quen học tập, tâm hồn còn trong trắng dễ đào tạo có sức bật để vươn lên có nhiều sáng kiến Đây là một nguồn có giá trị và chứa đựng tiềm năng cao, đặc biệt đối với các công ty sử dụng lao động có trình độ cao Tuy nhiên Công ty cũng cần tính đến các khoản chi phí để đào tạo những nhân viên mới thuộc nguồn này
*Người thất nghiệp và người làm nghề tự do: Có nhiều người có khả năng nhưng họ lại tham gia vào "đội quân" này Nếu biết khai thác nguồn này doanh nghiệp có thể tuyển cho mình được những nhân viên giỏi
*Quảng cáo Đây là phương pháp được rất nhiều Công ty áp dụng ở Việt Nam Giá cả quảng cáo thay đổi tuỳ theo năm và tuỳ theo báo chí Quảng cáo trên báo chí là nguồn cung cấp nhân viên trẻ tuổi, cách tuyển mộ này thường áp dụng khi các phương pháp thu hút khác quá tốn kém hoặc khó khăn Phương pháp này có thể gây phản ứng xấu của nhân viên Khi họ biết Công ty đang cần người nhất là đối với các ngành nghề đòi hỏi kỹ năng cao Hậu quả là năng suất lao động sẽ giảm
*Cử chuyên viên tuyển người đến các trường.
Công ty cử các chuyên viên tuyển người đến các trường kỹ thuật, hướng nghiệp, các trường đại học và các viện đại học Vì các trường này luôn tạo điều kiện để các Công ty cử người đến tiếp xúc phỏng vấn Các trường đã phân loại sinh viên dựa vào khả năng, sở thích, thành tích học tập nên công ty dễ dàng tiến hành chọn lọc ứng viên theo yêu cầu Lịch trình phỏng vấn cũng như phòng ốc đều thuận lợi cho các Công ty Đây là một phương pháp có hiệu quả do vậy ở Việt Nam nên sớm thực hiện.
*Các cơ quan tuyển dụng
Chất lượng tuyển dụng tuỳ theo khả năng chuyên môn của cấp quản trị ở cơ quan này Sử dụng phương pháp này các Công ty không mất nhiều thời gian phỏng vấn trắc nghiệm hàng trăm người để lấy một hai người Nếu doanh nghiệp sử dụng biện pháp này cũng nên cân nhắc chi phí sử dụng cho việc tuyển người cho phù hợp với tài chính của mình.
*Sinh viên thực tập Đây cũng là một hình thức tuyển mộ có hiệu quả Vì qua thời gian thực tập ở Công ty và qua mối quan hệ tiếp xúc sinh viên Sinh viên có thể xác định được có nên làm việc tại đây không và ngược lại Công ty thấy sinh viên có khả năng và tư cách làm việc tại Công ty không
* Nhờ nhân viên giới thiệu Đối với một số cơ quan đòi hỏi những kỹ năng tương đối hiếm họ thường áp dụng phương pháp tham khảo ý kiến nhân viên hay nói một cách khác là nhờ nhân viên giới thiệu.
Tìm kiếm người có nhu cầu làm việc
Quá trình tìm kiếm người xin việc có vị trí quan trọng, nó được quyết định bởi các phương pháp tuyển mộ người xin việc, các phương pháp này phụ thuộc vào các nguồn tuyển mộ mà doanh nghiệp định thu hút.
Trong quá trình tuyển mộ các doanh nghiệp gặp khó khăn khi thu hút những người lao động có trình độ cao trong những thị trường cạnh tranh gay gắt Trong điều kiện như vậy thì doanh nghiệp phải đưa ra được các hình thức hấp dẫn để tuyển được những người phù hợp với yêu cầu công việc và làm việc lâu dài tại doanh nghiệp.
Như vậy khi tiến hành tuyển mộ doanh nghiệp cần xác định được nguồn tuyển mộ cho mình, sau đó đưa ra các chính sách để thu hút người xin việc sao cho đạt được mục đích yêu cầu của mình với chi phí nhỏ nhất.
Đánh giá quá trình tuyển mộ
Sau khi tuyển mộ thì tổ chức cần phải đánh giá các quá trình tuyển mộ của mình để biết được các ưu nhược điểm rút kinh nghiệm Để đánh giá quá trình tuyển mộ tổ chức cần đánh giá nội dung và các chi phí cho tuyển mộ. Các vấn đề cần đánh giá là:
+Tỷ lệ sàng lọc có hợp lý không?
+có đảm bảo công bằng của tất cả các cơ hội xin việc không?
+Các thông tin thu được đã đảm bảo đủ mức tin cậy cho việc tuyển chọn chưa?
+ Chi phí tài chính cho quá trình tuyển mộ liệu có giảm được không?
Quá trình tuyển chọn nhân lực trong tổ chức
Tiếp đón và phỏng vấn sơ bộ các ứng viên
Đây là giai đoạn chọn lựa sơ bộ để loại các ứng viên không đủ yêu cầu.Phỏng vấn viên hỏi thẳng một số câu hỏi về chuyên môn ngay, ứng viên tỏ ra không có trình độ cũng như không có kinh nghiệm, phỏng vấn viên sẽ loại người này ngay Nhiệm vụ của giai đoạn này không những xây dựng thiện ý cho hãng mà còn tối đa hoá hiệu quả của việc tuyển mộ và tuyển chọn.
Sàng lọc qua đơn xin việc
Bước này Công ty yêu cầu ứng viên điền vào mẫu đơn xin việc do Công ty soạn thảo Sau đó người quản trị nhân sự đánh giá xem ứng viên có phù hợp với nhu cầu của Công ty không Do đó mẫu đơn Công ty soạn thảo cần phải rất chi tiết Mẫu đơn này càng chi tiết và khoa học bao nhiêu thì Công ty càng tiết kiệm được thời gian chọn lựa bấy nhiêu
Thông tin mà ứng viên điền vào đơn được đối chiếu so sánh với bản mô tả tiêu chuẩn chi tiết của công việc để xem các tiêu chuẩn của ứng viên có phù hợp với yêu cầu của Công ty không Do đó việc soạn thảo mẫu đơn này cần phải thận trọng, kỹ càng.
Trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn
Trắc nghiệm là một phương pháp hay được sử dụng để đánh giá tuyển chọn nhân viên do có nhiều ưu điểm Việc áp dụng phương pháp này nhằm mục đích tuyển được người thích hợp với công việc được giao đem lại hiệu quả cho công tác tuyển mộ, tuyển chọn.
Phương pháp trắc nghiệm đem lại cho Doanh nghiệp những lợi điểm sau:
- Tiên đoán ứng viên có thể thành công trong việc làm với mức độ nào.
- Khám phá ra những khả năng hay tài năng đặc biệt của ứng viên mà đôi lúc ứng viên không hề hay biết.
- Kết quả chính xác hơn phỏng vấn vì sẽ giới hạn phần nào ý kiến chủ quan của người phỏng vấn.
- Giúp cho Công ty hay bất cứ một tổ chức nào tìm được các điểm đặc biệt về cá tính cũng như năng khiếu tiềm ẩn của từng ứng viên.
- Giúp tìm ra những ứng viên có đặc điểm giống nhau để sắp xếp họ làm chung một lĩnh vực Chính việc sắp xếp này sẽ giúp nhân viên có thể hoà nhập tốt trong khi làm việc
Phương pháp trắc nghiệm cũng chỉ là một phương pháp tương đối và cần phối hợp với những phương pháp khác nếu muốn đi đến những kết luận chính xác Bởi vì:
- Một bài thi trắc nghiệm của bất kỳ ứng viên nào dù đạt được mức độ cao nhất cũng chưa chắc chắn đưa đến một sự suy đoán chính xác hoàn toàn về khả năng tài khéo léo bản tính của ứng viên đó.
- Phương pháp trắc nghiệm chỉ mang lại hiệu quả tốt khi những dữ kiện mà ứng viên cung cấp là rõ ràng và tương đối chính xác.
- Kết quả trắc nghiệm tuỳ thuộc vào trình độ của người tạo ra chương trình trắc nghiệm
Hiện nay, có ba cách trắc nghiệm là: viết trắc nghiệm, phỏng vấn trắc nghiệm, trắc nghiệm bằng máy móc hình vẽ và các dụng cụ khác.
+Trắc nghiệm về kiến thức tổng quát: Để kiểm tra trình độ hiểu biết tổng quát của một cá nhân hay một ứng viên đạt đến đâu Loại trắc nghiệm này bao gồm nhiều lĩnh vực liên quan đến: kinh tế, địa lý, giáo dục, triết học
+ Trắc nghiệm tâm lý: Trắc nghiệm tâm lý giúp nhà quản trị hiểu được thái độ ứng sử của ứng viên như hướng nội hay hướng ngoại
+Trắc nghiệm khả năng nhận thức: Dùng để đo lường khả năng học hỏi cũng như khả năng hoàn thành một công việc nào đó
+ Trắc nghiệm trí thông minh: Loại trắc nghiệm này người ta có thể suy đoán khả năng của ứng viên về từ ngữ, óc phân tích khả năng hiểu biết về những mối liên hệ trong không gian và lý luận logic
Việc xác định trí thông minh dựa vào khả năng của cá nhân khi làm trắc nghiệm Từ đó xác định tuổi tinh thần của cá nhân đó và tỷ lệ trí thông minh IQ được xác định như sau:
IQ = Tuổi tinh thần Tuổi thực x 100
Việc xác định mức IQ sẽ khẳng định trí tuệ của người làm trắc nghiệm. Tuy nhiên doanh nghiệp chỉ làm trắc nghiệm này khi cần sử dụng các nhân viên nghiên cứu hoặc lập các chương trình liên quan đến toán học.
+Trắc nghiệm cá tính: Để biết được cá tính của một người nào đó có phù hợp với công việc không.
+ Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng chuyên môn.
+ Trắc nghiệm sở thích về nghề nghiệp
Phỏng vấn tuyển chọn
Cuộc phỏng vấn sâu xem ứng viên thực sự có đủ kiến thức hoặc trình độ đối với công việc đảm nhận sau này không Đồng thời,đánh giá một cách trực tiếp phong thái bên ngoài của ứng viên như ăn mặc, dáng vóc, khoa ăn nói, cũng như thái độ tác phong của ứng viên Đánh giá một cách trực tiếp tài năng, óc thông minh cũng như tâm lý của ứng viên, ý chí, nghị lực, óc suy luận, mức độ thích nghi với hoàn cảnh
Những người thường phụ trách việc phỏng vấn như: Tổng giám đốc,trưởng phòng nhân sự, quản lý trực tiếp của ứng viên sau khi được tiếp nhận,chuyên viên phỏng vấn Để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn đạt kết quả tốt Về phía ứng viên thì các giấy tờ cần thiết như văn bằng chứng chỉ, giấy giới thiệu đều phải mang theo để chứng minh các thông tin đã khai trong hồ sơ Đối với phỏng vấn viên thì cần đọc kỹ lại những hồ sơ để có một khái niệm tổng quát về một ứng viên trước khi phỏng vấn.
* Không khí buổi phỏng vấn
Cuộc phỏng vấn có tính cách hai chiều nghĩa là ứng viên đến dự không phải chỉ xét tuyển, mà ngược lại ứng viên đến là để thăm dò cũng như tìm hiểu về Công ty và các điều kiện làm việc của Công ty Do vậy, phỏng vấn viên phải tạo ra một khung cảnh thích hợp, tạo sự thông cảm, đừng bao giờ làm cho ứng viên cảm thấy e dè nghi ngờ hoặc sợ hãi khi đối thoại.
* Thời gian phỏng vấn: Không nên kéo dài cuộc phỏng vấn vì sẽ gây sự nhàm chán cho cả phỏng vấn viên cũng như ứng viên phỏng vấn viên phải uyển chuyển thời gian cần thiết cho thích hợp.
*Có hai loại phỏng vấn thường được áp dụng phổ biến trong việc tuyển nhân viên đó là phỏng vấn theo mẫu hoặc phỏng vấn không theo mẫu:
+ Phỏng vấn theo mẫu: đưa ra những câu hỏi đã được soạn sẵn và áp dụng cho tất cả ứng viên Phương pháp này vẫn rất hữu dụng khi ta muốn tuyển nhiều ứng viên vào cùng một công việc và nhất là Công ty không có đủ thời gian để phỏng vấn sâu
+ Phỏng vấn không theo mẫu là dùng phương pháp hỏi gián tiếp Nghĩa là, phỏng vấn viên "lái" câu chuyện xung quanh những điểm mà ông ta muốn biết.Trong cuộc phỏng vấn gián tiếp này, ứng viên sẽ vô tình cung cấp những tin tức hoặc những dữ kiện cần thiết Sau đó phỏng vấn viên sẽ phối hợp những câu trả lời để biết rõ về ứng viên hơn đối với một số lĩnh vực nào đó. Phỏng vấn gián tiếp đòi hỏi thời gian khá dài, phương pháp này chỉ nên áp dụng khi tuyển chọn những nhân viên cao cấp trong tổ chức mà thôi.
*Các phương pháp phỏng vấn
Phỏng vấn hội đồng: là phương pháp nhiều người phỏng vấn một người trong một buổi phỏng vấn Phỏng vấn kiểu này khá tốn kém nên nó thường được áp dụng để phỏng vấn ứng viên tuyển vào chức vụ quản lý.
Phỏng vấn căng thẳng: các cuộc phỏng vấn đều hạn chế tới mức tối thiểu sự căng thẳng của ứng viên Tuy nhiên đôi khi Công ty lại cố ý tạo sự căng thẳng của ứng viên để xem ứng viên phản ứng như thế nào trong một số tình huống Phỏng vấn này được gọi là phỏng vấn căng thẳng Loại phỏng vấn này chỉ áp dụng đối với các phỏng vấn viên có trình độ và nghiệp vụ chuyên môn cao.
Phỏng vấn mô tả hành vi: là phương pháp phỏng vấn dựa trên lập luận rằng hành vi trong quá khứ là một số chỉ tiêu đoán hành vi trong tương lai cũng như hoàn thành công việc trong tương lai Phương pháp này đòi hỏi ứng viên đưa ra các ví dụ cụ thể là họ giải quyết các vấn đề như thế nào hoặc đã hoàn thành công việc như thế nào
Phỏng vấn cá nhân và phỏng vấn nhóm: phỏng vấn cá nhân là chỉ có một người phỏng vấn một người Đây là phương pháp phổ biến nhất Phỏng vấn nhóm nghĩa là một người phỏng vấn nhiều người trong cùng một lúc trong một cuộc họp bàn tròn Trong cuộc phỏng vấn này các ứng viên được xếp ngồi chung quanh một bàn tròn để cùng thảo luận về một vấn đề nào đó và phỏng vấn viên sẽ ở ngoài để nhận xét từng cá nhân.
Kiểm tra sức khoẻ và đánh giá thể lực
Một ứng viên hội đủ những điều kiện về trình độ học vấn, kiến thức,kinh nghiệm nghề nghiệp và các tiêu chuẩn khác nhưng nếu không đủ sức khoẻ, hoặc sức khoẻ không phù hợp với công việc thì quy trình tuyển dụng sẽ trở nên vô ích., do đó cần phải khám sức khoẻ Hiện nay ở Việt Nam cách thông dụng nhất là ứng viên phải nộp phiếu khám sức khoẻ tổng quát khi đến phỏng vấn.
Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Người lãnh đạo trực tiếp sẽ là người làm việc với các ứng viên sau này do vậy họ biết rõ yêu cầu công việc cần những người như thế nào, mà có thể các bước tuyển chọn ở trên chưa thấy được Đồng thời bước này đảm bảo sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn cho đến người quản lý trực tếp, đây là một bước nhằm xác định vai trò quan trọng của các cấp cơ sở.
Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn
Sau khi đã trắc nghiệm và phỏng vấn sâu, nhà quản trị nên kiểm tra lại tất cả những điều mà ứng viên trình bày có đúng sự thật không Ngoài ra nhà quản trị cần tìm hiểu một vài nét về ứng viên qua một số người khác Điều này gọi là Thẩm tra thông tin.
Tham quan công việc
Để tạo điều kiện cho người xin việc đưa ra quết định cuối cùng về việc làm thì tổ chức có thể cho các ứng viên tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ về các công việc mà sau khi được tuyển dụng họ sẽ phải làm Việc này giúp các ứng viên hiểu rõ về công ty và công viêc cần phải làm.
Ra quyết định tuyển chọn
Cơ sở của việc ra quyết định là dựa vào phương pháp đánh giá chủ quan theo thủ tục loại trừ dần và theo kết quả đánh giá của phỏng vấn và trắc nghiệm Khi đã có quyết định tuyển chọn thì người sử dụng lao động và ngư- ời lao động cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động hoặc thoả ước lao động.
Đánh giá quá trình tuyển chọn
Khi chỉ có một tỷ lệ nhỏ được chọn lựa trong số những người được tuyển mộ thì thủ tục tuyển chọn đóng góp rất lớn vào sự thành công trong việc xác định được những người thực hiện tốt công việc Người ta thường sử dụng tỷ lệ tuyển chọn để đánh giá thủ tục tuyển chọn.
Tỷ lệ tuyển chọn sốngười xin việc được tuyển tổng số người nộp đơn xin việc.
Nếu tỷ lệ tuyển chọn càng nhỏ thì chất lượng tuyển chọn càng cao
Ngoài ra, để giá quá trình tuyển chọn người ta còn dựa vào việc đánh giá những người được tuyển vào về các mặt:
+ số người đáp ứng được công việc khi được tuyển vào.
+ số người rời bỏ nhà máy do không đáp ứng được công việc do không thấy phù hợp với nhà máy.
Sự cần thiết của công tác tuyển mộ, tuyển chọn đối với nhà máy bia Đông Nam Á
Mục tiêu của nhà máy từ nay đến năm 2008 mỗi năm tăng sản lượng từ
15 – 18 % và không ngừng cải tiến chất lượng trở thành nhà máy bia đứng đầu miền Bắc Để hoàn thành mục tiêu này thì nhà máy cần phải duy trì sản xuất ổn định, không ngừng tăng sản lượng theo đúng kế hoạch đặt ra Muốn làm được điều này thì nhà máy phải luôn duy trì được những lao động có chất lượng, thuyên chuyển và bố trí lao động ngày càng thích hợp hơn với công việc từ đó mới nâng cao được hiệu quả của con người trong sản xuất kinh doanh Khi tiến hành các hoạt động đó thì sẽ phát sinh ra những chỗ làm việc còn trống hoặc những vị trí cần người thích hợp hơn thì công tác tuyển chọn, tuyển mộ phải đáp ứng đựơc nhu cầu này của nhà máy.
Với đà tăng trưởng như hiện nay của nhà máy thì trong vài năm tới nhà máy sẽ phải đầu tư dây truyền mới do đó cần tuyển thêm người vào các vị trí làm việc tại nhà máy nên công tác tuyển mộ phải được chú trọng hoàn thiện để tuyển được lao động chuẩn bị cho tiến trình mở rộng sản xuất của nhà máy.
Mặt khác với đặc điểm nhà máy sử dụng công nghệ sản xuất hiện đại phong cách quản lí tiên tiến nên người lao đông khó có thể đáp ứng được ngay các yêu cầu đặt ra của nhà máy tại các vị trí quan trọng, mà các vị trí này cần phải đưa đi đào tạo Do vậy nhà máy càng cần phải chú trọng công tác này, vì nếu không chọn được đúng người sẽ dẫn đến đào tạo sai không dùng được gây lãng phí tiền của, phải tuyển mộ lại Đồng thời việc tuyển không đúng người dẫn đến tình trạng có người nhưng không dùng được, làm nhỡ kế hoạch sản xuất do đó phải thuê lao động nước ngoài với chi phí cao gây thiệt hại cho nhà máy ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh
Chính vì các lí do trên nên công tác tuyển mộ, tuyển chọn của nhà máy luôn phải hoàn thiện mình nâng cao hơn nữa đáp ứng yêu cầu ngày càng phát triển của toàn nhà máy.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN MỘ VÀ TUYỂN CHỌN NHÂN LỰC CỦA NHÀ MÁY BIA ĐÔNG NAM Á
Quá trình hình thành và phát triển nhà máy Đông Nam á
Liên doanh nhà máy bia Đông Nam Á ra đời tháng 10 năm 1993 là Liên Doanh giữa công ty bia Việt Hà, công ty Carlsberg Quốc Tế và quỹ công nghiệp hoá dành cho các nước đang phát triển của chính phủ Đan Mạch. Tổng số vốn đầu tư của Liên Doanh theo giấy phép đầu tư số 528/GP là 79 triệu đô la.
Hiện nay Liên Doanh nhà máy đã hoàn thành giai đoạn 1 của dự án đầu tư với công suất 36 tiệu lít/năm cung cấp 2 sản phẩm bia Halida và Carlsberg ra thị trường
Liên Doanh nhà máy được trang bị máy móc hiện đại nhất, nhập từ các hãng sản xuất nổi tiếng trên thế giới Việc đầu tư đưa vào sử dụng khoa học công nghệ mới nhất nhằm đảm bảo các sản phẩm bia của Liên doanh được thực hiện trong một chu trình khép kín hiện đại, tiên tiến và chất lượng sản phẩm luôn được kiểm soát chặt chẽ theo tiêu chuẩn quốc tế.
Liên doanh Nhà máy bia Đông Nam Á chỉ sử dụng các nguyên liệu và men đặc chủng được lựa chọn từ Trung tâm nghiên cứu của Carlsberg Đan Mạch nhằm đảm bảo huyền thoại về chất lượng, hương vị đặc biệt của sản phẩm
Sản phẩm bia Carlsberg ra đời từ năm1847, hiện nay được tiêu thụ rộng rãi trên 150 quốc gia và được đánh giá cao trên khắp thế giới Trong khi đó, ởViệt Nam, bia Halida luôn duy trì được hình ảnh “ Niềm tự hào bia nội” Mục tiêu lâu dài của công ty là khẳng định và nâng cao vị trí của Carrlsberg và
Halida ở cả thị trường Quốc tế lẫn nội địa thông qua việc không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng phục vụ nhằm đem đến sự thoả mãn cao nhất cho mọi khách hàng.
Từ năm 1995 Halida đã xuất khẩu sang Pháp, Đức, Anh, Mỹ, Ấn Độ, Nhật, Singapore và các nước ASEAN…
Với giá thành hợp lý cùng đặc điểm riêng và chất lượng cao, bia Halida đã được khách hàng các nước đánh giá cao và tiêu thụ mạnh.
Nhà máy có đội ngũ gần 350 cán bộ, công nhân viên trong đó 125 người có trình độ Đại học đã không ngừng được nâng cao cả về số lượng và chất lượng phối hợp với 3 chuyên gia nước ngoài về Tài Chính, Kỹ thuật và Marketing thực hiện tốt các kế hoạch, chủ trương, chiến lược phát triển công ty Ngay từ đầu thành lập Liên doanh, ban giám đốc đã hết sức coi trọng vấn đề đào tạo và coi đó là chìa khoá của thành công Giờ đây, cán bộ công nhân viên Việt Nam trong Liên doanh Nhà máy đã hoàn toàn làm chủ được công nghệ sản xuất bia tiên tiến.
Với 4 văn phòng đại diện chi nhánh tại Hà nội, Vinh, Nha Trang và Thành phố Hồ Chí Minh điều hành hệ thống đại lý bán hàng rộng khắp và linh hoạt, hai sản phẩm Halida va Carlsberg đã có mặt tại cả những nhà hàng, khách sạn sang trọng và những quán bình dân khắp mọi miền đất nước. Đến năm 2004 công ty Carlsberg quốc tế đã mua lại cổ phần của Quỹ công nghiệp hoá dành cho các nước đang phát triển của chính phủ Đan Mạch đã trở thành Liên doanh nhà máy bia 2 thành viên Đồng thời trong năm này Liên doanh Nhà Máy bia đã tách làm 2 đơn vi hạch toán độc lập để tiện cho việc sản xuất kinh doanh của nhà máy được tốt hơn. Đơn vị 1 là công ty kinh doanh chuyên nghiên cứu nhu cầu thi trường,Marketing, bán sản phẩm của nhà máy sản xuất ra, quản lý hệ thống bán hàng của công ty đồng thời khai thác các thị trường mới, tăng doanh số bán hàng cho sản phẩm của nhà máy, Từ đó lên kế hoạch về nhu cầu sản phẩm của thị trường để cho nhà máy sản xuất các loại sản phẩm. Đơn vị thứ 2 là nhà máy sản xuất bia nhận được đơn hàng trong đó có số lượng từng loại sản phẩm sau đó nhà máy sẽ lên kế hoạch sản xuất đáp ứng yêu cầu của bộ phận kinh doanh nếu bên sản xuất có lãi.
Tuy là 2 đơn vi hạch toán độc lập nhưng 2 đơn vi này luôn phối hợp với nhau để đem lai mục tiêu cả 2 cùng phát triển cả 2 cùng có lãi bất kể hoạt động nào của mỗi bên sẽ ảnh hưởng đến công ty bên kia cùng thực hiện mục tiêu chung đem lại lợi nhuận cho chủ đầu tư
Đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty
P tài chính Phòng hành chính tổng hợp
Phòng công nghệ Phòng tài chính kế toán Xưởng đóng gói
Phòng máy tính Nhà ăn
Phòng nhân sự Phòng thư ký Tổ lái xe Tổ bảo vệ Tổ vệ sinh
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Nhà Máy Bia Đông Nam Á
( Nguồn: Văn bản lưu hành nội bộ 2005)
Nhà máy bia Đông Nam á là một doanh nghiệp Liên doanh với nước ngoài do sở công nghiệp Hà Nội quản lý, là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập có quyền tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động SXKD của mình Bộ máy quản trị của công ty được tổ chức như sau:
Tổng giám đốc là người Việt Nam do hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của công `ty, là người điều hành quản lý cao nhất, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội Đông Quản trị về hoạt động của doanh nghiệp và là người đại diện cho doanh nghiệp trước pháp luật về điều hành hoạt động của công ty.
Phó tổng giám đốc là người Việt Nam do Hội Đồng Quản trị bổ nhiệm. Phó tổng giám đốc là người giúp tổng giám đốc điều hành quản lý các hoạt động của công ty Nếu trong quá trình điều hành ý kiến giữa tổng giám đốc và phó tổng giám đốc bất đồng thì ý kiến của tổng giám đốc là người quyết định nhưng phó tổng giám đốc có quyền bảo lưu ý kiến của mình để đưa ra hội đồng quản trị xem xét quyết định trong kỳ họp gần nhất.
Phó Tổng giám đốc sẽ được uỷ quyền điều hành doanh nghiệp khi tổng giám đốc đi vắng
Giám đốc điều hành sản xuất
Giám đốc điều hành sản xuất có chức năng tham mưu, giúp việc choTổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về việc lập và báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, tiến hành điều độ sản xuất kinh doanh sao cho linh hoạt, kịp thời Phải phối hợp các đơn vị, sử dụng các nguồn lực trong công ty có hiệu quả nhất Trực tiếp quản lý điều hành quá trình sản xuất sản phẩm.
Phó Giám đốc điều hành sản xuất
Cùng giám đốc điều hành sản xuất, điều hành, quản lý trực tiếp các phòng ban chức năng kỹ thuật phục vụ cho sản xuất, bao gồm các phòng ban sau: xí nghiệp đóng gói, phòng KCS, xí nghiệp phụ trợ, Kho, phòng công nghệ, và nhận uỷ quyền của giám đốc điều hành sản xuất khi giám đốc đi vắng.
Giám đốc điều hành hành chính
Có chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về việc sắp xếp các công việc của công ty, có nhiệm vụ trực tiếp điều hành công tác lao động, tiền lương, bảo hiểm y tế, tuyển dụng lao động, đào tạo cán bộ, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên Điều hành quản lý các phòng nhân sự, Thư ký, bộ phận Lái xe, Phòng Bảo vệ, Nhà ăn, Bộ phận vệ sinh nhà máy.
Có chức năng tham mưu, giúp việc cho Phó Tổng giám đốc và Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trướcTổng giám đốc về các vấn đề tài chính của công ty, phối hợp với các bộ phận khác để thực hiên các hoạt động kinh doanh của Nhà máy
Các phòng ban do giám đốc hành chính điều hành
- Phòng tài chính kết toán: Gồm 8 người chia làm 2 bộ phận máy tính và tài chính kế toán bộ phận máy tính phục vụ cho bộ phận kế toán thực hiện tốt công việc và lưu trữ báo cáo về tình hình chính cho cấp trên và liên hệ với các bộ phận khác, có chức năng chuẩn bị và quản lý nguồn tài chính phục vụ cho sản xuất kinh doanh và các khoản lương cho CBCNV Quản lý và cung cấp các thông tin về kết quả SXKD, về tài sản của doanh nghiệp trong từng kỳ, trong từng năm Đồng thời có nhiệm vụ hạch toán chi phí tính giá thành sản phẩm, thực hiện chế độ kế toán hiện hành của Nhà Nước Tổ chức theo dõi, trực tiếp quản lý tiền bán hàng, tham gia với các phòng KHSX, phòng Kỹ thuật đối với các hợp đồng kinh tế, các hợp đồng thương mại khi quyết toán và thanh lý hợp đồng Tổ chức kiểm kê định kỳ, đánh giá lại tài sản hàng hoá.
- Tổ bảo vệ: gồm 20 người, chịu sự điều hành của nhà máy được quản lý trực tiếp bởi giám đốc hành chính Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản, trang thiết bị, nguyên vật liệu, sản phẩm của nhà máy khỏi bị mất mát cả trong giờ làm việc cũng như ngoài giờ làm việc.
-Tổ lái xe: gồm 19 người chịu sự điều hành trực tiếp của giám đốc hành chính Có nhiệm vụ chuyên trở hàng hoá nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, bán hàng của công ty đồng thời chuyên trở cán bộ công nhân viên của nhà may đi công tác, thực hiện nhiệm vụ cho nhà máy.
-Phòng Thư ký: gồm 2 người chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc làm nhiệm vụ tiếp khách giao dịch, đối nội, bố trí làm việc với lãnh đạo, tổ chức các hoạt động phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt cho người lao động, chuẩn bị tài liệu cho các giao dịch, ký kết hợp đồng.
-Nhà ăn :để phục vụ cho cán bộ công nhân viên của nhà máy các bữa ăn bồi dưỡng trong thời gian làm việc, chuẩn bị cho các bữa liên hoan tiếp khách của nhà máy.
-Tổ vệ sinh: làm nhiêm vụ quét dọn vệ sinh trong toàn nhà máy trong các phòng ban, cũng như trong toàn nhà máy đảm bảo vệ sinh cho nhà máy trong và ngoài giờ làm việc.
-Phòng nhân sự: gồm 4 người có trách nhiêm trợ giúp cho cán bộ quản lý và lãnh đạo thực hiện các hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong các bộ phận của mình Phòng nhân lực xây dựng các mẫu phiếu để giúp những người quản lý đo lường được sự thực hiện công việc của những người dưới quyền,còn việc đánh giá thì được thực hiện bởi chính người quản lý đó Các hoạt động của phòng nhân sự thực hiện ba vai trò là:
+ Vai trò tư vấn :đó là giúp và hướng dẫn đối với những người quản lý khác để giải quyết các vấn đề nguồn nhân lực trong tổ chức.
+vai trò phục vụ: Phục vụ trực tiếp cho các cán bộ quản lý trực tuyến hay các bộ phận chức năng khác trong tổ chức ví dụ như tuyển mộ,đào tạo định hướng, ghi chép hồ sơ , thực hiện các báo cáo về nhân sự…
Thực trạng công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực nhà máy bia Đông
1 Các cơ sở của tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực của nhà máy
1.1 Dựa vào kế hoạch hoá nguồn nhân lực.
Căn cứ vào dự kiến tiêu thụ sản phẩm của công ty kinh doanh sản phẩm bia Đông Nam Á, nhà máy lên kế hoạch sản xuất sản phẩm cho năm tới và các năm tiếp theo, từ đó nhà máy hoạch định các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất Trong đó yếu tố về nguồn nhân lực là rất quan trọng, cụ thể nhà máy kế hoạch hoá nguồn nhân lực như sau:
Vào đầu mỗi năm dựa vào kế hoạch sản xuất sản phẩm nhà máy sẽ đưa ra yêu cầu về khối lượng công việc xuống các phòng, các bộ phận và các phân xưởng của nhà máy Trưởng các đơn vị này có trách nhiệm lên kế hoạch giải quyết các công việc, từ đó xác định được nhu cầu nhân lực cho đơn vị mình, căn cứ vào số lượng nhân lực hiện có để đưa ra con số nhân lực còn thiếu và đưa ra các giải pháp khắc phục, một trong các giải pháp đó là tuyển thêm người vào đơn vị mình Sau khi xác định được số người cần tuyển thêm thì người trưởng đơn vị này đưa ra bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc đối với các vị trí cần tuyển.
Sau khi đã hoàn thành các công việc trên các đơn vị có trách nhiệm báo cáo lên giám đốc tờ trình về tình hình nhu cầu nhân lực của đơn vị mình, Sau khi giám đốc xem xét sẽ phê duyệt và đưa ra được danh sách số lượng người sẽ được tuyển vào trong nhà máy Giám đốc sẽ giao cho phòng nhân sự phối hợp với các phòng ban chịu trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức tuyển mộ tuyển chọn người lao động vào nhà máy
1.2 Dựa vào phân tích công việc.
Sau khi phòng nhân sự nhận được bảng danh sách số luợng lao động các vị trí cần tuyển vào nhà máy, phòng nhân sự sẽ phối hợp với các đơn vị cần tuyển người xác định ra bản mô tả công việc và yêu cầu công việc đối với người thực hiện đối với các vị trí cần tuyển Qua phân tích tìm hiểu phòng nhân sự sẽ đưa ra các yêu cầu đối với các ứng viên khi tuyển mộ, tuyển chọn vào từng vị trí cần tuyển thêm người như trình độ, chuyên môn, kinh nghiệm.Đây chính là cơ sở cho quá trình tuyển mộ tuyển chọn
2 Vai trò phòng nhân sự trong tuyển mộ ,tuyển chọn nhân lực của nhà máy
+ Chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc chuẩn bị và lập kế hoạch tuyển mộ, tuyển chọn lao động cho nhà máy.
+ Soạn ra bản thông báo tuyển mộ, tuyển chọn lao động cho nhà máy +Có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên và quản lý các hồ sơ này trong suốt quá trình tuyển mộ tuyển chọn của nhà máy.
+Có trách nhiệm tổ chức, thực hiện quá trình tuyển chọn cho đến khi quá trình tuyển chọn kết thúc
3 Quá trình tuyển mộ của nhà máy
3.1 Lập kế hoạch và ra thông báo tuyển mộ, tuyển chọn lao động
Trưởng phòng nhân sự Vương Đồ Hải là người chịu trách nhiệm chính trước giám đốc về việc lập kế hoạch tuyển mộ, tuyển chọn trên cơ sở tổng hợp, và xét theo đề nghị của các phòng ban đã được giám đốc phê duyệt Văn bản kế hoạch tuyển lao động do giám đốc phê duyệt sẽ được gửi tới các phong ban đơn vị.
Kế hoạch tuyển mộ tuyển chọn gồm những nội dung chủ yếu sau:
+ Thông báo tuyển lao động (ghi rõ ngày tháng năm)
+ Tiếp nhận hồ sơ và lựa chọn sơ tuyển
+ Phỏng vấn tuyển chọn lao động (ghi rõ ngày, giờ cũng như người tham gia phỏng vấn)
+ Lập báo cáo trình giám đốc phê duyệt danh sách trúng tuyển.
Sau khi đã lập kế hoạch tuyển mộ,tuyển chọn, văn phòng sẽ phải chuẩn bị một số diều kiện vật chất như: phòng ốc,các thiết bị cần thiết cho quá trình tuyển mộ, tuyển chọn.
Nhà máy xác định nguồn tuyển mộ là cả nguồn bên trong và bên ngoài.
Do đó sau khi soạn thảo thông báo, nhà máy sẽ phải soạn hai bản, một bản sẽ được dán trên bảng tin trong Nhà máy, một bản sẽ gửi quảng cáo trên báo chí mà cụ thể là báo lao động và trên truyền hình Hà nội
Thông báo gồm những nội dung như sau:
+Các vị trí cần tuyển của Nhà máy.
+Số lượng người cần tuyển
+Mức thù lao và các quền lợi được hưởng ở từng vị trí tuyển dụng
+Yêu cầu đối với các ứng viên khi tham gia dự tuyển vào các vị trí
+Địa điểm nộp hồ sơ, địa chỉ và số điện thoại liên hệ.
+Thời hạn nộp hồ sơ.
Cụ thể nhà máy soạn thông báo như mẫu: 1,2 ở phần phụ lục
3.2 Tiếp nhận và quản lý hồ sơ các ứng viên.
Sau khi đã thông báo tuyển mộ, tuyển chọn lao động lên các phương tiện thông tin đại chúng, phòng nhân sự của nhà máy chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên và ghi tên các ứng viên vào sổ xin việc Đồng thời phòng nhân sự phải quản lý hồ sơ của các ứng viên trong suốt quá trình tuyển mộ, tuyển chọn
Qua trình tuyển mộ kết thúc khi thời gian tiếp nhận hồ sơ đã hết
4 Quy trình tuyển chọn của nhà máy
4.1 Tuyển kỹ sư và nhân viên kỹ thuật
Bước1: lựa chọn sơ tuyển các ứng viên
Kết thúc quá trình tuyển mộ, cán bộ quản trị nhân sự của nhà máy tiến hành kiểm tra lựa chọn sơ tuyển các ứng viên thông qua hồ sơ của họ Việc sơ tuyển do cán bộ nhân sự và một cán bộ nghiệp vụ khác cùng tiến hành, kiểm tra, sơ tuyển căn cứ vào một số yếu tố như:
+Giấy tờ có đủ không
+ Các kỹ năng cần thiết cho công việc
+ Các thông tin trong lý lịch, bảng điểm
Sự kiểm tra này giúp Công ty đánh giá được một phần tính cách của ứng viên như: Có cẩn thận chu đáo không, có khả năng gì đặc biệt nổi trội?Những ứng viên bị loại thông qua sơ tuyển là những người không phù hợp với công việc Sau khi kiểm tra, lựa chọn sơ tuyển xong cán bộ tuyển chọn sẽ tổng hợp danh sách các ứng viên được tham gia phỏng vấn Trong bản tổng hợp này cũng ghi rõ ngày giờ và địa điểm phỏng vấn cũng như những người tham gia Đồng thời trong bước này cần xác định những điểm còn chưa rõ đối với từng ứng viên cần phải tìm hiểu trong qua trình tuyển chọn tiếp theo
Bước2: Phỏng vấn tuyển chọn
Do muốn tiết kiệm thời gian tiền bạc nên Nhà máy chỉ thực hiện phỏng vấn một lần Chính vì lần phỏng vấn này sẽ quyết định ứng viên nào được chọn Vì vậy, đây là một khâu rất quan trọng trong quy trình tuyển chọn lao động nên được tiến hành một cách rất cẩn thận, kỹ càng.
Tham gia vào phỏng vấn có 3 người: Trưởng phòng nhân sự, cán bộ nhân sự và vị quản lý trực tiếp của các vị trí tuyển chọn Để thuận tiện trong phỏng vấn Nhà máy sử dụng mẫu phỏng vấn được soạn sẵn nhưng trong trường hợp các cán bộ phỏng vấn cũng linh hoạt sử dụng các câu hỏi để kiểm tra ứng viên kỹ hơn Nội dung phỏng vấn cũng không chỉ bó gọn ở kiến thức chuyên môn mà còn ở cả kiến thức về xã hội, các kỹ năng khác như ngoại ngữ, tin học cũng đều được kiểm tra Điều đó cho thấy nhà máy không những cần những nhân viên giỏi về chuyên môn mà cần họ phải có hiểu biết nhất định về xã hội về tính cách quan điểm để có thể hoà đồng ngay vào môi trường mới Dưới đây là một số câu hỏi hay sử dụng trong quá trình phỏng vấn của nhà máy:
- Vì sao bạn lại nộp đơn xin việc vào Nhà máy?
- Điều gì thích thú nhất tại vị trí mà bạn muốn xin làm?
- Theo bạn công việc này có những yêu cầu đòi hỏi gì?
- Khi gặp những công việc khó bạn giải quyết như thế nào?
- Các câu hỏi có liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ mà ứng viên đã được đào tạo( tuỳ vào từng vị trí).
- Bạn thích và không thích những môn học nào nhất? Vì sao
- Bạn có những đánh giá như thế nào về hiệu quả giáo dục đại học (giáo dục nghề) hiện nay.
-Trong thời gian học bạn có đi làm thêm không?
- Bạn đã làm gì ở đâu chưa? (Nếu làm rồi) bạn hãy kể về công việc mà bạn đã làm? tại sao bạn không làm ở đó nữa?
- Bạn đã tìm hiểu về Nhà máy chúng tôi chưa? Bạn biết gì về nhiệm vụ của công việc đó.
- Bạn có sẵn sàng đi công tác xa không?
- Bạn muốn làm việc trong môi trường như thế nào? Vì sao?
- Mức lương nào bạn cho là phù hợp đối với bạn khi thực hiện công việc này?
- Các câu hỏi liên quan đến khả năng, chuyên môn khác như ngoại ngữ, tin học (word, excel) Đặc biệt khả năng về ngoại ngữ luôn được nhà máy coi trọng đặc biệt đối với các vị trí phải tiếp xúc với công nghệ tiên tiến và người nước ngoài thì khả năng này buộc phải có.
Trong quá trình phỏng vấn, để tiết kiệm thời gian mỗi người tham gia phỏng vấn sẽ phỏng vấn trực tiếp một ứng viên sau đó sẽ chuyển qua 2 người còn lại Hình thức này có thể giảm bớt căng thẳng cho ứng viên trong quá trình phỏng vấn Sau khi phỏng vấn xong cán bộ phỏng vấn sẽ thảo luận với nhau để đưa ra kết luận về các ứng viên.
Đánh giá công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực tại nhà máy bia Đông Nam Á
Công tác tuyển mộ và tuyển chọn lao động của Nhà máy được quản lý một cách chặt chẽ, hợp lý Quy định về trách nhiệm quyền hạn của các cá nhân, bộ phận trong phỏng vấn, tạm tuyển rất rõ ràng, chi tiết và được thông báo cho những người có liên quan cùng thực hiện Sự quy định chặt chẽ này và việc linh hoạt trong phỏng vấn, thử việc đã tạo những yếu tố thuận lợi cho quá trình tuyển mộ và tuyển chọn của Nhà máy Từ đó nâng cao hiệu quả của công tác này Ngoài ra ưu tiên cho nhân viên đang công tác có thể dự tuyển vào những vị trí quan trọng là một yếu tố tích cực khiến người lao động ngày càng gắn bó hơn với Nhà máy.
Hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn của nhà máy được thực hiện một cách khoa học theo quy trình cụ thể
Chính các ưu điểm đó đã đem lai hiêu quả đáng kể thể hiện ở một số khía cạnh sau:
Chất lượng người được tuyển vào nhà máy không có ai tuyển vào nhà máy không đáp ứng được công việc phải rời bỏ nhà máy Mặc dù yêu cầu công việc trong nhà máy là tương đối cao so với mặt bằng lao động ở Việt Nam, do họ phải làm việc với thiết bị công nghệ tiên tiến, phong cách quản lý hiện đại
Số người được tuyển rời bỏ nhà máy ít, những người rời bỏ công ty đa phần do lý do cá nhân, hoặc tìm được công việc có mức thu nhập cao hơn ở các công ty khác
Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn của nhà máy còn có những nhược điểm sau:
Trong kế hoạch tuyển mộ, tuyển chọn nhà máy chưa có kế hoạch tuyển mộ, tuyển chọn trong dài hạn nên việc đáp ứng nhu cầu nhân lực trong tương lai có thể gặp khó khăn vì người lao động khi làm việc tại nhà máy cần có thời gian đào tạo nên các kế hoạch ngắn hạn là khó có khả năng đáp ứng được Hơn nữa công tác phân tích công việc cho các vị trí của nhà máy chưa được rõ ràng các tiêu chuẩn chưa được thống nhất thành văn bản áp dụng trong quá trình tuyển tuyển mộ, tuyển chọn của nhà máy.
Trong bước phỏng vấn tuyển chọn nhà máy hiện đang áp dụng hình thức phỏng vấn cá nhân với ba người tham gia phỏng vấn Mặc dù có thể phỏng vấn kỹ ứng viên nhưng như vậy sẽ tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc. Đồng thời khi tiến hành phỏng vấn những người này sẽ phải ngừng công việc của mình lại Điều đó có thể làm ảnh hưởng đến công việc của những người tham gia phỏng vấn.
Nhà máy không bố trí xác minh lý lịch của các ứng viên Nếu ứng viên là nhân viên của các đối thủ cạnh tranh xâm nhập vào Nhà máy ăn trộm các bí mật kinh doanh, quy trình công nghệ thì thiệt hại sẽ rất lớn Trong thời gian tới Công ty nên có những ràng buộc cụ thể trong quyết định tạm tuyển nhằm tránh các nguy cơ trên
Khi sơ tuyển chưa có một tiêu chí cụ thể nào để loại các ứng viên mà chỉ dựa vào các đánh giá, thông tin ghi trong hồ sơ như vậy dễ dẫn đến sự đánh giá chủ quan để mất những nhân viên có khả năng và trình độ cao.
3 Ảnh hưởng của công tác tuyển mộ, tuyển chọn đến kết quả hoạt động kinh doanh
Số người được tuyển mộ, tuyển chọn qua các năm như sau:
Chi phí cho tuyển mộ, tuyển chọn như sau:
Nhờ hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn có hiệu quả nên hiện nay, các cán bộ công nhân viên Việt Nam trong Liên doanh Nhà máy bia Đông Nam á đã hoàn toàn làm chủ được công nghệ sản xuất bia tiên tiến Năng suất lao động bình quân đầu người ngày càng tăng
Tốc độ tăng năng suất lao động ( r ) r2004 = 7,36% r2005 = 8,2%
Tốc độ tăng tiền lương.( r l ) r l 2004 = 3% r l 2005 = 5,8%
Ta thấy rằng tốc độ tăng tiền lương luôn được đảm bảo < tốc độ tăng năng suất lao động Chứng tỏ nhà máy sử dụng nhân lực có hiệu quả.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN MỘ VÀ TUYỂN CHỌN NHÂN LỰC TẠI NHÀ MÁY BIA ĐÔNG NAM Á
Phương hướng phát triển của nhà máy từ năm 2006 đến 2008
1.Kế hoạch sản xuất của nhà máy
Kế hoạch sản xuất của nhà máy được quyết định bởi dự kiến tiêu thụ sản phẩm của công ty kinh doanh sản phẩm bia Đông Nam á Hiện nay, sản phẩm của liên doanh nhà máy bia Đông Nam á đã chiếm được uy tín trên thị trường rượu, bia, nước giải khát trong nước, sản phẩm của nhà máy ngày càng được khách hàng biết đến và tiêu dùng Trong những năm tiếp theo nhà máy sẽ không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm để duy trì được thế mạnh niềm tự hào bia nội của sản phẩm bia Halida Đồng thời phối hợp với công ty kinh doanh sản phẩm bia của nhà máy, để mở rộng thị trường đáp ứng nhu cầu khách hàng Đưa nhà máy trở thành một trong những công ty lớn nhất trong việc cung cấp mặt hàng nước giải khát ở miền bắc Để làm được điều đó công ty dự tính mức tiêu thụ sản lượng bia của nhà máy trong 3 năm từ 2006, 2007 và 2008 sẽ tăng lần lượt là 15%; 18% và 22%.
Dựa vào mức tiêu thụ này nhà máy sẽ lên kế hoạch sản xuất, xác định sản lượng bia cần sản xuất từng loại là bao nhiêu cho các năm, các yếu tố đầu vào cần thiết cho nhà máy như thế nào Dựa vào các số liệu đó nhà máy sẽ tính ra khối lượng các công việc cho từng bộ phận của nhà máy.
Sau đó, nhà máy sẽ giao các công việc đó cho từng bộ phận vào đầu mỗi năm.
2 Kế hoạch hoá nguồn nhân lực của nhà máy
Các phòng ban đơn vị trong nhà máy có nhiệm vụ xác định nhu cầu nhân lực của đơn vị mình, dựa trên khối lượng công việc mà nhà máy dự kiến giao cho ở đầu mỗi năm Bước tiếp theo các phòng ban sẽ cân đối với số lượng lao động hiện có, ở bộ phận của mình đưa ra số lượng lao động còn thiếu cần phải bổ xung, để đảm bảo thực hiện công việc được giao.
Mỗi đơn vị trong nhà máy sẽ viết một bản báo cáo, gửi lên ban lãnh đạo nhà máy về tình hình nhân lực tại đơn vị mình gồm các nội dung sau: +nhu cầu lao động trong năm tới.
+số lượng lao động hiện có.
+số lưọng lao động cần bổ xung.
+ Nếu cần tuyển mộ, tuyển chọn thêm người thì phải xác định các vấn đề sau:
- Tuyển người vào vị trí làm việc nào, lý do cần thêm người
-đưa ra bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện của những vị trí cần tuyển.
+ các giải pháp thay cho bổ xung người như làm thêm giờ, thuê người ở ngoài (đối với bộ phận có lao động phổ thông)
Sau khi bản báo cáo được gửi lên ban lãnh đạo nhà máy, sẽ tiến hành họp mặt thảo luận để tìm giải pháp giải quết, đưa ra con số cần tuyển chọn vào nhà máy cho từng đơn vị.
Công việc tiếp theo nhà máy sẽ giao cho phòng nhân lực lập kế hoạch tổ chức, điều hành và phối hợp với các đơn vị tiến hành tuyển mộ, tuyển chọn người vào nhà máy.
Hiện tại, nhà máy chưa có kế hoạch nguồn nhân lực trong dài hạn mà mới có kế hoạch nhân lực ngắn hạn cho từng năm, các vị trí cần tuyển lao động thời vụ sẽ được kế hoach vào nhu cầu dự kiến của mùa sản xuất cụ thể do các phòng chủ động đề xuất khi vào mùa, còn nếu có người nghỉ việc đốt xuất thì các phòng ban sẽ báo lên lãnh đạo nhà máy để tuyển người bổ xung.
Cụ thể dự kiến nguồn nhân lực của nhà máy cho năm 2006 như sau:
Bảng 4: Dự kiến nguồn nhân lực cho các bộ phận của nhà máy năm 2006
Tên đơn vị kế hoach
(người) hiện có (người) cần tuyển
Phòng tài chính kế toán
Phòng thư ký 2 2 0 phòng nhân sự 4 4 0 phòng công nghệ 25 25 0 phòng KCS 10 10 0 phòng phụ trợ sản xuất
Như vậy ở các bộ phận nhu cầu tuyển người vào các bộ phận của nhà máy là không có.
3 Kế hoạch tuyển mộ, tuyển chọn của nhà máy
Hiện tại, nhà máy đang trong giai đoạn sản xuất ổn định, nên các vị trí công viêc trong nhà máy đã bố trí đủ người lao động Đồng thời lao đông trong nhà máy là các lao động trẻ việc tuyển thêm lao động thay cho những người về hưu là không cần thiết.
Nhu cầu nhân lực của nhà máy tăng lên chỉ phát sinh từ nhu cầu tăng sản lượng hàng năm của nhà máy Tuy nhiên nhà máy đã chọn giải pháp làm thêm giờ để giải quết thay thế cho giải pháp tuyển người đối với lao động quản lý, và nhân viên kỹ thuật của nhà máy do đó trong năm tới nhà máy không tuyển thêm người vào các vị trí này Những vị trí này, nhà máy chỉ tuyển thêm người khi xây dựng lắp đặt dây truyền mới cho nhà máy hoặc khi người lao động chuyển đi nơi khác Do đó trong vài năm nữa nhà máy mới tuyển mộ, tuyển chọn các vị trí này, hiện tại nhà máy chưa có kế hoạch tuyển mới các vị trí này.
Nhà máy chỉ có kế hoạch tuyển mộ, tuyển chọn vào các vị trí lao động phổ thông mang tính chất mùa vụ như rửa chai lọ, bốc vác trong kho, nấu ăn,làm vệ sinh
Các giải pháp hoàn thiện công tác tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực tại nhà máy
Hiện tại hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực tại nhà máy là tương đối khoa học, do đó đã góp phần tạo nên nhiều thành tích đáng kể Bên cạnh đó, công tác tuyển mộ, tuyển chọn vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Để hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn tại nhà máy càng hiệu quả hơn, đáp ứng yêu cầu phát triển của nhà máy thì cần phải có những giải pháp cải tiến khắc phục các hạn chế trong công tác này tại nhà máy
Sau đây tôi xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực cho nhà máy như sau:
1 Hoàn thiện công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực giữ vai trò quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào Kế hoạch hoá nhân lực chính là quá trình xây dựng chiến lược nguồn nhân lực và thiết lập các chương trình hoặc các chiến thuật để thực hiện các chiến lược nhân lực đó Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cơ sỏ của công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực cho nhà máy, có làm tốt được công tác này thì tuyển mộ, tuyển chọn mới đem lại hiệu quả tốt được Bởi vì Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ cho biết số lượng người được tuyển chọn vào nhà máy, các vị trí cần tuyển người, thời gian cần người Dựa vào các số liệu đó nhà máy mới lên kế hoach tuyển mộ, tuyển chọn lao động cho nhà máy.Hiện tại, công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực vẫn chưa được chính xác do chưa dựa trên định mức lao động, số lượng lao cần tuyển vào các vị trí phụ thuộc nhiều vào ý kiến chủ quan của các lãnh đạo các phòng ban chứ không tính toán một cách khoa học theo định mức.
Chính vì vậy trong thời gian tới nhà máy cần phải tiến hành định mức lao động đối với các công việc có thể định mức đươc, để hoạt động kế hoạch hoá nguồn nhân lực, dựa vào đó tính toán được nhu cầu nguồn nhân lực chính xác hơn trong ngắn hạn cũng như trong dài hạn Đây chính là cơ sở để kế hoạch tuyển mộ, tuyển chọn được cụ thể, bám sát với kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máy, không dẫn đến xẩy ra tình trạng thừa thiếu lao động.
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực cần phải có những kế hoạch dài hạn cho nhà máy Bởi vì, hiện tại nhu cầu về nhân lực tại các vị trí quản lý và kỹ thuật không nhiều do nhà máy đã đi vào hoạt động ổn định nên sự thiếu sót kế hoạch dài hạn chưa ảnh huởng nhiều đến hoạt động của nhà máy.
Nhưng khi nhà máy mở rộng quy mô sản xuất lắp thêm dây truyền sản xuất thì vấn đề này thực sự sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của nhà máy Vì những lao động mà nhà máy tuyển vào các vị trí này thường phải cho đi sang công ty mẹ ở Đan Mach đào tạo một thời gian, hoăc học tại nhà máy thì mới đảm bảo được vị trí công việc Chính lý do đó nên ngay từ bây giờ nhà máy cần có những kế hoạch nguồn nhân lực trong dài hạn cho nhà máy để nhà máy chủ động trong kế hoạch tuyển mộ, tuyển chọn và đào tạo luôn cung cấp đủ lao động cho quá trình sản xuất kinh doanh của nhà máy.
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực có vai trò rất quan trọng đối với công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực tại nhà máy, do đó nhà máy phải không ngừng hoàn thiện công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực cho xứng đáng với tầm quan trong của nó Đồng thời làm tốt công tác này cũng là góp phần khắc phục những hạn chế của công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại nhà may.
2.Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại nhà máy
Hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực, ngoài dựa trên cơ sở kế hoạch hoá nguồn nhân lực còn dựa vào công tác phân tích công viêc Do đó hoàn thiện công tác phân tích công việc là góp phần hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn.
Phân tích công việc đối với từng vị trí công việc nhằm đưa ra được nội dung công việc, yêu cầu kỹ thuật của từng công việc trong quá trình sản xuất kinh doanh của nhà máy Từ đó Nhà máy sẽ đưa ra được bản mô tả công việc, Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện.
Dựa vào kết quả phân tích công việc, nhà tuyển chọn có thể xác định được những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, trình độ, năng lực của người lao động ở mỗi vị trí công viêc, để có thể đảm bảo sau khi được tuyển chọn vào làm việc, người lao động có thể đảm bảo thực hiện công việc theo yêu cầu đặt ra của nhà máy.
Sau khi xác định được yêu cầu về năng lực đối với người lao động thì nhà máy sẽ phải tìm ra các phương pháp, cách thức và công cụ để có thể đánh giá các khả năng của các ứng viên trong quá trình tuyển chọn, từ đó mới có thể chọn lựa được các ứng viên chính xác được Bên cạnh đó, việc xác định được yêu cầu về năng lực của người lao động còn giúp cho nhà máy xác định xem tỷ lệ chọn lọc là bao nhiêu thì hợp lý, nguồn tuyển mộ lao động đó ở đâu thì phù hợp.
Hiện nay các bản mô tả công việc, bản yêu cầu công viêc của nhà máy chỉ có ở một số vị trí chính, và ở dạng chung chung, chưa cụ thể Do vậy nhà máy cần tiến hành phân tích công việc cho tất cả các vị trí công việc cho nhà máy một cách rõ ràng lập thành tài liệu cho nhà máy sử dụng trong quá trình Quản tri nhân sự, đăc biệt là công tác tuyển mộ, tuyển chọn của nhà máy, khi tiến hành tuyển chọn nhân lực vào các vị trí thiếu nhà tuyển dụng sẽ biết ngay phải tuyển người như thế nào, cách thức tuyển như thế nào.
Như vậy, nếu nhà máy thực hiện phân tích công việc một cách rõ ràng,chính xác, hợp lý cho từng vị trí công việc sẽ giúp cho công tác tuyển chọn,tuyển mộ khoa học hơn, rễ ràng hơn Tránh được nhiều nhầm lẫn trong tuyển chọn, do chủ quan, thiếu khoa học, đem lại hiệu quả cao cho công tác tuyển mộ, tuyển chọn.
3 Hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực
3.1 Cải tiến công tác tuyển mộ.
Công tác tuyển mộ của nhà máy hiện nay còn có một số hạn chế, chưa phát huy được hết tiềm năng và lợi thế của nhà máy Vì Nhà máy Bia Đông Nam á là một trong những nhà máy lớn có vốn đầu tư cao gần 100 triệu đô la và có triển vọng phát triển Người lao động làm việc trong công ty có nhiều cơ hội thăng tiến, mức thù lao cho người lao đông cao Do vậy rất nhiều người lao động muốn làm việc tại Nhà máy Nhưng hiện tại nhà máy chưa phát huy được lợi thế này trong tuyển mộ nhân tài cho nhà máy do các thông tin về các vị trí lao động trong Nhà máy còn ít, do đó rất nhiều người muốn làm việc cho nhà máy lại không biết thông tin về nhà máy đã đi làm ở các công ty khác khi nhà máy cần tuyển người gây lãng phí nguồn ứng viên. Trong thời gian tới Nhà máy cần đưa các thông tin về việc làm trong nhà máy lên mạng internet để nhiều người xin việc biết đến, họ sẽ quan tâm theo dõi tình hình tuyển dụng của nhà máy Làm được như vậy thì khi nào nhà máy có nhu cầu tuyển dụng thông báo sẽ thu hút nhanh chóng số ứng viên đến dự tuyển mà nhà máy không mất nhiều chi phí để quảng cáo thu hút các ứng viên
3.2 Quy trình tuyển chọn mới của nhà máy.
Sau khi nghiên cứu quy trình tuyển chọn nhân lực của nhà máy em xin đưa ra quy trình tuyển chọn mới của nhà máy như sau:
Sơ đồ 3: Quy trình Tuyển chọn mới cho nhà máy.
CBTH Sơ đồ quy trình tuyển chọn nhà máy Trách nhiệm
Lựa chọn sơ tuyển các ứng viên
Nghiên cứu đơn xin việc
Phỏng vấn tuyển chọn Điều tra lý lịch và khám sức khoẻ
Ra quyết định tuyển chọn
Cán bộ phòng nhân sự
2 Cán bộ phòng nhân sự
Trưởng phòng nhân sự, quản lý trực tiếp bộ phận
Phòng nhân sự kết hợp với bác sỹ bệnh viện
CBTH: các bước tiến hành.
Bươc1: lựa chọn sơ tuyển các ứng viên
Xây dựng các tiêu chuẩn sơ tuyển có ý nghĩa quan trọng đối với cán bộ tuyển chọn và Nhà máy Các tiêu chuẩn này giúp cán bộ tuyển chọn đánh giá chính xác hơn những ứng viên đủ điều kiện vào vòng sau Tiêu chuẩn này còn làm cho việc sơ tuyển được khách quan, công bằng, chính xác hơn Và nó còn làm cho qui trình tuyển chọn lao động của Nhà máy khoa học và chặt chẽ, tiết kiệm được thời gian sàng lọc Do đó Nhà máy nên xây dựng các tiêu chuẩn này trong thời gian tới Những tiêu chuẩn này nhất thiết phải được giám đốc phê duyệt cùng với kế hoạch tuyển tuyển mộ, tuyển chọn Nội dung của các tiêu chuẩn cần dựa vào các yếu tố cơ bản sau:
- Ngành nghề ứng viên được đào tạo.
- Bản mô tả công việc.
- Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện.
- Nguyện vọng của ứng viên muốn được làm việc ở vị trí nào.
- Các loại giấy tờ trong hồ sơ xin việc của ứng viên.
Mỗi ngành nghề hoặc vị trí cụ thể sẽ có một tiêu chuẩn riêng Việc xây dựng các tiêu chuẩn sơ tuyển sẽ do cán bộ phòng nhân sự của Nhà máy thực hiện, có sự tham khảo ý kiến của vị quản lý trực tiếp của vị trí cần tuyển Sau đây là ví dụ về tiêu chuẩn sơ tuyển của kỹ sư làm việc ở phòng công nghệ
- Kỹ sư chuyên nghành công nghệ thực phẩm
Kiến nghị
1.Trang bị phần mềm quản lý nhân sự cho nhà máy
Hiện nay tại Nhà máy bia ĐÔNG NAM Á đã có phòng nhân sự chuyên làm các công việc về quản trị nhân sự, đây là một sự tiến bộ rất lớn so với nhiều nhà máy xí nghiệp ở Việt Nam Việc này chứng tỏ nhà máy rất quan tâm và coi trọng nguồn lực con người trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình Ngày nay công việc về quản trị nhân sự ngày càng nhiêu, các thông tin về người lao động nhiều hơn trước Do đó trong quá trình thực hiện công việc, xẩy ra sai sót là khó có thể tránh khỏi Trong thời gian tới, để nâng cao hiệu quả của công tác này, Công ty nên có sự đầu tư thích hợp cho bộ phận này Cụ thể là việc mua và sử dụng phần mềm quản lý nhân sự cho phòng nhân sự của nhà máy Khi phần mềm này được sử dụng công việc của nhân viên quản trị nhân sự sẽ giản đơn đi rất nhiều Nhân viên của phòng sẽ không cần phải ghi sổ những trường hợp nghỉ việc hay sổ ghi tạm tuyển, sổ nhân sự. Công việc mà nhân viên này sẽ phải làm là nhập thông tin dữ liệu trong hồ sơ của những nhân viên Việc bảo quản lưu trữ thông tin cũng đơn giản hơn, các mẫu biểu, văn bản mà chỉ cần ghi lại trong máy khi cần có thể in ra được Khi cần thông tin của các nhân viên của các nhân viên trong nhà máy, các nhân viên phòng nhân sự tra cứu, tìm tin rễ dàng, chính xác, nhanh chóng Đặc biệt, đối với hoạt động tuyển mộ, tuyển dụng khi có phần mềm này thì việc theo rõi quản lý những người tạm tuyển thử việc sẽ mất ít thời gian hơn.
Phần mềm quản trị nhân sự hiện nay đã có trên thị trường và rất tiện dụng, đơn giản có thể điều chỉnh theo cách quản lý nhân sự của nhà máy. Hiện tại, khoa Kinh tế Lao Động Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân đã đưa phần mềm này vào giảng dạy cho sinh viên của khoa được sinh viên tiếp thu tốt Giá thành phần mềm cũng không cao, Nhà máy nên có sự đầu tư cho phòng nhân sự phần mềm này Làm được như vậy chắc chắn sẽ đem lai hiệu quả cho công tác Quản trị tại nhà máy.
2 Lãnh đạo nhà máy cần quan tâm hơn nữa tới vai trò của nhân tố con người trong hoạt động kinh doanh
Các cấp lãnh đạo trong Nhà máy là những người đầu tiên phải nhận thức một cách thiết thực và đúng đắn vai trò của yếu tố con người đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh, với sự tồn tại và phát triển của Nhà máy trên thị trường Từ đó có sự chú trọng, quan tâm đến công tác tuyển mộ và tuyển chọn lao động tại Nhà máy mình. Đặc biệt, đối với nhà máy là Liên doanh nhà máy bia nên yêu cầu công việc có phần cao hơn với các doanh nghiệp khác nên khả năng đáp ứng công việc của lao động ngưòi Việt Nam khó hơn, do đó yêu cầu phải tuyển mộ được những người giỏi vào doanh nghiệp thì mới có thể làm chủ được công nghệ tiên tiến và phong cách quản lý hiện đại Nếu không nhà máy sẽ phải thuê lao động nước ngoài với chi phí cao hơn rất nhiều so với sử dụng lao động Việt Nam
Mặc dù Nhà máy đã có sự đánh giá quan trọng đối với nhân lực của mình; điều đó được thể hiện thông qua việc có phòng ban chuyên trách quản trị nhân sự Nhưng như vậy vẫn còn chưa đủ so với tầm quan trọng của yếu tố con người tại nhà máy.
Nhà máy cần có sự đầu tư thích đáng cho công tác tuyển mộ và tuyển chọn lao động, đặc biệt là chế độ thù lao và thăng tiến hợp lý cho những cá nhân có năng lực, có nhiều đóng góp trong công việc.Một chính sách đãi ngộ thoả đáng cho những nhân viên có khả năngvà triển vọng sẽ là một cơ sở tốt để Nhà máy có thể tuyển mộ, tuyển chọn được những lao động giỏi có trình độ chuyên môn cao làm việc cho mình Đồng thời giữ chân được những người giỏi không rời bỏ nhà máy đi làm cho các nơi khác.
Sử dụng tốt lao động sau tuyển chọn cũng là một giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả của công tác này Nhà máy nên có những kế hoạch dài hạn về nhân lực để có thể sử dụng trong mọi tình huống.