MộT Số VấN Đề CHUNG Về NGHIệP Vụ BáN HàNG
Khái niệm, đặc điểm nghiệp vụ bán hàng trong
Bán hàng là quá trình trao đổi thông qua các phơng tiện thanh toán để thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa, dịch vụ.
Quá trình bán hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hóa sang vốn bằng tiền Hàng hóa đã mua đợc đem bán cho khách hàng nhằm thu hồi vốn bằng tiền và thu lợi nhuận Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hóa đợc chuyển giao cho khách hàng và doanh nghiệp đã thu đợc tiền hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán.
Nghiệp vụ bán hàng có các đặc điểm chủ yếu sau:
- Đối tợng khách hàng đa dạng, có thể là ngời tiêu dùng cuối cùng hoặc các đơn vị trung gian nh doanh nghiệp sản xuất, thơng mại.
- Phơng thức bán hàng đa dạng nh bán buôn, bán lẻ, bán ký gửi, bán qua đại lý Trong mỗi phơng thức bán hàng lại có nhiều hình thức bán khác nhau nh bán hàng trực tiếp, bán hàng chờ chấp nhận.
- Hàng hóa đợc coi là tiêu thụ khi đảm bảo các điều kiện nh: phải thông qua một quá trình mua bán và thanh toán nhất định, hàng hóa đợc chuyển quyền sở hữu, ngời mua chấp nhận mua hàng hóa thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp Ngoài ra, các trờng xuất hàng trả lơng, thởng, quà biếu tặng quảng cáo, dùng nội bộ cũng đợc coi là hàng bán.
- Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm hàng hóa đợc xác định là tiêu thụ Việc xác định đúng thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là yêu cầu quan trọng nhằm quán triệt nguyên tắc phù hợp trong kế toán.
- Các khoản ghi giảm doanh thu bán hàng gồm có các khoản thuế không đợc hoàn lại trong quá trình bán hàng nh thuế GTGT đầu ra theo phơng pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và các khoản chiết khấu thơng mại, giảm trừ hàng bán và hàng bán bị trả lại.
Vai trò của bán hàng
- Đối với doanh nghiệp, bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn và là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh Bán đợc hàng thi doanh nghiệp mới bù đắp đợc chi phí bỏ ra và có lãi Qua chỉ tiêu doanh thu bán hàng có thể biết đợc tình hình hoạt động của doanh nghiệp và các chỉ tiêu kinh tế- tài chính khác, thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc.
- Đối với ngời tiêu dùng công tác bán hàng đáp ứng đợc nhu cầu tiêu dùng của khách hàng Thông qua bán hàng thì giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa đợc thực hiện, số lợng, chất lợng, chủng loại, thời gian, sự phù hợp với thị hiếu ngời tiêu dùng mới đợc xác định rõ.
- Quá trình bán hàng còn tác động đến quan hệ cung cầu trên thị trờng, cân đối nghành và quan hệ các doanh nghiệp với nhau.
Công tác bán hàng của doanh nghiệp mà tổ chức tốt tạo điều kiện thúc đẩy hoạt động kinh doanh tiến hành một cách nhanh chóng, đồng vốn đợc luân chuyển nhanh Kinh doanh có lãi thì doanh nghiệp mới có khả năng tăng thị phần, nâng cao nghiệp vụ, trình độ quản lý, đời sống tinh thần và vật chất của cán bộ công nhân viên chức trong doanh nghiệp Việc kinh doanh có hiệu quả khi doanh thu bán hàng bù đắp đợc chi phí bỏ ra và có tích lũy.
Bán hàng là điều kiện tiên quyết tới hoạt động của doanh nghiệp thơng mại Do vậy công tác bán hàng cần đợc quản lý một cách chặt chẽ, thờng xuyên từ mua hàng, dự trữ, bán hàng, thu tiền hàng kịp thời đảm bảo xác định kết quả kinh doanh đúng Bán hàng là điều kiện tiên quyết tới hoạt động của doanh nghiệp thơng mại.
Các phơng thức bán hàng
Bán buôn là việc bán hàng cho đơn vị khác với khối lợng hàng lớn, giá bán buôn biến động tùy thuộc vào khối lựợng hàng bán và phơng thức thanh toán.
Trong doanh nghiệp thơng mại, bán buôn hàng hóa gồm bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng.
+ Bán buôn qua kho: Là phơng thức bán hàng truyền thống trong đó hàng xuất bán từ kho bảo quản của doanh nghiệp Bán buôn qua kho đợc tiến hành theo hai hình thức sau:
- Bán buôn qua kho theo hình thiức giao hàng trực tiếp: Bên mua nhận hàng tạo kho của bên bán, sau khi bên mua nhận đủ hàng thanh toán hoặc chấp nhận nợ thì hàng hóa đợc xác định là tiêu thụ.
- Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Là căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hóa chuyển hàng đến bên kho của ngời mua hoặc địa điểm do bên mua quy định trong hợp đồng Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp thơng mại cho đến khi bên mua kiểm nhận thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
+ Bán buôn vận chuyển thẳng: Là phơng thức bán buôn nhng hàng không qua kho Đây là phơng thức bán hàng tiết kiệm nhất vì giảm đợc chi phí lu thông Phong thức này chỉ áp dụng trong trờng hơph cung ứng hàng hóa có kế hoạch, khối lợng lớn, hàng bán ra không cấn chọn lọc Phuơng thức này có thể sử dụng các hình thức sau:
- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp: Doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng thì giao trực tiếp cho bên mua tại kho của bên bán, sau khi giao nhận và bên mua nhận hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa đợc xác định là tiêu thụ.
- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức vận chuyển hàng: Sau khi mua hàng, doanh nghiệp thơng mại vận chuyển hàng hóa giao cho ngừời mua tại địa điểm thỏa thuận, hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại cho đến khi ngời mua kiểm nhận và chấp nhận thanh toán.
Ngoài hai hình thức bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán nh trên còn có trờng hợp doanh nghiệp thơng mại không tham gia vào quá trình thanh toán mà chỉ đóng vai trò là môi giới giữa ngời mua và ngời bán để hởng hoa hồng.
B Phơng thức bán lẻ hàng hóa
Bán lẻ là phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng hoặc các đơn vị kinh tế để tiêu dùng nội bộ, thông thờng khối lợng mua đơn lẻ, khối lợng nhỏ, giá bán ổn định và hàng hóa đi vào lĩnh vực tiêu dùng
+ Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà nghiệp vụ thu tiền và giao hàng tách rời nhau. Mỗi quầy hàng có nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ thu tiền của khách hàng, viết tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên căn cứ vào hóa đơn và tích kê giao cho khách hàng hoặc kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số lợng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ Hình thức này do có việc tách rời giữa ngời bán và ngời thu tiền sẽ tránh đợc sai sót, mất mát hàng hóa và tiền Tuy vậy, hình thức này gây phiền hà cho khách hàng, vì thế chỉ áp dụng cho các mặt hàng giá trị cao.
+ Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức phổ biến, ngời bán cũng là nhân viên thu tiền Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng lập giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ Đồng thời, kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số lợng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng Hình thức này phổ biến ở các doanh nghiệp thơng mại vì tiết kiệm đợc lao động, khách mua hàng thuận tiện nhng nếu không kiểm soát chặt chẽ dễ xảy ra tiêu cực, mất tiền.
+ Hình thức bán hàng trả góp: Ngời mua đợc thanh toán tiền mua thành nhiều lần, ngoài giá bán thông thờng thì doanh nghiệp thơng mại còn thu theo lãi trả chậm Về thực chất ngời bán chỉ mất quyền sở hữu hàng bán khi ngời mua thanh toán xong, tuy nhiên về mặt hạch toán thì khi giao hàng thì hàng hóa đợc coi là tiêu thụ và đợc ghi nhận doanh thu bán hàng Hình thức này thu hút đợc nhiều khách hàng.
+ Hình thức bán lẻ tự phục vụ: Theo hình thức này, khách hàng đợc tự chọn lấy hàng hóa, mang đến bàn tính tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hóa đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hớng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hóa ở quầy do mình phụ trách Hình thức này đòi hỏi vốn đầu t lớn vì phải trang trải các phơng tiện kỹ thuật hiện đại vào việc bán hàng.
+ Hình thức bán lẻ tự động: Là hình thức bán lẻ hàng hóa mà doanh nghiệp thơng mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một số loại hàng hóa đặt ở nhiều nơi công cộng Khách hàng sau khi thanh toán tiền qua khe lỗ của máy bán hàng sẽ nhận đợc hàng hóa do máy tự động đẩy ra.
C Phơng thức bán hàng đại lý
Là phơng thức mà doanh nghiệp giao hàng cho các cơ sở đại lý, bên nhận làm đại lý trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp thơng mại và hởng hoa hồng.
Phạm vi và thời điểm ghi chép
Trong doanh nghiệp thơng mại, bán hàng là khâu cuối cùng và rất quan trọng đối với cả quá trình kinh doanh Vì vậy công tác bán hàng phải theo dõi chặt chẽ, xác định đúng hàng bán giúp cho việc xác định đúng doanh thu bán hàng, từ đó tạo điều kiện cho việc tổ chức kế toán bán hàng đợc khoa học và theo dõi các khoản phải thu một cách thờng xuyên, chặt chẽ để đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời.
Khi doanh nghiệp xuất giao hàng cho khách hàng đã thu đợc tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa đợc coi là hàng bán, đợc áp dụng trong các trờng hợp hiện nay, đó là:
- Thực hiện theo phơng thức bán hàng trả chậm, doanh thu là doanh thu trả chậm.
- Thực hiện bán hàng theo phơng pháp trả ngay
- Khách hàng ứng trớc tiền mua hàng của doanh nghiệp Khi chuyển hàng trả cho khách,doanh thu bán hàng đợc ghi nhận, hàng hóa đợc coi là hàng bán.
Vậy thời điểm xác định hàng bán chỉ khi khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán, lúc đó doanh thu đợc ghi nhËn.
Yêu cầu tổ chức quản lý nghiệp vụ bán hàng
Quản lý nghiệp vụ bán hàng chính là quản lý về số lợng, chất lợng , giá cả hàng hóa, việc thu tiền của khách hàng và xác định kết quả kinh doanh.
- Quản lý về số lợng đòi hỏi phải kiểm tra tình hình nhập- xuất- tồn số lợng từng mặt hàng, chủng loại, phát hiện kịp thời hàng hóa ứ đọng để có biện pháp xử lý.
- Quản lý về chất lợng yêu cầu thờng xuyên phân cấp mặt hàng, có chế độ bảo quản tốt đối với từng mặt hàng.
- Quản lý về việc thu hồi tiền hàng yêu cầu phải nắm bắt, theo dõi chặt chẽ phơng thức thanh toán, thời hạn thanh toán từng loại khách hàng và từng loại hàng hóa, từ đó đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời.
- Xác định đúng kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận,thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc.
Các phơng thức thanh toán
Sau khi giao hàng và nhận đợc chấp nhận thanh toán tùy theo sự tín nhiệm thỏa thuận của hai bên, doanh nghiệp th- ơng mại áp dụng các phơng thức thanh toán phổ biến sau:
- Thanh toán bằng tiền mặt
Theo phơng thức này, ngời mua nhận đợc hàng và thanh toán cho doanh nghiệp tiền mặt Phơng thức này sử dụng trong trờng hợp ngời mua là những khách hàng nhỏ, mua hàng vơi khối lợng không lớn và cha có tài khoản tại ngân hàng.
- Thanh toán không dùng tiền mặt
Theo phơng thức này, khách hàng thanh toán qua tài khoản của minh tại ngân hàng.Phơng thức này có thể có nhiều hình thức sau:
-Thanh toán bằng th tín dụng
Phơng thức này thờng đợc sử dụng trong trờng hợp ngời mua là những khách hàng lớn, có tài khoản tại các ngân hàng
Theo phơng thức này, khách hàng nhận đợc hàng nhng cha thanh toán tiền cho doanh nghiệp, theo điều kiện tín dụng u đãi trên hợp đồng ví dụ “1/10,n/30” tức là trong mời ngày đầu tiên kể từ ngày ngày chấp nhận nợ, nếu ngời mua thanh toán thì sẽ đợc hởng chiết khấu 10%.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ
Các yếu tố cấu thành việc xác định kết quả tiêu thụ 10
Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu đợc từ các hoạt động bán sản phẩm hàng hóa cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán ( nếu có)
Doanh thu bán hàng sẽ đợc ghi nhận khi thỏa mãn 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho ngời mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa nh là ngời sở hữu sản phẩm hoặc quyền kiểm soát hàng hãa.
- Giá trị các khoản doanh thu đợc xác định một cách chắc chắn
- Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
- Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Các phơng thức bán hàng khác nhau thì thời điểm ghi nhận doanh thu là khác nhau:
+ Gửi đại lý bán hàng: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm nhận báo cáo bán hàng do bên đại lý gửi.
+ Bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng giao trực tiếp thì thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm ký nhận hàng đầy đủ thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
+ Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng thì thời điểm ghi nhận doanh thu là khi nguời mua kiểm nhận và chấp nhận thanh toán.
+ Bán lẻ hàng hóa thì thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm nhận báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng.
Nguyên tắc hạch toán doanh thu bán hàng
- Đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, trên hóa đơn bán hàng phải ghi rõ giá bán cha có thuế GTGT, các khoản phụ thu, thuế GTGT và tổng giá thanh toán Doanh thu bán hàng là số tiền bán hàng cha có thuÕ GTGT
- Đối với hàng hóa chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì doanh thu phản ánh trên tổng giá thanh toán.
- Đối với hàng hóa thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu thì doanh thu phản ánh trên tổng giá mua bán
- Doanh thu nội bộ là doanh thu của những sản phẩm hàng hóa cung cấp lẫn nhau giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một hệ thống tổ chức: Giá trị các sản phẩm đem biếu tặng hoặc tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp, giá trị sản phẩm , hàng hóa đợc dùng để trả lơng cho cán bộ công nhân viên Doanh thu phải đựợc theo dõi, xác định chính xác đầy đủ từng mặt hàng
Là số tiền giảm trừ cho khách hàng nh hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian. Ngoài ra còn gồm các khoản thởng khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định đã tiến hành mua một khối lợng hàng hóa.
C Hàng bán bị trả lại
Là số hàng đã đợc coi là tiêu thụ nhng lại bị ngời mua từ chối trả lại do hàng vi phạm hợp đồng nh không phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách, không đúng chủng loại.
Là số tiền mà doanh nghiệp giảm trừ cho ngời mua do mua hàng hóa với khối lợng lớn theo thỏa thuận chiết khấu th- ơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế.
Doanh thu thuần đợc xác định bằng tổng doanh thu trừ đi các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.
Là trị giá vốn của sản phẩm, vật t, hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ Đối với hàng hóa tiêu thụ, giá vốn bao gồm trị giá mua của hàng hóa tiêu thụ cộng với chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ Đối với sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ thì giá vốn là giá thành sản xuất hoặc tổng chi phí sản xuất.
Xác định giá vốn rất quan trọng tác động trực tiếp tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy phải phản ánh giá vốn sao cho có lợi ích nhât và đúng theo quy định của bộ tài chính.
Trị giá vốn hàng xuất bán đợc xác định theo một trong các phơng pháp sau:
Đánh giá hàng hóa theo giá thực tế
+ Phơng pháp giá thực tế đích danh
Hàng hóa đợc xác định giá trị theo dơn chiếc hay từng lô, giữ nguyên cho đến lúc xuất Khi xuất hàng hóa nào sẽ tính theo giá trị thực tế cúa hàng hóa đó.
+ Phơng pháp nhập trớc- xuất trớc
Theo phơng pháp này, giả thiết số hàng nào nhập trớc sẽ xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Giá trị tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số hàng mua vào sau cùng trong kỳ.
+ Phơng pháp nhập sau- xuất trớc
Theo phơng pháp này, số hàng nhập sau sẽ xuất trớc, xuất hết số nhập sau mới xuất đến số nhập trớc theo giá thực tế Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là giá trị thực tế của số hàng nhập trớc trong kỳ.
+ Phơng pháp giá đơn vị bình quân
Theo phơng pháp này, giá thực tế hàng xuất kho trong kỳ đợc tính theo giá đơn vị bình quân.
= Số lợng hàng hoá xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân cả kỳ
Khi sử dụng giá đơn vị bình quân có thể sử dụng một trong ba dạng sau:
- Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Đơn giá thực tế bình quân cả kú dù tr÷
Giá thành thực tế + Giá thành thực tế HH tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Số lợng HH tồn đầu kỳ+Số lợng HH nhập kho trong kú
Cách tính đơn giản, ít tốn công sức nhng độ chính xác không cao.
- Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:
Giá đợn vị bình Giá thực tế hàng tồn đầu kỳ qu©n cuèi kỳ trớc Lợng thực tế hàng tồn đầu kỳ
Phơng pháp này mặc dầu đơn giản nhng không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này.
- Giá bình quân sau mỗi lần nhập:
Giá đơn vị bình quân Giá thực tế hàng tồn kho sau mỗi lần nhập
Sau mỗi lần nhập Lợng thực tế hàng tồn kho sau mỗi lÇn nhËp
Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục nhợc điểm của hai phơng pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật Nhợc điểm của phơng pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.
Đánh giá hàng hóa theo giá hạch toán
Xác định kết quả tiêu thụ
Kết quả tiêu hoạt động kinh doanh là sự chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá trị vốn hàng bán, doanh thu tài chính, chi phí tài chính, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Doanh thu Doanh thu Chiết khấu Giảm giá Hàng bán
Thuần = bán hàng - thơng mại - hàng bán - bị trả lại - thuế nhuậnLợi thuÇn tõ độnghoạt
Chi phÝ quản lý doanh nghiệp
Trong đó thuế bao gồm thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp ( nếu có)
Tổng lợi nhuËn kÕ toán trớc thuÕ (*)
Chi phÝ thuÕ TNDN hiện hành
Chi phÝ thuÕ TNDN hoãn lại
Trong đó (*)=Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh+ Lợi nhuận khác
Chi phí thuế TNDN hiện hành: là số thuế TNDN phải nộp tính trên thu nhập chịu thuế trong năm nay và thuế suất thuế TNDN hiện hành.
Chi phí thuế TNDN hoãn lại: là số thuế TNDN sẽ phải nộp trong tơng lai phát sinh từ: ghi nhận thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phải trả trong năm, hoàn nhập tài sản thuế TNDN hoãn lại đã đợc ghi nhận từ các năm trớc.
Kế toán nghiệp vụ bán hàng
Trờng hợp doanh nghiệp áp dụng theo phơng pháp thuế khấu trừ thì doanh thu không bao gồm thuế GTGT đầu ra phải nộp còn trờng hợp thuế trực tiếp thì doanh thu bao gồm cả thuế GTGT Đơn vị đại lý bán đúng giá hoa hồng bán đúng giá thì hạch toán doanh thu phần hoa hông bán hàng
Trờng hợp bán hàng trả góp thi ghi nhận doanh thu trong kỳ theo giá bán trả ngay
Nếu ngời mua đợc hởng chiết khấu thơng mại hoặc trả lại hàng ,đợc giảm giá vì một số lý do thì phải hạch toán trên các tài khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
B Chứng từ kế toán sử dụng
Chứng từ kế toán là một phơng thức kiểm tra và giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán phải lập, thu thập đầy đủ các chứng từ phù hợp theo đúng nội dung, quy định của nhà nớc nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán.
Trong doanh nghiệp thờng sử dụng các chứng từ sau:
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH)
- PhiÕu xuÊt kho (mÉu 02- VT)
- Phiếu xuất kho khiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT)
- Giấy báo có của ngân hàng
- Các tài liệu và chứng từ thanh toán khác Đối với chứng từ, kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dung và phơng pháp lập Ngời lập phải chịu trách nhiệm về tính pháp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Một chứng từ kế toán phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý.
Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp Bên cạch đó, các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết đinh 48/QĐ/2006
Theo quyết định 48/QĐ/2006,kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở các doanh nghiệp thờng sử dụng những tài khoản sau: TK 155, TK156, TK157, TK511, TK 521,
TK 632, TK642, TK911,TK 821, TK 421, TK413…
Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động về trị giá vốn thực tế của thành phẩm trong kho ở các doanh nghiệp
Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động về trị giá vốn thực tế của hàng hoá trong kho ở các doanh nghiệp
Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động của trị giá vốn hàng gửi bán
- TK511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kì kinh doanh
TK 511 không có số d cuối kỳ và có 4 tài khoản cấp 2:
+TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá
+TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
+TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
- TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu
Tài khoản này phản ánh toàn bộ số tiền giảm trừ cho ng- ời mua hàng và đợc tính giảm trừ vào doanh thu hoạt động kinh doanh TK 521 có ba tài khoản cấp 2:
+ TK 5211: Chiết khấu thơng mại
+ TK 5212: Hàng bán bị trả lại
+ TK 5213: Giảm giá hàng bán
- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc
Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán tiền thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nớc Tài khoản này có thể có số d bên nợ hoặc bên có, gồm có 3 tài khoản cấp 2 phản ánh thuế tiêu thụ
+ TK 3331: thuế GTGT phải nộp
+ TK 3332: thuế tiêu thụ đặc biệt
- TK 642: Chi phí quản lý kinh doanh
Tài khoản này phản ánh phản ánh chi phí quản lý kinh doanh, bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản này có hai tài khoản cấp 2:
+TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý có thể theo dõi theo từng nội dung chi phí:Chi phí nhân viên, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyển trong kỳ ( sử dụng trong trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKĐK)
- TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Tài khoản này dùng để phản ánh, xác định kết quả kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ nhất định
- TK 821: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp của doanh nghiệp bao gồm: chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong năm tài chính hiện hành.
- TK 421: Lợi nhuận cha phân phối
Tài khoản này dùng để phản ánh kết quả kinh doanh (lỗ, lãi) và tình hình phân phối kết quả lợi nhuận của doanh nghiệp
- TK 413: Chênh lệch tỷ giá
Phản ánh số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế khi doanh nghiệp tham gia thanh toán bằng ngoại tệ
Trình tự kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Quy trình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có liên quan trực tiếp đến việc xác định giá vốn hàng bán Việc xác định giá vốn, tùy theo doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ thì sẽ dẫn đến quy trình kế toán khác nhau
A Kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai th- ờng xuyên
(1b) Kết chuyển giá vốn hàng bán đợc tiêu thụ trong kỳ.
(1c) Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ.
(2) Bán hàng thu tiền ngay.
(3a) Bán hàng theo phơng thức trả góp trả góp.
(3b) Hàng kỳ kết chuyển lãi bán hàng trả góp.
(4a) Các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại thực tế phát sinh.
(4b)Kết chuyển các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại sang TK 511 để xác định doanh thu thuÇn.
(5) Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ.
(6) Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ.
(7) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả.
(8) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính để xác định kết quả.
(9) Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng bán sang TK 911.
(10) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911.
(11) Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang
(12) KÕt chuyÓn chi phÝ thuÕ TNDN.
Hình thức tổ chức sổ kế toán
Tùy thuộc đặc điểm kinh doanh thì doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán phù hợp Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong năm 5 hình thức sổ kế toán
A Hình thức nhật ký chung Đặc trng là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính đều phải ghi vào sổ nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ sau đó mới ghi vào sổ cái theo trình tự nghiệp vụ phát sinh Hình thức này ghi chép đơn giản, thuận tiện cho việc sử dụng máy tính nhng thông tin không đợc cung cấp kịp thời.
S ơ đồ 1.3 : Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung
Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiÕt
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiÕt
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chứng từ gèc
Sổ thẻ hạch toán chi tiÕt
Bảng tổng hợp chi tiÕt
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
B Hình thức nhật ký sổ cái Đặc trng: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng sổ nhật ký sổ kế toán
S ơ đồ 1.4 : Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
C Hình thức chứng từ ghi sổ
Can cứ trực tiếp để ghi sổ tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Hình thức này có đặc điểm tách rời việc ghi sổ theo thời gian và việc ghi sổ theo tài khoản trên hai loại sổ khác nhau. Ghi chó
S ơ đồ 1.5: Trình tự hạch toán theo chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng tõ
Bảng tổng hợp chứng tõ gèc
Bảng cân đối phát sinh
Sổ kế toán chi tiÕt
Bảng tổng hợp chi tiết
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Sổ kế toán chi tiÕt
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ
Báo cáo tài chÝnh Báo cáo kế toán quản trị
D Hình thức nhật ký chứng từ
Số lợng nghiệp vụ nhiều Việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành ngay trên các sổ kế toán Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ để ghi vào nhật ký- chứng từ, bảng kê, sổ chi tiết.
S ơ đồ 1.6 : Trình tự hạch toán theo nhật ký chứng từ
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
E Hình thức kế toán trên máy
Sơ đồ 1.7 : Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính
Giới thiệu về Trung tâm bán lẻ Viettel
Tên Trung tâm: Trung tâm bán lẻ Viettel Địa chỉ : Số 55T6 Tập Thể Sư Đoàn 361, Tổ 44A Yờn Hũa, Cầu Giấy, Hà Nội
Trung tâm bán lẻ là 1 trong 5 Trung tâm kinh doanh của công ty, nhng có vai trò đặc biệt quan trọng bởi trung tâm bán lẻ quản lý và điều hành hệ thống kinh doanh điện thoại di động với hơn 105 siêu thị và 64 chi nhánh tại 63 tỉnh trên toàn quốc
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Là ngời có chuyên môn về kế toán và quản lý do Giám đốc tuyển chọn, kiểm tra giám sát các hoạt động tài chính của trung tâm, đôn đốc công tác kiểm tra và duyệt doanh thu, chi phí và hàng hóa cảu các siêu thị, chi nhánh
Có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu, bảng biểu của các kế toán viên Cuối kỳ quyết toán lập bảng cân đốicác tài khoản, lập báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chÝnh
Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán thanh toán
Là ngời nắm giữ ngân sách, theo dõi tiền mặt tại quỹ, là ngời trực tiếp cất giữ và chi ra cho các hoạt động kinh doanh
Tập hợp các chứng từ mua hàng hóa, chi quảng cáo truyền thông, theo dõi chi phí hoạt động thờng xuyên của trung tâm bán lẻ làm đề nghi thanh toán lên công ty cấp trên
Theo dõi các khoản tạm ứng và hoàn tạm ứng.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán
A Hình thức sổ kế toán :Hoạt động tại công ty TM
& XNK Viettel theo quyết định 15/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán , các quyđịnh hiện hành về tài chính của pháp luật và quy chế quản lý tài chính của công ty theo Quyết định : 01/QĐ – XNK ngày 30/01/2006 của Giám đốc công ty
Công tác kế toán đợc tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán Trung tâm bán lẻ trực thuộc công ty TM & XNK Viettel hoạt động theo các quyết định áp dụng hiện hành của công ty Trung tâm tập hợp chứng từ, hạch toán gửi báo cáo về công ty
Trung tâm áp dụng sổ kế toán là chứng từ ghi sổ Đặc trng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ phát sinh đều đợc phản ánh vào chứng từ gốc, sau đó chứng từ gốc đ- ợc phân loại, tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian
- Sổ cái các tài khoản theo nội dung kinh tế
S ơ đồ 2.3 : Trỡnh tự hạch toỏn theo chứng từ ghi s ổ ¦u ®iÓm :
Ghi chép đầy đủ, kết cấu sổ dễ ghi, dễ đối chiếu, kiÓm tra
Sổ tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hóa lao động
Sổ đăng ký chứng tõ
Bảng tổng hợp chứng tõ gèc
Bảng cân đối phát sinh
Sổ kế toán chi tiÕt
Bảng tổng hợp chi tiết
Ngoài ra, Công ty còn sử dụng phần mềm kế toán DSS để hỗ trợ cho công tác kế toán trong việc cập nhật chứng từ, định khoản, lu trữ số liệu, tổng hợp báo cáo DSS bao gồm CSDL chạy trên máy chủ và giao diện nằm trên các máy trạm Cùng một lúc nhiều máy trạm có thể kết nối đến máy chủ để cập nhật số liệu hoặc tổng hợp báo cáo rất tiện lợi.
TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 3331: Thuế GTGT ®Çu ra
TK 133: ThuÕ GTGT TK 511: Doanh thu bán hàng
TK 131: Phải thu của khách hàng TK 632: Giá vốn hàng bán
TK 3312: Phải trả ngời bán TK 641: Chi phí bán hàng
TK 151: Hàng mua đang đi đờng TK 642: Chi phí QLDN
TK 156: Hàng hóa TK 157: hàng gửi đi bán
1- Sổ cái 7- Sổ chi tiết hàng gửi đi bán
2- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng 8- Sổ chi tiết phải trả ngời bán
3- Sổ chi tiết theo dõi thuế GTGT 9- sổ chi tiết doanh thu bán hàng
4- Sổ chi tiết phải thu khách hàng 10- Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
5- Sổ chi tiết theo dõi tạm ứng 11- Sổ chi tiết chi phí bán hàng
6- Sổ chi tiết hàng mua đang đi đờng 12- Sổ chi tiết quản lý DN
6- Sổ chi tiết hàng hóa
Thực trạng kế toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Trung tâm bán lẻ Viettel
Theo quy định của Công ty trong 10 ngày đầu tiên của tháng tiếp theo các chi nhánh phải gửi báo cáo tháng đó về phòng tài chính, bộ chứng từ về doanh thu gồm có:
- Bảng tổng hợp doanh thu
- Bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra, số lợng 2 bản chính
Căn cứ vào bộ chứng từ doanh thu, kế toán kiểm tra tính chính xác trên cơ sở Bảng tổng hợp sản lợng của chi nhánh trong tháng trên phần mềm quản lý bán hàng Sau khi đã loại trừ doanh thu kít khuyến mãi kèm máy, nếu sản lợng và doanh thu đúng, kế toán xuất hóa đơn hàng bán đại lý hoa hồng cho chi nhánh và hạch toán:
Công việc hiện tại của ban kế toán doanh thu mô tả nh sau:
STT Mô tả công việc
1 Nhận, thống kê, đốc thúc các tỉnh gửi báo cáo
2 Duyệt, trình ký hóa hồng đại lý, chiết khấu thanh toán
3 Check hóa đơn, chứng từ gửi về
4 Hạch toán vào máy phần doanh thu
5 Duyệt chi phí tỉnh, hạch toán chi phí, kê thuế đầu vào
6 Rà soát số liệu, in, ký chứng từ ghi sổ
Biểu số 2.1 : BảNG TổNG HợP DOANH Thu
TậP ĐOàN VIễN THÔNG QUÂN ĐộI mẫu 04/TTCN-TTBL Định khoản
CHI NHáNH VIETTEL LAI CHÂU Cú : Nợ: BảNG TổNG HợP DOANH THU
Về việc: Báo cáo doanh thu bán máy ĐT tháng 02/2010
TT Cửa hàng máy Phụ kiện
Bằng chữ: ngày 28 tháng 2 n¨m 2010 kế toán TT kế toán trởng Giám đốc CNVT
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu số 2.2: BảNG KÊ HóA ĐƠN, CHứNG Từ
HàNG HóA DịCH Vụ BáN RA
TậP ĐOàN VIễN THÔNG QUÂN ĐộI mẫu số:
BảNG KÊ HóA ĐƠN, CHứNG Từ HàNG HóA,DịCH Vụ BáN RA
Tên cơ sở kinh doanh: Chi nhánh viettel Lai Châu Địa chỉ: TX Lai Châu- tỉnh Lai Châu
Hóa đơn, chứng từ bán ra
Doanh thu bán cha thuÕ
Trờng hợp sản lợng và doanh thu trên hệ thống phần mềm quản lý bán hàng không giống nhau, kế toán ở chi nhánh và ở trung tâm phải cùng kiểm tra lại.
Trung tâm áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, từ chứng từ gốc, bảng tổng hợp sản lợng và doanh thu của chi nhánh để vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng.
Biểu số 2.3: Sổ CHI TIếT TàI KHOảN
C¤NG TY TNHH TM & XNK VIETTEL
Sổ CHI TIếT TàI KHOảN 511
Tài khoản: 5111 Doanh thu bán hàng hóa
Khách hàng: Chi nhánh Viettel Lai Châu- TCT
Chứng từ Nội dung TK đối ứng
Số GS Ngày Nợ Có Nợ Có
KC hàng bán đại lý hởng hoa hồng cho
Hàng bán đại lý hởng hoa hồng cho CN Lai Ch©u
Số phát sinh trong kỳ 290.638.182 290.638.182
Lũy kế số phát sinh kú tríc
Lũy kế số phát sinh kỳ này
Lòy kÕ sè d cuèi kú 0 1.400.321.81
Biểu số 2.4 : Sổ CHI TIếT TàI KHOảN 1311
C¤NG TY TNHH TM & XNK VIETTEL
Sổ CHI TIếT TàI KHOảN 1311
Từ: 01/01/2010 đến 31/01/2010 Tài khoản: 1311 phải thu khách hàng Khách hàng: Chi nhánh Viettel Lai Châu- TCT Viễn thông
Nội dung TK đối ứng
Ngày Nợ Có Nợ Có
CN Lai Ch©u nép tiền bán hàng
CN Lai Ch©u nép tiền bán hàng
Hàng bán đại lý hởng hoa hồng
Hàng bán đại lý hởng hoa hồng cho CN Lai Ch©u
Số phát sinh trong kỳ 319.702.000 287.398.00
Lũy kế số phát sinh kỳ trớc 2.529.749.0
Lũy kế số phát sinh kỳ này 2.849.451.0
Lòy kÕ sè d cuèi kú 48.668.8
Ngêi lËp biÓu KÕ toán trởng
Biểu số 2.5 : Sổ TổNG HợP CHI TIếT THEO KHáCH HàNG
C¤NG TY TNHH TM & XNK VIETTEL
Sổ TổNG HợP CHI TIếT THEO KHáCH HàNG
Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/01/2010 Tài khoản : 1311 phải thu khách hàng Khách hàng: Chi nhánh Lai Châu
D đầu kỳ Số phát sinh Số d
Kế toán áp dụng phần mềm DSS để quản lý kho hàng, hàng hóa, các loại chứng từ Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đ- ợc nhân viên kế toán cập nhật chứng từ Chi nhánh vào máy tính – cập nhật hóa đơn bán hàng theo trình tự thời gian và néi dung kinh tÕ
Cuối cựng, Trung tâm bán lẻ xuất húa đơn hàng bỏn đại lý hưởng hoa hồng cho Chi nhánh
Biểu số 2.6: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ngày 28 tháng 2 năm 2010 Ký hiệu: TM/2008T
Số: 0013269 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH nhà nước một thành viên TM & XNK Viettel Địa chỉ: số 01 Giang Văn Minh- Ba Đình- Hà Nội
Họ tên người mua hàng Đơn vị: CN Viettel Lai Châu- Tổng công ty viễn thông quân đội Địa chỉ: P.Tân Phong, TX Lai Châu
STT Tên hàng hóa ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Hàng bán đại lý hưởng hoa hồng tai
Cộng tiền hàng hóa, dịch vụ: 230760000
Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 23076000 Tổng cộng tiền thanh toán 253836000
Nguời mua hàng kế toán trưởng thủ trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Về doanh thu hàng khuyến mãi : căn cứ vào chơng trình đã đợc phê duyệt, căn cứ vào biên bản trúng thởng, kế toán viết hóa đơn cho hàng khuyến mãi ( Bộ kít, Tivi) ghi rõ
“ Hàng khuyến mãi không thu tiền”, kế toán hạch toán doanh thu hàng khuyến mãi
Cuối kỳ hạch toán kết chuyển
Cã 911 Cã TK 911 KÕt chuyÓn thuÕ
Nhập hàng cho chi nhánh
Nhập hàng từ kho tổng : Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm hàng gửi bán đại lý cho tổng kho XNK kèm theo biên bản bàn giao, đối chiếu với số lợng hàng xuất kho cho CN trên phần mềm quản lý bán hàng, kế toán tiến hành hạch toán hàng nhập tại kho chi nhánh:
Nợ TK 157 (Chi tiết hàng hóa, kho nhập: kho chi nhánh)
Có TK 1561 ( chi tiết hàng hóa, kho xuất : tổng kho)
+ Nhập hàng điều chuyển ngang : Trong quá trình hoạt động một số chi nhánh xảy ra tình trạng thiếu hàng bán cho khách trong khi kho tổng cha cung cấp kịp thời do vậy để đáp ứng nhu cầu kịp thời chi nhánh nhập hàng điều chuyển từ một chi nhánh khác hoặc siêu thị khác Về mặt hàng hóa thì hàng đợc điều chuyển trực tiếp giữa bên xuất và bên nhập hàng điều chuyển Về mặt chứng từ thì sau khi giao nhận hàng hóa xong, hai bên ký xác nhận và biên bản bàn giao, bên xuất đẩy lô hàng đó lên hệ thống nh hàng trả về công ty XNK thông thờng, sau đó gửi chứng từ về P.điều phối – Trung tâm bán lẻ Nh vậy, việc chi nhánh nhập hàng điều chuyển ngang đợc coi nh trờng hợp nhập hàng trực tiếp từ tổng kho Kế toán hạch toán tơng tự nh trên.
- Trờng hợp hàng đi đờng kỳ trớc nhập kho kỳ này
Nhập hàng bảo hành : Một số loại máy đợc chuyển cho khách hàng mợn dùng tạm thời trong thời gian đa máy đi bảo hành Bản chất đợc hạch toán sang công cụ dụng cụ và phân bổ vào chi phí, kế toán chỉ theo dõi trên TK NB01 và hạch toán:
Xuất hàng tại chi nhánh
Xuất bán : Căn cứ vào bảng tổng hợp hàng xuất bán của chi nhánh kinh doanh lập đã đợc đối chiếu với phần mềm quản lý bán hàng , kế toán hạch toán:
Cã TK 157 + Xuất trả hàng từ kho chi nhánh về tổng kho: Có một số mặt hàng bị lỗi, hỏng chi nhánh làm thủ tục xuất trả hàng về kho Trên cơ sở bộ chứng từ hợp lệ, tổng kho tiến hành nhập hàng về kho và viết phiếu nhập kho Căn cứ vào phiếu nhập kho và biên bản bàn giao kế toán tiến hành hạch toán:
Xuất điều chuyển hàng : Xét về chứng từ, việc xuất hàng điều chuyển đợc coi nh trờng hợp xuất trả về tổng kho Kế toán hạch toán nh trên.
Tất cả các bút toán trên đều chỉ hạch toán theo số lợng, cuối mỗi quý khi lập báo cáo tài chính, chức năng tính giá vốn tự động của phần mềm DSS sẽ tự động cập nhật giá vốn cho từng bút toán.
Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ hạch toán nhập, xuất hàng tại chi nhánh
Hàng đi đờng kỳ trớc Xuất bán hoặc xuất
Về nhập kho kỳ này
Nhập hàng từ kho tổng xuất trả tổng kho
Hoặc nhập điều chuyển xuất điều chuyÓn
Cuối tháng căn cứ vào bộ chứng từ nhập hàng và xuất hàng đã đợc duyệt, kê toán lập file đối chiếu hàng hóa rồi gửi cho chi nhánh.
Kế toán sim, thẻ cào tặng kèm máy
Trên cơ sở một số loại máy điện thoại di động đợc phép bán tặng kèm sim, thẻ cào để kích cầu nhằm thúc đẩy doanh thu Chi phí này đợc giảm trừ trực tiếp vào công nợ tiền hàng của chi nhánh
Khi nhận đợc chứng từ kế toán kiểm tra, đối soát sô lợng với bảng tính kít do phòng tài chính lập, kiểm tra hóa đơn các cửa hàng của chi nhánh xuất , nếu hợp lý, hợp lệ kế toán tiến hành giảm trừ công nợ của chi nhánh:
Nh vậy là từ hóa đơn của chi nhánh xuất vào sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng sau đó vào sổ tổng hợp chi tiết theo khách hàng.
Biểu số 2.7 : BáO CáO NHậP, XUấT TồN KHO VậT TƯ HàNG HãA
C¤NG TY TNHH TM & XNK VIETTEL
Trung tâm bán lẻ Viettel
BáO CáO NHậP XUấT TồN KHO HàNG HóA
Tài khoản: 157 Hàng gửi bỏn
Kho hàng: CN Lai Châu
Tên hàng ĐVT Tồn ®Çu
Kế toán trởng Ngời lập
Biểu số 2.8 : bảng tổng hợp giá vốn
TậP ĐOàN VIễN THÔNG QUÂN ĐộI
Chi nhánh Viettel Lai Châu Nợ:
BảNG TổNG HợP GIá VốN
Về việc: tổng hợp giá vốn
Họ tên: Vũ Trần Tâm
Bộ phận công tác: CN Lai Châu
Sè l- ợng khuy Õn mãi
Sè lựợng dùng cho SX
2.2.3 Kế toán hạch toán hoa hồng đại lý
Căn cứ vào bộ chứng từ hoa hồng, kế toán kiểm tra:
Tính tất yếu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại
Nguồn: Báo cáo KQBH tại trung tâm bán lẻ
GIảI PHáP HOàN THIệN Kế TOáN NGHIệP Vụ BáN HàNG ở TRUNG TÂM BáN Lẻ VIETTEL
3.1 Tính tất yếu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại
3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng
Hạch toán kế toán ra đời là một nhu cầu tất yếu khách quan của sự phát triển kinh tế xã hội của loài ngời Đây là công cụ đắc lực trong việc quản lý các hoạt động kinh tế tài chính Việc hạch toán kế toán nh thế nào là phụ thuộc vào điều kiện quản lý doanh nghiệp , thông t hớng dẫn của nhà nớc để vận dụng cho thích hợp Tuy nhiên, chế độ kế toán mới đợc ban hành phát sinh nhiều vấn đề trong thực tế cần phải hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Vì vậy yêu cầu đổi mới và hoàn thiện tổ chức kế toán nói chung và tổ chức kế toán bán hàng nói riêng là nhu cầu hết sức cần thiết với doanh nghiệp thơng mại cũng nh toàn bộ nền kinh tế.
Trong doanh nghiệp thơng mại nghiệp vụ bán hàng là khâu vận động cuối cùng của hàng hóa, nó ảnh hởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh trong một thời kỳ Vì vậy, kế toán nghiệp vụ bán hàng có vai trò quan trọng trong quá trình thu thập xử lý, cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp để đánh giá chất lợng toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việc tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ tạo điều kiện thúc đẩy hoạt động bán hàng , nâng cao hiệu quả kinh doanh.
3.1.2 Nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng
Chứng từ phải đợc lập một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác đúng với quy định cụ thể trong chế độ Vì chứng từ là cơ sở pháp lý để tiến hành hạch toán, là căn cứ để kiểm tra tính chính xác trong quá tình ghi sổ Đổng thời nó là căn cứ để xác định trách nhiệm, là căn cứ xác định kết quả kinh doanh trong kú.
Hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 15/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 Nó bao gồm các quy định thông nhất về số lợng tài khoản, tiểu khoản sử dụng, nội dung, kết cấu của tài khoản.
Sổ kế toán dùng để ghi chép tổng hợp, chỉnh lý và hệ thống hóa các số liệu Sổ kế toán để cung cấp số liệu lập báo cáo tài chính Do đó, tổ chức khoa học hệ thống sổ kế toán sẽ giảm thiểu mức thấp nhất công việc ghi chép nhng vẫn đáp ứng yêu cầu quản lý.
Tổ chức hạch toán đòi hỏi phải ghi chép các nghiệp vụ kinh tế đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán Tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, hợp pháp của chất lợng kế toán rất quan trọng ở việc hạch toán.
3.1.3 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng
- Hoàn thiện dựa trện cơ sở tôn trọng các quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp và cơ chế tài chính hiện hành
- Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng thông tn chính xác,kịp thời với yêu cầu quản lý, bảo đảm tiết kiệm chi phí sao cho có hiệu quả, lãi cho doanh nghiệp
Đánh giá kế toán bán hàng tại trung tâm bán lẻ
- Hiện nay công việc kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng ở Trung tâm bán lẻ đã tơng đối đi vào nề nếp, ổn định đáp ứng đợc các yêu cầu quản lý. Công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Trung tâm bán lẻ đợc tiến hành dựa trên những cơ sở khoa học, dựa trên tình hình thực tế của Trung tâm bán lẻ và vận dụng chế độ kế toán hiện hành.
- Trong thời đại bùng nổ thông tin nh hiện nay , hầu hết các thông tin đều đợc lu trữ, phân loại và xử lý trên máy tính Trung tâm bán lẻ đã tiến bộ áp dụng phần mềm kế toán hết sức khoa học và hợp lý Việc ứng dụng phần mềm kế toán giúp cho kế toán quản trị đợc thực hiện dễ dàng hơn, kế toán tài chính nhanh chóng, kịp thời.
- Việc tổ chức bộ máy nói chung và bộ máy kế toán bán hàng là tơng đối hợp lý, đáp ứng nhu cầu quản lý và hạch toán ở Trung tâm bán lẻ đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán, các chế độ chính sách kế toán
- Các số liệu kế toán đợc phản ánh khá trung thực, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo để ban lãnh đạo ra các quyết định kinh tế quan trọng
Bên cạnh những u điểm trên, kế toán bán hàng tại trung tâm còn một số vấn đề cần đợc lu ý, đòi hỏi các biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện hơn nữa để kế toán bán hàng ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ của mình, phục vụ yêu cầu quản lý.
Thực trạng: Dồn công việc kê khai thuế đầu vào, đầu ra cuối tháng vào một kế toán, kê tay trên File excel nên tính bảo mật không cao, mất nhiều thời gian đối chiếu, khó kiểm soát giữa phần hạch toán và phần kê khai thuế. Đề xuất: Bổ sung kê thuế của phần mềm DSS Kế toán hạch toán thuế đồng thời kê khai ngay trên giao diện kê thuế Máy tự động lên bảng kê thuế Nh vậy ngời ke khai sẽ tự đối soát giữa phần hạch toán và phần kê, tiết kiệm đợc rất nhiều thời gian, công sức, chính xác.
+ Cấu trúc lại hàng hóa, doanh thu
Thực trạng: Hiện nay công việc của ban hàng hóa và ban doanh thu là tách rời cha thể kiểm soát đợc đồng thời cùng một lúc về cả mặt giá trị và mặt số lợng Đã xảy ra trờng hợp chi nhánh điều chỉnh lợng hàng bán nhng lại cha kịp thời điều chỉnh về doanh thu, hệ thống báo cáo hàng tháng còn bị trùng lắp Đề xuất: Hợp ban hàng hóa và ban doanh thu làm một, kế toán sẽ theo dõi hàng hóa về mặt chất lợng và giá trị Nh thế là đã kiểm soát đủ các bớc của chu kỳ bán hàng, từ lúc hàng xuất kho cho đến khâu cuối cùng là thu hồi nợ Đồng thời có thể bỏ bớt đợc hai loại báo cáo: Tổng hợp giá vốn, báo cáo bán hàng, tiết kiệm đợc chi phí.
+ Quy trình kiểm soát thanh toán hoa hồng, sim thẻ cào ở chi nhánh
Chi phí hoa hông, sim thẻ cào kèm máy là thờng xuyên và rất lớn, chiếm tỷ trọng cao Thực tế hiện nay việc thanh toán hoa hồng còn mất khá nhiều thời gian, thủ tục và chuyển tiền lâu Thờng là khoảng 17-25 ngày hàng tháng chi nhánh mới nhận đợc tiền hoa hồng Hiện tại việc xét duyêt hoa hồng và sim, thẻ cào thro quy trình sau:
Thực trạng: Chi nhánh gửi bảng tính ( nồng 10 hàng tháng), kế toán theo dõi duyệt(khoảng 2-5 ngày), sau đó fax về chi nhánh, căn cứ vài đó chi nhánh xuất hóa đơn, làm đề nghị chuyển về cho phòng tài chính Công ty XNK( mất 2-5 ngày), kế toán theo dõi kiểm tra và trình duyệt chuyển tiền( tối đa 2 ngày), cuối cùng chuyển tiền cho chi nhánh va hạch toán:
Nh vậy xong một nghiệp vụ mất khá nhiều thời gian Đề xuất: Để đẩy nhanh tiến độ, giảm thiểu quy trình nhằm tiết kiệm thời gian, công sức thì phần hoa hồng đại lý, bộ kít/ thẻ cào ta nên giảm trừ công nợ, đồng thời sử dụng chính sách hậu kiểm
Phần duyệt hoa hồng kế toán căn cứ vào doanh số bán lẻ của chi nhánh báo cà có tham chiếu số liệu trên hệ thống của ban phân phối đẩy sang hàng tháng.
Kế toán căn cứ vào bảng tính hoa hồng hạch toán:
Phần duyệt sim, thẻ cào tặng kèm thì dựa vào số liệu máy bán trong tháng Hàng tháng, chi nhánh tỉnh bảng tính về phải gửi kèm bảng tổng hợp số lợng máy bán
Kế toán căn cứ vào bảng duyệt sim, thẻ cào và hóa đơn liên 2 của công ty Viettel hạch toán:
Kế toán phần sim khuyến mãi:
Công tác đối soát và giảm trừ công nợ nh sau:
Thanh toán bù trừ tiền hoa hồng đại lý:
Từ 1-6 hàng tháng, từ phòng tài chính lập và gửi bộ chứng từ thanh toán tiền hoa hồng đại lý về phòng tài chính công ty
TM và XNK ( chậm nhất đến ngày 10) Bộ chứng từ bao gồm:
- Bảng tổng hợp thanh toán tiền hoa hồng đại lý
- Hóa đơn giá trị gia tăng tiền hoa hồng đại lý
- Bảng tính hoa hồng đại lý theo mẫu: 02/HD- XNK
- Bảng tổng hợp doanh thu bán lẻ theo từng cửa hàng
Công việc đối chiếu hàng hóa của tháng N đợc tiến hành vào tháng N+1 Căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu xuất hàng điều chuyển, BBBG xuất hàng cho chi nhánh, phiếu nhập kho hàng chi nhánh trả lại công ty, bảng tổng hợp hàng xuất bán, báo cáo nhập xuất tồn của chi nhánh và báo cáo hàng xuất của tổng kho cho chi nhánh, kế toán lập biên bản đối chiếu chi tiết hàng hóa gửi mail cho chi nhánh Sau khi thống nhất số liệu thì tiến hành ký kết bằng văn bản.
Thực trạng: Hiện tại công việc đối chiếu hàng hóa ở phần lớn chi nhánh gặp khó khăn Do nhu cầu của việc đẩy nhanh tốc độ bán hàng và điều phối hàng từ nơi tiêu thụ chậm tới đến nơi tiêu thụ nhanh cho kịp thời, nên thờng xuyên phải luân chuyển hàng giữa các đơn vị Tuy nhiên việc hoàn chứng từ cho hàng hóa điều chuyển ngang còn chậm, cha đáp ứng cho nhu cầu quản lý Một phần là do chi nhánh cha nắm đợc quy trình hàng đã chuyển đi nhng không có thao tác đẩy Imei lên hệ thống trả về công ty XNK Nhng nguyên nhân quan trọng là do điều phối cha thực sự sâu sát với công việc, hoàn chứng từ điều chuyển ngang cho chi nhánh rất chậm Lúc kế toán đối chiếu, chi nhánh thì trừ khỏi kho chi nhánh, nhng kế toán thì cha có đủ chứng từ nhập hàng về , mất thời gian tra soát, làm chậm tiến độ nộp báo cáo của kế toán kho.
Một vấn đề nổi cộm của các chi nhánh là chênh lệch hàng hóa giữa sổ sách kế toán với số liệu kiểm kê thực tế Theo thống kê của kế toán, tính đến thời điểm 31/3/2009 có 33 chi nhánh bị chênh lệch hàng hóa với số lợng 1.894 máy tơng đơng 2.136.674.919 Đề xuất: Thống nhất lại quy trình quản lý hàng hóa giữa các phòng ban Để đẩy nhanh việc luân chuyển và xử lý chứng từ kho cho phù hợp với thực tế Ta nên quy định cụ thể thời gian hoàn thiện từng khâu và chế tài xử phạt
