TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH SX & TM TUẤN LINH
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh.
1.1.1 Lịch sử hình thành Đổi mới là đường lối đúng đắn của Đảng và nhà nước Việt Nam được bắt đầu từ giữa thập niên 80 của thế kỷ XX Qua hơn 15 năm thực hiện đổi mới, nền kinh tế Việt Nam đã gặt hái được nhiều thắng lợi to lớn. Tăng trưởng kinh tế bình quân đạt 8% - 10%/ năm, tốc độ tăng trưởng công nghiệp luôn đạt trên 10% và lạm phát được giữ ở mức thấp Hơn thế nữa, Việt Nam hội nhập cùng thế giới, qua đó khẳng định vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế Cùng với việc tham gia các tổ chức thương mại, các thể chế tài chính của thế giới, Việt Nam không ngừng phát triển thế mạnh của một nước đi sau, trong đó ngành may mặc với nhu cầu sử dụng lao động cao là một lợi thế đặc biệt của Việt Nam Với những lợi thế đó như: Vốn đầu tư không lớn, thời gian thu hồi vốn nhanh, thu hút nhiều lao động và có nhiều điều kiện mở rộng thị trường trong và ngoài nước với sự tham gia tổ chức sản xuất của nhiều thành phần kinh tế khác nhau, ngành dệt may Việt Nam hiện nay đang được xem là ngành sản xuất mũi nhọn và phát triển khá hiệu quả.
Trong đường lối phát triển kinh tế xã hội của đất nước, công nghiệp dệt may luôn được Đảng và nhà nước quan tâm và đặt vào vị trí quan trọng trong các chính sách, phát triển chung của công nghiệp sản xuất tiêu dùng.Tại văn kiện đại hội Đảng lần thứ VIII đã khẳng định: “….phát triển mạng công nghiệp nhẹ nhất là dệt, may, da, giầy, giấy, các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, nâng cao chất lượng và sức cạnh tranh của sản phẩm Chuyển dần việc nhận gia công may, đồ da sang mua nguyên liệu, vật liệu để sản xuất hàng xuất khẩu, coi trọng nâng cao năng lực tiếp thị để mở rộng thị trường, khắc phục sự lạc hậu của ngành sợi dệt…”
Dự thảo các văn kiện trình Đại hội IX của Đảng cũng khẳng định: “… phát triển các ngành công nghiệp có khả năng phát huy lợi thế cạnh tranh, chiếm lĩnh được thị trường tiêu dùng thiết yếu ở trong nước và đẩy mạnh xuất khẩu như chế biến nông, lâm, thuỷ sản, may mặc, da, giầy, điện tử và một số sản phẩm cơ khí và hàng tiêu dùng…”.
Vì vậy để góp phần thực hiện các chính sách mà nhà nước đã ban hành, sau khi phân tích thị trường, đồng thời căn cứ vào khả năng của mạng lưới tiêu thụ rộng rãi, ổn định của Công ty, đựơc sự đồng ý của:
+ Sở kế hoạch và đầu tư.
Công ty TNHH Sản Xuất & Thương Mại Tuấn Linh được thành lập và đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2002. Địa chỉ: Km2, đường 20, Vĩnh Hồng, Bình Giang, Hải Dương. Điện thoại: 0320 774 050 Fax: 0320 774 049
Website: www.tulico.com Email: tulico@cardvn.net
Và Công ty có cơ sở giao dịch chính tại địa chỉ: số 52, Bà Triệu, Hoàn
1.1.2 Quá trình phát triển kinh doanh của Công ty
Khi thành lập và đi vào hoạt động Công ty có một nhà xưởng sản xuất chính có tổng diện tích 2.500m 2 và các công trình phụ trợ đi kèm như: Nhà ăn ca, đường nội bộ trong Công ty được bố trí với 10 chuyền sản xuất chính cùng khu vực bố trí cho tổ cắt và tổ hoàn thiện Nhà máy cho phép hoạt động với công suất tối đa là 500 công nhân, số công nhân này sẽ sản xuất trực tiếp trên 10 chuyền hoạt động
Tính đến nay Công ty đi vào hoạt động đã được 7 năm Năm đầu tiên,năm 2002 Công ty bắt đầu đi vào hoạt động với vốn đầu tư ban đầu chỉ đạt gần 4 tỷ đồng Số lượng công nhân trên dưới 170 người, thu nhập bình quân của công nhân lúc đó chỉ khoảng 300.000đ/người/tháng
Năm 2003 Công ty tiếp tục sản xuất kinh doanh và thu hút những khách hàng tiềm năng cả trong và ngoài nước Trong năm này, kết quả sản xuất sản phẩm của Công ty tăng gấp 2 lần so với năm 2002 Cụ thể: năm
2002 chỉ sản xuất được khoảng 450.000 sản phẩm, còn năm 2003 đạt được khoảng 900.000 sản phẩm Sản phẩm sản xuất chủ yếu là áo sơ mi nam, nữ và xuất khẩu chủ yếu sang thị trường Hoa Kỳ, Nhật Bản
Từ năm 2004 đến năm 2008 Công ty tiếp tục tăng quy mô sản xuất kinh doanh lẫn mở rộng thị trường tiêu thụ sang Châu Âu,Đài Loan Công ty đã sản xuất nhiều loại sản phẩm hơn, cụ thể ngoài áo sơ mi nam, nữ, còn sản xuất váy, veston Số công nhân mỗi năm ngày càng tăng lên, cụ thể: số lượng công nhân tính đến năm 2008 có khoảng 270.000 người, số vốn cũng đạt khoảng 5,5 tỷ đồng Một năm lượng sản phẩm trung bình sản xuất của Công ty đạt ước tính 1.000.000 sản phẩm/ năm Không những vậy, lương trung bình của công nhân viên Công ty cũng đã tăng từ 300.000đ đến 1200.000 đ/ người/ tháng Lượng đặt hàng mà Công ty nhận được cũng tăng cao Công ty đã ba lần liên tiếp được nhận bằng khen về thành tích xuất khẩu trên địa bàn tỉnh trong những năm 2005, 2006,2007.
Sau 7 năm hoạt động kinh doanh Công ty đạt được những thành tựu sau: ( được thể hiện qua 3 năm: 2005, 2006, 2007 )
Doanh thu qua các năm đã tăng lên Năm 2006 tăng 904.000.000đ so với năm 2005, tăng gần 13% Năm 2007 tăng so với năm 2006 là:449.666.000đ, tăng 5,6% Lợi nhuận trước thuế cũng tăng lên từ1.456.623.000đ (năm 2005) lên 1.800.586.000đ (năm 2006) và1.948.988.000đ (năm 2007) Không những tăng về lợi nhuận, Công ty còn tăng về quy mô sản xuất sản phẩm, được thể hiện qua số lượng công nhân tăng lên theo các năm Và thu nhập bình quân bình quân đầu người cũng tăng lên đáng kể, từ 650.000đ (năm 2005) lên 1000.000đ (năm 2007) Nghĩa vụ nộp thuế cũng tăng lên theo lợi nhuận qua các năm Điều này cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh ngày một hiệu quả và phát đạt.
Còn năm 2008 xảy ra những biến động kinh tế, rất nhiều công ty may mặc phải đóng cửa nhưng với nội lực và tiềm năng hiện có Công ty đã hoàn thành tốt giai đoạn một của mình và được thể hiện qua bảng 1.1 sau:
Bảng 1.1:Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh
STT Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
1 Doanh thu thuần Nghìn đồng 7.002.789 7.906.789 8.356.455
2 Lợi nhuận trước thuế Nghìn đồng 1.456.623 1.800.586 1.948.988
3 Thuế và các khoản phải nộp Nghìn đồng 553.516 684.222 740.604
4 Thu nhập bình quân đầu người Nghìn đồng 650 750 1000
( Nguồn số liệu năm 2005, năm 2006, năm 2007 của Công ty )
Đặc điểm về hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH SX &
1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty
Hiện nay, chức năng chính của Công ty là sản xuất và gia công theo đơn đặt hàng Khối lượng sản xuất theo hình thức này chiếm trên 80% tổng sản lượng của Công ty Công ty chuyên sản xuất áo các loại theo hình thức:
- Nhận gia công toàn bộ theo hợp đồng: Công ty nhận nguyên vật liệu, phụ kiện do khách hàng đưa sang theo hợp đồng rồi tiến hành gia công thành sản phẩm hoàn chỉnh và giao cho khách hàng
- Sản xuất: Thực hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh từ đầu vào,đến sản xuất tiêu thụ sản phẩm.
Nhiệm vụ của Công ty là sản xuất và kinh doanh các mặt hàng may mặc, xuất nhập khẩu trực tiếp hàng may mặc Để phục vụ cho thị trường trong nước, Công ty đã thiết lập một hệ thống phân phối lẻ và giới thiệu sản phẩm của Công ty Hiện nay, Công ty đã thiết lập một cửa hàng giới thiệu sản phẩm và kinh doanh hàng may mặc tại Hà Nội Ngoài ra, Công ty đã bán hàng vào siêu thị BigC Thăng Long.
1.2.2 Đặc điểm về sản phẩm và thị trường tiêu thụ
Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất, xuất khẩu và phân phối hàng may mặc Đó là các sản phẩm: sơ mi nam, nữ, jacket, comple, veston, váy Sản phẩm mũi nhọn của Công ty là áo sơ mi với kiểu dáng, mẫu mã đẹp mắt và chất lượng tốt Đặc điểm của các sản phẩm này là sản xuất hàng loạt, khối lượng lớn nên không tránh khỏi những sai sót trong quá trình sản xuất Mặt khác các sản phẩm này thông qua nhiều công đoạn nên việc bảo quản lưu trữ khá phức tạp, không những thế sản phẩm có đặc tính dễ cháy đòi hỏi điều kiện bảo quản kho bãi phải rộng rãi thoáng mát.
Các thị trường chính của Công ty bao gồm: Hoa Kỳ, Châu Âu, Đài Loan, Hồng Kông, Hàn Quốc,…trong khi đó thị trường tiêu thụ trong nước còn khá nhỏ lẻ Nếu Công ty muốn mở rông thị trường này trong những năm tới thì cần tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu thị của người dân vì nước ta là một thị trường tiềm năng và phát triển.
1.2.3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh
Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh là Công ty có lĩnh vực hoạt động sản xuất và thương mại vì vậy đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty gồm 3 giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
Trong giai đoạn cung ứng cần xác định cần xác định nhu cầu về nội dung, chủng loại, số lượng, chất lượng của nguyên liệu đầu vào, thời gian và thời điểm giao hàng Và thông thường phòng kế hoạch chịu trách nhiệm trong giai đoạn này Xưởng sản xuất sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng ( có sự phê duyệt của người có quyền hạn ) và chuyển đến phòng kế hoạch Phòng
Tổ 1 Tổ 2 Tổ 3 Tổ 4 Tổ 5 Tổ 6 Tổ 7 Tổ 8 Tổ 9 Tổ 10
Tổ Bảo Quản kế hoạch sẽ lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng mua bán và thỏa thuận phương thức thanh toán Sau đó bộ phận kho sẽ nhận hàng, đồng thời phải lập biên bản kiểm kê vật tư để chuẩn bị cho quá trình sản xuất.
Giai đoạn sản xuất là giai đoạn chuyển tiếp của giai đoạn cung ứng và giai đoạn tiêu thụ Do đặc thù của ngành may nên quy trình công nghệ rất phức tạp bao gồm nhiều công đoạn, tùy theo thiết kế, kiểu dáng mà mỗi sản phẩm có kết cấu khác nhau Ở đây tại Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh có quy trình sản xuất sản phẩm như sau:
Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ sản xuất
- Kho NPL: là nơi cất giữ, bảo quản NPL mua về hay khách hàng gửi đến để gia công.
- Tổ Cắt: có nhiệm vụ làm NVL thành các sản phẩm dở dang sau đó chuyển sang tổ may để hoàn thiện các thao tác tiếp theo.
- Tổ may: gồm các tổ: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 có nhiệm vụ ghép các bộ phận cắt trước đó thành một sản phẩm Sau đó chuyển đến công đoạn:là, giặt, tẩy
- Tổ hoàn thiện: thực hiện nhiệm vụ: giặt, tẩy, là
- Tổ KCS: có chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm có đạt tiêu chuẩn không trước khi đưa vào kho bảo quản hoặc mang hàng đi bán trực tiếp - Tổ bảo quản: có chức năng bảo quản, lưu trữ, xuất kho thành phẩm.
1.2.4 Những thuận lợi và khó khăn của công ty
- Công ty nằm trên địa bàn Hải Dương, nơi có nguồn nhân lực dồi dào nên vấn đề tuyển dụng lao động là thuận lợi.
- Điều kiện kinh tế chính trị ổn định, chính sách kinh tế mở trong thời kỳ đổi mới tạo đà cho sự phát triển và hội nhập vào nền kinh tế thế giới của Công ty.
- Đội ngũ cán bộ công nhân viên, người lao động trẻ có khả năng tiếp thu nhanh kỹ thuật sản xuất.
- Đội ngũ cán bộ quản lý có chuyên môn, kỹ thuật vững vàng.
- Đặc điểm về ngành nghề sản xuất mặt hàng may mặc may mặc cũng đem lại một số thuận lợi cho sự phát triển của Công ty Vì thực tế cho thấy khi đời sống vật chất tinh thần của mỗi người càng được nâng cao thì nhu cầu may mặc càng trở nên quan trọng
1.2.4.2 Những khó khăn của Công ty
- Đặc điểm về ngành sản xuất cũng gây ra những khó khăn nhất định như: ngành may mặc thường xuyên thay đổi về mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm, thay đổi theo đơn đặt hàng của khách hàng từng nước, nên phải đòi hỏi sự linh hoạt trong kỹ thuật sản xuất, nghiên cứu, sáng tạo mẫu mã
- Do đặc thù của ngành sản xuất hàng may mặc nên số công nhân trong công ty là nữ chiếm tỷ lệ cao 88% Nên vấn đề về sức khỏe của công nhân,quản lý công làm, công nghỉ cũng gặp nhiều khó khăn nhất định Thực tế số công nhân trẻ đang ở độ tuổi sinh đẻ nên phải dành nhiều thời gian chăm lo đến đời sống gia đình.
- Một số cán bộ công nhân viên trẻ nên còn bị hạn chế về kinh nghiệm.
- Tình hình cạnh tranh trên thị trường cả trong và ngoài nước, thiếu thông tin về thị trường và đặc biệt hạn ngạch xuất khẩu được cấp phép ít làm cho việc triển khai và ký hợp đồng gặp nhiều hạn chế.
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh
Từ năm 2002 Công ty thành lập và bắt đầu đi vào hoạt động với tên:Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh thuộc Công ty tư nhân Vì vậy phương thức quản lý là tập trung vào một cá nhân lãnh đạo, đó là Giám Đốc.
Phó giám đốc Quản lý xưởng
Phòng tổ chức hành chính
Phòng bảo vệCấp dưỡngPhòng kỹ thuật Phòng cơ điện Xưởng sản xuất
Cơ cấu bộ máy của Công ty gọn nhẹ, linh hoạt, có phân cấp rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn, đã tạo điều kiện cho ban Giám Đốc điều hành hiệu quả và khai thác tối đa tiềm năng của cả hệ thống
Công ty có 12 phòng ban, trong đó: phòng Giám đốc, phòng Trợ lý giám đốc, phòng Quản lý xưởng là có một người Còn các phòng ban khác có từ hai đến lăm người trên một phòng Tất cả các nhân viên trong phòng ban đều có trình độ từ Trung học chuyên nghiệp trở lên (trừ các phòng: phòng bảo vệ, phòng cấp dưỡng, các công nhân trong xưởng sản xuất thì có trình độ phổ thông ) Trong quá trình làm việc Công ty luôn tạo điều kiện cho công nhân viên có nhu cầu học tập để nâng cao trình độ chuyên môn của mình.
Bộ máy quản lý của Công ty gồm một Giám đốc và các phòng ban chức năng được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng và được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh
Chức năng và quyền hạn
Là người đứng đầu Công ty, có quyền hạn và trách nhiệm lớn nhất trong Công ty, điều hành các hoạt động sản xuất và kinh doanh nói chung và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước nói riêng Đồng thời Giám đốc cũng là người chịu trách nhiệm trước Công ty và Nhà nước về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như đời sống của cán bộ công nhân viên Công ty.
Là người được Giám đốc tín nhiệm, thay mặt giám đốc phụ trách quản lý và điều hành chung toàn Công ty, cập nhật và báo cáo công việc tới Giám đốc Chịu trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hoặc được ủy quyền. Phó giám đốc trực tiếp phụ trách các phòng: phòng tổ chức hành chính, kho, phòng kế toán, phòng cấp dưỡng,phòng xuất nhập khẩu, phòng bảo vệ.
-Là người phụ trách quản lý, điều hành sản xuất hàng hóa, hàng đi, hàng đến trong Công ty
-Là người quản lý trực tiếp các phòng: phòng kỹ thuật, phòng cơ điện và xưởng sản xuất.
Phòng tổ chức hành chính:
-Phụ trách về tình hình nhân sự trong Công ty.
-Phụ trách về các dự án liên quan.
Phụ trách các vấn đề liên quan đến kho, hàng đi, hàng đến.
- Có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp thông tin tài chính cũng như phi tài chính để đưa ra các báo cáo tài chính định kỳ, hàng tháng, hàng quý, hàng năm. -Đồng thời bộ phận này còn quản lý công tác kế toán tài chính nhằm sử dụng đồng tiền và đồng vốn đúng mục đích, đúng chế độ, chính sách hợp lý và phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
-Phụ trách về tiền lương của cán bộ công nhân viên trong Công ty. -Văn thư Công ty.
Phụ trách về tình hình hàng đi, hàng đến trong Công ty
Phụ trách về tình hình an ninh, trật tự trong Công ty.
Phụ trách trông coi toàn bộ nhà máy.
Phụ trách vệ sinh toàn bộ nhà máy.
Phụ trách cấp dưỡng, ăn ca cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty.
-Có nhiệm vụ chuẩn bị công tác kỹ thuật,mẫu mã, thiết lập quy trình, chia dây chuyền công nhệ
-Kiểm tra kiểm soát chất lượng sản phẩm từ khâu đầu đến khâu cuối cùng nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng tốt các yêu cầu kỹ thuật theo quy định.
-Có nhiệm vụ phụ trách toàn bộ hệ thống điện trong Công ty.
-Phụ trách về tình hình bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị sản xuất của Công ty.
Có chức năng sản xuất sản phẩm theo kế hoạch.
TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SX & TM TUẤN LINH
Đặc điểm nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh
2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh
2.1.1 Nguyên vật liệu và phân loại nguyên vật liệu tại Công ty
2.1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên tục và có hiệu quả Công ty đã sử dụng một lượng nguyên vật liệu lớn, phong phú, đa dạng với nhiều nhóm, nhiều thứ có quy cách khác nhau như: vải, chỉ, mác, … trong mỗi loại lại chia thành nhiều loại khác nhau theo quy cách, tính năng, đặc điểm riêng của nó.
VD: Vải có các loại: Vải dệt kim, vải kẻ, vải micro trơn,…
Vật liệu không chỉ khác nhau về chủng loại mà còn khác nhau về nguồn cung cấp (cùng là vải nhưng lại mua của các nguồn cung cấp khác nhau) Phòng tổ chức hành chính phải năng động, chủ động khai thác nguồn cung cấp đúng, đủ nguyên vật liệu, giá cả phù hợp.
Việc nhập nguyên vật liệu của công ty phải được thực hiện theo kế hoạch trên cơ sở yêu cầu của phân xưởng sản xuất có nhu cầu về sử dụng vật liệu (dựa trên nhu cầu sản xuất) Đảm nhiệm nhiệm vụ thu mua là bộ phận cung ứng của phòng tổ chức hành chính và tuỳ theo tình hình cả Công ty mà giám đốc quyết định sử dụng từng nguồn vốn để nhập vật liệu cho phù hợp với kết quả, tối ưu nguồn vốn tự có hoặc vốn vay.
Vật liệu nhập về được bảo quản trong kho vật tư của công ty Vì vậy công ty phải có biện pháp thu mua vận chuyển bảo quản tốt để tránh mất mát, hư hỏng làm giảm số lượng, chất lượng vật liệu, phục vụ tốt cho quá trình sản xuất sản phẩm.
Tại công ty chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (từ 60% - 70%) Do vậy việc quản lý và hạch toán chi phí nguyên vật liệu chính xác, khoa học giúp cho quá trình quản trị, phân tích, đánh giá tìm ra các giải pháp tiết kiệm có một ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh trạnh trên thị trường nhằm ổn định và đưa Công ty từng bước phát triển.
Chi phí nguyên vật liệu phải quản lý, chặt chẽ hai khâu giá cả và định mức tiêu hao Giám đốc Công ty căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư do các cấp có thẩm quyền ban hành và tình hình cụ thể của đơn vị mình và chịu trách nhiệm về tính chính xác của định mức đó Như vậy, công tác hoàn thiện định mức tiêu hao vật tư cần phải được đơn vị thường xuyên thực hiện dưới sự tác động tích cực của việc nâng cấp máy móc, thiết bị, áp dụng khoa học kỹ thuật và các phong trào sáng kiến cải tiến hợp lý sản xuất.
2.1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty:
Trong Công ty, vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng lý hóa, phẩm cấp chất lượng Mặt khác NVL lại thường xuyên biến động Do đó để quản lý và hạch toán được NVL cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu Trên cơ sở kết quả phân loại, tùy thuộc vào công dụng , tính năng, vai trò, tác dụng của từng thứ, từng loại vật liệu mà có biện pháp quản lý, hạch toán phù hợp.
Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất, toàn bộ NVL của Công ty được phân thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất cấu thành lên sản phẩm, vật liệu chính gồm các loại vải.
- Phụ liệu: chỉ các loại, mác, có vai trò nhất định trong quá trình sản xuất hoặc phục vụ nhu cầu công nghệ, kỹ thuật quản lý, làm tăng chất lượng của sản phẩm.
- Văn phòng phẩm: là loại vật liệu trang bị cho công tác quản lý ở các phòng ban như: phòng kế toán, phòng tổ chức hành chính và phục vụ bảo vệ sức khỏe cán bộ công nhân viên Văn phòng phẩm gồm: phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, giấy các loại,
+ Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than + Phụ liệu khác: băng dính, chổi, áo bảo hộ, kìm, gang tay, ny lon, thùng carton, bìa cứng,
2.1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
Công ty quản lý nguyên vật liệu ở một kho chung gọi là kho nguyên phụ liệu của Công ty Kho là điểm xuất phát cũng là điểm cuối cùng của quá trình sản xuất, do đó việc tổ chức bảo quản kho nguyên phụ liệu của công ty tuân theo quy định trong quy chế hoạt động quản lý kho chung đó là sắp xếp khoa học nguyên phụ liệu theo ngăn, theo thứ tự, đảm bảo cách mặt đất và tường 20 30 cm để chống ẩm thấp, dễ gây nên mốc và gỉ sét lẫn không bị ố vải Người chịu trách nhiệm bảo quản và sắp xếp nhập kho nguyên vật liệu là thủ kho và chỉ có một người theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng trên thực tế Theo định kỳ thủ kho phải sắp xếp lại nguyên phụ liệu để phát hiện các trường hợp nguyên phụ liệu có được bảo quản tốt hay không, thứ tự sắp xếp đã hợp lý chưa, nguyên phụ liệu có bị ẩm mốc hay không. Mỗi năm, đến ngày 31-12 công ty tiến hành kiểm kê số nguyên phụ liệu tồn kho Công tác kiểm kê do phòng xuất nhập khẩu, kế toán và thủ kho kết hợp tiến hành Mục đích của cuộc kiểm kê là xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên phụ liệu hiện có, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng mất mát, ứ đọng, kém phẩm chất trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của thủ kho và cán bộ sử dụng, từng bước chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý nguyên phụ liệu.
2.1.3 Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty
2.1.3.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
* Đối với nguyên vật liệu gia công nhập kho:
Giá mua chưa có thuế GTGT +
Thuế Nhập (nếu có khẩu )
Giá trị thực tế vật liệu nhập kho Đối với nguyên vật liệu gia công, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng mà không đánh giá về mặt giá trị Tuy nhiên, đối với những chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu từ nơi giao nhận về Công ty theo từng đơn đặt hàng được tính là giá thực tế của vật liệu gia công nhập kho Khoản chi phí thực tế này được phân bổ cho khối lượng vật liệu xuất dùng để làm căn cứ xác định giá gia công sản phẩm.
* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho:
Vật liệu của công ty được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau: mua từ các công ty may trong nước, nhập khẩu từ nước ngoài nên giá mua và chi phí mua là khác nhau Để xác định giá trị thực tế của bộ phận vật tư mua ngoài này, công ty sử dụng giá thực tế để hạch toán Có thể xảy ra các trường hợp sau:
Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX &
2.2.1 Các chứng từ kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Hạch toán chi kết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất – tồn kho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị Vật liệu ở công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh rất đa dạng, các nghiệp
Chứng từ nhập Bảng kê nhập
Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp
Chứng từ xuất Bảng kê xuất
Sổ kế toán tổng hợp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày, do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được.
Hiện nay Công ty tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phương pháp này giúp kế toán dễ dàng thực hiện các công việc kiểm tra, đối chiếu, dễ dàng phát hiện ra những lầm lẫn, sai sót trong quá trình ghi chép, đồng thời giám sát chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị
Theo phương pháp thẻ song song, kế toán thực hiện hạch toán chi tiết vật liệu trên cơ sở: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết tài khoản, bảng kê nhập vật tư, bảng kê xuất vật tư.
Nội dung công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu được thể hiện trên sơ đồ 2.1 như sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ Đồ Hạch Toán Chi Tiết Theo Phương Pháp Thẻ Song Song
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
* Quy định hạch toán được thể hiện như sau: Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu quy định để thực hiện ghi chép tình hình nhập xuất - tồn kho của nguyên vật liệu hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng Thẻ kho được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu và được sắp xếp theo loại, nhóm vật liệu để thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và xử lý.
Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập - xuất kho vật liệu: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ Sau đó đối chiếu với số vật liệu thực tế nhập, thực tế xuất kho rồi ghi số thực nhập, số thực xuất vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và ghi vào thẻ kho Các chứng từ nhập kho, xuất kho, thủ kho xuất nhiều hay ít sắp xếp riêng cho từng loại vật liệu Từ 5 - 10 ngày tuỳ theo tính chất của kho ( khối lượng nhập) thủ kho chuyển chứng từ đó lên phòng kế toán. Ở phòng kế toán: Định kỳ kế toán nguyên vật liệu nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên (từ 5 - 10 ngày/1 lần) kế toán nguyên vật liệu tiến hành phân loại các chứng từ đó Sau khi phân loại theo loại vật liệu thì tiếp tục phân loại theo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất) và phân theo hình thức thanh toán (nếu là chứng từ nhập) Đồng thời kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đối chiếu với thẻ kho Nếu chính xác và hợp lý thì ký xác nhận vào thẻ kho.
Kế toán căn cứ vào chứng từ nhập kho và xuất kho để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu Sổ chi tiết được đóng thành quyển, mỗi quyển theo dõi từng nhóm, loại vật liệu
2.2.2 Thủ tục quy trình kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
* Nhập vật liệu gia công:
Sau khi hợp đồng gia công được ký kết giữa Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh và các hãng nước ngoài, toàn bộ vật liệu được bên nước ngoài chuyển sang cho công ty Các nhân viên phòng xuất nhập khẩu (phòng XNK) có trách nhiệm hoàn tất thủ tục giao nhận và tổ chức vận chuyển vật liệu về kho của Công ty Tại đây, căn cứ vào Packing List (bảng thể hiện mã hàng,loại vải) để kiểm tra vật liệu Nếu số lượng và loại vải thực tế vận chuyển về kho có gì sai lệch với bảng mã hàng, nhân viên phòng XNK phải lập biên bản và gửi giấy mời phía công ty nước ngoài đã ký hợp đồng sang giải quyết Nếu vật liệu thực tế nhập về phù hợp với bảng mã hàng thì nhân viên phòng XNK lập phiếu nhập vật liệu Phiếu nhập vật liệu được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Một liên phòng XNK giữ.
+ Liên 2: Một liên thủ kho giữ.
+ Liên 3: Một liên phòng kế toán giữ làm căn cứ ghi sổ.
Trên phiếu nhập vật liệu chỉ ghi số lượng thực nhập và yêu cầu thủ kho ký vào Phiếu nhập vật liệu là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, trên thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng.
* Nhập nguyên vật liệu mua ngoài: Để đảm bảo đủ vật liệu cho sản xuất, phòng xuất nhập khẩu (Phòng XNK) phải lập kế hạch sản xuất trong tháng và phải nghiên cứu, khảo sát thị trường và lên kế hoạch thu mua từng loại vật liệu Vật liệu của Công ty được mua từ nhiều nguồn khác nhau: từ các công ty dệt may trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài.
Khi hàng đến kho của Công ty, căn cứ vào hoá đơn và hợp đồng nhận hàng Công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật tư Ban này tiến hành kiểm nghiệm nguyên vật liệu nhập kho về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại và phản ánh kết quả vào biên bản giám định vật tư sau đó giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
Nếu không đúng số lượng, chất lượng, quy cách ban kiểm nghiệm sẽ lập thêm biên bản yêu cầu giao lại cho đơn vị giải quyết
Phiếu nhập vật liệu chia thành 03 liên:
- Liên 01: Lưu tại phòng XNK.
VD: Hạch toán nhập vật liệu.
Phiếu nhập kho ngày 02 tháng 12 năm 2008, căn cứ vào hoá đơn số
0078955 Công ty mua nguyên vật liệu chính của công ty Sao Bắc, thanh toán ngay bằng tiền mặt, cụ thể:
Tên nguyên vật liệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng 84.579.000 và được thể hiện ở biểu 2.2: Hóa đơn GTGT như sau:
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: EN/ 2008B
(Ngày 02 tháng 12 năm 2008) Đơn vị bán hàng: Công ty Sao Bắc. Địa chỉ: Hà Nội
Số tài khoản: ……… Điện thoại:……… MS: 0101522683
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Tiến Đạt Đơn vị: Công ty TNHH Sản Xuất & Thương Mại Tuấn Linh. Địa chỉ: Hải Dương.
Hình thức thanh toán: TM………MS: 0102005625.
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 84.579.000 Thuế suất: 10 % Tiền thuế GTGT: 8.457.900 Tổng cộng tiền thanh toán: 93.036.900
Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi ba triệu không trăm ba mươi sáu nghìn chín trăm đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Từ hoá đơn ta có biên bản kiểm nghiệm được thể hiện ở biểu 2.3 như sau:
Biểu 2.3: Biên Bản Kiểm Nghiệm Công ty TNHH Sản Xuất & Thương Mại Tuấn Linh
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Mẫu số: 05NT
- Căn cứ vào hoá đơn số 0078955 ngày 02/ 12/ 2008 của Công ty
TNHH Sản Xuất & Thương Mại Tuấn Linh.
- Ban kiểm nghiệm gồm: Ông Nguyễn Tiến Sinh Trưởng phòng XNK Ông Nguyễn Tiến Đạt Người mua hàng Ông Đỗ Văn Bạc Trưởng phòng KCS
Bà Trần Thị Hảo Thủ kho Đã kiểm nghiệm số vật liệu dưới đây:
Mã vật tư Tên nhãn hiệu vật tư ĐVT
Số lượng chứng từTheo Thực nhập Đúng quy cách
VLUA Vải Lụa xốp M 1.527,30 1.527,30 1.527,30 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đã nhận đủ số lượng và chất lượng của vật liệu trên. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, lập phiếu nhập kho được thể hiện ở biểu 2.4 như sau:
Biểu 2.4: Phiếu Nhập Kho (Phiếu nhập kho số: 300) Đơn vị : CÔNG TY TNHH SẢN
Mẫu: 01-VT Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 14 tháng 9 năm 2006 của
Bộ trưởng BTC Ngày 02 tháng 12 năm 2008
Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Trí Dũng
Theo hoá đơn số: 0078955 ngày 02 tháng 12 năm 2008
Nhập tại kho: nguyên phụ liệu Địa điểm:………
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Số lượng Đơn giá Thành tiền chứng từ Theo Thực nhập
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Tám mươi bốn triệu năm trăm bảy mươi chín nghìn đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo: ………
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
* Nhập vật liệu do tiết kiệm được:
Sau khi tiếp nhận vật liệu tiết kiệm được từ phân xưởng, nhân viên phòng XNK cùng thủ kho lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên:
+ Liên 1: Một liên thủ kho giữ.
+ Liên 2: Một liên phòng XNK giữ.
Trên phiếu nhập kho ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị Chỉ tiêu giá trị được tính bằng 50% của 80% giá vật liệu thực tế trên thị trường Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho Ở phân xưởng, các nhân viên hạch toán theo dõi số lượng các loại vật liệu đó, cuối tháng lập báo cáo gửi lên phòng kế toán để kế toán theo dõi.
* Nhập kho phế liệu thu hồi:
Phế liệu thu hồi được tiến hành nhập kho giống như đối với vật liệu mua ngoài Sau khi nhập phế liệu từ phân xưởng chuyển đến, nhân viên phòng XNK lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Liên 1: Một liên thủ kho giữ.
+ Liên 2: Một liên phòng kế toán giữ.
+ Liên 3: Một liên phòng XNK giữ.
Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
* Xuất kho vật liệu gia công:
Căn cứ vào Hợp đồng và định mức vật liệu sản xuất hàng gia công đã được ký kết, phòng XNK lập ra kế hoạch sản xuất cho phân xưởng trong tháng Căn cứ vào bảng kế hoạch đó, lập phiếu xuất kho và xuất vật liệu cho phân xưởng Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Một liên thủ kho giữ.
+ Liên 2: Một liên phân xưởng giữ.
+ Liên 3: Một liên phòng kế toán giữ.
Phiếu xuất kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng và là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh
Ở công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh, để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp này đã cho phép theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm của các NVL trong Công ty một cách thường xuyên, liên tục theo từng loại vật liệu Đồng thời, nó cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ cho công tác điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.3.1 Kế toán tổng họp nhâp nguyên vật liệu tại Công ty
* Đối với hàng gia công sản xuất hàng năm tại Công ty, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng chứ không định khoản và xác định giá trị.
* Đối với vật liệu mua ngoài:
Tuy việc tự sản xuất và tiêu thụ sản phẩm chỉ chiếm số lượng ít so với tổng khối lượng sản xuất nhưng việc hạch toán và theo dõi những NVL phục vụ cho việc sản xuất loại hàng này cần phải được tiến hành một cách chặt chẽ Điều này đảm bảo cho công tác sản xuất được liên tục, tận dụng hết nguồn lực của Công ty và đảm bảo việc sản xuất có hiệu quả và có lãi Thu mua vật liệu do bộ phận tiếp liệu Công ty tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa hai bên: Công ty và bên cung cấp Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước, trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc Công ty trả tiền chậm (nếu người cung cấp đã giao dịch thường xuyên với Công ty) Kế toán tổng hợp nhập vật tư ở Công ty sử dụng các tài khoản sau:
-TK 152: Nguyên liệu - vật liệu
-TK 331: Phải trả cho người bán
-TK 112: Tiền gửi ngân hàng
-TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật liệu được thực hiện như sau:
Khi nhận được chứng từ nhập vật liệu (hoá đơn, phiếu nhập kho) kế toán thực hiện định khoản ngay trên phiếu nhập.
-Đối với những vật liệu Công ty mua chịu của đơn vị tính thuế theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133: Số thuế GTGT đầu vào
Có TK 331: Tổng số tiền thanh toán.
Ví dụ: ngày 7/12/2008 phiếu nhập kho số 311 nhập chỉ tơ 2 màu của Công ty Coats Phong Phú theo hoá đơn số 01234 với số lượng 450 cuộn số tiền 5430.000, tiền thuế GTGT: 543.000, tổng số tiền thanh toán: 5973.000 Kế toán sẽ định khoản như sau:
Khi công ty thanh toán cho người cung cấp bằng tiền mặt hoặc TGNH, kế toán ghi:
Khi Công ty thanh toán cho người cung cấp bằng tiền mặt hoặc TGNH, kế toán ghi:
Trường hợp nếu khi mua nguyên vật liệu Công ty trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng để hạch toán.
VD: Phiếu chi số 274 ngày 15/12/2008 mua 1.974,8 m vải ren chun, số tiền 36.816.000đ.Tiền thuế GTGT: 3.681.600đ, tổng số tiền thanh toán 40.497.600đ, kế toán ghi:
Báo nợ của ngân hàng: dùng TGNH để mua chun rẹt số lượng 20.000 m, số tiền 3.120.000đ, thuế GTGT: 312.000đ, tổng số tiền thanh toán 3.432.000đ, kế toán ghi:
-Công ty mua vật liệu bằng tiền tạm ứng.
Phiếu nhập kho 312 ngày 09/12/2008 hoá đơn số 033357 nhập vật liệu sản xuất Số tiền vật liệu : 28.886.160, tiền thuế GTGT: 2.888.616 Tổng số tiền thanh toán : 31.774.776, kế toán ghi:
-Khi thanh toán với người bán, số được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán Công ty trừ luôn vào số phải thanh toán với khách hàng hoặc nếu đã thanh toán rồi sau đó mới chiết khấu, giảm giá kế toán sẽ hạch toán như sau :
-Nếu công ty được hưởng chiết khấu do thanh toán trước tiền,
-Trường hợp Công ty ứng trước tiền hàng cho đơn vị bán kế toán ghi:
Có TK 111, TK 112 Áp dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” thì các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc nhập vật liệu trong tháng sẽ được kế toán ghi vào các sổ sau: -Bảng kê nhập vật liệu
-Sổ chi tiết thanh toán với người bán
-Sổ chi tiết tiền mặt
-Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.
*Bảng kê nhập vật liệu được lập vào cuối tháng, được lập cho từng tập chứng từ nhập đã được phân loại Chứng từ nhập được phân loại theo đối tượng người cung cấp Nếu cơ sở người cung cấp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì được lập bảng kê riêng Đối với những cơ sở cung cấp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ được lập riêng. Đối với những chứng từ này lại tiếp tục được phân loại theo hình thức thanh toán như thanh toán tiền mặt TGNH, tạm ứng, hoặc mua vật liệu nhưng chưa thanh toán.
*Chứng từ ghi sổ được lập dựa vào số liệu tổng hợp trên bảng kê vào cuối tháng.
*Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với người bán Mỗi đơn vị bán được mở trên một trang sổ (hoặc vài trang) tuỳ theo nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít Số dư đầu tháng
12 là số dư cuối tháng 11 năm 2008 chuyển sang Trong tháng các nghiệp vụ mua vật liệu liên quan đến công nợ phải trả người bán sẽ được ghi vào bên
Có TK331 Khi thanh toán sẽ được ghi vào bên Nợ TK331 Cuối tháng tính cộng số phát sinh Nợ và phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng.
*Sổ chi tiết tiền mặt được dùng để theo dõi các nghiệp vụ thu chi tiền mặt phát sinh trong tháng Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt mua vật liệu được ghi Có TK 111 Cuối tháng tổng hợp số liệu tính ra số dư cuối tháng đồng thời lập chứng từ ghi sổ.
Có thể minh hoạ bằng số liệu thực tế tình hình nhập vật liệu trong tháng 12/2008 như sau:
*Nhập kho vật liệu thanh toán bằng tiền tạm ứng được thể hiện qua biểu 2.8 sau:
Biểu 2.8: Bảng Kê Nhập Vật Liệu Tháng 12/2008
Nợ TK 152 Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Ghi nợ các TK Ghi có các TK
01/12 293 Dân lái xe nhập xăng dầu
Nhập vật liệu sản xuất sản phẩm
Nhập vải nhung Nhập vải phin rêu
PCTOTR-Chỉ tơ trắng PCTOM-Chỉ tơ màu PC5000MMAU-Chỉ may 5000m các màu PCHUN-Chun det DBAC-Dây lõi bấc
(Ký, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào kết quả tổng hợp trên bảng kê, kế toán lập chứng từ ghi sổ được thể hiện qua biểu 2.9 sau:
Biểu 2.9: CHỨNG TỪ GHI SỔ
Trích yếu Số liệu TK Số tiền
Nhập vật liệu sản xuất 152 74.691.190
Kèm theo……… chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
*Vật tư mua về chưa thanh toán được kế toán tập hợp chứng từ, lập bảng kê riêng và được thể hiện qua biểu 2.10
Biểu 2.10: Bảng Kê Nhập Vật Liệu tháng 12/2008
Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ các TK Ghi có các
NT Số hiệu TK 152 TK 133 TK 331 TK
02/12 300 Nhập VMK-Vải Micro kẻ
Nhập GAM-Vải gấm Nhập VLUA-Vải lụa xốp
05/12 310 Nhập VMK-Vải Micro kẻ
Nhập VAINHUNG-Vải nhung Nhập PC5000MTR-Chỉ may 5000m màu trắng
Nhập PC603TRANG-Chỉ may 60/3 màu trắng
Nhập PC5000MMAU-Chỉ may 5000m các màu
(Ký, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào kết quả tổng hợp trên bảng kê, kế toán lập chứng từ ghi sổ được thể hiện qua biểu 2.11 sau:
Biểu 2.11: CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kèm theo 01 bảng kê … chứng từ gốc
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Mua vật liệu sản xuất 152 115.495.862
Kèm theo……… chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
*Đối với vật liệu nhập thanh toán ngay bằng tiền mặt khi hàng về nhập kho, bộ phận cung tiêu mang hoá đơn lên phòng kế toán, kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn và phiếu chi hoặc thanh toán bằng TGNH kế toán ghi vào sổ theo dõi tiền mặt, TGNH.
Cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi số:
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Kèm theo……… chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Sau đó các số liệu nhập sẽ được tập hợp vào sổ kế toán chi tiết đối với từng đơn vị bán hàng cho công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh Mỗi đơn vị có thể được lập một sổ hoặc vài tờ riêng, tùy theo khối lượng nhập nhiều hay ít và được thể hiện qua biểu 2.12 sau:
Biểu 2.12: Sổ Chi Tiết Thanh Toán Với Người Bán Đơn vị: Công ty Sao Bắc
02/12 300 Nhập nguyên vật liệu chính để sản xuất 93.036.900 15/12 242 Vân phòng kế toán thanh toán tiền hàng 75.500.000
06/12 312 Nhập vật liệu phụ để sản xuất sản phẩm 4.184.400 13/12 245 Vân thanh toán tiền hàng 11.850.000
(Ký, ghi rõ họ tên)
2.3.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu tại công ty
Quản lý vật liệu không những phải làm tốt công tác thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản vật liệu mà còn phải quản lý chặt chẽ việc xuất dùng vật liệu Yêu cầu đặt ra cho người quản lý là phải biết được vật liệu xuất lúc nào, bao nhiêu và dùng cho bộ phận nào.
Kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh .51 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT & THƯƠNG MẠI TUẤN LINH
Công tác kiểm kê được tiến hành mỗi năm một lần vào cuối năm nhằm kiểm tra, giám sát vật liệu hàng hóa tồn kho.
Việc thực hiện do các nhân viên dưới kho tiến hành, khi có kết quả kiểm kê kế toán sẽ ghi nhận trên sổ sách các trường hợp thừa, thiếu, mất mát…(dựa vào biên bản kiểm kê) Các bút toán phản ánh cũng như chế độ quy định:
Nếu kiểm kê phát hiện thừa, thiếu trong định mức, kế toán dùng TK
Nếu thừa, thiếu ngoài định mức, kế toán dùng TK 3381 để phản ánh số thừa, TK 1381 để phản ánh số thiếu.
Khi có quyết định xử lý số thừa (thiếu), căn cứ vào biên bản xử lý, kế toán dùng các TK:
TK 1388: Phải thu cá nhân làm mất, hư hỏng.
TK 334: Cá nhân bồi thường (trừ dần vào lương)
TK 811, 421, : Tính vào chi phí khác hay trừ vào lợi nhuận.
TK 411,421, 711… : ghi tăng vốn kinh doanh…
(Để thực hiện việc kiểm kê, thủ kho phải trực tiếp đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho và sau đó lập biên bản kiểm kê kho).
Công tác kiểm kê kho ở công ty thường kéo dài, do NVL cũng như các loại hàng tồn kho khác có nhiều loại.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT &
Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH
Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, xét cho cùng thì mục tiêu hoạt động của các doanh nghiệp đều hướng tới việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội Để đạt được mục tiêu này, mỗi doanh nghiệp đều có cách thức và hướng đi khác nhau song một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm thực hiện là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm Bên cạnh đó là việc áp dụng những biện pháp quản lý mới vào trong quá trình sản xuất cũng như điều hành công ty cũng được coi trọng.
Trong các doanh nghiệp may mặc, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng hoàn thiện và đã đạt được những thành tựu đáng kể.
3.1.1 Những thành tựu đạt được
Về hoạt động kinh doanh: Được thành lập từ năm 2002, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đi lên qua các năm Qua mỗi năm, quy mô về sản xuất cũng như về số lượng công nhân ngày một tăng Thu nhập bình quân của công nhân khi mới thành lập chỉ đạt 300.000đ/người/tháng nhưng đến nay đã đạt 1200.000đ/người/tháng Các sản phẩm sản xuất của Công ty cũng ngày càng đa dạng hơn, phong phú hơn Nói chung, Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh ngày càng phát triển và trong tương lai còn mở rộng thêm quy mô sản xuất cũng như tiếp cận thị trường để thu hút ngày càng nhiều khách hàng tiềm năng.
Về tổ chức kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được xử lý tập trung tại phòng kế toán Hình thức này đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất đối với công tác kế toán từ kiểm tra xử lý đến cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, giúp lãnh đạo Công ty nắm được tình hình hoạt động một cách nhanh chóng Các phần hành kế toán được phân công rõ ràng cho từng kế toán viên, có sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành kế toán với nhau, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi cũng như phương pháp ghi chép.
Về tổ chức chứng từ và sổ sách kế toán:
Công ty hiện đang áp dụng hệ thống chứng từ và sổ sách hợp lý Các chứng từ được sử dụng đảm bảo tính thống nhất cả về biểu mẫu và quy trình luân chuyển theo chế độ của nhà nước đã ban hành Các chứng từ gốc được tập hợp, là căn cứ để lập các bảng kê và là căn cứ có giá trị để ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ mà Công ty đang áp dụng thể hiện nhiều ưu điểm như: ghi chép đơn giản, kết cấu sổ ghi phù hợp với kế toán máy Các chứng từ ghi sổ ghi sổ kế toán được bảo quản và lưu hồ sơ theo từng tập với các chứng từ gốc, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu, làm tăng tính chính xác cho các thông tin kế toán.
Về việc sử dụng phần mềm kế toán:
Từ năm 2004, Công ty bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán trong công tác hạch toán kế toán Việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp khối lượng công việc của kế toán được thuận lợi và nhanh chóng hơn Việc tìm và sửa các sai sót cũng nhanh gọn vì số liệu trên các sổ và các báo cáo kế toán đều được xử lý trực tiếp từ các chứng từ gốc Các sổ sách kế toán được lưu trên máy rất gọn nhẹ, thuận tiện, giảm kinh phí lưu trữ các chứng từ sổ sách như kế toán thủ công Ngoài ra, việc đặt mật khẩu cho từng người khi sử dụng máy đã tạo tính chính xác, tính bảo mật thông tin
Về việc vận dụng các báo cáo kế toán:
Ngoài các báo cáo tài chính cuối năm thì kế toán còn lập các báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý nhằm theo dõi và so sánh hiệu quả hoạt động kinh doanh giữa các kỳ Có thể thấy rằng việc vận dụng linh hoạt các báo cáo kế toán đã giúp Công ty nâng cao tinh thần trách nhiệm của các nhân viên, đồng thời giúp Công ty có chính sách khen thưởng và xử phạt một cách hợp lý.
Về công tác thu mua nguyên vật liệu:
Công ty có một đội ngũ cán bộ hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả thị trường Đảm bảo cung ứng vật liệu đầy đủ cho sản xuất, đảm bảo chất lượng, chủng loại, không lãng phí vốn ứ đọng trong việc dữ trữ vật liệu không cần thiết.
Về khâu nhập kho vật liệu:
Nguyên vật liệu về tới Công ty không nhập kho ngay mà phải qua sự kiểm tra chất lượng của ban kiểm nghiệm vật tư Ban kiểm nghiệm chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách,phẩm chất Nếu kiểm tra thấy vật liệu không đúng quy cách, chất lượng không đảm bảo thì ban kiểm nghiệm đổi lại hoặc yêu cầu bồi thường hay giảm giá vì vậy NVL may nhập kho luôn đạt yêu cầu chất lượng và không bị ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm
Về việc tổ chức dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu:
Công ty đã xác định được mức dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được thực hiện liên tục, tránh tình trạng lãng phí vốn lưu động nằm ở số hàng tồn kho không cần thiết.
Công tác bảo quản vật liệu cũng được quan tâm đúng mức, đảm bảo tốt chất lượng vật liệu khi xuất kho để sản xuất Hệ thống kho tàng được tổ chức hợp lý, khoa học Vì vậy, tổ chức công tác kế toán đảm bảo thống nhất được về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận có liên quan Vật liệu là thức dễ cháy do đó Công ty đã có hệ thống cứu hoả quanh kho đảm bảo an toàn cho vật liệu và hàng hoá.
Về việc hạch toán chi tiết NVL may của Công ty:
Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh đã theo dõi chặt chẽ tình hình xuất NVL theo từng loại cả về số lượng và giá trị của chúng, Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán NVL Theo phương pháp này thì việc theo dõi quản lý sử dụng NVL rất đảm bảo, đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu Công việc ghi sổ của Công ty đảm bảo đúng yêu cầu quy định của Bộ Tài chính.
Về việc hạch toán tổng hợp NVL may tại Công ty:
Hạch toán theo phương thức kê khai thường xuyên là rất hợp lý cho phép nắm rõ tình hình hoạt động của xí nghiệp được liên tục giúp cho việc thích nghi với những thay đổi có thể xảy ra bất ngờ, cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác về số lượng hàng tồn kho trong kỳ để có biện pháp xử lý kịp thời khi vật liệu bị ứ đọng hay thiếu hụt cần cho quá trình sản xuất sản phẩm Công ty luôn luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu.
Nhìn chung công tác kế toán tại Công ty được thực hiện khá hiệu quả, đúng chế độ quy định, đảm bảo theo dõi sát sao tình hình vật liệu trong quá trình sản xuất Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên vẫn còn một số vấn đề tồn tại cần khắc phục, hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu.
Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Kế toán luôn là bộ phận không thể thiếu trong tổ chức bộ máy của bất kỳ một công ty nào, đó là bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh Với vị trí như vậy, kế toán có chức năng phản ánh các thông tin toàn diện về hoạt động của mỗi doanh nghiệp: tài sản, vốn, lợi nhuận để giúp cho nhà quản lý có thể đưa ra được quyết định một cách đúng đắn Do đó bên cạnh các chiến lược, chính sách để phát triển, nhà quản lý doanh nghiệp và bản thân phòng kế toán luôn có những phương hướng để nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán; bởi đối với những doanh nghiệp thì thông tin kế toán được dùng để giám sát hoạt động kinh doanh, đối với nhà nước - được dùng để kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ và chấp hành pháp luật về kinh doanh, thuế , đối với nhà đầu tư - đó là những thông tin ban đầu để đi đến quyết định cuối cùng là có nên đầu tư vào doanh nghiệp đó hay không Nói chung, thông tin kế toán không chỉ có tác dụng trong phạm vi doanh nghiệp mà còn có tác dụng với rất nhiều đối tượng bên ngoài khác Do vậy, hoàn thiện công tác kế toán luôn là yêu cầu được đặt ra. Để có thể hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại mỗi doanh nghiệp, bản thân phòng kế toán phải luôn cố gắng, mỗi kế toán phải không ngừng trau dồi, nâng cao trình độ nghiệp vụ để có thể thực hiện tốt phần hành công việc của mình Trong yêu cầu hoàn thiện đồng bộ, hoàn thiện hạch toán kế toán NVL cũng được đặt ra Với một doanh nghiệp sản xuất, yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng cho nên hạch toán kế toán NVL là một khâu không thể thiếu được trong quá trình hạch toán Việc hoàn thiện và nâng cao công tác hạch toán kế toán NVL giúp đảm bảo việc cung cấp thông tin để đưa ra các phương án thu mua, dự trữ, xây dựng các phương án giá hợp lý nhất, tránh được tối đa các hiện tượng thiếu hụt, mất mát hoặc sử dụng lãng phí NVL; đảm bảo cung cấp NVL cần thiết cho sản xuất không bị gián đoạn; qua đó góp phần hạ thấp chi phí, giá thành , nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đảm bảo mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp Do đó, đây cũng là yêu cầu đặt ra với công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty
Thực tế không có giải pháp nào có thể đem lại sự hoàn thiện mà nó chỉ có giá trị khi thấy được những hạn chế để qua đó căn cứ vào kinh nghiệm thực tế giảm bớt được nhược điểm phát huy ưu điểm ở mức cao hơn.
Xuất phát từ yêu cầu đó khi nắm bắt được tình hình, hoạt động của Công ty, em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến và hy vọng góp phần làm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty nói riêng và công tác kế toán nói chung.
* Lập phiếu giao nhận chứng từ.
Việc không lập phiếu giao nhận chứng từ không ảnh hưởng đến công tác kế toán ở Công ty song nó gây khó khăn cho việc quản lý chứng từ Lập phiếu giao nhận chứng từ tránh gây mất mát, thất lạc chứng từ.
Phiếu này được lập cùng với thời điểm thủ kho giao cho kế toán chứng từ nhập xuất và đính kèm luôn phiếu giao nhận chứng từ.
Phiếu này được lập làm hai liên: Một liên thủ kho giữa, một liên kế toán giữ và phải đầy đủ chữ ký của thủ kho và kế toán và được lập dưới dạng biểu: Phiếu giao nhận chứng từ nhập, phiếu giao nhận chứng từ xuất. Đơn vị:
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP
Tên vật tư Số hiệu chứng từ Số lượng chứngtừ Số tiền
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị:
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ XUẤT
Tên vật tư Số hiệu chứng từ Số lượng chứng từ Số tiền
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
* Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.
Trong kỳ vật liệu được xuất dùng theo vật liệu đã đề ra có thể sử dụng hết, có thể sử dụng không hết, tuy vật liệu còn tồn lại không đáng kể trong tổng số vật liệu xuất dùng song nó sẽ ảnh hưởng đến việc tính giá thành sản phẩm dở dang Số vật liệu thừa đó nên lập phiếu nhập lại kho để sử dụng vào việc khác hay để sử dụng vào kỳ tiếp theo Do vậy Công ty nên lập phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ và lập thành hai liên:
+ Một liên: Phòng kế toán giữ
+ Một liên: Phòng XNK giữ Đơn vị:
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ
Stt Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư Mã vật tư ĐVT Lý do sử dụng Số lượng
(Ký, ghi rõ họ tên)
*Lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn Đơn vị:………
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN
Vật tư Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Dư cuối kỳ lượng Số Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Vải phin 410 15.170.000 1.000 39.000.000 1.200 46.102.128 210 8.067.872
Kế toán Kế toán trưởng
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
*Hạch toán kiểm kê nguyên vật liệu.
Trong điều kiện sản xuất hiện nay, công ty có ít nguyên vật liệu tồn kho, song nguyên vật liệu tồn kho chủ yếu là những nguyên vật liệu dễ hư hỏng, loang ố như vải, chỉ, bông… Thực tế hàng năm công ty chỉ kiểm kê một lần Điều này có hạn chế là không kịp thời ngăn chặn những ảnh hưởng xấu như làm mất mát, hư hỏng, ứ đọng kém phẩm chất từ quý I, II,
III Cuối năm công ty mới tìm ra nguyên nhân gây nên Cuối mỗi quý công ty chỉ biết được số lượng và giá trị trên sổ sách mà không biết tình hình thực tế vật liệu ở kho.
Theo em, công ty nên tiến hành kiểm kê đúng theo quý để cùng với kỳ hạch toán công ty có thể biết được cả số lượng, giá trị và chất lượng nguyên vật liệu tồn kho.
* Về Tài khoản sử dụng Để hạch toán NVL may Công ty nên mở TK 151 “Hàng mua đang đi đường” Vì thực tế hiện nay Công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” mà chỉ sử dụng TK 152 Trong khi đó quá trình hoạt động có những lúc hàng mua đã trả tiền nhưng vì một lý do khách quan, chủ quan nào đó mà những ngày cuối tháng hàng chưa về để nhập kho (số hàng đó đã thuộc quyền sở hữu của Công ty) Trong trường hợp này Công ty sẽ phản ánh giá trị vào TK 151 để tránh tình trạng khi nhận được hàng số liệu này mới được ghi chép.