Thực Trạng Và Kiến Nghị Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Chứng Thực Tại Ủy Ban Nhân Dân Phường Quyết Thắng, Thành Phố Kon Tum, Tỉnh Kon Tum '' .Pdf

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM Y THƯƠNG BÁO CÁO TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUYẾT THẮNG, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM KonTum, Tháng năm 2022 ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM BÁO CÁO TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUYẾT THẮNG, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : NGUYỄN LÊ BẢO NGỌC SINH VIÊN THỰC HIỆN : Y THƯƠNG LỚP : K12PT MSSV : 1817310105029 KonTum, Tháng năm 2022 LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô Trường Phân Hiệu Đại Học Đà Nẵng Kon Tum giúp trang bị kiến thức, tạo điều kiện thuận lợi trình học tập hồn thành báo cáo tốt nghiệp Với lịng kính trọng biết ơn, tơi xin bày tỏ lịng cảm ơn tới cô Nguyễn Lê Bảo Ngọc tận tình hướng dẫn động viên suốt thời gian nghiên cứu để hoàn thành báo cáo tốt nghiệp thơi gian quy định Xin chân thành cảm ơn phường, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân phường Quyết Thắng, Tỉnh Kon Tum, Thành Phố Kon Tum; Bộ Phận Tiếp Nhận, Giải Quyết Trả Hồ Sơ, quan ban ngành thuộc phường hợp tác chia sẻ thông tin, cung cấp cho nhiều nguồn tư liệu, tài liệu hữu ích phục vụ cho đề tài báo cáo tốt nghiệp Đặc biệt, xin gửi lời tri ân sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn bạn bè hỗ trợ tơi suốt q trình học tập, làm việc hoàn thành báo cáo tốt nghiệp tốt nghiệp Sinh viên thực Y Thương MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ VÀ HÌNH ẢNH iii MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục nghiên cứu CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC 1.1.1 Lịch sử hình thành chứng thực 1.1.2 Khái niệm hoạt động chứng thực 1.1.3 Đặc điểm hoạt động chứng thực .9 1.1.4 Phân loại hoạt động chứng thực .10 1.1.5 Vai trò hoạt động chứng thực .10 1.2 QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 12 1.2.1 Quy định thẩm quyền trách nhiệm chứng thực 12 1.2.2 Quy định thủ tục thờ hạn yêu cầu chứng thực 14 1.2.3 Nội dung chứng thực 17 KẾT LUẬN CHƯƠNG 25 CHƯƠNG 26 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUYẾT THẮNG, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM 26 2.1 LỊCH SỬ HOÀN THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA UBND PHƯỜNG QUYẾT THẮNG 26 2.1.1 Lịch sử hình thành 26 2.1.2 Qúa trình hình thành phát triển UBND phường Quyết Thắng 26 2.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUYẾT THẮNG 27 2.2.1 Chức nhiệm vụ UBND phường Quyết Thắng 27 2.2.2 Cơ cấu tổ chức UBND phường Quyết Thắng 28 KẾT LUẬN CHƯƠNG 33 CHƯƠNG 34 THỰC TRẠNG VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG QUYẾT THẮNG, THÀNH PHỐ KON TUM 34 TỈNH KON TUM .34 3.1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUYẾT THẮNG 34 3.1.1 Tình hình thực chứng thực Ủy ban nhân dân phường Quyết Thắng 34 i 3.1.2 Đánh giá chung hoạt động chứng thực Ủy ban nhân dân phường Quyết Thắng 35 KẾT LUẬN CHƯƠNG 42 CHƯƠNG 43 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUYẾT THẮNG, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM 43 4.1 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 43 4.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 44 KẾT CHƯƠNG .45 KẾT LUẬN .46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 GIẤY XÁC NHẬN CỦA KHOA VÀ GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ii Số hiệu Sơ đồ 2.1 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ VÀ HÌNH ẢNH Tên sơ đồ Sơ đồ cấu tổ chức Uỷ Ban Nhân Dân phường Quyết Thắng Trang 28 Tên hình ảnh Hình 1.1 Hình 1.2 Chứng thực từ Chứng thực chữ ký iii 17 20 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Thực tế cho thấy, xã hội ngày phát triển, chứng thực nhu cầu tất yếu sống, xuất phát từ nhu cầu giao dịch công dân, tổ chức nhu cầu quản lý nhà nước Nhu cầu ngày tăng mở rộng phát triển quan hệ pháp luật Để phục vụ nhu cầu giao dịch người dân sử dụng lúc nhiều loại giấy tờ loại giấy tờ vào nhiều mục đích, nhiều việc khác Từ nhu cầu chứng thực ngày tăng chứng thực biện pháp mà Nhà nước thực nhằm đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp cho bên tham gia giao dịch có sử dụng “bản y chính”, đảm bảo an toàn cho quản lý nhà nước Nhằm đáp ứng nhu cầu chứng thực ngày tăng bước hoàn thiện hệ thống pháp lý chứng thực, Nhà nước ta trọng ban hành nhiều văn quy phạm pháp luât chứng thực: Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 Chính phủ “Cơng chứng, chứng thực”; Nghị định số 79/2007/NĐ-CP “Cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký”; Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định hộ tịch nhân gia đình chứng thực; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng giao Hiện hoạt động chứng thực thuộc phạm vi điều chỉnh Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Với quy định thời gian giải chứng thực rút ngắn đến mức tối đa, thẩm quyền chứng thực mở rộng, cá nhân, tổ chức lựa chọn quan có thẩm quyền yêu cầu chứng thực văn bản, giấy tờ phục vụ cho cơng việc cách thuận tiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chính phủ góp phần không nhỏ việc cải cách thủ tục hành chính, giảm bớt phiền hà cho người dân Tuy nhiên, trình triển khai Nghị định số 23/2015/NĐ-CP UBND Phường Quyết thắng, nhận thấy số bất cập phát sinh người dân làm giấy khai sinh yêu cầu công chức Tư Pháp cấp lại theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP trích lục thể chế chứng thực đến công tác tổ chức thực hiện, gây khơng khó khăn cho người dân yêu cầu chứng thực cán thực công tác chứng thực, chưa quy định cụ thể thủ tục chứng thực loại hợp đồng, giao dịch mà quy định thủ tục chứng thực chung hợp đồng, giao dịch; Quy định thời gian giải chứng thực buổi làm việc gây nhiều khó khăn cho cán chun mơn làm cơng tác chứng thực; Thủ tục chứng thực số vụ việc cụ thể chưa phù hợp; Nguyên tắc người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người chứng thực chữ ký nhiều bất cập trình thực hiện; Chế độ đãi ngộ cán làm công tác chứng thực chưa quan tâm mức Trong thời gian thực tập UBND phường nhận thấy hoạt động chứng thực cần thiết để hoàn thiện hệ thống pháp lý chứng thực sở đưa giải pháp quản lý để người dân hiểu, sống làm việc theo hiến pháp pháp luật thực cách nghiêm túc Nghị định ngày tốt hoạt động chứng thực phù hợp với thực tiễn biến động hoạt động chứng thực cách hiệu Với ý nghĩa đặc biệt quan trọng đó, việc nghiên cứu hoạt động chứng thực nói chung, nghiên cứu hoạt động chứng thực Uỷ ban nhân dân Phường từ thực tiễn Ủy ban nhân dân Phường Quyết Thắng, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum nói riêng nội dung có ý nghĩa quan trọng Với nhận thức sâu sắc tầm quan trọng hoạt động chứng thực việc thúc đẩy kinh tế phát triển, đáp ứng yêu cầu người dân chọn đề tài “ Thực trạng kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác chứng thực Uỷ Ban Nhân Dân Phường Quyết Thắng, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum” Mục tiêu nghiên cứu Tổng quan sở lý luận công tác chứng thực Nghiên cứu thực trạng công tác chứng thực UBND phường Quyết Thắng, từ đưa đánh giá mặt tích cực điểm hạn chế công tác chứng thực UBND phường Quyết Thắng Đề xuất số kiến nghị nhằm nâng cao công tác chứng thực UBND phường Quyết Thắng Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu thực tiễn hoạt động chứng thực Ủy ban nhân dân phường Quyết Thắng Do tính chất đa dạng chủ thể nội dung hoạt động chứng thực nên đề tài tập trung nghiên cứu khía cạnh pháp luật hoạt động chứng thực Đối với số nội dung liên quan khác, tiểu luận đề cập mức độ định, nhằm tạo lập sở lý luận cho việc nghiên cứu Thời gian: Thực nghiên cứu vòng tháng Phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu, sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, dẫn chiếu tới luật có liên quan nhằm đạt yêu cầu nghiên cứu Bố cục nghiên cứu Chương 1: Cơ sở lý luận công tác chứng thực Uỷ Ban Nhân Dân phường Quyết Thắng, thành phố Kon Tum Chương 2: Giới thiệu UBND phường Quyết Thắng, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum chương 3: Thực trạng đánh giá công tác chứng thực UBND phường Quyết Thắng Chương 4: Một số kiến nghị nhằm cải thiện chứng thực UBND phường Quyết Thắng CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC 1.1 TỔNG QUAN VỀ CƠNG TÁC CHỨNG THỰC 1.1.1 Lịch sử hình thành chứng thực Cơng chứng, chứng thực hoạt động mang tính chất pháp lý, thực thường xuyên phổ biến đời sống người dân Có thể nói, khơng cịn q xa lạ với thủ tục cơng chứng, hay chứng thực nhằm đáp ứng địi hỏi mặt pháp lý cho giao dịch hay giấy tờ, chữ ký… đời sống thường ngày,nhưng có lẽ người hiểu ý nghĩa thực hai hoạt động này, hình thành, phát triển lịch sử Nắm điều này, bổ sung kiến thức hợp lý nhằm phân biệt nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng thay đổi tích cực Nhà nước ta việc cố gắng xây dựng hoàn thiện hoạt động pháp lý thiết yếu  Hoạt động công chứng, chứng thực từ thực dân Pháp đô hộ Đông Dương đến năm 1975 Vài năm sau người Pháp đến Đơng Dương, Chính quyền thực dân ban hành Sắc lệnh ngày 25-7-1864 lập thiết chế Công chứng Đông dương Các chức công chứng viên giao cho công chức nhiều quan khác (lục toà, viên chức, cơng chứng viên người Pháp Sài Gịn, Hà Nội, Phnơmpênh Phịng Cơng chứng Sài Gịn đặt phố Pasteur; Sau chiến tranh giới thứ hai, Phịng Cơng chứng Sài Gịn thành lập Từ Việt Nam nằm thống trị Pháp, chức công chứng viên dành riêng cho người Pháp, người châu Âu Cách mạng Tháng Tám thành công (năm 1945), máy Nhà nước thực dân - phong kiến bị đập tan, với việc xây dựng máy nhà nước kiểu Ngày 15-11-1945, Hồ Chí Minh thay mặt Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà ban hành Sắc lệnh số 59/SL việc ấn định thể lệ thị thực giấy tờ Đây văn có giá trị pháp lý cao Chính phủ cách mạng lâm thời ban hành để xác định thẩm quyền thị thực, phạm vi thẩm quyền địa hạt, trách nhiệm người thị thực lệ phí thị thực Theo quy định Sắc lệnh làng, quyền thị thực giấy tờ trước hương chức làng thi hành thuộc ủy ban nhân dân làng; thành phố, quyền thị thực trước trưởng phố hay hộ phố thi hành, thuộc ủy ban nhân dân hàng phố Chủ tịch Ủy ban nhân dân phụ trách việc thị thực phải đề cử hay hai ủy viên để thay mặt vắng mặt người đương có giấy cần đem thị thực người đương có thân thuộc trực hệ cha, mẹ, ông, bà Các Ủy ban có quyền thị thực tất giấy má địa phương Ngày 29/02/1952, Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà ký Sắc lệnh số 85/SL quy định thể lệ trước bạ việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất Theo Sắc lệnh này, thẩm quyền thị thực giấy tờ liên quan đến chuyển dịch bất động sản, đất đai giao cho Uỷ ban kháng chiến hành cấp thực Theo đó, trước đem trước bạ văn tự việc mua bán, cho đổi nhà cửa, ruộng đất phải Ủy ban kháng chiến hành xã hay thị xã nhận thực chữ ký người mua, bán, cho, nhận đổi nhận thực người bán, cho hay đổi chủ nhà cửa, ruộng đất đem bán, cho hay đổi Việc nhận thực trả khoản tiền  Hoạt động công chứng, chứng thực giai đoạn 1975-1986 Ở miền Nam: Sau miền Nam giải phóng, quan hành quyền cũ bị xố bỏ, thay vào Uỷ ban tiếp quản có nhiệm vụ điều hành nhiều cơng việc hành ngổn ngang, ổn định sống, khắc phục viết thương chiến tranh Công cải tạo xã hội chủ nghĩa đẩy mạnh với tốc độ nhanh vùng giải phóng Sau Phịng cơng chứng Sài gịn ngừng hoạt động, người làm cơng chứng, thị thực Phịng Cơng chứng di tản nước chuyển sang làm nghề Các quan hành chính, tồ án phải trải qua q trình tổ chức lại cho phù hợp với quy định pháp luật hành Nhà nước chưa có điều kiện để thành lập lại hệ thống quan công chứng chuyên trách phù hợp với điều kiện tình hình Các việc công chứng, thị thực giao phân tán cho nhiều quan khác thực như: Uỷ ban nhân dân cấp xã, UBNN cấp huyện, án, cơng an, quan địa chính, quan nhà đất Ở miền Bắc: Cuộc chiến tranh biên giới chống bọn Pônpot Campuchia (1975-1979) chống lại tiến công Trung quốc vào tỉnh phía bắc Việt Nam, với cấm vận Mỹ đới với Việt Nam, không cho phép Nhà nước Việt Nam đẩy nhanh cơng xây dựng cộng hịa xã hội Việc kiện tồn phát triển thể chế chế tư pháp, luật sư, công chứng, thừa phát lại, quan tâm Nhà nước có giúp đỡ nhiệt tình Liên Xơ nước xã hội chủ nghĩa Đông Âu, song tiến hành chậm nhiều nguyên nhân như: sở hạ tầng kinh tế thấp, đội ngũ cán bộ, cơng chức đào tạo chun ngành luật cịn q ít, chưa có hợp tác, chia sẻ kinh nghiệm nước tiến tiến giới khu vực Trong chờ ban hành Bộ luật dân văn tổ chức, kiện toàn hệ thống quan hành chính, tư pháp có luật sư, cơng chứng, việc cơng chứng, thị thực giao phân tán cho nhiều quan khác thực như: Uỷ ban nhân dân cấp xã, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, tồ án, cơng an, quan địa chính, quan nhà đất  Giai đoạn từ năm 1986 đến năm trước 2000 Ngày 10-10-1987, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 574/QLTPK hướng dẫn thực việc công chứng Nhà nước Đây văn quy phạm pháp luật tổ chức ban hành để khai sinh Phịng Cơng chứng Việt Nam thời kỳ đổi mới, bước thử nghiệm mơ hình cơng chứng theo kiểu cơng chứng Liên Xô cũ nước Đông Âu, tạo tiền đề để xây dựng văn quy phạm pháp luật mức cao năm Theo Thơng tư cơng chứng nhà nước hoạt động nhà nước, nhằm giúp công dân, quan, tổ chức lập xác nhận văn bản, kiện có ý nghĩa pháp lý, hợp pháp hóa văn bản, kiện đó, làm cho văn bản, kiện có hiệu lực thực Bằng hoạt động trên, công chứng nhà nước tạo bảo đảm pháp lý để bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp cơng dân, quan, tổ chức phù hợp với Hiến pháp pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa KẾT LUẬN CHƯƠNG Ở chương biết lịch sử hình thành, vị trí địa lý tình hình phát triển kinh tế xã hội, dân số địa bàn phường Quyết Thắng Bên cạnh cịn tìm hiểu q trình hình thành phát triển Ủy ban nhân dân phường Quyết Thắng Phát huy quyền làm chủ nhân dân, bảo đảm quyền nghĩa vụ cơng dân, góp phần xây dựng đời sống vật chất tinh thần sáng, vững mạnh cho người dân Ngoài chức Ủy ban nhân dân cịn có nhiệm vụ xây dựng trình Hội đồng nhân dân phường định số nội dung thuộc nhiệm vụ quyền hạn Hội đồng nhân dân phường, tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân phường Tổ chức thực ngân sách địa phương sở số ngân sách phê duyệt.Tổ chức thực nhiệm vụ quan nhà nước cấp giao phó vv Khơng cịn biết cấu tổ chức chức nhiệm vụ chủ tịch phó chủ tịch Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường Quyết Thắng bao gồm: 01 chủ tịch, 02 phó chủ tịch chức danh cơng chức, cụ thể: Chủ tịch; Phó chủ tịch; Các cơng chức chun mơn: Văn phịng – thống kê, Tư pháp – hộ tịch, Tài chính-Kế tốn, Trưởng cơng an, Chỉ huy trưởng Quân sự, Văn hóa- xã hội, Địa - nơng nghiệp - xây dựng mơi trường 33 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG QUYẾT THẮNG, THÀNH PHỐ KON TUM TỈNH KON TUM 3.1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUYẾT THẮNG 3.1.1 Tình hình thực chứng thực Ủy ban nhân dân phường Quyết Thắng Ủy ban nhân dân xã phường Quyết Thắng nghiêm túc thực tiếp nhận trả kết hành theo chế “ Một cửa” thủ tục hành có thủ tục chứng thực, thủ tục hàng niêm yết, cơng khai, xã xây dựng áp dụng trình tự, thực tiếp nhận giải , trả kết thủ tục hành theo quy định pháp luật Tại Bộ phận “một cửa” niêm yết công khai nội quy, quy chế hoạt động phận “một cửa” niêm yết mức thu phí; niêm yết danh sách cơng chức làm việc phận cửa; đường dây nóng tiếp nhận ý kiến, phản ảnh tổ chức, công dân Uỷ ban nhân dân phường; hịm thư góp ý để kip thời tiếp nhận xử lý thông tin hạn chế tối đa tiêu cực pháp sinh trình tiếp nhận giải thủ tục hành nói chung thủ tục chứng thực nói riêng Việc chứng thực Ủy ban nhân phường Pháp luật điều chỉnh Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định quy định thẩm quyền, thủ tục cấp từ sổ gốc; chứng thực từ chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch; giá trị pháp lý cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch chứng thực; quản lý nhà nước chứng thực Theo đó, “Cấp từ sổ gốc” việc quan, tổ chức quản lý sổ gốc, vào sổ gốc để cấp Bản từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, xác nội dung ghi sổ gốc “Chứng thực từ chính” việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định Nghị định vào để chứng thực với chính.“Chứng thực chữ ký” việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định Nghị định chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” việc quan có thẩm quyền theo quy định Nghị định chứng thực thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký dấu điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch Tại Ủy ban nhan dân phường Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường thực ký chứng thực đóng dấu Ủy ban nhân dân phường Theo kết thống kê cho thấy, việc tổ chức thực chứng thực taị Uỷ ban nhân dân phường Quyết Thắng từ 2017 đến 2021 sau: * Năm 2017: - Chứng thực từ 495 trường hợp 34 - Chứng thực chữ ký giấy tờ văn tiếng việt 1.725 bản, - Chứng thực hợp đồng giao dịch đất đai 109 * Năm 2018 - Chứng thực từ 954 trường hợp - Chứng thực chữ ký giấy tờ văn tiếng việt 1.485 - Chứng thực hợp đồng giao dịch đất đai 156 * Năm 2019: - Chứng thực từ 1.684 trường hợp - Chứng thực chữ ký giấy tờ văn tiếng việt 1.159 - Chứng thực hợp đồng giao dịch đất đai 139 * Năm 2020: - Chứng thực từ 3.454 - Chứng thực chữ ký giấy tờ văn tiếng việt 989 - Chứng thực hợp đồng giao dịch đất đai 200 * Năm 2021: - Chứng thực từ 4.356 - Chứng thực chữ ký giấy tờ văn tiếng việt 820 - Chứng thực hợp đồng giao dịch đất đai 201 Với kết số liệu cho thấy nhu cầu chứng thực có xu hướng tăng lên ngày nhiều xong công tác tiếp nhận giải thủ tục chứng thực đạt hiệu đảm bảo quy định, quy trình 3.1.2 Đánh giá chung hoạt động chứng thực Ủy ban nhân dân phường Quyết Thắng a Những thuận lợi UBND phường Quyết Thắng Những điểm Nghị định 23/NĐ-CP rút ngắn thời gian thực chứng thực, tăng thẩm quyền cho UBND cấp phường, đơn giản thủ tục tạo điều kiện thuận lợi cho người dân yêu cầu chứng thực thực hợp đồng, giao dịch dân Thời hạn chứng thực rút ngắn đáng kể quy định phải thực yêu cầu chứng thực ngày ngày làm việc tiếp nhận sau 15 Nghị định 23/NĐ-CP tạo điều kiện, đồng thời tăng trách nhiệm cho người dân quy định người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm nội dung giấy tờ, văn mà ký để yêu cầu chứng thực chữ ký Người thực chứng thực chịu trách nhiệm tính xác thực chữ ký người yêu cầu chứng thực giấy tờ, văn - Về thẩm quyền trách nhiệm chứng thực từ Phân định rõ ràng thẩm quyền chứng thực Phòng tư pháp cấp huyện UBND phường Đối với chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản, hợp đồng giao dịch, phòng tư pháp UBND cấp phường có thẩm quyền nhau, không phân biệt ngôn ngữ giấy tờ, văn bản, không phụ thuộc vào giá trị tài sản Đối với trường hợp quy định nộp sao, quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận sao, khơng u cầu nộp 35 có chứng thực, có quyền u cầu xuất trình để đối chiếu; người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính xác so với - Về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch Việc giao cho UBND phường thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản động sản tận dụng sở vật chất nhân lực sẵn có UBND phường tránh lãng phí Thêm vào đa số trường hợp người thực chứng thực UBND phường thường nắm rõ nhân thân, có mối quan hệ quen biết với chủ thể giao dịch, biết rõ đối tượng giao dịch đảm bảo nhanh gọn giảm bớt thời gian xác minh - Chứng thực chữ ký Đối với trường hợp chứng thực chữ ký phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thơng cơng chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra giấy tờ, nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện đề Nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực Nghị định 23/NĐ-CP Chính phủ quy định cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định giấy tờ, văn không dịch để chứng thực chữ ký người dịch: Giấy tờ, văn bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung khơng hợp lệ; Giấy tờ, văn bị hư hỏng, cũ nát không xác định nội dung; Giấy tờ, văn đóng dấu mật quan, tổ chức có thẩm quyền khơng đóng dấu mật ghi rõ khơng dịch; Giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, cơng chứng chứng nhận chưa hợp pháp hóa lãnh sự… Cịn với đời Nghị định 23/2015/NĐ-CP Chính phủ quy định cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch hoạt động chứng thực trì UBND cấp tỉnh, cấp phường bên cạnh hoạt động chứng thực sao, chữ ký tổ chức hành nghề công chứng Tuy nhiên, để đảm bảo phù hợp với điều kiện, lực đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác chứng thực, việc chứng thực hợp đồng, giao dịch đơn giản hóa, đặc biệt giá trị pháp lý hợp đồng, giao dịch chứng thực Theo đó, hợp đồng, giao dịch chứng thực có giá trị “hình thức,” tức có giá trị pháp lý thấp so với hợp đồng, giao dịch công chứng Điều phù hợp với thực tế nay, tỉnh, thành phố lớn nơi có điều kiện kinh tế - xã hội phát triển việc chứng thực hợp đồng, giao dịch chuyển giao cho tổ chức hành nghề công chứng Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định Nghị định 23/2015/NĐ-CP mặt vừa làm giảm thủ tục lệ phí cho bà nơi đây, mặt khác đảm bảo yêu cầu pháp luật trường hợp giao dịch buộc phải có cơng chứng chứng thực Chỉ trường hợp phát sinh tranh chấp hợp đồng, giao dịch chứng thực có giá trị pháp lý thấp nên độ an tồn khơng cao hợp đồng, giao dịch công chứng - Hoạt động chứng thực theo chế cửa Để giúp người thực chứng thực nắm trình tự, thủ tục thực loại hình chứng thực cách nhất, từ triển khai thực cách thống nhất, 36 hiệu quả, tránh sai sót, sở quy định pháp luật hành (giả định quan thực chứng thực triển khai thực chế “một cửa”), chun đề khái qt mơ hình hóa bước hoạt động chứng thực sau: - Chứng thực từ Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, nhận đương xuất trình, kèm theo số lượng tương ứng, ghi nhận số lượng mà người có yêu cầu muốn cấp loại giấy tờ, văn Bước 2: Chuyển yêu cầu chứng thực (bản + sao) cho người có thẩm quyền chứng thực; người thực chứng thực kiểm tra tính hợp pháp (đối chiếu quy định loại văn bản, giấy tờ sở để chứng thực kiểm tra văn bản, giấy tờ có thuộc trường hợp không chứng thực không); khơng phủ hợp từ chối chứng thực, chuyển phận “Một cửa” trả hồ sơ cho người có yêu cầu (trường hợp phát giấy tờ, văn có dấu hiệu giả mạo phải lập biên tạm giữ, kiểm tra, làm rõ xử lý theo quy định pháp luật), phù hợp thực bước Bước 3: Đối chiếu với Bước 4: Ghi lời chứng (“chứng thực với chính”, chữ ‘BẢN SAO” vào chỗ trống phía bên phải trang đầu tiên) theo quy định, ngày thực hiện, ký, ghi rõ họ tên, chức vụ Bước 5: Văn thư vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực, đóng dấu (lưu ý giáp lai có nhiều tờ); lưu lại theo quy định Bước 6: Thu lệ phí, trả kết (bản + số lượng theo yêu cầu) Chứng thực chữ ký Bước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu (nhận giấy tờ, văn người yêu cầu chứng thực xuất trình), ghi rõ số lượng cần chứng thực chữ ký Người tiếp nhận phải kiểm tra giấy tờ tùy thân xem thông tin, nhận dạng người yêu cầu chứng thực chữ ký có với giấy tờ tùy thân xuất trình khơng Nếu khơng có quyền từ chối tiếp nhận Bước 2: Chuyển yêu cầu chứng thực cho người thực chứng thực Người thực chứng thực kiểm tra giấy tờ, văn mà người yêu cầu chứng thực ký vào Về nguyên tắc, người thực chứng thực chữ ký chịu trách nhiệm nội dung văn bản, giấy tờ phải kiểm tra nội dung văn bản, giấy tờ đó, nội dung văn bản, giấy tờ vi phạm pháp luật trái đạo đức xã hội có quyền từ chối chứng thực, hợp đồng, giao dịch từ chối chứng thực chữ ký, hướng dẫn đương tới quan có thẩm quyền làm thủ tục cơng chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch Bước 3: Người yêu cầu ký trước mặt người thực chứng thực (lưu ý kiểm tra lại giấy tờ tùy thân người ký) Bước 4: Ghi lời chứng, ngày thực hiện, ký chứng thực, ghi rõ họ tên, chức vụ Bước 5: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực, đóng dấu (thực việc lưu trữ) Bước 6: Chuyển phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết 37 Chứng thực hợp đồng, giao dịch - Trường hợp hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn Bước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu Hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm giấy tờ sau: Dự thảo hợp đồng, giao dịch; Bản giấy tờ tùy thân bên tham gia hợp đồng, giao dịch; Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kí quyền sở hữu, quyền sử dụng, trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản (trừ trường hợp chứng thực di chúc trường hợp tính mạng bị đe dọa khơng phải nộp loại giấy tờ này) Nếu thành phần hồ sơ yêu cầu chứng thực đầy đủ thụ lý Nếu hợp đồng khơng thể thực ngày ghi phiếu hẹn cho người yêu cầu chứng thực Bước 2: Chuyển hồ sơ cho người thực chứng thực Người thực chứng thực kiểm tra tính hợp lệ giấy tờ hồ sơ yêu cầu chứng thực; kiểm tra nhận dạng lực hành vi dân bên có yêu cầu chứng thực; kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch Nếu bên tham gia hợp đồng, giao dịch không đủ lực hành vi dân từ chối chứng thực Nếu bên tham gia hợp đồng, giao dịch đủ lực hành vi dân sự, tự nguyện hướng dẫn sửa dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế), trường hợp người yêu cầu chứng thực không sửa chữa người thực chứng thực có quyền từ chối chứng thực Bước 3: Thông qua nội dung hợp đồng, giao dịch hoàn chỉnh với bên yêu cầu chứng thực Trường hợp bên đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch hướng dẫn bên ký vào trang hợp đồng, giao dịch Người thực chứng thực ghi lời chứng, ký tắt vào trang hợp đồng, ký đầy đủ vào trang cuối, ghi rõ họ tên, chức vụ Bước 4: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi, ghi số hợp đồng, giao dịch, đóng dấu, lưu trữ Bước 5: Chuyển phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết cho người có u cầu Trường hợp hợp đồng, giao dịch chưa soạn thảo sẵn Bước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu Hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm giấy tờ sau: Bản giấy tờ tùy thân bên tham gia hợp đồng, giao dịch; Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kí quyền sở hữu, quyền sử dụng, trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản (trừ trường hợp chứng thực di chúc trường hợp tính mạng bị đe dọa khơng phải nộp loại giấy tờ này) Trường hợp thành phần hồ sơ yêu cầu đầy đủ thụ lý Nếu hợp đồng khơng thể thực ngày ghi phiếu hẹn cho người yêu cầu chứng thực Bước 2: Chuyển hồ sơ cho người thực chứng thực Người thực chứng thực kiểm tra tính hợp lệ giấy tờ hồ sơ yêu cầu chứng thực; kiểm tra nhận dạng 38 lực hành vi dân bên có yêu cầu chứng thực; Nếu bên tham gia hợp đồng, giao dịch khơng đủ lực hành vi dân từ chối chứng thực Nếu bên tham gia hợp đồng, giao dịch đủ lực hành vi dân tự nguyện soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo thông tin mà bên yêu cầu cung cấp Bước 3: Chỉnh lý thông qua nội dung hợp đồng, giao dịch với bên yêu cầu chứng thực Nếu bên đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch hướng dẫn bên ký vào trang hợp đồng, giao dịch Người thực chứng thực ghi lời chứng, ký tắt vào trang hợp đồng, ký đầy đủ vào trang cuối, ghi rõ họ tên, chức vụ Bước 4: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi, ghi số hợp đồng, giao dịch, đóng dấu, lưu trữ Bước 5: Chuyển phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết cho người có u cầu (Mơ hình qua bước tương tự chứng thực hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn) b Những khó khăn, vướng mắc trình thực hoạt động chứng thực UBND phường Quyết Thắng Theo Quy định Luật Cơng chứng 2014 Nghị định 29/2015/NĐ-CP Chính phủ, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký việc thực chứng thực UBND phường Quyết Thắng cịn số khó khăn, vướng mắc Thực Luật Công chứng văn hướng dẫn, công tác chứng thực cấp Uỷ đảng, quyền, ngành liên quan quan tâm đạo thực nghiêm túc Tuy nhiên hoạt động công chứng chứng thực UBND phường Quyết Thắng qua thời gian em thực tập xuất số sai sót lĩnh vực chứng thực hợp đồng, bên tham gia giao kết hợp đồng chưa ghi đầy đủ thông tin không ký tắt vào trang hợp đồng, hồ sơ lưu trữ giấy tờ kèm theo thiếu số người dân bở ngỡ việc thực thủ tục có liên quan… Lãnh đạo UBND phường Quyết Thắng có lúc bận họp định kỳ, đột xuất, giải công việc quan trọng nên gây khó khăn việc trình ký, làm cho người dân phải chờ đợi lâu Phòng làm việc phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa nhỏ, chật hẹp có cơng dân đến khơng có đủ chỗ dẫn đến tải c Nguyên nhân dẫn đến khó khăn, vướng mắc trình thực hoạt động chứng thực UBND phường Quyết Thắng Thứ nhất, chưa có đạo luật chuyên ngành chứng thực Pháp luật chứng thực pháp luật hình thức (pháp luật thủ tục) Vì vậy, việc áp dụng thực pháp luật chứng thực phải phụ thuộc nhiều vào hệ thống văn quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực, quy định nội dung thuộc chuyên ngành khác như: dân sự, đất đai, nhà Thực tế, hệ thống văn quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực không ngừng sửa 39 đổi, bổ sung bước hoàn thiện, tạo thuận lợi cho người thực chứng thực Tuy nhiên, pháp luật chứng thực Việt Nam dừng lại nghị định, văn pháp luật chuyên ngành có liên quan đến lĩnh vực chứng thực hầu hết ban hành cấp độ Luật như: Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Hơn nhân gia đình Do đó, tn thủ quan, tổ chức quy định pháp luật chứng thực không cao bị chi phối nhiều văn quy phạm pháp luật khác Thứ hai, nhận thức chứng thực nhiều bất cập Xét phương diện lý thuyết thực tiễn, để tổ chức, thực chứng thực đạt hiệu cao, đảm bảo phát huy vai trò chứng thực đời sống xã hội, trước hết cần có nhận thức chứng thực sở làm rõ vấn đề lý luận chứng thực Tuy nhiên, nhận thức chứng thực chưa đầy đủ, chưa có hệ thống lý luận hồn chỉnh sở khoa học thực tiễn chứng thực Mặt khác, thể chế chứng thực ngày hoàn chỉnh quy định pháp luật chứng thực nhiều hạn chế chưa đáp ứng yêu cầu cải cách hành nên chưa tạo chuyển biến tổ chức hoạt động chứng thực Sự lạc hậu lý luận, dẫn đến nhận thức không đầy đủ, thiếu thống chứng thực vừa nguyên nhân yếu bất cập Thứ ba, tổ chức thực quy định pháp luật chứng thực Đối với hoạt động chứng thực, UBND phường chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu nhân dân, có tượng tải việc chứng thực số thời điểm, đồng thời chưa có vào đồng quan liên quan dẫn đến tình trạng lạm dụng pháp luật quy định cần có để đối chiếu; chất lượng chứng thực số trường hợp chưa đảm bảo, thu lệ phí khơng quy định Việc kiểm tra, đối chiếu chứng thực từ số đơn vị cịn dễ dãi, tùy tiện, dẫn đến số trường hợp văn có sửa chữa, tẩy xóa chứng thực; số đơn vị ghi chép sổ không đầy đủ theo quy định Thứ tư, công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật chứng thực chưa coi trọng Hiện nay, chương trình tuyên truyền phổ biến giáo quy định pháp luật chứng thực nằm chương trình chung Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp thành phố Kon Tum hàng năm Song mảng tuyên truyền chứng thực nhỏ chưa thực quan tâm, đề cập Đến số cán bộ, công chức làm việc quan nhà nước chưa hiểu rõ thuật ngữ “công chứng” “chứng thực” Thứ năm, hoạt động tra, kiểm tra cịn chưa đáp ứng u cầu Cơng tác kiểm tra, tra tình hình tổ chức, hoạt động chứng thực quan quản lý nhà nước Trung ương địa phương cịn chưa chặt chẽ, khơng thường xuyên nên dẫn đến việc phát hiện, tháo gỡ vướng mắc, khó khăn, chấn chỉnh hành vi vi phạm pháp luật đơi cịn chưa hiệu 40 Cơng tác hướng dẫn kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ Bộ tư pháp, Sở tư pháp, Phòng Tư pháp chưa kịp thời, chưa sâu sát dẫn đến có sai sót sở chưa phát để chấn chỉnh Bên cạnh nguyên nhân chung nói trên, cịn số ngun nhân cụ thể UBND phường Quyết Thắng sau: - Công tác chứng thực chưa thực quan tâm Đó hạn chế sở vật chất thiếu thốn, xuống cấp ngân sách sở không đủ mạnh để tự trang bị, hỗ trợ tỉnh cịn hạn chế; trình độ kiến thức, lực tổ chức thực công chức Tư pháp - hộ tịch chưa đáp ứng với gia tăng phức tạp số lượng công việc họ phải thêm cơng việc chứng thực Trong đó, hỗ trợ tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng cịn ít, sách khuyến khích chưa khích lệ tinh thần trách nhiệm thực thi công việc, tinh thần học hỏi, trau dồi kỹ năng, kiến thức Công tác đạo, điều hành, tra, kiểm tra hỗ trợ quan hữu quan chưa kịp thời, sai lệch, vi phạm chưa phát chỉnh đốn kịp thời tạo nên thói quen khó đổi Công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức cho người dân cịn hạn chế, nhân dân cịn thiếu thơng tin chứng thực dẫn đến tình trạng nhận thức thực lúng túng Quy chế cửa thực chưa đồng bộ, quy trình chứng thực theo chế cửa đôi lúc chưa coi trọng - Cơ chế đãi ngộ công chức Tư pháp - hộ tịch làm công tác chứng thực chưa quan tâm Tuy nhiên số phường chưa thực việc luân chuyển đội ngũ cán bộ, công chức làm việc xã người thuộc địa phương Do vậy, ngồi quan hệ cơng việc cơng dân cán bộ, cơng chức cịn có quan hệ họ hàng, tình làng nghĩa xóm Trong việc thực chứng thực nể nang, chưa quy định - Lãnh đạophường có lúc đo bận họp định kỳ, đột xuất, giải công việc phát sinh nên có thời gian chưa thực tốt cơng tác giải hành chính, phải hẹn dân chờ đợi lâu Cần quan tâm đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác chứng thực đầy đủ Đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật công chức tư pháp – hộ tịch (trang bị đầy đủ máy tính, máy tin, điện thoại, tủ đựng tài liệu) Thực tốt việc niêm niêm yết công khai thủ tục hành danh mục phí, lệ phí theo quy định để người dân tiện tra cứu, tìm hiểu 41 KẾT LUẬN CHƯƠNG Ở chương biết thực tiễn thực hoạt động chứng thực Ủy ban nhân dân phường, Quyết Thắng Ngồi ra, q trình cơng tác chứng thực điểm tích cực, điểm cịn hạn chế phân tích nguyên nhân hạn chế Tuy áp dụng rộng rãi quy định pháp luật liên quan đễn chứng thực như: Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng giao Nhưng Luật nhiều hạn chế, chưa quy định cụ thể, chi tiết điều dẫn đến đưa vào thực cịn gặp nhiều trở ngại Nghị định 23 quy định: “Chứng thực từ khơng lưu trữ” Quy định khiến quan có thẩm quyền chứng thực lúng túng, không lưu trữ chứng thực từ phát sai sót chứng thực khơng có sở để xác minh, đối chiếu xác định trách nhiệm Thời hạn thực yêu cầu chứng thực phải bảo đảm ngày quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu ngày làm việc tiếp theo, tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp gia hạn chứng thực.Nếu cơng chứng tư pháp có việc đột xuất cần phải thực với thời hạn chưa hợp lý Từ thực trạng này, có giải pháp khác 42 CHƯƠNG MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUYẾT THẮNG, THÀNH PHỐ KON TUM, TỈNH KON TUM 4.1 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC - Về thẩm quyền chứng thực việc thay tiêu chí phân định thẩm quyền quan có thẩm quyền chứng thực từ “ ngôn ngữ thể giấy tờ, văn bản” chứng thực văn tiếng việt, văn song ngữ, văn tiếng nước ngồi tiêu chí “cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản” “cơ quan tổ chức có thẩm quyền Việt Nam; quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi; quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi” Đây yếu tố gây khó khăn việc xác định tính chất tổ chức ban hành giấy tờ, văn Việt Nam, nước hay liên kết Việt Nam nước ngồi Do đó, để thực tạo thuận lợi cho người dân, cần nghiên cứu xóa bỏ hồn tồn phân định thẩm quyền chứng thực Uỷ ban nhân cấp huyện Uỷ ban nhân dân cấp phường, tức người dân yêu cầu chứng thực Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp phường giải quyết, khơng phân biệt dựa vào tính chất - Về thời hạn thực yêu cầu chứng thực: Thời hạn thực yêu cầu chứng thực phải bảo đảm ngày quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu ngày làm việc tiếp theo, tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp gia hạn chứng thực.Nếu cơng chứng tư pháp có việc đột xuất cần phải thực với thời hạn chưa hợp lý Cần đưa trường tiếp nhận hồ sơ muộn - Về thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch mục tiêu hướng tới Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đưa hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch với chất hoạt động chứng thực (mang tính hình thức) Do đó, Điều 36 Nghị định quy định chung trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch đơn giản, người thực chứng thực tiếp nhận hồ sơ kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu chứng thực, hồ sơ có đủ giấy tờ theo quy định, người yêu cầu chứng thực có đủ lực hành vi dân theo quy định pháp luật, bên tự nguyện giao kết hợp đồng thực chứng thực Việc quy định đơn giản thủ tục giấy tờ Nghị định đồng thủ tục nhau, không quy định cụ thể loại giao dịch giấy tờ phải xuất trình giao dịch Chẳng hạn, chứng thực chữ ký, phân chia di sản thừa kế không quy định cụ thể loại giấy tờ phải xuất trình để chứng minh quan hệ nhân thân (ví dụ: giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn ) Quy định gây khó khăn cho người thực chứng thực mà cịn dẫn tới không đồng xã, phường, thị trấn Ngoài ra, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa có quy định cụ thể hình thức, nội dung, trình tự thủ tục tiến hành chứng thực hợp đồng, giao dịch mà quy định người yêu cầu chứng thực phải dự thảo hợp đồng, giao dịch; người thực chứng 43 thực có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp nội dung hợp đồng Điều 38 Nghị định chưa quy định thành phần hồ sơ mà người yêu cầu chứng thực phải nộp, chưa có quy định trình tự, thủ tục giải chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch chứng thực Do đó, cần chi tiết thủ tục hợp đồng, để đảm bảo việc chứng thực khơng sai sót - Về việc lưu trữ chứng thực Nghị định 23 quy định: “Chứng thực từ khơng lưu trữ” Quy định khiến quan có thẩm quyền chứng thực lúng túng, không lưu trữ chứng thực từ phát sai sót chứng thực khơng có sở để xác minh, đối chiếu xác định trách nhiệm Ví dụ, chứng thực tốt nghiệp trung học phổ thơng từ chính, người u cầu chứng thực có hành vi gian dối, cố tình tẩy xóa, sửa chữa thông tin chứng thực để nộp hồ sơ xét tuyển đại học; quan tiếp nhận hồ sơ xét tuyển đại học nghi ngờ nội dung chứng thực nên liên hệ đến quan thực việc chứng thực để xác minh tính xác thực Trong trường hợp này, quan thực chứng thực sở để xác định chứng thực quan chứng thực có hay khơng, khơng có chứng thực lưu trữ để đối chiếu, xác định có bị tẩy xóa hay sửa chữa nội dung hay khơng? Do nhà làm luật cần yêu cầu lưu trữ trình chứng thực 4.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC Thứ nhất: Cần quy định chế tài xử lý nghiêm trường hợp người yêu cầu công chứng cung cấp thông tin, tài liệu sai thật; sử dụng giấy tờ, văn giả mạo bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng Đôn đốc, đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện nghiêm túc triển khai thực Quyết định số 46/2019/QĐ-UBND, ngày 25/12/2019 UBND tỉnh ban hành Quy chế cung cấp, quản lý, khai thác sử dụng Hệ thống thông tin sở liệu công chứng, chứng thực địa bàn tỉnh Điện Biên Thứ hai: Thực tốt chức tham mưu quản lý nhà nước chứng thực, tổ chức triển khai công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật chứng thực; đôn đốc thực cung cấp, quản lý, khai thác sử dụng hệ thống thông tin sở liệu công chứng, chứng thực; xây dựng sở liệu bất động sản liên thông với sở liệu công chứng; thực việc thu, nộp phí chứng thực qua phần mềm; tăng cường công tác kiểm tra, tra, kịp thời phát hiện, xử lý phòng ngừa hành vi vi phạm lĩnh vực chứng thực; Thứ ba: Ủy ban nhân dân , bố trí biên chế cơng chức phịng tư pháp, cơng chức Tư pháp - Hộ tịch bảo đảm theo quy định; triển khai thực công tác cung cấp, quản lý, khai thác sử dụng hệ thống thông tin sở liệu chứng thực Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc triển khai thực công tác công chứng, chứng thực sở 44 KẾT CHƯƠNG Tóm lại, Pháp luật chứng thực pháp luật hình thức (pháp luật thủ tục) có mối liên hệ chặt chẽ với pháp luật nội dung thuộc chuyên ngành khác, Pháp luật chứng thực “cầu nối”, điểm giao thoa hệ thống pháp luật Việt Nam Vì vậy, pháp luật chứng thực cơng cụ pháp lý để đảm bảo lịng tin Có thể nói, công cụ cần thiết quan trọng Công cụ mặt đảm bảo lòng tin, ngăn ngừa lừa dối bên, mặt khác phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, góp phần ổn định xã hội Xã hội phát triển, người có cơng cụ đại, khoa học để tạo lòng tin thực giao dịch Chính lẽ đó, pháp luật chứng thực trở thành công cụ quan trọng việc thực văn quy phạm pháp luật hệ thống pháp luật nói chung Trình tự, thủ tục, thời hạn, trách nhiệm pháp lý người thực chứng thực người yêu cầu chứng thực pháp luật quy định rõ ràng, cụ thể Vì vậy, hậu xảy dễ dàng xác định trách nhiệm pháp lý thuộc Chính điều nâng cao tinh thần tuân thủ pháp luật người thực chứng thực người yêu cầu chứng thực 45 KẾT LUẬN Với đề đề tài “Chứng thực Ủy ban nhân dân phường Quyết Thắng, thành phố Kon Tum” khái quát cách tổng quát vấn đề chứng thực ủy ban nhân dân cấp phường; thực trạng chứng thực ủy ban nhân dân phường từ thực tiễn phường Quyết Thắng, thành phố Kon Tum; quan điểm giải pháp hoàn thiện chứng thực ủy ban nhân dân phường Qua nghiên cứu thực trạng hoạt động chứng thực Ủy ban nhân dân phường địa bàn phường Quyết Thắng tổ chức máy bố trí nguồn nhân lực thực chứng thực; tổ chức, thực chứng thực theo thẩm quyền pháp luật quy định Thực tiễn cho thấy với lỗ lực đội ngũ cán bộ, công chức ngành Tư pháp quan tâm, đạo cấp phát triển quy định pháp luật chứng thực góp phần vào phát triển kinh Tuy nhiên, hoạt động bộc lộ hạn chế yếu kém: bất cập thể chế chứng thực; bất cập trình tổ chức thực quy định pháp luật chứng thực; hạn chế điều kiện người, sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác chứng thực Nâng cao hiệu hoạt động chứng thực Việt Nam nói chung Ủy ban nhân dân phường Quyết Thắng nói riêng yêu cầu tất yếu khách quan cấp bách nhằm thực tốt nhiệm vụ chiến lược đổi tổ chức, hoạt động, nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước, thực đường lối Đảng công xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Để nâng cao hiệu công tác chứng thực qua thực tiễn Ủy ban nhân dân phường Quyết Thắng giai đoạn gồm: Hoàn thiện pháp luật chứng thực Ủy ban nhân dân phường; Nâng cao trách nhiệm Ủy ban nhân dân xã quản lý nhà nước tổ chức thực chứng thực theo thẩm quyền; Bố trí nguồn nhân lực có chất lượng thực chứng thực; Bảo đảm điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chứng thực; Nâng cao hiệu tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật chứng thực địa bàn; Thực cải cách hành lĩnh vực chứng thực Như vậy, giải pháp nêu trên, giải pháp hoàn thiện hệ thống pháp luật, phù hợp từ thúc đẩy hoạt động chứng thực giải pháp quan trọng, hữu hiệu Để làm điều đó, địi hỏi phải có quan tâm Đảng, Nhà nước 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 Chính phủ “Cơng chứng, chứng thực”; [2] Nghị định số 79/2007/NĐ-CP “Cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký”; [3] Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định hộ tịch nhân gia đình chứng thực; [4] Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng giao 47