Cải tiến quy trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty Jabill Việt Nam

Cải tiến quy trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty Jabill Việt Nam

1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 0O0 MÔN HỌC: THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC (OD) ĐỀ TÀI CẢI TIẾN QUY TRÌNH CUNG CẤP VÀ THU HỒI VẬT LIỆU SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY JABILL VIỆT NAM GVHD: TS. TRƯƠNG THỊ LAN ANH LỚP: QUẢN TRỊ K22 – NGÀY 2 Nhóm thực hiện: Ngôi Sao Học viên: Võ Thị Hoàng Dung Tp. Hồ Chí Minh, tháng 3 năm 2014 2 MỤC LỤC Chương 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3 1.1 Giới thiệu về công ty JABIL 3 1.2 Lý do và mục tiêu lựa chọn đề tài 3 1.2.1 Lý do chọn đề tài: 3 1.2.2 Mục tiêu: 3 1.2.3 Phạm vi thực hiện dự án: 3 1.3 Đối tượng nghiên cứu: 4 Chương 2 CƠ SỞ NỀN TẢNG VÀ MÔ TẢ TÌNH HUỐNG 5 2.1 Cơ sở nền tảng: 5 2.1.1 Cách tiếp cận chẩn đoán của Dự án là cách tiếp cận giải quyết vấn đề: 5 2.1.2 Phương pháp thu thập thông tin là phối hợp của 3 phương pháp: 5 2.1.3 Áp dụng mô hình Lean 6 Sigma trong việc thu thập thông tin và chẩn đoán vấn đề: 5 2.2 Mô tả tình huống 6 2.2.1 Tình trạng hiện tại của Jabil Việt nam: 6 2.2.2 Quy trình cung cấp và thu hồi nguyên vật liệu tại Jabil Việt nam: 6 Chương 3 THU THẬP THÔNG TIN, PHÂN TÍCH VÀ GIẢI THÍCH KẾT QUẢ 8 3.1 Bước xác định (DEFINE): 8 3.2 Đo lường và phân tích: (MEASURE & ANALYZE). 8 3.2.1 Thông tin thứ cấp: 8 3.2.2 Thông tin sơ cấp: 8 Chương 4 GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 12 Chương 5 PHÂN TÍCH ĐỘNG LỰC VÀ KHÁNG CỰ SỰ THAY ĐỔI 15 5.1 Các kháng cự sự thay đổi 15 5.1.1 Các kháng cự từ cá nhân: 15 5.1.2 Các kháng cự từ phía các bộ phận tham gia: 16 5.2 Các áp lực ủng hộ sự thay đổi: Các áp lực cạnh tranh: 16 5.3 Cách xử lý các kháng cự: 16 PHỤ LỤC i 3 Chương 1: PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 Giới thiệu về công ty JABIL Việt Nam Công ty Jabil Việt Nam là công ty con thuộc tập đoàn Jabil Circuit, chuyên về sản xuất thiết bị điện tử cho các công ty OEM (Original Equipment Manufacturer, còn gọi là nhà sản xuất thiết bị nguyên thủy) trong ngành công nghiệp bao gồm cả y tế, khoa học đời sống, công nghệ sạch, thiết bị, quốc phòng, hàng không vũ trụ, ô tô, máy tính, lưu trữ, sản phẩm tiêu dùng, mạng và viễn thông. 1.2 Lý do và mục tiêu lựa chọn đề tài 1.2.1 Lý do chọn đề tài: Tại công ty Jabil Việt Nam, vật liệu sản xuất chiếm đến 70% tổng chi phí. Do đó việc kiểm soát chặt chẽ quy trình cung ứng vật liệu, đặc biệt là quy trình cung ứng và thu hồi vật liệu sản xuất giữa kho và chuyền sản xuất giữ vai trò rất quan trọng trong mục tiêu giảm thiểu chi phí của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay hoạt động này vẫn chưa được kiểm soát chặt chẽ, làm giảm hiệu quả của hoạt động sản xuất và kiểm soát tồn kho, gây tốn kém về mặt chi phí cho công ty và ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Trước thực trạng không như mong muốn này, tôi quyết định chọn đề tài “Cải tiến quy trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam” để làm dự án can thiệp OD tại công ty Jabil Việt Nam. 1.2.2 Mục tiêu: - Nhận diện hạn chế trong quy trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất giữa kho và chuyền sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam. - Đề xuất giải pháp cải tiến quy trình. 1.2.3 Phạm vi thực hiện dự án: Dự án được thực hiện ở quy mô tổ chức là công ty Jabill Việt Nam. Các phòng ban liên quan đến Dự án bao gồm: - Phòng kế hoạch (Planning) - Phòng phân tích tồn kho (IA) - Phòng chuẩn bị vật liệu (Kitting) - Phòng sản xuất (Production) - Kho 4 1.3 Đối tượng nghiên cứu: Quy trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam 5 Chương 2: CƠ SỞ NỀN TẢNG VÀ MÔ TẢ TÌNH HUỐNG 2.1 Cơ sở nền tảng: 2.1.1 Cách tiếp cận chẩn đoán của Dự án là cách tiếp cận giải quyết vấn đề: Quy trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam hiện đang được đánh giá là hoạt động không hiệu quả và cần cải tiến.  Dự án sẽ bắt đầu từ thực trạng không mong muốn này để chẩn đoán vấn đề đang làm cho quy trình này hoạt động kém hiệu quả. 2.1.2 Phương pháp thu thập thông tin của dự án là phối hợp của 3 phương pháp: - Phương pháp quan sát - Khảo sát bằng bảng câu hỏi - Tài liệu thứ cấp 2.1.3 Áp dụng mô hình Lean 6 Sigma trong việc thu thập thông tin và chẩn đoán vấn đề: Áp dụng bước 1, 2, 3 trong chu trình DMAIC (Define - Measure - Analysis - Improve) để thực hiện việc thu thập thông tin và chẩn đoán vấn đề:  Bước 1: Xác định (define) - Dùng công cụ Project charter để phát biểu vấn đề hoặc tình trạng không mong muốn. - Dùng công cụ SIPOC để mô tả về quy trình cung ứng và thu hồi vật liệu.  Bước 2: Đo lường (measure): - Dùng công cụ Sơ đồ xương cá để xác định các nguyên nhân tiềm năng có thể gây ra vấn đề bất ổn trong quy trình. - Từ các nguyên nhân tiềm năng đã phân tích được trong mô hình xương cá  tiến hành thu thập thông tin liên quan đến các nguyên nhân này thông qua 3 phương pháp: quan sát, bảng câu hỏi, tài liệu thứ cấp.  Bước 3: Phân tích (analysis) - Biểu diễn số liệu thu thập được dưới dạng bảng biểu, đồ thị để thực hiện việc tính toán và phân tích  đưa ra kết luận về nguyên nhân gây ra vấn đề bất ổn. 6 - Từ nguyên nhân đã được xác định  sử dụng công cụ 5 why (5 Why's Root Cause Analysis Technique) để tìm ra gốc rễ của vấn đề này. 2.2 Mô tả tình huống 2.2.1 Tình trạng hiện tại của Jabil Việt nam: - Dừng chuyền sản xuất rất thường xuyên. Dừng chuyền do nhiều nguyên nhân gây ra, theo các số liệu thống kê thì dừng chuyền do yếu tố nguyên vật liệu chiếm 1,55% tổng thời gian chạy. - Thời gian linh kiện tồn tại trên line trên 7 ngày chiếm khoảng 6,32%. - Tốn rất nhiều thời gian và công sức cho việc kiểm tra và điều chỉnh tồn kho trên hệ thống cho phù hợp với thực tế. 2.2.2 Quy trình cung cấp và thu hồi nguyên vật liệu tại Jabil Việt nam: Bước 1: Mỗi ngày, bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch chạy cho ngày hôm sau bao gồm: mã hàng, số lượng, giờ chạy và những thông tin cần thiết khác. Sau đó cập nhật những nội dung này lên công cụ web toàn cầu Production Planning Tool (PPT) trong vòng 24 giờ trước giờ chạy. (PPT: Bộ phận có liên quan đều có thể truy cập được tất cả các kế hoạch của Jabil trên toàn cầu) Bước 2: Bộ phận phân tích tồn kho (IA) sẽ dựa trên kế hoạch (được cập nhật trên PPT) tạo danh sách xuất hàng trên phần mềm quản lý doanh nghiệp (SAP). Tên linh kiện, số lượng mỗi linh kiện cần chạy cho kế hoạch đó sẽ được tự động truy xuất (BOM). Hệ thống sẽ xuất linh kiện từ kho (ký hiệu 0100) chuyển lên line (ký hiệu 0104), linh kiện sẽ được chuyển từ vị trí 0100 qua 0104 trên SAP. 7 Bước 3: Bộ phận chuẩn bị vật liệu (Kitting): Dựa vào danh sách xuất hàng của Bộ phận phân tích tồn kho và tiến hành xuất hàng. Sau khi xuất hàng xong sẽ in ra giấy xuất hàng. Công nhân sẽ kiểm tra thông tin từng con linh kiện ứng với số lượng được xuất ra trên hệ thống khớp đúng với số lượng thực tế, rồi bỏ tất cả vào 1 xe đẩy. Mỗi xe đẩy đều được dán tên model, số lượng, mã số danh sách xuất hàng, giờ chạy, ngày chạy. Bước 4: Sản xuất kiểm tra, ký tên xác nhận đã nhận đầy đủ linh kiện và số lượng rồi kéo hàng lên chuyền chạy. Bước 5: Sau khi chạy hoàn tất 1 model, sản xuất sẽ kéo xe đẩy trả về kho Bước 6: Kho sẽ đếm lại số lượng tất cả các linh kiện, in tem và cho vào Bin (dùng để chứa linh kiện). Kho có rất nhiều Bin, mỗi Bin được ký hiệu 1 tên riêng được kết nối với SAP để dễ dàng cất giữ và truy xuất linh kiện. 8 Chương 3 THU THẬP THÔNG TIN, PHÂN TÍCH VÀ GIẢI THÍCH KẾT QUẢ Quy trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam hiện đang được đánh giá là hoạt động không hiệu quả và cần cải tiến  dự án sẽ bắt đầu từ thực trạng không mong muốn này để chẩn đoán vấn đề đang làm cho quy trình này hoạt động kém hiệu quả. 3.1 Bước xác định (DEFINE): Dừng chuyền sản xuất rất thường xuyên. Dừng chuyền do nhiều nguyên nhân gây ra, theo các số liệu thống kê thì dừng chuyền do yếu tố nguyên vật liệu chiếm 1,55% tổng thời gian chạy. Thời gian linh kiện tồn tại trên line trên 7 ngày chiếm khoảng 6,32%. Tốn rất nhiều thời gian và công sức cho việc kiểm tra và điều chỉnh tồn kho trên hệ thống cho phù hợp với thực tế. 3.2 Đo lường và phân tích: (MEASURE & ANALYZE). 3.2.1 Thông tin thứ cấp: 3.2.2 Thông tin sơ cấp: Sơ đồ xương cá: Phân tích nguyên nhân vấn đề bằng cách thảo luận nhóm => hình thành sơ đồ xương cá tìm nguyên nhân vấn đề. 9 Sơ đồ xương cá tại Jabil Việt Nam STT Nguyên nhân Mô tả I Sản xuất không trả hàng về - 1 trong 3 nguyên nhân chính, trực tiếp ảnh hưởng đến vấn đề không kiểm soát nguyên vật liệu trả về kho. 1 Giám sát chưa chặt chẽ Việc giám sát chưa chặt chẽ khiến nhân viên chưa tuân thủ trả hàng về ngay khi sản xuất xong. 1.1 Quản trị theo mục tiêu, không kiểm soát quá trình Do công ty chỉ quan tâm đến số lượng thành phẩm, vấn đề kiểm soát quá trình chưa được chặt chẽ 2 Công nhân thiếu ý thức Ý thức công nhân chưa tự giác và chưa nắm bắt được tầm quan trọng của việc trả hàng về, công nhân có suy nghĩ: trước sau gì cũng dùng nguyên liệu còn dư để sản xuất tiếp và quá trình tháo lắp mất thời gian nên không trả hàng về ngay. 2.1 Vấn đề đào tạo Nhận thức của công nhân là quan trọng nhưng công 10 STT Nguyên nhân Mô tả ty chưa chú trọng đào tạo, nhắc nhở, tuyên truyền thường xuyên. 2.2 Không có biện pháp chế tài Các giám sát sản xuất chủ yếu chỉ nhắc nhở nhân viên và chưa có biện pháp chế tài cho tình trạng này 3 Tốn thời gian tháo lắp nguyên vật liệu Thời gian tháo lắp nguyên vật liệu từ máng FSS mất nhiều thời gian (2 tiếng) 3.1 Nguyên liệu nhỏ Do đặc thù ngành sản xuất linh kiện nên nguyên liệu nhỏ, việc tháo lắp tỉ mỉ, mất thời gian 3.2 Không đủ nhân lực tháo lắp Nguồn nhân lực không đủ cũng ảnh hưởng đến việc công nhân không ưu tiên cho việc tháo nguyên liệu ra khỏi FSS ngay sau khi sản xuất II Ùn tắc khu vực đếm Việc đếm và trả nguyên liệu về kho chậm, tắc nghẽn, ảnh hưởng đến việc quản lý nguyên vật liệu sau sản xuất. 1 Thiếu máy Việc chỉ có 6 máy đếm là không đủ để đếm reel, và đảm bảo theo đúng quy trình. 2 Máy không đủ công suất Thời gian đếm 1 cuộn reel là 10 phút, trong khi nếu như tất cả nguyên liệu trả về ngay sau sản xuất thì không thể nào đếm vì có cả trăm, thậm chí 1000 cuộn. III Sai sót nhập liệu khi trả hàng về kho Vấn đề nhập liệu cũng ảnh hưởng đến số liệu trên hệ thống, việc kiểm soát không đạt hiệu quả. 1 Công nhân nhập sai Nguyên nhân là từ công nhân nhập sai 1.1 Thao tác thủ công Nhập sai vì phải thực hiện thủ công 1.1.1 Phần mềm yêu cầu nhập tay - Thực hiện thủ công vì phần mềm yêu cầu nhập tay Bảng câu hỏi khảo sát: - Hình thức: bảng câu hỏi với thang đo Likert 4 mức độ: (1- hoàn toàn không đồng ý; 2 - không đồng ý; 3 - đồng ý; 4 - hoàn toàn đồng ý). - Kích thước mẫu: 55. [...]... xác vật liệu Kitting (tên linh kiện & số lượng đầy đủ) dựa trên giấy xuất hàng In giấy xuất hàng Kiểm tra chính xác tên vật liệu SX (linh kiện) & số lượng đầy đủ dựa trên giấy xuất hàng Bước 6 Production Sản xuất sử dụng vật liệu Trạm FSS được cung cấp để sản xuất mã hàng theo kế hoạch Sản xuất sử dụng vật liệu để sản xuất mã hàng Trước khi chạy phải scan các vật liệu tương ứng với mã hàng sản xuất. .. thành sản xuất mã Production hàng và kéo vật liệu dư trả về kho Hoàn thành sản xuất mã hàng và kéo vật liệu dư về kho Bước 8 Kho Đếm số lượng vật liệu dư Kho Scan mã vạch vật liệu trả 12 trả về về để biết số lượng còn lại Bước 9 Kho In lại tem cho vật liệu trả về Kho In lại tem cho vật liệu trả về (mã vạch mới) Bước 10 Kho Nhận vật liệu dư đã in tem Kho vào Bin Nhận vật liệu dư đã in tem vào Bin Giải quy t... Quy trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam 1 Khu vực đếm nguyên vật liệu trả về kho thường xuyên ùn tắc 2 Số lượng máy đếm chưa đáp ứng nhu cầu 3 Công suất máy đếm thấp 4 Sản xuất có trả nguyên vật liệu về ngay sau khi chạy xong một mã hàng 5 Công nhân làm việc có ý thức 6 Công nhân thường xuyên được đào tạo về quy trình 7 Công ty có quy trách nhiệm rõ ràng khi phát sinh... như giảm thu nhập, mất việc hoặc nhiệm vụ không mong đợi… để người lao động chấp nhận sự thay đổi 16 - Thành lập đội tiên phong thực hiện cải tiến chứng minh hiệu quả của sự thay đổi để tránh việc kết quả kém là lý do kháng cự sự thay đổi 17 PHỤ LỤC BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT Chào Anh/Chị, Chúng tôi đang có ý tưởng để Cải tiến Quy trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam Vì... vực đếm, sản xuất không trả hàng về và sai sót nhập liệu khi trả hàng về kho 11 Chương 4 : GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ Tiến hành cải tiến quy trình: QUY TRÌNH CŨ TRÁCH NHIỆM QUY TRÌNH MỚI Dòng vật liệu TRÁCH NHIỆM Dòng vật liệu Bước 1 Planner Planner lên kế hoạch SX Planner cho ngày mai: update model & số lượng sản phẩm lên phần mềm PPT Planner lên kế hoạch SX cho ngày mai: update model & số lượng sản phẩm... quá trình tháo lắp cuộn reel Do trước đây quá trình này không được quản lý nên bộ phận sản xuất không tự giác tháo reel sau khi sản xuất xong Nguyên tắc: Phòng chuẩn bị vật liệu sẽ xuất 1 xe linh kiện X để sản xuất cho mã hàng A để đưa vào sản xuất cho kế hoạch đã lên Bộ phận này sẽ tiến hành scan mã vạch từng cuộn reel của linh kiện X có trong xe hàng này vào hệ thống trước khi giao cho bộ phận sản xuất. .. IA Tạo danh sách vật liệu SX IA (pullist) trên hệ thống SAP dựa trên plan đã cập nhật trên PPT Tạo danh sách vật liệu SX (pullist) trên hệ thống SAP dựa trên plan đã cập nhật trên PPT Bước 3 Kitting Xuất vật liệu SX dựa trên Kitting Pullist Xuất vật liệu SX dựa trên Pullist Bước 4 Kitting In giấy xuất vật liệu SX Kitting Scan mã vạch các vật liệu SX (linh kiện) cần cho mã hàng sản xuất theo kế hoạch... LỰC VÀ KHÁNG CỰ SỰ THAY ĐỔI Các bộ phận trực tiếp giam gia vào việc thực hiện cải tiến quy trình gồm có: - Giám đốc và công nhân của bộ phận sản xuất - Bộ phận Planner - Bộ phận Kitting - Bộ phận IA 5.1 Ban lãnh đạo cấp cao nơi ban hành quy t định thực hiện cải tiến Bộ phận kho Các kháng cự sự thay đổi 5.1.1 Các kháng cự từ cá nhân: - Các cá nhân có thể chưa nắm thông tin, hiểu biết rõ ràng về quy trình. .. thông tin, hiểu biết rõ ràng về quy trình cải tiến, làm cho họ hoang mang, hoài nghi về tính hiệu quả của quy trình cải tiến đo đó có thể có phản ứng chống lại sự thay đổi - Họ có thể ngại phải học tập, tiếp thu điều mới trong khi đã quá quen thu c với quy trình cũ, hoặc do thói quen và tính ỳ của công nhân cũng có thể làm họ kháng cự lại sự thay đổi - Các công nhân cấp thấp kháng cự sự thay đổi do họ không... hàng, làm giảm uy tín và khả năng cạnh tranh của công ty, do đó thay đổi là cần thiết - Những thay đổi trong việc sử dụng và cung ứng các nguồn lực Việc cải tiến quy trình có thể dẫn đến thay đổi việc sử dụng các nguồn lực sản xuất theo hướng sử dụng các nguồn lực có hiệu quả, có thể dẫn đến chi phí sử dụng nguồn lực ít hơn, giảm lãng phí do mất linh kiện và thời gian hoàn thành công việc… điều này sẽ . Cải tiến quy trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam để làm dự án can thiệp OD tại công ty Jabil Việt Nam. 1.2.2 Mục tiêu: - Nhận diện hạn chế trong quy trình. Nhận diện hạn chế trong quy trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất giữa kho và chuyền sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam. - Đề xuất giải pháp cải tiến quy trình. 1.2.3 Phạm vi thực hiện. DOANH 0O0 MÔN HỌC: THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC (OD) ĐỀ TÀI CẢI TIẾN QUY TRÌNH CUNG CẤP VÀ THU HỒI VẬT LIỆU SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY JABILL VIỆT NAM GVHD: TS. TRƯƠNG THỊ